档案标准化管理汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇档案标准化管理范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

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目前，档案管理基础工作总体较差，尤其是学校档案管理存在种种不足，很难达到运用计算机管理现代化的要求。档案代表着一个单位的历史沿革，它能真实地反映一个单位职能活动的整体面貌，同时也方便日后的查找和利用。因此，要强化文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化的工作意识和指导思想，在实际操作中，严格把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

一、全面普查案卷

这是实现档案管理规范化、标准化的第一步工作。因为学校档案种类繁多，多年来大多未做全面的清查，有案卷标题不规范或无标题，有缺少卷内目录，组卷混乱，不可避免地存在许多重份现象，也有相当一部分无查考价值的文件充数其中。首先要剔除这些无用的文件，去糟取精，以防计算机管理时出现重复与低效率的情况。

二、重新组合案卷

将那些组卷过厚内容混杂、鱼目混珠的案卷进行重新组卷。重组原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题模糊不清的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。这不但可以优化档案储藏、科学保管而且可以提高实行计算机管理档案后的利用率。

三、注意有效的维护全宗的完整性

在坚持贯彻以本单位形成的文件为主的原则。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止归档文件的散失。分别是在立卷中，要把具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

四、用“关键词”替代“主题词”

用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率，即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇、关键词，进行标识，待录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理。还可利用计算机“活动增加”的功能把一些不规范的词与主题词中词义相同的合并，这种做法不仅解决了手工标引速度慢，计算机自动标引不准确的缺点，而且解决了主题词的词义含量问题。最后调查档案全宗的保管状况。这项工作主要是摸清家底，了解目前档案储藏的库房条件：包括库房装具数量、长度，库房面积及其它保管条件等；以及将来的发展趋势：比如设备的增添、面积的扩建等，为全宗的科学排放做好“硬件”规划。

五、实施“以单位为主”的归档原则

“以单位为主”的归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是学校办公室文书立卷归档工作实践中形成并长期坚持下来的一条原则，而且还是推进学校档案工作规范化、标准化、乃至现代化的一个重要原则。它要求我们实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件归档的时机，只有完成现行阶段任务的文件才能予以立卷或归档，而没有完成的则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是要明确文件归档的重点和进行合理的分工，即要在“以单位为主”原则指导下确立文件归档的重点，在实际工作中注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以单位为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗档案的入口关，使不该归档的文件不致混入，同时又要注意防止应归档文件的散失。

篇（2）

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）26-0183-01

档案工作的管理对档案管理的现代化发展具有重要影响，也是促进档案工作顺利进行的重要保障。档案工作包括资料的收集、整理、归档以及应用等多个环节，做好档案工作的管理必然要求档案工作的规范进行。因此，实现档案工作管理的标准化需要从多方面入手，通过建立相关的制度以及提高档案自身质量，组建高效的档案人员队伍等方式推动标准化管理。

一、档案工作标准化管理的重要性

档案工作的标准化管理是促进档案工作现代化的重要措施。档案是国家以及个人的重要资料，对个人的发展具有重要作用。进行档案工作的标准化管理能够更加重视档案的保管，在标准管理下有效减少对档案的损毁，保持档案的完整，使档案的使用寿命得到延长[1]。另外档案工作的标准化管理对实现现代化的档案工作具有重要影响，推动档案工作的更好发展。

档案工作的标准化管理涉及到对档案资料的收集、整理、鉴定和保管利用等方面，能够从档案资料的源头提高档案资料的质量，通过档案工作各个环节的标准化提高整个工作的效率与质量，提高档案工作整体的协调性，实现高质量的档案工作。

二、档案工作标准化管理的主要措施

（一）建立档案工作的管理制度

档案工作涉及到各种类型的档案材料，根据《中华人民共和国档案法》的相关规定，结合具体的工作情况建立标准化的管理制度是促进档案工作管理标准化的重要举措。要保证管理制度的有效执行，加强对档案管理工作的总结，对档案工作进行考核，及时发现并解决档案工作中的错误问题。将管理制度落实到工作的每一个部门以及每一个具体的环节。通过管理制度严格有效的实施，促进档案工作的规范化进行，从而实现档案工作的标准化管理。另外，档案工作在注重软件质量的同时要加强硬件的建设，完善档案工作所需要的硬件设施，促进档案工作的高效开展。加强对各个环节的监督指导。在总体的工作要求下，利用各项具体的制度规范档案工作。

（二）提高公文制发的质量

档案资料是由公文形成的，因此公文制发的质量与档案质量有着紧密的联系，对档案工作的管理有着重要影响。要运用质量较好的纸张制发公文，保证纸张的尺寸规格符合标准，运用统一规范的纸张制发公文[2]。在公文的排版中统一要求横写横排，并全部实行左侧装订，从而提高公文材料的质量。在制发公文的过程中要严格按照规定的程序进行，对公文中的标题、审批权限、单位以及落款日期等进行严格的检查，保证公文的准确性。对公文的书写要使用不褪色的笔种，按照规定的格式以及字体要求行文，严禁滥用简称。注重公文制法发的质量是对档案质量的重要保障，为实现档案工作的标准化管理打下坚实的基础。

（三）提高立卷归档的质量以及案卷质量

在立卷归档工作中要遵守“以我为主”的重要原则，严格控制档案归档的入口。本单位形成的文件是归档文件的最主要资料，因此在档案归档中要以自己单位所形成的资料为主，促进档案工作的标准化管理。认真区分文件与资料，对于存在较多相似内容的文件资料要进行仔细的分析研究，减少资料的重复堆砌，从而提高档案工作的效率，提高档案质量[3]。要保证文件资料具有时效性，且将现行现行文件阶段的任务都已完成，提高档案管理的有序性。

在立卷归档中要把握档案的完整性，将档案按照其主次顺序进行整理，减少闲杂资料的乱入，从而保证档案的规范性。按照规范要求整理档案能够及时发现档案中存在的遗漏问题，以便及时的解决。在立卷过程中，充分利用文件之间的联系进行文件的分类，将同类文件和有联系的文件归在一起，提高档案的完整性，使档案可以很清楚的反应问题，最大限度的实现档案的使用价值。完整有序的档案能够提高档案工作的质量和效率，对档案工作的标准化管理提供工作基础。

案卷质量与立卷归档的方法具有紧密的联系，运用合理的立卷归档方法在提高案卷完整性的同时提高案卷的使用价值。在档案工作中要注重案卷的分类和检索，对案卷的装订进行严格把关，从而得到高质量的案卷。

（四）提高档案人员的素质，实行标准化的队伍建设

提高档案人员的素质，构建标准化的档案工作队伍是实现档案工作标准化管理的重要保证。要使档案人员确定正确的政治方向，培养档案人员的政治鉴别力以及政治敏锐度，有效进行档案工作。加强对档案人员的专业知识以及法律知识培训，使其良好的辨别并解决档案中存在的法律问题。形成“依法治档”、“依法用档”的工作意识，提高档案的安全性[4]。提高档案人员的责任意识，养成积极的工作态度。在档案工作中，有的档案需要严格保密，可因此要提高档案人员的责任意识，做好档案的保密工作，在工作中严格遵守工作制度。档案工作具有一定的乏味性，因此要培养积极的工作态度，提高档案人员的奉献意识，促进工作的有效进行。档案人员的高素质，是促进档案工作高效进行的人才保障，也是推动档案工作标准化管理的重要因素。

（五）积极运用现代信息技术

当前是一个信息技术快速发展的时代，实现档案工作的现代化管理需要需要积极运用现代信息技术。通过现代化技术以及先进的设备，促进档案工作的现代化管理。利用网络技术构建档案管理系统，形成动态管理系统，对档案工作进行全面管理。另外利用信息技术在档案的归档过程中建立电子档案，实现纸质档与电子档双份保存的方式。利用计算机对档案进行立卷和编号，通过信息检索及时找到需要的档案，使档案工作的效率达到提高。现代信息技术可以使档案材料得到更好的存储以及查阅，促进档案工作的有效开展，实现档案工作的标准化管理。

结束语

档案工作的标准化管理是档案工作有效进行的重要保障，也是推动档案工作现代化的重要方法。促进档案工作的标准化管理需要从档案资料的源头处公文质量抓起，做好公文制发以及立卷归档等工作，不断提高档案人员的素质，构建高效的工作队伍。要不断完善管理制度，积极运用现代信息技术，通过档案工作的标准化实现档案工作管理的标准化。本文阐述了档案工作标准化管理的重要因素，提出了相应的措施。希望可以推动档案工作朝着规范化、标准化的方向发展，促进档案工作的标准化管理。

参考文献

[1] 杜晓侠.浅析档案工作规范化、标准化管理[J].黑河学刊，2009，（4）：127-137.

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众所周知，医疗保险作为我国五大社会保障险种之一，具有覆盖范围广、涉及人员多的特点，面对众多的人群，要想加大保障的方便快捷，必须通过建立档案进行管理。然而在具体的实施过程中，由于医疗保险档案涉及的内容繁多等因素，一直很难在管理上得到人们的满意，因此推进医疗保险档案的标准化管理迫在眉睫。

一、医疗保险档案管理的内容

医疗保险档案是在医保的征集缴纳、基金管理以及相关业务运行的过程中逐步发展而来的，主要反映医疗保险的工作活动情况，具有重要的利用和参考价值。医疗保险档案内容繁杂，主要包括三个方面：参保人、零售药店与定点医疗机构以及医保的经办机构。其中参保人方面涉及人员基本信息资料、医保关系结转和个人账户金额明细等内容。零售药店与定点医疗机构方面涉及资格认证资料、费用清单以及服务协议、结算凭证等内容。而医保的经办机构方面则涉及参保单位的基本信息、基金支付档案以及基金缴纳等内容。

二、当前医疗保险档案管理的发展现状

随着医保管理内容的逐步增多，医保档案管理逐步出现了一些弊端，这些内容的长期不解决，将会直接制约管理的标准化。文章通过总结研究，主要将问题概括为以下几个方面。1.传统的管理方式难以满足现实发展的需要随着科学技术的不断发展，各个领域的档案管理已经逐渐进入信息化时代，只要通过电脑将信息输入到网上，就可以实现全网共享，自动管理。而在过去传统的纸质档案管理中，管理人员要想查找某个人员的信息，就必须大量的进行翻阅，两者相比，传统的档案管理方法显然不再适应当前快节奏社会发展的需要。2.医疗保险档案管理制度不健全，标准不统一由于医疗保险涉及内容广，并且存在内容上的交集，加之并没有健全的管理制度作为引导，所以经常出现同一档案分属于不同部门的现象。另外面对复杂多样的管理类别，医保档案信息在分类编码上还存在标准不统一的问题，并没有做到标准化的统一，因此使得档案管理一直停滞不前。3.管理人员素质有待提高在当前的医疗保险档案管理中，管理人员素质低下，缺乏积极性也是制约标准化管理的重要因素。由于医保档案管理工作本身繁琐复杂，枯燥无味，所以很容易使管理人员出现厌烦心理，加之很多管理人员认为档案管理只是简单的记录查找，并没有技术含量，所以在管理中重视程度并不高，这种认识的不足是素质的集中体现，难以胜任本职工作。

三、医疗保险档案标准化管理的措施

结合上文论述的当前医保档案管理中存在的不足，文章主要给出以下建议。1.加快信息化建设，推进医保档案管理的标准化要想实现医疗保险档案的标准化管理，首先要加快信息化建设的步伐。相关部门要加大资金投入，逐步建立网络化的档案管理平台，实现档案信息的共建共享，同时建立统一的网络管理标准，进行实时的网络维护，保证信息化建设的安全、方便与快捷。2.逐步健全医保档案管理制度为保证医保档案管理的标准化，各地区要加快制定相关规章制度，做好医保档案管理的职责分工，统一科室，逐步规范人员的管理。同时逐步完善医保档案管理的统一标准，制定标准化流程，健全管理体系。3.提高管理人员的素质水平和业务能力医疗保险档案的标准化管理与优秀的人才是分不开的，所以相关部门要加大管理人员的培训，使其掌握一定的档案管理学、文书学等相关专业知识，培养热爱工作，对工作认真负责的态度，提高责任感。同时面对管理的信息化，管理人员还要加快普及计算机网络知识，以便更好的进行档案管理，实现管理的标准化。综上所述，医疗保险档案管理在医保制度中至关重要，因此相关部门要加大研究力度，从加快信息化建设、健全管理制度、提高人员素质等多方面着手，保证医疗保险档案的标准化管理，为医保制度的发展贡献力量，进而推进社会保障的不断发展。

参考文献

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DOI：10.16640/ki.37-1222/t.2017.04.202

0 引言

企业在处理日常工作管理事务中需要将档案资料合理归档和保管，这也是一项重要的文书处理工作。实现档案资料的规范化、标准化管理，是促进企业信息管理水平提高和企业基本制度完善的必要条件，因此需要结合当前企业的发展特点，积极创新方法，利用先进管理手段和技术，提高企业档案管理效率[1]。

1 企业档案管理工作现状

企业档案管理需要在日常行政工作中结合经验和规章制度，实现管理模式和管理理念上的转变，进行档案资料管理升级，综合提高档案管理人员的素质。如果企业对文书管理工作不够重视，就会导致企业内部资料保管不到位、档案分类混乱等现象的出现，影响档案的有效利用。企业档案管理是基础性的管理工作，如果档案人员没有深刻认识到这项工作的重要性，就会导致对档案管理意识不强、管理知识缺乏等情况。同时企业对档案管理人员的专业知识和专业技能培训安排不颍难以提高企业档案管理水平。由于企业的生产、经营模式不同，因而档案管理的内容性质也不同，这就导致单一化的企业档案管理模式难以适应所有企业档案管理工作，并且由于缺少专门的管理理论研究难以达到系统化要求。企业档案管理统一标准体系建立是否完善直接影响档案管理工作标准化建设和基础性工作是否到位。在企业传统的档案资料管理中，缺少专业的管理手段，人工操作是主要的工作模式，使工作效率低，速度慢，造成人力物力的浪费[2]。

2 实现企业档案管理标准化、规范化方法

2.1 转变观念，不断学习

在企业档案管理工作中，需要相关人员不断地进行专业知识的学习，对于档案资料管理的基础性理论知识熟练掌握。另外对于企业档案管理工作观念需要及时转变，认识到文书处理工作是企业档案信息保管中的重要内容，也是企业内部管理工作的关键部分，对于档案管理要结合实际、更新观念、创新方法，追求档案管理技术水平的专业化和规范化。另外在企业档案管理过程中，不能一味的收纳所有资料，需要对其进行合理筛选，根据企业发展和管理的特点，保存具有利用和参考价值的档案，在改进信息检索方法的基础上，提高管理能力和管理质量。企业在市场经济的发展下，需要与时俱进，在现代技术水平的进步中，及时转变传统的档案管理观念，加强专业知识和专业技能的学习，促进企业档案资料管理水平的提高。

2.2 一体化管理模式

在企业档案管理中，需要采用文档一体化管理模式，主要就是实现企业文档管理的前端控制管理、集成管理和全程管理。前端控制管理主要就是要对搜集和整理后的档案信息内容和性质进行区分处理，例如对于不适应企业发展规划、参考作用不明显的资料可以不必录入系统进行保管，可直接销毁；对于具有重要的文书保管意义，像企业发展年鉴、投资规划和企业资产清算以及账务处理等资料则需要重点保管，实行长期或永久性保存。企业生产、管理内容复杂，对于不同性质的档案资料都要区别分类管理、保存，提高管理质量。集成管理是指在实际操作中，要遵循规范的管理制度，强化工作严谨性，减少疏漏，同时需要将档案管理形式和观念进行延伸，减少重复性工作，提高管理效率。全程管理原则是企业档案管理一体化模式的核心内容，主要是指企业档案管理不能视作单一性的资料管理工作，需要加强与各部门之间的联系，促进合作与交流，提高信息的共享率[3]。

2.3 完善制度规范

企业档案管理工作的规范化、标准化管理离不开具体规章制度的约束。在实践工作中，要将档案管理的原则性内容进行制度化规定，对于不同类别和用途的资料需要进行人员区分管理和专项管理，提高档案管理质量。文书管理工作主要就是资料的收集、分类和归档保存，对于资料的收集归档过程需要严格按照步骤进行。例如在企业的文书管理中，需要根据文件内容和问题进行分类。主要档案类型分为请示、通知、批复、信函、决定、会议记录等。可以对资料的保管期限进行划分，可分为永久、长期、短期等，保管期限到了再分析决定是长期保管还是永久销毁，便于今后在企业生产过程中对资料进行查找利用。对于纸质材料和电子版材料，都需要进行不同的管理形式归档，将企业档案管理进行制度化规范，有利于进一步促进档案管理工作规范化和专业化发展[4]。

2.4 加强基础设施

企业档案管理的基础性工作是加强软件设施和硬件设施的建设。软件设施主要是指企业需要及时引进先进的档案管理模式，加强企业对档案管理人员的专业知识培训和专业技能提升，制定人才培养技术；硬件设施方面，企业需要对档案信息管理、检索系统进行升级和更新，提高管理专业化、技术化。同时在档案管理工作中，企业需要积极鼓励各部门加强沟通和交流，实现信息和互换和共享，为档案管理提供更具效率性的参考意见。企业内部档案管理工作还需要建立起工作行为规范体系，强化内部监督和外部监督，提高管理人员的工作责任意识，促进企业档案管理标准化、规范化管理。企业档案管理工作基础设施建立旨在通过规章制度和管理体系的完善，创建科学化档案管理机制，提高企业管理水平和管理效率[5]。

3 结语

企业档案管理工作是企业基础管理工作的重要内容，在新时期企业发展模式和发展理念下，需要不断发挥创新精神，善于利用先进的科学技术手段，提高网络信息使用水平，提高企业档案管理水平和质量。档案资料保管是一项专业、严谨的管理工作，需要通过不断的经验总结和技能培训提高企业档案管理的专业化、规范化程度。

参考文献：

[1]杜娟.高校档案工作规范化、标准化管理方案研究[J].城建档案，2016（05）：79-80.

[2]赵颖.如何推行企业档案工作规范化标准化[J].兰台世界，2016（S1）：106-107.

篇（5）

1. 图纸通过何种方式给船东一方提供？

2. 图纸如何保证传输过程中的安全性？

3. 图纸如何有效的提供，又不损害图纸设计方专利利益？

4. 图纸在提供给船东方时，造船方是否有详细与标准化的提供列表？

5. 提供的图纸是否能满足国际第三方检验机构认可？

6. 图纸委托保管机构如何选定与约束？

以上为几点核心问题，船舶工业界要解决问题的不止于此，每个考虑项稍有不妥之处，会给船舶工业界带来巨大经济与是否合规的影响。

二、船舶档案标准化管理现状

目前我国的船舶类图纸档案管理属于无标准化阶段，比如某些国内造船厂的设计、建造等对标日本造船企业，图纸档案的标记与归档就是按照日本船企的标准进行存放的。全球船舶类图纸档案趋于标准化管理，势必影响船舶工业界对每套图纸的定义有详细的描述与设定范围，例如型线图、施工图、强度计算书与疲劳计算书等都没有设定明确的范围。国内船舶工业界也无独立非营利性机构负责管理与保管档案图纸，也无相关图纸档案标准化约束船舶类档案管理。随着我国船舶工业的发展，建造超大型油轮（VLCC）、液化天然气船（LNG船）等已经进入新常态阶段，新形式下的船舶类图纸档案管理方式呼之欲出，也势在必行。国内船舶业界几家知名船厂、设计院、船级社以及高校积极对船舶档案研究展开相关研究，想通过对船舶图纸档案管理的课题深入研究来推动国内船舶工业界的船舶档案管理。经过几年的深度研究，初步研究成果已经显现。

三、船舶档案标准化管理与通用档案管理区别

本文所谈的船舶档案标准化管理是建造与营运过程中的船舶图纸文件的管理，而非通用的档案管理，主要区别在于通用档案管理在一次性输入完毕后，档案的保管周期内只有输出物，而船舶档案标准化管理是不断的查询、更新、删除、增加，将数字信息交互。鉴于本文所提到船舶档案标准化管理有别于通常意义上的档案管理，主要不是体现档案的原始性、档案的历史性与档案的社会性特性，所以有必要探索出一条新的图纸管理方案来满足与实现国际公约与通函要求，进而满足船舶工业界对船舶档案管理的需求。

船舶档案标准化管理应该具备以下几点特征。

1. 信息的准确性：通过不断迭代更新信息保证图纸信息的准确性；

2. 信息的安全性：建立安全保护机制，保护图纸专利；

3. 管理机构的公正性：能够有效的保护好图纸档案，并加以管理与保护；

4. 管理系统的友好型：船舶档案标准化管理是将要全球的，势必要考虑到各国用户的习惯与人文环境。

四、图纸档案标准化管理对船舶工业的影响

分析船舶图纸档案管理对船舶工业的影响，首先要分析利益相关方，包括船东、船东代表、船舶设计院、管理中心、船厂、船旗国、行业协会等相关方。任何相关方对图纸档案管理标准的意见，都会影响船舶工业，主要体现在管理成本、专利保护、以及事后追责等事宜。而船东作为船舶工业主要利益相关方，因为船东是船舶工业制造的主要客户，他们的强势意见会深刻的影响工业界。

其次分析船东推动船舶图纸档案标准化管理的目的与考虑，船东主要目的是船舶维修与对再建造姊妹船舶成本的考虑。造船厂将经过试航的船舶交付给船东后，船舶运营到一定年限，会根据船舶的疲劳或破损状况进行判定是否维修。而修理厂与原造船厂就不一定是同一家公司，如果不采用标准化管理，就修船厂得到的图纸有缺失或者标准不一的情况，可能会产生船舶破损的情况，甚至严重到沉船。船东会基于经济利益的考虑对造船厂施压得到图纸，因为船东选择购买特定船厂船舶主要目的是为了船舶设计，有了图纸没必要再委托特定船厂建造，转而寻求不需要支付设计专利的船厂建造更为经济。所以，船东一方热衷于推动图纸标准化的管理。

篇（6）

桥梁工程是城市的基础设施，对城市建设发展起着极其重要的作用。桥梁建设过程中的档案资料是指与桥梁建设工程有关的重要活动而形成的，具有参考利用价值的各种载体的文件材料，是整个建设过程的全程反映。及时收集整理、科学管理档案资料，不仅有利于全面掌握工程的建设内容、进展情况和资金落实情况，有利于加强对工程的管理和监督，有利于将来工程改建、扩建的实施，同时也能够为后续的档案工作开展奠定坚定的基础。

一、将档案资料标准化管理纳入到工程标准化管理体系中

将项目档案工作纳入桥梁建设项目的标准化管理工作中，建立领导责任制，配备具有相关工程专业知识、能够适应项目文件材料收集、立卷和归档工作需要的专职档案管理人员，并保持其稳定性；按规定做好项目文件材料的收集、整理、立卷、归档的工作。将项目文件材料的收集、整理、立卷、归档工作纳入工程建设管理程序、纳入招投标体制，与工程建设同步形成、同步收集、同步整理、同步立卷、同步归档，保证项目文件材料收集、立卷、归档的及时、准确、完整、系统和安全。明确本单位有关岗位和人员文件材料收集归档的职责和要求，把文件材料的规范化管理纳入到工程技术人员岗位责任制中，档案人员、工程管理人员、设计人员、工程监理人员、施工管理人员等都担负着文件材料的形成、积累、整理、归档的责任，在其进行定员定岗中，必须明确其职能范围规定有文件材料这一项，并进行严格的考核。通过组织检查、评比、参观、会议、现场指导、跟踪、反馈等工作加强对桥梁建设过程中档案资料的监督关联，监督文件材料的规范化、标准化、完整性、真实性、及时性和连续性。根据有关要求，在图纸规格、质量、字迹材料、图纸种类、内容、图例说明、图表的更改等方面都做了规定。通过这样的监督管理，确保了工程资料的真实性、完整性、系统性，提高了档案资料的管理质量，并形成了一种“工程完，材料完”的好现象。

二、建立符合桥梁建设要求的档案资料管理体制

档案资料工作的根本目标在于保证桥梁建设的安全、快速开展。首先，建立行之有效的档案整理工作责任制，把档案整理工作的责任逐级划分，分到人头，保证档案整理工作按时、标准、规范的完成。我国桥梁建设过程中档案资料的管理按照国家的相关规定主要实行项目法人负责制，档案工作接受交通运输部门和档案行政管理部门的监督和指导。项目法人（或受委托的建设单位）单位应建立档案管理部门和专门的管理人员，负责做好本单位建设项目文件材料的收集、整理、立卷、归档工作，承担各参建单位项目文件材料收集、整理、立卷、归档工作的组织、协调和监督、指导等管理职责；项目监理单位应有专人负责对勘察、设计单位、科研咨询单位、施工单位（含监控单位、检测单位）有关本项目竣工文件材料的形成、收集、整理、立卷、归档工作进行监督、检查，在交工验收前向项目法人（或建设单位）单位提交项目档案质量审核意见。项目竣工文件材料收集、整理、立卷、归档工作应纳入工程合同管理，纳入监理工作内容，按照“谁形成谁负责”的原则，由文件材料的形成单位或部门负责，不得委托他人。其次，建立项目档案网络管理体制，按照桥梁档案管理要求，根据职责分工范围和实际情况，做好与建设项目有关的文件材料的形成、积累、整理和归纳工作，定期对档案资料的管理情况进行检查和总结，查漏补缺，对档案不全不完善的地方加以补齐完善。分综合类、工程及财务类做好档案记录、归集工作，保证规范完整，装订成册。再次，建立有效的奖惩机制，对项目工程档案整理工作实行目标管理，各级逐级签定目标管理责任状，档案整理工作结束后兑现奖惩，对于没有完成整理工作或者工作质量不高的进行明确的处罚，通过这些措施增强了各工程实施单位和人员的责任感和积极性。

三、完善相关的硬件设施

按照国家规定，设立档案室，并配备相应的硬件设施。首先，设立符合国家标准规定的档案室。虽然桥梁建设过程中，条件比较艰苦，施工单位办公用房比较紧张，但按照国家规定应当设立不得小于的40 m2档案室以及数量充足的档案柜（金属）、盒等档案装具，为妥善保存施工过程中形成的各种档案资料提供基本的硬件保证。其次，配备档案管理工作必须的计算机、扫描仪、光盘刻录机、复印机等现代化办公设备，有条件的单位应当配备经档案管理部门认定的档案管理软件，对档案实行数字化管理，应配置专用电脑和专人操作、维护并配置保护电源，并与单位办公自动化系统联结，为档案数字化管理奠定良好的基础。再次，档案库房和档案办公用地要配备温湿度计、空调、去湿机、消毒灭菌机、灭火器、吸尘器、火警报警器和防盗装置等设施设备，建立档案库房管理的基本制度，确保档案资料实体和信息的安全。最后，加强对档案管理人员能力的建设，组织各参建单位建立档案管理领导小组，明确分管领导直接参与工程档案工作日常事务，并纳入岗位职责，各参建单位根据所承包项目规模和档案量均配备了一定人数的专（兼）职档案管理员；积极组织各参建单位档案管理员和档案专家开展档案工作心得交流活动，现场讨论档案业务问题。

参考文献：

[1]罗广国. 强化建设工程档案质量管理初探[J]. 城建档案，2014，01：24-26.

篇（7）

(1)增强档案意识，建立高校档案领导体制

近年来，凡申报考评的学校基本建立起相应的档案工作领导体制以及与学校整体发展相适应的档案工作机构。一些高校档案馆的建立，表明高校档案工作地位正稳步提高，标志着档案工作迈出了与学校整体建设同步发展的第一步。多数高校采取有效措施，加强领导对档案工作进行决策、监督、执法、调控的力度，如成立校级档案工作委员会等。多数学校将档案工作纳入学校的中期规划和年度工作计划之中，为学校档案工作的发展创造了良性发展的环境。

(2)加强队伍建设，档案管理形成网络

随着学校对档案工作认识程度的加强，档案干部队伍建设逐步得到重视，队伍结构不断优化，人员年龄呈现年轻化趋势，知识层次及专业素质均有较大幅度提高。多数学校已形成由学校领导分管、校办主任主管，专职档案人员负责，兼职档案人员配合的档案工作网络体系。为学校档案工作的正常开展提供了可靠的组织保障。与此同时，各校建立了相应了岗位责任制，与考核制度互为制约，将档案工作“目录管理”融入学校的“目标管理”中，从而形成“目标管理”的公共环境。因而有效的保证了档案工作“目标管理”全过程的实施。

(3)建立健全档案管理制度，与档案工作进程保持同步发展

由于档案工作程序日趋完善，档案管理制度的修订、完善、更新的任务日渐艰巨、为适应档案工作快速发展变化的特点，各校采取一系列措施，如将档案规章制度重新修订后汇集成册，制订特色档案管理制度等。通过制度建设，规范了学校档案管理方法和程序，档案材料的系统性得到制度保证，同时档案人员通过完善的制度建设，对档案进行实时控制成为可能。

(4)档案基础业务建设步入规范化、标准化轨道。

高校档案工作“目录管理”将传统的档案管理注入了生机和活力。自此，打破了传统模式中由于缺乏统一的工作标准而出现的分散管理局面，提出了科学、规范、标准的操作方式。部分高校档案部门据此展开各具特色的有益尝试。此外，档案部门与有关部门密切配合，参与学校科研成果鉴定、基建项目竣工、设备开箱验收等重大活动，一定程度上实现了档案工作和学校主要职能活动的同步管理。档案分类日趋势科学、合理，逐步形成了适合学校档案工作实际的档案分类方案，并在实体分类的基础上，开始多途径的尝试信息分类的实践。多数试点高校在经历了整改过程的“短期阵痛”后，已开始步入良性发展阶段。并为档案工作再上新台阶奠定了基础。

(5)引入现代化手段，主动开发档案信息资源

高校档案部门在积极探索利用途径，不断丰富检索工具的基础上，围绕学校的中心工作和重点任务，分析档案需求信息，编制出大量适合当前高校改革和发展的档案编研资料。转换被动服务方式，突出主动服务特色。依托现代科技，制备出多层次档案编研成果，不仅满足了利用者的需求，而且深化了档案编研的层次。

2其实施效果给档案部门带来双重收益

(1)硬件设施地更新、充实，使档案管理条件和信息开发手段得到改善。

高校普遍增加了对档案工作的投资份额，为档案部门单独配备或更新了现代化设备，并配备了与之相应的专业人员，辅助档案现代化管理工作的开展，并已取得可喜成果。

(2)软件收益显著提高：

领导档案意识加强，为档案部门解决了大量现实问题。通过“目标管理”使档案部门获得与其他教学部门等同的位置，接授档案专业考评，其考核过程和结果在校内引起关注和重视，客观上提高了档案部门在学校的知名度，为档案工作在学校综合管理中赢得了相应的地位。档案人员的业务能力和工作水平在实践检验中全方位得到锻炼。考核和提高。档案工作的规范化、标准化、现代化程度大幅度提高，档案信息开发成果倍出，为今后的工作奠定了坚实的基础。

从其整体收益不难看出，高校档案目标管理不仅是对高校档案部门综合能力的全面考核，而且是帮助高校档案部门从档案管理的初级阶段步入中、高级发展阶段的转折点。

3从推进程度分析其实施过程的难点“目标管理”推广实行后，一些学校在实施过程中，遇到了某些实际情况和“目标管理”的有关条款不兼容的难题，突出体出在档案工作与学校整体工作要求保持“四同步”发展等问题。究其原因，高校档案“目标管理”是从档案工作发展角度出发，对档案工作的主体环节及周边方面加以规范，力争使之尽量合乎标准。然而，档案管理作为一门边缘学科，其承载内容涉及各个领域，管理方式渗透到多个层面。如果将档案作为一个隔离体研究，则将失去其存在的意义。同样，档案工作作为一种动态的存在方式，应考虑到它与周边介质的相互作用与影响。上述问题的主要症结是“目标管理”的设置初衷没能找准档案工作的位置——服务性、辅，过分夸大了档案部门的职能和作用。其基础性、局域性表明它无法与学校整体的中心工作和重点任务并举，更不能单方面越级协调学校的整体规划和片面干预教、科、研工作的实施过程。相反，如果从档案行政管理部门的角度出发，重新审视高校“目标管理”的难点，站在管理者的高并，与平等级别的管理机关协调和处理档案工作及周边关系，相对而言则简单些。从所周知，横向协调和纵向隶属的关系在处理问题的方式上显然是不同的。据此可见，如欲加快高校档案工作“目标管理”的推进速度，应当采用“最小阻力法”，将问题的难点由制发机关与教育行政主管机关协商解决。以此保证其下行的通达性，加强实施的可操作性。

4从高校档案部门对考评工作的反馈意见分析其可能产生的中期影响

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中图分类号：G271.6 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2013）17-0236-02

随着信息网络时代的进步，生活方式的多元化、社会信息服务对档案事业的影响和冲击，深刻地改变着整个人类社会的生存方式和思维方式。人们对档案认识的深化和信息技术的广泛应用，为档案事业的发展提供了更为广阔的环境和极好的机遇。信息网络不仅体现了档案管理的目的和接收、利用模式的统一，也能够从档案收集源头处理各种载体信息资源，且具有存储和快速检索利用功能，更加方便速捷地提供了利用档案信息资源，成为保护档案资源原件、加快档案信息资源传递、发掘扩大档案信息资源利用范围的更加便捷手段。

一、信息网络环境下档案规范化、标准化管理的作用、意义

标准化管理是组织现代化生产的重要手段，是科学管理的重要组成部分。推行标准化管理是国家现代化建设中的一项重要经济政策，其目的是在经济、技术、科学管理等社会活动中，对重复性事物和概念，通过制定、和实施标准达到统一，以获得最佳秩序和社会效益。档案是人类一切生产活动中类型最为丰富多样的一种，具有很强的继承性。档案工作是一项基础性管理工作，涉及到用户活动的各个方面，除了为用户发展提供档案信息资料服务外，更重要的是为用户的生存和发展积累储备宝贵的能反映诸多方面历史轨迹的信息资源。在网络信息环境下，档案工作作为一个为公众服务的行业，在管理的各个环节和工作的实践过程中，都存在着规范化、标准化服务以及提高服务质量的问题。因此，在生成档案的诸多环节中，应制定和执行与管理制度相适应的一系列的工作标准和制度，使档案管理的诸多环节有章可循、有法可依，从而使得最终形成的档案达到规范统一，使档案管理的每个过程从无序到有序，避免未来在同一层次上的重复劳动，保证档案信息资源在进入计算机时的可处理化，实现档案信息资源的自动发、传、收、储等，避免档案工作出现人、财、物的浪费，使有限的资金较大限度地发挥作用。

二、信息网络环境下档案规范化、标准化的特点分析和发展现状

信息网络时代，技术标准显现出了极大的重要性，标准在国际层面有国际标准组织、在专业领域有文件/档案专业组织、在国家层面有各国档案机构等分别组织制定档案信息标准，因而形成了不同层面、领域档案信息标准，这些组织制定的档案信息标准十分专业，吸取了各国档案工作的最佳实践经验，对用户或系统具有明确的应用针对性，从标准的层次上带有操作性，或者说具有很强技术性的标准居多，所制定的标准集中反映了人类在这一领域的发展与应用。从国外档案规范化、标准化建设的进展来看，不但起步早且更重视实践探索，20世纪90年代中后期以来，档案标准制定方面的速度明显加快，尤其是进入21世纪，新制修订标准数量增长了一倍多，而且发展速度在不断加快。如以国际标准的制定为例：从2001年制定的第一个电子文件管理标准至今已了2O余项标准[1]。覆盖了：文件管理、服务、工作流程、成像领域，以及文件存储与归档五大领域的标准，档案信息标准体系构架正在形成，实现了标准的系列化与成套性[2]。

从1979年颁布《中华人民共和国标准化管理条例》以来，1983年成立了全国档案工作标准化领导小组，1985年第一个档案工作国家标准《档案著录规则》颁布实施，1991年成立全国档案工作标准化技术委员会，同年了《档案工作标准体系表》[3]；截至2011年底，中国已出台10多项国家标准、近60项行业标准，涉及的范围非常广泛，涵盖了档案管理、业务等工作的各个方面。这些标准相互补充、相互协调，在规范档案工作、提高档案利用和现代化管理水平等方面发挥了重要的技术支撑和基础保障作用。

三、信息网络环境下档案规范化、标准化的建设原则

在信息网络环境下，档案标准化体系建立是档案工作规范化、现代化的基础性工作，是一项复杂的系统工程。规范化、标准化工作不是一个纯理论问题，更多的是一个实践性、应用性的问题，涉及到档案形成的诸多环节，如档案著录格式、整理方法、数据库建设及整个网络体系结构的标准化，包括统一的术语定义、内部体系结构、数据交换方式、信息流向、软硬件接口规范、功能设置、支撑环境等各项工作，且对设备构成、人员组成、管理方法等均有周密的规划和设计。

1.遵循性、统一性

遵循已有档案标准的基本内容，保持标准内容前后一致，技术水平一致，尽量不做大的改动，体现出与科技进步协同发展的档案业务全程（文件生命周期系统）管理标准特征。例如，制定案卷质量标准，使组卷工作达到应有的水平；制定档案业务流程标准，做到收集到位、整理归档到位，保证各种载体材料不漏存、不丢失、保证进馆档案的质量等。设备装具是档案馆的基础设备，应按标准化、系列化集中批量生产，建立起良好的工作秩序，使档案工作领域内需要协调统一的重复性事物和概念达到统一，从而避免在实际工作中出现的重复、矛盾、繁杂、混乱的局面，促进管理水平的提高。

2.创新性、稳定性

不受原标准的一些束缚，根据信息网络环境的合理需求，进行必要的创新，所实施的标准在一段时期内保持相对稳定。如，数据库的结构标准，电子文件智能元数据标准，由单体元数据标准转向元数据语义与语法标准的系统化，电子环境中档案元数据交换格式的标准化是受到档案工作者普遍关注的重点，离开了档案元数据交换格式的标准化就没有真正意义上的档案信息资源共享，所以，保证数据被读取时不依赖专用的软件环境对档案元数据交换格式标准的研究充分展现了档案信息资源共享的发展前景。

3.前瞻性、科学性

在信息网络环境下围绕档案信息化建设实践，建立科学、有效的档案管理体系，加强档案生命周期的管理，做好需求分析，制定从档案形成、收集、整理、验收、归档、利用服务一系列相关需求标准，由后端管理标准向前端、全程管理标准过渡，向知识集成管理发展，延长标准的使用寿命，了解一些具有前瞻性的工作。比如，数字档案馆功能需求标准、数据库、电子文件管理系统及其元数据需求标准，电子文件管理逐步转向文件生命周期全过程处理的档案数字化系统标准等。且由单一媒体向多种媒体过渡的发展趋势，数据库的结构、代码编制留有扩充余地，增加一些当前尚未用上而今后可能需要的内容等[4]。各项标准必须能清楚地反映档案技术水平和组织的结构程序，且每一项具体实施的内容应具有超前性，体现一定的科学引导性和先进性，这样才能保证档案信息化建设的科学、高效持续发展。

4.实效性、安全性

在各种标准和大方向不改变的情况下，做到档案信息资源的收、整、审、归、鉴、利、二次加工开发为一体的档案管理信息服务系统，以计算机网络、数字加工、信息分析技术等为支持，充分利用网络技术，收集更新和共享；利用信息分析技术，打破现有数据的使用限制，整合档案资源，挖掘隐性知识；利用数字处理技术实现档案信息数字化，方便共享；利用网络办公技术，审核控制档案资源的使用权限，保证资源安全。

四、信息网络环境下档案馆规范化、标准化体系结构

在网络信息环境下建立档案规范化标准体系是档案标准化的核心内容，档案规范化标准体系建立的科学、合理与否直接关系到档案标准化的工作成败，研究建立档案规范化标准体系，是为了规范管理业务领域的数据元，在数据建模、信息采集、加工处理、数据交换的过程中有统一的标准与规范，最大限度地在网络信息环境下实现信息优化管理和资源共享，因此，档案规范化标准体系的核心由基础标准、业务标准、技术标准、管理标准和专业标准五个部分组成，其中基础标准：是档案工作基础性、指导性的规范，在制定标准时要经常引用的标准；业务标准：是档案规范化标准体系的主体；技术标准：是在网络信息环境下对档案馆设施设备、计算机网络管理、缩微复制等技术手段进行相应的统一和规范，以实现档案现代化的目的；管理标准：是针对档案工作的组织、程序、职责等提出的行业工作标准，它对于建立档案基础管理、规范行业工作质量和作风具有重要意义；专业标准：是根据不同专业的特点而设置，突出体现不同专业档案的管理规范和要求，以适应档案专业化管理的需要。每部分根据各自的工作要求确定一定的分类层次，制定相应的具体标准，每个规范化标准部分是整个档案规范化标准体系的子系统，它们既是相对独立的、相对稳定的，又是相互联系、互相作用，动态发展的，它不断在实施和制定过程中修订、充实和完善，以适应不同时期的工作要求，构成一个科学、系统的标准体系[5]。

结语

实施档案规范化标准化管理，是提高档案管理质量的有效途径，是由传统的档案管理方式向现代化科学管理方式的转变，只有加速档案工作规范化标准化，才能有利于改善档案的基础管理，有利于档案工作在网络环境下逐步走向智能化，促使档案现代化制度更加完善和发展。

参考文献：

[1] 段荣婷.论国际档条信息标准化现状、发展趋势及中国的对策[J].档案学研究，2008，（1）.

[2] 段荣婷.国际档案信息标准化现状与发展趋势[J].中国档案，2008，（5）.

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doi：10.3969/j.issn.1674-4985.2012.10.055

现代信息技术快捷、高效、准确、便利的优势，深刻地影响着新时期档案管理工作，它不仅给档案管理工作带来了机遇，也使传统的档案工作面临着前所未有的严峻挑战。因此，必须加快医院档案管理的标准化建设，使医院档案信息资源发挥最大的效益。档案管理标准化，对于规范和健全档案管理工作具有重要的历史意义和现实意义。

1医院档案管理标准化的内容

医院档案管理标准化是医院医疗、教学、科研管理标准化的有机组成部分，是整个档案工作标准化的一个子系统。它应包括档案管理标准和工作标准两部分。

管理标准是指以特定的程序和形式颁布的统一规定和规范。包括各类文件材料的归档范围、归档要求及保管期限、案卷质量标准、档案鉴定标准、档案复制件缩微品质量标准、计算机辅助管理标准等[1]。因此，标准在一定条件下和一定时期内保持了相对的统一和稳定。

工作标准主要包括医院档案室以及各职能部门和各类工作人员的标准，同时，还应包括各部门工作标准中的档案内容要求、档案工作程序标准、档案工作网络建设要求等[2]。

随着医院档案工作的发展，经验的积累，标准也在不断地修改、完善和提高，这就是档案工作的发展趋势。实践证明，档案标准化管理才能使档案工作步入了一个标准化、规范化的轨道，将档案事业引入了社会进步和发展的轨道，进一步促进医院档案的科学管理。

2医院档案标准化建设中存在的问题

医院在发展，医院管理已基本实现了网络化，这就要求有高效、及时、方便的现代化档案管理与之适应，作为医院，应更新观念，加大人力、物力、财力的投入，将档案的现代化管理纳入医院的发展战略。目前医院档案标准化建设中存在的问题如下。

2.1标准化建设水平偏低，数据库建设滞后由于我国医院档案标准化建设起步较晚，技术水平偏低，制度建设不够完善，人们的思想观念滞后，目前，研制出的不少档案系统应用软件功能单一，标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。尽管近些年一些医院档案室大都建成了规模大小不等的档案数据库，但缺乏整体性，数据库大都自建自用，规模小，标准化程度低，类型单一，数据无规范化控制，社会服务水平较差。而且大多是条目数据库，缺少全文数据库和多媒体数据库，无法满足用户的多种需求。许多医院档案室虽然联网，但只能访问其主页，无法实现实质性的资源共享。这就需要管理部门和档案工作者齐心协力，共同研究，尽快制定出统一的发展规划和标准，使各馆(室)的发展有一个统一的方向，减少发展的盲目性。

2.2缺乏统一的网络化协调机构目前，由于受医院管理体制和运行机制的影响，各医院档案管理工作形成了条块分割、自成系统、各自为政的局面。尽管许多医院档案部门已意识到资源共享的重要性与必要性，但还是比较缺乏馆际之间合作的具体行动。国家还没有一个统一的组织机构来规划协调，使各医院档案馆网络化建设工作达成合作，进而达到互助、互利、互惠、资源共享。

2.3经费投入不足由于对档案管理施行标准化的认识不足等原因，目前投入经费不足是制约我国医院档案管理标准化建设的一大障碍。在档案标准化建设过程中，需要大量的资金，配备所需设备及设备维护，没有充足的资金投入是无法实现的。

2.4档案管理队伍人员素质较低，结构不合理在档案标准化建设中，必须有既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型高水平的专业人才。目前，医院档案人员队伍整体素质仍普遍较低，又缺乏学术研究、史料研究的能力，不适应高速发展的计算机工作环境，不适应档案网络化建设和医院档案事业发展的需要。

3加快医院档案管理标准化建设的几点建议

3.1面向未来，更新观念，抓好档案管理标准化档案管理标准化是档案管理现代化的技术保障和重要前提，但要实现它也不是一蹴而就的，因此，要树立标准化建设的观念和信心，把眼光瞄向未来，充分认识到没有标准化，就没有现代化。在当前和今后一段时期，加强标准化建设是档案管理现代化的核心内容，这是一项十分艰巨和细致的工作。

3.2加快档案信息化建设随着医院的快速发展和医院规模的不断扩大，医教研工作管理中形成的归档材料愈加丰富，档案管理模式正转向以档案实体数字化信息的形式向社会提供服务为中心，目标在于实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化以及档案信息高度共享[3]。而数字化、网络化建设，是实现这一目标的关键。医院档案工作应抓住历史机遇，加快档案信息化建设的进程，使之更好地为医院改革和可持续发展提供服务。

3.3促进档案信息利用的社会化医院档案管理部门应当在保证整体利益不受损害的前提下，更大范围地向社会各方面提供档案信息服务。广大医院档案工作者既要强化服务意识，打破只为医院内部党政管理、医疗、教学、科研服务的思维定式，还要注意提高服务水平和服务效果。

3.4加强档案管理现代化软硬件基础设施目前，医院自身对档案管理部门的有限投入已成为医院档案管理现代化建设的瓶颈。建设软硬件基础设施是医院档案现代化建设的基础。因此，加大经济投入，加强基础设施建设，是保证医院档案管理现代化建设得以进行的先决条件。在硬件方面，医院应给予财力上的支持；在网络和软件方面，医院档案部门应发挥档案网、医院网的平台作用，吸引和运用院内计算机、信息等学科的技术、人才力量，以高性能软硬件基础设施为档案管理系统提供保障。

3.5优化医院档案管理队伍档案工作人员整体素质如何关系到医院档案信息的整理、利用和开发，关系到医院档案工作标准化、规范化、现代化的进程。要优化档案管理队伍，一方面充分发挥医院设施齐全、科研水平高等优势，培养高层次档案信息化管理人才。另一方面通过继续教育的形式，普及信息化管理知识。通过专题培训和实际操作，提高现有档案管理工作者的工作水平。要不断补充青年档案管理人员来充实队伍，从而使档案管理队伍的年龄结构优化。

总之，在我国医院规模日益强大的今天，加强医院档案管理的标准化、规范化和现代化建设，是档案事业适应时代和社会发展的必然选择，也是提高档案信息开发与服务水平的必由之路。因此，各医院要积极创造条件，加快标准化建设步伐，另外，除了医院自身的重视和努力外，还需要国家档案主管部门的宏观调控和大力支持，使医院档案标准化建设尽快上一个新台阶，以适应现代化前进的步伐。

参考文献

[1] 乌庆正.搞好档案资源建设之浅见[J].山东档案，2010，13(3)：22.

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关键词：档案管理 规范化 标准化

Key words:Records management standardization standardization

档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的一个非常重要的中间环节，在搞好硬件建设的同时，也要做好文书处理工作。虽然文书处理工作与档案工作担负着不同的任务，都具有独立性，但由于两者之间的紧密联系，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想。

一、推进档案工作规范化、标准化的基础性前提是公文制发

公文是档案的前身，档案由公文转化而来。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。主要是公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。同时还要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致等。再次是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。最后是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

二、推进档案工作规范化、标准化的关键环节是实施“以我为主”的立卷归档原则

实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。

三、推进档案工作规范化、标准化的可靠保证是提高档案卷质量

不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

四、推进档案现代化管理进程需加快数据准备

1、档案管理要分清轻重，逐步推进

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各卷宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有卷宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

2、档案管理要分层次著录

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录。对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

3、档案管理要分门别类

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。