办公室档案管理分类汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇办公室档案管理分类范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

篇（1）

通常而言，医院办公室档案管理人员较为稳定，可以有效地促进档案管理的延续性与完整性。在日常工作中，医院办公室档案进行了有效的分类与整理，便于利用查找与翻阅。

（二）档案文书工作细致

档案质量的好坏，在一定程度上仍决定于工作人员的文书工作，在收集过程中，有关于医院发展与建设的媒体相关报道也是办公室档案管理工作的重要组成部分。

二、医院办公室档案管理目前存在的问题

（一）档案管理人员紧张

由于工作重点不同，医院领导易将重点放在医院的硬件建设与发展上，对档案建设容易忽视。档案管理人员通常由行政人员兼任。在其管理过程中，易出现工作人员职责不明确，保管制度不严格及借阅手续无章可依的现象。

（二）现代化管理软件不足

随着科技水平的发展，档案的管理不再只局限于手工操作、人工分类等，引进现代化的管理软件是必要也是必需的。虽然有些使用Excel软件进行录入与编辑，但仍适应不了医院档案管理的需求。

（三）档案收集及归档不规范

医院办公室档案包括各临床科室、后勤部门及与外单位的相关文书。因为档案管理人员紧张，临床各科室的档案不能及时收集，或者各科室在档案的书写过程中存在这样那样的问题，都直接影响着档案的质量。

三、医院办公室档案管理的应用

（一）优质医院办公室档案管理是医院文化建设的重要部分

办公室档案是医院建设与发展的重要见证，对档案进行合理化管理，其质量的提高可以提升医院的品牌形象。在实际工作过程中，领导应给予足够重视，除了完善各项规章制度，保持档案“藏“的功能外，对档案价值进行合理开发也应该提上重要的议事日程。优质的医院办公室档案管理，可以真正达到“以档案促进医院发展，以档案成就医院品牌”的效果。

（二）完整的医院办公室档案管理促进医院建设与提升

办公室档案管理工作重点应该是保持档案的完整性。同时应努力做好档案的保密工作，保证档案的使用效果。应定期对医院办公室管理工作进行督查与考核，以保证档案管理工作的质量。对一些临床纠纷案件档案，应注重对其档案价值的开发。完整收集纠纷档案，仔细分析医院在纠纷中所处的利与弊，可形成分析报告后，供医院决策者在今后工作中进行借鉴与指导。

（三）延续的医院办公室档案有利于促进医院迎检与审核

为了更好地规范医院管理与质量控制，每年或者每几年会对医院进行分级管理考核与检查。在各项检查与审核过程中，需要有各科室历年的规范性文书及指导性规章制度。档案管理的延续性就可以帮助医院从容应对各项检查，真正做到有备无患。

（四）规范的医院办公室档案管理可以促进医务人员素质的提高

档案是具有法律意义的文书，可以作为司法机关取证的重要证据。在日常档案管理工作中，工作人员有必要对医院各科室进行档案相关知识的培训，告知档案的用纸规范、装订规范及归档规范。有条件的，可以在各科室抽调专人进行档案管理。

（五）医院办公室档案价值的开发利用可以促进医院发展

医院办公室档案是医院发展的重要历史凭证。对其完整、延续性的归档后，合理正确地开发其价值，可以促进医院更好的发展。根据医院工作的特点，可以对三类档案进行重点管理，分别为“医德医风类”“继续再教育类”及“职称晋升类”。这三类档案都直接与医务人员相关。医学知识更新速度快，医疗举措日新月异，医务人员对新知识对医疗举措的渴求更明显。医务人员是医院发展的核心力量，可以最大限度地增强医院的核心竞争力。医院办公室档案管理人员可通过信息化手段，定期对这三类档案进行信息分析，了解医院医务人员的动态变化，了解医务人员开展继续再教育的现状及趋势。所进行的分析报告，可以为医院决策者提供参考，促进医务人员整体水平的提高。

（六）网络化医院档案管理可以促进节约型医院建设

档案以文书类居多，每年医院都会有大量的医疗相关档案归档。按国家规定，医疗档案需要保30年以上，有些特殊病例档案需要保存更长时间。医院为了保存相关档案，需要花巨资添置相关设备。推行网络化档案管理后，医院信息化进程加速，电子病历可以减少大量纸张的使用，数字化影像可以减少冲洗影像资料而带来的巨大投入，大大地节约了档案成本。有报道称，某医院2009年被选全院科室档案网络化管理后，共为医院节约270余万元。同时，网络化办公室档案管理后，可以根据医院每个科室的特点，由档案秘书自行设立分类要求，明确细致地填写相关档案内容，有效地提升医院办公室档案管理质量。

篇（2）

关键词 单位；信息收集；档案

单位办公室作为单位内部的中心枢纽部门，在整个单位运作中占有十分重要的位置，是单位对外的窗口，并起到了上情下达、下情上报的连接作用。单位信息的收集和档案作为单位各项工作的真实记录，对促进单位的未来发展具有重要的促进作用，为此，在新时期，现代单位必须充分认识到信息档案在单位发展中的重要作用，积极做好办公室的信息收集和档案应用工作，以不断提升办公室的工作水平和工作效率。

一、单位办公室信息收集以及档案管理工作的特点

随着现代信息技术的快速发展，单位办公室的信息管理工作已经开始以计算机为中心，并通过各类现代化的办公设备对各类信息进行快速的收集、整理、储存与使用。单位办公室信息收集工作的具体特点可以从以下几方面分析。首先，信息的来源广，数量多，传播速度快。单位在其日常的运营工作中，必须进一步增强信息收集工作的敏锐性，对于单位内外部的重要信息进行及时地报送，以确保单位管理层能够及时掌握情况，作出反应。其次，单位办公室的信息收集工作具有很强的参谋性。单位办公室对真实可靠信息的收集，可以及时反映单位问题，帮助各级领导快速掌握单位发展状况，并有针对性地制定解决问题的对策。但是，单位办公室还必须主动对信息的深度进行开发，不断挖掘信息的深度和广度，并及时做好档案存储工作，为单位的发展提供真实的信息记录。最后，单位办公室的信息收集工作和档案管理工作逐渐向着信息化方向发展，单位需要制定完善的档案利用信息收集标准，并及时对档案的利用数据进行分析和统计，以便为单位的未来发展提供更加真实可靠的信息依据。

二、新时期加强单位办公室信息收集与档案管理的对策

加强单位办公室的信息收集和档案应用管理工作可以有效提升单位管理效率，打破单位封闭的信息收集局面，在单位内部形成全方位、多视角的信息档案系统，提高单位内部的信息传递效率。为此，笔者从以下几方面分析加强单位办公室信息收集与档案管理的对策。

（一）现代单位必须创新单位发展理念，高度重视信息收集和单位档案应用工作。单位领导应该始终将信息的收集和档案管理工作作为一项基础工作来抓，并在单位内部形成共同做好档案管理工作的良好氛围，建立档案管理网络，为单位档案工作的有序开展奠定良好的基础。为此，单位办公室的档案室必须制定严格的档案管理标准，对信息收集和档案进行规范化管理，进一步改进办公室的档案管理条件，通过引进先进的技术设备，逐步实现对单位信息的电子化处理，提高单位档案的查全率和查准率。比如，为了提高档案应用的有效性，办公室可以将信息的收集进行分类归纳，将档案管理工作与现代信息技术加以有效整合，充分发挥单位档案的作用和功能。

（二）单位办公室要注意提高信息档案的利用效率。办公室可以通过丰富单位办公室的档案门类以及内容等，不断完善单位内部的各项规章制度，促进单位档案管理工作的规范化发展。除此之外，单位还必须加强信息档案的安全管理工作，提高单位信息数据的安全意识，比如，单位可以依照档案工作规范，在办公室开展档案分类大纲的编修工作，确保各类信息档案数据的完整性、安全性和系统性。

（三）单位办公室必须注重对单位内部各类日常信息资源的收集工作，为档案存储奠定基础。单位要想提高档案应用的效率，就必须确保信息资源的完整性，对收集到的信息资源进行及时的存储保存，并做好相关的移交工作；对于委托人的文件内容，必须按照国家的相关保密规定进行保存，不能随意公开或者泄露单位内部的工作机密；除此之外，单位办公室的档案服务部门对档案的整理工作也应该符合国家规定的业务标准。比如，在单位信息的日常收集工作中，相关工作人员必须要有积极的参与意识，深入了解单位各项活动的内容，了解单位各个部门的工作进展和具体安排，以更加快速地为单位发展提供档案信息服务。

（四）单位办公室应该创新信息收集和档案管理理念，注重信息技术在档案管理工作中的应用。现阶段很多单位办公室的信息资源存在信息收集不全面，部门之间缺乏有效沟通的问题，为此，单位办公室的主管部门可以通过采用相关信息技术，在单位内部实行信息收集、管理、鉴定、检索的信息化建设，对于工作中存在的信息数量过大、内容笼统等问题，借助信息技术手段对其进行细化分类，优化档案的种类，以更方便相关工作人员快速查找所需要的信息资源。

参考文献：

[1] 张思盈. 初探办公室文秘和档案工作的高效兼顾[J]. 办公室业务. 2015(05) .

篇（3）

中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2017） 01（a）-0000-00

为了更加全面地对办公室档案收集和整理进行分别，因此本文分别对学校办公室档案收集和整理的内容、特点、改进措施以及实现信息化管理的必要性、策略进行了详细的分析。特别是随着科学技术的发展，办公室档案收集和管理是朝着信息化方向发展的，因此学校应该加强对办公室档案信息化的研究。

一、 办公室档案收集整理的内容以及特点

1、 办公室档案收集整理的内容

办公室档案的收集和管理主要包括四个工作内容，分别是对档案资料的搜集、对档案资料的整理、对档案资料的审核以及对档案资料的保存。这四个内容也是办公室档案收集管理的步骤，都需要按照一定的顺序进行，如果漏掉其中一个工作内容，将无法开展档案的收集和整理。比如，在开展办公室档案收集和整理的第一个步骤就是对档案资料的搜集，如果漏掉这个步骤，那么之后的工作也就无法开展。对档案的搜集，顾名思义就是搜集档案内的各种资料，然后将搜集到的档案存放在档案盒中。对档案资料进行整理，搜集完档案后，工作人员就要对档案盒内的档案资料进行整理，按照相关的目录进行整理，从而保证档案资料的整齐性。对档案资料进行审核，档案必须要求真实性，因此要用来存档的档案就一定要保证真实性，要不将会影响到之后的工作，因此工作人员需要对档案进行审核。最后，档案资料的保存就是对审核通过的档案资料进行分类归档，方便之后的查询。

2、 办公室档案收集整理的特点

办公室档案的收集和整理主要具备有三个特点，分别是综合性、逻辑性以及创新性。首先，办公室是与学校各个部门沟通的部门，因此办公室所收集到的档案资料应该具备一定的综合性，这样才方便各个部门对于档案的查询。其次，档案资料在收集和整理的过程中是严格按照学校相关的规章制度来进行收集的，因此是具备一定的逻辑性的。最后，“档案是死的，人是活的”，为了更好地发挥出档案的作用，在进行档案整理的过程中，应该结合学校的发展而调整收集管理的方法。

二、 提高办公室档案收集整理效率的措施

1、 加强对档案分类大纲的编制

由于办公室是学校与其他部门沟通最多的部门，因此办公室档案资料的来源众多，而且数量也多，因此办公室档案在收集和管理上是存在一定的复杂性的。因此，在进行档案资料的收集和存放的时候，就应该对档案进行分类，因此首先要对档案的分类大纲进行编制，这样才能方便之后的档案分类管理和存放。一般情况下，档案的分类大纲有以下几种：第一，是上级下达的公文，第二是办公室材料文件；第三是各种参考资料。首先，上级下达的公文，可以根据不同的上级进行分类，如省下达的公文、市下达的公文。其次，办公室材料文件包括的内容比较多，比如一些平级单位送过来的相关文件，还有其他部门所送来的各种请示以及报告等等。最后，各种参考资料，比如学校内部的宣传资料等等。

2、 加强对档案的分类存放和处理

编制好办公室档案的分类大纲后，档案管理人员就结合档案分类大纲来对档案进行分类存放，从而方便之后的档案查阅。首先，工作人员需要对档案盒进行说明，比如该档案盒是存放市上级下达的公文，就要在档案盒侧面表明“市上级下达公文”。其次，工作人员应该对每一份档案都进行编号，从而更好地方便之后的查阅，比如“市文001”、“市文002”就是保存市上级所下达的公文。在进行档案的存放的时候，工作人员应该严格按照编号来进行存放，并且做好相应的登记，这样在查询档案的时候才能更好根据登记内容来查找档案，提高档案查找的效率。随着档案的增多，工作人员需要定期对档案资料进行转移，从而更好地保证办公室档案的条理性。

3、 加强与其他部门之间的关系处理

由于办公室是与其他部门沟通最多的部门，因此要提高办公室档案资料的收集和整理效率，办公室部门就要加强与其他部门之间的关系处理，特别是职责关系。处理好与其他各部门的职责关系，才能更好地避免各种冲突矛盾的出现，才有利于员工之间的相互合作和沟通，提高档案资料的收集效率。

4、 完善档案收集的方法和途径

为了更好地提高办公室档案的收集和整理效率，工作人员就应该积极地完善档案收集的方法和途径。传统的办公室档案资料收集是直接到各个部门进行纸质版的档案收集，随着社会科技的进步，工作人员可以通过网上来收集信息，比如关于上级下达的文件，工作人员可以先接收电子文件，然后再打印出来进行归档。除此之外，学校也应该完善对档案的查询途径，比如学校员工可以通过网上来对档案进行查阅，从而大大地节约了员工查询档案的时间，也就大大地提高了办公室档案的收集和整理效率。

三、 实现办公室档案信息化的必要性及策略

1、 实现办公室档案信息化的必要性

实现办公室档案信息化，首先是可以提高档案收集整理的效率，通过实现办公室档案信息化可以大大地压缩了档案的收集时间，从而提高档案收集和整理的效率。其次实现办公室档案信息化是有利于档案信息的交流和分享。通过实现信息化，档案可以实现网上分享，员工可以根据自己需求来查询自己所需的档案资料，从而更好地实现档案的交流和分享。最后，实现办公室档案信息化可以大大地提高档案保存的安全性，如果是使用传统的纸质档案进行保存，如果一旦出现火灾，档案就很容易全部被烧毁，而且在潮湿的天气下，纸张也容易出现发霉的情况，从而大大地影响到档案资料的完整性。而实现办公室档案信息化，可以将档案资料上传到云端或者是存放在移动硬盘中，而网上云端以及移动硬盘的安全性远远要高于纸张的存放。

2、 实现办公室档案信息化的策略

实现办公室档案信息化的策略主要有以下三个，分别是加强对档案管理人员的素质培训、加强对档案信息的保护以及完善档案信息系统的建设。首先，要保证办公室档案信息化的水平，就要提高档案管理人员的信息化水平，因此学校应该定期对档案管理人员进行信息化培训，确保档案管理人员的信息化水平，从而更好地提高档案管理人员对于计算机系统的运用、文件分类和查找的运用，从而更好地实现办公室档案信息化。其次，在实现办公室档案信息化的过程中，必须要加强对档案信息的保护，由于大部分的档案资料都是仅供内部查阅，因此一旦档案管理的计算机被病毒入侵，就很容易导致学校的档案资料外漏，对学校以及员工都会造成很大的影响，因此学校要加强对防火墙技术的开发，提高档案管理计算机的安全性。最后，办公室档案信息管理系统的建设对于实现档案信息化有着非常重要的作用。档案信息化管理系统主要是对档案资料进行分类加工以及进行查阅检索，因此档案信息化管理对于档案管理人员的专业性要求也是比较高的。

综上所述，我们可以发现办公室档案收集和管理比我们想象中要复杂许多，因此办公室档案收集管理人员应该时刻都保持着学习的心态，不断地提高自身的专业技能，从而更好地提高办公室档案资料收集和管理的效率。

参考文献：

[1]张岩. 浅析办公室档案管理的改进与人员素养提高[J]. 兰台世界，2013，S2：159.

[2]杜慧玲. 探讨如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J]. 办公室业务，2014，05：171-172.

篇（4）

2008年9月教育部颁布实施《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》），其中规定了高校档案的具体内容和形式，同时提出，“对于电子文件的归档要求按照国家档案局的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）执行”。以往诸多实践和研究均认为高校档案资料有历史借鉴和参考作用，不仅有较高的保存、使用和借鉴价值，更为学校和学院的教育教学、科研工作、党政工作、人才培养、学生事务及后勤保障等各项工作提供有据可查的宝贵信息。[1]但是目前高校档案管理普遍面临着缺乏专业人员指导、缺乏档案管理标准、缺乏经费保障、缺乏具体经验等诸多问题。与校级层面的档案管理工作对比而言，高校二级学院的档案管理工作则缺乏相关规定性文件以及工作的指导意见等，二级学院的办公室档案管理多是依据校级层面的制度要求和经验进行。二级学院办公室在日常工作中产生了大量的档案信息需要进行处理和存档，随着学校不断发展，学院师生与日俱增，学院办公室的工作内容和工作范围越来越庞大而繁杂，汇聚的信息更是包罗万象。这些难以数计的档案信息不仅是学院发展的历史，同时也是未来学院发展进步的基石，所以加强学院办公室的档案信息整理工作迫在眉睫，将对学院乃至学校的发展发挥不可或缺的参考和推进作用，尤其是在无纸化办公的大背景下，推进办公室电子化档案管理的规范化和精细化显得尤为重要。

一、新形势下二级学院办公室电子档案管理的问题和困难

1.办公室电子档案的概念界定模糊

《电子文件归档与管理规范》中为电子文件和归档电子文件做了定义，其中“具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件称为归档电子文件”，相当于通常意义上档案的意思。而“电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖于计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”。《规范》中对于这些文件的归档、整理、移交、接受与保管也做了相应的要求。而对于高校二级学院办公室，作为服务性的职能处室在学院整体运转和发展过程中，发挥着协调稳定的促进作用和上传下达的纽带作用，在日常工作中承担了较多的原始信息的汇总、整理和传递的工作，因此对办公室电子档案的界定、何种类型的文件属于电子档案、原始信息是否应作为档案予以保存，是办公室电子档案管理的首要问题。

2.办公室电子档案的标准化难以实施

学院办公室档案是学校档案中的重要组成和延伸，学院办公室档案内容的完整性、分类的规范性、时间的延续性、形式的多样性、归档的及时性都是保证学院档案质量的基础，而档案在保管和使用过程中的严格管理也决定着学院办公室档案的价值。在当前信息化、电子化办公的时代背景下，纸质版档案的形成也大多是基于电子化办公软件的制作，因此传统纸质版档案的标准化建设，其基础也就在于必须加强电子档案的标准化建设。近年来，学院多次迎接校级及以上的专家团来院检查，其中翻阅近年来学院建设工作档案是检查工作的重点，也是学院工作痕迹的重要体现。在迎检筹备的过程中，由于没有一套完整的电子档案管理规定、档案内容保存不够完整、分类不够规范、形式单一、时间不连续、没有及时进行归档等原因，给档案整理工作造成了一定的困难，深切感受到学院办公室电子档案标准化实施的迫切和深远意义。

3.办公室工作人员缺乏相关专业知识和意识

由于办公室工作人员缺乏档案管理方面的专业背景，欠缺档案管理的相关知识，面对工作时较多考虑按时按量完成工作，而对信息的及时归档和整理的意识则稍显薄弱。[2]另外办公室工作多为一人一岗，各负其责，日常工作中缺乏岗位间交流沟通，信息不共享，在档案整理过程中可能出现原始信息的重复采集，浪费办公资源，工作效率难以提高。

4.办公室电子档案管理相对粗放

日常工作中，对于办公室档案的管理，从领导层面更加重视传统的纸质版档案的归档和管理工作，电子档案在归档前也多保存于相关工作人员处，管理相对粗放，对于工作人员档案整理的相关规定不到位，没有将电子档案的整理形成制度化的工作内容，因此无论从领导层面还是基层工作人员，都缺乏对电子档案管理的意识和要求。尤其是在工作人员进行业务交接时，缺乏电子档案移交、接收的相关规定，从而造成电子档案内容的不连续、不完整、不规范。

二、电子档案管理精细化在高校二级学院办公室的应用和实践

1.总结经验，调整细节，建立电子档案整理存档标准

通过以往工作中不断积累，鼓励办公室工作人员总结日常工作要点，将职责内工作进行分类汇总，对过去三年工作的电子信息进行整理，并根据各自工作特点制定相应的电子档案整理存档的标准，包括电子档案的层级目录、文档格式、文件命名等相关规定和模版。通过对电子文件的层级目录的调整、文档格式的规范和文件命名的精准，从细节着手，捋顺工作思路，按电子档案信息的重要性排序，简明扼要地反映学院的工作内容和重点，加强重点工作的开展和落实，提高学院办公室的工作效能，体现工作痕迹和业绩。

2.集中讨论，制定学院办公室电子档案内容范围

在工作人员自我总结的基础上，召开办公室集体会议，讨论学院办公室电子档案的范围、目录和内容，商讨、汇总并制定学院办公室档案整理的标准和制度。协调整理电子档案的交叉的和未覆盖的内容，落实到人，相互监督，逐步建立完善的学院办公室电子档案数据库，建立以人事档案为基础，包含党建、科研、教学、学生、工会等诸多工作的学院办公室电子档案。

3.组织业务学习，开展技能培训

学院定期召开业务学习，鼓励办公室工作人员学习电子档案，整理相关业务知识，熟悉档案管理的业务规定，鼓励学习第二岗位的工作技能，促进办公人员综合能力全面化和技能化。同时能够使一个岗位的电子档案归档和复核分开，提高办公室电子档案整理的质量。锻炼档案管理的基本技能，使办公人员工作能力逐步提升。

4.召开讨论沙龙，完善办公室档案管理标准

随着理论学习的跟进和办公室电子档案工作的开展落实，不定期地召开档案整理的讨论沙龙，办公室成员提出整理档案过程中出现的问题和难点，交流档案整理便捷的方式方法。每季度进行全学院的档案梳理和汇总，及时修改档案整理的标准和制度存在的问题。

5.以评促建，对优秀工作者进行表彰

进行学院办公室电子档案内部的评比，对档案整理优秀的工作者进行表彰。对已经整理的档案进行翻阅，查找过去学院工作的优点与不足，提升员工自身工作能力。

三、推进高校二级学院办公室电子档案管理精细化的意义

1.精细化管理，统一业务标准

通过制定和完善学院电子档案管理标准，明确了学院办公室内各项工作的基本内容和归档要求，对学院日常工作的业务流程和数据汇总做出精细化的规范，做到统一业务领导、统一管理制度、统一分类方法。能够防止办公室工作人员因为制度规定的不明确而造成档案的缺失和疏漏，保证每个岗位即使更换了工作人员，其电子档案的存档内容能够有一致性和延续性。

2.精细化管理，约束业务行为

通过制定档案管理制度，约束工作人员养成及时整理、及时归档的工作习惯，防止由于工作人员疏忽造成电子档案的丢失。学院也能及时收集档案，及时发现并纠正工作中出现的问题。

3.精细化管理，重视信息安全

学院的电子档案包含了科研、教学、管理等诸多方面的大量信息，电子档案具有可用网络传输、查询速度快、利用方便等特点，[3]同时电子档案因其可复制性强、可篡改性强的特点，在电子档案的管理过程中必须重视信息安全，提升电子档案的保密措施，不可盲目地用电子档案替代传统纸质版档案。[4]必须通过精细化管理，监管电子档案的传输和保存的过程，避免信息的外泄和网络威胁的侵入。

4.精细化管理，提高工作效率

通过办公室电子档案整理的标准和管理制度的制定，以及进行档案整理的评比，增强工作人员的责任心，督促其重视电子档案的储存，并将档案整理和归档纳入日常工作当中，提升办公室工作效率。

5.精细化管理，提升服务水平

通过档案整理和档案回顾可以总结日常工作中优秀的工作方法，提升基层服务水平，创造和谐的工作氛围，带动学院整体协调发展。

6.精细化管理，保证数据支持

建立较为完整的学院办公室电子档案数据库，能够简化信息查询流程，节约办公成本。通过掌握有效的信息资源，从纷繁复杂的冗长信息中快速拣选出实用信息，能够为学院班子提供足够的数据支持，辅助学院领导做出科学决策。[5]

参考文献：

[1]徐伟.浅谈高等学校档案管理的作用和意义[J].黑龙江史志,2015(1):276-276.

[2]青玮,张妍.高职院校档案工作人员现状与素质要求[J].北京劳动保障职业学院学报,2013(3):46-48.

[3]王学梅.以创新推进高校教学档案的电子化管理[J].淮海工学院学报（社会科学版）,2010(8):130-131.

篇（5）

所谓的办公室档案管理即借助文字、图片、影像等媒介为载体对企业中的人员情况与事件进行详细记录与备案，且将记录的资料分类，做好排挡，按照不同编号合理保存。其中不同的文书档案有其不同格式、保存方式以及时效性，因此档案的管理人员应该对企业档案定期进行归纳与清除。

二、办公室档案管理中存在的缺陷

不管企业从属于何种类别，档案管理工作都属于最基本且最为重要的管理工作之一。因为受到不断更新的科学技术的冲击，以往传统的管理方式在向新的管理方式过渡中存在诸多问题，这些问题主要表现在以下几个方面：

（一）档案管理人员认识程度不足。因为办公室的档案管理人员在年龄、受教育水平、能力等方面存在的差异性，所以不能根据企业的实际发展状况与时代变化速度转变管理理念，不能及时吸收新的管理手段与策略。同时由于管理从业人员缺乏专业且系统的档案知识，所以管理工作缺乏有效性，在档案的搜集、整理、分类、保存中会存在诸多缺陷。在实际管理工作中若管理人员的职业责任感与思想道德达不到应有高度，那么极有可能会影响整个企业的正常运转。

（二）管理人员的管理方式与企业的发展进程不相符。社会的创新与发展，使各行业的岗位分工更加精细化，对档案管理工作的精密性要求也越来越高，管理工作量加大，各种类型的档案管理方法、形式以及内容也都呈现着多元化的发展态势。为了迎合社会发展步伐，档案管理工作在新时代的影响下也有了新的任务与要求，但目前的某些部门中，档案管理方法无法真正贴合企业的实际发展需要。在具体管理中不能运用计算机软硬件设备对档案归类与云端储存，而仍旧采用落后的档案整理与管理方法，这导致档案管理工作效率无法提升，一些重要文件经常发生丢失现象，在档案的编辑、分类、储存中还会出现人工操作失误、管理难度增大现象。

（三）档案管理软硬件设施较为落后。在档案管理中，一些具有时效性的文件要求进行自动化管理。企业引进管理软硬件设备需要经费，在实际的管理工作中，企业能够给档案工作划拨的经费有限。

三、完善办公室档案管理工作的对策

在企业办公室档案管理工作中存在诸多不足，若想摆脱这种落后的档案管理模式，企业应该积极引进先进的管理设备、转变管理人员观念、优化管理工作，促进资源共享，对存在的不足加以改进与完善。

（一）增强管理人员的管理意识，制定且完善管理制度。在众多的企业中，大多数都存在着对管理工作认识不到位或是忽视管理工作的现象。因此企业与管理领导与员工应该增强对管理工作的重视程度，不断汲取先进的管理方法，增强自身的管理水平，转变适应时代与企业未来发展的管理理念，制定并且完善管理制度，提升档案管理工作效率与质量，继而增强企业各个部门工作效益，提升企业竞争实力，促进企业蓬勃发展。比如：在日常管理工作中，档案管理人员应该明确不同类别档案的管理流程；规范档案标准程序，使用现代化信息管理设备对档案进行分类，优化管理工作。针对机密性文件应该做好保密工作，在软硬件设备中做好加密处理并设置使用权限。

（二）践行先进的数字化档案管理方法。?n案管理工作量越来越大，行业分工也越来越细致化，为了降低档案在编制、分类、整体、储存等工作流程中出现的失误频率，极其有必要践行先进的数字化档案管理方法，将计算机硬件设备与软件技术、网络技术作为发展的基础条件，创建不同形式的管理机制体系，进而能够更好地满足不同种类的档案管理。在创建数字化档案管理体系中，应将传统的纸质档案归纳到数字化管理工作中，通过不同形式的文件增强对纸质文件的管理。例如：图片形式、影像形式等。

篇（6）

中图分类号： G647 文献标识码： A 文章编号： 1009-8631（2011）03-0070-02

高校二级学院是指没有独立法人身份、在行政上直接隶属学校的教学科研机构（或称二级单位）。二级学院档案是指二级学院在履行其教学科研职责工作中形成的、具有保存价值的档案。二级学院档案是学校档案的一部分，同时，它的专业性、特指性更为突出。二级学院档案工作是全校档案工作的基础。本文对二级学院办公室档案工作的有关问题进行探讨。

一、充分认识办公室档案的地位和作用是做好档案工作的前提

办公室档案是直接记录和反映办公活动并归档保存的办公文件材料。办公室档案工作的意义在于：

1．办公室档案是办公室工作的历史记录，是行政工作者智慧和脑力劳动的结晶

任何一项行政工作都会形成一系列的文字、数据材料等纸质载体，有时甚至还有相片、计算机软件等非纸质载体。凡按照归档制度保存下来的这些材料即所谓档案。一项行政工作结束后，是否留下了档案，这是衡量是否圆满完成行政工作，取得工作成绩的重要标志之一。

2．办公室档案是行政工作的历史记录，具有凭证作用

随着时间的流逝、人员的更替，如果没有档案，前任的工作就没有了凭证，事业的发展就缺少了继承，也不利于后人的工作创新。办公室的工作也是在继承前人工作成果的基础上不断发展的，需要借鉴他人的成果。一项完整的办公档案蕴涵着丰富的信息，记载了人们当时的工作思路、方法和经验，对后人有重要的启发和参考作用。而且时间越久，凭证作用越大。

3．办公室档案内涵大量的信息

（1）是进行工作交流的工具与手段。办公档案的价值在交流中得到体现，在应用中得到升值；

（2）从办公档案的数量上能反映行政工作的内容和繁重程度；

（3）档案的质量能透视出行政人员的素质、水平和工作作风。

如果行政人员都能充分认识到开展这项工作的意义与重要性，就会以十分负责的态度，积极地去完成这项工作。

二、掌握档案知识，不断提高业务素质，是做好办公室档案工作的基础

档案工作业务性强，同时也是一项带有“铺路架桥”性质的服务工作。目前，高校的档案馆在校内各行政部门都设有兼职档案员，专门协助档案馆做好本部门档案的收集、整理和归档工作。这无疑是做好高校档案工作的重要举措。而兼职档案员必须认真学习档案基本知识，掌握行政档案工作规范，熟悉行政档案工作的流程。另外，还要有默默无闻、无私奉献的精神和积极主动、严谨踏实的工作作风。只有这样，才能成为一名称职的和高素质的兼职档案工作者。通过学习有关办公档案管理的知识和多年的工作体会，笔者对办公室档案有了较深入的认识与了解：

1. 办公室档案的特点

（1）具有一般档案的特点。

（2）成套性。指一个行政工作从发生到结束是一个完整的过程，必然要形成一个成套、完整的档案。它主要体现在档案的形成与内容两个方面。

（3）现实性。这是指办公室档案同当前的行政工作密切相关，具有现实性。大多数办公室档案对现阶段乃至今后的行政工作都有借鉴和参考作用。

（4）多样性。这是由办公室的工作性质和特点决定的。随着我国高等教育事业的不断发展，高校行政部门的事物越来越多，必将产生大量的种类繁多的档案。

（5）立卷单位多而且分散。高校的行政部门很多，工作划分越来越细。立卷单位多而且分散是客观和必然的。

2．办公室档案工作的主要内容和工作原则

办公室档案工作是指以行政管理工作而产生的档案为管理对象的业务工作。对于行政部门办公室的兼职档案员而言，档案管理包括：

（1）档案形成的管理。主要指将办公文件材料转化为符合归档要求的材料，包括有保存价值的办公文件的积累、收集、整理、立卷和归档。

（2）档案实体的管理。即分类、鉴定、移交校档案馆保存等。

（3）档案信息资源的开发与利用。如挖掘档案浅在价值、提供档案信息服务等。

档案工作原则性很强。坚持档案工作的基本原则是做好办公室档案工作的保证。作为兼职档案员要认真学习国家、教育部以及高校关于档案工作的法律、法规和规定，严格遵守规章制度，以高度负责的态度做好档案管理工作。同时，在具体的工作中还应特别注意以下几点：

a.凡在办公室行政工作中形成的具有保存价值的文字、图表等纸质载体材料和计算机软件、相片以及声像等非纸质载体材料，均属档案，应认真收集和保管。保存价值不明确的要及时请示上级领导和业务部门，不能擅自决定。

b.办公室档案工作必须纳入办公室工作体系，形成制度化，以确保档案的完整、准确、系统和安全。

三、办公室工作人员的积极配合是做好办公室档案工作的关键

办公室工作人员是产生、形成办公室档案的主体，只有他们充分认识到档案的重要性，才会积极、主动、有意识地积累档案，并配合兼职档案员的工作。所以，要采取各种办法和措施，进一步提高办公室工作人员对档案工作的认识，牢固树立档案意识，自觉地做好档案的积累工作，并积极协助和配合兼职档案员做好档案的管理工作。其主要措施包括：

1. 加大宣传力度，让大家充分认识到档案和档案工作的重要性和必要性，强化档案意识；

2. 加强档案工作制度建设。建立规范的档案管理制度，从材料的收集、立卷、归档各个环节程序化，规范管理行为；

3. 扩大兼职档案员队伍，形成统一的档案管理网络组织；

4. 将办公室档案的管理工作与个人的工作业绩挂钩，形成激励机制。

四、把握特点，建立机制，是做好办公室档案工作的保障

目前，各大学的档案工作机制已经普遍健全，相关工作有章可依。二级学院在进行档案工作时，当然可以直接执行学校的规定。同时，二级学院也应结合自身特点，制定二级学院档案工作的实施细则。

1．二级学院档案的特点

日常的行政工作具有辅、服务性、综合性、协调性和随机性等特点。从二级学院行政办公室的工作情况分析表明，大部分工作人员的工作均相应地具有任务重、头绪多的特性，其中，兼职工作在办公室的工作中也占有相当的比例，随着工作内容的增加或管理机制的变化等因素，基本形成了一定的一人多种角色的管理形态，显而易见，档案材料的收集、分类同样是多重身份的，以数学学科档案管理为例，按专业分类；按学术信息分类、按成果与奖励分类；按教学分类；按学生资料分类；按行政工作分类等，由此，可初步建立一套有效地档案管理系统，它体现了在类别上突出特色、形成亮点。为学院教学、科研与学科建设等方面提供有参考价值的原始信息，使之更为有效地利用或派上用场，对提高工作效率，促进学院可持续建设与发展都起着不可估量的重要的推动作用。

2．建立二级学院档案工作机制

全体员工提高自觉性，尤其在学院办公室工作中要有群体意识，并且，每个工作人员都要以热心工作、积极参与、协调配合的工作态度，从档案生成之初就按档案的基本要求保存材料，如有关学院建设的照片、实物、纸质和电子版有存档价值的材料等，设立存档关键字，揭示档案材料的内在联系，工作结束1个月内即进行整理、归纳与分类完成归档，对于不完整或缺项的内容材料进行追索归档，与主动归档并举，做到档案材料完整无缺。

五、经验与体会、问题与建议

1．学校各行政部门的领导首先要高度重视档案工作，对兼职档案员的档案管理工作要给予大力的支持。兼职档案员要积极主动地做好这项工作，不能敷衍了事。同时，要把完成这项工作看成是领导对自己工作能力的信任，是学习新知识的一次良好的机会，是一专多能的一次尝试。

2．兼职档案员要充分利用一切工作机会，宣传办公室档案的重要性，提出存档具体要求。这包括：

（1）提醒部门行政领导，对档案工作做出制度安排。各科室要实行“部门立卷”制度，逐步做到“三纳入”、“四同步”，以加强工作档案材料的形成与管理，定期向校档案馆移交重要的档案材料。

（2）在具体的工作中，兼职档案员要向办公室工作人员宣传档案的意义和及时归档的重要性，使他们认识到档案不只是档案工作者的事，也是办公室工作人员的职责，应自觉地协助兼职档案员做好归档工作，使归档工作在办公室工作中相互配合，形成一个有机的统一体。

（3）坚持办公室立卷，部门统一汇总归档。每个部门的科室要分别立卷，最后，由部门的兼职档案员负责鉴定、验收、归档、上交。各科室要实行办公室负责制，部门要实行行政领导负责制，使档案工作有领导、有安排、有落实、有保障。

3. 兼职档案员要积极主动工作，在管理服务上下功夫，热心为办公室工作人员的工作提供查询服务，使他们切身感受到档案的重要性。兼职档案员要认真做好归档材料记录和文件资料数据库，为大家的日常工作提供便利。

六、目前办公室档案工作中存在的问题及建议

1．有的办公室工作人员没有知识产权概念，把属于学校的工作成果看成是个人的财产。如，在校内进行工作流动时，有的工作人员未办理办公资料移交手续，造成接任者工作不顺利；有的工作人员虽然办理了移交手续，但由于没有存档意识，移交的资料有限，给今后的工作带来损失。

2．有的办公室工作人员没有档案意识，不注意办公材料的收集、整理和归档。有的擅自决定材料是否归档。

上述现象的发生说明了以下问题：仍有不少办公室工作人员没有意识到依法存档是他们的义务；知识产权观念、档案管理观念淡薄，对档案管理不重视。同时，也说明在档案管理上也存在欠缺。这些问题不及时的解决，一方面会损害学校的知识产权，导致学校权益的流失；另一方面，对学校行政管理工作以及档案工作的健康发展将产生负面的影响。对此，学校上下都应有清醒的认识并尽快采取有效的措施，严格制度，加强管理，努力改进档案工作。

档案工作是一项永恒的事业。随着高校各项工作的深入，高校档案工作的内涵和外延也在不断拓展，这必将对高校档案工作提出新的要求。我们广大档案工作者要主动适应形势的发展，坚持服务第一，并积极地由管理型向信息服务型转变，努力挖掘档案的价值，积极利用档案的价值，为学校的档案事业蓬勃发展做出应有的贡献。

参考文献：

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医院办公室档案管理工作经过长时间的发展和改革，逐渐的在实践中获得完善和发展，办公室档案作为医院多年的综合性材料，对于提高医院的综合竞争能力，促进医院的稳定发展具有重要的意义和作用；医院办公室档案的管理质量直接决定着医院档案的完整程度，对于医院的综合进步具有关键性作用，随着社会科技的发展，医院逐渐采取科学的管理模式对档案进行综合整理，通过引进先进的技术，建立数字档案管理，丰富档案管理方式等提高医院办公室的档案管理水平。虽然档案管理逐渐获得了发展和改进，但是医院办公室档案由于工作种类繁杂，仍然存在很大的问题，本文结合相关的问题和应用进行分析，希望能够提高医院办公室档案管理水平。

1 医院办公室档案管理工作特点

1.1 档案馆内容的复杂性

随着科学技术的不断发展，医院办公室的档案管理水平也逐渐发展，在对传统的档案形式进行保留和整理的过程中，通过科学技术，建立相关的影音、视屏、图片等电子类档案，通过电子类档案管理，有效的提高了档案管理的严密性和准确性。由于医院工作种类繁琐，因此医院办公室档案管理也存在众多的复杂类型，根相关的调查和分析，我国医院办公室档案管理主要包括以下几种复杂类型，首先，医院办公室档案管理的过程中，业务指导类的档案数量较多，众所周知，医院作为基医疗卫生服务建设行业，工作内容复杂、繁重，而且受到医院自身的原因影响，医院自身的救治工作比较多，这样的不平衡的繁重工作任务直接导致医院治疗部门和档案管理部门之间存在很大的差异和不同。档案作为基础性信息记录，受到时代的快速性影响，档案管理方式也不断更新，在医院办公室档案管理过程汇中，对于新的制度要求、操作标准、都需要及时的补充和发展。

1.2 相关的医患关系档案影响性大

医院作为公共医疗服务卫生机构，面向的是整个社会的广大人民群众，所以医院办公室档案管理中存在大量的医患关系的档案，随着社会综合素质水平的提升，社会群众对于医疗机构的卫生水平和技术问题都有了很大的提升，在进行医疗活动的过程中，患者与医生在治疗方式上也存在一定的纠纷，这样的医患档案不仅与档案管理水平有关，而且能够直接反映出医院本身的医疗技术问题和道德文化问题，因此，针对这样的问题，医院要积极做好医患关系的档案，加强医患关系档案的整理和保存。在医院发生医疗事故或者引发医疗纠纷的问题时，相关的调查问题和解决处理都会从医院办公室的档案管理进行，成为处理问题和纠纷的重要依据。

1.3 医生调任、晋升类的档案处理

医院工作过程中，医生会经常出现晋升、离职等问题，作为医院的主体工作者，加强医生的档案管理也是医院办公室档案管理的方面；为了能够积极推动完整的档案管理体系，医院办公室要积极保证三个方面的医生方案问题：首先，加强档案完整性，医院办公室档案管理的人员流动相对比较小，与普通单位之间存在很大的差异，只有医院办公室档案工作人员的稳定才能保障档案管理工作的完整性和稳定性；与此同时，加强档案管理人员的工作成熟度也是促进档案高效管理的措施，能够积极提高档案的管理质量和管理效率。其次，注重档案管理的科技性，随着社会的不断进步，医院办公室档案管理工作需要跟随时代的步伐进行改革，逐级向着信息化和科技化的法相进行转变，这样的发展趋势也是档案管理的重要发展方向，一方面能够减轻办公室管理工作的压力，另一方面能够减少不必要的人力资源的浪费。

2 医院办公室档案管理目前存在的问题

2.1 档案管理人员紧缺

在医院办公室档案管理过程中，由于工作重点不同，医院领导很容易将医院的所有重心放在硬件建设和发展上，缺乏对于管理层面的认识，特别是很容易造成档案建设的忽视问题。档案管理过程需要专门的专业人才进行管理，从而才能保障档案资源的安全性，档案管理人员通常由行政工作人员管理，在管理过程中，很容易出现工作人员的职责不明确，保管制度不及时不严格等问题出现，给整个医院办公室的档案管理带来很大的问题。

2.2 现代管理软件水平不足

在电子技术和通信技术不断发展的当今社会，档案管理不在局限于手工操作、人工分类等，引进现代化的管理软件成为档案管理的必然需求，虽然使用Excei软件进行录入和编写在一定程度上已经极大的提高了工作效率，但是却仍然无法满足医院档案管理的要求，给整个医院办公室的档案管理带来很大的影响，因此，对于医院办公室档案管理部门要积极投入资金，加强现代化的档案管理模式，从而提高医院办公室档案管理的效率。

2.3 档案收集以及归档不及时、不规范

医院作为医疗服务场所，档案数量相对于其他行业的档案管理而言具有很大的复杂性，医院办公室档案包括很多临床科室、住院部、以及后勤部等多个部门的相关资料，档案管理相当巨大，管理任务很重；由于档案管理人员紧张，很多临床科室的档案不能进行及时、有效的整理，给后期的档案处理带来很大的问题，直接影响医院的总体管理水平。

3 医院办公室档案管理的应用

通过上面的医院办公室档案特点和存在问题的分析，我们能够清晰的了解到医院办公室档案管理工作对于医院发展具有重要的意义和作用，加强档案管理是促进医院稳定发展的重要保障；下面将结合医院办公室档案管理的现状对医院办公室档案管理的应用进行分析，医院办公室档案管理主要存在以下几个方面的应用。

3.1 优质的档案管理是医院文化建设的重要部分

医院办公室档案管理是医院建设和发展的重要部分，对档案进行合理化的管理，能够积极提升医院的品牌形象，提高医院的综合竞争能力；在实际工作过程中，掌握档案管理的行管细节，能够积极减少医患问题的出现，领导应该对档案管理给予足够的重视，除了加强各项规章制度外，要积极对档案价值进行合理的开发，提高医院办公室档案管理的强度和力度。优质的医院办公室档案管理能够积极推进医院总体水平发展，提高医院的品牌效应，加强竞争能力。

3.2 完善医院办公室档案管理促进医院建设发展

办公室档案管理工作的重心应该积极推进档案完整性管理，在保障档案管理完整性的基础上，努力做好档案的保密工作，保障档案使用的效果和作用；与此同时，要定期对医院办公室档案管理工作进行定点的抽查和监督，从而确保整个档案管理的工作质量。对于一些医患纠纷事件，档案管理部门要注重此类档案的价值开发，仔细分析其内部的利弊问题和原因问题，形成完整的分析报告，从而为以后工作做出指导性的意见。

总而言之，医院办公室档案管理作为医院管理工作的重要组成部分，对于医院的具有重要作用，医院档案管理工作是一项长期的、系统的工作，能够切实推进医院的发展，完善医院内部的建设发展，因此应该对其进行重视，并不断的在实际过程中推动医院档案管理工作。

参考文献

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一、交通管理单位办公室档案管理工作的内容

办公室工作是交通管理单位所有工作的结合点，而档案管理工作又是办公室工作的基础。国内交通管理单位的办公室档案管理主要包括四方面内容。分别是档案的收集工作、档案的整理工作、档案的鉴定工作以及档案的保管工作。

（1）档案的收集工作

交通管理部门的办公室档案管理的收集工作非常复杂，涉及资料、数据非常多，在这种状况下，做好档案管理工作就变得尤为重要。交通管理单位办公室档案收集工作是档案管理的基础和前提。随着档案管理的发展，数据的记录形式出现了巨大的更新和变化，越来越多的档案文献不再使用纸质的形式，记录形式显示出了多样化的特点。随着互联网和计算机技术的引入，交通管理部门办公室档案记录的形式变得更加的丰富，出现了文字资料，图片资料乃至视频资料等多种形式。这在一定程度上，增加了办公室档案收集作业的难度。档案文件以各种形式存储在数据库中以确保文件的完整性，这些都是交通部门办公室档案收集工作的内容。

（2）档案的整理工作

交通管理部门的办公室档案管理的整理工作同样非常复杂，由于交通档案文件的格式是各种各样的，档案形成事件极其的散乱，搜集到的各种类型的交通档案材料混合在一起，非常需要有效的整理方法。和其他档案相同，交通部门的档案也需要根据不同的分类标准进行分类整理，化零散为系统。目前，交通管理部门办公室档案的整理工作是借助计算机完成的，在科学的算法下，根据交通档案的时间、地点、形式等因素进行整理。

（3）档案的鉴定工作

交通管理单位的办公室档案资料内容非常多，不同档案的重要性也不尽相同，所以，交通部门档案的收集工作、整理工作和保存工作还与档案价值的大小有很大关系。对于不同档案重要程度的判定就是所谓的档案鉴定工作。交通部门档案管理人员要分出工作内容的主次，然后再开展其他工作。

（4）档案的保管工作

对于交通部门的档案来说，档案的保管工作至关重要，很多无法预测的交通事故都需要档案的信息。做好交通部门档案的保管工作对保障档案信息完整性和安全性都有着积极的意义，并且可以提高交通部门档案的使用效率。

二、交通管理单位办公室档案管理的信息化建设

（一）档案管理信息化建设的含义

信息化是档案管理模式转变的大趋势，传统档案管理工作的重点在与档案实体的保管作业。而信息化建设使得档案管理由实体档案向着数字化信息档案转变。档案管理的信息化建设需要把档案信息进行数据化的处理，使档案管理的各个环节，诸如传递、接收、存储等环节连为一体，优化档案信息的共享机制。在档案管理信息化建设的进程中，管理工作者需要借助多种技术手段，比如，数据库技术、扫描技术、数据处理技术等。在这些技术的帮助下，传统的形式的档案文件系统化地连接在了一起，构成有序的档案信息库。

（二）档案管理信息化建设的可行性

随着信息技术的发展，数据技术开始广泛应用到各行各业中，也为科学化档案管理改革提供了契机。目前，国内绝大部分地区的交通档案管理部门都配有信息化的网络，并且有关档案管理人员也能够进行信息化的操作。交通管理单位对档案管理信息化建设的尝试，为宏观的档案管理工作的变革提供了经验。我国陆陆续续地制定了一系列关于信息化档案管理的规范标准，相关的法律也在不断地健全，这种举措大大增强了交通管理单位对档案管理的重，对档案管理信息化的建设具有非常积极的意义。

三、交通管理单位办公室档案管理的优化路径探究

交通管理单位的日常工作会产生很多档案资料，档案管理又是办公室工作的重要部分，优化交通单位的档案管理工作的路径要求交通部门办公室人员有着较高的专业素养。在新的形势下，交通管理单位的办公室人员要转变思路，优化档案管理模式，创新档案管理办法，以保障交通管理单位日常工作的开展。

（1）提高交通管理部门办公室人员的专业素养

随着数据技术的发展，档案管理的模式和办法也在不停地发展，各种高科技的辅助工具出现在了交通部门的档案管理工作中。计算机、数据库已经成为了交通部门最基础的档案管理工具，并且给办公室工作带来了非常大的便利，同时也引发了很多问题。为了优化交通单位的办公室档案管理工作，就必须提高从事档案管理工作的办公室工作人员的专业素养。

对于交通单位的人力资源部门来说，要做好档案管理人才的招聘工作，从源头上保障办公室档案工作人员的业务能力，以保证工作效率。办公室要加强对新入职员工的培训工作，此外，在日常工作中也要注重加强同事之间的档案管理的交流与互动。这样做不仅可以提高其档案管理的业务能力，还能提高办公室档案管理人员的团队合作能力，进而提高交通部门档案管理工作的效率与质量。

（2）打造更加科学的交通部门档案管理制度

交通行业的飞速发展对交通档案管理工作提出了越来越严格的要求，为了使得交通档案管理更加地规范化、科学化，交通部门必须制定与档案信息化管理相适应的规章标准，以确保交通信息档案管理做现代化与标准化的推行。对于交通部门的办公室来说，进行高效率的档案管理工作，就必须认真应对自己工作中的不足，参考先进的档案管理的模式打造档案管理者的考核评价制度，以优化交通部门档案的管理制度。

（3）优化交通部门档案管理的硬件建设

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（一）缺乏完善的制度。新时期，事业单位办公室档案管理工作缺乏完善的制度保障，导致了办公室工作效率低下，影响了办公室职能的发挥。传统的办公室档案管理工作只是单一地对档案进行整理、归档，没有利用当前最新的科技进行管理、分类，主要是由于管理制度不完善或是在执行过程中办公室人员不按规定进行，使得管理制度成为一种摆设，造成了办公室的很多档案资料缺失，影响了办公室职能的发挥。

（二）专业人员缺乏。办公室档案管理工作在事业单位工作中占据着非常重要的地位。但是在当前的办公室档案管理工作中，很多的领导没有重视，导致了从事档案管理工作的人员专业技术不强，对新知识和新技术的接受能力缺乏，影响了办公室档案管理工作职能的发挥。

（三）档案管理设备落后。当前，由于事业单位在办公室档案管理工作中的资金投入较少，对于一些高科技和电子产品的引进较慢，导致了办公室设备的落后。办公室档案管理工作依然采用的是传统的工作方式，这就给办公室人员增加了工作量，这是导致档案管理工作混乱的一个重要因素。

二、新时期加强办公室档案管理规范的措施

（一）建立科学合理的规章制度。制度建设是保障，只有建立了科学、合理的规章制度才能保证办公室档案管理工作的有效进行。新时期，办公室档案管理工作要适应时展的需求，在制定新的档案管理制度的时候要摒弃原来规章制度的束缚，在制度的内容和形式方面要做到创新，坚决杜绝形式化现象，这样才能保证档案管理工作做到有据可循。另外，在制定规章制度的时候要充分将现代化的手段结合进去，使档案管理制度更具安全性、科学性、完整性。档案管理制度的建立还要包括档案销毁制度，对于一些保存到期的档案，要按照规定及时销毁，保证办公室档案管理工作职能的发挥。

（二）加强办公室档案管理人员的综合素质培养。办公室档案管理人员的综合素质决定了档案管理水平的高低，因此要提高相关人员的综合素质。首先，要加强档案管理人员专业知识和技能的学习。其次，档案管理人员还要具备现代化的操作手段。这就要求在选拔办公室档案管理人员时一定要严格。另一方面，为了提升办公室档案管理人员的综合素质，必须要加强对工作人员的专业知识培训，让他们时刻对知识进行更新，尤其是计算机专业知识的更新，这是因为信息技术已经渗透到了各行各业中，只有让档案管理人员掌握了先进的计算机知识才能促使档案管理朝着规范化的方向发展。

（三）加强档案管理信息化建设。加强办公室档案管理信息化建设是新时代赋予我们的新要求。在新的形势下，要实现办公室档案管理的科学化、规范化、制度化，必须要将信息技术与传统的纸质档案管理相结合，实现办公室档案管理的现代化。电子档案是信息时代下纸质档案的新发展，电子档案由两种形态构成，一种是直接以数字模式产生的数字信息档案，另一种是通过对纸质档案进行再加工后形成的原件数字档案。数字档案是对传统的纸质档案的再现过程，但由于各地区信息化水平的不同，数字档案建设很多还不完善，影响了办公室档案的发展。

三、档案规范化管理的意义

（一）档案的规范化管理是实现档案科学管理的客观要求。由于办公室档案管理是一项非常复杂的工作，通过规范档案管理过程，能够节省大量的劳动力和时间，减少不必要的成本投入，同时还能提升档案管理的工作效率。尤其是在当前科学技术飞速发展的时代，档案管理更要实现规范化，这样才能保证档案管理工作的质量，为其他部门提供最真实、可靠的数据，提高办公室档案管理的效率。

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（一）加强部门人员自身学习。办公室作为公司的综合协调部门，工作任务繁杂而艰巨，而办公室人员的学识、潜力和阅历与其任职都有必然的联系，所以部门人员始终不敢掉以轻心，不断在学习：向书本学习、向周围的领导学习、向同事学习。在工作中加强与各部门的配合与联系，用心提高部门各项业务素质，争取工作的主动性，努力提高工作效率和工作质量。

（二）创新档案管理模式。以往公司采用的是传统档案管理模式，即将纸质档案分类装订，存储在档案柜中。但分类较为模糊，且文件、资料经部门间传阅较为分散，造成查找不便，极大降低了办公室的工作效率。公司领导充分意识到了该档案管理模式的弊端，批准办公室收集各科室的零散文件资料，统一实行电子档案管理。这一举措极大提高了档案查询的效率，使公司的档案管理实现了跨越性的飞跃。