时间:2023-06-06 15:55:17
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引言:合同变更关乎合同结算乃至项目竣工决算和国家验收,是投资管控的重点和难点,如何顺利推进和完成合同变更工作,确保投资管理合理得当,是业主投资控制的重难点,同时也是促进工程顺利实施的关键。
一、加强合同变更管理的意义
(一)合同变更管理是投资管控的重难点
合同变更是投资控制体系中极其重要的管理环节,是投资概算控制的重要指标和投资控制成效的评估要点,合同变更是结算办理的前提条件,关乎最后的工程决算和国家验收。随着建筑市场的不断规范化和参建各方地位趋于合理,施工合同的承包方式根据内外部形势变化不断调整,逐步放开单价包干形式,合价包干项目相应减少,合同变更数量整体上而言较前有所增多。而且由于不同阶段实行不同承包方式,合同变更原则有差异,对合理理解、严格把控不同的变更原则,达到变更审核的合规性,合理性提出了很高要求。
(二)合同变更越来越成为政府部门审查、审计和监管的重点
近年来,随着建设市场整体环境的逐步规范化和法制化,政府有意识地加强对市政投资项目的监管,对合同变更审查不断深化、细化,审计要求也越来越高。尤其是合同变更是否成立,是否合理合规,成为审点。随着政府对合同变更的介入程度和管控力度渐强,也增加了对外的协调工作和办理时间。合同变更受政策环境和政府行为影响越来越大。
(三)理顺合同变更有利于促进工程和谐建设
合同变更及时、顺利的办理,是变更款项按时支付到位的前提条件,同时可促进结算办理,保证合同尾款尽早支付。对解决合同对方资金压力、保证工程建设积极性,促进合同正常履行,维护业主的履约信誉,推动参建各方和谐、互信建设工程具有现实意义。
(四)合同变更管理透明化有利于降低廉政风险
严密的合同变更管理体系,明确的审核原则,透明的审核要求,将有效杜绝审核人员以个人经验和理解自由裁量合同变更,降低廉政风险。
三、加快合同变更办理、提高合同变更审核质量的一些想法
(一)建立合同变更管理流程一体化
为解决方案变更、设计变更和合同变更管理流程缺乏统筹考虑的问题,通过促进设计、方案管理部门与合同管理部门之间的链接,使成为一个较为紧密的整体,达到变更管理流程一体化,提高合同变更办理的效率和质量。
(二)提高合同变更管理精细化水平
为解决承包商和业主对支持材料要求标准不统一的问题,通过细化合同变更支持材料要求,使承包商在准备支持材料时更加有的放矢,业主审核时有统一的标准作为审核依据,促使变更审核更加透明化。减少审核人的自由裁量权,降低廉政风险,提高合同变更管理精细化水平。
(三)提高合同变更首次申报资料质量
基于政府部门审计和监管的不断深化、细化,对合同变更材料填写提出更高要求。通过规范变更表格的填写要求,使支持材料能够全面真实反映合同变更的合规性、合理性,达到合同变更审核的深度,提高合同变更审核效率。
(四)优化合同变更审核流程
合同变更集中审查的管理模式提高了审核质量。但同时带来了审核效率不高的问题。通过研究现有合同变更管理制度,在风险可控情况下,优化部分流程,提高变更审核效率。
(五)建立各部门严格、明确的审核时限约束机制
通过建立明确的各部门变更审核时限,如果超时,将被严格考核,达到提高合同变更办理效率目的。
(六)提升合同变更信息管理水平
如果合同变更信息管理还是依靠人工登记,存在信息零散、不方便跟踪查询的缺点。导致变更信息的缺失和管理工作的被动和滞后,影响变更办理进度和管理效率。加快完善建设管理信息系统,提高合同变更信息管理化水平,方便合同变更审核的跟踪和检查,增强建设投资管控力度,提高合同管理前瞻性、敏感性。
四、加快合同变更办理、提高合同变更审核质量的五项具体措施
(一)以合同变更精细化管理为突破口,提升合同管理水平
1.使合同变更办理流程完整、清晰
通过绘制合同变更流程图详细展现一个合同变更从启动到结束的全部环节,并标注各环节工作重点及应注意的事项,指导合同变更办理。提醒承包商、监理、项目部重视方案变更、设计变更资料的完整性、有效性,减少因合同变更前端资料不完整、不规范引起的退单,提高变更审核效率。
2.编制针对具体变更类型的支持材料清单
由于不同变更原因对应的支持材料不同,针对每类的变更原因,分别给出变更审批的材料明细要求及材料提交的时段。使各审核环节经办人员遵循同一标准以达到有效缩短审核时间的目的,变更审核更加透明化。承包商也可依据支持材料清单提早准备资料,加快承包商上报进度。支持材料要求会随着政府审核要求及技术支持接口等条件的改变,合同变更支持材料亦随之动态更新。
3.制定规范的变更支持材料填报模板
对常用的变更表格编制填空式模板,承包商只要根据模板要求填空,就可以将本次变更的招标阶段情况、施工图情况、变更原因,变更依据合同条款、变更支持材料组成、工程量审核情况、变更金额等情况说明清楚。达到全面反映变更情况、满足变更审核深度的要求,减少中间重复解释环节,提高变更审核效率的效果。同时反促监理、项目部提高变更审核质量。
4.确立变更审核时限要求
确定变更审核环节合理审核时限,经分析,承包商上报时间长的原因:(1)是承包商在正式申报合同变更申请之前,与监理单位及业主会先有一个沟通过程,其中包括一次或多次各方参加、不同等级的合同变更审查会议,这个时间段短则半个月长则两个月;(2)普遍存在因资料不全而被退回的合同变更申请反复申报的现象,这个时间段短则几天长则半年都有; (3)业主对变更上报时限无明确规定,承包商自由空间大。(4)变更工程施工完成后才上报合同变更。通过减少开会审查环节、统一变更支持材料清单,加快承包商变更上报进度。通过建立各部门审核时限,提高变更审核效率。
(二)简化合同变更审核流程
针对变更原因清晰、变更依据明确、支持材料齐全,风险可控的合同变更,可以加大授权、分散审查,减少集中开会审查环节。
(三)建立部门疑难杂症例会制度
为了及时解决合同管理过程中的疑难问题,统一普遍问题的审核标准,可以实行疑难杂症例会制度,对合同办理过程中的疑难问题、普遍问题集中审议。较好弥补由于个人力量薄弱、专业知识有限造成迟迟难以决策的不足。
(四)提升合同变更信息管理水平
通过合同信息平台上合同变更的规章制度、范本,建立各类管理台帐。加强与管理部门的有效沟通。提高变更审核效率。
(五)广泛开展合同变更管理知识培训
工程施工企业应结合本行业、本企业的业务特点、企业内部管理特点,找准风险来源,而不能照搬教科书或其他企业的经验。工程施工项目存在合同总价高、施工周期长、受环境影响大、成本变化多等特点,这些特点使工程施工企业面临不同于其他企业的一些特点,因而有必要做到风险防控的个别化、差异化。
2.科学防控风险
工程施工项目风险防范应从科学防控的角度出发,在风险防控机制的建设上做到系统化、科学化、常态化。工程施工项目风险防范的目的是提高企业的科学管理水平,即风险防控只是手段,提高企业管理水平才是目的。
二、工程施工企业常见的各类风险
工程施工项目是一个有机系统,需要各方面、各部门、各阶段均做好风险控制工作,才能有效完善项目管理,减少甚至消灭潜在的风险。从笔者的管理经验来看,工程施工项目常见的各类风险主要有如下几种:第一,投标风险。投标过程中存在的风险主要是由于招标人处于强势地位,买方市场因素决定了投标人的权益难以得到切实保障,投标人的信赖利益极易遭受侵害。第二,合同风险。工程施工中的合同风险主要表现为受到外界政策、经济等因素的影响,合同双方的制约责任是否平等,材料价格是否闭口等。第三,资金风险。资金风险严格来说是合同风险的内容之一,但是资金风险会关系到施工方的现金流转,交易相对方一旦在资金拨付阶段违约则会对施工方造成利益损害。第四,廉政风险。工程施工中存在的廉政风险表现为暗箱操作、权力寻租、商业贿赂等,这些风险因素的存在不但会对施工质量产生难以弥补的损害,同时还会引发其他风险如法律风险、信誉风险等。第五,安全风险。工程施工需要做好安全保障,安全保障措施如果不到位,极易发生安全事故,会对项目施工造成妨碍以及产生损害赔偿责任等重大风险。第六,支付风险。施工企业内部的成本开支和现金报销是否符合既定的规章制度和流程,直接关系到资金安全,如果支付和报销制度管理不善,将会引发一系列内部风险。第七,管理风险。工程施工企业内部管理风险也应得到重视,相关管理环节如合同管理、印章管理等也是企业风险防控的重要方面。
三、工程施工项目风险控制的具体措施
工程施工中存在的各类风险可以进一步划分为外部风险和内部风险。所谓外部风险,是指工程施工企业在与合同相对人的商业交往过程中所产生的风险,这些风险包括投标风险、合同风险、资金风险等。外部风险的防控需要加强对商业交往过程中交易相对方资质、信誉、资金的审核和考查,同时需要预先采取风险防控预案,做好商业风险的防范;所谓内部风险,是指工程施工企业在内部管理、内部运作中产生的风险,包括廉政风险、安全风险、支付风险、管理风险等。内部风险的防控需要加强工程施工企业内部管理机制建设,消除制度隐患,做到防患于未然。笔者分别从外部风险防范和内部风险防范两个角度探讨工程施工中的风险控制:
1.外部风险控制
外部风险控制应找准风险来源,针对不同的风险种类、风险性质采取相应的防控措施:第一,就招标风险来说,投标人应严格审查招标人的主体资格,核实招标人建设工程预先审批手续是否完备,以防范投标过程中的法律风险。同时,还可以适当地对招标人的商业信誉及建设资金展开一些必要的调查;第二,就合同风险的防控来说,应在合同缔结过程中对每一个合同条文仔细审核,邀请法务部门在缔约阶段即提前介入。在合同解除、违约金等重要条款上应防范隐含的风险。合同履行过程中,工程施工企业应善于利用不安抗辩权、先履行抗辩权等积极主张权利;第三,就资金风险的防范来说,工程施工企业应要求对方严格按照合同约定履行支付义务,约定违约责任,并善于通过担保手段主张权利。
2.内部风险控制
内部风险的控制主要应立足以内部规章制度的建设,应建立起符合现代企业管理标准的内部规章制度,并善于结合工程施工企业的特点,防范本企业内部的各种风险。主要应采取的风险防范措施有:第一,针对廉政风险,应加强企业内部的廉政教育,促使企业内部工作人员遵守廉洁从业的各项规定。在重大事项上应强调集体决策,防范个人专断和暗箱操作;第二,在安全风险的防控上,应严格按照国家规定做好安全防范工作,并完备各类应急预案,防患于未然;第三,在支付风险的防控上,应加强内部计量支付和现金报销制度的管理,严格执行规章制度和审批流程,使每一笔资金流向都符合规定且有案可查;第四,在管理风险如合同管理、印章管理等方面,要注重合同、印章及各类资料的使用和保管,防范商业秘密泄露,防止印章的乱盖、盗盖。
一、构建招投标“一站式”办公平台
,北京市招标办建设启用了以“集约办事流程,明确岗位职责,规范监管标准,提升服务形象”为主要目的的招标投标“一站式”办公平台,构建起了“集中服务、阳光操作、有效制约、规范有序”的高效扁平化招标投标监管和服务模式,使招标投标管理事项备案监管和服务工作发生了根本性变化。招标投标“一站式”办公平台的使用,统一了办事程序、规则、时限和工作标准,实现了前台13项即时办理事项与后台7项集中办理事项的有效分离,使管理事项高度集约,服务高效快捷;实现了招标备案管理从“一人负责到底”到受理、审查、决定、告知四个办理环节既有机衔接又有效制衡的转变,隔开了具有审查权和决定权的工作人员与前来办事人员的直接接触,统一了审查标准,有效限制了自由裁量权的滥用,从制度上保证了监管工作的公正廉洁,保证了招标投标管理事项办理全过程的公开透明;“一站式”网络办公平台接入了北京市纪委监察局的监督系统,市监察局可以通过网络直接监督前台工作情况,对服务质量可及时进行评价和考核;贯彻了服务至上的办公理念,大厅内集中融合了18项办理事项,设置了服务工作平台、服务区、咨询台、查询台、自动叫号、手机信息通知、大屏信息显示、网上填报、电脑填写、服务标准、便民手册、服务热线等服务设施;实现了前后台管理网络无缝衔接,“一站式”办公、信用监管、专家抽取、指纹识别、计算机辅助评标、合同履约管理等系统有机衔接,形成闭合监管体系。在此基础上,他们还逐步推进网上受理、网上审查、网上决定、网上告知,为建立“四大一全”即“大交易、大平台、大监管、大服务”和“信息齐全”的招标投标监管和合同履约监管模式奠定了基础。
二、全面推行计算机辅助评标
为提高评标质量和效率,减少评标专家的工作量,推进评标工作的公平、公正,北京市招标办与市发包承包交易中心以信息化手段为依托,联合开发了计算机辅助评标系统。计算机辅助评标系统嵌入“一站式”监管平台,上游接信用信息系统,下游连合同履约监管平台。计算机辅助评标系统的模块同屏比较和清单对比功能,实现了评标专家在有限的评标时间内从重总价评审向清单单价评审的深化,切实提高了评标的内在质量,在此基础上形成的合同对施工现场变更洽商管理、减少合同纠纷起到了积极的预控和指导作用;计算机辅助评标系统可以实现专家的独立评审,系统对不同投标文件模块随机分配到不同的评标室,评标专家在不同评标室即可完成同一项目的评标工作,杜绝了专家在评审工作中的相互影响,通过专家独立评标结果的上传,及时掌握每位专家的评标情况,促进评标专家的客观公正;计算机对招标文件约定的评标办法的锁定功能,规范了评标专家的评标程序和行为,减少了评标专家的自由裁量权;计算机系统的汇总功能,避免了专家故意或过失出现评分错误,确保了评审程序的科学性和计算统计的准确性;招标投标文件的电子化,降低了招标投标成本,形成的招标投标电子化成果为招标投标档案的电子化管理打下了基础;签订的电子合同实现了监管人员在施工现场的“零门槛”查阅,提升了监管水平。
三、实施合同履约全过程监管
二、调研地点
全校
三、调研方式
1、各部门、二级学院自查报告及汇总表
2、资料查询
3、面对面问答
四、调研对象
各部门、二级学院主要负责人、采购直接责任人、政府采购办工作人员
五、调研目的
了解学院政府采购工作的基本情况、存在问题及可能遇到的廉政风险问题,提出意见或建议,进一步完善学院政府采购工作,构建廉政风险防范体系。
六、调研范围
1. 项目论证。是否进行立项申请、项目提出是否上会进行民主决策,二级学院的各项目是否经党政联席会讨论,是否出具论证报告。
2. 采购程序。是否严格执行政府采购相关法律法规及学院规、学院有关政府采购的管理规定,是否进行公开采买,是否公示,是否到相应部门进行备案登记、招投标文件要求于实际签订合同知否一致等。
3. 合同执行。是否严格依照合同项下的条款执行,是否存在合同期限已过但仍在执行的问题以及合同管理等问题。
近年来,公司全面落实党风廉政建设责任制,认真贯彻中央八项规定精神,进一步强化党委主体责任和纪委监督责任,深入开展党风廉政建设和反腐败工作,努力构建了风清气正的政治生态。
一、公司廉洁风险梳理摸排
建立公司廉洁风险防控工作是一项系统工程,需要循序渐进,不断拓展领域,逐步建立完善。在风险识别、评估、监测、控制等关键环节要合力而为,涵盖公司全员、全方位、全过程的风险管理工作机制、责任机制和考核机制,扎实推进公司党风廉政建设和反腐败工作。
一是对重要岗位分类排查。
公司从经营管理、财务资金、安全质量、物资采购、劳务分包、人员薪酬等管理环节入手,列出重点岗位,采取从项目部到分公司、从机关部门到公司后台的自下而上的方式查找风险。对重点岗位人员,根据岗位职责列出权力清单,对业务流程的关键点进行分析,找出存在的廉洁风险点。
二是多促并举全面排查。
为提高廉政风险点排查质量,着眼廉洁风险防控要素,确保重要风险点不遗漏,在风险点排查中采取自己找、群众帮、领导提、组织审的方式。对自己行使职权的每个环节可能存在的风险点进行自查,对前后工作流程中的关键环节发生问题可能引发本岗位的廉政风险进行互查,以座谈会或发放调查问卷的形式,积极讨论分析本项目廉洁风险点,提出相应预防措施,形成一个闭环管理。
三是特殊环节深入排查。
针对廉洁监督工作中的特殊环节,尤其是一线工程项目的工程管理、合同管理、劳务招标、物资采购、成本管理、业务分包等,重点排查风险防控薄弱环节,组织职能部门结合公司现行管理制度,深入分析在职能权力运用、职责履行、行为规范等方面存在的廉洁风险点。
二、建立有效的廉洁风险防控体系
公司廉洁风险防控是一个融预警、防范、监督、惩处、自律于一体的机制,主要是针对人、财、物等重点领域、关键环节以及重要岗位权力运行中的风险和管理中的薄弱环节,切实查找在思想道德、外部环境、制度机制和岗位职责等方面可能发生腐败行为的风险点,并采取针对性措施科学预防。
一是建立一个有效的防控体系。
通过不断摸索完善,公司纪委建立了廉洁风险防控体系建设流程图:从制定廉洁风险防控实施方案到分阶段执行,从考核评价再到监控和优化修正实施方案,在公司内部形成了较为完善的廉政风险防控机制,达到了关口前移、预防为主、有效防范的预期效果,在公司内部既明确了日常管理和监督监控,也明确了考核评价和优化修正,形成一个闭环管理。
二是明确每个防控的重点岗位。
通过自下而上的廉政风险点排查,制定防控措施,使重点防控岗位达到三个明确:即公司纪委明确、机关后台明确、项目管理明确。把岗位可能存在的廉政风险,通过思想道德、岗位职责、工作流程、管理制度和外部环境五个方面的分析,建立廉洁风险点并予以公布,达到公司层面、机关后台、项目管理三方监督、阳光管理,进一步增强了干部职工廉洁自律意识。
三是建立一个行之有效的抓手。
通过廉政风险点防控工作,使纪检监察工作与公司日常生产经营工作有了紧密的联系渠道,找到了一个廉政建设日常管理、监督和检查工作的有效抓手和切入点。通过有针对性的检查,及时发现问题、采取措施、堵塞漏洞,从根本上改变过去纪检监察对公司日常生产经营工作监督不及时、监督不到位、监督无力或无从下手的状况。
四是促进各项制度的不断完善。
公司纪委根据对各单位、项目的调研情况,结合实际,梳理出应建立的反腐倡廉制度清单,通过公司广讯通、“廉洁xx”QQ群和“xx廉洁”微信业务群推送。公司所属各单位按期制定完善了各项制度或实施办法,形成公司纪检工作制度完善、基础扎实的良好局面。
三、构建廉洁风险防控长效机制
开展风险点防控工作,核心在于防控,关键在于排查。围绕排查确定的各类风险点,公司有针对性地制定防范措施,着力形成以岗位为点、以程序为线、以制度为面的廉政风险防控体系。
一是设立监督考核机制。
公司纪委对党风廉政建设和反腐倡廉工作开展情况进行专项检查,对公司所属各单位廉洁风险点进行实时监控、动态管理,对日常检查中发现的问题,提出整改意见,在月度绩效奖中进行考核,强化制度执行力度。依据分级廉洁风险台账,细化、完善项目管理制度,建立跟踪检查机制和考核评价机制,并作为年度单位和个人评先的重要依据。
二是深入开展执法监察。
近年来,公司纪委开展了对劳务队伍、物资管理、小金库问题等方面的效能监察。公司修订了《公司招标采购监督管理办法》,规范物资管理招标,并参与招标监督,配合审计部对亏损项目进行审计。探索“制度+科技”反腐模式,实现流程网上固化,决策网上公开,资金网上运作,资源网上交易,监督网上实施,使权力公开透明运行。
引言
近些年来,国家为适应市场经济发展的要求,培养应用型合格人才,对高职院校办学加大了投资力度,促进了高职院校的发展。在政策的扶持下,高职院校得到了更多建设资金,在教学设备、仪器、办公设施等方面的物资采购日益增多。尽管高职院校按照《政府采购法》来执行物资采购,但是在部分零星物资采购的过程中依旧存在着一些问题,特别是零星物资采购合同管理的规范性不够,制约了采购来的设备物资发挥其应有的作用,而且也容易产生廉政风险[1]。高职院校必须认真研究,采取有效措施来加强零星物资采购合同管理,提高采购合同管理的规范性。
1高职院校零星物资采购的特点与方式分析
1.1高职院校零星物资采购的概念
高职院校零星物资的采购是指国家创办的高职院校为满足学校教学、管理等工作需求,依据一定的程序开展对教学、实验、实习和办公等过程中一些耗材、设施、维修等零星物资和服务的购买,其单次采购的总费用一般不高于10万元。这种采购的主体是高职院校,采购的内容是高职院校办学或者办公所需设备物资以及相关服务等。除了设备设施的采购外,高职院校中的一些服务项目(如物资的报废处理、设备的搬迁、咨询服务等)也属于零星物资采购的范畴[2]。
1.2高职院校零星物资采购的特点
高职院校零星物资采购虽然也属于政府采购的范畴,但是与一般的政府采购相比,有着不同的特点。(1)单次采购的物资价值小。高职院校采购的零星物资大都是价值不大,单次采购一般在10万元以下,有的采购甚至只有一、两万元或甚至几千元。这就容易造成投标方的投标兴趣不大,特别是在设备及维修工程上,参加采购的企业不多,有时还会造成公开招标的失败。(2)高职院校的零星物资采购计划性不强。虽然高职院校资金使用大都纳入了地方的财政预算,其物质采购的资金需要在年度预算中体现,但是由于零星物资采购大都是一些临时性和突发性的物资需求,难以在前一年制定下一年度预算时加以准确确定[3],这就容易造成年度预算中很难完全体现出零星的物资需求,也就不好科学地安排零星物资的采购计划,使得其采购的计划性不强。
1.3高职院校零星物资采购的方式
高职院校零星物资采购由于其单次采购的价值较小,往往达不到《政府采购法》及地方采购规定中公开招标的标准;同时,它又需要利用国家资金,因此必须符合《政府采购法》的要求。采购方法一般是邀请招标、竞争性谈判或者询价以及单一来源采购。其中单一来源采购是在只有一家供应商的情况下高职院校才选用的零星物资采购方式[4]。
2高职院校零星物资采购合同管理存在的问题
2.1高职院校零星物资采购的合同管理
高职院校的零星物资虽然单次采购的价值不高,但是长期累计的数量较多,其最终形成的价值也是可观的。例如,一个部门的打印机所使用的打印纸虽然不多,但是全校各个院系和部门一年累计使用的打印纸就非常多了,累计价值也较大。为了对这些零星物资加强管理,需要按照国家的法律法规和高职院校的制度,对这些零星物资采购的立项、采购方式的选择和合同的订立及归口管理、合同履行等环节实施严格的管理[5],以保证采购合同的合法性与规范性,确保合同得到有效执行。
2.2高职院校零星物资采购合同管理规范性欠缺及原因分析
从我国高职院校开展零星物资采购的实践来看,采购合同管理在整体上欠缺规范性(如表1所示)。高职院校零星物资采购缺乏规范性的原因,有以下几点:(1)重视度不够,缺少对合同的统一管理。由于零星物资单次采购的价值小、计划性不强,造成了人们对其重视程度不足,认为能够买来使用即可,忽视对其规范性管理。在实际操作中,缺少合同归口管理部门,也未对零星物资采购合同进行统一的分类和连续编号管理。(2)零星物资采购制度不够完善。高职院校简单地遵循一般的《政府采购法》的规定来开展零星物资的采购工作,往往造成不适应现实情况的难题[6]。如选择公开招标方式进行采购,因单次采购的合同价值太小,供货商往往不愿意参与公开投标。(3)对采购合同的前期准备工作缺乏管理。高职院校缺少对零星物资采购的立项论证,工作准备不足,对采购的必要性以及相关采购的内容、物资的技术规格参数等研究不透彻,合同要求不明确。(4)采购合同的内部控制机制不完善。高职院校采购主管部门与监管部门对零星物资采购合同的管理没有形成完善的管理体系,内部控制机制不规范,管理职责不清,合同风险控制不力,对合同的审核存在漏洞。对于影响重大或法律关系复杂的合同文本,未经组织业务部门、法律顾问、财会部门等相关部门进行联合审核。
3加强高职院校零星物资采购合同管理规范性的对策研究
高职院校零星物资的采购合同管理不仅关系到采购物资的有效使用,以及院校的教学与科研工作,而且也是高职院校反腐倡廉制度建设中的一项重要内容,关系到校风、党风建设,应该从党风廉政建设的高度来认识高职院校零星物资采购的合同管理,认真研究和采取有效措施来实现合同管理的规范性。
3.1高职院校要从全校廉政建设的高度来认识零星物资采购的合同管理工作
高职院校应加强领导,明确零星物资采购管理的归口部门。为了便于实施统一管理,可由校国有资产管理部门或者单独设立的招标采购管理部门来统一负责零星物资的采购工作。
3.2建立与完善零星物资采购的合同管理制度
从零星物资采购的立项、技术论证和采购过程管理以及合同验收、物资使用等各个环节完善制度建设,听取各院系、部门、社会采购管理部门和供货商以及招标机构的意见,集思广益,对不适合高职院校实际情况的采购与合同管理制度进行修改,使得采购合同管理制度能够适用于高职院校的零星物资采购。明确相关制度规定,要求各部门、院系提前做好各项零星物资的采购计划,并将其列入年度预算。
3.3采购主管部门须强化零星物资采购的合同管理工作
由高职院校的零星物资采购主管部门统一零星物资的采购公告,实施统一公开招标,以避免各院系单独采购零星物资因合同价值过低,供货商投标意愿不强的弊端。主动与供货商沟通交流,合理选择采购方式,根据情况规范使用竞争性谈判和邀请招标以及询价等方式,尽量避免采用单一来源的采购方式[7]。
3.4采购监管部门应加强对零星物资采购的监督检查力度
高职院校的纪委、监察部门以及效能建设管理部门都是零星物资采购合同的监管部门,应认真履行内部控制职责,加强采购立项、招投标、验收等环节的合同监管工作[8]。在重要和价值较高的零星物资采购中,监察部门或者校招标采购管理办公室要牵头组织采购部门、国资管理部门、财务部门等,邀请相关专家共同提前审核招标文件与评分办法,防止采购中出现违法肢解、规避招标以及评分歧视等行为。同时,监管部门要积极参与零星物资招投标和进场验收环节的监督,发现采购不符合规范要求或者采购物资不符合合同条款,要立即指出并要求相关单位及时予以整改,以确保零星物资采购合同管理的规范性。
3.5合同的归口管理
各高职院校的专业与发展历史不同,管理机制也不一致,所设立的部门也不相同,这使得对零星物资采购的合同管理部门也有差异性。有的学校由采购管理办公室管理零星物资采购合同,有的学校由校长办公室管理,也有的院校由监察或审计部门管理。为便于统一归口管理,可设立校采购管理办公室来负责校零星物资采购合同的管理;同时采购申请部门要负责合同的执行情况管理,组织对物资进校后的检查和验收,并邀请校采购管理办公室、财务部门、国有资产管理部门等共同参与,各部门均同意验收合格后方可按照合同规定进行付款。
一是以民生为重点,将区重点项目工作纳入中心公共服务白皮书工作任务。我中心依法依规依程序进行各项采购工作,完成我区清扫保洁服务采购、垃圾减量示范分类和区餐厨垃圾综合处理厂建设及运营主体采购、__区残疾人综合服务中心康复设备系列采购等区重点项目采购工作。二是以采购任务为中心,在采购工作中主动服务。积极配合各采购单位开展各项前期工作,指定专人负责,在工作研讨会中充分提出意见,做好采购前期沟通服务工作,采购资源使用充分弹性化,积极完成各项采购工作。三是以创新采购方式为抓手,确保政府采购质量。针对采购项目特点和采购单位需求,首次以预选供应商的方式招标完成我区市政道路、绿地和城中村清扫保洁服务采购工作,首次采用bot模式完成区餐厨垃圾综合处理厂建设及运营主体采购工作等,以创新采购方式不断提高政府采购效益。
一是政府采购与低碳理念相结合,完成“环保入户行动”工作任务。按照区委区政府“环保入户”行动工作要求,任务分解到部门,按季度、月份及时反馈任务进度,通过向采购单位及供应商发送政府采购政策法规及低碳知识宣传短信息,根据区统一部署总结提高协同网办公效率,完善电子评标系统及市区统一网上采购平台。二是推动绿色采购,促进产业转型升级。按照《国务院办公厅关于建立政府强制采购节能产品制度的通知》的文件要求,将强制采购的9大类节能产品纳入招标文件;关于符合相关规定优先采购的节能环保、再生利用产品,对符合节能环保产品要求的设计方案、工艺、材料和技术设备等,在评分标准的权重上和评分细则的分值上给予侧重,使政府采购项目尽可能地使用节能减排、循环经济产品。
20__年,按照《__区20__年度党风廉政建设和反腐败工作责任制分工明细表》的分工要求,设定中心责任分工项目共7项,对工作任务、工作目标和落实措施、完成时间、责任部门等作出明确规定,细化到部门,量化到个人,严格要求各部门按时完成各项任务。一是认真落实领导干部廉洁自律各项规定。要求党员干部学习中央“八项”规定,带头以身作则,严于律己,带头自觉接受监督,把自己置身于党和人民的监督之下;二是加强监督检查。研究制定加强廉政风险防控的工作意见,组织中心全体人员定期学习《廉政风险防控手册》,对于中心各部门的学习贯彻落实情况,进行严格监督检查;三是结合政府采购工作贯彻落实《廉政准则》各项要求,围绕提高执行力这个目标,进一步建立“依法采购,高效服务”的核心价值观,进一步完善中心工作流程图、核心工作流程图,严格贯彻落实岗位目标管理责任制、重点工作项目专责制、重大项目与重要工作“限时办结制”和严格的责任倒逼机制等,根据《廉政准则》的要求修改完善政府采购业务的工作程序,严格依法依规依程序做好每一个项目的采购工作。
今年,我中心问责人数为0,被查处违纪人数为0,公开曝光突出问题或典型案件0宗。收到对区政府采购中心的有效投诉为零,中心从领导到每位工作人员都没发生违纪违法、腐败不廉洁的行为和不正之风现象。
根据《采购条例》和《实施细则》的有关规定,经区政府同意及主管部门授权委托,逐步探索开展合同管理全过程监督管理工作,在__市、区统一网上采购平台的基础上,利用信息技术的手段,探索政府采购合同管理的新模式。
具体工作模式为:通过建设__区政府采购合同监督管理平台,面向__区所有政府采购项目,对采购人及供应商从中标后签定合同、进度款支付、项目验收以及售后服务情况等环节,进行全程监督管理,以达到对每个项目的执行情况做到及时的了解,提高政府采购质量和服务水平;同时对货物类、工程类、服务类供应商按照一定规则进行考核监督,对供应商在履约过程中的行为进行考核,从而达到降低政府采购风险,提高采购质量的目的。
(1)依法采购,进一步完善内部监督机制
根据《采购条例》和《实施细则》,在20__年,我中心将进一步强化业务工作精细化、标准化、制度化建设,以此促进政府采购工作的严谨性、科学性和有效性,进一步完善内部监督机制。下一步采取的主要措施为:一是引进人才,加强队伍建设。在相关部门大力支持下,争取引入法律专业人才,并通过社会力量采用购买服务方式在20__年新增3-4名法律专业人才,参与到采购工作环节中,进一步强化依法依规完成各项采购工作任务;二是完善采购文件模板,提高采购文件标准化水平,提高工作效率;三是进一步修订采购文件审核办法,对采购文件进行分类,实行ab角工作人员互审,多层级联审,重大项目特审,法律顾问加审等审核办法,以此提高采购文件审核质量,确保采购文件的科学性、合理性和公平性,并起到双岗监督制或多岗监督制的内部监督效果。
廉洁效能督察组依据工作职责,服务和监督政府投资重大工程项目,督促有关单位认真履行职责、扎实开展工作,确保县委、县政府重大决策部署和政策措施有效落实,努力实现“工程优质、资金安全、干部廉洁、群众满意”的目标。
(一)加强资金管理。对建设单位按照相关财务管理规定和会计制度列支建设成本、实施账务管理、拨付工程进度资金、建立和完善内部财务管理及工程管理制度的情况进行监督;对编制设计概算执行情况和办理有关变更手续的情况进行监督检查;对相关单位依据合同文件规定内容和程序进行计量执行及建立健全工程计量台账制度的情况进行监督。
(二)服务工程建设。对项目审批效率和审批服务等情况进行监督;对相关部门实施招投标、政府采购等情况进行监督;对职能部门服务保障项目进度的工作情况进行监督;对建设单位组织交工验收、上报工程结算和编报竣工财务决算的情况进行监督检查;对建设单位落实质量管理、安全生产管理责任制情况进行监督。
(三)保障干部廉洁。建立廉政合同管理制度,在签订工程合同的同时签订廉政合同;实行廉政约谈制度,开展工程廉政文化建设和警示教育活动,建立健全工程项目关键环节和重点岗位廉政风险防控机制;督促工程项目从业人员严格执行党风廉政建设的有关规定。
二、督察范围
(一)列入国家、省、市、县重点工程的项目;
(二)县委、县政府要求进行廉洁效能督察的项目;
(三)涉及公共利益和公共安全的项目;
(四)其他需要进行效能监察的项目。
三、工作机构
廉洁效能督察组由县纪委、监察局牵头,检察、发改、财政、审计、审批办证服务中心等相关部门组成。每年的重点督察项目由督察组根据督察范围确定。
四、工作方式
(一)定期督察。项目建设单位按照县委、县政府对实施项目形象进度和投资计划的总体安排,结合本单位实际,制订月度工作计划、细化工作任务,明确时间节点、分管领导和具体工作人员,并于4月下旬报廉洁效能督察组办公室(县纪委执法监察室)备案。督察组每月检查项目进展情况,并形成督察报告。
(二)重点督办。对上级领导交办、结转多年、进度滞后、存在问题久拖不决和未按要求整改到位等现象进行重点督办。
(三)廉政约谈。在政府投资重大工程项目招投标前对建设单位有关负责人进行约谈,在施工合同签订10日内对承建单位和监理单位负责人进行约谈。在工程建设过程中,督察组可视情召集约谈对象进行谈话。
五、责任分工
廉洁效能督察组成员单位依照各司其职、分工合作的要求,加强对政府投资重大工程项目的服务和监督。
(一)县纪委、监察局:发挥组织协调作用,对相关职能部门履职情况进行监督检查,协调项目推进中的相关问题;开展建设工程廉政风险防控机制建设,推进廉政文化进工程,构建重大工程项目惩防体系;受理涉及政府投资重大项目的投诉和举报,查处妨碍项目推进的违纪违法行为。
(二)县财政局:对政府投资重大工程项目建设资金的拨付、管理和使用情况时行监督,加强对政府投资重大项目的概(预)算、结算的审核;落实专人负责对政府投资的工程项目资金进行监管。
(三)县审计局:对政府投资的工程项目预算执行情况和决算(含工程结算)进行审计监督,做到审计关口前移;落实专人负责对项目资金的审计,加强对项目的全程跟踪审计。
(四)县检察院:监督指导工程建设单位开展预防职务犯罪工作,组织开展预防宣传、预防咨询、预防督导等工作;会同相关部门开展专项预防联合监管工作,依法查处工程建设领域中的职务犯罪行为。
(五)县发改局:对重大项目建设全过程进行稽查、管理;按照相关程序做好项目审批服务工作;对项目论证、可行性研究、初步设计进行审查,对概算审查和调整、竣工验收等方面进行监督。
(六)县招投标监督办:对工程项目招投标进行指导、协调和监督,调查处理招投标方面的投诉。
工程投资、物资采购、服务项目涉及资金大,管理幅度、管理难度大,程序多又复杂,是烟草行业规范建设的重点和难点。通过开展内控制度体系建设,建全和完善“制度、决策、运作、监督”的长效机制,有利于保证经营管理规范运作,企业健康发展。建立健全重点领域和重点环节的内控机制,有利于加强权力运行的监督制约,防范廉政风险,从源头上预防和治理腐败。
1.保山烟草内控制度体系建设现状分析
1.1保山烟草现行内控制度体系的主要特点
内控组织完善,监管体系健全。以三项工作管理委员会作为决策机构,建立完善了“三项工作”组织架构、议事决策机制。对工程招标、物资采购等重大经营行为,全程参与到“三项工作”各个环节的监督,出具审计意见书、纪检监督报告以及内部整顿督查报告。全面推行企业办事公开民主管理工作,规范公开项目和内容,规范办事程序、办事结果,接受职工群众监督。
运作程序规范,风险防范到位。物资采购严格遵循“需求的不询价、询价的不谈判、谈判的不签约、签约的不付款”原则,实行采购合同汇审制,严格采购程序和审批制度,采购结果每半年在公司管理体系平台上公示,推行阳光采购。工程投资项目实行履约保证金制度,在施工合同中约定设立“共管帐户”,作为投资项目的结算账户,单独核算,重点监管。
制度文化并举,软硬件同步建设。项目管理运作方面,修订完善了投资项目管理、物资采购管理、服务项目管理等一系列规章制度,涵盖了项目分类、前期准备、审批、实施与调整、招投标及合同管理等管理环节。在加强制度建设的同时,保山烟草坚持秉承“国家利益至上、消费者利益至上”的行业共同价值观和“利国惠民、至爱大成”的价值理念,大力推进“大成.永子”文化建设。致力于打造以“国家、社会、员工、烟农、零售户、工业企业”为服务对象的“七彩.永子”服务品牌。企业文化建设深入人心,广大干部职工自律意识和规范意识不断增强。
推行现代企业管理,实施目标管理和流程化控制。建立了以流程为基础的质量、环境、职业健康安全“三标一体”管理体系,建立起烟叶生产、卷烟营销、专卖管理“十大管理体系”及其支持性流程526个,修改完善涵盖企业生产经营管理各个方面的制度文件424份,把制度管理转变为流程管理,把工作流程作为制度执行的关键,实现了同步控制向事前控制转变,为实施流程内部控制奠定了基础。
1.2保山烟草现行内控制度体系存在的问题
综合问卷调查、访谈调研和资料研究情况。保山烟草现行内控制度体系存在的问题主要包括以下方面:
一是内控制度设计缺乏科学统筹和不规范。由于缺少科学合理的规划设计,有的制度相互交叉,甚至矛盾。二是内控组织架构不尽合理。“三项工作”管理委员会机构人员配置没有体现监督、决策和执行相分离的原则。监察、审计、整顿办等部门相互间职责权限划分界定不够明确,一定程度存在交叉错位和重复监督的情况。三是制度执行过程走样。程序执行不严格,有的虽然有程序性要求,但先做再补手续的情况时有发生。有规不依、有令不行、随意变通的现象仍然不同程度存在。四是监督运作机制有待完善。权力点和廉政风险点还缺乏系统的识别和控制措施。监督的力量不足,过程控制、程序监督等监督手段综合应用的力度不够,影响了监督的效率、效果。五是内控目标有所偏离。从调查情况看,公司内部控制偏向于监督和控制,一定程度上忽略了有利于企业效率提高和价值增值的服务功能。六是风险识别和控制还不够充分有效。调查显示,公司内部控制体系风险识别和评估环节薄弱有可能造成潜在的管理风险。七是物资采购内部控制还存在薄弱环节。供应商评价管理措施不够有效,对供应商评价的认识理解和运用还存在差距,供应商的评价管理一定程度存在简单化、形式化。五种采购方式适用范围界定还不够清晰。八是外部干扰不同程度存在。领导干部对工程项目、物资采购招投标活动或明或暗插手干预的现象仍然存在,致使招标单位不能独立自主地进行工程项目或物资采购招投标活动,破坏了招投标工作正常秩序。
2.健全完善保山烟草内控制度体系的对策和建议
2.1构建内控制度体系的基本思路和框架
内控制度体系建设是一项系统工程,需要从管理理念、机制、制度、手段等方面加以创新和改进,才能真正形成“制度程序完备、权力规范运行、操作公开透明、监督管理到位”的科学化、系统化、规范化的内控制度体系,通过构建“1552”内控制度框架,即:明确一个目标;坚持五个原则;实施五个步骤;打造两个平台,实现对“三项工作”经营管理活动的实质性的有效控制。
明确一个目标。以规范权力运行,操作公开透明,确保监管到位,打造阳光烟草作为内控工作目标。
坚持五个原则。内控制度体系建设,应遵循五个基本原则,从而达到实现内部控制目标的目的。五个原则即:全面性原则;关键性原则;适应性原则;制衡性原则;成本效益原则。
实施五个步骤。运用内部控制的理论和方法,实现保山烟草企业工程投资、物资采购和服务项目管理体系的内控化。一是开展风险识别和评估。辩识权力运行中各个环节、各个岗位风险点。二是制定防范措施。风险点排查工作结束后,按照“有风险点必有防范措施”的要求,针对每个风险点制定相应的防范措施。三是完善制度规范,健全内控长效机制。既制定管理办法、控制程序,又完善监督办法。四是完善岗责体系,明确权责分配。五是构建内控制度评价机制,从内控环境、风险识别与评估、内控措施、监督评价与纠正、信息交流与反馈等方面分别进行规定,科学评估,严格考核,促进内控机制不断完善。
打造两个平台。一是打造办事公开民主管理信息平台。把公开作为监督的重要方式,以办事公开民主管理信息平台为载体,在工程投资、物资采购、服务项目系统增设公开节点,实现与办事公开民主管理网站的自动实时对接。二是打造信息化监管平台。借助信息技术的程序性和控制性,使规章制度具体化、程序要求流程化、操作权限固定化,使规范管理、透明操作和严格监管统一于信息系统之中。开发和运用好惩防体系信息监管平台,发挥信息监管平台实时监控、预警纠错等功能,实现监督的常态化。
2.2建立完善的供应商、承包商、服务商管理评价体系
推行分类管理、专家评审、动态评价、黑名单制度“四位一体”的供应商、工程承包商、服务商管理评价体系。一是对供应商实行分类管理。对于分类后的供应商有针对性地采取不同的策略进行评价管理。二是建立评审专家库。根据企业现状,先在市级烟草系统层面建立物资采购评审专家库。同时建立相配套的专家队伍建设和管理制度。三是完善评价指标体系,实行准入资格评审和动态评价。建立供应商、服务商、施工单位动态评价考核体系。在加强对潜在和新进准入资格评审的同时,对入围的供应商、承包商、服务商实行动态评价考核。引导供应商、承包商、服务商公平有序竞争。四是实行“黑名单制度”,完善诚信机制。进一步坚持完善并严格执行公司已建立的“黑名单制度”,把黑名单制度的实施与检察机关犯罪行贿档案查询系统相结合,完善诚信机制。
2.3科学配置权力,优化权力流程,完善运作机制
完善决策运行机制。进一步明确“三项工作”管理委员会工作边际,科学制定工作流程、工作标准、工作责任,围绕审核、计划、论证、评估关键环节,按照“流程顺畅、节点恰当、标准明确、责任清晰”的原则设计管理委员会运行机制,充分发挥管理委员会的作用。
完善工程投资、物资采购、服务项目的执行机制。明确每项工作、每个环节的执行和监督主体、以严格的责任制确保项目实施的严格规范。逐项确认权力行使的依据、程序、时限以及相应责任,编制工作流程图。实施绩效考核,通过过程执行及结果执行进行评价考核,做到持续改进,不断完善内部控制制度。突出对采购方式的有效控制,清晰界定公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源五种采购方式的适用范围,分别设立不同流程。
完善公开机制和科技手段防腐机制。充分运用和完善现有信息系统,构建办事公开民主管理和工程投资、物资采购、服务项目工作网上运行平台,把内控制度及重要权力节点监控与信息化技术结合,实行业务处理信息化内部控制。对“三项工作”项目运作全过程进行实时动态监测、监督和分析评价。
健全完善权力制约机制。深入推行工程项目、物资采购廉政承诺和廉政合同“双签”制度,逐步完善廉政合同履行考评机制,对重大项目试行 “廉政保证金”制度。实行重大工程和大宗物资采购廉政约谈制度。实行工程项目建设和大宗物资采购回避制度。逐步探索建立物资采购制,实行“采管分离”。 完善监督机制,推进监督要素整合,形成监督合力。
二、突出重点,明确专项执法监察工作任务
列入年全市政府投资重点项目专项执法监察的项目共14项,其中上年续建7项,分别为濮一级公路改建、国家钢铁及制品质量监督检验中心、市人民医院门诊大楼、中职园区建设、市社会福利服务中心、市科技三大馆、保护工程。今年新列入7项,分别为省道改建、路等道路改造、东部新城核心区道路建设、路西延工程、、市体育中心及部分城市道路、综合整治工程。项目总投资57.69亿元,年度计划投资36.62亿元。专项执法监察将突出以下七个方面内容:
(一)项目前期。重点督促有关单位健全项目决策机制,按规定程序实施项目决策、办理各项手续。
(二)工程招投标。重点督促项目勘探设计、施工、监理、设备采购严格按照招投标相关规定,统一进入市招标采购交易中心进行。严格执行经评审的最低价评标法,严肃查处虚假招标、转包和违法分包以及领导干部插手干预工程招投标等违法违纪行为。
(三)资金管理使用。重点督促项目建设单位建立健全财务管理制度,严格执行资金管理、使用等有关规定,加强内审和合同管理,从严控制工作管理费用,加强预决算管理监督,及时办理竣工审计手续。
(四)工程质量与进度。重点督促项目建设单位健全工程质量、进度控制体系,积极按施工进度控制计划和项目建设总体计划推进工程。
(五)存在问题的纠正整改情况。重点督促项目建设责任单位按照专项执法监察工作领导小组要求,对下发的《整改通知书》所列问题予以纠正整改,并采取针对性措施,堵塞管理漏洞。
(六)相关部门履职情况。重点督促相关行政监管部门改进工作作风,依法履行监管职责,严防影响项目建设和损害群众利益行为发生。
(七)工程廉政建设。重点督促项目建设单位是否建立并落实项目廉政建设责任制,健全各项管理制度,完善监督制约机制,是否对工程建设管理人员开展经常性的廉政教育。
三、强化措施,切实增强专项执法监察工作成效
今年全市政府投资重点项目建设内容多、社会关注度高,专项执法监察工作任务繁重。各相关部门和单位要加强组织领导,强化工作措施,创新工作方式,综合运用派驻监察、廉政风险点管理、项目招投标约谈等措施,充分发挥“组合拳”效用,切实增强政府投资重点项目专项执法监察工作成效。
(一)注重宣传教育,营造廉洁氛围。各相关部门和项目建设责任单位要积极利用新闻媒体、宣传栏、内部刊物等多种载体,大力宣传政府投资项目建设管理方面的法律法规和工作成效。要通过召开典型腐败案件分析会、观看反腐倡廉电教片、开展廉政谈话等多种形式开展警示教育,加强对领导干部和工作人员的监督管理。
(二)加强制度建设,形成长效机制。项目建设责任单位要重点抓好项目决策、工程招投标、重大物资采购、资金管理、质量和安全管理等重要环节的制度建设,严格执行《市政府投资项目管理暂行办法》、《市政府投资项目招投标管理暂行办法》及《市招标采购监督管理暂行办法》等有关制度,规范操作程序,严格落实责任。要认真落实重点项目建设情况月报制度和备案制度,项目建设单位应从项目立项的次月开始,于每月5日前将上月项目建设主要工作完成情况、当月工作计划以及招投标、设计变更等情况报送市政府投资重点项目专项执法监察工作领导小组办公室(径送市纪委执法监察一室)备案。