档案工作精细化管理汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇档案工作精细化管理范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

篇（1）

企业档案作为企业发展历程的记录，是企业可持续发展和进行创新的重要信息资源。对于企业档案的管理，不能说是影响企业经济效益的关键因素，但是也在其中对企业的经济效益起着潜移默化的影响。因此，对企业的档案管理也必须改变原有的管理思路和理念，做到精细化、系统化，从业务工作、服务利用等方面推进档案工作流程化、规范化发展，才能跟上企业发展步伐，适应企业发展需要。

1．企业的档案管理

企业档案管理是企业管理的重要组成部分，企业档案是企业生产经营等活动的原始记录和重要信息资源，企业档案工作则是在企业研发、企业生产、企业经营等管理活动中的基础性管理工作。随着现代企业高速发展，管理水平不断提高，市场竞争愈加激烈，将对各项业务工作提出更高要求。对于一个成熟的企业来说，不仅要有完善的企业管理体制和没有漏洞的经济经营制度，企业经营者还要不断完善的就是企业档案的精细化管理。企业档案的原始凭证性，决定了档案必须高质量、高稳定，特别是信息化建设速度加快、网络办公的普遍应用，这就要求要求从档案形成伊始就必须精细地管理，做到落实管理责任，将管理责任具体化、明确化，每一个管理者都要到位、尽职。工作要日清日结，每天都要对当天的情况进行检查，发现问题及时纠正，及时处理。这样，企业档案工作才能提升工作质量，才能体现企业管理的水平。

2.档案精细化管理的机构和队伍建设

要适应精细化管理的需要，首先要加强机构和队伍的建设。

(1)面对企业档案的多样化，企业档案管理应进行合理的规划和明细。企业要配备专门领导分管档案的工作。

(2)档案的机构设置。企业应该根据自身的规模和本身的管理模式对档案管理进行分析，从而设置专门的档案机构。对于大型企业，应该成立和设置适合企业本身的档案馆。一个企业的档案管理模式，并不适用于所有企业，面对不同的模式，企业管理者应该认真进行研究，制定出适用于自身的企业档案工作的管理模式，才能使档案工作管理更加完善和全面。

(3)企业档案管理人员的配备问题是很多企业值得思考的一个问题。企业的档案管理是企业发展和进步的一个至关重要的环节，所以对企业档案管理人员如何选择也就更值得研究。对于企业的研发、经营和管理以及企业的重大项目，应配备与其相关的专职的档案管理人员，并保持其稳定性。

3.档案精细化管理的制度建设

企业的档案管理部门，必须贯彻落实国家有关档案工作的相关法规和方针政策，建立健全的档案管理规章制度，完善相应的档案管理规定，制定详细具体的、可操作性强的管理措施，将档案管理纳入相应的企业发展规划和工作计划之中，为档案工作的持续稳步发展提供相应的保障。

(1)加强制度建设，构建“制度健全、管理规范、利用方便”的档案管理长效机制。

(2)建立档案管理责任制。根据档案管理要求，对档案管理进行定岗定责，建立“领导主抓、部门分管、专人负责、全员配合”的多层次档案管理体系。

(3)健全档案管理制度。制订适合企业的《档案管理制度》、《档案保密制度》、《档案借阅利用制度》、《档案鉴定销毁制度》等制度，逐项细化档案收集、整理、保管、利用等各个环节的操作要求。

(4)细化档案管理工作流程。制订《文件归档办法》、《文件资料归档范围和保管期限表》，建立档案收集渠道，明确相关责任人。以此要求全体员工在经营管理活动中积极介入档案工作的日常工作，移交应归档的文件资料，确保档案管理合法、规范、有序。

(5)将归档工作纳入企业的绩效考核指标。

4.档案精细化管理的重点建设

企业档案工作应该满足企业各项活动在信息和责任等方面的需求，为企业的管理提供有效和便利的服务。因此必须确保档案的完整性、准确性和安全性。

(1)必须要采取相应的手段和措施，确保企业档案不受到任何威胁和破坏。严格按照“八防”的要求尽量提供条件，完善档案保管各项设施，并及时更新专用档案柜，尽量拓展档案存储空间，确保档案库房建设符合国家标准。

(2)在科技日益进步和发展的今天，计算机和网络技术成为了便利和快捷的代表，已普遍应用到在企业档案管理中。但因网络黑客的攻击或因计算机的寿命致使硬件损坏，将造成难以弥补的损失。所以，对计算机系统中的档案信息必须用光盘或移动硬盘定期备份；企业网络应与互联网实施物理隔离或实行局域网管理。作为重要的凭证，纸质档案是电子文件无法代替的，白纸黑字无疑是最好的档案保存方式，专门的档案库房和档案馆是企业保存档案途径的不二选择。

5.档案精细化管理的日常工作

企业档案工作的日常管理业务，其内容主要包括两个方面,即档案实体管理和档案信息管理。应加强日常管理，不断改进档案工作。

5.1档案实体管理

档案实体管理,是指以档案保管单位(卷、盒、件)为对象的管理工作,主要通过档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和移交等六个环节来完成;对于企业的档案管理，其文件整理是档案管理工作中必不可少的一部分，文件的整合是体现一个企业档案管理工作的重要途径。档案管理人员应将收集到的文件资料进行分类、排列与编目，从而形成卷宗。古人有云“千里之行始于足下”，档案整理工作亦是如此，只有从开始的点点滴滴做好，才会在以后慢慢累积的过程中不会感到档案卷宗的冗杂和散乱，便于对档案更好的整理。

档案管理人员在进行档案整理的时候，要认真核对，杜绝遗漏现象的发生；检查的时侯，要核实档案数目和种类，要认真清点，杜绝任何错误的发生。

一个企业的档案相当于一个企业的历史，企业成立时间越长，历史就越长，档案就越多，档案保管人员就更应该小心谨慎，防火防潮，定期进行对档案上灰尘的擦拭，确保档案的完整和安全。对于因时间久远而破损和泛黄的纸张，档案的管理人员应该进行定期的修复和抄写，以确保档案系统的完整。当档案保管人员进行职位调整和交接的时候，双方要认真进行手续交接，填写交接表，清点档案数量，确保档案数目不会因为人员调度而出现混淆。

5.2档案信息管理

档案信息管理是以档案所蕴含的内容信息为对象的管理工作,是对档案深层次的智能管理,其目的在于采取有效手段,开发档案信息资源,充分发挥档案的作用,主要通过检索、编研和开发利用等三个环节来实现。

6.档案精细化管理的改进

企业档案业务部门作为企业的一个管理部门和基层单位，除了按其职责，做好日常工作，组织学习档案法律法规，提高员工的档案法制意识，宣传普及档案知识外，还应更细致地开展工作并加以进一步改进。

(1)关注公司重大业务，提前了解归档材料有关情况，提出档案收集和相应的文控管理建议。

(2)制定档案移交工作流程，提前向移交方发送详细、具体、可操作性强的归档要求，明确归档范围、书写材料、附件、移交目录等各个工作步骤的质量要求。

(3)制定档案整理工作流程，明确组卷、装订、编目、信息化等各个工作步骤的质量要求。

(4)主动沟通，跟踪了解归档文件的形成情况和工程进度等情况，针对具体问题给出指导意见。

(5)完善各项档案规章制度。

(6)提供优质的档案利用服务，跟踪统计利用效果，征求完善意见。

企业档案管理作为企业的一项基础管理工作，作为企业精细化管理的重要组成部分，就一定要从企业对精细化工作的管理要求入手，结合企业自身特点，落实、推进、持续完善精细化的制度、流程，使得企业档案管理水平得到提高，为公司的生产、经营打下稳步前进的基石。

【参考文献】

［1］刘晓莉.企业管理制度与企业内部规划[J].关于企业内部的档案管理制度的讨论,2009:45-46.

［2］覃兆刿.企业档案的价值与管理规范.企业档案究竟该怎样分类和管理,2012:77-79.

篇（2）

中图分类号：F23 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2014）02-0-02

会计档案是机关、企业、事业单位或其他经济组织在经济管理活动产生的会计凭证、会计账簿和财务报表等具有保存价值并作为历史记录保存起来的会计核算专业材料。[1]它记录和反映了一个单位的经济活动，是经济业务的重要史料和证据。通过会计档案，可以了解每项经济业务的来龙去脉，把握公司成立以来的经营情况，为单位制定经营决策提供参考；真实记录财务会计管理的各个重要环节，是加强企业内控管理的保证及体现。会计档案按照保管年限可以分为永久保存会计档案和定期保存会计档案等；按照文件类型分为会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、其他类等；按照电算化进程可以分为传统手工会计档案和电算化会计档案两种类型等等，种类繁多，管理本身存在一定难度。

近年来，随着烟草系统母子公司体制的建立，全面实施财务资产“一体化”管理，会计信息系统核算广泛运用，财务管理在企业管理中核心作用逐步显现，对会计档案管理工作也提出了更高的要求。但会计档案管理工作在实际操作过程中还存在以下的问题：

一、会计归档资料收集不全面。《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）《浙江省烟草专卖、商业系统企业会计基础工作管理办法》（浙烟财〔2005〕41号）（以下简称两个办法）等对会计档案规定了归档范围为凭证、账簿、报表及其他，具体表述中用“其他应当保存的会计核算专业资料”涵盖了没有列举的项目，在实际工作中需要很强的职业判断。仅仅一个“其他”，让很多人忽视了一些越来越显得重要的会计资料的收集，如：预算执行情况表及分析报告，上级部门批复的预算相关文件、税务审计等相关部门的检查资料、资产处置资料等。

二、会计档案打印、整理、编号等工作不规范。档案管理是会计基础工作的最终体现。很多财务人员工作认真，但是在会计档案的打印、整理等工作中却较为粗放。打印账簿时没有考虑实际需要，如：打印银行明细账时没有分账户打印，或者只打印往来明细账，没有打印客商三栏辅助明细账等；整理时没有考虑各项资料的逻辑性；编号时没有按总账、现金、银行存款日记账、各科目明细账、辅助账顺序排列等，给翻阅档案、查找资料带来不便。

三、财务新员工对会计档案管理缺乏理论知识和实际操作能力。近年来，我市系统财务人员队伍不断注入新鲜血液，新老员工交替频繁。老员工凭工作经验不断加强会计档案管理，没有留下系统的指导文字。部分新员工对会计档案管理工作不够了解，在具体操作过程中存在困难，难以跟上企业管理的要求。

四、企业内控管理对加强会计档案管理提出新要求。档案管理是企业内部控制管理的有机组成部分。2008年5月财政部会同五部委出台了《企业内部控制基本规范》后，2010年4月又出台了《企业内部控制配套指引》，企业内控管理日益显示其重要性，并在企业发展中发挥积极作用。资金、采购业务、资产管理、销售业务、财务报告等等一系列企业内部控制手段都涉及到财务部门，最终需要转化在会计档案中。系统内审计、外部审计、税务检查等，不仅仅是以前单纯的检查账务的真实性、合规性，还加入了风险防控等方面的检查，要求会计档案管理更加全面、规范、系统和精细化。

针对以上会计档案管理现状及存在的问题，经过实际工作的摸索实践，笔者认为全面做好会计档案管理工作，实现粗放式管理转为精细化管理目标，可以从以下工作思路和实施方案入手。

一、加强培训，将会计档案管理理论与实际工作相结合。针对会计档案管理的薄弱环节，应组织财会人员系统学习两个办法、制度及其他要求，对会计档案管理工作进行理论上的认识。摈弃会计档案管理是会计档案管理员个人责任的错误思想，在全员中树立会计档案重要性理念。可以聘请专业老师结合实际工作情况，对会计资料收集、整理、装订、编号到归档的一系列流程进行讲解，将理论转化为实际应用。

二、制定规范，将需收集保管的会计档案项目进行细化。会计资料的收集是档案的起点，只有收集及时、完整才能为档案的科学管理和有效使用提供保证。我公司特制定了《会计档案整理操作规范》，对丽水市烟草商业系统会计需要归档的材料进行了统一，共4大类27小项。包括：凭证、会计账簿、会计报表及其他。会计账簿类有10个具体项目，其他类有11个具体项目，包括：各项税费纳税申报表及相关资料、固定资产盘点表及报告、资产处置资料、税务、审计等相关部门的检查资料等。涵盖了会计整体工作中的每个关键点，避免重要资料的遗漏，对会计档案管理人员具有切实的指导意义。

三、确定统一标准，对全市会计档案管理工作统筹安排。为了使会计档案管理更加规范，我们对打印、装订等进行了标准的统一。

（一）统一打印格式。新的财务系统上线后，关键用户进行了统一的账簿打印模版设置，使打印效果尽量合乎理想。对需要打印的账簿格式明确作了要求，并详细描述操作步骤。例如打印银行日记账时，要求选择辅助明细表设置“会计科目、账户”为表头选择模板【现金日记账（竖式）】打印，账页左上角要显示科目编码、科目名称及账户；打印固定资产明细账时，要求先整理一份汇总的固定资产情况表等，对每项内容均进行了最细环节的确定。

（二）统一采购凭证纸、粘贴单、档案封面及档案盒等。按照两个办法的要求，记账凭证规格统一规定为114*217mm，用纸标准为不小于80g/m的书写纸；会计凭证封皮规格统一规定为125*232mm*2，用纸标准为不小于120g/m的牛皮纸；会计凭证档案盒规格为135*231*30mm等等。市公司严格按标准对会计档案装订材料进行了统一采购，给会计档案穿上了全市统一的工作服。

另外对会计档案的编号规则、归档要求及处置流程等都进行了详尽的规定。

四、完善电子档案管理，全面提升会计档案管理水平。档案之所以具有保存意义，正是因其具有非常重要的利用价值，除了纸质会计档案的管理外，还要重视会计电子档案的收集及管理。应加强会计电算化实物档案管理，电算化系统升级后，计算机、服务器和数据库等软硬件实物均应与相应的数据备份一同归档，操作员代码和操作口令等一律明码刻写光盘并打印纸质文件一同保管，增加系统透明度和可操作性。[2]电子档案应每年跟随纸质档案一起归档，与纸质档案形成双保险，以及适应不同使用目的。

五、以PPT为宣传渠道，直观展示会计档案管理工作的全过程。我们将会计档案的整理全过程拍摄照片，包括：（一）凭证的粘贴、附件折叠、凭证的装订、包角、盖章；（二）账簿打印设置、页码、账簿启用封面填写标准；（三）案卷卷内目录的填写、封面的折叠、封底立卷人的填写、案卷的装订；（四）案卷的编码；（五）保管清册、移交清册等的填写，制作成PPT，附文字说明，生动展现了会计档案整理标准及全过程，为加强会计档案管理提供后续保证。

六、梳理工作流程，将会计档案精细化管理进行固化。结合企业管理体系的《会计档案管理工作流程》，对档案的移交、保管、销毁等其他具体细节作了具体的规定，全面地进行会计档案流程化管理。将档案管理工作的各个步骤固化下来，形成文字和流程图，有利于新员工在具体工作中有迹可循、有据可依，即使没有足够指导的情况下，也能迅速掌握该项工作。

会计档案管理在实际工作中容易被忽视，而事实证明其实际上是一项繁杂深奥的工作并且对企业的发展意义重大。需要每个会计档案管理员统观全局，进行分析、理解和把握，改变以往的粗放型管理模式，进一步加强精细化管理。

参考文献：

篇（3）

随着时代的发展与现代化的建设，信息化已经成为主要的发展趋势之一，加强信息化的建设已经涵盖在了我国的各个行业中，文书档案的管理工作也不例外，在新时期的发展环境下，文书档案的管理工作应该朝着信息化的方向发展，这样才能实现资源共享的效果。因此本文主要从信息时代下的文书档案管理问题展开了论述，探究其是如何实现的，并且提出了开展信息化的文书档案管理所具有的优势及其存在的问题，并且提出了有效的解决方法，希望在今后的发展过程中，文书档案的管理水平可以得到进一步的提升，更好的为发展我国的现代化建设做出积极的贡献。

1 信息化背景下文书档案管理的现实要求

在信息时展的过程中，计算机已经深入应用到方方面面中，文书档案管理也不例外，所以文书档案管理的要求变得更加严格了，只有信息化的管理理念与之相互匹配，才能满足现代化的发展要求，在这种情形下，就需要进一步将文书档案管理与信息化有机结合在一起，这样才可以促进文书档案管理朝着更加先进的水平发展。与此同时，文书档案管理还要在工作流程上加以进一步的优化，不断提高人员素质，实现人机交互机制，这对工作水平的提高是很有帮助的，这是现代化发展的必然要求，也是实现文书档案管理水平提高的必然途径，加强信息化的发展是十分重要的。

信息化条件下的文书档案管理还需要在管理队伍方面多下功夫，文书档案管理是政府机关以及事业单位等工作的重要内容之一，所以加强文书档案管理过程中的管理人员素质是很有必要的，必须要进一步建立起一支高素质化的管理队伍，这样才能与信息化的文书档案管理相互匹配。在当前的文书档案管理过程中，正面临着工作效率低、缺少时效性等问题，所以管理文书档案的部门应该进一步认识到当前的发展趋势，并且实现电子化的管理，这对促进管理水平的进一步提升有着重要的意义。高素质管理团队的建立应该是由内至外的，并且是从上而下的，这是现代化管理的必然要求。

文书档案管理工作的现代化和信息化进程，需要充足的资金保障，以及相应的信息化设备和技术软件的支持。既要考虑人员配备和继续教育培训等开支，又要考虑馆藏基础设备的完善和馆藏空间的扩建等资金的花费。这就需要有专门的档案信息管理软件，每一个文书档案管理人员都应该进行相应的培训，确保文书档案转化成信息档案的准确分类、编目和检索。

2 信息化背景下文书档案管理的几点思考

在信息化的时代背景下，加强对文书档案管理，首先就应该进一步提高管理理念，因为活动的开展需要正确的理念作为指导，文书档案要想实现信息化的管理就必须要符合现代化的管理理念，这样才能满足计算机网络下的需要，为实际的工作带来一定的便利，这是相关档案管理单位领导必须要意识到的，只有在思想上具备了深刻的认识，才能进一步的指导实际工作，创新意识是令工作得以进一步发展的首要前提，传统的管理观念显然已经不能满足当前工作的要求了，所以就必须要开展创新管理，意识上的创新可以指导行为上的创新，文书档案管理应该有计划的、循序渐进的开展，相关部门应该在人力、物力以及基础设施方面加大投入力度，采用机械化的方式逐渐取代人力操作，在收集资料、编目以及归档的规程中加以进一步的简化，使数字化逐渐代替传统的管理方式，这样才能真正的实现信息化的管理。

其次，还应该继续搭建一个有关文书档案管理的平台，这一平台的建立主要是为了满足文书档案的现代化发展进程，在传统的文书档案管理中，主要是以纸质档案为主的，并且需要大量的人力才能完成复杂的工作内容，在信息化的发展下，这一管理方式的弊端逐渐凸显了出来，所以采用计算机等手段可以进一步降低工作难度，提高管理工作的效率与水平，在搭建这一平台的同时，也是文书档案管理改革的一个过程，在搭建这一平台的过程中，主要包含以下几方面的子系统。一是文书档案的加工系统，这一系统是对文书档案进行初步加工的系统，可以降低管理时间，实现自动化的发展。二是文书档案的存储系统，在这一系统中，运用计算机的方式可以将初步加工之后的档案进行更加规范的管理，这样做可以便于今后的查找，还能实现资源共享的效果。三是文书档案的保密以及查询系统，这一系统的重要性在于可以实现对文书档案的保密工作，不同类型的软件可以实现不同方式的保密，在个人对档案进行查询的过程中，需要具备一定的访问权限，这样才能实现文书档案保密性的实现，更好的开展资源共享工作。

再次，需要建立起一支高素质的文书档案管理人才队伍，这是衡量文书档案管理水平的重要标志之一，只有管理伍的水平得到了提升，那么文书档案的管理工作才能更加有序的进行，对于管理人才而言，应该具备专业化的知识，采用科学化的手段对文书档案进行管理，能够熟练的使用计算机的相关技能，并且具备较高的信息化意识，这样才可以满足现代化的管理需要。具体来说，主要有以下两方面的内容。一是要对档案管理队伍进行科学化的规划，在队伍中不但需要具备管理方面的专业人才，还需要具备信息方面的专业人才，因此复合型人才就显得十分重要了，这样才可以满足现代化的发展需要。二是应该重视起对档案管理队伍的培训工作，只有不断掌握新的知识，新的技能，才可以随时满足现代化的管理需要，建设起一支高素质的人才队伍，在今后的工作中，每一名档案管理者都应该朝着这一目标而努力。

结束语

综上所述，文书档案管理是具有一定优势的，不但可以促进档案的查阅速度，还能满足工作效率提升的要求，所以在现代化的发展过程中，应该更进一步的提高这方面的管理工作，这样才可以满足文书档案管理工作的要求，为企业、事业单位以及其他部门开展工作带来一定的便利，希望在本文的论述下，能够引起相关人士的重视，并且进一步完善管理工作，以实现我国档案管理事业信息化的发展。

篇（4）

所谓的档案信息化，就是指必须在国家档案行政管理部门的的组织和管理下，应用现代信息技术，对档案信息资源做出一定的处理，使之可以为社会服务。档案信息化是加快国家信息化实现的必须手段。符合“十二五”规划中所提出来的：建设资源节约型、环境友好型社会，发展循环经济，加快转变经济增长的方式。这对于档案管理的发展起引导性作用。档案信息化的工作方式是信息化建设的总体目标之一，是完成现代化管理的重要组成部分。是实现“科学发展”的必经之路。

1.当前我国档案信息化管理发展状况

1.1档案信息化发展基础与背景

我国档案信息化发展整体呈现出发展较早，但发展水平落后的趋势。对于这种状况，各学界人士都在积极寻找解决方法。很多人认为，信息化发展不尽人意的原因在于缺少专业性人才，大家的重视不够，但主要是缺少资金和经验。对此，笔者也有自己的看法。档案信息化的实现所需要的资金主要来源于财政预算，对于后期资源的补充不足。这的确是个很难解决的问题，但是这并不是主要原因。事实上，对于档案信息化发展，各级财政都非常的重视。据统计：2003年全国省级以上档案馆用于档案信息化建设方面所投入的经费就高达5000多万元。根据几年的数据显示，国家的总投入量并不少。预算规划都在百万左右，在浙江省数字档案馆计划中预算高达1500万元。尽管如此重视档案信息化管理的建设，投入如此多的基金相对于档案信息化发展依然觉得缺乏，这说明资金没有合理的规划。“好钢用在刀刃上”资金预算并不能决定后期的发展，而是我们在于怎样做好做到细水长流的长期规划。

1.2档案信息化发展的特点

首先，构建起高度统一的档案管理网络。按照政府规定的“整体规划、统一管理”的要求，档案信息化的建设实现了各省各部门之间的档案公用化，并且与图书、媒体、等结合起来，形成了一个完整的一体化系统。实现了各数字档案管理网络，并适应不同部门的专业化需求，实现了档案之间的无缝衔接。

其次，构建起全面、及时与严谨的档案采集系统。档案管理系统选择了多级审批的档案采集流程，确保企业档案在采集过程中需要的完整性、真实性与准确性特征。

其三，构建起数字化、网络化的档案信息服务模式。以实用、快捷、高效为发展目标，实现了自身档案信息资源采集、存储、管理、利用等工作的网络化，促进整个档案信息服务的多元化管理，让档案管理工作与生产运营结合地更加紧密。

1.3主要成果分析

2010年至今，我国档案信息化管理成绩显著。各地方，各部门的档案信息化程度显著提高，档案工作正经历着翻天覆地改革。不仅扩大了档案利用的范围，实现了各省各部门之间的档案公用化，是档案从一张陈旧的纸转化成了飞扬在服务界的信息。达成了全国档案之间的资源共享，自此之后，档案不仅仅只是为国家机构服务，还可以为全社会提供资料。通过档案信息化管理工作的实施，实现了档案资源的远程共享，为利用者提供了各种形式，各种题材的数据，图片，文章。但是档案信息化并不等于通俗化、网络化，它具有更为广泛的含义，包括了有序的整理档案资源、建设档案信息数据库、并建设档案信息网络、开发并利用档案信息资源、同时建设档案信息化人才队伍，还有促进档案信息资源开发利用的政策法规、标准制定等，可以说这是一项长期而复杂的系统工程，需要全社会的共同努力。

2.当前我国档案信息化管理工作呈现的问题分析

现今社会，各行各业都缺乏专业人才。档案信息化建设也一样。如果管理人员不懂得专业知识，就会形成专业和管理分离的现象。导致管理工作难度增大，效率不高。信息化管理是创新型的一种工作，具有跨时代的意义、鲜明的时代特征。但是现实中，许多工作者具有思维定式，习惯于传统的工作模式真。在观念上和思想中难以适应这一跨时代的变化。很多工作者对于档案信息化管理不甚了解，甚至带有消极情绪。所以很多时候当单位购买了信息化管理所必需的设备，却没有人会操作，或依然延续传统做法，最终使信息化变成空想，造成了金钱和资源浪费。也使得档案信息化建设不全面，使得一些信息网不能链接以来，造成利用者的困扰。甚至有时会出现总说纷纭的情况，即没有一致的说法，原因在于各部门交流不便，和各自为政的社会制度。严重影响了档案信息化管理工作的进程。

3.新时期档案信息化管理工作思路探索

3.1转变传统观念，提高创新意识

在档案信息化管理实现的过程中，每个人都要从传统观念转变为现念。即要树立信息化管理和创新意识，把档案工作从藏馆中转向电脑前。各部门人员都要意识到档案信息化管理的优点，认识到发展档案信息化管理的重要性和必要性。切实把档案信息化管理提升到战略高度来看待。档案工作者们应看到前方的机遇与挑战，了解现代化管理思想，增加工作责任感，积极主动的用现代化技术管理档案信息。做到因地制宜，适应时展。

3.2构建档案信息管理中心，推行优质服务

档案工作是服务性工作，其目的就是为了国家，社会，经济的发展提供所需的信息。

通过现代化的信息网络， 档案的信息资源从一定程度上得到共享， 使得档案管理走向现代化。国家推崇建立庞大快捷的档案管理信息网，即把档案，信息，图书，等组合成一个信息管理中心。为管理者提供了更加全面的信息，充分发挥了信息化时代的快捷和高速。

3.3加强管理人才培养力度，优化管理队伍

档案信息化管理，需要管理与专业一体化的复合型人才，涉及到信息管理和网络建设等多领域专业知识。因此应摒弃传统的兼职模式，建立专门的组织机构人员机制，并设立完整的人员专业化培训，来提高工作质量和工作能力。只有加强人才培养的力度，提高管理者的水平，优化管理队伍质量，才是实现档案信息化管理工作的前提。

3.4构建信息网络，实现资源共享

实现信息化管理，就必须终止档案部门各自为政的政治体系。建立一个具有同一规格的体系，实现资源共享。使利用者可以清楚明了的获得所需要的信息。同时通过资源共享，使地方档案部门走上具有自我特色的档案信息化管理的道路，从而实现资源互补，相得益彰的效果。形成整体化，完整化的管理体系。

3.5走滚动发展战略，踏上中国特色化档案信息建设道路

信息化管理的实现是一个过程，不可能在短期内实现目标，就必须走滚动发展战略。现代信息技术发展迅猛，导致了档案管理需要不断更新，我们不是要求设备的先进，而是要求思想的进步性。无论是文字档案一体化，还是信息资源的整合化，都会是一个滚动发展的过程。通过滚动发展战略，形成不断更新的档案信息化发展，最终走出一条具有中国特色的档案信息化之路

4.结语

本文对档案信息化的发展状况与出现的问题做出分析与讨论，并对未来的发展提出了自己的看法。笔者认为：档案信息化建设是现代化发展的总趋势，信息化建设必须以局域网建设为前提，计算机管理为基础，校园网建设为依托。大力发展档案信息系统化，实现资源共享，提高工作效率，避免人工管理的错误，对我国社会发展和科技探究都有一定的影响。运用实践、总结、理论相互交替相互结合的理念；在原有的基础上，探索新的管理方法；有问题及时探讨，积极改正；这样才能加快档案信息化的发展，将会使档案的信息化管理工作变得更加轻松，更加高效！

参考文献：

[1] 杜晓宇.知识社会背景下的电子文件管理战略美国国家电子文件档案馆顶层设计研究.上海档案，2006（11）

[2]丁海斌等.电子文件管理基础[M].北京：中国档案出版社，2007（3）

[3]钱毅.中国电子文件管理标准体系现状与实施战略[J].档案学通讯，2009（6）

篇（5）

一、档案管理信息化的必要性

第一，档案管理信息化是必然趋势。

档案工作信息化可以把大量家庭档案、社会档案等纳入资源体系，极大丰富了档案资源的内容和形式，特别是数字档案馆库的建设及电子文件的形式的网上，夯实了档案事业发展的物质基础，并促进我国经济社会科技的发展。另一方面，随着数字化信息化档案工作的建设与实施，档案信息化建设可以有效实现网上文件归档，可以实现优化档案管理模式。

第二，拓展档案工作的服务领域。

档案工作的时代背景正发生着深刻变化，随着数据库技术和搜索引擎不断发展，档案工作的领域日益延伸，档案部门的潜在功能不断得到发挥，这大大拓展了档案工作的社会职能。信息化档案工作建设的步伐加快，有利于完善档案的依附载体，加强多形式、多层次共享平台建设，并拓展档案工作的服务领域，推进内部服务机制创新，促使我国档案信息资源的公开、利用、共享，使档案使用者查阅资料方便、快捷，完善档案信息服务功能。

第三，增加信息存储量。

当今档案工作的数字化技术，包括档案目录信息的数字化、载体档案的数字化、如缩微技术、照片档案及录像档案，这些大大增加信息的存储量，存储密度比传统纸质档案文献高出成千上万倍。比如一张光盘的容量可以达到600―4000MB，能存储40万张打印纸上的文字或10万页图形组合的信息。过去纸质载体的档案文献一般只能记录文字、图形、图表信息，但电子文件却可以在一份文档里同时记录文字、图形、图表、声音、动画等多媒体信息，信息存储量成指数倍的增大。

二、档案管理工作中存在的问题

首先，档案信息化的服务观念滞后，由于过去档案机构工作的档案人员年龄较大、学历层次普遍不高，面对档案信息化发展的趋势，还不能适应信息化的要求，并沿袭传统的方式来进行档案工作。一些档案人员对档案信息化的服务方式理解不准确，他们认为只要购置和使用了现代化的计算机设备，就代表我们已经实现档案信息化了。

其次，传统的档案工作人员对过去纸质档案的管理模式、原则、方式和技术已轻车熟路，但不懂电子文件形成的过程、信息的存储、检索和利用等新的科学技术；新一代的档案管理人员只懂得电子计算机技术或者数据通信技术，却对档案工作的基础知识、管理模式和管理方式却知道的太少，这已成为档案工作中不可避免的问题。

最后，档案信息化建设的标准滞后。许多档案部门在管理信息化过程中重视发展先进通信设备和购置高档计算机系统，但忽视了档案工作信息标准规范化建设，导致有路难行，即便国家投入巨额资金建成的档案信息系统，也无法转化为经济和科学发展的需要。

三、管理信息化背景下的档案工作的对策

第一，标准规范化及完善法规。

标准规范化是在管理信息化背景下档案工作的重要基础，它有效衡量着档案工作。档案工作的规范化包括：一是著录必须统一规范；二是统一的存储载体；三是时刻更新原有的档案信息管理系统。另一方面，有关档案方面的政策法规还不完善，建设的管理组织者对已有的政策法律要及时的根据信息化发展的方向需要进行增补、修订。

第二，提高档案工作人员的的素质。

业务素质问题是到档案工作数字化的关键，档案工作者必须具备较强的鉴定评估能力，对网络环境下大宗的信息量进行判断、鉴选、分析，对特定利用者有用的部分能加工、提炼。思想素质方面，档案工作人员应该树立正确的政治信念，拥有热情的工作态度，档案工作中严格遵守党和国家的各项法规、政策、方针，树立政治信念。

第三，实现档案工作的数字化管理。

档案数字化与传统的实体档案管理相比，有着无可比拟的优越性、时效性和先进性。数字化档案建立在现代信息技术基础之上，它运用不同的载体、不同的信息资源以数字化的格式存储，可以提高档案工作的效率，使档案信息可以得到及时利用，扩大网上数据库的容量，实现远程的信息资源共享。

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1.1 有效节省资源

就传统的卫生档案管理而言，往往采用的是保存纸质材料的方式，而在具体的管理过程当中需要把这些纸质档案信息进行归类、装订、装盒等，这些复杂的工序不仅仅会耗费大量的时间以及人力，而且在一段时间之后档案资料就会积累到较大的数量，在存储过程当中更是需要极大的空间，后期管理特别是信息的调用需要大量的人力支持。而在信息化背景下，卫生档案管理工作可以通过信息技术的应用而实现信息化从纸质管理变成电子管理，无论是录入还是管理保存都有着极大的优越性，节约存储空间的同时，极大节省了资源，让档案调用更加方便[1]。

1.2 提高工作效率

卫生档案管理工作以往会选用手动归档的方法，而在这其中需要耗费大量的人力物力，同时也需要在其中投入较多的管理资金，特别是在手动归档当中出现错误的可能性较大，工作效率明显较低。如今，随着人们健康意识的增强，卫生档案的信息数据逐步增多，如果仍然选用手动归零和管理的方法难度会越来越大，而且在这其中如果出现错误的话，会出现难以，会出现难以。在信息化的卫生档案管理当中，则能够确保工作效率，而且出现错误的可能性会极大降低，也减轻管理人员的负担。

1.3 优化医疗资源

在面对突发性医疗事件发生的过程当中，卫生档案管理的信息化显得更加的关键。这些危害深远的医疗事件有着突发性的特点，而且一旦发生会以迅猛的速度迅速扩展，如果是传统的档案管理模式的话，数据的处理以及准确性都不能够得到保障，很容易错过最佳处理时机。在卫生档案的信息化管理实现之后，可以让相关部门及时迅速的掌握第一手资料，相关研究机构也可以抓住有利时机来总结疾病规律，并且提出控制和解决办法，使得医疗资源得以优化和有效利用。

1.4 促进整合共享

社会在向前推进，科技而是以人类难以想象的速度向前发展，那么信息量也在逐步扩大，无论是哪一个部门都无法把全部信息进行有效收集管理和应用，那么打破传统管理模式，有效构建信息化的卫生档案管理系统，成为当前的工作重点以及必经之路，只有这样才能够使得档案资源可以进行有效的整合和共享，进一步凸显出信息管理的整体性优势。除此以外，卫生档案的信息化管理是让我国能够迅速与国际接轨的一个有力举措，有效推进全球公共卫生事业的发展[2]。

2 信息化背景下卫生档案管理工作实施策略

2.1 加强卫生档案信息化管理队伍建设

信息化背景下的卫生档案管理工作需要加强对信息技术的应用，而在先进技术的推广实施当中不单单要求档案管理人员具有丰富的档案管理知识，更为主要的是要掌握先进的信息管理技术，并且能够把档案管理和信息技术管理进行有效的整合，这样才能够让信息化的档案管理得以实现，档案管理的质量才可以得到切实保障。在这样的情况下，卫生档案的管理工作队伍必须要进行有效的培训，强调档案管理者除了要掌握先进以及完善卫生档案的管理专业知识之外，还需要对信息技术等相关技术进行熟练应用。由此可见，人才建设是卫生档案信息化管理的重点以及关键资源。因此，要对档案管理工作人员进行全方位的教育培训，使得他们的专业技能和信息技术得到综合发展。与此同时，还需要注重外部人才的引进，使得他们能够逐步充实到信息化的档案管理队伍当中，为卫生档案的信息化管理注入活力。

2.2 加大档案信息化管理基础设施投入

如果说人才建设是卫生档案信息化管理工作实施的软件的话，那么与之相配套的基础设施则是不可或缺的硬件条件，所以需要加大对信息化管理基础设施的投入，有效完善卫生档案管理的硬件系统，更好的是用信息化的背景。基础设施是卫生档案信息化的保障以及基础，但是当前档案基础设施落后和不完善的问题是十分突出的，特别是基层机构设施更是缺乏，与档案信息化管理工作还存在着很大的差距。对此，卫生单位必须要对基础设施建设提起较高的重视程度，并且结合单位档案管理的实际需求和切实能力来配备完善的基础设施，如果单位条件允许的话，可以结合卫生档案的信息化管理需求来开发研究专门的管理软件，优化信息化档案管理的技术，使得卫生档案信息化管理可以逐步走向正轨[3]。

2.3 构建标准规范档案信息化管理系统

就目前而言，有关于卫生档案管理的规范和规定还有待健全，这使得卫生档案管理工作的难度大大增加，并且得不到完善的制度和规范作为支持与保障。另外，在档案管理的信息化工作推进当中，会涉及多个环节以及部门，要想让这些工作有条不紊地进行，强化部门之间的协调运转，需要通过制度建设和規范性的管理体系来发挥约束作用。因此，构建标准规范的档案信息化管理系统成为目前的重中之重，只有这样才能够明确各方的责任，使得各个部门以及工作人员可以做到各司其职，把每一个管理环节紧紧联系起来。另外，为了满足信息检索交换等多个方面的需求，需要构建有着很强兼容性和通用性的信息交换以及存储的标准，并将其在制度当中进行体现，提高管理系统的规范性和完整。

2.4 推进实现卫生档案信息电子网络化

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一、以往高校学生档案管理工作存在的问题

1、缺乏必要的制度保证

任何新的技术或者是新思想的形成都是需要一定的基础的，同样信息化技术在高校学生档案管理管理中的推行也是需要一定的制度基础的，现在高校管理学生档案缺乏一定的标准，有的分配给相应的院系来管理，还有的就是把整个学校的档案都放在一起，学生的档案管理工作实际上缺少一定的专门的管理部门，标准不一的管理形式，管理制度缺乏必要的标准，既没有相关的部门的保证，也没有相关人员的定额配置，档案管理工作的绩效、考勤、人员晋升等工作都不是很到位，由于缺乏必要的制度保证使得高校的学生档案管理工作不具备实行信息化的制度保证，既提出不了必要的场所设备，也提供不了专业的人才，也没有相应的人事管理制度做配套，学生档案管理的效率也无从保证。

2、管理方式比较陈旧

由于没有领导的重视，使得高校这个事业单位的改革无法得以进行，致使学校的学生档案管理活动仍然比较陈旧，管理的手段还是以手动方式为主，造成了档案管理人员大量的时间和精力都在进行调阅档案资料的过程中，大大影响了工作效率，以信息化技术为基础的新型的档案录入方式因为缺乏必要的引用渠道和认知，导致高校学生档案管理非常低效。

3、缺乏必要的设备

现在高校学生档案管理方面缺乏必要的计算机、扫描机等相关的设备基础，使得信息化档案管理工作没有物质基础。这和学校的资金投入比例方面有着很大的关系，同时也和现在的高校的扩招和基础设施建设占用了大量的资金有关，使得高校在采购必要的设备方面存在着相应的困难。

4、缺乏专业的人才

信息化的管理方式的建立，需要专业化的管理人才，但是目前在高校的档案管理工作上面人员一般都不专业，真正的档案管理专业的大学生的数量相对较少，而很多都是年龄比较大的管理人员，这对于信息技术的普及也存在很大的制约。

二、信息化背景下高校学生档案管理工作发展的趋势

1、建立新的管理制度

为了能够让信息技术在高校进行推广，就需要教育部门以及高校对高校学生的档案管理工作进行必要的制度，其中不但要包括档案管理的场所、人员、考核、升迁、管理方式等，还需要对技术的更新方面进行必要的规定，要形成一种相对完整的管理体系，并且能够及时对信息化技术进行及时的更新。

2、思想时代化

信息化技术的发展对于我国社会经济的发展来说是有目共睹的，但是在高校学生档案管理方面却没有能够看到其对于高校的影响，这主要是存在资源在社会的各个部分的影响程度相对来说并不一致，这可能是信息化技术在高校学生档案管理方面的滞后现象，但是这都是现实的，随着学生档案管理工作越来越复杂，要求越来越高，高校的档案管理部门就会产生加快档案管理动作的效率的要求。而这就会逐步解放人们的思想，高校学生档案管理工作没有被重视，不重视纵然是一方面的因素，但是社会资源调节的不一致性也是其重要的原因，随着人们对于档案工作紧迫性的认识不断加强，在高校档案管理工作方面思想的解放将很快出现。

3、管理方式科学化

随着计算机通讯技术的发展，相关先进的技术设备的不断更新，信息化的档案管理方式将逐步在高校间进行，并且同样伴随着人们认识水平的不断提高，对于信息化的认识不断深入，其对于信息化工作方式的了解也越来越深投入，对于在录入档案、归档、分类、编码、检索方面信息化所发挥的变革性的作用面前，就能够激发档案管理人员的学习兴趣，一方面促进了档案管理人员相关业务水平的进步，另一方面提高了高校学生档案管理水平。

4、基础设备齐全

资金和人才的大量流入，相应的设备也会逐步的完善，由于适合高校信息化、科学化的发展目标，更多的高校会为高校学生档案管理信息化工作投入更多的精力，相应的计算机的添置、扫描仪器等仪器也会随着信息化管理技术的不断完善而进入到高校学生档案管理工作中去，更大程度地提高高校学生档案管理工作的信息化水平。

三、总结

高校学生档案管理信息化是一个高校档案管理工作发展的一个趋势，只有充分看到以前我们高校学生档案管理工作中存在的问题，我们才能进一步分析高校学生档案管理工作的发展趋势，以此为相应的发展趋势而做出相应的准备，早日促进高校学生档案管理工作的新发展，使高校学生档案管理工作更加效率、科学。

参考文献：

[1]邹天兰.论高校系级档案“一体两翼”管理模式[J].科技情报开发与经济.2009（08）

[2]王言锋.信息时代下加强高校学生档案管理之我见[J].今日科苑.2009（17）

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现代信息技术在社会生活中诸多领域得到了较为普遍的推广和应用，依托现代信息技术，将使传统档案管理工作迎来全新的发展契机，同时也能够通过档案信息资源数字化建设进程的加速，使公众对档案信息资源的开发利用诉求得到更好的满足。

1 信息及数字化背景下档案管理工作遇到的机遇与挑战

信息及数字化背景下，档案管理工作遇到的机遇有很多，同时也遇到了一系列的挑战。了解这些机遇与挑战，对于创新档案管理工作有着重要的意义。

1.档案管理工作遇到的机遇

（1）档案资源的完备性得到最大程度彰显

首先，通过数据库存储技术能够延长档案信息资源的使用寿命，此种优势是以往以纸质载体形式为主的档案信息资源所难以比拟的优势所在。传统纸质档案受载体形式的限制，惯常在保管、利用过程中会对档案信息资源造成无法恢复的损耗，进而影响到公众对档案信息资源的利用诉求。

其次，通过计算机技术可以实现对档案信息资源的最大化存储，并且有效地规避因人为因素对档案资源造成的不利损耗。传统的纸质档案则对存储空间有较大的要求，并且易于受到各种人为因素所造成的不利影响。

（2）最大程度地提升档案信息资源检索与查询效率

以往的档案管理工作对人工操作要求相对较多，因此，使得档案管理人员在工作中往往耗费大量时间用于档案信息资源的检索与查询，并且直接导致了档案管理工作的低效。借助现代信息技术的应用，能够最大程度地改变前述问题，使得档案信息资源的检索与查询工作效率得以显著提升，进而有助于实现档案服务水平的提升。

2.档案管理工作遇到的挑战

第一，现今相当一部分档案管理人员未能意识到现代信息技术对档案管理工作带来的全方位冲击，在工作理念方面依然保持一种因循守旧的态度。此种情况的出现同这部分档案管理人员年龄偏大、受教育程度不高存在直接关联。这部分人员通常将档案管理信息化简单地等同为硬件设备的更新，因此导致了档案管理信息化建设进程受阻。

第二，一些档案管理工作人员之所以对档案管理信息化建设方面存在严重的投入不足，原因也在于其已经习惯了以往的工作模式，因而在工作中怠于进行改变。此种工作惰性也直接影响到档案管理信息化建设的进程。

第三，部分档案管理部门在信息化标准建设方面存在滞后性，此种情形使档案管理信息化建设进程欠缺明确的标准化指引，因而使本部门的信息化建设进程较为迟缓，无法发挥应有的效用。

2 信息及数字化背景下档案管理工作的创新思路

信息及数字化背景下，要创新档案管理工作，需要进行硬件的统一配备，完善档案管理信息微缩技术，并建立适应新时期档案管理工作发展的制度。

1.进行硬件的统一配备

硬件是档案管理工作的基础保障，只有硬件设施足够先进，档案管理工作才能更加符合信息及数字化的要求。为此，应不断加大投入，尤其是在人力、物力方面要不断加大投入，进行硬件的统一配备，以强化档案的配套设施建设。比如，为档案建立专用库房或陈列室，购置基本的办公设备（如计算机、打印机、扫描仪、自动化装订机、防磁柜等），使档案管理工作能够顺利开展。

2.完善档案管理信息缩微技术

缩微技术从起源至今天已有一百多年的历史，在19世纪便有缩微技术问世，它是保存信息、管理信息的重要手段。缩微技术与计算机存储技术是两种不同的技术，其介质不同，因此各具特色。随着时代的发展，缩微技术不仅没有没落，反而依然具有一定的生命力，尤其是在数字技术、互联网技术、光盘存储技术问世之后，缩微技术也遇到了更大的机遇。因此，当前的档案管理工作应该结合计算机存储技术与缩微技术，将二者有机结合，充分发挥缩微技术的优势，弥补计算机存储技术的不足，形成一个兼容并存，只有具有方便存取、保存、联网、阅读、检索、利用和传输诸特点，才能实现一体化的档案管理系统。

3.建立适应新时期档案管理工作发展的制度

档案管理工作中，制度是最基本的保障。只有建立和完善相应的档案管理制度，才能在制度的指导与约束下顺利开展档案管理工作。因此，相关部门应该根据单位的具体情况和档案管理的需求来制定出相应的规章制度，以便约束n案管理工作朝着科学化、信息化、规范化的方向发展，从而将档案事业延伸、拓展到经济发展规划中来，推动事业单位的快速发展。当然，相关部门还可以将这一项内容融入到单位的绩效考核中，强化工作人员加强信息化的档案工作管理建设，便于建立完善的档案管理制度，更有利于制度的实施。也只有这样才能确保档案工作在事业单位发挥其应有的作用和价值，从而为推动事业单位档案工作信息化建设奠定基础。

有了明确、科学、完善的档案制度，档案管理部门的人员便有依据可循，有制度可依，因此他们的使命感与责任感会得以大大调动，其在档案管理的每一项工作中都会尽己所能，做好档案的收集、存储、管理、应用等工作。同时，建立严格的管理制度可以促使档案工作的制度化、规范化，使得整个单位内部机制得到完善。如：在制度制定时候，可以结合单位的绩效考核，将档案信息化建设融入到职称评定、表彰奖励、责任追究等制度中去，充分挖掘单位人员的潜力，活化档案工作，充分调动工作人员的积极性、创新性、主动性，提升档案信息管理工作质量。新时期，信息化与数字化发展迅猛，这一情形下档案管理工作面临着许多的新变化，因此相应的制度便滞后于时代的发展，逐渐不适应时代要求。为此，相关部门应该及早建立适应新时期档案管理工作发展的制度，真正使制度促进档案管理工作的发展。

3 结语

随着时代的发展变化，信息化的趋势势不可挡。社会任何一领域都被信息化与数字化改变着，发生了翻天覆地的变化。档案管理工作也不例外，面临着诸多的机遇与挑战。为此，相关的档案管理部门应以社会信息化为依托，运用现代先进信息技术，不断解放思想、与时俱进、开拓创新、更新理念、整合资源，进行硬件的统一配备，完善档案管理信息微缩技术，并建立适应新时期档案管理工作发展的制度，使档案工作更好地服务于社会，从而推动档案管理工作健康、顺利地发展。

参考文献

[1]李亚东.电子政务环境下文档一体化管理探析[J].兰台世界，2007（02）.

[2]赵屹.档案信息化建设过程中档案管理工作的嬗变（下）[J].办公自动化，2007（02）.

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一、信息化背景下事业单位文书档案管理的优势

在信息技术快速发展的今天，人们越来越重视信息技术的运用。信息技术的应用给传统的文书档案管理工作带来了很多的便利，与传统的管理工作比较，信息技术的应用显然更具有很多优势。

1.完整性

信息化技术因为便捷智能，所以能够对文件和档案统一进行管理。另外，因为信息技术具有很强的记忆性，所有档案的修改都会存有记录，从而保证了文书档案管理工作的完整性。

2.提高工作效率

传统事业单位文书档案管理都是依靠人工完成的，这种人工管理方法花费的时间比较多，并且效率也比较低，显然不能够适应如今时代的变化。在如今的信息化背景下开展文书档案管理工作，不仅减少了人工数量，因为自动化的管理还减少了时间，提高了管理工作的效率。

3.方便交流和资源共享

只要档案整理好了，就可以随时拿来在如今的网络环境下运用。传统的单位文书档案管理工作因为管理有局限，所以当需要档案资料运用时查找十分的不方便，从而不能实现资源共享。新时期档案综合管理系统很好地解决了这一问题，因为系统对所有档案资料进行了整合，在查找相关档案时也十分方便，方便了交流和资源的共享。

二、信息化背景下事业单位文书档案管理存在的问题

1.对于信息化管理认识不足

在事业单位档案管理工作中，文书档案管理占据了很大一部分，所以十分的重要。因此，利用信息技术来管理文书档案，是文书档案管理工作的重要手段。但是，目前很多事业单位对信息化的档案管理工作认识不足。造成这个原因大多是因为管理者的管理理念过于陈旧，还依赖于传统的人工管理，很多管理者没有正确分析传统管理工作存在的弊端。所以，依然使用传统的管理模式进行文书管理工作，这极大地拉低了文书管理工作的效率。由于管理者对信息化管理工作认识不足，所以对信息化管理工作不重视，阻碍了信息化管理档案工作的发展进程。

2.管理人员信息素养比较低

虽然目前事业单位的文书档案管理部门都配备了计算机等设备，但是因为管理人员信息素养比较低的原因，造成信息化管理往往只是流于形式。因为很多管理人员受到了传统观念的影响，对信息设备了解不足，导致在使用设备时存在许多的问题。特别是在将纸质档案资料转换为电子文档时，很多管理人员觉得比较困难，导致文书档案管理工作的效率不高。

3.数字化文书档案保密性低

在处理电子文书档案的过程中，因为电子文本资料的管理形式比较不固定，所以电子文书档案的保密工作存在一定的风险。同时，电子档案很容易遭受黑客的入侵，造成档案的损失或者更换，从而不能保证档案的安全、正确性。但是如果为了保证电子文书档案的安全性，不将档案共享出来，又会直接影响文书档案的利用率。

三、信息化背景下事业单位加强文书档案管理工作的策略

文书档案管理工作对社会和国家来说都是十分重要的，它是一个社会性和服务性比较强的工作。文书档案管理工作是档案管理工作中的重要一项，因此，如何在信息化背景下加强文书档案管理工作是当前的重要问题。要想在信息化背景下加强文书档案管理工作，需要从这几点开始入手。

1.创新管理理念

事业单位文书档案信息化管理工作，首先要创新管理理念。文书档案信息化管理工作是根据时代的变化而进行的，因此，事业单位必须跟上时代的步伐，针对信息化管理创新管理理念。首先，应该对文书档案管理进行正确的认识，此外，还应该深刻认识到信息化管理给文书管理工作带来的变化，这样才能意识到信息化管理对文书管理的重要性。其次，事业单位应该加大对文书档案信息化管理的资金投入，确保信息设备的充足，从而为文书档案信息化管理工作的开展奠定基础。

2.制定科学的管理制度

因为事业单位的自身性质，导致文书档案管理工作方面与企业文书档案管理工作相比存在很大的差距。因此，针对这种情况，事业单位对文书档案管理工作必须制定科学的管理制度。只有制定了科学的管理制度，管理人员在工作中才会规范地遵守制度，提高工作效率。此外，对文书档案管理工作的安全性问题也应该引起重视，减少安全风险。

3.提高管理人员的综合素质

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关键词： 信息化背景；勘察设计单位；档案管理工作

Key words： informationization background；survey and design units；archives management

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2013）13-0154-02

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作者简介：梁江华（1969-），男，山东宁阳人，本科学历，从事党务人事行政后勤管理工作，研究方向为档案管理。

0 引言

随着近些年来我国工程的发展，勘察设计单位也得到了长足的发展，作为勘察设计单位工作的重要组成部分——档案管理工作有着重要的作用，勘察设计单位的档案内容包括科技档案以及人事档案两部分，科技档案是勘察单位在勘测、规划、设计等活动过程中形成的需要归档保存的图表、声像、图纸、文字以及计算性形式保存的科技材料，科技档案是勘察设计单位的历史记录，是珍贵的知识资源和信息资源，科技档案是勘察设计单位发展的重要依据，在规划设计以及生产建设过程中都有着重要的作用。人事档案则是人事管理活动中形成，用以记录和反应人才品德和经历的表现，用以考察的资料和文件，是勘察设计单位人才的学历、个人经历、社会关系、业务能力、思想品德、奖励处罚以及工作状况的原始记录。目前，我国的大多数的工程勘察设计单位已经开始适应社会主义改革的体制要求逐渐开始由事业单位转变为科技型企业，在改革完成后，勘察设计单位的工作也设计着员工的安置、所有者权益处理以及债务处理等各种问题，这就导致勘察设计单位的档案管理工作也发生了一些变化，加上信息化环境的发展，档案管理工作也面临着巨大的变革，如何在信息化背景下做好勘察设计单位的档案管理工作已经成为相关管理人员研究的热点问题。

1 信息化环境对档案管理工作的影响

1.1 档案的经济化 随着信息化技术的发展，勘察设计单位的工作模式发生了较大的改变，这也在一定程度上改变了传统档案管理的理念和模式，与传统档案管理最大的不同之处在于，信息化环境下的档案管理工作已经不再与单位的发展向脱离，而是成为勘察设计经营经营管理的重要组成部分，档案成为具有具有经济学意义的重要资源。近些年来，勘察设计单位对档案的利用程度越来越高，也只有充分的利用其各类档案，才能掌握设备、工程、项目、人才管理的具体情况，确定相关的革新方向，有目标的制定技术创新目标。

1.2 档案的专业化 在市场经济社会之中，信息的流通速度十分迅速，这就促使勘察设计单位的档案信息管理工作朝着专业化和规范化的趋势发展，档案是在长期的经营和管理活动中形成的，内容繁多、种类繁杂，在信息化环境下，各个地区的勘察设计单位已经基本普及了计算机，这就为档案管理工作提供了较好的平台，档案管理工作逐渐走向专业化发展阶段。

1.3 档案的数字化 随着计算机的广泛应用以及信息技术的发展，办公自动化已经成为现代企业发展的理念，档案管理也由传统模式下的纸质档案管理转变为现阶段的数字档案管理，档案的数字化也使得档案管理工作的重心逐渐的由实体转移至信息。早在2005年，国家档案局就颁布了《关于加强企业档案信息建设的意见》，《意见》中明确指出，企业应该将档案的信息化建设列入未来发展的规划中，实现企业信息化的同步进行，在《意见》提出之后，我国各个勘察设计单位也积极的贯彻这一理念，档案数字化的雏形基本形成。

2 信息化环境下档案管理工作存在的问题

由于我国大部分勘察设计单位尚处于转型的关键性阶段，因此，在信息化环境中档案管理工作也出现了各种各样的不足，部分部门只注重眼前工作，没有对本部门的资料进行长远和系统的收集，也没有向档案管理部门进行移交，这就导致很多电子档案处于分散、无序的管理状态，难以实现电子档案的科学化利用。加上部分档案工作人员的管理观念仍然处于“重管理、轻应用”的思想观念上，导致档案的内容和数量虽然得以改善，但是实际的利用率却很小，没有发挥出档案的真正作用，因此，必须对勘察设计单位的档案管理工作进行创新。

3 信息化环境下提高勘察设计单位档案管理的措施

3.1 提高档案管理人员的专业水平 档案管理人员的专业素质水平在很大程度上影响着勘察设计单位档案管理工作的质量，档案的管理归根到底是人对于档案的管理，档案的收集工作、整理工作以及归类工作都需要人来完成，勘察设计单位的档案包括人事档案和科技档案，与人事档案相比较，科技档案的专业性很强，很多内容都有专业综合的特性，且档案的来源较多，不仅有电子版，也有很多的纸质资料，这就要求档案工作人员必须具有相关的勘察设计知识以及扎实的档案管理知识。因此，勘察设计单位要严格档案工作人员的准入制度，筛查一些专业知识过硬、服务意识优良的复合型人才。对于现有的档案工作人员，单位也要定期组织培训，为他们多创造一些进修条件，保证现有的工作人员可以掌握相关的计算机知识、文秘知识、勘察设计知识以及档案学知识，可以高质量的完成各项档案管理工作。

3.2 全面落实现代化管理方法

3.2.1 保证管理机制的顺畅性 管理机制的顺畅性是实现档案管理现代化的基础，因此，各个勘察设计单位必须严格的按照《档案法》以及《关于加强企业档案信息建设的意见》，保证相关的条款和制度可以顺利的实施，为此，在单位内部必须建立完善的档案管理领导责任制，将责任落实到人，保证档案管理部门与其他部门工作的协调性。

3.2.2 使用现代化管理设备 档案设备的现代化是促进档案管理工作现代化的物质基础，没有完善的设备，再好的制度、再专业的管理人员也是“巧妇难为无米之炊”。随着信息化环境的发展以及电子信息技术在档案管理工作中的广泛应用，档案保管工作也必须要紧贴时代步伐。在传统的档案管理模式下，对于档案的保护主要局限于档案库房、档案设备的防晒、防尘、防雨、防辐射的保护上，随着信息化环境的推进，在现阶段的档案管理工作中出现了声像档案、机读档案、电子档案等新型的档案类型，新型档案与传统档案相比，新型档案的利用方式、形成介质、存储方式都有着较大的不同，因此，必须根据新型档案的特点完善现代化的档案管理设备，全面推进档案管理工作的信息化。

3.3 推进档案的信息化，建立完善的电子档案管理系统 档案信息化是信息技术在档案管理工作内的创新性实践，可以保证各类档案资源通过系统加工可以实现资源的合理配置，进而实现信息资源的共享。

4 结语

档案是勘察设计单位资产的重要组成部分，属于典型的无形资产，在勘察设计单位的转型时期，档案已经成为单位内部核心竞争力的重要体现，信息化环境的发展为档案管理工作带来了良好的发展契机，促使档案朝着专业化、数字化以及经济化的方向发展，但是，在实际的操作过程中，由于各种因素的影响，勘察单位档案信息化进程还不难满足社会经济的发展，因此，提高档案管理的水平，是我们现阶段下必须要解决的一个重要问题，为此，必须从管理制度、设备改革、人员培养等各个方面入手，分析档案的特点，有针对性的制定措施，全面提高档案信息化水平。

参考文献：