合同档案管理方法汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇合同档案管理方法范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

篇（1）

关键词 科研项目；合同档案；管理

科研项目合同档案是记载科研项目合同履行全部情况的文字资料，具有突出的依据凭证性、形式与内容的规范性程序较高、时效性强等特点，这些特点决定了科研项目合同档案的特殊性和重要性。科研项目合同档案是维护合同双方的合法权益，履行合同和解决纠纷的依据，同时为科研生产、经营管理提供依据和参考，是科研活动不可或缺的重要组成部分，所以我们要重视科研项目合同档案管理工作，不断创新工作思路，探索新的管理模式，实现规范化管理。

一 、类别

我所对科研项目合同档案进行了梳理，根据不同的内容和特点，将我所的科研项目合同主要分为以下几类：1. 科研生产合同：主要指型号科研、预先研究、装备生产、维修保障等方面的合同。2. 仪器设备合同：主要指外购仪器设备、非标设备等方面的合同。3. 基本建设合同：主要指工程建设等方面的合同。4. 其他合同：主要指其他类合同。

二、存在的问题

由于科研项目合同档案种类繁多，又有其特殊性，在收集、整理中容易出现以下一些问题。

（一）归档不完整。如合同附件或合同中提到的文件资料，归档不全现象时有发生，给合同档案的管理和利用带来不便。

（二）合同签署信息不完整。个别合同没有合同签署日期，签字盖章信息不完整，影响了合同的准确性和有效性。

（三）存在复印件、圆珠笔书写等现象。归档的合同中，如委托授权书等文件，经常出现复印件现象；签订合同时，随意使用圆珠笔等不耐久字迹材料。

（四）存在归档计划落实性差。出现随时归档或者集中大批量归档等现象。

三、管理的方法和措施

档案部门应及时掌握及归纳科研项目合同档案管理工作中存在的问题，采取有效的方法和措施，有针对性地改善合同管理工作，不断提高合同档案管理水平，满足企事业单位科研生产经营管理各项工作对档案管理的要求。

（一）健全制度，落实管理。科研项目合同档案有别于其他档案，在收集、整理、归档等方面存在很大的差异性，较难和其他项目同时归档 ，故我所档案部门与合同相关的管理部门进行了沟通，在执行档案管理标准的基础上，结合档案管理工作的实际情况，于2012 年起，将我所把合同档案作为专门档案进行管理。建立并修订完善了相关的制度来规范和实施，进一步明确了归档计划、归档范围、归档时间和归档要求，在合同规范化管理方面取得了一定的成效。从而使合同档案及时、完整归档有了制度保证，为进一步提高合同档案管理水平提供了坚实的保障。

（二）实现网络管理体系。根据科研项目合同档案的特点和要求，实行网络管理体系，由档案部门集中统一管理，专门负责收集、整理、管理全所的合同文档，同时档案部门负责监督指导各部门的合同管理工作，以确保档案完整、完全和有效地利用。各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名专门人员负责合同文档管理。建立合同档案管理网络体系，明确职责，强化责任，才能事半功倍；同时进一步深化职能，加强档案管理与业务部门之间的业务交流和工作沟通，有序开展科研项目合同档案管理工作。

（三）明确管理程序。我所领导非常重视科研项目合同的制作过程，规定了合同档案必须如实记载合同签订、履行的真实情况。在合同签订前，必须将记载的全部内容，经过各相关部门领导的校对审核，由主管的所领导批准，还需要法律顾问室对法律方面审核同意后，方可签订合同，对合同档案的正确性、系统性、完整性负责，程序严明，要求明确，进一步降低风险，依法维护单位的合法权益，使合同档案充分发挥其突出的依据凭证性作用。

四、采取有效的管理措施

馆藏档案质量的好坏、完备与否，取决于档案的收集整理工作。在利用合同档案时，要充分发挥合同档案的宝贵信息，就必须有计划性地做好收集、整理等工作，同时因地制宜做好科研项目合同的归档管理工作，才能积极主动地为全所人员提供利用，使档案的作用得到充分的发挥。

（一）制定归档计划，主动介入。考虑到有些科研项目合同档案有其独特性，正式签订后需要办理免税等手续。所以，合同签订后不能马上移交归档，故建议采用按年度归档比较可行。

要做好档案合同的管理工作，必须制定完备的计划，每年年初，根据合同档案管理网络体系，档案部门要求各合同管理部门，列出预计当年新签合同清单，写明合同名称，合同数量、金额，合同甲乙方等基本信息，便于档案人员发挥主观能动性，配合业务部门有计划、有目的地开展未签或新签的合同或补充协议等的检查和指导工作，主动介入，保证科研项目合同材料完整、齐全、准确。

（二）归档时严格把关。由于合同档案的种类繁多，所以应该根据实际情况，严把归档质量关，认真做好归档接收工作。合同档案的整理应当由归档责任人负责并在归档前进行，列出合同归档清单，按照所内统一的合同编号进行系统排列。认真检查，为合同的真实性和完整性负责，检查时重申归档的合同必须为原件，合同的书写材料必须符合持久性耐久性的要求，合同附件必须完整、准确，合同中提到的相关培训材料及验收依据等必须归档完整。加强对合同的档案管理，完整保存与合同相关的证据材料，纠纷一旦发生，可以及时运用档案记载的内容，依法维护单位的权益，所以，我们必须重视科研项目合同档案的收集、整理和归档工作，严把归档质量关。

（三）归档、组卷工作。对于合同档案的管理，我所主要借助于信息化管理手段，开发了一个合同管理平台，增加了一些合同特有的字段和检索方法，在合同的管理方法上有了一定的突破。各合同管理部门按照要求，随时录入新签合同信息，贴上各部门唯一的条形码，便于档案人员及时掌握合同信息，及时开展检查指导工作。待合同信息完整齐全后，一般于下一年年初，通过合同管理平台网上移交，档案部门仔细检查核对合同信息后扫入条码，正式组卷。

篇（2）

合同管理是保障建设工程勘察设计有序进行的依据，我国《中华人民共和国合同法》中，对合同管理提出了明确的要求，而且建设工程行业中，也在合同管理方面提出了新的规章、规范，充分发挥合同管理的作用。合同管理措施，是一项重点的工作，与合同应用存在直接的联系，建设工程勘察设计中，必须全面落实合同管理措施，便于完善合同的实践应用。

一、建设工程勘察设计的合同管理措施

建设工程中，为了规范勘察设计的方式，促使其符合市场原则，在合同管理中落实《建筑工程勘察设计合同管理办法》，要求建设工程严格按照管理办法控制勘察设计。建设工程中，既要履行合同管理办法，又要遵循市场原则，因此重点分析建设工程中，勘察设计合同管理的措施。

1、细化合同管理的办法

合同管理措施中，需根据建设工程勘察设计的实际情况，细化合同管理的办法，严格划分勘察设计中的技术责任，利用合同的方式规定相关的权益，同时确保权益的合法性[1]。首先建设工程在勘察设计中，依照规定内容，要求双方签订合同，合同内的条例对工程中的新建、改建等都存在规范性；然后按照建设工程市场的实况，规定合同管理，以免合同中出现违规的内容，确保合同管理的细节部分；最后依照合同中的条例，细化双方的责任，如果合同双方提出不同的建议，也可采取书面的形势进行约束，主要是针对可能发生的纠纷，提前进行规范，保障合同管理措施的可行性，满足建设工程勘察设计的实践需求。

2、强化合同管理监督职能

监督职能是合同管理中的有效措施，发挥合同在建设工程勘察设计中的作用。由于建设工程现场的环境、地质不同，所以不同建设工程内，勘察设计的行为、活动存在差异，也就表示合同管理的措施中存有差别，在合同管理中采取监督职能的方法，有利于辅助合同内容，为建设工程勘察设计提供指导策略，促使勘察设计能够与周围的自然环境、地质环境保持和谐性[2]。

3、深化合同管理的法规控制

法规控制是勘察设计合同管理中的一项方法，因为建设工程勘察设计中，双方签订合同后，合同已经具有法律效应，采用法规控制的方法管理合同，可以充分发挥行政部门的责任，维护勘察设计现场的秩序。建设勘察设计中出现违法行为时，行政部门可以要求司法机关依照合同进行审判，如果当事人对处罚有异议，也可实行复议或诉讼，表明法规控制管理方法的公平、公正，也能体现出合同的执行权力。目前，各地区建设工程勘察设计中的合同管理，非常重视法规控制的应用，以此来规范合同的管理方法，提高合同管理在建设工程勘察设计中的规范性水平。

二、建设工程勘察设计合同的档案管理方法

建设工程勘察设计的合同管理，属于一种委托的行为，具有服务的特性，而公款支付、经济处理等事务，都是由勘察设计合同进行调解的，为了提高建设工程勘察设计合同管理的水平，需深化档案管理的工作，积极落实档案管理方法，服务合同管理措施的应用。

1、收集合同档案的资料

档案资料收集，是合同管理的基础部分，全面收集合同中的资料、内容，考虑到经营业务的影响，合同档案的收集面临着一定程度的困难。合同管理中，本身涉及到大量的勘察信息，应该保障勘察设计的真实性，以便确保收集资料的完整性，预防合同丢失或缺陷[3]。建设工程勘察设计中收集合同资料时，积极完善管理工作，合同管理人员需要提高对资料收集的重视度，主动进行合同档案中的材料收集，按照合同管理的需求，规划档案中的材料内容，随时做好接收资料的准备。

建设工程勘察设计单位，遵循资料收集的相关要求，明确档案资料的范围，在合同管理中深化档案的作用，充分发挥合同管理的实践价值。一般情况下，建设工程勘察设计中的合同管理，进行收集的材料有：（1）勘察中标时的资料，包括勘察地点、费用以及方案，经相关部门签字认可的备案资料；（2）勘察登记的所有表格资料；（3）合同中涉及到文件、资料。资料收集完成后，才能保障合同管理的完整性，完善合同的管理过程。

2、归档合同管理的资料

合同管理时的归档行为，降低了合同管理的困难度。管理人员在归档合同资料的过程中，对合同重新进行审视和审查，明确合同中的管理要求。建设工程勘察设计的合同管理中，不仅要管理合同的相关事宜，还要对文件资料进行归档处理，文件资料是合同管理中的根本，也是履行合同内容的主要依据。因为勘察设计的合同缺乏制度性的管理，部分合同管理中的资料，仍然留在经办部门，没有实现系统性的合同管理，所以采取资料归档的方式，实现合同管理的系统化，快速收集分散的合同资料，由管理部门进行收集，以免合同资料管理时出现缺陷。

合同档案是管理的重要部分，管理人员在归档合同资料时，应该检查合同档案是否存在资料缺失的情况，确定资料的真实性，存有缺失的合同资料，不能进行归档管理，要求经办人员整理齐全后，重新归档，树立合同资料完整归档的意识。

三、建设工程勘察设计合同管理的实践分析

建设工程勘察设计合同管理的实践，规范了合同管理的行为，一方面维护合同本身的价值，另一方面规划合同管理的手段。

1、委托方的合同管理

合同中规定，建设工程勘察设计的委托方，需要向承包方提供工作资料，而且要负责工作资料的真实性。合同管理时，根据委托的内容，执行相关的合同条例。例如：委托的工作是工程勘察，在勘察前期，完成勘察技术的规划，并且附图，提供勘察设计中的技术资料。

2、承包方的合同管理

承包方的资质、能力要符合委托方的要求，由建设工程勘察管理部门，筛选符合要求的承包方，由此承包方与委托方建立合同关系。委托方的合同管理中，应该遵循合同的现行标准，承担相应的设计工作，如承包方违反合同而造成经济所示，按照合同中的违约规定进行赔偿。

3、合同文件的编制管理

建设工程勘察设计中，委托方有可能提出变更要求，此时需针对变更的项目，重新编制合同文件，委托方依照合同中的要求，负责承包方实际工作中的增加费用，严谨管理由合同变更引起的费用或责任问题。

4、勘察合同的监督管理

监督管理实践中，落实勘察设计合同中的内容，监督合同管理的执行力，保障双方的权益，体现合同管理的实践职责，完善合同管理中的实践活动，保障建设工程勘察设计的优质行为。

结束语：

合同管理对建设工程勘察设计具有基础维护作用，辅助解决勘察设计中的合同纠纷，提供相关的依据。合同管理的工作内容，符合勘察设计的特殊性，在管理措施中实行档案管理方法，同时结合条例应用，强化合同管理的工作内容，发挥合同管理的作用，体现合同管理措施应用的积极性。

参考文献：

篇（3）

一井水：合同档案是按文种划分的，而企业档案分类是以工作职能来划分的，如党群、行政管理、经营管理、生产技术管理、产品、科研、基建、设备仪器、会计、人事等十大类，每类都可能涉及合同档案，因此，属于哪类合同归到哪类进行管理。

Zhoumingming：合同比较多的单位，把合同单独设成合同档案门类比较方便管理。而且，科怡软件公司已经把合同档案单纯设置了模块。其目录按“档号、合同名称、合同编号、责任者、甲方、乙方、签订日期、金额、备注”等子目录项来设置，查找方便。

后发制人：如合同数量不是很多、比较零散时，可不单独设置模块，将其归入对应门类便可；如合同数量较多也相对集中，最好另设一个模块单独管理。

zzia050406220：比较合理的管理方法就是合同整理时分散到各个类别的档案中去，像“一井水”所说，属于哪一类就归到哪一类去，在管理系统中建立合同数据库，将合同的基本信息，如编号、名称、合同对方、合同属性、金额、履行情况、整理互见号等详细著录。既保证原有档案间联系，维护其完整性和系统性，又实现了检索和利用的便捷性。

savvy：还有另外一种方法，那就是实体集中存放，然后，通过档案管理系统，将相应的条目或者数字档案放到对应的类别里去。

郭东升：一般说，不将合同入在会计类、人事类。牵涉这两类的合同一般应入其相关行政管理类、经营管理类。国家档案局已经出台了企业档案实体分类整理规则，应该依照规则结合本企业实际贯彻执行。作为企业，国家为之出台的分类暂行规则，是本单位制订分类方案的基本依据。企业应该以此为基本框架，结合单位实际编制本单位的分类方案。

Smxlhy：同意一井水的观点，合同档案应归入相应类别，并区分不同价值来保持文件间有机联系。

一井水：合同是一类文书的名称，而不能把它作为一类档案，企业档案基本是按照工作职能来分类，每一项工作职能都会形成相关合同档案，并不需要人为拆散合同，而是按照合同形成部门与内容归入相关类别即可。如合同档案再单设一类，那施工合同归入基建档案行，归入合同档案还行，就不具有唯一性了。

Savvy：我们单位的合同工作由专门部门进行主管，并按季度形成管理报表。合同管理有对应的主管职能部门、规章制度和工作人员，本身已形成独立的工作体系。确实合同存在多种分类属性，很多从属于项目。我们的合同由于分部门保管，也很自然形成了各总部特点的合同档案。从档案整理的角度来分析，其实，已经区分了部门(工作职能)和年度，但作为相对独立的一项工作，把合同档案单独管理更为恰当。

郭东升：在企业档案整理中，同一类目的合同数量多，应该单独立卷。而不可用形式分类法将其单独设类。属于不同类目的合同，应该归在不同类目里。

马帅章：合同应与其涉及事项放在一起，保证了某一项工作档案资料的完整性，也便于在利用合同档案时根据关键词有效检索出来。将合同档案与其所归属事项相关资料存放在一起，管理利用都很方便！

Zhoumingming：合同档案能否单独设类，主要看是否方便查找利用，不要机械地用传统管理模式来约束它。对于产生合同数量特别多的单位，如何将合同档案与其所归属的事项相关资料存放在一起呢？

马帅章：合同数量特别多的意思如何理解呢？即便是特别多的话，依然可以与所归属事项资料放在一起，这样，也便于理解合同内容涉及事项与合同的来龙去脉。单独将合同拿出来分为一类，可在以下两种情况应用：一是全部档案的主体以合同为主，二是所有档案中合同利用率特高，而其他档案利用率平平。

小鱼儿：针对合同档案的管理问题，各单位应根据具体情况具体对待。机关事业单位往往合同比较少，大都依据《规则》按文书档案整理方法进行了归档，既保证了文件材料的完整性，查找利用起来也比较方便。企业单位，往往企业合同比较多，可把合同单独设为一类，便于更好地为企业服务。比如，我们为一民营企业指导，在帮助其制订分类方案时发现，企业的各种证照、验资报告利用率比较高，如果分散归档不易利用。我们针对企业的具体情况，就把各种证照、验资报告单列了出来。虽然，不太符合档案管理的相关规则、规定，但得到了企业的认可。

Savvy：证照、章程、验资报告使用非常频繁。这三者一定要单独和别的文件区分开，我单位采用的是“复印+扫描”双套制。这类材料都属于产权档案。

zhouya1117：1.在合同档案相对较少的时候，合同档案自然不必单独设类，属于不同类目的合同，应归档在不同类目中；可采取双套制的方式，复印一套合同集中后做成资料，方便查阅利用。2.在合同档案相对很多的时候，尤其是针对某些特殊系统、特殊单位，就应单独设置类目对合同档案进行管理。

郭东升：我赞成合同档案的管理应该根据实际情况而定的观点。但我以为，无论合同多少，属于不同类目的合同，应该归档在不同的类目中，即使在合同档案相对很多的时候。试想，一级类目如果是合同类，行政管理类、生产技术管理类、产品类、设备类、基建类等都要归为此类了，就会平行类目交叉、上下类目互不从属，类目混乱不言而喻。

龙正义：如数量比较多，可专门划为一类；如数量较少，则可归入文书档案之中；如是跟某个项目有关，则放入该项目档案之中，这还是传统的管理手段。如实现了高度的信息化管理，那所有文件不分种类全部可以大流水排序，所谓的分类只是文件的一个标签而已。如找某个档案，通过标题、编号、年度、责任者等要素来检索，甚至可全文检索，还可自动相似性排序，跟该文件内容相关的文件都可以自动排列出来。这时，档案实体如何分类如何排序已经不重要了。

Savvy：近期，我们就遇到很现实的合同管理问题。要求汇总全部合同目录，正本的保存也在商定保管方案。初步拟订三种方案，一是高度集中；二是维持部门分别保管；三是分类管理，有统有分。

小刀：汇总合同目录一由档案管理部门弄，二或由合同管理部门弄，我们这边多是合同管理部门弄的，相当详细。保管方案还是集中管理便于管理，利用上应该也不存在影响因素，是我就选择高度集中。

亓晓华：据了解，有些单位对部分应归档的合同、协议、房屋产权文件等经济类档案文件资料归档不及时，甚至根本不归档，长期滞留在经办人或单位负责人手中，甚至还有的认为这些资料已无用而销毁。致使该归档的资料流失或残缺不全，产生诸多危害。要做好合同档案的管理，我认为，须做到以下五点：1.加强合同档案归档的宣传工作，规范合同的文本格式，增强职工的档案意识和法律意识；2.把好合同档案归档的关口，确保合同协议的及时、高效归档；3.对归档的合同档案要进行科学、细致的分类，以便查找利用；4.档案工作人员要改变以往的“等待”归档意识，变“被动”为“主动”；5.逐步实现合同档案管理信息化，进一步加强合同档案归档管理。

月色微凉：本人根据公司情况，做了一个《合同档案整理指引》。

一、范围：本指引中的合同是指公司及所属各单位与其他民事主体签订的各类合同。

二、合同整理要求：1.本指引中的合同档案必须是合同签订双方按合同要求签字、盖章已生效的合同；2.各类合同的文本（正、副）及其相关附件资料随合同一起归档；3.合同档案是公司档案全宗的重要组成部分，必须由各项目公司的综合档案室统一管理，任何部门和个人都不得擅自扣押、丢失、修改、销毁合同档案。

三、合同整理方法：1.收集。（1）对方先盖章的合同：合同签订后，由各经办人拿到行政人事部或综合管理部盖章后，由盖章人即时留存一套合同原件、合同相关附件及合同审批件一同归档；（2）我方先盖章合同：各经办部门专（兼）职资料员负责对由我方先盖章的合同跟进直至合同签订完毕，在收到双方盖章生效的合同原件后，即可归档到行政人事部或综合管理部档案保管人处；（3）合同履行中如发生合同纠纷，承办人员应将处理合同纠纷的文件在签字或生效后，及时向本单位的档案部门移交归档，档案部门应将这些文件收集齐全后归入企管类档案。2.整理。（1）合同档案实行按件归档的方式；（2）合同档案按年度—保管期限来整理，同一年度、同一保管期限内按时间顺序排流水件号，并按件号进行排列、存放。3.确定保管期限。合同档案的保管期限分为“永久”、“30年”、“10年”、“5年”四个期限，在档号结构中，用数字分别表示为“1”、“2”、“3”、“4”，即永久为“1”，30年为“2”，10年为“3”，5年为“4”。4.编页。5.盖档号章。（1）合同档案号的形成：全宗号—分类号—年度—保管期限—件号；（2）盖档号章的位置：文件右上角，尽量不要压盖原合同内容；（3）填写档号章里的内容：类别号为“H”；年度一般以合同里盖章处的签订日期为准；保管期限填写：“10年”“5年”等；件号以合同在同年度同保管期限下的流水号作为件号。6.信息录入。将合同基本信息录入电脑。7.扫描。将整理完毕的合同档案进行扫描。8.装盒。（1）统一年度统一保管期限档案装一盒，数量多的可以分盒装，但是件号保持连续；（2）每一盒内部合同档案装盒顺序：卷内备考表置于盒底，中间是归档合同档案，上面是卷内目录。9.上架排列。合同档案装盒后同一年度同一保管期限的合同顺序从上至下从左至右排列。

篇（4）

中图分类号：G717

文献标识码：A

文章编号：1673－2111(2009)04－053－03

作者：胡娅丽，湖南体育职业学院办公室；湖南，长沙，410014

学籍档案管理是教学行政管理的重要内容，它对学校领导和教师全面了解学生情况，并及时改进教学管理和教学方法均起着重要作用。教育的进步，高校改革的深化，对学籍档案管理工作的严肃性、准确性和适时性，提出了更新、更高的要求。因此，学籍档案管理人员要不断的研究学籍档案管理过程中的新问题，拓展新的工作途径，充实新的工作内容，寻找新的管理方法，以适应新形势的需要。

一、高职院校学籍档案的主要内容和主要作用

(一)高职院校学籍档案的主要内容

学籍档案是学生从入校到毕业分配的整个在校学习过程的原始记录，是学生在校期间学习、考试、实习和社会实践等一系列教学活动中直接形成的具有保存与利用价值的文件材料。依据根据《中华人民共和国档案法》和国家教委《普通高等学校档案管理办法》，结合高职院校的实际情况，高职院校学籍档案主要包括：(1)招生计划、新生名册等；(2)在校学生名册，新生登记表，学生学籍卡片、考试成绩卡，学生学籍变更(休学、复学、转学、转专业等)的材料；(3)学生职业技能培训参训情况和所获证书统计表；(4)各年级实习计划和实习单位合同、学生实习情况、实习报告和实习成绩；(5)学生奖惩材料：获奖、评优、处分等；(6)毕业证书和发放登记表：(7)毕业分配单位统计表和签约单位合同；(8)扩展材料――毕业生跟踪调查统计情况：使用单位对毕业生质量的意见、毕业生社会满意度调查、优秀毕业生情况和典型事迹等。

(二)高职院校学籍档案的主要作用

学籍档案对个人、学校和社会都具有重大价值。(1)对个人而言，学籍档案记录的内容是评价学生在校表现和学习情况的依据。因此，学生在校期间，通过了解学籍制度，可以明确努力的方向、规范自己的行为，并有意识地遵循有关规则，从而促进良好学风的形成。学籍档案作为学生在校期间真实情况的证明，学校可据此为学生开具相关证明。(2)对学校而言，学籍档案的建设是学校基础性建设之一，学籍档案的管理是学校日常管理的重要部分。好的学籍档案管理制度可引导教学活动的有序进行，有效降低学校管理成本。・学籍档案管理工作的规范化、科学化和标准化水平在一定程度上体现着高职院校的教学管理水平。加强学籍档案的管理，可大大提高职院校的管理水平。(3)对社会而言，学籍档案是用人单位挑选人才的重要参考依据，学籍档案的完整性、真实性在一定程度上影响单位对学生的评价。此外，用人单位对毕业学生的反馈情况进行统计分析和评价，可以为学校拟定人才培养方案提供重要依据，有助于促进高职院校向社会输送全面发展的、社会迫切需要的合格人才。

二、高职院校学籍档案管理的现状

高职院校对学籍档案工作在宏观上普遍比较重视，现在许多高职院校不仅安排政治素质好、责任心强、学历高的同志从事档案管理工作，而且提供了比较完备的硬件设施条件。但是，高职院校学籍档案管理在微观的具体管理上，还存在不少问题，主要体现在以下几点：

(一)学籍档案自身的问题

1、学籍档案繁杂：这是由目前高校自身的教育形式决定的。许多高校不仅有学历教育，还有非学历教育。学历教育又分脱产学习的全日制教育和业余学习的成人教育，成人教育又包括大专教育、专升本教育、远程教育。非学历教育的名目则更多，如短期培训、单科教育、证书教育、职业技能认证等。而每个学员的个人档案又包括新生录取审批表、登记表、名册(含照片)、学籍变动档案(如转学、休学、复学、转专业等)、在校各科成绩登记表、毕业生登记表、短期学员名册、成绩册、结业名册等。如此，学员从入学到毕业所形成的学籍档案材料就相当繁杂。

2、学籍档案缺损：高职院校学籍档案的缺损表现在材料不齐全，不完整。有些学院、分校在填写学籍档案材料时，没有逐一填满；有的竟然在毕业生名册上没有填写毕业生情况，给日后的学历核实、查找带来了困难。

3、学籍档案模糊：学籍档案除漏填现象比较严重之外，另一个严重的问题是填写时书写不工整，字迹潦草，而且多处有涂改的痕迹。有的用圆珠笔或铅笔填写，时间长了档案内容往往模糊不清、难以辨认，客观上削弱了高职院校学籍档案的凭证效用。

(二)学籍档案管理问题

1、学籍档案整理不规范：主要存在以下几种情况：一是编排混乱，同一学院的档案材料年度互相穿插：二是组卷、装订不规范。组卷没有严格规定，没有按学院(或分校)、系、专业的层级关系组卷，有时两、三个系、或几个专业一起组卷。

2、学籍档案管理不严：在学籍档案里竟然发现有假材料，还有篡改学籍的现象，严重违背档案真实性的特点。每年开展干部学历、学位档案核查，档案部门就可能发现不少假毕业证书、假证明。这虽然绝大多数是社会上不法分子的行为，但是与高校部门操作不当、管理不严也有一定的关系。

3、学籍档案检索不先进：高校自2001年实施《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》之后，1991年(含1991)以后的学籍全部实行网络化管理，电脑检索，查询十分便利。但1991年前的学籍档案资料却仍是手工查找，加上以前的档案资料杂乱、不规范，使得查找相当困难。

三、对高职院校学籍档案管理的几点思考

(一)增强学习意识：既要学习相关的党的路线、方针、政策和法律法规，以保证工作中能依法办事，又要掌握计算机技术、统计分析等专业技能；既要坚持孜孜不倦地自学，又要虚心向老同志请教；既要加强理论知识的学习。又要积极参加实践锻炼。

(二)增强服务意识：学籍管理工作事关学校的发展和学生的前途，学籍管理工作者必须时刻牢记党的全心全意为人民服务的宗旨，在工作中摆正心态，绝不能唯利是图。

(三)增强政治和法律意识：学生学籍管理有着严肃性和规范性的特点，学籍管理工作者的一切行为都不能违背党的路线、方针、政策，不能违背国家的法律法规。同时，必须时刻保持清醒的头脑，认清学籍管理工作的严肃性，自觉抵制不良风气的影响。

(四)增强创新意识：在学籍管理工作上，一些旧的学籍管理文件、学籍管理方法和学籍管理手段，已经不再适应时展的需要，必须大胆改革。学籍管理工作 者要勇于探索、敢于创新，淘汰不适应要求的旧方法和旧手段，把新的管理方法和手段运用到学籍管理工作中。

(五)增强统计分析意识：学籍管理工作者应该用好统计知识和统计分析手段，及时、真实、准确地为学校有关领导提供有关学生的学习成绩分析、教学计划的调整和完成情况的资料统计以及分析结果，以便领导能采取有效措施，保证教学质量的不断提高。

(六)运用好现代化技术：学籍管理是一项严谨细致的工作，许多信息用手工处理非常困难，为此，可以运用适合实际需要的计算机软件，并通过计算机网络技术对学生的学籍进行管理。

四、高职院校学籍档案的管理办法

正确认识目前高职院校学籍档案管理中存在的问题，制定科学的管理方法，就显得尤为重要。高职院校有关职能部门应切实加强和完善学籍档案管理工作，着重做好以下几方面的工作。

(一)不断完善管理制度

随着高等教育的不断发展，学生学籍管理部门必须结合具体情况，对细则进行适当合理的修订，使之日趋完善。不断完善管理制度实施细则，对学生提出更高、更符合时展的要求，以便更好地保证学生素质的提高。

(二)做好原始材料的收集与整理

学籍档案具有周期长、头绪多、问题杂的特点。为了确保归档材料的准确性、真实性，必须从原始材料的收集整理做起。要做好这一工作，要做好以下几点：一是要重视学籍档案和档案工作的重要性，增强责任感，使各部门上报的有关材料、数据准确无误，真实可信。二是要加强管理，从严要求。对各部门教学管理人员，职能处、室与学籍档案工作有联系的工作人员，要加强管理，责任到人。明确应该收集什么材料，何时上交，以保质保量，按时完成。三是要建立相应的规章制度，奖惩分明，调动有关工作人员的积极性。四是要根据不同档案的分类，设计相应的材料收集上报表格，以便及时汇总，归入档案。

(三)加强学生考核管理工作

在对学生的考核中，注意健全和完善考核命题制度，加快考试科学化进程；不断改进考核方法，实行教考分离制度，并实行口试、论文答辩、演讲等多种考试形式；加强考试和考场管理的规范性和制度化，对考试中的违纪行为要及时、严肃处理；认真组织好集中阅卷登分工作和缓考、补考工作。

(四)做好学生成绩管理工作

做好学生平时成绩的登载检查工作，对学生缺考、作弊、补考科目一定要如实记载；对学生各科考核成绩要按照教学计划要求和学籍管理办法规定进行登记，并载入学生学籍管理档案；对成绩的查询、修改一定要严格履行学籍管理规定的手续。

(五)做好学籍异动工作

在对学生进行学籍异动处理工作中，要严格执行学生学籍管理办法的有关规定。不管是留降级还是退学处理，都必须坚持“教育先行”的主导思想，要把相关处理看作是教育手段，鼓舞学生进步，而不是机械的处罚，让学生厌学。

篇（5）

二、基层央行合同管理中存在问题的原因分析

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1 电力企业档案管理工作的主要内容

目前我国的电力企业档案管理工作中存在不少问题，比如新档案补充不及时、档案顺序混乱、资料流失等。下文列出了三点电企档案管理工作的主要内容，列出该内容的主要目的是帮助档案人员明确工作内容，并有针对性地进行档案管理工作。

1.1 电力企业资料案卷

我国企业文书立卷的有关规定指出，各个企业必须及时对本企业在某一时期产生的文书资源进行整理，并将其组成规范的案卷。案卷一方面能够反映企业的成长历史、真实反映企业的社会面貌，另一方面有利于国家的监督和管理。

1.2 定期归档

出于最大程度地实现企业档案的功能和方便电力企业的各部门工作人员使用档案资源这两点目的，电力企业档案管理部门首先要定期对各部门工作文案进行采集，标上注明。再者对重要内容进行重点管理。最后对档案进行系统化分类安置，进行一一归档。

1.3 对档案的保护

很多电力企业由于历史久远，档案会随着时间变化而发生一定的损坏和遗失。针对这一情况，档案管理人员要利用有效的管理方法对企业档案进行管理，保证企业档案的长久性和有效性。

2 对电力档案安全风险的评估

2.1 在部门内建立专门的评估小组

高度重视电力档案安全风险的评估工作，为了认真落电力实档案安全工作的进行，应该进行必要的监督，要在部门之内建立专门的评估小组，小组成员要严格挑选，每一个组员的责任意识都需要达到非常高的水平，保证对电力档案进行安全风险评估工作的时候认真负责，评估小组的所有人员通过分析讨论，把评估工作的每一个细节都安排好，每一个人的责任都落实。

2.2 制定合理的评估标准

在评估过程中，想要做到有法可依，就必须要有明确的评估标准，才能保证评估工作科学与合理的进行，在制定评估标准的时候要依据我国法律和行业要求，比如在制定电力行业的档案保管安全的时候就按照电力管理档案安全管理原则来进行制定，电力档案资料的保护和保管，对环境和基础设备都有严格的要求，所以想要构建良好的档案安全体系，就必须依据我国法律和法规制定合理的措施，以达到保护档案的目的和要求来进行评估。

2.3 加强对保证评估工作的监督，以确保工作的顺利进行

明确评估的目的和方式，按照要求严格进行评估，对建设电力档案馆的必备要求进行评估，并且比对现实，以便知晓电力档案管理中的缺点，对电力档案安全体系的优化和完善是十分有效的。

3 加强电力企业档案的现代化管理

如何才能让档案管理与时代同步？相信许多的电力企业想知道这个问题的答案。下面我们结合现代化需求，提出四点优化电力企业档案管理的措施。

3.1 优化档案管理人员队伍

其一，电力企业档案管理工作人员的管理观念意识在一定程度上影响着企业档案管理局面，因此要想实现企业档案的现代化管理，首先要提高档案管理人员的创新意识。尤其是在人事制度化管理的电力企业现状下，档案的管理量日益剧增。档案管理人员的创新意识能够在一定程度上改变埋头苦干的工作方式，取而代之的是敏捷、高效的工作方式。电力企业可以通过会议形式定期对企业档案管理人员进行新知识传递，培养他们的创新意识。或者通过活动的形式宣传创新思想，提高档案管理工作人员的工作热情。通过不时的宣传和培训，提高档案人员的创新意识。

其二，一群高素质的档案管理人员能够对企业的档案进行专业、诚实管理。因此提高档案管理人员的职业道德素质也是实现档案现代化管理的重要步骤。电力企业可以在公司内部制定相关奖罚制度，通过奖罚制度提高档案人员的工作态度和责任意识，训练他们的乐观、坚强意志，提高其工作的热情，增加工作动力，从而提高他们的思想道德品质和职业道德素质。

其三，档案人员的工作能力也是决定企业档案管理工作质量的主要因素之一。因此，强化档案人员的工作技能是优化档案管理人员队伍的另一项重要工作。比如时常抽查档案人员的工作情况，不定期查看档案设置管理情况。或者进行定期的档案人员技能培训，提高企业档案管理效率和质量。

3.2 运用科技对企业档案进行信息化管理

其一，档案的资源网络体制建设是实现档案信息化管理的基础条件。因此电力企业应该使用网络对各个部门的档案资源进行分类登录，并对管理流程进行重组，使得企业资源能够满足新科技的要求。比如对于员工业绩考核记录的网络体制建设，可以在民主、公开的条件下，用网络编程各个部门以及各个岗位员工的工作任务，同时记录员工的工作业绩情况，这样不仅能够让员工们明确自身职责，还方便企业监督考核员工的工作状况。

其二，新形势下的电力企业档案管理必须以科技理念指导思想，只有这样才能最大限度开发利用企业档案资源，使其档案资源服务于企业的一切生产和发展，促进企业的经济效益。因此，电力企业应当善于运用科技比如网络计算机等科技设备，对企业的档案进行有效长期管理。

3.3 通过合同的形式强化电力企业档案的现代化管理

在当前这个法制社会体制下，合同是一项重要的、具有强制法律约束的，并且用于保障个人和单位的合法权益的有效形式。同时，合同是当今电力企业行业约束和明确双方责任和义务的现代化依据和手段。因此电力企业在与其他单位进行工程建设合作或者其他工作合作时，应当结合法律以及企业的经济利益，签订相关的合同，并到相关的权威部门进行盖章和确立，以保障其项目的相关档案的统一性、权威性和准确性。同时，电力企业还应通过经济手段对两者之间的义务、责任、利益进行明确规定，通过经济促进合同的有效履行。除此之外，企业还应该与企业内部的合同档案管理工作人员进行劳动合同权利义务的签订，使其在法律的强制约束下，认真、用心、尽职尽责保证合同的安全，从而保障公司整体效益。

3.4 加大投资，切实保护电力企业档案资源

遵照国家相关档案保护的规定对企业机密档案进行保护。首先，电力企业应当加大财力的投入，增加防窃、防寒、防灾、防毒虫等等这些保护设备，避免意外事故造成企业档案资源的损坏或者流失。其次，针对那些不同载体的重要档案，企业必须采取加密保护举措，比如设置专门的安置地点、加防护锁、身份证验证、进行档案备份、法律保护、设置多层密码等措施进行加强保护。除此之外，电力企业还应当重点落实好档案中牵连到企业知识产权和企业机密的材料，尽可能保障其档案的原貌，并且采取科学管理保护方法或者实行电子科技监督技术，以杜绝机密向外泄露的情况发生，保障企业档案系统的安全。

4 结束语

一方面，一个电力企业只有充分认识到档案管理的重要性，才能加强企业管理人员的管理，从而提高企业工作效率。另一方面，一个电力企业必须结合时代需求、运用新技术、更新管理理念，才能实现企业档案的有效管理，促进企业又快又稳发展。

参考文献

篇（7）

人事档案是社会公共信息非常重要的一个组成部分，是跟随每个人一生，与个人关系最为密切的一种档案，是我国人事管理制度的一项重要特色。人事档案不仅是个人身份、学历、资历等方面的证据，还与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。目前出境、计算工龄、工作流动、考研、考公务员、转正定级、职称申报、办理各种社会保险，以及升学等都需要人事档案。没有人事档案，不但办不了上述事宜，连基本的个人经历都很难证明，根据国家政策，没有档案最直接的影响是无法办理退休，也领取不了养老金。因为退休年龄不是以户口本或身份证决定，而是以个人档案中记载的出生年龄来决定，因此每个人一定要妥善保护好自己的人事档案。作为档案管理人员，更加应该尽职尽责，本着对自己的职业负责，对他人负责的态度，做好档案管理工作。

根据几年来从事档案管理工作的经验，本人谈一下对地勘单位人事档案管理工作的几点看法。

一、人事档案管理工作中存在的问题

地勘单位作为一个专业技术性较强的单位，在生产上有别于其他单位，具有特殊性。在档案管理方面，既存在与其他单位相同的共性，也有自己的个性问题。

（一）档案管理不够严格

由于地勘单位比较分散，有的单位不在同一座城市，人事档案管理工作也比较分散。在职称审批，工资晋级的时候，不仅加大了档案管理人员的工作量，经常往返于单位所在地和职称工资审批地两座城市之间，还容易造成工作中的疏漏。此外，如果条件允许的单位，能够建立独立的档案室，档案管理人员可以在档案室整理和查阅档案；如果条件不允许，档案的保密性很难保证。尤其一些基层单位没有制定严格规范的档案借阅手续，容易出现档案管理中的纰漏。受地勘行业相对闭塞及历史因素影响，部分职工在行业内部“结亲”，有的一家三口或父子同在一个单位工作，还有的祖孙三代都是地勘职工，“裙带”关系非常严重，既容易出现档案管理人员保管自己或者直系亲属档案的现象，又容易出现个别人利用职权，对档案进行修改、图抹等现象。按照《干部档案工作条例》中的规定，“任何个人不得查阅或借用本人及直系亲属的档案，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。”

（二）档案作用发挥不大

人事档案详实记载了一个人的思想品质、业务水平、个人能力等综合信息，是选拔优秀人才的第一手资料。如果档案管理人员不能充分利用人事档案中的有效信息发现人才、培养人才，优秀人才不能被及时发现和启用，不仅是一种人才的浪费，更是单位的损失。目前，大多地勘单位的档案管理人员，通常所学专业并非本岗工作，或者没有经过专门的岗位培训，他们对档案管理工作认识不够，不懂得如何利用档案内的有效信息，有针对性的制定人才培养和人才发展计划，也缺乏主动思考、主动研究档案管理工作的积极性。基本都是在完成档案资料建档工作之后，将档案直接装入档案柜，需要查找资料的时候，再进行查找，平时也不进行整理和研究，仅局限于一种简单的档案保管行为，档案的作用发挥不大。

（三）没有建立人事档案管理系统数据库

简单的档案管理方法，早已不适应现代档案管理工作的需要，更不适合地勘单位这种对专业技术人才需求较大的单位。建立人事档案管理系统数据库，已经成为现代档案管理工作的一部分，也是档案管理工作未来的发展趋势。没有建立档案管理系统数据库，是地勘单位在人事档案管理工作中存在的普遍问题，从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，缺乏对人事档案的科学管理，既浪费时间，又增加了档案管理人员的工作量。建立适合地勘单位发展特点的人事档案管理系统数据库，是每一位地勘档案管理工作人员需要思考和解决的问题。

二、解决办法

为了防止和减少上述现象的发生，笔者认为地勘单位的人事档案管理人员，应从以下几方面做好档案管理工作。

（一）认真细化，加强监管

首先，对于各单位党政领导和负责档案管理人员的人事档案，应由上一级人事管理部门统一管理，本单位的其他人事档案由人事部门进行管理。其次，人事档案管理部门应对所有人事档案中的重要信息进行档案备份。作为档案管理人员，对于一些重要人事信息，尤其是为单位带来经济效益的技术人才的档案信息，应该作为电子文档进行备份保存。既防止人为篡改档案资料，又为经常查阅和使用的档案提供了方便。再次，加强对合同工人事档案的管理工作。自从2003年以来，随着全国煤炭形势好转，在国际、国内两个市场的扩张，地勘队伍对专业技术人才的需求不断增加，对临时工、中长期合同工的需求也呈直线上升趋势，尤其是对中长期合同工的需求加大。往往经过一段时间的培养与锻炼，这些合同工已经发展成会生产、懂业务的技术工人，可以作为成手使用，但是工期一结束，大多地勘单位便与工人之间解除了劳动合同关系。当地勘单位再次需要这种成手工人的时候，不仅需要花费相当多的时间和精力重新培养，还影响到施工的进程。所以为劳动合同技术工人建立档案，做好信息储备，并且通过制定相应的优惠政策，为地勘队伍保留部分成手劳动合同工人，当地勘队伍需要这些人的时候，他们能够马上上岗工作，这样对地勘单位和合同工双方都是一种约束和保障。

（二）利用档案信息优势，制定人才培养发展计划

通过人事档案可以了解一个人的特长和优势，地勘单位的档案管理人员，应该允分利用人事档案中的有效信息，把专业技术人才作为人才培养和人才发展的战略重点，为地勘单位更好地培养和发展人才。首先，对专业技术人员和管理人员进行细化和分类。根据分类的特点和需要，有针对性地制定人才培养和人才发展计划。使不同类型、不同岗位的人才能够学习、掌握最新的岗位知识，提高他们的业务水平。其次，通过业务培训，激发各类人才的工作潜力，提升他们对本岗工作的认知与认可程度。通过人才培训发展工作，增加了工作效率，又发挥了人才效能的最大化，做到人尽其才。尤其现在蓬勃发展的地勘单位对专业技术人才的需求越来越强。根据档案信息对专业技术人才进行评估，通过制定人才培养发展计划，既为地勘单位发展培养和储备了人才，又体现了人事档案管理工作的成效。

（三）建立人事档案管理系统数据库

人事档案是个人身份、学历、资历等方面的证据，如果把人事档案中的信息资料建成管理系统数据库，每次查找人事档案信息的时候，只要通过电脑中的人事档案管理系统数据库就能完成。不仅为档案管理工作人员节省了大量的工作时间，还为人才培养发展计划提供了方便。尤其象地勘单位这种对专业技术人才要求较高的单位，建立一套完整详尽的人事档案管理系统数据库，不管什么时间，需要什么样的人才，通过档案管理系统，都能够快速、准确的找到第一手资料，为地勘单位人才培养和发展储备信息。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程，而且和各单位的具体情况有一定的关系。如领导重视程度，是否统一认识，计算机技术人员同档案业务人员协同配合，在建数据库的时候，要面向应用，突出重点，建立“活库”，并且通过网络联接形成开放的分步式数据库群，这样才能使自动化系统效率大大提高。

参考文献：

[1]邓绍兴.完善干部人事档案工作管理体制的管见.档案与建设，2008（1）.

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随着国民经济的逐步发展，我国社会保险的参保数迅速增加，社会保险档案管理也将面临着严峻的挑战，因此做好社会保险档案管理的根本点是加强创新。只有通过对新时期社会保险档案管理创新的必要性以及现存的问题分析，将纸介档案与数字档案的转换，才是需要对新时期提出社会保险档案管理创新的途径策略。

一、社会保险档案管理现状分析

（一）社会保险的参保人数增长迅速

我国社会保险的参保数，增长迅速。2009年底，全国参加城镇基本养老保险人数为23550万人，比2008年末增加了1659万人。参加基本养老保险的农民工人数为2647万人，比2008年末增加231万人。根据《国家人权行动计划（2011－2012年）》指出，到2012年，中国城镇基本养老保险参保人数超过2．23亿，基本医疗保险参保人数超过4亿，失业保险参保人数超过1．2亿，工伤保险参保人数超过1．4亿，生育保险参保人数超过1亿。参加农村社会养老保险和企业年金的人数逐年增长。可见，我国社会保险档案与日俱增，当今社会的发展对社会保险档案的要求也在提高，需要对社会保险档案进一步创新。

（二）社会保险经办机构实施改革计划

近几年来，国内社会保险经办机构全面实施了各种改革计划，早在2009年最后一次国务院常务会议决定将在2010年内开展全国范围的城镇企业职工基本养老保险关系“跨省转移接续制度”。从2010年7月1日起，流动就业人员基本医疗保险可跨省转移接续。2011年11月15日，人保部就《社会保险费申报缴纳管理规定(草案)》征求意见。根据草案，企业缴纳险种从养老、医疗、失业险三项扩至五项，新增工伤和生育险。这些政策改革都为新时期的社会保险事业的进一步发展营造了很大的发展空间以及机遇。

（三）负责社会保险档案管理的部门分散

我国公民个人社保档案分散在不同的管理部门中管理。现行社会保障管理体制是分散型的。具体情况是：社保中心管理着养老、医疗、工伤等法定的基本保障档案；民政局管理着社会救助、社会福利、社会优抚、城市最低生活保障金；商业保险公司管理着公民个人补充保障的一系列保险金。这种现状造成多头经办，政出多门，业务交叉，资源浪费，政令难以统一的局面。由于管理机构分散、不集中，使人们在利用公民个人社保档案时，存在着许多不便。例如，我们如果需要了解公民个人就业及保险金交纳情况，需要到几个不同的管理机构去了解，这样就给公民个人和组织在查询工作中带来了很大的不便；而且这种分散的管理，使整个社会保障体系出现了许多漏洞，于是就出现了一些奇怪的现象：如“涉保”人死亡以后，其所涉及的个人保险账户并未随之终结，仍有人代领保险金。

（四）社会保险档案工作缺乏硬指标考核

社保档案数量巨大，工作环节繁琐，相对于社会保障工作，社保档案工作没有硬指标来考核，也没有统一的管理办法和标准，因此让部分档案工作者放松了对工作的要求。社会保险的五个险种档案并非一个部门管理，进而导致不同的开发商参与系统建设，相互之间的互不信任以及人为设置壁垒，或者同一家系统开发商采用了不同的标准和技术架构，导致系统割裂。数据只能采用共享或交换的形式，只有极少数地区实现基本信息的共用。比如2008年1月央视报道深圳农民工的“退保潮”现象，就是因为不同的省市之间不能共享社保缴费信息，从而导致社保对于“候鸟型”的打工者来说只是带不走、挪不动的“地方粮票”。

（五）社会保险的经办效率和范围需要扩大

社会保险覆盖范围不断扩大，经办管理效率也越来越引起人们的关注。近年来伴随着生活中网络的普及和对税务、银行等网上业务的接受，热切期待社会保险经办业务网际申报模式的实现，而传统性纸质档案管理约束将无法从根本上解决参保者要求简化手续、便捷服务的利益诉求，因而我们应从社会保险事业发展的战略高度认知社会保险档案管理问题，再继续讨论介质原始性问题显然已是过去时了。现今解决档案数字化的关键是讨论如何确保数据归档前后原始性认证和原始性保证问题。

二、我国社会保险档案管理系统存在的问题

（一）对社会保险档案管理工作不够重视

由于社会保险档案管理工作是比较新的工作，人们还不是很重视。社会保险工作的重点都集中在扩大基本社会保险的覆盖面，强化社会保险基金的征缴和确保企业离退休人员基本养老金按时足额发放等方面，忽视了社会保险档案管理，使社会保险档案管理工作处于无序状态，其作用无法得到充分发挥。

（二）社会保险档案管理体制不规范

由于我国目前的社会保险档案管理制度缺乏统一的规范和标准，造成归档范围不明确，社会保险文件材料收集不齐全，档案管理方法不健全等现象时有发生，严重影响社会保险档案管理的规范化、标准化。社会保险档案专职人员难落实。有些社会保险部门档案机构不健全，没有专职或兼职人员管理档案，即使有，也是临时抽调，没有经过专职培训，严重影响社会保险档案的质量。

（三）社会保险档案存档的条件差

由于场地限制和经费不足等问题无法解决，社会保险档案管理始终未能列入社保经办机构的议事日程，大多数社保经办机构至今未设立固定的场所存放档案，历年累积的社会保险档案只能由经办人员分别保管。由于没有专有的库房，只能存放在潮湿的房间里，致使社会保险档案存在诸多安全因素。这种不规范的档案管理方式不仅查阅起来非常困难，也给日常经办工作带来许多不便。

（四）缺乏专业社保档案的管理标准和规范

社保档案管理缺乏国家标准，职工档案管理仍在执行1992年劳动部与国家档案局共同制定的《企业职工档案管理规定》，而该项制度中的部分条款如适用范围、归档范围、管理形式、交接流转等规定已经不适应现实工作的需要，亟须修改。在没有统一标准的情况下，有的制订了一些社保档案的地方标准，有的地市制定和公布了医疗保险档案管理办法、低保档案管理办法，而全国许多地市则没有建立相关管理标准和规范，造成社保档案的各地管理方法不统一。在不同专业类别中，管理的规范和水平也不一致。

三、社会保险档案管理的解决办法

（一）将纸质档案转换成数字档案存档

社会保险经办机构出于业务办理需要，会在办理过程中出现大量的纸质材料或证明，各类保单合同、证件扫描件以及各种需要存档备查的档案资料，是非常庞大的一个数字。纸质材料保存起来不方便，但是将这些材料进行电脑扫描储存，就可以将纸质档案转变成数字档案。根据档案工作的实际需要，可灵活运用，如目录数据适宜采用文本录人；全文数据则可以采用图像扫描录入；而一些当前常用的数据可制作成光盘。

（二）根据社保档案类别进行分类管理

根据不同档案的类型进行分类管理，方便查找、储存，可以防止档案的丢失与缺漏。应针对不同门类的档案，确定不同的归档整理方法。首先，确定立卷原则。遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，按社保档案不同价值性质分类，以便于保管和利用。其次，确定归档形式。根据各社保经办单位文件材料形成的类型，确定以“件”或“卷”进行整理、归档的文件材料范围。最后，根据社会保险档案的保存价值确定“永久”、“长期”和“短期”三种保管期限。

（三）建立全国统筹的社保管理系统，规范标准

建立全国统筹的社保档案管理体系可以为社会保障事业的进一步发展和不断完善奠定重要的基础。以电子政务标准体系和劳动及社会保障标准体系为指导，以投融资与运营模式和项目实施监理模式为依托，按照多层架构的模式将系统自上而下构架成为组件与业务组件、业务运作支撑平台、IT基础设施三个层次，树立以监控及管理、信息安全为主的贯穿三大层次的两大体系模式。为适应劳动者的流动和工资收入的变动，对每个劳动者按号码设立档案卡，并用计算机储存，记录公民个人历年的工资收入情况。在全国设立计算机网络，对每个劳动者的情况进行追踪记录；并建立全国范围内统一的网络查询接口，允许公民定期查询，同时也可替他们预测，比如退休时可拿到多少养老金，以提高工作的透明度。

（四）在全国统一管理下设分支机构

在国家劳动和社会保障部的领导下成立一个全国统筹的社保档案管理中心，结束社保档案管理分散问题，实行高度统一的管理，改变目前政出多门、决策分散、管理混乱的局面，使其成为统一管理全国社保档案的领导和决策机构，负责拟订社保档案的发展规划、改革计划、重大决策和有关法规、规章制度，参与制定社保档案的管理标准和规范。其次，全国统筹的社保档案管理中心还可以在全国各地设置分支机构，包括地区局、地方办事处、数据处理中心和项目服务中心。负责公民社保档案内容的定期增加和更新，并送交国家劳动和社会保障部统一保管。

（五）统一公民社保档案管理号码，可供查询

实行对每个公民发放社会保障号码的制度，让公民个人档案号码与本人身份证号码、劳动保险号码统一起来，由国家劳动和社会保障部的分支机构负责公民个人社保档案内容的定期增加和更新，送交国家劳动和社会保障部统一保管。从发放的号码上就可以反映出从什么时候起、在什么地方发的，便于记录公民的工资收入和保障费的缴纳情况，同时便于投保者本人的查询。

参考文献：

[1]刘秀红.做好社会保险档案管理工作之我见[J].劳动保障世界(理论版),2010(04).

[2]张静.农村社会养老保险档案管理的困境及对策分析[J].兰台世界,2010(08).

[3]锅彩虹.浅议社会保险业务档案管理[J].中小企业管理与科技(下旬刊),2010(04).

[4]张予军.对档案工作创新的思考[J].决策探索,2005(06).

本课题为浙江经贸职业技术学院大学生创新一般扶持项目。

篇（9）

随着国民经济的逐步发展，我国社会保险的参保数迅速增加，社会保险档案管理也将面临着严峻的挑战，因此做好社会保险档案管理的根本点是加强创新。只有通过对新时期社会保险档案管理创新的必要性以及现存的问题分析，将纸介档案与数字档案的转换，才是需要对新时期提出社会保险档案管理创新的途径策略。

一、社会保险档案管理现状分析

（一）社会保险的参保人数增长迅速

我国社会保险的参保数，增长迅速。2009年底，全国参加城镇基本养老保险人数为23550万人，比2008年末增加了1659万人。参加基本养老保险的农民工人数为2647万人，比2008年末增加231万人。根据《国家人权行动计划（2011-2012年）》指出，到2012年，中国城镇基本养老保险参保人数超过2.23亿，基本医疗保险参保人数超过4亿，失业保险参保人数超过1.2亿，工伤保险参保人数超过1.4亿，生育保险参保人数超过1亿。参加农村社会养老保险和企业年金的人数逐年增长。可见，我国社会保险档案与日俱增，当今社会的发展对社会保险档案的要求也在提高，需要对社会保险档案进一步创新。

（二）社会保险经办机构实施改革计划

近几年来，国内社会保险经办机构全面实施了各种改革计划，早在2009年最后一次国务院常务会议决定将在2010年内开展全国范围的城镇企业职工基本养老保险关系“跨省转移接续制度”。从2010年7月1日起，流动就业人员基本医疗保险可跨省转移接续。2011年11月15日，人保部就《社会保险费申报缴纳管理规定（草案）》征求意见。根据草案，企业缴纳险种从养老、医疗、失业险三项扩至五项，新增工伤和生育险。这些政策改革都为新时期的社会保险事业的进一步发展营造了很大的发展空间以及机遇。

（三）负责社会保险档案管理的部门分散

我国公民个人社保档案分散在不同的管理部门中管理。现行社会保障管理体制是分散型的。具体情况是：社保中心管理着养老、医疗、工伤等法定的基本保障档案；民政局管理着社会救助、社会福利、社会优抚、城市最低生活保障金；商业保险公司管理着公民个人补充保障的一系列保险金。这种现状造成多头经办，政出多门，业务交叉，资源浪费，政令难以统一的局面。由于管理机构分散、不集中，使人们在利用公民个人社保档案时，存在着许多不便。例如，我们如果需要了解公民个人就业及保险金交纳情况，需要到几个不同的管理机构去了解，这样就给公民个人和组织在查询工作中带来了很大的不便；而且这种分散的管理，使整个社会保障体系出现了许多漏洞，于是就出现了一些奇怪的现象：如“涉保”人死亡以后，其所涉及的个人保险账户并未随之终结，仍有人代领保险金。

（四）社会保险档案工作缺乏硬指标考核

社保档案数量巨大，工作环节繁琐，相对于社会保障工作，社保档案工作没有硬指标来考核，也没有统一的管理办法和标准，因此让部分档案工作者放松了对工作的要求。社会保险的五个险种档案并非一个部门管理，进而导致不同的开发商参与系统建设，相互之间的互不信任以及人为设置壁垒，或者同一家系统开发商采用了不同的标准和技术架构，导致系统割裂。数据只能采用共享或交换的形式，只有极少数地区实现基本信息的共用。比如2008年1月央视报道深圳农民工的“退保潮”现象，就是因为不同的省市之间不能共享社保缴费信息，从而导致社保对于“候鸟型”的打工者来说只是带不走、挪不动的“地方粮票”。

（五）社会保险的经办效率和范围需要扩大

社会保险覆盖范围不断扩大，经办管理效率也越来越引起人们的关注。近年来伴随着生活中网络的普及和对税务、银行等网上业务的接受，热切期待社会保险经办业务网际申报模式的实现，而传统性纸质档案管理约束将无法从根本上解决参保者要求简化手续、便捷服务的利益诉求，因而我们应从社会保险事业发展的战略高度认知社会保险档案管理问题，再继续讨论介质原始性问题显然已是过去时了。现今解决档案数字化的关键是讨论如何确保数据归档前后原始性认证和原始性保证问题。

二、我国社会保险档案管理系统存在的问题

（一）对社会保险档案管理工作不够重视？

由于社会保险档案管理工作是比较新的工作，人们还不是很重视。社会保险工作的重点都集中在扩大基本社会保险的覆盖面，强化社会保险基金的征缴和确保企业离退休人员基本养老金按时足额发放等方面，忽视了社会保险档案管理，使社会保险档案管理工作处于无序状态，其作用无法得到充分发挥。

（二）社会保险档案管理体制不规范

由于我国目前的社会保险档案管理制度缺乏统一的规范和标准，造成归档范围不明确，社会保险文件材料收集不齐全，档案管理方法不健全等现象时有发生，严重影响社会保险档案管理的规范化、标准化。社会保险档案专职人员难落实。有些社会保险部门档案机构不健全，没有专职或兼职人员管理档案，即使有，也是临时抽调，没有经过专职培训，严重影响社会保险档案的质量。

（三）社会保险档案存档的条件差

由于场地限制和经费不足等问题无法解决，社会保险档案管理始终未能列入社保经办机构的议事日程，大多数社保经办机构至今未设立固定的场所存放档案，历年累积的社会保险档案只能由经办人员分别保管。由于没有专有的库房，只能存放在潮湿的房间里，致使社会保险档案存在诸多安全因素。这种不规范的档案管理方式不仅查阅起来非常困难，也给日常经办工作带来许多不便。

（四）缺乏专业社保档案的管理标准和规范

社保档案管理缺乏国家标准，职工档案管理仍在执行1992年劳动部与国家档案局共同制定的《企业职工档案管理规定》，而该项制度中的部分条款如适用范围、归档范围、管理形式、交接流转等规定已经不适应现实工作的需要，亟须修改。在没有统一标准的情况下，有的制订了一些社保档案的地方标准，有的地市制定和公布了医疗保险档案管理办法、低保档案管理办法，而全国许多地市则没有建立相关管理标准和规范，造成社保档案的各地管理方法不统一。在不同专业类别中，管理的规范和水平也不一致。

三、社会保险档案管理的解决办法

（一）将纸质档案转换成数字档案存档

社会保险经办机构出于业务办理需要，会在办理过程中出现大量的纸质材料或证明，各类保单合同、证件扫描件以及各种需要存档备查的档案资料，是非常庞大的一个数字。纸质材料保存起来不方便，但是将这些材料进行电脑扫描储存，就可以将纸质档案转变成数字档案。根据档案工作的实际需要，可灵活运用，如目录数据适宜采用文本录人；全文数据则可以采用图像扫描录入；而一些当前常用的数据可制作成光盘。

（二）根据社保档案类别进行分类管理

根据不同档案的类型进行分类管理，方便查找、储存，可以防止档案的丢失与缺漏。应针对不同门类的档案，确定不同的归档整理方法。首先，确定立卷原则。遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，按社保档案不同价值性质分类，以便于保管和利用。其次，确定归档形式。根据各社保经办单位文件材料形成的类型，确定以“件”或“卷”进行整理、归档的文件材料范围。最后，根据社会保险档案的保存价值确定“永久”、“长期”和“短期”三种保管期限。

（三）建立全国统筹的社保管理系统，规范标准？

建立全国统筹的社保档案管理体系可以为社会保障事业的进一步发展和不断完善奠定重要的基础。以电子政务标准体系和劳动及社会保障标准体系为指导，以投融资与运营模式和项目实施监理模式为依托，按照多层架构的模式将系统自上而下构架成为组件与业务组件、业务运作支撑平台、IT基础设施三个层次，树立以监控及管理、信息安全为主的贯穿三大层次的两大体系模式。为适应劳动者的流动和工资收入的变动，对每个劳动者按号码设立档案卡，并用计算机储存，记录公民个人历年的工资收入情况。在全国设立计算机网络，对每个劳动者的情况进行追踪记录；并建立全国范围内统一的网络查询接口，允许公民定期查询，同时也可替他们预测，比如退休时可拿到多少养老金，以提高工作的透明度。

（四）在全国统一管理下设分支机构

篇（10）

“档案，是指过去和现在的国家机构，社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”①《中华人民共和国档案法》从档案的形成特点和价值特点两方面定义了国家档案的本质属性，为认识国家档案及各领域的档案提供了基本依据。档案的形成特点—直接形成的原始记录，揭示了档案的自然属性，对此人们的认识比较统一。而档案的价值特点—对国家和社会有保存价值—由于反映了档案的客观属性，人们的认识见仁见智。

在国有制情况下，国有企业没有自身利益可言，国家需要的档案就是企业应该保存的，国家认定的档案价值就是企业档案的价值依据。在非国有企业成为我国企业主体的今天，现代企业的利益诉求日益明确，对其档案的价值取向必然发生变化。档案价值是企业档案资源建设的动力，决定着企业档案资源建设策略，是档案界必须认真研究的问题。

一、前提：现代企业的档案价值观

档案是企业信息资源的基本形式，工业时代保存企业档案能够垄断档案中沉淀的知识和经验，增强企业的竞争力。信息技术的发展使知识老化加剧、信息传播便捷，现在拥有企业档案已经难以垄断其中的知识，而且一味地垄断档案，将阻断档案信息的交流，使企业失去知识的自我更新能力，降低企业的竞争力。

档案的价值是其内在价值因素与外在客观需求相互作用的结果，虽然企业档案的价值毋庸置疑，但是其价值因素及价值量，必然根据企业档案需求的变化而调整。企业是以提供商品获取利润的社会组织，获得最大利润是企业的核心价值观。初创期的企业，其体现为尽快生产产品，完成资本积累；稳定期的企业成进入了市场竞争者的行列，产品品牌与知名度提升，企业需要通过规范化管理，降低成本提高利润；成熟期的企业处于市场领导者的地位，产品生产达到一定规模，需通过精细化管理与科技创新，进一步发掘利润空间。不同发展阶段的企业获取最大利润的方式不同，档案需求不同，对档案价值的认识也不同。

处于稳定期或成熟期的现代企业，对档案资源的客观需求已经不仅限于指导产品生产，更加注重它在企业科学管理中的标志与辅助作用，进一步提升了现代企业档案的价值。而且，现代企业的信息化程度较高，企业对资金流、物流的管理都要依靠信息流的带动，强化了企业管理对档案信息的依赖性。而知识经济的生产方式，将档案提升为现代企业重要的资源与财富。

实行现代企业制度的前提是“产权明晰”，明确档案价值标准、界定企业档案的范围，是“产权明晰”的重要内容，涉及现代企业的根本利益。现代企业必然要根据自身需要，立足于保护企业自身利益、满足企业的成长与发展，自主确定企业档案的价值标准。

二、保障：现代企业档案资源的构成

档案资源是现代企业竞争力的信息保障，是现代企业规避信息风险、获取更大利润的战略资源。档案资源构成完整是档案价值的前提，探究档案资源构成，全面掌握档案资源，是企业档案价值实现的保证。

我国企业档案工作实践，为研究现代企业档案资源构成提供了有效的方法，通过企业职能分析，揭示相关档案文件的价值与联系，能够具体确定企业档案的范围，以便在它们形成之时，按照档案管理的要求实进全程监控，有效地保证了档案的质量。我国企业档案管理的这些成功经验，是目前国际档案界推崇的档案管理方法。美国国家档案与文件局（ARMA）在有关档案资源的政策中，提倡采用“文件系统分析方法”，即“了解联邦机构实际是怎样形成、利用、保管和处置现代办公室的信息和文件的。仔细考察其具体的工作过程和产生的文件，利用可查到的资料(如机构出版物、网站)编制一系列演示被访机构工作过程的流程图”，围绕“相关机构进行‘文件系统分析’确定实际管理的文件。”②

根据职能活动及工作流程分析，现代企业档案资源构成分为宏观和微观两个层次。宏观构成指一个单位档案资源的种类构成；微观构成则指一套档案必备的档案文件构成。只有两种构成都齐备，企业档案资源的价值才可能实现。

（一）宏观档案资源建设应重在完善基本职能活动的档案类别

现代企业档案资源的宏观构成必须覆盖企业全部职能活动，才能提供现代企业需要的各种信息。依据现代企业的基本职能，其档案宏观构成应包括以下类别：

1、企业资产档案，包括有形资产如基本建设、设备仪器和无形资产的档案；2、资本运作档案，包括董事会、监事会、股东大会决议，公司“上市”以及企业战略等重大决策等档案；3、经营管理档案，包括招投标文件、各类合同、原材料等档案；4、企业文化建设档案，包括社团活动、企业仪式、社会公益慈善活动、其他社会职责等档案；5、创新研发档案，包括新产品开发、工艺改革、环境保护与治理、科技奖励等档案；6、产品生产档案，包括产品设计、试制与鉴定、验收、制造等档案；7、市场与客户档案，包括市场分析、销售与售后服务、客户与合作伙伴、竞争对象等档案；8、行政管理档案，包括党委、综合或企划部、人力资源、财务、审计、质量、安全、统计等档案；9、其它管理档案，如典型团队或人物、涉外活动、重要纪念活动、突发事件及处理、工业遗产等档案。

企业职能分为基本职能与辅助职能，就档案资源建设而言，目前企业档案宏观构成中反映辅助职能活动的档案类别比较齐全，而反映企业基本职能的档案类别较薄弱，特别是反映现代企业新职能与经营特色的档案类别少、档案内容过于概括。例如，许多单位的企业上市及资本运作档案、董事会与股东大会文件没有作为档案管理；各职能活动档案多为原则性依据文件，缺少细节和操作性内容。而这些正是具有现代企业特色的档案内容，是企业活动最典型的反映，也是社会共享性最强的企业档案资源。

（二）微观档案资源建设应着力充实反映关键过程的文件

根据现代企业经营活动的特点，微观档案分为横向运作与纵向运作两种形成方式。横向方式主要体现在管理决策活动档案的形成。例如，一项投资决策首先要由研发部门提出的建议与研究报告，然后经过财务部门、技术部门、营销部门进一步分析论证，最终由决策人员“拍板定案”。这类档案一般由各职能部门的文件组合而成。如，生产管理档案一般由生产计划、财务、研发、材料供应等部门的文件组成；经营管理档案一般包括：生产调度、计量与检验、营销、财务统计等工作形成的各种报告、计划、合同、协议及内部核算等文件构成。

纵向形成方式主要体现于产品研发、生产等活动档案的形成，这类活动呈现出相对独立、循序渐进地运作态势。以新产品开发项目为例，其档案微观构成应包括项目运作全过程的主要文件。如项目建议书、意向书，可行性研究报告、项目合同或协议，以及项目研究、设计、制造、验收、使用等专业活动形成的主要文件。这些文件虽然来自不同领域和单位，但是它们之间的基础性和延续性显而易见，一般以前一阶段的档案文件为基础，形成后续的档案文件，只有囊括了项目运作全过程的主要文件，档案才能客观地记录与再现相关活动，成为技术推广应用的依据。

目前企业微观档案资源建设的现状是，某些类别档案基础较好，但整体质量不理想；重要依据和结果档案较全，中间性、操作性的档案文件很差。如，制造企业产品设计档案较全，工艺档案和检验档案不完整；化工企业设备档案中随机文件较全，日常使用维修记录和生产原始纪录不完整；企业基建项目的竣工图齐全，维修、改扩建文件支离破碎；一些企业的行业监管业务档案较规范，而其他档案质量较差……。微观档案建设的这种“短板”，已经为日后档案的利用留下隐患，“亡羊补牢”已刻不容缓。

三、关键：掌握现代企业的核心档案资源

企业档案是一种海量的信息资源，一概实行档案专业化管理，不仅生成高额的管理成本，而管理效益也值得研究。因此，现代企业档案资源建设必须突出重点，管好核心档案资源。现代企业核心档案资源是企业资产的重要组成部分，是企业创新的软实力，必须要在企业决策者的参与下，明晰其对象，界定其内容。

企业核心档案资源指现代企业运营必备的档案文件，即那些一旦失去企业将无法恢复重建、正常运转或蒙受重大损失的档案资源。有一种说法是，如果企业遭遇毁灭性破坏，只要档案在就能恢复重建。这里说的“档案”当然是核心档案资源。信息化环境下的档案资源尤其脆弱，一旦信息系统或信息设施出问题，电子档案将瞬间消失，势必危及企业的生存。“911”事件使企业决策者开始关注档案实体与信息的安全管理，催生了一系列对核心信息资源实施重点保护的核心文件保护计划。

如何界定核心档案资源？ARMA认为应该从“①对本现代企业继续运转最为关键的那些职责；②各职责对文件保管的要求；③对每项职能至关重要的具体文件。”③的角度加以识别。香港特别行政区政府则明确提出“极重要档案资源”的概念，即“所记录的是各政府职能部门在紧急情况或灾难时及其后，赖以持续和有效地运作所必须要的资料。”④这两种定义同一方式，都以保证职能活动的延续为依据。

结合我国现代企业的实际，以下档案在维系现代企业职能方面具有重要依据作用，是现代企业核心档案资源的重要组成部分。包括：其一、企业资产、资金及技术资源凭证，如企业营业执照、董事会记录、党委会决议、资产凭证、债权债务凭证、专利文件、特许证书以及其他维护自身利益与生产经营权的依据文件等。其二、企业生产经营活动必须的依据性文件，如主要产品的设计文件、技术操作规程或工艺文件、企业标准、重要检验数据指标、主要产品的销售市场、关键设备及设施的档案等。其三、本企业运营管理的规范性文件，如企业制度与重要规定、关键岗位技术骨干的资料等。为保证核心档案价值的实现，它们“必须具备内容、结构和脉络资料，包括副本、大纲、摘要，任何种类资讯的存贮载体及其检索工具”并且作为“档案资源保管系统的一部分”⑤实行档案专业化管理。

四、重点：企业档案资源建设不可忽视的内容

我国现代企业档案资源是在传统企业档案资源的基础建设起来的，受计划经济的局限，反映市场经济活动与现代化管理的档案信息缺失。现代企业档案资源建设应该关注市场经济，特别是国际贸易需要的档案文件。

（一）企业活动的原始纪录。如，设备运行记录、各批次原材料与产品的测试、化验、检验记录等。原始纪录的现实作用虽然得到公认，由于其数量巨大、更新快、时效性强，许多企业并没有它们作为档案。原始记录不仅能够实时地提供丰富、客观的细节信息，还是准确印证相关活动、反映其规律的可靠凭证，而且也是国际贸易经常要求追溯的凭证性文件。浙江新昌皮尔轴承有限公司为应诉美国商务部的反倾销调查，短期内提供了包含130万个数据的应诉材料。内容涉及公司的组织结构、财务制度、出口和国内销售的详细交易记录、468个产品型号的钢材消耗、工时消耗、电力消耗、包装、废品回收五个生产要素的生产成本记录。⑥如果没有平时原始记录的积累，及时提供如此详细、准确的反倾销证据是绝对不可能的。为了保障现代企业在国际市场或国际竞争中的利益，企业必须重视原始记录的科学管理。

（二）市场分析研究文件。为在激烈的市场竞争中稳操胜卷，现代企业必须知己知彼，此信息需求使“竞争情报”变得炙手可热。有种观点认为，竞争情报必须来自企业外部，果真如此吗？情报界权威Kahaner认为“信息是事实性的，……竞争情报则是经过过滤、蒸馏和分析的信息片段的集合。”⑦强调竞争情报与一般信息的区别，在于信息分析与加工的程度。

竞争情报依据的信息分析对象，自然是企业及其对手竞争，在特定产品的开发、设计、制造、营销等方面的信息。这些信息在现代企业的职能活动，尤其是新产品开发和市场营销活动中已经大量形成。如市场需求、产品市场占有率等分析报告，不仅是企业营销活动的重要记录，也是竞争情报可靠的信息源。决不能因为它们反映了大量的企业的外部信息，而忽视了它们企业档案的本质。

（三）企业合同文件，即企业形成的对合同双方具有约束作用的法律文件。如购货合同、供货合同、销售合同、服务合同、用工合同等等。合同是市场经济基本的法律凭证，由于它具有一次性，一旦履行对合同双方不再具有约束力，被认为失去了保存价值，因而许多企业没有将它纳入档案的范围。市场经济的发展激发了合同拥有的反映企业经营状况、鉴证企业信用等功能，成为市场经济活动中经常需要查阅的原始凭证，特别是在反倾销活动中举有不可替代的作用，现代企业应该从长计议，把重要的合同文件纳入档案范围。

（四）客户信用管理文件。“信用是承诺在将来某一确定时间付款而获取资金、物资和服务的能力。”⑧企业客户管理主要是客户销售（赊销）信用的管理，在外国称为风险管理。加强客户信用管理是发达商品经济的客观需要，也是现代企业与国际贸易接轨的重要形式。

客户信用管理即“：企业通过制定信用政策，指导和协调与信用销售有关的部门，以完成对信用销售中客户信息收集和评估、信用额度的授予、债权保障到回收应收账款各交易环节的管理。”⑨可见，客户信用管理的基础是信息，信用信息是否准确、全面、及时，直接影响企业对客户的判断和选择。这些信息既有企业内部生成的信息，也有从外部收集的信息。企业外部信息主要是银行或其他信用机构的信用评估，企业的内部信息指企业在与客户长期的交易中，形成的交易记录和还款情况记录等。

目前，现代企业已经开始形成客户档案，但其内容及管理方法存在较大偏差。在内容上，目前客户档案多为客户名单，缺乏对客户赊销状况的连续记录；而客户档案的管理就更加随意，无法形成相关信用信息的关联，更不能及时提供客户信用能力的可靠凭证，应该按照档案专业化管理的要求强化客户档案管理。

（五）企业社会职责文件，如企业在安全、劳动保护与卫生条件、环境保护与治理活动中形成的重要文件等。它们体现了企业对职工权益的关注、对社会及环境责任的履行，反映了企业的文化与道德建设状况。当前，社会对企业社会职责的要求不断提高，70年代国际上兴起在确定企业利润水平时，把员工、企业、社会的利益统筹起来考量的企业社会互利价值观。例如，在纽约证交所上市的企业都要定期接受供应商对其履行社会责任状况，如人权、劳工、环境等问题的评估。对企业社会责任的评估目前涉及无公害技术的使用、职工健康安全、预防人身伤亡事故和职业病防治等内容。有些企业社会职责已成形成如《职业安全卫生评价标准（Occu－pationalHealthandSafetyAssessmentSeries18001）》等国际指标，现代企业要走向世界，必须研究这些国际标准，防患于未然及时对相关文件实行档案管理。

五、多元化：现代企业档案资源建设策略

随着企业与环境的发展，海量档案资源的管理手段与方式日益专业化，管理成本随之提高。精细化、多元化是现代企业档案资源建设的重要策略。

（一）多元化的企业档案鉴定标准与方法

档案质量直接影响档案资源建设的效益，海量档案管理凸现了鉴定在档案管理中的地位。传统企业档案鉴定比较保守、粗放，“重要”或“一般”是鉴定档案价值普遍运用的尺度，其结果是档案范围宽泛，保管期限偏长。例如，占企业档案数量相当比重的“科技档案”，以往鉴定结果基本是永久或长期保存，在档案数量有限的情况下，如果企业还可能接受的话，海量档案长期管理必将受到现代企业价值观的质疑。

档案价值是其内在价值与外在客观需求相互作用的结果，判断企业档案价值涉及各种复杂的因素，而且这些因素又各自存在着变数，档案价值判断变得更加复杂。面对飞速增长的电子档案，企业档案鉴定的压力剧增，重建其价值指标体系，是细化与简化企业档案资源鉴定的出路。

根据现代企业经营发展的需要，细化企业档案的价值指标，既要考虑档案作用的性质又要考虑其作用程度，既要顾及档案使用频率又要考察其使用周期，形成多元的档案价值指标体系，就能帮助我们比较明确、精细地辨别档案的价值量。

在鉴定方式上，在严格控制永久档案数量的前提下，适应企业档案价值变化快的特点，应加强档案价值的周期性鉴定。根据档案反映的相关技术与活动的更新状况，及时对档案实施鉴定，根据鉴定结论及时采取适当方式处置相关档案，严格控制企业档案资源的存量。

（二）多样化的档案实体

档案是信息及其载体的结合形式，传统档案实体已经十分丰富，信息化又创造出更多的档案实体形式，使企业档案实体形式更加丰富多彩。在重保管的档案管理阶段，人们曾一次次地试图统一档案的实体形式与保管方法，虽然消耗了大量的档案劳动，但管理效益却鲜有提高，统一电子档案实体更加困难重重。因此，应该摈弃“一刀切”的实体形式，针对不同档案实体，确定各自的保管方法。如，重要档案凭证应采用两种实体形式保管以强化其安全性；数量巨大、使用频繁的技术档案，从方便利用出发，逐步将纸质实体转化为磁性或胶片形式以缩小保管空间；海量的原始记录允许采用数据库形式留存；……。档案实体的多样化与适时调整档案实体形式，是优化档案管理、压缩档案保管空间，提高企业档案管理效率的有效措施。

（三）多元化的档案管理体制

管理体制是档案工作的组织保证，一般指对档案实体及档案机构采用的集中、分散等组织管理形式。企业档案管理体制必须与现代企业管理体制相适应。当前现代企业管理体制发生了很大变化，一方面，企业成为无主管组织，企业之间靠股权、产权关系维系，企业档案机构失去了行业归属。另一方面，企业内部采取职能分工与项目管理相结合的组织形式。单一的档案管理体制无法适应现代企业的多元化特点，而且目前很难认定一种最适宜的档案管理体制，必须综合考虑现代企业的生产流程、档案价值、使用状况、实体形式等因素，分别确定各种档案最适宜的管理体制。如，核心档案资源设专人集中管理较为稳妥；对利用者相对稳定的档案采用单独管理较为合理；……。现代企业制多元化的档案管理体，需要依托信息技术将多元管理整合成相对统一的档案资源网络，发挥多元化的优势，实现档案资源共享。

现代企业档案资源建设关乎企业的根本利益，必须围绕自身需要，建立现代企业档案的价值体系，指导企业档案资源建设，提高档案资源对现代企业的贡献率，进而履行现代企业丰富国家档案资源的社会责任。

参考文献：

①《中华人民共和国档案法》

②李音译：《知道公司的核心文件保存在哪里吗》，《外国档案资源工作动态》2003年第2期。

③贺真：《深圳香港两地档案资源意识管窥》，《北京档案》2003年第6期。

④《香港特别行政区档案管理守则》第七章。

⑤《香港特别行政区档案管理守则》第七章。

⑥张伟东：《用档案应诉国外反倾销》，《中国档案》2003年第4期。