合同审批及管理流程汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇合同审批及管理流程范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

篇（1）

1 实施背景及目标

合同作为经营管理的手段，是企业与外部进行物流、资金流、信息流交换的基本形式，是企业从事经济活动取得经济效益的桥梁和纽带，同时也为企业带来了各种各样的法律风险，如何通过信息化手段提升合同法律风险管控能力，提高质量及效率，为企业生产经营保驾护航是本文研究的重点。

2 传统合同管理中存在的问题

培养专业的法律人才队伍，健全法律规章制度、增强法制观念，这些都是提升公司合同管控水平的重要手段，但是传统的全靠人工审核的合同管理模式，仍存在以下问题：

2.1 合同履行监控情况难以掌控

传统的合同管理模式更侧重于合同签订前对合同重要条款的审核，而合同已经履行到什么程度，是否按照合同签订的进程有序推进，这些都是法律部门管控的难点及薄弱环节，难以真正实现对合同全生命周期的管理。

2.2 风险管控能力有待提升

风险管控是合同管理的重要内容，如何确保合同文本内容的规范性及真实性、合同对方主体的合法性、财务付款合同与正式签字确认合同的一致性，降低合同倒签率等等，以上问题只靠人工审核都难以解决。

2.3 查阅、统计不便利

金额、对方供应商等合同信息全靠人工登记台账，工作量大、易出错、且统计维度单一，无法满足管理层多维度的决策、分析要求。

3 解决对策

基于以上现状及问题，企业可以借助信息化手段，将标准的合同管理流程、条款和范本等业务管控模式通过信息化系统进行固化。实现对合同规范、标准的统一管理。详细功能模块如下：

3.1 合同审批表模块

合同审批表是贯穿各项功能的纽带，也是业务审核的重点。通过合同审批表，将合同中最重要的内容进行突出展现，同时提示各类合同的审核注意事项。包括合同基本信息、合同金额、对方主体、签章信息等内容。

合同基本信息：包括合同编号、合同名称、合同承办部门、合同履行时间、合同业务大类、合同业务小类、合同主要内容、风险提示、审核规范、审核职责规范等；

合同金额：包括合同币种、合同价款、合同税款、合同总金额、付款条款等。

对方主体：包括对方主体名称、银行账户名称、开户行名称、开户行账号等。

签章信息：甲方签字人、甲方签字日期，乙方法定代表人、乙方签字人、乙方签字日期等。

3.2 合同审批流程模块

合同审批流。主要是将合同审批业务流程固化在系统中，实现电子审批。主要流程包括：合同审批、授权、归档。履行、变更、移交、解除、作废等。

3.3 合同统计查询模块

支持用户通过合同名称、合同编号、对方当事人、合同金额、合同起草人等信息，快速定位到用户需要查询的单个合同。

提供多维度报表查询及统计功能，包括倒签率报表、签订及时率报表、合同归档统计报表、结算合同报表等。用户通过在系统中选择报表类型、期间等查询条件，系统可快速、直观、精准展示统计结果。

3.4 合同履行监控模块

从相关财务系统中获取所有合同的报账及付款情况，给相关业务用户直观展示合同的付款进程；通过系统定期向相关业务部门发送合同履行监控单，请业务部门主动报送各合同执行情况并通过电子流程流转到法律部门。法律部门可以逐不出户就清晰了解每个合同的付款及履行进程，对存在风险及时洞察并采取相应措施，防患于未然。

3.5 合同档案管理模块

对于已经审批完成的合同进行电子归档，按照纸质合同归档规则，系统建立相应的合同编目、案卷。建立电子的借阅审批流程，电子流程审批通过后，系统会给申请人赋予查看相应借阅合同的权限。

3.6 多系统协作办公模块

通过打通与手机办公、财务报账平台、文档安全等系统接口，实现各系统基础数据的一致性、办公的高效性以及安全的管控性，主要如下：

3.6.1 与短信平台接口

当审核人收到待审批合同时，系统会促发短信，提醒审批人及时审批合同；当审批人处理时间超过企业要求的处理时限后，系统会自动发送催办短信给审批人，提升合同处理的及时性。

3.6.2 与文档外发系统接口

合同审批完成后，系统自动加盖水印，并留痕控制，任何人无法再对合同的任何信息进行修改，只能查看和打印，且打印的合同会显示某某企业名称的水印，避免合同在前期商定妥当，且已履行完内部流程后，被对方主体恶意篡改。

3.6.3 与财务报账系统接口

篇（2）

(一)预算申报流程

首先由申报预算科室向预算管理委员会提出申报，通过院办公会议通过纳入来年预算。由财务处预算管理员统一编制该项目的预算管理号，由申报科室项目经办人就着预算管理员提供的预算管理号具体细化编制合同编号并报预算管理员备案。来年预算项目执行时，由项目经办人执附有合同项目审批表的有关发票与合同到预算管理员处助登记审核。预算管理员此时要负责在审批表上登记预算号，预算总金额及该预算执行进度及已支付款项的金额和状况。若发现该项目是非预算内或超预算的情况要退回材料并让经办科室人员重新申报预算。院领导和财务处长可通过该合同项目审批表的内容签批项目资金是否予以执行。

(二)预算内项目合同审批流程

首先，申报科室要将预算内项目有关材料报备预算管理员编号，待编号完成后，由申报科室负责人签字审批并转交预算管理员填写预算合同审批表，在这个过程中，我们可以实现细化管理以提高工作效率：预算管理员在填写审批表时，可以按照资金总额的大小对合同进行分类，对于小于1000元的合同，可以直接交由财务处长进行审批，由出纳部门出纳；对于大于1000小于20000元的合同可以经过副院长审批之后交由财务处长完成出纳过程；对于大于20000元的合同，就应该通过分管副院长、分管财务副院长、院长再到财务处长的完整程序完成审批，最后交由出纳部门支付。

(三)预算支出审批流程

在建设好预算管理系统之后，预算支出审批流程如下：支出申请提出后，交由经办人录入支付事由存档，经一线科室的经科主任护士长确认之后交由分管职能科审核，随后，将原始单据提交财务可审核，由财务科对照预算管理系统匹配预算管理指标，再由系统匹配审批，待审批完成后打印审批单存根，然后付款，最后将预算管理系统中的预算内指标核减或追加预算外指标，完成支出审批。值得注意的是，预算外支出申请应先由预算管理系统审批完成之后，才能进入录入支付事由的环节。

篇（3）

如果单就流程讲流程，解决单个流程中的问题，永远只能停留在操作层面，没有挖掘潜在管理价值。因此。我们主张通过科学量化地分析流程，找出流程后蕴含的组织问题，绩效问题，再结合内部高层讨论(这时候高层参与流程讨论才有价值)，对流程进行新设计，最后实现电网企业的内部自我推动，实现管理咨询到流程管理的价值。

一　业务流程建模方法

要想科学量化分析目前管理流程，首先要搭建过程模型。过程建模用来描述组成流程过程的活动以及活动之间的连接，其主要目的是建立结构化模型元素及规范，使其能对复杂的流程结构与关系予以抽象表达，并通过所建模型对企业过程达成一致的理解，并为后续的实施步骤打下基础。

事件过程链EPC(Event-Process Chains)模型借鉴了实体一关系(ER)模型和数据流图(DFD)等模型方法，是唯一完全支持顾客的过程建模方法。每一个EPC模型构件可以描述为事件、过程，分支。等待。EEPC(Extended Event-Process Chains)是概念模型EPC的扩展，在EPC的基础上考虑了与过程模型相关的动态因素，主要由5个基本元素组成：事件，过程。流。等待、分支。EEPC方法从顾客的角度，采用事件、过程、分支、等待4个元素来描述过程，能够从时间上把握过程的特，性和进展情况，能够清楚地对过程进行建模。EEPC支持以绩效为基础进行流程改造，同样也是一种层次化的建模方法。EEPC方法不仅具有较强的模型化能力，而且还支持过程或等待发生剧变的能力，能够表达不确定的信息，不仅能够对过程进行静态建模，而且还能够进行动态建模，并且建立的模型可以方便地进行仿真分析。

目前比较成熟的其它可支持流程管理的建模工具主要还有：IDEF族方法(IDEFO、IDEF2、IDEF3)，RAD方法，Petri网，DFD方法等。几种建模方法比较如表1。

结合电网企业的实际情况，我们选择了EEPC建模方法。在构建模型之后，运用ARIS软件进行分析。ARIS(Architecture of Integrated Information Systems)是德国萨尔(Saarbruken)大学企业管理研究所与IDS公司于1985年研发出来的一套软件，其思路是从“整合”的概念出发，将企业内部所有流程做全方位的描述，并满足流程分析、流程规划与控制、工作流程控制和应用系统分析多层次的需要。

二　绩效评价准则和优化思路

我们选用三个指标作为绩效评价标准：岗位的利用率，任务延迟时间和周期时间。

岗位包括一个或多个执行同一任务的工作者，每个岗位的利用率取决于它的工作量和工作能力之比。岗位的工作能力与工作者的数量和工作时间成正比。流程优化中，利用率低的岗位将增加工作负荷或将其余能力转移到过载的岗位。

任务延迟时间等于移动到岗位和等待处理的时间之和。如果工作任务是通过OAK等舒畅的网络形式移交的，我们认为移动到岗位的时间和距离均为0。进行流程优化时，各岗位的延迟时间将尽可能极小化，因为它直接影响到总体工作效率。

周期时间是指任务通过整个工作流程所花费的时间总量，它是我们设计流程的主要依据。为提高工作效率，周期时间(而非处理时间)应当尽可能缩短。

过程中较少考虑到成本而侧重评估风险防范，因为我们认为电网企业首先是一个风险规避型的企业，它的流程优化是建立在保证电网安全基础上的工作效率的提高。

同时，我们提出一套与电网企业和特定的过程模型化技术相适应的流程优化准则：

(1)减少过程数量。较多的过程数量常常产生频繁的等待时间，并增加任务的移动次数和总周期时间。因此，通过消除不必要的过程，减少过程数量将缩短周期时间。

(2)将过程转换为事件。当过程不能消除时，下一个最好的减少周期时间的办法是将其转换为事件。这一准则的中心思想是要缩短任务的加工和处理时间，使过程和事件并行化。只要有可能，最好使过程和事件并行完成。使任务移动距离极小化。若任务往返运动多次，不仅容易增加出错，而且易引起推卸责任等情况，也增加追究成本。

(3)避免过载。如果岗位的利用率过高，可能会影响任务的等待时间。但是岗位的利用率过低，也是资源的浪费，造成岗位忙闲不均。因此需要将过载或负荷不足的岗位的工作调整到合适的水平。

(4)信息系统可以据以上分析为改进依据，进而将手工操作信息化，将业务流程制度固化到信息系统中。责任清晰，谁签字，谁负责。清楚定义流程经过的部门、岗位职责，绩效，界限，以及客观需要的时间。

三　在电网企业优化合同审批流程中的应用

某供电局所有合同审批都要经过OAK合同审批系统，2006年全局共处理市局合同审批3500份、区局合同审批2466份。

(一)合同审批流程现状分析

通过广泛深八的调研，搭建了EEPC流程图(图太大，省略)之后，我们将工作量、岗位人数。平均处理时间等参数输入软件，进行了运算。

表2为合同审批流程各环节的主要参与部门处理情况。

ARIS系统仿真模拟处理合同结果见表3。

表4为合同审批各环节时间。

从流程上，区局合同比市局合同要多走一个来回，因为它需要首先在区局内部审批完成，再到市局和市局合同一样审批一圈。区局合同审批流程各环节的主要参考部门见表5。

通过对区局合同有效样本的统计分析，我们得到区局合同审批各环节的平均时间(见表6)。

根据模拟运算的结果，我们发现存在的主要问题：

(1)等待时间过长。

其原因包括：

1)各个审批环节不能并行地同时进行审批处理，而是完成一个环节后才能开始下一个环节；由于OAK合同审批系统的原因，各个环节通过不能直接进入下一个环节，而必须在系统上重新点回到合同起草人，再由合同起草人点到下一个审批环节，额外增加的合同起草人环节造成了延误；

2)由于OAK合同审批系统未针对各个环节设置有效的时限(虽然规定每个环节不超过2天)，也未能依据时限对合同审批人进行提醒，同时没有相关的绩效考核措施，也是造成合同审批时间较长的原因之一；

3)另外，由于局领导的出差时间较多，而且缺乏补位的机制，也造成合同在该环节的一些延误。

(2)合同审批流程单一，进行分类处理不足。几乎所有的市局合同审批流程都是统一的模式和环节，很少根据合同类型、合同金额等不同情况进行分级或授权处理。因此几千元的合同与几百万元的合同，审批环节和时间差别很小(除了属于局长审批权限的增加市局局长审批环节外)；有些类型的合同，如物流中心的招标采购买卖合同，虽然在制作合同之前，采购环节已经过多次审批流程，但合同审批环节仍是同样的处理；同时，整个流程都是采用事前审批的方式，没有采用事后知会或同时监控的方式。

(3)有些环节负担过重。

1)物流中心作为合同承办部门，2006年处理了43％、超过1500份合同，平均每个月超过120份，最忙月可超过240份，都必须经过物流中心主任(1人)处理，最忙月平均每天要处理超过20份合同；

2)生技部作为相关业务部门，2006年3位部门领导审批了52％、超过2200份的市局合同，最忙月平均每人每天处理超过6份市局合同：

3)主管局领导审批环节，某主管局领导要审批63％的市局合同，平均每天要审批12份合同。

(4)市局合同中的物流合同，相对其他合同会感觉时间更长(虽然在OAK的审批环节与其他合同没有区别)。主要是因为：在制作合同之前要签订技术协议书，这个阶段时间也比较长；增加了合同录入环节；由于技术的原因，从V6物流系统与OAK合同审批系统之间的传送存在一定的延时。

(5)区局合同要经过区局、市局共13个审批环节，并因各区局与市局服务器的技术原因不能直接系统传输合同，使审批时间更长。

(二)优化后的合同审批流程

根据分析的原因。我们提出一系列改进建议并再次做了模拟运算。

(1)相关业务部门、财务部，市场部3个审批环节并行处理；

(2)上一环节审批通过直接进入下一环节，不需经合同起草人转交：

(3)一定金额内的物流合同，其中采购的物资型号、价格、数量等内容在物流合同制作前的物资采购结果环节中已确定，而采购结果已经过物流中心、相关业务主管部门、主管局领导和局长审批的，合同审批环节相关业务主管部门、主管局领导和局长不再审批。由财务部和法律主管部门管理部审核合同中的采购物资内容及金额与采购结果、预算审批结果是否一致，附件资料是否完整，如发现有超概算或其他问题时再交相关业务部门、局领导审批处理：

(4)如果厂家设备材料的技术标准不低于局技术标准，厂家的技术标准作为合同的一个组成部分，不另外签订技术协议书，只有低于局技术要求的才需要签订技术协议书；

（5)省公司集中采购的物资合同，物流中心审核物资内容，交财务部审核是否超资金预算，若预算内则交合同管理部门法律专责审核后直接签订；

(6)一定金额内的设计、施工、监理合同，以招标形式确定设计，施工。监理单位与实施费用等内容，并由相关业务部门和局领导对招标结果进行审批的，合同审批时不再经过相关业务部门与局领导环节。财务部、法律主管部门审核合同内容和事先的招标结果是否一致，附件资料是否完整等，如发现有超概算或其他问题时再交相关业务部门，局领导审批处理：

(7)区局已经过财务分部、市场分部法律专责环节审批的合同，减少市局财务部、法律主管部门审批环节；

(8)金额小于或等于人民币20万元的合同(除涉及房屋、土地、重大资产变更等的特殊合同外)，在区局层面完成合同审批流程而不再经过市局；

(9)金额超过人民币20万元的合同以及特殊合同，则在区局相关业务部门、财务分部、市场分部并行审批通过后，经区局局领导审批后进入市局业务主管部门审批流程。

篇（4）

【关键词】电子采购 企业 B/S体系结构 设计与实现

1 引言

伴随着互联网技术和信息技术的迅猛发展，全球经济运转方式和流通方式产生了巨大变化，企业的采购模式也从传统的不透明模式逐渐向着电子商务模式不断发展。就我国企业而言，电子商务已经被越来越多的企业所运用，并且以其反应迅速、协同方便的特点也逐渐被企业所认可。下面我们尝试对电子采购系统的实现方法做以探讨和论述。

2 需求分析

通常，企业的采购管理流程都要经过供应商准入、采购实施、合同执行、合作评价等四个阶段，供应商准入阶段对供应商进行初始核查，确定潜在的合作对象，合同实施阶段汇总采购需求，并开展相关招标采购工作，确定最终合作厂家，合同执行阶段按合同条款及时发货验货，合作评价阶段对供应商合作情况进行全方位评估，确定供应商等级，筛除不合格供应商。这四个阶段形成对供应商的闭环管理，每实施一次采购流程都会对供应商名录进行一次优化，使得采购工作质量呈现螺旋式上升，从而实现采购效益和效率的持续优化。

供应商准入阶段：分析潜在合作供应商，并对供应商进行初步调查，分析厂家实力，将合格供应商列入准入供应商名录。

采购实施阶段：包括采购申请、招投标、采购评审、合同审批等环节。其中采购申请环节由公司内各部门提交采购需求，通过审核的需求提交到采购实施部门，实施部门汇总需求，并根据情况确定采购方式，之后开展相关招投标工作，确定合作对象后，需要将相关评标结果总结上报。最后中标通知书，确定合同条款，开展各项签约工作。

合同执行阶段：供应商发货，公司收货人员收货，并对货物进行验收。

合作评价阶段：在合作过程中，对供应商进行全方位评估，既有合作过程中的实时客观评价，也有合作后的主观评价，从而得出供应商的准确评分，确定供应商的合作等级，便于以后采购工作的持续改进。

3 系统实现方案

基于以上需求分析，我们设计了一套电子采购系统，包括供应商门户系统和采购管理平台两个子系统，具体又可以划分为供应商管理、采购申请、电子招投标、采购评审、合同审批、合同履行监控、供应商评估等几个子模块。系统采取B/S架构，网络结构大致如图1所示。

其中供应商门户系统服务器提供供应商门户网站服务，是供应商与企业之间进行沟通的桥梁；采购管理平台服务器提供企业内部的采购管理网站服务，是一个规范采购工作的强有力工具，各服务器可以进行横向扩展。

3.1 供应商管理

系统具备供应商管理功能。系统建立供应商档案库，在供应商门户网站提供调查问卷，搜集供应商企业信息、产品等信息，审核通过后进入供应商名录，这些信息也是供应商的身份信息，将贯穿与系统的各个功能模块。

3.2 采购申请

系统具备采购申请功能。采购申请是采购实施工作的起始流程，从这里开始，将会为采购事务分配唯一的采购事务ID，其后紧跟的招投标、采购评审、合同审批、合同履行监控等流程，和采购申请一起通过采购事务ID关联为一个大的采购事务，通过该事务ID可以查询到整个采购事务的处理状况，例如处理到哪个阶段，进展如何。

系统提供采购方式确定功能。采购申请流程结束后会流转到采购部门确定采购方式，例如比选、招投标等采购方式，考虑到这些操作和采购申请流程的关系比较紧密，可与采购申请流程合并为一个流程执行。

系统从采购申请开始将涉及到大量的电子审批流程，为了提升审批流程的可维护性，审批模块可以应用工作流引擎。工作流引擎可提供流程逻辑的定义方法，以及根据流程逻辑来调度业务对象的功能。这能使我们避免在代码中硬编码，因为硬编码难于理解和复用，并且非常容易受到需求变化的影响，维护起来极其困难。

工作流引擎负责在各环节中传递流程信息，并在信息到达某个环节后，给相关责任人分配任务（比如“审批”任务）。工作流引擎的应用步骤：

3.2.1 定义流程

应用流程定义语言定义流程规则，得到流程定义（ProcessDefinition）文件（例如，把媒体审批流程定义出来）

3.2.2 部署流程

将流程定义文件部署到工作流引擎服务器中，引擎会分析定义文件并记录到数据库中。

3.2.3 执行流程

根据流程定义的规则，针对具体业务对象进行调度。例如：张三创建了一个媒体审批流程，现在就把这个审批单对象交给引擎来进行调度（在各审批人之间进行调度）。引擎将会启动一个流程实例（ProcessInstance）来调度每个具体的业务对象。

3.2.4 电子招投标

系统提供电子招投标功能。招标管理人员可以针对采购需求信息发起电子招投标流程，通过系统将招标文件发放到供应商门户系统中，供应商在线购买标书，编制好标书后在门户系统上传标书及报价，开标后，评标人员在系统中即可查看各家标书情况，方便开展各项评标工作。

3.2.5 采购评审

系统提供采购评审功能。系统提供采购评审电子流程，采购主管可以针对招标信息发起采购评审流程，填写评审单，提交评审总结资料，并按照指定流程提交到各位评审人员以及领导处进行审批，审批结束后可以开始合同审批流程。

3.2.6 合同审批

系统提供合同审批功能。系统提供合同审批电子流程，采购主管可以针对采购评审单发起采购评审流程，填写合同审批单，提交电子合同，并按照指定流程提交到各位评审人员以及领导处进行审批，审批结束后即会进入合同履行流程。

3.2.7 合同履行监控

系统提供合同履行监控功能。系统针对合同类型提供不同的合同监控流程，对货物到货情况、验货情况进行实时记录，例如实物类合同，将交由收货人填写到货时间、到货质量、货物包装情况，而对于服务类合同，则需要填写施工准备情况、施工现场情况、组织协调情况等等，为了方便评分统计，将这些信息组织成选择题方式，按比例分配分值。每当提交完成一份收货单或验收单，系统即会自动统计评分作为客观评分记录入供应商档案库中。

3.2.8 供应商评估

系统提供供应商评估功能。系统提供供应商360°评分功能，采购人员、财务人员、收验货人员、实施人员、使用维护人员等会对合作供应商进行评价，从而得出主观评价。汇总供应商的客观评分以及主观评分可以得出供应商的总评分，基于此对供应商进行评级，从而控制供应商的准入资格。

4 结束语

无论是在电子采购技术的成熟度上，还是在企业采购管理模式的改造方面，电子采购在企业中的应用都是一个全新的课题。它不仅仅完成采购行为，而且利用信息和网络技术对采购流程的各个环节进行管理，有效的整合企业资源，帮助供求双方降低成本，提高了企业的核心竞争力。

作者简介

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中图分类号：TP393 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2016）33-0094-02

随着计算机技术的发展，及人们对生活质量需求的提高，许多办公软件应运而生，由于不同的公司工作流程的差异，出现了定制软件。产业系统是根据特定企业的合同审批流程专门定制的一款办公软件，软件的许多功能的操作流程模拟了真实工作中用户的管理模式，节省了操作培训流程，提高了工作效率。

1 系统需求分析

为了满足生产经营管理相关工作人员的工作要求，提高在生产经营管理工作中的工作效率，系统主要实现如下几个功能如图表1所示：

1.1 系统管理

系统管理的功能是提供基础配置功能，包括权限管理、角色管理、组织部门管理、用户管理

1）权限管理：以一个基本的业务操作为权限单位，提供对权限的增、删、改操作界面。

2）角色管理：每个角色由一组权限组成，根据不同职能部门的工作的内容，分别配置角色，方便对用户进行权限的分配。系统主要有如下几类角色：系统管理员、部门合同管理员、部门项目管理员、部门一般人员、部门领导、产业处合同管理员、产业处生产管理员、办公室领导、所领导。

3）组织部门管理：因为不同的组织部门的业务操作不同，系统展示给不同部门用户的数据是不同的，主要是数据范围和数据类型的不同。

4）用户管理：配置用户的基本信息，明确用户的组织部门，为用户分配角色和权限。

1.2 工作台

将生a经营活动中最主要的操作流程抽取出来，简化工作人员的操作流程，帮助用户快速的处理待办事情。这个模块由统计模块、合同审批模块、项目审批模块、经费管理模块组成。

1）统计模块：统计从年初到当前时间，各个部门在生产经营活动过程中的收支情况，方便用户快捷、直观的了解当年工作指标的完成情况。

2）合同审批模块：提示亟待用户解决的合同相关事件，以及快速查询和用户相关的合同的处理状态。

3）项目审批模块：提示亟待用户解决的项目相关事件，方便用户快速的了解相关项目处理的状态。

4）经营管理模块：为用户提供一个快速的收支申请入口，查看收支申请状态。

1.3 合同管理

在生产经营活动中，合同从新增到审批通过会经过多个状态的变化，状态分别为：新增、结束、变更、草稿、待提交、待分发、待审批、审批中、审核退改、审批通过、审批未通过、执行中、已完结这几个状态。系统应能以列表的方式展现各个状态的合同情况，同时预示用户接下来要做哪些操作或者提示用户有哪些事情亟待解决。

1.4 项目管理

根据项目审批流程中各个操作环节的不同，系统应分别实现各个操作环节。环节包括：新增、结束、调整、待提交、待分发、待审批、审批中、审核退改、审批通过、审批未通过、执行中、已完工。通过系统界面中的标示，提示待解决事件和项目状态。

1.5 经营简报管理

将财务部门所提供的数据按月录入系统中。自动计算出经营简报所需要的数据，并生成月度和季度经营简报。

1.6 绩效考核管理

提供年度、季度工作指标管理功能，系统根据各部门在规定的时间内任务的完成情况及年度完成指标，计算出各部门的生产利润和绩效完成情况，并生成绩效报表。

1.7 报表统计

根据部门、合同类型和合同状态统计出销售合同个数、采购合同个数、合同金额、生效合同额、汇款金额等，并以图表的方式展示统计结果。

2 系统设计

基于Web的产业管理信息系统主要采用B/S的三层架构如图2，即表现层、业务逻辑层、数据访问层。JAVA语言编写，Tomcat作为服务器，MySql作为数据库存储。

3 系统实现及技术

系统采用jquery，JsViews和JsRender模板框架实现展现层，采用Hibernate做为数据库的基本框架实现应用层与数据层的交互。

3.1 jquery

jQuery是一个快速、简洁的JavaScript框架，它封装JavaScript常用的功能代码，提供一种简便的JavaScript设计模式，优化HTML文档操作、事件处理、动画设计和Ajax交互。

3.2 JsViews

JsViews是基于JsRender并具有动态绑定功能的模板，兼具MVVM的特性和JavaScript的特性，使JsRender模板更加快捷和简单。

3.3 JsRender

JsRender是一款基于jQuery的JavaScript模版引擎，为高性能的、纯粹基于字符串的呈现做了优化，并且不依赖于DOM或jQuery。在JsRender中，是通过调用方法render（）来渲染模板的，实现在Html文件中使用java script来输出html模板的内容。

3.4 Hibernate

Hibernate是一个开放源代码的对象关系映射框架，它对JDBC进行了非常轻量级的对象封装，使得Java程序员可以随心所欲的使用对象编程思维来操纵数据库。 Hibernate可以应用在任何使用JDBC的场合，既可以在Java的客户端程序使用，也可以在Servlet/JSP的Web应用中使用，最具革命意义的是，Hibernate可以在应用EJB的J2EE架构中取代CMP，完成数据持久化的重任。

3.6 系统功能界面

系统界面操作简便，一目了然，视图简洁大方等特点如图3。并且采用菜单界面驱动方式，给操作用户带来了极大的便利，对用户友好。对鼠标和键盘单独支持。

4 结束语

产业管理信息系统实现了生产经营工作电子化，为用户提供了一个操作简洁、动态交互、界面简洁大方的产业管理网站，在实际的应用中，很大程度上的提高了用户的工作效率，得到了用户的一致好评。

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1.1系统运行模式

在局域网内提供一台数据库服务器和一台Web服务器。为了确保数据安全，两台服务器互为备份，在发生故障时候进行切换，确保系统正常运行。客户端连接到服务器上进行操作，外网用户通过VPN连接访问。

1.2系统主要功能

(1)项目承揽信息录入

根据项目来源不同，由经营人员填写《工程项目承揽申请表》或《集团公司参加合作投标项目审批表》(二选一)，包括项目名称、委托单位、主要内容等基本信息，系统自动生成编号，编号格式为:年度－流水号。承揽信息录入时，为避免重复录入信息，提供根据委托单位和项目名称进行模糊匹配的功能，对于近似的信息进行提示，并由用户判断是否重复。项目承揽信息录入完毕后，按照规定的流程进行审批，各环节处理人可以填写处理意见，提交下一步或退回。同时提供项目承揽信息的浏览和查询界面，可以把项目承揽信息导出为Word格式文档，方便打印和归档。

(2)承揽合同签订及管理

项目承揽信息审批通过后，如果进行到签订合同环节，可以进行合同录入和审批的操作。由经营人员填写合同相关信息，然后根据预定义的流程进行审批。首先填写相关内容，并发起盖章申请，需要上传《与产品有关要求评审记录表》，形成扫描件上传，作为盖章申请表的附件(不强制上传，未上传的显示为红色进行标识)。完成此表的手续后，进行合同签订，对签订后的合同进行合同登记、合同编号等后续工作。并且可以对合同信息进行浏览、查询、导出、打印等功能。

(3)合同收款管理

合同审批完成后，即建立合同台帐信息，可以进行合同的收款信息录入和统计功能。经营人员可以根据合同条款预录入计划收款的时间和金额，可用做收款提醒和与实际收款对比。当收到合同款之后，需要填写收入分成签认单，用来明确本次收款金额、预留金额、分成比率等内容，然后进行审批。在合同收款的时候，可以预留部分资金用作委外使用，在年底进行清算，若有剩余，可转为当年的产值重新分配，或进入预留资金库，供后继的委外使用。

(4)委外合同签订及管理

委外合同管理用来对合同的委外部分进行录入和审批管理，并可以管理付款信息，付款需要在收款金额的限制下进行。申请委外合同之前，需要先填写委外申请表，一般要先有承揽合同，再进行委外，但有时也可以先开展工作。根据项目性质不同，分为《公司管理项目委外申请表》和《分公司自揽项目委外申请表》。同时需要填写《推荐受托方意见表》(分为工程勘察设计项目和资产管理、物业管理等其他项目两种)，若选择新的受托单位，则需要填写《新增受托方审批表》。对受托方进行单独的管理，提供新增、修改、删除、模糊查找等功能，并与委外申请表关联起来，可以直接选择受托方信息或将新增加的受托方添加进去。委外申请通过后，就可以进行委外合同盖章审批，根据项目类型不同也分为两种(工程勘察设计项目和资产管理、物业管理等其他项目)，审批通过后即形成委外合同台帐信息，能够进行后继的付款等操作。在需要进行付款的时候，需要填写《委外拨款通知书》内容，首先选择对应的委外合同，自动获取委外合同相关信息以及承揽合同的信息，并填写本次付款金额。付款来源于预留资金库，一般情况下应该从本项目的预留资金中支出，但可以根据实际情况从其他项目未使用的预留资金中支出，并将支出明细体现在委外拨款通知书中。

2安全要求

为确保系统的数据可靠和应用正常运行，需要从三方面提供安全机制。

2.1服务器安全

系统通过两台服务器提供数据库服务和Web服务，两台服务器互为备份，包括数据备份和应用备份。系统正常运行时，服务器A提供Web服务，作为用户访问的入口，服务器B提供数据库服务，进行数据存储并提供数据访问操作。当其中一台服务器出现故障的时候，可以切换到另一台服务器上，同时提供两种服务，确保系统能够正常运行，并在服务器故障排除后进行恢复。

2.2防止非法进入

为防止未经授权的用户登录和访问数据，需要在系统中提供完备的加密手段，对数据库和数据包进行加密，并通过在访问地址中加入防注入代码、强制用户修改原始密码等措施提升系统的安全性。需要严格控制不同用户的操作权限，防止进行超出权限的操作，系统内对权限进行细粒度的划分，能够按照不同的审批流程和环节分配给不同的人来操作，同时提供查看和编辑权限的控制。

篇（7）

一、行政事业单位合同管理概述利并承担民事义务的法人单位，其在履行社会合同，又称为契约、协议、是平等的当事人之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。合同作为一种民事法律行为，是当事人协商一致的产物。依法成立的合同从成立之日起生效，具有法律约束力。

随着国家经济体制改革及依法行政的深入推进，行政事业单位作为能够独立享有民事权管理职责，提供公共服务或从事民事法律行为时签订的经济合同正在逐年增加，单位面临的合同风险也日趋加大，合同管理已经成为单位经济管理活动中的一项重要内容。合同管理指单位为实现合同目的，依据相关法律法规及本单位的内部控制制度，在合同从立项、谈判、起草、审批、生效、履行、变更、纠纷解决以及合同归档的整个工作流程中所进行的一系列行为的统称。从工作实践角度来看，合同管理包括合同立项、合同谈判、合同起草、合同审批、合同签约、合同文件、合同执行、合同结算、合同变更等一系列环节和内容。

行政事业单位合同管理内部控制是指由单位决策层、执行层、监督层共同实施的、旨在合理保证实现单位合同目标、有效维护单位合法权益、降低合同风险、有效提升单位公共服务的效率效果、防范合同舞弊、预防腐败的过程。

二、行政事业单位合同管理内部控制的目标

1．确保合同立项民主科学，合同订立事项须经过决策层的集体科学决策并履行授权审批程序，防止遗漏应订立合同的经济事项，防止以口头法律行政法规的规定以单位名义对外签订担保、代替书面合同办理经济事项，防止未经授权擅自以单位名义签订合同，或者违反投资及借贷合同

2．确保合同订立周密严谨，合同订立前经过公平有效的谈判或协商，确保起草的合内容完整，合法有效，无法律漏洞或权利义务瑕疵；合同文本措辞严谨，逻辑周密；正式合同订立前应经过相关部门的审核，防止因合同文本失当而导致单位利益受到损害。

3．确保合同履行有效监控，时刻关注合同履行情况，遇有特殊情况造成履约困难，

或发生合同纠纷、变更、解除等情况时，确保能及时采取应对措施，维护单位合法权益。

4．确保合同档案安全完整，确保与合同订立、履行、变更、解除等事项相关的档案能够及时整理留存，确保合同档案安全完整，保密，防止以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家秘密、工作秘密或者商业秘密。

三、行政事业单位合同管理内部控制的内容

1．职责分工控制。明确划分各职能部门在合同管理方面职责分工，确保单位部门

职责明确，合理分工，各司其职，顺畅沟通。

2．决策机制控制。建立科学、民主、高效的合同订立决策制度，确保合同立项合

理合法能够有效满足单位的管理要求，并最大限度地降低合同风险。

3．订立审批控制。建立合同文本订立审批流程，将与合同管理相关的职能部门均

纳入审签流程，确保合同文本周密严禁，无重大法律或专业疏漏。

4．履行监管控制。重视合同履约监控，在合同订立后及时关注合同履约进展，发

现隐患及时处理，防止签订后因缺乏监管而失控。

5．考核追踪控制。与合同岗位责任制结合，健全合同管理考核追踪制度，定期考

核合同管理情况及合同履行效果，切实实现合同风险防范问责。

四、行政事业单位合同管理内部业务流程

(一)合同管理牵涉的部门及岗位

行政事业单位的合同管理同时牵涉单位内部外部的多个部门及岗位，外部包括：合同对方当事人、技术及法律领域专家等。内部包括：合同事项发起部门(合同执行部门)、合同归口管理部门、审计、纪检及财务部门，单位决策层及各部门内部的相关岗位工作人员。

(二)合同管理业务流程

1．合同管理业务流程图

2．流程节点简要说明

五、行政事业单位合同管理的主要风险

狭义的合同风险是指在合同订立、履行、变更、终止的过程中因行为不当给合同当事人造成的利益损失，如合同对象选择不当造成履约困难，合同文本不严谨造成单位合法权益损失，合同内容不符合法律法规相关规定造成合同无效等等。合同风险种类多样，形成原因错综复杂，总体来看，行政事业单位的合同风险主要存在于合同调查、谈判、起草、审批、签订、履行、变更及合同保管等环节。

1. 合同调查立项环节。合同调查立项环节，单位面临的主要风险包括：前期未对合

同事项作出恰当的可行性评估，未对合同事项做出科学决策，立项重复或者不合

理，无法满足单位管理要求；或者是在对合同对象进行背景调查时，·对被调查对象的履约能力和商业信誉未给予恰当评价，将不具备履约能力的对象确定为准合同对象，将具有履约能力的对象排除在准合同之外，无形中加大合同违约风险。

2. 合同协商谈判环节。协商谈判环节的风险主要包括：忽略合同关键条款、对合同

中的关键、重大问题做出不当让步；泄露与合同谈判相关的单位机密。比如：对合同标的物的数、质量、技术标准。价款、酬金支付方式、履约期限、地点、违约责任、争议的解决方法等涉及合同双方权利义务的核心条款做出了不当的让步或遗漏。最终损害单位利益。

3. 合同起草审批环节。在合同文本起草及审批环节，行政事业单位面临的主要风险

包括：合同文本内容存在的不合理、不严密、不完整、不明确、表述不当或者可能引起重大误

解的条款；合同文本内容违反国家法律法规导致合同无效；在合同审核过或国家产业政策导致合同无效；在合同审核过程中没有发现并纠正合同不当内容和条款。

4. 合同签署生效环节。合同签署生效环节的风险包括：空白法人授权书管理不当，

超越法人授权期限或事项签订合同；合同印章管理不当，为未经过审批流程的合同加盖了合同印章；签署后的合同被篡改；已签署合同未妥善保管，发生合同纠纷时无法举证等。

5. 合同履行环节。合同履行过程汇总的风险主要包括:本单位或对方没有恰当地履行

合同中约定的义务；发生合同纠纷处理不当损害单位利息；危机时发现对方的违约行为并采取补救措施；对方违约时未及时追究其违约责任。

6. 合同变更、终止环节风险。此环节包括：应当变更合同内容或条款但未及时给予

变更；合同变更未履行内部审批手续至合同变更不当或无效；未达到终止条件的合同终止；合同终止未及时办理相关的手续等。

六、合同管理内部控制的主要措施

1．建立健全内控制度，明确职责分工。行政事业单位应当建立健全合同管理内控制

度，明确设置经济合同归口管理部门，并根据需要设置合同审核部门，同时应明确归口管理部门以及其他相关职能部门在合同管理各个环节的职责。合同归口管理部门应负责组织合同订立会审、合同档案管理等工作，配合合同执行部门监控合同履行，在发生合同纠纷时协调相关部门介入处理；合同订立事项的发起部门(执行部门)应负责开展合同项目可行性研究、

合同履约对象背景调查，经济事项谈判、合同文本起草、对重大合同提出会审申请等工作，同时也应对部门牵头订立的合同履行情况进行监控，并在合同发生纠纷时介入处理；合同审核部门负责对拟定的经济合同进行审核，重点关注合同的合法性、可行性、经济学和严密性。

2. 建立科学民族的合同决策机制。行政事业单位应建立科学、民主、高效的合同订

立决策制度，合同订立事项立项前应充分论证项目的必要性，避免重复建设和资源浪费。合订立决策应坚持民主、回避原则、对于部门影响重大或者涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，应组织技术、法律、财会等领域的专家参与讨论决策，必要时可聘请外部专家参与相关工作，以确保合同订立周密严谨，最大限度地保障单位单位的合法权益。

3. 完善合同订立审批制度。行政事业单位应当建立经济合同订立审批制度，明确合

同在订立。签署、变更、解除等环节的授权审批权限，将单位的审计、纪检、财务等职能部门纳入合同订立审批流程中，与合同事项发起部门(执行部门)及合同归口管理部门一并作为合同审签的环节；明确合同的签署权限；妥善保管印章和空白法人授权书，明确法人授权的期限和事项，防止未经授权擅自以单位名义签

订合同或者是无权越权情况出现。

4. 加强合同履行监控，有效防范违约风险。单位应建立经济合同履行监管制度，明

篇（8）

公司领导：

现有档案管理工作已远超公司现有人员及档案室存储空间的负荷。为提升业务处理效率，缓解档案管理压力，配合公司2008年业务目标，风险控制部对公司现有档案管理情况进行了梳理，并提出相应的优化方案。

一、纸质档案管理现状

目前，公司的业务档案仍是以纸质为主。截至2018年01月05日，公司在保项目 笔，按照目前的档案管理要求，也就意味着已有 笔项目的纸质档案需逐笔进行归档。

（一）人员问题。区域办事处人员尚未完全到位，风险控制部档案管理人员目前仅有一人，目前的档案管理工作已超现有人员负荷。前期卢氏金融扶贫等资料尚未归档到位，小额绿色通道业务、粮食收购贷业务等也未能完全归档到位。由于缺乏专业档案管理设备、系统及人员，未来即便相应档案全部归档到位，后续查阅单笔项目的纸质档案也无异于大海捞针。

（二）存储空间问题。

（三）未来业务量压力

二、电子档案进展情况

2017年10月1日，公司担保业务系统正式启用，所有业务基本实现了线上处理。但纸质档案向电子档案转变的现实条件尚不具备，主要受限于四个方面：

（一）担保业务系统电子印章尚未启用，审批流程类的资料仍需从系统打印纸质资料、加盖印章，并保留纸质档案；

（二）担保业务系统中的档案管理模块尚未开发，无法实现审批流程类电子文档的归档、查阅等功能；

三、业务档案管理优化建议

（一）尽快在业务系统中开发档案管理模块，实现电子文档的归档、查阅等功能。目前，担保业务系统中缺乏档案管理模块，导致审批流程类资料（如提请放款通知书）仅存储在服务器中，无法在系统中查阅，仅当前任务处理人员可见，一旦任务处理完毕，经办人员无法查阅已出具文件；

（二）配备专业的存储设备，提升担保业务系统运行效率，确保电子文档的存储空间，进行灾难备份，确保电子文档的存储安全。依照目前的业务发展速度，担保业务系统很快就将出现超负荷运转的情况，担保业务系统不时也会出现卡顿情况，运行效率有待进一步提高；

（三）适时逐步启用担保业务系统的电子印章。1.优先启用审批流程类资料（如提请放款通知书）的电子印章，并授权审批流程类的资料均以电子档案形式存储，在提升业务处理效率的同时，减轻审批类纸质档案的存储压力；2.为各区域办事处配备专业扫描设备，提升电子档案的成像质量，减轻相关人员的扫描和审查压力；3.梳理客户核保类合同签署环节的流程，逐步启用客户核保类合同的电子印章，实现客户核保类合同以电子档案存储为主，纸质档案存储为辅，以解决区域办事处人员与省公司的距离问题，并减轻合同类纸质档案的存储压力；

篇（9）

2研究内容

（1）梳理公司商务合同相关程序，建立标准化的工作流程

梳理公司商务合同相关程序、建立标准化的工作流程旨在明确合同承办部门及相关部门的职责和接口，全面完善合同管理制度。清晰的业务职责，健全的管理程序是建立合同管理系统的基础。通过分别与各个合同承办部门进行面对面访谈，并组织相关部门召开专题研讨会，从而明确相关部门的管理职责，细化实施细则，提高管理程序的可执行性。例如明确各个合同承办部门的业务范围；各合同审批部门的职责；细化合同类型分类标准，完善合同类型分类实施细则，确保合同分类准确等等。通过访谈和研讨，同步完成相关管理流程和程序的新增或升版，从而建立合同管理平台的纲领性程序文件和具体实施文件，完善合同管理制度，使现行程序体系覆盖合同全过程各个阶段的管理内容及标准。例如将合同执行过程中的"合同中止"、"合同解除"、"合同争议"等内容纳入合同制度，并优化合同签约及审批授权制度等；统一合同管理业务表单格式，提高标准表单的使用率；统一合同评审会签表、合同付款申请表等业务单据格式；建立标准合同模板库，提高标准合同文本的使用率等等。

（2）以信息化手段搭建商务合同管理平台

以信息化手段搭建商务合同管理平台旨在根据合同管理流程和程序以及实际业务特点建立开发合同管理系统。在对业务需求进行详尽调研，认真组织讨论的基础上提出平台建设思路，配合技术人员完成需求分析、软件选型、项目开发等工作，达到信息化管理目标：实现合同全过程、全生命周期管理，覆盖合同准备、合同订立、合同执行及合同关闭各个环节工作；规范固化合同管理业务流程，加强合同执行监控防控风险；实现合同数据多维度快捷查询、统计与分析，为领导决策提供有效支持；实现与公司相关信息系统如财务系统、采购系统、门户系统、文控系统、各成员单位合同相关业务系统等的有效衔接，确保信息共享、数据同源；统一规范管理合同数据，一次管理重复使用。

（3）明确商务合同平台的使用责任，加大培训宣传力度

培训的成功与否是合同管理系统能否成功上线的关键因素。培训工作首先将系统用户进行细分，然后针对不同层级的用户进行深度培训，从而最大程度确保各层级的系统用户都可以有针对性的了解系统设计理念并熟练操作系统。通过定期组织培训，在公司及项目部营造了学习和使用商务合同平台的良好气氛，亦有助于提高员工的合同意识。

3研究成果

（一）梳理公司商务合同相关程序，建立标准化的工作流程

（1）合同管理平台信息化总体需求分析

从问卷调查反馈的统计结果来看，各个合同承办部门普遍认为，尽早实现合同管理平台的信息化十分重要，合同管理信息化和合同申请/支付管理信息化对工作效率提高最显著，对业务增值贡献最大，也较容易实现，同时也是上线需求最迫切的两项业务，希望合同管理平台的操作能够较为简捷，方便查找和使用。

（2）明确合同承办部门职责，完善合同管理程序体系

经程序文件查阅及与相关部门访谈，明确公司合同承办部门共有四个，分别为商务部门、采购部门、建造部门和办公室，各个合同承办部门所对应的项目部部门也有合同承办的职责。经与各个合同承办部门沟通，系统性的将合同管理相关程序、制度，从合规性、适应性、有效性等方面进行综合评审，促使合同承办部门完成了相关管理程序的新增/升版工作。

（二）以信息化手段搭建商务合同管理平台

（1）成立合同管理系统实施工作团队

稳定的、分工明确的工作团队是确保合同管理系统得以成功开发的保障。在集团合同管理系统开发项目实施工作组的领导下，公司组建了合同管理系统实施工作团队，团队成员由相关部门领导指定，彼此相互配合，在项目经理的领导下，按照各自职责分工有计划地实施系统开发。

（2）合同管理系统目标需求及建设内容

通过调研和讨论，课题组总结出合同管理系统如下目标需求，并由此分析得出合同管理系统建设内容。

①合同全过程管理

通过合同准备、合同订立、合同执行、合同关闭四大环节，实现了合同的全过程闭环管理。合同准备阶段，通过与相关系统进行接口集成，确保合同相关数据同源，避免重复录入；合同订立，系统提供范本的管理，使得标准合同的起草更加方便快捷，减轻承办人员的工作量；合同文本的在线审查审批，通过多级规范的审批流程，进一步防控法律风险；合同文本在线打印，加密防伪，确保合同的唯一性；合同执行中的支付申请，变更申请等，及时跟踪合同的执行情况，确保合同信息的完整性；合同关闭，是合同的终点，最终实现了合同的闭环管理。

②合同范本管理

通过系统，建立合同范本及合同制度文件的管理，通过系统对合同范本、相关制度文件进行管理，实现了各种范本制度升级后的版本控制管理，并通过线上范本审核，确保范本及制度文件的及时性、准确性，为合同创建提供便捷，促进并提高合同标准文本的使用频率，减少审查审批工作量，降低合同签订中的各种风险。

③合同对方管理

建立合同管理系统的合同对方库，并通过与采购系统对接，可接收供应商信息，合同管理系统可自行录入供应商及客户信息，实现完整的合同对方管理，对合同对方的相关资质等进行管理，有利于确保合同管理系统信息的完整性与独立性，也确保了合同对方信息的统一和规范。

④项目信息维护

对项目进行基本信息的维护管理，实现项目信息与合同的关联，并作为查询统计分析的支持，满足通过项目进行合同数据的汇总与分析的需求。

⑤合同监督检查

集团及公司合同管理部门、监察审计部及相关领导具备相应权限对管理范围内的合同进行监督和检查，可以查询与追踪合同的审批情况及履行状态，也可以对当前的合同流程相关人员进行预警提醒。

⑥合同监控追踪

集团及公司合同管理部门及领导，可以实时查看与监控权限范围内的合同运行情况，包括查看所有运行中的合同总数、异常情况及重点关注的事项，实现合同运行信息的及时反馈、异常监控与全面管理。

篇（10）

党的十将反腐倡廉提升到新的高度，并对完善惩治和预防腐败体系作出了新的部署，如何健全不敢腐的惩戒机制、不能腐的防范机制和不易腐的保障机制，不仅是对党政机关，也对作为国民经济支柱的国有企业提出了更高的要求。

广东移动作为中央大型国企成员之一，顺应新形势要求，紧紧围绕企业生产经营管理活动的主要方面、关键环节和重点岗位，加强对企业投资决策、财务管理、物资采购、招标投标等过程中用权行为的廉洁风险防控，系统梳理岗位职权，全面排查廉洁风险，积极探索健全完善国有企业廉洁风险防控机制建设，促进权力规范透明运行，取得阶段性成果，特别是国有企业中普遍存在的、容易涉及经济腐败案件的合同倒签问题的治理取得了良好效果。在此希望通过广东移动实践案例的分享，给国有企业解决合同倒签问题、提升国有企业防腐拒腐能力提供积极的借鉴。

一、广东移动合同倒签的现状及原因分析

（一）合同倒签的定义

所谓合同倒签，是指在合同签订生效之前双方已经开始实际履行合同，而在履行过程中或在合同履行完毕后补充签署合同的现象。凡是合同履行起始日期早于合同实际签署日期的，包括合同履行起始日期晚于项目决策日期但早于合同实际签署日期的合同，均属于合同倒签（孙婷，2011）。

（二）合同倒签治理前的状况

合同倒签情况比较严重。首先是倒签率高，以广东移动省本部为例，2012年各类合同共5 649份，倒签合同3 193份，倒签率高达56.52%，其中2012年交由采购管理部门执行的集中类采购合同2 589份，约占公司合同总数量的二分之一，其中倒签合同1 467份，倒签率为56.67%。其次是合同从需求提出到合同签订平均时间长，以广东移动省本部为例，2012年从合同申请到合同签订所需平均时长为110天。

（三）合同倒签的原因分析

1.主观原因

（1）经办人员没有充分认识到合同工作的严肃性，不重视项目启动前合同签订程序的执行等造成的不作为，导致合同倒签。

（2）经办人员合同业务不熟练，导致合同倒签。

2.客观原因

（1）因预算下达延迟导致合同倒签。广东移动实行“有预算不超支，无预算不开支”的预算管控机制，合同签订受预算控制，在未下达预算前不允许签订合同。但受制于集团企业存在的通病，即集团公司下达预算给子公司，再由子公司下达给各预算责任部门时，正式预算下达时间基本上要延迟2—3个月，因此大部分在年初需要签订的合同造成合同倒签。

（2）因前置流程过长导致的合同倒签。合同处于项目审批流程中的最后一环，此前需经过预算申请、立项、请购、采购流程等多个环节和步骤，且涉及部门多、材料要求高，任何一个环节的延误，都可能导致合同审批被延误从而引发倒签。

（3）外部合作商造成合同倒签。广东移动良好的信誉和合同支付能力使外部合作商愿意在没有合同保障的前提下提前提供合同约定的合同标的，是合同倒签的另一客观原因。

（四）合同倒签存在的风险

1.腐败风险

在未进行相关的决策程序之前，先让合作商开展合同事宜后再签订合同，在选择供应商环节可能存在权力隐形运作的可能，存在供应商对企业相关人员进行经济贿赂的腐败风险。

2.法律风险

合同补签之前的“无纸合同”履行过程，存在较大的不确定因素，容易产生法律纠纷。公司一旦接受合同对方提供的产品或服务，往往会形成事实合同，此时，付款、退货等问题就不是公司单方能够决定的，双方一旦发生争议，处理起来就会缺乏依据，从而引发诉讼。

3.审计风险

公司在基本管理制度和内控管理流程中明确规定了项目管理流程以及合同的起草、审批、签订、履行等管理环节和流程，规定了合同管理相关部门的职责和管理权限。倒签合同无论是否造成了实际的危害后果，都会导致内控制度的执行偏差。

4.会计信息失真的风险

按照权责发生制，倒签合同应该确认成本，但因为合同尚未签订会造成成本列支滞后，如果进行特殊的预提处理，会造成会计信息失真的风险。对于公司来说，会对外部投资者和其他会计报告使用者带来决策失误的风险。

二、基于业务流程再造的合同倒签治理机制

（一）业务流程再造核心思想

业务流程再造是为了在衡量绩效的关键指标上取得显著改善，从根本上重新思考、彻底改造企业流程（迈克尔·哈默，1993）。业务流程再造的核心思想是强调管理面向业务流程，将业务的审核与决策点定位于业务流程执行的地方，缩短信息沟通的渠道和时间，从而提高对顾客和市场的反应速度。它要求理顺和优化业务流程，强调流程中每一个环节上的活动尽可能实现最大化增值，尽可能减少无效的或不增值的活动，并从整体流程全局最优（而不是局部最优）的目标来设计和优化流程中的各项活动，消除本位主义和利益分散主义（陈力，2008）。

（二）中国移动采用业务流程再造治理合同倒签的机制

在分析合同倒签主客观原因的基础上，对涉及主观原因的通过培训宣贯等加强改进，对于客观原因笔者采用业务流程再造思想对合同签订的全流程进行全面梳理，对存在问题采取各个击破原则进行提升。主要做法如下：

1.全面梳理合同管理的业务流程

结合广东移动内部管理情况，梳理出合同管理所涉及的三大流程、九大环节，即合同所需资源的申请流程（包含资源申请资源下达合同项目立项三个环节）合同采购签订流程（包括合同商务申请组织商务谈判合同签订三个环节）合同执行及付款流程（包括合同业务执行合同成本预提合同付款三个环节），只有做好了合同签订之前的每个环节才最终能解决合同倒签的问题，并且一旦先执行合同签订之后的任意一个环节（如合同业务执行），就意味着实质性合同倒签。

2.明确各流程环节的责任部门

成立公司领导挂帅，以财务部、采购管理部门和合同管理部门联合组建的专项治理领导小组，制定合同倒签治理的阶段性目标，明确各个环节对应的责任部门，采取对问题各个击破、上下环节通力合作的方式进行业务流程再造。

3.定期通报和考核合同倒签结果

按月度、季度对各单位的合同签订倒签结果、各个环节原因导致合同倒签的情况进行通报，并与各责任部门的绩效考核挂钩，促进各部门解决合同倒签问题。

三、广东移动合同倒签治理具体措施

（一）资源申请流程方面的治理措施

1.区分合同类型分别下达预算

区分例行与非例行合同，将每年都必须开展且属于公司生产运营不可间断的业务合同视作例行合同，如网络维护、计费平台维护与支撑、客户服务类合同；对例行合同的资源申请，每年10月份与采购管理部门联合组织例行合同评审，并在11月提前下达专项资源，为下一年1月例行合同的签订提供资源保障。

2.提前预下达部门预算

每年11月前按照责任部门当年预算总额的50%进行下一年度预算的预下达，为非例行但重要紧急的合同配置资源。

3.例行合同批量呈批，提高呈批效率

对于例行合同的呈批将原来的逐个呈批方式优化为批量呈批方式，大幅降低呈批环节造成合同倒签的问题。

4.实施动态资源回收机制

为了促进各责任部门尽早启动合同，防止合同倒签，对预算执行进度落后的部门，实行资源回收机制，将回收的资源作为临时突发项目的储备资源。

5.审批流程整合

为解决因审批流程涉及跨系统、跨部门的流程割裂、审批时间长导致合同倒签问题，财务部联合综合部、信息系统部对涉及相关系统的立项流程进行了整合，开发短信、邮件提醒功能，避免项目负责人或审批人忘记提交审批，提高审批效率，为压缩立项呈批审批时间做好信息化支撑。

（二）合同采购签订流程方面的治理措施

1.采购需求标准化、规范化

针对合同采购环节中采购需求确认时间长的问题，针对定向谈判、公开比选、招投标等不同采购方式，设计相应的标准化、规范化的采购需求模板，满足投资类和成本类合同采购需求信息的填写，方便采购人员与业务部门进行沟通，缩短采购需求确认时间。

2.合同范本标准化、规范化

为提高合同起草的效率，减少合同审批的工作量，在保证公司利益的前提下，采用动态条款与静态条款相结合的方式制定各种类型合同范本，并对合同范本使用进行规范，对符合条件的范本合同使用绿色通道快速审批流程，提高合同签订的效率。

3.优化合同签订模式

实行“采购合同三级管理模式”，即将传统的采购合同一分为三，区分通用合作协议、标的合同和采购订单，与每个供应商一次性签订一份长期有效的合作协议和廉政协议，具体采购发生时签订标的合同，签订标的合同时不再包含通用条款和廉政协议；对于多次下达订单的框架标的合同，直接按照框架标的合同+订单进行结算。通过合同签订模式优化，减少对相同条款的合同审核，提高合同起草与审批的效率。

4.合同起草资格认证

为了规范合同起草、提高合同文本质量，避免合同起草人不具备合同基本素质，引发不规范合同产生的法律风险，公司实行合同起草资格认证制度，通过合同起草人培训、认证方式提高合同起草的质量，一方面规避风险；另一方面减少合同审批退回造成的审批时间过长问题。

（三）合同执行和付款流程方面治理措施

1.严控非合同成本预提

为强化合同倒签管理，按照控制风险的原则，在年中业务部门进行成本预提时，只允许对已经签订的合同进行预提，对没有签订合同但已经开展业务的倒签合同不允许进行预提，并结合预算动态回收机制对合同倒签的业务部门进行资源回收惩罚，以此强化业务部门合同倒签管理的意识。

2.严控倒签合同付款，防止供应商造成的合同 倒签

合同付款作为业务财务审核的末端环节，既面临合同报账付款准确及时的业务诉求，又承担着资金安全守护者的重要角色。倒签合同的签订时间滞后于项目实际开展时间，既易引起审计关注，又易引发争议和纠纷，针对此类合同在付款时要按照特殊的报账情形设置严格的付款条件和付款障碍，延长供应商的收款时间，预防因合同供应方造成的合同倒签。

四、广东移动合同倒签治理措施的实施成效

按照业务流程再造的思路，在全流程环节，实施了上述11项业务流程优化和再造措施之后，经过半年的运行，2013年广东移动合同倒签治理取得阶段性成果，主要表现在：

第一，合同倒签比例大幅下降。以广东移动省本部来看，与去年同期相比，总体合同倒签率从58.62%下降到18.98%，其中集采类合同倒签从57.86%下降到20.8%。

第二，合同签订时长大幅缩短，从2012年平均110天下降到68天。

第三，合同管理意识不断增强。通过合同治理过程中的宣贯、合同起草资格认证以及全流程的参与，增强了全体员工对合同管理的重要性与必要性认识。

第四，内部管理精益化水平提升。通过预算模式优化、合同签订模式优化、采购需求以及合同范本的标准化、规范化，并通过信息化手段将流程和功能进行固化，促进了公司内部管理精益化的进一步提升。

【参考文献】