单位档案管理基本情况汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇单位档案管理基本情况范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

篇（1）

学生的档案具有一定的实用性和方便性，能在需要的时候第一时间了解学生的信息，也能反映学生在学校期间的成长过程和情况。以前，我们收集到学生的基本信息就是静态的信息，根本不能反映学生受教育后的素质水平发生怎样的变化，实用性不高。如果能从实用性角度收集学生档案的信息，就会创新传统档案管理方式，使学生档案里的内容更丰富。

2.学生信息档案信息应该表现出多样性和丰富性

所谓具有多样性，就是使用多种数据真实反映出学生的成长基本情况。目前，我国已经有比较完备的管理系统可以有效记载学生相关的静态信息和数据，同时能拓展记载学生成长信息基本情况，更加方便。我们必须使用影像记录等有效手段，将学生多方面成长信息同时记载和记录，这样不但有利于树立学生的自信心，而且能够实现自身价值，对于建设学校教学资源和展现教学水平都起着促进作用。

3.学生档案信息服务应该具有灵活性

所谓灵活性，就是需要使用现代档案管理方式，重新进行审理档案管理规定内容，实现档案管理方式的不断创新。既要有利于学生发展，又要在不损害学生权益信息提取的同时，做到灵活利用，真正达到服务学生和服务社会的目的。

二、中职学校学生档案管理创新措施

1.做好原始材料档案管理工作

不管是企业人事管理还是学生档案管理，都应该遵守档案管理条例，从无到有和从简单到复杂的工作程序。从形成来说，基本都是从最初的建立和逐渐收集信息最终发展成为比较完整的档案资料管理；从管理来说，随着信息资料不断丰富和管理细节增加等，整体工作量随之增加。做好最初的材料收集和管理是非常重要的环节。

2.创新档案管理模式

当前我国就业形势严峻，中职学校学生的档案管理工作需要具有一定的超前性，档案资料在学生就业中具有特殊作用，我们需要改变以前毕业生离开学校后再整理档案的管理方式，从学生进入学校后就开始着手准备建档工作，以免因临时需要却大费周章寻找，造成学生信息基本情况不完备和不准确等情况。在档案流转的整个程序中，应该建立一套比较完善的学生档案管理系统，保证学生档案资料具有完整性。在档案材料收集和整体过程中，档案管理人员应该及时更新学生的最新情况，及时收集各部门有关学生的最新动态，有关学生的入党和奖惩情况等重要信息，做到及时归档，使学生档案具有科学性和准确性，并且保证学生档案保持最新状态，真正加强中职学校学生档案管理工作。

3.实现网络化档案管理

当前，我国一直在追求无纸化办公，当然无纸化办公应该进入到学生档案管理中。各学校应该将计算机作为辅助工具，利用档案数字化管理学生档案，在具体操作过程中，应该建立相关档案网站或者网页，加强电子文件的管理和归档等情况，在网络上实现归档和检查，保障档案信息的唯一性和准确性，防止因同名同姓等情况造成档案信息混乱情况。与此同时，还应该规范管理学生档案中的最初材料的内容、形式、格式等要求，利用当前先进设备和技术，将每届学生的信息输入到计算机中，建立学生档案管理数据库，使纸质档案和电子档案相结合，综合管理学生档案。

4.构建档案管理反馈系统

及时准确地反映出毕业生的基本信息，根据已经毕业的学生反映出的基本情况和了解用人单位所需的专业人才的标准，进行研究和商讨，及时调整学校招生计划、设置专业、计划教学、教学方式等，使学生能够适应人才市场的需求，提高学生的基本技能和综合素质。

篇（2）

（一）档案意识薄弱

一是社会保险档案管理没有摆上领导的议事日程，不关心或很少关心档案管理工作存在的问题。二是部分业务人员存在认识不高，工作态度不严肃的问题。认为当前的工作都忙不过来，哪有时问去整理档案。缺乏创新意识。缺乏新思路、新举措，难以适应社会保险制度的快节奏。

（二）档案管理混乱

实际工作中，除部分单位实现档案集中统一管理外，多数单位常根据单位自身业务情况或从方便工作需要出发，采取由文书、会计或业务科室承办人员分散保管的方式，造成“我承办我保管，我走了就不管”，或“人人都负责，人人又都不负责”的现象发生，致使社会保险档案不同程度的流失。

（三）缺少规章制度

哪些档案材料需要整理归档，如何进行整理归档；哪些材料不需归档，如何进行鉴定销毁；哪些材料需要分级分类管理，如何分级分类管理；哪些档案需长期保管，哪些档案需短期保管，如何划分档案保管期限；档案如何提供利用等。客观上没有形成良好的运行机制，主观上也未建立标准化、规范化的管理制度。

二、加强社会保险档案管理的对策建议

社会保险档案是社会保险事业发展的一笔非常宝贵的财富，是必不可少的基础性和配套性的新工作。只要本着先易后难，逐步理顺的原则，重点解决好资料收集不全、分类混乱、管理不规范和不注意开发利用等问题，建立健全必要的管理制度，就会逐步形成独具特点的社会保险档案管理体系和管理办法。

（一）加强社会保险档案管理宣传工作

社会保险档案是对参保单位和个人权益的真实记录，是确定参保个人享受社会保险待遇的重要依据，是实现为参保个人“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”目标的重要条件，也是反映社会保险事业发展的宝贵资料和重要历史凭证。依法加强和规范社会保险档案管理，不断提高管理水平，既是加快推进社会保险经办工作标准化和规范化的重要内容，也是全面提升经办能力和管理水平,真正维护职工权益，促进公平保障，和谐保障的有效途径。为切实深入做好社会保险档案管理工作，要调动方方面面的积极因素，使之同心同向，形成合力。因此，我们要加大对社会保险档案工作意义作用的宣传力度,充分利用各种有效宣传手段和宣传方式,广泛宣传做好社会保险档案管理工作的重要性和必要性,提高系统工作人员社会保险档案管理意识，增强加强档案管理的自觉性和主动性。

（二）规范社会保险档案管理业务流程

多年以来，不断有专家学者呼吁把社会保险档案“集中统一管理”，但由于法律法规缺失，有关社会保险的档案一直处于分散管理、多头管理的无标准状态。有的归档案行政主管部门管理，有的由组织人事部门管理，有的在劳动和社会保障部门管理，有的一直在用人单位，有的甚至放到个的口袋里，成了名副其实的“口袋档案”。管理没有统一标准，一地一策，画地为牢，很难规范，有的基层单位连专职的档案人员和基本的档案设施都不全，丢失、涂改、损坏档案的恶劣案件时有发生。社会保险档案的规范管理应从以下几个方面入手。

1、社会保险档案收集整理规范。社会保险档案材料收集分类，必须按照《社会保险档案管理实施办法》进行归档整理；保持每份归档材料之间联系紧密、衔接有序，按主表在前、附件在后，审核结果在前、审核依据在后，重要凭证在前、次要凭证在后的原则排序。社会保险档案材料要求字迹、印章和日期必须齐全清晰，字迹模糊或易褪变的归档材料应予以复制后方可收集归档。不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水等书写字迹。严禁使用热敏（传真）纸、复写纸，确保社会保险业务材料内容的完整性和真实性。

2、社会保险档案移交规范。社会保险档案管理人员必须按时将本部门经办业务过程中形成的具有保存和利用价值的、已办结的专业性业务材料（含电子文档），按照《社会保险档案管理实施办法》和《社会保险档案材料收集整理规范》，进行分类收集整理并定期进行移交。每次办理业务档案移交，档案室工作人员与处室兼职档案管理人员都必须现场填写《社会保险档案移交表》，经双方签字确认，明确工作责任。3、社会保险档案立卷归档规范。社会保险档案的收集按照《社会保险档案管理规定》的归档范围和要求，一式一份收集整理归档，确保社会保险档案齐全、准确、规范。凡归档的社会保险材料必须利于长期保存，保证图样清晰、字迹工整耐久、签署完备。禁止使用铅笔、圆珠笔、彩色笔和复写、传真制作社会保险业务材料。

（三）实现社会保险档案管理的标准化

社会保险档案建设与管理的标准化，为社会保险管理发挥了重要作用。

1、加强基本硬件建设。首先要制定完善的档案管理制度，并由上至下成立档案工作领导小组，设立专职档案员，并进行了业务培训，为档案管理提供组织和人员上的保证。其次要加强档案管理基本建设。一是开辟专门档案室加强管理；二是购置标准档案柜；三是设置防火、防潮、恒温、防盗器具；四是购置档案专用帐表卡册包装盒等工具，及照相机、录音机等必备物品。

2、建立社会保险档案管理系统，逐步实现微机管理。随着社会保险覆盖范围扩大、险种越来越多、管理越来越复杂，社会保险档案的管理也变得比较困难，迫切要求建立一个有效的档案管理系统。其内容包括：

(1)在职职工、退休人员个人的基本社会保险档案库：详细记载职工每次调动、停保及死亡、退休等原因引起的档案变化情况，完整准确记载职工在职期间各年工资收入情况和缴费情况。

(2)用人单位参保的基本情况库：记载用人单位的所属行业、经济类型编码等基本情况；记载参保与撤保、在职人员、非在职人员工资和社会保险基金应缴总数及变化情况；记载正常的缴费、欠缴、补缴、实际支付待遇情况的历史资料。

(3)记帐凭证库和科目二级帐库：记录会计凭证科目数据及全部会计科目的二级细帐。

(4)财务、统计数据库：有关社会保险财务、统计报表等数据信息。

篇（3）

人事档案管理体制上实行多头管理、管理体系上仍按传统的三大类管理。管理方法上实行“档随人走”，主要表现在各单位部分人员的档案有的在人事部门，有的在人才交流中心，还有的在劳动部门，管理的主体不清。管理模式上实行封闭式管理，人力、物力、资金不到位，重复浪费极为严重。

（二）人事档案法规不健全。

由于人事档案法律建设上基本还处于探索阶段，操作过程中还存在着一些问题：人事档案观念淡薄，普法工作开展力度不够，公众对于人事档案的认识还处于一种模糊的状态，法律法规不够完善等。

（三）人事档案内容不完备，档案整理不规范。

把个人材料归档成册是人事档案规范化的基本前提，许多单位在这个方面做得非常欠缺。材料混杂、散乱，甚至根本没有清理，有些单位档案虽已立卷成册，但没按要求的格式进行分类处理，给档案利用带来了诸多不便。随着行业的发展，各单位对学历的要求越来越高，很多干部通过各种方式提高了文化水平和学历层次，但由于学习渠道（如函授、短期培训、研修班、进修班等）的差异，以及各个学校对入档材料的要求不同（如有的学校没有学历批准书的相关材料，只有学位证书）等问题的存在，导致某些人事档案中的学历材料不齐备，且无法补办。

（四）人事档案管理手段落后。

目前大部分单位的人事档案管理还仅限于传统纸质档案管理，较好的单位也仅仅是采用了电子数据库管理，而根本没有实现信息化。但是随着社会的发展、办公条件的改善，为了更加真实、全面的地记录干部所有经历和资料，实现人事档案信息化是一种必然趋势。

二、干部人事档案管理工作的完善措施

（一）理顺人事档案管理体制。

现行的人事档案，主要按管理权限和隶属关系进行管理，根据《干部档案工作条例》有关规定，在强调按隶属关系管理的基础上，突出职能管理。组织部门承担对档案工作牵头抓总，负责档案工作的管理督查和业务指导，同时，具体负责所管领导干部和参照管理单位人员的档案；人事部门负责国家公务员包括依照管理单位人员的档案管理；人才交流中心负责事业单位、社会中介机构工作人员及流动人员的档案管理；劳动部门负责各类企业工作人员的档案管理。

（二）健全人事档案规章制度。

要建立健全一套完整科学的人事档案管理工作规章制度，使工作有序，有据可依，保证人事档案工作逐步法制化、制度化、规范化，真正发挥人事档案“见证历史”的作用。完善档案的保管、利用、借阅、保密、归档、鉴定制度，及时收集、补充、更新和完善人事档案材料。对收集档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精练，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，使人事档案的收集和归档工作真正做到不丢失、不积压、客观反映事实。

（三）丰富人事档案材料内容。

要紧紧围绕干部工作大局，提高人事档案利用价值，在收集干部基本情况的基础上，不断丰富人事档案材料内容，一是建立干部工作业绩档案，及时将干部的工作情况、工作业绩和在重大活动、重点工作中的表现情况及任务完成情况收入档案，为凭实绩用干部提供必要的依据。二是建立干部能力档案，重点收集个人文化程度、专业水平、继续教育情况以及参加各种资格考试、注册考试等能反映个人才能的资料。三是建立干部认可档案，本着党政干部群众认可、技术人员学术认可、企业人才市场认可的原则，分别建立党政干部考核考察档案、技术人员学术和技术推广成果档案、企业经营者利税档案。通过这些内容，把档案建设成为反映干部面貌的镜子，记录干部成长的录像，以便于组织对干部进行全面了解，使干部档案更好地为组织工作、经济工作服务。

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中图分类号：D630.3 文献标识码：A

1加强事业单位人事档案管理的必要性分析

人事n案是个人履历的记录，是个人参加社会经历的凭证，具有极高的社会价值。人事档案管理工作是国家法律规定的一项基本而且重要的工作。事业单位的人事档案管理工作具备多元化的特点，记载着单位员工的身份，资历，工作表现等等基本情况，这些基本情况与员工的福利待遇，社会保证以及组织关系都有着密切的关系。因此管理好人事档案对于提高事业单位行政效率，提高员工工作的积极性有着重要的作用。

2当前事业单位人事档案管理中存在的问题

2.1传统人事档案管理已不适应新形势发展的需求

随着科技的快速发展，信息技术的全面覆盖，传统的保存人事档案的方法已经越来越不适应新时代的要求。传统的保存方式一直采用纸张保存，纸张质地较脆，容易泛黄撕碎，不仅占用了大量空间，而且不利于信息的查阅。虽然现代使用的是计算机管理，但是计算机记录的是档案的目录，具体的文档资料仍以纸张形式存在，容易造成档案的受损或遗失，给档案的管理造成了巨大不便。

2.2当前人事档案管理工作不适应改革的需求

随着人事制度改革的不断深入，事业单位改革不断推进实施，事业单位将实行岗位聘用制，建立公开招聘、解聘、辞聘制度，人员流动频繁，人员的隶属关系不断变化，仍然靠单位自行管理显然不利于人员的合理流动。在档案内容上，也是按照《干部档案工作条例》中规定的十类进行收集，许多单位没有按照事业单位人事制度改革的需要，补充相应的岗位聘用合同及在招聘录用、解聘、辞聘过程中单位形成的考察性内容。

2.3人事档案管理人员专业性不强难以适应现代人事档案管理的需要

人事档案的管理不是一项简单的工作，它需要管理人员具备系统的专业性知识，以应对管理过程中产生的各种问题。如今很多事业单位的档案管理人员没有经过正规的培训，缺乏相关的专业技能，不能对档案进行程序化和系统化的管理。有些单位甚至没有专门人员对人事档案进行管理，只是在人动时抽调别的部门人员进行临时的档案管理，导致了单位人事档案管理混乱，难以适应新时代管理的需要。

2.4信息技术的迅速发展人事档案信息化管理程度不高

随着电子信息化的普及，各个单位也采用了电脑来管理人事档案。相比纸张保管，电子档案更加的方便实用，成本也较为低廉。可是在许多单位仍旧习惯于手工操作，即使安装了人事档案管理系统，由于系统本身的限制只能把个人信息，档案目录输入，调阅档案仍需要用手工操作，这样既不利于档案的管理，又影响工作的效率。

2.5领导档案意识淡薄对人事档案工作的重视程度不够

事业单位管理工作开展的基础是领导的认同，如果领导缺乏对人事档案管理的重视，将会给单位的档案管理工作带来极大的阻碍。如今不少单位的领导对人事档案的管理意识淡薄，认为只要能做到不遗失，不外泄，能查阅，能调动就可以，造成了人事档案的管理长期处于应付的状态，难以高效的发挥其作用。

3人事档案工作应如何适应新形势的需要

3.1加强领导意识更新思想观念创新人事档案管理模式

随着人事制度改革的不断深入，人事档案管理工作水平得到了不同程度的发展和提高，单位领导应增强档案管理意识，高度重视干部人事档案管理工作，把它放在单位干部队伍建设的高度来对待，正确认识档案工作的特点、地位和作用，从人、财、物等方面积极支持人事档案工作，并将其纳入到议事日程。要建立档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决，要建立人事档案管理达标升级考核机制，对人事档案工作实行定性定量考核，分级分类指导，等级升降动态管理，进一步推进人事档案工作制度化、规范化和科学化建设。

3.2不断完善补充人事档案内容适应事业单位改革需要

随着事业单位机构改革工作的推进和《新劳动合同法》的实施，事业单位正在逐步推行全员聘用制。对于人事档案工作来说，要按改革发展的需要，不断丰富人事档案的内容。例如：员工签订的聘用合同、岗位合同、工作协议、考核、解聘、辞聘，反映工作效益、工作业绩以及参与重大活动项目等材料，对员工的动态管理等情况在人事档案中应如实记录，归档材料的内容要随时补充完善。对于能够反映员工的综合素质特别是文化素质的内容，包括个人文化程度、进修情况、继续教育情况、各项专业技术资格等也应在人事档案中有所体现。随着事业单位机构改革的推进，要不断完善、补充人事档案相关内容，使人事档案工作符合机构改革的需要。

3.3充分运用信息化办公手段提高工作效率

随着计算机技术的飞速发展，信息化办公手段越来越多的应用于人事档案管理过程中，通过建立良好的信息化处理系统不仅可以快速方便的查阅人事档案中的各类所需要的材料，还可以大大提高工作效率。人事档案信息化管理是发展的必然，必须引入计算机辅助系统，进一步提高档案管理信息化水平，确保档案利用安全，档案资料不丢失、不损坏，又保证档案信息不失密、不泄密。

篇（5）

一、街道档案管理工作存在的问题

1.基础设施条件建设较差

目前街道办事处很少有单独的档案管理工作室[2]，一般与杂物间共用，设施简陋，基本环境条件差，没有专人负责安全防护工作，难以达到档案保管的要求。

2.档案管理人员专业素质差，流动性强

街道办事处工作琐碎，工作人员数量较少，工作人员流动性强[3]，并没有专职档案管理人员，导致档案部门的业务培训难以起到一定的作用，形成一种年年培训但很少起到档案管理水平的促进作用，管理人员总体素质不高，管理质量达不到要求。

3.档案规范化管理程度不够

街道办事处的档案管理工作涣散，管理制度不成体系。档案的收集、整理、保管等方面的管理制度落后，档案管理混乱，职责不明确，任务交接不落实，很多档案借出后不知去向，没有专门的档案管理小组进行管理，有的街道办事处虽然成立了档案管理领导小组，但由于执行力度不够，不能够开展有效的档案管理工作。

二、案例分析

针对目前街道档案管理存在的问题，部分城市的街道已经开始提出针对性的?n案管理措施，目的在于加强街道的档案规范化管理，使档案在工作和服务中起到其最基本的作用。

1.鼓楼街道的多措并举提升档案管理工作

（1）加强领导，完善管理机制。鼓楼街道针对基层档案工作基本情况，专门制定了相适应的工作管理制度，细化档案管理工作基本机制，使档案工作做到按规章制度严格执行，实现档案管理工作精细化。

（2）提高档案管理意识，责任制管理。鼓楼街道多次为管理人员提供档案管理的专业培训，提高工作人员对于档案管理工作意识的认识水平。同时，将档案管理工作中的责任，细化分解，责任到人，明确奖惩，全面提升档案工作的自觉性、主动性和创造性。

（3）细化档案工作，精细管理。为加强档案管理工作，鼓楼街道坚持以“收集为基础、安全保管为重要、合理化利用档案为目的”的原则，进行档案的细致化管理。在相应办公制配备专门档案柜，档案就地保存，提高档案利用率和办事效率。同时，积极创新保管载体，支持声、像等档案的收集保管工作，实现从单一纸质载体，向数字化多媒体载体转变。

（4）用“活”档案，服务群众。鼓楼街道坚持档案“贵在利用”，努力用好、用活档案资源。将“以档执法”，与实地走访相结合，建立档案动态补充完善机制，从被动补充到主动完善，从而更好地服务辖区内群众生活。

2.人民街道档案管理的提升措施

（1）提高认识，切实加强档案管理工作的领导

领导重视是做好工作的前提，为加强办事处档案管理工作的领导，人民街道成立档案管理工作领导小组，做到了领导负责制，经办人员将工作做实在，并将档案工作列入年度计划和长期规划中，与街道中心工作同部署、同落实。

（2）加强制度建设，规范档案管理

办事处先后制定了档案工作岗位责任制度、档案的收集、整理、归档、保管等各项制度。同时，办事处按照档案管理要求，制定了单位档案分类方案并对历年归档的文件材料编制了检索目录，对各种门类、不同载体的档案及有关资料实行标准化、规范化、电子化管理。分门别类对各种档案进行排列、编序，做到不同类别的档案不同橱、不同年代的档案不同卷，实现了档案管理数字化，既保护了纸质档案，又提高了工作效率。

（3）强化档案安全工作，做好事前防范

定期进行安全检查，对检查中发现的问题和隐患，采取了有力措施，及时整改，防止发生各种危害档案的安全事故。及时清查霉变蛀虫等现象的档案袋，并做好记录，进行及时修补。

三、提高街道档案管理工作要点

针对街道办事处档案管理存在的问题以及部分先进街道提出的档案管理整改措施，提出以下几项档案管理工作的要点：

1.提升领导重视，增强档案管理意识

首先要加强领导对档案管理工作的支持和重视，调查发现在领导重视的地区，该单位的档案管理工作质量较高。街道办事处的工作冗杂，作为档案管理人员应及时向领导汇报档案管理存在的问题和有待提升的地方。另外，管理者应从各个方面增强档案管理人员对档案重要性认识的意识，在工作中能够认识到自己工作角色的重要性，认识到档案的重要性和潜在价值，认真对待档案管理工作。

2.加强提升档案管理人员的专业素养，吸引复合型人才

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二、当前事业单位人事档案管理中存在的问题

（一）传统人事档案管理已不适应新形势发展的需求

随着科技的快速发展，信息技术的全面覆盖，传统的保存人事档案的方法已经越来越不适应新时代的要求。传统的保存方式一直采用纸张保存，纸张质地较脆，容易泛黄撕碎，不仅占用了大量空间，而且不利于信息的查阅。虽然现代使用的是计算机管理，但是计算机记录的是档案的目录，具体的文档资料仍以纸张形式存在，容易造成档案的受损或遗失，给档案的管理造成了巨大不便。

（二）当前人事档案管理工作不适应改革的需求

随着人事制度改革的不断深入，事业单位改革不断推进实施，事业单位将实行岗位聘用制，建立公开招聘、解聘、辞聘制度，人员流动频繁，人员的隶属关系不断变化，仍然靠单位自行管理显然不利于人员的合理流动。在档案内容上，也是按照《干部档案工作条例》中规定的十类进行收集，许多单位没有按照事业单位人事制度改革的需要，补充相应的岗位聘用合同及在招聘录用、解聘、辞聘过程中单位形成的考察性内容。

（三）人事档案管理人员专业性不强难以适应现代人事档案管理的需要

人事档案的管理不是一项简单的工作，它需要管理人员具备系统的专业性知识，以应对管理过程中产生的各种问题。如今很多事业单位的档案管理人员没有经过正规的培训，缺乏相关的专业技能，不能对档案进行程序化和系统化的管理。有些单位甚至没有专门人员对人事档案进行管理，只是在人动时抽调别的部门人员进行临时的档案管理，导致了单位人事档案管理混乱，难以适应新时代管理的需要。

（四）信息技术的迅速发展人事档案信息化管理程度不高

随着电子信息化的普及，各个单位也采用了电脑来管理人事档案。相比纸张保管，电子档案更加的方便实用，成本也较为低廉。可是在许多单位仍旧习惯于手工操作，即使安装了人事档案管理系统，由于系统本身的限制只能把个人信息，档案目录输入，调阅档案仍需要用手工操作，这样既不利于档案的管理，又影响工作的效率。

（五）领导档案意识淡薄对人事档案工作的重视程度不够

事业单位管理工作开展的基础是领导的认同，如果领导缺乏对人事档案管理的重视，将会给单位的档案管理工作带来极大的阻碍。如今不少单位的领导对人事档案的管理意识淡薄，认为只要能做到不遗失，不外泄，能查阅，能调动就可以，造成了人事档案的管理长期处于应付的状态，难以高效的发挥其作用。

三、人事档案工作应如何适应新形势的需要

（一）加强领导意识更新思想观念创新人事档案管理模式

随着人事制度改革的不断深入，人事档案管理工作水平得到了不同程度的发展和提高，单位领导应增强档案管理意识，高度重视干部人事档案管理工作，把它放在单位干部队伍建设的高度来对待，正确认识档案工作的特点、地位和作用，从人、财、物等方面积极支持人事档案工作，并将其纳入到议事日程。要建立档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决，要建立人事档案管理达标升级考核机制，对人事档案工作实行定性定量考核，分级分类指导，等级升降动态管理，进一步推进人事档案工作制度化、规范化和科学化建设。

（二）不断完善补充人事档案内容适应事业单位改革需要

随着事业单位机构改革工作的推进和《新劳动合同法》的实施，事业单位正在逐步推行全员聘用制。对于人事档案工作来说，要按改革发展的需要，不断丰富人事档案的内容。例如：员工签订的聘用合同、岗位合同、工作协议、考核、解聘、辞聘，反映工作效益、工作业绩以及参与重大活动项目等材料，对员工的动态管理等情况在人事档案中应如实记录，归档材料的内容要随时补充完善。对于能够反映员工的综合素质特别是文化素质的内容，包括个人文化程度、进修情况、继续教育情况、各项专业技术资格等也应在人事档案中有所体现。随着事业单位机构改革的推进，要不断完善、补充人事档案相关内容，使人事档案工作符合机构改革的需要。

（三）充分运用信息化办公手段提高工作效率

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学生档案是指学校在培养学生的教育教学与管理活动中形成的，记录和反映学生个人的基本经历、德才能绩、学习和工作表现、家庭基本信息的，以学生个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。高校学生档案主要包括：学生的高中档案、高考报考资料、高校入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记

录、党团组织档案、毕业生登记表等材料。

1. 高校学生档案的重要性

学生档案不仅对教育和培养、管理与服务在校学生有着重要作用，而且对学生能否顺利就业，甚至对学生毕业后的长远发展也关系重大。学生档案既是个人人事档案的重要基础，又是个人人生档案的重要组成部分。

1.1 学生档案是学生基本情况的记载和在校综合表现的证明。学生档案既是学生基本情况的记载，又是学生在校表现的证明，对于核查新生入学资格与确认获取学籍，具有最直接有力的佐证作用；既是全面了解学生个人历史的有效窗口，又是加强学生思想教育和日常管理工作的重要参考资料。

1.2 学生档案是用人单位可信的依据与日后人事档案的基础。由于学生档案材料真实地记载着学生的成长历史、思想表现、个人素质、实践能力、学业成绩及家庭背景、社会关系等，因此，学生档案是用人单位选择毕业生或高校选拔新生的可信依据与重要参考，是学生就业后人事档案的基础材料，同时也是学校未来校友档案的基础信息。

2. 学生档案工作的存在问题

2.1 各地档案材料标准不一，差异明显。教育部《关于高中建立学生档案的暂行规定》（［84］教中字002号）明确了高中学生档案材料的内容与构成，但各地依此规定而设立的建档要求与标准却差异明显，有的建档案标准系统全面、规范细致，有的却简单粗放。以致有的学生档案内容全面、材料完整、填写规范，有的学生档案材料却只有一、二页纸，过于简要、单薄，有的甚至以学生的高考电子档案代替其中学纸质档案。

2.2 部分人员不认真对待学生档案。主要表现为制作档案材料比较随意，对学生的鉴定总结不全面、不完整，甚至只论学习不谈其他，或只写优点不写缺点；甚至有的学生档案材料不齐全或记录不全面，或是填写马虎、潦草不清等。不少管理人员认为学生学习成绩好则万事大吉，以致平时收集和审核档案材料不及时不认真；有的学生档案袋既不封口也不盖公章，或有密封袋口但不盖公章确认；不及时向有关高校寄送大学新生的档案。

2.3 学生对档案不重视或太敏感。主要表现为不论学生在中学还是在大学期间，都马虎大意不认真填写档案材料，或者三言两语高度概括综合表现，甚至用圆珠笔填写档案材料；部分学生对档案太敏感，甚至不诚信对待档案，填写档案时故意以偏概全或只写优点与成绩，以致档案记录与现实表现出入较大；自带档案太随便、不妥善保管，或出于好奇将自带档案随意拆开；学生在大学新生入学时不按时向学校提交档案，毕业生就业后又常常不及时查找档案，以致急需档案时，难以及时，甚至无法找到。

2.4 日常管理手段不科学、不先进。主要表现为在日常工作中基本没有应用电脑和扫描仪等现代电子设备进行管理，依然停留在传统的手工记录状态；虽有电脑辅助工作，但仍以传统手工为主，缺乏通过计算机网络管理系统进行日常管理，以致查找不便捷、保管不齐全或保存不方便，从而难以甚至无法长久性地追溯查找。

2.5 档案管理制度不规范、不完善。主要表现为不少地方教育行政部门，对于学生档案的管理制度的建立健全缺乏系统性、严密性与科学性，以致更多的学校缺乏科学规范、系统全面的学生档案管理制度，不少高校特别是高职院校也同样缺少健全完善和科学严谨的学生档案管理制度，工作中往往以相对随意的临时通知代替更注重严肃性和科学性的规章制度。

2.6 不重视对学生档案的开发利用。学生档案进到学校后，其日常利用主要表现在核查新生入学资格时审查其档案材料，或者是当学生有突发事件或意外事故发生时或需对学生作政审时而查阅其档案信息。这种简单的利用，显然与国家日益强调的素质教育和更注重因材施教的高等教育发展趋势不适应，更没有发挥出学生档案对于改进教育教学工作与管理服务工作的应有作用。

2.7 用人单位基本不寄档案回执。主要表现为用人单位在收到毕业生档案后，因嫌麻烦或因要花钱而基本不将收档回执寄回学校，或者是有寄回学校但没有在寄档回执上盖公章或没有经办人签名确认，以致事后时间一久难于追查，特别是各邮寄公司基本最多只在寄出学生档案后的一年内提供查询服务，之后则根本无法追查。

3. 对存在问题的解决办法

3.1 完善学生档案制度。为确保学生档案管理有据可依和有章可循，省(市)教育行政部门应根据教育部、国家档案局的相关法规，结合组织人事部门的有关要求等，出台省（市）关于各级各类学生档案的管理规章。就学校内部而言，应根据学生档案管理的基本依据与相关要求，及时制定本校学生档案管理制度，明确细分各单位各部门及相关人员的具体职责，加强精细化管理，并注重管理过程的档案建设，以保证能及时收齐学生档案，并确保有差错时可以追究到相关人员的责任，并可以长久持续地查找学生档案的去向。

3.2 及时恰当选配人员。相比于具备一定的专业、学历、职称与特长，实践证明，学生档案管理员的基本素质更强调具有高度的工作责任心和政治责任感，以及严谨持久的细心、耐心和恒心，否则其工作容易马虎、粗放或者时松时紧，难于严格履行学生档案管理职责。不论学生档案是在学生处或就业中心还是在二级院系管理，或者是在学校档案馆（室）统一管理等，都应按照学生档案管理员的基本素质要求，配备专人负责，学生数在5000人以上的最好不要搞兼职负责制，而应实行专人专职负责制。

3.3 加强档案教育培训。一是对专职与兼职档案管理员加强业务培训，就高校内部而言，主要是对辅导员和班主任等学生工作人员和教务人员就学生档案的作用意义、内容范畴、制作要求、注意事项等进行系统培训，以强化其制作和管理学生档案的责任心与科学性，确保其可以正确指导和制作合格的学生档案；就外部而言，主要是对中学和中专教务主任与班主任加强学生档案的相关培训。二是对广大学生加强档案教育，不论是在中学阶段还是在大学阶段，都要尽早和反复教育学生正确认识档案的重要性，填写基本要求与注意事项等，使其既能够充分重视学生档案的作用与价值，又不弄虚作假、夸大其词或以偏概全地填写本人档案。

3.4 引入电脑管理系统。通过计算机网络管理既可以大大提高管理效率，又有利于丰富学生档案信息和拓展学生档案管理功能。具体做法：一是引入计算机软件公司开发成熟和应用较普遍的学生档案管理系统，这可以简便快捷地提高管理效率，但所需资金投入相对较大；二是结合自身工作实际，组织专业人员编写制作学生档案电脑管理网络系统，这样做所需资金相对较少，但需专业人员加强后继维护。

3.5 加强外部督查力度。学生档案管理工作琐碎、繁杂、持久，其工作的开展除了靠自身的落实外，在督查指导方面主要靠专职档案管理员对兼职人员进行内部督查，或者是依靠专职人员的自查自纠。实践证明这并不够，还需要加强来自外单位专业的督查指导，最好能够推行旨在“以评促建、以评促改、评建结合”的管理制度，推行确有困难的也应加强本单位其他相关部门对学生档案管理的督查工作，通过加强督查以保质量促发展。

3.6 分类总结开发利用。通过全面查阅学生档案上的历史记载，按生源地、是否独生子女、富裕或贫困、专长或特长、城镇或农村、性格内向或外向、不同年龄与成长经历等，分类统计和分析其基本情况，在进行教育教学和学生日常事务管理改革时，多考虑学生档案的相关信息，以因材施教；并可结合建立学校未来校友的档案数据库，以加强对日后校友资源的开发利用。

3.7 强化转递回复机制。鉴于学生档案作用的长久性，为确保可以及时和长久地查找到每份学生档案的去向，应强化档案转递回复机制。具体做法：一是要求机要邮局或邮寄公司在转递学生档案后的一个月内，必须向学校提供一份用人单位签收并盖章确认的档案回执单，否则不支付邮费；二是及时将学生档案转递去向挂在学校网站相关网页上，告知学生凭本人学号与身份证号可登录查询。与此同时还可顺便建立校友档案数据库。

4. 结语

电子档案没有固定的字迹，无法从笔迹上分辨其原始性，我们无法采用与纸质档案相同的标准和方法来判断电子档案的原始性。由于各种原因技术水平的保管相差很大，丢失电子档案的风险时刻存在，电子档案要完全代替学生个人纸质档案还需要一个漫长的进程，因此纸质档案的原始记录性有不可替代的作用。鉴于我国国情与社会发展的趋势，可以预见在相当长的时期内，档案工作包括学生档案工作只会加强而不可能淡化。因此，加强和改进学生档案工作依然任重而道远。

参考文献：

［1］杨莉.浅谈高校学生档案管理工作［J］.云南档案，2008（1）：39-40.

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一、企业人事档案管理的作用

企业人事档案管理能够直接反映出企业人力资源的现状，企业的人力资源管理者可以通过对人事档案的汇总和分析，直接的了解到企业员工的数量、年龄、学历、工龄、专长等基本情况；企业的人事档案管理还能够为企业的人力资源配备提供重要依据，通过对企业人事档案的分析，能够大体的了解和判断出企业的发展水平。企业管理者还可以通过将人事档案的动态变化与企业的发展状况结合一起进行分析，从而很直观的判断出哪些方面的人力资源对企业的发展起到了积极性的作用，哪些方面的人力资源还需要加强和改进；企业的人事档案管理还可为企业的人力资源开发提供依据，企业在发展过程中，必然需要充足的人力资源来作为保障，单独依靠大规模的引进人才不但耗时，还会消耗大量的财力。企业可以通过现有的人力资源进行深入的开发，以满足企业的发展需要，而充分利用企业的人事档案来选人、用人则是最为合理且有利的方法。

二、企业人事档案管理对企业的重要性

企业的人事档案管理是企业对人才的基本情况进行了解和掌握的基本依据。对于企业而言，把好人才的进出关、做到人才的选用工作、全面了解员工特长，通常采取的办法就是通过查阅人事档案，对人事档案材料中所记录的个人素质、思想品行、业务水平等基本情况进行了解，然后进行用人分析和确定。而在企业的内部考核上，企业可以通过对员工的定级、调资、任免、晋升、奖惩等情况的档案材料汇总，来作为考核的重要依据。人事档案管理可以为企业制定用人计划和发展战略提供支持。所以说，企业认真做好人事档案材料的收集、鉴别、整理和保管工作，能够为现代企业的人力资源管理和利用提供良好的条件，也能够为企业的人事数据和信息管理提供依据，进而为企业的人力资源规范化管理提供基础保障。

三、企业人事档案管理对个人的重要性

对于个人来说，不管是调动工作、评定职称、调整工资，还是入党或者离职等，所有手续和证明都会以档案的形式进行保存，并成为其审核的重要依据。企业的人事档案就是每位员工的历史实践证明，并通过职业生涯进行不断的补充。近年来，国家的各项改革政策使得人事档案的重要性更加突出，加强人事档案管理也成为当今企业管理的重要工作任务。比如国家退休待遇调整以后，一些具有高级职称的科技人员或者退休较早的人员，就需要进行职称和工龄材料的确认。这就需要人事档案来作为依据。所以说，加强人事档案管理在现代的企业人事管理中仍然非常重要，人事档案是伴随每位企业员工一生的重要材料，且能够在其人生中发挥重要的作用。

加强企业人事档案管理的措施

现阶段在经济改革浪潮的不断冲击下，企业往往将创造经济效益放在了企业工作的重点上，而对人事档案的管理却重视不足。目前我国大部分企业的人事档案管理仍然存在管理方式落后、档案材料内容不齐全、不真实、人事档案的透明度不高、人事档案管理队伍建设不到位等问题。企业要想实现人力资源的良性发展，提高人力资源管理效率，就必须正视这些问题，采取有效措施来加强对人事档案的管理工作。

一、充分利用现代化的管理手段

为了提高企业人事档案管理的工作效率，应该充分利用现代化的管理技术和管理方法，进而实现人事档案管理系统化、程序化和规范化。利用现代的管理设备，实现信息化管理，使人事档案管理数据能够通过计算机进行记录、存储、查询、分析。采用先进的存储设备的管理软件，以保证人事档案数据的准确性、完整性和规范性。积极借鉴先进的管理方法，使人事档案管理更加科学、合理，保证人事档案管理与企业发展相适应。使现代科技能够在人事档案管理中得到高效应用。

二、健全管理体制，保证人事档案的真实性

企业应该做好人事档案管理的收集、整理和鉴别工作，进而完善其管理体制。企业要认识到人事档案管理的重要性，提高人事档案工作的地位和作用，定期听取人事档案工作的汇报。制定严格的材料鉴别和调查制度，确保每份资料的真实性；对档案进行分类管理，保证材料齐全、目录的清晰和层次的分明；另外，人事管理部门还应该做好人事档案的利用和转递工作，严格执行工作任务，使企业的人事档案管理实现制度化、标准化。

三、加强人事档案管理队伍建设

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党校教务档案是党校校史的重要组成部分，是党校工作业绩的展示窗口，也是党校开展教学、科研，提高教学质量和实现科学管理的必备材料。随着信息化时代的到来，如何更有效地运用现代化手段管理教务档案，则是新时期教务档案管理的重点课题。

一、当前教务档案管理存在的问题

1.收集、管理不够规范

目前，教务档案的管理工作往往得不到学校领导的重视，工作人员对档案管理工作也缺乏足够认识，各科室没有专职的档案管理人员，档案材料收集不齐全、不规范，有些科室只重视纸质档案，而忽视其他介质档案。而且，随着学校的发展，教学不再限于课堂讲授，还广泛开展了公开课，论文研讨，下乡调研，教学互动尝试等活动，所形成的教学档案数量增多，载体也日益多样化。一些党校所采用的仍然是传统的档案管理模式，即组卷、立卷、拟定标题装订等等，工序多，操作难，工作量大。这种方式收集整理的档案，其查准率是可想而知的。

2.内容缺乏系统性

开办党校的最终目的是进行我党理论和工作的宣传以及对党员进行党性知识教育，党校教育的结果应该被记录在案并且形成系统，有助于党校进行教育总结。但是，现实的情况是有些班次的材料在办班结束后没有及时移交给档案管理人员或因种种原因不慎丢失；有些教师科研成果，只报送论文题目，没有按时把科研成果复印存档，导致工作衔接不到位，造成科研成果丢失；有些党员教育工作你开展得很好、效果也十分明显，但是这些教育总结资料并没有形成系统的档案资料被保存下来。对档案资料整理的缺乏直接导致党校教务档案不完整，没有系统性，影响了教务档案的质量和利用价值。

3.信息缺乏共享性

保守秘密是档案管理人员的神圣职责，党校教务档案中包含了大量党校学员的个人信息，这些是必须加以保密的档案内容，但党校教务档案中也包含了很多可以被利用与其他党务工作中的资料，例如对学习班教学效果的总结、党校开办过程中产生的问题及解决方法的探讨等，这些资料如果能够被有效利用，则可以有效提高党校的办学效率。但是，在传统的保密观念影响下，党校教育档案工作存在重保轻用，利用不良的现象。对党校教务信息的共享缺乏导致些弊端：首先，大多数教务档案工作保密多，内需利用多，对外交流共享少，有些重要的、有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，档案管理工作的实际作用被抹杀了；其次，党校教务档案信息资源的开发利用始终处于原始、简单的数据整理状态，信息含量低、封闭，无法实现资源共享，也就无法与外校进行有效交流，致使党校教学本身的质量迟迟得不到提高。

4.重要档案没有专人管理

党校教务档案不仅包括参加党校学习的党员和部分群众的基本信息，还包括党校学习班的教学具体内容、教学实际过程和结果的总结，有些教学过程当中出现的对教学内容的分析和深度反思则体现在参与党校学习人员的日常汇报和笔记中；教务工作人员的科研成果可能保存在各自的电脑上。因此，党校教务档案来源渠道很多，材料繁而杂，没有指定专人管理，很难做到分类明确，归档有序。另外，没有专人管理也使材料容易混杂，使得要找的材料不易找到。

5.缺乏现代化管理手段

档案管理对我国各项事业的发展都具有极为重要的作用，因此，进行现代化的档案管理成为我国档案管理事业发展的主要趋势之一。现代化管理手段的应用时基于档案管理信息化的，这就要求档案管理工作人员必须具备相应的计算机文件处理能力和网络化信息处理能力。但是，党校教务档案管理人员多是年龄较大的工作人员，这些工作人员计算机应用水平普遍不高，较少参加业务培训，管理方面习惯于旧模式，以传统的手工方式管理教务档案，材料分类立卷装订，很少进行档案信息化处理，致使档案提取和调用的效率很低。此外，党校办公系统的信息化建设中的应用软件缺少文档一体化功能模块，使档案信息化工作进展不顺畅，没有办法对教务档案实施彻底的现代化管理。

二、加强党校教务档案管理的对策

1.加强宣传，提高领导的档案意识

教务档案管理人员要抓住时机，加大宣传力度，从而提高有关人员特别是领导同志的档案意识，为做好档案工作打下坚实的思想基础。能够加强档案管理宣传力度的方式包括以下三点：第一，以提高档案服务管理意识为基础进行档案应用性宣传，从档案管理工作的实际作用出发提升档案管理意识；第二，去先进单位观察信息化档案管理的好处；第三，进行档案管理服务改革。对档案管理工作的重视则是实现档案信息化管理的基础，档案管理工作重视与否，关键在领导，如我们市委党校，就专门配备了一名档案管理人员，还配备了计算机、扫描仪、数码相机、刻录机、铁皮柜等。由于领导思想的重视，并从人力、物力上给予大力支持，使得该单位的档案管理工作非常规范。

2.建章立制，规范教务档案的收集整理制度

进行党校教务档案信息化的第二个步骤，就是要对档案管理工作进行制度建设，以健全的档案收集和整理制度作为档案信息化建设的根本。党校档案管理工作部门需要做的是，在《档案法》的基础上，根据国家档案局有关规定，结合新的管理方式，档案网络信息化的要求及学校当前实际，制定和完善教务档案管理的规章制度。具体包括制定和完善教学档案、教师业务档案、学员学籍档案、科研成果档案、基层党校活动档案以及其他档案管理实施细则，特别是要制定声像档案、电子档案管理的实施细则，并对档案的收集、整理、保管、利用等环节做出具体规定，使档案管理进入规范化、制度化、程序化轨道。

3.更新观念，努力实现教务档案管理信息化

随着电子政务在快速发展，各级立档单位所产生的电子文件与电子档案正逐步取代传统载体的纸质档案，档案是否有能力接收和安全保管越来越多的电子文件与电子档案等新型载体档案，已成为衡量档案事业发展阶段的新的标准，档案信息化势在必行。这就要求学校的档案工作者要更新理念，调整思路，切实领悟到教务档案信息化对档案管理工作的实际作用、观察并了解到教务档案的应用对档案信息化建设的迫切需求，从自身的档案工作观念更新出发，将将档案管理的实际操作从手工建档的工作中解脱出来，以“件”为单位整理教务档案，利用计算机录入教务档案信息，建立教务档案信息数据库，实现网络化管理和利用。

4.明确重点，指定专人收集重要档案材料

要根据教务档案的特点，明确各科室收集档案材料的范围，指定专人收集具有保存价值的重要档案资料。如：①文件类：县委、县政府文件、上级文件以及学校制定的教学科研工作文件和实施方案等；②综合类：教学通知、各科室工作计划总结、教学工作会议材料等；③教学类：教学课程表、干部培训进程表、考试安排、考核办法等；④学籍类：各班次花名册、成绩单、结业证及毕业证书、学历证书电子数据等；⑤教师业务类：本校教师以及外聘教师基本情况材料、考核情况、进修情况、骨干教师的培养考核材料、教学评价、教学竞赛和教学奖励；⑥科研类：教学改革方案、下乡下企业调研资料、教学评估和反馈、校际之间的交流材料、情况材料等；⑦教材类：征订的教材、各类教学参考书、本校教师参与编写的教学材料等；⑧其他类：主要包括电子档案、照片档案、录音录像档案、多媒体材料等，只有指定专人负责收集整理，才能使材料归档做到完整准确、系统、规范。

5.严守秘密，处理好教务档案的开发利用与保密的关系

在教务档案的开发利用过程中，要坚持档案工作的保密原则，完善保密制度。同时也要正确处理好所有权、隐私权的关系，档案的开发开放不能危害学校集体的安全和利益，不得侵犯教师和学员的合法权益，对教务档案中诸如有关教师基本情况，对教师的评价、奖惩情况，学员的基本情况等内容应加以保密。要公开上网的，要经过学校认真审核。但对于那些可以及时开放的档案信息，也要及时上网，避免造成信息利用价值的损失，从而使档案的利用向广泛、纵深发展，实现档案信息交流的最大流量和最佳服务，也使档案的社会功能得到充分发挥。

6.加强队伍建设，提高档案管理人员的素质

社会的发展，科学技术的不断进步，使档案工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生了很大的变化。因此，要加强对档案管理人员的业务培训工作，提高他们的综合素质。一是要提高思想素质，营造一种爱岗敬业的良好氛围，具有强烈的档案意识和服务意识以及良好的职业道德和心理素质。二要注重自身学习，主动参加岗位培训，不断提高管理教务档案的水平，做到依法治档。三要成为复合型人才，既有档案管理的专业能力，又要善于运用现代化手段，擅长计算机的应用和网络信息管理的技术。因此，档案管理人员要主动参加计算机等的考试，熟练地运用计算机技术管理电子档案，以便对电子档案管理和电子文件实行“前端控制”，争取做到及时接收电子文件。

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1 人事档案管理现状

目前企业人事档案管理工作,还存在不少问题,主要表现在: 随着市场经济的发展,工作中心的转移,组织人事政审工作相对减少,原来计划经济用人单位招人时遵循的是“先审阅人事档案管理后决定是否接收”的思维定式和工作套路,在人才流动频繁的今天被逐渐打破,许多单位用人不再审档,认为人事档案“没什么用了”、“作用低了”,特别是私营民营企业等没有人事主管权的非公有制单位,怀着一种要不要人事档案管理无所谓的态度,根本就没有设立档案管理部门。对人事档案管理的要求有所松动。有些企业尽管有人事档案管理部门,但由于负责管理负责的是企业的组织或人事部门,这些部门不能为企业带来直接的经济效益,所以企业决策者对人事档案管理工作不十分重视,在管理制度、管理手段、管理模式、管理人员等方面存在许多问题:不严格执行《人事档案管理材料收集归档规定》,没有形成自己的实施细则和制度,在执行过程中存在不严格现象;有些企业因办公用房紧张,人事档案管理室一直和办公室在一起。企业减员增效,人事管理人员编制不足,人事管理工作量大,人事档案管理都是其他非专业人员兼管,在人事档案管理手段上,因为没有单独的计算机和人事档案管理软件,管理人员还一直采取手工编辑、检索,致使人事档案管理材料不能及时归档整理,存在人事档案管理资料不完整、收集、归档工作被动、不及时;有些企业管档人员在管理上流于形式,仅充当人事档案管理“保管员”的角色,对接收到的员工人事档案,只是在原人事档案管理袋上直接编号就万事大吉;这种不规范的操作导致了人事档案管理内容不全、管理混乱等问题,影响了人事档案管理工作的严肃性,降低了人事档案管理工作作用,更谈不上为企业决策者提供第一手资料了了。上述这些对人事档案管理欠缺的认识和做法,势必会影响人事档案管理在人才资源开发中所起的作用。

2 有效的维持、促进企业快速发展

2.1 促进企业发展

作为人才信息缩影的人事档案，是各类人才在社会实践活动中形成的原始记录，全面地记载着职员的基本情况,反映着每一个职员个人经历和能力表现。准确、齐全、完整的职员人事档案是企业全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。是促进人才合理配置和合理使用的依据,保证人才队伍素质的重要措施,特别是对专业技术人员职称晋升、干部选拔方面有着重要的意义。认真搞好人事档案管理,就能为企业决策者提供准确、齐全、完整情况。人事档案工作是组织人事部门工作中的一个重要部分，做好企业人事档案管理，是做好人事工作的基础和前提，在企业发展中具有举足轻重的作用。

2.2 是发掘人才的重要依据

企业管理关键要素是人首先要服务好人，才能做好管理工作。因此，现代人力资源管理必须坚持“以人为本”宗旨，充分调动职员的积极陛和创造性。加强企业人事档案的管理工作，是将静止的人事档案变换为动态的激励手段，让职员能够感受到组织对他的关注、关心和承认。企业人事档案既能体现企业的文化特色，又能为企业管理者和职员共同感受并共同参与。企业文化的人文性表现在充分尊重人的因素、尊重人格。实行人性化管理，创造条件，满足人们实现自我价值的愿望；鼓励人施展才华，取得成就，从而相互激励、相互帮助、共同发展。企业通过科学有效的人事档案管理，充分调动人的主观能动性，发掘人的智力资源，鼓励人的创造劳动。变压抑为激励，改贬斥为弘扬。成分显示人文特性。

2.3 便于人力资源管理

社会主义市场经济条件下，各类专业技术人才的流动日益频繁，一份翔实、完整的个人人事档案，对于新单位领导掌握应聘者的基本情况，正确使用新的人才将起到重要的作用。通过查阅个人的人事档案，就可以掌握其品行、背景、以往的工作实绩诸要素，增加企业对聘员的信任程度和认可程度。既是企业选用人才和人才日后晋升提拔的重要参证，也是择业人员量己之才选择行业、部门的“谋士”。双方的“知己知彼”，能扼制某些企业和个人盲目选人、择业的“自”，更利于“人才与用人单位是市场经济体制下活动的主体”这一社会功能的充分发挥。

3 人事档案管理中应该注意的事项

3.1 采取措施，防止弄虚作假

领导干部、人事部门档案管理人员要认真贯彻执行党和国家有关人事档案管理的方针政策，坚决遏制人事档案中弄虚作假的现象。切实做到分工明确、责任到人，定期检查，有错必纠。一经发现弄虚作假现象，不仅要追究填写人的责任。还要追究主管领导的责任。因此，要加强企业人事档案法制建设，强化人事档案行政执法建设，使人事档案行政部门勇于执法，善于执法，真正做到有法必依，违法必究，从源头上防止人事档案信息失真情况的发生。

3.2 增强法制关念，提高人员素质