高校档案管理汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇高校档案管理范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

篇（1）

高校在日常的教学、科研等管理活动中，会产生大量的教学、科研、党政管理、基建、会计、出版、声像、实物等类档案。为了管理好这些档案，各学校除了建立档案馆 ( 室 ) 以外，校内各单位一般还配备了兼职档案员，负责本部门档案的立卷归档。档案馆 ( 室 ) 所藏的档案、资料基本上都经过规范化整理，编制了案卷目录、卷内目录、专题索引等检索工具。为了尽快适应现代社会对档案信息的需求，很多学校都不同程度地采用计算机管理档案信息，管理已经形成的各类目录信息。少数走在档案信息化前沿的学校，除了管理档案目录以外，通过数字化的手段，还能对全文和多媒体档案信息进行管理，并通过建立自己的门户网站，把这些信息出去。但普遍看来，多数高校计算机档案管理工作仍处在管理档案目录信息的阶段，有些单位甚至仍在手工操作，文件的全文管理尚处在起步阶段。随着校园网的开通和 “数字化校园”建设的逐渐深入，各单位已普遍使用计算机编辑、打印和收发文件，每年都有大量电子文件产生，而高校档案信息化建设已明显滞后，对这些已经存储在计算机磁盘上的电子文件，多数未能妥善保存；有的虽有保存，但缺乏统一科学合理的管理办法，难以进行有效的管理，造成人力、财力和信息资源的浪费，导致已经产生的有保存价值的电子文件 ( 档案 ) 有流失的危险。加强档案信息化建设，迫在眉睫。

二、网络环境中高校档案工作管理策略

（一）加快档案信息资源建设——档案信息化建设的核心任务

档案信息化是—个系统工程，而档案信息的数字化和档案信息资源建设是这个系统中的基础部分，没有档案信息的数字化，档案信息化建设就无从谈起。要建设档案信息资源，我们可以从以下几个方面入手。

1、对传统档案进行数字化

利用现代信息技术，有选择性的把一些传统的纸质、照片、声像档案数字化，并存储到计算机中存储设备中。由于传统的纸质档案检索查寻不方便，保管利用都受到一定的限制，把这些档案数字化后，可以极大提高档案的利用效率。

2、加强电子文件的管理

随着电子计算机技术、网络技术和现代通信技术的快速发展，收发电子文件的数量急剧增长。完整、真实、有效地管理这些电子文件，无疑将成为档案信息资源建设的重要内容，有这些电子文件转化而来的电子档案将成为档案信息资源的重要来源。

3、档案信息数据库的建设

通过网络在线采集现有的各种信息资源和数据库，如学籍管理数据库、学生成绩数据库、毕业生就业数据库和科研成果数据库等。档案部门可通过调研，充分掌握各部门所产生的数据库，把这些数据库纳入归档范围，以进一步丰富档案信息资源。

（二）加强档案管理应用系统的建设，实现信息共享，提高利用服务水平——档案信息化建设的根本目的

上面谈到了档案信息资源建设，这只是信息化建设的基础部分，重要的是要将那些数字化了的档案信息有效地管理起来，这就需要借助专业的档案管理软件。具体地说，档案信息的管理主要包括：信息著录、检索、利用、统计、数据保管等。而信息著录和信息利用是档案信息管理系统的核心功能。如果我们不能有效地把档案信息资源管理和利用起来，而是把它“束之高阁”，档案信息也就失去了意义，不能发挥它在现实社会中的巨大作用。

我们知道完整的档案信息包括：目录信息，全文、图像、视频、音频信息，档案信息管理利用就是针对这几方面而言的。要有效地管理这些档案信息，我们所选择的档案管理应用系统一般应有以下一些功能：档案目录信息管理，能够按照国家有关的著录标准对档案信息进行准确著录；能够对各种类型的电子文件 ( 如文本类、图像图形类、录音录像等多媒体以及数据库类 ) 进行管理；对各种档案信息进行有效检索、统计利用，最大限度地实现信息共享；能够实现与数字化校园 (OA) 实现无缝对接。我们在选择档案管理应用系统时，从实际出发，或自行开发或购买一些较成熟的具有以上功能的软件。

（三）档案信息安全保密体系建设——档案信息化建设的关键环节

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一、高校档案管理现状

纵观近几年高等教育发展情况， 2011年相较于2010年，高校（含普通高校和成人高校）数量增加了几十所，学生总规模增加了一百万左右，高校教职工人数增加了十万；而2010年相比于2009年，高校（含普通高校和成人高校）数量增加了三百多所，学生总规模增加了近两百万，高校教职工人数也是以万为单位递增；连续三年，高校数量、学生及教职员工人数都呈稳定持续增长态势。

具体地看，全国高校档案管理现状还存在着以下几个方面的特点：

第一，工作量大：由于高校的独特环境，每年都有大量学生、教职员工的档案数据变动，录入或者迁出，全国每年变动的各类档案都是以千万计，加上就业、继续深造等各种情况，档案的变化呈现数量大、变动频繁、跨区域调度等特点，加上其他档案的维护、保存，都需要消耗巨大的人力物力。

第二，电子信息化程度有待提高：信息技术是高效的信息处理手段，但是目前在档案管理过程中还没有完全发挥其优势。高校档案主要还是以纸质档案作为保存媒介，电子信息管理只是起到检索、交换、备份等辅助功能。电子化档案的推广仍处于起步阶段，管理工作人员对自动化软件的选择和使用还未能充分发挥计算机和计算机网络在档案管理中的作用。

第三，档案管理操作的标准化程度不高：由于各个高校结合自身具体情况所设定的制度、规范存在差异，导致各高校之间对于档案管理操作的步调不够一致，甚至存在极少数相互抵触的情况，这就为档案管理工作的效率带来了障碍。

第四，远距离传递频繁：由于学生入学、转学、毕业以及就业等情况每年都会发生，学生的流动性强，所以档案也经常需要远距离传递，跨省市、跨地区甚至跨国调用都是时常出现的情况。

二、高校档案管理工作存在的问题

（一）对档案管理的重要性认识不够

许多档案资料处于长期堆放的状态，没有及时整理归档，更谈不上利用。由于档案的专业性各异，档案管理人员可能不了解专业和技术知识、工作程序，缺乏档案管理的实践能力，使档案的收集、整理和归档不及时、规范。

（二）档案管理制度遵守情况较差

目前，大部分学校根据《档案法》完善了档案管理制度，但是由于领导对档案管理工作不重视，领导和监察力度不够，致使档案管理人员及师生员工对档案管理制度的遵守情况较差。例如在收集档案的过程中，制度形同虚设，交不交都行，档案管理人员也不去催促。在档案归档的过程中，许多档案没有及时归档，部分档案仍分散在基层单位管理，不符合事毕立卷的要求，致使最终有些档案损坏或遗失。

（三）档案利用率低

由于对档案的利用价值认识不够，大多数人不去查找自己所需的资料。由于部分档案管理人员思想观念落后及受过时的档案规章制度的制约，档案利用者往往需要办理许多手续才能借阅所需的档案，有时甚至无法满足利用者的需求，工作效率很低，降低了档案的利用率。

（四）相关法律法规不健全

迄今为止，国家对大学生管理出台了多个文件，但是没有专门针对大学生档案管理工作的法规。因此，大学生档案管理体制呈现出多样化。但不管实行哪种管理方式，因为没有具体的考核标准，都不愿意投入大量的人力、财力等进行专项管理，使得大学生档案管理杂乱无章。

（五）档案管理技术和手段落后。

传统的档案管理内容比较简单，全部为纸质档案，以手工服务为主要手段进行档案管理。近年来，学校招生规模不断扩大，各项事业快速发展，档案管理的内容越来越多。随着计算机技术和通信技术的推广应用，学校档案管理也配备了计算机和档案管理软件，这为档案管理现代化工作提供了硬件设施。

三、加强高校档案管理工作的对策

档案管理是高校正常运行的前提和基础工作，因此，应加大高校档案管理力度，最大限度地提高档案的利用率，为高校发展服务。

（一）树立科学发展观理念，提高对档案管理的认识。

高校档案管理正逐步社会化、市场化、信息化，正确认识档案的重要性是提高档案管理水平的关键和保证。因此，要以人为本，贯彻科学发展观，用科学技术的最新成果武装档案工作，其核心就是重视档案的建设与管理。

（二）严格执行档案管理制度。

虽然大多数学校制定了档案管理制度，但是执行情况不佳。要想改进档案管理制度的执行情况，一方面，应该通过教育、培训、考试等方式加强档案管理人员的法律意识、责任意识、规范意识，建设一支知法、懂法、守法的高素质的档案管理人才队伍，在工作中坚持照章办事，努力做到坚持原则不动摇，执行标准不走样，履行程序不变通，遵守纪律不放松，另一方面，领导应该高度重视各项制度的执行情况，定期检查，考核指标量化，赏罚分明，这样才能保证各项制度的有效执行，保证档案管理工作规范高效地进行。

（三）加快档案管理的信息化建设，从纸质档案到无纸档案库的过渡。

对高校来说，档案具有重要的作用，必须妥善保管，以便进行查找与使用。传统的人工处理方式非常麻烦、繁琐，而且使档案库存不断增大，占据了大量空间，浪费了大量的人力物力。

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［关键词］

信息化；高校；档案管理

1前言

随着我国教育事业的深化改革、全球范围内网络信息化的不断普及和飞速发展，高校系统的档案管理工作面临着前所未有的机遇和挑战。如何能够在竞争日趋激烈的信息化大潮中鼎立潮头，化挑战为机遇，实现突破式发展，是摆在高校档案管理人员面前的一项艰难而又不得不去完成的考题，也直接关系我国高等教育事业的发展进程。因此，必须直面挑战，攻坚克难，以时不我待的紧迫感抓好这项工作，加速实现信息化时代高校档案管理改革。

2信息化时代高校档案管理改革的重大现实意义

高校拥有大量的教学资源和研究成果，如何管理好、利用好这些资源，最大限度发挥高校档案管理的资源优势，需要以改革的雄心壮志认清形势，全力推进。

2.1适应高校档案管理工作新形势的需要高校是传播现代文化、传承当代文明的重要载体，高校的档案管理工作是挖掘高校自身文化积淀、总结高校发展历史、凝聚高校发展共识、革新高校发展理念的重要渠道和必要方式。一方面，档案门类目录不断增加，新式档案日益涌现，内容上纷繁复杂，数量持续增多；另一方面，随着电子政务日益普及，新式载体式样增多、单个载体容量增大，管理不稳定性也随之增加，亟需妥善应对。

2.2提升高校档案管理服务效率和水平的需要高校集中了大量的现代前沿信息，是知识创新的重要基地。高效共享并发挥这些信息的功能，为学术研究和科技发展服务，为经济社会发展服务，就要求档案管理部门不断加大网络化和信息化建设，使之在资源提供方面功能更强大、使用更便捷、检索更高效，真正使高校成为信息采集和输出的先导平台。

2.3提高档案管理人员自身素质的需要科技的迅猛发展对档案管理人员提出了更高工作标准。不学习就无法胜任工作，不改革就无法完成使命，改革迫在眉睫，不可懈怠。档案管理工作者必须更新知识和技能，跟上时代步伐，使自身知识结构和能力结构全面适应新形势新要求。

2.4节约资金支出和工作成本的需要纸质档案收集、归档和监管投入比较大。推进档案管理信息化，不仅能使办公经费得以节约，特别是纸张使用和打印费用大大降低，而且可进一步缩减人员数量，降低劳动强度，提高工作效率，可谓事半功倍。

3当前高校档案管理工作中的问题

3.1基础水平参差不齐高校档案管理体系构成繁杂，特点多样，管理分散，可以说各具特色，参差不齐，各自为政，缺乏标准。各高校基础情况和财力状况不同，导致了各高校档案管理无论是硬件配备还是软件水平都不在一个统一的标准和平台上，更无法实现高校间或高校与其他机构间的共查共享。

3.2队伍建设相对滞后信息化条件下的档案管理，需要的是复合型人才。科技的发展带来了档案管理操作难度和复杂度的上升，大量的计算机技术应用，让一些高校从事档案管理的“老人”无所适从，甚至自暴自弃。长期以来，档案管理部门特别是高校档案管理部门往往被扣以“冷衙门”的帽子，待遇不高、管理涣散、人员构成复杂，造成“老人不会干，新人不想干，高人进不来”的畸形局面。

3.3财政投入严重不足信息化时代高校的档案管理工作，需要与之相匹配的电脑、扫描仪、打印复印等设备，完善的网络基本保障和机要保密设施，也需要周期性的必备技能培训，这些都需要充足的资金进行保障。目前很多高校设备老化不足，配置低端等问题严重干扰工作开展。

4加快高校档案管理改革的思路对策

高校档案管理的改革是一项系统工程，已时不我待。高校理应高度重视，真正拿出切实可行的改革方案，各方联动，下定决心，大刀阔斧，全力以赴，方可实现。

4.1提高对档案管理重视程度高校领导要切实把档案管理工作提高到讲政治的高度来认识、来落实、来保障，切实从思想上重视起来，从措施上强化起来。还要从组织体制上和制度设计上保证档案管理工作的正常开展，定期听取专项汇报，研究现实困难，全面清空发展障碍。

4.2推进档案管理标准化建设高校领导要认真参考《档案法》和《电子公文归档管理暂行办法》，制定出可操作性强的执行标准、评价标准和建设标准，制定出符合高校实际的具体执行规程和业务流程。通过大力推进档案管理标准化、制度化和规范化建设，确保任何一项档案管理业务都有据可查、有章可循、有的放矢。

4.3建设一支与档案管理信息化改革相适应的人才队伍一是倾力营造尊重人才的良好氛围，保证庸者下、能者上；二是畅通人才进出渠道，避免将档案管理部门办成“养老院”；三是严格业务技能考核，确保步步紧跟当前信息化发展潮流；四是加大培训力度，开阔眼界，增长本领；五是严抓工作监管，加强档案管理人员工作纪律和保密意识教育。

4.4为档案管理实现信息化提供充足的基础投入一是按照防潮、防火、防盗、防窃密的标准配备好库房和安保系统；二是建立高质量的网络支持和数据支持系统；三是提供计算机、打印复印机等必要装备。经费要切实做到年初有预算，使用有保证，专款专用，重点保障。

主要参考文献

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根据高校档案信息形成的规律,可把高校档案分为党政管理档案、教学档案、科研档案、设备档案、人力资源档案、财会档案,再加上报表统计一项共七大类。对这些档案的管理具有以下作用：一是可以把档案事业各构成要素更加紧密地结合在一起，相互促进，使档案事业在复杂的环境中顺利进行；二是可以综合运用各种知识和技能，去寻求成功的管理经验与规律；三是可以有效地管理和开发档案资源，最大限度地满足知识经济和信息时代对档案信息的需求。

档案管理有以下要求：一是对人的要求，包括对分管领导及档案干部队伍的要求。分管领导应对所分管的档案工作的历史、现状、今后发展思路以及档案队伍思想状况、知识水平、年龄结构等有基本的了解，以便对档案队伍的管理创新进行有效考核，从而对管理创新形成强大的推动力。档案干部队伍则要积极参与管理创新，在档案管理中发挥更大的作用。二是档案工作规章制度的要求。这些规章制度不能仅停留在以往的水平上，而要随着社会实践活动的发展而发展。档案工作部门和业务部门应适时调整不适应社会改革变化的档案工作规章制度，以适应社会实践发展的需要。档案工作规章制度要真正纳入单位的各项管理中，不能仅停留在纸面上，而应真正和单位各项管理活动融为一体。三是对现代化设备的要求。现代档案管理的重要内容就是实现现代化管理。不仅要有硬件设备，更重要的是档案工作者要掌握现代化设备的应用问题，使现代技术特别是信息技术在档案工作中得到普遍应用，从而提高档案管理的科学水平。

针对我校是合并后形成的院校，本文对合并院校的档案管理提出了以下建议：

首先，对合并前各单位的档案应根据原有馆(室)藏特点、适用范围、利用方便的情况，采取统一管理、分散存放的办法, 即原馆(室)原地存藏各单位。一个机关的档案，应集中保存在一个机关档案室；一个全宗的档案不宜分散保管，不同全宗的档案也不能混杂。只需将原形成馆藏的检索工具复制一份呈交给学校新成立的档案馆。

其二，继续做好原单位档案的收集、整理工作。如合并前各校在教学、科研甚至管理方面，按年度计划中项目的连续性在合并时未完成的项目等方面产生的档案继续进行收集、整理工作。合并时，各校废止不用的图章、牌匾、奖品、证书、校级文物、纪念品等，应由学校的档案部门继续做好收集、整理、保管等项工作，以保持原全宗档案的有机联系。

第三，对合并后形成的档案，要采取高起点的管理模式。按照档案工作的规律，首先要建立适合保存档案的专用库房。要求恒温、恒湿、防尘、遮光、消防安全，馆藏容量在10～15年左右。其次是组建高素质的档案管理队伍。这支队伍的整体素质要符合学校档案事业的发展需要,工作人员要有热爱档案事业的奉献精神，人人要有管理档案的较强能力。

第四，建立档案网络。这一网络既要兼顾合并前各馆（室）藏的特点，更要注意合并后档案工作发展的新要求。笔者以为可取的模式是：合并后的高校设总馆即综合档案馆，原有的各校档案馆(室)设综合档案室，综合档案馆主要负责管理好合并后的各门类档案的同时，还必须在行政与业务上对本校所属各分校的综合档案室工作进行指导、监督和检查，综合档案馆为基层单位档案工作服务。一方面是本专业管理体制的要求，另一方面也是综合档案馆本身工作的需要。档案室接受综合档案馆的领导，继续做好原有档案的保管与利用，及时又要根据工作的实际需要，编制各种目录、卡片、索引，编制各种参考资料,以便及时、主动地提供档案信息，为机关领导和各项工作服务。综合档案馆成立后，按照档案产生的不同来源，建立与学校党政机构、学科专业设置、科研方向选定等相适应的由综合档案馆在业务上纵向领导，在行政上横向联系的档案工作网络。学校任何一个职能部门要按方便收集的原则确定相应数量的专、兼职档案员，这些专、兼职档案员在行政上属各部门领导，业务上由档案馆领导，以便及时做好日常档案的收集、整理、立卷，最后移交档案馆(室)的暂时性工作。

第五，建立必要的规章制度，使档案管理按规范化动作。新校的档案工作虽在起步阶段，但原有各单位在档案的业务管理模式上有较为可行的规章制度，这些原有的模式或规章制度, 为新校档案的科学而规范管理打下了良好的基础。新校档案管理运作前，要博采众长。继承和发扬原有规章制度的科学部分，建立和健全新的管理运作模式，使档案的鉴定、收集、保管、利用、编研等各项工作按规范化、科学化的规则运行。

通过以上措施，可以为合并后的高校信息整理提供借鉴，进行信息的整合，为以后的信息管理以及信息查询提供方便。

参考文献:

[1]李敏.高等学校档案管理现代化问题初探[J].山东省青年管理干部学院学报，2004,7（04）.

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在我看来信息资源共享，是指在今天的信息化的时代，信息已经是我们生活中不可缺少的一部分，或者说存在于我们生活的方方面面，在今天的社会发展中，各种科学技术的出现，便利了人们获得信息的渠道和途径。使得信息的交流越来越多。所谓的信息资源共享，就是把各方面的信息都能够达到很好地流通，从而达到知识的普及，是人们的知识化程度不断提高。同时，也可以是人们更加了解在我国的社会发展中的来自政治、经济或者是文化方面等等的发展状况。有一句是“秀才不出门，尽知天下事”，这里不需要仔细的理解，但这句话告诉我们在高科技不断发展的今天，信息的共享程度也在不断地深化。

二、高校档案管理模式中存在的问题

（一）高校信息资源共享认识不够

虽然目前社会的发展在不断的进步，科学的力量在不断地扩大自己的影响，信息化的程度也在不断地提高。但是中国这个辽阔的国土上，并不是每个人，或者说每个地方都认识到了信息共享的重要性。同样的，也不是每个学校对于信息资源的共享的好处都已经完全理解，或者是根本不去了解。前面我们提到高校的信息档案资源在我国整个资源中占有了重要的地位。但在不同地方的高校中，或许由于经济发展水平的不同，或许由于科学技术普及程度的不高。某一些高校没有强烈的信息共享的观念，对于信息资源共享的重要性没有明确的认识。从而导致一种结果的产生，就是信息资源共享化程度得不到更加有效的发展。在一定程度上会阻碍个人，更甚者是社会的发展。

（二）高校档案管理不规范和服务模式单一的问题

在今天的高校中，也在不断地加强信息化得水平，开始进行信息资源档案的管理，但一般的高校中没有一个良好的管理组织，不可能进行系统的并且有效的管理，从而导致管理的混乱现象发生。同时，使得高校或者高校以外的信息获得者在查询信息时的繁琐和低效。除此之外，更需要我们注意的是高校的档案管理的模式是极其单一的，在高校的管理模式中，信息资源主要服务于学校的领导者，以便于他们进行对学校的很好地管理，而对于占据学校主体的人群，比如教师，学生等等，他们对于信息的涉及却很少，就不利于资源的很好的利用，和信息的有效的共享。对于这方面有可能是由于我们前面提到的观念的落后，陈旧的教学模式的长期存在，在我看来，在一定程度上也是学校并没有树立起为大众服务的观念。或者是对于档案的收集不够努力。使得可以共享的信息资源十分缺少。

（三）高校档案管理中信息服务效率较低和技术的缺乏

对于这两个方面的问题，我认为是在大多数的高校档案管理的过程中存在的比较普遍和常见的问题，是值得引起我们的注意的。在高校的档案管理中，我认为这两个方面之间有着一定的联系性。由于某一些高校资金的缺乏。所以无法引进新的技术和新型的管理信息的方法。一些学校还保持着旧式的信息管理方法，那么，对于这种现象，就会使得信息的获得者在一定程度上在获得信息的时候比较麻烦，效率低下，从而使信息的得不到很好地利用。信息资源的利用效率低下，高校中档案管理的技术手段落后，基础设施陈旧等等，这些管理上存在的问题在今天的学校中是随处可见的。即使在大学，也无法做到信息资源的有效利用和档案管理的方便和快捷。

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一、档案管理的内容和性质

（一）档案管理的内容

档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图象、声音及其他各种形式的原始记录。主要分为文书档案、科技档案、司法档案、会计档案、艺术档案、人事档案、教学档案和外交档案等。

（二）档案管理的性质和特点

档案管理是用科学的原则和方法管理档案，提供档案信息为各项社会实践服务的一项工作。基本任务是科学地管理好有价值的档案，以满足社会对档案信息的需要。

档案管理工作是一种专门的管理活动。作为专门负责管理各部门档案的一种独立的业务工作，是国家科学文化事业的组成部分。与此同时，针对特定的部门来说，档案管理又是该部门各项管理工作的组成部分，如会计档案管理是财务管理工作的一部分，干部档案管理是干部管理工作的一部分，科技档案管理是生产管理、技术管理和科研管理的重要组成部分等。

二、档案管理的地位和作用

档案工作是国家各项建设事业必不可少的环节。档案工作的发展受国家各项建设事业的制约和影响；同样，国家各项建设事业的发展也会受档案工作的影响。从档案工作与国家各项建设的关系来说，档案工作处于服务地位，是条件性的工作，即为国家的政治、经济、科学、文化活动提供必要的资料，创造必要的条件。但在一定情况下，档案工作也起决定性的作用。

三、知识经济时代档案管理工作的特点

知识经济与农业经济和工业经济相比，在下列几方面有显著不同：一是主导要素不同。农业经济的主导要素是土地；工业经济的主导要素是资；知识经济的主导要素则是人才，人才是经济增产的决定力量，是社会财富的源泉。二是竞争的对象不同。农业经济条件下，竞争的对象是土地；工业经济条件下，竞争的对象是自然资源和劳动力成本；而在知识经济条件下，竞争的对象是人才、知识和信息，谁拥有了人才、知识和信息，谁就能在这场竞争中取胜。三是投资的重点不同。工业经济条件下，投资的重点是机器、设备、生产线等有形资产，追求规模效益；而在知识经济条件下，投资的重点是人力资源开发，提高产品的科技含量，加大人才培训力度，发展知识型企业。四是资源形态不同。农业经济和工业经济条件下，自然物质资源是资源的基础，它是有限的，人类对它的索取是有限度的，必须考虑自然生态与人类生态之间的平衡；而知识经济的资源是知识、智慧、发明、管理、技术之类，它是无限的，不受地域和国别的限制。

四、实现高校档案管理模式的三大转变

（一）由以实体管理为主向以人力资本管理为主转变

档案管理强调以人为本，包括作为服务客体的用户和作为服务主体的档案人。在以往的档案管理中，较多注重于服务客体的读者用户的层面，认为以人为本只是指面向用户、方便用户、以用户为中心，而对服务主体的档案人重视不够。在知识经济条件下，档案人不仅仅是收集、整理、保存、提供信息，更是档案信息资源建造者和维护者，是档案信息资源与用户之间的桥梁与纽带，是高知识含量信息产品的设计者、生产者与操作者。不言而喻，档案人在档案的保管和提供利用方面，扮演了越来越重要的角色。因此，必须树立“档案人”与“用户”并重的管理理念，切不可忽视“档案人”这一关键要素。只有实现这一转变，才能更好地发挥档案人的积极性、主动性与创造性，才能在档案的管理和各个业务环节中更充分地体现出档案人的主体作用，从而适应知识经济给整个人类社会带来的改变。

（二）由以硬性管理为主向以软性管理为主转变

要使档案信息资源在知识经济时挥应有的作用，我们必须强化对档案信息资源的科学管理功能，变传统的经验管理为现代的知识管理；变硬性管理为软性管理，即用馆藏档案的知识含量、价值含量，提供所产生的社会和经济效益来衡量馆藏档案的情况，从而使档案信息资源不断适应社会主义市场经济的要求，适应广大人民群众对档案利用的需求。显然，这种软性管理能使档案信息资源随市场经济的发展而不断加快自己的开发战略，从而增强自己的生命力。

（三）由区域性管理向全方位、网络化管理转变

档案部门的主要优势是收藏了大量的原始档案，是国家的重要信息资源，对其加速开发利用势在必行。近年来，我国档案界相继建立了区域性的管理网络，使某一地区、某一行业或某一系统的档案实现了资源共享。在此基础上，我们必须变区域性管理为全方位、网络化管理。一方面进行纵向联系，就是在同行业之间建立起互通、互补档案信息的新型关系，打破物理意义上的馆藏资源概念，使同行业之间利用网络分发信息，交流工作动态，进行远程存取的信息服务；另一方面进行横向联系，就是要与各行各业保持联系，实现从单一信息向综合性信息的方向拓展，把档案部门与图书、情报、数据中心连接起来，形成全国性的联机服务网络。

参考文献：

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一、高校档案管理现状

纵观近几年高等教育发展情况，如表所示，2007年相较于2006年，高校(含普通高校和成人高校)数量增加了十所，学生总规模增加了两百万左右，高校教职工人数增加了十万；而2008年相比于2007年，高校(含普通高校和成人高校)数量增加了三百多所，学生总规模增加了近两百万，高校教职工人数也是以万为单位递增；连续三年，高校数量、学生及教职员工人数都呈稳定持续增长态势。

每年，数以千万的档案变动、更新、维护，确实是对档案管理工作的巨大挑战。根据2008年9月1日颁布的《高等学校档案管理办法》，高等学校档案是指“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”。高校档案记载着学校的教育历史，更是全校师生员工德、能、勤、绩和学校教育教学活动的真实记录，具有重要价值。这就更体现了档案管理在高校工作中的重要地位。

二、电子档案管理的利弊

1.电子档案在现代档案管理中的优越性

首先，依靠计算机强大的信息处理能力，能大大提高工作效率。相对于传统的档案管理工作，档案的抄写、用笔用字的规范、统计、存储都需要耗费大量人力，同时还容易疏漏出错。采用信息技术可以使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便，同时也具有很高的可靠性。

其次，通过电子文档的方式存储文件档案，可以实现档案的充分交流与共享。传统的纸质档案调档搜索繁琐，对于远距离共享或调度也十分不利，造成信息更新效率降低，文件信息查找困难等。利用信息化手段，高效的办公自动化软件可以实现档案的体系管理，索引更灵活，搜索查找更快速便利。还可以根据不同要求实现分类、搜索、排序、过滤等操作，使文档的管理和调度更便捷。

最后，采用信息技术还能提高文件传递速度和安全性。普通闪存的读写速度都是以MB/s为单位，这样的速度是传统书写无法比拟的；存储卡体积小重量轻，两个手指就能轻松移动，如果传递记录着5亿文字的纸质档案，这是无法想象的。在安全性方面，高校档案经常涉及异地传递等远距离传送，文件在邮递过程中丢失等情况时有发生，导致一些重要文件的遗失，信息在调用过程中的丢失或延误，都给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便。所以充分利用网络进行共享传递，能够有效提高文件的安全性和时效性。

2.电子档案在应用中的风险

当然，电子档案也不是万无一失的。事实上，电子档案在存储和使用的过程中，都存在着一定程度的风险。

(1)电子档案存储的安全性。由于存储设备具有高速读写速度，倘若被盗取，受侵害的程度将远大于传统媒质。另外，由于信息化手段采用统一字体、统一标识，丧失了手写汉字的特征性，不利于真假鉴别，受侵害的文件不易被发现。由于网络的风险性存在，通过网络的远距离调用存在信息被修改、被盗用等风险。由于高校保存的档案多是学生、教职工的关键信息，安全问题不可忽视。

(2)电子档案数据的完整性。对于传统的手工文件，一次的笔误或处理失误，其影响范围有限，而且容易在后面的录入过程中被发现。而批量处理的文件，一次处理的文件量极大，一次误操作就可能造成大范围的结果受影响。此外，文件多处于开放状态，更新不及时，便可能造成信息丢失。另外电子文件结构复杂，存储方式多样，在各种方式转换中也容易造成信息的缺失。

(3)电子档案的长期可读性。电子档案的信息存储在不同的介质上，信息的存储和读取都需要特定的设备，造成了信息对软硬件的依赖。当前电子技术发展迅速，计算机软硬件的更新换代速度快，如果兼容性不够好，也可能造成信息的丢失，从而直接缩短了电子档案的寿命。

三、电子档案管理在高校档案管理中的应用

针对电子档案在实际运用中所涉及的风险问题，可以采取以下措施进行预防:

第一，加强电子档案存储设备以及网络的安全性。首先，保障存储设备的安全，专机专用，定时进行软硬件更新升级，定期对设备进行管理维护，保证存储设备的良好状态；定期对存档文件更新备份，防止文件在意外情况下的丢失；还可以通过网络防火墙、身份验证、数字签名、病毒预防以及档案及时备份、严格规定读写权限，加强电子档案在存储处理过程中的安全性，确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密，预防电子文件被其他用户非法访问和随意删改，应当不断改进现代化管理手段，努力提升馆藏档案的安全保护水平。

第二，规范操作流程，杜绝档案在操作过程中的风险。首先加强人员的职业道德意识和安全操作规范培训，使档案管理员具备较高的职业操守，同时通过规范的操作，杜绝在人员操作的过程中存在的漏洞。其次，尽量统一各单位档案存储的格式、处理软件，防止文档在格式转换或者由于软件兼容性问题被损坏。

第三，为了保证电子档案的寿命，使用多种媒介手段进行备份存储，同时及时升级和更新存储技术，保证文件存储的安全性和可读性。严格控制管理人员的权限，做到职责权限同步，防止由于管理人员操作时对其他信息造成的无意删改。

在这个高度信息化的时代，信息技术无疑为档案管理，特别是数据量大、更新频繁和远程需求大的高校档案管理注入了新鲜血液。继续采用传统的手工方式已经无法满足高校规模发展的需要，只有把工作重点放在信息化管理，网络资源化建设，充分利用信息高速路的优越性，才能使高校的档案管理更健全、更高效。

参考文献:

[1]教育部.2006年全国教育事业发展统计公报.2007(6)

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（一）相关电子档案管理人员的素质低下。随着社会的进步和我国高等教育的振兴，高校档案管理的重要性在近年来受到了高度的重视，但是却由于管理水平低下等原因，从而使得高校档案管理工作中存在诸多的问题。其中比较明显的一个问题就是电子档案管理人员的素质低下，这也就使得他们难以做好相关电子档案的管理工作。

虽然不少高校都招聘有专门的电子档案管理人员，但是他们的文化水平普通比较低，而且很多还不是科班毕业。由于没有接受过专门且全面的电子档案管理培训，因此在档案管理中无法及时对相关材料进行收录和整理，进而也无法使得电子档案在高校档案管理中得到有效的应用，而这样只会加大后期相关资料管理和查询的难度。

（二）电子档案应用方面的资金欠缺。我们身处在21世纪互联网时代，学校档案室作为重要的信息聚散地，在将电子档案应用到高校档案管理中的时候也遇到了诸多的问题，主要体现在技术资金的投入上。

在资金投入上主要有两方面的问题：一方面是很多高校都将大量的资金投入到了整体硬件设施的建设上，比如教学楼、食堂、宿舍等公共设施等建设方面，以致于没有足够的资金应用于电子档案管理工作中。另一方面则是个别高校在资金投入和使用上存在盲目性，虽然相关部门划拨了一部分资金用于电子档案中，但是部分负责人却不能根据实际需要统筹安排资金，盲目购置各类数字化资源与设备，这无疑也造成了巨大的资源浪费。

虽然电子档案应用使得整个高校的档案管理取得了一定的成效，但由于资金投入不够等因素的影响，依旧对其发展产生了诸多的阻碍。

二、加强电子档案在高校档案管理中的应用

（一）提高电子档案管理人员的素质。随着电子档案在高校档案管理中的应用逐渐加强，同时也就对相关的电子档案管理人员提出了相应的要求。尤其是作为高校档案管理的主要负责人，为了确保电子档案管理工作的顺利开展，他们必须在日常的工作中注重提高自身的素质和能力。主要体现在以下两大方面：

一是要具备专业的电子档案相关管理知识。这也就意味着他们不仅要深入钻研专业知识，还要在工作实践中掌握各种管理技能和技巧，尤其要牢牢掌握相关理论知识，进而才能有效提高自己的工作的能力。

二是要具备较高的政治素养。由于高校电子档案中录入的都是一些重要的内部资源，如果电子档案管理人员没有坚定的意志和较高的政治素养，就可能导致信息的外漏，并做出一些损害学校利益的事情。因此高校在招聘相关现职档案管理人员的时候，除了对他们的基本能力进行考察以外，还要考察他们的政治素养。也只有这样，才能确保高校以及师生的利益不会因此受到不同程度的损害。

（二）加大对电子档案应用资金的投入力度。随着电子档案在高校档案管理中的应用趋势逐渐有所加强，在信息化技术的时代，加大技术资金的投入力度则显得尤为必要。只有这样，才能确保高校档案管理工作能够有序开展。如何才能通过资金的投入促进电子档案管理工作的发展，主要可以采用以下方式：作为高校，一定要加大对对现代化设备的购置资金投入。比如利用计算机?M行检索则更加便捷；通过微缩技术、扫描技术等则能对档案资料进行有效的保护。也只有利用现代化高科技手段，才能有效提高电子档案在高校档案管理工作中的应用效率，从而有效克服以往档案工作的人工操作的落后性。由此可见，添置现代化的设备显得尤为必要，同时也能使整个高校档案管理工作走向更加现代化的管理模式。

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一、高校档案信息化与数字档案馆建设的重要性分析

随着信息时代的到来，现代科学技术在高校管理工作各领域中应用广泛，电子信息传输、电子文件、各类管理系统、应用程序以及档案馆馆藏档案数字化等，使得传统的档案管理方式已不能满足现代的新形势需要。档案现代化管理和信息化建没，成为档案工作发展的必然趋势。

高校档案逐步信息化与电子档案馆的建设是档案开发利用，在服务中实现方便快捷、资源共享的有效渠道。档案资源是人类社会发展的历史记录，是国家的一种原生的、独有的、不可替代的信息资源，是社会发展不可缺少的重要公共信息资源。在各层次档案工作中广泛应用现代化管理技术，与高校信息化工作进行有机结合，充分挖掘出档案信息资源的潜力，进行最大化的档案信息数据聚集，实现数据共享，充分发挥档案信息的经济价值和社会价值。档案的数字化建设，将是传统档案工作的重大变革。

二、高校档案馆数字化建设中存在的问题

现在各高校档案管理的意识还较为薄弱，对建设数字化的档案馆还没有足够的意识。虽然一些高校已经有专门的档案机构，也制定了一定的档案规章制度，但贯彻不力。一些领导对本部门档案工作的重要性缺乏认识，对本部门档案管理疏松。而一些文件形成者对档案移交归档认识不足。同时档案部门的一些工作人员依法治档的意识也较为淡薄，对档案立卷归档的业务指导不够，监察、督办力度不够。

高校学生档案管理工作和其他工作一样，要有安排，有计划，有贯彻有检查和督促。对高校学生档案造假，无论多与少都直接影响了档案的客观性，不真实的档案也就没有了其作为参考和依据的价值。由于现在现实社会情况较为复杂社会不正之风的影响或者是由于工作中出现的马虎，高校学生档案造假情况时有发生。为了不影响毕业生的考研究生、考公务员、和就业，在校期间的未及格科目和处分不入档的事时有发生。有的甚至到私造奖励内容，在应聘会上同一班级出现很团支书、班长的现象更是家常便饭。这种情况的出现不仅造成了用人单位对高校学生档案真实性的怀疑，使得真实的高校学生档案的利用率受到一定影响，更使得用人单位对毕业生的诚信度受到影响。如学生在毕业时所填写的高等院校毕业就业推荐表中，有各个科目成绩，有鉴定，有组织评语等，很多时候学校、院系的鉴定意见并非来自学校和学院的只能鉴定部门的管理人员，而是学生们相互之间互相鉴定意见。所以有些问题都是缺乏相应的监督制约机制。

三.改善高校学生档案管理意见

随着信息网络技术的日益深化，高校学生档案管理工作信息化、网路化格局逐渐形成，高校学生档案管理工作也应不断适应科技快速发展的趋势，提高现代化管理水平。随着计算机技术在各个领域中的广泛应用，高校在新生录取、学生毕业等多个环节逐步信息化和网络化。这位电子档案的形成奠定了良好的基础。

电子档案的归集与管理已经形成了未来高校档案学生管理的主要方法。充分的利用电子计算机的现代技术手段为核心，有计划，有步骤的把高校学生档案分类归档，进一步实现高校学生档案的数字化网络管理。有效的利用成熟的计算机技术，将高校学生档案文件中的文本、照片、声音、影像及作品等进一步的信息化管理，制成高校学生电子档案，从而建立高校学生档案信息数据库，实现档案信息化和网络化。因此，高校应根据其需要有效的建立纸质档案和电子档案相结合的学生档案管理模式。

加强制度化建设对学生档案管理具有十分重要的作用。根据学生情况、办学特点、管理要求等，建立适应网络教育的规章制度，使网络教育学生档案管理规范化、制度化。使学生档案管理部门摆脱日常的事务性工作，采取学分制和柔性管理相结合的学生档案管理方式，充分调动学生在学习过程中的积极性、主动性，学分制是学生档案管理制度改革中的难点，需要有一个富有弹性的教学计划和一套灵活的管理体制、运行机制，才能使学习者变被动为主动学习，更好地培养出适应工作需要且综合素质较高的应用型人才。

学生档案管理是一项具体细致、繁琐复杂而且原则性和服务性很强的业务管理工作，政策性强，从事这项工作不仅要付出艰辛的劳动，而且必须要有强烈的事业心和高度的责任感。网络教育学生档案管理区别于普通高校学生档案管理，它主要体现在管理方式更加多元化，管理人员具有很强的信息素养和沟通协调能力，要能熟练掌握现代信息技术，可以通过网络与学生、教师进行全方位的交流，能够指导学生在学期间通过网络远程交互通讯方式完成如选课、查询、报考等，这就要求学生档案管理人员要转变思想、提高工作效率、有较强的服务意识。

总之，在这个高度信息化的时代,信息技术无疑为档案管理,特别是数据量大、更新频繁和远程需求大的高校档案管理注入了新鲜血液。继续采用传统的手工方式已经无法满足高校规模发展的需要,只有把工作重点放在信息化管理,网络资源化建设,充分利用信息高速路的优越性,才能使高校的档案管理更健全、更高效。数字化档案馆建设是高校建设工作中的重要工程。数字档案馆将影响到高校在各个领域的发展，为现代社会教育提供可靠的信息服务。高校档案数字化建设才刚刚起步，仍需依靠政府部门大力支持，同时借鉴国内外先进经验，不断推进档案数字化、信息化建设。

参考文献：

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跟随着时代的发展，教育已经深深地进入人们的心中，人们更是对教育有着更大的要求。从所周知，目前全部高校的工作重心是教学.在高校里面，高校评估不仅仅是教育教学评估的主要组成部分，还是用来衡量跟提高一个高校的教学质量。在学校的教学管理和教学实践以及各种其它的活动中，能够进行保存下来，并且还有着价值的文字、实物图表和声像等许许多多的载体的资料文件，这就是所谓的高校档案。一个学校的实力凭证，它的真正核心是高校评估。高校评估也是见证与描述一所高校历年以来的建设与发展。本文对高校评估目前的状态进行分析，谈论当前我国教育的高校评估对高校档案管理有何重要的影响，以此引出以后高校的发张与前景。

1.高校评估与高校教学质量的关系

一个高校的教学质量要想得到提高，必须要做好高校评估，这是一个最重要的管理手段。经过我国教育部多年来所探索的、实验以及论证总结出来，开始决定从2003年起，我国将要执行五年一轮的普通高等学校的教学评估体制的制度，这是对我国全部的普通高等学校进行一次评估。目前我国高校教学评估的主要类型有4种：（1）进行教学的综合评估（2）进行教学的专业评估（3）进行教学的课程评估（4）进行教学的教师评估。目前我国高校普遍进行的评估形式主要有：课程是否合格、课程评估是否重点、课堂的档案材料是否完整和是否真实，这些都是我国目前高校最普遍的评估形式。这些工作的进程会影响到评估最后的准确性。程度直接影响到评估结果的准确性。

（1）高校评估工作的起点是档案材料

高校档案的形成主要是由教育的从事、教学党政的管理以及其他教学的各项活动。高校教育评估的主要信息是根据教育一定的目标和搜集学校教学的一些信息。这样学校才能客观全面的评价其学校的办学水平和教学质量进。如果学校的评估工作要保证得到客观的真实，必须要做到进行各项评估工作的时候，一定要充分的依赖于档案的作用，所以，要想搞好教育评估的基础，就必须做到完整、系统和准确地收集好高校档案。

2）高校教育评估工作的重要凭证是高校档案

最普遍的使评估的高校得到接受的做法，一般是以馆藏的档案资料为基础，然后根据评估的要求，对其中的档案资料进行必要的补充、加工和整理等一些基本的操作，进而可以按照评估指标体系的框架，把合理的档案资料陈列在一起，这些将成为该学校本科教学工作的缩影，可以全面、系统地反映学校本科教学工作情况，以便提供专家的查阅。这些做法极大地发挥了档案资料在高校本科教学评估工作中的重要凭证价值。本科教学评估指标体系的特点是内容全面、内涵深刻，因此准备专家评估材料将是本科院校在教育评估工作中需要完成的一项艰巨的任务。要做好这项工作，必须地有档案资料的支撑，那些通过评估的高校都是凭借档案，才使得评估工作得以顺利进行的。

（3）高校评估对档案管理的巨大影响

一般在高校评估中，档案工作不直接纳入评估指标体系的。并且我们在高校评估的检查过程中，评估组不会直接跟随着《高校档案管理规范》的规范，来进行对原始的档案材料的收集和整理，相反的，它会直接按高校的评估指示，进行查阅、搜集、复印、汇编学校的背景材料。由于这样的评估体系跟评估方法，对管理高校档案带来了一些不必要的不利影响。检查高校评估，这本来对档案工作可以受到重视就是一件好事，但是到了一些高校或高校的某些部门却使得它们变了味，在他们的眼里档案管理只是临时的任务，认为如果把档案搞好就是为了应付临时的检查，上级向下级要什么，下级就要为他们准备什么，说到管理，许多部分高校现在已经开始实施了。可是我们都知道，教学档案它不仅仅是属于文件类的，它还有包括学籍档案、学位档案、试卷、论文等许许多多的专业的档案.因为没有对高校档案进行统一的整理。目前的现状，我国的教学档案管理手段是非常的滞后.这样严重影响了评估档案的结果。

2.高校档案以后的发展

目前，我国的高校档案还存在以下的问题：（1）高校档案的材料没有准备齐全（2）高校档案材料没有达到原本要求的规范。（3）高校教学档案的管理手段相对还是比较的落后。高校评估给高校档案的工作带来的有压力、动力，还有许许多多有利的启示。高校档案是高校评估活动对高校教育工作的认证，高校评估在对学科、专业、课程、师资队伍等方面的情况进行验证认可的同时，事实上，它也在偷偷的对高校档案工作的正常运行的质量进行了验证。高校的管理手段和管理所谓效率，以及管理队伍建设的情况都受到高校档案的影响。所以，建设高校档案管理工作的自评机制，不仅仅可以加快档案管理的现代化进程，还可优化档案管理的人力资源。在以后的发展道路中，我们做好高校档案的管理以及做好高校评估的工作。

总之，随着我国社会的快速发展，高等教育事业的发展和教育改革也得到了不断深化，高校评估与高校档案有着紧密的联系，管理在教育评估工作中的重要。个学校的好坏都是要通过高校的评估，而这评估的好坏要受到档案管理的影响。为了学校学校的名誉，每个高校对高校档案做到详细、真实、完整和准确。

参考文献：

[1]张药.新时期高校档案工作人员素质建设新论[J].学理论，2010（6）

[2]梁容梅.浅析高校评估对档案工作的促进作用[J].广西财经学院学，2008，21（5）