电子合同归档管理汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇电子合同归档管理范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

篇（1）

中图分类号：TP311.5

随着互联网的发展，网络已经成为我们日常生活的一部分，在不经意间已经改变了很多人的工作、生活。为此，国家经过广泛的征求意见和修改，在2005年4月1日已颁布实施了《中华人民共和国电子签名法》，其中第十四条明确指出“可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力”。电子商务蓬勃发展，电子签章已然成为是我国印章史上的一场革命。电子签章系统将数字认证技术应用于印章管理中，强化对电子签章的制作和应用各个环节的管理，确保电子签章持有者身份真实、可靠、安全。现有的电子合同平台如[1]中所提到的，并未使用Petri网对工作流建模来保证电子合同平台系统代码本身的安全性以及可靠性，本文提出使用Petri网对工作流建模，从而保证系统流程的安全、可靠。

1 关键技术

1.1 工作流技术

1.1.1 工作流的基本概念

根据工作流管理联盟（WfMC）的定义，工作流的定义是：一类能够完全或部分自动执行的业务过程，在此过程中，文档（Paper）、信息（Information）或其它任务按照事先预定的规则进行流转。业务、工作、办事等人员和应用系统之间相互的协调工作，从而来实现业务流程中所要达到的最终目的。换句话说，工作流就是一些能够自动运行的业务活动，它们是相互关联的、相互衔接的。

1.1.2 基于网的工作流建模方法

这类方法适用于流程的可视化建模。网中的结点用来表示流程中的活动，网中的边用来表示控制流。使用这类方法的主要问题在于对模型的描述是否有形式化的语义。大多数工作流产品的可视化建模方法都缺乏形式化语义。具有形式化语义的基于网的方法可以转换成其它建模方法，如基于规则的、时序逻辑的和脚本语言的方法等。在基于网的工作流建模方法中，使用最多的是Petri网和状态图（state charts）， Petri网被广泛用于建立工作流模型，Ellis和Nutt在Petit网的基础上提出了工作流CN模型，它实际上是高级Petri网的一个扩展，在其描述中用库所表示活动，用变迁表示活动间状态的转移。Vander Aalst则在Petri网的基础上定义了WF-Net即工作流网。在工作流网中，变迁被用来表示活动而库所则表示活动的可实施条件。Vander Aalst七还把工作流管理联盟在规范中提出的几种基本的工作流原语映射成相应的Petri模型，由此建立了工作流网的基本组件与触发机制。

因此Petri网作为一种从过程的角度出发描述和分析复杂系统的模型工具，被广泛地应用工作流的系统建模中，用Petri网工作流建模方法研究，始终是一个非常活跃的领域。

1.2 Petri网综述

Petri网理论[2][3]首先是在1961年在Carl Adam Petri的博士论文中提出，他在他的博士论文《用自动机通信》中首先提出将用一种网状结构来模拟了通信系统。

1.2.1 Petri网的引入原因

在分析工作流系统时，我们需要应用数学的分析方法[4]。而Petri网理论正好为我们解决了这些问题。在Petri网理论体系中主要有基于状态方程和代数的分析技术和基于可达树（图）的分析技术的两种建模方法。

1.2.2 Petri网的数学描述

Petri网是一种数学和图形的描述与分析工具，适合于描述并发、异步、分布、并行、不确定性和随机性的信息处理系统，进行系统模型的构造、分析及评价。下面简单介绍本文将使用的与Petri 网有关的基本概念、定义、术语和性质[5]：

定义1（Petri网）

（1）基本Petri网是一个三元组N=（P，T，F），其中，P和T分别为有限非空的库所和变迁集合，P∩T= ；F P×T∪T×P是一个有向弧的集合。

（2）令Σ= （P，T，F）是一个网，对所有x∈P∪T： x ={y∈P∪T|〈y，x〉∈F}是x的前集；x = {y∈P∪T|〈x，y〉∈F}是x的后集。结点集x的前集（或后集）定义为：

。

网中任一库所结点在任何时刻都可能含有0个或多个托肯，称为库所的标记。托肯在网中的分布反映了网的状态，称为网的标识，记为M。标识M实际上反映了网中库所结点向一个整数集合的映射。在M下库所p的标记记为M（p），表示p中含托肯的数量。事实上，M是一个多重集。给定了初始标识M0的网Σ称为Petri网，记为PN =（Σ，M0）。

1.2.3 Petri网的性质

（1）可达性。可达性是任何系统动态特性的基本性质。按照Petri网的转移方法，有效转移的启动将改变标记的分配情况（产生新的状态）。如果存在一个从M0状态到Mn状态的运行序列，那么我们就认为状态M0是可以到达状态Mn的，启动运行顺序表示为：=M0t1M1t2M2…tnMn或简化表示为=t1t2…tn。可用M0 [>Mn表示三者之间的关系，即从M0标识表示经过启动序列到达标识Mn。在网（N，M0）中所有从标识M0可达的标识集合，可表示为S（N，M0）或简化为S（M0），从M0触发的所有可能启动运行顺序的集合可表示为F（N，M0）或简化为F（M0）。这样，Petri网的可达性问题就转化为对于网（N，M0）和给定状态Mn，寻找是否存在Mn∈S（M0）。

（2）有界性。对Petri网（N，M0）若存在一个整数，我们把M0的到任一个可达状态的数设为k，若k申购始终不超过K，即对于每个状态标识M∈S（M0）和每个状态，M（i）≤K均成立，则称Petri网（N，M0）为是以K为界或简称Petri网（N，M0）有界。若Petri网（N，M0）为1有界，即每个系统的状态只有一种时，则称此Petri网是安全的或则说是稳定的。这种网的每一个位置要么只存在一个标记状态，要么没有一个标记状态。

（3）活性。一个Petri网（N，M0）被称为活的，当且仅当从M0可达的任一标识状态出发，都可以通过按照某一种变迁执行的顺序序列而最终启动其它任何一个变迁。这就说明，无论网的开始状态如何，一个活的Petri网都可以保证无死锁发生。

（4）可逆性。一个Petri网（N，M0）被称为可逆的，仅当对S（M0）中的每个状态标识Mi，M0都是可以从Mi达到的。也就是说，一个可逆网是这样一个网，它可以使得状态返回到初始标识或初始状态。在很多应用中，比如在合同流转系统中，当我们要求哪一步合同需要重新审核时，我们只要求合同流转系统回到某个特定状态就可以了，而不必要返回到初始状态。那么我们称这个特定状态当前所返回的状态就为主要状态M′。即对于S（M0）的每个状态标识Mi，主要状态M′都是可达的。

1.3 基于Petri网的工作流建模技术

应用Petri网对工作流进行建模，利用线性结构来研究工作流的流转方式和运行效率。主要方法是先将语义上的工作流进行转换成简单的活动图G=（V，E），再通过活动图进行转换成相应的Petri网模型。采用算法如图1所示[6]，对活动图进行转化，首先对该活动图G=（V，E）进行深度优先遍，将每个节点，分成顺序，与分支，与合并，或分支，或合并五类，然后按照不同的策略进行转化。对于结v∈V，分别定义 v和v 为v的前置结点集和后置结点集，图1算法将合同在线签订流程活动图G转化为对应的Petri网，算法的时间复杂度为O（V）。

Input：活动图G=（V，E），其中V为节点的集合，E为有向弧的集合，其中|V|=n。

Output：Petri网N=（P，T，F）

Initialize：P= ，T= ，F=

begin

广度优先方式遍历G，并且从1开始编号。

将图G复制到G’，把图G’中的结点vi转化为ti，那么就形成了工作流网的变迁集合T。

for（i=0 to n） //循环添加

{

if（ti∈T∧（.ti= ）） //添加开始库所

{

P=P∪{pk}；

F=F∪{pk，ti}；

for each （tj∈ti.）

{

P=P∪{pj}，F=F∪{（ti，pj），（pj，tj）}

}

}

if（ti∈T∧（ti.= ）） //添加结束库所

{

for each （tj∈.ti）

{

if （Pj tj）

{

P=P∪{pj}，F=F∪{（ti，pj）}

}

F=F∪{（pj，ti）}

}

if （tj T）{T=T∪{tj}}

F=F∪{（ti，pk）}

}

if （ti∈T∧|.ti|=1∧|ti.|=1） //处理顺序结构

{

if （tj∈.ti∧pk ）

{

P=P∪{pk}，F=F∪{（tj，pk） }

}

F=F∪{（ pk ，ti） }

if（！（vj∈vi. ∧pk=∈.tj））

{

P=P∪{pk}，F=F∪{（ pk ，tj） }

}

F=F∪{（tj，pk） }

}

if （.vi|=1∧（|vi.|>1∧（vi==1）） //处理与分支结点，“1”代表与分支//

{

if （vj∈.vi∧pk∈tj.） { F=F∪{（ pk ，ti） }

for each （vj∈vi）{ P=P∪{pj}，F=F∪{（ ti ，pj） }}

}

if （.vi|=1∧（|vi.|>1∧（vi==2）） //处理或分支结点，“2”代表或分支//

{

if （vj∈.vi∧pk∈tj.） { F=F∪{（ pk ，ti） }

}

if （.vi|=1∧（|vi.|=1∧（vi==3）） //处理与合并结点，“3”代表与合并//

{

for each （vj∈vi）{ if（pj∈tj.）{ F=F∪{（pk，ti）}}

P=P∪{pk}，F=F∪{（ti，pk）}

}

if （.vi|=1∧（|vi.|=1∧（vi==4）） //处理或合并结点，“4”代表或合并//

{

if （vj∈.vi∧pk∈tj.） { F=F∪{（pk ，ti）}

P=P∪{pk}，F=F∪{（ti，pk）}

}

}

}

end

图1 活动图到Petri网的转化算法

2 电子合同系统应用流程

平台采用J2EE架构进行开发，实现登录平台用户的合同洽谈、合同签订、合同查询等功能，应用流程如图2。

图2 电子合同系统流程图

基于电子签章技术的电子合同平台实现了网上可信电子合同的洽谈、签订等功能，为有协议签订需求的用户提供安全合作的办公平台，确保用户合法权益，对用户登录系统后的操作进行处处留证的监控，为有可能发生的合同纠纷等意外事故提供权威的责任认定功能。

3 基于Petri网电子合同系统建模

从整体上讲，电子合同系统可以分为电子合同在线签订和在线合同洽谈两个部分。这两个流程是整个电子合同系统的核心。对其进行研究具有一定的现实意义，下面对电子合同在线签订流程进行Petri网建模以及模型分析。

3.1 电子合同在线签订流程的Petri网模型

电子合同在线签订的第一步骤，一般是由秘书或办公室主任进行拟稿。这一步是这一流程最主要的部分。

电子合同在线签订流程主要包括：合同拟稿，合同核对，合同相关领导会签、不合格合同回退，合同催办，合格合同归档。

（1）合同拟稿：即审批文档的起草过程。在其中要确定合同名称，拟稿的部门，拟稿人员，主送部门或人员，合同的种类，合同的密级，合同打印限制，以及合同的内容，合同所带的附件等。

（2）合同核对：将拟写好的合同进行核对以后送给领导审核。核对内容包括文字的准确性，合同的合理性，以及其他一些合同的必要属性。

（3）合同领导会签：合同会签是指在同一个步骤上允许一个合同可以由一个或者一个以上的公司领导同时进行签章，并进行在线签章验证。

（4）不合格合同回退：在合同核对和会签的过程中，若合同有错误，就要立即进行合同的回退，以重新拟稿。

（5）合同催办：在合同在某一步骤停留时间超过某一时间时应该生成催办信息，通过邮件系统进行提醒。

（6）合格合同归档：合同审批通过以后及时进行合同归档，以便于可以进行合同的在线洽谈和在线签订。相应的合同在线签订流程如图3所示：

图3 电子合同在线签订流程的活动图

将以上活动图通过图1的算法进行建模，得到图4的Petri网顺序模型：

图4 电子合同在线签订流程的Petri网顺序模型

图4的各个变迁以及状态含义如下：

P0：合同未拟稿状态。

T0：主办人员或者单位合同拟稿。

P1：合同拟稿完成，等待审批。

T1：主送单位进行合同核稿。

P2：合同核稿无误，准备进入下一步。

T2：各个单位进行合同会签并进行验证。

P3：合同会签完成状态。

T3：进行合格合同归档。

T4：合同催办，提醒优先处理该合同，以提高流转效率。

P4：合格合同归档；

T5：不合格合同回退到第一步重新开始拟稿。

3.2电子合同在线签订流程的并发Petri网模型

并发模型主要是指合同在线签订过程中，一个合同同时有两个或两个以上的单位代表在同一步骤上进行会签，如此一来，在同一步骤上的会签人员可以同时打开该公文，相对于只能等待前一个单位代表操作完成才能开始审阅、签订的过程来说，大大增加了工作的效率。会签的同时不受到任何约束。对于开发人员来说，在流程的控制上也可以更方便，更简单。一个最常见的并发模型如图5所示，其中虚线框里的是会签时的一种典型的并发模型。

图5 电子合同在线签订流程的Petri网并发模型

图5的各变迁以及状态含意如下。

P0：合同未拟稿状态。

T0：主办人员或者单位合同拟稿。

P1：合同拟稿完成，等待审批。

T1：主送单位进行合同核稿。

P2：合同核稿无误，准备进入下一步。

T2：各个单位进行合同会签并进行验证。

P3：合同会签完成状态。

T3：进行合格合同归档。

T4：合同催办，提醒优先处理该合同，以提高流转效率。

P4：合格合同归档；

T5：不合格合同回退到第一步重新开始拟稿。

虚线框里的含义：

T21：合同进入会签流程。

P21：合同处于会签状态。

T22：会签人员1签订。

T23：会签人员2签订。

P31：会签完成，进入合同自动检验状态。

T24：检验合同是否合格。

3.3电子合同在线签订流程的Petri网模型分析

Petri网的分析方法主要有可达树分析、可达图分析和矩阵方程来分析，这里我们主要采用可达树和可达图来分析在线签订流程模型。根据可达树生成算法，我们可以得到图6 电子合同在线签订流程的Petri网顺序模型相应的可达树模型。

图6 电子合同在线签订流程的可达树模型

我们可以从图6可以得到电子合同在线签订流程Petri网的特性：

（1）该电子合同在线签订流程Petri网是有界的，因为可达树中没有出现 。（2）该电子合同在线签订流程Petri网是安全的，因为只有“0”，“1”出现在可达树标识中。（3）因图6中所有该发生的变迁都出现在该可达树中，说明了该电子合同在线签订流程Petri网是“活的”，也就是说没有多余变迁。

4 结束语

随着电子合同法律地位的确定、数字签名法律效力的认可，在电子商务活动中已经出现了大量的电子合同。本平台设计集成了PKI/CA技术、电子签章技术和数字水印技术等，采用J2EE架构建立起一套具有适用性、安全性的电子合同平台，有效的弥补书面合同的缺陷，减少人力、物力和财力方面的支出，提高工作效率、降低成本，其经济和社会效益显著。在编写代码之前，对系统流程进行Petri网并发模型建模，保证了系统可以支持两个或者以上的合同涉及方进行同时的合同会签。但同时，因为普通Petri网的一些缺陷，比如会产生空间爆炸等，运用普通Petri网对系统流程建模并不是最好的建模方法，运用高级Petri网进行建模将会成为下一步研究方向与目标。

参考文献：

[1]罗清彩.基于电子签章技术的电子合同平台设计与实现[D].华东师范大学硕士论文，2009（11）.

[2]Sylvie Troncale，Jean-PaulComet，GillesBernot.Modeling and verification with timed hybrid Petri nets.Pattern Recognition，2009（42）：562-566.

[3]H.Ehrig，K.Hoffmann， J.Padberg. Transformations of Petri nets[J].Electronic Notes in Theoretical Computer Science，2006：151-172.

[4]C.Mohan.Tutorial.State of the Art in Workflow Management Systems Research and Applications[DASFAA'97].Australia.1997：544-553.

[5]袁崇义.Petri网原理与应用[M].北京：电子工业出版社，2005.

[6]姜浩.基于Petri网的工作流模型分析与性能评价方法的研究[D].东南大学博士论文，2005.

[7]W.M.P.van der Aalst.Verification of Workflow Nets[C]. Springer-Verlag， Berlin，LNCS 1238.1997：407-426.

[8]W.M.P.van der Aalst. Workflow verification： Finding control-fowl errors using Petri net based techniques[C].Springer-Verlag， Berlin， LNCS 1806，2000：161-183.

[9]E.Badouel，J.Oliver. Reconfigurable nets a class of high level Petri Net Suppotring dynamic Changes within Workflow Systems[EB]. Publication Internet Number 1163，IRISA，France，1998.

[10]D.Moldt， R.volk. Object Oriented Petri nets in business process modeling[C]. Springer，Berlin，LNCS 1806，2000：254-273.

篇（2）

笔者针对一些问题，在实际工作中就如何做好合同档案的收集、整理、利用谈点一些看法。

1.合同档案的收集

合同的收集质量的好坏直接影响到合同档案工作的质量。企业对合同的签订是统一管理，制订了《合同管理办法》。相关职能部门进行了专题讨论，并对招标项目合同承办部门、货物验收和票据结算、以及部门在合同管理、履行的过程中职责分工等问题作了进一步明确，对合同签订程序进行有序的结合，对合同立项、谈判、起草、签订、履行、变更、解除等全过程管理记录，统一管理。如杭州市钱塘江引水入城、城市地下管道的建设工程等合同，由于工程规模大，时间跨度长，这对招标项目合同管理中出现的合同签订、履行等问题，采取实时跟踪，避免“先改造后补签”情况，先斩后奏，造成了一系列的合同混乱，对签订的合同，及时收集，保证了合同管理的安全、完整、齐全。

企业合同收集的种类有企业买卖合同；财务审计部借款合同；后勤保障部租赁合同；工程建设中心的建设工程合同；科技管理部的技术合同；企业法人委托合同；企业员工的行纪合同等。到2013年底止，公司共签订合同7174份。

2.合同档案的整理

收集是档案工作的基础，整理是档案工作的升华，档案科学的管理基础在于档案整理的科学性，整理的混乱必然导致管理的混乱和利用的困难。而要科学的整理立卷，科学的整理，关键要选择适当的整理方法。根据国家档案局版发的《电子文件的归档办法》要求。在整理合同的过程中，以方便利用者为最终目的，真正发挥合同档案的作用。笔者结合公司合同档案实际情况与特殊性的要求，对合同档案采用按件整理的方式，整理遵循保持文件历史有机联系，更加体现整理的合理性，对利用者的满意度起到积极的作用。合同档案具有较高的潜在经济价值。

2.1合同档案按照年度分类法

废弃立卷，以件当家。就是以每份合同文件作为一个独立的实体，进行鉴定、归档、利用等、一个年度内按月份一个流水号。以件的形式来完成合同档案的分类。保持了每份合同的完整性。合同按件进行保角。保角采取环保材料胶水，在保角的正面，编号归档号-年度-月份-流水号，在保管方式上将合同按顺序装入档案盒，这种归档方式不仅减轻了档案工作的强度，提高了工作效率，有利于保持合同原貌和合同补充归档。

2.2编制合同档案目录

笔者认为编制档案目录是档案管理中的一种检索工具，在当今是电子信息飞速发展的时代，同时为了保持纸质档案的安全完整。

2.3填写备考表

备考表是对本盒档案材料缺损、修改、补充、移出、变更等情况进行说明，对案卷的完整与完善的体现，在备考表中给予注明。

篇（3）

二、档案应有专人统一管理，维护其完整、准确、系统、安全，并便于集团内共享和方便使用。

三、经营公司行政办为档案的业务主管单位，对档案形成部门进行业务指导和监督检查。

四、处理部门在文件材料办理完毕后，应及时将具有保存价值的文件材料整理、组卷，并向单位档案部门移交。

五、文件材料的归档实行随办随归的办法。

六、 档案的保管期限规定为永久、定期两种。凡是反映单位主要职能活动，有长远利用价值的档案，列为永久保存。

七、电子版文件形成后，应制成相应的纸质文件与电子文件一同归档，并保证两者内容、形式的一致。

八、经营公司行政办对营业执照、组织代码证、税务登记证、贷款卡等正副本原件及电子版必须统一存档管理，建立借阅登记和张贴存放登记制度。

九、经营公司行政办对员工个人档案必须统一存档管理，如身份证复印件，户口本复印件，最高学历复印件，驾照复印件，获得的各类证书复印件，在公司工作期间获得的各类奖励等。新员工入职时进行现场复印，每月15日-20日将新员工档案提交集团综合管理部;员工花名册电子版(基础信息，培训信息，养老医保信息)每月的15日-20日将电子版发集团综合管理部(利于保险等增减变动);员工调动时原单位将员工档案交集团综合管理部，由集团综合管理部登记后转移给新单位行政办。

十、为了便捷工作，公司章程、股东会决议、验资报告、审计报告、房租合同等要求同时备份电子版存档。

十一 、公司签收的政府职能部门的批复文件，建设过程中的规划、图纸资料，公司下发的文件等必须由行政办保存原件，并完善借阅手续。

十二、集团存档管理内容：

1、营业执照办理或变更;

2、每年的审计报告存档;

3、公司建设过程中政府职能部门或工厂红头文件、批复、图纸等等(原件);

4、各公司的营业执照、组织代码证、税务登记证、贷款卡等电子版;

5、员工个人档案：身份证复印件，户口本复印件，最高学历复印件，驾照复印件，获得的各类证书复印件，在公司工作期间获得的工厂公司各类奖励证书等。

6、员工花名册电子版(基础信息，培训信息，养老医保信息)

十三、经营公司行政办档案管理内容：

1、营业执照、组织代码证、税务登记证、贷款卡等正副本原件统一存档管理，必须建立借阅登记和张贴存放登记;

2、员工档案存档(复印件)

3、营业执照、组织代码证、税务登记证、贷款卡等正副本原件，电子版存档;

篇（4）

工程总承包是国际通行的工程建设项目组织实施方式，是总承包商按照合同约定，完成工程设计、设备采购、施工、试运行等服务工作，实现设计、采购、施工各阶段工作合理交叉，科学衔接，并对工程质量、安全、工期、造价等全面负责。

项目文件资料管理是工程项目管理的一项重要工作。对此，做好国际工程总承包项目文件资料管理，对各类文件资料进行分析归类，系统整理，优化组织，使之成为准确翔实地反映国际工程总承包项目真实面貌和有价值的信息，从中总结出有利于项目顺利实施的做法和经验，使我们的项目管理逐步与国际接轨，符合国际标准。自我国入世以后，我国经济逐步融入国际经济，越来越多的企业进入了国际市场。近几年来，中电投电力工程有限公司在国外的工程业务增长较快，先后承接了土耳其阿特拉斯项目，越南项目，巴基斯坦等火电项目，采用国际惯用的通用方式，对工程建设项目的勘察设计、设备和材料的采购供应、建筑安装施工、指导试车和生产考核等实行全过程的总承包或部分承包。由于各环节的多样性，档案管理仍按过去仅在资料、图纸外发时留存归档，已不能保证工程档案文件材料的齐全完整，反映不出工程总承包过程，档案材料的不完整性，将影响企业在市场的竞争优势；一旦涉及工程纠纷，提供不了档案原件，则将会给企业带来不必要的损失。笔者就土耳其阿特拉斯项目总包工程的档案管理问题，进行粗浅的探讨。

1国际工程总承包项目文件资料形成的特点

第一，语言特点。国际工程总承包项目文件以国际通用语言英语为主。英语是国际工程总承包项目的工作语言，如招投标、合同文件、设计图纸、设备安装运行维护手册、各类检测试验报告、重大节点完成证明文件以及与业主之间的来往信函、电子邮件、传真、会议纪要等。第二，文本特点。由于承接国外总包工程，除在工程前期、设计阶段产生大量纸质合同文本、技术资料及图纸等，随着工程的进行，业主与总承包方、分包方、供货方等各方面相互之间利用网络传输电子信息，还产生大量的电子邮件、光盘、U盘等。

此外一些设计变更问题，出现同一名称、同一件号、同一图纸的多次修改，造成不同版次的图纸多份存在，修改次数越多，这种现象越来越严重，形成替换频率高的特点。

2做好国际工程总承包项目文件材料归档前的必要准备工作

第一，人员要求。首先要求企业档案人员了解合同归档内容，形成文件的特点，学习新的知识。从国际工程总承包项目形成的文件材料文本的特殊性看，国际工程总承包技术文件、图纸多以英文为主，对档案人员综合素质提出了较高要求。档案人员需要学习国际工程总承包项目专用术语，了解技术资料、图纸规范格式。了解学习国际工程总承包项目流程，掌握技术资料、图纸的特征等。同时还要了解掌握与国际接轨的工程总承包内涵，了解本企业开展工程总承包构架的新的管理体系；了解文件信息流程，即项目文件资料，包括从项目投标报价、合同签订到工程竣工验收整个过程中形成的各种文件、图纸、数据、表格、音像资料等，了解项目进度控制、质量控制、安全控制、成本控制、施工管理、合同管理、材料管理、人力资源管理、机械设备管理、资金管理、技术管理、组织协调、竣工验收、考核评价等各方面状况的真实记录，为做好各类文件材料的分析归类、系统整理打好基础。

第二，制度保证。制定国际工程总承包项目档案管理细则《包括归档范围、归档要求、归档时间等》，是确保归档文件材料完整性的保证。建立规范的管理系统，明确责任制，促使文件材料形成者重视归档工作。将档案工作纳入程序管理，监督、指导各承包单位（分包单位）将项目档案工作与工程建设同步进行。

第三，重视现场。重视完善项目在安装、调试、生产考核过程中形成的各种文件材料，包括一些具有法律效力的现场记录、来往文电，以及财务支付凭证等重要材料。如会议纪要、承包单位与业主、国内外分包单位之间往来的各类文件、供货商提供的产品设备文件资料、动态反映项目实施进度的日报周报月报、施工技术程序文件、技术检查文件、项目管理文件、验收文件、变更索赔谈判文件等。施工现场文件材料和图纸需明确专人保管，按照一定程序，定期向档案主管部门归档，避免工程完工，档案管理滞后，档案材料无法补救的局面。借阅文件材料和图纸等须严格履行签批手续，管理人员应按期收回借阅的文档，并检查其完好性和真实性。

第四，网络安全。国外总包工程将形成大量的电子文件，有必要设定现场专人管理电子文件。加强网络电子文件传输、动态信息的补充、存储管理。注意文件管理的凭据性、严肃性和服务性，保证文件管理真实、可靠、保证对内对外网络信息安全。

3档案管理的具体实施

土耳其阿特拉斯项目是中电投电力工程有限公司贯彻落实中电投集团公司“走出去”战略第一个海外EPC总承包项目，2011年11月23日，土耳其阿特拉斯项目正式开工，在工程档案管理方面，紧紧依托工程建设节点进度，本着服从和服务于施工生产，进行了积极的探索与实践，现将涉外档案管理进行分析，思考和总结涉外总承包项目档案管理特点。

3.1招标文件管理

阿特拉斯项目虽然是海外项目，作为中电投电力工程公司EPC总承包项目，所有设备均由中国进口。因此，招标工作在国内进行。

3.2合同管理方面

所有设备合同、工程合同、物资及材料采购合同、服务性合同、技术协议、补充协议由PAP软件进行管理，电子版已上传ATLAS项目PAP合同管理模块中，便于项目部人员查询及利用。每份合同均进行了合同评审及会签。分公司设备、材料采购合同、代签合同须有委托书才予以代签，流程与国内相同。

3.3施工图纸管理方面

根据业主要求，每份图纸出图前由设计院项目经理上传服务器，在服务器中建立并上传初步样图。经业主项目负责人批准同意后，再由项目设计经理在服务器中上传并建立施工图，最后出版发至施工现场。需要查阅图纸既能通过纸质版查询，也能通过电子版进行查询。

3.4设备图纸管理方面

项目设备图纸与设备都是通过海运同时到达现场，并经EPC物资部门清关，组织施工单位物资部及EPC相关专业人员进行开箱验收，由施工单位物资部按照装箱清单所提供资料填写《设备资料移交申请单》移交EPC物资部门，EPC物资部门清点后移交资料室，经专业技术人员及资料室根据合同核对无误后，资料室方可接收设备资料。如发现缺件，由物资部门负责联系厂家补供。

由于海外项目PAP网络版刚开发，存在网络差、开发不全，导致现场资料管理困难。经与各单位沟通，达成一致意见。EPC收到设备图纸资料后，运用Excel制作分发单，制作的分发单要求写明设备名称、生产厂家、分发份数、具体的图纸资料名称、设备型号及编号，同时须有中英文对照，经主管领导签发同意后，方可发送至各相关单位，同时将电子版上传至服务器中。

3.5文档管理方面

目前，文档管理没有软件，表格由EPC统一，施工单位将须报审文件送至EPC，经EPC专业人员及领导签字同意后，返施工单位。签字单位须留存原件至少1份，EPC资料室将处理完成的文档进行扫描，发至相关专业人员及领导，将电子扫描件按文种、专业进行分类保存，通过Excel制作文档目录，便于查找和利用。施工单位管理相同。

3.6设计变更管理

第一，设计方提出的变更。由设计院进行变更，将变更的通知单发至EPC总承包领导及相关专业和业主项目经理及相关专业，经业主项目经理同意批复后，设计院打印纸版，EPC总承包商专业人员及业主技术负责人签字确认后，发至施工单位进行。第二，施工单位提出的变更申请。经设计院同意后打印纸版送至EPC总承包并签字后，再由业主技术负责人签字确认后，发至施工单位进行。

3.7供货商资质

内容与国内要求一致。因大多数材料在国内采购，供货商资质几乎通过电子邮件传递到现场。因此，只有采购部门一个公章，而无供货商（鲜）公章。

3.8验评资料

虽然管理也是根据DL/T 5210《电力建设施工质量验收及评价规程》，焊接执行美国ASME 标准，施工单位分专业报送ITP计划清单，即《施工质量检验项目划分表》。

3.9竣工档案的质量及归档要求、组卷原则与移交

第一，竣工资料的质量要求：比国内要求少些，所有资料几乎无印章，一般工程文件邮件由业主项目经理批准，纸质文件由项目现场主管经理一人签字即可。第二，工程档案的组卷原则。根据EPC总承包合同，需要移交业主的资料为：已批准的图纸电子版，进度，技术要求和其他文件，已批准的图纸，测试过程报告，设备测试证书，运行维护手册，竣工图，合格证及检验报告、试验报告、质量证明。需要移交业主的文件为：需与业主进行沟通：凡中英文对照联系单、报业主的供货商资质、设计变更单、设计修改单、TIP清单、施工记录、调试记录、部分验评记录、施工图、竣工图、设备厂家说明书、图纸、合格证、试验报告、检验报告、质量证明文件等。第三，竣工档案装订形式：竣工档案为活页式装订，既简单，又适用。第四，竣工档案的移交：设备资料随到随移交，工程资料为机组发电后一个月内按专业进行移交，调试档案应在工程竣工时，乙方应对该部分负责，应使该部分符合合同规定要达到的目标；以及竣工试验开始前，乙方应按照规范要求向甲方提交竣工文件及操作和维护手册。

3.10现场验收情况

并网发电验收。现场验收只产生验收记录及签证。与国内相比，无验收记录，整套启动后，由国家能源部组织验收，验收合格后方可上网发电，国外项目不太看重168小时试运。

3.11软件管理

统一使用服务器“FileZilla”，上传文件特别快，只要有网络，随时随地上传、下载。所有图纸、档案全部在服务器中生成，简单、直观，不限制上传文件大小。

3.12竣工图要求

竣工图应按合同约定出图，竣工图编制深度应与施工图的编制深度一致，有变更内容的竣工图，应用云线图圈出更改部位，并标明变更依据文件号，竣工图章使用红色印泥，盖在图标栏上方空白处，编制竣工图总说明及分册说明，叙述竣工图编制原则、各专业目录及编制情况，竣工图应按GB/T 10609.3的规定折叠，图纸折叠图幅向里，图标栏应外露，在正式出版竣工图之前，需分册发一套竣工图电子版给工程公司，由工程公司组织审核确认后正式出版竣工图。

4存在的问题及建议

第一，由于海外项目没有PAP统一管理软件，无法实现资源共享，资料管理工作难度加大，建议开发海外统一管理软件。第二，现场设备几乎都由中国进口，导致部分厂家提供的安装维护说明书、合格证、图纸全是中文，或者翻译不准确，业主不认识也无法接收，来回催缴给我们工作带来很大困难。第三，设备厂家的外购件资料份数几乎不按合同要求提供，无法满足业主需求。第四，厂家提供的电子光盘资料内容少于纸质文件内容，有的厂家甚至未提供电子文件，提供的电子文件格式不统一，比较乱。第五，有些厂家提供的说明书深度不能服务于现场。第六，根据目前到达现场的设备资料情况，根本不适宜过程移交，因为设备资料到达现场比较凌乱，比较分散，同一厂家设备开箱时间不一致，过程移交导致不专业的业主资料管理混乱，如成套设备仪器仪表、锅炉补给水设备、斗轮机设备、带式输送机等，由于设备购件多，资料也比较复杂，这些资料到达现场后，资料人员都要经过3～4天时间才能清点出来，电子文件提供也不全，比较凌乱，难核对，清理出来的资料大小尺寸不一，较难保管。因此，建议公司对设备招标时，一定要严格要求厂家提供完整、准确的资料，付上目录清单，除锅炉和汽机两大主机图纸外，其余要求全部装订成套成册（即活页夹），如主变、起备变、保变等说明书及图纸管理方便，便于查找。同时提供电子与纸质文件对应的PDF电子版本，才能适应国际化发展的需要。第七，业主要求移交竣工资料份数过多，根据现场实际产生文件份数根本满足不了合同要求。

5结论

通过对涉外电力工程项目档案管理实践，顺利完成项目档案移交和归档。同时，面对总承包项目存在的问题和困难，有待继续探索解决，我们愿与项目参建部门单位共同努力，推动涉外总承包项目档案管理更加规范化、科学化、标准化和程序化。

参考文献：

[1]土耳其阿特拉斯项目合同[Z].中电投电力工程有限公司.

篇（5）

一、合同管理概述

近年来电力企业物资集约化管理的深度不断推进，在物资管理的各工作环节中，物资采购合同管理工作涉及面广，需要在涉及的各工程项目部门及相关部门互相支持、密切配合、通力合作，才能确保物资采购合同履约执行工作有序开展，因此认真研究物资合同的签订、履约、变更等管理变得越来越重要。鹤壁公司在物资集约化管理中，认真做好合同履约的管理工作，通过强化合同签订、执行情况、设备制造质量状况、交货进度等信息的收集分析手段，督促各供应商严格遵守合同约定，按期上报合同款项支付的各类凭证，深化物资合同管理在整个物资供应链中发挥的巨大作用，为本单位生产工程项目的建设提供了强有力的物资保障。现将目前河南省电力物资合同管理的运作概况和工作流程简述如下。

二、合同管理流程

物资合同管理从集中招标采购定标后发出中标通知书开始，包括物资合同签约、合同履行、合同变更、资金结算和合同资料归档整个过程的所有环节。下面对各管理环节依次进行论述。

2.1物资合同签约：目前在国网公司的物资集约化管理中，需求单位所有物资采购均执行以“总部直接组织采购（即国直方式）”、“总部统一组织监控，省公司具体实施（即国委方式）”为主的二级集中招标采购政策。集中招标采购的中标结果发出后，各网省公司将合同信息维护到国网电子商务平台（ECP）中，供应厂商通过电子商务平台对合同信息进行确认，生成纸质合同，由省公司统一与中标厂家签订商务合同。地市公司物资部门可以根据省公司物资部下发的通知计划安排、项目实际情况通知项目部门在合同签订前与中标供应商签订技术协议。物资采购合同的技术参数、商务条款的确定主要依据采购文件及中标人响应的投标文件。合同签订时，双方对技术条件、商务要求，包括价格、交货期、交货地点等要素必须严格按照采购结果进行签订，不得对任何实质性内容进行修改。

2.2物资采购合同文本：随着国网公司物资集约化管理的深化，合同管理广度和深度不断拓展，为适用物资管理新形势的发展，提高物资合同签订效率和履约水平，国网公司结合系统各单位实际应用情况，编制了41类设备/材料专用采购合同文本、电力设备/材料通用采购合同文本、非电力设备/材料通用采购合同文本和协议库存物资采购合同文本。编制物资采购统一合同文本可以有效防范法律风险，为深化合同结构化、标准化和自动化管理奠定基础。国网公司系统内签订的所有合同均统一使用标准的合同文本。

2.3物资采购合同履约：物资合同生效后，地市公司配合省公司物资管理部门进行物资合同的跟踪、督促、履行，及时办理物资合同变更、撤销相关手续；反馈供应商的履约情况；监控物资合同履行中的异常情况，并组织项目部门商讨解决方案。在合同履约管理中，加强对合同执行情况、设备制造质量状况、交货进度等信息的收集分析，督促供应商严格遵守合同约定，按期上报合同款项支付的各类凭证，确保合同履约管理的及时、客观、公正。合同一经签订，具有法律效力，供需双方必须严格遵守。任何单位及个人不得以任何形式泄漏或不正当地使用合同中涉及公司的商业机密和技术秘密。地市公司物资管理部门根据前期物资需求计划日期及工程项目实际施工计划进度安排，向供应商发出供应计划通知单，供应商核对供应计划通知单并按要求将货物发送至施工现场或指定地点，完成物资配送。

2.4物资采购合同变更：物资合同履行阶段发生的变更，应由市公司项目部门提出，经省公司项目管理部门确认的书面变更申请报告，提交省公司物资部按公司相关规定，经审批后与供应商签订补充合同/协议。对采购结果中的物资类别、主要技术参数等实质性内容进行重大变更时，应撤销原合同，重新纳入计划采购管理。在合同执行过程中，由于设计、工程项目变更等原因，需要进行合同的变更时，市公司项目部门提报《变更单》，在合同约定的幅度内，经省公司项目管理部门确认，报省公司物资部批准后按照《物资合同承办实施细则》执行。物资合同在签订过程中发生的变更记录，应由与会相关代表签字确认，并作为物资合同的附件。根据物资合同签订变更记录，物资需求单位应及时在ERP系统中对物资需求计划进行相应修订。

2.5物资采购合同信息管理：地市公司物资管理部门应做好合同物资的催交催运、配送仓储、移交验收、现场服务、日常协调等工作，收集、汇总、分析合同履约的相关信息和资料，及时报送上级物资管理部门。合同供应商在履约中发生违约的，按《河南省电力公司供应商违约问题处理实施细则》执行。地市公司应及时将供应商合同履约情况收集上报省公司物资部，物资部建立信息周报，对相关信息进行通报。对在合同中出现的供应商质量问题、违约行为等进行处理，必要时可以采取一定的制裁手段，如限制授标、暂停授标和在评标中减扣分等。

2.6物资采购合同归档：物资采购合同档案的建立包括从物资合同谈判、起草、订立、履约和终止全过程生成的有关资料，包括谈判记录、商务合同与技术协议文本、会签单、变更申请单、信息反馈单、违约处罚通知单等内容。各级物资合同管理部门根据工作需要建立《采购合同台账》，主要由物资采购项目名称、合同签订时间、批次、名称、规格型号、数量、单位，供应商名称、联系人及电话、项目负责人等组成，并做好台帐信息的及时更新。物资合同管理负责按照《物资档案管理标准》要求，做好所有物资合同及相关资料的整理、归档、保管和移交工作。对物资合同档案的分类归档，可以将物资合同并入工程项目建设档案，做为项目资料一同移交档案管理部门。如无工程建设档案的，可以按年度分类整理成册，编制好合同目录。

三、结语

随着电力企业物资集约化管理的深度不断推进，合同履行在物资管理中的影响越来越重要，规范合同管理模式，加强对合同履约中的跟踪追溯对合同的顺利执行起到积极的促进作用，对于各供应商来讲，可以减少合同纠纷，增加诚信度，为建立良好的合作关系打下基础。

参考文献：

[1]《国家电网公司物资集约化管理》中国电力网，2012，12.

篇（6）

总则

1.1

根据股份公司现行制度，结合酒店公司特点，制定工程成本类合同管理制度。

1.2

适用范围：本节经济合同管理规定适用于工程承包合同、货物采购合同和技术服务合同。本规定不适用于：酒店管理公司管理合同、各酒店外租区租赁合同、开办费涉及的所有合同、人力资源涉及到的所有合同，这些合同或协议按特定的程序申报。

1.2.1

工程承包合同包括：工程承包、工程技术服务、酒店翻新改造之工程承包、各酒店项目部或各酒店项目公司办公用房房屋装修、新建及拆改等。

1.2.2

货物采购合同包括：工程材料设备采购、酒店翻新改造之材料设备采购。

1.2.3

技术服务合同包括：可研分析、勘察设计、规划设计、室内设计、造价咨询等顾问类，检测、面积测绘、宣传推广、模型制作等服务类。

2

合同办理

2.1

合同起草

2.1.1

金额在2万元以上的业务事项应事先签订合同，直接委托合同由直接委托办理部门负责起草，经招标确定合作方的合同由招标经办部门负责起草。

2.1.2

金额在2万元以下（含）的业务事项可不用签订合同，但应参照股份公司管理制度中零星采购和紧急采购程序处理。

2.2

合同谈判

所有经济合同的谈判，至少有二个部门的二名以上经办人员参与谈判。成本控制部必须参与所有经济合同的谈判。

3

合同审批及签订

3.1

合同签订的主体：

3.1.1

工程承包、货物采购合同由酒店项目部或酒店项目公司工程部办理。

3.1.2

技术服务合同由酒店公司设计部办理。

3.1.3

造价服务合同由酒店公司成本控制部办理。

3.2

合同资料的报备：

3.2.1

合同签订后，由合同经办人员将合同签订相关档案（包括申请单、审批单、报价单、合同文本及各审批人审批意见的电子版原件等）的完整资料上报酒店公司成本控制部。

3.3

未成立酒店项目部或酒店项目公司的合同由酒店公司本部相应部门代为办理，股份公司法务部代为审批法律意见。

3.4

审批程序

3.4.1

股份公司经办的酒店第一类招标（采购）合同按股份公司管理制度执行。

3.4.2

酒店公司经办的第二类招标（采购）、地方类招标（采购）及直接委托合同，逐级报酒店公司总经理审批执行。

4

经济合同的履行

4.1

合同管理责任部门：

4.1.1

工程承包、货物采购、监理合同：所属酒店项目部或项目公司。

4.1.2

造价咨询合同：酒店公司成本控制部。

4.1.3

各项目设计服务类及酒店技术服务类合同：酒店公司设计部。

4.1.4

酒店项目施工图设计服务类合同：酒店项目部及酒店项目公司设计部。

4.1.5

合同管理责任部门的负责人是负责合同履行的主要责任人。

4.2

合同台帐建立：

4.2.1

工程承包、货物采购、造价咨询及监理合同台帐：所述酒店项目部或酒店项目公司成本控制部负责建立。

4.2.2

设计服务类及酒店技术服务类合同台帐：酒店公司设计部负责建立。

4.2.3上述合同台帐每月25日报酒店公司成本控制部审核后、由后者统一报股份公司成本控制部备案。

4.3

股份公司所属项目公司财务部负责建立非前述合同台帐，跟踪监督非前述合同执行情况，并于每月月底将该台帐电子版通过企业OA系统提交给酒店公司成本控制部存档备案；各业务经办部门应配合收集、整理和及时提交非前述合同执行的相关资料。

4.4

前述合同执行过程中、以及完毕后，合同管理责任部门应依据《供方履约评估指引》的规定进行合同执行评估，经酒店公司成本控制部审核后报股份公司成本控制部备案。

5

合同档案管理

5.1

合同签订后，股份公司所属项目公司财务部、酒店公司成本控制部、酒店公司档案管理部门（即含各酒店项目部和各酒店项目公司行政部档案员，下同）必须留存一份原件（正本或副本），其他部门需要留存合同的，由酒店公司档案管理部门提供复印件。

5.2

篇（7）

关键词 地勘 合同管理

目前事业单位体制改革工作已开始进行，地勘单位从事业单位改制成企业已被提到了议事日程中，我们应在大力推进地勘工作体制改革的同时，集中精力加强地勘单位的内部管理，完善那些已经不适应地勘单位改革和发展的旧的管理制度，重新创建出一套科学的，适应市场经济的新的管理制度，彻底摒弃传统的旧观念，全面推广和运用新的管理模式来适应地勘单位的现代化管理方法。合同管理就是其中重要的一项管理工作。合同管理的重要作用在于企业推行合同管理制度，是企业用法律的手段管理企业经济行为的重要形式。地勘单位每年都有一批合同在订立，履行，变更解除、终止，如果仅凭工商行政管理机关和上级主管部门对合同进行管理监督是远远不够的，还需要各地勘单位从内部加强合同管理。加强合同管理，对于地勘单位经营管理水平的提高具有十分重要的作用。我在单位从事合同管理工作已经5年，在实践中我总结了以下几点工作方法：

一、加强合同管理，确定合同归口管理部门

我单位主要从事水源地评价，供水井施工，工程地质勘察等工作，因此与外界联系紧密，每年签订的合同份数逐年递增，合同管理就显得越来越重要。原来合同由办公室管理，后来在实践过程中发现由办公室管理合同存在某些弊端，办公室日常工作繁杂，没有更多精力也没有人员去把合同管理好，因此单位决定将合同管理工作放在市场部，由市场部负责合同的全面管理工作，并由专人对合同进行管理，合同章则依然保管在办公室。

二、建立合同会审制度

合同签订前由市场部会同监察审计科对合同文本进行严格审核，重点关注合同的主体、内容和形式是否合法，合同内容是否符合单位的经济利益，对方当事人是否具有履约能力，合同权利和义务、违约责任和争议解决条款是否明确等。对影响重大或法律关系复杂的合同文本，还要组织内部相关部门进行审核，相关部门提出不同意见的，应当认真分析研究，慎重对待，并准确无误地加以记录，必要时应对合同条款作出修改。经过审核后的合同文本还要经过主管副院长的审批和认可后方可拿到院长处签字，办公室只有见到院长签字的合同方可盖合同专用章，并加盖骑缝章。

三、对合同进行登记并造册归档

市场部把经过会审过的合同文本进行登记，建立合同台账，合同台账中包含工程名称，建设单位名称，合同额，项目负责人，工作量，施工日期，合同回收情况等。我单位使用的是局域网，我将合同台账共享在局域网上，这样单位管理层及项目负责人随时都可以看到签订合同的详细情况，不需要再去翻找合同，从台账上就可以了解到所需要的一些信息。这一做法对于各实体核算员的帮助非常大，同时对我本人所做的统计工作也有很大的用处。合同收回后，我都会对合同统一进行编号，将合同会签单粘贴在合同上并统一归档。因为都使用的电子版，所以当需要查找某份合同时只需查找归档的合同编号，根据合同编号很快就能从档案室找到所需要的合同，不用像原来那样从头翻到尾，节省了很多时间。

四、合同的履行

篇（8）

最佳解决方案奖

《事务所项目管理系统V1.2》以《中国注册会计师行业信息化建设总体方案》为指导，将事务所信息建设划分为三大平台：业务制作平台、业务运营平台、业务支撑平台。

《事务所项目管理系统V1.2》以《中国注册会计师行业信息化建设总体方案》为指导，结合《中国注册会计师行业信息化建设主要工作任务分解表》、《中国注册会计师行业信息化应用功能描述》和《中国注册会计师行业信息化建设指南》等3个配套文件，将事务所信息建设划分为三大平台：业务制作平台、业务运营平台、业务支撑平台。业务制作平台包含：审计系统、资产评估系统、财务报表合并系统、网络质量控制系统。

业务运营平台包含：客户档案管理、客户关怀管理、客户接受管理、业务承接、业务委派、项目立项、员工委派、预算管理、工时管理、合同管理、合同作废管理、合同过打印管理、合同归档管理、报告发起管理、报告复核管理、报告修改管理、报告加出管理、报告作废管理、报告打印管理、报告归档管理、项目考核管理、电子签章管理、独立性核查、投资合规性核查、独立性声明。

业务支撑平台包含：人事档案管理、绩效考核管理、考勤管理、薪酬管理、发票管理、实收管理、对账管理、费用管理、账龄管理、信息管理、资产管理、车辆管理、会议室管理、行政盖章管理、决策支持管理、报备信息管理、信息查询导出、知识库管理、档案管理、系统管理。

篇（9）

【关键词】

公文归档；制度；范围；时间；质量；要求；归档

归档是档案的主要来源，也是机关文书工作的最后一步，同时是档案工作的起点，为了保证归档文件的完整，制定了相应的归档制度。有很多法规性文件均对归档制度做了明确规定，所有立档单位必须遵照执行。文件的归档工作包括归档的时间、范围和归档文件的质量要求。

1 公文的归档范围

归档范围是指已办理完毕的文件材料应归档及不应归档的范围，一般来说，文件反映本单位工作活动，有一定保存价值的文件材料都应该在归档范围内。根据相关文件规定，机关的文件材料主要指的是机关在自己工作中形成的各种文字记录，一个机关需要归档的文件材料，是由以下四个部分组成的：（1）机关在工作活动中主要体现机关主要职能的，反映机关历史面貌的，对本机关以后发展及生存具有研究价值和利用价值的文字材料；（2）机关在本职工作中对国家、集体和人民的权益有一定促进意义的凭证类的文字材料，这类材料归档后具有影响作用。（3）机关在工作活动中体现出是在执行上级规定的文件材料，以及同级和下级报送的重要文件的执行情况的文件材料，为以后工作提供依据。（4）除上述文件材料外，还有一些材料对于本机关以后的工作具有查考价值的文件材料也在归档范围之内。

确定好文件材料归档范围后，所有需要归档的文件材料，要依据相关的规定向档案部门进行移交，做到有价值的文件材料进行集中统一管理，适时进行归档。在档案归档过程中，个人没有权力把档案归为已有，也没有权力拒绝应归档的文件材料进行归档。

为做好文件归档工作，各归档单位要遵照以上的规定，根据本机关的实际情况，确定本机关的文件材料归的范围和归档文件的保管年限，并通过档案管理的审查后严格执行。

机关在确定归档范围时还应注意以下几点：（1）在电子文件进行归档的时候要把电子文件的元数据、背景信息等一些相关资料都要做到相应归档。（2）在纸质材料归档的过程中，一些文件的发文稿纸以及文件处理单要和正式文件一起进行归档。（3）多个机关联合行文或联合召开会议时形成的文件材料应由主办单位归档文件的原件，其它单位归档形成文件材料的复印件。（4）有关刊物、简报、图书等一般性参考资料原则上不立卷归档，而应单独存放。（5）一个部门的文书档案和科技档案应分别归档。

2 公文的归档时间

归档时间是指文书处理部门和业务部门将需要归档的公文向档案部门移交的时间。按照1983年4月中央办公厅和国务院办公厅的《机关档案工作条例》规定：“机关文书部门或业务部门一般应在第二年上半年向档案部门移交档案，交接双方根据移交目录清点核对，并履行签字手续。”对于某些文件、特殊文件、保密文件或分散的单位文件，为了便于实际工作的查考利用，也可适当延长归档时间。另外，电子文档的归档时间较为灵活，如果采用逻辑归档的方式，应实时进行，如果采用物理归档方式，则可以按照纸质文件的归档时间定期完成。

因此，归档时间的确定，应以各种文件材料的形成特点及规律为依据。正确规定归档时间，对维护档案完整及业务部门和档案室工作的顺利进行都有重要的意义。归档时间规定过短会影响文件在机关日常工作中的使用及档案室其他工作的开展；反之，定得过长容易导致文件散失和损坏，会增加业务部门的负担。

3 归档案卷或文件的质量要求

根据《机关档案工作条例》、《归档文件整理规则》等有关文件的规定，档案室一般不接收未经整理的零散文件材料。对归档案卷或文件的总的质量要求是：在归档文件材料中要保持各文件之间的联系，同时不能破坏文件材料形成的特点和规律，不同价值的文件要区别归档，方便档案部门的利用和保管。在实际工作中应做到以下几点：

（1）归档文件必须齐全、完整。凡是在职能活动中形成的对今后有查考利用价值的文件材料，均应收集归档。归档文件的种类、份数及每份文件，均应齐全完整。

（2）遵循文件的形成规律和特点，层次分明。在立卷时应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件分别组在一起，不得分开；一个项目的材料，要把项目从立项到结束形成的材料组在一起，准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和过程，尽量做到一事一卷。

（3）区分不同价值的文件，分别组卷。在组卷过程中尽量归档文件不同的保管期限分别组卷，以便初步划定保管期限，日后向档案馆移交，防止拆卷重组问题的产生。

（4）卷内文件材料应保持彼此之间的有机联系，系统排列。有相关联系的文件要按照顺序排列在一起，如正件在前，附件在后；批复在前，请示在后；涉及会议的材料要按照时间顺序进行排列；会议文件按文件的重要程度排列；一般工作形成的材料，结论性的文件在前，依据性的文件在后；产品销售合同应按问题单独组卷，再按供货时间依序排列；上级政策性规定的普发文件按问题单独组卷，卷内文件依其重要程度排列。科技文件的排列按照国家标准GB/T11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》执行。

（5）对于跨年度文件材料的组卷和排列。除产品、项目、设备、仪表、基建项目档案外，不同年度的文件不能放在一起立卷。跨年度的请示与批复，放在批复年度立卷；没有批复的放在请示年度立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议放在会议开幕年度立卷。

篇（10）

关键词 国有企业 合同管理

随着国家“依法治国”战略的逐步推行与国家法制的不断完善健全，加之国有企业改革的不断深化，市场经济化和法制化的进程明显加快，经济纠纷越来越倾向于采用法律手段予以解决。国有企业要适应这一变化，必须要正确认识到合同管理工作对于企业生产经营正常进行的重要性和必要性。因而只有不断采取措施提升企业合同管理工作水平，才能避免和减少企业经济合同纠纷，从而提高企业依法经营的能力，维护企业的合法权益，促进企业持续稳定发展。

一、企业合同管理中的主要问题

（一）企业领导对合同管理工作重视不够

实践证明，有的企业的法定代表人或相关负责人的工作重点主要考虑的是企业的销售业绩及盈利情况，并没有把合同管理纳入经营管理之中，或者即使把合同管理工作纳入企业生产经营管理中，也认为合同管理工作对企业的生产经营无关紧要，合同管理工作是合同管理部门的事情，与自身无关。由于这种思想观念的影响，有的企业领导对合同管理工作的领导、指导、支持帮助、督促检查不够，对合同管理工作中出现的困难和问题未引起重视，协调、解决力度不颍从而导致合同管理相关部门对合同中出现的问题互相扯皮、推诿等后果发生，最终影响企业的经营效率，损害企业的合法权益和经济效益。

（二）合同管理和承办人员综合素质相对偏低

当前，有的企业从事合同管理与承办的人员大多为非专业出身，其思想素质、业务能力参差不齐，企业管理和法律方面的知识也较为欠缺。而合同管理是一项专业性强、知识面广、法律法规知识要求高，并需要一定实践经验的管理工作。因此，合同管理与承办人员必须具备多方面的知识和能力，达到较高的综合素质，否则就不可能搞好此项工作。实践证明，合同管理和承办人员整体综合素质偏低，已成为制约国有企业合同管理的主要瓶颈之一。

（三）合同管理制度不够完善

目前，在合同管理制度方面，总的来讲，绝大多数企业均已制定了相应的合同管理制度，只是还不健全和完善，其表现是：有的形同虚设无可操作性，有的照搬照抄机械死板，未结合企业实际，对实际工作没有较强的指引和促进作用，不能激发大家的工作主动性、积极性、创造性，自然也不能促进企业合同管理水平的提升了，更不能促进企业生产经营的进一步发展了。

（四）合同签约前期工作做得不够充分

合同签约前期工作主要包括对合同相对人的选择和合同文本的审查。对于合同相对人的选择，存在两个问题：一是对其主体资格缺乏细致调查，二是合同相对人的选择方式较单一，有时直接选择一家企业作为合同相对人。而合同文本审查方面：一是对合同文本文字审查不够细致、严谨，合同条款不完善，权责利表述不明确，造成合同纠纷，损害企业利益；二是审查部门之间缺少联系，每个部门都只对自己分管的工作负责，而不对整个合同的内涵、要求做全面深入的了解和理解，常出现看起来各部门工作都做了，但仍在合同履行中出现这样那样的问题，造成不良后果。

（五）合同动态管理和履行控制的手段不够

我们企业中的某些合同承办人员对合同管理缺乏正确认识，认为合同管理不过是签个合同而已，不明白合同管理是合同选商、审查、签订、履行、变更、终止或解除全过程的管理。合同签订时往往受到高度重视，一旦签订好了，就将合同束之高阁，没有将合同履行过程作为实现权利义务的过程，致使合同履行过程中产生不利于企业的问题及纠纷问题发生。另外，虽然部分企业已经认识到合同履行控制的重要性，但还没有找到合同动态管理和履行控制的有效手段。

（六）合同资料保存不够完善

从目前看，有的企业对合同资料保存工作重视度不够，工作不扎实。由于合同原始资料未能妥善保管，一旦发生合同纠纷，就会出现无档可查的情况，使企业处于被动的局面。

二、加强企业经济合同管理的主要对策

（一）企业主要领导要重视合同管理工作

实践证明，要搞好合同管理工作，没有各级领导的重视、理解和支持帮助，是寸步难行的。如果他们不重视合同管理工作在企业生产经营中的作用，就不可能主动地、有意识地去协调、促进合同管理工作，也就不能达到以上率下，全面提升企业合同管理水平，维护企业合法权益的效果。因此，企业各级主要领导重视是合同管理工作的关键。在领导的重视、关心下，各合同承办和管理部门或单位人员就能在合同管理部门的牵头协调下，切实抓好本部门和单位的合同管理与承办工作，积极主动地按合同管理部门的要求和上级规定做好合同管理工作，共同努力推进企业合同管理工作高效、有序、顺利地进行。

（二）提高合同承办和管理人员的专业素质

合同管理和承办人员素质的高低直接影响合同管理工作的效率和质量。因此，提高合同管理和承办人员素质是保证合同管理工作有效开展，提升企业合同管理水平的前提。具体来说，可以从以下三个方面着手：一是组织好合同承办和管理人员的在职学习。可采用短期培训、送外培训、请专家讲课、结合实际案例进行分析总结、自学等方式方法提高合同管理和承办人员的专业素质，使其在学中做，做中学，在岗位上成才；二是建立岗位责任制。对合同管理和承办人员实行岗位责任制，明确他们的权、责、利，建立竞争机制和考核机制，对有贡献的合同管理与承办人员予以物质和精神奖励，对工作不负责任的合同管理与承办人员按规定进行适度惩罚。

（三）建立符合企业实际的合同管理制度

合同管理部门应在完善合同管理组织框架和优化合同业务流程的基础上，深入研究合同管理工作不同阶段的特点、要求，结合企业生产经营实际，建立健全科学的、可操作的合同管理制度，使企业合同管理活动达到制度化、规范化、标准化、科学化，使合同管理工作有章可循。同时，还应组织人员对合同管理制度在企业的实际执行过程中产生的效果进行科学评价，对不适应合同管理和市场需要的内容及时进行完善、修订，使之与企业生产经营相适应，从而有效规避企业的法律、经济风险。

（四）加强合同前期工作风险防范

合同前期工作主要包括合同选商、合同谈判、合同文本起草及审查三个环节。合同选商环节主要是核实合同相对人的主体资格，是否是适格主体，特别是涉及到一些特殊专业，必须要对方提供合格的专业资质。合同谈判环节企业应尽量采取招标、电子商务、竞争性谈判、询比价等多种方式与合同相对人进行磋商，以期取得企业效益最大化的谈判结果。合同文本起草及审查环节，一是要求合同承办人员能起草准确、严谨的合同文本，防止合同文本热荽砺虿生歧义，尽力避免因合同文本字词的不严谨造成企业履约工作出现被动甚至违约的不良现象发生。企业可根据生产实际需要，组织相关部门人员制定适合企业生产经营实际的示范性文本，从而既保证了合同文本的质量，又提高了合同运行效率。二是各合同审查部门要根据自己部门的职责，从法律、经济、技术等方面对合同文本进行实质性审查，对审查中不清楚的内容应要求承办部门予以说明，对审查中发现的问题，无论大小，一律退还承办部门修改完善，做到对合同文本的每个细节都严密斟酌和严格把关，切实把好合同文本审查关。

（五）加强合同动态管理和履约检查