机关档案管理汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇机关档案管理范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

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二、目前机关单位档案管理工作中存在的不足

（一）机关档案管理工作缺乏一定的实施力度，并不能对其进行充分的利用。

当前的机关单位对这些档案的管理工作的作用以及意义基本上有了一个正确的认识，而领导也提出了员工要加强对档案工作管理。但是实际的情况却因为部门不同而存在一定的差异。很多的员工知识单纯的认识到档案管理这项工作的表面作用。认为档案的管理是为了即在单位的日常琐事、保管工具以及抄写记录。与此同时，对于已经建立的档案资料，其管理者与员工并不能对其进行充分的利用，这就使得档案出现了形式化的一些色彩，造成档案管理的价值也就不能得到很好的体现。如何才能加强激光档案的管理工作，不但是当前形势其发展的要求，同时也是我们档案管理工作者必须面对和解决的问题。本篇文章的笔者对机关档案管理这项工作进行了叙述，并指出机关的档案管理的工作中存在的一些问题，并在此基础上提出了相对应的解决措施，进而强化其档案管理服务性工作能够高效的开展。

(二)档案管理人员的素质普遍较低。

档案管理的工作只是作为机关单位中日常工作的一部分，因此在人员的配置方面是缺乏一个专业的档案管来人员。几乎所有的档案管理的工作人员他们在专业技能和素养这两方面都有很大的不足，对于档案资料的搜集、分类与管理等等的工作是缺乏一个专业的知识与相应的工作热情。这就使得他们在档案的管理随意性相对来说大一些，会对档案的价值产生一定的负面影响。

三、如何有效的做好机关档案管理工作

（一）对现在的档案资料做进一步的深入与完善。

档案的管理人员在对档案进行收集与整理的过程中就应该对文件做一个明确的分类，并进行准确的编号。同时要队文件的资料做一个科学合理的分类与陈列，或者是可以依照不同的部门而对其进行分类。也可以依据不同的属性与作用而对档案进行分类。这样可以在一定程度上减少了其手写借阅信息而花费的时间，同时还能够避免了因为借阅资料的损坏或者是丢失的情况。不但能够提高服务的质量，而且还能够提升档案的工作人员的一些专业技能。

（二）引进和充分的利用信息化的技术管理与档案保存，保证档案能够通过网络而进行一个在线的服务与信息资源的共享。

首先将纸质版的档案原件做一个扫面，将这些档案能够以电子图片的形式对其做二次的保存、管理与使用。通过此种方法，不但可以对档案进行了备份，而且还能够避免其纸质版的档案在保存的过程中因为天灾或者是人为的事物而造成的文件丢失、损坏或者是被污染。除此之外，还能够避免因为过多的借阅以及使用的过程中出现的档案的损坏等等的一些现象。进行电子档案的保存不但可以保护了一些贵重档案的源文件，与此同时也可以为企业减少了一些没必要的损失。其次，机关可以开展一个在线服务的系统。档案的工作人员完全可以通过电脑将一些费隐私的、重要性不是很强的档案的电子信息，通过使用关键词或者是其他的一些搜索的条件，将电子的档案做一个科学的分类。也可以将档案的资料做归类，，或者是直接将一些信息资料依照部门、属性以及作用等进行分类。这样可以在需要一些相关的资料做查找的时候，工作人员能够及时有效的从大量的档案资源中迅速的查找到正确的信息。工作人员再对档案的资源进行归类与整理之后，完全可以借助网络的连接，而实现电脑上资源的共享。同时需要对档案做实时的更新和维护，员工们可以通过自己的计算机而查找所需要的信息与资料，这样就能够减少了借阅资料而需要的时间，提高了查找资料与办理手续的效率。

(三）机关领导要加强对档案管理工作人员的执行与监督

一般情况下，员工在工作中的重点与方向几乎都是以另外的指示与态度来作为风向标的，领导除了要加强对档案管理这项工作的关注与投入，更重要的是要做好对员工的监督与执行的工作，真正的将其进行贯彻与落实，而不是一句口号而已。提高报关信息设备的安全可靠性。企业和事业单位的信息部一定要完善处理，保管信息的设备，提高信息管理工作需要的硬件以及软件设备的水平。高水平的硬件，软件设备不仅能够提高信息利用的效率，同时还能够提高对信息的保护层级，防治外来黑客对信息进行窃取。

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她服从组织，顾全大局，热爱集体，团结同志，自觉遵守一切规章制度，热爱本职工作。能认真履行岗位职责，按照档案管理要求做到了规范管理、优质服务，圆满地完成了自己的本职工作。在工作中能虚心学习，不断探索适合本单位实际的档案管理的特点和规律，并使档案管理向现代化管理迈近了一步。作为单位的兼职保密人员，她自觉遵守有关的保密规定，严守国家秘密，严格按保密法规办事，从无泄密事件发生，受到局领导的充分肯定。

档案管理工作是一项严肃的政治工作，它要求档案管理员必须有较高的政治思想素质。该同志从事档案工作以来，能积极参加政治学习，坚决拥护党的领导和社会主义制度，自觉抵制资产阶级自由化和一切腐朽思想的侵袭，积极投身改革开放。有较强的工作责任感和工作热情，敢于吃苦，乐于服务，能自觉遵守《保密法》和《保密工作守则》，严格按工作程序和工作守则工作。几年来，因该同志的认真工作，我局没有出现文件丢失和泄密事件，受到了领导和上级有关组织的好评，去年她所工作的档案室被湖北省委评为全省先进。

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近几年，为了顺应时展的需求，在实际档案管理过程中，实现新型管理机制，能在顺应时展新趋势的同时，强化档案信息的共享和整合，确保档案管理信息化建设结构和管理路径的贴合。

一、机关档案管理信息化建设的时代意义

1.机关档案管理信息化是时展的产物

传统档案管理方式多集中在手工操作方式上，不仅工作效率不高，而且也无法及时满足档案管理人员的需求，也就导致档案管理结构和效果出现了严重的滞后，档案缺少了时效性的发挥机制，导致整体机关档案管理工作出现严重滞后。因此，利用档案管理信息化路径是在提高档案管理效率的同时，顺应时展的必然趋势。

2.机关档案管理信息化是高效工作的前提

在手工档案管理过程中，资料的收集和整理都需要进行人工操作，其中在，整编档案信息、存档档案信息以及管理档案信息都得利用较为传统的检索、查找、归档，工作模式虽然细化，但是费时费力，且整体操作效率并不高，特别是档案的开发利用效率也较低，因此，利用信息化管理机制，借助信息库，能强化档案管理局域网内的共享和优化利用，并且真正实现自动化、实时化以及网络化特质，强化利用效率的同时，提高档案管理信息化的时代水准。

3.机关档案管理信息化是档案管理的路径

对于机关单位来说，要留存的档案都具有一定的保留价值，有的原始资料非常珍贵，甚至在信息处理过程中是无法复制的，因此，档案管理工作也是对信息内容的有效保护，传统档案查阅方式会严重影响档案的保存，主要是由于使用人员会在查阅信息的过程中翻阅甚至是拆装，这也是纸质文件不易保管的最重要因素。因此，利用电子档案管理的时代优势非常明显，在信息录入之后，保证档案信息管理的使用价值和时效性，真正实现了机关档案留存的意义。

二、机关档案管理信息化建设的关键点

1.管理灵活度

在机关单位进行档案管理的过程中，要实现信息化管理项目的升级，就要强化信息建设的灵活度，确保机关管理过程能实现职责和权益的双向规范，确保动态化信息收集过程和静态化信息管理过程的有效融合，真正提高整体运行参数和标准化运行结构，真正体现管理人员的工作灵活性。

2.保密管理机制

在机关档案管理信息化建设过程中，优化处理信息结构和信息质量具有非常关键的作用。第一，要积极建立有效的信息库管理，提升档案信息管控区域的安保等级，执行严格的人员进出制度。第二，强化相关管理人员的保密认知，在提升管理人员素质的同时，确保保密工作的时效性，并对档案的保密期限进行有效的记录，确保档案管理信息化建设的时效性得到有效升级。

三、机关档案管理信息化建设的具体措施

1.提升机关档案管理信息化的管控制度

要想提高机关档案管理信息化的实效价值，既要保证战略部署顺应时代要求，也要提高档案信息化管理的项目规划，确保实地调查和研究分析符合信息发展的运行规划，并且，管理人员要针对具体问题建立对应的档案管理网络平台，升级档案信息化管理的规模，侧重于档案管理管控机制的衍生性，建筑管控制度实现整体管理框架的可持续发展。

2.加大机关档案管理信息化的资金投入

要想实现机关档案的信息化管理，不仅要提升硬件配套设施的质量，也要优化软件系统的技术力度，确保基础设施建设工作顺利推进，也要强化资金投入，实现基础设施建设。另外，管理单位也要加大资金在网络维护方面，确保资金投入和经费管理的规范化运行，真正提升网络信息机制的维护措施，确保整个信息化管理系统的完整健全，一定程度上保证档案信息管理项目安全运行。

3.优化机关档案管理信息化的信息整合

信息整合的最直观措施就是建立完整的数据库，一方面，要有效的转变传统的纸质化信息收集系统，确保电子化管控机制的优化运行，利用信息整合机制优化处理数据库信息，提升数据存储价值；另一方面是优化升级数据库内容的更新，确保信息分析整理的有效运行，建立健全信息资源的数字化建模机制，真正从资源分享的角度收集和整合档案信息。

4.提高机关档案管理信息化管控人员素质

在机关档案管理信息化运行过程中，最基本的要素就是人员的素质，只有保证工作人员具备一定的综合素质，才能顺利推进相应管理计划的操作。机关单位要定期组织专业化培训和讲座，确保管理人员在优化专业知识的同时，熟练掌握计算机知识，提升专业素质和职业责任感，秉持创新精神积极工作。

四、结束语

总而言之，在机关单位推进档案信息化管理项目的过程中，不仅要优化执行人员的素质，也要升级档案信息化管理的管控机制，只有这样才能够进一步确保档案信息化管理措施发挥最大的实用价值。

参考文献：

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随着信息技术的发展，互联网在各方面的应用日益广泛，在多个领域均是采用互联网之间的关联进行信息的传输和管理，尤其是在档案管理方面，互联网的出现使得档案管理变得更加便捷。当前我国机关档案管理机构主要以机关档案室为主，机关档案室是管理基层档案最普遍的形式，机关档案室是收集管理档案的机构。该机构具有将档案材料积累，将重要的，具有长远保存价值的档案移交给国家档案机构的作用。我国机关档案建设的组织形式主要有在机关内部设立档案室，该机关档案主要是负责管理档案和保管档案的职能。再就是机关内只建立档案库房，不设立专门的档案行政管理部门，这是机关档案库房式的基本管理模式，目前我国机关档案管理由纸质版逐渐实现电子版转化，电子档案管理主要依赖于网络资源共享。电子档案具有可共享性，复制性，传输性等特点，能够从一定程度上弥补纸质档案的缺点。当然，数字化管理档案具有易丢失、易更改而且容易被黑客盗取有价值的信息而泄露信息，所以电子档案的一定缺点这就会让我们的机关档案的重要信息受到一定的威胁。那么如何加强机关档案数字化管理成为机关档案部门管理工作的一大挑战，这就需要在数字化档案的数据分析和数据存储方面来加强风险防范。

一、机关档案数字化管理的重要性

机关档案一般是指具有原始性和法律性效用的档案材料，主要是国家机关、企事业单位等在工作活动中所形成的文件资料以及人事档案等档案信息。机关档案理部门是保存和办理机关档案的重要部门机构，这是从事档案管理人员的基本工作。机关档案管理工作是与机关单位利益以及工作人员个人利益具有紧密联系的，既需要承担档案管理工作，同时还需要确保档案管理质量。实行分级、分专业管理国家档案的工作原则，能够对国家档案开展分专业分层管理，这种专业机关档案室是基于该原则构建的，能够从一定程度上利于在专业系统内实现档案流转，确保档案的完整性，安全性，也利于实现规范化档案管理。

二、目前机关单位档案管理的新模式——联合档案室

纸质版档案主要是印刷在纸张上，只是把档案占据上的空间，在查阅过程中难度大，很难实现转移，同时很容易受到水、火、虫等影响，容易出现档案丢失的问题，但相对来看纸质档案保存时间长，会受到空间距离产生的不利影响，进行大量档案移交时通常会花费大量的人力、物力以确保档案无损转移，相比纸质版档案来说电子档案成本较低，所占的空间更小，也更利于环保。电子版档案与纸质版档案的差异性有许多不同，一是电子版档案与纸质版档案存储信息的介质不同，电子档案可储存在计算机相应路径中，包括硬盘光盘，U盘等，通常计算机储存量大，可容纳大量文件信息，据统计一个光盘可容纳约7万页纸质版内容。但由于电子版信息依赖于网络建设，部分内容会由于长时间储存而出现的流失二是相比纸质版来说，电子档案移交方式存在差异，在管理档案时很难避免不同部门出现档案转移翻阅的问题，而相比纸质版档来说，电子档案在移交和递送过程中流程较为简单，比如对一些保密档案来说可通过光盘介质复制，移交，无需保密档案可直接通过互联网传输且档案传输速度较快，无需花费大量人力、物力去移交。三是查阅档电子档案的检索方式与纸质版权的差异，纸质版档案整理归档后在查阅过程中只能依靠人为开展翻阅，这个过程会花费大量的人力、物力，尤其对于一些保存年代较久的档案查阅难度较大，而电子档案通常储存于相应的计算机路径中，只需要检索关键词便可以准确查阅，可以节约人力、时间。

三、机关档案管理存在的问题

（一）电子档案保存存在的问题。机关档案室是机关重要的内部组织之一，是由机关内部资源进行经费分配的，由于不同机关其职权不同，因此在财力支配方面也会存在差异，机关电子档案主要储存于计算机相应路径中，包括硬盘，光盘，U盘等，这些硬盘保存期为5年左右，相比一些纸质版档案来说保存时间显著缩短，同时电子储存原件使用周期较短，制造材料稳定性差，很容易受到火、水的损害。其次，在读取和使用电子档案时需要依靠计算机软件，互联网，通常储存计算机无法使用时，也无法正常读取电子档案信息。（二）机关电子档案可能存在的安全性问题。电子档案成本相对较低其所占空间小，能够从一定程度上利于环保，进而实现广泛应用，但由于其具有较强的便捷性，因此也存在较大安全漏洞，从一定程度上来看，电子档案具有双面性，在安全性方面会受到网络病毒感染，病毒感染是电子档案损坏中常见问题，由于电脑病毒感染会连带损坏储存于计算机中的文档，其次在受到计算机网络攻击时这对于机关档案来说是比较严重的，由于黑客对于一些重要文件具有较大的攻击性，导致部分重要机密档案信息泄露、损坏，给当事人带来严重的经济损失，由于机关电子档案具有一定的独特性，因此档案部门在管理过程中既考虑其便捷性，同时还需要考虑面临的挑战。

四、机关档案管理新模式——数字化管理措施

（一）妥善保存储存器。由于对于计算机档案储存原件来说很容易受到外界环境，包括温度、湿度影响，因此在保存时需要选择合适环境，防止受到磁场、尘土、强光照射或剧烈震动，同时还需要注意介质保存期，定期需要对储存价值进行检查，对于达到使用期限的介质需要及时更换，由于电子导航很容易丢失，因此需要定期进行重要档案备份，可以在不同储存器或者计算机完成信息备份。（二）提高机关档案管理员工作的能力和创新性。由纸质版到电子档案的变化也从一定程度上标志着档案管理发展，对于从事相关工作的管理人员提出了更高的管理创新要求，培养管理人员的创新意识，倡导管理工作内容和工作方式的创新性，为提高档案专业人员信息化工作的能力，进一步在岗位职责中规范电子文件归档与电子档案管理的相关工作，档案管理部门需要定期对从事档案管理的工作人员进行制度技术培训，而工作人员还需要积极配合参与档案管理部门举办的相关业务培训学习，提高自身的管理能力，适应新时代的管理者，更好地服务本单位。当然在基于创新意识下，需要按照档案管理程序有序开展档案的管理归档、保存，进而能够避免由于人为因素导致出现档案遗漏问题，确保档案的完整性，安全性。（三）建立机关电子档案的目录数据库。因为机关内各种人事档案不仅数目多类型也多，完善的数字化目录数据库可以把众多档案信息存储到云盘端，这有利于经过网络传输给客户，既方便了客户根据自己的需要进行目录检索查询，也方便档案管理员的统计整理，完善数字化目录数字库对建立机关档案非常重要。机关电子档案形成数字化的前提是完善机关电子档案的目录，因为建立电子档案目录可以方便从繁多的档案当中查询目标档案信息，详细具体的电子目录可以使数字化的检索功能更为条理化和规范化。

五、小结

总之，针对机构电子档案在管理过程中是与工作人员个人利益以及国家机关机密息息相关的，在日常开展机关档案管理时需要不断完善档案管理制度，能够从一定程度上促进机关档案管理模式实现可持续性健康发展。

参考文献：

[1]肖鹏,张栋.新时期档案管理工作的模式[J].中国档案,2015(8):50-51.

[2]张晓斌.机关事业单位数字化档案管理现状与优化对策[J].办公室业务,2016(6):132.

[3]卢秋蓉.机关事业单位数字化档案管理现状与优化对策[J].办公室业务,2017(8):167.

[4]王海娟.浅谈公司档案管理现状与实现档案管理数字化的要求[J].黑龙江史志,2013(17).

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作为单位的兼职保密人员，她自觉遵守有关的保密规定，严守国家秘密，严格按保密法规办事，从无泄密事件发生，受到局领导的充分肯定。

档案管理工作是一项严肃的政治工作，它要求档案管理员必须有较高的政治思想素质。该同志从事档案工作以来，能积极参加政治学习，坚决拥护党的领导和社会主义制度，自觉抵制资产阶级自由化和一切腐朽思想的侵袭，积极投身改革开放。有较强的工作责任感和工作热情，敢于吃苦，乐于服务，能自觉遵守《保密法》和《保密工作守则》，严格按工作程序和工作守则工作。几年来，因该同志的认真工作，我局没有出现文件丢失和泄密事件，受到了领导和上级有关组织的好评，去年她所工作的档案室被湖北省委评为全省先进。版权所有

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1 我国机关档案管理存在的问题

1.对档案管理的重视程度不够

这个问题基本上我国各个机关单位都存在，因为对档案管理工作重视程度不够，所以在日常的工作当中经常会忽视档案管理工作，导致很多档案都不按顺序和标准整理。

造成这一问题的很大一部分原因，是因为很多机关单位的领导和档案管理人员对档案管理工作内容的认识有误区，以为档案管理只是单纯的做好档案誊写以及档案保管等工作，所以对档案管理工作没有足够的重视。

2.档案管理力度不够、管理技术落后

很多负责档案管理工作的管理人员并不具备档案管理的专业素质，解决不了档案管理档案管理工作中的一些技术性的难题。也正因为这些档案管理人员的专业水平不足，难以及时学会新的管理方式，也无法对档案管理工作进行创新，导致经常在档案管理工作中出现档案管理无序、档案丢失等情况。

档案管理人员的管理水平不足，就很难根据档案管理的要求和规章制度做好档案的管理工作。再加上机关单位的领导和管理人员对这份工作不够重视，这在很大程度上降低了档案管理工作的效率。

3.落后的档案管理科室

档案管理是一项单独的工作，因此机关单位应该给档案管理工作建立单独的办公室，只有这样，才能提高档案管理工作的效率和质量。

但目前，我国很多机关单位因为办公室紧缺，所以档案管理一直没有建立单独的科室，这也是档案管理工作难以创新的原因。

4.档案移交管理工作不到位、手续不安全

由于机关领导对档案管理工作的不重视，所以招聘的档案管理人员多不是专职负责档案管理，因此，这些档案管理人员经常会被调换岗位、或者自行离职。而在岗位交接的时候，因为没有科学的交接程序，交接的手续制度不完善，所以在交接工作中经常出现有些应该检查的工作没有及时检查，应该清理的工作也没有及时清理。这就导致了很多档案管理职责权限不清不楚，难以有效进行下一步的管理工作。

5.对档案工作重要性宣传不到位

首先对于档案管理工作，机关单位不够重视，因此没有做好对档案管理工作重要性的宣传，所以经常会出现有些工作人员不会及时的上交需要上交的材料，而档案管理人员也没有做好补救工作。其次，受档案管理人员职业水平的限制，致使他们无法做好档案的及时更新和归档，且没有总结档案管理工作的经验。

2 如何健全机关档案管理工作

人事档案包含着一个人的经历、工资、职称等历史原始资料信息，它对每个人事业的发展非常的重要，一旦丢失就很难补办，即使补办了，之前的信息就会不复存在，势必会对个人造成很大的损失。

因此，做好机关单位的档案管理工作十分的重要，对机关单位档案管理工作创新模式的研究也非常有必要。

经过对以上问题的研究，做出了针对上述问题的解决方案，以及对如何创新档案管理工作做出了研究。

1.规范人事档案交接工作

档案管理是一项比较复杂的系统，需要管理人员有足够耐心和责任心才能做好的工作。这就要求档案管理人员在人员人事档案的交接中，严格的按照交接的标准程序进行交接。

首先，要对机关单位的遗存档案进行全面的清理，做好档案核对工作。其次，对于借出去的档案资料要及时的催还，并做好档案的借还记录工作，详细的登记档案借出的原因以及归还时间等情况。再次，把没有进行的整理的零散材料妥当放置，且要尽快对这些资料进行整理归档。

最后，在进行档案移交的时候，必须按照档案移交程序严格完成移交工作，对档案移交的时间、地点、移交人、移交人的资料进行标注详细，并要在确认数量准确以后，再在移交文件上签字确认，保证档案移交工作不出纰漏。

2.提高档案管理意识，规范档案管理程序

想要做好科学化的档案管理工作，机关单位的领导就要对档案工作做到足够的重视，且加强创新管理的意识。

首先，为档案管理工作建立专门的科室，引进先进的档案管理设备。近年来，我国的科学技术和计算机技术、互联网越来越发达，机关单位的档案管理也不断实现了电子信息化。我国的计算机技术不断的发展，因此在档案管理在实现信息化以后，更要不断的对档案管理的软件和设备进行更新，并建立更加健全和完善的电子化信息管理系统。

因为人事档案和每个人的工作有着非常密切的关系，因此，档案管理人员一定要增强自身的责任感和使命感。在进行档案管理工作的时候，要根据机关单位的实际情况，创造科学合理的工作程序。档案室所有档案的整理、借出、归还，都要按照工作程序进行。

3.提高档案管理人员的专业素质

目前我国很多机关单位都实现了电子化的档案管理，这对档案管理人员的专业水平就提出了更高的要求，需要管理人员具备较高的知识层次、先进的意识、足够的计算机水平，和学习新技术的能力。因为电子化的档案管理不同于一般的电脑操作，更需要管理人员具备信息处理的技术，只有这样，才能充分的利用机关单位引进的科学化的档案管理设备，更好的实现档案信息电子化。

4.完善档案管理制度

完善的档案管理制度更有助于档案管理工作的进行，建立完善的管理制度应该遵循以下几点：

1.制度必须科学合理，要从本单位的实际情况出发，以不违背个人利益为前提；

2.为了方便档案管理人员开展工作，在制定管理制度的时候一定要简单明了，方便实效；

3.制度要对档案管理人员和机关单位的领导同时起到约束的作用。

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在互联网的影响下，机关档案管理较之以往出现了新形势，呈现出新变化。只有认清这些新形势，才能更好适应网络化的新发展。

1、档案资源的海量化与档案收集的精细化

网络化为机关材料的撰写、传输提供了巨大的便利，也带来了档案资源的海量化。过去的档案大多数为手写而成，费时费力，有条件的单位采取印刷方式，但是毕竟数量较少。网络化与电子信息化共同作用，加上电子资源的强复制性与易操作性，让电子资料能够在较短的时间里成批量生产，档案资源也就比以往多了许多。另一方面，过去的档案存储多以人工方式，设立档案室与档案柜，进行档案编号，制作相应表格等，而网络化为电子档案提供了海量的存储空间，一块普通大小的硬盘就可以存储一个机关单位一年或者数年的电子文本资源，档案资源的海量化就更为显著。

档案资源的海量化，又需要档案收集比以往更加精细化。原先的档案收集主要是人工收集纸质材料，需要注意防火、防尘、防潮、防盗等，而网络环境下，首先要注意的就是存储档案资源的计算机、硬盘、网盘等不能发生损坏，否则所有电子档案都可能遭到破坏。同时，电子档案的编号也更为精细，它与传统的档案编号方式不尽相同，带有更多的电子信息化特征。

2、档案管理的电子标准化与档案内容的可操作化

在原先的纸质档案管理时期，档案管理虽然有着国家统一的管理标准，但是具体到实际工作中，不同的机关单位有着不同的细节管理标准。同时，机关单位常见的档案交流使用，也可能会因为上下级或者同级单位之间的标准不统一而产生不必要的麻烦。在网络环境下，由于档案交流使用更为频繁，加上档案管理的系统、软件等大同小异，软件之间的兼容性也有所增强，这就带来了档案管理更为电子标准化，在相对统一的标准下进行档案管理，无疑能够显著提升档案管理的效率。

另外，档案内容的可操作化也得到显著增强。原先的纸质档案如果出现差错或者内容不一致，需要档案管理者或者档案所有者进行重新编写档案。但是在网络环境下，档案管理者不仅可以及时对档案内容进行修改，更可以远程对档案进行编写、存储、修改等操作。另外，原先的档案查询较为复杂，需要根据对应编号、类型等进行搜索，但是在网络环境下，除了根据编号、类型等，还可以根据关键字直接搜索，工作效率大大增强。

2 网络环境下机关档案管理的新问题

新的环境产生新的特点，却也产生了新的问题，需要机关档案管理的工作人员和档案管理的研究者多加思考。

1、档案管理的工作人员在网络环境下业务不熟练

从各机关单位的实际情况来看，档案管理属于相对边缘的工作内容，许多机关单位在安排档案管理工作人员时，容易出现只重视重点业务部门，将水平较高、能力较强的人员配备至这些部门，而将其他人员安排在档案管理部门的情况。如果是安排年轻人去进行管理，可能对网络熟悉些，但是?Φ蛋腹芾硪滴窬?验不足；如果安排年长者去进行管理，虽然档案管理有经验，但可能对于网络操作不了解、不熟悉。无论是哪种情况，都会造成对于网络环境下的档案管理业务不熟练。尤其是在档案管理上需要使用一些较为专业的软件时，业务不熟练更会造成档案管理的混乱、出错等，影响管理效果。

2、网络环境下的档案管理安全保障不足

许多档案管理人员对于纸质档案的安全管理上有一定经验，但是对于网络环境下的档案管理安全认识不足，执行不到位。比如网络档案资源不及时备份，电脑操作不注意安全防范等。除此之外，还有最重要的档案权限管理不明。网络环境下电子档案的强操作性带来了操作的便利，却也为误操作、恶意操作提供了可乘之机。如果不做好权限管理，就有可能在进行操作过程中出现非本人或者管理者的越权操作，对档案的准确性和安全性有较大的影响。

3 网络环境下机关档案管理的新提升

网络化是机关档案管理发展的必然趋势。当前，已经有许多机关在档案管理上迈向了网络化，也很好的开展了一些工作。但是依然要针对不足之处努力提升，以更好的适应时展。

1、提升机关档案管理人员的业务能力

工作的核心在于人，工作提升的关键在于人才。档案管理工作要想在网络环境下取得新提升，首先应该在人上下功夫。第一，机关单位要提升对于档案管理的认识。要把档案管理作为机关重要工作来看待，应该配备相应的专业人才，最好是档案管理专业的相关人才。即便一时可能配备不齐，也必须配备素质较高、能学肯干的人才。第二，档案管理人员要保证自己的心态。有的人员认为档案管理工作是个清闲任务，或者认为是边缘任务，对档案管理工作不上心、不负责，这都是不可取的。第三，要加强对于档案管理人员的培训与提高。档案管理人员要通过学习和实践积极提升电子信息化能力和网络运用能力，机关单位也要积极创造机会，让档案管理人员能够学到最新的档案管理专业技能和网络专业技能。可以在本单位进行搞“传帮带”或者远程授课的学习，也可以让管理人员“走出去”，去学习好的经验和做法。只有档案管理人员的水平提高了，网络环境下的机关档案管理才能提升。

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中图分类号：F27

文献标识码：A

doi：10.19311/ki.1672-3198.2016.29.043

1 政协机关档案管理工作的意义与内容

1.1 政协机关档案管理工作的意义

政协机关的档案是政协部门在日常的工作中直接形成的且具有较高保存价值的一种记录，这种记录包含了书面、音像、实物等多种形式，其不仅是政协机关工作的一种体现和载体，更是未来工作的依据所，是政协机关内重要的组成部分，对提高政协机关工作的质量和效率有着重要的意义。同时，在政协机关的档案中，还包含了政协部门在反映人民政协问题、参政议政和民主监督等方面的重要贡献，因此，无论是从发展的角度、社会的角度还是从历史的角度来看，政协机关档案管理工作都有着非常重要的意义。

1.2 政协机关档案管理工作的内容

根据载体的不同，政协机关的档案可以分为技术档案、会计档案、文书档案、电子档案、专业档案、声像档案等多种内容。

（1）文书档案。文书档案是政协机关档案中最多的种类，文书档案是由各种文件材料所形成的，分为了书面材料和电子材料，主要包括日常的会议内容、会议材料、会议记录、各个机构工作的文档、证明等；机关制定的工作条例、工作制度等；提案的内容及答复情况、砸专题的调研、汇报、工作总结；机关的人事资料；汇报资料；文件资料等等多种内容。

（2）声像档案。主要包括历任及现任领导在任职时的照片、会议录音、录像；上级领导视察的录像、讲话录音；专题调研时的录像；重大事件的照片、录像等等以及其他具有保存价值的声像档案。

（3）基建档案。各种工程准备的阶段文件、监督文件、施工文件、兖州文件等。

（4）实物档案。各种礼品、荣誉品等实物。

（5）电子档案。文字档案所生成的数字化全文，档案管理软件；照片档案等等电子文件。

2 当前政协机关档案管理工作的特点

2.1 档案数据更多更广

随着科技时代的来临，信息的传递方式发生了根本的变化，同时，随着政协机关工作职能的增加，使得政协机关的档案数据数量越来越多，并且内容越来越广。

在数量上，随着大数据时代的来临，政协机关档案的数量快速增长，结合全国范围的数据来看，2015年，根据不完全统计，全国政协机关内的档案数量已经超过了5亿卷，预测显示，到2020年，全国政协机关内的档案数量将会超过7亿，如此庞大的数量就直接的增添了政协机关档案管理工作的难度。

在内容上，上文中提到，政协机关的档案主要包括了文书档案、声像档案、基建档案、实物档案和电子档案等，在传统，文书档案是最多的档案种类，但是随着时代的发展，电子档案的数量不断增多，电子档案凭借其特殊的功能，就使得政协机关的档案内容不更加丰富，并且呈现出载体各异、特征多样、结构差异较大的档案类别，这些档案共同的组成了政协机关内庞大的档案群体。

2.2 档案的保管技术更加严格

在政协机关的档案管理中，安全是一项非常重要的内容，因为这关系到了国家和人民群众的切身利益，在当前社会局势变化飞快的背景下，政协机关的档案保管技术更加严格。

在从保管条件上看，传统纸质档案较多的政协档案的管理工作较为简单，档案室内做到“八防”就可以保证档案的安全，但是在信息时代下，信息技术带来巨大资源的同时，也为政协机关的档案管理工作带来了诸多的影响。例如，很多档案保存的载体都有着特殊的保存方式限制，这就需要严格的保管技术来分门别类的保管不同的档案，如：光盘档案要防止磨损、音像档案要防止磁场等等。

同时，还需要保证信息的安全。防止档案的丢失或隐私泄露，例如，档案保存在电脑中，由于电脑系统的崩溃、电脑硬盘损坏等都有可能导致档案信息的丢失；不法分子利用黑客技术盗取档案，企图损害国家和人民的利益等，这些也都迫切的要求档案的保管技术要更加的严格。

2.3 对档案管理的人员要求更加专业

结合政协机关档案管理工作的意义和特征，现代政协机关的档案管理工作对档案管理人员的要求更加专业，这里不仅仅需要政协机关的档案管理人员具有坚定的政治素质和良好的工作作风，还需要具备一定的统计能力、整理能力、组织能力、写作能力、协调能力等。要精通档案管理的各项工作重点及要点，掌握档案管理的相关工作能力。同时，结合现代化的特点，档案管理工作人员还需要具有必要的计算机操作能力、大数据查阅及整理能力等等。

3 政协机关档案管理工作的要点

3.1 科学整合档案数据资源

上文中提到，在现代的背景下，政协机关的档案具有数量多、内容广的特征，因此，需要结合这一特点，科学的整合档案数据资源。

3.1.1 政协机关的档案部门要创新资源的采集方式

目前已经处在了大数据的时代，无论是现实社会中还是网络上的档案资源都非常的丰富，但是其中形色各异，因此，政协机关在进行档案管理的工作中，首先要创新资源的采集方式，剔除垃圾信息，改变传统被动收集档案资源的方式，对具有保存价值的资源要“主动出击”，制定档案管理的计划，结合具体的计划分步骤的对档案进行管理，进而增强政协机关档案管理工作的有序性。

3.1.2 科学的整合档案资源

具体来看，政协机关档案的内容更多，这就需要政协机关的档案管理部门可以结合具体的情况来进行资源的整合。我认为：首先，可以通过正常的渠道来对档案进行定期的整理；其次，可以与政协机关内的所有部门取得联系，发挥所有人的作用，在部门日常的会议中注意档案的收集，最终统一建档管理；最后，政协机关的档案管理人员日常要注意与各个职能部门及时沟通，及时的了解档案信息，最大程度上的保证档案管理工作的完整性。

3.2 创新档案的保管技术

档案的安全性是档案管理工作的要点，结合政协机关当前管理工作的特征，笔者认为，在政协机关的档案管理工作中，要创新当前的档案管理技术。

首先是物理技术。物理技术是档案安全的基础性保证。政协机关的档案管理人员要定期学习档案保管的注意事项，将档案远离易燃、易爆的地点。同时，需要建立起科学的档案管理处，管理处内设有监控、灭火装置、自动报警装置、温湿度自动控制装置等，最大程度上的保证政协机关档案的安全。

其次，技术防御。政协机关在进行档案管理的过程中，要做好档案信息安全的防护工作，从源头上把关，检查每个储存程序、计算机设备的安全性，聘请专业人员制作防火墙，设定安全等级，加快数字化档案的工作，确保档案的安全。

3.3 提高管理人员素质

第一，培养政治素养。让政协机关档案的管理人员能够充分的意识到政协机关档案管理工作的重要性，培养其坚定的政治信仰和良好的职业素养。

第二，培训管理技术。定期对政协机关的档案管理人员进行培训，培训的内容主要包括：管理方法、管理技术等，强化政协机关档案管理人员的管理能力。

第三，训练现代化操作能力。针对实际的情况，对政协机关档案管理的人员进行现代化操作能力的训练，例如计算机操作能力、信息收集能力、数据库整理能力、云技术能力等。

4 总结

综上所述，笔者首先对政协机关档案管理工作的意义和档案内容进行了归纳，其次总结了当前政协机关档案管理工作的特点，最后结合特点分析了政协机关档案管理工作的要点，总而言之，政协机关的档案管理工作不仅关系到了政协机关的有序运行，更关系到了国家和人民的切身利益，所以要仔细的把握其重点和要点，确保政协机关的档案管理工作更加规范、有序。

参考文献

[1]兰祝刚，李刚.大数据时代下的档案管理工作[J].中国档案，2013，（03）.

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机关档案管理，就是利用有效的手段对机关部门的各项文字、 图表、 声像等资料进行妥善的管理。科学的机关档案管理能够促进机关管理工作的进行，提高机关管理的效率和质量。但是当前我国的机关档案管理工作中还存在众多的问题， 管理意识薄弱、 管理方法落后等缺点都阻碍了机关档案管理水平的提高，

因此，机关部门必须优化档案管理的方法，提高档案管理水平。下面笔者就简单探讨该如何提高机关档案管理工作的水平。

一、要加大培训力度，提高档案从业人员的整体素质

人的因素是决定机关档案工作发展的关键因素 开展档案规范化管理活动，关键在人，首先要有一支能打仗 愿打仗 打得赢的人才队伍作保障 其次要发现和培养典型，总结经验，及时推广 并且还要在激发干劲上下工夫，用正确的导向引导人心，让肯干事 能干事 干成事的人得到褒奖和重用，从而引导档案工作者把心思用到工作上，形成推动事业发展的强大合力 我们采取了一系列包括学历培训，外出培训，短期培训，操作培训等措施加强人才培养 通过一系列的业务培训，档案干部队伍的整体素质明显提高，逐步形成了一支能够适应档案规范化管理需要的人才队伍，为档案规范化管理的深入开展和整体水平的提高提供了坚实的人力资源。

二、强化档案管理意识，严格档案管理程序

强化领导干部的档案管理意识，完善档案管理硬件设备，增加档案库房，购买空调 除湿机 档案密集架和电脑 引进计算机管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统 档案管理是人事管理工作的重要环节，与工资福利 职称评聘等个人利益息息相关，因此应提高档案管理人员综合素质，提高工作主动性，从根本上确保人事档案材料准确完备 及时归档 此外，还应建立健全档案管理制度，努力做到档案收集齐全完整 内容真实可靠。

三、提高档案管理利用率

在传统的档案管理体系中，档案管理始终存在着一个不容忽视的问题，那就是档案管理的利用率低。总结过去的经验，我们可以得知，档案信息在发展中有着不容忽视的作用，要充分重视并且高效利用这种信息是必不可少的。尤其是在现在的信息时代，信息资源是最有用和珍贵的，我们必须提高档案管理信息的利用率。首先，要建立一套完整，易于查询的档案体系，要强化和突出服务理念，档案部门更应该积极主动地做好管理工作，使之易于查阅和使用。其次加强网络功能的应用，是的可以在公司网络平台上直接查询档案信息并加以利用。这样就可以提高服务和利用效率，间接提高利用率。对档案信息的高效利用才能真正体现出档案管理的重要性，事项档案信息的价值。信息时代日新月异，我相信，在短时间内快速提高档案的利用率并不困难。五、树立动态的管理观念所谓动态的管理观念指的就是摆脱传统的一成不变的管理方法，要随机应变，一方面是不仅仅要保存旧的档案，更要对旧的档案进行源源不断的补充和解释，这些内容可以以一年为一个阶段来补充说明，这样会是的档案内容逐渐完善，形成多方面多角度的档案信息。而另一方面是在公司人员流动频繁的情况下，档案的更新必须要高频率的，形成及时准确的档案信息，所以档案管理部门必须要安排好人员来做好接收信息，筛选信息，拼凑信息和管理信息的工作。传统档案管理体制一直都在进行着改革和创新，但是效果却并不太令人满意，而且在信息飞速发展的今天，传统的改革方法已经跟不上时代的脚步。所以新的改革和创新成为了不可或缺的角色。努力实现档案管理的现代化，提高档案管理的科学化水平，是信息时代提出的要求。国家提出了机关档案信息化建设的任务，不仅要求充分利用计算机技术和网络技术，还要进一步提高档案管理现代化水平。档案管理工作是一项政治性、专业性、和技能性很强的工作，尤其是要提高对档案管理工作人员的培训，要严把关，勤查工作，做好每一项检查。档案信息对于个体和组织而言都是十分重要的资源，对于各项工作的发展都有着重要的意义。

四、优化机关档案管理的管理方法

由于对机关档案管理工作的不重视，导致机关部门也不注重对档案管理方法的优化，大都还在延续传统的管理方法， 使机关档案管理工作的准确性、 完整性、 真实性都受到影响， 导致机关档案管理工作水平的降低。因此，为了提高机关档案管理工作的水平，必须优化机关档案管理方法， 使其更加科学、 规范，保证机关档案管理的准确、 真实、 完整。例如， 1.管理人员可以将机关档案分别进行纸质、电子版、声像等多种形式的存档， 确保在某一形式的档案资料丢失时，有其他资料做备份，保证机关档案管理的完整性； 2.对机关档案资料进行相关性的收集、 整理、 存档， 保证某一系列的机关档案资料具有连续性，使机关档案管理工作更加细致、 科学、 规范， 更有利于机关档案管理工作效率的提高； 3.利用现代计算机技术进行档案管理，建立统计系统、 档案检索系统、 借阅系统等多种系统，对机关档案资料进行一目了然的了解， 不易导致机关档案资料的丢失， 而且能够有效延长档案资料的存档时间，对机关部门系统了解档案资料有着积极的作用。

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关键词 机关；文书档案；管理

一直以来，文书档案都是国家档案的核心组成，它记载了各个单位的发展历程，是对基本建设、问题处理以及领导决策等方面的客观反映。作为机关的基础性工作，文书档案管理是一切管理工作开展的基础。

一、机关文书档案管理存在的问题

（一）难以判断电子档案的原始性。传统的纸质档案可以通过载体、形式以及内容来表现，也可以通过纸张、字迹、印迹、字体等方面对其原始性加以判断。但是电子形式的出现将原本的实态转变为虚态，已经缺少了“纸质原始状态”，由于其生成、传输、接受的状态完全一致，因此也很难对其原始性加以辨别。

（二）文书档案资料收集不及时、不健全。随着社会的发展，业务性较强的机关部门，由于形成的业务档案量大，且日常收集、整理、数字化处理、查借阅工作量大，业务档案在机关行政管理过程中的现实性作用突出，都实行办文与办档相分离的档案管理模式，即机关综合办公室负责公文收发流转的工作人员与机关专职档案管理人员相分离，档案人员安排在机关信息中心专门负责机关的档案管理。专职档案人员不参与机关文书的日常流转，各个业务科室又各自为阵，使得在收集与整理档案材料时难以做到真正地周全考虑。出现档案管理“轻文书、重业务”的情况，每年一次向档案部门移送文书时才发现个别公文不知去向，造成“缺米下锅”，管理被动。

（三）办文人员档案管理意识不强。虽然机关部门针对档案管理工作也出台了多项制度，但是在实际的操作中，却无法将制度作用完美地发挥出来。究其原因：第一，文书部门办文人员未经过专业的档案业务培训，由于综合办公室负责公文收发流转的工作人员本身对档案法律法规以及档案知识的缺乏，在公文流转过程中不能及时收回需要存档案的文件材料。第二，机关各科室的档案联络员发挥作用不明显，一般工作人员更是缺乏档案意识，个别员工为了方便，长期借用具有参考价值的部分文件，这样很容易造成部分档案的缺失。这不仅对档案的完整性产生影响，同时也会影响档案的挖掘与利用，影响到日常服务工作的顺利开展。第三，一些领导干部对于公文存档要求的重要性认识不够，在文件行文签发、修改时随意用铅笔、圆珠笔等现象还是存在，造成一些重要内容出现行文不规范、资料残缺的现象，最终影响档案的保存寿命。

二、机关文书档案管理的有效途径

（一）机关应定时开展档案教育培训，提高文书处理人员的档案管理素质。想要实现机关文书档案科学化管理，负责公文流转的文书处理人员的素质能力必须做到与时俱进。第一，拥有现代化的专业管理技能。注重业务素质的同时，也要懂得计算机知识的合理运用。第二，保持良好的政治素质。机关文书档案工作拥有极强的政治性，所以档案管理人员应该拥有明确的政治方向、高度的责任感以及鲜明的政治立场，能够懂得乐于奉献、勤奋敬业的精神。第三，保持良好的职业道德与责任意识。作为档案管理人员，需要认识到机关文书档案是一项严肃而又光荣的任务，需要严谨的作用、一丝不苟的态度才能将其完善，文件进柜不是目的，要懂得端正服务态度、增强服务意识，最终达到提升服务质量，利用服务作出贡献的目的。

（二）加强档案法律法规的宣传贯彻，健全机关档案管理制度。加强对《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》《档案管理违法违纪行为处分规定》《电子公文归档管理暂行办法》等档案法律法规和机关文书档案工作现实意义的宣传，让机关单位领导干部和工作人员认识到档案管理的重要性，提升广大职工对档案管理工作参与的自觉性、积极性，做到按时上交文档资料。专职档案人员加强与机关综合办文部门的联络，在业务档案一月一次移交的同时，加强文书资料的日常监管。改一年一度被动接收文书资料为一月或一季定期核实办文与收存情况，对于无法立即收集的资料，监督办文人员做好交接与登记处理，这样才能落实所掌握的资料，以便后期将其归档。

（三）健全机关档案工作组织网络。健全机关文书档案工作组织网络，就应该不断地创新档案管理体制，闯出新思路，以便更好地服务机关内部工作。在文书档案之中，工作组织网络健全是首要条件，以往的文书档案管理工作过于简单、刻板，也没有相应的“网络”来加以支撑，使得其管理的潜能无法得到发挥。面对这样的情况，就需要健全机关档案工作的组织网络，并在“网络”内部做到层层落实，切实执行，就能够提升管理质量。健全“网络”，需要将重点放置于“活”字上，能够懂得通过网络来挖掘其内在价值，真正地将材料细化、活化，找准档案与机关各项工作的切入点与结合点，最终实现信息化文书档案管理。

参考文献：