人事档案归档汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇人事档案归档范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

篇（1）

学历、职称、执业资格、考核、工资、任免、合同等各种新形成的人事档案材料总会源源不断地送到人事档案室，须将其及时归入各人的人事档案，以便管理利用。这些材料来自不同部门甚至不同单位，大多杂乱无章且没有标注档案编号，因此，要对材料进行编排。以人事档案排架采用员工号编排法为例，传统的流程分三个环节：按材料上的姓名逐一在纸质或电子版档案名册中查找将序号（或档案编号）数字标注在材料上给材料排序。这时，材料与档案的排列顺序相一致，才便于放入档案卷夹。然而，在人员较多的单位，每次送交的材料少则数十份，多则数千份，编排的工作量是较大的，尤其是逐一“查找”材料序号（或编号）这个环节比较繁琐，需要花费一定的人力和时间。

怎样精减流程、实现高效编排呢？本文为此提出人事档案材料编排归档流程的计算机优化方案，利用计算机完成全部或部分人工编排材料的环节。其具体操作因人事档案所采用的编排方法不同而有所差异。

1 已实现办公自动化管理的材料，其编排可由计算机自动完成

最有代表性的就是每年全体员工的工资变动表，目前，各单位劳资部门已基本配备计算机工资管理系统。

1.1 如果人事档案的编排是采用Excel按档案姓名拼音自动排序的，准备打印工资表前，只需在系统里的工资总表中选择按姓名拼音排序即可。打印出来的工资表的排列顺序已与人事档案的排列顺序一致，不需要人工查找、标注序号、排序，可直接一一对应，将工资表依次放入人事档案卷夹。

1.2 人事档案采用其他编排方法时，如四角号码、员工号，等等，可以在工资管理系统中输入每个人员的档案编号，打印工资表前,选择按档案编号排序也可以达到同样的效果。

2 人事档案材料交接建立了电子文档，这些材料的编排，计算机可完成部分人工操作的环节——瞬间“批量查找”材料序号（或编号）

人事档案材料形成部门送交材料存档时，会制作“存档材料交接登记表”，登记表上的名单顺序一般与材料的叠放顺序是一致的，交接时，将登记表上的名单与材料逐一核对无误，档案管理人员再予以签收。我院近年送存人事档案室材料数量较多时，交接登记表基本为Word或Excel文档打印件，可以复制“交接登记表”的电子版。有了电子文档，就为利用计算机代替人工操作打下了一个良好的基础。

2.1 当人事档案的编排是采用Excel按档案姓名拼音自动排序时

2.1.1 将“材料交接登记表”电子版中的“交接号”和“材料姓名”复制粘贴到Excel工作表中（见图1），

此时，A列中的“交接号”、B列中姓名的排列顺序与送交来的材料顺序是一致的。没有“交接号”的，在工作表中添加一列即可。

2.1.2 选中A、B两列数据排序主要关键字选“材料姓名”确定（见图2），此时，B列的姓名已按其汉语拼音的先后顺序排列，与人事档案的编排顺序相一致了，A列“交接号”数字的位置也相应发生变化。

2.1.3 在C列加入一列“序号”（见图3），这列数字即是为材料排序的顺序号。

2.1.4 选中A、B、C三列数据排序主要关键字选“交接号”确定，这时，A列的“交接号”数字和B列的姓名又回到最初的顺序，仍与材料送交时的排列顺序一致。我们可以为C列序号数字所在的单元格填充醒目的颜色（见图4）。

2.1.5 将C列的序号数字逐一对应抄至材料上即可，省略了人工在人事档案名册中逐一地查找序号这一环节。序号数字所在的单元格填充了醒目的颜色，可以提示工作人员注意，在抄写时，抄的是这一列的内容。最后，将材料按序号数字顺序排列，再依次“对名入册”，放入档案卷夹。

2.2 当人事档案采用其他编排方法时，又可分为两种情况。

2.2.1 接收到所管档案之中部分人员的材料时，可以利用Excel的“高级筛选”功能。

2.2.1.1 新建一个Excel工作簿。将人事档案名册（电子版）中的“档案姓名”和“档案编号”复制、粘贴到sheet1工作表中，形成一个“档案编号名单”（图5中A1～B11区域）；将A1单元格“档案姓名”标题复制、粘贴到名单的下方（图5中A14单元格），

再将“材料交接登记表”（电子版）中的姓名复制、粘贴到A14单元格下方（图5中A15～A20区域）。单击A1单元格数据筛选高级筛选单击“条件区域”输入框选中A14～A20确定。此时，“档案编号名单”区域少了几行（见图6），Excel已经以A15～A20中的姓名为条件，在“档案编号名单”中自动把它们筛选了出来，其余的姓名则被隐藏了。

2.2.1.2 击打开sheet2工作表，如图7所示，将“材料交接登记表”的“送交号”、“材料姓名”复制、粘贴到A、B两列；将图6中筛选出来的“档案姓名”、“档案编号”复制、粘贴到C、D两列，并在E列加一列“序号”。

2.2.1.3 选中A、B两列，以“材料姓名”为主要关键字排序；再选中C、D、E三列，以“档案姓名”为主要关键字排序。如图8所示，此时，B、C两列中的姓名已一一对应，计算机已经为材料找到了它们的编号和序号。

2.2.1.4 全选表格，以“送交号”为主要关键字排序，如图9所示，此时，A列的“交接号”数字和B列的姓名又回到最初的顺序，仍与材料送交时的排列顺序一致。我们为“档案编号”、“序号”两列数字所在的单元格填充醒目的颜色，将这两列数字都抄写在对应的材料上。在给材料实体排序时，就按标注的“序号”数字顺序排列，相对更方便查看；之后，将材料放入档案卷夹时，则可按材料上标注的“档案编号”来“对号入座”。

2.2.2 接收到所管档案之中全部人员的材料时，图10即为我们所需要的效果：A、B两列为“材料名单”，选中并以“材料姓名”为主要关键字排序；C、D、E三列为“档案名单”，选中并以“档案姓名”为主要关键字排序；最后，全选表格，再以“交接号”为主要关键字排序。我们只需将E列的序号数字对应抄写在材料上，然后，按序号顺序排列即可。

3 人事档案材料编排归档流程的计算机优化方案的特点

3.1 简单易学。主要运用到了Excel的“排序”和“高级筛选”功能。了解Word、Excel基本运用的人事档案管理人员可以较快掌握。

3.2 实用性强，材料数量越多，利用计算机编排材料的效率就越显著。

3.3 人事档案材料形成部门的办公自动化程度越高，其形成的人事档案材料的编排归档流程就越简便。

3.4 人事档案的编排方法不同，利用计算机编排材料的步骤也有所不同。可根据实际情况，灵活地采取合适的计算机优化方案。

篇（2）

二、事业单位人事档案收集归档工作中存在的问题

（一）对人事档案收集归档工作重视不够。档案属性决定了人事档案工作不是短期内取得明显效益的部门，使得一些事业单位领导没有充分认识到人事档案工作的重要性，在对人事档案管理人员精心培养上和管理设备投入上下的功夫不够。使得一些人事档案管理人员在档案人事收集归档中，缺乏足够的专业知识和综合素质，无法保证事业单位人事档案收集归档工作质量。

（二）人事档案收集归档制度不健全。当前，事业单位人事档案收集归档制度还不够完善和规范。对人事档案收集归档制度完善方面有些懈怠、滞后，人事档案收集归档工作没有规章可循。导致人事档案收集归档质量不高。

（三）人事档案收集归档操作不规范。有的人事档案《干部任免审批表》及考察材料缺失较多，不够齐全完整。人事档案中本该有的年度考核表、学历、入党志愿书、职称、工资、培训、奖惩等材料，普遍缺失；有的当事人在学历、培训、职称等材料转递时，将其放在自己手中，认为这样更安全，用起来也方便，导致人事档案材料的缺失。

（四）人事档案管理人员专业素质不高。由于事业单位对人事档案的管理重要性缺乏足够的重视，以至于人事档案管理人员更换频率较大，导致了从事人事档案工作的人员没有足够的职业责任感和专业一致性，影响了人事档案收集归档质量。

三、加强事业单位人事档案收集归档工作的几点措施

（一）充分重视人事档案收集归档工作。事业单位领导要高度重视人事档案收集归档工作，关心爱护培养人事档案管理人员。建立健全奖励机制，以此激发人事档案管理人员的工作热情和积极性，进一步提高人事档案收集归档工作效率。

（二）进一步加强档案收集归档制度化建设。实践证明，制度是开展工作的保障。提高人事档案收集归档工作质量，建立和完善严格的人事档案收集归档规章制度是十分必要的，只有从制度建设入手，发挥其权威性的协调和指导职能，才能保证人事档案收集归档管理逐步走向正规化和法制化。一是要严格遵照执行干部人事档案的收集制度、鉴别制度、整理制度、查（借）阅制度、转递制度、保密制度、保管制度、管理人员职责等各项规章制度，用制度去规范人事档案收集归档工作。二是完善人事档案登记和人事档案转递工作。在干部人事档案及档案材料的转递中，严格按照统一规定的“干部档案（材料）转递通知单”的项目详细登记，严密封包，再进行转递。收到人事档案的单位，经核对无误后，应在回执上签名盖章，再将回执单立即寄回原单位，以确保万无一失。

（三）规范人事档案收集归档操作。在人事档案材料的收集、鉴别、归档上下功夫。一是要把严格工作标准作为人事档案收集归档工作的重点来抓，严格按照档案目标管理标准，在人事档案材料的收集、鉴别、归档上用实劲、下真功。要建立健全干部人事档案材料的收集网络，根据材料形成规律和特点，采取定时收集、定向收集、跟踪收集、补充收集、及时收集等方法，确保人事档案归档材料及时收集归档到位。对收集上来的人事档案材料，要严把鉴别关。辨别真伪，去其糟粕，达到人事档案能历史地、全面地、准确地反映一个干部全貌的要求。二是要强化人事档案的归档工作。在归档工作中，严把好人事档案的分类关，力争做到分类准确、排列有序、层次清楚。对收集归档的人事档案材料，要认真细致地进行鉴别，保留真实准确有价值的材料，剔除不应归档的材料，使归档材料真实可靠、文字清楚、对象明确、手续完备。要逐份逐件地清查人事档案材料。对当事人档案中缺少的材料逐项要逐一登记、及时索要。在登记人事档案目录方面，要采用计算机打印人事档案目录，统一规格，统一标准，使人事档案更加规范、美观。三是要抓好人事档案的收集归档审核工作。重点审核干部“三龄一历”及档案材料的完善情况，并对缺少的人事档案材料进行详细记录，要求相关单位和当事人限期补充收集，使人事档案内容更加齐全完整。

（四）进一步提升人事档案管理人员的专业素质。随着事业单位的不断发展，事业单位对工作人员素质要求越来越高，提升人事档案管理人员的工作能力也愈发重要。事业单位领导要注重人事档案管理人员专业技能的培养，提高人事档案工作人员的知识水平和业务能力，使其能够熟练地完成人事档案的收集归档工作。为此，各级领导层面要定期组织人事档案管理人员参加上级档案部门组织的人事档案管理业务培训班和经验交流研讨会，掌握更多先进的人事档案管理的理论和方法，以便更好地做好人事档案收集归档工作。

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以为宜兴市供电公司实施人才战略和人事管理工作提供优质、高效、快捷服务为目的，狠抓基础建设，做好信息的采集和维护，为企业人事决策提供优质服务，使公司人事档案工作实现达二级标准单位的目标。

从2002年到2005年，全公司人事档案工作基本实现以下主要目标：

（一）、纸质档案：

1、在进一步健全收集工作规章制度和完善收集网络的基础上，注意在收集材料的完备、及时、准确三方面下功夫，坚决把好“入口关”，切实提高归档材料的质量，做好纸质档案的规范化管理工作。

2、严格按照《江苏省电力公司员工档案整理工作细则》、《江苏省电力公司员工人事档案工作验考评标准》的要求，切实做好人事档案的整理工作，保证每卷档案的完整、真实、条理、精炼、实用。

（二）、电子档案：

在做好纸质档案的规范化管理工作的同时，注意搞好电子档案。

1、系统结构

公司使用人事档案管理信息系统，并按照访问快捷准确、安全可靠的原则，建成公司系统的数据库实体，使人事档案信息查借阅、转递及数据的提取和统计分析等工作主要通过计算机进行。

2、多媒体档案材料

将员工在工作、学习和生产一线的动态影像、声音、图片与考核、考察材料融为一体，通过计算机系统或投影设备显示出来，不仅提供被任免干部的外观形象、气质、性格、口头表达能力和处事风格等，以便对任免人选有一个比较全面、直观和生动的了解，从而提高知人、识人的深度和广度。

3、多媒体档案材料保管和维护

以大容量、高速磁盘或光盘介质为电子多媒体信息的存储介质，并按照科学的备份和保管制度进行备份和保管。同时注意对信息进行及时准确的采集、分类、更新和维护。

4、多媒体档案材料使用

通过实用、良好的操作界面，方便用户对有关材料的查询和使用。注意对人事信息进行统计分析和预测，为人事决策提供参考。

5、多媒体信息系统保密和安全

建立网络防火墙，通过引进安全可靠的防攻击系统，建立科学的访问、利用管理体制，来保证电子档案材料的保密和安全。

（三）基础建设版权所有

我公司配备专用的人事档案管理专用计算机系统及数据备份设备。

照目标管理的有关规定，公司员工人事档案实现“三室分开”（库房、办公室、阅览室）,管理档案库房面积32平方米，库房的“六防”（防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温）安全措施工作到位。

二、现阶段主要任务

2002—2003年开展员工人事档案的整理工作。

2004年公司达员工人事档案管理二级标准单位。结合人事档案管理工作，为人事档案管理人员举办业务培训班进行培训。

2005年初步建成同行领先和具有江苏特色的数字化人事档案馆框架。

三、实现措施

1、提高思想认识，增强做好人事档案工作的责任感和紧迫感。

人事档案工作是人事工作的重要组成部分，是人事工作中一项必不可少的基础工作。人事档案管理人员要在思想上充分认识到此项工作的重要性，增强做好人事档案工作的责任感、光荣感和紧迫感。

2、运用现代计算机技术，加强对员工人事档案的科学管理

2004年运用员工人事档案管理系统，建立计算机人事信息使用点，使多媒体档案材料的采集、维护、检索和利用更加方便。稳步推进图象、声音和录像片和考核文字材料相结合的多媒体档案材料的采集和管理。

3、加强对人事档案工作的宏观业务检查指导工作

公司有计划的开展人事档案目标管理工作，及时转发上级有关文件规定，接受上级公司对我公司档案管理工作的检查监督与考核，并组织业务培训研讨活动，提高公司的人事档案管理水平。

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在一些企业里，相当一部分职工包括领导对人事档案管理的重要性认识不足，认为人事档案管理就是抄抄写写、装装订订的事务性工作，它不会产生经济效益，不应作为企业的主要工作来抓，档案管理只要做到保管好、不丢失、不泄密，能够应付外调和查档就行了，搞好搞坏无所谓，因而档案管理的人员、经费、硬件设施等很难到位。这种片面的思想认识和做法，必然影响档案管理规范化提升。档案规范化的基础就是要保证档案的真实性，特别是人事档案的真实性。实际工作中接触到的很多人事档案均存在或多或少的问题：如材料空洞的内容比较多，真实的却很少；关于个人经历、学历、工资、政治面貌等这些一般性的内容反映比较多，而在个人道德品质、业务能力、技术专长等重要内容放映的却很少；对过去种种情况反映的远远多于近期的情况；定性结论过多，定量描述较少；内容空泛，只记录优点，缺点却只字不提，甚至前后矛盾等情况。这种档案材料，根本就不能客观、公正、全面的对一个人的真实情况进行评价。

2.人事档案管理制度不健全，漏洞较多。

有些企业尤其是是股份制企业普遍存在人事档案管理不规范的现象。在这些企业当中，无论是对员工职务的升降还是薪金待遇增减的随意性都十分大，没有固定的薪酬考核奖罚体系，有时仅凭老板口头随意决定职位、薪酬变动，这就造成员工的工资级别、职务任免等信息无法形成书面资料。这些不规范行为，很容易造成一些不良后果。例如，有些人会利用档案管理上这些不规范或者漏洞随意变更参加工作时间、更改年龄、学历等等，甚至编造出许多对自己有利的虚假资料，从而使得档案丧失了它应有的真实性、严肃性和权威性。这种有机可乘致使档案信息失真的行为，不仅会对人力资源造成严重的浪费，同时也严重亵渎了档案资料的真实性。另外，档案管理上存在的不规范和某些漏洞，还能导致档案转递无章可循，在程序上极不严肃、在运转上存在漏洞。

3.人事档案整理不规范，调档查档没有规律性。

人事档案整理是一项细致的技术性较强的工作，必须通过整理使每一个档案都符合完整、真实、精练、实用的标准。把个人材料归档成册是人事档案规范化的基本前提，许多单位普遍存在：原始材料混杂、散乱，甚至根本没有分类归放等情况，有些单位档案虽己立卷成册，但没有按照人事档案要求的十大类进行分类详细整理，对尤为重要的四、九类材料和别的类型混装在一起，给档案利用带来了诸多不便。

4.档案队伍建设不到位。

有的档案室人员配备不够，没有专职人员，而兼职人员往往身兼多职，没有把主要精力放在档案管理方面；有的虽有专职人员，但未经过培训，业务不熟练，原则性不强，处于应付了事的状态；有的企业不能把档案管理工作者和其他职工一视同仁，待遇明显偏低，因而他们不想安心工作，当一天和尚撞一天钟，总找机会想跳槽。这样的队伍状况，严重影响了档案管理的质量。

5.档案管理体制有待改进。

人事档案的保密性强，在国有企业，基本上是本单位管理、本单位使用，档案利用范围十分有限。随着社会主义市场经济体制的建立和完善，非公有经济组织、外资企业、中介组织等成为吸纳人才的重要方面，同时，国有企业的人事制度改革逐步深化，大、中专毕业生面向市场自主择业。这种情况表明：通过市场机制调配人力资源，加快人才流动，势在必行。很显然，目前的人事档案管理体制还不能适应这种变化了的新情况。

二、怎样规范化

实现人事档案管理规范化，有许多工作要做，需要企业的人事、组织、办公室、离退办等多个部门通力合作，各负其责，各自把关，齐抓共管。本文要强调的是，档案管理工作者必须明确自身职责，从自己做起，首先把自己的份内工作做好。

1.真实准确，是人事档案管理规范化的前提条件。

明确收集人事档案的范围和条件，哪些材料必须入档，哪些材料不必入档，心中有数，避免盲目性。对于入档的材料，要核对事实，严格把关，去伪存真，查漏补缺，如出生年月，是公历还是农历？参加工作、入党入团时间，各种表格是否一致？学历、工资、职称材料、首签合同、续签合同是否有序衔接？职工调动，还要看调出、调入的手续是否齐全。对于不符合归档要求的材料，及时处理；手续不全的材料，联系相关部门进行补充。从源头上把好质量关，确保入档材料齐全完整，真实可靠，确保人事档案信息准确性和权威性，为职工管理工作提供基础保障和可靠依据。

2.注重学习，是人事档案管理规范化的必由之路。

档案管理人员素质的高低决定了档案管理水平的优劣。因此，档案管理人员必须加强学习，不断地学习新时期党的路线方针政策，学习十以来的新观点、新理念，学习人事管理制度的有关规定，熟悉人事工作相关业务，如工资政策、考录调配、人员编制、人才开发、员工管理等，善于总结经验，注重理论研究，使自己具备合理的知识结构和业务技能，不断提高人事档案工作的管理和服务能力。

3.健全制度，是人事档案管理规范化的根本保证。

档案管理工作者要认真学习《中华人民共和国档案法》，领会其精神实质，结合实际，制定本单位的人事档案管理制度，如材料归档制度、检查核对制度、借阅查阅制度、转递保密制度、登记统计制度等。建立了制度，就要严格按照制度办事，档案管理工作者更要身体力行，给职工做出好样子。企业还应该建立档案阅览室，并把人事档案和其它档案阅览室分设，以达保密要求。

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中图分类号：C29 文献标识码：A 文章编号：

一 引言

当前，企业的人事档案管理对于现代企业的科学化管理具有重要的作用。人事档案能够详细记录个人的学历、技能以及工作经历等信息，这样可以让企业对于人才培养与选拔有了资料基础。人力资源部门可以更全面掌握员工的能力特长，为企业的发展发挥充分的价值。企业的人事档案管理能够提高人力资源管理的规范性，更好地发挥企业员工的才能。因此，企业要加强对人事档案管理的规范化，形成成熟的管理模式。然而，一些企业对人事档案管理缺乏规范化管理，没有建立完善的人事档案的管理制度，对该项工作也没有较强的管理意识，认为该项工作不能直接创造经济效益，对其投入的资源和精力也比较少，企业的人事档案管理信息化建设比较落后，人事档案的保存、转递的安全性、员工信息的健全性，都存在管理的不规范问题。这些都阻碍了企业人事档案的规范化管理进程，也抑制了人事档案管理的职能发挥。

二 新时期企业人事档案管理的特点与新问题

（一）企业人事档案管理的特点

企业人事档案管理重点就是要将员工的相关岗位信息资料进行全面收集，为开展人力资源管理奠定基础，因此，企业人事档案管理就具有长期性和累积性特点。它是根据企业员工的个人职业经历、工作能力以及岗位培训进行的资料整理，能够客观反映员工的职业经历。企业员工的人事档案的收集整理要依靠相关部门共同协作完成。企业人事档案管理的工作负担比较重，要对企业全体员工进行职业信息的长期动态化记录，这样不断进行信息的收集整理、归档等工作。同时，还要对人事档案的转接和归档等工作进行记录。信息化社会要求企业人事档案管理必须进行变革，仅仅依靠手工记录已经不能满足人事档案管理的需要，企业人事档案管理的信息化成为时展的客观要求。

（二）新时期企业人事档案管理的新问题

随着市场经济的不断完善，企业作为经济主体，参与的市场经济竞争更为充分。这样带给企业员工的工作岗位变动和企业人才流动十分频繁，也给企业人事档案管理带来了难度。企业人事档案管理在员工的流动管理、人力资源优化配置、人才培养规划以及岗位绩效考核等方面，都面临着挑战。企业人事档案管理必须解决好信息化管理和提高工作效率等问题。

首先，企业人事档案管理意识比较淡化，管理制度不健全。在市场经济环境背景下，企业的人事档案更多地服务于企业自身的发展和调配人力资源，也帮助企业员工能够更好地进行流动，使员工能够在合适的岗位上面发挥自己的价值。但是，一些企业还没有意识到人事档案管理的重要性，没有给予管理上应有的重要地位。对于企业人事档案管理还存在沿用陈旧的管理制度，没有根据社会和企业的发展进行制度完善，这样就滞后于企业和员工的发展实际，造成了企业人事档案管理的粗放化。缺乏现代管理与信息化管理的工作内容与工作方法。

其次，企业人事档案管理缺乏专职人员，管理不规范。一些企业为了能够节约人力成本，因此将人事档案管理工作分派给相关部门进行兼职管理，没有专职人员进行管理，造成了人事档案管理的非专业化和非规范化。这样也使得企业的发展远远快于相应的配套人事档案管理，人事档案管理处于混乱状态、没有专业人员对档案进行科学管理，相关管理人员缺乏责任意识，不能严格按照档案人事管理制度进行管理，造成了档案查找困难等问题。

最后，企业人事档案管理内容不充分，管理模式比较滞后。根据一些企业的管理现状，这些企业的人事档案管理成为内向型的，封闭的管理模式。由于一些企业的人事档案管理内容方面，沿用的是传统人事档案管理内容，缺乏与市场经济相适应的内容，例如：缺乏具有人文关怀的档案信息，个人健康类档案、诚信类档案、动态业绩档案等。这样就不能准确地对员工进行任用选拔与绩效考核，也不利于建立规范化的人事档案信息管理系统。企业的人事档案管理模式在实际运用中，还缺乏创新使用人事档案管理现代化、智能化、数据化的管理。

三 加强企业人事档案管理的规范化措施

（一）提高企业人事档案管理制度的规范化

企业人事档案管理必须健全相关的管理制度，促使其得到规范化管理，才能为企业的发展提供真实可靠的档案信息资源。要能够保护好档案资料的安全性，同时带动人事档案管理信息的发展。企业人事档案管理制度的规范化还应体现在人事档案材料文体要统一、装订整齐、书写规范、管理规范等方面。企业要不断对人事档案管理的规章制度进行完善，学习和创新应用人事档案管理的规范化理论与方法，为企业的人事档案管理创新奠定基础。

（二）提高企业人事档案管理的信息化

由于社会发展的不断细化，对于企业的人事档案管理就应加强现代化、规范化和标准化管理工作。企业要建立人事档案的数据库、管理系统等，通过规范化的管理工作贯穿人事档案管理的全流程，奠定了人事档案载体标准、格式标准、管理标准体系的建立与完善。在网络时代，档案管理的信息化十分重要，解决了档案管理遇到地域制约，提高了时效性，为企业的相关部门实现了档案信息高度共享。这也有利于人事档案管理人员减轻了重复性和简单性的操作，使他们能够有更多的精力进行人事档案资源的开发与利用。

（三）完善企业人事档案的管理内容，增强管理人员的专业化管理水平

根据市场经济宏观发展状况和企业微观发展的实际需要，要完善企业人事档案的管理内容，增强管理人员的专业化管理水平，这样才能满足企业人才流动和人力资源合理优化配置的要求。对于企业急需的人才录用选拔方面，人事档案信息要提供员工的科研成果、专利技术材料；业绩考核、健康状况检查等，这样才能准确反映员工的工作能力与综合素质。另外，企业应加强对人事档案管理人员的培养与培训，提高相关管理人员的档案管理专业化水平与能力。增强他们的工作职责意识，合理运用先进的管理方法，规范化操作人事档案业务与流程，确保人事档案管理的完整、机密和安全。

四 结论

通过对加强企业人事档案的规范化管理，得出新形势下企业的人事档案要实现科学化和信息化管理，这样才能发挥企业人事档案管理的功能，开发和利用好档案资源，为进一步完善企业的人事管理发挥作用，使企业在人才任用上提供服务价值，也使得企业的人事档案管理能够动态化地适应企业的发展。企业要加强信息化档案管理建设，投入更多的资金、设备和资源用于人事档案管理信息的数字化、网络化。企业还应重点关注人事档案管理的安全问题，要提高相关管理人员的网络安全意识，加强人事档案管理的审查与管理制度；升级人事档案信息化管理技术，确保企业人事档案管理的规范化与安全性。

参考文献

[1] 邱小玲.企业人事档案管理体会及设想[J].经营管理者 2013,(16)

[2] 杨宇.加强企业人事档案管理对策的分析[J].企业技术开发.2013,(16)

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Abstract: The management of hospital personnel files as the basis and foundation of the hospital management, plays a key role in the development of hospital construction, is of great significance in the reform of the hospital. This paper summarizes the current status of hospital personnel archives management and the existing problems, on how to change the status quo, to improve hospital personnel file management level and provides the solution to the problem, has the reference significance to the management of hospital archives.

Key words: Hospital; internal personnel files; management; countermeasure

中图分类号：G271

引言：医院人事档案是医院在人才引进和管理的过程中形成的，是记录和反映个人经历和表现以备考查的文件资料。在新时期，把握医院发展的特点，落实科学发展观，加强医院人事档案管理，对于促进医院人事制度的改革，提高档案的自身价值，服务医院的各项工作，具有十分重要的意义。如何规范加强医院人事档案管理，实现人员档案管理的科学化、规范化和现代化，是新时期医疗体制改革不断深化所面临的重要课题。

一、当前医院人事档案管理中存在的问题

1.人事档案管理制度不健全

在医院的整个管理体系中，管理层都根据工作特点和工作需要制定了适用于本单位的相关管理制度和各类科室、人员工作职责，而在人员档案管理方面的规章制度却比较少，对人员档案管理工作的标准、要求、规程和档案内容的界定、管理范围以及档案管理人员的考评缺少一整套科学统一的管理制度、标准。由于各项管理制度的不健全，导致档案交接不及时,缺少有效的核对,特别是对部分外调人员的档案手续“不规范”，甚至出现档案中姓名、出生时间等基本资料前后不对应等现象，使有人事资料不能及时完整收集，材料不准确，给医院在人事审核、审批工作中带来不便。

2.人事档案管理方式和手段落后

当前医院人事档案管理的方式方法和手段相对落后，还存在诸多问题，一是部分医院人事档案收集的材料和信息不合理，大多是一些经历性材料，通过这些档案材料很难真实客观地反映一个人的素质能力和综合表现，更不能为医院管理层选拔使用人才提供可靠的依据；而是目前多数医院在内部人员档案的收集上多是以纸质的文本材料形式，这种档案材料在整理、检索等方面极其繁重，导致档案的检索和利用速度受到制约难以适应社会快速发展对人才信息的需求；三是虽然部分医院能投入人力、物力进行人事档案管理工作，但观念仍停留在“关门编研”、“重藏轻用”上，只注重对人事档案资料的收集、管理，却忽视了对档案资源的开发利用，不能将档案信息利用与医院人才培养、选拔、使用有机结合。

3.人事档案管理人员业务素质参差不齐

人事档案管理是一项专业性很强的工作，档案管理工作的水平直接取决于医院档案管理人员的能力素质。目前，大多数医院往往只注重医疗技术方面人员的培养，而对从事医院档案管理人员的培养则重视不够。人事档案管理人员多是由人事管理部门人员兼管, 或由其它专业、科室转岗过来，档案专业出身的人员较少。这部分管理人员业务能力素质参差不齐，又缺少相应的岗前培训，他们对医院档案的管理仅仅局限于简单的维护保养，甚至连基本的分类整理收集工作都难以应付，就更谈不上有效管理利用了。

4.个人档案意识淡薄。在现代社会中，随着卫生事业改革不断深入，人才流动也较为频繁。很多医院个人不关心自己的人事档案问题，有些重要的档案资料遗漏；或者因为派遣等原因，原始档案无从查找，只能回原单位补新档案。这样建立的资料一般内容匮乏，缺少系统性，也不利于基本情况的核实，真实性和可靠性也容易遭到质疑。

二、医院人事档案管理的对策和设想

1.按制度操作，实现人事档案管理的制度化。在人事档案的管理上，要把制度建设贯穿到人事档案管理工作的全过程中。在制定和健全人事档案管理制度的同时，要严格执行制度，加强监督，使档案的管理制度都能够有效落实；要坚持用制度管人、管事，在制度面前人人平等，维护制度的严肃性；要明确各岗位的工作职责，强调工作原则，制定工作规范，从制度上规范员工工作行为；同时档案管理部门要和档案材料形成的有关部门加强联系和沟通，使档案管理制度化、程序化。

2.加强档案的宣传教育，增强意识。医院领导要把人事档案的管理纳入医院发展和管理的重要内容，要使人事档案的管理与医院业务建设同步发展和规划，要对员工宣传医院人事档案管理的意义，加强对档案法律法规的学习，使干部职工认识到档案的重要性，从而更好地支持人事档案的管理工作；要加强对人事档案管理人员的教育，提高人事档案管理人员的素质和专业化水平，使他们自觉抵制和防止各种违法行为，维护档案的完整性、真实性，使他们更具有专业知识，知道怎么做好对现有档案的保管和利用工作，不断提高专业服务水平。

3.规范档案资料的收集整理工作。档案资料的收集整理和补充是人事档案管理的基础工作。医院人事档案内容涉及较广，人事部、护理部、科教部等部门提供人事档案管理人员应主动和各部门联系，做好经常性的收集归档工作。收集手续要完备、内容要完整、表述要准确、观点要明确，对于不符合要求的材料应及时退回，限期纠正；不属于归档范围的材料要及时退回有关部门；收集到的人事档案资料要及时装订、不散失、不积压。

4.加大科技投入，加快人事档案管理的信息化进程。医院要加大资金投入，引进现代化的技术和设备，实现人事档案管理的现代化。一是要提高档案的现代化技术设备和保护设备，加强对档案库房的空调、除湿等设备的建设，合理利用防火、防盗的自动监控系统。二是引进计算机管理，建立医院的人才信息数据库，使人事档案的管理工作科学化、信息化，同时可实行对人事档案信息的计算机动态化管理，保证档案信息的真实性、时效性、准确性。

人事档案是医院考察和了解人才的重要手段，是医院能否科学用人的重要依据，对于医院人才的开发具有至关重要的意义。因此，通过对医院人事档案现有问题的分析，提出相应的改革措施，实现医院人事档案管理的科学化、规范化、现代化，对开发医院人力资源，促进医院的发展具有十分重要的作用

三、结束语

医院人事档案是人事管理活动的一个专门档案范畴，是医院在人事管理工作中形成的，反映医院员工个人工作、学习等情况的真实记录，部人员档案资料是医院管理层对医院内部人事调整的信息依据,对医院的发展建设有着不可替代的作用。也是医院档案的重要组成部分档案是社会文明进步的重要标志。

参考文献：

[1]苏红艳.现代医院档案管理工作的创新[J].中国病案.2009

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高校人事档案管理工作是高校人事工作的重要组成部分，是一项集政治性、政策性、专业性、技术性为一体的工作，涉及集体和个人双重利益，在学校人事管理工作及学校发展中起着重要的作用。随着国家人事制度改革的深化，人才市场的不断扩展，对人事档案管理规范化要求更加迫切，人事档案基础工作规范化，是实现干部人事档案管理规范化、信息化的前提，能真正使档案在组织人事工作中达到“观其卷，知其人，用其长”之效果，为高校的人才选拔和人才交流提供祥实的信息，进而有利于高校干部人事管理工作的顺利进行。基础工作的规范能提升干部人事档案的价值，人事档案作为“人的管理”的基本信息的主要依据，它既存储了组织人力资源信息，又是管理的核心，是“人”的历史和现状的一个真实反映，二十一世纪的竞争是人才的竞争，真实准确、完整系统的人事资源信息，有利于进一步与社会接轨，加快人才流动频率，提高人们的就业自由度。

二、做好高校人事档案基础工作的方法

1.健全和完善人事档案工作的各项规章制度

按照干部人事档案管理工作的条例、规定，结合实际制订和完善本校干部人事档案工作的规章制度，如《高校干部人事档案管理工作实施办法》、《高校干部人事档案材料收集归档规定》、《高校干部人事档案整理工作细则》，制定材料的审核、档案的保管和保护、查（借）阅、转递等工作的规定、办法、制度，实行依法治档，依法管档。

2.规范人事档案材料的收集工作

人事档案材料收集要做到完整、齐全。在具体收集工作中要明确人事档案材料的形成来源，理清收集渠道，这是做好档案材料收集工作的前提条件。材料形成来源有组织人事部门形成的，有个人形成的；基层单位形成的，上级机关形成的；本部门形成的，其他部门形成的。档案管理人员要根据《干部人事档案材料收集归档规定》，尽可能将各级层、各部门、社会群团组织等形成的材料，如：干部履历表、年度考核表、晋升工资审批表、干部调动审批表、干部转正定级审批表、职称评审呈报表、教师资格审批表、优秀教师、教育工作者登记表、（离）退休审批表、教师公开招聘录用、聘用干部、续聘解聘、辞职、干部任免、入党入团、政审、公派出国、出境、各类奖励、处分、学历学位、教育、教学、科研材料，以及记载干部个人德、能、勤、绩、廉等各方面材料。这些方面材料形成量大，有规律，时间性强，档案管理人员必须抓住时机，第一时间收集齐全，成套材料必须保持其完整性，不可缺头少尾，对于因历史原因而无法收集完整的材料要按规定写出书面说明。要建立人事档案材料收集工作网，确保档案材料收集的保障性，各部门在材料形成之日起一个月内及时归档，做到随办、随收、随审、随归。所收集的材料数量要精选，内容质量要好，有一定保存价值。

人事档案材料收集要真实准确。人事档案材料必须是由法定作者形成，材料文字清楚、所指对象明确，材料内容符合档案人的客观实际，材料内容没有涂改造假，没有模棱两可的语言。凡头尾不清、来源不明，又查不清或对象不明确的材料不能归档。

收集的人事档案材料要规范，手续要完备。收集的材料必须是办理完毕的正式材料，凡规定需由组织盖章的必须有组织盖章，审查结论、处分决定、组织鉴定、民主评议、年度考核和干部考察中形成的综合性材料，要求本人签署意见者，本人必须签署意见或由组织注明本人已阅知。任免、评审等之类的审批表须注明任免或评审职务的批准机关、批准时间及批准文号。出国出境审批表须注明出去的任务、目的和往返时间等。

3.做好人事档案的整理工作

首先，整理人事档案时要根据材料形成的历史条件、主要内容、用途，辩证唯物的甄别材料的真伪和保存价值，并确定其是否属于归档范围。其次，对鉴别、分类、排序、编目、技术加工、装订六个步骤，严格遵循《干部档案整理工作细则》，严格把关，既不能整“欠”也不可整“过”，做到严格审核、准确分类、排列有序、目录清楚、装订整齐。

档案材料审核鉴别工作必须以《干部档案工作条例》和《干部人事档案收集归档规定》等有关规定为依据。

一是审查档案材料是否齐全、完整。对原已归档且历史上形成的材料可维持原状，对新归档的材料属于成套的必须齐全，属于单份的必须完整。凡时间、来源和对象不明确或查不清的材料，一律不得归档。

二是审查材料手续是否完备。凡不符合归档要求或手续不完备的材料不可归档，要审核登记后统一到材料形成部门补办手续后方可归档。

三是要审查鉴定档案中的材料是否属于所管人员的材料及应归入人事档案的内容。有同名异人、张冠李戴者，及时纠正调整。有不属于归档范围的内容和重复的材料，要清理出去，并在《剔除档案材料登记表》中登记后，按照销毁规定集中销毁，不得擅自处理。

四是审查人事档案归档材料的载体和记录材料是否符合档案保护要求。按照《干部人事档案材料收集归档规定》，归档材料必须统一使用16开规格的办公用纸，字迹材料应是耐久或比较耐久的，不得使用圆珠笔、复写纸、红墨水、纯蓝墨水及铅笔书写，不采用喷墨打印件、传真件归档，应选用激光打印件或静电复印件归档，归档材料采用原件，一般不得使用复印件。对历史上形成的且已归档的有保存价值的材料，可在维持原貌下进行必要的裱糊或复制。

干部人事档案分为十大类，即：履历；自传；考核鉴定材料；学历学位、职称、职业资格、个人科研学术水平、培训材料；政审、三个时间认定；党、团组织材料；奖励；处分；工资待遇（转正定级、招聘、任免调动、退（离）休、、辞职、退职、出国（境）、党代会、人代会、政协、派、群团会议等形成的审批表、登记表）；其他材料。排列顺序为：干部（专业技术）职务变动表、目录、档案材料、备考表。而每类档案材料要根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料形成的时间排列顺序。一般情况下第一、二、三、四、七、九、十类适用于按时间排序，但特殊情况可特殊处理，如第四、九类中含有不同性质的材料，采取二级分类法排序，先将性质相同的材料集中后，再按时间顺序排列。而第五、六、八类适用于按材料内容和材料之间内在联系排序。分类是档案整理工作的重要一步，要做到认真鉴别，准确归类。

技术加工即对一些字迹材料不符合要求或纸张破损，以及纸张不规则或卷角、折皱等的档案材料，在保持其原貌状态下采用复印、扫描、拍摄、拆剪、补粘、折叠的方法进行复制、加工。在技术加工过程中不得损毁文字、照片，不得涂改、圈划、污损、撤换。

4.规范高校人事档案的日常管理工作

人事档案的日常管理是档案基础工作的环节之一。如档案的传递、接收、保管和保护、查借阅、档案检索等，要严格按照干部人事档案管理八项制度操作，实行依法管档，科学管理。

篇（8）

1. 组织部门：一般能按要求管理权限范围内的死亡干部档案，不定期地向同级国家综合档案馆移交，无档案销毁情况。组织部门能基本掌握死亡人员情况，目录齐全，编目编号规范，能提供电脑检索。但大多数没能按《干部档案工作条例》规定及时将死亡人员人事档案移交档案馆。另外，有的组织部门缺档案移交、登记台帐。

2. 劳动人事部门：我们选择了社会保险处、劳动就业处为调查样本，其死亡人员人事档案数量大，存在底子不清、收集不全、未及时归档等情况。无移交综合档案馆、无销毁情况。县级劳动人事部门普遍存在应该接收国有企业、国有改制企业、非国有企业的人事档案资料收集不齐全的问题，相当部分未能及时登记、分类、编目，没有做到有序排放和有效监管，存在“生者与死者档案混装”的情况。同时，多数县级劳动人事部门对死亡人员情况不够了解，对档案的数量、来龙去脉等底子不够清晰。

3. 机关、群团组织：死亡人员人事档案未统一归口管理，没有移交综合档案馆和销毁档案的情况。市级机关中，有的主管部门除本系统副处级以上干部人事档案组织部门统一管理外，系统及直属单位科级干部人事档案自行管理，其他人事档案则由直属单位自行管理，新录用人员人事档案则多由人才交流中心托管。县级机关中，除部分区、县机关、群团组织人事档案由组织部门统一保管外，大部分区、县机关、群团组织人事档案由组织部门和劳动人事部门管理，干部档案在同级组织部门，职工档案在同级劳动人事部门，流向与归属情况各不一样，管理存在漏洞，甚至出现“无头档案”的现象。

4. 国有企事业单位：除了由党委政府任免的干部档案由组织部门保管外，一般职工人事档案或自行保管，或部分由主管部门保管，或由人才交流中心托管，无移交综合档案馆情况，无销毁情况。

5. 国有改制企业：移交情况不一，管理情况各异，没有销毁情况。有的行业主管部门管理改制前相关人事档案，因无人申报而对死亡人员情况不知晓，对死亡人员数量、情况无法统计，登记、管理不到位一直未移交。有的企业保存改制前的人事档案，清理与整理不到位，登记和分类不及时，部分没有保存死亡人员人事档案，改制期间调离、解聘、退休人员其档案随人走。也有的企业改制前的人事档案包括死亡人员人事档案在改制期间已移交劳动人事部门，而改制后没有建立人事档案，或将招聘人员档案打捆保管，没进行装袋、整理，数据不清楚。

6. 非国有企业：部分企业自行保管人事档案，但多数没有保管死亡人员人事档案；部分企业委托专业机构托管人事档案。据查，非国有企业多数人事档案建立欠规范，欠完善，无统一标准，甚至少数没有建立人事档案。无移交综合档案馆情况，无销毁情况。此外，个别县由乡镇劳动保障站负责管理当地非国有企业人员人事档案。

7. 高校：由学生部自行保管学生档案，管理较规范，底子清楚。无移交情况，无销毁情况，极少数死亡学生档案被死亡学生家属提走。

8. 人才交流中心：人才交流中心保管的主要是事业单位委托、企业委托、个人委托托管的人事档案，数量大，没有移交、销毁情况。因为很难掌握死亡人员信息，委托管理往往仅限于简单存放、保管，所以对于死亡人员人事档案的情况底子不清，无法准确统计，不少生者、死者人事档案未分开。

9. 社区、居委会：从选取的调查样本来看，很少建立和保存死亡人员人事档案，少数存有或建立了人事档案，但都不存在移交综合档案馆情况，无销毁情况。当辖区内有人员死亡情况时，一般是报送当地派出所，由派出所负责户籍薄（卡）上核销，并登记管理。个别社区试点保存县劳动人事部门移交过来的企业退休职工人事档案，但是否死亡情况不清楚。个别县由乡镇管理村委会、社区的人事档案，但这些人事档案普遍存在资料少、内容缺、不齐全、不规范的问题。

二、存在的主要问题及原因分析

1. 重视不够与认识不足，档案管理要素欠缺保障。调查显示基层单位普遍重视不够，认识不足，更多地是强调人少、钱少、事多等客观因素，投入人事档案工作的力度不够，而死亡人员人事档案工作更是被边缘化。拿被调查单位的档案员来说，档案员更换频繁，不懂业务的有之；档案员兼职过多，疲于应付的有之；档案员履责不力，责任心不强，认为“人死账亡”无关紧要的也有之。有的死亡人员人事档案被拆卸档案外壳，单独存放在类似杂屋的房间，没有任何保管保护措施；有的死亡人员人事档案被“束之高阁”置之不理，部分已有发黄、褪色、发霉、丢失等现象。

2. 政策体制与利益等因素，致使档案管理主体分散、各自为政、归属流向不一。一是体制改革、企业改制人为地形成了“人档分离”，此类人事档案的归属与流向已失范，容易出现“无头档案”乃至丢失现象。二是多头保管加之联系机制未建立，造成信息沟通不畅，死亡情况无人申报无人查实，死亡登记不及时，管理跟进不到位。尤其劳动人事部门“生者与死者档案混装”普遍存在。三是虽然改制有政策，但也存在因利益难以贯彻落实的情况。如有的企事业单位改制期间，存在改制单位缺乏移交托管经费没有按政策移交托管，后多由主管部门代管系统内改制单位职工人事档案。

3. 日常指导与监管缺位，档案业务水平参差不齐。部分组织、人事部门更多重视对在职、在世的人事档案建立、整理、审核等，而忽视了对死亡人员人事档案的指导、监督和检查。而档案行政部门由于上级没有政策和要求，平时很少介入其中。死亡人员人事档案工作的业务水平令人堪忧。一是档案资料收集不齐全。主要原因是档案资料移交和接收不及时。一般来说，如果对死亡人员人事档案不催不要，档案或材料就会长期滞留在单位或个人手里，不能及时归档，容易散失；二是日常管理不善。具体表现为档案装订、分类、编目、利用等不够规范，分开存放、流转登记、统计检查等工作不落实，管理粗放随意；三是整理质量不高。尤其是企业死亡人员档案整理标准不统一，内容不完整，建档欠规范；四是档案信息化程度低。由于缺乏相关意识，或是受客观因素制约，相关单位只把人事档案的目录、个人信息录入电脑，而检索、查阅仍采用手工操作。个别单位虽建立了人事档案信息库，但存在信息更新不及时的问题。

4. 现有制度少且约束有限，无章可循、无规可依的问题突出。在调查的9种类型单位中，仅组织部门有《干部档案工作条例》等依据。然而组织部门普遍没有按要求及时移交综合档案馆。据组织部门反映，难以落实的原因一是每年死亡的少，二是移交程序繁杂。有综合档案馆的同志认为组织部门档案难存放，或是不想管了才会考虑移交，并且移交的随意性大，手续难到位。现实中，各级、各行业经过调研形成人事档案管理制度的很少。调查对象中仅一家自行制订了制度，其中涉及死亡人员人事档案工作的只有“死亡人员档案，每年进行一次清理，重新编号，另行归档”一句。由于大多无章可循、无规可依，死亡人员人事档案管理往往流于形式，既无工作内容、目标任务，也无原则手续、操作流程，更无职责权限，责任追究，久而久之便形成了被动应付的局面，多满足于“用时记得起，闲时搁一边”的现状，这不仅使得工作无所适从，也使得档案面临安全隐患。

三、对死亡人员人事档案管理的建议

1. 高度重视提升认识。各级各类单位要以对党和人民负责、对历史负责的高度来重视死亡人员人事档案工作。一是要保证有专人负责。死亡人员人事档案工作是单位人事工作、档案工作的一项重要内容，具有很强的政治性、原则性、业务性，应明确专人负责，纳入单位工作总体规划。二是要切实将档案工作与其他日常工作同部署、同推进、同检查、同考核。在现行体制下，死亡人员人事档案工作多由政工、人事部门承担，其工作职责、任务要求等必须明确，并且有领导负责督促检查。三是要宣传学习相关法规和业务知识，提升人员的档案意识和整体认识水平，营造一个良好的、给力的人事档案工作氛围。同时鼓励、支持专业人员参与学习培训，通过“走出去、请进来”以及学习先进、学用结合等方式，了解相关工作的规律，掌握专业知识与技能，不断增强业务素质和专业水平。

2. 实施归口统一管理。将死亡人员人事档案全部归口至国家综合档案馆保管，成立“死亡人员人事档案管理中心”，对各类死亡人员的档案进行资源整合，集中管理，建立死亡人员人事档案数据库。单位档案室、专业档案馆、专业机构等管理的死亡人员人事档案可依法移交至综合档案馆“死亡人员人事档案管理中心”，实施归口统一管理，有利于防止政出多门、人为过失，有利于档案工作“三个体系”建设。此外，劳动人事部门管理的人事档案较多，死亡人员人事档案也会越来越多，档案管理责任重大，有必要成立行业直属并接受档案行政部门指导的专业档案馆，实行专人专管，专门管理。

篇（9）

1 依法治档，建立健全档案管理工作制度

构建完善的档案资料管控制度体系，保障档案资料管理工作依照流程化、正规化、科学化的轨道有序运行，这是搞好档案工作的关键。因此，首先要用制度去规范档案工作；其次要用制度去保证档案工作，高效完善的组织机构及运作机制是实施档案管理工作的基本保障。长期的档案资料管理工作过程提醒我们，在所有建档部门内部设立完整的档案管理室，设置档案管理工作的分管负责人、档案管理处主任及档案室工作人员，清晰划分各部门职责，且依照单位内部设置的具体机构组成状况配设备兼职型档案管理人员，由此组建出完整的档案资料管控网络化机制，其是完全满足现阶段档案管理部门工作现实需求的。

2 增强档案信息化管理的安全意识

当今网络讯息化技术使单位人事档案资料的管理工作走向了高品质、快节奏的发展道路，然而其亦给现实的档案资料管理过程造成了一些安全缺陷。现阶段，一些单位在开展档案资料讯息化管理工作中，其安全观念表现出极为的淡薄状态，往往出现档案讯息资料的遗失及暴露，并由此带来巨大的组织功能隐患。并且对电子型档案资料保管中实施的升格式版本的非兼容品质及不能辨认性，存放档案材料以及其承载软件的易受损等问题的轻视，时常可引发对珍贵档案讯息资源的伤害。在管理中，一定要对人事档案管理的相关政策进行认真的研究，在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上，正确运用好计算机的加密功能，对讯息参数库内储存的相关价值性数据依照运作权限范围实施规范化的内容分类及加密处理，须精细处置好讯息档案资料的保管和运用的关系，不但须消除只求稳定、不思创新的保守思想，还应防范随意变更、没有规则的马虎思想。

3 采用公文制发的方式

档案是由公文逐渐发展转化而来的。所以，公文制发的质量，就会对以后的档案的质量产生重要的影响。这就需要我们在公文制发的时候，应该认真遵从正规化及精准化的模式展开制发工作，进而大幅度提升档案资料管理品质，促使档案资料管理过程可以更加精准化及正规化。第一，需真正实现档案材料所用的纸张及格式的完整匹配，也就是说要使纸张和质量相一致，而且其格式必须统一，完美遵照国家的统一控制基准。第二，须审查在编制公文的过程中是否满足正规的操作程序，公文材料的样式及其内容是否属实。第三，须确保编制公文材料的字迹规范清晰，使用规定的文种。这样，才能够使日后的档案资料管控过程能够真正实现规范化和标准化。

4 实施“以我为主”的立卷归档原则即为推进档案工作标准化、规范化的关键环节

其总体任务是达到检索运用简洁化、案卷规整化以及应用价值的最高化的档案保管目标。使用“以我为主”的立卷归档原则，全宗的完整性要注意有效地维护。为使档案完整，在归档工作中把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，既要注意归档文件防止散失，同时又要分清主次，掌握重点。

5 提高人事档案管理人员的综合素质

篇（10）

除教职工档案、学生个人档案之外的所有档案都集中统一保管在档案馆，如北京大学、南京大学、浙江大学、吉林大学、山东大学、上海交通大学、太原理工大学、山西医科大学、中北大学等；

除学生个人档案之外的所有档案都集中统一保管在档案馆，如山西财经大学，

除教职工档案之外的所有档案都集中统一保管在档案馆，如太原师范学院；

含教职工档案、学生个人档案在内的所有档案都集中统一保管在档案馆，如清华大学、四川大学、武汉大学、重庆大学、东南大学、西南交通大学、上海师范大学、北京师范大学、陕西师范大学、华中师范大学、山西大学、山西农业大学、太原科技大学等。

鉴于目前高校人事类档案归属的不明确性，各高校要根据自身特点，一切从实际出发，通盘考虑，无论是从档案馆的面积还是与人事类档案目前的归属单位的协调、档案馆的长远规划都要充分考虑，要考虑清楚人事类档案归档案馆管理是不是可行，可行度有多大?千万不能盲目地不考虑实际，一味地要求人事类档案归档案馆管理，结果因为没有与相关部门达成共识，只是存在档案库房放在一起，人员归属又各不相同。这样，不但没有统归到档案馆，反而又产生出了一系列新问题，给查阅利用档案者造成概念上的混乱。档案馆经常来一些要转学生个人档案的或者要移交个人档案的，档案工作人员只好解释、说明，说我们不是一个单位的，这给前来办事的人员和档案馆都造成了一些不必要的麻烦。

人事类档案划归档案馆管理的前提

笔者认为，在符合成立档案馆的条件下，高校决定成立档案馆之前就应该统筹兼顾，长远规划，考虑人事类档案是否要归档案馆统一管理，如果要划归档案馆管理，就必须从档案库房、档案办公用房、档案馆人员编制、档案馆工作人员的分工及岗位职责等方面全方位进行调整。而且划归工作必须做好做细，要让原先人事类档案管理部门心悦诚服，积极配合人事类档案安全、顺利、及时地移交给档案馆，同时档案管理部门也要紧跟形势，改变工作思路，积极迎接挑战，尽陕适应学校对档案工作的新要求。已经成立了档案馆，但人事类档案还未归属档案馆管理的高校，一定要审时度势，搞好调研，充分做好前期准备工作，不能急于求成，尽量避免各种矛盾的产生，维护好学校各项工作的顺利开展。在做出人事类档案归档案馆管理的决定之前，应该从以下方面进行调研：

1　划归的必要性

21世纪是一个高度信息化的社会，信息技术日新月异，各行各业都与信息技术息息相关，高等教育也不例外。随着高等教育改革的不断深入，高校也已把发展信息技术、实现电子校务作为面向现代化教育发展的重要战略，各高校的信息化建设正在全面展开。随着学校信息化建设的不断开展，档案馆高校信息化建设也越来越引起人们的重视。只有新型的档案管理模式才能适应整个学校的改革发展，这就需要我们不断从发展和需求中寻找创新源泉，使高校档案工作不断获取新的发展动力，创造新的业绩。高等学校档案信息资源相当丰富，如果将人事类档案纳入高校档案综合管理机制，对提高人事类档案的现代化管理水平和人才信息的利用率将有极大的必要性和可行性。档案馆把各门类档案集中统一管理，在人、财、物等方面学校可以通盘考虑，统筹安排，合理使用。这样能够避免投资力量分散、信息不畅、低水平重复建设的局面，有利于节约经费、人员及库房和设备，学校可以集中人力、财力、物力来面对信息技术的挑战，加速档案管理工作的现代化、标准化、科学化，真正实现高校档案馆网络化，大力进行网络资源建设，全面实现档案资源共享，为学校及社会提供丰富的档案信息资源和高效、快速、准确的服务，使档案馆的服务走向全方位现代化，最大限度地满足学校和社会的需求。

2　划归条件是否成熟

人常说：万事俱备，只欠东风。如果合并的条件都具备好了，合并也只是时间的问题。首先面临的大问题就是是否有足够的档案库房和办公用房，这是制约学校档案集中统一管理的重要因素。如果档案库房和办公用房分散，人员东一块，西一块，怎么能称其为真正意义上的集中统一管理呢?所以具备一个真正意义上的档案馆是档案集中统一管理的首要条件。

其次，是否协调好与分管人事类档案部门的关系。以山西师范大学为例，学校教职工档案归人事处管理，人事处管理肯定有其管理的说法：人事处主要是做人事工作，如教职工的调动、调资、升职、聘任、退休等随时变动，人事处使用档案频率较高，如果归人事处管理，自己用起来方便。学校学生个人档案归学生处管理，学生处管理的好处是：由于学生处对评优、评奖学金等有决定权，学生处的发号施令各学院都不能不执行，所以学生个人档案收集起来相对容易得多。所以，在决定人事类档案归档案馆管理之前，必须协调好各部门之间的关系，做到关系协调，移交到位，配合融洽，互相支持，共同为学校的改革发展发挥力量。

再次，档案馆要做好充分的前期准备工作，包括档案馆的近期发展目标和长远发展规划、档案信息化建设的投入、档案库房的分配、人力资源的搭配、规章制度的建立、内部管理体制的运行、与各有关部门的协调工作等。

最后，要充分做好合并后管理人事类档案工作者的思想工作。档案馆长期以来一直是清水衙门，无权无势，很少有人问津，甚至于有人还不知道有这个部门，在学校的工作中也是用着时重要，不用时想不起，处于无足轻重的地位。因此，在人们的思维中总是有这样一个定式：高学历、有本事、有才能的人是一定不会去档案馆的，即使去了，别人也会说那么高的学历、那么年轻，怎么会去档案馆呢?实在是可惜了!由此可以看出档案馆在学校的地位、在人们心目中的地位。难怪人事类档案管理者对这些档案归属档案馆，或多或少有些想法和抵触。对此，学校必须做好合并人员的思想工作，妥善安排好他们的工作，使他们尽快从脱离原单位的失落感中解脱出来，尽可能避免消极因素的产生，保证合并人员很快调整好心态，尽快适应新的工作环境，全身心投入到档案工作中去。

做好人事类档案归入档案馆管理的几点想法

1　必须根据学校情况，从科学发展的角度，认真分析研究，提出可行性报告，经过集体研究讨论，达成共识后方可施行。

2　一旦确定人事类档案归档案馆统一管理，全校上下必须积极配合，共同支持，不能人为地设立障碍，阻挠新生事物的产生。