智慧档案管理汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇智慧档案管理范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

篇（1）

1城建档案数字化工程的基本概念

档案数字化，就是把纸质档案、照片档案、录音档案、录像档案、实物档案等变成数字信息，以实现不同载体形式档案的数字化管理和档案信息资源的数字化共享。档案数字化工程目前主要是纸质档案数字化，即将档案文字、图表、图纸等变成数字信息，从而实现利用计算机进行存储、检索、分析的目的。在王村新城档案数字化管理过程中，主要包括了以下三个方面内容。

1.1档案目录的数字化

（1）档案的目录统一使用excel电子表并加入超链接，点击超链接直接查找档案合同扫描件，以便查阅合同具体内容。

（2）卷内目录填写规范，序号：以一件自然件或一组文件为一顺序号；文件编号：完整的代字代号；合同名称：合同全称或规范化简称；日期标准格式为：20010101，同一条目内时间取文件最后形成时间。

1.2实体档案的图文信息数字化

王村新城所有的合同档案通过扫描、摄影、摄像等方式进行数字化采集，从而实现图文信息的计算机存储、调阅、分析。

1.3日常档案管理业务的数字化

将档案的业务指导内容，审核意见，审核结果，图书资料的著录，档案变动登记，档案的始由、贮藏、借阅、变动等档案管理信息，通过计算机软件管理的方式进行数字化。

2实施过程是纸质档案数字化工程的核心（图1）

（1）设立专用的档案储藏室，定做专业的图纸档案柜，方便图纸、档案存放和查阅。实施过程根据档案储藏室面积，有重点、有步骤的实施，对使用频率高的或重点工程档案先进行数字化存档。纸质档案数字化流程一般为档案整理档案扫描（文字、图纸）图像处理图像存储目录建库数据挂接数据验收数据备份。在整个流程中要注意几个关键点。

以作者所在项目为例，相关建设合同签订了123份，每份合同都根据纸质版扫描生成PDF文件存档。为防止出现混乱，对档案原件带来损坏、泄密等不良后果制定了周密完善的工作流程和与之配套的管理制度。因此，在数字化工程筹备阶段就对纸质档案数字化工程各步骤的具体细节多次进行预演推敲；就各操作环节中容易出现问题的节点建立了工作流程、管理制度、技术标准；在实际工作中严格按工作流程规则操作，按技术标准验收。认真填写纸质档案数字化转换过程各类登记表并及时整理、汇总、装订成册，在数字化完成的同时建立起完整的记录，从而确保整个档案数字化工作计划有序、操作流程清晰、责任分工明确、验收严格把关。

（2）扫描、编辑处理及存储。数字化工程的实施重点是扫描与编辑处理，其较为复杂。首先，在扫描时严格按文件分类扫描，根据纸张情况选择扫描方式、确定扫描分辨率及相应参数，扫描过程中及时调整亮度、对比度，使扫描后的影像尽可能保持档案原貌，使图像清晰不失真，亮度适当，同时生成jpg或pdf等相应格式的影像文件。其次，图像编辑处理是整个扫描过程中保证图像质量最关键的技术部分，因此要对影像文件进行纠偏、去污、裁边等编辑处理，同时去除影像文件背景，其可以有效节约存储空间。处理完成后的影像文件要进行存储。

3数据的存储与安全是实现数字化的最终保障

当今任何一种计算机的存储技术都还不能实现100%的可靠性，在档案数字化应用中可能会遇到突发性的灾害，因人为过失、计算机故障、存储介质损坏等各种原因，基础数据都可能会遭到毁灭性的损失，因此对基础数据要采取多介质、多地点的存储与保管方式。在此基A上还要建立数据备份制度，定期对基础数据进行及时地备份。对备份数据同样采用定期检测，三重乃至多重备份等必要的方式，以确保基础数据的高度安全性。

4王村新城档案数字化管理取得的成效

篇（2）

Abstract：The developments and applications in Internet of Things creat an entirely new platform for the information exchange of people and materi？ als，things to things.In this paper， we firstly intro？ duce the defining about smart archives among the national academia， then propose the concepts of smart archives， analyse the important effecton ar？ chivesmanagementbroughtfromInternetof Things and finally state the archives entity manage？ ment and service pattern about comprehensive？ lyperceptional smart archives on basis of Internet of Things.

Keywords： Internet of Things；Smart Archives； Archives Entity Management；Service Pattern

2005年，国际电信联盟（ITU）在《Internet Re？ ports2005： The Internet of Things》中正式提出了物联网的概念，指出物联网是基于各种网络系统的一种全新的动态网络体系，它将信息和通讯技术领域从任何人之间随时随地地连接扩展到了任何人和物之间随时随地的互联。[1]该技术的发展与应用为人与物、物与物之间的信息交换创造了一个全新的平台。2008年，IBM首次提出了“智慧地球”的概念，它主张更透彻的感知、更全面的互联互通和更深入的智能化。此概念一经提出，便受到了世界各国的关注，有关“智慧”的理论研究与实践探索如雨后春笋接踵而至。

近几年来，档案学领域也掀起了研究智慧档案馆的概念、特征、顶层设计等内容的热潮，但是智慧档案馆的建设是一个长期而浩大的工程，不可能一蹴而就。本文着重探讨在构建基础层次的全面感知型智慧档案馆的过程中，物联网技术对档案管理产生的重要影响，进而提出基于物联网技术构建的全面感知型智慧档案馆的档案实体管理与服务模式。

一、智慧档案馆的概念

我国对智慧档案馆的研究尚处于起步阶段，目前档案学界对“智慧档案馆”还没有一个统一、明确的正式定义，不同研究视角的学者对智慧档案馆进行了不同的描述。杨来青等人从智慧技术应用于档案信息管理领域的角度，认为智慧档案馆是采用物联网、云计算等新技术管理多元化档案资源、具有感知与处置档案信息能力并提供档案信息泛在服务的档案馆模式。[2]毕娟认为智慧型档案馆是以一种更智慧的方法，通过利用新的信息技术来改变用户和档案馆系统信息资源交互的方法，提高档案馆服务的灵活、准确、便捷，进而实现智慧化服务和管理的档案馆模式。[3]陶水龙则从建设实践的角度出发，认为智慧档案馆是应用集成方法将系统与建筑优化融合，通过对设施设备的自动监控，对各类服务性资源的整合和综合管理，将各职能系统和资源有机地结合，营造安全、舒适、良好的综合环境。[4]

虽然不同学者对智慧档案馆的定义有不同的见解，但是仍然存在一些共性认识，即不是重点关注档案信息资源的智慧管理，还是关注提供全面的泛在服务，智慧档案馆都离不开新的信息技术，尤其是物联网技术的应用，它是实现智慧档案馆全面感知化的重要保障。目前，随着信息化的逐步推进，物联网的相关技术已经成功应用于物流仓储、零售、交通、门禁管理等众多领域，特别是在图书行业的广泛应用，为档案管理领域应用物联网技术提供了大量可借鉴的经验。部分省市档案馆已经进行了一些有益的尝试，例如，在整合视频监控系统、幕帘报警系统、多媒体系统等基础上，江苏省太仓市档案局利用超高频射频识别技术，实时联动档案实体和数字档案资源，实现了档案实体的区域追踪定位、移动终端管理、自动盘库等功能，创新构建了档案的安全防范体系。笔者认为，智慧档案馆是在传统的实体档案馆和数字档案馆的基础上，利用新兴的智慧技术，实现档案馆内多种资源的智慧管理，从而提供更加主动、立体互联的深层智慧化服务。

二、物联网环境下智慧档案馆的档案实体管理

依托物联网技术构建的智慧档案馆形成了一个智慧的系统，可以实现档案、馆舍、设备、用户与档案管理者随时随地地沟通和感知，[5]从而可以为档案馆中的任意物体提供智慧的互联服务。但是无论是传统档案馆、数字档案馆还是智慧档案馆，其主要功能之一都要求实现对档案实体资源的保管和利用，主要是围绕档案实体进行收集、整理、利用、统计等管理活动并对档案实体保管环境进行维护，物联网技术的应用将使档案实体的保管更加安全，利用更加便利。

（一）传统档案实体管理

20世纪80年代以前，对档案实体进行维护和管理的技术都较为简单，主要以手工方式完成档案整理、检索、利用等各项工作，如用手写方式对归档文件材料进行编号、手工编制档案目录、手工翻阅目录进行检索、手工调档、手写出具档案证明等；同时采用较为简单的物理、化学技术进行档案实体的保管和保护，如采用在地面洒水的方式为档案库房加湿，采用放置木炭、生石灰、硅胶等方式为档案库房降湿等。[6]

随着档案信息化建设的不断发展，依托现代信息技术，有效提高了档案实体管理水平和档案利用查找效率，基本实现了对档案实体的目录、全文等信息的收集、存储和检索。但是目前的档案信息管理系统中，各种技术的应用、流程的改进大多是针对档案虚拟信息的，由于档案实体本身无法自动发送和接受任何指令，因此在对这些虚拟信息进行研究之后，并没有有效的途径反馈给档案实体；而由于档案信息管理系统中存储的都是档案的虚拟信息，无法对档案实体进行实时监控和管理，如果发生档案实体丢失的情况，档案信息管理系统无法得知。

同时，在目前的档案利用过程中，档案用户通过档案信息管理系统查阅到相关档案，如需借阅档案实体，主要依赖档案的分类摆放来进行档案实体的定位查找。然而，经过频繁的借阅和归还，难免造成档案错位放置，给工作带来诸多不便，如需查找错位放置的档案，将耗费大量的人力和时间。

另外，为了有效保障档案实体的安全保管，目前多数档案馆会配备防火设备、防盗监控和温湿度控制等安全管理系统。但总体而言，这些系统的自动化程度不高，很多还需要依赖人工管理实现，并且这些系统一般彼此独立运行，无法形成统一有效的整体管理，存在一定的安全隐患。

（二）基于物联网的档案实体管理

引入物联网技术，在所有档案实体上设置一个带传感能力的电子标签，将会彻底解决档案馆中档案实体与现有的档案信息管理系统之间缺乏沟通桥梁的难题。由于物联网中每个联网节点都具有独立寻址的能力，因此通过植入传感节点的方式可以实现对每一份档案的实时感知和监测。同时，通过建立物联网管理系统与现有的档案信息管理系统的无缝链接，可以有效实现档案资源共享和档案实体快速灵活地查找、准确地区域定位、图形化导航索取、快速查库等智能化管理。

通过为每一份纸质档案粘贴附有该档案题名、存放位置等相关信息的电子标签，档案管理人员可以利用读写设备对档案密集架上的档案进行盘查扫描，以检测每一件档案的状态，并将扫描到的信息与档案信息管理系统中的信息进行比对更新，从而及时发现档案丢失或者错位放置的问题。一旦出现档案实体的错位放置，读写设备就会报警提示，并通过精确的位置引导信息找到错位放置的档案，使其正确归位，从而提高档案信息管理系统对档案实体的监管能力和档案管理人员盘库的工作效率。

物联网环境下，用户在利用档案的过程中，如果需要借阅档案实体，借阅的过程将会变得更加方便与简捷。首先通过档案信息管理系统查找到档案目录，随后可以利用嵌入的传感器节点去图形化导航索取对应档案实体的物理位置并完成实体借阅。同时，由于每份档案都具有独一无二的电子标签，在通过读写设备完成档案实体借阅的过程中，档案实体的档号、题名、借阅人、借阅次数等多种信息被自动地记录到档案信息管理系统中，为后期的档案统计工作提供了极大的便利。

另外，档案资源不可再生的特点要求保管档案的库房环境必须符合相关的要求。基于物联网技术构建的智慧档案馆中，可以将馆内的所有安全防护系统集成一体，形成一个统一的安全管理平台。随着技术的不断发展，还可以在传感器节点上增加更为复杂的深入感知能力，实现对档案实体周围的温湿度、光线等信息的传感，管理平台通过预先设定的程序对库房温湿度、光线等环境情况进行不需人工干预的智能化调节。例如，当档案实体处于温湿度不合适的环境时，传感器节点能够自动向对应的管理节点发送提醒信息，并采取有效措施消除安全隐患，从而有效降低了因温湿度不适宜而导致档案实体发生霉变或脆化等风险。管理平台可以通过档案实体中的传感器节点和视频监控系统共同对档案实体实施监控，如果档案实体未经授权出库，库房门口的传感探测器就能及时检测并报警，同时管理平台可以自动以手机短信、E-mail等方式向预设的管理人员发送警报情况，从而便于管理人员能够随时随地了解库房情况。

因此，随着传感器节点的智能程度不断提高，档案实体被赋予了主动思考和处理事务的智慧，可以感知自身状态和周围环境，并能与档案信息管理系统进行信息交互，使得现有的档案信息管理系统不再是一个被动的信息查询系统，而真正起到了连接用户和档案实体的桥梁作用。档案实体的自我感知能力和简单信息处理能力，也是构建未来智慧档案馆的关键基础。

三、物联网环境下智慧档案馆的服务模式

如果说传统档案馆以对档案实体的保管为重，那么未来的智慧档案馆将更侧重于服务。随着互联网应用的不断深入，档案信息的公_程度将越来越高，档案信息的需求将越来越大，因此档案信息的服务范围、服务方式和服务质量也将越来越重要。[7]智慧技术的应用催生了智慧服务的革新，采用物联网技术构建的智慧档案馆，其应用架构将发生根本性的转变，它提供的服务模式也会随之发生改变。

（一）由静态被动服务转变为智慧主动服务

现阶段的档案信息管理系统与档案实体之间相互孤立，只能管理档案的虚拟信息，无法直接管理档案实体。档案服务过程中，档案实体更多时候呈现出的是一种静态的、被动地等待查找利用的传统特性。

而物联网由传感网络设备、传输网络和应用控制网络系统构成，具有全面感知、可靠传递和智能处理三个重要特征。[8]植入了传感器节点的档案实体可以主动地向档案信息管理系统发送信息，实时更新系统中的数据信息；同时也可以随时随地接受档案信息管理系统的管理，获取应用对象的信息，从而给档案信息管理系统提供更为全面翔实的档案状态数据。当用户需要通过档案信息管理系统查询到某一档案实体的相关信息时，档案实体中的传感器节点将对用户寻找档案实体的过程进行引导，此时的档案实体富有智慧，成为利用活动中的主动参与者。

（二）由水平单向服务过程转变为立体互联的服务过程

现阶段的档案馆中，用户、档案实体和档案信息管理系统之间主要形成如图1所示的服务关系模型。在该模型中，档案信息管理系统是信息交换的核心，用户和档案实体之间无法直接进行信息传递，只能通过档案信息管理系统进行中转。而档案信息管理系统与档案实体之间的联系则呈现为明显的服务单向性，即档案信息管理系统仅在入库前采集一次档案信息，随后，系统中只随时记录档案的借阅信息。由于档案实体本身缺乏信息接收的能力和传递的载体，档案信息管理系统几乎不再与档案实体交互任何信息，从而导致档案信息管理系统与档案实体之间脱节。而档案信息管理系统和用户之间虽然可以进行相互的联系，但是更偏重的仍是用户与档案信息管理系统的联系（比如用户可以通过系统查询档案、订阅电子档案、申请借阅、网上延期等），档案信息管理系统向用户却只提供比较有限的信息反馈服务（比如档案催还提醒、档案借阅审批通知等）。

而基于物联网的智慧档案馆中，用户、档案实体和档案信息管理系统之间则形成了如图2所示的网状服务模型。在该模型中，档案信息管理系统与档案实体都是具有计算能力的智慧节点，相互之间可以进行更为广泛的信息交互。通过这种信息交换，档案信息管理系统中存储的档案虚拟信息与档案实体一一对应，从而加强了档案信息管理系统与档案实体之间的联系。而用户可以通过持有智能设备加入到该物联网系统中，不仅可以和档案管理信息系统进行顺畅的信息交换，还可以通过手持设备和档案上的传感节点建立联系、直接通信。当用户漫步在开架档案旁时，不仅能够实时感知到附近档案的主题内容等信息，而且可以由嵌入其中的传感节点引导用户快速高效地找到目标档案实体。

（三）由孤立的浅层档案服务转变为互联的深层信息服务

现阶段的档案信息管理系统对档案实体的信息存储有限，且实体信息很难更新，无法对档案实体进行实时有效的管理，缺乏足够的档案信息进行用户服务。其能够为用户提供的大多是一个个孤立的档案资料，既无法将所有档案联系为一个整体，也o法提供档案管理与利用过程中产生的相关信息，因此，目前的档案服务往往局限于浅层的资料服务。

然而基于物联网构建的智慧档案馆中，每个档案实体都被赋予了智慧能力。物联网的感知和控制能力使得应用对象在提供感知信息后还能够相互传递信息，同时各个智慧节点自身都具有智慧化的信息处理能力，它们又通过物联网形成了一个有机的整体，相互之间可以进行信息的交换与共享，因此除了丰富的档案内容信息之外，还将产生大量的档案全生命周期过程中的辅助信息。在此基础上，能够自动分析用户的需求，挖掘各种档案知识，对各节点之间的档案知识进行汇聚和融合，从中获得一些隐藏的有价值信息，从而为用户提供综合的深层次的信息服务。

四、结语

随着档案进库量和利用量的快速增长，传统的管理手段难以对所有档案实体资源做到智能、高效、安全的管理和利用。基于物联网技术构建的智慧档案馆，能够使档案信息与档案实体实现有机结合，从而实现更加高效、安全的智能化管理，服务模式也将比现阶段有更为全面的发展。虽然智慧档案馆的研究仍处在探索阶段，物联网环境下智慧档案馆的实际建设也将面临成本、人才等多方面的问题，从而不能在短期内完成，但是笔者坚信，物联网技术的发展和复合型人才的培养与储备终将促进智慧档案馆的健康发展。

注释及参考文献：

[1]International Telecommunication Union，Inter？ net Reports2005： The Internet of Things[R].Geneva： ITU，2005.

[2]杨来青，徐明君，邹杰.档案馆未来发展的新前景：智慧档案馆[J].中国档案，2013（2）：68-70.

[3]毕娟.智慧城市环境下智慧型档案馆建设初探[J].北京档案，2013（2）：13-16.

[4]陶水龙.智慧档案馆建设思路研究[J].中国档案， 2014（6）：67-69.

[5]许德斌.智慧城市新环境下的智慧档案[J].山西档案，2014（5）：72-74.

篇（3）

一、文件材料的归档要求：

1.公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。

2.公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交档案室集中管理，任何人不得拒绝归档。

3归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。

4.归档文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史面貌。

5.归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。

6.归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。

7.归档的文件材料必须为正本，本企业编制的文件应附发文底稿。

8.归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

9.非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。

10.外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。

11.为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。书写工整、图像、字迹清晰。

二、归档范围及保管期限（参照企业档案归档范围及保管期限表）

三、归档时间：

1.管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年第1季度连同收发簿一同移交档案室归档。

2.凡专项工程、专题项目、科研课题等由发生部门将文件材料整理后经部门领导及项目负责人审定后向档案室移交归档。周期长的可分阶段、单项归档。

3.外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。

4.工程项目在竣工验收后三个月内接收归档。

5.每年形成的会计档案，由财务部及有关部门保存一年，在下一年的第一季度内向档案室移交归档。

6.电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。

7.荣誉档案由行政部收集整理后于次年统一归档。

8.声像档案在每次活动结束后整理归档。

9.相关会议（技术会议、专题会议、年度工作会议），在会议结束后归档。

10.外出、出差考察材料由当事人在回来后一个月内整理归档。

11.变更、修改、补充的文件材料随进归档。

12.公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档。

13公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。

二、档案查（借）阅制度

档案借阅是档案室的日常业务工作，是档案更好地为生产提供利用服务的基本形式，为做好档案管理工作，特制订如下制度：

1.凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，一般只允许在档案室阅档室查阅。查阅内容根据档案密级程度，取得相关领导签字，同时做登记。

2.本公司有关人员如有实际情况必须借出者，须办理相关手续，超过两天以上归还者，须经领导批准签字。但要如期归还。

3.借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时反映给主管领导。

4.外单位借阅档案者，须持单位介绍信，且经总经理批准后方可借阅，只限在本室查阅，一律不外借，且抄摘内容也须经总理同意审核后方能带出。

5.凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借。

三、档案的保密制度

1.凡属密级档案，必须正确地标明密级，并妥善存放。

2.非综合档案室人员不得随便进入档案库房，库房门窗及箱柜应随关锁。

3.全体职工对密级档案、文件、资料均须严格执行企业保密规定，不失密。否则应追究责任。

4.凡查阅密级档案，均须办理审批和借阅手续，一般只允许在阅档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续。

5.查阅人员对档案内容承担保密义务，违反规定造成后果者必须追究责任。

6.档案人员要忠于职守，认真执行各项保密制度。

7.定期对保密档案保管情况进行检查，发现问题及时处 理。

四、档案库房管理制度

一、档案入库检查：

1档案出入库房要清点、登记。定期对库藏档案进行清理、核对，做到账、物相符。对破损或载体变质的档案，及时进行修补和复制。

2.入库底图应批边分类装袋，照片、磁带等声像档案应存放入专用档案盒（袋）内。

3.定期对档案保管状况进行全面检查，做好记录，发现问题要采取积极有效措施，保证档案的安全。

二、档案库房管理：

1.档案库房未经许可，外来人员不得擅自进入。

2.档案柜、卷排列科学、合理、整齐、美观，便于调卷。

3.库房门窗须安装窗帘，库房内采用白炽灯且照度不超过100勒克期。

4.避免光线直射档案，更不能在烈日下曝晒档案。防止有害生物对档案的危害。

5.库房内应有空气调节和温湿度计等设施，及时做好温湿度记录，温度应控制在14度——24度，相对湿度控制在45——60%。

6.库内及库外应科学地安设温湿度记录仪表，库房应专门安装空调设备。

7.库房必须配备适合档案用的消防器材并禁止吸烟，定期检查，杜绝一切发生火灾的可能。

8.档案库房要做到八防：防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防湿、防虫、防尘。

9.对库藏档案应经常进行检查，发现问题，及时报告并采取措施予以处理。

10.每年9月定期对库藏档案进行一次抽样检查，掌握档案管理情况，为科学管理积累资料。

五、档案鉴定、销毁制度

1.根据《档案法》及《江苏省档案管理条例》中的相关规定，编制本企业的档案保管期限表。其中会计档案见会计档案保存期限表。

2.保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限，保管期限从长。

3.从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面监别档案的价值。

4.档案通过鉴定，要求保管期准确，案卷质量达到规定标准。如果鉴定中发现档案不准确，不完整，应及时责成有关部门修改、补充。

5.销毁档案必须严格掌握，慎重从事。销毁前要造具清册、提出销毁报告、会同总工办核查、总经理审批。销毁档时要严格执行保密规定，由鉴定小组指定人员会同保密、保卫人员销毁或监销，防止失密。

档案销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字

六、档案保管统计制度

一、档案库房须与办公室、阅档室分开，并有防火、防光、防潮、防虫防尘、防霉、防盗和防高温等“八防”设施，以确保档案的安全与完整。

二、档案库房严禁堆放食品和易燃易爆物，严禁吸烟和使用明火。

三、建立健全档案的接收、移交、库藏、保管、利用和鉴定销毁等统计台帐。

四、做好档案接收、移交、保管、鉴定、利用各档案构成情况的准确、及时、科学的统计工作。

七、综合档案室主任职责

一、认真学习《档案法》，深刻领会上级档案部门关于档案工作的方针、政策，不断提高自身的业务水平和管理水平。

二、努力学习业务，钻研各类档案理论基础知识，充分掌握综合档案室库存档案的各种情况，做到心中有数，操作自如。

三、检查督促专、兼职档案人员的档案管理工作，对收集管理的文件材料和立卷归档的诸多环节应严格把关。

四、组织档案网络成员进行业务学习，交流档案管理经验与体会，开展档案工作的检查评比，不断促进档案工作的健康发展。

五、定期向分管领导汇报档案工作，争取领导支持，做好档案工作计划的制订和落实。

六、组织制定综合档案室档案管理工作目标和发展规划。

七、负责综合档案与各部门分公司的工作协调。

八、档案工作人员岗位职责

一、认真学习贯彻执行《档案法》和档案工作的方针、政策，坚持以法治档，忠于职守，全心全意为本部门各项工作做好服务。

二、负责管理本部门的档案，做好各门类、各种载体档案的接收、收集、登记、整理、编目、保管、借阅。

三、积极做好档案的服务利用工作，编制必要的检索工具和参考资料，及时准确地提供利用。

篇（4）

第三条区财政局负责本行政区域内的会计从业资格管理。授权区财政局财务会计管理中心具体负责本区会计从业人员职业道德档案管理。对在本区国家机关以及在本区办理税务登记的社会团体、公司、企业、事业单位和其他组织（以下统称单位）从事会计工作、持有会计从业资格证书的人员，实施会计从业人员职业道德档案管理制度。

第四条区财政局财务会计管理中心应按《上海市会计从业资格管理实施办法》第五章有关规定，如实及时记载、更新持证人员职业道德的相关信息，包括持有会计从业资格证书的人员（以下统称持证人员）在会计从业方面受到表彰奖励和处罚、处分的情况等。

第五条会计从业人员职业道德档案中的信息来源：

（一）在区财政管理部门财政窗口持证人员登记的相关基础信息和注册、变更、调转以及接受继续教育情况；

（二）持证人员受到区级以上行政主管部门表彰奖励情况；

（三）持证人员因违反会计法律、法规、规章和会计职业道德被区级以上行政执法部门处罚、处分的情况。

（四）其他奖励与处罚情况由区各部委办、各镇、街道、莘庄工业区财政部门在年度终了后的一季度内报区财政局财务会计管理中心。

第六条职业道德档案内容的记载：

（一）根据持证人员提供的区级以上行政主管部门出具的有关表彰奖励证明，或区级以上行政执法部门对持证人员处罚的书面材料，由局财务会计管理中心负责受理并予以核查，经确认无误后，作出职业道德档案记录决定，并告知当事人。

（二）财政窗口根据财务会计管理中心的决定，将信息情况在《上海市会计人员信息库》中予以记载。

（三）区财政局财务会计管理中心应及时将记载情况汇总后报区财政局会计科备案。

第七条职业道德档案记录结果的使用：

（一）职业道德档案中有奖励记录的，将优先推荐高一级会计人才的培训；将作为上报高级会计师评审委员会申报高级会计师的业绩推荐；将作为评选区级以上会计先进工作者的重要条件。

（二）职业道德档案中有行政处罚或行政处分记录的，区财政部门应按照会计法律、法规、规章和会计职业道德的有关条款规定，予以处理并向社会公告。

篇（5）

摘要： 本文就对社会保障在档案管理方面法制化的建设现状加以分析，对社会化保障管理档案法制化建设路径加以推进。

关键词 ： 社会保障；改善民生；建设法制化

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2015）03-0318-02

作者简介：张蓟红（1976-），女，河北承德人，研究方向为人事档案信息化。

0 引言

社会保障是一种对民生加以改善的比较基本的制度。党在十的报告中曾明确指出要加强对社会的建设，将改善民生作为社会工作的重点内容之一。在进行民生改建事业构建过程中，也要求各个部门之间要进行相互的协作，在这一构建过程中，社会保障的档案记录过程起着重要的作用，本文基于对我国的社会保障局的档案管理进行现状分析，从而对社会保障档案管理进行法制化建设的实施路径加以探讨。

1 社会保障建立法治档案管理的基础探析

对社会保障管理档案进行立法的建立基础主要是社会档案保障管理相应的法律依据。因为对社会档案保障管理在立法方面的建设，主要还是在社会立法保障以及对档案进行管理立法的交叉范围内。因此在这一过程中的法律依据主要有在社会保障这一方面的法律以及法规，同时对地方性的立法以及一些具有规范性的相关文件。通过立法的角度进行分析，在我国进行社会档案保障管理方面的立法基础主要有以下几方面组成。

1.1 国务院中各部委相关方面档案制定以及社会保障局方面的规章 社会档案在保障管理方面会涉及到人力资源以及国家档案局还有社会保障局和民政部几个部门，一些相关的规定也是围绕着这几个部门展开的。部门中相关的规章比较多，本文重点就两方面展开探析，一是由国家档案局加以实施，通过国务院审批的《档案法实施办法》，这一法规对社会档案在保障管理方面进行立法有着重要的意义。另一项法规就是由人力资源以及社会保障部还有国家的档案管理局一同制定并实施公布的《社会保险业务档案管理规定》，这是目前在我国唯一的一部有关于社会档案保障管理方面的部门规章，是各个地方在进行社会保险的档案管理方面法制性建设的依据。

1.2 省以及自治区和直辖市有关社会保障法制性建设地方性的法规 在进行社会保障档案管理方面相关建设的时候，在省自治区以及直辖市都是有着明确的档案调理的；在对社会进行救助方面，每一个省以及自治区和直辖市都专项制定了“最低生活保障的办法”以及“社会救助办法”这些规章制度。对社会保险进行制定的管理方面，各个省份以及自治区还有直辖市也相应的制定了“失业保险加以实施方法”，在进行各个地方的社会档案保障管理立法建设方面这些地方性立法也提供了比较重要的依据。

2 社会保障在立法管理建设方面现状分析

在党以及政府方面的文件中对于社会保障的表述有着并不统一的特性，但是通常会将社会保障以及社会救助还有社会福利作为比较基础的相关制度。本文就这几方面的制度进行讨论，对社会保障在进行法制性建设管理方面的现状加以分析。

对社会保障档案进行管理的工作是在社会保障工作中比较重要的部分，对其制度化方面的建设相对是比较晚的。浙江省是对社会档案保障管理工作比较重视的，也是比较早在这方面加强建设的省份，其早在十五计划开始之前，就有了“关于加强社会保障档案工作的意见”这样的制定内容。十七大将对民生加快改进步伐作为社会建设的工作重心之后，国家级档案局就了关于加强民生的档案管理方面工作意见，在全国范围进行对社会保障在档案管理方面法制性的建设，中央以及地方政府也都相应的有这一方面立法活动，在民政局以及办公厅都有相关的一些法规建设。地方性的各级政府相继了关于本地区对最低的生活保障方面档案管理的建设办法。社会保障部门以及人力资源，在国家档案局《社会保险业务档案管理》实施之后，地方性各级政府分别推出有关对社会保险业务方面进行规范的档案管理的建设文件。

社会保障的建设过程是一个具有比较广阔包含内容的体制，并对社会保障以及社会救助和社会福利这几大领域进行体系构建。社会保险主要包括五险以及新农合还有新农保这些方面的内容。社会救助是对低保以及五保还有灾害救助方面的内容进行构建。社会福利主要是对老人以及妇女儿童还有残疾人提供一定的福利。不过，就目前的中央以及地方政府的一些联合性社会档案在保障管理方面的法规性文件分析，主要有几方面内容的构建，首先就是对最低保障方面档案管理进行构建。我国的国家性档案局在相关最低保障生活方面的通知中，就曾明确的对最低生活保障档案加以分级进行管理，采用主要将基层作为主导，分级的进行负责，出台相关法律法规的管理细则以及实施办法。目前浙江以及上海还有甘肃多地都已经推出了这一方面的相关文件。其次就是要将社会保险在业务领域方面的档案加以管理。人力资源以及社会保障局推出《社会保险业务档案管理规定》以后，极大程度地推动了各个地方政府对相关方面立法加以推行的积极性。比如北京还有河北和青海很多省份都就社会保险方面的业务档案提出了实施办法，以及管理方案。

3 对社会管理档案进行完善立法管理的途径分析

社会保障在档案管理方面进行法制化的建设是可以通过各个部门之间进行相互协作，从而完成推进作用的，下面本文就具体对社会管理档案进行完善立法管理途径进行分析。

3.1 认识内涵，构建基础 认识内涵主要是对社会保障档案方面内涵要认清。我国的中央政府对于社会保障方面的命名并没有比较明确的法规，以及比较规范的文件。在地方的一些政府，也只有浙江省的劳动保障厅以及档案局联合制订了浙江省方面的社会保障管理办法，对有关养老保险以及医疗保险还有失业保险方面业务的办理，通过文字以及影像多种形式进行管理记录。在这样的对保障档案方面的建设，是混淆了保险同保障的概念，这样档案的构建，很大程度上是将进行社会保障的管理范围缩小了，因此加强对社会保障方面的内涵认识，是对档案管理进行立法的重要前提，也是实施法制化基础建设的前提。

3.2 规划统筹，避免分割 对统筹的规划主要就是中央对国家档案局进行统筹的规划，相应的出台一些法规条例对一些救助方面的档案加以管理规范，在进行社会救助方面管理档案建设时应该避免出现分割立法的现象。现在很多立法在低保档案进行管理方面都是有着比较灵活的方法的，但是大部分档案并不包含其他社会救助方面的内容，也就使得出现了分割立法的形式，因此要加强对统筹的规划，尽量避免分割的出现。

3.3 三步战略，循序推进 第一步就是对平行的单项部门法规进行制定，也就是社会保险相关的业务在档案管理方面的规定，社会在业务救助相关的档案规定，社会福利方面档案滚利规定，通过各地方政府统一构建。第二步就是要把相关内容记录在社会保障方面的基本法中，在实施颁布的社会保险法中就有明确规定，对社会人员进行缴费档案的管理要有明确的登记记录以及支付结算方面的凭证。在社会保险的档案建立方面提供了比较完善的法律依据。第三步主要就是要在前两步构建基础之上，当时机成熟时，由国务院对社会保障进行统一的在社会保障档案立法方面管理的建设工作。

4 结语

基于对社会保障多方面建设现状中存在的问题加以分析，本文就这一方面建设提出相应的民生改善方法，对社会保障管理档案的法制性作用加以分析，总结出相应的办法，希望可以有助于我国社会对档案进行法制性建设的立法实施。

参考文献：

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二、档案管理机构完全可以充任高水平智库

为有效打造好决策的智库功能，档案管理机构在认真履行档案管理职能的同时，还需树立智库意识，相应进行属于智库机构的如下必要素质准备：

（一）依据档案管理机构的业务特点，进行智库功能的准确定位。

就一个地区而言，可以说档案管理资料内容浩瀚，内存具有一定时空跨度的大量信息，对实施科学决策弥足珍贵，所以从广义上讲，档案管理机构可在所有领域发挥决策的智库作用。但是考虑档案管理部门与政府其他部门的职能划分，档案管理机构的智库作用应着重从以下三个方面发挥：一是在地区性经济社会发展战略的决策方面；二是在区域经济社会发展一体化定位的决策方面；三是在特别重大的发展项目决策方面。在这三个方面，档案管理机构应为决策机关从历史发展的延续性、各类条件是否成熟性、环境限制性等方面，提出可能性与可行性方面的依据。至于诸如人事任免，一般性项目的决策，有关具体项目引进或限制，相关政府职能部门更为专业，这类决策参谋就交由他们发挥。而档案管理机构在这方面智库作用的发挥，也不应是全程包揽所有智库功能，而是从档案管理的特殊功能出发，为决策层提供一方面的决策依据。

（二）安排热心智库的工作人员，进行决策科学的定向培训。

通过培训，让他们逐步具备决策人员应有的素质。使档案管理人员在决策参谋作用发挥方面，具备“四能”业务技能，达到“四严”素质水平和“四求”工作质量标准。“四能”就是要具备综合分析、文字表达、编研整理和计算机操作四种能力。“四严”就是具有严肃的工作态度、严谨的工作作风、严明的组织纪律和严格的自我约束。工作质量的“四求”标准。一是求准：就是围绕决策议题，准确把握领导思路，站在全局高度，挖掘与提供紧贴课题要求、带有全局性的情况和问题，能引起决策成员的深度思考。二是求实：就是实事求是地提供能够反映矛盾和问题的资讯材料，不掩盖矛盾，客观地反映事物的面貌，真正做到喜忧兼报。三是求深：就是能深入发掘档案资料中与决策课题密切相关的资讯材料，进行深度分析与加工，从制度、体制、机制层面提供相关依据，让领导能够了解掌握这方面的第一手历史性材料。四是求新：就是克服僵化思想，不满足于现状，不固守传统观念，对现存档案资料，用新的思维去分析，用新的眼光去判断，用新的认识去思考，用新的观念去研究，最终做出新的推论，提供给决策层参考。

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一、社会养老保险档案管理的特点

1.档案管理对象和服务对象具有社会性。我国的养老保险已经广泛涵盖了个体工商户、企业事业单位以及自谋职业等人群，社会养老保险已经成为了我国社会发展的重要部分。社会养老保险档案管理作为养老保险的重中之重，也就具有了一定的社会化性质，最终其服务的对象同样也就具有一定的社会性。

2.档案来源具有广泛性，内容具有复杂性。社会养老保险的服务对象以及管理对象的社会性最终决定了养老保险档案内容的复杂性以及来源广泛性。之前的养老保险档案只是针对我国的集体企业或者国有企业的退休人员，在以往的档案管理流程中其档案的来源比较单一，档案的内容上也比较简单。然而随着我国养老保险制度的社会化，其档案来源也随之变得更加广泛，此外，参保人员的身份不同，最终又导致了其内容上的复杂化。目前为止，我国的社会保障档案依然没有一个相对统一的格式，养老保险档案内容混乱。因此，对养老保险档案进行规范化非常必要。

3.档案具有流动性。目前，我国参加社会养老保险人员的流动性极大，辞职、调动、退休或者脱离原单位的人员众多。然而流动人群通常没有一个固定的单位，工作的地点变动极大，最终导致了养老保险档案的流动性也非常大。因此，对于流动性的社保档案管理要更加的重视。

二、社会养老保险档案管理工作中存在的问题

1.流动性易使档案丢失、受损。由于我国的人口众多，目前的社会养老保险制度也在全国范围内不断地得到普及，最终出现了我国社会养老保险档案的流动性及其活跃，一部分人或由于自身原因、或者由于工作需要，往往会出现人员调动，有些参保人员或辞职到其他公司、企业单位，这就需要对参保人员的参保档案进行调动。这些没有固定工作地点的人群在进行档案调动的过程中往往会出现档案丢失、受损的情况发生。

2.档案与环境设施问题。我国居民养老保险部门尽管已经设置了退管股来对居民的保险业务档案进行集中管理，然而由于养老保险相关部门其办公的地点以及经费受到一定的制约，相关部门依然还没有专门的大干室来管理参保人员的个人档案。其档案室内的环境设施也没有达到正规标准，缺乏灭火器、空调、去湿机、温度、湿度计等基本设施。

3.档案管理与管理水平问题。随着居民参保人数的不断增多，我国目前迫切需要建立一个健全的社会养老保险档案管理的制度，从而可以在一定程度上减轻参保人员的后顾之忧。目前，我国一些地区的社会养老保险档案的管理流程以及制度存在着诸多问题，主要问题就是没有一个健全的法律依据。因此，养老保险档案管理在个别地区甚至没有被认真地对待，最终导致了居民保险档案管理的政策环境极差，有些甚至把参保人员的基本信息填写错误，最终导致了一部分人不能参保或者失去基本信息。我国社会养老保险档案管理的不规范严重地影响了居民的参保积极性，同时也极大地影响了政府的信誉度。

三、搞好社会养老保险档案管理的措施

1.规范化档案管理，健全档案管理制度标准。社会养老保险档案往往包含了参保人员的基本资料及其相关业务的原始材料。相关的管理部门在对其进行管理的过程中应该进行分类管理，做到标准化管理，最终实现养老保险档案管理的严要求以及高指标，建立一个健全的档案管理标准以及制度。在对档案进行管理的过程中严格遵守工作原则。

2.信息化档案管理，提高质量，科学归档。采用完全人工的档案管理方式已经无法满足目前我国社会参保人群，此外，完全人工往往会大大地增加管理成本，同时也无法达到满意的工作结果。传统的社会养老保险档案管理往往采用纸质版记录，最终进行统一存放，这不仅要花费大量的时间精力，同时还要占据极大的储存空间。此外，纸质材料往往在管理上要求极高，必须保持一定的干燥。因此，信息化管理方式可以极大地增加工作效率，降低养老保险档案的管理成本。

3.实用化档案管理，提升素质，服务社会。养老保险的档案储存与创建就是为了保证参保人群以及相关部门在进行查询时可以快速准确地查找、审核，一些管理部门对档案管理进行绘制示意图就是为了方便日后的查询。因此，档案管理部门需要制定科学的管理方法，例如提供社会养老保险查询与检索工具、专题形式的索引建立等等。在档案管理工作人员的工作中，相关部门要积极地更新适应性强的社会养老保险档案管理系统以及软件，最终使档案管理实现信息化。

参考文献

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一、加强社会保险的档案管理，是深化社会保险改革的需要。

随着社会保险改革的逐步深化，“社会人”将是必然发展趋势。社会保险部门不但要履行社会保障的责任，同时还要承担起对离退休人员的社会化服务与管理职能，如此庞大的社会系统工程，若无完整准确的个人资料记载，即安全有序的社会保险档案管理，社会保险部门的工作就会陷入困境，甚至会影响到社会保险改革的进程。

二、加强社会保险的档案管理，是社会保险业务本身的必然要求。

一个参保人从办理参保手续到离退休以及中间失业等享受社会保险的各项待遇，要经过诸多环节。在办理参保手续时，首先要填写保险卡及个人详细情况表等，作为最原始的资料存入个人档案，其后要不断缴纳社会保险费、划拨个人帐户、计算利息，有时还要对缴费比例、缴费基数及养老金发放标准进行调整。伴随人才的合理流动，还要办理保险关系转移和基金的转入转出手续等，这些详细的个人档案记载，就成了今后支付社会保险待遇的重要依据。社会保险档案管理的好坏，将直接关系到参保人的切身利益。

三、加强社会保险档案管理，有利于社保部门提高业务质量和办事效率。

档案资料的收集、整理实际上是对业务工作进行有序的梳理和有效的归纳。对已完成的业务工作进行回顾整理、总结，从中找出经验教训，将对正在进行或进一步开展的工作提供良好的借鉴和推动。

其次，理性审视社保档案管理的现状

一、对社会保险档案重视不够。由于社会保险档案数量巨大，工作环节繁琐，加之有关领导的不重视，对社会保险档案的管理缺少相应的软硬件投入，人员配备、经费不到位的情况普遍存在，甚至对相关信息管理混乱，随意性较强。

二、社会保险档案多头管理。管理不统一，其结果就是责任缺位。社会保险档案由于涉及的面比较广泛，在我国不一样的类别社会保险档案分别归属不一样的部门管理，形成了多头管理问题，造成不一样的档案分属不一样的部门，各部门之间资讯沟通困难，一个人的保险资料分别保存在不一样的机构，不少社保经办机构不遵循档案集中统一管理的原则，综合档案室只保管文书档案，其余业务材料都存放在业务科室。且管理办法各异，没有一个完整的档案资讯中心能够查询到一个人的全部社会保障档案资讯。

三、缺乏专业社会保险档案的管理标准和规范。社会保险档案管理缺乏国家标准，造成社会保险档案的各地管理办法不统一。在社会保障档案的不一样专业类别中，管理的规范和水平也不一致。哪些资料需要整理归档，如何进行整理归档；哪些资料不需要归档，如何销毁；哪些资料需要分类、分级管理；哪些资料需要集中统一管理，如何管理；客观上没有形成良好的运行机制和工作秩序。主观上也需要建立标准化、规范化的管理制度和管理程序。

四、社保档案人员业务培训少，业务水平亟待提高。社保经办机构对档案人员的业务培训较少，开展经验交流的机会也不多；虽然一些社保机构有较多高学历的兼职档案工作者，但档案专业人才很少，未经档案专业培训的兼职档案工作者往往业务水平偏低，影响了档案管理工作。

此外，努力创新社保档案管理工作

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档案管理的社会化是指档案是全社会的共同财富,档案管理是一种社会各级各类组织、机构和个人的共同行为,其目的在于把全社会的档案以不同形式分层分类集中控制起来,形成一个社会性的开放管理系统。我国档案工作的基本原则和档案管理行政部门的执法权,是实现档案管理社会化的基本条件,较为完整的国家档案管理网络是档案管理社会化的可靠基础,档案馆是档案管理社会化的基本形式,而文件中心、档案事务所、档案寄存中心和其他商业化运作的档案中介机构则是档案管理社会化的有效补充。

一、档案管理的社会化与建立“两个体系”的关系

档案管理的社会化的本质属性决定了它是档案工作的基本职能,是档案事业发展的主体内容。就“两个体系”建设而言,又具有特殊的意义:(1)强化档案管理的社会化职能是建立“两个体系”的关键环节,实现“两个转变”。建立“两个体系”的重点是档案资源的重新配置和档案公共服务产品的再分配,关键就在于实现政府档案管理的社会化职能的调整与完善。(2)档案管理的社会化是“两个体系”核心理念的重要体现。建立“两个体系”的核心思想是以人为本,强化档案管理的社会化职能,根本目的就是要通过转变政府职能,更好地重视所有涉及人的档案,重视档案为人的全面发展服务,是以人为本的政府管理服务理念在档案领域的具体体现。(3)强化档案管理的社会化职能是建立“两个体系”的根本办法。建立“两个体系”需要档案法制体系、管理体制、工作机制、服务方式等各方面的改革与创新。管理的社会化不仅为推进建立“两个体系”提供了科学的理论指导,并以其系统性、规范性、实践性成为实现“两个体系”建设目标的根本方法。档案管理的社会化不到位,“两个体系”就无从谈起,“两个体系”的建立和完善也必然伴随着档案管理的社会化职能的不断强化。

二、建立符合社会发展需求的档案中介机构

“建立覆盖人民群众的档案资源体系”体现了档案管理的社会化,现阶段,建立覆盖人民群众的档案资源体系,实现档案管理的社会化,要建立符合社会发展需求的档案中介机构。档案中介机构,是当前一个非常热门的话题。从名称来看,有“档案事务所”、“档案咨询服务中心”、“档案事务服务中心”、“档案技术服务中心”、“档案托管中心”、“档案寄存中心”等。我国目前的档案中介机构按生成途径和运作方式,可以分为由档案馆或档案主管部门设立的、面向社会的公共性档案中介机构和以法人资格存在的、以市场化运作的商业性档案中介机构。我国首家档案寄存中心,1998年8月9日成立的深圳市档案寄存中心属于前者,其服务职能主要是将不具备充分保管条件及配备档案保管主体成本过高的国有与非国有及破产企业、社会团体、个人在工作、生产、经营等各项活动中形成的档案,寄存在市档案馆中。相对于传统的档案机构来说,总体呈现弱势。

市场经济条件下,需要的档案中介机构需具备以下条件:(1)政企分开、权责明晰、独立经营、自负盈亏。首先政企分开、权责明晰要求档案中介机构必须与档案行政管理部门在人员、财务、职能等方面完全脱钩,以独立经济法人身份参与市场竞争,不得再承担原有的行政职能,即真正实现组织中介性。其次要做到独经营、自负盈亏,必须保持档案中介服务机构的独立性、完整性和客观性。独立性可以使档案中介机构不受行政部门影响,在档案服务中保持独立,不损害客户的利益。(2)遵纪守法、规范经营、诚实守信、优质服务。从某义上讲,规范化程度不够是影响档案中介机构职能发挥的最大障碍。档案中介机构的规范化实质上涉及的是其与服务对象的信用关系问题,档案中介机构如果不规范,其信用度将大打折扣。从外部来说,档案中介机构应自觉接受工商行政管理部门与档案行政管理部门的监管,前者是依据《公司法》、《中华人民共和国公司登记管理条例》对其经营活动进行依法登记注册、年检审计;后者是依照《档案法》等法规对其业务活动进行监管,以实现外部规范化管理。从自身来说。档案中介机构应体现社会服务性、技术知识性和商业经营性。社会服务性指档案中介机构能为企业、社会组织或个人提供全方位的档案服务,包括档案咨询、档案达标升级整理、档案保管、档案设备引进等。技术知识性指档案中介机构进行的各项档案业务如技术咨询服务、传授档案工作理论知识和技能、档案价值鉴定等是建立在对档案信息的加工、利用或提供档案信息技术服务之上的。商业经营性指档案中介机构作为一个经工商注册的企业,有明确的服务方向和经营范围,有企业行为参与市场竞争,通过各种渠道和方式为客户提供最好的档案有偿服务,获得收益,求得生存和发展。

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要使档案能够起到它真正的作用、更好地服务于社会建设、服务于公众的一般需要和特殊需要，档案管理者的素质是最重要的一个因素。那么档案管理者究竟要具有什么样的素质呢？

首先档案管理者应该具有历史的使命感，应该认识到档案在历史进程中的特殊地位和作用，应该认识到自己高质量的服务是给需要者提供一把又一把能解开历史事件、历史人物、社会风情、自然现象之迷的钥匙。是澄清历史和现实中是是非非的重要依据。

古今中外许多历史事件、历史人物、社会风情、自然现象留给我们的迷实在是太多太多。有些是只有口头传说而没有文字记录而让人无法着手研究；有的虽然有文字记录，但又不详，仅只有只言片语，难于让人推及因果；有的虽有许多物证，又缺乏文字说明，更没有系统搜集和科学整理，从而不能让人形成完整的概念；还有一些是芸芸众生讹信讹传，孰是孰非使人难辨；更有甚者，是由于政治家们的权谋同一帮文人墨客的习心炒作，弄得是非莫辨；再加上重权人物为了掩盖自己的错误，指鹿为马，对许多历史事件、历史人物、社会风情、自然现象随心所欲的曲解，所谓“说你不是，你就不是，是也不是。说你是，你就是，不是也是。”将历史事件、历史人物弄得面目全非。如何解开这些迷团，就要凭借档案材料了。例如：强渡大渡河的究竟是十七个勇士还是十八个勇士？中学小学的教科书就有两个不同的版本，孰真孰假？就需要用原始档案记录进行核对。再如：报刊杂志经常提到的我国“三年（指58年至60年）自然灾害”的说法，究竟是否正确，只要查一查这三年各省的气象水文档案就可以得出正确的结论，还可以拿这三年的气象水文档案同历年的气象水文档案进行比较、分析，就可以解开这一谜团。这是显然易见的。档案材料可以解谜的功能应是母庸置疑的了。

从表面上看，这些可以解谜的客观性档案同管理者的素质没有多大关系，但是如何使“档案”变得真实、客观，就同档案管理者的素质大有关系了。且不说有人故意窜改档案的恶劣行为，单究档案管理的“八个环节”中的疏漏就充分体现档案管理者素质的重要性了。

大凡了解档案管理的人都知道，一个档案的形成必须经过以下环节：（1）、搜集；（2）、整理；（3）、鉴定；（4）、保管；（5）、统计；（6）、提供利用；（7）、编目与检索；（8）、编辑与研究。这八个环节环环相扣，哪一个环节都渗透管理者的素质；哪一个环节都要求管理者不要带着历史的偏见；不要带着宗派的倾向；不要带着个人兴趣和个人爱好；不要带着宗族和个人的恩怨。否则，变得不能真实地反映事件和个人的本来面貌。就以“收（搜）集”这个环节而言，虽然那些形成档案的材料——“机关收发文、命令、指示、通知、决议、财务帐本、报表、凭证、协议书、合同、提货单、支票、发票”[注]，国家与国家之间签订的合同、条约、外交礼仪交换的文本、照片、录音带、录影带、光牒、磁盘、芯片等以及报刊发表的文章都是客观存在的材料，但是这些材料中有不少是相等、相近、相对、相悖、相互矛盾的东西，如果档案管理者在收（搜）集这些客观材料中带着个人的情感、兴趣、爱好、个人恩怨、自己所在宗派集团的倾向去收（搜）集，仅搜集自己感兴趣的材料而丢掉自己不感兴趣的材料，仅搜集对自己宗派、集团有利的材料，而丢掉那些与自己宗派、集团不利的、相逆相悖的材料，甚至故意窜改、销毁这些不利材料。从而使历史事件、历史人物、社会风情、自然现象的本来面貌发生改变。那么这些所搜集来的本来可以提供给使用者通过比较分析的客观材料就变成不能反映真实的材料了。这里说他不真，是因为它是一面之词。如何使它变得客观真实，这就需要管理者的素质，需要他们具有高度的历史使命感，要求他们不为个人利弊、自己所在宗派集团的倾向所困。从这个意义上说，尊重客观、尊重事实、尊重历史也就是指档案管理者的素质的体现。如果缺少这种良知，那么档案的社会功能就受到很大影响。

其次，作为一个档案管理者，仅仅掌握档案工作的专业知识还是很不够的，还必须在工作中尽心竭力，对档案事业的执著追求。这是许多人难于做到的。要做到这一点，就要考验一个档案管理者的素质了。

有人说，档案工作是“为人作嫁衣裳”。档案工作者是为别人成名成家的垫脚石。还有人把档案管理者的工作比喻成写作歌词和作曲的人，说什么“一首风靡全球的歌曲，绝大多数的听众只记住歌手的风采，根本没有记住词曲作者在背后的艰辛”。这的确是一个无可争辩的事实，演唱者名利双收，而词曲作者却在一边遭到冷落，这是一个多么不公平的现实。档案管理者的工作也是如此，应用档案的人将自己的事业搞得红红火火，声名远播，有谁又能理解档案管理者的艰辛工作呢？所以有人说：档案工作是一个有良心的工作，得有素质的人去做，在那里报酬是不高的，而付出是巨大的，强调的是奉献精神。如果没有这种奉献精神，如果没有素质，对工作马虎了事，对自己的工作不能克尽职守，那么，所收（搜）集的材料就会有遗漏，变成没有代表性的不能反映真实事件的一面之辞；如果管理者没有素质，对于档案材料的整理就不会俨然有绪，对反映真实的材料挂一漏万；如果管理者没有素质，就没有执著追求真实、辨明真假的精神，对档案材料的鉴定就不能去粗取精、去伪存真；如果管理者没有素质，对自己管理的档案就会出现霉变、虫蛀等现象。在统计时也会出现差错，重要的数据也会丢失；如果管理者没有良好的素质，对档案的编目与检索、编辑与研究造成混乱。即使编目出来，也使人看不到要领，不能根据目录检索，使应用的人如在大海里捞针。

如果档案材料失真，那么档案的社会功能就失去应起到的作用。军事指挥员应用它，就会打败仗；企业家应用它提供的材料进行决策，企业就会倒闭；行政管理人员应用它作为行政决策，行政工作就会搞得一团糟；教育工作者应用它，教育工作就会受到严重损失。所以我们强调档案管理者的素质也就是如此。（作者单位：贵州师范大学）