档案管理的分类汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇档案管理的分类范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

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当我国引入现代化管理的模式与先进理念之后，无论在企业、政府部门、事业单位通过对人力资源管理的重视与普遍运用，逐渐开始意识到了档案管理的重要价值与功能取向。一方面，在不断的实施档案管理的改革；另一方面，也在进行相关的匹配措施的研究与资源配置。在这种新的档案管理局面之下，有必要针对当前档案管理所面对的新情况，对其配套的归档整理分类问题及提升效率的技巧进行具体探讨。

1 档案管理归档整理分类解析

1、内涵

不同的行业档案的类型、种类、数量、机密程度等也不相同。但是，从档案管理的本质来看，它的价值在于使数据、信息资源得到科学的管理，并能够在系统的管理中，方便保存、查询、提取、运用，以及按照管理程序进行的销毁等。因此，归档整理分类就非常关键。目前企事业单位、政府行政管理部门，按照人力资源管理中的档案管理体系，均有一定的培训，而且，已经将档案管理的归档整理分类作为了一个专门化的职能。

2、原t

从原则方面看，归档整理分类要求精准性、规范性。比如，精准性中，要求分类标准的准确、标识的简化、细则的清晰；再如，针对具体档案中的材料、价值的差异分析、等级划分，保管组织单位在不同种类中的对应性，目录的编辑、顺序的排列组合等。除了这些基本的原则之外，在归档整理分类制度、程序、装订，纸质、电子档案不同的运用形式，以及保存、转移、销毁等各个方面，也需要与之相匹配的精准性、严肃性、规范性等。

3、注意事项

根据现阶段的档案管理及其归档整理分类现状、经验分析，应该注重在这个方面的可操作体系构建，这样就可以实现统筹规划、统一管理，通过方法、流程使归档整理分类在秩序的基础上，逐渐的形成简化、快捷、便利的主要特征与表现，从而推动档案管理功能与价值体现的最大化；并将其转化为一种资源利用渠道，为进一步的人力资源管理、企业治理提供牢靠的依据。

2 档案管理归档整理分类技巧

1、以整理程序为准

一般而言，归档整理分类可以划分为两个层面，在整理过程中，可以按照设计文件、文字材等进行进一步的项、子项方面的划分，这样在划分中形成一个制定程序的基础，然后，按照我国的相关法律要求，设计出一套与现阶段的档案管理改革相匹配的归档整理分类程序。而在分类方面，则主要集中于对方法的运用，以及技能的熟练性。具体来看，整理分类程序相对简单，重点是按照档案的性质、材料、种类、类型、对应部门等做好划分。程序与整理分类本身就属于一个密切关联的系统构成要素。因此，建议从这些构成要素出发，制订与其相符合的程序。比如，以科学归档文件的整理分类为例，一是对其进行收集，如在文字材料、设计文件的大类下，进一步从子项的外部、内部、会议，以及次子项等进行一一的对应收集、整理，再进行对应的整理、分类。再如，对于人事档案的整理分类，就可以按照时间、职能、级别等进行划分，然后，进一步整理、分类。总之，不同的档案管理对象，应该采取与其相适应的程序，但主要的思路应该明确，并坚持简化原则等。

2、纸质档案电子档案区别对待

现阶段的档案管理中有纸质、电子档案管理两种，所以需要区别对待。

（1）纸质档案

针对纸质档案可以按照传统的流程进行一些简化，在化繁为简之后，先进行一系列的收集、检查，然后，再按照原来的基本分类，进行进一步的整理、分类。这个方面没有必要花费更多的功夫。因为传统的纸质档案管理在经过电子档转化的过程，已经实现了一次有序的整理、分类，所以，只需要在归档整理分类中细化、简化，保证其完整性、有效性、精准性即可；尽可能减少劳动要素中的资源浪费。

（2）电子档案

针对电子档案目前已经有了较专业的电子档案归档整理处理的软件，所以，在这个方面，重点应该放置在对于相关软件的专业知识与操作技能的训练，并做好技术性的安保措施。

3、技巧与方法说明

（1）以材料流向、流量为导向提升归档率

技巧与方法的使用，应该与效率结合起来。无论纸质、电子档案，都可以按照企事业单位等机构的文件流向、流量进行归档率的计算，并针对性的安排归档整理工作的投入比例。在这个方面，可以透过建立的数据库、运用频率进行数据图表的制作，根据流向、流量趋势图谱进行进一步的归档率提升。

（2）透过职能确保范围、期限

不同的职能，所处理的档案归档、整理范围也不相同，但可以按照项目管理的方法，划分不同的阶段，在明确数量、种类、类型、完整度、内容等基本要素的条件下，以机构、编制、职能设计出具体的方案，从而让机构的工作职能能够有理有序的体现在归档整理的范围、期限之内，这样就可以更好的实现针对性的整理分类，提高效率。

（3）以“主体”为旨归的归档法

所谓以主体为旨归，指的是在从机构或组织团体本身出发。比如，以学校的档案管理为例，其中的归档整理分类，就可以透过“以我为用、以我有用”的主导原则，尽可能从其功能、价值、应用方向，进行具体的归档整理分类。可以理解为从用途的角度进行划分，有助于提升针对性，提高工作效率。

（4）行业标准先行，提高整理质量

行业标准导向的直接指向是整理质量问题。所以，一方面，要明确相关的国家管理规范、条例、细则；另一方面，在纸质、电子档案整理中，按照行业的基本标准，进行整理、立卷等。具体看，如文件材料之间的历史性联系、保存价值、分别立卷，还需要注意时间性、秘密性与非机密性等。

（5）归档范围、分类方案密切结合

目前来看，传统的纸质档案归档整理分类主要用于保存、核对；而电子档案则倾向于利用方面；所以，需要运用好计算机文件整理，如范围、方法的融合、代码表的编制等。在这个方面可以推荐使用南大之星软件，因为它在目前的档案管理中的运用反响较好，也能够满足现阶段的电子档案归档整理分类的基本要求等。

3 结束语

由于现阶段的归档整理分类因档案管理整体革新还处于量变的过程，所以，可以透过对相关的技术性解析，提升归档整理分类水平，为档案管理质量与水平提供更好的促进作用。具体来看，一方面可以按照系统论的理论思路与框架，构建起归档整理分类的可操作体系，使其与目前的档案管理改革相适应。另一方面，可以在区分纸质、电子档案的形式、用途、功能及现阶段的利用情况方面，按照上面所说的五个提高质量与效率的方法进行进一步整理水平提升。

参考文献

[1]余红叶.信息化环境下档案管理的创新模式与改革[J].经营管理者，2014（05）.

[2]章洁.浅谈档案管理的难点及对策[J].档案与建设，2013（10）.

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1 企业合同档案的特征

要想分析企业合同档案的分类管理，就必须掌握企业合同档案的特征，具体包括以下几点。

1.1 法律性

人类社会中，合同制度是一种最为古老的法律制度。对于经济社会而言，合同以法律形式存在，其目的是为了保障市场交易。合同在合同法的背景下，又赋予了法律效力。合同档案是一种原始记录，其记录内容包括合同变更、签订和终止整个过程，因此，合同档案具有法律特征。

1.2 凭证性

在市场竞争日益激烈的背景下，会引发较多的经济纠纷。合同既是当事人履行合同义务和权利的凭证，又是法院及仲裁机构处理和解决纠纷的一种法律依据。因此，合同档案具有一定的凭证特征。

1.3 规范特征

合同的签订、变更和终止等环节，必须要在合同法允许的范围内执行，也因此，赋予了合同档案规范的特征。就合同的内容和形式等方面而言，合同法均有明确规定。例如，订立合同的形式有3种，包括口头、书面及其他形式；内容方面，对合同的当事人姓名、数量、价款和住所等一般条款做了明确规定；还特别规定了合同的格式条款。只有赋予合同法律形式，才具备相应的法律效益。将合同作为档案保存时，一旦丢失某一部分，就失去了合同部分及全部法律效力，难以维护当事人的合法权益。

1.4 相关文件多

企业合同档案既包括签订的合同文本，又包括签订前和签订后的任何一个有关材料，例如，签订前的洽谈、招投标，签订后的变更、解除和签订等。邀请函、招标书、投标书、评标报告、会议纪要、议价单、会签审批表及解除协议等，组成了合同档案，要想确保合同档案的完整性，就必须做好合同档案的归档工作。

1.5 合同档案数量多

与行政机关相比，一个完备的企业，每年内制定的合同档案相对较多，少则几百件，多则几千件。在这种情况下，要区分两种合同档案的分类方法，从而更有效地做好企业合同档案的管理。

2 合同档案集分式归类方法分析

2.1 以集分式归类原则为中心

从旧版及新版电力企业档案分类表来看，主要是依据科技档案和文书档案进行归类，科技档案包括电力生产、科研项目和建设项目准备。而文书档案包括行政管理和经营管理两大方面。在这种归类措施下，既给合同档案的分类整理增加了难度，又不利于合同档案的查找及统计管理。对合同档案进行归类时，要以集分式分类原则为中心，依据《合同法》中无名合同及有名合同的种类，重新制定。

2.2 集分式分类表

根据我国合同法有关规定，适用于企业的有名合同包括：买卖合同，借款合同，运输合同，委托合同，技术合同，承揽合同，供用热力、水、电、气合同，技术合同及建设工程合同9种。依据有名合同和无名合同，制定集分式分类表，并在分类表中，将合同档案分类归档，依次为60～69号。

有名合同，又叫作典型合同，是指在法律规定中，确定其规则及名称的合同。无名合同，又叫作非典型合同，是指在法律规定中，未确定其规则及名称的合同。本科会计毕业论文

2.3 分类表的使用法方法

将合同档案分类归档过程中，年度、分类号以及件号共同组成档号，年度为签订合同的年份，与合同相对应的具体分类号码为分类号，件号是在相同年度、相同分类号中，按照合同签订时间顺序制定的流水号。“—”作为代码间裂解符号，代码用阿拉伯数值0～9标注。例如：2014—62—002，该档号表示2014年度，借款合同中的第二件合同档案。

3 合同档案归类管理的注意事项

在把合同方案转交至档案室前，企业要安排一个部门，做好办理合同的相关工作，防止出现办理人员和部门相对分散，无法做好合同材料收集工作。

对合同编号实行统一编制，并由合同主办部门负责，从而有助于合同材料的统计、保管和利用。要按照相关原则编制合同编号。诸如，将合同分为几大类，同时采用特定符号标记，例如物资类可以采用WJ表示。随后依据时间顺序，在类别号里编制流水号。独立性是各个合同编号的特性，一旦制定，无特殊情况，不允许私自更改。采用合同编号排列法，对未移交的合同材料进行保管，从而实现简便、快捷地查找相关合同材料。

移交前，由合同主办部门统一负责收集合同材料，并保管好。相关文件多和合同档案数量多是合同档案的两大特征，因此，合同主办部门在收集合同材料时，要将与合同有关的一切文件资料进行收集。档案室要监督和检查合同主办部门合同材料的收集和保管工作，各部门相互配合、协调，确保合同档案的完整性。

合同主办部门在规定时间内，将年度全部合同材料上交至档案室。有些合同在签订结束后，存在变更、作废和解除等问题，难以确定合同最终办理时间。所以，尽量不要将刚签订的合同转移至档案室。对于此类档案，先由合同主办部门进行收集和保管，待合同办理时间确定后，转交至档案室。

4 结语

企业合同档案管理，对企业的发展起到极其重要的作用。传统合同方案的归类管理，大多采用分散式归类管理，给合同档案管理带来一定难度，不利于合同档案的查找和利用及统计管理。对于企业合同档案管理来讲，充分利用其管理特性，采用集分式管理能够更好地实现对于企业合同档案的有效管理。由此得出结论，在企业合同档案管理工作中，集分式管理效果更好，更加实用，更符合企业合同管理的需求，能够在企业合同档案的查找、使用及统计中达到显著效果。

参考文献

[1] 李林峰.企业合同档案管理难点问题分析及建议[J].中国科技博览，2013（20）：231.

[2] 王志伟.企业合同档案管理初探[J].机电兵船档案，2015（4）：40-43.

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中图分类号：G258.6 文献标识码：A DOI：10.3969/j.issn.1003-6970.2013.08.015

本文著录格式：[1]李志刚.信息化时代下图书馆档案存档的分类及双轨制管理[J].软件，2013，34（8）：44-45

0引言

档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。[1]图书馆档案管理是图书馆基础业务、读者服务和现代化建设工作的重要组成部分，档案管理的科学性和规范性直接代表了图书馆的管理水平。信息化时代下，采取纸质文件与电子文件双轨制管理是图书馆档案管理的发展趋势。[2]

1图书馆档案存档范围和常见分类

当前图书馆档案存档和分类主要分为图书馆管理类、业务工作规范类、声像实物档案类以及其他资料档案类。以平泉县交通运输局图书馆为例，具体明细分类如1.1表、1.2表：

1.3 声像实物档案类。包括图书馆在各项工作活动中形成的有保存价值的录音、录像、照片以及获得上级或其他有关部门颁发的锦旗、奖状、奖牌、证书、奖杯等。具体分为：声像、照片、实物（ 奖状、奖牌、证书、奖杯等） 。

1.4 其他资料档案类。包括国内外其他图书馆或图书情报单位赠送给本馆的图书馆介绍、图书馆通讯、年度报告等有保存价值的资料。

2图书馆档案双轨制管理

通过以上图书馆档案分类，我们发现档案是具有保存价值的原始材料，所以原始性是档案的本质属性。如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等都表现出真实的原始性。纸质文档的管理工作就是将这些原始的材料进行分类、组卷、拟卷标题、编页码、装订、编号、上架等。与纸质文档相比，电子文件归档是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。

2.1档案管理双轨制的内涵

所谓双轨制是指，在文件生成和运转过程中纸质文档和电子文档共存，即两种版本文件同步随业务流程运转。实行双轨制的机构在文件进入运转程序时就形成电子文件和纸质文件两种版本，业务人员要对同样内容的两种文件进行重复或部分重复办理。以电子文件和纸质文件的相互对应为前提的，两种共存状态下电子文件的社会属性和功能有所不同，这种不同随着电子文件和纸质档案的互动发展，最终将使电子文件的管理经验和信息技术逐渐丰满完善。双轨制是文件介质转换时期不可避免的一种现象，可以预见，这种模式将持续相当一个时期。随着技术的成熟、法律的完备和各方面条件的具备，会有越来越多的电子文件独立地转化为电子档案，纸质档案的数字化应有所选择，并逐步取代纸质档案。

2.2档案管理双轨制的必然性

在目前技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前，它与纸质档案将并存很长时间，但从长远看，电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后，图书馆档案可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案，采取以磁、光介质归档为主，纸介质归档为辅的做法；而对那些凭证价值较高的档案，则采取以纸介质归档为主，磁、光介质归档为辅的做法。这样，不但能够提高档案管理工作效率，优化馆藏，也能减少档案的体积，缓解库房紧张的状况。

3结束语

在图书馆档案管理的过程中，图书馆档案管理工作人员要能不断创新。鉴于纸质档案与电子档案各自的特点，结合目前我国档案管理的实际状况，在未来的一个时期内，电子档案不能完全替代纸质档案，纸质档案要逐渐向电子档案过渡，这只是一种必然的发展趋势。

参考文献

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科研院所随着自身科研实力的不断增强，对高水平设备的需求也随之增大，因此会不断地购置科技含量更高、质量更高的科研设备以满足这一需求。根据各科研院所研究方向和科研实力的不同，这些科研院所拥有的设备数量也有着很大差异，少则上百，多则数千。然而在如何管理这些随设备产生的数量庞大的设备档案的问题上，科研院所内的相关领导和工作人员往往没有足够重视，尽管大体上遵循了国家相关标准，但实际上并未根据自身设备数量及类型等特点对其设备档案建立科学高效的管理方法。

在中国科学院昆明动物研究所（以下简称“动物所”）整理档案的过程中，设备档案在归档整理结束后，由资产管理处的兼职档案人员填写资产入库单及卷内备考表。在完成这两项工作后，工作人员则会把设备档案送入档案室上架，上架过程中设备档案的分类和排序是按照“购置时间―设备名称―型号”分类法进行的，然后再根据《中国科学院科研仪器设备建档规范》中的相关要求对其进行编目。如：分析仪器为01类，物理性能测试仪器为02类，计量仪器为03类等。

在实际工作中，工作人员向相关部门提交审批购置设备的申请之后，相关负责部门往往同一天一次批准几台设备的购置申请，而这些同一天通过审批的设备的排序就仅仅依据工作人员的主观判断，而没有充分考虑这些设备各方面的特性对其进行更科学合理的分类排序和管理。例如，2013年4月24日，动物所向国家财政部办公厅提交了便携式高频B型超声波影像系统以及64通道神经元信号记录分析系统等多台设备的购置申请，并于2013年7月25日收到了财政部办公厅下发的通过审批的复函。申请通过之后，动物所完成了设备购置，但在后期整理设备档案的工作中，动物所则将这两台设备随机编号为60号及61号，即动物所购置的第60台及61台设备，并按照此编号顺序将两本档案进行排序。而事实上，这两台设备归属于动物所不同的两个实验室存放平台，但是在其设备档案的分类上，并未根据设备的这一特点进行分类。

2 科研院所设备档案分类方法产生的问题及原因分析

设备档案不同于一般的文书档案，一方面，设备档案的保存期限一般都遵循与设备共存的原则，不需要考虑文书档案的永久、长期或短期的不同的保存期限。另一方面，由于设备用途的专业性、科技性十分明显，就导致了设备档案大多数都存在于医疗单位、生产机构及科研院所这些研发机构中，而由于科研院所是进行科学实验、解剖分析等工作的研究性单位，因此，购进和使用的设备数量就多，形成的设备档案的内容也较多，既有购进时的随机材料，也有在使用过程中形成的材料。但是，不同于生产机构的大规模的批量生产设备，科研院所内同类别同型号的设备并不多，所以按“购置时间―设备名称―型号”进行分类，既可以避免大量相同材料的重复归档，也便于科学管理和查找利用。但是，当设备出现名称类似但功能完全不同的情况时，一些并不具备较高的专业科研素质的管理人员在后期的查找和利用时，就会经常发现查找到的档案是相似的错误的。

正是由于科研院所中同类别同型号的设备数量不多，大部分设备会根据其不同的功能存放在不同类型的使用平台上，这就形成了用功能对设备进行分类的方法。这种按功能进行存放的分类方法能够使不具备较高专业科研素质的工作人员够迅速区分各种名称复杂的设备，并且改善了仅通过设备名称来进行设备档案的查找和利用的做法。在动物所，设备的存放地点和使用地点仅仅在资产入库单上有所记录，并未在设备档案分类中起到应有的作用。所以，造成以上问题的主要原因，就是在“购置时间―设备名称―型号”这种分类法中没有将设备的存放地点与实际管理操作中的分类结合起来。同时，由于这种分类法主要依据设备开始购置的时间来进行，那么编目也仅仅只是依据设备开始购置的时间先后来排序。这就导致了不同科研平台存放的设备与其应该对应的档案序号并不对应，不能准确地反应出各个存放地点分别存放了多少台相应类型的设备，也不能在相关负责部门审批设备购置申请时提供准确有效的数据支持。

3 科研院所设备档案分类方法的措施建议

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从个人信息保护的角度而言，与以传统隐私权保护为基点的隐私权保护机制不同，现代隐私权在权利配置上，要求按照个人信息处理的不同阶段进行权利增设与重置，在保护机制上，要求建立个人信息保护所要求的公共监管机制[4]。在目前，我国隐私权保护法制无法完成现代隐私权，特别是个人信息保护所需要的保护架构。

笔者认为，在分析人事档案制度中，OECD所提出的八项著名指导原则（汇集限制原则、资料内容正确性原则、目的明确化原则、利用限制原则、安全保护原则、公开原则、个人参与原则、责任原则[5]），既可以作为制度分析的工具，也可以作为制度改革的借鉴。本文以我国司法实践中关于人事档案管理侵权的判决文书为基础，结合上述指导原则，以类型化的方式，分析我国司法实践的现状，为人事档案制度改革奠定必要的实证基础。

二、经验材料

在我国有关人事档案管理侵权纠纷的司法实践中，可以将有关的纠纷归纳为以下几个类型：

（一）人事档案因记载不完全导致的侵权责任

该类侵权责任，主要发生于用人单位在档案信息收集与档案材料制作中因所记载的事项不完全的情形中，体现为应当记载的而没有记载，还包括记载错误等其他情形。

在“某制药厂与李某财产损害赔偿纠纷上诉案”[6]中，法院认为：“本案中,李某的《企业职工档案》中只记载了李某自1986年到新疆维吾尔自治区商运司参加工作、工资审批及退休的一些情况,对1985年以前李某参加工作及调动工作的情况均未记载,致使李某1985年之前参加工作的工龄无法认定,故制药厂应对其记载档案不全承担一定的民事责任”。在该案中，法院是把该类侵权纠纷作为财产损害赔偿纠纷，而非作为人格权侵权纠纷予以处理的，而且在判决处理上，也没有给予受害人以任何物质性或者精神性的损害赔偿，而是判决加害人承担补建相应的人事档案的责任。

在“韩某与某公司财产损害赔偿纠纷上诉案”[7]中，法院也认为：“某公司作为代为保管韩某人事档案的单位理应对韩某的相关人事档案信息妥善保管，某公司提供的《企业职工档案》只记载了韩某1985年开始工资套改及退休情况，对1985年之前韩某参加工作的情况均未记载，且某公司对韩某1978年参加工作认可，故对韩某要求某公司赔偿其工资损失的诉讼请求，本院予以支持”。

在“吴耀荣诉广州鹰金钱企业集团公司劳动合同纠纷案”[8]中，法院确认：“由于原告档案没有反映原告辞职的有关情况记载，在这阶段的职工花名册也丢失，以致社会保障局无法取得能够证明原告工作经历的原始资料，造成原告无法享受视同缴费26年1个月年限的养老待遇，并因此无法享受视同养老保险缴费年限满25年由政府专项资金全额资助缴纳过渡性基本医疗保险费，责任在于广州市穗光食品厂”。

本部分所研究的后两个案件判决的重要意义在于，对因人事档案记载不全而给当事人造成的物质损害（工资损失、过渡性基本医疗保险费损失等）给予了赔偿，并没有给予档案关系人以精神损害赔偿。

（二）人事档案因保管不善遗失导致的侵权责任

该类侵权案件，可能发生在公共性档案保管机构（国家机关、事业单位等所属的档案部门）与档案关系人之间，也可能发生在商业性档案保管机构（企业、职业介绍服务中心、职业介绍所等）与档案关系人之间，是一种比较多发的人事档案侵权纠纷类型，而且在是否具有可诉性的问题上，司法机关对行政部门所保管的人事档案遗失与企业、事业单位所保管的人事档案遗失，具有二元化的倾向。司法实践往往对前者持不具有可诉性的立场[9]，而对后者持具有可诉性的立场[10]。

值得注意的是，该类民事案件在纠纷定性上比较复杂，主要是被作为侵权案件予以处理的，且主要赔偿的是当事人的经济损失，但在少数案件中对当事人的精神损害给予了赔偿[11]。只有在双方当事人之间有明确的档案保管约定的情况下，才可能是被作为违约案件予以处理的。

在“刘岩与北京市朝阳区职业介绍服务中心保管合同纠纷上诉案”[12]中，终审法院认为：“职业介绍中心作为保管人没有履行合同的义务将刘岩档案丢失，职业介绍中心具有过错，其违约行为必然影响刘岩今后就业及享受相关待遇，因此，应对其违约行为承担相应的责任，赔偿刘岩相应的损失，对于损失数额，本院依据刘岩提供的证据结合日常生活经验，酌定为30000元”。在该案中，在当事人之间存在着明确的人事档案保管合同（委托存档协议），所以法院将该案作为违约案件予以处理。

在“李蔚萍诉长葛市归侨侨眷联合会劳动争议纠纷案”[13]中，法院认为：“在原告达到退休年龄时因档案丢失而无法办理，对此被告长葛市侨联应负保管不善的责任，具有过错。由于无原告档案材料，造成原告不能及时办理养老退休手续，给原告的利益已造成一定程度的损失。对原告主张的损失，被告应予赔偿”。

在“安阳市北关区彰北街道办事处与陈建设劳动争议纠纷上诉案”[14]中，法院支持了初审法院的观点：“上诉人将被上诉人档案遗失，影响了被上诉人享受相关待遇，给其取得相关利益造成了可预见的损失，故原审判决根据安阳市的人均生活水平，酌定一次性赔偿被上诉人遗失档案损失并无不当，本院予以维持”。更为重要的是，在该案中，终审法院提出了人事档案遗失侵权之诉与劳动关系纠纷之诉的相互独立性问题，即“关于陈建设的身份及双方是否形成劳动关系的问题。因该纠纷同档案遗失引起的侵权之诉不属同一法律关系，本院不予审查，应另行处理”。

在“李传雅与广州钢管厂有限公司劳动争议纠纷上诉案”[15]中，终审法院认为：“钢管厂遗失李传雅档案造成李传雅办理退休手续的延误，以致于李传雅未能享受到从2006年7月起每月增加基本养老金100元的调整，该损失应由遗失李传雅档案的钢管厂承担责任。钢管厂应按每月100元从2006年7月起计算至本判决生效之日一次性支付给李传雅，以后每月于当月30日前支付100元给李传雅至其死亡时止”。该判决将不能办理退休手续的损失用一次性支付和终身定期金的方式予以赔偿，其大胆与创新，令人耳目一新。

在上述案件的损害救济上，对人事档案关系人主要是给予了损害赔偿的救济，但是并未言明是对物质利益的损害赔偿，还是精神损害的赔偿。从合同法和侵权责任法的理论而言，似乎该损害赔偿主要是针对物质损害而做出的，均未对档案关系人的精神损害予以救济。

（三）人事档案在劳动关系终止时未及时移转导致的侵权责任

该类侵权责任，体现为用人单位在劳动合同终止后未能及时移转劳动者的人事档案而产生，主要产生于劳动争议纠纷领域中，而且往往是被作为劳动争议纠纷予以审理的。

在“青岛晶华玻璃有限公司与王政智劳动争议纠纷上诉案”[16]中，法院进一步阐明：“本案中，晶华玻璃公司在与王政智终止劳动关系后至今未给其办理档案转移手续的事实清楚，故原审法院依据劳动合同法的有关规定，判令晶华玻璃公司为王政智转移档案正确，本院予以确认”。在该案中，尽管被告用人单位在相当长的时间内没有给劳动者转移人事档案，但是法院并没有因此给予劳动者损害赔偿的救济，而仅仅是判决用人单位继续履行相应的移转义务。

在“袁媛诉重庆银行股份有限公司劳动争议纠纷案”[17]中，法院认定了用人单位未为及时移转劳动者人事档案的违法性，即“双方的劳动关系在1994年已解除，重庆银行未即时为袁媛转移档案资料，不符合相关规定”，而且还进一步明确了劳动者诉请用人单位及时移转人事档案的权利属于用人单位的在劳动合同解除后的附随义务（后合同义务）且不适用诉讼时效的规定，即“由于原告该诉请系劳动关系解除后用人单位的附随义务，该请求不适用诉讼时效期间的规定”。以此保护劳动者对自己人事档案的合法利益。

（四）人事档案去向信息告知义务不履行而造成的侵权责任

该类侵权案件，体现为用人单位在劳动者的劳动合同中终止后，长期不告知劳动者的人事档案的去向，给人事档案关系人（劳动者）造成损害的情形。在司法实践中，该类案件相对较为少见，而且也是被作为劳动争议纠纷予以处理的。

在“华某某与上海汽车电器总厂劳工合同纠纷上诉案”[18]中，法院确认：“职工档案记录职工的生活、工龄、工作经历等，用人单位应当妥善保管并在职工离职后及时办理移交手续且告知档案的去处以便职工享受其应得的各项政策待遇。上海汽车电器总厂虽然在1993年12月履行了档案转移手续，但直至2008年6月才告知华某某，亦有不当之处。原审法院据此酌情判令上海汽车电器总厂赔偿华某某养老退休金损失15,000元亦无不当”。

在该案中，法院不仅确认了用人单位对劳动者的人事档案的基本义务，即在劳动关系存续期间的妥善保管义务和在劳动关系终止后的及时移转义务，而且还确认了用人单位在劳动关系终止时及时履行档案移转义务后及时告知档案去向的义务，以此保护劳动者的权益。诚为司法能动主义的一大进步。

三、对司法实践的反思

与对人事档案制度改革的思考

从对上述人事档案管理侵权纠纷司法判决材料的整理归纳与初步分析，可以得出如下结论：

首先，在纠纷的性质定位上，有关人事档案管理中的侵权纠纷的归类，较为复杂，且多种多样。既有作为财产损害纠纷，也有作为违约责任纠纷，还有作为劳动争议纠纷予以审理的。在司法实践中，还有法院敏锐地提出了人事档案侵权之诉的独立性问题。这一点主要是跟目前我国立法上关于人事档案关系人对其人事档案的合法利益是否权利化以及如何权利化的规范之阙失有极大的关联。

其次，在损害赔偿的性质和范围上，在我国有关人事档案管理中的侵权纠纷的案件中，司法机关普遍倾向于而且也实践了对给予当事人造成的物质损害应当给予救济的主张，而对前述各类型侵权行为造成的精神损害，则根本就没有或者较少给予赔偿。此外，在司法救济中，还普遍使用了非损害赔偿的救济方式，如继续履行（及时移转）、恢复原状（补充建档）等措施。这是因为在我国司法实践中，被司法机关所看重的是人事档案在记载不完全、遗失、不及时转递以及去向不明等情形中给人事档案关系人在就业待遇、缴纳社会保险、办理养老退休等方面造成的经济损失，忽略了人事档案管理中的侵权行为对人事档案关系人所造成的精神损害。可以说，存在着严重的将人事档案关系人对其人事档案的合法利益财产权化的倾向。这一点与法学理论界将人事档案关系人对其人事档案的合法利益人格权化（隐私权化）的基本观点大相径庭。

最后，在损害赔偿的数额与方式上，法官的自由裁量权起到了主要作用，法官通常会根据当事人提供的证据和日常生活经验相结合予以认定，既有一次性支付的损害赔偿金，也有终生定期支付的损害赔偿金。

综上可以说，从OECD的指导原则而言，人事档案管理中的侵权行为主要体现为对资料内容正确性原则、安全保护原则和个人参与原则等三大原则的违反。

从法律规范的创制而言，对人事档案关系人对其人事档案的合法利益的保护，应当将该合法利益规定为法律上的人格权位阶，特别是隐私权的范畴，为了彰显个人信息主体对其个人信息的权利与传统隐私权的差异，可以称之为个人信息自决权。从司法实践的改善而言，应当注意人事档案关系人对其人事档案的合法利益中的人格权因素，在司法救济上，不仅要给予受害人因人事档案管理中的侵权行为导致的经济损失的救济，而且也要给予受害人因该侵权行为而导致的精神损害的救济。

注释：

[1]齐爱民.拯救信息社会中的人格:个人信息保护法总论,北京:北京大学出版社,2009年版,第81页.

[2]王秀哲.隐私权的宪法保护,北京:社会科学文献出版社,2007年版,第243页.

[3]张建文.论人事档案遗失的权利救济,北京档案.2009年第10期,第19页.

[4]张建文.基因隐私权的民法保护,河北法学.2010年第6期,第11页.

[5]刘怡君.资讯化社会隐私权之研究――以日本个人资讯保护为中心，淡江大学日本研究所硕士班硕士论文,2005年6月,第84-86页.

[6]新疆维吾尔自治区乌鲁木齐市中级人民法院(2011)乌中民一终字第1059号民事判决书.

[7]新疆维吾尔自治区乌鲁木齐市中级人民法院(2011)乌中民一终字第912号民事判决书.

[8]广东省广州市天河区人民法院(2009)天法民一初字第3137号民事判决书.

[9]许昌县人民法院(2010)许县法行初字第36号行政裁定书.在该案中,法院认为:原告所诉被告因保管不善将档案丢失不属于人民法院受案范围，原告可以向被告或其上级机关及有关部门反映解决.

[10]张建文.行政部门所保管的人事档案遗失的权利救济,北京档案.2011年第7期,第17页.

[11]河南省安阳市中级人民法院(2009)安民二终字第55号民事判决书.

[12]北京市第二中级人民法院(2011)二中民终字第9927号民事判决书.

[13]长葛市人民法院(2009)长民初字第00699号民事判决书.

[14]河南省安阳市中级人民法院(2009)安民二终字第304号民事判决书.

[15]广东省广州市中级人民法院(2007)穗中法民一终字第2563号民事判决书.

[16]山东省青岛市中级人民法院(2011)青民一终字第385号民事判决书.

[17]重庆市渝中区人民法院（2009）中区民初字第6132号民事判决书.

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中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-08-00-01

为了更好的完成档案管理工作，实现现代化档案管理建设，我们首先应从基础工作抓起，奠定良好的工作基础，才能为我国档案管理工作的长期可持续发展奠定扎实的工作基础。档案管理人员要从档案管理的基础工作进行深入的分析，并根据其工作中的不足予以补充和加强，借此不断提高我国档案管理工作的质量和效率。

一、档案管理基础工作在现代档案管理中的作用

现代档案管理中做好档案管理基础工作是提高档案管理效率和管理水平的前提，档案管理基础工作直接影响现代档案管理的标准化和规范化，因此需要进一步完善档案管理基础工作，提高现代档案管理工作水平。

（一）档案管理的规范化和标准化。现代档案管理的规范化和标准化是档案管理水平的重要指标，由于一些部门对档案管理工作不够重视，一定程度上存在一些无用的档案，通过档案管理工作可以将这些档案剔除，将现有的、有效的档案进行重新组合，提高档案管理的工作效率。档案管理的规范化和标准化很大程度上取决于档案查找的效率以及档案的完整性，档案基础管理工作将档案进行标题分类管理，对档案的页码和信息进行了归类和管理，提高了现代档案管理的规范化水平。

（二）档案检索的准确性 。档案管理基础工作其中重要的一项内容就是进行档案信息的输人和档案的归类，便于今后档案的查找和管理。做好档案管理基础工作可以方便档案的检索，随着信息技术的应用，档案管理也逐渐采用信息技术，将档案信息输人信息库，方便档案的检索和使用。要想及时准确地找到档案信息这需要在档案管理中正确将档案分类，准确输人信息，如果其中一个环节出现问题，都难以找到准确找到档案。

（三）档案的利用率。档案管理基础工作水平的提高有助于提高档案的利用效率，在档案管理基础工作中会对档案按照轻重缓急进行分类，对于一些比较重要的档案信息优先加工，一些不重要的档案信息可以稍后加工，这样可以挑选出一些比较有价值的档案，提高档案的使用率。另外在档案信息输人信息库中可以对档案的检索进行完善，比如可以检索关键词或者主题词，这样可以提高检索效率，更快更准地找到所需档案信息。

二、档案管理的基础工作中的问题分析

当前我国档案馆以数量繁多、内容庞杂的卷宗为主，这样查阅资料耗费时间长。一直以来档案管理工作仅以保管不丢失为原则，各个时期档案整理规格、要求各不相同，因此造成了档案基础较差、计算机管理适应能力较差的现象。其中存在主要问题总结如下：

第一，未建立明确的档案档号、目录号，经常出现一卷多册的现象。第二，未制定规范的案卷标题，标题基本要素缺乏或不能反映其主题内容，并且很多案卷没有标题的现象也是极为普遍的。第三，由于案卷目录，因此许多未涵盖在案卷标题中的内容难以被检索到，且无法得到有效的利用。第四，案卷中未标示页码的现象也极为普遍，若是使用中发生掉页和缺页也不易被发现。第五，存在较为严重的组卷混乱的现象，有时按照职能部门的管辖权限组卷、有时按照时间或文种等组卷。第六，卷宗厚薄差异较大，有的一两页纸一卷、也有几百页纸一卷的。综合性档案馆的建馆时间越长，档案积累也就越丰富，类似的问题也就越发严重。

三、提高档案管理基础工作水平的对策

（一）全面普查案卷，去糟取精。这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

（二）重新组合案卷实现案卷规范化。将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

（三）统一分类号保证检索查全率。计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。

（四）规范题名保证检索查准率。档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、地点和时间等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。

四、案管理基础工作的发展

同志曾提出：“借助档案，我们能够更好的了解过去、把握现在、预见未来。”作为生产建设、科学研究、宣传教育等的重要依据，档案文件种类繁多、涉及我国国民经济的各个方面。在现代档案管理中，包括档案的统计、标题制定、分类和编号、文件排序、文件保存在内的基础工作具有重要作用。档案基础工作面临时间跨度大、档案种类多、工作量大等问题，要在浩如烟海的档案中理清思路，做到“数量充分、质量优化、成分充实、结构合理”，加强档案基础工作是推进档案管理现代化的前提。

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2、地质勘查数字化项目档案管理制度有待加强。在档案管理时，相关责任分散、不够明确。缺乏对数字化项目档案的管理合作，不同部门的档案管理各自为政，不能将所有的数字化项目档案进行有效的整合，使得地质勘查数字化项目档案管理效率低下。

3、档案管理水平有待提高。现阶段的数字化项目档案管理工作，管理工作人员的技能水平不高，对数字化项目的档案管理工作认识不够，相关职业技能和业务能力不强，不能有效的完成地质勘查数字化项目的档案管理工作，所获取的信息量小，对于档案的二次利用效果低下。

4、地质勘查数字化项目档案管理缺乏协调合作。地质勘查数字化项目的档案管理工作需要，地勘企业各部门间没有进行有效配合，没能将数字化项目的档案进行科学合理的整合分类，使得数字化项目档案管理工作进展不够顺利管理水平不高。

二、地质勘查数字化项目档案管理建议

1、加强对地质勘查数字化项目档案的分类整合。通过先进的计算机技术对地质勘查数字化项目档案进行科学合理的分析、收集和整理，从而增加档案管理的有效性和档案调用的有效性。

2、建立完善的档案管理制度，拓宽档案管理范围。科学完善的档案管理制度是地质勘查档案管理水平提升的重要因素，随着地质勘查工作的不断增多，地质勘察数字化项目的档案就不断增多。在地质勘察数字化项目档案管理过程中，完善的项目档案管理制度能够有效增加地质勘察数字化项目档案管理的工作效率，并将其他与数字化项目档案有关的工作纳入到档案管理中去。增加档案管理范围。

3、加强对先进计算机技术的创新，加强相关人员培训。随着地质勘查数字化项目档案管理工作的不断进行，就需要对地质勘查数字化项目档案管理的系统加以改进，提高项目档案的管理水平。加强相关管理人员的职业技能培训，从而实现地质勘查数字化项目档案管理。

4、加强各部门间的配合，并做好档案管理工作的监督和和指导。通过档案管理部门和企业各部门间的有效合作能够，提高企业档案管理的效率和全面性，同时，上级档案管理部门需要做足对下级档案管理部门的监督和指导工作，并制定相关的责任制度，对出现的数字化项目的档案管理失误人员进行合理的惩罚。

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中图分类号：TN91-4 文献标识码：A 文章编号：1007-9416(2012)08-0088-01

伴随着社会化大生产时代的到来，档案管理的信息量日益增大，档案管理内容的内容日趋复杂化；社会化的生产也使得传统的劳动密集型逐步向知识密集型方向转化，为档案管理实现自动化和程序化提出了现实需要和必要挑战。电子信息技术可以在档案管理过程中发挥其智能化、迅速化、科技化的优势，使档案管理节省大量的人力、物力和财力成本，让档案管理在形成、管理、存储、利用、分享等方面都发生了翻天覆地的变化，极大提高了档案管理的效率。信息化时代背景下，要积极探索档案管理信息化的新模式和信手段。

1、信息技术背景下档案管理工作的特点

第一，信息技术集成有效促进档案管理载体发生重大变化。与传统的档案管理载体不同，信息技术更多的是将档案内容转换成信息化数字内容通过计算机技术和网络技术、借助相关软件作为载体予以保存，实现了档案管理储存的数据化、虚拟化和数字化。传统的档案管理往往是以实物保存为主要的载体形式，受保存空间和时间影响较大，档案储存内容很大程度上依赖于载体的可承受能力。信息技术集成条件下的档案管理载体有效实现了计算机的全程操控，有效实现了档案数据处理与交换的效能，有效避免了受传统档案管理时间和空间约束的限制。信息技术时代下，档案管理以电子文件、电子图纸、虚拟图标形式取代了纸质档案的设计、存储，在档案管理载体上使一次革命化。

第二，信息技术条件下使档案管理分类发生了根本性变化。在传统模式下的档案管理关于文书档案、基建档案、人事档案、科技档案、单位史志等传统的分类方式发生了根本性变化，逐步演变成根据信息技术管理模块功能和具体流程为依据形成的分类标准。信息技术条件下的档案管理分类主要依托计算机信息和网络技术，根据事先设定好的人为指令自动、随时的进行设立和调整。各单位可以根据自己实际情况设定档案管理的相关分类，例如，对企业生产、经营、财务、管理、人事、组织等方面的详细状况进行更加具有针对性、规范性的分类管理。

2、电子信息技术条件下做好档案管理工作的具体路径探析

首先，要从思想观念上充分认识到信息技术的重要性，认识到信息技术在档案管理实际工作的重要意义。

档案管理的信息化是信息时代背景下信息技术具体应用的一个重要方面和重要组成部分。伴随着档案管理难度的日益保密化、复杂化、以及档案管理地位日益重要性，档案文化性质和社会性质逐步被弱化，但被利用的范围和对象却在逐步扩大。面对档案管理新形势下呈现出来的新特点，必须要高度重视信息技术在解决档案管理中出现这些挑战和现实的重要性，高度重视信息技术在解决当今档案管理中各种问题的可能性和有效性。

其次，根据信息技术应用特点对档案管理工作做好统筹规划，使之有的放矢。

档案管理的信息化，使档案管理的内容逐步丰富，是传统档案管理信息量的几十倍、甚至是几百倍；信息化的档案管理是一项系统性、复杂性的工程。做好信息技术在档案管理中的应用，就必须要对本单位的档案状况进行系统规划、统筹安排。例如，要对单位档案的馆藏状况进行系统化的摸底排查，对原有档案的载体、类型、实物、形态、状态、数量等基本信息要做到真实、准确的摸底；根据对原有档案资料的实际情况再选择合适的信息技术手段，包括扫描仪、相机、摄影机等信息设备的应用。由于档案信息化过程中一个主要的特点是数字化，但是要实现原有档案资料的全部数字化是一个漫长的过程，应从保证原有档案真实性基础上再去按照“突出重点、照顾特殊、分步推进：的原则对原有档案的重点项目和利用频次高的项目首先进行数字化；对于特殊性的档案资料要区别对待。

再次，信息技术条件下要加快、稳步实现档案管理的数字化管理和应用。

档案管理数字化管理是信息技术在档案管理应用中的必然体现。面对档案浩如烟海的资源和内容，逐步实现数字化管理是十分必要的。根据档案管理和利用有效性、高效性的原则，要加快实现档案管理的数字化。实现档案管理的数字化可以极大提高档案高价值、高利用率的特征，更便捷的服务于生产和生活。档案实现数字化的过程中要针对性的做好相关参数的优化设置工作。例如，因为在对一些纸质档案进行扫描过程中其扫描参数的设定会对图像产生巨大的影响，参数不同，成像的质量也就不同、效果区别很大。

3、信息技术在档案管理工作应用过程中的现实挑战

信息技术背景下，对档案管理保密性、档案管理人员的综合素质、能力要求等都提出了很高的要求。信息技术应用的公开性要求在档案管理工作中要更加注重档案管理的保密性；由于信息技术条件下档案管理工作是一项既涉及到信息技术应用、维护、管理等技术层面，又涉及到档案管理的专业层面，对档案管理工作人员的综合素质提出了更高的要求。信息技术条件下，档案工作人员除了继续做好档案信息资源的收集和保管工作之外，更多的是了解工作中广大档案查询者对档案工作的需求状况，扩大档案服务面。因此，档案管理工作人员在平日做好相关档案管理的日常工作的同时，还要加强研究如何建立起高效、科学、灵活的单位档案信息体系，更好的服务于实际工作。这的确给信息技术条件下的档案工作者提出了新挑战。

参考文献

[1] 陈峰.论电子信息技术在档案管理中的应用[J].硅谷,2010(22):113-113.

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一、学校档案管理的意义

档案管理是一种信息控制系统，档案的建立需要学校各个部门的材料汇集。材料是在管理工作中形成的，其形成和管理也就是各部门的管理工作之一。搜集和汇总后的档案材料经过加工。输出又为管理工作服务。提供各项数据。同时，通过对档案材料的分析和总结又起到促进管理工作的作用。档案管理是学校管理的一部分，同时又显现和作用于整个学校管理当中。所以说档案管理不能简单的说是学校管理的一部分。

二、加强学校档案管理的措施

（一）严把进入关

现今，从事档案管理的人员大多都是中文系出身，专业并不对口，致使很多非专业人员从事档案管理工作。为了提高服务质量及工作效率，引进专业内的工作者十分重要。首先，在招聘人才时，尽量招聘档案管理相关专业者。第二，在对引进的人才进行的考核时，要分为面试和笔试两部分。笔试多为理论知识和基础知识的考察，但是也要有相应的对实际问题的分析。面试的考察重点即位才和德。一方面，引进的人才要熟悉工作流程，必要时可现场操作。另一方面，从事档案管理人员必须具备较高的素质，这是由档案管理工作的特殊性所决定。档案具有一定的绝密性，从业人员不能利用职权之便，泄露他人信息或者其他信息以谋取个人私利，这就要求从业者必须具备较高的素质。

（二）加强档案管理工作重要性的认识

很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，认为档案管理工作可有可无。再加上一些企业的档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视，在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识，因而不能充分认识到档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义。工作中存在失位现象，工作责任心不强，对档案管理工作重要性的宣传力度不够，档案管理无用论在本部门滋生蔓延到整个企业。不利于形成企业管理层关心、重视档案管理工作的氛围，整个企业的档案意识进一步弱化。从而导致档案管理工作在管理方式新旧更替的历史进程遇到新的障碍，在整个企业发展进程中有边缘化危险。

（三）制定详细的档案管理工作流程

现今的学校档案管理工作存在一定的不合理性，缺乏一套完整的系统的流程，有时甚至影响工作的正常进行。因此，制定一套详细的工作流程刻不容缓。将学校档案管理系统分为四部分，分别为系统管理、读者管理、书籍管理、统计分析。在读者管理中，分为读者分组管理和读者资料管理。之前学校档案管理通常会将图书管理作为重点工作，但是建立学生借阅档案也十分重要。将这条加入今后档案管理的系统工作中，是学校创新管理的突破口之一。对于书籍管理，可分为书籍类别管理、书籍资料管理、出借资料、归还资料、损坏资料。细化工作流程，既方便读者，也对今后的学校的档案管理大有益处。

（四）合理的档案分类

日积月累，档案的数量十分庞大，如果没有合理的分类标准，查询起来就像是一件大海捞针的工作。因此，合理的档案分类十分必要。目前，中图分类只是针对大致方向进行的概括分类，还有很多跨属类的存在，给分类工作带来很大的不变，且中途分类因此是大致分类，不细化，也存在一定的弊端。所以，制定详细的、合理的分类十分必要。首先，对每一类下一个准确的定义很重要，这可以为分类提供必要的参考。其次，每一小类的分类标准要准确详细，制定合理的关键词，方面他人的查询。

（五）创新管理手段

1、加强知识管理的核心是以人为本管理。发挥馆员主观能动性，内凝外联，改革创新，整体推进。要强化校内宣传，取得学校各方面的理解和支持，不断把学校档案工作推向新层次、新台阶。2、加强信息资源建设。开展资源整合，优化馆藏，提高档案利用率。强化信息技术利用。及时购买档案管理软件，扩大对于数字信息的发掘、整理、组织以及使用，设计一个多功能并具有吸引力的网站来指导用户直接使用各种有用的网上资源。3.建立档案管理人才竞争机制。鼓励馆员轮岗，带动知识在馆内流动，在工作中学习、成长。对那些通过写作、出版、讲座，或以辅导方式与他人共享自己隐性知识和专业技术知识的组织文化。同时，注重档案管理人员的在职培训及继续教育，以保证专业知识的更新和扩充，防止其老化或停滞不前。

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doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.08.106

[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）08-0-01

社会不断发展，信息技术水平得到提升，且信息技术在档案管理中也发挥着越来越重要的作用。传统的档案管理模式已经无法满足现在社会档案管理的实际需要，因此必须要有一种时效性、系统性和需求量都能满足需要的管理技术模式。而数据挖掘技术的出现很好的改善了档案管理的情况，保证了档案资源得到合理的分类、收集与保留。

1 档案管理中应用数据挖掘技术的价值分析

档案记录的内容都是极为重要的信息资料，且能够在一定程度上反映出档案管理人员的素质与智慧。随着信息技术以及计算机水平的提高，数据挖掘技术逐渐被应用到档案信息管理中，使传统的档案管理模式发生了转变，并促进了档案管理水平的提升，因此在档案管理中应用数据挖掘技术具有重要的价值。

首先，其能够使档案管理更加安全。档案资料中记录的都是比较珍贵、具有一定历史价值的资料，档案信息实体是其价值体现的重要载体。作为档案管理人员应尽可能长时间的对档案信息资源进行保存，更好的体现和增加其价值，并且提高档案信息资源的使用频率。但是这种情况下档案信息资料的保存管理工作就会遇到一定的难度，使用的次数越多，档案的寿命就会缩短。且在档案管理工程中，保密性也是重要的工作热荩如果档案信息泄露，相关信息会暴露，工作人员的隐私权等也会受到不利的影响，使档案管理与使用之间存在着一定的问题。而在档案管理中使用数据挖掘技术能够很好地防止出现这种情况，使档案信息管理更加安全，提高其保密性。

其次，使用挖掘技术进行档案管理还能减少档案管理的成本支出，提高管理效率。数据挖掘技术的应用能够在很大程度上弥补传统档案管理的不足，提高档案管理的效率及水平。应用数据挖掘技术也能够节省时间，使信息处理更加快速。在档案信息管理过程中，档案鉴定是极为重要的工作内容，以往的档案鉴定都是通过档案管理人员的经验进行的，主观性较强，而数据挖掘技术的应用能够在很大程度上避免因管理人员主观因素使有价值的档案出现丢失等现象，能够实现定量化的档案管理，保证档案鉴定更加科学、有依据。

2 数据挖掘技术在档案管理中的应用

2.1 档案分类

档案分类就是依据一定的标准规范，对档案进行不同种类的划分，通过档案分类能够将不同种类以及性质的档案分开。在档案分类中应用数据挖掘技术，能够更好地对档案进行分类归档，使档案检索更加快速、有效。

在档案分类分析中应用数据挖掘技术，一般是利用挖掘系统数据库的分析功能，将所有对象划分成为不同种类的工作过程。而在档案管理中应用数据挖掘分类技术能够在很短的时间内、在复杂的用户信息中找到所需的，并结合信息利用者的特点进行分类。如使用者通过网络访问档案馆，数据挖掘技术就能自动保留使用者的访问记录，结合使用者的个人情况以及信息等进行科学的分类。由于利用者的自身特点以及喜好等是存在差异的，因此使用数据挖掘技术能够使用户信息更加准确的被使用，使信息的服务质量及水平得到提升。

2.2 档案收集

在档案收集中使用数据挖掘技术其实就是对数据库中的数据进行科学的分析，并建立数据模型，对数据模型以及测试样本之间的差异进行对比，在测试时，如果测试模型与数据模型之间有相似之处，就可以利用测试模型中的分类方法分类管理对象。数据挖掘技术需要科学的分析数据库中的信息，保证描述方案的科学合理，有效描述已知的数据和概念模型等，并进行对比测试，如果多次测试后模型的准确性比较高，就可以将模型作为标准，对不同的对象进行科学的分类。档案管理工作中信息收集是基础性的工作，要实现个性化的档案管理就需要先做好档案信息的收集工作。如，档案管理人员通过网络调查问卷，将问卷内容输入到数据库中，其主要包括使用者的个人资料等。若有新使用者的信息需要输入到数据库中，程序可以结合档案资料以及实际需要自动进行分析，明确用户类型，使服务更加针对性、更加有效。

2.3 档案保留

档案保留是使用科学的手段对老员工的档案进行有效保管，避免档案出现流失。而科学的挖掘、分析和整合老员工档案流失的情况，明确具体的原因，采用科学的措施方法，能够有效防止人才出现流失。档案管理中应用数据挖掘技术能够使档案管理的工作效率得到提升，并使检索更加方便快捷，进而将档案管理与人事管理相结合，更好地实现人事管理。

3 结 语

信息技术的发展推动了数据挖掘技术的进步，数据挖掘技术在很多方面都有广泛的应用，能够更好地促进信息事业的发展。在档案管理中应用数据挖掘技术能够使档案管理的效率得到提升，档案检索更加科学有效，因此需要提高数据挖掘技术在档案管理中的应用，使档案事业更好的发展与进步。

主要参考文献