档案文献管理汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇档案文献管理范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

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客观上，长期以来我国档案文献遗产保护十分重视保护技术的开发，形成了以技术研发为主导的基本特征，却忽视了如何组织实施技术的研究。当代文献遗产保护及其研究工作也暴露出一些缺陷，诸如对文献遗产的结构与分布研究不够、对保护基础工作的重视不够、部门各自为政、部门间保护工作失衡、专指性保护法律缺位、专门性教育匱乏、技术研究项目重复、科研机构设置不合理等。这些方面都或多或少地影响到档案文献遗产保护技术推进的成效。如何科学地认识档案文献保护技术推进过程中组织管理的地位和作用，并在实践过程中通过组织管理的优化使得档案文献遗产保护技术推进的成效最大化，这是一个需要深入研究的问题。

1.对组织管理在档案文献遗产保护技术推进中作用的正确理解

“组织”含有多种含义：是社会实体；有明确的目标；有精心设计的结构和协调的活动系统；与外部环境相联系。管理是存在于社会中的一种目标责任活动过程，它以人为中心，以决策为基础，通过计划、组织、领导、控制等手段协调组织活动中的各项关系和工作，以期达到预期的目标。可见，组织与管理的含义是不同的。组织管理，相对于档案文献保护的技术层面而言，是影响技术推进的各种因素的总称，是档案文献遗产技术性保护以外的各种因素的统称。以档案文献遗产保护标准为例，不论是国际标准还是国家标准、行业标准，它们本身并不是技术，但直接影响档案文献遗产保护技术的实施，故将其归纳到组织管理层面。

《保护世界文化与自然遗产公约》第4条规定，遗产保护需要各国竭尽全力，最大限度地利用本国资源，必要时利用所能获得的国际援助和合作，特别是财政、艺术、科学及技术方面的援助和合作。这体现了联合国教科文组织保护遗产的总体思路和基本框架是技术层面与组织管理层面的有机结合。国家文物局单霁翔局长指出，要用十七大精神推动当前的文物保护工作，一是要积极结合文化遗产保护实际开展调査研究，着力思考研究各项工作面临的新情况新矛盾，以科学发展观为指导，研讨新思路新举措，力争取得一批富有成效的调研成果。二是要抓住文物保护法修订颁布五周年的时机，大力开展宣传贯彻文物保护法活动。三是要推进第三次全国文物普査工作。目前各地都积极启动普查工作，但是工作进度还不平衡。调査研究是推动文物保护工作的基础，而法律宣传、组织以及人财物的保障，都是文物保护技术房面之外的部分，归属于文物保护的组织管理层面。

可见，保护遗产并非只是“技术“一枝独秀，需要百花齐放，多方合作。在档案文献遗产保护过程中，技术的应用是硬性的，技术应用过程中的组织管理是软性的。只有硬性和软性的有机结合，即技术的应用及其组织管理紧密结合起来，档案文献遗产保护技术推进才会产生成效。也就是说，在档案文献遗产保护技术推进的过程中，技术性保护的优先使用具有必然性，而树立以技术为主、多方兼顾的基本思想，才能取得档案文献遗产保护技术推进成效的最大化。

2.组织管理在档案文献遗产保护技术推进中的作用从定量的方面进行研究

为了定量分析组织管理各个因素在档案文献遗产保护技术推进中的作用，有必要对影响档案文献遗产保护的因素进行剖析。

因素是构成事物本质的成分，决定事物成败的原因或条件。在档案文献保护漫长的发展历程中，必然存在各种复杂的因素影响着档案文献遗产保护的成效。按照视角的不同，这些影响因素既有社会方面的，也有机构方面和个人方面的；既有行政管理方面的，也有业务工作方面的；还可以分为人、财、物方面的，物质的、能量的和信息的，国内和国外的，保护系统内部的和外部的等。对这些因素进行深入分析，有助于全面地考察与档案文献遗产保护技术推进相关的各种因素，从中发现组织管理所起的作用。

一般认为，影响保护档案文献成效的因素可以分为外因和内因两个方面。内因方面，与之相关的因素包括管理机构、业务机构、科研机构、教育机构、保护法律法规建设、保护物质条件与经费投人等。内因是事物变化发展的内在根据，事物存在的基础，是一事物区别于他事物的内在本质，是事物运动的源泉和动力，它规定着事物运动和发展的基本趋势，直关档案文献保护的效果。外因方面，档案文献保护系统与外界有着密切的相互联系。相互联系的实质是系统各要素之间以及系统与环境之间发生着广泛的物质、能量和信息交换。这些外界因素不仅包括宗教、政治体制、经济实力和技术条件等社会环境因素，也包含人为因素，毕竟不同的人具有不同的遗产保护意识和行为。因此，社会保护意识的强弱、

相关法律法规是否健全、遗产保护信息传播通畅与否、经费保障是否得力等都直接决定着档案文献遗产保护的发展步伐，影响着档案文献遗产保护的未来。由此可见，不少因素直接或间接地影响和制约着档案文献遗产保护的水平和速度。其中，组织管理方面的因素是不可忽视的重要方面。因此，在实施档案文献遗产保护技术过程中，需要加强组织管理方面的工作。

3.组织管理与档案文献遗产保护技术推进之间的定量关系

用层次分析法进行过量化研究。层次分析法由美国著名运筹学家萨蒂创建，是对问题所涉及的因素进行分类，然后构成一个各因素之间相互连接的层次结构图。因此，对于因素的分析与判断是层次分析法的重要步骤之一，也是其基本要求和逻辑起点。

在实际应用方面，层次分析法是"在对复杂的决策问题的本质、影响因素及其内在关系等进行深人分析的基础上，利用较少的定量信息使决策的思维过程数学化，从而为多目标、多准则或无结构特性的复杂决策问题提供简便的决策方法。正是由于能够将复杂问题中各种因素通过划分成相互联系的有序层次并使之条理化，它不仅在旅游资源评价方面有突出的应用，而且被广泛地应用于经济管理规划、能源开发利用与资源分析、城市产业规划、人才预测、交通运输、水资源分析利用等多个方面。应用层次分析法时，需要将各种有关因素分为目标、准则和措施三个层次。其中，目标是档案文献遗产保护希望达到的目的；准则是衡量目标能否实现的标准；措施是实行目标的方案、方法、手段等。

参考文献

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【引言】事业机构档案信息管控研究引言

【第一章】事业单位档案信息管理概述

【第二章】我国事业单位档案信息安全现状

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这是由私人档案管理的特殊性和管理现状决定的。具体而言,有如下几方面意义:

1.档案行政指导的积极性可弥补私人档案管理中的法律缺憾随着所有制的多元化,《档案法》也以法律条文的形式将档案所有权的多元化确定下来。部分私人档案作为法定档案的一个部分,其管理在档案法规中也有所规定。但是相对于复杂的且处于动态形成与流转的私人档案现状而言,相关法规仍有待建设,诸如私人档案的法定含义及法律责任、相关的制度建设与权益保护等问题。但是法律法规的制定是个严肃慎重的过程,其完善也有待时日,在法学界就有“立法文件永远落后于社会生活”一说。而在私人档案管理中存在法律空白和法律低效地带的情况下,档案行政指导体现了积极行政的精神,可以及时灵活地予以调整,弥补法律手段的不足。此外,它也可使档案行政管理部门在私人档案管理的实际操作过程中发现问题,探索经验,从而为法规的制定与完善提供有益的实践依据。

2.档案行政指导的非强制性体现了私人档案管理中的权益保障档案行政指导多采用如示范、引导、敦促、建议等柔性的非强制性形式,行政相对人有自主抉择的权力。有时虽然已有可以做出行政命令行为的情况如强制代管等,可先以档案行政指导的方式进行调整,如予以告诫等,这比刻板地径行采用强制性措施的效果可能会更好。这样也有利于私人档案所有者的权益保护,从而排除抵触情绪,消除摩擦和冲突,取得私人和私人组织的自觉合作。而且很多私人档案所有者缺乏相应的档案管理知识与保管条件,也需要一定的指导。基于此,甚至可以发展一种增进双方沟通与合作的良好行政关系,这对于双方都有积极的意义。特别是行政领域也逐渐关注人文精神,开始从命令到服务行政观念的转变。档案行政指导以其民主性、柔和性较大程度地代表了服务与合作、信任与沟通这一行政领域新的人文精神,这点对于强化人本管理的私人档案管理也有着重要意义,从而真正实现对人的尊重与激励。

3.档案行政指导的灵活性符合私人档案管理中的效能原则档案行政指导有多种方法,如会议与文献指导、咨询与示范指导、集中与个别指导等,还有各种方式如通知、建议、劝告、鼓励等,操作程序简便,能及时灵活处置相关档案事务,不直接产生法律后果,可以避免因行政责任而引起的法律纠纷与行政诉讼,实现了行政成本的节省。而且私人档案管理涉及因素复杂,管理难度大,行政指导的灵活性优势在这方面显露无遗,从而实现有效灵活的调控,将微观管理引到一个健康有序的发展轨道上来,这在某种意义上也就达到了私人档案宏观管理的目的,实现了行政效率的提高。

二、档案行政指导在私人档案管理中的具体运用

从上述档案行政指导对私人档案管理的意义可以看出,它在私人档案管理中是大有可为之地的。它从作用上又可以分为规制性指导、授益性指导和调整性指导三类。规制性指导是指为了维护和增进公共利益,对违反档案法规的行为加以规范和制约的指导。授益性指导是指以帮助和促进相对人自身利益和档案工作的发展而进行的指导。调整性指导是调整相互对立的当事人之间利益关系的指导。这三类指导形式在私人档案管理的不同方面有各自侧重和结合的地方。它们在私人档案管理中的运用具体体现在以下几方面:

1.对私人档案微观管理的指导这包括对私人档案的形成、整理、保管、流转等各方面。在形成方面,应有意识地引导、劝告、说服一些私人或私人组织加强对所形成档案的重视,其中尤其要克服私人或私人组织中存在的短期行为,以免造成有价值档案的流失;在整理方面,应针对私人档案形式多样、不规范现象突出的情况进行建议、引导与示范,可制发相关规范和标准以供参考;在保管方面,可借鉴国外经验开展建议帮助制度,向私人档案所有者包括私人、私人组织提出技术或经济上的意见、建议和帮助,如澳大利亚就规定公共档案馆长可以以书面通知的形式对他认为必须保存的档案提出安全保管的意见。此外,由于私人档案意识的增强,我国私人档案馆有增多的趋势,对私人档案馆的指导也应成为档案行政管理部门的一个工作方面。如芬兰、意大利就以法律的形式做出以下规定“根据私人档案馆向研究界的开放情况,由国家提供财政帮助用以保护这些私人档案。”①;在流转方面,可通过建议、劝告、协商、鼓励、表彰等方式确认相关的权利与义务,消除私人档案所有者的顾虑,促使其向国家档案馆捐赠、寄存、代管、出售私人档案,并通过规劝、告诫、劝阻等方式避免私人档案的非法买卖与流动。

2.对私人档案申报登记的指导私人档案管理中应考虑逐步建立档案的申报登记制度,这可以确保法定档案的完整与安全,这也是对其保管、流转等方面进行针对性监控的重要条件。国外诸多国家包括发达国家与发展中国家,如法国、意大利、斯里兰卡、黎巴嫩等都规定了私人档案的申报登记制度。我国目前已有一些地方将属于非国家所有的“对国家和社会有保存价值的”档案,也即部分私人档案列入了档案行政管理部门的监管范围,要求依法予以登记。如《上海市档案条例》就有相关规定,它通过有关部门提供信息,通知保管属于重点收集和保管的档案的法人、其他组织或者个人,自接到通知之日起六十日内向档案行政管理部门登记,档案行政管理部门接受登记后,应当将登记认定情况通知相关的档案馆和档案保管者。在这一过程中尤其要充分利用行政指导的劝告、建议、鼓励、告诫等方式引导所有者依法登记,在登记前及时将登记手续通知档案所有者,并可考虑对经过登记的档案,国家可提供相关的代管、咨询等服务,确保相关权益,从而以一定的利益诱导来激励所有者对这一制度的切实执行。

3.对档案馆接受寄存、捐赠、出售私人档案的指导《档案法》赋予了国家档案馆在私人档案流向中的优势地位,因而对档案馆的档案行政指导成为私人档案管理中不可或缺的一环。具体可在两方面发挥作用:一是可对档案馆接受寄存、捐赠、征集、购买、复制、利用私人档案等方面的档案事务,进行政策法规、方式方法的指导;二是可以发挥档案行政指导的协调规范作用,就当事双方的利益问题进行协商,诸如私人档案价值的判定及所有者的各种权益保护包括所有权、利用权、隐私权、知识产权等。这也可以应用到对档案中介机构相关业务的指导方面,如私人档案的寄存、代管等。

4.对下级档案行政管理部门进行私人档案管理时的指导档案行政管理部门实行的是分级管理,上级档案行政部门对下级档案行政部门开展关于私人档案的管理活动时,也需要进行必要的指导。这主要是对涉及私人档案管理的各项职能工作的指导,如对下级档案行政部门和人员在私人档案的组织协调、调查研究、监督和指导等方面进行指导,明确指导、监督的对象、依据与方法,以确保相关的档案行政行为符合法治原则。此外,还可通过总结经验、进行培训、召开会议、典型示范等方式,提高档案行政人员在私人档案这一涉及私人利益众多的复杂管理领域的业务能力。

三、在私人档案管理中实施档案行政指导应注意的问题

档案行政指导尽管在私人档案管理中具有应用面广,运用及时灵活等优势,但作为一种行政权力同样是不能滥用的,必须遵循一定的原则和要求,以确保其实施的有效性。也惟其如此,档案行政指导才能发挥其真正的作用和意义。具体需要注意以下几方面问题:

1.要完善档案行政指导相关制度目前主要应考虑完善三方面制度:一是档案行政信息、告示制度。这方面可考虑将档案行政指导所依据的政策法规公开化,强化信息服务功能,并将指导的相关程序、内容、规范、标准等科学化、条文化,这也可实现相对人的监督。如2000年成都市档案局就与市工商局联合印发了《成都市私营(民营)企业档案管理暂行办法》,内容涵盖了相关管理体制与职责、文件材料的归档与要求、档案的管理与开发利用等方面。此外,还可考虑在召开档案工作相关会议时邀请私人和私人组织参加,这也更符合民主自愿原则。二是档案行政协调制度,通过与其他部门的配合来增强指导力度。如安徽省芜湖市就建立了市非国有企业档案工作联席会议制度,成员由工商局、工商联和档案局组成。三是行政奖励制度。档案行政指导本身就要求有一定的利益诱导机制为前提。在私人档案管理过程中,也要充分利用奖励表彰(包括精神上和物质上的双重奖励)对人的激励作用。《档案法》及实施办法就将向国家档案馆捐赠重要或珍贵档案作为一种奖励条件。此外,还可以通过对私人档案工作进行如目标考评、职称评定等来调动相对人的积极性。

2.档案行政指导要有针对性,注重指导实效这是形成私人档案管理工作良性互动局面的保证。而且用指导的实例作为示范,更容易收到指导实效。主要有两方面要求:一是在指导对象的选择方面,要求建立在充分的调查研究之上,有的放矢地进行,具体可考虑实行分类指导和重点指导。二是在指导方式方法的选择方面。管理不仅是一门科学也是一门艺术,行政指导也是如此。由于私人档案牵涉更多的是私人利益,而私人利益很多时候并不是主动与公共利益相一致的,实施中更要讲求方式方法,而档案行政指导本身灵活的方式方法也提供了多种选择。超级秘书网

3.将行政指导与档案执法监督结合起来运用由于两者的实施主体相同,都是档案行政管理部门,可谓是“政出一门”,而且实际工作中很多时候也是配合进行的。因而两者的结合运用不仅是可行的,也是必要的。通过档案行政指导可发现私人档案中存在的与档案法规相违背的问题,并先以行政指导的非强制性方式加以调整,再执行刚性的执法监督检查,共同达到行政目标。同时也可以通过行政执法监督发现实际中需要档案行政指导行为介入的各个方面,从而推动档案行政指导的进行,此外,在这一过程中还可以实现对档案行政指导的监督,防止将档案行政指导异化为行政命令、行政处罚的情形。而这与强调国家对私人档案适度干预的原则也是一致的。

4.注意行政成本效益原则相当长一段时间以来,在档案工作实施达标升级的过程中,档案行政部门对有关单位进行指导时,过于具体以至陷入琐碎的事务中,影响了宏观管理的进行。这对开展私人档案管理中的档案行政指导时也应当引以为戒,应逐渐弱化微观管理,强化宏观管理。要改革档案行政指导模式,适当将事务性指导如私人档案微观管理中整理、鉴定、保管等方面的技术性事务外包给社会,交给档案中介组织来做,从而实现行政效率的提高与行政成本的降低,而这也更符合政府“小机构、大社会”的行政改革方向。

参考文献:

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中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）07-0-01

一、前言

文书档案管理工作是各企业、公司档案工作的核心内容，文书处理整体工作质量对档案管理服务发挥着重要影响作用。优质的档案管理工作则离不开公文科学、有效处理的完善支持。因此，作为通信精英企业的铁通公司，只有秉承系统、科学、规范原则，优化文书处理，开展现代化档案管理，才能真正提升实践工作水平，令优质的档案工作有针对性地令铁通辽宁分公司在铁通公司的持续发展中作出相辅相成的重要贡献。

二、提升文书处理规范性，优化档案管理

良好的文书处理需要依据规范程序开展各项工作，针对辽宁分公司经营规模庞大、业务丰富广泛、涉及较多现代化、网络信息技术的现实特征，文书处理工作更应依据科学规律，统筹安排工作流程，推进各个工作环节的良好衔接、文件档案在公司内部的顺畅流转、共享传递，进而综合应用于细化管理。辽宁公司应由文书工作具体形式进行处理流程的科学设计，确保各类档案文件的高效处理，有效利用，提升工作效率，规范工作秩序。文书处理具体流程包括内部发文、编撰、收文、日常档案管理等流程。其中收文与发文处理又划分出更周密的处理程序，并体现了各个工作环节的紧密联系、互相渗透、有效制约与环环相扣。不同分公司对具体的档案管理、文书处理环节则会呈现不同做法，而基本的处理环节却不应随意的增减或省略，应遵循客观规律、流程安排进行规范处理，只有这样才能优化档案管理。确保文书档案的合理快速运转，并在公司内部营造良好的工作环境与畅通的工作秩序。

三、科学制发公文，优化文书处理

公文是档案形成的基础，其制发科学性对于自身质量与整体档案水平均产生了至关重要的影响。因此制发实践应秉承科学标准原则，摒弃注重公文内容、忽视制发形式的不良意识。应科学依据我国公文格式相关要求，针对行文目标、发文权限、行文关系，合理选择公文类别，体现文种应用的合理时效性。其具体内容应包括发文机构、秘密级别、文号、签发方、具体题目、主送方、内容、印章、抄送机构、时间以及附件等。同时应注重的原稿公文的有效整理与科学收集，令其良好的映射文件形成公文的具体流程，并做好原始凭证归档保存。工作人员对于经过几次修改的文稿均应全面收纳，良好保存。对于字号的编制，应依据文件形式进行统筹编制，不应出现某某字或第的字样，同时不应编制字号虚位。对于主题词内涵的解析应体现准确规范性，即应依据词表规定进行选择，对于特殊应用的自拟词则应用三角符号进行清晰标识。为体现公文制发的良好时效性，应按行文公司负责人具体的签发时期进行编制。作为正文内容的有效补充并提供一定参考依据，公文附件也不可缺少，不应将其随意略去。应位于正文后进行附件题目及顺序的标注，体现公文制发完整有效性，进而为优质的文书处理打下良好的基础。

四、人性化实施归档立卷，契合现代化档案管理目标

现代化档案管理目标要求，对于相似公文不应重复归档立卷，同时应实施有序化的组合归档管理，这样才能体现档案信息的广泛利用价值、令其发挥优质应用效果，体现立卷管理的规范整体性，便于工作人员的个性化检索应用。因此，辽宁分公司在开展归档立卷工作中，应基于自身发展需求，面对庞大丰富的档案信息、文件、资料科学把握以我为核心的实践工作原则，有效区别各类资料与文件，注重内容、核心价值与具体形式的有效划分，进而明确核准各类高度相似的资料与文件。同时应确保卷宗处理的一致完整性，应依据铁通公司发展特征、经营业务类别、经济发展形势明确主次，树立人性化管理目标，将不应归档文件合理筛除，并注重预防价值化文档信息的不良丢失，进而科学实现现代化档案管理目标。

五、引入现代化文书档案管理手段，提升工作效率

为显著提升工作效率，应科学引入现代化文书档案管理手段，借助网络系统平台、计算机、信息化管理技术，创建文书档案优质管理体系，实现前文后档单次录入、广泛应用的科学目标。应借助计算机系统、自动化管控手段，一体化开展文书处理、档案管理工作，利用往来平台，实现文件档案的快速、稳定传输。同时可将档案文书之中具有一定联系、性质同样的工作做一体化连接，实现数据共享与高效转储。再者，可引入多媒体实践技术，采用图文并茂、声像具备的手段令档案文书工作灵活开放，实现自动化的信息整理、文档分类、档案立卷、文书鉴定、规范录入、细化标引、综合统计与快速打印，进而令工作人员可由机械化的操作管理中脱离出来，有精力从事更高技术含量的文书档案工作，发挥核心服务价值。

六、结语

总之，基于文书处理、档案管理科学重要性，互相作用影响特征，我们只有依据铁通公司经营业务特征，开展规范性文书处理、科学制发公文、实施人性化归档立卷、引入现代化档案管理手段，才能优化文书档案管理实践效果，提升工作水平，令优质的档案信息管理、文书处理为促进铁通公司的持续健康发展提供优质保障。

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文书档案管理是衡量单位档案管理水平的一个重要标准，是档案存在的基础与重要的资源发生地，其管理水平的高低直接关系和影响着档案资料的质量与完整性。而现代化的文书档案管理工作，是提升加强档案管理的质量和水平意义重大。

一、文书档案管理的特点

1． 文书档案管理的重点在于收集、保存资料，记载“历史”。文书档案管理多以发生的人事、事件、过程记载、文件、书报、物品存档为管理对象，管理手段主要就是用载体( 主要是纸质或实质) 记录下来，并分门别类地存放在挡案室中。这个阶段管理的重点就在“收集”、“管理”、“编目编册”、“保存”、“借阅”等工作上; 同时，非常强调资料的完整性、安全性。档案管理起到的最大作用就是记载历史，使得后人可以引用和借鉴历史资料，这样档案才产生作用。

2．与文书档案直接产生联系的主要是文书工作。文书工作包括文件的收集、登记、运转、催办、承办以及文件的收集、整理、立卷和归档。文书工作的全过程也是档案的形成过程。而档案工作是在文书工作的基础上对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用。文书工作是档案工作的前提条件和基础; 档案主要来自于文书。文书部门把本单位活动中形成的、具有保存价值的文件材料经过整理立卷，定期向档案部门归档。文书档案的质量，如文件的格式、书写材料的质量、能否收集齐全并及时进行归档等，对档案的质量和档案工作都有重大的影响。

3．文书档案内容丰富，载体多样。文书档案是单位工作各方面的真实记录和反映，涉及党群管理、行政管理、科技档案、会计档案、特种载体档案等方面，形成了档案内容的丰富多彩。由于文书档案包含有单位及上级部门印发的各类正式“红头文件”，各类民主选举的选民登记和选票，单位签订的各种合同、协议、责任书照片、录音、录像，以及各种电子档案等等这就形成了文书档案载体的多样性。

二、文书档案现代化管理的三个原则

1 保密原则

保密是文书档案管理、使用的最基本的原则。这一点在使用中要首先把握好。凡是涉及到一旦扩散，可能影响到本单位正当利益，在对外开放使用，特别是对国外、境外的开放使用时，一定要按照严格的审批制度和程序进行。从事文书档案管理工作的人员，头脑中要始终绷紧保密这根弦，不能有丝毫的马虎。

2 开放原则

在强调保密原则的同时，也要坚持开放的原则。文书档案管理的根本目的是提供使用，发挥作用。要根据形势的变化和发展，及时提出有关文书档案解密的建议，可以解密的就要及时解密。对一些实际工作中急需的、涉及密级又不高、保密时间要求比较短的档案，更要及时解密，积极提供利用。目前，要着重纠正那种不分主次、轻重，凡是进了我的门，一律都是重要机密的认识。不能守着大批价值连城的丰富资料，只当一个保管员，而要积极主动创造条件，挖掘对实际工作有利用价值的文书资料，为需要者提供有效的服务。

3 服务原则

在新的形势下，文书档案管理部门要努力改变"权力机关"的作风，去除"衙门"习气，坚持"服务"的原则。在提供服务中，提倡热情、主动、积极、方便的态度，简化相关的审批手续。我们应解放思想，打破在文书档案利用上的一些传统禁忌，文书档案为实际工作服务就能走出更加广阔的路子。

三、现代文书档案管理中存在的问题

1．文书工作与档案工作衔接方面存在问题。文书工作与档案工作既有联系又有区别，既有统一又有分工。在现实工作中，文书工作和档案工作应相互配合，形成一个分体式的管理体系。实际工作中，文书和档案实行的是分块管理制，这是一种有效的、比较科学的管理制度。但是，这种体制在某种程度上却拉大了文书工作和档案工作的距离。文书人员档案意识淡薄，档案人员也很少考虑文秘工作，致使二者在衔接过程中出现了许多脱节之处。目前，在文书工作和档案工作的衔接主体上，即公文的格式和处理办法方面存在着诸多不规范现象。如: 用纸不达标，装订不规范; 版记不全，附件不规范; 文种使用不当，办理程序不规范; 原稿不齐全，编号不规范，等等。

2．人员偏少，并兼顾其他工作。一些单位的办公室里只有2 ～ 3 名工作人员，缺乏专职档案员。于是，档案员往往由文秘人员兼任，他们要负责办公室的收发文、文字综合、后勤保障、信息宣传、档案管理等等方面的工作，投入到档案管理上的精力十分有限，存在收集范围不明确、收集工作不及时、材料真伪不分明、收集合力不强劲等方面的问题。另外，一些档案员对档案资料的收集普遍存在不到位、不完整现象。正是因为档案员的素质参差不齐，主观上又对档案工作缺乏能动力，就使得很多单位在文书档案的收集工作存在很大的漏洞。

3．领导对档案管理重视不够，存在片面的认识。档案工作在单位办公室众多职能当中的地位不高。在一些领导的心目中，档案工作是说起来重要、做起来却次要的工作。他们把档案工作想象得很简单，“不就是收集整理一下文件，再建立一些档案目录嘛”。而且，档案工作投入大，见效慢，看不见明显的经济效益，只要求单位的文件保存好了，工作需要的时候能够提供参考就行。

4．各部门对档案工作的配合不够，制约了档案管理水平的提高。单位的归档工作需要从各个部门收集重要的文件资料，而一些部门为了自己工作的便利，不愿意将一些需要归档的文件资料交给档案员统一保管。一些责任心较强的档案员由于得不到有关职能部门的配合支

持，在做好档案工作时常感到心有余而力不足。在多次催要未果的情况下，档案员最终也只有妥协，时间长久了，一些重要的文件资料就容易散失，要追究责任也为时已晚。

四．文书档案科学管理的对策与要求

1.领导的高度重视。领导要充分认识到文书档案在企业的经营和生产中的重要作用，并在全体职工中大力宣传，以增强全员的档案意识，在公司上下形成齐抓共管的局面，把文书档案工作作为提高公司整体管理水平的一个重要途径。在具体工作中，领导要经常督促指导、及时解决文书档案工作中的困难和问题，为搞好文书档案工作创造必要的条件。

2．必须牢固树立档案质量意识。对文书档案从产生、收集、整理、保存到利用的每一个环节都要进行不同程度的参与，确保每一个环节不出纰漏。一份文书档案是由许多部门、许多人在不同的时间、地点共同完成的。因此，要树立"我直接面对的就是利用者"的观念，为下一个环节提供高质量的"半成品"，这样，整个文书档案质量就会有可靠的保证。另外，对整个文书档案的形成和利用要有整体意识，明白自己负责的某一环节工作质量的好坏，直接关系到整体的质量。要努力做好文书档案管理工作。提供文书档案质量的好坏，往往事关全局工作能否继续，这也是全局工作不可缺少的一部分。文书档案全面质量管理要求与档案形成过程有关的工作人员，包括领导、拟稿人、校对人员、印刷人员、档案人员等密切配合，严格按照有关标准和要求共同完成公文处理和立卷归档管理工作。树立"档案质量，人人有责"的观念。

3.要不断提高档案人员的政治思想素质。良好的政治思想和业务素质是搞好各项工作的基础。绝大部分的文书档案与公司的根本利益、员工的切身利益息息相关。这就要求管理人员要具有强烈的政治意识。在日常业务活动中，每处理一件文书档案，都要站在政治的高度来对待，把政治考虑放在第一位，在整理、保存、利用的每一个环节上首先确保文书档案的安全。

4.加强主动意识。即在现代新形势下，文书档案管理人员要树立主动服务的观念。一是开展编研工作。文书档案中蕴藏着丰富的有用信息，特别是一些年代久远、受当时历史条件限制，以及那些卷宗浩繁，在利用原始档案不易发现有效信息的情况下，就需要管理部门对其进行编研，形成方便利用、准确、简明的信息资料。二是打开大门，主动上网，积极热情提供服务。对一些可以公开的资料，要积极利用现代化的计算机网络系统，主动上网，让"死材料"变为"活信息"，提高利用率。

5.运用科学的手段。采用数理统计方法、现代科学技术和现代管理手段来解决档案的质量问题，不断提高档案质量和档案工作管理水平。如：统一制定文件格式。对文件选用、文号编发、标题制作、发文范围、正文提炼、标题字形、附件、主题词标示、印发科室等一一作了详细规定，严格执行。对上级单位来文和资料，在登记办理、传阅、立卷、归档、保密上做到环环紧扣，手续齐全。三是目录编号、检索系统的建立要科学。除了建立案卷目录、专题目录、计算机等检索体系外，还要逐步完善计算机、光盘等高科技检索工具。尽早地进入网络信息系统，通过上网，扩大信息来源，联系更多的信息内容，通过各种渠道，丰富文书档案管理经验。

结束语

总而言之，文书档案实行全面现代化管理，有利于实现文书档案管理的规范化、标准化。并加强档案管理质量，使企业切实发挥文书档案的作用，提升档案管理和利用水平，充分挥档案的功能，真正实现其应有的价值。

参考文献

[1]褚立慧. 文书档案管理中存在的问题与对策研究[J]. 黑河学刊，2011(2):165 － 166.

[2]罗文妍. 做好文书档案管理工作之我见[J].黑龙江生态工程职业学院学报2011,24(3):79-80.

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档案工作要顺应潮流发展，造就出一批一专多能复合型人才，坚持不断更新，勇于探索，学习新知识，掌握新技能，是适应现代化档案管理工作的需要。

首先，要正确认识档案的地位和价值。

档案是社会信息的重要组成部分。文献信息是信息资源的主体，开发和建设好文献信息资源，将对社会信息化起巨大作用。已纳入信息系统的档案工作，在管理上必须建立科学的信息接收、加工、存储、输出、反馈系统。档案工作者必须强化信息意识和信息观念，变静态档案信息为动态档案信息，搞好信息资源的开发和利用。目前，许多电子文献信息已收入数据片中（包括以纸质、磁盘、光盘为载体的文献档案），并已加工上网。信息化档案，一方面担负信息资源的建设重任，另一方面要为网上信息服务。档案的网络化、数字化、自动化，是档案管理进入高层次的表现形式。档案自动化经过网络化改造，打通信息与外界进出口通道，增加计算机存储与处理的力度。

增强经济效益观念。保存档案的目的在于开发利用。档案来源于社会实践，又应用于社会实践，具有广泛的社会价值，能够为社会各界进行有效的服务。所以，以开发、利用档案信息为突破口，开展有偿服务，既有利于社会进步，又有利于自身的发展。从开发利用上突破，就是要利用多种办法、形式和手段，实现档案的价值，尽快地把档案信息转化为生产力。

加速观念更新步伐。高新技术推动下的档案管理工作要求档案工作人员既要有较高的政治素质，有高尚的情操志趣，对国家社会有强烈的使命感和责任感，还要有坚实的档案理论基础，掌握多专业、多学科的科学知识，有严谨的科学态度和追求真理的强烈欲望以及朴实的工作作风，也要有创新思维、善于思考、勇于探索和乐于奉献的精神。

其次，大力开发档案信息资源。

知识经济时代到来，社会对档案信息的利用需要量与日俱增，要求档案管理工作必须实现信息化管理，就是将信息工作引入档案管理工作中去，充分利用高新技术手段，促使档案管理信息广泛交流、扩散和利用，这是时代赋予档案工作的重要内容。

利用科学手段，快速获取档案信息。随着档案信息量的剧增和电子文献等新载体的大量出现，人们需要采取先进技术，实现档案全方位、多层次、多功能的现代化管理，应用计算机，引入多媒体技术，使档案信息存储方式发生深刻变革，即传统的纸质载体的档案管理可以进行全文、全图、全声的光盘储存，实现细微保存及全屏幕自动检索，打破传统档案利用时空限制，为实现资源共享及远程传递。档案信息的快速获取，有赖于选用一套先进的、符合国情的、标准统一的应用软件，用来完成档案的综合管理，并在此基础上继续扩展，延续开发，使系统在较长的时间内保持其先进性和稳定性，提高档案管理的现代化水平。

尽快介入电子文献的收集和管理。电子文献的特性：（1）依赖性和不可识别性；（2）技术更新快，寿命短，体积小；（3）载体稳定性；（4）载体形式多样性；（5）信息易控制、可变性与易丢性；（6）信息共享性与无原件概念；（7）动态与虚拟文件特征。由于电子文献的上述特点，传统的保存和管理文件方法不再有效。应建立电子信息管理系统，从它的产生之初就开始业务监督，以确保信息的持久性。此外，还要有一套鉴定、跟踪、检索、接受、保管的具体办法和规章制度，同时还应对现有的档案保存部分或全部文件进行保存，以免档案流失。

再次，强化对档案的信息管理。

建立集成系统，丰富档案储藏，增加信息的储存量。增强综合开发功能，全方位、多角度、多层次地收集档案信息，实行一体化管理，形成档案信息管理网络，以保证档案的完整。

注重档案信息的质量，努力使各门类档案齐全，结构合理，完整精炼，为开发档案信息资源打好质量基础。

篇（7）

二、以制度建设促进社会保险业务档案的设施建设

成都市根据《规定》的要求，结合社会保险业务档案收集、整理、保管和利用等工作的需要，近年来加大了对社会保险业务档案设备设施的投入，为业务档案的安全管理提供了良好的条件。在档案用房配置上，市社保局业务档案库房250余平方米，做到了档案库房、档案查阅室和办公室三分开。大多数县（市、区）社保经办机构档案库房也达到了40平方米/万卷的标准，能够容纳近期应接收的社会保险业务档案。其中，龙泉驿区人社局建立了档案管理中心，集中统一管理社会保险业务档案，中心建筑面积达400余平方米，除做到“三室分开”外，还设置了档案整理等业务用房。在档案设备设施配置上，各社保经办机构均配备了符合国家要求的档案柜（架）和档案装具，并按照档案安全管理的“九防”要求，配备了温湿度计、空调、除湿机、灭火器、防盗门窗等设备设施；配备了计算机、打印机、刻录机、复印机、扫描仪等现代化办公设备。这些设备和设施，从物质上确保了社会保险业务档案的安全保管和有效利用。

三、以制度建设促进社会保险业务档案的业务建设

为提升社会保险业务档案管理的专业化水平，成都市本着对历史负责，为现实服务的宗旨，按照《规定》和四川省人社厅、四川省档案局对社会保险业务档案工作规范化建设的有关要求，市人社局和市档案局联合印发了《成都市〈社会保险业务档案管理规定（试行）〉实施细则》，要求市、县两级社保经办机构通过建立社会保险业务档案收集、整理、保管、保密、统计、鉴定、销毁、移交等制度，加强社会保险业务档案管理业务建设工作。在收集方面，该《实施细则》要求各社保经办机构定期对各种门类、载体档案和相关资料进行收集，确保各种业务档案材料归档及时、完整。在整理方面，按照《实施细则》的要求，全市统一制定了社会保险业务档案分类整理工作方案和具有操作性的整理流程，并通过市、县两级档案行政管理部门加强督促指导，严把业务档案整理质量关。在保管方面，《实施细则》要求全市各社保经办机构对各门类、载体业务档案材料进行集中统一管理，除了按照保管期限、年度、类别排列外，还要做到业务档案存放位置的指引标识清楚。同时，各社保经办机构档案管理人员还须定期对业务档案的保管情况进行检查，确保档案的规范、安全管理。

四、以制度建设促进社会保险业务档案的利用服务

为方便群众查阅利用社会保险业务档案，成都市市、县两级社保经办机构按照《规定》的要求，修订完善了社会保险业务档案查阅利用制度。目前，全市社保经办机构已全部使用统一的文档一体化管理系统对社会保险业务档案进行管理，都建立了业务档案目录数据库，编制了规范的业务档案检索工具，实现了快速、准确查阅业务档案的目的。成都市人社局还开通了社会保险业务网上经办系统，参保单位和个人不仅可以在网上办理参保登记、信息变更、网银缴费等业务，还可以查询社保信息、历年缴费标准、业务办理情况等。

篇（8）

【引言】：计划生育档案信息数字化是计算机大量应用于计划生育管理的必然结果，计划生育工作需要查阅和建立工作地区范围内所有人员档案和户籍档案，计算机网络化管理的出现，使计算机从辅的工具很快发展成一种工作环境，并伴随着应用的普及而演变成一种工作方式。

1、 计划生育档案数字化、网络化存在的问题

1.1数字化、辅助管理方面存在的问题。现阶段计算机管理模式的计划生育档案工作，主要建立在原有手工管理模式的基础上，这种管理模式的主要特点始终没有改变，档案信息作为管理的载体始终是管理模式的核心内容。发生根本性改变的是管理的工作对象，其由原来的纸张、塑胶等一些载体材料转化成数字化的档案信息。

1.2计划生育档案网络化建设中存在的问题

1.2.1 缺乏统一的管理机构。大部分计划生育档案管理工作人员，没有统一机构的管理。上岗前，大部分工作人员没有经过相关的档案知识培训，档案收集意识比较淡薄。

1.2.2标准化水平低。计划生育档案管理标准化水平较低，其走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。大多数的管理人员并不是专职档案管理人员，这导致了在计划生育档案管理过程中工作前后脱节，容易导致工作失误，并存在一些档案的数量、材料等方面的问题责任不明、界限不清的严重问题。

1.2.3数据库建设滞后。数据库建设的滞后也是阻碍计划生育档案网络化建设的因素之一。虽然经过多年的努力，大部分的计生档案部门建立起了规模大小不等的档案数据库，但没有开发单独的计算机或相关的档案管理软件进行管理计生人事档案。在查阅相关人事档案信息时，仍需采用手工方式查找，很大程度上降低了n案工作的工作效率。

1.2.4经费保障率低。目前，经费问题仍是影响计划生育进行档案网络化发展的最大屏障。有些相关单位对计生档案管理的重视程度不够，投入的经费比较少，人事档案管理硬件设施不完善，无力购置较好的硬件及软件设施，用来建立起点较高的档案馆网络。

2、计划生育档案管理创新

随着我国改革开放的不断深入，计划生育档案管理的改革与创新也在不断进行。计划生育档案管理创新对于解决人口问题的现状起着很好的规划和管理作用。以下从几个方面出发，对计划生育档案管理创新进行了分析。

2.1加强对计划生育档案管理创新重要性的理解

计划生育档案管理人员应当注重理解计划生育档案文件管理的重要性，与此同时应当加强档案管理的力度，并对档案信息资源共享的重要性进行理解。从而最终实现计划生育档案管理技术的创新。计划生育档案管理工作对于宣传我国计划生育政策有着很大的影响，通过定期对计划生育档案管理工作人员进行宣传可以有效的使工作人员对计划生育档案管理工作有更深入和更全面的认识。

2.2对计划生育档案进行规范化管理

计划生育档案管理人员应当对工作计划进行规范化管理，并建立相应的管理系统，从而使计划生育档案管理工作具有更好的权威性。为了提高档案管理的规范化水平，档案管理人员应当对新技术和新设备进行了了解和研究，并对设备系统进行定期维护，从而对计划生育档案资源进行合理利用，并通过规范化管理使得计划生育档案管理工作真实性不断提高，同时使计划生育档案规范化管理方案更具合理性，最终提高计划生育的信息管理水平。

2.3提高计划生育档案管理的人才水平和设备水平

对计划生育管理人才的专业培训应当在定期举办的基础上，不断对计划生育档案管理工作人员的工作方法进行改革，从而加强档案管理人员的专业技能和处理问题的能力。除此之外，国家应当改进计划生育档案管理的硬件设备水平。随着计算机技术和网络技术的飞速发展，计算机技术和网络技术的应用对于改进计划生育档案管理工作的工作效率并建立相应的档案管理系统起着极其重要的作用。同时软件技术的发展也为计划生育档案管理工作提供了更好的检索系统和信息存储工具。

3、建立现代化计划生育档案管理的方法

3.1 数据管理先进化。通过网络化手段将分散的计算机相互连接起来，使其以不同的功能职责进行分类，实现既分散又统一的系统处理方式，最终实现整体的应用合并。

3.2 效率的工作方式。随着人口的不断增长，档案信息量也在逐渐增加，应该通过计算机管理，将信息资料以重要性、价值、使用程度等情况不同进行统一的管理和整理，提高工作效率的工作方式基本分为以下方面：首先针对开放性的档案和使用几率较大的档案进行优先处理，以此来提高档案管理的工作效率；另外档案管理过程中也可以根据案卷类型不同，通过档案的中心内容和潜在特征将其著录，不但可以减少著录和录入的条目，而且更加节约时间、人力、物力和财力，大大提高工作效率。

3.3 不断提高工作人员专业素质。在计生档案管理过程中，工作人员的整体素质和职业技能直接影响到工作质量。计生档案管理人员应该不断学习和掌握专业的档案管理知识，在提高工作效率的基础上追求高质量，对计生档案进行科学化的管理。现代化的计生档案管理要求工作人员具备扎实的计算机技术，可以熟练地使用计算机进行信息数据的录入、数据库的维护和管理、网络管理能力等。

3.4要求工作人员具有认真的工作态度。计划生育政策需要长时间的发展，因此其档案管理也需要持续性和细致性，从对材料的收集、整理、归档和保存使用，每一个内容都需要认真仔细的工作态度，在其中任何一个环节发生错误都会引起连锁反应，对计生档案管理工作带来不便。

结语

计划生育档案管理创新及档案管理现代化不仅有助于计划生育档案管理规划的改良和革新，并对我国计划生育工作的有序开展起到了很大的帮助作用，同时对计划生育档案管理工作中存在的问题进行合理的解决，从而促进了计划生育档案管理工作的发展和创新。实现档案信息资源的合理分配，最终提高计划生育档案管理的实用价值和档案管理的工作效率。

篇（9）

中图分类号： TU198 文献标识码： A

前言

工程档案是指从工程项目提出、立项、审批，勘察设计、生产准备、施工、安装、监理、验收等工程建设及工程管理过程形成并应归档保存的文字、表格、声像，图纸等各种载体材料，它是基本建设项目管理工作的重要组成部分。工程档案资料，是传承人类文明的重要载体，是建设项目全过程的原始、真实记录。对工程质量评定、工程竣工后的管理和维护，以及对新建工程的准备等，都具有重要的利用价值。

一、建设工程与档案管理关系

1建设工程档案是建设工程的有机组成部分

一般来说，远在建设工程施工之前，建设工程档案就开始产生并积累了。建设工程立项文件是建设工程项目决策、审批、确立过程的真实记录，是项目经费落实和项目具体实施的根本依据。项目概要设计、招投标都必须以立项文件为依据。而项目预算、概要设计、招投标产生积累的文件材料又是项目勘察测量、详细设计的依据。也就是说，在工程开工建设前，已经有大量的文件材料形成了。如果把这个文件积累过程从建设工程中剔除，建设工程是根本无法成立的，也是无法开展的。即使是在施工过程中，文件材料的产生与具体施工进程也是不能割离的。在建筑材料如钢筋、水泥、砖块等使用前，必须要进行送检，只有检测合格才能使用，这些检测文件材料是非常重要的依据。在建筑材料使用过程中，应该根据指令实施，如用什么标号水泥，怎么配比，用量多少等，在实施过程中还有监督记录和检测记录，出现了问题还有调整指令和变更说明等等。

2建设工程档案是建设工程质量的直接反映

建设工程质量最初是一个生活化的概念，是一种感受性评价，是对建设工程性能、品质和安全的综合性表述。但随着建设工程项目广泛实施和现代科学管理思潮的发展，对建设工程质量有了严格定义，即：建设工程质量是指工程满足业主需要，符合国家法律、法规、技术规范标准、设计文件及合同规定的特性综合。它包括：适应性、耐久性、安全性、可靠性、经济性、与环境协调性六个方面。特别是随着量化分析和精细化管理的推动，对建设工程质量有了一系列精确的评价体系。当我们的评价有感受性的经验模式上升到以数据和现状图纸为依据的体系化模式时，对建设工程质量的评价就不在是以工程现场看看就行了，而是以建设工程档案为基础，以指标量化统计分析为手段，进行综合测评了。实际上，建设工程档案直接反映了建设工程质量，我们应以建设工程档案为重要依据全面评价工程质量。

二、建设工程档案管理中存在的问题

1工作职责划分不明确，工作中容易出现相互推诿现象

工程档案管理是一个系统化的工作，要求条理清晰，分工明确，各司其职，各负其责。由于城建档案管理人员编制不全或专业分工等方面的原因，导致各级城建档案管理部门在管理城建档案时出现分工不明确，职责不清的现象。出现了问题互相推诿，谁也不承担责任。有些档案管理人员业务不熟悉，没有认真地系统地学习和掌握城建档案管理工作所需要的专业知识和技能。城建档案管理是一个专业性很强的工作，它既需要管理人员懂得工程建设方面的知识，还要懂得档案管理方面的知识，二者兼备，缺一不可。我们的档案管理人员应该加强学习，掌握好系统的城建档案管理知识，认真履行自己的职责，开展好各方面的工作。而管理者应按工作流程，按每个人所掌握的专业知识和特长来进行合理分工，理清职责。做到既分工明确，又互相配合 ，做好分工与协同的统筹。

2施工单位档案管理人员专业素质参差不齐

施工单位的档案管理人员是负责收集工程档案资料的一线人员。他们工作的质量，会直接影响到工程档案的管理水平。但施工单位人员流动大，工作职责分工不明确，有的单位档案管理人员身兼数职，施工单位对工程档案资料的管理工作不够重视等导致诸多问题。这就要求城建档案管理人员加强对施工单位的管理，制定合理的法律法规对施工单位进行约束，同时要求施工单位档案员、资料员要做到持证上岗。对于施工单位而言，档案资料管理人员具备与岗位相应的资格资历或者在上岗前必须经过系统的城建档案管理方面专业知识的学习和培训，通过考核合格后方能持证上岗。

3工程档案资料收集不全

工程项目要进行全生命周期管理，即从可行性研究、工程设计、设备选型、采购、安装、运营、维护到最后报废的全过程。工程档案资料收集整理工作始终贯穿这一过程，做到记录真实，齐全。经验表明，工程前期的资料、监理资料和施工资料收集不完整、不齐全的现象普遍存在。尤其是前期资料，立项之初，人员不到位，资料遗失现象比较严重。监理和施工阶段相对较好，但缺失也时有发生。目前，我国城建档案管理机构对工程档案管理法规多止于工程竣工，对于工程后期的运营维护基本没有相关政策法规，因此工程后期档案资料管理只停留在运营单位层面，运营维护单位根据所需自行决定档案资料的去留。某些城建档案管理人员在工作中也会出现重视施工资料的收集，轻视工程准备阶段文件资料和监理资料收集的现象。

这些容易缺失的资料包括：

（1）工程准备文件，例如工程征地文件、工程的招投标文件、工程的项目建议书等

（2）工程设计文件，尤其是初设文件，包括初设和扩大初步设计、批准概算书等。

（3）工程施工文，如开工批复，质量监督报告，竣工验收报告等。

（4）监理文件，有的监理月报、季报缺失等。

（5）运营维护档案资料：小型技术改造升级资料、设备维护资料等。

工程档案资料收集是贮存工程信息资源的重要途径；是实现档案集中统一管理的基本手段；是档案管理其他业务环节的基础，必须从各个环节加强这一基础且重要的工作。

4工程档案整理不规范

工程档案整理工作就是要把零散的和需要条理化的资料进行分类、组合、排列和编目，使之系统化、有序化。工程档案整理的质量直接关系到档案的利用，在档案管理环节中具有重要意义。在实际工作中，整理不规范现象时有发生。如文件材料编目不规范，不按专业进行组卷，排列顺序不正确，次序混乱等。要解决这些问题就要求档案管理专业人员精心立卷，确保案卷质量，在整理过程中做到规范化、系统化、科学化。对现场资料管理人员加强业务指导监督，保证建设工程档案材料的系统性完整性。定期组织检查验收，确保整理质量。

5工程档案电子化水平极低

在我国，工程档案管理工作至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差。没有统一的利用平台，档案只会成为历史文物。另外，工程档案电子化技术规范工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施。还有档案信息管理人员的素质有待提高，尤其是施工单位档案、信息处理复合型人才就更奇缺。这些都严重影响工程档案信息的共享借鉴利用。

工程管档案信息电子化的建设和实现存在着许多问题和困难，但是档案信息的电子化是未来档案管理的发展方向。数字时代的大势所趋，档案馆室不可能独立其外。不过我们应当认识到档案信息电子化管理的建设和发展是分阶段的，其过程也是漫长的。

三、对策

1依据国家有关法律、法规，制定操作性强的地方规范性文件，严格执行。建立、完善自上而下的法规、规范体系,是保障建设工程档案工作正常运行的基本条件。近年来我国加大了对建筑工程的管理力度，陆续出台《城市建设档案管理规定》、《建筑法》、《建设工程质量管理条例》，使建设工程档案管理有法可依。但如何做到有法必依，就必须出台地方规范性文件与之配套。目前全国大部分省、市都出台了城市建设档案管理办法，各市应根据国家有关法律、规定,结合本地实际，出台具体的、操作性强的规章制度，为建设工程档案管理提供政策保障。同时加大对城建档案管理者和施工企业的执法和监督力度，强化职能，分清责任。建设工程档案管理部门的城建档案管理处,具备行政执法资格,应加强执法力度，对不按规定报送工程档案的建设单位应依据《建设工程质量管理条例》，予以处罚，维护法律的严肃性。

2将建设工程档案管理纳入建设管理程序,建立并认真落实建设工程档案责任制。为确保建设工程档案的齐全、真实,必须将建设工程档案整理报送纳入规划或建设施工许可程序和工程质量备案程序。建设单位在与城市建设档案馆签订《建设工程档案报送责任书》后,方可办理《规划许可证》或《施工许可证》; 在工程竣工验收前,必须由城市建设档案馆对该项建设工程档案进行预验收,档案验收合格,由城建档案馆发放《建设工程档案验收合格证》,工程质监部门凭证予以办理工程质量备案。这一作法目前在全国许多省、市已经实行，效果较好。

建立建设工程档案责任制，明确由建设单位对建设工程档案负全面责任，各责任单位按照各自职责范围对建设工程档案承担相应责任。督促建设单位严把合同关，建设单位在与各参建单位签订相关合同时，必须在合同中明确勘测、设计、监理、施工等单位形成并应提交的有关文件材料的内容及整理要求，确定竣工图的编制责任及相关费用，在条款中要明确建设工程档案的相关违约处罚。

3城建档案管理部门要加强宣传、督促和指导，对建设工程档案工作实行超前控制。建设工程档案是进行城市规划、建设和管理的依据，是工程质量的可靠依据和真实鉴证。鉴于建设工程档案的重要性及目前社会上对该项工作还认识不足，必须加大宣传力度。在宣传上可采取灵活多样的形式，如展览、刊物、会议、培训等，有针对性地对建设单位、施工单位、监理单位及城市建设管理部门宣传城市建设档案工作，扩大影响，提高档案意识。其次，应提高主动服务意识。作为城建档案管理部门，必须深人基层，掌握建设工程进度，了解建设单位的需要，切实帮助建设、施工等单位解决实际问题。

4加强人员培训,提高人员素质。由于工程建设的专业性和复杂性,档案人员的素质直接决定了建设工程档案质量的好坏，建立一支具有高度责任心、事业心、业务精、技术强的档案专业队伍至关重要。城建档案管理部门首先要加强对建设单位、施工单位的工程档案编制及管理人员的技术培训，提高他们的档案意识，重点讲解建设工程档案的归档范围、竣工图的编制方法、建设工程档案的分类及整理方法； 其次，建设主管部门的档案管理人员也应加强自身建设，参加上岗培训，自觉钻研专业业务以胜任本职工作。

5成立城建档案服务中介机构。针对目前不少建设单位缺少档案专业人员，无力整理、编制合格的工程档案的现状，建设单位可聘请城建档案服务机构代为编制，实行有偿服务； 城建档案服务中介机构应配合城建档案馆档案业务工作。这样既可满足部分建设单位的需要，又可弥补城建档案馆的经费不足。

6加强监督检查

工程档案的管理部门要建立并健全相关检查机构，配置人员，组织监督、检查工作，按程序办事，认真负责。对在工程档案工作上操作不规范的建设单位及其相关负责人随时提出意见建议或批评，并要求限期改正，真切的起到监督、检查的相关作用。要做好工程档案的管理工作，需要工程档案的管理部门与工程建设单位的通力协作、紧密配合、全力沟通，更需要工程建设的行政管理部门与相关部门的大力支持与帮助。各部门在工程档案管理工作中应做到：提前介入、全程参与、确保质量、有效落实、加强培训。只有秉承着这样的工作原则，并将上述制定的相关措施切实执行，才能真正发挥出工程档案管理工作所应有的价值。

7加强信息化建设，提高建设工程档案管理效率

跟上时代的发展步伐，工程建设档案管理要应用计算机信息管理技术。适应工程项目现代管理模式，探索档案信息资源体系，根据建设工程和单位信息化管理实际情况，使用档案管理软件，实行工程建设档案网络远程传输、查阅、保管，使电子工程档案的收集、保管、利用工作高效、规范、有序。建立和共享电子档案数据库，提高建设工程档案管理效率。

结束语：

工程档案管理要把工程档案的质量视为工程质量管理同等重要来抓，搞好建设工程档案管理一定要采取积极有效的方法和措施，提高建设工程档案的质量，在促进企业自身现代化管理的同时，更好地为社会主义经济和发展服务。

参考文献

[1] 刘宇平;陈焱辉;;做好工程档案管理 提高档案管理水平[J];黑龙江史志;2009年12期

[2] 李玉山;;论工程档案在工程建设中的作用[J];山西建筑;2008年28期

篇（10）

中图分类号：G275.2文献标识码：A文章编号：

引言：

文书档案管理作为电力企业MIS系统的重要组成部分，在企业信息化建设中起着很关键的作用。随着企业办公自动化系统的启用，文书档案日益成为企业文件的主导形式，这就对档案管理提出了新的要求，即如何利用计算机及网络技术收集、积累、整理、形成档案，开发档案信息资源，提高档案管理的效率，更好的为企业服务。目前电力企业的文书档案管理电子化已经得到一定的发展，但管理上还不够规范。为此，需要在进一步实现文书档案管理现代化的同时，加强管理的规范化工作。

1.信息社会对电力企业文书档案管理发展提出了新的要求

20世纪末美国面对日益激烈的全球竞争形势提出了”信息高速公路’‘建设的战略此战略主要是为了提高网络的传输速率和宽带。该战略的施行收到了良好的社会经济效益使美国的管理成本大幅度的降低、竞争力大大增强。同时许多国家纷纷效仿美国制定了相类似的信息发展工程,出现了一种争先利用先进科学、技术来改善企业经营管理的局面。可见.信息技术的开发和进步对社会经济发展具有重要的作用信息化这个概念已经渗透到社会经济的各个领域信息化建设已经成为了社会的基础设施建设。信息化意味着我们有加强一切有用信息的开发和管理的必要使信息的服务带动作用得到有效发挥。

电力企业是知识型、技术型高度密集的企业是关系国家能源安全和国民经济命脉的国有重要骨干企业。信息化的发展趋势促进了有用信息的开发利用,要求企业文书档案管理和信息化建设紧密结合。电力企业档案是在企业的经济活动中产生的.是企业经济活动的真实反映对企业的现状和发展规律研究、日常经营管理和战略决策等都有重要的价值。信息社会对电力企业文书档案管理发展提出了新的要求。如何有效的发挥文书档案的作用为企业服务为社会信息管理、建设服务成为摆在信息开发和管理者面前的重要问题。当前加快信息自动化系统建设,实现文书档案工作各个环节的计算机化是实现文书档案工作现代化、提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。

2.实现信息化管理的原则

计算机管理在各个领域的普及使企业文书档案实现信息化管理成为现实。计算机与网络进入企业文书档案管理领域，一方面，使档案信息的处理速度大大提高、档案资源的服务范围扩大、档案资源开发利用变得更加方便，另一方面，也使我们看到传统的档案管理模式必须进行改革，才能适应当前的信息化潮流。目前，电力企业已经将计算机引入了文书档案的管理，通过应用该技术大大简化了文件材料的收集、整理和归档过程，节约了时间，提高了效率。一个成功的企业文书档案计算机管理模式，要能够处理文书与档案部门内部各方面的工作信息，对信息加以区别和处理，并为企业提供准确的信息利用。

2.1利用快捷

企业文书档案应用计算机管理的目标是利用现代化手段、以全新的管理理念处理文书档案信息，为企业提供安全、及时、准确、全面的信息，提高工作效率。

2.2方便实用

当前采用的计算机管理技术使得系统在一定的时期具有先进性，而不被淘汰。 要简化程序，使用方便，符合企业文书档案的应用要求，符合档案系统规范。 使用成熟的商品化软件，与办公自动化软件能够有效地接口，不能形成信息孤岛。

2.3确保信息安全

文书档案信息内容有一定的保密要求，因此，必须处理好信息保密和信息共享之间的矛盾，规定用户权限，文件须经加密处理。 单位档案的网络可以组成一个单独的局域网与企业网连接，但必须与国际互联网维持物理断开形式，从而维护信息的安全。

3.电力企业文书档案现代化管理的方法

电力企业文书档案工作现代化管理就是应用现代科学技术特别是以电子计算机技术为杨合的信息处理技术.采用科学的文书档案管理体制和管理方法,开发档案信息资源提供高质量、高效率的档案服务,其中人是最重要的因素。

3.1切实提高电力企业文书档案管理发展意识

电力企业文书档案工作者及分管领导必须树立起档案管理及档案保存的重要意识。一是要改变档案工作长期无声无息的收集整理局面.面向电力企业文书档案和科技档案管理工作.要积极参与.并应用相关档案的电子计算机管理办法和要求加强管理.’提高电子计算机管理水平为文书档案工作的开展创造良好的企业环境,为电力企业的发展提供服务;二是要提高档案工作人员的工作积极性把管理档案工作的作用充分发挥出来.千方百计扩大服务领域只有这样才能打开电力企业文书档案工作的新局面带动电力企业档案事业的全面发展.

3.2加大电力企业文书档案现代化管理的软硬件投入

制约电力文书档案和科技档案现代化管理的因素有很多如资金、人才等,但起主要决定因素的是分管领导者的现代化意识管理水平。一是应投入较大的精}力关心和支持这一事业没有资金,应想方设法创造条件投入资金;没有设备,应千方百计配备先进设备;没有管理人才.应积极培养、选拔高素质的专业人才把档案现代化管理纳入电力.建设、电力供应、电力管理工作计划,列入本单位重要达标的内容进行考核。二是各基层单位领导尤其是分管档案工作的领导要经常过问此项工作.定期听取档案工作汇报.了解档案工作现状指导档案部门依法开展工作,帮助解决工作中实际存在的困难和问题。三是要有宏观指导的总体思路.实现微观动作上管理内涵和技术手段的创新。

3.3建设高素质的电力文书档案工作者队伍

电力企业文书档案管理现代化对档案管理人员的素质提出了新的要求,档案管理人员应具有现代意识和服务思想,应掌握现代知识和技能。档案人才是知识,管理人才。当前文书档案现代化管理的主要内容和核心就是计算机技术的应用即档案计算机管理。电子计算机以其高速运,算与极强的数据处理能力给电力档案工作者带来了科学的管理手段与先进的检索方法。文书档案管理工作者必须掌握现代化信息技术熟练和运用电子计算机以及现代化办公设备来进行电子文件的制作、使用、立卷归档和维护.胜任计算机时代的文书档案管理工作。电力企业应强化训练,对档案专(兼)职工作者分层次进行基础知识培训及档案专业知识培训,培养一支具有一定数量和质量的年轻的档案管理生力军培养和选拔优秀人才,使他们不仅具有较高的业务素质,而且具有较强的开拓创新意识。只有这样才能在实践中建设一支政治合格、业务精通、纪律严明、作风过硬、服务优质的文书档案管一理队伍进而全面提高电力企业档案工作的服务意识和管理水平。

3.4加快电力文书档案管理的现代化进程