财务档案的管理汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇财务档案的管理范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

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关键词 财务 电子档案 管理 研究

传统的财务档案大都以纸质为载体，不能适应财务档案管理的信息化要求，必须向数字化档案管理转变。未来的财务电子档案就是财务数据采集源泉和基地，通过分类整理和网络共享，最终为各级领导、决策部门、财务人员处理和运用。

一、财务档案管理现状

（一）财务档案分类

随着公司电力事业的快速发展和经营管理水平的提高，财务档案资料也日趋增多，主要分为会计档案和财务管理文件两大类。

会计档案指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：

会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。

财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

财务管理文件：指除会计核算专业材料外的财务管理制度、计划批文、通知等各类财务管理资料，是财务档案的重要组成部分。财务集约化管理的不断深入，财务管理文件的积累呈现多元化趋势。财务管理制度包括预算管理、会计核算、工程管理、资金管理、资产管理、资本运营、财务评价与考核等。

（二）财务档案管理规定

自1999年以来采用电子计算机进行会计核算，保存会计档案实行电子存档和纸质存档制，2004年的《会计电算化管理办法》对电算化会计档案的管理进行的明确的规定，电算化会计档案指储存在磁盘或其他存储介质上的会计数据和程序，以及打印输出的各种账簿、报表、凭证等核算数据和系统开发中的全部文档资料。打印输出的纸质会计资料按照《会计档案管理制度》进行归档管理，储存在硬盘上的会计数据建立定期备份制度，实行电子备份，按年度进行刻盘存档。

二、财务档案管理趋势

为规范和加强公司财务管理，公司已经建立了涵盖生产经营全过程的财务管理体系，随着财务信息多元化的发展，积累了丰富的财务管理文件，必须实现由纸质档案管理向数字化电子档案管理转变，才能充分发挥财务管理文件的指导作用。财务电子档案将是财务数据存储、管理、处理、查询、检索、传递的数字化信息服务工作基地，通过实时更新和共享，及时、准确地为经营决策提供依据，电子档案将成为财务档案管理的主要形式。

（一）财务电子档案能够提供财务档案信息方便快捷的服务方式

数字化的财务电子档案信息可以通过网络等现代技术实现的远程利用，提供方便快捷的财务档案信息服务方式和途径。

（二）财务电子档案能够使不同载体形式的财务档案信息得到转化与再现

根据财务档案载体形式的不同，可以将电子文档、录音、录像、幻灯、照片等各种形式的财务档案信息经过数字转换，并再现其它载体档案信息的真实内容，既加强管理又方便应用。

（三）财务电子档案为财务管理水平的提高奠定基础

在当今信息化和数字化技术飞速发展的时代，档案信息数字化是财务电子档案管理发展的必然趋势和方向，财务档案数字转化工作有利于财务信息的推广，为财务管理水平的提高做好基础准备。

（四）财务电子档案为财务信息体系的完善创造条件

随着无纸办公和电子文档的普遍应用，财务电子档案与纸制档案共同组成完整的财务档案信息库，为财务信息体系的完善创造条件。

三、财务电子档案管理面临的难题

原始性问题。对于纸质档案来说，内容的原始性附着在形式的原始性上，其字体、字迹、图像、印章、纸张制成材料等使内容真伪易于判别，可以借助形式的原始性来证实和确认内容的原始性。电子档案内容与形式是相对独立的，不仅内容易于变化，而且失去了固定的形式，电子形式生成的由实态变为虚态的档案，已完全没有了这种“原始状态”，其生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致，可以说既是原始的，又是复制的。很难对电子档案的原始性进行认定。

真实性问题。电子档案极易失真。如将纸质档案转化为电子档案的操作过程稍有失误即会导致档案信息失实；电子档案的真实性问题伴随其生命的始终，维护其真实性是一个不间断的过程，信息内容“出错”的概率和机会远高于传统档案；电子档案可被原样复制，甚至被篡改后可不留痕迹。

完整性问题。电子文件、电子档案内容的完整性很难保障。电子文件经常处于流动状态，如不及时捕获，可能会导致信息丢失；电子文件结构复杂，储存方式多样，容易造成信息的缺损；电子文件的背景信息伴随文件处理过程而不断累加，而且形式多样、存储分散，极易丢失，往往致使电子文件来龙去脉不清。

安全性问题。电子数据的易更改性为非法操作提供了便利，篡改信息、信息外泄，都会直接损害电子档案的安全。

四、财务电子档案管理保障措施

（一）采用有关技术措施，保证电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性，提高电子档案的可靠性

在形成电子档案的同时，采取相应的技术措施采集描述电子文件背景、内容、结构及其整个管理过程的原数据，作为检验电子档案原始性、真实性、完整性和有效性的依据。将电子文件设置为“只读”状态。在这种状态下，用户只能从电子计算机上读取信息，而不能对其做任何修改。

（二）建立电子档案统一接收数据格式

因为财务管理资料来源广泛，形式多样，无法统一，如电子文档、录音、录像、幻灯、照片等各种形式，财务电子档案需要实现统一格式的转换，同一文件类型统一一种文件格式。

（三）应用的安全性

财务电子档案基于网络实现资料上传、信息共享，可根据设定的档案密级按部门按专业按用户级别配置访问权限，可在权限允许范围内下载档案。同时日志库自动记录对电子档案库的所有检索、调档、增加、删除、修改等操作。

（四）明确纸质档案与电子档案要长期并存并保持一致

纸质档案与电子档案属于两种不同载体的档案，必须明确纸质档案与电子档案长期并存的“双轨制”，即在保存电子文件的同时，把电子文件以硬拷贝输出形成纸质文件来保存。同时，还要注意两种不同载体档案的一致性，特别是在电子档案编号、更改、更新时更应注意电子档案与纸质档案的对应相符。

五、财务电子档案管理的优势

财务信息的随时更新。现代网络系统为实现电子档案管理提供了快捷的管理手段、共享的信息平台，开辟了信息利用的快速途径，将过去的集中建档，改为平时随时整理建档。集中的工作量，变为分散的工作量，提高了财务信息管理水平，财务电子档案及时得到更新，便于检索利用。

灵活便利地检索。在电子文件转化为电子档案后，由于计算机可以按需求随时将电子档案的单份文件从任何角度进行分类、组合，可以任意组成各种信息体系。因此，“文件”作为基本保管单位，使信息分类方式得以根据需要进行自主编辑。

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一、医院财务档案管理现状审视

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doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.027

[中图分类号]F275 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）14-00-01

1 财务档案管理信息化的特点

当前会计电算化进程不断加快，财务人员的日常制单、复核、汇总等工作都可以在电脑上完成，财务报表和账簿也可以根据需要随时打印输出。越来越多的企业财务档案管理也实施了信息化管理，使财务档案的管理更加便利，磁性介质形式存储取代了纸介质的保存。一些信息存储量大、携带方便的存储工具如U盘、磁盘等得到了广泛应用。财务管理信息化使管理更加快捷、利用率更高、更易于查找，是企业未来发展的一种必然趋势。

2 财务档案信息化建设的主要内容

2.1 建立适合管理的财务档案动态数据库

财务档案管理信息化促使财务档案信息得到有效利用，为管理和决策提供科学合理的数据。计算机硬件和网络平台建设是信息化管理的基础，而软件建设是信息化管理成功的关键。财务档案管理软件和信息网络的应用，提高了系统里各类信息资源的准确性，同时也为使用者提供解决问题的方案。财务档案信息网络的完善建立，既可以将各类业务文档和文件录入数据库，形成数据动态存储，保证信息完整，还可以实现联机公共查询、远程服务及传输。总之，财务档案的在线管理，减少了档案形成与查阅的时空差，打破了原有的静态管理模式，实现了向动态管理的转变，强化了财务档案的服务职能，大大提高了使用效率。

2.2 加强财务档案的网络安全建设

财务档案的信息化和网络化，使其存储更加便捷、查询更加迅速，数据提取更加准确，形成了全面电子化的档案管理。财务信息作为内部重要资源，除可对外披露的信息外，应做到保密、不公开，涉及重大决策项目的财务信息更要严格保密。加强网络安全建设，做好信息保密与公开，才能高效地实现信息合理利用。

2.3 完善财务档案管理的辅助系统

财务档案数据利用网络化平台进行采集、分析、整理和传输，为领导、决策者和财务人员的决策运用提供准确有效的数据支撑。由于信息量和工作量大，同时对数据的准确性要求高，因此，单单依靠相关人员的经验判断解决问题是行不通的，必须借助于先进和智能的辅助决策系统来完成。决策支持系统的建立，要以管理科学、电脑科学、控制理论以及行为科学作为基础，并辅以计算机网络、人工智能、经济模型等技术手段，科学合理地建立起适宜决策运用的完善系统。该系统要做到对问题的提出形成多套可行的解决方案，并对不同的方案进行对比分析，得出最优解决方案，进一步提升财务决策的质量和水平。

3 加强财务档案信息化管理的建议

3.1 注重实效性

财务档案管理要注重信息的实效性，同时它也是衡量财务档案信息化程度的标尺。首先，在财务档案建立初期，就要对档案进行科学分类，建立档案目录咨询平台，方便需求者快捷地查找资料。档案建立后，要及时采集、整理动态数据，进行补充、完善，确保档案使用的时效性。其次，所存储的财务数据要确保全面、科学，做到档案资源共享，档案资料管理规范。另外，财务档案信息化管理对所需的硬件、软件设备、系统等都有很高要求，要定期对电脑设备进行升级换代，这样才能满足需求者的要求，提高信息化的实效性，使财务档案信息的利用价值得到最大化。

3.2 保障网络安全

财务档案信息化管理有着非常显著的特点，就是保存的财务数据量大，保密性要求高。数据的信息化也就代表着网络化，保障网络的安全性显得尤为重要。首先，要建立完善的财务档案内部管理制度，加强网络监督，制定严格的操作规程，防止财务档案资料被篡改、损毁、泄露，确保资料信息的完整性。其次，要严格保证网络环境的安全性，防止U盘、磁盘等磁性介质储存设备的病毒传播。定期对计算机设备进行升级改造，及时安装防病毒软件，并定期对网络环境进行病毒查杀。最后，还要定期做好财务档案资料的备份，防止财务档案数据永久丢失，造成不可估量的损失。

3.3 完善管理的各项规章制度

档案管理的信息化也改变了档案管理人员的工作方式，同时档案的管理制度也要随之改变，建立健全档案的保管、操作、保密和岗位责任制等管理制度。力求满足需求者的查阅要求，发挥网络不受地域、时间等限制的特点，实现专业化精准查询。

3.4 提高管理人员信息化素质

高素质的财务档案管理人员是财务档案信息化工作的主体。财务部门要改变人员专业结构单一的现状，不断充实计算机和通信等专业的技术人员，以保证信息化建设的需要。加大管理人员培训力度，分层次和分阶段地结合业务要求开展培训，提高管理人员信息化技术水平，提高其运用各项信息技术和手段的能力。

主要参考文献

[1]蔡建美.企业财务管理信息化探讨[J].现代商业，2009（4）.

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二、财务档案管理信息化的特点

现如今，企业管理最重要的就是从管理的思想上进行根本上的改变，就是要顺应时势，跟上时代的步伐，进行信息化的变革。在进行财务档案管理的过程中，很多经济业务比较繁杂，信息较多，然而很多人员在进行工作的时候会出现很多不必要的环节，这些环节会带给工作人员很多工作上的阻碍，通过进行运用信息化的管理，能够储存大量的信息，能够节省很多管理时间，使财务档案能够被高效规范的进行管理。

三、财务档案信息化建设的主要内容

1.建立与公司相符的信息管理平台

对于公司内部的财务档案管理，需要进行对财务档案进行信息化管理。在进行管理的同时，需要向相关工作提供更为精确的信息化数据。在企业的内部设立与企业财务档案管理相符的数据平台。为各类档案管理提供信息资源，并且能够提升财务档案管理的水平和管理能力。让财务信息能够随时随地的进行平台保存。

2.设立公司信息化的防火墙，增强网络安全

财务档案信息化管理是公司的一项重要任务，在进行财务档案信息化管理的同时一定要注重信息化的安全性。企?I的财务信息是企业最重要的公司信息，必须要保证公司信息的安全性和保密性，对于公司的网络安全建设必须要加强信息技术，并且要对网络进行合理利用。与此同时要加强工作人员的工作能力，确保财务档案的安全性和对信息技术的使用能力。

3.完善财务档案管理信息化的操作工具

财务档案管理需要进行网络化的结合，通过网络化的平台进行对相关数据的采集和运用。相关财务档案信息化管理的资源要进行合理的分配。在财务档案管理信息化内部工作人员进行工作时一定要配备工作的工具，制定与公司财务信息相符的系统，考虑到系统的适合性和科学性，通过操作系统对平时的财务管理进行正确的管理。同时要提高系统的操作性能力，能够在进行相关管理中提供最准确的方案和计划。

四、加强财务档案信息化管理的策略

1.提高财务档案管理的信息实用性

财务档案管理的信息是在信息化的作用下才能够得到更好的管理，同时财务档案管理的信息同时也能够查看信息技术的水平。在进行建立档案管理的同时，要对档案进行分类准备，还要建立相关的档案平台，档案管理的平台提供的相关信息要注重实用性，能够真正的进行对企业档案管理的协助。协调财务档案管理之间的信息，要对信息资源进行合理分配。财务信息数据必须要保证其正确性还有科学性，对财务档案管理的平台要进行系统升级，定时升级平台数据。提高信息化的实用性，进行水平更高的财务档案管理。

2.保证企业网络的安全性

企业财务档案管理信息化的主要内容就是要对企业内部的财务档案进行保密处理，所有的工作都能够进行安全性的工作。信息化管理就是需要结合网络技术，网络安全是确保财务档案的安全性。加强对网络监督，监督每一项财务档案管理的流程，并且要防止财务档案的信息被泄露，被更改。对企业内部工作的计算机，要定期的进行系统升级。保证系统的安全性，及时的进行对计算机进行病毒查杀。保证网络安全性，避免信息泄露的风险。

3.建立健全相关的财务档案信息化管理制度

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所谓财务档案，实际上就是指一个企业单位在开展经济活动的过程中涉及的财务活动，其包含的数据信息被反馈、梳理以及整合形成系统化的财务信息。财务档案具体指的是不仅包含了企业单位在决策、规划方面的信息，甚至还是整个企业单位开展的经济活动信息的来源。就企业单位的财务管理、整合方面来说，其核心就体现在企业单位内部的财务档案的管理方面。随着国内的社会进步、经济高速发展，企业单位的财务档案管理进行入了一个全新的发展阶段。因此，要加大力度地创新和完善现代化财务档案管理，促使其能够有效地适应社会、经济发展。

1财务档案管理的重要意义

财务档案是要企业单位运营发展过程中涉及各项经济活动的开支、收入进行真实、精确、完整的记录，能够客观、间接地表明企业单位的日常经济活动。财务档案管理属于单位、企业整个财务管理工作中不可缺少的一个环节，是企业单位开展各项活动的基础前提，对企业单位的运营发展有很大的推动作用。其重要意义具体表现在以下几点:第一，财务档案管理是企业单位在开展日常各项工作，其参考、落实科学管理措施的基础条件。就企业单位来说，在进行日常的社会活动过程中必然出产生不同形式的财务档案，譬如:经济活动的收入、企业内部开支等。现阶段企业单位正致力于创建和完善现代化管理模式，增强自身管理能力，在这一发展过程中，财务档案信息能够成为其发展的可靠的信息依据。企业单位要制定重大的经济决策，完善和改进制度，都是需要借助财务档案中反馈的各种有价值的信息得以实现，同时也是维护和确保企业单位能够正常、良好发展。第二，财务档案也属于是企业单位涉及的经费开支的主要凭证，在很大程度上可以创造出间接的经济效益。虽然财务档案无法直接地创造出经济效益，然而其在某一时刻可以发挥出至关重要的凭证价值。就财务档案的内容、外形特征方面来说，其可以有效地客观反映出过去某一时段所发生的真实情况事，能够成为证实某一事件的书面文件。通过上述表明，财务档案管理工作与企业单位运营发展之间是相互促进的关系，因此，财务档案管理对企业单位的运营发展，甚至是社会发展有很大的推动作用。

2财务档案管理中存在的主要问题

在进行财务管理工作的过程中，或多或少会出现一些问题，但是必须准确地抓住重点，采取有效的措施进行处理，进而能够完善和深入企业单位财务档案管理工作。在财务档案管理中存在的主要问题有以下两个方面。

2.1对建立财务档案管理的重视程度还有待提高

企业的经营发展不仅为国家创造了大量的财富，同时还向社会提供和创造了非常多的就业岗位。由此表明，企业发展的根本任务是尽可能地创造出更大的社会价值、经济财富。处于现代化时代背景下，要实现企业的持续发展运营，需要不断地强化和完善企业单位的财务档案管理工作。财务档案属于是企业单位在运营过程中涉及的各项活动的书面反映形式，也可被称为一种凭证，必须要认识到财务档案管理的重要性。其有效的管理能够促进企业单位处于合法轨道上运行发展，使其能够在市场上占据一定的地位和优势。这些都充分表明了财务档案管路工作的作用和意义，在市场上开展的各项活动都不能脱离财务档案管理具备的引导性作用。现阶段在进行财务档案管理过程中遭遇的关键性问题是，人们对于其认识和理解存在不足和偏差，特别是在财务档案管理方面的有关制度上。处于这种状况下，企业单位的领导层对财务档案管理没有给予足够的重视，没有正视其对企业发展的重要性，导致整个财务管理无法有效地开展，甚至影响了企业单位的发展运营效率。

2.2对相关法律法规的执行不积极

企业单位没有创建统一的财务管理章程，国家先后出台了《档案法》《会计档案管理办法》等有关的政策，并在其管理工作方面取得了一定的成效。但是基于整体的角度来看，很多企业单位中从事财务方面的工作人员、管理人员对于财务档案管理的理解不足、有关程序的操作的自觉性差，从而造成操作环节的工作落实不到位。除此之外，还要认清一个事实:虽然国家有关部门针对财务档案管理方面制定了相关的法律法规，但这些法律法规绝大多数都是处在宏观层面上的规定，偏重于形式。

3解决当前财务档案管理工作问题的几点建议

由以上的阐述，可以对企业单位内部财务档案管理工作中出现的各种问题有一定的了解，有效地解决这些问题，必须采取真实有效的方法进行处理，要将财务档案管理工作真正地落到实处，进而促进企业单位良好地运营发展。财务档案管理属于企业单位发展的不竭动力。

3.1制定统一的财务档案管理标准

就财管档案管理工作的开展来说，必须要严格遵循对应的管理章程制度，这是由于制度是维护财政管理工作正常运行的保障。如果不遵循规章制度做事，就无法对财务管理工作的开展成效进行统一的评价指标。对于任何性质的工作，对应的规章制度都能够达到一定的约束效力，针对财务档案管理也是一样的。设计健全、有效的、统一的指标成为现阶段财务档案管理工作的主要任务。除此之外，还要创建具有系统化的档案管理，为互训的工作需要提供便利;强化对财务档案管理的保养和维护，才能深化企业单位财务管理工作，进而能够为企业发展创造更多的贡献。

3.2加强管理者重视和财务档案管理队伍建设

首先要强化财务档案管理方面的制度性监督。要根据现实专业培训的具体情况，企业单位内部要对财务档案管理的工作人员、负责人参加的有关培训进行评价和考核。而只有评价考核过关的人员才能够从事财务档案管理工作;而对于考核没有过关的人员要采取相应的惩罚措施，并要求其继续参与培训学习，在完成考核后在进行工作。其次，就惩罚措施方面，需要在规章制度中制定明细的监督处罚措施，要定期地考核相关管理工作人员的工作情况，并把财务档案管理融合为整个绩效考核当中的一部分。要对管理工作变现比较优秀的人员按照相应的工资标准上调工资;而对于工作成效差的人员也要根据对应的工资标准下调工资，进而激发和调动财务档案管理人员能够正视自身的本职工作。

3.3建立信息化的财务档案管理体制

必须要完善、规范管理程序。现阶段企业单位主要任务之一就是要有效地实施和落实财务档案管理方面的安全性管理、使用要求。在进行财务档案管理过程中，企业单位必须要有效地维护财务档案管理的真实性、完整性以及安全性，同时还要在运营管理过程中规范、合理的运用财务档案，进而可以向企业单位的运营发展、经济活动的开展提供有效的支持和帮助。就财务档案借阅方面来说，只准许政府有关的经济监察部门在进行核查、工作时能够查看，其他都禁止借阅，还有企业可以进行内部查阅。除此之外，财务部门自身也要做出改变和改革，规定部门管理人员没有查阅财务档案信息的权力，甚至是公司的领导层对此也有一定的限制。

4结论

综上所述，处在新的时代背景下，必须要充分地认识和了解到财务档案管理工作对于企业单位发展的各个方面的产生的影响的作用。必须要根据企业自身发展特点，针对财务档案管理中存在的问题，采取针对性、有效的解决措施，使其充分地发展自身的功能作用，进而能够为企业单位各项经济活动的开展提供可靠的书面保障。

参考文献:

［1］杜巍，叶娜，余雪花.财务档案管理中存在的问题和对策探究［J］．中小企业管理与科技:上旬刊，2015(5):71－72．

［2］丁爱华.做好财务档案管理工作提升财务管理水平［J］．山东工会论坛，2014(1):82－84．

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（一）建立、整理剂挖掘数据

档案信息化是档案工作的一个十分重要的环节，在传统的会计档案工作中通常都是以纸张的形式对档案进行管理，为了能够更好的顺应时代的发展，一定要采取相关的措施积极实现档案信息化和数字化，建立电子档案，这也给档案信息的保存和整理带来了很大的变革。

（二）加强财务档案信息网络的建设

档案的真正价值都是在其使用的过程中体现出来的，建设好财务档案数据体系能够有效的提高工作效率，减少档案人员的工作量，同时还能够更加有效的保证档案信息的可靠性。在数据获取方面也不仅仅局限于纸质文件，可以通过光盘或者是网络等形式获得数据，因此这种方式能够有效减少档案工作中出现问题的几率，同时还能够对企业的资源进行合理的配置，提高企业资源的利用率。

（三）加强财务档案信息的辅助系统建设

财务档案辅助机构的建设能够有效的为企业在人力和经营策略的制定起到推进的作用，所以这一工作的要求也比较高，制定的标准也非常的严格，同时工作量又很大，所以如果完全依靠人力去工作一定会降低工作效率，因此就需要建设一个辅助系统，更好的保证其建设的整个过程，将各个领域中重要的学科都融入到该系统的建设当中，这样才能保证辅助机制建设的有效性和科学性，以便能够为企业的科学决策奠定更加坚实的基础。

二、建设财务档案信息化的建议

（一）软件系统方面

1、转变思想观念

加强相关人员信息化档案建设的关注程度，同时制度建设中相关人员一定要体现出高度的责任感，在建设的过程中一定要充分的考虑到国家的相关政策，加强信息的管理和监督工作，保证档案信息化的建设质量，同时也能够更好的对信息的真实性进行有效的保护。

2、完善财务档案信息化制度的建设

首先要采取相关的措施对财务报表工作进行有效的改进和完善。财务报告水平在经营的过程中对企业有着十分重要的影响，在这一过程中最重要的就是要更好的对信息的可靠性和真实性予以有效的保障，在档案信息管理的过程中还要加强数据处理的及时性和有效性，这样才能更好的保证财务报表中信息的完整性。其次就是要不打断的完善会计信息标准化的水平和质量，同时还应该保证核算体系的建设质量，要按照相关的要求来构件一个科学合理有效的控制制度，同时还要采取有力的手段对整个过程都进行有效的控制，这样才能更好的防止重要的档案信息出现遗漏，保证信息的全面性。

3、积极完善财务数据库

档案信息化建设对为档案的高效管理奠定了十分坚实的基础，传统的档案通常都是以纸质材料的形式进行保存和管理，在管理的过程中会出现一些问题，同时还会给管理人员造成一定的麻烦，在进行信息化建设之后，数据的保存和管理就显得更加的高效，当然这一切的实现都要依赖于档案信息数据库的建设。

4、完善及有效利用财务档案

同以往的档案信息管理工作相比，信息化之后的档案管理具有着十分明显的优势，系统能够对原有的信息和当前的信息进行详细的对比，这样一来就对企业科学决策具有十分重要的积极意义，能够有效的保证企业的经营管理人员能够根据市场的变化调整自己的决策，构建一个具有良好科学性的决策体系。

5、不断提升相关人员信息化素质

财务档案管理信息化是不断完善、优化的过程，始终要依赖于档案人员素质的提高。建设一支高素质的财务档案干部队伍，是财务档案管理信息化的重要基础。

（二）硬件系统方面

1、加强财务档案的信息网络建设

档案控制信息化从工作过程中能够产生非常关键的影响，能够推动档案发挥应有的作用。档案数据合理使用，为营造健全财务档案数据体系的关键基础。有效实现数据信息化，不但能够有效的减少财务工作者实际工作量，同时能够提高数据真实性水平。

2、建立财务档案安全运行管理机制

营造财务档案数字化将可靠性当作基础。提高可靠性，关键在于营造控制体系，不但能够提高可靠性，同时可以提高利用率，对财务工作进行科学合理的监督。想要提高可靠性水平，则一定营造出科学合理的安全控制体系。加强对系统的监控，网络之间要实行物理隔离，对各种数据进行备份。根据国家《电子文件归档与电子档案管理办法》的“至少一式2套，一套封存，一套供查阅使用”的要求进行。

3、实现财务档案管理辅助决策系统的建设

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随着财务工作内容的扩大以及管理水平的提高，要制定切实可行的方法来完善财务管理体系。相关人员要建设电子财务档案管理系统，这样可以实现用网络化管理的手段来管理财务，是符合现代化发展的要求，也对财务档案的整体效率有所提高。

1.1 信息化财务管理具有很多优势，比如：信息存储数量多

符合当今查阅频繁的发展形势，对财务管理的实施提出了较多的要求。随着我国财政工作的飞速发展，财务制度变化很大，甚至一年中会出现多次调整的情况，不同指标规定每年都在改变；每年的会计账簿报表都存在一定的不同，不但需要总结当年度经费的总体内容，而且还需要总结上年或者是下年的总体内容；划分标准越来越要求细化，项目就变得复杂，资料收集时出现问题，这些都会对财务管理体系造成一定的困难。

1.2 食堂财务档案管理对建设项目管理起着重要的作用，财务档案管理的实施可以提高财务管理的整体效益，并且能够达到节约成本的目的

从以上内容可以看出，食堂中应该加大对财务管理工作的力度。由于国家的相关政策调整对财务管理产生一定的影响，所以要提高科学化的管理效率。但是，在当今的财政体系发展深入到宏观背景下，随着财务档案管理体系不断的发展，财务工作也出现一定的困难。因此，实现食堂财务管理网络化体系，不但是符合现代化的要求，而且也是提高食堂财务管理效率的重要途径。

2 食堂财务管理信息化建设存在的问题

2.1 食堂财务管理体系没有较好的明确目标，采取领导一致，按照级别进行层层管理的措施还没有落实

依然按照以往的管理体制来进行食堂财务的管理体系，没有形成信息化管理的理念。除此之外，食堂中的财务管理未与其他相关部门进行合理沟通，需要实施多种信息化建设以及相关的网络资源，然而牵扯到相关职能部门就很难落实。由于一些财务管理信息化没有统一的领导，这样就会出现相关部门在财务档案信息化管理中没有做好本职工作等现象的发生，从而导致财务档案管理信息化没有明确的目标。

2.2 财务档案管理人员缺乏相应知识

经过漫长的变革与发展，财务管理人员的素质已经有了很大改观，在学历、职称等方面已经基本符合岗位要求。但是，长期以来所形成的工作惯性，使得他们在业务上仅仅重视财会理论与实践的学习与研究，而对档案业务特别是档案信息化这项工作的重视程度没有提升到一定的高度。档案资料的收集、整理往往被忽视，以致单位形成的计划、总结、专题报告、预决算资料、基建预决算、市场报告等资料、合同协议书、荣誉证书、工资转移单、工资调整、人员录用资料等散失、霉变；有的甚至将一些资料据为己有，在工作调动、岗位调整、离退休时一并带走。在现有的财务人员中，真正懂得财务档案的搜集整理的人员很少，懂得把纸质财务档案转化为电子档案的人员更少。

3 食堂财务档案管理信息化系统的安全风险

3.1 数据安全风险在手工方式下，财务信息以账、证、表等形式存储在纸介质上，修改过的会计凭证或账簿可以从财务人员笔迹和印章上分清责任，但是电算化系统的会计数据直接存储在磁盘上，对电子数据的非法修改可以做到不留痕迹，存在着档案无纸化和电脑操作无形化带来的数据风险。利用计算机的舞弊具有很大的隐蔽性，被发现的难度较之手工会计系统更大，其造成的危害和损失也更大。因此，在电算化系统下做好安全保密工作意义重大。

3.2 管理安全风险由于相关人员缺乏计算机信息安全基本知识，不遵守本部门的信息安全规则，造成数据损失等，很多财务工作人员普遍对病毒的危害性程度认识不够，任意从互联网上下载资料，在计算机间、局域网和互联网之间交替使用软盘和可移动硬盘、U盘，将计算机病毒带入财务系统中。另外，由于一些计算机的配置较低，安装防病毒软件后计算机运行速度会受到影响，一些员工对安装的防病毒软件私自卸载，造成整体防病毒工作的被动。因此，往往由于某一个人使用过程中的疏忽而给整个会计电算化系统带来风险。

4 加强食堂财务档案管理信息化的建议

俗话说，“没有规矩，不成方圆”“安全保障，制度先行”要以财务管理部门和档案管理部门为主，相关部门为辅，单位积极参与，通过积极探索，真正做到理论结合实际，从实践中来，到实践中去，制订一系列切实可行的财务档案信息化管理制度。比如对数据库系统的监控制度、重要数据备份制度、内网与外网要实现物理隔离制度等等类似的如国家档案局《电子文件归档与电子档案管理办法》中“至少一式两套，一套封存，一套供查阅使用”的要求。只有健全系统的档案管理制度和管理体系，才能从根本上加强档案软环境建设，做到日常的财务档案管理活动有章可循，如综合性的规章制度、立卷归档、档案保管制度，档案保密、保卫制度，开放档案的利用制度，未开放档案的利用制度，档案专（兼职）人员的岗位责任制。

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 在电子与信息技术高度发展的今天，处于知识前沿的高等学校的会计电算化已广泛普及。由会计电算化产生的，蕴含着高科技的档案贮存介质，就是财务电子档案。它不仅体积小，容量大，且易于查阅和传递，而倍受“青睐”。做好这些财务电子档案的管理工作，进行有效地保管、维护与利用，充分发挥其便利、快捷的特性，成为现代档案管理中不可或缺的一部分。 

 一、财务电子档案特点： 

 财务电子档案是指存贮于磁盘、光盘等现代电子介质中的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料和系统开发运行中使用的各种基础语言程序及应用程序。这里主要指用于贮存财务数据和程序的各种电子介质。作为现代高新科技的产物—财务电子档案，较之传统的财务档案，有了许多新的特点： 

 1、财务电子档案的存贮介质具有多种形式。可存贮于可读写的磁性介质中，还可直接刻录为不可擦写的光盘，也可打印输出存贮于纸质材料中。 

 2、财务电子档案易于修正、拷贝和重置，便于纠错、携带和传递。 

 3、财务电子档案的体积小，容量大，占用存储空间小，但对存储条件要求较高。 

 4、财务电子档案大多不能直接视、读，需要借助一定的仪器设备予以复现；但易于计算、分析，快捷获得所需结果。 

 5、财务电子档案的高科技信息含量大，要求较高素质水平的管理人员。 

 6、财务电子档案内涵广泛。不仅包括票据、记账凭证、账簿、报表等传统会计档案，还包括会计电算化中的各种系统软件和应用程序。 

 二、高等学校财务电子档案管理的状况 

 高等学校会计电算化生成了财务电子档案。对于新介质的档案，既没有前人的管理模式可参照，又没有当前的技术可查考。所以，早期的管理中往往有些不尽如人意的地方，主要表现在： 

 1、储存环境欠妥。早期电算化会计生成的是电子输出档案，即通过打印输出的纸质凭证、帐簿和报表。较早的针式打印机色带输出的纸质资料原本不够清晰，又受空间、经济条件限制，经日晒、风化，字迹极为模糊，有的甚至已消失。 

 2、早期软件、程序存留不利以及运行程序版本的更新，造成了原有数据资料的虚设。如在早期dos系统环境下，生成的磁性数据资料，虽保存完好，但原有运行环境已不复存在，现今程序又不能兼容，多数数据已不能再现，形同虚设。 

 3、老化机器的淘汰以及机器设备的快速更新，造成了新、旧运行环境脱节。如早期微机上运行的win3、win95等，已难在现今机器上顺畅运行。 

 随着会计电算化的不断发展，财务电子档案的形式和数目日渐增多，更多替代了原有传统财务档案的功能和效用，财务电子档案的管理也得到了应有重视。许多高等学校投入了大量资金，用于必要的保护、查询、复现设施的购置和管理人员专业技术的再培训，其财务电子档案管理的环境、条件等“硬”件设施得到了全面改善。 

 三、高等学校财务电子档案的现代管理 

 财务电子档案的现代管理是指运用现代技术手段对财务电子档案实施有效管理，包括四个环节即财务电子档案的收集、整理、保存和利用。 

 （一）财务电子档案的收集 

1、设定固定的收集区间。一般可视业务量大小，按月、季或年度来设定；也可以视具体项目周期长短，实行分段、分项或全程设定。但必须注意保证收集区间连续、无间断。 

 2、制定固定的数据收集程序。选用质量好、可靠性高的贮存介质，备份所有财务数据，存贮于磁性介质，并刻录于光盘，确保备份的一致有效，必要时还可打印备份于纸质介质；同时应在磁性介质上，附加其运行的语言程序版本及操作环境标识，作为以后复现时的参照。 

 3、制定软件环境更替的收集程序。在更换新程序软件时，应首先备份原有的操作系统及语言运行程序，以备旧资料的往复查询。对转换前的初始数据备份，确保无误后，再做谨慎转换。 

 4、制定硬件更新的收集程序。详细记录微机主板的级次、型号，内存的大小、硬盘的容量以及外部设备的配套类型等，有时还可记录下微机的品牌和使用起、止期。更新后，视储存条件的许可，尽可能留存一套完整的设备，预防意外。 

 5、有关登记资料的收集。制作登记簿，详尽记录系统管理员、程序员的操作资料，区分业务具体操作人，以便于后续追询。并认真填制电子档案移交清册，区分责任。 

 （二）财务电子档案的整理与保存 

 财务电子档案的整理与保存是其管理的关键，关系到整个管理工作的有效性。不仅需要兼具财务、档案和现代电子技术知识的专业人员来管理，而且还需根据各种介质的特性，实施不同的整理与保存措施。 

 1、贮存的磁性介质。磁性介质档案应远离磁场或者专设磁场屏蔽柜，以防消磁，丢失数据。收集的双备份，应载明操作员姓名、运行环境和形成时间，连续顺序编号，再分放于不同储柜，以防意外。 

 2、贮存的光盘介质。光盘介质档案对储存环境的清洁度要求较高，需要专用的防尘储柜；光盘的保护膜应完好无损，防止的盘面磨损、刮擦；每张光盘应附有硬质护壳，避免挤压损毁，不可读取。 

 3、贮存的纸质介质。纸质介质是电子介质的辅助文本，多是打印输出，字迹由墨粉形成，见光、受潮易模糊、淡化，因此要注意避光和防潮，置于背光、干燥处。 

 财务电子档案的多种介质各有其性，管理方式要因质而异。良好的储存环境是每一介质都所必需的，保持清洁，定期通风，控湿温，创造良好的储存环境，使电子档案维持优良状态，以期最佳利用效果。 

 （三）财务电子档案的利用 

 财务电子档案的充分利用是电子介质新载体、高科技特性的全面展现，也是档案管理有效性的最终体现。财务电子档案具有密集性和微化性，需要配套有较高性能的复现媒体，方能充分发挥其效能。 

1、财务电子档案的查阅。 

 查询帐目，可直接利用微机检索，参照版本记录标识，打开相应程序和运行环境进行读取，省时、快捷。但磁性介质易于修改，所以要专设查阅微机，提供只读方式查阅界面，防止不法修改。仅许使用双备份中一个盘面，保证另一盘面的无介入、封存性。 

 2、财务电子档案的计算与分析。财务电子档案的数据汇集，通过微机计算，集成产生多项分析结果。但因其涉及的盘面多，范围广，存有潜在危险，因此应指定专业人员，在内控专用机器上调阅、操作，避免实在危险。同时还要注意各介质的运行环境，以免不同软件带来的误差，生成错误的分析。分析结果一经得出，可以直接打印、复制或传送，为决策者提供迅速、快捷、详尽的数据信息。 

 随着数字化、信息化时代的到来，财务电子档案会有不断的新发展，档案管理工作者要紧跟时代步伐，不断更新知识结构，使财务电子档案的效能得以充分发挥。 

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在当今新的经济和社会发展形势下，传统的简明化事业单位财务档案管理已不适用于渐趋复杂和系统化的财务信息机制，对于资金的使用和账目明细也逐渐显现出多维化和多方面的特点，因此，对于财务档案管理工作的要求也就越来越严格，换言之，事业单位的财务档案管理工作也越来越重要。

由于目前我国仍处于发展阶段，在步入现代化国家行列的过程中无疑需要大量的资金和技术投入。近年来，尽管我国的总体经济水平与日俱增，人民生活水平也有所提高，但在一些细节化和子系统化的工作上仍然存在着一些问题。在这样的背景下，事业单位的财务档案管理工作不断得到重视和重新编制，为单位整体发展提供了参考数据和资料，为财政工作整体发展提供了一个效率保证。

（二）防止乱象丛生

对于事业单位而言，大部分的财政拨款都是为了履行公共职能或是国家职能，因而需要在资金进出流程上严格把关。然而，从长期以来的事业单位财务管理来看，始终存在着资金挪用和浪费等现象，这是缺乏科学管理的结果。因此，有了体系化规范化的财务档案管理则能够防止资金挪用等乱象的出现，防止相关人员偏离正轨，保证国家财政资源不受浪费。

二、现今事业单位财务档案管理存在的问题

（一）财务档案管理人员素质偏低

现代化的许多工作都强调人和理念的结合，财务管理也不例外，但是，由目前的情况来看，部分财务档案管理人员的综合素质偏低，法律意识薄弱，对于现行的相关档案法律法规和财务管理规定抱着无所谓的态度。同时，在管理工作的细则规定上也存在着法律不健全、执行力度不够等问题，这两部分的结合造成了财务管理工作中普遍存在作假和失真的现象。

（二）档案归档工作不规范

财务档案管理工作是一个注重流程和规范的工作范畴，同时也是一个需要不断完善和系统化的过程，它对于工作规范和流程严谨化的要求是极高的，因而在财务档案归档过程中，及时的记录和规范化的档案编号编辑是尤为重要的，亦是做好档案管理工作的第一前提。有的事业单位在财务管理方面仅凭账目数据和凭证就对合同等重要文件进行评估，忽视了检验报告等重要核验凭证，没能做到完全意义上的结合实际情况，编辑随意化，只是混乱丛生。这种混乱情况不仅使得财务档案管理失去了原有的规范性，还使得资料失去了参考价值，大大削弱了资料的本能作用。

另一方面，档案归档的不规范还与相关的硬件设施有关，一些单位未能及时建立独立的档案管理储存室，只是档案归档工作与会计审计工作混淆，不仅加大了工作量，还导致原有的财务档案因为一些不确定性因素而损坏，从而严重影响了档案资料的完整性。

（三）档案管理信息化程度不高

现代化科技和信息技术已经成为各个工作范畴必不可少的技术工具，事业单位的档案管理工作自然也少不了信息技术的配合。财务档案管理失数据和分析的工作综合，因而计算机可以为工作人员提供分析和计算统计的工具，大大减少工作压力，通过高技术的数字化扫描和全方位的信息化分析为事业单位的整体发展提供参考资料。这一过程不仅需要时间的投入，还需要大量的资金和技术投入，而从目前的事业单位财务工作信息化程度来看，尚不够客观，它是一个长期的过程，必然需要通过采取合理的措施来不断完善和提升。

三、事业单位财务档案管理的相关建议

（一）提高工作人员素质

工作人员的素质问题应该从多个方面下手，首先是从意识方面进行端正，既要树立起档案管理的规范化意识，又要形成档案管理的合法化和职业道德意识，从而通过意识层面的影响来端正工作行为。另一方面，加强对于相关工作人员的相关技能培训，加深对于档案管理工作的理解程度，要求工作人员从法律层面严格要求自己，将规范和端正意识融合进工作中去，形成良好的工作习惯。事业单位在充分调动员工的工作积极性的同时还要加强对于财务管理人员的整体工作流程培训，培养一批高精尖的财务管理人才队伍，对于单位的整体发展有利无害。

（二）树立档案管理和规范意识

物质决定意识，意识反作用于物质，因而要使得事业单位的财务档案管理工作达到一个相对稳定的程度，务必要使相关工作人员和管理层人员树立起端正的档案管理和规范意识，正确认识档案管理的重要性，从而在出现突发状况时能够镇定自若，找准症结，对症下药。

（三）合理利用现代化信息技术

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关键词 养老保险财务 档案管理 问题 对策

不断完善社会的保障体系，是关系到改革、发展、稳定的重大问题，养老保险作为我国社会保障体系的重要组成部分，需要适应现代信息社会的发展，建成能够体现出社会公平的新型财务档案管理体系。养老保险财务档案管理水平的提高有助于养老保险机制的有效运行，因此，需要及时解决养老保险财务档案管理中存在的诸多问题。

一、养老保险财务档案管理存在的问题

（一） 财务档案管理信息化有待加强

随着科技的进步，财务档案管理技术也在不断的发展之中，电子财务档案信息的数据也面临着诸多的问题，纸质化的会计财务档案已经不能适应当前的财务发展需要，装订时分类的麻烦，更新信息的困难，都给财务档案的管理带来了不便，另外，财务档案管理信息的透明化以及科学化较低，为了谋求巨大的利益，存在着对客观数据的篡改以及随意操作，违反财务档案管理的规定，这给财务档案管理带来了潜在的威胁。作为会计凭证、财务会计报告等会计核算专业资料的会计档案，它是记录和反映档案信息的重要证据，它是对一个单位经济活动的记录和反映，因此会计档案的信息化管理，要始终核查是否财务活动遵守财经纪律，在会计资料中有无弄虚作假、违法乱纪等行为。

（二） 财务档案管理工作管理力量薄弱

财务档案工作管理力量的薄弱主要表现在下面几个方面，第一，管理手段的落后，财务档案管理硬件设施以及软件设施落后，工作环境较差，由于管理资金的限制，在财务档案管理上投入不足，尤其是信息化的管理手段尚未建立起来，系统化的管理缺乏，现代化的管理设备还没有投入到使用，这给数量较大的档案管理工作带来一定的阻碍，过分地依赖人力以及物力，也给会计凭证以及报表资料的整理带来困难，给会计档案的查阅以及保管带来不便；第二，管理制度不够完善，财务档案管理的制度是规范档案管理的重要保障，目前的管理制度上，还没有比较明确的责任划定，工作职责范围，管理制度在档案的处理方面还没有较为详细的规定，给档案管理工作带来了一定的麻烦，造成档案管理较为混乱，给档案的查找带来不便；第三，管理机构不健全，财务档案管理的领导机构的健全对于加强档案管理有着重要的意义，一方面的制度的严格落实与执行，另一方面是管理机构的有效监督，缺一不可，同时，管理机构在考核机制方面还要继续完善，对于档案管理的若干指标严格把关，严格核查会计凭证以及报表等资料，为以后的核查提供依据，对于工作中存在的问题要稳妥的解决，管理机构在协调沟通方面还有着一定的缺陷。

（三） 财务档案管理人员素质有待提高

财务档案管理工作人员作为直接接触档案的人员应该具备良好的业务素质以及职业道德，目前有的财务档案管理人员只是为了应付财务档案管理的大量工作从其他部门调配过来的，没有专业的档案管理经验以及知识，不能彻底地档案管理中的问题，造成问题的不断积累，同时，由于档案管理工作量较大，给这些管理人员的培训时间也就一再缩短，给养老保险财务档案的管理带来了潜在的问题。

二、养老保险财务档案管理问题的对策

（一） 加强财务档案信息化管理建设

财务档案管理的信息化建设可以从数据库的建立以及网络建设两方面进行，第一，财务档案数据库的建立，档案信息化是财务会计顺利进行工作的基础，改变了传统的纸质资料的种种弊端，在一定程度上有利于财务工作者的工作，财务档案数据库要从数据的采集、储存、录入与管理等方面逐步建立起来，方便财务工作者对档案的查询、搜索、处理以及进一步的挖掘与管理，由于信息化建设人为因素的影响，可以在一定程度上保证会计原始凭证、会计凭证的真实完整，妥善保管档案信息；第二，网络建设，财务档案管理的网络化有利于档案信息的传输与共享，提高档案材料的利用率，财务档案经过网络传输再经过财务人员的处理，就可以进入财务档案数据库，档案的处理时间将会缩短，提高工作效率，减少财务档案重复录入的工作量，方便会计原始凭证、会计凭证等资料之间信息的传阅。

（二） 完善财务档案工作的管理

财务档案工作的管理可以从信息化管理、完善制度以及加强领导等方面做起，第一，信息化管理，利用现代先进技术，采用信息化管理软件，实现养老保险业务档案管理的信息化、规范化，增加硬件设施，投入计算机、打印机以及扫描仪等设备，建立标准化的档案管理室，引入档案管理软件，解放人力资源，妥善解决会计凭证以及报表资料的快速装订以及保管工作，最大限度地完善档案的管理工作；第二，健全管理制度，财务档案管理制度的不断完善有助于档案管理能够按章办事，有所依据，严格管理，明确档案管理的工作责任与职责范围，另外还要积极探索档案管理的有效制度，使档案工作能够更加的规范化、科学化，使得会计档案资料的录入、保管、借阅以及销毁有据可依，保证会计凭证以及资料的完整性以及真实性；第三，增强管理机构的建设，财务管理机构的建设有赖于管理的考核，通过考核加强管理的积极性、发现工作中的不足，另外还可以建立专门的财务档案管理领导小组，定期召开组织座谈与工作交流会，对工作中出现的问题进行针对性的研究与处理，定期检查档案管理，开展评选先进、考核奖励等活动，激发员工的工作热情。

（三） 提高财务工作人员素质

提高工作人员素质需要从职业道德与技能两方面同时入手，要教育工作人员为社会服务的观念，增强主动服务意识，端正工作态度，以良好的精神风貌对待每一位参保人，强化财务档案工作者的职业道德观念，坚持据实立档的作风，另外还要培养高素质的工作人员，利用讲座培训财务工作人员的业务素质，增强实践性操作水平，丰富理论知识，树立先进的管理理念。积极引进专业人才，打造高素质团队，聘请专业教授进行实地指导，及时发现工作中的问题。