时间:2023-05-31 15:01:56
序论:好文章的创作是一个不断探索和完善的过程,我们为您推荐十篇档案管理的原则范例,希望它们能助您一臂之力,提升您的阅读品质,带来更深刻的阅读感受。
“公共管理”一词对档案管理的涵义,主要体现它是一种管理实践。管理活动具有一种基本模式,这种基本模式主要包括与组织发展目标相应的制度和机制,符合规范的工作流程,绩效评价指标和评价体系。同样地,医院档案管理活动也应遵循这种一般模式。值得重视的是,与时俱进的开放性思维,对于应对时代变革给档案管理带来的挑战,积极根据环境变化调整档案管理目标和策略,和提高医院档案管理的服务水平是至关重要的。公共管理思维下的档案管理意涵还体现在“公共性”这一概念当中。行为目标的公共价值和公共责任问题是“公共性”概念所关注的内容。所谓“公共”,涵盖了最广大的人民和最广泛的社会组织,对于一项与社会大众关系密切的事业来说,它所承担的公共职责即为它的公共产品,也就是这一事业“公共性”的直接体现。对于医院档案管理的公共性,主要是指为公民或社会组织的医疗实践提供可靠的信息和有利于公民维护其切身利益的医疗档案、医学参考信息和医疗咨询服务等。公共管理的思维体现于医院档案管理工作中,就是解决医院档案资源的全面性问题。这就需要以更开放和宽广的视野扩建医院档案资源,“把体现了文明价值变迁、社会结构和功能变化和人民自身各方面建设等成果的档案资源囊括到医院档案管理中来,以满足社会全面发展对储备档案信息资源的需要[1];”转变医疗档案管理理念,从医疗档案管理扩大至医疗档案服务,开通更多医疗档案信息和资源获取的通道和途径,丰富医院档案管理功能的多元性,提升服务水平和管理效率。另外,应该从“公共性”这一概念出发去设计医院档案管理的理念和机制这些核心内容。这是因为,公共管理思维的模式决定了档案管理活动最基本的特性和使命是追求“公共性”,根据公众的需求决定档案管理的一系列活动,以实现公共组织档案管理应有的价值。作为最典型的一类公共组织,医院档案管理的机制选择也应遵循“公共性”这一出发点。
2公共管理范式下的医院档案管理理念
2.1公共责任理念
医院这类的公共组织是指被赋予了公共责任的组织。而公共责任被许多学者认为是政府善治的关键所在。例如,有学者认为,“公共责任”是公共管理者的公共形象和其管理合法性的前提,从某种角度上来说对公共责任的承担是一种对公共管理者的保护,如果公共管理者对公共责任置若罔闻,就会陷入自我逐利的危险。作为一种典型的公共组织,履行公共责任是医院档案管理工作的基础和前提,是促进医院档案管理水平提高的内生力量,是医院档案管理具有合法性的前提。现代医院档案管理中的公共责任,与医院传统上的档案管理相比存在着明显的不同。“这主要体现在履行责任的范围上,现代医院档案管理履行的是包括社会和人民发展在内的全面的公共责任,主要是为社会和人民服务,而传统档案管理主要履行的是政治责任,主要为政治和行政管理服务[2]。”
2.2全面发展理念
全面发展的理念是指医院的档案管理事业涵盖的方面应该尽可能广泛,应以社会各项事业的全面发展作为出发点,摒弃传统上服务于编撰史料、存档研究和行政管理的档案信息建设和档案服务工作,而是从社会全面发展的角度出发进行档案资源建设。在档案管理服务的对象上,除了传统档案管理意义上的行政管理人员或其他档案信息研究者之外,还应面向最大的人民群众。因此,现代医院公共管理范式下的档案管理工作应将服务范围延伸至社会全面发展的各项事业和最广大的人民群众,这也反映了社会主义社会的本质诉求,即以最广大人民群众的根本利益为根本出发点和最终目标。
2.3公平服务理念
公平服务理念对应着社会主义核心价值观中的公正与正义。这两个词语,是政治学和社会学等学科研究所追求的核心价值观点之一,被认为是衡量文明发展进步的重要标志,是人类社会的共同目标。这一理念所代表的价值是公平正义,这一价值的本质是公共服务均等化。当医院在进行档案信息资源开放过程中,应遵循严格的时间规定按时开放,并在最大程度上允许各类社会组织和公众按规定利用医疗档案资源。相同的政策、原则和标准是医院在提供档案管理资源时应遵循的规则,切不可差异化对待服务对象,“不允许出现可以优先利用医疗档案信息的特权群体,即便是政府部门也应与普通大众按相同的规则共享资源。档案管理者对各类服务对象的服务标准和限制规定等方面也必须是相同的,这样才能真正体现服务均等化的理念[3]。”对于特殊的档案资源且因国家规定暂时不能开放的档案资源,除国家和政府管理等特殊需求外,对其他各类组织包括中外的组织或个人应当同样采取拒绝提供服务的规定,绝不可以差异化对待中外对医疗档案资源有需求的任何组织或个人。
3医院档案管理的机制选择
3.1开放机制
所谓开放,是指医院出于某种公共性的目的对档案管理工作和档案资源的开放,“即档案管理认识与实践的开放[4]。”总之,也就是档案管理思维的开放,实践的开放即档案管理活动的开放。这种机制对于医院档案管理工作具有重要的实践意义,是促使医院档案管理理念和实践活动社会化的重要途径,可以在整个社会发展的框架之中审视医院的档案管理工作,将医院档案管理纳入到社会发展和人的发展过程之中。这样一来,医院档案管理工作就可以贴近社会变迁的线索,向更远的方向和更深的层次开拓医院档案管理的视域和落脚点,摒弃传统医院档案管理的僵化体制和思维理念,为医院档案管理工作实践开拓更广阔的天地,促进调整档案管理活动的方法和方式,确立医院档案管理合法化基点。医院的档案管理实践长期以来得不到突破发展的限制因素是它的封闭性,因为封闭性的特征,“在档案信息资源集成建设、档案资源信息输送与传播和档案服务方式和方法等方面取得的进步甚微,这主要源于医院对档案管理工作的自我封锁,直接导致了医院档案管理与社会环境变迁脱节,也无法充分利用社会资源和社会发展的成果来解决档案管理实践中的问题[5]。”
3.2互动机制
所谓医院档案管理的互动机制,是指医院档案管理社会化过程中通过与其他协作部门和档案资源使用者进行经常性的互动交流,以促进医院形成社会化的档案管理方式。从医院档案管理部门与外部相关者的关系来看,“始终处于传统的档案形成、发送和接收的原始阶段,这不符合医院档案管理现代化的发展需要。与其他社会实践部门保持良好互动和共同进步的关系才是真正符合社会事业全面发展的要求[6]。”在对互动机制的研究方面,有学者认为,在人类文明发展进步的进程中,具有“共同愿景”的社会共同价值促使人类互动协作去实现他们共同的价值目标。当前我国,社会主义核心价值观所代表的“共同愿景”为我们互动协作提供了共同的价值目标。作为公共组织中的档案管理人员,我们应该根据我国社会发展的共同价值观和共同愿景,科学地将医院档案管理工作与社会愿景相结合,确定医院档案管理的战略目标、价值追求和应当履行的社会义务。同时,建立与其他社会实践主体良性的互动关系,梳理医院档案管理在这些关系中的责任与价值定位,摒弃传统档案管理封闭性的运作模式和封闭思维,立足社会全面发展的共同目标和需要,重新审视医院档案管理在社会上存在的价值和意义,促进医院依据现实需要履行社会责任。这一机制,可以使医院这一类型的公共服务组织挣脱传统管理机制所带来的负面影响,调整医院档案资源建设的目标和各个环节,补足在档案资源服务过程中的缺陷和不足,对档案资源管理和服务的重点进行调整,整合各类服务资源和提供服务的方式,促进医院档案管理为社会全面发展服务。
3.3公众参与机制
与互动机制相比,公众参与机制是实现医院档案管理公共管理范式的具体措施。传统的档案管理是没有公众参与的,这一机制之所以应当存在,是因为公众参与是实现医院档案管理公共性和社会性的本质需要。这主要包括公众对档案管理机制的选择、对档案管理水平的评价和参与档案管理问题的解决等。公众参与对公共组织的工作过程和结果评价,是推动公共服务事业向前发展所必需的手段。医院的公共性,使对其工作的评价必须是开放的且面向最广大人民群众的。医院档案管理在建立评价标准时,不仅要包括档案资源的丰富性、服务的及时性和充分性以及管理的系统性,还必须包含和体现公众对医院档案管理实践活动的建设性的意志。另外,医院档案管理活动的评价主体,必须包含具有充分代表性和最充分的社会公众,为医院档案管理实践提供合法性基础和社会动力。“所以,医院档案管理应当从社会全面发展的角度出发,依靠社会力量大力进行全社会医疗档案信息建设和档案信息化管理建设,以建立适应社会发展的医院档案资源管理体系[7]。”另外,医院档案管理部门应与信息建设部门、其他相关机构和组织合作,更广阔地开发资源,实现医疗档案资源信息的网络获得、利用和传播,进一步提高档案资源服务的水平。
参考文献
[1]马茂盛.新医改背景下医院档案管理的改进方法探究[J].黑河学刊,2016(5):12-13.
[2]浦晓雯,夏开建,张军朝.基于大数据驱动的医院档案管理数据分析方法与应用决策[J].山西档案,2016(5):59-60.
[3]刘国能.档案管理上的一次革命——从档案管理到档案信息管理[J].中国档案,2016(11):58-59.
[4]任璐.档案管理模式改革在医院档案管理中的应用[J].管理观察,2017(32):63-64.
我国档案工作的基本原则对于电子档案的管理同样具有宏观指导作用,纸质档案管理的一些业务原则在电子档案管理中也具有生命力。电子档案管理应该纳入我国现行的档案管理体系,由各级档案管理部门分别集中管理。
1.电子档案管理原则
电子档案是指具有保存价值的、已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。
随着计算机技术的广泛应用,机关、团体、企事业单位在管理、生产和科学技术等活动中形成了越来越多的电子文件。这种文件存储在特定介质上并加以命名,需要时,只要指出其文件名,即可将文件调出来供阅读或打印用,将电子文件归档后即形成电子档案。在电子档案中,全部信息是以数字式代码加以存储的,信息的编码和解码过程都由计算机完成,利用时须借助计算机等机器设备转换成原有的文字或图像形态,因此人们亦将电子档案称为“机读档案”或“数字式档案”。根据电子档案的特点,在其管理活动中还应遵循以下原则。
1.1完整性原则
随着计算机技术的普及,机关电子文件的制作可由各部门甚至个人独立完成,从而使电子文件的分布呈分散化趋势。此外,在电子文件中,信息不是固定在特定的物理位置上,“文件实体”的概念将不再存在。这种分散化和非实体化特征,使得对电子文件完整性的把握不像纸质文件那样直观,因此在电子档案管理的各个环节要采取相应措施确保其完整齐全。不仅存储在电子文件介质上信息要完整,与其相关的程序、软件以及纸质文件也应完整无缺地归档和接收进馆。
1.2可读性原则
目前各机关使用的计算机硬件和软件不同,由此生成的电子文件的存储格式也不相同。计算机技术的迅速发展,造成了硬件、软件的不断更新换代,新设备对旧设备有时也不具有兼容性。由于电子文件在存储和识读方面对系统的依赖性,脱离了赖以支持的软、硬件系统后,有些文件就会变成无法识读的“死文件”。因此,在电子档案管理中要特别注意确保其可读性。例如:在收集范围中,除了反映机关工作活动的记录外,还必须包括这些记录的支持软件;在收集要求中,除了对信息内容方面的要求外,还包括对信息格式方面的要求;鉴定工作除了对其内容进行价值分析外,也要对其可读性进行技术分析等。总之,每一个管理环节都要对日后的档案利用负责,要保证档案长期的可识读性。
1.3可靠性原则
可靠性是档案的生命。由于电子文件易于修改并可不留痕迹、文件的签署以及进入网络后信息的控制需要专门技术等原因,人们对电子文件的证据性、可靠性问题尚存有很大的疑虑。这个问题的解决需要多方面的努力。除了采取各种技术措施、国家制订必要的认定规范外,文件、档案工作中相应的制度保障也是十分重要的。在电子档案管理的全过程中,要严格制度、堵塞漏洞,不仅要把住收集关,确保归档文件和进馆档案的真实有效,还要注意在整理、鉴定、复制、调阅等各个环节遵守操作规程,建立必要的备份等,以防止信息的丢失和失真,维护电子档案的可靠性。
2.电子档案管理体系
电子档案管理应该纳入我国现行的档案管理体系,由各级档案管理部门分别集中管理。目前,在对电子档案进行管理的起步阶段需要注意以下问题:
2.1集中统一管理电子档案的问题
近年来,随着办公自动化(OA)和计算机辅助设计(CAD)、计算机辅助制造(CAM)技术的普及,使用计算机制作文件的机关越来越多,大部分机关将电子文件转换成纸质文件,经正式签署后归档保存,原电子文件保存在各形成部门;也就是说,大部分电子文件没有归档,处于分散保存状态。从档案工作的发展看,各机关档案室应当积极创造条件将具有保存价值的电子文件归档,实行对电子档案的集中统一管理。档案馆也需要对接收电子档案的问题开展调查研究、前期论证和创造软硬件技术环境。电子档案的统一管理有利于对这部分数字化信息的检索、利用和共享,有利于各机关、各地区对于电子档案管理进行全面的统筹规划,有利于加速档案工作的现代化进程。
2.2纸质文件和电子文件双套归档问题
目前大部分机关将电子文件转换成纸质文件归档保存,是因为在电子文件的证据性、管理制度、管理技术与方法、管理设备、通讯设备等方面仍存在这样那样的问题。在这些问题没有得到有效地解决之前,这种纸质文件和电子文件“同时服役”的状况有存在的合理性和必要性:一方面,在没有充分的技术保障和科学的管理制度的条件下,档案人员不能轻易用电子文件取代纸质文件归档保存。另一方面,电子文件的归档也有其积极的意义。这样就形成了双套归档的局面。这是文件介质转换时期不可避免的一种现象,不应看作不必要的重复。可以预见,纸质文件和电子文件双套归档的局面将持续相当一个时期。随着技术的成熟和各方面条件的具备,会有越来越多的电子文件独立地转化为档案,但多种介质档案并存的状况将长期存在。双套归档带来的直接影响是需要分别建立两个管理系统,二者既有联系,又各有特点,这给各级档案管理部门提出了许多新的课题。电子档案的管理原则上应纳入现行的档案管理体系,能够并轨的就实行并轨。
2.3实行文件、档案一体化管理问题
在计算机信息系统中,文件与档案的界限难以截然分清,电子文件的大量出现及其长久保存的需要将促使多年来提倡的文件、档案一体化管理进入实质性阶段。事实上,将电子文件和电子档案分而管之无论在理论上还是实践中都是难以成立的。在对电子文件的全程管理中,计算机软硬件的配置、网络和节点的规划、文件格式和数据库结构的确定以及索引的编制等都需要从文件形成阶段开始统筹设计,电子文件的归档、整理、鉴定、著录、生成元数据等大量的“档案管理性工作”也需要在文件的形成或运转阶段进行,因此电子文件管理必须选择文件、档案一体化模式。
这种一体化绝不是文件管理与档案管理的简单相加,而是在全程管理和前端控制原则指导下对整个管理流程的重构。根据具体情况,有些单位还可实行包括情报、资料在内的电子信息一体化管理。
1.社会救助工作及其管理体制
社会救助,是指国家对依靠自身努力难以满足其生存基本需求的公民给予的物质帮助和服务。社会救助以居民最低生活保障为基本内容,并根据实际情况实施专项救助(含医疗、教育、司法、住房救助)、自然灾害救助(含受灾人员应急生活救助、灾后灾民生活救助和灾区倒塌民房恢复重建救助)、临时救助以及国家确定的其他救助。社会救助工作的业务主管部门为民政部,财政、教育、卫生、住房和城乡建设等部门在各自职责范围内管理相应的社会救助工作。县级以上地方各级人民政府有关部门在各自职责范围内管理本行政区域的社会救助工作。乡镇人民政府和街道办事处负责社会救助的申请、调查和审核等工作;居(村)委会受委托,协助做好社会救助的申请、调查和审核工作,以及救助金发放和救助对象日常管理等工作。
2.民政社会救助档案的概念
广义上讲,民政社会救助档案指民政部门主管的各类救助工作中形成的各类文件材料,既包括文书档案、会计档案,也包括救助专业档案。本文从狭义上讲,民政社会救助档案专指救助专业档案。它是县级人民政府民政部门、乡镇人民政府和街道办事处以及居(村)委会(社区)在居民最低生活保障救助、低收入家庭医疗救助、贫困孤残人员供养救助、特殊困难人员临时救助、灾后灾民生活救助及灾区倒塌民房恢复重建救助的审核、审批、日常管理和服务工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录以及救助站(流浪未成年人保护机构和救助管理机构)在对求助的流浪乞讨人员实施救助过程中形成的、具有保存价值的、整理归档的各种文件材料。
3.民政社会救助档案的特点
种类多。按救助工作的性质,可分为基本生活救助、专项救助、临时救助档案等;按救助对象的特点,可分为城乡居民最低生活保障、农村五保供养、城乡医疗救助、灾后灾民生活救助和灾区倒塌民房恢复重建救助、临时生活救助、流浪乞讨人员救助档案。
来源广。民政社会救助档案来源于县级民政部门、乡镇政府、街道办事处、居(村)委会及救助站。
基础性、工具性强。民政社会救助档案是其形成单位开展各项救助工作的原始记录,这些记录包含了救助对象大量的基础信息,是各项救助工作延续的基础和工具。
文件材料在形成上有共性。除了流浪乞讨人员救助档案外,其他救助档案材料都包括申请审批材料、日常管理材料。
二、民政社会救助档案管理的管理体制和原则
1.管理体制
救助档案属于民政部门的专业档案,民政社会救助档案工作由民政部统一领导,业务上接受国家档案局的监督、指导。省级民政厅(局)和档案局负责本行政区域社会救助档案工作的指导,结合本地区的实际,共同制定相应的管理办法;县级人民政府民政部门、街道办事处、乡镇人民政府和救助站应有专(兼)职人员负责救助文件材料的归档和档案的管理;居(村)委会(社区)应协助做好职责范围内的救助档案工作。
2.管理原则
依法管理。救助档案属于专业档案,其管理无法可依,必须加强调研,由国家档案局和民政部共同制定各类救助档案的管理规定,规范救助档案的管理。
分类管理。农村五保供养档案、城乡医疗救助档案、临时生活救助档案、灾后灾民生活救助和灾区倒塌民房恢复重建救助在文件材料的形成上有共同的特点,都是待遇审批和待遇批准后救助金的一次性发放,形成的材料比较简单,这几类档案可以出台一个管理规定;对流浪乞讨人员的救助不实行审批制,其档案材料是救助站对求助对象进行甄别和实施救助过程的真实记录,所以这类档案应当单独搞一个管理规定;最低生活保障档案管理比较复杂,它是一个动态管理的过程,业务主管部门应当结合《关于加强最低生活保障档案管理的通知》实施过程中遇到的一些问题,制定具体的管理办法。
分级管理、基层为主、形成单位为主。根据救助工作的有关规定,各级民政部门和乡(镇)人民政府、街道办事处以及居(村)委会(社区)、救助站的救助工作职责范围不同,形成与其职能相关的救助档案也有区别。省市级民政部门负责制定救助档案管理的政策性文件和指导、监督、检查工作,县级民政都门、乡(镇)人民政府、街道办事处以及居(村)委会(社区)、救助站负责各自救助工作职能活动中形成的救助档案实体的管理。
三、民政救助档案的保管、利用与移交
1.保管。救助档案分散形成于县、乡(镇)街道、居(村)三级机构和救助站,虽然各单位的条件不同,但应积极创造条件,使救助档案的保管达到防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗的要求。
1.石油单位档案管理工作重要性
石油企业科学开展档案管理工作是持续壮大并促进企业发展的重要环节,同时也是其制定经营决策,优化管理的科学依据,是对企业享有合法权益有效维护的凭证。围绕石油单位服务管理工作宏观大局,将企业建设经营服务视为开展档案管理工作的重要前提,并建设适应档案管理事业科学发展的全新体系。
2.石油单位档案管理工作科学思路
石油企业档案管理工作应确保令各项资源内容门类齐全、种类丰富,结构趋于合理,并有力开展依法治档,令管理工作更加科学、服务效率有所提升,并完善各项功能,拓宽现代化技术实践应用范畴。档案管理实践中,石油企业应结合自身工作特色,由开采、探测、运输、储备等工作领域及经营生产、企业员工实际需求出发,为各部门及领导在考察工作、决策经营、深化改革、创新技术等层面提供科学的信息档案服务工作。石油企业应由宏观层面树立战略化思想,促进机制与体制创新,建设队伍更新、管理水平提升,进而真正激发档案管理工作的优势服务作用。
3.石油单位档案管理工作应面向广大职工树立永恒服务观念
石油企业档案管理工作具有较强的社会性,其密切相关于群众自身利益,秉承科学发展观。石油单位建设工作形式多样、内容丰富,因此对档案资源的需求亦体现了多样化现实特征。由服务群众工作内容出发,要想做好石油单位档案管理工作,应全面突出人性化服务主体,发挥档案文化服务、信息服务、传承文化、导向文化功能,由石油开发、勘探、生产科学技术、生活服务与建设矿区等层面全面提升职工文明服务程度与工作质量。应重点由石油单位文明建设、稳定发展、高效建设生产、政治环境、企业文化建设、防范治安等层面,提供良好的信息档案支持。石油单位建设经营实践到何处,档案管理工作便应延伸到位,石油单位大局发展需要何类资源,档案管理工作便应为其主动积极的提供。总之应结合工作实际令档案管理工作的整理、收集、利用开发与保管更加细化,真正管好、建好、用好石油单位各类价值化档案信息,令其适应于单位建设的各个层面,拓宽档案管理工作的全新服务领域,并令档案资源信息合理转化为现代化社会生产力,提供多方位、一体化的石油单位档案服务,体现工作价值,并推进档案管理事业的持续、健康发展。
4.打造石油单位档案管理部门优质文化窗口
企业文化是石油单位文明建设的核心,档案管理工作则是其开展文化建设事业的主体部分,密切相关于企业文化发展建设,因此石油单位应积极发挥档案管理部门的文化服务窗口科学作用,紧贴现实、紧贴中心,树立服务原则,科学融入企业文化发展建设进程中,应用主动积极、人性化、多样灵活档案服务方式为企业全员提供各类价值化档案资源信息,真正落实科学发展观到实处。同时石油单位应全面发挥档案管理教育窗口服务作用,借助各类企业文化事务、历史资料弘扬爱国主义精神,塑造员工爱岗敬业、热爱石油事业的良好企业文化,并引导他们主动应用价值化载体档案,丰富传播形式,接受集体主义、爱国主义与传统革命教育,提升群众科学文化素养与道德素质水平,并为石油单位文联、科研、团委、工会提供优质档案管理服务信息资料。另外石油企业档案管理部门还应科学组织编写年鉴、先进事迹、组织沿革、石油单位文明成果及史志、图片等出版物,宣扬奋发向上企业精神,给予员工智力、精神动力与思想方面的有力保障,并以先进的石油企业文化促进员工的全面发展。
5.完善员工培养,强化信息化建设
档案管理工作内涵政治属性,要求工作人员树立科学发展观强化工作动力,指导工作实践。同时档案工作从属于一类学科,要求工作人员实事求是,贴近实际,注重实效,提升责任感与自觉性。石油单位则应加大对档案管理工作人员的实践培训,通过理论、政治、管理、业务、技术全面培养,令员工适应各项档案管理工作新时期需求,进而真正打造一支业务专精、技术过硬,具有创新实践能力的档案管理工作队伍,并全面提升石油单位档案服务管理工作水平。信息化时代,石油单位档案管理工作应强化信息化建设,开展数字化、科技化管理,提升服务管理效能。首先,石油单位应树立科学发展观,打造数字化企业档案馆,提升经营生产、声像资料、科学研究电子档案的管理归档力度,并强化重要信息档案的开发勘探,为石油单位的信息化发展储备必要的价值化资源。同时石油单位还应加强档案管理系统的硬件软件基础建设,依据信息化具体内容,推广档案系统应用,促进其良好的衔接于相关业务,完善建立档案数据库,提升重要馆藏与资源的数字化利用率,并实现共享化的网络原文资料及目录查询。另外,石油单位应利用现代化网络管理技术打造传输平台,确保各类价值化信息档案的畅通传递与远程应用,进而满足不同环境中利用者的多样化需求,全面促进信息档案资源的高效共享,进而切实提升石油单位档案管理工作的现代化应用水平与人性化服务效能。
6.结语
总之,针对石油单位档案管理工作重要性,我们只有与时俱进,树立科学发展观,秉承人性化服务观念、打造优质档案管理文化窗口、强化信息化建设、员工培养,才能真正提升石油单位档案服务管理工作水平,优化工作绩效,促进石油单位在价值化档案资源的有效支撑下实现可持续的全面发展。
(2)担任档案的收集、整理,编制一般的检索工具和专题资料等工作;
(3)对馆藏档案有初步的了解,能根据利用者提供的线索,查到所需要的档案;
(4)参加编辑档案材料的工作;
(5)担任档案专业的业务指导工作,能正确掌握档案业务方针、政策,正确掌握调查研究的基本方法,能解决业务工作中的一般问题;
(6)参加培训档案专业干部的教学组织和辅导工作。
馆员职责:
(1)独立进行档案理论与业务的研究;
(2)独立拟订区、县、局级机关档案管理的计划、方案;
(3)独立从事或组织指导档案业务工作,独立进行调查研究,总结推广典型经验,能发现和解决档案工作中的问题;
(4)独立完成档案材料编辑工作;
(5)了解馆藏档案,根据利用者的需要,系统地按专题提供档案材料;
首先,档案归档管理模式陈旧目前。我国档案归档已经慢慢地实现了通过计算机系统进行控制的目录管理以及全文管理,同时,电子档案归档也逐步向着网络化的方向发展。然而,对于归档管理而言,其模式却并没有实现同步的发展。管理中对归档部门业务引导方法效果不佳,没有管理好兼职档案人员,对于归档文件的质量管理工作执行不到位。其次,档案信息资源管理系统运作效率低。企业或者部门的档案工作人员是档案信息资源管理系统的直接使用者,对于档案管理的流程他们都比较了解,熟悉系统的运作模式,明白业务规则制定以及管理的方法。但是,由于业务规则存在形式是代码,而代码在计算机系统中不集中,计算机系统灵活性和友好性都较差,所以规则的修改和调整需要由档案工作人员将意图告诉IT技术人员,然后再由技术人员对业务规则进行修改,这就导致了业务规则调整的时间变长,管理系统的运作效率降低。再次,档案信息资源管理系统维护费用较高。很多人认为信息系统上线运作后就代表工作的成功,然而这却仅仅是工作的开始,在后面还有更多的工作等着完成。系统的维护、软件的升级、数据库的开放等等,这些后续的工作导致了档案信息资源管理系统维护费用昂贵。然而,档案业务人员对于系统的维护工作不懂,必须有专业的技术人员或者公司进行,这势必会造成维护费用的提升。最后,档案信息资源管理系统寿命过短。许多档案部门为了省事直接把档案信息资源管理系统的开发工作交给外包公司来完成,然而最终能够成功开发出合适系统的并不多。因为我国的档案事业发展比较迅速,管理规则以及操作制度等变化较快。档案管理部门种类不同、级别不同,则业务管理标准也不相同。业务规则经常发生变化,而规则每变动一次就要对软件进行一次修改,经常有系统刚要交付就有出现需要修改规则的要求。
二、业务规则管理及其系统原理
业务规则是描述信息,它主要功能是对业务逻辑结构进行验证,影响并控制业务逻辑。业务逻辑的处理方式正是受到了业务规则管理而发生改变,业务行为采用结构化的业务规则数据表示。业务规则与程序之间相互独立。所以在编写程序时,可使用专业术语,对业务人员开放业务系统。业务规则系统属于工具和机制的综合,包括了多个组成部分。规则集成开发环境、规则语言框架、规则管理工具、访问控制、规则库、规则引擎等。规则集成开发系统主要是对规则进行调整。规则语言框架根据面对的对象不同,存在方式不同,有程序设计形式、数据库处理语言形式以及业务规则语言形式三种存在形式。规则管理工具面向更加多样化的对象,向他们提供入口,方便他们对规则进行调整。访问控制主要是设置访问权限,保证规则数据库的安全。应用程序主要把对象和数据交给规则引擎,规则引擎调用对应的规则,发生动作。总的来讲,业务规则管理系统的功能包括了管理规则、部署规则、分析规则、定制规则和设计规则,这些功能共同提高了业务规则管理的水平。
三、业务规则管理系统在档案信息资源管理中的应用
从当前企业科技档案管理的实际情况来看,科技档案管理现状不佳,存在诸多问题,这与管理者秉持传统思想观念、管理人员综合素质不高、管理制度不健全等因素有很大关系。为了尽可能地杜绝此类问题再次发生,应当强化企业科技档案管理工作,也就是做好企业科技档案管理工作的思路规划,加强科技原始资料、科技档案分类、科技档案整理、科技档案归档等方面的监管,尽可能保证科技档案的应用价值,为企业提供科技信息,便于企业更好地进行科技项目的研究或为科技应用提供数据支持,从而使企业更好发展。由此看来,合理规划企业科技档案管理工作思路,有序、合理、规范地实施科技档案管理工作是非常有意义的。
一、企业科技档案管理的原则
参考相关文献及笔者工作经验总结,确定企业之中科技档案管理的有效实施,需要遵循以下原则:
其一,统一领导,分级管理。出于充分发挥科技档案管理作用的目的,遵循统一领导,分析管理的原则,合理地实施科技档案管理,可以对企业的全部档案实施综合管理,如根据科研项目档案的内容及其作用,合理分类科研准备方面、研究实验方面的、总结鉴定验收方面的档案,并进行有针对性的控制,以此来提高科研档案管理效果。
其二,维护档案的完整与安全。因科研档案资料收集、整理、分类等工作实施的过程中容易出现资料丢失、资料破损等现象,导致档案的使用价值大大降低。为了避免此种情况出现,在实施科技档案管理的过程中,还要注意遵循维护档案的完整与安全的原则,对涵盖企业全部活动所产生的各种档案文书进行监管,并且严格监督档案整理、分类等工作,避免档案被破坏。
二、做好企业科技档案管理工作的思路
相关调查显示,国内企业科技档案管理存在一些问题,如科技档案收集不齐全、科技档案制度不健全、科技档案人员素质不高等,导致科技档案管理现状不佳。针对此种情况,应当结合科技档案实际情况及其管理情况,合理规划企业科技档案管理工作思路,有计划、有目的地实施各项档案管理工作,必然能够提高档案管理效果。对此,笔者的建议是:
首先,建立科学档案管理制度,理顺科技档案管理归档程序。科技档案是科研课题科技成果研究的全过程的反映,但又不仅仅局限于某一项科研课题、某一项成果。它是课题及成果之间、学科之间的综合反映,因而就形成了科技档案的四个特点:专业性、系统性、集体性和阶段性。基于此,应当结合相关法律法规合理规划制定科技档案管理制度,进而统一档案管理标准,规范合理实施科技档案管理。另外,还要注意理顺档案归档程序,以便档案归档工作的能够有序进行,避免出现档案遗漏或档案丢失的现象。
其次,加大重大科研项目的档案管理。重大科研项目档案中明确了科技的成果及研究过程,对于有效应用科技及深入研究科技有很大帮助。为了保证重点科研项目档案的使用价值,科技档案管理实施中应当将重大科研项目档案管理作为重点任务或内容来对待,将此项工作的责任具体落实到管理人员的头上,以便管理人员能够认真对待,规范化、合理化地监督控制重大科研项目档案。
最后,加大科技档案的开发利用。目前一些企业之中科技档案查阅依旧采用手工方式,导致档案查阅既浪费时间,又浪费人力。对此,应当有效利用计算机技术、网络技术、信息技术等,构建科研档案信息化平台,以便更好地开发利用科技档案。
三、结束语
因管理者秉持传统思想观念、管理人员综合素质不高、管理制度不健全等因素影响,导致目前我国一些企业科技档案管理不佳,未能有效保障科技档案的使用价值,致使科技档案在企业部门之中的应用效果不佳,未能促进企业更好发展。对此,笔者建议遵循企业科技档案管理的原则,合理规划科技档案管理工作思路,如理顺科技档案归档程序、加大重大科研项目的档案管理、加强科技档案的开发利用等,可以大大提高科技档案管理水平,更好地保障科技档案的使用价值。
【参考文献】
[1]戴志艳.加强企业科技档案管理的实践意义分析[J].中国科技纵横,2014(6):290-290.
一、引言
档案管理工作以各种档案信息的收集、整理、保管、利用等为主要内容,与我们的工作和生活息息相关,这就要求不断提高档案管理的科学化。随着科学技术的发展,特别是网络信息时代的到来,如何从不同的角度和技术层面来提高档案管理的科学化水平,已经成为我国当前档案管理工作亟待解决的重要课题之一。
二、提高档案管理科学化水平的必要性
提高档案管理科学化水平要在科学理论的指导下,用科学的方法推进,以制度为保障,以达到档案管理的制度化、科学化、现代化,最大程度提高档案管理的科学水平[1]。
提高科学水平是档案管理的时代要求:随着时代的发展档案管理的任务也将越来越重、信息化服务功能要求也越来越高,因此提高档案管理科学化水平的要求日益紧迫。
提高档案管理科学水平是国家文化软实力的需求:民族文化是国家凝聚力和创造力的源泉,是综合国力竞争的部分,而档案作为文化传承的载体,也是文化软实力建设的重要组成部分,因此不断提高档案管理科学水平迫在眉睫。
提高档案管理科学水平是网络信息化发展趋势的需求:在社会经济繁荣发展的当今社会,信息技术飞速发展,信息技术已经应用到各行各业,为人们的生活和工作带来了极大的便利。将信息技术运用于档案管理的日常工作中来,可以很大程度上丰富档案管理的渠道、载体以及存储空间等,可以极大的提高档案管理的高效化,因此提高档案管理科学水平是网络信息化发展的需求。同时提高档案管理科学水平更是档案管理其自身健康发展的需求。
三、提高档案管理科学水平所必须遵循的原则
(一)服务原则
档案信息的价值在过去往往只有管理人员才掌握,同时由于其自身所笼罩的神秘色彩致使大部分人都认为档案资料是很神秘的东西。其实不然,档案资料以及信息不仅仅局限于国家有关部门才能解除,也是为大众服务的一种工具,提高档案管理科学水平应在提升档案资料服务性的原则下展开。
(二)发展原则
经济在发展,时代在进步,科学技术也在飞速推进。因此,提高档案管理科学水平也应该注重科学技术发展的内在规律,顾忌科学技术内外在因素,从不同角度分析当前的科学技术发展的总体趋势,并在现有的档案管理技术基础上开发新技术。档案管理科学水平要定位高远,不断发展。
(三)参与人员高素质原则
档案管理工作的主体是人才,提升人的素质是提升档案管理科学水平的重要因素,无论是在岗的工作人员,还是档案管理后勤保障人员,尤其是档案管理的高层管理人员,都应随着科学技术水平的提高而提升自身的综合素质和掌握驾驭科学技术的能力,只有综合素质提高了才能够把科学管理的效果充分发挥出来,只有掌握了科学技术的能力,才会更高效的提高档案管理科学水平,并使其体现出真正的意义。
四、提高档案管理科学水平的有效途径
(一)加强制度建设
加强档案管理制度体系建设是提高档案管理科W水平的重要途径[2]。完善规章制度建设,建立起档案管理的相关制度,才能使得整个档案管理工作规范化、制度化、标准化,才能高效的推动档案管理的自主创新。同时完善的制度可对档案管理形成严格的约束,也是提高科学水平的政策导向。人大、党政有关部门应把把推进档案管理事业的科学化发展纳入到中长期发展规划纲要当中。
(二)提高档案管理的信息化水平
随着网络普及以及科学技术的不断发展,在新时代的大背景下,档案管理也应紧跟发展的脚步,推动档案管理朝着现代化科学化的方向不断发展[3]。在档案管理工作中配备专业的管理设备,创建档案管理信息数据库,并可针对不同的单位或者部门建立单独的档案信息平台,做到统一入库信息共享,进而可以实现档案信息的快速的处理、检索、分析和保存,进而提升档案管理水平,降低档案管理的工作量。
(三)转换服务方式
在实际工作中,特别是科学化技术的融入,档案管理工作的服务方式和理念也应随之发生改变,直接要求档案管理部门从信息提供和保存者转换为档案信息信息服务的咨询者。因此,应在传统的服务模式的基础上应提升档案服务的能力和水平,还可通过创建的网络档案信息咨询平台,打破区域空间的界限,提供档案资料的跨区域咨询。
五、结语
在信息化和现代化背景下,通过建立网络创建档案管理信息数据库,并针对不同的单位或者部门建立单独的档案信息平台,做到统一入库信息共享,这将成为档案管理未来发展的方向,值得广大档案管理研究者和参与者的广泛关注。
参考文献:
前言
经济的发展带动了科技的发展,加快了学校的行政改革,学校为了更好的生存下去,更好的发展下去,应该建立一个比较民主、科学的体制。学校的高效运行与档案的科学有效管理有着十分密切的联系。所以学校应该高度重视档案管理的创新。为了便于事业单位的评价,使自身的档案制度更加科学更加规范,进而提高档案管理的效率。
1.档案管理现状
学校的档案管理现状不容乐观,在很大程度上阻碍了学校的发展,而且影响了学校在社会和经济中起的作用。
1.1不平衡的重视程度
学校对档案管理的重视度不高,不同的机构对档案管理的重视程度不同,严重的时候,有些学校完全忽视了学校的档案管理,不能保证档案归档的时间、需要的资金、人力、财力,而且不能起到很好的监督作用。目前来说,有些学校逐步将档案管理作为本单位的工作计划,而且安排了相应的人员去付诸实施,然而在实际工作中,档案管理的机制还是存在很多问题的。
1.2较差的保管条件
由于档案管理刚刚引起相关部门的重视,有的学校的档案管理成了摆放任何东西的储存室,而且档案管理的基础设施不完善,n案管理基础设施存在很大的漏洞,严重损坏了部分档案。
2.档案管理的创新
2.1健全制度
学校的档案管理制度应该有所完善,所以在建立时应该遵循相应的原则。首先,档案管理的相关制度的建立应该遵循科学性和合理性的原则,建立的制度应该从自身单位的实际情况出发,满足自身单位的档案管理特点,进而更好的进行本单位的档案管理的相关工作。第二,学校档案管理制度应该秉承实用简明的原则,管理制度的建立应该将可操作性作为最终的目标,进而使得档案管理制度能够更好的发挥其规范和指导性的作用。其次,档案管理制度的建立应该能够约束教师也能够约束领导,这种双向的约束性可以较好的发挥档案管理制度的管理性,学校中领导起着引导和榜样的作用,可以促进档案制度的实施。最后,档案管理制度的建立中应该将严肃性作为原则。为了更好的执行档案管理制度,在档案管理的执行中应该将其权威性作为制度的最重要的原则,在制度的施行过程中,应该做到奖罚分明。
2.2加强组织领导
学校要提高对档案管理工作的重视程度,将其纳入议事日程,首先要建立档案管理工作的领导机构,定期对档案管理工作进行检查和指导、督促;其次要结合本单位档案管理工作实际,建立起档案管理达标升级考核机制,对档案工作实行定性、定量考核,可按照分级分类指导的原则,通过等级升降来实施动态管理;同时应参考国家档案建设的有关标准,建立和完善质量管理体系,结合本单位具体情况,研究制定本单位档案各项工作的质量评价标准,并积极组织实施,从而推进档案工作制度化、规范化和科学化建设。
2.3开展现代化和信息化建设,提高档案利用效率
实现档案管理现代化,是档案服务于学校制度改革与发展的需要,也是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。要使档案最大限度地发挥作用,必须把先进的科学技术手段应用于档案管理,以达到提高工作效率和延长档案寿命的目的。首先,学校档案管理部门要提高信息管理的时效性,准确、及时地传输信息;其次,要对档案实行计算机辅助管理,利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术,将档案资料整理输入计算机,通过相应的技术处理,将文字、图片、声像等资料转变成数据资料,实现档案纸质与数据格式并存;其三,要充分利用计算机网络技术来进行档案管理创新,通过网络,可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享,向社会提供优质高效的档案信息服务,以实现档案信息资源的有效共享。
2.4增强档案人员综合素质
中图分类号:G271 文献标识码:A 文章编号:1674-3520(2014)-11-00-01
一、事业单位档案管理工作的基本原则
(一)遵守统一和灵活的基本原则。在事业单位档案管理的活动中,档案管理人员处理这些信息的时候要遵守统一和灵活的原则,而在制定这个事业单位管理体系的活动中,首先要顾及到的是要做到档案信息规定的基本要求,进而在这个条件上促使事业单位档案管理走向一定的制度规范。尽管这对于事业单位档案管理的制度体系有着积极的影响,可是并不是规定社会上全部的事业单位,在档案管理工作体系规定的基本体系是一样的。所以在制定一个科学而又合理的档案管理体系的活动中,想要让这些档案管理工作落到实处,就要思考该事业单位的工作性质与特征,不同管理特征的事业单位在处理档案信息的活动中,也一定会有其不相同的地方,因此在事业单位档案管理工作体系的制定中,工作人员也一定要遵守统一和灵活的基本原则,还要根据这个事业单位的工作性质与它的运行情形,发现它们之间的不相同的地方,这就要求事业单位对于它自己的工作性质,与它的自身特征做好自身应尽的责任,在管理过程中把握自己做得好的地方与不足的地方,进而改进自己原有的档案管理工作体系。
(二)遵守制定和执行的基本原则。在事业单位档案管理的活动中,制定一个科学合理的档案管理体系是促使档案管理活动走向体系化的前提,可是倘若只是关注体系的建设却不关注计划的落实,那么只会让档案管理体系变成一个无用的摆设,因此在事业单位档案管理的过程中,要重视对于这个体系的切实执行。这就需要事业单位的负责人还有档案管理工作人士要遵守档案管理体系,切实执行好该工作体系的基本要求,在该活动中要加强事业单位的监督管理体系,进而激发档案管理人士的工作热情,让他们对于自己的工作保持忠诚之心,根据档案管理体系进行有关的管理活动,而且在档案管理活动之中要坚持改善与优化管理体系,进而促使管理体系变得更加科学。
(三)坚持权益与责任统一的基本原则。在事业单位档案管理的过程之中,档案工作人士是进行档案管理工作的负责人,因此档案管理工作人士的工作热情会对该单位的档案管理活动有着一些后果。而这作用到管理工作人士的工作热情的原因就是以下两个原因:一个是该事业单位档案管理工作人士的权益不清晰,得不到基本的工作补贴,另一个是档案管理工作认识的责任不清晰,所以觉得自己的某些权益并没有获得上级的重视。因此在事业单位的档案管理过程中,划分好档案管理工作人士的权益与责任是非常有必要的一件事情,这就要求在工作人士刚开始工作的时候就要划分好他们的工作责任与基本权益,在档案管理单位人员做好自己责任范围内的条件下,也要尊重他们的基本工作权益。除此之外,事业单位还可以构建起有趣的沟通途径,及时吸取工作人员真诚而宝贵的建议,明白他们对于工作中存在的不满意的地方,努力提升他们对于工作的满意度,还可以适度地调节工作制度,使其更加适合工作人员的处事步伐。
二、事业单位档案管理工作中必须弄好的几点关系
(一)弄好事业单位的主要工作和档案管理工作的关系。有些事业单位是专门处理档案管理的,而有些事业单位是负责其他一块的内容的,因为每个事业单位的工作性质与着重点各不相同,因此包含档案管理工作的其他事业工作都是为重点工作而服务的。我们不但要明白事业单位中的档案管理工作是一份比较重要的工作,还要关注这个工作的实际完成情况。在促进事业单位内部发展的基础上,档案管理工作不但能够加强事业单位的工作管理,还能够给事业单位日常的决定提供一些可靠的参考。而在促进事业单位外部发展的基础上,档案管理工作能够给事业单位的宣传活动提供一些活动的建议,而且在与其他单位的沟通之中也是可以进行很好的宣传的,进而可以给事业单位的进步做好基本的保障工作,我们也是能够知道,事业单位工作的做好与档案管理工作是分不开的。在档案管理工作的活动中,要尽量获得事业单位还有其他单位的关注,而且还要让他们给档案管理工作提供一些有效的信息。而对于档案管理工作人士来说,他们也要认真工作,脚踏实地,努力推动档案管理工作的有效实施,进而在促进事业单位发展的过程中处理好档案管理工作的内容。
(二)弄好事业单位中其他单位与档案管理单位的关系。事业单位的档案管理工作尤其是档案信息的搜集活动,不但需要借助其他档案管理单位的帮助,否则是很难实现的,因此弄好事业单位中其他单位与档案管理单位的关系能够做好档案管理的工作。这就要求档案管理单位通过自己的努力去得到事业单位的领导的关注,获得他们对于这个工作的认可,才可以保证其他单位的团结合作,而且弄清楚他们之间的权益和责任,分配好彼此之间的工作。而在档案信息的搜集活动中,应该让每一个单位做好自己应该尽到的责任所在,当然,上级也要关注该项工作的实施,努力完成自身资料的收集,还要保证事业单位档案的可信度。而且在其他单位需要了解档案信息的时候,档案管理工作人士要给他们真诚的关爱,做好自己的服务本分。随着电子信息技术在档案管理过程中的实践,档案信息的管理工作也逐渐走向了信息化的方向,并且随之而变的是档案管理工作的上岗标准,对于档案管理工作人士的职业素养也是有一定的指标的。
三、结束语
当前的事业单位档案管理人士不但要关注从前的档案管理手段,除此之外,单位职工们还要有电子档案管理的技能,因此在档案管理工作体系不断改进的条件下发展一支强大的档案管理团队是可行的。其中,事业部门能够使用各种培训手段,去保证档案管理工作的科学实施,还要保证管理人员的文化素养的提高。事业部门也要构建科学的制度体系去激发工作人员的积极性,而且能够给管理工作员工的进步提供一个不错的条件。
参考文献:
[1]吴清越.农业事业单位档案管理存在的问题与改进对策[J].广西农学报.2010(01)