人事信息档案管理汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇人事信息档案管理范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

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人事档案就是对企事业单位的信息资源进行管理,当前社会经济以及信息技术快速发展,企事业单位要实现良好的发展就应积极加强人才的管理,认识管理是人力资源管理的重要组成部分,对于促进人才的稳定、高效发展具有积极地意义。在现代化发展的今天,传统的人事档案管理方法已经不适应当前社会发展的实际需要,因此应积极转变人事档案的管理方法,促进人事档案实现信息化的管理与建设,更好的适应社会以及单位发展的实际需要。

一、人事档案管理信息化建设的意义

当前信息技术发展迅速,人类活动主要通过信息资源来承载,人事档案是对人的成长以及社会经历进行记载,在人力资源管理中有着十分重要的作用,随着科学技术的快速发展,人事档案的信息化管理建设成为发展的必然趋势。人事档案的信息化建设需要以信息技术为依托,不再是传统的纸质管理,将人事档案信息录人到计算机中,利用计算机进行管理,保证人事档案信息的全面、真实,避免出现信息丢失的情况。利用计算机进行人事档案管理有助于提高档案信息的安全性和完整性,有助于档案信息的开发和利用。人事档案中的信息数量比较大,利用网络技术进行管理有助于提高信息的更新速度,强化信息资源的共享,避免传统纸质管理中复杂的工作环节,减少劳动力的支出。通过及时更新人事档案信息资料,企事业单位领导能够更加全面、及时、准确的了解员工的工作情况,为人动提供了科学的依据。同时,实现人事档案管理的信息化建设,能够促进人事档案管理效率以及效果的实现,促进管理水平的提升。信息化的人事档案管理是在计算机上对档案信息进行查询、修改和更新的,能够避免破坏原始档案资料,保证档案信息资源的权威性。人事档案信息的建设应尊重员工,保证员工的知情权,这样人事档案才有利用的价值,对人事档案进行信息化建设,员工能够通过网络查询了解自己的档案信息,为员工解疑答惑,体现人性化服务。因此应加强人事档案的信息化建设,促进人力资源管理效果和水平的提高。

二、新时期人事档案管理的信息化建设对策

1.提高对人事档案信息化管理的重视程度

当前信息化建设逐渐推进,人事档案管理的信息化建设也得到了一定的发展,人事档案的信息化建设就是利用信息管理系统进行动态化、即时性的建设,促进人事档案管理水平的提高。因此应提高对人事档案信息化建设的重视程度,了解信息化建设的作用和意义。人事档案管理的信息化建设不是一朝一夕就可以实现的,应将人事档案管理信息化建设纳人到日常管理工作中,从企事业单位的实际情况出发,循序渐进,不断提升人事档案信息化的建设效果和水平,对人事档案的信息化建设进行综合的研究和分析,及时发现存在的问题,并积极采取措施加以解决2j[,使人事档案管理信息化建设能够实现高效、顺利的建设与发展。

2.加强信息化软件的开发力度

人事档案管理的信息化建设需要利用信息管理平台来实现,因此应档案管理以及科学技术人员应加强对人事档案管理信息化软件的开发和利用,对各种操作系统进行升级,建立完善的人事档案信息管理数据系统,实现人事档案管理信息化建设的有效推进,在人事档案数据系统建设时,应注重管理系统的功能实现,数据管理系统应具有一定的查询、传输、处理等功能3j[,在人事档案信息化管理建设中,数据库中包含着大量人员信息,这些信息数据是需要重复利用的,因此要以人事档案管理信息化建设为核心,促进信息资源的利用效率,实现信息的共享,保证信息资源的科学性、安全性,提高人事档案的信息服务质量,促进人事档案管理信息化建设的高效推进。

3.提高档案管理人员的素质能力

人事档案管理的信息化建设最终还是由人来完成的,因此在人事档案管理的信息化建设中,应努力提高人事档案管理人员的素质能力,提高人事档案管理人员的服务水平。在人事档案信息化管理中,需要利用计算机对文字、图像、声音等进行加工处理,实现人事档案信息的数字化存储,并通过人事档案管理平台实现人事档案的传输和共享,以便满足人们的人事档案需求。档案管理人员应掌握一定的信息处理基础,明确档案管理的相关知识,以高度的责任感投人到人事档案管理信息化建设中,促进人事档案管理水平的提高。

4.做好人事档案的安全管理工作

由于计算机本身的局限性,使得在人事档案管理信息化建设中,应加强对人事档案信息安全的管理,在做好人事档案信息资源共享的同时,也应注重档案信息的安全问题,避免由于档案信息泄露造成严重的损失。因此人事档案管理部门应努力强化档案信息的安全管理工作,做好安全保护措施,保证人事档案的真实性和科学性。对计算机中的人事档案做好备份工作,并明确人事档案数据库的使用权限,保证人事档案的管理能够按照相关的制度进行,实现人事档案的安全管理。

三、结束语

当前社会经济以及信息技术快速发展,计算机技术被广泛的应用到社会生产及生活的各个领域,在人事档案管理中,计算机技术也得到了普及,实现了纸质档案向信息化档案管理的转变,促进了人事档案管理效率的提升。

参考文献:

[1]张雨薇,李锋.人事档案管理信息化建设的必要性与建设策略分析口].科协论坛(下半月),2013.14(11):148一149.

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（一）人事档案管理存在的问题。从事人事档案信息化建设和管理的工作人员不仅应具备较高的档案管理技能，同时对于计算机及网络技术的要求较高。现实中从事档案管理的人员多数并不是档案管理相关主业出身，虽然在长期的档案管理过程中积累了一定的档案管理能力，但是计算机技术多数仅限于简单的应用，缺乏专业的技术支撑。由此导致在建设信息化的人事档案过程中，不能快速准确地完成信息的检索和录入。

信息化建设过程中的安全风险是难以规避的存在，这也是进行档案管理所必需承担的风险。在信息化人事档案的建设中，一旦发生信息泄露，将造成更为严重的后果。现阶段对于人事档案管理中的安全风险认识不足，存在的安全隐患较多。

体制机制问题是制约人事档案管理工作的客观原因。良好的制度是人事档案管理工作高效运行的基础，但是，目前条件下相应的保障制度不完善，人事档案管理工作设施环境得不到保障，现代化的管理手段欠缺，管理模式落后，管理信息不通畅，这些因素都导致了人事档案管理工作无法高效运行，不能为单位和组织发展提供积极动力。在制度建设层面，虽然《档案法》和《全国档案系统信息化建设实施纲要》已经颁布并实施了一段时间，但是落实不足，也没有相关的档案管理细则以供参考。因此很多单位内部并没有形成一套完整的成体系的制度，在没有具体实施细则指导的前提下，人事档案信息化建设长期停步不前，多数单位的人事档案信息化建设停留在口号中并没有落实在具体的实践上。

（二）人事档案信息化管理的优势。纸质档案管理是传统人事档案管理最主要的方式，显然这样的档案管理方式已经不能满足新时期发展的需要，纸质档案管理和保存难度大，而且更新不及时，人事调整，人员成果不能及时反映到纸质档案上，?е氯耸碌蛋赋戮桑?信息准确性不高，而且难以对纸质人事档案进行全面监控管理，一些人员私自更改人事档案资料的现象难以杜绝。实现人事的信息化管理，不仅可以及时更新人事档案，提高人事档案的准确性，而且可以提高档案管理的安全性。

传统纸质档案查询、检索效率低，而且反复查阅还会造成对纸质档案的损坏，增加了档案保管的难度。而实现人事档案信息化管理，建立相应的人事档案信息库及检索目录，可以大大提高医院人事档案管理工作效率，节省人力、物力。

传统的纸质人事档案对于工作人员的能力分析作用甚微，不能快速完成人员的比对与分析，因此，纸质档案的作用在人力资源的管理中经常被忽略。但是经过信息化建设的档案管理能实现快速的信息筛选和分类对比，完成多个角度的工作人员能力分析，从而为人员工作岗位调整和人力资源配制提供依据。与此同时，在建立信息化的人事档案的过程中，通过人事部门和其他部门的协调工作可以有效地提高整体工作效率，对于提高资源的整合能力具有突出作用。

二、人事档案信息化建设措施分析

（一）增强安全管理。信息化人事档案的安全管理可以从以下几个方面入手：首先，严格控制档案信息的访问权限。其次，无关移动存储器不能与信息存储计算机链接。再次，安装杀毒软件并进行定期升级。最后，内部网络特别是存储管理网络不得与互联网链接，建立物理隔离。具体来看应制定详细的档案管理规章制度和惩罚手段，明确具体负责人的责任和义务，落实安全责任制。

（二）重视系统的定期维护。人事档案的信息化管理是一个动态的过程，在此过程中需要对其进行定期的维护和更新，需要做到以下几点：首先，信息录入完整详细，数据的完整性是后期管理的基础。其次，培养数据定期更新意识，委派专职人员对数据库进行信息更新和系统维护，人员变动和成长都是一个不断变化的过程，只有将最新的信息录入系统才能保证系统在使用中的可靠性。

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中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2013）07（a）-0230-01

随着我国科学技术的不断进步，信息技术的发展更是突飞猛进，信息技术已经应用到各领域中，信息化水平的运用还在不断深化和拓展。人事档案管理只有尽快进入信息化时代，在管理体制、管理理念、管理方法、管理技术等方面要做出相应变革才能适应社会进步和经济快速发展的新时代的要求。

1 信息时代背景下人事档案管理的新要求

1.1 档案信息数字化

信息时代的一个重要标志就是计算机技术的发展以及被广泛的应用到各领域中，社会进步后就需要有新的档案管理模式，可以对人事档案进行更科学的、更完善的管理。为了满足信息时代人事档案管理的新需求，首先要对原有的档案资料进行全面的数字化转型，即借助电子手段将纸质人事档案转变为数字式的人事档案，以数据库的形式进行存储。

1.2 档案信息传输网络化

由于人事档案中含有大量的个人隐私信息，所以人事档案管理的一条重要原则就是保密原则，在人事档案管理制度中保密制度被定为基本制度，可见人事档案对保密性的要求是极高的。但是原始的人事档案都是以纸质的形式进行记录、保存，因此在移交过程中要经过多人传递存在安全隐患，而且若在移交过程中出现泄密行为，很难确定具体责任人。人事档案管理信息化后，加密后通过网络就可以完成移交工作，大大减小了泄密的风险。

1.3 档案制订标准化

在当今的信息时代下，信息资源共享是其中的主要内容，但是要达到信息共享有一个必要的前提就是信息标准化，也就是说所有信息资源在记录、传递时使用统一的标准。人事档案的传统管理中缺乏规范性，导致社会人才信息整合困难。信息时代背景下需要将信息进行整合，采取的手段就是制定统一的档案标准，借助人事档案管理系统软件对人事档案进行管理标准化的管理，实现信息共享。

2 信息时代背景下人事档案管理的发展趋势

2.1 人事档案的信息数字化管理

由于计算机技术在档案管理领域的应用，信息时代的人事档案管理必然会向档案信息数字化的方向发展。人事档案向的数字化管理方向发展的前提是建设出完善科学的管理系统软件，因此在确定人事档案信息数字化系统的基本框架之后，要谨慎选则安全系数高且相对完善的人事档案应用软件。人事档案信息按照规定将信息录入，要确保信息录入正确、完整，注重后期制作的质量控制，并充分考虑满足应用软件的实时升级需要。

2.2 人事档案网络化管理

在信息时代互联网技术得到大力发展，将互联网技术引入档案管理体系中将使人事档案的管理变得更安全，更便捷。人事档案管理的基本制度—— 保密制度在网络化的管理中仍然要被高度重视，只有具有档案保管权力的相关部门才能获得调阅权限，还要保证信息在异地共享的过程中的安全。人事档案管理的网络化要依靠现代化的管理手段实现，因此对管理者素养的要求就要提高，要求管理者必须掌握扎实的档案管理基础知识，同时具备熟练的软件操作能力。

3 完善人事档案信息管理体制的策略

在信息时代的背景下档案管理必然向数字化与网络化发展，为了避免人事档案在管理上出现问题，就必须从多方面加强控制，相关部门的人员组成以及相关规章制度都要进行优化。对人事档案管理进行全过程监督，制定科学的绩效考评机制。

3.1 实施专人负责制

在信息时代的背景下人事档案管理工作要求档案管理人员掌握更多专业技能，例如掌握必要的信息化管理知识，具有档案保护等具体操作能力。一名档案工作人员身兼数职不利于档案管理，因此对档案的录入、检阅、存放、流通等各流程要安排专业能力过硬的档案管理人员专职负责，将职责划分清晰，无论哪一环节出现问题都能确定责任人。

3.2 提高档案管理人员素质

当前我国有许多的人事档案管理部门将退休员工返聘使其继续工作，这种行为导致档案管理部门人员结构单一，不能及时注入新鲜血液，一味以老方法开展工作影响现代化建设进度。要优化人员组成，有计划的引进人事档案管理的专业人才，对原有档案管理人员定期进行职业培训，全面提高工作能力。

3.3 完善内部管理模式

科学、完善的管理制度可以对人事档案管理部门日常工作进行监督，提高档案管理人员的工作水平以及效率，完善的管理体系也是提高档案信息管理效率的前提。根据管理制度制订适合本单位的管理制度，使一切工作都有制度可循，并根据具体情况制订详细的工作流程，依照流程进行档案信息化管理。

3.4 制定内部考核机制

要有公平的评价机制和考核机制才能确定档案管理人员在工作中的表现，哪些是值得肯定的以及哪些是有待改进的，因此，要根据人事档案管理的特点制定一套奖惩制度。对工作认真，有突出贡献的工作人员在精神以及物质上进行双重奖励，给予“优秀工作者”的称号以及一定数额的奖金；对工作能力差，态度不认真，工作出现失误的工作人员进行罚奖金、批评，造成严重后果者给予处分或追究法律责任。

3.5 经费实行全面管理

在档案管理信息化的同时也要注重财务方面的问题，人事档案信息管理计划必须是全面的，将管理过程中出现的一切费用都纳入预算管理。以收支平衡为原则编制预算表，按照上级部门的拨款安排支出。

4 结语

人事档案管理在信息时代必将发生巨大变化，为了能适应需求现存的人事档案管理模式要及早开始改革。借鉴其他档案的信息化管理经验建设符合人事档案管理特点的管理体系。目前科学技术发展迅速，所以要关注科技科学技术的发展及时掌握最新的科技知识，将更多的科技融入到档案管理中不断提高档案管理的信息化水平。以科学发展观为指导，将人事档案管理向着更深层次的数字化、标准化、集成化的方向发展。

参考文献

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? ? ? ?传统的人事档案管理工作，其最主要的任务莫过于管理各项与人相关的信息资源。而现如今，随着时代以及信息技术的不断发展，其不仅让我国的社会经济发生了巨大变化，也让人事档案管理工作的内涵得以新的延伸。加快档案信息化建设，是我国迅速发展的政务信息化对档案工作提出的迫切要求和档案工作自身发展需要，也是顺应潮流，适应时展的新举措、新要求。

一、加强信息化建设的指导思想

? ? ? ?在信息化技术愈渐发达的今天，人们对信息化建设也越来越重视，而信息化于各行各业中的广泛运用，基于信息化本身所具备的动态性、及时性以及快捷性等特征，故也极大促进了各行业的发展。对此，要想切实加强对人事档案的管理，除了人事档案管理人员本身需具备良好的管理意识外，有关信息化技术的引进亦当引起相关管理者的足够重视。当然，有关人事档案管理的信息化建设，同样也意味着人事档案管理人员需具备更高的信息素养，对此，作为人事档案管理人员，其在实际的管理过程中，需务必做到以下几点：首先，人事档案管理人员，其本身必要具备不断进取的良好学习态度，如此方能积极投入到对信息化技术的学习过程中，继而确保对先进信息化技术的合理利用。其次，身为人事档案管理人员，其本身须始终具备良好的管理意识，并在实际的管理过程中，坚持“以人为本”的管理原则，如此方能让人事档案管理与其他管理工作相契合，继而激发人事档案管理人员的工作责任心与积极性。最后，作为人事档案管理人员，其在实际的管理过程中应务必意识到人事档案管理工作并不能一蹴而就，而是要遵从实际，并积极联系信息化、自动化的管理思想，切实促进传统人事档案管理工作逐步往现代化的方向发展，继而在提升人事档案管理工作效率的同时确保理想的管理质量与成效。

二、加大对人事档案管理信息化软件的研发力度

? ? ? ?要想促使人事档案管理逐步往信息化的方向发展，必须建立一个信息化的操作平台，否则任何事项都无异于一纸空谈。对此，无论是政务的人事档案管理人员或科研人员，其在实际的工作中，都应务必致力于人事档案管理信息化软件的开发，并基于当前所使用的各类操作系统予以更新和升级，建立出一套相对更为科学且完善的档案信息数据管理系统，以满足当代社会对政务人事档案管理工作的要求。当然，有关人事档案管理数据库的建立，其除了需具备管理、维护、增、删、查、改等基本功能外，尚需实现与政务其他资源之间的沟通与共享，以人事档案向社会提供服务为重心，强化服务意识，不断提高管理效率和服务水平，为上级领导选拔人才提供真实可靠的人事信息。

三、采用一体化管理规范人事档案信息化建设

? ? ? ?现阶段我国的人事档案管理大多是纸质材料和电子文档，总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，有关人事档案管理信息化管理系统的建立，既要以网络和计算机技术为支撑，也应囊括人事档案管理的方方面面，包括信息资源的查询与传递、档案的分类建立与保管等。采取一体化的管理体系，要将科学技术与人事档案管理工作相结合，从人事档案管理工作的实际情况出发，坚持循序渐进的原则，做好两者的协调工作，实现由初级到高级的有效转变，并成立综合性人事档案管理资源库和分级化人事档案管理资料库，以此来共同形成信息化人事档案管理平台，有效提高人事档案管理工作的效率和水平。同时，在统一、科学、合理的标准上，利用计算机技术将原始的档案信息与档案数据进行存档，从而更为完善地建立起一个现代化、专业化的人事档案管理数据库，实现数据化管理，方便资源的传递与共享。坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合，面向应用，建立“活库”，以利用效率和使用效率考核数据库的“活性”，建立一个现代化的人事档案数据库，最终实现人事档案管理的数据化，便于信息的共享。这样就能够使管理工作中的档案的建立、接收、派发、保存、使用、查询等实现一体化，从而让档案管理工作更加高效便捷。

四、加大资金投入保证人事档案信息化建设

? ? ? ?人事档案管理的信息化建设，在实际的管理过程中，应务必保证在人事档案管理信息化建设方面的资金投入力度。人事管理者需对相关资源的配置是否合理予以充分考量，尽可能节省人事档案管理信息化建设开支，并确保人事档案管理信息化系统建设的科学性与有效性。同时，加大投入以提高档案管理人员的基本素质、执行能力、技术设备操作水平，备份相关的人事档案信息，设置数据信息、设备数据库的使用权限，从而多方位确保人事信息档案的安全。总之，随着时代的不断发展，如今，人事档案管理的信息化建设已然成为社会发展的必然要求。作为人事档案管理人员，在实际的管理过程中，应务必联系现代先进的信息技术，不断强化自身的信息化水平及能力，提高人事档案管理工作效率，更好地为人事工作和经济社会发展提供全方位、更准确、更快捷服务的现实需要。

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关键词：

人事档案管理；信息化建设；企业管理；信息资源；制度保障

所谓人事档案，就是对家庭情况、工作业绩和个人经历等各方面信息的记载，可以说是一个比较完善的个人信息储存库，其对于企事业单位进行人才的选拔、晋级和晋升等人力资源方面的开发和管理工作有着重要作用。而面对新的时代背景以及人事制度改革的不断深入，人事档案的管理工作也由传统人工手工的管理方式向着现代信息化的管理方式转变，这种高效化的人事档案管理方式已然成为新的研究课题。

1人事档案管理工作中存在的一些问题

1.1缺乏足够的重视

目前来说，许多企事业单位都没有给予人事档案管理工作足够的重视，很多单位的领导还存在着“人事管理没有效益”的错误观念，因此忽略了对人事档案管理的投入，以至于档案管理工作的基础薄弱，管理制度也不够完善且形同虚设，而这一切都导致人事档案管理的工作不能发挥其真正的作用。

1.2缺乏专业的人才

当前我国多数的企事业单位中，进行人事档案管理工作的人员都存在着年龄较大的问题，而且有些工作人员还是照顾性调进，这些专业素质低下、未受过专业培训的工作人员给正常的人事档案管理工作带来许多阻碍。管理人员的思想陈旧，进行档案管理还是守着老一套，不利用新技术，而懂得利用新技术的年轻工作人员却缺少管理人事档案的基础原则、知识和流程。专业人才的缺乏给人事档案的管理工作带来了很大难度。

1.3缺乏先进的手段

面对当前信息技术高速发展的新形势，我国很多企事业单位在进行人事档案的管理工作还依然墨守成规、故步自封，依靠传统纸质档案建立和保管的方式，即使部门配备了电脑，却无法充分利用，没有建立电子档案、进行网络查询与检索的意识，白白浪费了大好资源，也使得人事档案管理的工作效率极低。

1.4缺乏完善的制度

如同人事档案管理的工作手段一样，很多企业单位同样缺乏完善的人事档案管理制度，面对信息化的发展还是依靠过往陈旧的制度，跟不上时代的步伐。就是因为不能根据信息化发展的要求以及自身工作实际而制定出完善合理的人事档案管理制度，以至于很多企事业的人事档案管理工作存在着许多问题，甚至阻碍自身单位的发展。

2新形势下人事档案管理信息化建设的意义

2.1有助于提高人事档案管理的工作效率

当前社会是一个信息化高速发展的社会，信息成了这个时代最有价值的东西，将各种信息挖掘出来并转变成资源价值就是目前的时代要求。因此对企业的人事档案管理进行信息化的建设是促进其向着现代化发展的一个重要推动力，只有这样，才能减少人事档案管理工作的繁琐流程，利用网络来提高其工作的效率。

2.2有助于共享人事档案管理的信息资源

信息化时代的背景之下，信息资源已然成为现代市场经济的条件下的一种重要的战略资源，加强信息化的关联效应，利用不同信息交叉管理的应用，能够创造出各种商机，因此对人事档案的管理进行信息化的建设也是促进企事业发展的一个重要途径，加密人事信息，推动人才的建设发展，不仅能够发挥出人才的最大价值，而且通过信息资源的共享也能更好地服务现代化建设。

2.3有助于查阅人事档案管理的相关信息

传统纸质的人事档案在查阅时通常要花费很多时间，但是信息化条件下的人事档案管理工作却不再如此。通过计算机对各种信息进行集成处理，能够简化各种复杂数据，而在电子化和数字化的条件支撑下，对档案进行查阅也更为方便，不用再翻阅纸质档案，在网络上进行检索，信息能在最快时间内被查阅出来，极大地发挥出了档案的使用价值。

3新形势下人事档案管理信息化建设的建议

3.1强化认识

目前很多企事业单位不能发挥出人事档案管理最大效益的一个重要问题就是没有足够的认识，因此想要成功开展档案管理的信息化建设，就必须强化单位的认识。只有单位领导意识到人事档案管理信息化建设的重要性，转变传统的观念，才能跟上时代的步伐，依靠信息化技术来提高人事档案管理的工作效率，促进单位管理的高效化。

3.2配备设备

想要成功开展人事档案管理的信息化建设，除了要有足够的重视，还需要实际的“物质条件”，所以企事业必须要加大对人事档案管理的投入，引进各种先进技术设备，同时也需要建立一套完善的网络信息的管理系统，这是档案进行信息化管理的一个重要的硬件设备和物质基础，同时也是主要的信息传输与共享的方式。

3.3确保安全

总而言之，想要实现人事档案的信息资源共享，就必须要保证信息的安全，这二者是共存、相互统一的。只有加强了档案信息的安全，才可以保证档案信息不会泄露。所以各级的档案管理部门必须要加大对档案信息的安全保护，同时加强建设网络的权限，一旦有信息泄露的情况发生，必须要进行严惩，以保证网络的安全。另外，也要加强对档案管理人员的教育培训，以确保不会发生人员泄露信息的情况。

3.4加强培训

在新形势下，想要做好人事档案管理的信息化建设工作，还有一个重点就是要加强对档案管理工作人员的培训，企事业只有建立起具有管理型人才、复合型人才和高科技人才的管理工作队伍，才能保证信息化建设能顺利进行。同时，还要对新职以及现职人员都进行专业的培训，同时开展各种技术交流，以确保档案管理的工作人员不会对档案工作造成阻碍。

3.5建立制度

制度的保障对于人事档案管理信息化的建设有着非常重要的作用，正是由于相关管理制度的缺失，才导致现阶段人事档案管理工作中存在着许多问题。所以企事业单位必须要结合当前信息化时代的背景特点以及自身单位档案管理工作的实际来制定出一套科学合理的规章制度，以保证工作人员在进行档案管理工作时能有据可依、有章可循，从而促进档案管理工作的制度化和规范化，最终发挥出档案管理的真正效益。

4结语

综上所述，在当前信息化的时代背景之下，企业的人事档案管理工作也必须与时代相结合，促进其信息化的建设，提高档案管理工作的效率，发挥其真正作用，最终促进企事业单位发展有着重要意义。

参考文献

[1]姜以敏，于霞．加强人事档案管理信息化建设[J]．黑龙江档案，2014，（3）.

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人事制度改革中需要大量的人事统计信息。例如：在高校的专业技术岗位设置中，高、中、初级的岗位结构比例，正高级与副高级岗位之间的比例，各专业技术岗位内部不同等级之间的结构比例，主管部门是要实行总量、结构比例和最高等级控制的。所以在设计本单位的岗位设置方案时先要了解本单位人员结构的现状，已取得而未聘用的专业技术等级的情况，还要了解人员的专业结构等，才能做到心中有数，使本单位的岗位设置方案既能达到上级主管部门对人员比例控制的要求，又能留有一定空间为今后的人员聘任做好准备。这些资料都来源于人事档案和信息统计工作，而且不是一次性的工作，每一次岗位聘任的实施都需要人事档案管理和信息统计提供最新的资料，这直接影响到岗位聘任方案的制定统计聚焦和人事制度改革工作的效果。

（二）目前正在实施中的绩效工资改革需要大量的人事档案统计信息

正在进行中的绩效工资改革要求每个单位要制订符合本单位实际情况的绩效工资实施方案。这个方案既不能超出财政部门清理津补贴的标准和人社部门批复的绩效工资总额，又要使绩效实施后本单位人员的收入水平不低于以前的水平，基本性绩效和奖励性绩效的分配要符合政府部分的分配比例，这都需要人事档案管理提供准确人事档案统计信息尤其是收入情况信息。

（三）刚刚完成的教职工基础信息采集工作对档案管理

的归档材料提出了新的要求教职工基础信息采集是自上而上布置下来的，里面涉及到大量的人事基本信息、工资信息、社会保障信息、专职教师的相关信息。其中对于专职教师的信息在目前的人事档案归档材料中还是一个空白。因为这个平台是一个动态管理的资料库，缺少的这部分信息需要在今后的工作中逐步的收集资料进行完善。

（四）住房补贴的摸底调查工作

住房补贴的摸底调查工作涉及到大量的人事信息，包括1999年12月31日后参加工作的新职工的每年每月的工资情况，参加工作时间的确认、本人应享受的住房面积，调动工作的人员还要原单位出具是否享受过福利分房的证明。这些信息的准确性直接涉及到教职工的切身利益，需要人事档案管理和信息统计工作来提供大量的资料。

（五）职称的评定

教职工最为关心的职称的评定工作由于2011年新职称评审办法的实施发生了很大的变化，对教职工原职称的取得和聘任时间都需要准确的确认，这也需要人事档案管理和信息统计工作来提供准确的资料。

二、目前高校人事档案管理和信息统计工作存在的问题

（一）缺少专职的人事档案管理和信息统计人员，信息统计和分析工作难于开展

人事档案材料的整理和归档管理是一个耗时耗力的工作，需要有专人静下心来做这项工作。目前高校的档案管理基本上都是人事管理部门的人员兼职来做，而人事管理工作也很多，难以有足够的精力来做档案工作，既懂人事档案管理又具备一定统计知识人员都是难得，对人事档案统计信息进行综合分析更是无从谈起。

（二）人事档案管理信息化水平低，信息统计工作难以满足日常的工作需要

目前高校的人事档案归档情况并不乐观，经常出现调动人员回原单位找档案中缺少的资料的情况。档案信息化水平很低，信息统计工作无法满足目前的管理需要。

（三）人事档案管理和信息统计的规章制度不健全

各高校对人事档案管理和信息统计工作不够重视，相应的规章制度建设也得不到应有的重视，对从事此项工作的人员也没有相应的激励制度，难以激发工作人员的积极性，这也导致了鲜有人员愿意从事这项寂寞的工作。

（四）人事档案利用服务的方式还是传统和被动的

长期以来档案管理给人的印象都是“保管员”，似乎什么人都能做这个工作，提供服务的方式也是查询、摘录，简单的汇总。这种服务方式已难以满足管理的需要。

三、如何做好高校人事档案管理和信息统计工作

（一）提高对人事档案管理和信息统计工作重要性的认识

在单位设立专职岗位、专职人员来做此项工作。克服“上面不抓，下面不急”和“重整理、轻统计分析”的思想。

（二）加大档案管理和信息统计的投入，提高档案管理和信息统计的信息化水平

传统的档案管理偏重于归档和材料的整理，一般需要的工具很简单，象剪刀、胶水、裁纸机、打眼机等就可以了，而随着档案管理信息化的发展，计算机、打印机、扫描仪、管理软件等工具也是必不可少的，目前无论是硬件设施（设备、工具）还是软件（人员、培训）等的投入，都难以满足工作的需要。

（三）建立健全人事档案管理和信息统计工作制度

完善档案归档整理和信息统计分析的动态管理制度，完善考评机制，调动从事此项工作人员的积极性。

（四）改变人事档案管理和信息统计服务的方式

提升服务层次改变传统和被动的服务方式，主动征求各部门对人事信息需求，满足他们从人事档案中提取符合各自需要的信息的需求，充分发挥人事档案管理在统计、数据分析和预测等方面作用。目前高校的档案管理普遍存在着归档材料多，例如个人的工资档案每年一张表，别说上千人的高校就是几百人的高校每年归一次也是件颇为耗时耗力的工作，而此项工作是一个长期性的工作，需要长效管理，及时更新，为信息统计和分析提供基础资料。同时，要完善考核制度，以激发档案管理和信息统计工作人员工作的积极性，变被动的管理为主动的管理，提高档案利用的效率。

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0引言

人事档案管理工作是企业单位人力资源管理中的一项重要环节，在全球信息化的背景之下，以往传统人事档案管理工作模式早已不能符合现代社会的发展需要，人事档案管理内涵以及工作业务的发展重心实现了更大的延伸，也就是企业应明确怎样做好人事档案管理的信息化建设，进而真正推动该项工作的现代化发展。然而目前，纵观企事业单位人事档案管理信息化建设工作不难看出，其仍旧包含较多问题，对企业单位人事档案工作的持续全面发展形成了一定的阻碍影响。为此，我们应制定科学有效的对策，积极开展人事档案信息化建设，方能达到事半功倍的工作效果。

1人事档案管理信息化建设的重要性

人事档案管理信息化建设主要是采用现代化计算机信息技术完成人事档案资源的整理、处置，并提供相应的应用服务，该过程体现出了档案信息资源管理的网络化以及数字化特征，可进一步加快人事档案管理现代化发展进程，由此可见该项工作将对企业单位人事工作、生产管理形成极为重要的影响。首先，人事档案管理信息化，由电子档案的形成、收集、检验、归档、入库直至应用等流程均需要借助自动化系统实现，可令管理员工避免从早到晚一直忙于琐碎事务，这样一来人事档案管理效率将明显增长。其次，人事档案管理信息化完成了人事档案管理的无纸化、网络化发展，使复杂的模块实现了全面集成，例如薪酬管理、工作业绩评估、档案信息管理等，利用人事档案信息集成数据库可更快地查询到所需要的各项人员信息。省略了档案工作人员处理原始资料的较多时间，对保护人事档案原版纸质资料的完整性极为有利，同时可更好地实现信息资源的全面共享。另外，加强人事档案管理信息化建设，企业领导决策人员可更快地了解到不同级别干部人员道德、才干、业绩、廉政等层面的相关信息，进而为培养人才、岗位晋升、人员聘用提供科学的参考资料。

2人事档案管理信息化建设包含的问题

纵观当前企业单位人事档案管理信息化建设工作不难看出，其呈现出一定的代表性问题。首要问题在于没有形成科学的认识，因此对人事档案管理信息化建设工作不够重视。一些人错误地认为，该项工作仅仅是辅环节，无需列入重点计划进行管理，没有摆正人事档案管理的应有地位。在这种错误认识的前提下，企业单位无法投入充足的人力与财力资源，对人事档案管理信息化建设的有效开展形成了一定的阻碍影响。

当前，一些企业单位进行档案管理通常应用传统模式，由于较多重复性工作耗费了员工精力，导致工作效率低下。同时，当前企业单位人事档案资源的提供、应用仍旧多为实体档案，大量的多次翻阅会导致档案损坏以及不完整的问题，档案管理保存工作无法全面落实。在建设人事档案信息数据库系统过程中，一些企业单位并没有形成一致的标准与规划，导致数据库系统欠缺应有的完整性以及系统性，信息采集不完整，一些信息不确定，无法第一时间更新，使得人事信息呈现出混乱的现象。同时，部分企业仅能在员工基础信息、编辑档案目录、传递档案资源等环节应用计算机管理，信息化水平有限，较难完成资源共享。

以往，人事档案资源管理通常通过手工方式进行装订，无需员工有较高的技能与素质，然而伴随人事档案管理的信息化、现代化发展，企业更加需要素质水平较高的复合型人才方能有效开展人事档案管理。

3人事档案管理信息化建设策略

3.1更新观念、完善制度、扩充投入

人事n案管理信息化建设的有效执行应由观念认识这一源头人手，完善管理制度，扩充投入，创建稳定的工作队伍。观念意识层面，企业单位各阶层领导应重视信息化建设，做好领导组织工作，提升扶持力度，通过多元途径筹措经费，确保信息化建设以及系统应用需要的各项费用。同时，应做好软硬件设施建设管理，积极开展人事档案数字化、网络化应用开发研究。制度建设层面，应创建完善的应用系统，提升安全保密水平，制定自检监督管理制度，为人事档案信息化管理建设夯实基础。再者，应加强员工队伍建设，创建完善的人才培训管理制度，打造出一大批掌握丰富人事档案管理知识与高水平技能、同时能够熟练应用计算机技术、精通信息化数据库系统操作的综合人才。

3.2强化人事档案信息数据库建设

企业单位在建设人事档案管理信息化系统前期，应针对单位现实状况，面向企业全员人事档案信息做细致、严格的甄别筛选，确保数据信息录入精准完善。基于数字档案信息的录入以及电子信息的形成，创建完善全面的个人信息资料库、干部履历库、工资水平库、专业员工科研项目库、个人表现库、人才照片库、任免信息库等。另外，应定期丰富、充实、更新档案资料，提升人事档案时效性、精准性与可靠性，同时需要做好信息库资源的合理分类，在设定权限的基础上进行检索，确保档案资源的有序、顺畅运行。

3.3做好人事档案信息资源网络化建设

信息时代，企业单位应基于网络服务器为信息平台，重视网络系统优化，加强人事档案信息化管理工具软件的配置，进而为用户提供可靠、优质的网络信息数据服务，扩充人事档案管理信息化建设的覆盖范畴。另外，应以各个职能单位工作权限为基准划定系统模块，添加企业有关组成机构的信息资源，真正完成员工、薪酬、劳动合同、保险资料、工作报表等资源的网络化、信息化管理，创建形成整体、多元化、层次结构分明、现代智能化、保密安全的人事档案信息化管理网络体系，为企业单位制定人事管理决策提供重要的参考信息。

3.4完善人事档案管理网络安全防护

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doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 05. 063

[中图分类号] R197.3； G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）05- 0110- 01

随着我国医疗事业水平的不断提高，各级医院的信息化建设进一步加强。医院人事档案管理的信息化是十分必要的，有助于医院的管理和运行减少成本、提高效率。

1 过去医院人事档案管理存在的问题

1.1 管理手段落后

医院的人事档案管理完全人工操作，其查阅、调取、存放会耗费大量人力物力，非常不便。人事科的人员往往很有限，在大规模招聘、医院人员集体签订劳动就业合同以及人事调动方面，容易出现错误和纰漏，而补救措施比较繁复，浪费档案持有者和管理者的时间和精力。

1.2 材料的完整性与安全性无法保证

人事档案的材料历来是纸质的，即使要查阅一些很基础的信息，也需从档案保存库中检索、调取、审阅和转入转出，需要查阅的越多，期间翻阅档案材料的次数越多，极容易造成档案的老化、缺损、甚至丢失。而且由于管理人员频繁进出档案室，直接导致档案保存库很难保证温度、湿度的恒定。如果不注意进出人员的衣服面料、随身物品，稍有不慎甚至会引起火灾等重大灾难事件的发生。

1.3 档案意识淡薄

现代社会，人才流动加速，人档一体、档随人走的格局被打破。实际工作中，人事档案里的信息很难被医院管理者快速有效获取。随着时间流逝，往往连工作人员本人也对自己档案里的内容感到印象模糊。因此，无论档案管理者还是档案的拥有者往往对档案的重视程度不够，认为档案并不能对实际工作起到作用。

1.4 人事科部分人员的业务水平较低

人事档案管理需要高素质的人才队伍，而医院一般对医务工作者的专业素养比较重视，却往往忽视了对人事科人事档案管理队伍的技术培训、业务水平提高以及责任感、使命感的培养，造成业务能力的不足。同时，人事科人事档案管理人员需要相对固定，频繁的变动也会造成业务处理能力下降。医院是一个特殊的行业，对医务工作者的思想品德、专业知识、业务能力等方面具有很高的要求。医院在选拔学科带头人、技术骨干等人才的时候，会更看重该同志的专业技术能力及学科领域内的专长，在相关学术领域产生了什么样的影响。而我们现在的档案最大的弊端恰恰就是干部人事档案中有些陈旧的信息内容已不能满足医院发展的需要。如记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的内容多，而反映个人工作能力、技术特长等方面的内容少，这些都会直接影响到案卷质量。这就要求人事档案管理人员掌握文件精神，积极准确收集归档材料并正确归类，使个人档案内容更加充实，有血有肉。

2 医院人事档案管理信息化的作用

2.1 节约成本，提高效率

实施人事档案管理信息化，既可以消除人工查阅、搬运的不便，又可以避免人工抄写可能出现的错误，即使出现错误亦方便改正，把人事档案管理人员从繁重的劳动中解脱出来，同时保证了档案材料的格式统一，整齐一致。

2.2 利于保存，安全有保障

实施人事档案管理信息化非常有利于完整保存原始资料。除在创立原始数据库之初需要利用档案原件外，不需要或极少再查阅原件，这样就不会造成档案的缺损，利于档案库内环境的稳定，延长了档案材料的使用寿命，极大地保障了档案的安全。

2.3 有效利用档案信息

人事档案是个人的书面反映。个人档案的信息化有助于本人更好地了解自己的不足和发展方向，同时方便医院管理者对医院人员的情况有一个全面了解，有助于个人的进一步发展。在考核评价中用真实信息说话，所有人的情况都能一目了然，使考评工作公开、公正、公平进行。

2.4 促进档案管理人员提高业务水平

档案利用是档案管理的最终目的，档案管理信息化对人事档案管理人员的业务水平提出了较高的要求。医院人事科应定期举办培训讲座，提高管理人员的责任感，培养管理人员的电子计算机和网络的操作能力、档案的管理能力以及对新技术的探求和学习能力。

3 人事档案信息化的实施

3.1 建立详实的数据库

人事档案信息化建设最重要的部分在于建立详实可信的数据库，其中包含了员工的一切信息。档案原件的扫描为数据的真实性提供了保证，电子档案的建立则为档案信息的简便、高效查询提供了途径，同时也规范、统一了个人信息的页面格式和采集哪些档案信息。

3.2 建立医院内部网的登录查询模块

数据库建立后，资料仍是封闭的，利用医院内部网，建立登录模块即可有效查询，并逐渐实现从HTML或Excel的结论信息化向过程网页信息化转型，为保证信息的规范、安全，还要制定科学的用户权限管理制度，定期维护应用程序。

3.3 加强档案管理者的信息安全意识

网络安全是档案信息化的管理重点，随着计算机技术的快速发展，新型计算机病毒、用户名及密码破解器等黑客技术层出不穷，档案管理人员需要时时防范，定时杀毒、备份重要数据，出现问题可及时恢复数据，使信息系统稳定运行。

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2人事档案管理信息化工作策略

2.1创建完善的人事档案管理信息化工作机制

持续优化并合理规范的人事档案工作机制以及工作流程，令其同信息化工作的具体需求合理适应。为此，应继续创建优质的内控体制以及责任追究管理制度，做好严格管控，进而确保档案收集、归档管理的高效性以及全面完整性。并可在查阅的阶段中，提升档案资料应用的可靠安全性。针对档案管理工作各个环节存在的问题，可履行问责管理机制，保证人事档案管理工作的可靠有序性。再者，伴随档案信息技术的快速发展，应有效的更新当前管理工作方式以及具体的机制，进而提升人事档案工作的人性化服务水平以及综合控制力。

2.2做好人事档案信息化工作数据库建设

为提升信息化工作水平，应进一步加强数据库建设，以人事机构为信息枢纽，借助安全可靠的计算机系统、扫描装置、缩微技术、多媒体系统，全面发挥技术引导以及职能作用。可借助网络系统的综合优势进行高效的信息录入、合理的档案归档、安全的保管存储、快速的信息搜索、精准的查阅、可靠的备份、及时的维护以及销毁，实现全过程的信息化。实践工作中，各单位应积极创建技术一流、功效明显、便捷人性化的信息化服务网络系统，确保人事档案资源的进一步深入开发应用，以符合不同阶层、不同机构人员应用信息进行统计查询的综合需要，真正提升实践工作效率。

2.3提升人事档案信息化建设可靠安全性，创建完善的人才管理机制

优质的人事档案信息化工作，需要创建合理可靠的安全规定，细化各项执行标准，进一步创建健全的安全保障系统。例如，针对档案信息数据制定合理、操作性强的信息备份以及恢复制度，确保信息储存以及应用的可靠安全性。另外，应做好相关工作人员的安全教育培训，提升他们的信息保密以及安全责任意识。另外，应优先选择操作可靠、通用性较强且可靠稳定，具有良好安全保障机制的人事档案操作系统，选择正版杀毒工具，定期做好系统的备份以及病毒查杀，及时快速的更新软件补丁，营造安全有序的人事档案信息化工作环境。人才始终是信息化建设工作的核心要素。人事档案信息化工作为持续优化、不断完善的过程，因此，应创建完善的人才管理机制，做好相关工作人员的培训教育，使他们形成良好的职业素养，拥有扎实的理论功底，掌握丰富的科技知识，并形成不断开拓创新的精神，真正激发核心潜能，为人事档案工作的信息化建设贡献应有力量。

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2 信息技术发展给流动人员档案管理带来的机遇与挑战

2.1 机遇

1.档案收集与管理方式更为便捷

随着信息技术的发展，纸质档案逐渐被电子化的档案所取缔。单位流动人员人事档案管理工作也由传统的档案收集、整理转变为对档案的监控，一改往日档案管理工作的繁琐与冗杂，使得单位档案管理向着便捷化方向大步迈进。

2.档案利用率明显提升

在传统档案管理模式下，档案主要以纸质为主且长期处于被动翻阅状态，使得一些单位对流动人员人事档案信息的分析利用不到位，失去了档案信息存在的意义。而在信息化背景下，通过云计算就能够实现档案信息的相互关联，继而用人单位通过这种方式对流动人员人事档案信息进行挖掘、利用，将档案信息的利用方式变被动为主动，实现了档案信息的最大化价值。

3.流动人员人事档案的保存更为完整

由于人事档案使用频繁，而纸质的案卷经常翻阅会不可避免的带来物理磨损，特别是一些年久的纸质档案，其纸张经老化、脆变，已经承受不起反复的翻阅。大数据背景下，利用信息技术将流动人员人事档案数字化后，就可以直接通?^计算机终端进行相关的查找浏览操作，使得纸质档案的翻阅和复印次数大大降低。除此之外，在数字化过程中还可以对人员档案进行字迹颜色加深处理，最大程度的使其恢复原有的样貌，从而达到了保护档案实体的目的。

2.2 挑战

1.人员档案信息安全性有待提升

随着信息时代的到来，人事档案储存量的日益增多，在给数据分析利用带来便捷的同时也给流动人员人事档案信息的安全性带来挑战。由于很多单位人事档案管理工作缺乏科学性、严谨性、创新性，不仅使得人事档案管理工作效率低下而且极易使人员信息外泄，安全性得不到保障。因此，在这一时代背景下，如何维护流动人员人事档案信息安全，提升流动人员人事档案管理工作效率成为档案管理工作所面临的一大挑战。

2.对档案管理工作者专业素质提出更高的要求

信息技术的发展与应用在给档案管理工作者带来便捷的同时也对其专业素质提出了更高的要求。电子化的档案管理摒弃了传统的档案管理方式，代替以现代化的手段对档案信息进行归档处理，因而更需要一些专业人员进行科技管理。这就对档案管理者的专业素质提出了更高的要求。

3 提升流动人员人事档案管理工作效率的措施

3.1 加强流动人员人事档案管理人才队伍建设

流动人员人事档案管理工作的总体发展水平，很大程度上依赖于当地档案管理人员的继续教育水平。因此，作为一名档案管理者首先要树立起终生学习的理念，并要求自己恪守终身学习制度。其次，档案管理工作者要经常性的参加一些有关流动人员人事档案管理的知识培训讲座，不断扩充自己的知识库，以提升个人的学历层次。再次，档案管理工作者应当积极学习现代信息技术知识，并熟练掌握与档案管理有关的应用软件的使用方法，以适应信息化的发展要求。最后，档案管理人员也应当不断提升个人道德素养，不仅要时刻保持对工作的积极性，也要恪守职业道德规范，对一些特殊档案做到严格保密。

3.2 健全流动人员人事档案管理制度，提高流动人员档案管理的规范性

由于当前档案管理部门正处于由传统档案管理方式向信息化档案管理方式的过渡阶段，加之部门缺乏一定的档案管理经验。因此，其工作出现了很大的随意性和不规范性，对流动人员人事档案管理信息化建设进程造成了一定的阻碍。为了有效解决这一问题，相关人员应当结合发展实际情况，建立起一套符合目前发展规律的流动人员人事档案管理制度，以使档案管理工作人员有法可依，从而保证流动人员人事档案管理制度化、规范化建设的顺利进行。

3.3 进一步完善基础设备，为加快流动人员人事档案信息化建设进程提供外部保证