电子档案电子化汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇电子档案电子化范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

篇（1）

2在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。

3标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

4档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

5档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

二、档案信息电子化的发展趋势

办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。三、档案信息电子化的益处

所谓档案信息电子化，就是以馆室藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处有：

1可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆室对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

2缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题—选材—编辑—出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。

篇（2）

2在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。

3标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

4档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

5档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

二、档案信息电子化的发展趋势

办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

三、档案信息电子化的益处

所谓档案信息电子化，就是以馆室藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处有：

1可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆室对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

2缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题—选材—编辑—出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。

篇（3）

2在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。

3标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

4档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

5档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

二、档案信息电子化的发展趋势

办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

三、档案信息电子化的益处

所谓档案信息电子化，就是以馆室藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处有：

1可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆室对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

2缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题—选材—编辑—出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。

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一、电子档案的优缺点

1.优点。一是操作方便、传递快捷。电子文件在形成档案之前的修改很方便，并且修改后不会留下痕迹，保证了文件页面的整洁；电子档案具有统一格式，在对电子档案进行检索时方便快捷；电子档案的传递不受时间和空间的限制，可以从一个终端传递给其它若干终端，所用时间很短。二是存储空间大，节省了大量纸张，携带方便。现在光盘等存储设备的容量越来越大，使得电子档案的存储越来越方便，同时也节省了大量纸张，节约了资源，保护了环境。三是具有资源共享的特点。不同使用者可以在不同终端同时阅读和使用，实现了资源的共享。四是表现形式多样。计算机多媒体技术的应用推动了电子档案形态的多样化发展，文字、图形、声音、影像等都成为电子档案的内容，这就是电子档案的多媒体集成性，使得电子档案比纸质档案更加全面、生动、形象。五是复制不影响文件质量。纸质文件在进行复制时容易造成清晰度下降等问题，而电子档案的复制就不会存在这种问题。

2.缺点。第一，由于电子文件容易被删减和修改，而且不留任何痕迹，因此文件的真实性问题难以确定。电子文件容易修改既是它的优点也是缺点，输入者在输入过程中无法留有自己的笔迹，单位负责人也无法在文件上签发，这就使得文件容易被更改，真实性得不到保证。第二，由于电子文件传递的方便快捷性、网络平台的开放性，如果电子档案得不到有效保护就很容易被他人窃取，造成数据外泄，给单位造成严重的损失。

二、电子档案的整理与保护方法

1.完善管理体制，统一管理标准。由于我国的电子档案管理法律法规还没有形成完整的体系，因此相关部门应该针对出现的问题，从我国实际出发，借鉴国外经验，制定具有较强针对性和可操作性的电子档案管理体制，统一电子文档的管理标准，具体包括以下方面：（1）风险管理体制，主要指建立电子档案风险评估和安全等级管理机制；（2）灾害管理体制，主要指灾害的预警、突发事件的应急处理和资料的备份等制度；（3）人员管理体制，主要指对相关人员的安全意识和能力培训、岗位责任和安全审查等制度；（4）系统安全体制，主要指机器设备的安全检测、网络安全管理等制度。

2.对电子档案进行设置和处理，防止电子档案被随意更改。要通过更高级的技术对电子文档进行设置和相关处理，强化电子档案的安全性。主要包括以下方面：第一，档案使用的环境监测技术。档案运行的全过程都要有监控设备的全程监控，防止电子文档的外传。第二，签署技术。目前电子文件的签署技术主要包括证书式数字签名和手写式数字签名。证书式数字签名是发送方利用自己的不公开密钥对发出文件进行处理，接收方运用相关原理进行解密，获取相关资料；手写式数字签名是指用生物测定技术来验证签署人和他的签名之间的关系，通过密码技术把签名与文件联系起来。第三，加密技术。是指通过数学的或物理的手段，保护电子信息在存储设备中和传输过程中的安全，防止信息泄漏的技术，主要包括计算机密钥和防复制软盘技术。第四，身份验证技术。指通过静态密码、动态口令或生物识别等对操作者身份进行识别的技术。

3.严格执行电子档案的使用审批程序。电子文件归档保存之后要严格执行使用审批程序，以保证电子文档的安全性：若内部人员使用需要经过档案管理部门负责人批准，做好使用记录并签名，归还时档案管理部门人员做好相应检查，确认文件完好再归档；若外单位使用需要对使用单位进行审核，签订相关使用协议，双方负责人各自签名，并派相关人员监督使用过程，若有复制，使用后要完全删除，原文档需要完整归还。通过严格的使用审批程序可以降低电子文档保存过程中的安全风险，提高电子档案的管理水平。

4.强化档案管理人员素质培养，提高管理水平。目前由于档案管理人员知识水平不高或法律安全意识不够造成的电子档案的问题时有发生，这就需要档案管理部门做好职位分析，聘用知识水平高、安全意识强的人员进行档案的整理和保管，同时还要对档案管理人员进行岗位培训，强化档案管理人员的专业技能和安全意识，提高档案管理水平。

档案电子化推动着档案信息化的发展，电子档案在得到广泛应用的同时也出现了一些问题。因此在进行电子档案的整理和保存的时候要加以保护，通过加强电子档案管理制度等切实维护电子档案的安全性和完整性，实现档案电子化的健康和持续发展。

参考文献

[1]李宇红.谈电子档案的保护管理措施[J].黑龙江档案，2012（5）

篇（5）

所谓档案电子化，就是用微机对档案文献进行筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献供人们利用的过程。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件具有以下特点：电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

二、档案信息电子化的益处

从长远看，档案信息电子化建设涉及的不是档案管理工作的某一部分或是某个局部，而是对整个管理工作起到牵一发而动全身的作用。具体地说，档案电子化的益处主要有以下方面：可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率，减少人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备得到物尽其用；缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性，档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献；档案信息电子化，还可实现一次投入，多次产出，信息成果可多份拷贝，这样就扩大了档案信息的社会影响，拓宽了服务范围。

三、档案信息电子化的必然性

档案信息的电子化建设是顺应潮流、适应时展的新举措、新要求。档案作为一种原生的信息资源，其重要性正日益凸显出来。

第一，档案电子化，可改善档案管理工作。只有实现档案电子化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。

第二，形势发展的需求。21世纪是信息化的时代，一般档案馆都藏有数十万卷档案资料，数百万件档案文件，是本地区最丰富、最有实用价值的信息资源库，这样一大批浩如烟海，珍贵的档案信息资源不能很好地为各级领导和广大公众利用，充分实现信息共享，就失去了档案留存的意义。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案信息的电子化建设。

第三，社会强烈需求。当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速及时；社会广大公众对档案信息需要量不断增加，那么要了解这些详细内容恰恰只有档案馆才是最全、最新、最直接、最方便的一个场所，这就迫使档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。

四、积极应对档案信息电子化带来的影响

电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。它给档案管理工作造成的影响与冲击必将是全面而深刻的。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。为此，档案界应采取如下对策：

第一，做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

第二，解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水分及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始的长期保存问题是有待档案工进行深入研究和探讨的重要课。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止损失。

第三，档案人员知识结构的变革迫在眉睫。我国档案人员要适应电子化建设的发展，适应新技术的需要，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接技术革命最根本的对策。

篇（6）

创新会计档案电子化管理，提高会计档案利用水平

（一）完善硬件设施建设，提高会计电子档案的利用率传统的财务查账，首先从财务系统中查找到账务凭证号，然后再到档案室按号寻找相关的资料凭证，办公地点如若相距较远，那么查账将极为不便，还会影响查账效率。因此，要提高会计档案利用率，必须配备现代化档案管理设备，如互联网设备、扫描仪、计算机等；同时应建立会计档案查询系统，该系统要与财务管理系统链接，这样查账时需要哪个凭证的原始档案就直接调阅那个原始档案，实现档案管理与财务系统有机结合，会计电子档案的利用将更加高效更加快捷，从而提高会计电子档案的利用率。

（二）利用数据标准接口，实现会计信息标准化随着会计信息化的不断加强和普及，会计信息需要形成统一的标准，这个问题急需解决，实现会计信息标准化的关键是什么呢？就是实现会计数据接口的标准化。由于数据格式标准XBRL，能提供数据标准接口，从而实现了不同软件之间数据的转换。XBRL的操作平台并不固定，而且是开放式的，还具备国际标准。运用XBRL能整合企业内部系统，统一会计信息，对于来自不同技术、平台、软件的商业信息数据可以实现自由交换和可靠放心的提取，重新组合底层的元数据形成新的财务报表，与新的会计制度和表格要求相适应，提供有效的工具实现报表数据的再利用、传递和存储，从而避免了一些问题出现，如财务软件相同而版本不同或财务软件不同均要提供数据接口的问题，可见，不管什么企业其系统环境如何，只要XBRL被采取，不仅不同数据之间的转换完好无损有保障，而且保证了财务报告数据的标准绝对统一。该方案数据标准接口的充分利用，确保了不同数据之间转换毫无损伤。该方案通过XBRL技术，不仅扩大了电子化会计档案的数据范围，而且把标准接口符合标准的数据进行了归纳汇总，实现会计信息数据即统一又数出一源。

（三）构建信息平台，加快会计档案管理的信息化步伐当前各单位现有的财务信息系统存在很多问题，如单据连贯性不强、管理不够规范等。对此各单位应建立会计档案管理信息平台，该平台应易于档案管理人员操作，数据信息安全保密，传递单据连贯可视，分配权限规范合理，会计电子档案时刻都在为单位的经营管理业务服务，各种电子单据的采用，使各种业务的纸质单据在不断减少。当下单位的财务系统和业务系统已完全融合，正在推广应用身份认证系统，公章、签名都已经电子化，单位的会计电子档案管理的信息化正趋向完善。

（四）促进数据集成，加快财务档案精简的步伐随着各种系统应用的进一步深入和拓展，通过数据接口向FMIS集成数据的系统越来越多，如FMIS系统通过ERP来自动集成销售数据等。目前，为了使各业务系统产生的数据达到集成要求，必须细化各业务操作系统的流程，实现与实际流程的彻底匹配。对于FMIS系统中自动集成来的数据，凡是能查询到的，原始凭证就无需再附加，只需把数据出处注明即可，从而使凭证数量精简，原始凭证实现电子化，达到工作效率提高的目的。

篇（7）

（一）有利于提高档案管理工作效率

时代的发展，科技的进步，运用计算机进行档案的电子化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、检索速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，节省档案管理人员时间，使档案管理工作的效率得到全面的提升。

（二）能够为管理决策提供可靠的信息

档案是一种资源，地方的发展和单位所开展的业务都被档案真实的记录。制定决策时，除了要结合当前实际，还要借鉴和参考以前的决策，通过对之前决策的分析和对比，制定几个可选方案，优中选优，从而选出最佳的可行性方案，同时也可以有效避免错误决策的重复出现。档案管理信息化建设改变了以往翻查大量纸质档案的局面，节省了档案查找的时间，降低出错率，使查找资料更加方便快捷，为管理决策提供可靠的信息。

（三）有利于为科研工作提供智能化服务

计算机技术和网络技术的快速发展和广泛应用，档案电子化在快速分析方面的优势尤为突出，此外，在进行综合研究上，也表现出其独特的优越性。虽然前期需要一定的投资和时间，但可以为今后的工作带来巨大的效益。网络技术的应用使得远程服务成为可能，使资源共享得以实现，信息二次编著的时间也大幅减少，信息服务变得更加智能化和人性化，服务质量和服务效率也明显提高。

2 档案管理电子化的特点及优点

档案记录了单位日常工作的方方面面，在单位业务发展上有着不容忽视的作用。档案管理不再是以前单纯的纸质媒体，而是多种档案管理手段的综合应用，在收集、检索和应用等档案功能发挥作用的时候，档案管理的现代化也就体现出了对比传统档案管理方式的优势。

档案管理的电子化，即计算机和多媒体化。电子档案对比传统档案的优势体现在很多方面：一是在收集档案方面。电子档案更容易接收和存储档案信息，而且不需要占用物理空间，只需要存储在电子设备中，这比传统的档案管理方式在时间和空间上有明显的优势；二是在选择档案方面。电子化的档案比传统档案更加方便和快捷，可以随时从电子设备上抽调出来，便于查询利用。三是在处理档案方面。如档案需要进行综合处理或者修改数据，电子档案随时随地都可以进行，遇到特殊或紧急情况，传统档案不能满足迅速发展的社会需要。

但电子档案的保管具有难度较大、范围广泛、要求严格以及成本高昂等特点。首先，要确保电子档案安全。安全是电子档案保管的首要任务。其次，要做好全程控制。电子档案的保管是全面、系统的保管，是一种对过程的管理。再次，要做好前端控制。在文件生产之前就采取控制措施，能有效的预防影响电子文件安全的因素，确保其真实、完整、可读。

3 档案管理电子化的现状及主要问题

（一）对档案管理电子化的重视程度不足

首先是规范化问题。目前，电子化档案管理的方式还不够规范，没有统一的管理制度作为制约，这就导致有的档案管理者在处理电子档案时存在随意性，造成档案的错误、遗失和泄露。其次是缺乏资金支持。档案管理电子化需要一定的资金及时间投入，一些单位没有与时俱进的思想理念，不能够将设备配备齐全，或者设备达不到应有的标准。另外，计算机的软件没有定期更新，导致一些档案数据出现错误，也会给档案管理带来不必要的麻烦，影响档案管理电子化的发展。

（二）缺乏专业的电子化档案管理人才

档案电子化管理是结合当前现代化的计算机技术及网络技术为一体的管理，电子文件的登记、立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的，这就要求档案管理者不仅要具备档案管理方面的丰富经验及相关素质，还要具备一定的电子技术能力以及管理能力。档案管理者要熟悉电子档案的全程规范管理，还要掌握计算机系统和网络安全防护知识。然而目前，具备全面能力及素质的档案管理人员还相对缺乏。

4 提高电子化档案管理水平的途径

（一）转变思想观念，树立电子化管理意识

新的档案载体呈现出的特点，要求档案管理者转变传统管理理念，在实体档案管理方法的基础上加以创新。首先，制定电子档案收集、整理、保管、利用等相关制度，对电子档案的管理加以约束。其次，加强档案管理电子化的宣传力度，提高档案管理者对电子档案的重视程度，使档案管理者习惯使用电子设备处理庞大的档案数据。提高档案管理者电子档案保管意识，改变传统的档案保管理念，做好备份、维护数据库等工作，时刻保持警惕，防止档案遗失或泄露，使档案管理人员能够跟进档案管理电子化的进程。

（二）强化电子化硬件建设，确保电子化管理的实现

实现档案管理的电子化，不仅仅需要依靠人们观念的革新和档案从业人员掌握应有的现代化管理理念与技术，也需要确保档案管理电子化中所需要的设备和工具。随着计算机技术和网络的发展，极大的提高了工作效能，实现了档案资料管理的无纸化和科学化办公，为档案管理的信息化建设提供了技术保障。为了强化和加快档案管理的电子化发展，需要单位管理者高度重视档案工作，加强对档案管理工作各个方面的投入，改善现有的档案存储环境和处理数据的局限性，购置一些有助于档案信息化建设的硬件，并及时更换老旧的电子存储设备，应用最新的软件，保证电子设备的运行能够配合日常档案管理工作的需要，确保档案信息数据应用及时和有效，真正的把档案管理的电子化落到实处。

（三）培养档案管理电子化的创新型人才

档案管理电子化对档案管理者提出了更高的要求，需要档案管理者不仅要具备档案管理的相关知识，还要熟练掌握各种档案软件的操作和应用，因此建立复合型的档案管理队伍，提高档案管理人员的综合素质，也是档案管理电子化的重要环节。从管理单位角度，应有计划地对档案管理人员进行计算机、网络、档案软件等方面信息化技能培训，提升档案管理人员综合分析处理档案信息数据的能力。档案管理人员应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平，以适应档案事业的发展。

（四）增强电子档案信息和数据的安全性

电子设备比起传统的纸质档案虽然方便快捷，但电子设备一旦出现故障，对档案信息和数据具有毁灭性的损害。因此，安全对于档案信息来说极为重要。首先，要从档案管理人员入手，提高档案管理人员的安全意识。增强档案管理人员综合分析处理数据、维护档案信息的能力，以及遇到电子存储设备故障应该如何应对等方面的知识。其次，是提高电子档案存储设备的时效性，及时更新维护，注意档案存储设备的安全性，处理档案的电脑不得连网，不得随意插入U盘等，避免病毒的侵害。

5结语

篇（8）

在互联网时代的大背景下，将一个单位的档案管理工作从原有的模式中解放出来，对于提高一个单位档案管理能力具有强烈的现实意义。然而在档案管理电子化的过程中，由于缺乏相关经验，也暴露出许多问题。本文将分析当纳管理现代化与电子化的优势与特点，并结合实际，提出改进方案，促进一个单位档案管理工作的高效性与合理性。

1 现代化和电子化档案管理的特点及优点

1.1 高效性

相比传统的档案管理模式，电子化档案管理运用先进的信息技术，将档案管理工作提升到新的层次。如今档案管理工作更依赖计算机等高端媒体技术。一方面，计算机依靠其强大的储存功能与信息处理能力，将一个单位档案管理工作的效率大大提高了。另一方面，电子化档案管理拥有无可比拟的数据加工能力，有效规避了各种失误，尤其在处理在处理特殊紧急情况时，电子化档案管理表现出方便快捷的特征，提升了一个单位档案工作的精确化管理能力。[1]

1.2 综合性

现代化及电子化档案管理工作并非摒弃传统的档案管理方式，而是将旧的档案管理模式融合到电子化档案管理模式之中。例如，如今档案管理工作不仅依靠纸质媒体，还运用多媒体技术，从而强化了一个单位的综合管理能力，在档案收集、检索、应用方面，都有很大的提升。同时，相比传统的档案管理模式，现代化及电子化档案管理模式优势还表现在处理档案的效率与能力上，都远远的由于传统档案管理模式，从而表现出巨大的应用潜力，将档案功能在一个单位中发挥到极致。

1.3 便携性

依靠纸质媒体的传统档案管理模式，已经无法适应当今社会的发展。依靠计算机多媒体技术的现代化及电子化档案管理模式，能够克服传统档案管理模式不适宜携带的缺点。[2]同时，传统档案管理模式在档案文件转移中，容易出现丢失与损坏的情况，因此使一个单位的工作处理速度大打折扣。而电子档案拥有便于携带的优点，能够通过网络平台迅速的处理数据。此外，电子化档案管理的优势还表现在强大的储存于检索功能上，依靠计算机的档案管理工作，免去了对物理空间的需要，只需要储存在便于携带的电子设备中，就能随时的进行查询与检索。

2 档案管理中存在的问题

2.1 对档案管理工作不够重视

受传统的观念影响，档案管理工作一直未受到足够的重视。一方面，是因为领导层未能全面的认识档案管理工作，将其当成一个储存性质的工作，没有能够认识到档案管理工作与一个单位运转之间的关系，因此在档案管理工作的投入上较少，无法达到档案管理工作的要求，造成一个单位档案管理工作普遍滞后的情况。另一方面，档案管理工作还受一个单位的工作模式的影响，而在一个单位的编制体系中，档案管理工作也一直处于较为基层的位置，这严重影响档案管理工作的人才交替，导致一个单位中档案管理工作流于表面。

2.2 管理模式不规范

科技的发展也带动了其他领域工作的革新，但技术的革新在一个单位的档案管理中却暴露出一些问题，管理模式无法适应新型技术，成为一个单位档案管理中的主要问题。相关工作人员没能将多媒体技术完全的纳入自身的工作之中，在许多工作环节，依旧使用着落后于新兴技术的手段，早成人工与多媒体技术的工作内容重叠，管理模式很大程度上限制了一个单位档案管理的工作效率，从而造成资源的浪费。[3]

2.3 档案管理制度不健全

档案管理制度不健全，表现在一个单位档案管理制度无法全面的涵盖档案管理的日常工作，在全面性上有所不足。这主要是由于制定档案管理制度，在工作的过程中，没有全面的考察档案管理工作的流程，因此导致档案管理制度的制定工作脱离实际，缺乏对相关工作人员的约束能力。除此之外，档案管理制度缺乏对某些特殊情况的处理方法，导致档案管理制度无法行使其职能，也给相关工作人员的管理造成一定的影响。

3 提高档案管理水平的有效措施

3.1 档案保存查询实现电子化

档案保存查询功能电子化是提高档案管理水平的有效措施。首先，要将档案的内容进行整理录入，将传统档案的纸质文档转化为电子文档。相比纸质文档，电子文档的特点是更易保存、方便查询。因此实现档案保存查询功能的电子化，还需要相关工作人员大量的录入工作，能够将档案进行及时、有序的分门别类，从而有利于一个单位开展工作的需要。[4]

3.2 建立完善的档案管理制度

完善档案管理制度，是提升一个单位档案规范化管理能力的重要途径，也是一个单位开展档案管理工作的基础。因此要求相关工作人员能够从实际出发，实事求是的进行档案管理制度建设。需要从新形势、新要求出发，针对当前的工作要求，与时俱进，从而推动一个单位档案管理工作电子化。首先应当做的，是扩充档案管理制度的内容，在一个单位工作的过程中，更新档案管理工作的内容，从而增加档案管理制度的全面性，在合理化的基础上不断增加新的制度。除此之外，还需要配合一个单位的总体目标，有侧重的完善档案管理制度，对现有的档案管理制度进行清理，剔除过时的部分，保证档案管理制度能够与时俱进。同时，还能保证一个单位的内部工作人员的积极性，按照档案管理制度，落实现代化档案管理的工作。

3.3 加强档案电子化管理的重视程度

加强一个单位电子化管理的重视程度，首先要从领导层的认识出发。加强部门领导对一个单位档案管理的重视程度，一方面，能够提高一个单位档案管理的力度，重新整合档案管理部门在一个单位中的资源配比，从而提高档案管理部门在一个单位中的重要程度，不仅局限于基层工作的位置。另一方面，领导层的重视，是对档案管理工作的有力的保障，在领导层的支持下，相关工作人员要进一步的提升档案电子化管理的工作水平，给一个单位的档案管理工作提供资金及技术的支持。

3.4 形成档案管理的网络体系

在档案管理的电子化的转型过程中，需要建立与之对应的网络体系，一方面，健全的平台是一个单位档案管理的基础，从而使档案信息更加权威、专业。另一方面，利用互联网的开放性与平等性，能够让一个单位内的档案管理工作人员更好的参与进现代化档案管理工作中。加强档案管理人员的能力建设，是强化档案管理体系的重要途径，通过有针对性的岗前培训工作，能在一定程度上，增强档案管理人员的专业素养，确保管理人员的素质符合一个单位运转的需要。[5]

4 结语

一个单位档案管理工作现代化及电子化是顺应时代的发展，也一定程度上反映了一单位档案管理工作的未来发展方向。因此要求相关工作人员在开展档案管理的工作中，能够将先进的信息技术融入到自身的工作中来，从而更好地适应社会的发展。

参考文献

[1]崔儒佼.刍议事业单位档案管理的现代化及电子化发展[J].黑龙江科技信息，2016，07：157.

[2]边俊士，张伟.医院信息化与医院档案管理现代化现状分析[J].中国当代医药，2012，02：165-166.

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随着社会技术的不断发展，信息化革命已经席卷了社会生活的各个方面，数字档案因它独特的优势，更加适宜会计档案管理部门自身的发展需求。

1 会计档案电子化发展的必要性

1.1 会计档案管理部门自身发展的需求

互联网+时代的到来，使得档案管理部门由以往单一、有型的数据管理模式向现实和虚拟馆藏相结合的模式转变，在对档案的收集管理方面也由传统的单一渠道向多渠道、多载体、多接受地点等方向进行转变。这样做，不但对数据的收集和整理工作有了更加全面而高效的手段，还能够提升服务质量，提升了档案信息服务的工作效率。

1.2 会计档案用户对于信息化数据的需求

大数据时代的到来，使得数据量变得非常庞大，随之而来的，是数据价值密度的降低。用户想要在海量数据中，寻找对于自己有用的数据，就必须依托档案网站，这样用户在查询数据时才更有针对性，用起来也更加的高效。由于现在对于信息的实效性要求越来越高，用户想要获得精准、新颖和全方位的信息，就需要档案信息摆脱时间和空间的限制，为普通大众开放更加高效的档案查询系统，而这，无疑要依托现代互联网技术的发展，将会计档案信息进行电子化、数字化。

2 会计档案电子化试点或将“扩围”现状研究

2.1 会计档案电子化试点在企业内部的应用

近几年来，随着信息技术的发展，会计档案电子化已经成为未来发展的必然趋势。西门子公司作为会计档案电子化管理的十点，受到了财政部、国家档案局的高度重视。这说明在未来，会计档案电子化不但会包含内部会计原始凭证，还会向外部原始凭证进行扩展。到现在为止，对于会计档案电子化试点工作的展开主要是围绕单位内部的原始凭证，使用范围还非常有限，仅仅在原始凭证、记账凭证、账簿和银行回单等小范围进行实验。在医院中，由于档案保管期限较长，有些档案甚至要保存25年，数据量非常大，销毁工作需要在院领导的审查后才能执行，因此，会计档案电子化势在必行。但是试点工作的展开并不顺利，需要借鉴下其他行业的优秀成果。下面，我们将以中国联通和中国电信两家广东分公司会计档案电子化试点工作开展的状况进行分析。

在电信公司工作开展过程中，已经基本实现了电子凭证、电子账簿等方面的应用。在实验过程中，电信公司相关负责人介绍，未来在电信部门，将会把会计档案电子化试点工作范围扩大到更大的范围，包括银行对账单、银行余额调节表、总账、日记账、固定资产卡片及其他会计档案等方面，这对未来电信公司会计档案工作会产生巨大的影响，会使得内部业务产生更大的推动作用，使得企业内部的业务、财务等相关信息的处理更加便捷而高效。

为了实现会计档案电子化的闭环控制，建立长效的档案管理机制，联通相关负责人认为，会计档案电子化试点工作需要以档案电子化为工作重心，逐步实现网络发票、银行回单等的电子化，这样能够提高档案管理的效率，实现公司上下生产过程的集约化和经济化的发展。

2.2 会计档案电子化试点在电子发票方面的应用

当下，会计档案电子化试点工作已经席卷了现代社会的各个行业，例如在保险农业利用电子化会计档案，能够简化发票联次，对公司的工作展开产生了极大的便利。利用网络优势，实现发票在线开具，若互联网不发达的地区，可以取消保费发票的记账联。到目前为止，保险业务中仍然存在着大量的保费发票联次的现象，主要以一式三联、一式四联为主要形式，导致换算保费发票的成本非常高。在未来，取消财务联，简化发票的联次必将是未来发展的趋势，若能将电子发票和电子商务纳入会计档案电子化试点工作，这些问题将会迎刃解决。

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一、档案管理电子化实施中存在的问题

（一）没有统一的档案管理系统。当前我国档案还处于纸质档案和电子档案共存发展的局面下，在当前档案网络建设过程中，还没有统一的档案管理系统，不仅建设标准缺乏统一性，而且没有数据交换的机读目录档案系统，这就对档案开发、服务和共享等工作的开展带来较大的制约影响，无法真正意义上实现档案资源的共享。

（二）不具备通用性。长期以来我国档案一直采用纸质载体的管理模式，档案管理电子化起步较晚，在建设过程中还存在许多问题，不具备通用性，各单位不仅使用的计算机型号和规格不统一，而且所选用的档案管理软件也存在较大的差异，这就导致各单位之间的资源在共享过程中面临着较大的难题。另外，当前档案管理系统软件开发存在一定的滞后性，当前还没有开发出来一个能够共同完成文件检索和管理所有文档档案信息的软件，不利于档案信息管理中快速编辑的实现，也给我国档案管理电子化的发展带来了较大的阻碍。

（三）档案管理缺乏标准性和规范性。档案管理电子化的实现，需要从强化档案管理标准化和规范化的工作入手。但当前档案管理中，长期以来对纸质档案管理缺乏重视，这也使档案管理整体质量不高，缺乏规范性，各类档案著录细则缺乏相容性，而且系统软件移植性也较差，不同的档案管理系统都是针对自身的需求来对档案信息进行归纳管理，从而导致档案管理缺乏标准性和规范性。

（四）档案管理人员的素质有待提高。在档案管理电子化实施过程中需要由具有较强综合素质的档案管理人才的支持。档案管理人员不仅要具备专业的档案管理知识，而且能够对计算机进行操作，掌握各类先进的技术。但在当前许多档案管理部门中，档案管理人员整体技术水平较低，复合型人才缺乏，部分人员对接技术接受能力较差，因此即使配置了现代化的档案管理设备，也无法有效的发挥出设备的重要作用，这对档案管理电子化的实现带来了较大的影响。

二、档案管理电子化实现的路径

（一）加强档案管理的标准化、规范化。在推进档案管理电子化的过程中，主要问题不是硬件设备的不完善，而是软件的功能与单位的实际工作不一致，使用中有许多不便的地方，存在档案标准化、规范化滞后和应用软件太多太乱等问题，对整体应用水平的提高带来了较大的不利影响。要推进档案电子化建设，必须考虑档案工作的各个方面和细节，做到档案标准化、规范化，才能发挥系统的作用。

（二）建立电子档案的资源共享平台。建立统一、完善的电子档案管理制度的目的，是为了使电子档案信息能够更好地被人们所利用，能够更好的进行资源的共享。因此，建立电子档案的资源共享平台就成了目前电子档案管理工作迫在眉睫、亟待解决的问题。例如，可以在单位内部的局域网服务器上建立一个专门的区域，为电子档案的共享提供平台，并按部门或者档案的类型对其进行分类、整理，并按分类的结果编写档案目录，把相关的档案放在相应的目录之下，并对不同等级设置不同的访问权限，在为查询者提供便利、提高工作效率的同时，还能够确保资源的安全性、准确性及可靠性。

（三）重视档案信息数据库的建设。档案管理电子化实施过程中，需要以档案信息数据库作为重要的核心和基础。通过构建档案信息数字库，形成档案信息数据集合，以此来推动档案管理电子化的实现。在具体实施过程中，档案管理软件开发人员需要加强与档案管理人员的沟通和联系，对档案数据收集来源进行我，并针对不同档案信息的来源和类型来对档案进行数字化处理和归档，为后续档案的开发利用奠定良好的基础。另外，在档案信息数据库建设过程中，还需要针对当前计算机软件和硬件平台的快速发展变化情况，做数据库内容结构的完善工作。

（四）加强对电子档案管理人员的培养。在档案管理电子化建设过程中，对档案管理人员提出了更高的要求。这就需要积极引进即懂计算机技术又懂档案专业知识的复合型人才，同时加强对现有档案管理人员的培训，加大培训的投入力度，努力提高档案管理人员的计算机专业技能，增强自身的专业知识的积累，能够熟练操作各种先进的档案电子管理的设备，加快推进档案管理电子化目标的实现。