档案管理方式汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇档案管理方式范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

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一.相关内容研究

教学档案是在教学管理实践活动中形成的全部档案,是对教学活动的客观反映与总结。随着科技的发展与高校教育体制改革,使得高校教学档案内容更加丰富。高校教学档案对学校教学工作的考评起到重要作用,是教学活动管理总结经验的重要参考资料。信息化概念最早于60年代由日本提出，信息化是工农业社会向信息社会演变的动态过程。我国学术界对此进行了较长时间的研讨。1997年，首届全国信息化工作会议召开，将信息化定义为培育发展以职能化工具为代表的新生产力造福社会的历史过程。美国的档案信息化管理利用方面发展起步较早，其档案管理机构分为国家档案馆及各地分馆组成的联邦档案管理机构和由各社会机构自行设立的档案管理机构。美国档案管理体制中包括分散于各地机构的文件中心,其档案、图书、资料的一体化管理模式使美国档案信息化建设位于世界前列。70年代末我国档案界开始尝试使用计算机进行档案管理，80年代中期，国家逐步出台档案编目与机读目标制作方面的规范标准，推动了机读目录数据库的建设发展。21世纪以来，电子政务发展迅猛，国家相继出台了一系列的档案信息化建设制度。信息化建设事业全面展开。现代信息技术在国民经济社会发展中扮演重要的角色，高校档案必将随着人类进步不断发展，传统的档案管理模式受到严峻的挑战。随着信息化时代的发展，信息技术的广泛应用为高校教学档案管理提供了有力条件。档案信息化管理是一种现代信息化档案管理技术。将原本纸质档案转化为电子数据存储,以方便不同部门间的档案信息传递。档案管理的信息化建设依托于计算机技术发展,基于计算机处理数据功能进行档案信息存储处理。随着计算机技术的发展档案管理信息化水平不断提高,提高信息化管理必须建立数据信息计算存放相关规章。要实现高校教学档案的信息化管理，首先应构建完备的档案管理体系，制定完善的电子档案管理制度，不断提高高校档案管理水平。使高校档案信息化管理更加规范高效，其次要建立完善相关档案管理安全制度，保障档案管理信息化安全。第三要加强信息技术建设,实现高校档案信息化必须依靠技术支持。要加强对档管人员的专业技能培训，促进档高校案管理信息化建设发展。

二.高校教学档案信息化管理的意义

在高校教学档案管理中运用现代信息技术使传统教学档案工作为现代管理手段代替，档管人员通过运用计算机进行档案立卷等工作,打破了传统教学档案管理模式。传统的查阅方式要到相关档案保管部门进行纸质档案查阅，高校各部门职能不同，会对教学档案信息进行多次重复查阅，降低了高校档案管理工作效率，浪费了大量的人力时间资源,加速了纸质档案的磨损。推行高校教学档案信息化管理,实现教学档案信息的储存索引数字化管理，可以降低教学档案原件利用率,减少教学档案原始材料的人为磨损。高校档案工作综合性较强，其较一般档案部门具有更繁多的档案类型。需更高效更科学的信息化手段进行管理，因此，高校教学档案管理必须加快信息化建设步伐。传统的高校教学档案管理重藏轻用，信息时代的今天社会对信息资源的利用提高了要求。高校教学档案工作者必须积极改变传统的档案管理理念。主动为学校社会提供利用服务。目前大多高校教学档案工作仍沿用传统的管理方式,相关管理部门以纸质档案保管为主,部分高校实现了网络化,但网络上较少传输教学档案信息资源，必须优化高校教学档案管理手段，以增强高校教学档案信息化管理效果。信息化建设在高校教学档案管理工作中的应用现代信息技术，使教学档案工作管理环境发生巨大变化，高校管档人员原有的专业知识技能已不能适应时展的需求。因此，高校档管人员必须学习掌握运用现代信息技术进行档案管理知识技能，提高档案管理效率。

三.高校教学档案信息化管理中存在的问题

我国高校教学档案信息化管理经多年探索发展，取得巨大进步提升，当前高校教学档案信息化管理中仍存在一系列问题。究其原因，高校教学档案管理部门管理观念陈旧，社会服务意识淡薄，管理技术手段落后等问题为其主要原因。1.随着现代信息技术的广泛应用，人们开始加强重视档案信息资源的利用，受传统管理思想的影响，高校主管教学档案领导对其重视不足，管理工作者思想观念落后，教学档案管理工作被动，管理人员较少积极主动收集相关教学档案，优化档案管理模式，阻碍了高校教学档案信息化管理的发展。2.目前我国高校教学档案管理仍沿用传统的封闭管理方式，教学档案仅供相关部门及本校师生使用。教学档案提供利用是档案部门与学校社会的联系桥梁。传统的管理模式不能很好的服务于高校档案管理。要激发教学档案信息化管理生机活力，必须转变封闭的教学档案管理方式。3.经费是教学档案信息化管理的基础保障。部分高校领导对教学档案信息化管理重视不足，导致教学档案管理办公条件欠佳，设备陈旧，从而影响了教学档案信息化管理的顺利开展。4.实现教学档案信息资源共享的重要前提是高校教学档案管理标准化。因社会历史等因素影响，目前我国高校教学档案管理部门的管理工作缺乏规范标准，制约了高校教学档案管理的信息自动化发展。要从高校档案管理的未来长远发展考虑，加强高校教学档案信息化管理的规范性。5.快速实现高校教学档案信息化管理的关键因素在于管理人员的专业素养。管理人员应掌握一定的现代信息技术，具备较高的专业知识能力。当前很多高校教学档案管理人员缺乏现代技术的应用能力，对计算机系统程序数据管理等方面存在一定不足。

四.转变高校教学档案管理方式的策略

1.加强对信息化管理的重视信息时代的发展为高校教学档案管理工作注入了新的活力，为适应新时期高校改革发展需求，高校应重视加强对档案管理人员队伍的技能培训，不断提升教学档案信息化管理水平。高校教学档案信息化管理需相关管理部门及人员树立现代管理理念。运用现代化信息技术手段进行教学档案管理。在转变传统的管理观念时，要积极引进现代档案管理理念，加强对教学档案信息化管理的宣传力度，适时将教学档案信息化管理工作进展情况向领导汇报，为推动教学档案信息化管理奠定基础。促进高校教学档案管理信息化发展。2.优化高校教学档案管理方式目前高校教学档案管理思想手段等方面存在许多问题，高校必须加强对档案信息管理的标准化建设。将高校教学档案信息化管理建设纳入到高校档案事业系统中，发挥国家档案管理标准要求对高校档案管理的指导作用。加强高校教学档案管理标准化，首先要统一档案信息的输入格式，代码符号等基本要求。在高层次上制定档案管理的相关标准规范制度。确保高校行政部门及档案部门对教学档案进行科学系统的管理，以便更好为高校教学及社会发展服务。3.加强高校教学档案信息化管理高校教学档案信息化管理基础是加强对相关硬件标准建设，目前市场上的档案管理软件繁多，各软件开发水平不同，不少档案管理软件在功能设置方面存在缺陷，高校教学档案管理部门应选择标准化的教学档案管理软件。文档一体化管理是将前端控制理念与全程控制思想运用于电子文件管理中，从整体上对文件信息与档案信息进行组织控制。教学档案信息管理系统要汇集所需信息数据，通过网络检索教学档案提高档案查阅效率，高校教学档案信息化管理系统应具有一定的灵活性。以便对高校教学档案信息进行动态管理，高校各相关部门可形成有参考价值的文件。将原有纸质教学档案原件存储到服务器，提高了传统的档案管理效率，方便档管人员查阅管理教学档案。高校传统的档案管理模式下，管理人员要对教学档案基本情况进行统计，超期档案催还等工作。教学档案管理工作较为繁杂。应用标准化的教学档案管理软件,可随时对系统存储的数据进行统计，提高档案管理工作效率。4.提高高校教学档案管理人员专业素质要实现高校档案信息化管理，必须提高高校教学档管人员的职业道德素养，造就适应教学档案信息化管理需求的专业人才队伍。教学档案涉及到教学检查，人员素质评估等工作，档案材料关乎师生的荣誉。高校教学档案管理人员要具备良好的职业道德修养及较高的责任心，按时统计分类归档，确保学籍材料真实准确。当前高校档案信息化人才形势较为严峻，加强档案管理人才队伍建设是高效档案信息化建设的基础条件。当前高校中缺乏专业的档案信息化管理人才队伍，影响了高校教学档案管理的现代化发展。高校档案管理部门应加强对档管人员的培训教学工作，提升其信息素养与现代信息技术的应用能力。档案管理人员要主动收集了解综合教务管理系统，将档案管理思想方法融入到系统设计中。积极了解目前学校运用的综合教务管理系统，关注电子文件归档前的管理模式及运行特点，对归档后的数字化档案实施有效管理。

篇（2）

民办高职档案管理是学校日常教学管理工作中的一个组成部分，但由于历史的原因，档案管理和一些公办院校相比，还存在着一定的差距：

1.档案管理起步晚，人员少，基础薄弱。建院之初，“有无充足的生源？能否招到一定办学规模的学生和教育、教学质量成了民办高校的二条生命线”［1］。学校工作的重点当仁不让地放在扩大招生和提高教育、教学质量之上。由于投入少、教职员工少而精，在当时能够满足日常的教学工作已属不易，也就无暇顾及档案的收集和管理。一些日常管理工作中形成的文书档案、教学活动环节中形成的教学档案（包括学籍档案、新生录检表），以及一些工程建设过程中形成的工程档案都分散保管在相关人员的手中。由于民办院校人才流动比较频繁，造成了需要保管的材料不齐，需存档的资料时间流失，档案管理基本无从谈起。

2.档案管理制度不规范，管理质量较差。由于建院之初人员少，管理人员一般要身兼几职，也没有专职的档案管理人员。管理人员一般负责收集、保管自己工作中形成的材料，由于工作繁锁、档案管理意识相对比较淡薄，对材料的收集和整理质量并不十分重视，经常造成已组卷的档案没有严格按档案管理的要求规范操作，经常是眉毛胡子一把抓，把一些文件归集在一起就算是学校的档案了，从而出现了无章可循、无规范可言的局面，更谈不上档案管理的质量了。

二“、迎评”工作为档案工作带来良机

高职院校的教学评估，不仅衡量一个学校的办学水平和教学质量，而且也是学校教职员工增强档案意识，推动档案规范化、制度化管理的一个良好契机。从评估的实际情况看，专家通过查阅与评估指标密切相关的各项工作的原始档案来获取学校在教学、专业建设等方面的信息，了解学校各方面发展的情况，籍此对学校办学水平及教学质量做出综合评价。而全面系统完整的评估材料是学校教学评估的依据和基础，是专家做出客观、公正评价必不可少的支撑。为此各校在迎评过程中，都集中了大量的人力、物力和时间，对已有材料进行梳理、整合，同时按评分指标要求编写相关材料。其间不仅调用了大量的原始档案资料，同时也产生了一批评估材料。通过这次评估，教职工对档案管理的重要性有了一个更全面和深入地了解。在迎评工作展开过程中，发现了以前档案管理工作中的存在的一些薄弱环节，例如学院在品牌专业、特色专业建设中形成的教师的优秀论文、获得的各类荣誉，教师编纂著作、编写的实训材料等这些评估工作中强有力的佐证材料，由于以前没有足够重视，有部分没有归档。因而在材料组织过程中，常常需要问当事人借用复印，部分材料由于人员调离而缺少，从而给迎评工作增添了一定的工作量。通过迎评工作，使领导对档案工作的重要性引起了足够的重视，从而专门制定了相应的规章制度及措施；同样也使各部门管理人员领略到档案管理的重要性，各部门对照考核指标和学院档案归档范围的要求，对本部门档案归档的范围重新作了规范和明确，为学院档案规范化、制度化管理铺平了道路。

三、加强民办高职院校档案管理工作的措施

“学校档案反映和记录了学院建设、发展、教学、科研和管理等方面的历史过程，是学校的宝贵财富，学校档案馆作为学校长期保存和提供利用档案史料的部门，在学校事业发展中起着举足轻重的作用”②。学校的档案不仅记载着学院的昨天、反映发展的今天，而且为学院的明天的利用提供有力保障，做好民办高职院校的档案管理刻不容缓。

1.加强宣传，提高认识，明确职责，规范管理

档案管理工作是一项长期性和基础性的工作，档案管理部门要加强对档案工作的宣传力度，使更多的人了解档案工作的内容、性质及档案利用产生的效用，提高对档案工作的认识，在工作过程中自觉增强档案管理的意识。要认真做好档案管理工作，领导重视是不可缺少的前提。我院在院长的重视和支持下，建立了综合档案室，把档案管理工作纳入了学校的日常管理工作之中。建立并健全了档案管理网络，即由主管副院长担任总负责人，专职档案员负责学院档案管理，各处、室兼职档案员负责本部门日常档案管理工作，明确各级档案管理人员的职责分工，把档案管理和学院的日常管理工作紧密结合起来。同时制定了档案管理的各项规章制度，使档案管理工作有章可循。各级档案管理人员按章办事，认真做好档案的收集、整理、检查、归档工作，档案工作的规范化、制度化得以贯彻执行。

2.加强软、硬件建设，提高档案管理工作的水平

篇（3）

【关键词】信息化管理；国土档案管理；应用；方式

【Keywords】 information management； land archive management； application； mode

【中图分类号】G270.7 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2017）06-0189-02

1 引言

国土档案是我国重要的国家资源，其对于我国领土的合理利用具有重大影响，同时也关系到我国经济计划的制定。传统的档案管理模式，需要耗费大量的时间，对档案进行处理，并且出现错误的概率较高，加大了我国国土档案的管理难度。而利用信息化管理，能够通过计算机对档案进行记录、分类、归档，加强了国土档案的保密性，提高了国土档案的管理效率。

2 信息化与国土档案管理

国土档案对我国经济的发展至关重要，利用信息化技术对其进行管理，能够提高管理效率。社会的发展，科学技术的进步，信息化时代的到恚使得计算机成为人们日常工作生活的主要工具。信息化主要是操控电子设备，利用信息技术，来进行社会的各项活动，从而去满足需求。将信息化管理，应用到国土档案管理当中，能够提高工作效率，节省工作时间，降低错误的发生率，有利于我国对国土资源的合理分配与利用。从20世纪开始，信息化开始发展，并且逐渐被应用到各个领域，带动了经济的发展[1]。而国土档案信息化管理，也越来越受到国家的重视。信息化国土档案管理，主要是对档案进行保管、整理、分类、利用以及开发。信息化管理，在国土档案管理中的使用，降低了管理成本，节省人力财力，有利于国土资源的开发。传统的国土档案管理方式，需要大量的人力资源，管理成本较高，并且在分类统计的环节容易发生错误，档案资料查找起来比较困难。采用信息化管理方式，能够帮助解决以上问题，符合信息网络化时代的发展需求。

3 国土档案信息化管理的内容与管理机制

3.1 国土档案信息化管理的内容

国土档案信息化管理，主要是对网络、应用软件、档案资源、工作流程进行管理。信息化管理在国土档案管理中的应用，主要是利用计算机技术，对档案资料进行整理、分类、存储等，并通过对应的程序进行快速的查找。其能够体现出，信息网络技术强大的资源整合能力，快速地实现智能分类处理。信息化管理在国土资源中的应用，利用了计算机技术、通讯技术、网络技术等，将现代化社会先进的科学技术，进行整合使用，从而去提高国土资源管理的效率。信息化管理是现代网络计算机技术的体现，随着电子技术的发展，信息化技术会不断地进行完善升级，使用效率也会不断提高。计算机网络的出现，为国土资源档案管理提供较大便利，降低之前国土档案管理的难度。国土档案的信息化管理，通过计算机能够实现档案信息的共享，以及快速准确的进行查找。注重信息化管理应用软件的开发，能够减轻工作人员的工作压力，帮助解决档案管理中更多的难题。配套应用软件的使用，提高了计算的准确率，有利于档案信息的整合。

3.2 国土档案信息化管理的机制

对于信息化管理在国土档案管理中的应用，应该重视工作人员工作机制的改革。树立档案管理人员新的思想观念，从被动的机械化操作，转变为积极的正面竞争，从而去改变员工的工作态度，提高档案管理工作的效率。国土档案信息化管理机制，主要是建立合理的奖惩制度，对员工进行合理的激励，从而去调动员工的积极性，提高整体的执行能力，确保国土档案管理工作的有效性。竞争机制是新的管理模式，对国土档案管理具有较大的影响，其与责任制相关联，从而加强对工作人员的制约。竞争机制，能够激发员工的潜力，引进优秀的人才。国土档案管理部门，需要建立综合素质较高的团队，具有专业的国土资源管理知识，以及丰富的实际操作经验，能够进行高度的分析，精准的概括，具有创新性精神的多功能人才。与传统管理方式的工作人员相比，高素质的档案管理团队，具有新时代的思想，懂得计算机信息技术的使用，具有创新开拓性思维，能够充分利用信息化技术解决问题[2]。国土档案管理工作，人力资源并不缺乏，而是缺乏积极性的信息化人才。国土档案信息化管理的机制调整，能够促进员工之间公平的竞争，提高人员的综合素质，满足新时代下国土档案信息化管理的要求。 4 信息化管理方式在国土档案管理中的应用

4.1 档案的收集整理归类

我国是领土大国，国土档案资源信息量较大，档案的收集整理归类需要更加的严谨。信息化管理在国土档案管理中的应用，对于档案的收集、分类、整理，是其最基本的工作内容。对于国土档案的管理，工作人员需要注意最新资料的收集，并且及时进行电脑记录，通过计算机技术进行处理，初步进行合理分析。国土资源档案的收集，一定会存在无效的信息，需要反复的进行筛选核对，将无效的信息进行清理。需要注意的是，对信息的遗漏，及时的进行检查，对于漏记的信息进行补充，从而确保国土档案的完整性，再进行分类存储。信息化管理，能够简化档案收集整理分类的流程，利用计算机代替人工进行操作，从而去提高工作效率。

4.2 扫描美化处理

利用信息化技术，对档案进行扫描美化处理，主要是对档案资料进行分拣、归类、拆分、装封、校验等，再M行解封、装订、编目，美化修整等操作。档案的分拣，需要将其进行扫描录入案卷；对封装案卷进行拆封，对其进行检查，填写对应的单据，将档案资料分页装入塑料封袋中，在将其移到扫描流水线；利用高速扫描仪对档案资料进行整体的扫描录入，并通过计算机对其图像进行控制；观察核对档案资料与填写的表单是否对应，检查资料的图像是否完整；将档案资料从塑料封袋中取出，再进行装封，并将资料中的表单递交给档案管理员；管理员进行档案的计算机录入，建立对应的编目，以及数据库；依据档案管理标准，对档案的图像进行去污、结构调整等操作，利用信息技术，提高档案管理的质量。

4.3 数字签名加密

信息化管理在国土档案管理中的应用，主要体现在数字的签名加密。对于国土档案资料的信息化处理，需要按照相关准则进行加密，满足国土资源部“金土工程”对档案的要求。信息化管理，能够使得国土档案管理具有标准性与规范性。国土档案的数字签名加密，主要是在国土档案电子文档中加入数字签名认证，从而去对国土档案进行保密，防止其被窃取查看，保证国土档案的安全。数字签名加密，可以采用上百种加密算法，安全系数较高，工作人员需要对档案进行最高级别的数字加密，从而去保证其不被其它技术破译，使得资源被盗。我国对于国土档案的加密，主要是进行两个层次加密。一层是档案文件只能在专门的应用软件中打开，并且需要权限才能进行复制下载。另一层是档案的原始文件，只能在固定的服务器上打开，若是其它服务器，即使采用专门的软件，也无法打开档案。通过信息化管理，实现对国土档案的数字签名加密，为档案的安全性提供保障，捍卫了我国的主权。

5 结语

综上所述，利用信息化管理方式，对国土档案进行管理，主要是利用计算机技术，对档案进行收集、整理、归类等。信息化技术的应用，代替人工进行操作，降低了工作的错误概率，提高国土档案管理的有效性。信息化管理方式在国土档案管理中的应用，主要包括对档案进行数字签名加密，扫描美化处理，以及档案的收集整理归类。

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医学科技档案作为医学研究工作中的重要内容，对其信息进行有效利用能够促进我国医学研究的发展。随着科学技术、临床工作与医学科研的不断发展与进步，现有的医学科技档案管理模式已（以及）无法满足用户的需求[1]。因此在现代医学科技档案管理工作中，必须要以满足用户使用需求为基础，积极开展科技档案的整理收集、存储与使用等工作，创新管理方式，促进现代医学科技档案管理质量与水平的提升，实现现代医学的长远发展。

一、现代医学科技档案管理特征分析

现代医学科技档案管理的特征主要表现在四个方面：一是系列性强。相较于其他的学科而言，医学研究的对象主要是采用特定的专题，并从不同的层次和角度进行完整性和系列性研究。这样会保证科技文件资料的成套化和完整化，使档案资料之间形成紧密的联系以及分明的层次，从而进行系列化使用。二是专业性强。对于现代医学而言，具有广泛的交叉领域以及繁多的学科门类，因此在对医学科研课题进行分配时，应以不同专业门类加以分配。如在基础医学的研究中，可从研究对象对其进行划分，分为药理、病理和生化等专业;而在临床医学的研究中，可分为儿科、妇科、外科和内科等科目。医学科研活动的开展需以专业科目为基础，细化科目分类，对医学科研内容的专业性具有较强的要求，因此使得医学科技档案具有较强的专业性。三是连续性强。医学科研从立项到结题等具有较长的周期性，并且其在形式和内容等方面的连续性较强，这在一定程度上使得医学科技档案的连续性强。四是保密性强。医学科研成果是医学档案记录的重要对象，其具有知识产权，受到法律的保护[2]。如（果）临床文献与资料、医学报告等档案资料具有特殊的价值，必须要以国家保密法为依据，对其进行保密等级设置，从而使档案资料具有一定的保密性，有效发挥其最大化的使用价值。

二、现代医学科技档案管理方式的创新路径

1.强化档案意识

在对现代医学科技档案管理方式进行创新，应强化档案管理人员的档案意识，使其能够明确认知到档案的利用价值，并对档案的管理和保存工作加以重视。档案管理部门应对医学科技档案管理服务模式加以更新，并积极开发档案资源，建立相应的网站和数据库，为档案利用者的查阅提供便利条件。同时应积极向外宣传档案室的馆藏信息，有效吸引档案利用者，让档案资源得到更好地利用，有效发挥出档案的利用价值。

2.加大档案室基础建设的力度

在对档案室进行建设时，可以从以下四个方面加以考虑：一是对档案室环境加以优化。只有保证档案室环境的整洁与安静，才能使档案利用者对相关信息和资料加以专注研究，同时在恰当的地方提供复印与打印等服务，从而为用户提供更为优质的服务。二是对现有科技加以充分利用。对于现代医学科技档案而言，其发展趋势为资源的信息化与数字化，因此应将档案管理与信息技术进行有机融合，从而缩短档案信息查询时间，为档案利用者提供简便的服务。此外，建立档案资源网，利用网络远程检索对档案室资源进行有效利用，提高资源的利用率。三是对馆藏资源储量进行增加。目前医学科技档案资源已经难以满足医疗实践的应用，因此档案室应对资源共享加以重视，积极引进先进的档案资料，便于研究人员的使用。四是科学合理分类档案。档案室应对各种档案内容加以了解，并对其进行多角度分类，确保用户能够快速准确检索[3]。在对医学科技档案进行分类时，可结合学科和专业的差异性，建立具有全面功能的检索系统，这样便于档案利用者对档案信息进行准确定位，节省查阅时间，促进现代医学科技档案利用效率的提高。

3.健全管理体制

管理体制的健全作为现代医学科技档案利用效率和管理水平的重要保证，能够充分发挥出档案的利用价值，促进档案管理水平的提高。在健全管理体制时，必须要以档案利用者的实际需求为依据，对档案服务机制进行完善，有效丰富档案服务的方法与手段，保证档案服务的个性化与多样化。目前我国档案室提供的服务主要包括档案信息的加工、借阅和查询等，其服务功能过于简便和单一。基于这种现状，必须要在档案利用服务中合理利用信息技术，从而便于利用和查询档案信息，有效吸引更多的医务工作人员与科研人员，促进档案服务质量和利用效率的提升。

4.完善档案编研体系

要想促进医学科技档案管理工作效率的提升，必须要对档案的编研工作加以重视，不断健全和完善档案编研体系[4]。信息技术和网络技术的发展迎来了信息时代，这使得医学科技档案编研工作面临着新要求与新问题。因此医学档案管理者必须要从医学研究的实际发展情况出发，对档案的价值和信息资源进行有效挖掘，保证编研研究课题的实用性和科学性，有效指导医学实践和医学科研活动。

结束语

综上所述，现代医学科技档案具有较强的系列性、专业性、连续性以及保密性，因此在创新现代医学科技档案管理时，必须要强化档案意识，加大档案室基础建设的力度，健全管理体制，完善档案编研体系。这样才能有效提高医学科技档案管理的水平，有效指导医学科研活动，充分发挥出档案的利用价值，实现档案资源的共享。随着社会信息化的快速发展，医学科技档案利用可能在未来的发展过程中出现新情况、新问题，因此必须要不断探索和创新档案管理的方式，促进现代医学的可持续发展。

参考文献

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石油企业荣誉实物档案是以其历史的真实性、原始性、直观性和生动形象性等特点，充分展现出我公司各项活动的历史记录，反映着公司的发展史、荣誉史。通过实施系统化的整理后，进行电子文件管理，实现了实物档案的电子化管理。

石油企业荣誉实物档案的种类很多，不同性质的单位形成的实物档案种类不尽相同，但它们有一个共同的特点――载体形态各异。正是由于这一特点，造成实物档案管理的不便。这是本人在整理历年来所获得的荣誉实物档案时的经验之谈。目前还没有一个统一规范的实物档案整理标准。为了珍藏历史，留住记忆，本人通过工作实践中对实物档案规范化管理做了一些尝试，在此做一交流。

1 荣誉实物档案的特点与整理规范

石油企业荣誉档案是社会团体和个人在社会实践中获得的具有保存价值的荣誉证书、奖状、奖牌、奖章、奖匾、奖杯、锦旗等的总称。它是集体与个人事业成功的有力见证和自身实力的象征，体现着一种社会精神；也是团体和个人政绩、业绩的真实记录，是荣誉拥有者汗水与智慧的结晶。同时，荣誉档案实行统一集中管理是我公司档案工作基本原则的核心，这样既完善了实物档案的收集整理，又便于开展利用工作，使档案资源充分发挥其信息作用。

1.1 实物档案规范化管理的原则

在整理油田企业荣誉实档案的过程中，应遵循以下原则：一是外观整齐一致；二是档号编制要与实物一一对应，这样便于整理、保管和利用；三是荣誉实物档案一定要有照片，照片编号要与实物档号相一致。以便在上传电子文档时不容易出错。

1.2 荣誉档案的整理

荣誉实物档案的整理，一方面和其他门类档案整理工作一样，要遵循彼此间的历史联系，通过系统化、专业化整理，使档案管理条理化，能够全面反映历史活动的真实面貌，并便于保管和利用。另一方面荣誉档案又有其自身的特点，它是集文书与物品为一体的档案，在整理过程中只有从荣誉档案载体的形式、保管和利用等特点出发研究其规律，才能达到对荣誉档案的优化管理。其实物档案整理应以物品为一个自然保管单位，所以要以件为单位逐个编制归档号，分类可采取按年度顺序、载体形式进行实体编号整理，其档号可根据《中国石油天然气集团公司档案分类标准》分类，实物档案也可根据奖品的载体、形状不同分为：牌匾类、奖杯类、证书类、锦旗类等几个类目。其主要的目的是为存贮保管和利用方便。实施对荣誉档案不同类别进行分别归档、保管与管理，同时要适应档案信息现代化发展的需要，其档案目录的编制应与档案系统管理同步进行，编制好荣誉档案实物分类目录和相应内容的实物标签，置于实物明显部位标记，以便查找利用，这既是档案整理的重要环节，也是提供利用查找的关键，这一步工作的质量直接影响到日后档案检索利用的工作效率。

1.3 荣誉实物档案的保管与利用

油田企业中荣誉实物档案的保管与利用，首先应考虑它的特殊性，它是一件件物品组合而成，其载体及形态各异，既有纸质类、金属类、玻璃类，又有布质类，更有大有小，有高有矮，也有硬有软，其保管的柜架也需区别于文书档案，它应陈列置直观易见，便于放取，并要放置于又能防尘、防潮、防光、防火、防鼠的柜架中。其档案上架的排列可按档案的目录号、分类号和载体形式分门别类进行，奖杯一般以竖放为宜，锦旗尽可能的折叠成基本相同的尺寸放入柜内，并将粘贴标签的一头折叠成同一个方向显示出来，以便查找和利用，奖状、奖章、证书等可竖放在柜架上，也可平放于柜架中。总之，既要立足于保管，又便于利用；要直观感强，能让利用者一目了然，让所有的荣誉档案的实物部分直接展现在利用者的眼帘，展示出该门类档案的特殊风采。

2 加强荣誉实物档案电子化的管理

随着社会的现代化发展。档案信息电子化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要求，是全面提升档案工作为社会服务能力的必然选择。近年来油田企业档案部门大力推进档案管理信息化建设，力图使档案工作与社会发展同步。日前，我公司在档案信息管理系统方面已经逐步走向正轨。在各项管理活动中，电子文件以其快捷的办公速度和传递速度逐步取代了纸质文件。但如何加强荣誉实物档案信息电子化建设却是做好档案管理工作的关键。对那些载体各异的荣誉实物档案，最好使用数码相机进行拍照存档，建立电子文档，形成一套完整的电子照片档案。一方面，可以提供快捷的利用方式，图形并貌增加感染力，另一方面，建立了不同的荣誉实物档案的电子文档也保护了档案原件。

3 实物档案电子化管理的意义

3.1 实物电子化管理可以充分提高其利用价值

我们知道，任何一件档案的资料，包括实物档案，要让其作用充分地发挥，只有对其信息进行最大程度地共享。而实物档案是以图片、照片的形式呈现在人们面前的面前，通过这些图片和照片，我们就可以清楚地了解到这个实物所代表的所有信息。通过将这些信息录入到计算机当中，在档案系统中进行，其利用价值得以充分地体现。

3.2 实物档案电子化管理可以方便管理

所谓的实物档案，都是一些实实在在存在的物体，而这些物体的外形多种多样，千变万化，加上目前公司档案室内存放的实物档案数量也达到了一定的规模，每当需要利用的时候，我们档案管理人员就要辛苦一番，增加人员的劳动强度不说，对需要利用的人员也极不方便。

3.3 可以对实物档案进行有效地保护

我公司目前存放的荣誉实物档案有各种材质的，有的档案由于年代较远，已经不适合再随意搬动和拿放，比如一些纸质的证件，经过多次的查阅与使用，已经出现破损，长期下去，对实物的保存非常不利，但实物档案电子化管理就可以很好地解决这个问题。根据档案信息化发展的要求，我们计划在近几年的时间里，通过各种技术手段，将公司目前所有的实物档案通过扫描、拍照的方式全部进入到档案系统中去，为公司的档案综合利用提供基础数据。

4 结束语

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关键词：大数据时代；档案管理；变革

科学技术的进步给人们的的生活带来了便利，同时这种科技上的变革也给社会的进一步发展带来了新的机遇与挑战，特别是计算机行业的兴起和网络技术发展加速了信息化时代的到来，使数据信息急速膨胀，现代社会的发展离不开电子产品，电子产品是存储资料的最佳设备，使数据时代有了爆炸式增长。档案管理要紧跟时代步伐，与数据相结合，这样方便快捷省时省力的方式需要推崇并要不断完善，尤其是现在档案管理工作正在急速增多。那么管理方式的变革迫在眉睫。

1 大数据时代的到来对档案管理有何要求

现在的档案管理尽管已经步入了信息化，但是还是无法跟上时代的步伐，大数据的到来给档案管理工作带来的了新的发展机遇，现在很多商家都在挂板住着这一新兴的科技，因此现在档案管理工作尽管很落后但也在不啾涓铩

1.1 改变档案管理的观念

现在我国的档案管理还比较传统，而大数据时代下的档案管理有两个特点，一个是把档案信息的范围扩大了，不只是单纯的个人档案，有一些需要保存的文件、资料和数据等都算到了档案中，也就是说把这些文件都数据化与网络信息相联系，形成电子档案的模式，这样档案的整体范围就扩大了，另一种是服务的观念在改变，要以人为本，牢牢地把握好大众的服务需求，让前来办理档案的人们满意舒心是现在档案管理服务的宗旨。

1.2 提高档案管理的技术水平

大数据的档案管理是以技术为依托的，只有技术得以提高，档案管理才能跟得上时代的发展步伐。传统的档案管理是以纸质档案的存储为主，档案管理人员不需要懂任何的网络技术，但大数据下的管理就不同了，这样的档案管理是在云计算的基础上进行的，将数据技术与信息相结合，建立完整的数据系统。大数据的管理对技术手段有以下几种要求：

1.2.1 数据的存储量

现代社会是信息化社会对数据的存储容量有着一定的要求，因为存储的容量是有限的，信息的数量却是无限的，这样就给存储技术带来了极大的挑战。同时，现在的数据形式是多种多样的，有很多的形式还在等待着人们的挖掘，数据结构的多样性带来了便利的同时，也给存储技术带来了新的挑战，它加大了存储的难度，给存储材质的选择分类带了极大的难题。

1.2.2 存储的数据要确保安全

科技的进步给人们带来了便利的同时也带来了很多的难题，加大了存储的容量，却也增加了信息资源的丢失率，经常有信息泄露的情况发生，让人们产生了极大的困扰。还有就是计算机也不是万能的，它也会死机，出现一系列的故障，这时，计算机中存储的数据就可能存在着丢失的风险，这样的情况在生活中是经常能够见到的。设备上有些丢失的资源还能进行弥补，可以进行备份，而资料在存储的过程中需要整理与查阅，这一过程也极有可能发生泄露，即使再小心也是不能避免的，这些细节都可能被人利用。

1.2.3 数据的查阅

数据资源的查阅需要在计算机上进行，要求计算机的检索功能集全，本身的配置要好，信息的处理能力要强，还有及时的更新，是查阅的人能及时的获得他们想要的信息，现在的电脑反应能力还达不到这个要求，存在等待时间过长的问题，效率低下，搜索引擎的完善是必然的。

2 大数据时代下档案管理方式的变革建议

2.1 要有明确的目标和标准

档案管理在运用大数据时必须要弄清楚到底想从大数据中得到什么，否则就要花费大量的时间来分析数据。档案资源太丰富，如果没有明确的目标，就算没有走入迷途至少也会觉得非常迷茫。因此，首先要定义使用大数据的目标和标准，之后再使用能够解决特定问题的大数据工具。

2.2 规范档案的管理制度

每一个国家的建设都离不开制度的约束，有科学合理的制度才能使这个社会稳健运行，同样的档案管理也离不开制度的约束，因此变革的第一要务就是要建立适合大数据时代下档案管理的制度，规范管理中的操作行为，让工作中的每个环节都能有条不紊的进行，从数据的采集、整理、上传到计算机中每个环节都要严格的按制度进行，做到有章可循有法可依，让社会的档案管理更加的科学化合理化。

2.3 档案管理要多方联合发展

在大数据时代下，信息资源复杂，分类困难，档案之间的流通存在困难，环节过多无法快速地进行资源-的传输，中间的环过于繁琐，还可能使资源缺失，因此要采用计算机把档案进行整合，这样档案信息在电脑上就可以完整的进行，只要进行搜索就可以得到我们想要的信息，形成一个完整的信息库，这样可以减少流程，节约了时间成本，让各个机构的配合更加的默契，形成一种习惯，这样就可以达到资源共享，促进我国档案事业的整体发展。

2.4 提高档案管理人员的技术水平和服务意识

文中提到大数据时代对科技有很高的要求，因为档案的管理已经智能化信息化，因此管理人员及开发人员的技术水平都要有所提升，不断的学习，相关部门要时常组织进修，提升工作人员的整体素质，只有不断学习，掌握现代先进的信息技术和数据分析技术提升专业素养，在为客户服务时才能更好的为客户解答疑问，让客户因为我们的服务心情愉悦，达到客户满意是我们的追求，有了这样的信念，才能更好的满足客户需求，为档案事业的发展贡献自己的一份力量。

3 结论

大数据时代的来临，对档案管理工作来说既是机遇也是挑战，档案行业需要努力抓住这个机遇，同时也要严肃对待挑战，随着大数据技术的发展和完善，大数据必有广阔的应用前景，档案管理在大数据时代将获得巨大的突破，档案信息资源中蕴藏着的巨大知识宝藏将会真正得以开发和利用。并且随着信息技术与互联网技术的不断发展，社会组织的海量信息衍生了巨量的数据，大数据时代的到来，给档案管理工作中档案资源的收集、存储、挖掘、编辑、检索等环节带来了巨大的发展机遇和挑战。在此背景下，加深对大数据的认识和分析，加强对大数据技术的应用，是提升当下乃至未来档案管理的重要应对策略。

参考文献

[1]李国杰，程学旗.大数据研究：未来科技及经济社会发展的重大战略领域――大数据的研究现状与科学思考[J].中国科学院院刊，2012.

[2]牛禄青.构建大数据产业环境专访中国工程院院士、中科院计算所首席科学家李国杰[J].新经济导刊，2012.

[3]陈靓.发展大数据离不开数据中心变革[N].中国电子报，2012.

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1.企业要从战略发展的高度考虑档案信息化向题

从历史经验来看，档案绝不单单是企业运行情况相关资料的‘储藏室”、“保管箱”，档案替理也不应是流水帐式的简单管理，对于档案的管理理应成为企业运行管理中很重要的一个环节。大多数企业领导已经充分认识到，开发利用档案信息资源是进行科学决策和管理的根本需要，但各企业实际情况不同，如何建设并利用好这样一个管理咨询信息系统，不同企业应灵活处理;全面提高档案利用效率，最大限度地满足企业各部门对档案利用需求，不但需要企业高层领导的高度重视并积极协调，更需要企业领导具备战略的眼光和务实的作风，将档案信息化建设纳入企业信息化总体规划之中，将档案建设纳人企业内部各部门的岗位职责范围之内，有计划、有组织、有安排，做到层层落实，项目清晰，并应当投人甲定资金予以支持。

2.企业档案信息化管理的主要内容

企业档案的信息化管理是在信息时代背景下产生的档案理论与实践，以档案资源信息化为核心内容的新时期档案管理信息化理论和工作体系逐渐形成和发展并指导着具体工作。其主要内容包括:

(1)档案资源技术信息化。档案资源信息化是档案资源和档案各项管理过程，通过信息系统加工和计算机网络的传输保存，将原有不同载体的档案资源转化成数字化信息，实现档案资源的合理配置与有序、进行信息化有效开发利用，实现档案资源的社会共享。其主要内容包括:一是档案信息资源建设，即通过数字化、网络化技术手段，建立起各类规范化、标准化、可共享的目录数据库;二是档案基础平台建设，包括档案网络建设和管理系统开发应用，建立档案信息资源共享的技术支撑平台，实现档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享化。

(2)档案管理方法科学化。档案借巡匡作方法科学化，就是根据信息社会的特点和档案工作的客劝珠见律进行合理的组织计划和控制。白然科学和社会科学的最新研究成果运用到档案管理中，如在系统论、控制论等的指导下作出正确的决策。此外，管理方法的科学化还包括正确恰当地运用经济手段和行政手段按照管理对象的实际和它自身固有的规律来决定采用叨隆手段，以及使用这些手段乃至最终用法律形式来保证。管理方法的科学化是旁彬势下管理现代化的核心。

(3)管理人员素质酬弋化。信息时代档案种类和载体的多样化、档案管理方法的不断改革，对档案管理人员在业务知识、科学技术知识及管理操作能力等各方面都提出了新的更高的要求。档案管理人员除了应具备广博的知识外，还要有一个结构合理的人才群体。档案管理人员要有一个合理的比例，有较好的知识结构、年龄结构、素质结构等。

(4)档案月赂的社会化。随着社会档案意识的增强及档案效益的显现，档案利用从用户对象上正在发生着明显的变化，非官方组织与社会公众对档案的利用不断增长，经济活动利用明显上升。随着档案进一步开放、电子文档的实行，档案利用将出现跨地域、跨行业的局面，突破时空界限，真正实现资源共享。

3．抓住机遇，全面推进企业档案信息化建设

企业档案信息化建设正面临着难得的发展机遇，而且现代信息化技术的发展也提供了十分优越的客观条件，因此，必须统筹谋划，精心实施，在秉承传统工作的基础上，做好以下几点:

(1)建立健全制度，规范档案管理。企业档案部门要把握信息化带来的企业管理的新思维、新模式，树立创新意识，运用先进的技术手段，实现企业档案制度创新。建立健全适应企业信息化环境下的档案管理制度，保证企业档案工作在企业信息化环境下扎实有序发展，完善企业档案的收集范围，及时调整和扩展企业档案信息的接收范围，尤其提男肠些对企业可持续发展具有潜在价值的文字材料;建立电子文件的归档办法，完善企业文件材料的归档制度;建立数字化档案信息管理和利用制度，保障电子档案信息的数据储存及利用的安全。 转贴于

(2)更新观念，多渠道开辟档案信息资源。对企业发展至关重要的档案信息要格外予以重视，适当勿二大档案收集对象和收集范围，不仅要收集与档案关系密切的各种资料，对枚关企业生产经营决策的信息资料也要注意收集。同时，企业档案的收集要充分利用现代通信电子手段，从收集信息的深度和广度两个方面加以拓展，档案保管重点要转向企业自身形成的材料和与企业经营有直接关系的文件。

要以市场为导向，挖掘各种适销对路的档案信息。如：企业为了定价，就必须知道市场状况;为了制定促销策略，就必须了解产品销售周期性及市场竞争状况;为了发掘新产品，就必须全面了解生产厂家，如此等等。如果档案人员能在这些方面为企业及时提供真实、详细的档案资料(数据、文字、图表等)，就会为企业的正确决策提供有力的支持，其为企业提供的服务就是高级的信息服务。

(3)加强档案人才队伍建设，建设好档案管理工作软环境。社会的发展、科技的进步一方面给档案管理理论、管理模式、档案工作领域和工作手段与工作方法带来强烈冲击，另一方面又对档案管理人员的素质提出新的更高的要求，因此，提高档案管理人员的素质，是加速档案工作利技进步、推动档案事业利学发展的关键。为适应档案管理信息化建设的需要，必须对在岗档案工作人员不断开展多渠道、多形式的岗位培训，让管理档案的专业人员历经时间积累和沉淀的能力，就会让档案为社会各界有效利用，并适应档案信息化建设的要求。

要确立档案信息化建设所需人才队伍建设的标准，明确培养目标和方向，完善档案信息化人才队伍培养的制度与机制，加快档案复合型人才培养，对不合理的岗位设置应及时予以调整，对做出突出贡献的档案管理人员给予表彰奖励;要挑选一批思想政治觉悟高，业务能力强，热爱档案事业，具有一定企业管理业务水平的人员充实到档案队伍中来。

(4)加强理论知识学习，增强责任感和使命感。档案工作者自身要不断提升专业素质，开拓思路，勇于进取，超前介人企业管理流程，全方位参与企业信息化建设，将自身有机融人到信息系统中，使档案工作与五处业设计、生产、施工、管理等工作流程想衔接，以加强对企业各种类型文件材料运行的监控。档案工作者还要积极参与国际质量认证体系的贯标活动，实现文件、档案的制度化、规范化管理，主动配合企业计算机人员，建立和完善企业档案自动化系统。同时还必须积极主动地从各个渠道获取及综合处理各类信息，并编制出有一定水平的综合性、专题性的报告，供企业决策者分析和判断，提高服务水平。

(5)积极推进，尽快实现档案管理数字化。档案管理数字化是一项艰巨而又紧迫的任务。档案工作者不能观望等待，要主动出击。首先，在行文不规范的企业中，尽快完善文件制度，为各种机读档案目录的建立及管理软件的编制做准备;其次，根据企业馆藏特点，结合行业通用标准，及时编制出索引工具，以实现档案的自动化检索功能。

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这种模式是在市场经济条件下建立的一种新模式，与市场经济的发展和社会信息化程度密切相关，所以它应是一种社会化、开放式管理模式。这种模式的含义有以下四点。

1人事档案管理机构、管理对象和服务对象具有较强的社会性

市场经济的建立，产生了多种经济组织形式，这有利于人才的吸纳、流动，但与旧的人事制度发生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事制应运而生，人事管理变成了一种社会化的活动，因此，作为人事管理重要组成部分的人事档案工作，也必然具有这种社会化的性质。从管理机构来说，不像计划经济时代仅有各单位内部人事档案管理机构，只收集管理本单位人事档案，市场经济条件下已建立了具有较强社会性的人事档案管理机构，如各省市人才市场建立的人事档案管理机构，这种机构不是管理本单位人事档案的机构，而是面向社会，其管理对象包括该社区范围内所有流动人员的人事档案，其服务对象更具有社会性，可以为整个社会提供人事档案服务。

2人事档案来源的广泛性和内容的复杂性

人事档案管理机构、管理对象和服务对象的社会性，决定了人事档案来源的广泛性和内容结构的复杂性。在传统的人事档案管理中，人事档案的收集、处理和提供利用往往由各单位内部人事机构行使，该机构人事档案来源单一，仅限于本机构人员，内容也较简单；而社会化的人事档案管理机构，其来源要广泛得多，可以来自该社区范围内各类人员，又由于每类人员身份不同，集中起来显得人员复杂，其档案内容也非常丰富多样。

3利用者对人事档案需求的多样性

市场经济的发展离不开人才，无论是外资、合资、国有企业招聘新的管理人才、技术人才，选拔合格或优秀人才，还是考核、任免、招聘国家公务员以及大中专毕业生社会就业，都不会忽略人事档案的利用。利用者类型、利用用途的多样性，导致对人事档案内容、载体、传递方式等方面需求的多样性；也使得人事档案不可能局限于单位组织部门使用的狭窄范围，不仅组织上需要，而且许多个人也需要，那些与个人生活和切身利益密切相关的人事档案，经常会被组织和个人查阅利用，但它们的要求不完全一样，呈现出多种多样的需求。

4人事档案管理方式和服务方式的开放性

市场经济的建立，减弱了人事档案政治化、神秘化的程度，与此同时，信息技术和因特网的飞速发展，改变了人事档案管理和服务方式。可以采用现代化管理手段与方式管理人事档案，还可以将不属于个人隐私内容的人事档案上网，采用网络化管理和服务方式，使人事档案管理部门与外界的人才信息交流，由单一的途径变为开放式的交流模式。

二、特点

1人事档案社会化开放式管理模式，是市场经济条件下的一种新模式，是对人事档案管理模式的补充，与传统人事档案管理模式处于并存发展阶段

市场经济条件下的新模式，与计划经济时代传统人事档案管理模式有所不同。传统模式中，人事档案是由各单位内部组织人事机构分别管理，比较封闭和内向，在过去人事管理中起到了重要作用，在今天也还有一定的适用范围。但这种模式不应成为现代人事档案管理中唯一的模式，而应更新、改革旧的模式，建立新的模式，社会化开放式人事档案管理模式就是一种新的模式，是对现代人事档案管理模式的补充。

这两种管理模式处于并存发展阶段，各有利弊。传统人事档案管理模式对人事档案的保密、保护，方便本机构使用具有优势，但过于封闭，利用面不广，实行规范化、网络化管理难度较大；新的管理模式服务面广，便于社会各种机构和人员利用，易采用现代化、网络化管理方式，但存在易泄密、丢失等问题。我们应充分发挥两者优势，克服各自弊病，使人事档案管理模式更加充实与完善。

2人事档案社会化开放式管理模式目前主要适用于流动人员人事档案管理

由于流动人员是辞职、辞退、脱离原单位和没有工作单位的科技人员、管理人员等，其档案与一般人事档案比较而言，具有一定特点，因而在管理模式与方法上也应有所不同。

流动人员一般没有固定的单位、工作变动较大，与原单位没什么联系，他们的人事档案由县级以上政府所属的人才交流中心管理，这种机构具有社会性、开放性和市场性的特点，适用于社会化、开放式档案管理模式。但有的人才市场还不规范，在流动人员人事档案管理中还存在不少问题，有待进一步改进。

3社会化开放式管理模式预示着更大范围内人事档案管理的一种方向和发展趋势

即将到来的21世纪，是一个更加开放的社会。知识经济的发展，人才资源的比较优势将越来越明显，人才流动的数量与质量会逐步增强，在更大范围内实行社会化开放式人事档案管理模式将成为可能。

今后我国政府机构改革的幅度和力度将进一步加大，机构庞杂臃肿、人浮于事的现状将得到整治，精简机构、合署办公、联合办学的大口径管理方式将被采用，每个小单位自行管理人事档案的模式将被取代。同时，政治体制改革的深化，会使政府对人事管理逐渐淡化，人才将成为一种没有任何政府色彩的产业，人事档案社会化开放式管理模式可能成为一种通用的管理模式。

企事业职工、科研人员及教师等类人事档案的内容大多是关于其业绩、专长、爱好等经历经验的记载，值得保密的内容不多；同时，这些人员“干部本位”思想逐渐淡化并趋于消失，政治身份级别看得并不重要，特别是企业破产、兼并出现之后，企业干部任用上出现招聘厂长、经理，企业干部自己可自由择业，教师和科研人员可转岗下岗，企事业单位的干部、职工、科研人员变动日益频繁，构成逐渐复杂，不可能也不必要严格按照干部、职工等级由组织人事部门分开管理，完全可以实行社会化开放式管理模式。

三、意义

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档案原件的提供：根据利用者的需求，档案员按照院里规定将档案材料直接借阅给利用者。档案复印件的提供：档案员将档案材料的内容进行部分复印，或将照片的复制品直接提供给利用者。档案科研成果的提供利用：根据利用者的申请，依据档案内容出具的书面证明材料进行提供。

图1表示：根据行政科、人事科工作的特殊需求，向档案管理部门提出申请，并出具书面证明、身份证明，档案管理员对材料进行审查核实，并对借阅人申请的内容进行审查，决定档案信息能否提供，最后再进行提供利用。这种管理方式明显存在着局限性。

1.从利用上看，档案材料的利用存在一定的局限性，只能给行政、人事科工作的特殊需求者提供服务。不能满足大多数利用者的需求，影响档案的利用率。

2.从管理上看：档案利用者为了得到档案材料，必须亲自到档案室查阅，从利用途径上受到了限制。

3.从提供方式上看，档案管理员始终处于一种被动地位，不能发现利用者的需求，以至于无法主动地提供服务。

4.从利用方式上看，档案利用过程没有评价机制，没有意见反馈，档案管理员与档案利用者之间缺少沟通和互动的平台[2]。

所以，传统档案利用管理方式是一种被动封闭的模式，导致档案利用率不高，档案的作用不能充分有效地发挥。

二、改变服务理念，促进交流合作

昌平区妇幼保健院档案管理人员用科学发展观武装头脑，积极实践，努力工作，增强了档案主动服务理念，定位档案的职能作用，成为医院档案管理的关键[1]。传统档案管理方式主要是为院领导、办公室、财务科、基建科、设备科、妇保科、儿保科等提供查找、借阅、复印各种材料提供服务。有一些档案仅仅作为医务人员科技成果资料的凭证来进行仓储和保管。这种方式不符合信息资源共享和开放应用的要求。而网络信息技术的出现，使档案室传统的档案管理方式、服务方式必然发生改变。为满足利用者的需求，必须拓展医院内部交流、档案职能和定位服务，改变服务理念，创新服务方式，进一步推动档案利用管理工作上一个新台阶。

第一，在医院内部以院刊等方式定期向职工公布档案资料和近期的科技成果、有奖论文以加强各科室之间的沟通和交流。第二，加强科技信息的分类指导，把科技成果转化成生产力，为科技创新提供信息支持平台，从而更加有效地向同行提供信息资源。第三，在医疗、科研、科教、人事等方面为医院领导提供可靠的参考资料，为医院的科学发展提供决策依据。第四，将科技档案、专业档案、文书档案等与医院信息资源进行整合，使医院档案工作纳入医院整体的办公自动化系统。实现档案信息资源网上共享。

另外，昌平区妇幼保健院将一些非涉密的档案信息公布在院内OA网上，在有效地整合信息资源的同时，对当前的检索利用工作中的规章制度进行修改和完善，让档案信息为全体职工服务，以满足开放式的档案利用管理方式的需要。

三、网络环境下的医院档案利用管理方式

我院的档案利用在理念上进行了改变，放宽了服务范围，面向广大职工，在以往服务群体的基础上增加了职工、门诊科室、体检科、医保科、科教科、综合办公室等。而档案利用也从以前的被动服务变为主动服务，并可以根据利用者的反馈意见，随时提高档案的服务水平。如图2

1.根据不同需求者，把档案利用者划分为职工、门诊科室和行政科室。这样，就将以往档案利用服务主要围绕行政科室扩展到全院职工服务领域。

2.拓展医院档案利用管理方式，为加强档案利用工作，档案室增加了档案推送服务和制定服务。推送服务是档案员亲自下到各科室，了解科室需求，主动提供档案信息服务。制定服务是档案员根据科室的特定主题，提供特定的档案材料，经过身份的认证，通过院里OA网络传递给利用者。这两种方式不仅扩大了利用者的范围还提高了医院档案定向的利用率。

3.通过医院OA网留言等方式把上级领导、职工、门诊科室、行政科室等部门的档案利用需求和好的建议及好的方法等反馈意见收集整理，以便档案管理人员及时改进服务方式和服务内容。

4.建立了严格的网络信息保密审查机制，结合工作流程和特点，明确保密审查的责任，为医院档案利用管理方式有序运行创造了良好环境。

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人事档案管理的效果如何，将在一定程度上影响档案所属人的发展。在社会经济持续发展的过程中，人事档案管理已经发展到了一定的阶段，并且也已经取得了一定的成就。但是从人事档案管理工作开展的实际效果来看，不同的地方工作态度与积极性不同，致使人事档案的真实性、客观性、流动性与完整性具有不同的发展水平。在社会经济逐步发展的过程中，传统的人事档案管理体系弊端逐渐暴露出来。因此，有必要基于目前的人事档案管理现状实行创新改革。

一、人事档案管理存在的问题

随着社会的发展，我国的人事档案管理工作从实际意义上说已经取得了一定的成就，但是即便如此，难以否认档案管理工作中存在的问题。在经过系统的分析发现，人事档案管理工作存在的问题主要体现在以下几点。

（一）功能逐步弱化。

在经济水平逐步上升，社会渐渐发展的过程中，人们的生活方式在一定程度上发生了很大的变化。在生活方式发生变化的过程中，人们的生活行为越来越自由，有的情况下根本没有对档案进行要求。档案功能在生活中的作用逐渐弱化，而这种弱化的现象在年轻人身上表现得非常突出，甚至有的群体已经出现了“弃档”的现象。

（二）“弃档”现象严重。

随着社会生活的日渐开放，越来越多的企业对档案已经开始没有太多的要求。但是在档案转移方面却要花费比较长的时间。与此同时，随着私营企业的增加，人们靠自己的生意生存，对档案的要求更是没有太大的关系，致使越来越多的人弃档。据调查，我国各地均出现了不同程度的弃档现象。弃档问题的存在给人事档案管理工作增加了一定的难度。

（三）档案管理方式存在问题。

在档案管理的过程中，档案流转出现了不同程度的问题，《流动人员人事档案管理条例》中规定，档案的转移必须由专人送取。但是在实际中就会发现，档案转移的时候大部分人都是由自己携带档案到单位，甚至有的人将档案保存在自己的身边，自己建档。人事档案采用这样的管理方式很难在实际工作中获得理想的效果。

（四）档案存在造假现象。

工作人员在管理档案的过程中会发现，工龄越来越长，年龄越来越小，学历也越来越高的现象在档案中表现得越来越严重。档案造假现象的出现不仅不利于档案管理工作的顺利实施，同时也会给档案所属人产生一定的影响。

二、基于开放与实用的人事档案管理改革措施

即便人事档案比较小，但是关系社会各层面人的切身利益。就目前的人事档案管理情况，人事档案在育人、用人与选人方面具有重要的作用。而实行开放与实用的人事档案管理属于有效的管理方式。

（一）开放管理思路。

相较于过去，传统封闭的人事档案管理方式，开放的人事档案管理内容比较多。而所谓的开放，从本质意义上来说就是个人开放与社会开放。在档案管理工作实施的过程中，建立以人为本的理念，在档案管理工作实施的过程中应当树立以社会服务的观念。唯有如此才能够适应目前市场经济体制下流动人口增多的实际情况，同时还应当以开放式的管理模式。而所谓实用，简单来说就是要保证人事档案本身能够起到切实的作用。人事档案要对个人起到实质性的作用，就必须具备生动丰富，符合时代内容的特点。在人事档案管理工作的过程中，需要保证各行业多应用的档案具有真实可靠的特点。在人事档案管理改革的过程中将实用作为目标，更有益于社会对人才的调配与使用，可以有效强化个人对社会的服务。

（二）改革方式。

对人事档案实行社会开放式的管理模式，主要涉及了人事事务所、人才交流中心以及人事档案文件寄存中心这几部分。在人事档案管理的过程中需要建立一个相对集中的人事档案保管机构，这样就可以有效保证人事档案的质量，保护人事档案信息的安全。为了能够更好地管理人事档案，可以在人事档案管理工作改革的过程中建立有限知情权与双向审核制度。档案所属人有权知悉档案内容是否真实可靠。根据档案的性质与档案保管的范围可以适当地向本人公开。有限知情并不是将档案信息全盘托出，可以对当事人开放。在开放、实用的管理理念下，人事档案不仅要充分体现静态价值，还需要展现出动态价值。这样才能够有效提高人事档案管理工作效率。

三、结语

总而言之，在人事档案管理工作实施的过程中，基于开放与实用对人事档案管理工作进行改革，可以有效提高人事档案管理的有效性，转变当前人事档案管理工作存在的不足，提高人事档案的利用率。

【参考文献】