干部人事档案规范化汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇干部人事档案规范化范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

篇（1）

一、人事档案管理的重要性

干部人事档案管理可以将工作人员的能力水平、工作经历和工作年限分为不同等级，以便后期工作人员的提拔任用和转掉提供参考价值。除此之外，对人事档案进行科学化与规范化的整理和归纳也有利于促进工作人员工作积极性的提高，工作人员可以参考自己在档案中的位置来判断自己近段时间工作状况，以及在后期工作中要改进的地方。干部人事档案主要包括工作人员的工作能力、生平经历、学历水平、工作履历以及政治身份等，其中较为重要的是工作人员的学历水平和工作经验，工作人员升调的参考标准最重要的是工作人员有过硬的专业知识水平。总而言之，人事档案包括个人的所有资料，为后期工作人员的调动以及升级提供参考。除此之外，做好人事档案管理工作有利于公司把握工作细节，提升工作的效率，为人事部的调用提供参考依据。

二、人事档案管理存在的问题

（一）对干部人事档案管理工作重视程度低

在目前的工作领域中，许多高层人士的管理工作人员不重视对干部人事档案管理这一领域，通常是面试者通过面试及其他一系列相关的工作面试考核进入到工作岗位后，将其工作人员的资料进行完善，但并没有后期对所有工作人员的资料进行整理与归纳，这样就缺乏工作人员之间的竞争与对比，因此，从这一方面来说工作人员的工作积极性有所降低。另一方面，由于工作人员工作较忙，休息时间较少，因此，相关工作人员缺乏精力和时间去对工作人员的档案进行整理和归纳。综合各种因素，大部分公司疏于对干部人事档案工作的管理。

（二）干部人事档案归纳及查阅率不高

工作人员的档案一般都是由相关工作部门进行管理和归纳，且一般存档于公司总部，因此造成在某些特殊情况是需要调用工作人员的档案时，由于地点、时间和空间上的不便，从而使得调用档案效率低下，这也是干部人事档案查阅率不高的原因之一。除此之外，管理人事档案的相关工作部门由于对这一领域重视程度较低，存在工作人员不认真对档案进行归纳与整理、许多新上任的工作人员档案没有得到及时的存档与更新、辞职员工的信息没有删除等，因此，则会造成档案状态较为混乱。此外当需要调用工作人员的档案时需要经过一道道工作审批与审核，这使得相关工作人员不能及时查到工作人员的档案。这也是影响人事档案查阅率不高的重要原因之一。

（三）干部人事档案管理考核制度不完善

每个公司都会对员工建立绩效工作考核制度，其根本目的是为了提高公司工作人员的工作效率以及工作积极性。在公司内的工作人员的绩效考核制度中，人事档案管理方面所占比重较低，因此也造成相关工作领域人员对人事档案管理工作出现懈怠的心理。干部人事档案管理考核制度的不完善受到各方面因素的影响，找其根本原因还是由于企业对干部人事档案管理工作重视程度不高所以造成后期的一系列问题。

三、加强人事档案规范化管理的对策

（一）提高高层工作人员对人事档案管理的重视程度

从根本上提高企业干部人事档案管理工作的效率必须要提高对干部人事管理工作的重视程度。只有相关工作人员对干部人事档案管理的意识有所提升才能采取相关有效措施，比如可以筛选工作能力较强、工作态度认真和专业化水平较高的综合人才，使他们从事于干部人事档案管理工作领域。当公司领导足够重视干部人事档案的工作领域时，才能投入到更多的人力、物力、财力以及时间和精力去促进这一领域的进步与发展。除此之外，提高高层工作人员对人事档案管理重视程度的根本方法是加强宣传力度，通过娱乐媒体的作用使得企业加强对此领域的重视程度。

（二）强化干部人事档案管理的信息化建设

干部人事档案查阅率低下的一个重要原因是信息不畅通，因此在干部人事档案管理工作领域应当纳入现代信息化的建设，实现全网能够查询工作人员的档案。但为了避免泄露工作人员信息及档案，应当在公司的电脑系统中纳入人力资源管理软件，并设置专门的网站，使得相关工作人员拥有密码才能登陆信息管理系统进行查询。通过信息化建设实现对干部人事档案的科学有效管理、能够方便相关工作人员实时实地进行查询，极大的极高了工作的效率。但是需要重视的是，相关工作领域人员应当确保工作人员档案信息的准确性，这样工作人员档案的查询和档案的存在才有其意义。

四、结语

加强干部人事档案规范化的对策还包括加强制度建设与绩效考核、加强专业培训，提升人事档案开发利用能力等措施。在所有的措施中其中最重要的就是提高公司对干部人事档案管理的重视程度，只有对其有足够的重视程度才能够实施配套措施，以便促进干部人事档案管理工作领域的进步。

参考文献：

篇（2）

一、企业干部人事档案管理的现状

目前，大部分企业都能够按照《干部档案工作条例》，加强企业干部档案工作，提高科学管理水平，有效地保护和利用档案。特别是2014年《干部人事档案专项审核工作实施方案》文件下发后，对干部“三龄两历一身份”、家庭主要成员及重要社会关系等信息进行审核，注重审核档案材料是否涂改造假，干部信息是否真实准确，重要原始依据材料是否完整规范，通过这项工作的开展，企业的干部人事档案规范化、制度化等方面均得到了进一步加强，有效地对原有干部档案管理松懈、人事年龄信息不准确、档案涂改等乱像进行了整改和治理。个别单位以干部人事档案信息数据化平台为基础，建设了档案编码管理系统，实现干部人事档案信息化、规范化、动态化管理，集制度查询、编码信息、统计分析、预报提醒、查借阅管理等工作内容和服务功能为一体的全新系统，减少了查找时间和档案原件的使用率，为干部工作提供优质高效的档案信息服务，保护档案原件、提升工作效率。

二、档案管理信息化平台建设的必要性

（一）档案管理信息平台是综合平台，能够使档案信息实现纵向贯通、横向集成和高度共享。档案管理信息平台深化应用后，将实现档案信息传输网络化、档案管理自动化和档案信息利用在线化，充分发挥档案部门的信息服务功能，为企业生产、管理提供决策服务，真正实现档案管理水平质的飞跃。

（二）面对档案工作的新形势，企业干部人事档案工作的外部条件和内部需求都在发生新的变化，在新时期，要适应档案工作的要求，必须冲破“接档案、管档案”的陈旧观念，剔除影响档案事业发展的体制弊端，档案管理信息化平台建设可以促进传统档案管理理念的转变，有利于新一代档案管理体制的建立和完善。

（三）企业干部人事档案管理信息化是提高工作效率，节约资源的必然要求。传统档案工作，主要是利用人工对档案实体进行精细的收集、整理、保管、利用等，投入的人力大，是以手工劳动为主的管理模式，花费了大量的人力、物力。档案管理信息化不仅大大提高了档案的储存量，提高了工作效率，还有力地促进了节约型社会的建设。

三、制约档案管理信息化平台建设的主要因素分析

（一）档案的本质属性的影响。原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上。在档案管理信息化中，档案多数以电子文档的形式存在，从起草、修改到印发都在计算机上进行，具有便于修改、便于复制特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。

（二）缺乏统一标准和规范，法律法规不完善。档案工作的标准化、规范化是信息化建设的前提和必要条件。但目前的状况是：档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一；并且由于缺乏技术组织上的支持和系统管理、网络技术的支撑，缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准；这些都制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建设的步伐。

（三）在日常档案管理中只有根据其来源，才能形成相应的法律责任。而在电子文档的形成过程中，打乱了或者是破坏了原始文件的本来顺序。原本清晰的法律责任界限变得模糊，缺乏法律依据使得大量的电子档案无法充分发挥其应有的使用价值，相关法律条例的制定迫在眉睫。

四、档案管理信息化建设的几点对策

档案信息化平台建设需要制定企业干部人事档案信息化管理的有关标准，统一档案管理应用软件；做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用，保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效，具体讲，档案管理信息化建设的主要对策有以下几点：

（一）组织人员研究建设企业干部人事档案信息化统一平台，规范企业各单位在硬件设施的投入和建设、做到硬件配套、数据导入导出格式统一，内容上要包括发展的总体框架、规划、措施、技术支撑、标准规范以及相关内容，使档案信息化建设驶入规范、有序的发展轨道。

篇（3）

一、工作目标

通过开展人事档案达标升级工作，进一步推行人事档案工作目标管理，促进人事档案工作制度化、规范化、科学化，提高人事档案服务干部人事工作、服务交通中心工作的水平。2007年内，厅机关和厅直单位人事档案都要达到三级以上标准，其中，厅机关、公路局、运管局、港航局、交职院、设计院、京珠处、汉十处、楚天公司的人事档案达到二级标准，争取有条件的单位达到一级标准。（标准附后）。

二、工作要求

（一）人事档案材料要真实完整。认真贯彻落实《干部人事档案材料收集归档规定》，要集中时间，集中力量开展干部档案收集整理和审核工作，相关部门和人员要及时向人事档案室报送相关材料。人事档案管理人员要及时收集、补充档案材料，并对收集的档案材料认真进行鉴别，严把质量关，把干部“三龄二历”（即年龄、党龄、工龄、学历、经历）作为审点，审查档案重点是看材料是否齐全、内容是否真实、手续是否完备、整理是否规范。

（二）人事档案管理要规范有序。要建立完善档案整理、借阅、保管、保密等各项制度，按照《干部人事档案审核整理规范》的要求，对所管档案集中整理，做到分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐，使档案内容达到真实完整、条理清楚、精练实用的要求。

（三）完善档案库房基础设施建设。要进一步加强档案室规范管理，配备专用档案库房，配备办公室、阅档室（可合二为一），，配有防盗门窗、灭火器、温湿度表、电风扇或排气扇、防腐防虫等物品，保证档案库房达到防盗、防火、防光、防潮、防蛀、防高温的“六防”要求。

（四）推进人事档案信息化建设。使用专用干部档案及人事信息管理软件，将干部信息录入计算机，实现干部档案接收转递、底册更新、目录编排、提供利用、统计查询等日常工作的计算机管理，《干部档案目录》、《职务变动表》、《工资变动登记表》实行微机打印。要按照组织系统信息化工作规划的要求，逐步建立人员信息库，年内实现《干部任免表》、干部名册、领导班子统计数据等从信息库直接生成。逐步建立人事档案电子查询系统，为人事档案网络化管理奠定基础。

三、工作措施

（一）加强组织领导。省厅成立由厅长任组长的人事档案达标升级领导小组，具体工作由厅人事劳动处负责。各单位要高度重视此次人事档案达标升级工作，成立领导小组，加强对人事档案达标升级工作的组织领导，保证人员、资金、硬件“三到位”。人事劳动部门负责具体组织实施，要明确专（兼）职档案管理员负责具体工作。

篇（4）

卫生系统干部的人事档案主要是在地方卫生管理部门按照国家相关政策在选拔、培养、任用干部时所形成的个人资料，其中主要涵盖：思想政治、个人经历、工作业绩以及业务能力等等，其将作为医院以及上级部门考察、任用干部时重要的参考资料。目前我国大部分地区已经对卫生系统干部的人事档案进行目标化管理，使得卫生系统干部的人事档案管理实现了规范化、标准化以及系统化，但是仍然存在较多的问题，因此在本文研究中笔者将总结分析目前我国卫生干部人事档案管理的现状以及产生的原因，并在此基础上提出了一系列改进措施。

一、卫生干部人事档案管理的现状

（一）卫生干部人事档案真实性较差

一般来说，卫生干部的人事档案管理应该保证档案资料的严肃性、真实性以及可靠性，但是在现实工作中却频频出现档案失真、失实甚至是遗失等等不良现象。某些个人或者医院为了某种利益或者规避某种风险，有意识的任意隐瞒或者更换档案资料，将不真实的资料放进档案中或者直接改写原始档案，这样使得卫生干部的人事档案信息出现不全或者虚假现象，进而极大的降低了人事档案的可信性[1]。这样将严重影响了卫生系统人才的培养、选拔以及任用，而且现在大部分医院都是采取“先调人后调档”的方式选进优秀人才，若档案材料出现问题但已为时已晚，进而导致出现一系列问题。

（二）硬件设备落后及管理人员业务素质较低

部分地区由于受到客观条件因素的制约，在卫生系统人事档案的管理方面无法投入足够的财力、人力，因此极易出现人事档案保管、保护以及利用等等出现不合理性，而从事卫生干部人事档案管理的工作人员专业技能不足，基本上都是从其它岗位调任或者兼职，因此在硬件设备以及管理人员业务素质方面都无法满足现代卫生干部人事档案管理建设要求。

（三）卫生干部人事档案利用效率低

卫生系统干部的人事档案都是本地区医疗体系中优秀的科研、管理人员在实践活动中积累下来的结晶，因此具有较高的应用价值。目前，我国大部分人事档案资料只实现了最基本的利用价值，即：人事调动时简单查阅纸质的人事档案资料。干部的人事档案资料实践应用较少，更多的处于一种落后、被动的服务状态，进而无法更好的为卫生系统的医、研、教和管理提供优质服务。

二、卫生干部人事档案管理现状产生的原因分析

（一）管理人员思想认识不到位

对于卫生系统干部人事档案的管理工作，一般情况下都是呈现出“用起来重要，抓起来次要，忙起来不要”现象。而究其原因主要有两点：一是相关领导未引起高度重视。部分医院领导对于本单位干部人事档案的管理工作表现出很大的随意性，而且大部分档案管理人员都是兼职，因此对人事档案管理业务不精通，再加之日常事物较多，因此无法全身心投入到干部人事档案管理工作上；二是人事档案管理人员责任意识不强。在很多单位的人事档案管理上都存在“身在其位，不谋其职”现象，更不懂如何使用现代化管理手段进行管理，进而导致卫生干部人事档案出现真实性较差、利用效率低等问题。

（二）卫生干部人事档案整理不规范

干部人事档案的收集、整理、归纳是一项技术性较强的细致工作，在我国《干部档案整理工作细则》就已经明确提出：“认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。”“通过整理使每一个档案达到完整、真实、精练、实用的目的”，而卫生干部人事档案管理也应该严格按照上述标准来执行[2]。但是在现实工作中普遍存在干部人事档案材料混杂、散乱现象，干部人事档案并没有按照相关标准格式进行分类处理便立卷成册，因此对卫生干部人事档案的合理应用带来了严重的影响。

三、完善卫生干部人事档案管理问题的措施

（一）更新档案管理观念，强化利用、服务意识

对于卫生干部人事档案，医院领导及人才服务中心应该积极配合将其作为事关医疗人才队伍建设的高度来考虑，切实加强卫生干部人事档案管理的投入力度，尽快将干部人事档案工作纳入到日常工作中。相关领导及档案管理人员需要从现代信息资源角度来创新卫生干部人事档案的管理，进一步加强卫生干部人事档案的信息化综合分析及深度开发利用，将传统的“被动”服务变为“主动”服务，积极拓展干部人事档案的服务领域，进而实现卫生干部人事档案逐渐从简单管理型服务模式向开放型服务模式转变，将干部人事档案建设成卫生系统优秀人才的资料库，以此来有效推动卫生干部人事档案管理工作的规范化、科学化。

（二）严格制定并遵照干部人事档案管理制度

在卫生干部人事档案的管理中，人才服务中心应该与医院的干部档案管理部门保持密切的沟通与交流，共同制定切实有效的卫生干部人事档案管理基本细则。在卫生干部人事档案管理细则中需要明显提出：严格按照归档标准及范围对干部人事档案进行及时收集并做好登记工作；整理分析档案资料，其中需要做到以下几点：是否属干部本人、是否属归档范围、是否齐全、是否重复、是否完善，对于整理好的档案资料要进行准确分类，按照顺序进行排列，整齐装订[3]；档案管理人员每年定期对相关归档资料进行装订入卷，在各个管理环境上尽量做到细心，以此来确保干部人事档案的完整性。

（三）注重卫生干部档案管理工作创新性

卫生干部人事档案管理工作的创新性，首先是需要在工作方法上创新，根据自身发展条件引进人事档案管理软件，进一步加快干部人事档案管理信息化进程。充分利用计算机、扫描仪等等现代化技术设备，将干部人事档案通过技术处理，形成电子文档、图片或者视频等数据资料，让将其录入专门的干部人事档案数据资料库，在人事档案的归档、统计、查阅、借阅过程中均采取微机化操作，从而实现信息化动态管理卫生干部的人事档案；其次是在档案内容上创新。切实完善卫生干部的人事档案资料内容，在完成干部人事档案基本内容之上，将干部的能力档案、工作业绩档案也纳入其中，以此来丰富干部人事档案的内容，增加卫生干部人事档案的应用价值。

（四）积极提升档案管理人员基本素质

针对目前我国部分地区人事档案管理者普遍为兼职人员这个现象，为了能够使之适应现代信息化档案管理发展的需求，在要求其自身加强专业理论及技能学习的同时，单位还应该给予外出进修学习的机会。首先，档案管理人员需要认真学习《档案法》、《干部人事档案管理人员职责》等相关规章制度，努力加强自身的知识与修养，自觉学习相关专业知识（例如：计算机、法律、文字写作等等），熟悉医院干部的基本情况[4]；医院相关部门应该组织档案管理人员参加各种形式的培训、进修活动，切实加强档案管理人员的继续教育工作，以此来提升干部档案管理人员的业务技能及综合素质水平。

参考文献

[1] 刘立君.浅析医院人事档案管理的信息化建设问题[J].中国科技信息，2010，（12）： 190-191

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1 干部人事档案管理存在的问题分析

1.1 干部人事档案管理的重要性认识不足

长期以来我国档案工作的管理都处于管理中的一个薄弱环节，所以干部人事档案工作无论在人员配备、资金投入还是管理设备上都存在着严重的不足，使干部人事档案管理工作存在着严重的滞后情况，这也导致长年以来，我国在干部人事档案管理上的工作基本处于停滞不前的状态。同时人们对人事档案的重视性也存在着缺乏认识的状况，这就导致一些流动性较大的人员，存在着无档、档案不全、及人档分离的情况，由于档案不能及时进行归档，从而导致档案丢失及资料不全等情况时常发生，因此在对人事档案进行管理中，常常存在着档案内资料不全的情况。

1.2 管理力量薄弱，管理水平不高

目前我国人事制度改革的力度不断加强，随着改革的不断深入进行，对干部人事档案管理工作提出了更高的要求，而且干部人事档案工作涉及的环节较多，这就需要具有专业化知识的人员及资金的支持，但在当前我国的干部人事档案管理工作中，不仅缺乏专业的档案管理人员，同时也因为缺乏必要的重视，从而导致投入上的不足，在很大程度上影响了我国人事档案管理水平的提升。

1.3 材料收集的机制不够健全，渠道不够畅通

档案管理工作是一个需要长期性及连续性的工作，因为干部人事档案在管理过程中需要对干部个人各个时期及不同方面的材料进行收集、整理及保管，因此为了收集的全面性和及时性，需要建立有效的材料收集网络，但在当前的情况下，还没有一个健全的材料收集网络和收集渠道，这就导致材料在收集上存在着不畅通的情况，导致档案收集的全面性和质量性都有所下降。

1.4 收集材料不规范，不真实

档案的收集工作需要档案管理人员进行严格的把关和审查，因为在现在干部人事档案管理工作中普遍存在着纸张大小不一、材料前后不一致、真伪难辩等情况，这就给档案在使用过程中会受到较大的影响，使档案的真实性、法律性和质量受到较大的影响。

1.5 管理手段还没有实现信息化，开发利用率低

目前干部人事档案管理工作很大程度上还处于原始的手工操作阶段，信息化建设工作没有得到全面的开展，即使进行了相关的建设工作，但却都存在着设备配备不足、软件开发不符合社会发展要求等情况。因此导致实际干部从事档案管理信息化工作还处于简单的打击和检索状态，使软件的为上级提供决策的功能，由于组织结构及业务能力等众多问题的存在，使之处于虚设状态，使档案的开发利用和编研工作都受到了较大的影响。

2 干部人事档案改革的意义

2.1 干部人事档案改革是实施人才强国的要求

我国市场经济的大环境下，处于激烈的竞争当中，而一切竞争的根源归根结底都是人才的净，所以利用干部人事档案进行人才的管理，是在市场竞争中取胜的关键。而且国家也把建立社会化的人才档案公共管理服务系统作为加强人才工作的基础。这一切都说明人事档案工作的重要性，也充分体现了进行人事档案改革的迫切性和必然性。

2.2 干部人事档案改革是干部人事工作自身的需要

干部人事档案是一个长期性和连续性的工作，可以说是随着有历史的发展，使档案的内容得以不断充实和完善，最后形成了具有自身特点的发展规律。当前我们处于一个特殊的历史发展时期，社会的不断发展及变革需要从档案中进行完整的体现，这也给当前干部人事档案管理工作带来了一些新的问题，所以需要改变传统的人事档案管理模式，对干部人事档案进行改革，从而使其能够与时俱进，积极适应社会改革发展的要求，从而满足当前社会干部人事管理工作的需要。

3 干部人事档案改革的措施

3.1 提高人事档案材料的质量

首先，要从思想和行动上要重视人事档案的管理工作，真正把干部档案工作作为组织人事工作的一项重要基础性工作。同时，还应建立与完善适合本部门质量考核体系，对工作进行量化与考核。促进档案管理向标准化、科学化迈进。也可以通过建立竞争淘汰机制，来增加档案工作人员的责任心和危机感。其次，要及时补充具有个性的人事档案材料。人事档案的内容要与人事档案主体多元化、社会职能多元化相适应。

3.2 加强档案材料的收集工作，确保归档材料的完整、可靠

建立健全材料收集工作的协调机制，加强与相关部门的沟通，采取“重点收集与普通收集相结合”“集中收集和经常性收集相结合”“上门收集”等方式，及时追补和不断补充新的资料，力争档案资料能够反映出最新、最全的个人档案信息。档案工作人员在收集材料时应严格把关，对于内容不实的材料坚决不予归档。保证档案材料形成规范真实、收集齐全、归档及时。

3.3 加快档案的规范化、现代化建设

规范人事档案的内容、分类、档案用品标准，对人事档案材料的归档范围、时间要有明确具体的要求，将侧重点放在反映干部员工工作能力、工作业绩等档案材料上；档案管理人员在接收人事档案材料时要严格把好审核鉴定关，从纸张规格到字体都要严格要求，拒收不规范的档案材料和缺公章、少签字的材料；进一步落实人事档案的相关管理制度，在查阅、流转等各个工作环节中，严格按规章和程序办理。

3.4 完善人事档案管理的法律法规，提高人事档案的利用效益

传统人事档案管理强调人事档案的保密性。在越来越强调诚信的现代法治社会里，为适应人才工作的开放性，应当揭去人事档案的“神秘面纱”，除了牵涉到国家和社会公共利益的少数的人事档案外，大部分人的人事档案应当在一定的条件下适度开放。因此，要从人才的开放性和流动性的实际出发，同时兼顾人事档案工作的保密性，改革传统人事档案管理制度，修订和完善现行人事档案管理的法律法规。

3.5 不断提高人事档案管理人员的素质

在现代的社会发展下，人事档案发生了较大的变化，这就对人事档案管理人员提出了更高的要求，不仅需要档案管理人员要具有专业的档案管理知识，同时还要充分的运用现代化的管理方式，在人事档案管理工作中需要复合性的管理人才，因此档案管理工作部门需要加快档案管理人员的培训和教育工作，努力提升人员的整体素质，从而打造出一支具有高技能和高素质的复合性人才的档案管理队伍。为我国人事档案信息化建设奠定良好的基础，也是推动档案管理工作得以快速发展的关键。

3.6 利用新技术、新设备提高人事档案现代化管理水平

首先，开发研制既有标准统计口径，又切合本系统、本单位干部管理实际的软件，将干部履历、自传、鉴定考核资料、学历职称、政历审查资料、党团材料、奖励处分记录、任免记录等全部录入计算机。完善档案辅助管理软件系统，提高查询统计、目录打印机数据交换的效率。

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目前，为了使干部人事档案管理工作逐步制度化、规范化、科学化，各独立学院大都初步制定了档案管理制度，这一做法对选拔、培养、使用干部发挥了重要的作用。但是独立学院的干部人事档案管理工作还处于初步阶段,还有很多不足的地方，应该进一步完善基础建设，重点是不断提高管理工作水平，从而更好地有助于独立学院的发展。

一、独立学院干部人事档案管理现状

1、档案管理制度尚待完善

首先在观念和意识上档案管理制度还不完善。各独立学院由于建校时间大都不长,对干部人事档案工作在学校工作中地位和作用的重要性认识不足, 档案意识不强是普遍存在的问题, 人员、经费、管理不到位,以及没有将干部人事档案管理工作纳入领导工作的议事日程, 不能适应干部队伍建设和人事决策的要求，使档案工作处于维持现状、被动应付的状况。其次是档案管理归档不规范。广大教职工对人事档案归档内容、管理范围知识缺乏的问题, 使应归档的材料不能及时送交管理,致使人事档案归档不全。因为归档制度不健全, 导致对基层单位档案形成部门缺乏有效的控制和制约机制,使得人事档案部门收集、归档保存档案制度得不到落实。对档案检查不及时、转递方式混乱、保卫保密措施不力、利用手续不全等也是档案管理工作的另一个问题。即使制度比较完善的某些高校，在实际工作中也没能按制度实施档案管理, 致使独立学院档案保存很难做到规范化、科学化。

2、独立学院档案材料的准确性、完整性难以保证

归档不及时、材料不全面、信息不准确、干部信息未及时更新等是人事档案材料收集工作存在的问题，特别是对反映个人能力、业绩、继续教育等情况的材料非常缺乏。随着独立学院的迅速发展，学院在师资队伍建设方面力度逐渐加大，人才流动越来越频繁，干部信息变化随之越来越迅速，由于许多教师一边工作一边接受继续教育，学历、学位的变化很快，这些新的档案材料形成后如果不能及时归档，就会给档案管理和干部晋职、晋级、提拔、聘用等带来很大的难度。有些档案形成部门存在着奖惩、职称评聘、学历变化、业绩考核、科研成果和岗位变动等归档材料分散、凌乱，以及短缺的档案材料未能及时补充的问题。另外, 如缺乏干部履历表等部分档案材料不完整的情况，常常在身份确定时引起争议。新引进的人员由于原单位档案管理不完善导致档案材料不完整，甚至缺乏大中专毕业生报到证和干部履历表等。使人事部门不得不为此花费大量的时间和精力去解释和说明，更影响了干部的工作积极性。因此，为适应学校快速发展的需要，干部人事档案管理工作应当迅速、准确、及时地提供人才信息并归档。

二、完善独立学院人事档案工作管理的措施

近年来，我国先后成立了大量的独立学院。除了硬件设施的不断完善,提高教学水平是各独立学院最重要的问题。以上分析表明，教学档案管理是教学管理工作和教学实践活动中的一项重要内容。加强档案管理是提高其教学水平的一项重要举措。应从以下几个方面采取措施。

1、更新观念, 提高认识

加强创新独立学院干部人事档案管理模式，使其向"人才"管理的模式转变。实行信息化管理, 提高人才的利用率。采用现代化手段，利用计算机、复印机、扫描仪、缩微、摄像等现代化设备和人事档案管理软件，采用科学的方法和技术收集、整理、鉴别、装订、保管和利用干部人事档案。建立完备的干部人事档案信息库系统，为人才队伍的建设、人才交流、人才使用提供详实的资料，促进人才的合理流动。由于领导的档案意识起着决定性作用,专业教师的档案意识则决定实际成效。因此，要通过对《档案法》持续、深入、细致的宣传，不断提高领导和专业教师的档案意识，将教学档案工作作为学校建设的基础工作来抓，并与提高教育质量和办学效益结合起来。

2、建立人事档案信息网络化管理系统

为充分共享信息，提高劳动效率与工作质量，向领导和部门提供最新的一手资料，提高信息的时效性，应通过网络使信息共享，在局域网内建立档案信息网络化管理系统。要注意管理权和使用权的问题，为使独立学院人事档案的利用率越来越高，通过确认密码和身份提供所需信息，把档案管理工作从繁重、低效中解脱出来，也是摆在我们面前的重要课题。在实现独立学院干部人事档案信息化管理、建立各种人才信息库之后，根据信息的内容和有关制度要进一步建立档案信息网络，在不同的层次内实现信息共享，利用档案信息网络拓展独立学院之间、独立学院与社会各方面之间的联系。一方面满足公众的知情权，另一方面有利于有关单位调用这些信息。加强独立学院之间及独立学院与社会各方面间的信息交流与沟通，以便使人才的作用得到最大化的发挥。

3、加强领导，完善人事档案工作制度

独立学院健康发展离不开人事档案管理。所以应当加强对人事档案管理工作的领导。在学院政策的指导下独立学院人事档案管理人员必须根据独立学院的特点和管理工作的需要,做到按章办事、遵纪守法。对专兼职档案员，从归档、管理、利用、考核等方面提出具体规定和要求，并在实际工作中认真贯彻执行，使独立学院人事档案管理工作制度化、规范化。

4、加强干部人事档案材料的收集工作，保证材料的真实性、准确性

干部人事档案及其内容随着干部职务的变化、干部经历的丰富而不断增加新的内容。因此,经常不断地在变化、发展着并处于一个动态的过程。由于独立学院人事档案材料形成的不定期以及形成材料涉及校部机关、系部等较多的部门，因此不只是人事档案管理人员的事情，收集工作同样也是各有关材料形成部门的任务。形成人事材料的部门,充分发挥部门的主动性,严格执行有关制度，保证人事材料收集渠道的畅通，为防止人事档案管理"人档脱节"现象的发生，要建立送交人事材料归档的制度,又要加强对移交归档工作的管理和监督，做到不积压、不丢失、准确无误。在归档过程中要形成规范化标准，材料的接收、转出、整理与装订等也要按规范化程序操作。

5、加强人事档案管理队伍建设，提高管理人员的素质

档案管理人员是起主导和支配作用的人事档案工作的主体，为了保证适应新时期独立学院改革和发展的需要，培养和培训高素质的档案管理干部，已成为当务之急。首先，档案管理是一项严肃、细致和一项政策性和专业性很强的工作，需要档案管理人员具备高度的责任心和无私奉献的精神。其次，要定期进行岗位培训班，学习新的知识与技能。由于独立学院是新建的教学机构，大多数档案员缺少岗位技能和检验，故有必要进行岗位培训,系统地学习档案专业基础知识，并经常举办各种形式的档案业务专题讲座，不断提高业务水平。只有不断进行专业知识、计算机知识及人事管理系统软件知识的学习，掌握现代信息技术，才能提高综合分析能力，适应人事档案管理逐步现代化的发展趋势，成为合格的具备档案管理专业知识，以及计算机应用技术的复合型人才。

参考文献：

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关键词： 干部；人事档案；管理

Key words： cadres；personnel files；management

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2014）14-0174-02

1 干部人事档案的特点

干部人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是组织人事部门在录用、培养、选拔和任用干部等工作中形成的原始材料，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，是记载人生轨迹的重要依据，具有法律效用。干部人事档案管理工作主要包括干部人事档案材料的收集、鉴别、整理、保管、转递、统计和查询等日常业务工作等，主要具有以下几个方面的特点。

1.1 连续完整性：干部人事档案收存着干部履历、自传、鉴定、学历学位、党团、奖惩、工资、职务任免等九类，涉及50多个领域的有关材料，因此，它能连续地记录员工个人成长、思想发展的历史，全面展现员工家庭情况、专业情况、个人自然情况等各个方面的内容。

1.2 现实真实性：由于档案材料是干部在工作学习期间现实发生而产生的，其人事档案则成为组织人事部门正确使用人才、合理解决工资等问题的一个重要依据。直接为现实工作服务是人事档案区别于其他档案的重要标志。

1.3 动态流动性：历史在发展，社会在前进，随着干部人生道路的延伸将不断形成一些反映新信息的文件材料，所以其人事档案的内容不是一成不变的。

1.4 机密性：干部人事档案记载着干部各个方面的情况，涉及到与本人有关的工作和一些重大事件，反映干部的功绩、过错和失误。它的绝大部分内容只能限于组织掌握，不能向社会扩散，也不得随便公开。即使是处于档案管理机构的个人也不能查阅自己的人事档案。

2 干部人事档案管理存在的问题

2.1 档案管理水平不高 干部人事档案管理工作，既是一项政治性、政策性、保密性、服务性很强的工作，也是一项具有科学性和专业性的工作。这些性质要求从事干部人事档案管理工作的人员，必须具备较好的政治素质和较高的专业素质。但由于档案管理人员大多数是身兼多职，对档案工作投入的精力不足，相应的业务培训系统性不强，因此严重影响了档案管理水平。

2.2 档案收集力度不够 干部人事档案的形成单位分散，有本单位的，也有外单位的，而且形成时间不固定，给档案收集工作增加了难度。在整理干部人事档案时经常会遇到材料缺失的现象。一般有三类材料缺的比较多。一是学历、学位材料；二是奖励、表彰登记表；三是较早前的干部任免审批表及考察材料。有的收集的材料大小不一，字迹潦草不清，书写不规范，给干部人事部门查阅档案带来了很多困难。

2.3 档案整理水平欠缺 干部人事档案要进行规范化的整理，干部人事档案既不能“欠”整理，也不能“过”整理。在新《条例》规定之前，档案材料必须统一裁剪或整理成标准的16开（260*184mm）规格，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水笔或复写纸书写。而在实际档案文卷中会看到很多不符合档案整理规定的地方，有的档案整理人员为了达到标准大小的纸张规格，对档案材料实行野蛮裁割，导致许多有价值的档案材料缺失边角内容；有的档案材料被反复打孔装订，致使左侧边缘综排达10余个孔洞；由于档案整理人员对档案鉴别存在理解差异，所以在对整理中因审核剔出的档案材料，须进行登记，经主管领导审核批准后分情况予以处理，而在实际工作中，对剔除档案的材料登记往往无迹可查。

2.4 档案管理信息化程度不强 随着科学技术的发展，计算机技术得到广泛的开发，但许多先进的技术手段和管理理念还没有充分深入到档案管理上来。特别是调阅档案程序需要反复翻阅档案原始材料，影响了档案的保存和安全，并造成一定的资源浪费。

3 干部档案管理工作的对策

3.1 突出完整性，严把材料收集关 干部人事档案管理部门要经常了解和掌握形成干部人事档案材料的信息，定时定期地向形成材料的部门收集应归档的材料。遵循真实、完整、及时、规范的原则，定期对干部人事档案进行全面的整理，对查出缺少的材料逐一进行登记、造册和催讨。对能补充的材料如奖惩材料和学历学位材料，通过与个人催讨的方法找到证书原件，留取复印件，注明复制时间并加盖组织科公章存档。

3.2 突出准确性，严把鉴别审核关 将干部任前档案审核作为干部选拔任用工作的必经程序，对干部的“三龄一历”、奖惩等情况进行认真审核，充分发挥档案在干部工作中的重要作用。对档案中的原有材料和新补充材料，逐份审查，准确鉴别。对同名同姓、同音异字、一人多名等材料，采取查看籍贯、对照“三龄一历”、核对工作简历等方法进行甄别；在审核过程中，对档案中的一些关联材料和关联信息相互进行印证。对于学历学位材料、培训材料、职称材料、考察材料和任免材料的审核，根据干部本人最新任免材料和履历材料所记载的学习、培训、任职经历，反向倒查之前的各项材料是否齐全，相互认证。

3.3 突出严肃性，严把整理质量关 自2010年10月1日起，干部人事档案材料的载体一律采用国际标准A4型公文用纸，停止使用16开纸型，对不符合标准的材料进行及时更换。档案原始材料进行逐页检查，对纸张出现破损、断裂、发脆过薄的单页材料进行托裱，对编目、装订错误的材料进行调整，使整理过的档案做到“四无两齐”，即：无损坏、无卷角、无折皱、无残留金属物和左、下两面对齐。

3.4 突出规范性，严把制度健全关 建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。一是健全各项制度。对档案资料从收集、归档到移交，以及档案的日常管理都要制定一套严格的制度，做到室内有制度、管理有薄册、查阅有记载、转递有回执。二是严格工作程序。按照档案管理的有关要求，进一步严格工作程序，加强档案管理，提高档案管理的规范化水平。在办理干部调配、毕业生接收等方面手续时，坚持先调档审核，再提部务会议讨论；在接收新形成的学历、学位材料时，先验证学历、学位证书再进档，防止假文凭、假学历材料混入干部人事档案，对档案管理中出现问题的，实行责任追究，保证档案管理规范有序。

3.5 突出时效性，严把信息建设关 把先进的科学技术手段应用于人事档案管理，以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。通过辅助计算机、扫描仪等硬件设备，将档案文字信息通过扫描转变成为数字信息，实现人事档案文卷与数据格式并存的管理模式。同时，可以建立数字化的信息网络平台，实现网上认识信息的接收、转递、储存和资源共享。

4 结束语

近年来，随着对干部人事档案整理要求的细化和对档案管理人员业务培训力度的加强，档案整理水平普遍提高，出现的问题也越来越少。但各个方面的问题任会存在，这就要求我们档案管理人员要不断学习，更新观念，积极探索档案管理新模式。

参考文献：

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干部人事档案是记述和反映干部个人经历、德才表现、工作业绩、奖励与处分等记录干部个人的原始材料和历史证件，他真实地记述着档案人的成长“轨迹”，是直观地、历史的考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。人事档案的管理是人力资源管理的重要组成部分，特别是在经济社会高速发展，人员流动日超频繁的当下，干部人事档案为干部人事工作提供着可靠的依据，为人才资源的合理使用提供信息参考，在干部人事工作中发挥着重要作用。

（一）在干部管理上的历史作用

干部人事档案是档案人本来面貌的客观反映，在实际工作中经常会碰到年龄、工龄和学历等涉及到个人待遇方面的问题，这时就可以充分发挥档案的历史效能，坚持以档案为基准，以历史材料为依据，及时准确地提供有价值的信息，为正确解决问题提供依据。

（二）在干部选用上的基础作用

随着干部选拔任用、监督管理的日益严格，档案管理部门要及时提供干部的真实信息，为实施干部竞争上岗、公开选拔干部提供好重要的决策参考依据，为全面掌握干部队伍和人才队伍的整体状况提供第一手的资料。

（三）在人力资源开发上的促进作用

现代管理理论强调，管理的核心是人的管理，人事档案是“人的管理”的基本信息的主要依据，可以使各类人才扬其长、避其短、司其职、用其智，最大限度地发挥人才的作用，促进人力资源合理配置，因事择人、用人以治事。

二、干部人事档案工作中存在的问题

（一）材料收集不便，管理不够完善

由于一些单位机构改革，管理体制发生变化，部分人员变动工作岗位，档案没有及时转递，干部档案材料收集整理归档不及时，造成了档案材料缺损。有的管档人员业务不熟，档案管理制度执行差，缺乏专业知识培训，对档案的重要性、管档要求、材料的收集、整理、归档等业务不了解，在接、转、调出、转入、工资、退休时需要档案时不严格履行手续按规定办事。甚至为了各自方便，档案本人自己提，造成在接转档案时不密封，借出手续不完善，让个别人钻了空子，抽取个人档案材料造假、销毁、涂改等，为自己谋利，严重影响了档案的真实性。

（二）档案材料立卷不够规范，案卷质量不高

真实性是干部人事档案最基本的要求，但目前档案材料内容上填写前后不一，“三龄一历”（年龄、工龄、党龄、学历）记载多样，造成个别干部的“年龄越填越小，参加工作时间越填越早，文化程度越填越高”。根本的原因就是干部人事档案对个人的切身利益极为重要，如选拔干部、评定职称、退休等等，因而使个人因功利方面的因素而有意造假。其次，档案的用纸规格不一，虽然规定档案材料要统一使用16开规格办公用纸，但现选择公文材料大部分是A4纸，给立卷归档工作带来了麻烦。再次，档案材料的归类不准确，目录书写不正确。有的归档材料未编页码或页码与目录不相符，有的不该归档的材料归了档，零散材料没有及时归档，这些都直接影响了案卷的质量。

（三）硬件设施解决落实差

对干部档案管理必备的条件解决落实差，个别单位没有专用档案室；有的单位档案多，档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，档案夹都被虫蛀多处小孔，严重影响了档案的美观、整洁、完整；有的管档单位甚至必备的切刀、统一的档案夹都无法购置齐备。在使用上，技术手段落后，运行效率低，一些先进手段无法采用，还要靠手工操作，费时、费力、效率低，这些都与新时期档案管理的现代化、信息化、科学化管理不相适应。

三、加强干部人事档案工作的对策

（一）加强材料收集、管理工作，重树干部人事档案的真实性

干部人事档案内容的真实性关系到干部人事档案的使用价值，关系到每个干部的切身利益。要围绕干部档案的利用价值，在收集干部基本情况的基础上，对缺少的材料要做到口勤、手勤、脚勤，把档案管理工作变被动为主动，加强联系沟通，及时追补和不断补充新的材料。档案人员要本着对组织负责，对个人负责的原则，严把干部人事档案材料归档前的审核鉴定关，做到不经审查的材料不归档，内容不实的材料不归档，手续不全的材料不归档，填写不规范的材料不归档，国家不承认的不归档，确保干部人事档案材料的真实性和实用性。

（二）加强档案材料的收集力度，使干部人事档案内容更全面

大量收集反映个人业绩、素质和综合能力等方面的材料，建立档案资料收集责任制，对负有提供资料责任的部门和人员提出归档的内容和时限要求。在接收、补充、整理档案时，发现缺少材料应及时向有关部门索要，对普遍性、阶段性工作中形成的材料如普调工资等材料，档案人员应主动与部门联系，及时收集归档。使收集整理工作做到经常化，不拖延、不积压，确保干部人事档案材料的完整性。

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前言

近年来，我国高等职业教育管理体制改革取得了重大进展，合并升格的高职院校达1100多所，进一步完善了国家的高等教育结构，优化了教育资源配置，提高了办学质量和办学效益。合并后的高职院校是我们面临着许多新的管理利问题。干部人事档案管理作为学校的一项重要工作也存在着许多问题。

一、合并高职院校干部人事档案管理与利用存在的问题

许多合并高职院校是由一些不同学科、不同层次的学校（如中等职业学校）合并而来，原来的学校对干部人事档案没有自主管理权，长期以来不能引起学校领导层的足够重视，从而出现了诸多问题。

（一）领导重视不够，专业人员缺乏

合并的高职院校，干部档案管理实现了由被动式管理向主动式管理转变的模式，师资队伍迅速膨胀，干部人事档案管理的工作任务加重，然而，部分高职院校没有配备专用的档案库房，没有设立单独的编制，配备专职的人事档案管理人员，仅由组织人事部门配备兼职人员兼管这项工作，这样势必影响了组织人事部门其他工作的顺利开展，而且这种管理模式，缺乏对管理人员政治素质、业务能力、管理水平的培训与提高，使高职院校干部人事档案管理工作的理论探讨与深化，自身改革与发展受到限制。

（二）档案管理制度不规范，管理手段落后

合并高职院校由于先前的隶属关系、办学规模、管理方式不同等历史原因，导致出现档案管理制度规范不一，质量参差不齐、人员构成复杂、管理手段落后等问题。如归档材料没有统一的规格；收集过程中纸张大小不统一；档案材料没有进行规范整理，有的甚至没有进行科学的分类和装订；现代化的管理技术和手段尚未得到有效的应用。

（三）信息开发利用率差，发挥服务作用程度低

干部人事档案信息管理还处于封闭或半封闭状态和被动服务局面，人事档案信息资源的开发利用程度不高，往往大多只限于干部考察和发展党员等方面，在师资培养、人才选拔、人才稳定与年度考核等方面未能真正起到应有的作用。

（四）升级达标工作任务繁重

很多学校合并升格后，就赶上了中央组织部要求开展干部“三龄一历”审核工作的通知，这对干部档案管理提出了很高要求，而原先几所学校档案工作起步不同，有的学校已经经过了上级部门的检查验收，达到干部档案管理目标一级，二级或三级标准，有的规模甚至都没有按新标准整理过，为了达到同一个等级或更高水平，除“三龄一历”需要审核准确外，档案管理人员仅技术加工就有相当大的工作量。

二、解决高职院校干部人事档案的管理与利用问题的途径

（一）领导高度重视，提高档案管理人员素质

干部人事档案是记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔任用干部的重要依据，关系到每位教职工的切身利益。作为学校领导，尤其是主管组织人事工作的领导，应充分树立起档案意识，合并高职院校应在机构设置和人员编制上给以充分保证；在档案经费上落实到位，增添必要的硬件设施；主动关心档案工作者的工作、学习、生活，当他们在工作中取得了成绩或圆满完成了工作任务时，主管领导应及时给以表扬和认可，同时还要让他们享受同等的升迁机会，这些措施最终可以促进人事档案工作绩效的提高。提高档案管理人员素质，是做好这项工作的重要依据。要做好人事档案管理工作，必须不断提高人事档案管理人员的自身素质，对在岗人员进行业务培训，系统地学习党和政府制定组织人事工作的政策、法规和档案专业理论知识，用档案方面的新理论知识武装头脑，开阔眼界，指导工作，以适应新时期高等职业教育事业发展对高校干部人事档案管理的新要求。

（二）加强规章制度建设，提高档案管理的现代化水平

建立健全一套完整科学的干部人事档案管理工作规章制度，使工作有序，有据可依，保证人事档案工作逐步法制化、制度化、规范化，真正发挥人事档案“见证历史”的作用。完善档案的保管、利用、借阅、保密、归档、鉴别制度，及时收集、补充、更新和完善人事档案材料，对收集档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精练，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，使人事档案的收集和归档工作真正做到不丢失、不积压、客观真正地反映事实。顺应时代的发展，增加资金投入，严格执行现代化管理标准，注重信息的准确性、唯一性，做到划分准确、排列有序、条目清楚、查找便捷。

（三）建立信息网络，充分发挥服务效能

干部人事档案管理信息化包括两层含义：一是要把档案中的手写文字信息电脑化、数字化；二是要把数字化的信息网络化，要能实现网上人事信息的接收、传递、储存和资源共享。当前，人事档案管理系统计算机信息软件已在大多数高校使用，但其发挥的作用程度比较低，高职院校要逐步吸收一批精通信息技术的人才和从事档案信息管理构件或善于制作档案管理网页的人才，更好的组建干部人事档案管理队伍，建立一套完整的人事档案信息数据库，利用计算机技术和网络技术，实现对人事档案的信息共享，大大提高档案的利用效率。

（四）充实干部档案管理队伍

为切实做好干部“三龄一历”审核工作，顺利实现干部档案升级达标任务，组织人事部门应当按照政策规定配备适当数量的专职干部从事此项工作，适当时间抽调部分政治素质高、原则性强的同志协助从事那些耗费时多、工作量大、技术性强的工作，这样可以保证干部档案工作的长效性，促进干部人事档案管理上水平。

【参考文献】

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管理[J].浙江档案，2004，（1）．

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关键词 干部人事 档案审核 思考

按照上级组织的要求，从2015年二季度正式启动了干部人事档案专项审核工作，经过一年多缜密的工作，到2016年6月初步完成了人事档案专项审核工作，有力推进了国有企业对干部人事档案规范化的建设。本人根据干部人事档案“三龄两历一身份” 等重要信息的审核过程，有以下几点思考。

一、严格政策收集全

开展干部人事档案专项审核，应根据干部档案归档及分类要求，首先要看档案是否有重要材料缺失、散材料过多、整理装订混乱等严重问题，如果存在这些情形，应先按照标准对干部人事档案重新进行整理，要根据档案材料内容和性质的不同，分别采取补充收集、原件复制、完善手续等方式进行补充和规范。档案材料补充收集是完成档案专项审核工作的重要环节，要严格执行《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发[2009]12号）和《关于做好文件改版后干部人事档案有关工作的通知》（鲁组发[2012]47号）等有关规定。

在干部人事档案材料补充收集过程中，应严格政策要求，认真严肃对待，对缺少的材料应分门别类与对口部门联系，能查找到原始材料的应将原始材料入档；若原始材料查找不到的，应与有关部门及本人进行沟通，了解情况，做出相应的证明材料。对任何类别的缺失材料，不应一股脑抛给当事人任由其自行查找，而应由组织人事部门与形成档案材料有关部门形成档案交接机制，由组织人事部门档案管理人员查找，并定期与这些部门沟通、索要需存入干部档案的材料。

二、火眼金睛辨真伪

人事档案是真实记录一个人的工作经历、思想品德、工作业绩、业务能力、晋级升迁等内容、是个人自我成长全过程的真实记载，它包含了每个人的经历、学识水平、品德表现、工作业绩、晋级等内容的原始记录，是个人的身份、学历、资历等方面的重要“凭证”。

在干部一生的经历当中，各个时期、不同年代形成的档案材料有所区别。对干部人事档案材料的真伪进行辨别时，应按不同时期、不同年代、不同人员等特定特点，对原始档案材料的笔迹、制式、纸张、印章等是否符合特征，进行真伪辨别。

一份材料往往经不同人的书写而成，不同人的笔迹有所不同，但如果一份材料应属不同人填写但笔迹前后一致或雷同，就值得怀疑；即使一个人不同时期笔迹也会有所变化。同时字迹的颜色由于受到氧化作用的影响以及或受到纸张差异的影响，不同时间形成的档案，字迹颜色亦不会相同，这是我们审核早期档案材料需重点注意的地方。

别外，档案材料都有一定的制式，随着社会发展和形势的变化，制式也会有所调整，如有的栏目被取消，有的新增，有的内容顺序发生变化，我们一定要注意与同时期其他材料的比较，从材料制式与年代的对应关系中认真比对，认真鉴别。

再有纸张、印章等特点，也是我们要认真鉴别的地方。由于材料形成时间不同，所用纸张不同，这时纸张的大小、厚薄、光滑度、颜色等方面存在差异；同理，不同时期、不同年代形成的印章，也会存在印章的大小、字体、制式、颜色深浅等的差别。在干部人事档案审核中，这些细微的差别记载了相应年代信息，都是我们不容忽视的细节。

三、前后对照互印证

在此次干部人事档案审核工作中，干部的“三龄两历一身份”是审核中的重点内容，尤其是对涂改造假问题，一经发现，应纠正的及时纠正，应追责的及时追责。

如何对干部“三龄两历一份身份”的信息进行确认？

一是原始资料有较为清晰的记载，前后对应，无需进行研判的，我们可以直接认定干部的信息。

二是有涂改的，首先要判断涂改的程度，其次分析判断涂改的原因，并对涂改情况进行调查，弄虚作假的要按规定做出相应处理。在判定此类情况时应区分出即时填写修改和后期涂改。填写过程中因出现笔误而改动的现象，不是涂改，可通过笔迹书写特征、字体颜色、前后逻辑分析等综合研判，但不能将显明的涂改统统归为笔误处理。

三是干部重要信息记载前后不一致的，本着从严掌握的原则，要根据档案审核有关政策进行审核确认。如：对干部因上学、入团、入党、入伍、招工等不够年龄，而将干部人事档案早期材料记载的年龄填大，后又根据实际将户籍材料已经改回的，按照公平公正原则，为避免重复得利，必须认定为干部上学、入团、入党、入伍、招工时填大的年龄。

四是为满足任职年限而虚构简历的。《党政领导干部选拔任用工作条例》规定，干部在提拔任用时，对下一级职务的任职年限有明确规定，根据《干部任免审批表》中的“审批机关意见”或“行政机关任免意见”的时间记载来确定相应职务任职年限，并依此判断任职年限是否涉嫌虚构，一经发现坚决予以纠正。