毕业档案管理汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇毕业档案管理范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

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高校毕业生档案是指已经完成国家教育部或者就读高校所规定的的学分或者学时的学生的个人干部档案。主要内容就是在高校就读期间形成的各种记录，包括：成绩册（学籍卡）、综合素质评定表（鉴定表）、体检册、录取名册、社会实践评定表、在校期间获得的各种奖励与惩罚、相关技能证书、毕业报到证复印件以及高中阶段的相关材料等。这些材料全面记载了一个人从高中阶段求学到高校毕业期间形成的所有材料，是社会了解该同志的第一手原始资料，也是该同志步入社会的第一手推荐资料。

20世纪90年代以前，高校毕业生档案基本上是由毕业生就业的相关单位、高校学生工作部门、招生就业等相关部门全面负责管理，与档案部门的综合档案管理是两个各自独立的管理体系。20世纪90年代末期开始，随着我国经济体制的进一步深化改革和我国高校就业体系的改革，同时根据高校各自的实际情况，各高校的毕业生档案逐步转入社会人事中心与学校档案部门馆进行统一全面管理。

2008年，国家教育部第27号令-《高等学校档案管理办法》的颁布，明确规定了学生档案作为高校档案管理之一门类进行统一管理，各高校都在筹备学生档案的统一管理工作，这才真正意味着学生档案纳入到了高校档案管理的范畴。它标志着高校毕业生档案两极存放体系的真正建立，即出校毕业生档案由各地人事中心档案部门存放，留校毕业生档案由高校档案部门统一存放。

2 高校毕业生留存档案管理中存在的问题

近年来，高校毕业生面临的就业环境日趋复杂，高校毕业生在双向选择的就业形势下，越来越多地到各种体制的单位就业。这些用人单位的档案管理体制也各不相同、良莠不齐，甚至有的单位根本就没有完整的人事档案管理部门，加之毕业生本人在就业过程中缺乏重视自己档案管理保存状态的意识，造成了高校毕业生档案的大量遗留。

2.1 毕业生档案内容匹配问题

在高校留存毕业生档案管理工作中，档案内容匹配错误、档案归档混淆的问题并不普遍，可以说只是个别现象，但是这类问题一旦发生却不易及时发现，并且给下一步的毕业生档案转递工作留下严重的隐患。随着高校毕业生人数的逐年增加，高校毕业生档案管理工作日益繁重，毕业生档案在归档管理的过程总越来越多地出现材料不全、同一个毕业生的档案材料分散保管、不同毕业生的档案混淆的现象。

这种档案内容陪陪错误是由于多种原因造成的。一方面是学生从入学到毕业的过程中档案要进过多个管理机构、多人次管理，在这些管理环节的交接过程中，就可能出现交接档案不完全、多次归档的现象。另一方面，在学生档案由各院系转往毕业生档案管理机构的时候，由于不同院系之间或者相同院系不同年级之间对学生档案管理工作的互不联系，导致了一个人的信息相似的档案内容发生混淆、难以区分的现象。出现档案内容匹配问题的学生档案一旦归档，就很难发现问题，一般只有等到相关毕业生在档案流转规程中发现问题，再逆向追溯档案归档管理的过程，重新整理匹配错误的毕业生档案内容。

2.2 毕业生档案缺乏统一规范

毕业生档案缺乏统一规范的问题看似是档案管理工作的表面形式问题，但正是这种形式上的不统一，造成了档案管理过程中无法进行统一有效的管理。毕业生档案缺乏统一规范的问题主要体现在一下两点：一是材料手续不完备；二是材料规格不统一。

材料手续的不完备，主要是指毕业生在校期间的档案材料的完整性问题。毕业生在校档案是毕业生在入学后生成的一系列相关档案，包括党团材料、学籍材料、奖惩材料、课程成绩材料、鉴定材料、学位授予材料等。由于没有统一化的材料管理标准，使得毕业生档案材料中不完备的现象时有发生，给毕业生档案在下一级档案管理机构的管理工作带来不便。

材料规格的不统一，表现在各种毕业生档案材料中缺乏统一的格式管理要求。目前，毕业生档案已经由过去相对单一的档案形式发展成多样化的档案形式，纸质档案与电子档案并存、各种材料表格的规格各异、不同材料的使用纸张各不相同。这些不同规格的档案材料，一方面，使最终形成的毕业生档案看起来杂乱、不美观，同时，也给档案的正常装订带来麻烦。另一方面，电子档案和纸质档案在信息分配上的重复或者缺失、毕业生档案无法统一辨识，都给毕业生档案管理工作带来不便。

3 高校毕业生档案管理的规范化管理策略研究

针对目前高校毕业生档案管理和利用的现状，本人从毕业生档案的主体与客体角度提出自己的应对策略，改善现有的毕业生档案管理的不合理性与被动性，搞好资源整合，实现物尽其用，人尽其才。

3.1 加强对毕业生的宣传教育，从思想上提高毕业生的档案管理意识

毕业生作为国家的知识储备资源，关系到国家、社会的发展大计，毕业生档案是这些知识资源的另一种载体，它对毕业生是否能够全面融入社会，知识能否转化为国家的发展动力关系重大，因此我们应该利用社会宣传媒体入电视、广播、报纸等加强宣传，让全社会重视毕业生档案，纳入关注毕业生就业工作体系之中。

3.2 统一管理存放地，实现资源整合

现在异地存放体系对毕业生档案管理极为不利，不利于毕业生档案的明确去向，也不利于毕业生档案明确转递。更为主要的是，这种状况使得毕业生档案工作成了两方的边沿工作。国家应该从资源整合的角度来解决这个问题，把毕业生档案重点纳入地方人事中心进行统一管理，让地方人事中心真体体现社会、国家、和地方人事资源的中心职责，把这项职责从高校档案管理职责中解放出来，让高校档案管理部门专职为高校教育事业服务，以此推动高校教育事业和社会档案管理工作的双重发展。

3.3 更新管理观念，变被动为主动

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中图分类号：G217 文献标识码：A

随着社会科学技术的不断发展，信息化和网络化的建设速度在不断加快，这样传统的档案管理就开始显示出滞后性以及不适应性，用户的需求也开始变得多样化，信息化技术管理肯定也会逐渐代替传统的档案管理。本文主要对信息化技术对毕业生档案管理的影响进行分析。

1信息化技术在高校毕业生档案建立方式方面的改变

传统的高校毕业生档案的建立方式都是采用纸质的方式，而在现代社会当中，高校的毕业生档案发生比较突出的变化就是档案信息开始变得电子化和网络化。学生的相关信息不再是以前那种可感官的纸质信息，都已经开始慢慢变成了虚拟的电子信息。同时互联网技术也能够很好地实现这些电子信息的全面获取以及快速的交流。高校在对毕业生档案进行管理的时候传统的管理方式一般都是纸质的档案馆形式，采用信息化技术之后就能够建立起数字档案馆，传统档案管理部门的工作方式也就会相应的发生改变。在构建高校数字档案馆的时候主要是根据师生的需求为导向建立的，提供的信息包括了校情以及校史等相关的信息，而在高校的学生档案方面则提供了比之前更加全面的学生个人信息，能够很好地防止事后造假信息的情况发生，能够更加准确和灵活地对学生的信息进行管理。

2信息化技术使得毕业生档案管理的空间广度以及时间的长度变得更加丰富

实现档案信息扩大化最容易的手段就是网络环境，网络环境不仅能够很好地突破传统管理方式中的时间限制，同时网络环境也能够很好地实现地理环境限制的突破，能够很好地实现空间以及时间信息交流的需要。在开始建立数字化档案馆的时候，最主要的目的就是为了能够使档案信息的利用最大化，它能够将各类比较有价值的信息放置在校园网上，实现资源的共享，对于高校师生以及社会各界人员在查询相关信息的时候能够有所帮助。通过信息化技能能够很好地实现档案的纸质载体和档案当中所记载的相关内容分开，那么在管理的过程当中也就能够分别对这两者进行管理。传统的档案馆在对这两者分别进行管理的时候是一种双重的管理，无形当中就会为管理工作增加很多的难度和压力。这样在对档案管理的过程当中，不仅需要对纸质的实体档案馆进行和平常一样的管理建设，同时还需要对数字档案馆当中的相关内容进行更新和丰富，因为只有这样才能够很好地实现资源需求者对于资源共享的一些要求。所以高校在以后进行毕业生档案管理的时候信息化技术管理将会是一大特色，同时这种管理方式还需要相关的管理部门进行进一步的适应。

3信息化技术使得档案信息变得更加完整化和多元化

信息网络对于毕业生档案具有非常大的影响，在建立了高校档案馆之后也使得高校毕业生的档案实现了信息化。其实高校的数据档案馆不仅仅使高校的毕业生档案实现了完整化以及多元化，同时也在无形当中使高校学生档案的吸引力和时效性增加了很多。高校的学生档案原本是一种非常枯燥乏味的单一的保存方式，但是档案的管理者可以通过网络信息技术，把这种方式变得多种多样，同时学生的个人信息也能够更加充实，而且还可以使信息很好地实现可操作性、知识性以及趣味性，使得高校留存毕业生档案的作用能够真正发挥出来。

4信息化技术能够突破纸质档案无法超越的瓶颈

现在很多高校在对毕业生档案进行管理的时候都存在着很多无法超越的瓶颈，而这些无法超越的瓶颈当中因为管理工作比较零碎，在管理的过程当中不能够有效实现是比较具有代表性的一个问题。现在很多高校基本上还是由学生处在负责毕业生的档案管理工作，而具体的一些收集信息的工作主要还是由每个学院上报来完成。在对毕业生的各种信息进行收集和处理的时候基本上还是由各个学院负责，而一些具体的工作则是由辅导员来完成。在毕业生档案的管理过程当中，院系的作用比较关键和重要，但是在实际的工作当中，各个院系对档案管理工作都不是很重视，他们对于信息管理的工作基本都是敷衍了事，很多的工作基本上都是学生快要毕业的时候才以突击的方式来完成。如果毕业生的档案管理工作是以这种工作方式和工作态度来完成的话，仓促和草率的程度就可想而知有多严重，这样毕业生纸质档案的管理就会出现混乱或者缺失的现象。采用信息技术之后，则能够很好地解决上面所说的问题，在建立高校毕业生电子档案的时候，需要根据电子档案的一些特征来具体地填写统一格式的内容，而且因为系统时间的限制，也就杜绝了突击整理的方式出现，各个院系应该要在规定的时间内对学生的信息情况进行汇总，这样就能够很好地保证高校毕业生的档案管理工作能够比较顺利进行。

5结束语

随着社会的不断进步以及档案信息的多元化，使得档案的服务对象、服务内容以及服务方式都在发生着变化，面对这样的形式，高校毕业档案管理的工作人员就应该要用科学技术来不断的提高自己，利用信息化技术来充实自己，从而使得档案管理工作能够更好地为高校毕业生服务。

参考文献

[1] 刘晖，张素丽，柳羽辉. 浅谈信息化技术在档案管理中的应用[J].信息系统工程，2011（11）.

[2] 巩雅峰.信息化技术在档案管理中的应用分析[J].华章，2012（2）.

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二、做好函授毕业生档案工作的几点建议

鉴于目前函授毕业生人事档案工作的现状，各高校函授点应强化函授档案管理工作的就业服务功能，使得新的单位通过个人档案全面了解毕业生的自然资料，增强毕业生的就业竞争力。一是应该实现档案的信息和网络化。符合条件的用人单位可以通过档案管理平台账号及时查询不涉及隐私的档案信息。各档案部门也应加强各式档案包含函授档案征信网、诚信档案网、学籍信息网等系统。如果国家能够将这些数据统一整合起来，把各种个人信息库相衔接，就可以建成全面的个人档案信息系统，既有利于各部门信息共享，也使函授毕业生受益。二是做好毕业生档案转交工作。有些高校要求高校函授点必须严格执行档案传递制度，并要求毕业生尽快将档案转至单位或就业服务部门、人才机构等人事部门，避免给自己未来的工作单位和生活带来不便。对于有就业单位的函授毕业生，要搞清楚单位性质。如果是政府机构、全额拨款事业单位、国营单位，应该有主管单位，主管部门是有人事管理权，可以接纳档案。其他单位工作就应交当地人才交流中心档案管理中心，到时提取方便。函授毕业生一定要重视自己的档案。对于打算把档案暂时存放在学校的毕业生，第一时间要提出申请，在找到新的工作单位之后及时迁入新单位，以免给以后的生活工作带来不必要的麻烦。

三、对函授档案工作的思考

随着物质水平的提高，教育水平也越来越高，函授学历在社会上往往被忽视，函授档案更是无人问津。我们如何改变这种现状？使我们的函授工作上一个新台阶呢？

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高校毕业生档案是大学生在校期间学习、经历、品行、能力等方面文字材料的真实记录，是国家人事档案的组成部分，是学校考察、培养、教育学生的第一手材料，是大学生就业以及社会选拔考核人才的重要依据。是用人单位录用毕业生时不可缺少的参考依据和重要凭证。对高等学校毕业生档案管理工作进行系统研究，深刻认识高校毕业生档案管理工作的重要性、存在的主要问题以及解决措施，有利于确保毕业生档案的机密性、安全性、准确性、严肃性，对建立健全高校毕业生档案管理有效运行机制具有重大意义。

一、加强高校毕业生档案管理工作的必要性

（一）学生档案管理工作是衡量学校内部管理水平的重要标志是学校进行科学化、系统化、规范化管理，培养合格人才的重要保证。毕业生档案概述了学生乃至学校管理日常工作的全貌，历史地反映了每一个时期学校学生管理工作的进程和具体内容，是学生管理工作内容的存在形式和存储手段，是客观、真实的学校管理信息，是形成学生在校期间个人信息的凭证和参考。学生档案管理的好与坏，直接影响整个学生毕业后将来的成长与发展。所以大学生档案信息只有真实、明确，才能为大学生就业打下良好的基础。

（二）为毕业生和用人单位提供档案查阅服务。大学生就业中档案起着非常重要的作用，有着不可替代的地位。大学生档案经过了收集、整理、归档等环节，汇集了大学生在校期间的学习生活、社会实践活动等情况，是学生过去人生经历的记录。从中能够看出学生在德智体美劳等方面的综合素质情况，毕业生可以用此来向用人单位推荐自己，是最权威的凭证；对用人单位来说，可以此为主要依据来选拔人才，也可以为以后人事部门选拔人才提供参考依据。高等院校通过大学生档案管理工作，提供档案查阅服务，使毕业生、学校、用人单位、人事部门等能够得到毕业生信息，促进有效交流与沟通，有助于毕业生就业。

二、加强高校毕业生人事档案管理工作的思路与对策

（一）适应社会，提高对大学毕业生档案工作重要性的认识

1. 强化宣传力度，提高毕业生对其人事档案重要性的认识。做好咨询服务工作，利用多种渠道向毕业生宣传有关档案的管理知识，要让广大毕业生充分认识到，在改革开放的今天，毕业生档案并不是可有可无的，它对毕业生今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。档案是反映毕业生综合素质的一个重要方面，是企业或用人单位对毕业生本人进行定位的重要参考，即使不设人事档案的企业、公司也是十分重视人事档案所提供的人才信息的。

2. 加强自身学习，提高档案管理人员素质。新时期档案工作面临许多新问题，同时也给毕业生人事档案管理工作提出了更高的要求。档案管理人员要充分认识到毕业生档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方式、工作方法，创新工作模式，提高工作效率，开发、管理和利用好毕业生档案这一信息资源。使学生档案管理工作达到规范化、制度化和标准化；学生档案管理工作要贯彻“为人事工作服务，为经济建设服务”的基本原则，实行统一管理，坚持维护真实性和完整性的工作方针，严守秘密的保管方法，加强对学生的思想教育和各方面的管理，更好地了解、考察和培养学生为学生毕业后用人单位的录用起到积极的作用。

（二）加强对毕业生人事档案的规范化管理，做到档案的收集、整理、鉴定和保管等各个环节科学规范

1. 各院校结合国家相关法律法规以及当前社会形式制定出统一的规范化的档案管理工作。高校在新生入学之后，就要注重抓档案归入工作，观察学生的各项表现并如实记载，做到及时记录，确保材料的连续性和完整性，这能为后续的档案整理工作减少麻烦，又能增加学生档案信息的丰富程度，保障档案的完整性与及时性，使档案真正成为用人单位选拔人才的可靠依据。

2. 加强收集工作，完善档案内容。高校毕业生档案的管理人员要经常主动地与形成毕业生档案材料的部门和各院（系）主管毕业生档案的负责人联系、协商，及时收集各部门形成的档案材料。遇有学生入党、奖惩等涉及学生诚信的信息，要及时归档，同时注意收集那些能体现毕业生实践能力、思想品德、政治素质等方面的材料，了解其近期经历，将其培训进修登记、科研成果、等新记录补充进档案内容，准确、客观地反映毕业生的综合素质与现实表现，提高档案的利用价值。

3. 实行专门统一管理。不论毕业生档案是放在招生就业处、学生工作处，还是放在综合档案室管理，一定要有专人负责毕业生档案的管理工作，一定要根据毕业生档案的数量配备适当编制的专业人员。

（三）创新档案管理模式，实现现代化管理

1. 增强创新意识，要在立卷制度上更新，在工作手段上改进。如从组卷的形式到装订的手段上考虑，怎样做到既不影响日后调档利用，又能尽快完成归档程序，就是在平时的抄抄写写、装装订订的工作中，档案工作者也要善于思考，多动脑筋，针对工作中发现的问题，搞一些小创造、小革新，起到事半功倍之效。

2. 加强现代化技术在档案管理工作中的应用，提高管理效率和水平。目前计算机已应用于人事档案管理工作当中，但多数仅限于各类档案目录的输入与检索。其实，它在档案管理方面既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借阅归还档案的速度。同时大大提高管理效率和管理水平。

总之，大学生档案管理是国家人事档案的重要组成部分，对促进大学生就业有着重要的作用。因此，高校大学生档案管理部门要改革档案管理制度，使档案在大学生就业中发挥出应有的作用，服务于大学生就业，服务于社会与用人单位的需求。

参考文献

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中图分类号：G64 文献标识码：A 文章编号：1005—5312（2012）27—0240—01

一、高校毕业生档案的内容与特点

1、学生档案的内容包括：学生个人档案和学生整体档案。学生个人档案指面向学生个体设立的档案，内含学生本人简历和家庭主要成员及社会关系情况、毕业自我鉴定、学期成绩、学年评语（或思想品德考核表）、体育登记表、体检表、家庭情况调查表、入团志愿书、奖惩情况附件等。学生整体档案是指面向全体学生包容学生个体的档案，指学籍册、招生花名册、学生名册，证书表册，毕业证书发放登记表，毕业去向登记表、学科和非学科获奖情况登记表，增减生名册，学籍变动系列名册，纪律、卫生、考勤和日常行为规范达标登记表等。

2、学生档案材料形成的时间多阶段性。学生档案一般是有季节性或准季节性的。随着高校事业的发展，高校实行多层次、多形式、多种学制办学，学生来源不一，学制有长有短，形成的学生档案材料也不一致。

3、学生档案具有学生管理工作的重要特点。其目标非常明确，对内，便于加强对学生在校时学籍、业绩、思想政治、奖惩管理；对外，则服务于社会，为社会人才系统注入文字信息。

二、高校毕业生档案管理中存在的问题

（一）毕业生对档案的重视程度不够

随着市场经济的发展，一些毕业生就认为个人档案“没什么用了”，另一些就业于私营企业等没有人事主管权的非公有制单位的毕业生，更是“遗忘”了自己的档案，其不知将来政审、调资、出据证明、职称晋升中均要以档案材料为依据。

（二）档案管理不规范

档案管理部门只照搬规定办事，没有形成自己的实施细则和制度，在执行过程中也存在不严格现象，收集、归档工作被动不及时；另外，建档干事和辅导员在管理上流于形式，仅充当档案“保管员”的角色，导致了档案内容不全、管理混乱等问题。

（三）档案管理手段落后

目前档案管理部门的管理手段还是手工操作，即使利用计算机管理，也仅限于将名字与档案号输入、输出与检索的管理，计算机现代化管理的潜力完全不能发挥出来，并没有从根本上改变手工操作运转慢、效率低的问题。

三、完善高校毕业生档案管理工作的思路及对策

（一）提高对毕业生档案管理工作重要性的认识

一是加强宣传力度，提高毕业生对其个人档案重要性的认识。做好咨询服务工作，利用多种渠道向毕业生宣传有关档案的管理知识，要让广大毕业生充分认识到，毕业生档案并不是可有可无的，它对毕业生今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。

二是加强自身学习，提高建（管）档人员素质。新时期学生管理工作面临许多新问题，同时也给毕业生档案管理工作提出了更高的要求。管档老师要充分认识到毕业生档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方式、工作方法，利用好毕业生档案这一信息资源。

三是要有收藏家的心态，视档案材料为至宝，及时保管。

（二）加强对毕业生档案的科学规范化管理

一是要全面普查案卷，去糟取精。对接收到的毕业生档案应重新整理，剔除无用的案卷资料，对所保留的案卷资料重新组卷。

二是要加强收集工作，完善档案内容。按照学院有关文件精神，结合本校实际制定相应的制度，全面收集学生在校期间的表现材料，注意收集那些能体现毕业生实践能力、思想品德、政治素质等方面的材料。

三是要实行专门统一管理。建立专门的毕业生档案库，将所有毕业生的档案统一整理，分门别类，按照人员班级、系部、专业、姓名等统一编号，并建立多种检索方式，便于查找与利用，实行科学、规范的管理。

（三）创新档案管理模式，实现现代化管理

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1.未能得到足够的重视

许多基层的人才服务中心一直未能认识到档案管理的重要性，认为大学生毕业工作能够干好与档案并没有什么必然联系；学生也是如此，大多都没有意识到档案的重要性，很多学生在毕业后的很长时间内档案都在自己手中，也不寄存到才服务中心；另外，一些基层的人才服务中心也未能及时管理档案，只是随意堆放。种种现象都说明了基层人才服务中心所存在的不同程度上的轻视思想，很多人对缺乏对大学生毕业档案工作的了解，甚至是忽视，无法满足当前的管理需求。

2.档案管理方法与保存技术都比较落后

当前的高校档案管理方式仍然比较陈旧，管理杂乱无序，不利于用人单位上门查阅、参考，关键时刻影响了毕业生的就业。当前的档案管理方式和手段未能满足档案存放时间短、流动较快、投寄单位多、就业趋向广等特点；档案管理对环境要求较高，特别是一些区县级的人才服务中心没有专用档案室，有些档案室设备不配套，再加上狭窄、潮湿，很容易引起档案材料的霉变、虫蛀，影响档案的保存及美观度、完整性等；此外，很多大学毕业生的档案都是无法备份的原始材料，一旦损坏不仅影响学生个人，还会影响社会对人才连续培养目标的达成。

3.档案内容单一不全，未能反映

大学生的在校全貌大学生档案的归档范围一直以来大多是招生录取材料、入学登记表、报到证存根、学籍成绩总表、奖惩文件、体检表等，这些材料未能涵盖学生的素质全貌，也不能满足用人单位的需求。虽然近些年出现了一些新的如：大学生英语四、六级证、计算机等级证书、心理测试成绩、社会实践活动等档案材料，也反映了当代大学生的精神风貌，但部分也未能进入学生本人档案之中。

二、大学生毕业档案管理的应用对策分析

1.高校应不断提升重视的程度

加强对大学生毕业档案管理工作的重视程度，培养档案管理人员的管理服务与爱岗敬业的奉献意识，引导其全心全意为大学毕业生档案管理工作所服务；严格规范档案管理的流程，如何归档，多长时间做出什么样的处理，都应做到规范化、制度化、专业化及职业化。同时，重视档案管理工作人员的激励制度，将其工作成绩和服务态度纳入职务晋升与评定之中，对工作人员形成制度化的约束。

2.不断完善管理方法与保存条件

档案保存是一项具有较强技术性的工作。所以，伴随着时代的飞速发展，档案的管理与保存也应逐步实现现代化。比如：扩建馆舍、增购除湿器、空气加湿器、密封和塑封等设备，购置计算机、网络、数据储存设备等；同时，加强对档案的巡视、检查、除虫，注意放水、放火，提升安全防护等级。

3.拓展大学毕业生档案归档的范围

高校应立足于当前大学生的实际学习情况、生活轨迹等，不断修改与补充原归档的范围，从而体现、涵盖当前大学生的德智体美劳、个性特征、心理状态、发展潜能、适应岗位等全貌。例如：政治思想方面的鉴定、学习成绩与报告、圣体素质等，从而促进大学生毕业生的就业和日后的发展。

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[中图分类号]G275.9 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2013）02-0077-01

一、高校毕业生档案管理的重要性

中国网络电视台CNTV报道，人力资源和社会保障部最新统计显示，2012年全国普通高校毕业生预计680万人，创历史新高。近年来全国高校毕业生每年大体在600万人左右，并且呈逐年递增态势，高校毕业生就业工作成为各级政府教育行政部门和人力资源和社会保障部门的重要工作。在高校毕业生就业工作中，档案管理工作存在的问题日益突出，切实做好高校毕业生档案移交和管理工作，对于做好高校毕业生的就业工作至关重要，因此有必要认真研究高校毕业生档案管理存在的问题，有针对性地找出解决高校毕业生档案管理的对策，是高校档案管理部门和教育行政部门乃至人力资源和社会保障部门和用人单位的重要任务。

二、毕业生《报到证》的历史作用

在自主择业就业制度下，高校毕业生档案管理存在的主要问题是《报到证》制度已经过时，根本不适应自主择业就业制度的需要。

在统招统配制度下，高校毕业生《报到证》的作用：一是，《报到证》是教育主管部门正式派遣毕业生的凭证；二是，《报到证》是毕业生到用人单位报到的凭证，凭《报到证》报到以后，方可开始计算工龄；三是，《报到证》是用人单位接收毕业生的重要文字证明；四是，《报到证》是任何一个合法的人才中心、档案管理机构接收毕业生档案的证明；五是，《报到证》是用人单位给毕业生落户、接管档案的重要凭证和依据；六是，《报到证》证明持证的毕业生是纳入国家统一招生计划的学生；七是，《报到证》是毕业生的干部身份证明；八是，《报到证》的有限期和毕业生的报到期限：毕业生报到的期限原则上为一个月，毕业生领取《报到证》以后，应尽快到工作单位或人事局报到，没有特殊原因或延期报到的，所造成的一切后果由毕业生本人承担。如果没有《报到证》，毕业生将会失去干部身份，成为社会劳动人员（工人编制）；而且人才中心无法接收毕业生的档案。按照我国目前的人事管理规定，由人事局管理干部（档案一般放在人才中心），由劳动和社会保障局管理工人（档案一般放在职介所）。《报到证》目前仍在中国人事管理体制中扮演着重要的角色，因此，毕业生们应注意保管好自己的《报到证》，不要丢失。《报到证》原则上不补办，应届毕业生如不慎遗失《报到证》，须及时向学校报告遗失过程，先由本人提出申请，再由毕业生所在院系负责人签署意见后，由学校报请省毕业生就业指导中心核准后予以办理新证。

三、关于毕业生《报到证》的建议

《报到证》制度是计划经济体制下，大学生统招统配制度下的产物，在当时历史条件下对于人才合理调配起到了一定的作用。随着市场经济体系的逐步完善，用人制度真正实现了自主择业双向选择，在当前市场经济体制下，沿用计划经济时代的《报到证》制度，对于人才合理流动和高校毕业生就业丝毫促进作用也没有，并且成为高校毕业生就业的一大障碍，建议立即予以废除。

一是没有法律依据。翻遍中国法律，找不到一条有关高校毕业生《报到证》的法律依据。

二是高校毕业生持有《报到证》无法报到。目前全国各个高校毕业生大体上在毕业前半年左右就开始为就业问题奔波，参加各种招聘会。一旦遇到适合的工作岗位就要履行报名、考试、面试，过五关斩六将，好不容易被用人单位选中，还要耐心等待教育行政部门颁发那个所谓的《报到证》，对于用人单位而言，有没有那个《报到证》根本无所谓，他们需要的是真才实学，需要的是有能力、有水平的员工。一些限制户籍的大城市用人单位，即便毕业生拿到高校出具盖有鲜红大印的《报到证》，也无法报到，因为该用人单位没有进城户籍指标，毕业生档案还得打回原籍，交给户籍所在地人才交流中心代管。

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高职院校毕业生档案管理工作也是高职院校毕业生就业工作的一个重要环节。一所学校毕业生档案管理工作是否制度化、规范化，不但事关高职毕业生的切身利益，也衡量着学校毕业生就业工作的整体管理水平。

一、高职院校毕业生档案管理存在的问题

1.缺乏毕业生档案管理的相关规章制度。健全的规章制度是衡量一所高职院校管理水平的重要标志，是学校规范化管理的基础，也是开展工作的政策基础。与学校其它工作相比，高职院校普遍缺乏毕业生档案管理制度。以为例，全区37所高职院校中，目前仅有3所学校制定了毕业生档案管理相关规章制度，其它学校在这方面基本处于空白。

2.毕业生档案管理部门混乱。许多高职院校并没有高度重视毕业生档案管理工作，多将其作为年度毕业生就业工作的扫尾工作去做。由于仅将毕业生档案管理看作是毕业生就业工作的边缘化工作，在毕业生档案管理部门的设定方面存在诸多问题。现在许多高职院校毕业生档案管理部门多为就业工作部门和各系部两级管理；也有的是由就业工作部门或由系部单独管理；个别院校甚至没有固定管理部门，由校领导临时指定部门管理。由于政出多门，给毕业生档案规范化管理造成了障碍。

3.毕业生档案整理不规范。由于高职院校毕业生档案管理部门非学校专职档案管理部门，又多缺乏完整的毕业生档案管理规章制度和专业档案管理人员，致使许多高职院校的毕业生档案整理不规范，突出问题在毕业生档案资料归档方面。由于对档案管理业务不熟，缺乏统一的标准，档案管理人员在档案材料归档方面业务不熟悉，导致毕业生档案资料归档不完整。许多用人单位反映，同一院校的毕业生，其档案资料标准不一，相差甚远，给用人单位选用、任用毕业生造成了一定障碍。

4.毕业生档案保管不规范。毕业生档案保管是毕业生档案管理工作的重要环节，却也是高职院校毕业生档案管理的一个弊端。由于学校每年都有未就业毕业生，也有一些用人单位不接收毕业生档案的情况，致使一部分毕业生档案留在了学校由学校保管。为解除未就业毕业生的后顾之忧，让他们安心地继续寻找工作，教育部规定，未就业毕业生档案其学校应免费为其保管两年。这是学校为毕业生做好后继服务的重要举措，但这项便生措施并未得到很好的落实。一些毕业生因多方面原因，没有如期来校办理自己档案的转递事宜，由于一些高职院校毕业生档案管理部门的多头化，管理制度不健全，致使许多毕业生档案成为“死档”，失去了档案应有的功能，甚至一些毕业生的档案由于年头较长，出现了档案丢失的情况。

二、规范高职院校毕业生档案管理的措施

1.制定毕业生档案管理规章制度。高职院校必须将毕业生档案管理规章制度建设作为规范毕业生档案管理的首要问题去抓。要适应新时期高校毕业生就业体制改革的需要，适时制定学校毕业生档案管理相关制度，对诸如毕业生档案管理职能部门、档案资料归档、档案移交接收、档案转递、留校档案管理等问题在规章制度中予以明确规定，用制度去规范学校毕业生档案管理存在的问题，摒弃人为随意的落后档案管理模式。

2.加强毕业生档案管理人员的培养。毕业生档案管理工作是一项认真细致的工作，不但要求档案管理人员具备一定档案管理知识和工作经验，还必须熟悉高校毕业生就业工作流程且认真负责，细致耐心。由于目前多数高职院校都没有设置档案馆，专职档案管理人员相对较少，如果将毕业生档案工作整体移交档案部门管理，也存在诸多问题。基于这种情况，高职院校应立足现实，以学生管理人员及毕业生就业指导人员为根基，通过校内外多种途径，加强他们的档案知识及业务培训，使他们能够掌握一定的档案管理知识，成为合格的毕业生档案管理人员。

3.积极探索毕业生档案管理的新模式。随着我国社会主义市场经济的确立，我国高校毕业生就业体制发生了根本性的变革，毕业生就业渠道呈现出多元化模式，这给高职院校毕业生档案管理造成了新的问题，传统的毕业生档案管理模式已无法适应现行的毕业生就业体制，亟待创新。

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二、民办院校就业档案服务程序

1.开具证明。择业期内未落实就业单位并且档案还存放在市人才交流服务中心的毕业生可以享受一下服务：凭就业报到证开具存放档案证明、开具未就业证明其他与档案相关的证明。

2.档案提取。择业期（2年）内就业手续办理完的毕业生，可以凭就业报到证、加盖公章的就业协议书，到各级人社局进行档案提取。择业期内没有就业毕业生不能进行档案的提取。

3.对于自谋职业、出国留学、择业期未满的毕业生档案和派遣期内自谋职业或自费出国留学以及择业期满后仍未就业的毕业生，可在各地市人才交流服务中心办理人事档案保管。

三、民办高职院校学生“学籍档案”与“人事档案”的主要区别

民办高校毕业生学籍档案是指学生通过参加全国统一高考并被录取的学生档案，它以文字资料形式记录学生在校期间的学习成绩、家庭状况、高考成绩、在校期间表现、在校期间的奖惩情况等。民办高职院校毕业生的人事档案是由学籍档案转换的，毕业生毕业后将其学籍档案中放入该毕业生的报到证当中，然后由学校将档案转交毕业生就业单位或人才交流机构。学籍档案也就正式成为毕业生的人事档案，它需要通过毕业生与用人单位或人才交流机构签订就业协议，取得报到证后才能得以实现。

四、民办高职院校毕业生档案存在问题及解决办法

一是毕业生进入国家机关、事业单位、国有企业，这些用人单位本身具有人事管理权，他们可以直接接收毕业生档案。二是各类非公企事业单位与民营机构他们没有档案管理权。毕业生毕业后一定将档案交由各级人才交流服务机构进行统一管理。档案存放在人才交流中心，方便又安全。三是毕业生在档案的转递过程中需要注意一下几点：

1.在不能完全搞清楚用人单位是否具备人事管理权之前，不能把档案转入该用人单位，应将档案转交给该用人单位所在地的人才交流中心进行管理。

2.个别没有档案管理权的单位违规接收档案，导致档案丢失。为了避免上述情况发生，毕业生应首先询问用人单位的性质，在确定对方是否具有人事档案管理权限后再决定将档案投向哪里。

3.档案的归属是有相关规程的，学生在离开学校之前要制定好档案调离时间，不要将档案来回调离，最好做到一步到位。

4.毕业生毕业后在异地找到工作单位，户口不落回本地的毕业生、考研的毕业生以及无法确定是否在用人单位长期就职的毕业生，这部分学生可以将自己档案交由人才交流服务中心进行托管。

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档案管理不仅能够起到保护档案的作用，更能够延长档案的使用寿命，进而使档案存在价值得到发挥。档案管理工作中需要进行分类、编号，以便于管理和使用。高校毕业生档案是国家人事档案的重要组成部分，是记录高等人才信息的第一手资料。新时代背景下人才已成为最为宝贵的资源，人才能够为企业创造更多利润和财富，是企业持续发展的源动力，毕业生档案是人才选用的重要参考。但随着近些年我国高校扩招政策的实施，高校毕业生人数越来越多，毕业生档案数量和信息量越来越大，高校毕业生档案管理、转递工作面临挑战。当前我国高校毕业生档案管理、转递工作现状并不理想，各方面都有待完善。

一、高校毕业生档案管理、转送工作的意义

高校毕业生档案属于既要文件，记录了学生主要经历、政治面貌、社会关系、学历职称、个人信息、工作履历表等信息，具有法律效益，是毕业生社会活动的重要依据。毕业生档案由学籍档案转换而来，由学校交转递毕业生就业单位或人才交流机构管理，若无就业单位则由学校免费保存两年。毕业生档案转递需要按照《就业协议书》签发《报到证》，完成转递档案[1]。若就业单位是国有企业或企业事业单位那么档案转递到工作单位。如果是非公有企业，那么档案转递到人才交流机构。若离校未就业，则转递到户籍所在地。对于高校毕业生来说不论考研、出国、就业都需要用到档案，如档案丢失便无法办理相关证明。对于企业来说，通过毕业生档案，用人单位可以对学生基本情况有一个初步了解，是用人的重要依据。可见做好高校毕业生档案管理、转递工作的重要性和必要性。

二、当前高校毕业生档案管理、转递工作存在的问题

（一）缺乏对高校毕业档案特殊性的重视

高校毕业生档案与其他档案不同具有一定特殊性，有着流转速度快、流动性强等特点，管理复杂性要远远大于传统档案。通常情况下毕业生档案多保存在生源地、用人单位或人才交流中心。但近些年，我国毕业生跳槽率明显增大，档案管理、转递工作面临着新问题、新情况[2]。但当前我国在高校毕业生档案管理方面并没有正确认识到毕业生档案的特殊性，工作开中存在着不重视、敷衍应付等现象，管理方式粗放，一些时候甚至不能保障毕业生档案完整性。

（二）不规范

虽然我国已了《高等学校档案管理办法》，但仍没有具体且具有可操作性的高校毕业生档案管理规定，当前我国在高校毕业生档案管理、转递工作方面，管理体制十分混乱，并且缺少专职档案管理人员，管理人员多没有接受过专业档案管理的系统培训，并不具备专业档案管理技能和知识，这严重影响了档案管理、转递工作效率和质量，在档案收集、整理、归档等工作中时常造成学生档案的遗失、损坏。

（三）管理方式落后

随着我国高等教育招生范围的不断扩大，高校毕业生数量大幅度增加，档案信息量越来越大，档案管理、转递工作复杂性也随之提高。但当前大多机构在高校毕业生管理中仍停留在老模式、老思路当中。当前不仅学生档案信息化程度不高，且管理中也缺乏对信息技术的运用[3]。传统人工管理模式已无法适应新形势下日益复杂的档案管理工作需求，传统人工管理方式不仅效率低下，也较容易出现纰漏。

三、高校毕业生档案管理、转递工作改进思路

（一）正确认识高校毕业生档案管理、转递工作

想要提高我国高校毕业生档案管理、转递工作质量，就必须正确认识高校毕业生档案管理、转递工作的特殊性，提高对毕业生档案管理、转递工作的重视，积极改革毕业生档案管理、转递工作，为其开展创造有利条件，加大投资力度强化对信息技术的应用，构建现代化管理工作模式，从而实现高校毕业生档案信息化。信息化管理不仅管理效率更高、速度更快，且更加方便、可备份，不易丢失。

（二）健全管理制度

高校毕业生档案管理体制混乱，档案管理、转递工作有效性差和缺乏必要的管理制度有着直接关系。想要提高高校毕业生档案管理、转递工作水平，就是建立起科学、合理、规范，符合毕业生档案管理特征的管理制度，通过制度保障毕业生档案管理、转递工作的顺利展开，利用制度增强工作人员责任心，提高工作有效性。制度不仅能够为毕业生档案管理、转递工作开展提供依据，更能够有效协调各相关部门工作，使毕业生档案管理、转递工作有条不紊的开展。

（三）提高管理工作人员综合素质