档案存档管理汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇档案存档管理范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

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中图分类号：G258.6 文献标识码：A DOI：10.3969/j.issn.1003-6970.2013.08.015

本文著录格式：[1]李志刚.信息化时代下图书馆档案存档的分类及双轨制管理[J].软件，2013，34（8）：44-45

0引言

档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。[1]图书馆档案管理是图书馆基础业务、读者服务和现代化建设工作的重要组成部分，档案管理的科学性和规范性直接代表了图书馆的管理水平。信息化时代下，采取纸质文件与电子文件双轨制管理是图书馆档案管理的发展趋势。[2]

1图书馆档案存档范围和常见分类

当前图书馆档案存档和分类主要分为图书馆管理类、业务工作规范类、声像实物档案类以及其他资料档案类。以平泉县交通运输局图书馆为例，具体明细分类如1.1表、1.2表：

1.3 声像实物档案类。包括图书馆在各项工作活动中形成的有保存价值的录音、录像、照片以及获得上级或其他有关部门颁发的锦旗、奖状、奖牌、证书、奖杯等。具体分为：声像、照片、实物（ 奖状、奖牌、证书、奖杯等） 。

1.4 其他资料档案类。包括国内外其他图书馆或图书情报单位赠送给本馆的图书馆介绍、图书馆通讯、年度报告等有保存价值的资料。

2图书馆档案双轨制管理

通过以上图书馆档案分类，我们发现档案是具有保存价值的原始材料，所以原始性是档案的本质属性。如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等都表现出真实的原始性。纸质文档的管理工作就是将这些原始的材料进行分类、组卷、拟卷标题、编页码、装订、编号、上架等。与纸质文档相比，电子文件归档是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。

2.1档案管理双轨制的内涵

所谓双轨制是指，在文件生成和运转过程中纸质文档和电子文档共存，即两种版本文件同步随业务流程运转。实行双轨制的机构在文件进入运转程序时就形成电子文件和纸质文件两种版本，业务人员要对同样内容的两种文件进行重复或部分重复办理。以电子文件和纸质文件的相互对应为前提的，两种共存状态下电子文件的社会属性和功能有所不同，这种不同随着电子文件和纸质档案的互动发展，最终将使电子文件的管理经验和信息技术逐渐丰满完善。双轨制是文件介质转换时期不可避免的一种现象，可以预见，这种模式将持续相当一个时期。随着技术的成熟、法律的完备和各方面条件的具备，会有越来越多的电子文件独立地转化为电子档案，纸质档案的数字化应有所选择，并逐步取代纸质档案。

2.2档案管理双轨制的必然性

在目前技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前，它与纸质档案将并存很长时间，但从长远看，电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后，图书馆档案可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案，采取以磁、光介质归档为主，纸介质归档为辅的做法；而对那些凭证价值较高的档案，则采取以纸介质归档为主，磁、光介质归档为辅的做法。这样，不但能够提高档案管理工作效率，优化馆藏，也能减少档案的体积，缓解库房紧张的状况。

3结束语

在图书馆档案管理的过程中，图书馆档案管理工作人员要能不断创新。鉴于纸质档案与电子档案各自的特点，结合目前我国档案管理的实际状况，在未来的一个时期内，电子档案不能完全替代纸质档案，纸质档案要逐渐向电子档案过渡，这只是一种必然的发展趋势。

参考文献

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第二，根据“谁建设、谁存档”原则，实行建设、存档二合一责任制。笔者所在单位的档案库房不仅承担着局机关水务工程档案存放的任务，还承担着水务系统局属事业单位重大项目、专项资金项目档案存放的任务。局系统一共有17个局属事业单位，目前基本每一个局属事业单位水务工程建设项目的工程档案都要往局档案室移交，它是造成档案库房面积不能满足现实需要的主要原因。对于局属事业单位的水务工程档案，局机关人员查阅、利用机率很小，只需要建设单位保存参建三方的资料，在一定程度上会大大减少局机关水务工程档案的入库数量。

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XXX乡位于XXX西部，距XXX政府所在地XX公里，是XXX的一个“少、边、穷”乡。全乡辖XX个行政村，XX个村民组，XX人。在乡党委、政府的领导下，在X

XX档案局的指导下，积极开展村级档案工作，取得了良好的效果，推动了全乡档案工作跃上了一个新的台阶。

不断探索积极进取

XXX年“撤、建、并”时，成立了XXXX乡，因地质结构脆弱，频繁发生泥石流自然灾害，政府办公地居无定所，被戏称为“流亡政府”，由于对档案工作的重视不够，乡级档案工作无人问津，现存档案零乱不堪。到XXXX年，乡政府办公楼迁址后，各项工作逐渐步入正轨，得到领导重视，开始了乡村两级档案工作。历时XX年，乡级档案整理结束，而村级档案工作却举步唯艰，很多反映农村基层发展变化的档案信息资源，对推动农业和农村经济发展的作用不明显。主要原因是村干部报酬偏低，每月工资在XX元左右，村支“两委”班子不稳定，干部调整频繁，集体经济薄弱，档案保管条件差，村级档案曾一度沦为村干部的私有产物，虽明确了村兼职档案员，但工作力不从心，不仅影响了村级档案的完整与安全，而且从一定程度上妨碍了群众利益，影响了农村发展和稳定。

XXXX乡村级档案工作始于XXX年。为探索发展路子，改变行政管理体制，抓住了退耕还林机遇，全乡大面积实施退耕还林，共实施XXXXX余亩。退耕后农户享受钱粮补助，补助粮食归农户所有，补助资金由政府统筹，年补助资金XX万，每年以XXX万作为村干部报酬，调动了村干部工作积极性，全面实行“村为主”管理，为村级档案工作创造了条件。从种意义上说，XXXX年的村级档案工作，只是一个新的起点，就是收集零散材料。

随着退耕还林的实施，各类矛盾由此而生，群众对档案的利用需求也越来越强烈，特别是相续退耕还林后，大量基础设施建设，涉及群众利益的问题不断增多，村级档案工作提升到了一个重要的位置。为解决这些问题，乡政府投入了资金建乡档案室，配备了档案装具，改善了档案工作条件，提高了承载能力和服务功能。

提升素质强化业务培训

XXXX年，市人民政府出台了《六盘水市村级档案管理暂行办法》，为村级档案工作指明了航向，XXXX档案局针对村级档案制定了详细的实施办法，纳入目标管理体系并作为一项考核内容推进。

为进一步搞好我乡村级档案工作，乡成立了村级档案工作领导小组。党政领导负总责，把村级档案工作摆上了重要议事日程。建立了村级档案管理网络，明确了村文书兼任村档案管理员，切实担负起村级档案工作的重任。乡党委、政府把村级档案工作列为“村为主”考核的一项内容，与其他工作一起安排、一起考核。

要搞好村级档案工作，提高村级档案管理员业务水平尤为重要。为此，由乡政府出资金，为村级购置必须的档案装具，积极开展村级档案管理员业务培训，邀请XXXX档案局的业务人员到现场指导。通过培训，使村级档案员的业务水平得到了进一步提高。

抓好试点稳步推进

为使村级档案工作做细、做好，我们采取了先搞试点，总结经验，逐步铺开的方法。在全区农村基层组织现场会在我乡坝子村召开之前，利用两个月时间，选派业务能力强的工作组到坝子村指导、协助他们建村级档案，对村级档案进行集中整理，分类、立卷、归档、装订、编目。经过努力，坝子村档案试点工作达到了预期目的，受到参加现场会的领导和业务部门的一致好评。试点完成后，我们及时总结经验，组织各村支书、主任、驻村干部、村档案管理员到试点村参观，学习经验，积极推动此项工作。

试点工作结束，分派力量到村协助、指导工作，明确时限，整体推进。全乡X个行政村，自XXX年XX月开始，历时XX个月，将村级档案全部整理结束，共建村级档案279卷。

建章立制完善管理

为进一步提高村级档案工作水平，保证村级档案工作逐步进入规范化、制度化管轨道，把村级档案工作作为一项长期性的工作抓好抓实、抓出成效，精心组织，周密部署，认真实施，切实做到“一个加强、两个强化、三个把关、四个到位”。

“一个加强”，就是加强领导。乡成立领导小组，各村相应成立领导小组，将村级档案工作纳入乡、村两级领导议事日程，列入工作计划和“村为主”目标管理，随时帮助解决工作中遇到的困难和问题。

“两个强化”，即一是强化岗位职责，将档案工作落实到人，做到定人员、定任务、定时间、定质量；加强指导，严格监督，确保各项任务落到实处。二是强化协调，形成紧密配合、协调作战、齐抓共管的工作格局。

“三个把关”，即一是把好文件材料齐全完整关。二是把好案

卷质量关。按照“分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐”的标准，每个案卷要求做到“全、细、准、美”（“全”指档案材料的收集上要全，“细”指在鉴定上要细，“准”指在分类上要准，美指在装订上力求美观）。三是把好制度健全关。要求各村普遍建立符合实际的档案保管、档案立卷归档、档案保密、档案利用、档案借阅、档案防火安全等

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一、引言

在科技这一因素的进步与发展之下，社会已经进入信息化时代，在诸多领域的建设中已经离不开计算机的应用，磁盘、磁带、光盘等载体文件也相继运用到各个领域中，这一形式的出现也加速了档案形式的变换。以前档案的记录形式都是以纸质为主，尽管纸质档案能够存储的时间较久，但也存在不方便、耗时耗力等方面的缺点。随着信息化时代的到来，办公自动化的进一步普及，也就带来电子档案在档案管理中所占据的地位越来越重要，可以说电子档案已经成为档案管理的主要形式。正所谓任何事物都不存在十全十美，电子档案被广泛应用在人们的生产与生活领域中，也会存在诸多弊端，这时候就需要结合纸质档案加以调节，才能做好档案工作。在信息社会中，纸质档案与电子档案之间各有各的优势与缺点，在管理中两者缺一不可，因此，电子档案与纸质档案将长期并存，并且互动发展。

二、纸质档案与电子档案之间的比较

电子档案与纸质档案在本质上是相同的，但是仍然存在一定的差异性，我们可以从这种差异性的表现来体会这两种方式的各自的特性。

1.归档的方式不同。纸质档案的收集是需要借助文书处理部门的力量，在整理文件材料的过程中将有利用价值的文件收集起来，按照文件之间的来源、内容、时间、形式等方面进行分类，在转交给档案部门。而电子档案则不需要这一步骤，是采用向档案部门移交硬盘或者进入档案部门制定的网站中，从网络中移交、归档。

2.鉴别方法不同。纸质档案的价值鉴定往往需要经过多个步骤才能完成，其中最为主要是要经过三个程序，分别为资格审查、确定生存期和价值复审，这一鉴别方法最为显著的特点就是在档案形成后进场鉴定工作。由于电子文件信息内容不稳定，因而电子档案的鉴定要在文件形成之初就开始，而且不仅仅是对其文件内容进行鉴定，同时也包括文件所使用的技术。

3.保管方法不同。档案的保管一般是将档案放在存储室，分门别类的安置在有序号的柜架中，因此纸质档案的管理就是以这样的形式进行管理。而电子档案与纸质档案在材料运用方面有所不同，它所使用的一般都是磁性材料，也就说在电子档案的管理方面不要求保存场地面积有多大，而是对保存环境有相对较高的要求，除了要保证温度和湿度在一定的范围值内，而且还要装置除尘、防紫外线等设施。

三、纸质档案与电子档案之间并存管理方法

电子档案能够提供快捷、准确、简便、灵活的信息服务，满足利用的一般性需求，但是它也存在着数据容易丢失、载体不耐久等缺点，如果长期以往只使用电子档案的话，势必在管理中存在一些问题。纸质档案历史由来已久，具有耐久性、易于长时间保存等优点，但同时也存在检索缓慢、存储密度小等问题，如果一直以纸质档案的形式的话，会给相关人员造成一定的负担。由此可见，在档案的管理过程中，要将这两种档案形式进行并存管理，才是符合发展需求的，那么，如何将这两种形式进行并存管理呢？本文提出以下几个方面：

1.实现双套归档制度。目前，有很多单位在文书管理管理工作中的文件形式都是以纸质和电子的形式出现，对这两种文件形式最好的处理办法就是实现双套归档制度，将这两个不同形式的文件共同处于存储和可以利用的状态。在档案管理中运用这一制度，可以在实际工作中根据梁总档案实际的不同而做出相应不同的选择。实践证明，电子档案的问世，打破原有单一的纸质档案的模式，但是与此同时电子档案也存在一定的局限性，因此就需要建立双套归档的制度，以此来确保档案的使用是既符合安全有序的规章制度，同时也能规范电子档案与纸质档案的管理制度，是做好信息时代下的电子档案与纸质档案管理的好办法。

2.优势互补管理。信息时代下的纸质档案与电子档案之间并存管理，是需要二者在互相借鉴中各自发挥自己的长处，避免自己的短处，实现更好的管理。由于会受到信息技术、计算机技术等因素的影响，电子文件的安全性无法得到确切的保证，就需要纸质档案作为重要的备份加以保存，因此纸质档案与电子档案之间并共存的局面是符合发展要求的。而需要注意的一点就是，当今形式下，档案管理主要以电子档案为主，纸质档案起到辅助作用，这就要求工作人员有效、巧妙的利用两种文件的特点实现优势互补的管理。

四、结语

信息化时代下的档案管理，纸质档案与电子档案之间要各自发挥自己的优势，取长补短，实现共同发展。

参考文献：

[1]陈志亮.电子档案与纸质档案并存是必然的.南平师专学报，2004.

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二、当前干部档案管理工作中存在的问题分析

（一）干部档案管理制度不完善

档案管理工作是依托于管理制度的，但是实际工作中，档案管理却存在着诸多的漏洞，其一，当前干部档案管理缺乏衔接性，如档案的整理、归档、监督、查阅等各个环节相对独立，这不仅加大了管理的难度，还令档案管理因缺乏相应的保障而难以发挥其功用；其二，对于干部档案管理工作缺乏约束及奖惩制度，如实际工作中会出现档案资料内容缺失、私自翻阅他人档案甚至是档案涂改、造假的情况，但是相应的处罚却难以跟上，这严重影响了档案管理的秩序和价值。

（二）领导重视程度不足

领导在工作中起着带头和方向性的作用，但是在干部档案管理的实际工作中，领导干部却没有发挥其积极作用，有写领导干部甚至轻视档案管理工作的重要性，认为档案无非就是一份履历，无足轻重，不仅忽视档案的利用，还会造成档案管理的问题，如档案管理的环境及人员安排上由于经费投入不足而较为随意，选拔、提升、任用干部时，不是以档案作为首要参考而是靠印象和关系等，甚至由于领导对档案管理工作的重视不足而影响档案管理的工作人员的积极性，最终影响干部档案科学管理。

（三）档案管理人员素质不高

档案管理的工作人员业务水平的高低、专业技能的强弱、管理机创新意识等都会影响档案管理的科学程度和水平。实际工作中，很多的档案管理人员在管理档案方面是欠缺的，存在着难以把握档案真实性和完整性的问题，甚至在发现可疑档案时，也缺乏确切的调查核实；另外，还存着这归档不科学、档案借阅随意性大等问题，这会影响档案利用价值。另外现在的干部档案管理人员往往缺乏创新精神，档案的管理工作较为传统和落后，效率和现代和程度都很低。

（四）档案管理中档案材料的问题

当前干部档案存在着内容不实、手续不全的问题。内容不实主要表现在一些干部随意编写自己的履历及共组经历，真实的工作年龄及时间甚至在不同的档案中不一致，这对于利用档案做参考来进行干部的任用和选拔是不利的。另外，一些干部的档案中存在手续并不完备就归档的情况，具体如档案材料缺乏单位公章或者个人的签名等。总之吧，档案内容不实或者手续不全等问题都会影响干部档案作用的发挥。

三、加强干部档案管理的对策

（一）完善档案管理制度

制度是管理的基础，加强和健全干部档案管理的制度，明确档案管理工作的各项具体职能，是做好干部档案管理最基本的工作。干部档案管理工作要建立相关的规章制度，甚至是有法可依，在具体的档案工作中，从档案的收集、审核、归档，到档案的查阅和归还等，都要建立相应的流程和规定，健全档案管理各环节工作和整体要求，这不仅可以杜绝档案管理的钻空子等问题，还能够增强档案管理的效率，为干部档案管理工作提供基本保障和依据。

（二）提升领导和工作人员素质，加强档案管理工作的队伍建设

档案管理工作涉及到领导和具体的管理人员两方面的主体，因此提升领导和工作人员的意识及素质，是必要的保障。领导作为工作具有指导和方向性的作用，基于实际工作中领导不重视档案管理的情况，首先要端正领导阶级对于档案管理的正确认识，如可以对领导加强培训或者学习，树立正确的观念，促进其在工作中的方向指导作用。其次，对于具体的档案管理人员，要在态度和能力两方面加以提升：一方面要培养管理人员的思想意识及工作态度，培养其工作积极性和责任心，确保思想意识上的进步和创新；另一方面，针对目前管理人员专业性差的特点，要加强专业技能的培训，打造一支专业性强、素质高的干部档案管理队伍。

（三）加强档案材料的整理及管理

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为了指导医院进行人事档案管理，政府部门下发了《干部档案工作条例》《干部人事档案材料收集归档规定》等文件，在条例的要求下，医院要把人事档案管理工作认真贯彻落实。同时，在规划医院的总体发展目标和医院的业务建设过程中，也应当将人事档案管理工作放在重要位置。

一、加强人事档案归档管理工作的重要作用

医院工作人员众多，按照规定收集、整理、鉴别、分类和归档医院的人事档案是医院基础工作内容的一部分。一般而言，医院可据此进行业务考核和工作调动。人事档案中，针对医院工作人员真实的历史工作表现、工作实际等有翔实的记录。同时，医院会根据归档制度，对工作人员的德、能、绩、勤、廉方面动态信息进行补充（具体包括工作任务、论文、论著、成果奖励等），以保证为考核提供参照。现阶段，人事档案有纸制及电子数据两种。不论以何种形式存档，其必然需要按照《档案法》的规定实施管理。

二、医院人事档案归档管理的现状

现阶段，关于医院人事档案的归档管理，遇到了一定的问题，现存的干部人事档案中，关于干部综合能力、素质的绩效考核材料非常有限。这在某种程度上不利于医院实施考核。通常，档案中的考核材料应该比较完善，包括个人的德、能、勤、绩四项的年度考核材料。但由于考核材料的不完整性，使得考核在激励员工方面发挥的作用非常小，与预期效果相差甚远。此外，在医院人事档案中，难以完整地了解个人的绩效情况。其中，仅仅存在一个人的某一阶段的业绩成果，而不能提供个人量化考核动态信息。在医院人事档案管理中，对于绩效考核形成的材料并没有得到很好的管理，其整理和归档都不同程度地存在问题，以至于开发和利用不能正常进行。同时，医院的人事档案管理在绩效管理方面较为欠缺，主要是因为其缺少科学的管理方法。随着时代的发展，人事管理对档案工作有了更高的要求，在此情菹拢必须更新管理方法。否则，人事工作需求的变化将会打乱档案管理的秩序。

三、加强人事档案归档管理工作的具体方法

人事档案管理在人事工作变化的前提下，应从档案材料收集、归档和验收把关上加强管理，以确保档案的查、借、用、转等程序更加规范。

（一）档案材料的收集要全面翔实。目前，关于加强人事档案的归档管理，应注重人员绩效方面的材料收集管理。医院的主要工作内容是临床工作，按照此工作性质，业务、行政管理等部门分别拥有医务人员的绩效材料。为了收集材料的全面翔实，应按期验收绩效考核文件材料，并根据人员的教学、医务、护理工作立卷和移交材料，确保二级管理单位上报档案材料的全面翔实。同时，为了保证人事档案的归档管理工作的全面而规范，应针对负责课题兼职档案人员，进行技术培训，提高责任心，认真负责地做好课题文件材料的积累、立卷与归档工作。

（二）档案材料整理要各负其责，协力合作。在绩效档案归档工作中，具体有项目收集、鉴别、整理、登记、归档、保管、利用等多个环节，涉及不同部门。对于这些环节的整体运作，应该由各部门各负其责，通力合作。如在课题资料整理中，人事档案室有自己的职责范围，课题组也有相应的职责权限，两个组织各司其职，将课题各阶段形成的文件材料整理完善。另外，对于课题文件材料的积累，应该由医务人员负责，人事档案室和课题组应进行督促、指导。归档的绩效档案文件材料也有严格的要求，第一，必须是原件；第二，材料必须翔实，且没有缺处；第三，文字不得出现涂改痕迹；第四，确保承办单位准确，个人签字清晰，形成材料的时间有效。

（三）档案材料的归档要严格把关验收。医院档案管理室应严格把关。以科研课题为例，课题（项目）负责人主持立卷归档的责任制较为适合。一旦科研项目完成或部分完成，归档时间应确定，一般为项目结题或鉴定后不超过20天，且由课题组负责人整理文件材料。课题形成积累的全部文件材料，应由课题兼职档案员负责汇总，对于文件材料应进行系统整理、立卷，并按时移交。医院综合档案室在收到科研项目文件材料后，出具“归档证明”给科研主管部门，并完成签署意见、加盖档案室专用章等一系列工作。归档过程中，针对三类材料可予以退回，一类是材料不齐全；一类是材料不完整；另一类是对象不明确的。对于退回的应及时进行补办。此外，为了提高管理水平和工作效率和质量，对于医院人事档案管理，应加快推进其信息化建设进程。

四、结语

综上所述，医院的人事工作中，离不开人事档案。医院设置档案管理室，应提供更规范的档案管理服务。为此，医院管理者应从服务的角度出发，加强人事档案的归档管理工作。只有这样，才能为人事管理提供第一手资料，确保领导在人才选拔和干部任用上有可靠依据。加强人事档案的归档管理，对于服务工资、职称等人事管理工作非常有利，应该得到医院人事档案人员的重视。

【参考文献】

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电子文件使用的文件载体是磁盘或者是磁带，人们在查找文件的过程中，需要利用计算机，因为磁盘或者是磁带仅仅是一种储存的载体，因此需要利用计算机进行文件的传输。在生活中，电子文件的类型有很多种，电子文件的产生主要有两种，一种是与科技有关的电子文件，这种文件是技术性的，例如光栅图等，另外一种就是在日常办公的过程中产生的电子文件，这种文件是在处理日常事务中产生的。这些电子文件都属于档案中的一种，因此在储存技术上需要不断的完善。

1 管理文件中存在的问题

1.1 未能够有效的进行归档处理

我国企业在二十世纪九十年代的时候，使用的就是软盘进行企业信息的存储，之后又出现了光盘和计算机硬盘，这样电子文件的存储载体就取得了迅速的进步，文件的内容主要是日常的工作活动，除此之外，还有着源程序代码和技术性文件，有些文件也没有进行充分的整理、归档和鉴定工作人员仅仅是将科技材料或者是相关的企业文件放入硬盘和软盘内，这样文件在日积月累的过程中，就会出现泛滥成灾的现象，这样文件就比较混乱，检索和管理在程序上也就会出现一系列混乱的现象。从存档上来看，电子文件也没有经过专业的质量审查，从技术上来看，没有任何的时效性和正确性，文件也就出现了极大的缺陷，在利用的过程中，文件管理极容易出现归档性的问题，如果以上问退没有得到有效的解决，就会出现一系列的问题，需要引起我们的注意。

1.2 版本管理存在着不足之处

现在有很多的科研产品在研究和开发的过程中，会产生大量的文件，这些文件需要有效的管理，因此在日常的工作中，除了要对本单位和上级的机关产生的文件进行管理之外，还有很多的项目文件进行管理。但是现在有很多的科研开发档案都是使用了源程序代码形成了一系列的电子档案，这些电子文档都在各个部门的开发人员那里存档，档案管理人员就无法按照常规的程序进行收集，导致了档案部门在收集的过程中面临着程序性的问题。在程序运行的过程中，如果文件存储的程序出现了一系列的问题，这时就需要进行正常到维护，在客户自接的系统和开发人员的系统上进行及时的更正，但是如果在本企业电子文件的保存上并没有及时的存档，因此极容易出现重复更正的问题，这样就会出现人力和财力上的极大浪费，对系统的运行也是极为不利的，尤其是在企业系统版本管理上会产生严重的困难，一定要引起我们的注意。

2 存储技术

首先；在进行文件贮存的^程中，一定要使用比较特殊的存档文件的存储柜，最大限度的保证电子文件的安全性。当电子文件在存储的时候，一把是在磁介质和光介质中进行电子文件的存贮，在存储的过程中，一定要建立一个与企业的电子文件的储存环境相符合的环境状态。而存放电子文件的柜子在温湿度上也要进行控制，这样就可以保证存储接触能够在正常的环境中保存。电子文件的载体在摆放的时候，一定要保证直立的状态，在存储环境上必须要避光，不能够有大量的灰尘，也要与磁场远离，这样就能够将整个运行的状态处理好，使存储介质能够正确的保存电子文件。

其次，要按照国家关于档案管理的规定进行电子当纳的存储，根据相关的原则在存储的过程中，将软盘中的文件转移到光盘内，这样便于对文件的版本进行有效的管理。在存储方式上的转移主要是针对长期储存来说的，因为软盘和磁盘在使用的过程中，有着一定的年限限制，经常出现操作失误的现象，如果不经常更换就会导致文件出现损坏，无法复原。而且在使用的时候，常常会出现误操作，这对于电子文件的使用非常不利。如果存储制度完善，而且经济条件允许，在管理版本文件的时候，可以使用版本管理器。这样的管理方法要比将文件放在光盘或者是磁盘中更有效。管理器的研发还能保证存储技术的革新。

再次，在电子文件数量持续增加的时候，存储文件就会使用磁盘列阵的方式。通过这种方式能将存储的成本降低，同时增加了文件的搜索效果。磁盘列阵是将不同类型、不同容量的磁盘连接在一起，这样在读取数据的时候，更加快速而且精确。使用磁盘列阵的方式存储是因为该存储方式有较多优点：首先，将有限的存储容量提高，是可以使用的网络数据也增加。而且数据在存放的时候，有选择性。从而使数据在吞吐的时候成串。其次使用这种存储方式可以保证文件能够快速存储，即使是多台的机器也能一同运转，实现文件高效率传输。

在检验文件的时候有了必要的较验技术，从而保证存储的文件都是合理可靠的。将文件放入硬盘中存储，如果硬盘出现了故障，那么会影响文件，带来的后果也严重。如果能够把不同的硬盘连接在一起，可以使存储量增加，这样可以有效的避免文件的丢失。因为一些文件在存储的时候，会因为磁盘损坏等原因而丢失，使用这种存储方式可以保证文件的安全。但是在使用的过程中，要根据本单位的实际情况出台相应的管理措施。这些措施都成为电子文件存储的依据。

最后，加强办公自动化系统、档案管理系统及电子文件的安全防护工作。做好办公自动化系统、档案管理系统及电子文件的安全防护，首先要抓好信息存储载体制成材料这个问题，严格把好电子文件制成材料质量关，提高电子文件载体的保存寿命，为电子文件的长期保存打下基础。第二，保证计算机网络系统的实体安全。实体安全主要指环境和设备的安全。要有专人负责管理应用，有良好的室内环境，保证机器设备和磁介质不会因温度太高或大幅波动及火灾受到致命的伤害。第三，要保证计算机网络系统的运行安全，可设定登录限制、使用文件权限和文件属性等。

结束语

由上述可知，将电子文件存储是一个单位必要的工作，而且在存储的时候，还要保证有效性，是电子文件能成为单位发展的重要资源，拓展单位的发展空间。尽管在存储文件的时候，会遇到问题，但是在改革存储方式之后，也取得较高效果，对于单位的发展有积极的作用。

参考文献

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据统计，全国至少有60万“弃档族”，60万这个数字与每年超过千万的流动人员大军相比，尚不及其百分之一，但弃档这种现象给中国的人事档案制度带来的思考却是深层次的。所谓“弃档”，这主要是指存档人长期不缴纳存档费用或存档人完全不理会档案，也包括一部分自持档案者，在档案管理部门看来也就是档案成了“死档”。本文将针对高校人事档案管理工作存在的问题进行分析，提出人事档案管理的解决措施。

一、高校人事档案管理存在的问题

(一)档案材料填写不规范

高校人事档案是师生个人经历、思想道德表现、工作能力、工作成绩、学习情况、健康情况，以及所受到的奖励和处罚等情况的历史记录。大多数学生根本不知道平时填写的履历材料最终将放入档案袋里，因此他们在填写姓名、出生年月、参加工作时间时随意性太强。除此之外，从现存的档案材料来看，虽然规定材料统一使用16开办公用纸，但各高校印制的纸张大小不同，致使有的表格超过装订线，给档案的保存和整理带来了麻烦。

(二)档案材料不全，内容失真

材料是档案管理工作的主要对象，是开展各项业务的基本条件。由于历史原因，我国现存的档案材料反映个人经历、家庭情况以及社会关系的较多。这些材料大多注重过去，重历史而轻现实，反映个人现状的东西，如个人能力、技术专长、德才表现、工作成绩等方面的内容较少。而在书写档案过程中，抽象语言较多，具体、动态的东西比较少，甚至还有一些虚假的东西掺杂其中。这些情况具体反映了档案的严肃性和权威性还有欠缺之处，致使档案本身的价值和作用就难以得到完全体现。

(三)档案管理手段落后

在科技、信息高速发展的时代，信息管理和技术相联系的做法已经成为追求高工作效率的重要手段。但是由于受到各种旧观念和人力、物力、财力等因素的影响，致使管理方法和管理手段还比较落后，不适应当前经济和社会发展的需要。首先，档案信息的储存主要以纸张为主，未能实现计算机电子存档。其次，档案材料的采集和管理基本上靠手工操作，缺乏基本的管理设备和先进的管理手段。再次，大部分高校的院系没有设置专门的档案室，造成档案丢失的现象时有发生。最后，档案的传递未能实现网络化，需要的资料不能及时提供，使得档案管理具有一定的滞后性。

二、存在问题的原因

(一)档案意识淡薄

高校未能在学生毕业之前加强对档案的认识，导致大多数学生对自己的档案不关心，不重视，最后还出现“弃档”这种现象。紧接着就是毕业生在毕业之际，忙于寻找理想的工作岗位，对档案存放就不会有过多的考虑。特别是在外打工的高校毕业生来说，由于用人单位只重视毕业证和个人能力而不重视个人档案，导致高校毕业生也只重视毕业证，而不重视自己的档案。由于这种对人事档案的重视程度不够，导致高层次人才中无档人员逐渐增多，档案管理过程中出现的“人档分离”、“人质档案”、“弃档”等现象越来越多，给人事档案管理带来新的挑战。

(二)档案的作用体现不明显

在目前阶段，档案作为个人身份的一种象征，其作用还是毋庸置疑的。某人才中心的陈处长指出，尽管档案的某些功能在弱化，但其作用在两方面还是有所体现：一是办理社会保险，如养老保险、失业保险等，无论在原单位供职的人还是从辞退职后另求新职者，在交纳养老保险金和退休后保险金的发放问题上，个人档案记录的工龄、工资、待遇、职务、受保时间等都成为主要依据。二是办理自费出国手续之用。中国出入境管理条例中明确规定，必须对自费出国人员进行身份认定、政审等程序。有些人因人事档案断档，不能出具有效证明，会导致出国手续办理不畅通或不予办理。那些因弃个人档案而出现断档的人，就会在实际的利益上遭受损失。

(三)流动档案不断增加

随着高校招生人数不断增加，每年接受的档案也成倍增加，导致管理的工作更加沉重复杂。档案的增加一方面使得高学历、高职称人才竞争愈加激烈，另一方面也使得高学历、高职称人才的流动越来越频繁。在人才流动的过程中，部分单位采取扣档的方法想留住人才，而又有部分单位采取不要档案或者重建档案的方法来吸引人才，加之部分人才档案意识薄弱，最后导致档案管理权限不清，职责不明，人事部门很难进行有效的管理。

三、高校人事管理档案问题解决对策

(一)加强宣传力度，增强对人事档案的认识

首先，高校领导和相关部门要予以高度重视，大力宣传《档案法》，普及档案知识，把档案法制建设纳入普法宣传计划；加大档案管理资源投入，改善基本条件，加强和完善基础设施建设，建立人事档案专用库房，做到档案室、阅档室、办公室“三分开”：加强对人事档案工作的领导，建立人事档案管理领导小组，定期对人事档案管理工作进行检查、指导、督促：建立健全档案管理工作考核机制，对档案工作实行定性、定量考核管理。其次，作为高校毕业生档案的人才服务机构应该努力做好咨询服务工作，利用多渠道向高校毕业生宣传有关人才服务机构人事档案的管理业务：对落实了就业单位但档案不能及时或无法转出的高校毕业生，要做好与其本人和用人单位的联络，请他们将工作后形成的档案材料及时转移到档案管理地。最后，高校毕业生要及时向就业单位的人事部门咨询，办理好相关手续。

(二)提高高校管理人员的素质

作为人事档案的工作人员，要充分认识到本职工作的重要性，要不断地完善自己的专业知识和业务水平，通过不断的学习提高自己管理能力，及时递交档案，积极、主动地开展档案工作。首先，高校应该对档案管理人员进行业务培训，让他们系熟悉人事档案工作环节和基本要求。其次，档案管理人员在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中要保持高度的责任心，减少工作中的失误和差错。最后，高校应该组织档案考察小组，随时检查档案人员掌握的专业素质和政治素质。管理人员除了具有熟练应用计算机、网络的能力，还必须能够结合档案管理中出现的新问题，修改程序系统，实现高效、动态管理，积极探索新的管理模式，使人事档案工作更科学、更实用，为不断发展的高校教育提供有利的人力资源。

(三)加强档案管理现代化和信息化建设

随着社会的发展，人才流动的数量和质量也会逐渐提高，在更大的范围内实现信息化的档案管理方式已经是必然趋势。首先，人事档案管理要应用计算机技术编制各种检索工具，实现人事档案数字化，建立人事档案信息库，充分利用计算机把人事档案原始材料通过电子设备转换成数字模式存储到磁盘等存储设备上，方便进行档案的登记、统计、查阅等工作，使人事档案管理实现信息化、网络化。其次，通过网络平台，档案人员可以直接进行信息采集与核对，有关部门可随时将本部门形成的重要电子文件通过校园网或其他局域网发送到档案室，或直接将数据信息向档案室数据库录入档案室也可定期到各部门的专门文件夹中采集归档资料。最后，高校应该建立人事档案信息管理网站，以人事档案信息通用数据库为核心，以人事档案数据库管理系统为服务手段的高校人事档案信息网站，通过网站将档案信息服务直接面向用户形成用户与人事档案信息管理者之间良好的互动，还可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享，以实现人事档案信息资源的有效共享。

参考文献：

[1]张家英，高校人事档案管理若干问题的思考[J]，湖北档案，2011(4)

[2]李海燕，当前人事档案管理存在的问题及对策[J]，兰台世界，2010(12)

[3]毛凌，浅谈高校人事档案管理中存在的问题及对策[J]，教育观察，2011(3)

[4]张珊，高校人事档案管理工作中的问题及对策[J]，湖南城市学院学报，2011(7)

[5]张慧，刘亚娟，浅析高校人事档案管理现代化建设的实现途径[J]，科技情报开发与经济，2011(2)

篇（9）

【摘要】 档案管理工作是医院管理的一个重要组成部分，是维护历史真实面貌的一项重要工作。本文分析了本院档案管理中存在的诸多问题，并就如何加强医院档案管理工作提出对策，对医院管理具有现实性指导意义。

【关键词】 档案； 管理； 对策

Statements on problems and countermeasures about hospital archives management WANG Jia-xi,WANG Ying.The Fifth People's Hospital of Chengdu, Chengdu 611130,China

【Abstract】 Archives management is an important part of the hospital management, and it is an important job to keep the truth of the history. This article analyzes the problems in the archives management in our hospital and it gives countermeasures on how to improve the job of hospital archives management, which has practical guiding significance to the hospital management.

【Key words】 Archives; Management; Countermeasures

笔者所在医院是一所有70多年历史的综合性三乙医院，有病区26个，开放床位880张，2006年被市政府确定为成都西部区域医疗中心，有2个省市重点专科，近期将修建32 900平方米住院综合楼，医院正以良性态势向前发展。在本院的发展过程中，积累了很多文字、音像、图表等综合档案，它作为卫生档案的一部分，承载了本院厚重的历史。2008年4月8日《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》，卫生部和国家档案局制定了《卫生档案管理暂行规定》。卫生档案是指各级卫生行政管理部门和各医疗、疾病预防控制、卫生监督、科研、血站、妇幼保健和社区卫生服务等机构（以下简称各卫生机构），在工作中形成的，具有保存价值的各种形式和载体的文件材料［1］。本文所指档案（下同）是医院在人事、医疗、科研、教学、文秘、设备、基建、病案、财务管理以及其它各项活动中形成的文件材料，它在医院发展过程中起着重要作用。如何科学管理这些档案，逐步实现档案管理规范化、信息化、为医院发展提供更多具有价值的档案资源信息至关重要。本文就本院档案管理中存在的问题进行分析探讨，提出相应的解决对策。

1 存在的问题

1.1 医院领导重视不够 很多领导认为，医院的中心工作是抓医疗质量，医院管理的重点是提高医疗技术水平，为患者提供更优质的服务，而档案不能直接产生经济效益，投资却不少，觉得档案工作有就行了，不必花什么精力［2］。究其原因主要还是认识不到位，认识不到档案对医院发展的潜在作用。

1.2 管理制度不健全，资料分散，存档效率低下 没有建立相应归档管理制度，造成档案不同程度的分散在各科室；更缺乏对档案资料的收集、整理、鉴定、统计，致使档案资料不能及时有效汇总，档案完整性达不到要求。从不同性质、不同部门的存档情况看，存档率不及80%，效率低下。

1.3 档案人员专业素质滞后 （1）由于医院档案管理人员大多数都是兼职，因兼职太多，而无法将精力放在档案管理上来，且大多数人未经过正规的档案专业培训，缺少档案管理意识，对档案资料的收集、整理、鉴定、统计意识不强。档案业务知识与技能不高。（2）在工作中关于档案管理员的培训教育相对较少，缺少不断提高的机会。造成档案管理水平滞后，日复一日，档案管理被简单认为就是保管资料而不被重视，难以适应档案管理工作的新要求。

1.4 档案工作管理职责不明，缺乏监督机制 档案管理是一项长期的工作。医院无相应的监督考核制度，未将档案管理工作纳入科室管理责任书之中；作为科室第一责任人的科室主任重心大都在科室经营、人才培训上面，对归档材料的收集、整理缺乏认识，随意性大。当岗位轮换时缺乏对档案的交接；也无部门检查督促，使很多重要的档案流失。

1.5 档案硬件、设备投入不足 由于医疗用房紧张，致使医院档案室用房紧张、狭小，造成档案库房、阅览室、办公室混在一起，档案室的房屋设备陈旧，达不到防高温、防潮、防虫等能力，不符合档案保管条件，导致部分档案损毁等情况发生；科室缺乏专门存放档案的地方，往往因陋就简，就地长期堆放，更谈不上分类整理，久而久之成为一堆废纸，而失去利用价值。

1.6 档案信息化建设利用不够 随着科学技术发展和计算机技术普遍和利用，医院电脑管理信息系统的建立是一种必然的发展趋势［3］。然而，医院对档案信息化建设投入不足，目前手工收集、检索仍占很大比重，不利于档案的利用和开发，影响了档案管理水平的提高。

2 医院档案管理的对策

2.1 高度重视档案管理工作，将医院档案管理工作纳入工作日程。加强对档案管理工作的领导，并把档案工作列入全院的长远规划、年度计划及有关人员的岗位标准和职责中；把档案工作作为机关管理的一项重要内容纳入年度目标，与机关其它工作同部署、同组织、同考核；同时，形成以院长或党委书记挂帅，办公室主任分管，档案室具体负责，各科室协助抓的四级档案管理网络。同时医院要在档案设施上加大投入，设立文书档案室、档案阅读室、档案办公室，要拨出一定经费，添加档案柜、除湿机等专用设备，使档案管理在硬件上有保障，适应医院发展的需要。

2.2 加强医院档案管理制度建设，规范机关的文书档案管理，完善《档案保管制度》、《档案利用制度》、《档案工作保密制度》、《档案材料归档制度》、《档案管理人员职责》等，明确档案工作职责和任务，以及归档范围及整理要求，使各科室对文件材料的形成、积累、收集、整理有据可依。同时，制定《档案人员岗位职责书》和考核，奖惩制度。

要改变档案人员“管理就是保管”、“坐等上门”、“闭室自守”的传统观念，围绕医院各项工作需要，及时、准确地为利用者提供档案。

2.3 在档案管理中，要增强法制意识，依法管理已经成为该医疗行业的行为准则，无论从医学方面的学术研究，还是到医院的行政管理、法律纠纷，无不依赖于医院的档案管理工作。医院档案部门在促进档案业务建设过程中，认真抓好《档案法》及实施办法以及配套的有关档案工作的行政法规、条例的实施，并结合实际制定本单位的规章制度体系，使医院各类档案管理工作有法可依、有章可循；加强宣传工作力度，提高全员档案意识。长期以来，档案工作的宣传往往着重于相关法规条例的宣传解释上，这些说教式宣传，既不直观形象，也缺少“艺术”性，很难引起大家的重视，如果以动态的图表形式展现给大家，其效果更易于接受。

2.4 加大档案管理人员培训力度，提高档案管理人员的业务素质。专职档案人员要把学习作为生活中的第一需要，积极参加档案管理培训项目，不断“充电”拓宽视野，并把学到的知识通过医院业务学习的平台进行延伸，让每个医务人员都有档案管理意识，了解所涉及工作领域的档案管理现状及发展动态，运用档案学科新理论来指导和改进档案工作。

2.5 加大对档案室的硬件投入和技术更新，要努力实现档案装备技术现代化，积极运用网络技术、数码技术、影像技术等先进技术和手段，来提高档案工作技术含量和水平，使档案管理手段由“旧”变“新”，充分发挥档案的作用，为领导决策、编史修志、工作查考、解决纠纷、达标升级、基建等方面提供了大量的依据和参考。用规范档案保管方法准备等级医院评审材料，使评审专家一目了然，非常清晰。医院等级评审的意义在于“ 以评促改、以评促建、以评促管、评建结合、重在建设”。档案工作者在今后扩大档案收集范围的同时，要充分利用等级评审的契机， 加强与各职能部门的联系，反复宣传医院档案建设在创建等级医院中的重要作用，强化档案材料的日常收集与整理［4］。

综上所述，充分认识医院档案管理工作的重要性，科学管理档案，进一步开发、利用，发挥档案的最大效能，也是医院发展的关键环节。

参 考 文 献

［1］ 卫生部和国家档案局.卫生档案管理暂行规定，2008.

［2］ 岂艾芜.浅谈医院档案管理中存在的问题与对策.中国医学创新，2010，7（2）：150-151.

篇（10）

一、现代人事档案管理存在的问题

（一）档案管理工作得不到重视。在市场经济条件下，无论是企业还是机关事业单位，在经营管理过程中，均出现于重生产研究，轻档案管理的现象。而在人才选拔方面，企业或机关事业单位也更多地注重人才的实际能力，而非档案记载。因此，很多人才在应聘工作，或考评职称或办理社会保险等事项时，由于对应单位并不需要对其档案进行审核，进而使得档案主人并不重视自身的档案管理与建设。同时，用人单位在对人才进行层层考评后，在对其能力及个人素养等方面较为认可的情况下，也比较忽视其档案的记载，加之很多企业并不承担管理员工档案的工作，因此，也较为忽视对员工档案的审核。而在机关事业单位，关于员工或干部的调任时，档案会跟随相应人员进行迁徙，这种情况也极易让档案失真或遗失，久而久之，档案管理人员也会档案管理工作较为忽视。

（二）档案管理缺乏规范化。当前仍存在部分企事业单位的档案管理主要以纸质化档案为主，而纸质化档案的弊端则在于信息容易失真和遗失，部分人在填写个人档案时，存在字迹潦草难以辨认，信息填写不全，内容描述不准确的现象，加之很多人的纸质化档案在存档时存在证书遗失，证书失效等情况，进而使得人事档案有效性较低。而档案管理人员对信息填写不全，证书补遗不到位的人事档案缺乏监管，没有及时督促档案本人将资料补齐，而对于部分人深造后所获得的新学历、新证书，档案管理人员也不能及时收齐并存档，进而使得人事档案管理缺乏规范化。

（三）人事档案管理人员缺乏专业性。人事档案包括普通员工人事档案和干部及骨干员工人事档案。人事档案是单位选人、用人的重要凭据，人事档案的失真和遗失会让单位在选人、用人方面存在一定的风险。人事档案管理工作看似轻松缺乏技术含量，但要对人事档案进行标准化管理，让档案替人说真话，则需要档案管理人员具备专业化知识，对重要档案进行去伪存真，去档案信息所在地进行实地调查，辨别信息真伪，让档案起到有效的参照作用。而当前大部分单位的人事档案管理人员主要具备档案的整理与保存的能力，缺乏去伪存真的鉴别能力，缺乏一定的专业性。

二、完善现代人事档案管理的措施

（一）加快人事档案数字化建设。纸质化档案存在诸多弊端，尤其是在单位人才存在调动的情况下，纸质化档案极易出现失真或遗失的现象。加快人事档案数字化建设，对人事档案的重要信息进行标准化处理，采用信息系统和数据库，将人事档案信息输入进计算机设备中，并用U盘或光盘等存储将档案信息备份与纸质化档案一同保管，在单位人员进行调动或对档案进行调阅时，根据单位制度，采用数字化档案传递，则能较好地解决档案遗失或失真的现象。对于部分人员档案信息不全，新增加档案信息不及时上报等情况，档案管理人员可以完善档案管理制度，并将档案管理与员工个人的升迁、加薪等关键性事件挂钩，督促档案主人自觉地完善自身档案信息。

（二）组织一支专业化档案管理队伍。对所有的人事档案进行去伪存真较不现实，因此，单位可以组织一支受过专业化培训的档案管理队伍，对重要性系数较高的干部人事档案进行实地调查，去伪存真，保障档案的可靠性和有效性。专业化队伍的选择可以从外部选聘受过专业化训练的高素质人才，也可以通过对内部能力较强的员工进行专业化集训，进而提高他们档案管理水平。

（三）将档案信息与个人发展相联系。企业单位的档案信息得不到重视主要与市场经济相关，且部分企业单位在不保管员工档案的情况下，并不需要审核员工档案。但事业单位、国家公职机关及国企等单位，档案信息则是干部选聘的重要依据，档案信息要得到个人、单位及档案管理人员三方的重视，最主要的措施则是将档案信息与个人发展直接挂钩，对所有干部的聘用、调任等，都必须先审后用，凡用必审，在这种情况下，档案管理三方都会因涉及自身利益而必须重视档案管理工作。

三、结束语

档案管理工作看似轻松简单，但要将其管理好，发挥档案鉴别人才的重要作用，则必须要档案管理人员具备专业化知识，对每一份档案都认真管理，因为每一份档案后期都有可能成为单位干部任用的凭据，成为单位健康管理的重要参考信息，是单位杜绝“带病提拔”“带病任用”的重要法宝。

【参考文献】

[1]张小艺.现代人事档案管理存在的问题与对策[J].档案管理.2016(06):238-239.