合同档案管理规范汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇合同档案管理规范范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

篇（1）

人和法人之间签订的以实现一定的经济互惠利益为目的，明确了协议双方各自的权利和义务，以及各自应负的具体责任的具有法律效力的文件，称之为合同。合同是解决签订者之间利益纠纷及维护各自权益的重要凭证，是重要的民生档案。随着市场经济的发展，规范的交易行为促生了越来越多的合同，对合同档案的规范化管理成为保证经济有序发展的重要环节。

一、合同档案建立的必要性

著名法学家庞德有一句名言：“商业时代的财富，大部分是由合同构成的”。首先，企业应当建立合同档案管理制度的主要因素，是受到国家经济快速发展，以及世界大环境日新月异的变化带来的深刻影响。当今社会市场环境下，企业管理者须顺应时展潮流，增强法制观念，积极参与到国际大平台中，与其他企业进行各种合作，取长补短，提高自身发展实力。但合作的同时，双方为了维护自身合法利益，在生产经营的过程中就要签订合同和协议，对同一类的合同文件进行管理，必然出现一系列合同档案，对合同档案的良好管理是企业维护自身权益的有效途径，因此，企业应建立完善科学的合同档案管理制度。另外，企业任何一部分经济活动都需要签订合同进行记载和规范，当运行过程中出现纠纷时需要利用合同档案进行解决，所以，合同档案的规范化管理必须引起管理者重视。

二、合同档案管理工作主要内容

（一）合同档案的收集。合同档案的管理首先是对组成合同档案的相关合同的收集工作，主要是收集时间、收集内容及收集方式。1.收集时间。合同档案有自身的形成和运动规律，有些合同的履行时间较短，在几天左右就可以履行完合同约定内容；有的合同履行时间较长，如重大项目建设工程类合同，通常需要几年乃至更长的时间。根据合同履行的时间，决定了合同档案收集时间需要根据实际情况灵活把握，不能等到合同全部履行完毕再归档。2.收集内容。形成一个合同档案，其内容应该包括合同审批、招投标、合同的签订、履行、变更、终止和争议解决等与合同项目相关的文字材料，要齐全完整。主要包括三个方面：合同审批阶段的文件材料、合同签订方面的文件材料、合同履行阶段的文件材料。3.收集方式。合同档案的内容和性质、管理模式影响着合同档案的收集方式，要从源头保证合同收集的齐全和完整。（二）合同档案的整理。1.合同档案的分类工作。对合同档案的分类首先离不开对合同的分类，现行档案分类方法没有把合同档案作为一个单独的一级科目进行整理，不过不同企业单位中的分类方法各不相同，有的为合同档案设立了单独门类，并在系统中设置了档案模块，有的归入不同的类目中。2.合同档案的保管期限划分。合同档案的保管期限确定的基本依据是合同本身的价值，不同合同档案的保管期限划分标准不同，如文书类档案是永久、30年、15年；科技档案是永久、长期和短期。另外，合同中的有效期是合同档案确定保管期限的重要参考。3.合同档案的排序。合同档案在收集了齐全的具体文件材料以后，要按照一定的顺序将其列入合同档案中，确保合同档案之间的联系。4.变更、续签合同的归属。合同变更是指合同没有履行完毕时，因为事实情况需要在法律允许的范围内改变原有的合同内容的相关事宜。5.合同档案归档文件目录的填写。合同档案建立以后，要对其进行编号以方便查阅，另外，合同的签订往往涉及多方，需责任者在合同档案上签字明确责任人，最后还要注明合同档案成立日期。

三、合同档案的规范化管理改进建议

（一）解决合同收集难的建议。《合同法》第32条：“采用合同书形式订立合同的，自双方当事人签字或者盖章后合同成立。”因此，签字和盖章是档案收集管理的关键点，公司可以在盖章时就对合同进行编号，方便了合同的收集工作。或者实行统一格式的合同审批单，审批单里要注明合同的内容、发生的金额、责任人、经办部门等信息，审批单应该一式三联，在订立合同以后，第一联和合同一起到档案部门归档；第二联交给财务部门作为记账凭证；第三联由签署合同的部门作为凭证自留。这种方式记录了合同签订的全过程，使档案收集过程更加严谨。（二）管理人员要加强对合同的重视。应该指定专人负责合同档案的管理，加强管理者的管理意识。第一，要做好档案管理的宣传工作；第二，加强对合同保管员的培训工作，增强其合同保管相关理论和责任意识；第三，要加强全公司对合同管理制度的认知，查阅要制度化，以免合同丢失或损坏，否则将追究负责人的责任，并给予处罚。严格的制度落实可以避免合同发生问题时，责任人相互推诿并在一定程度上避免了管理人员意识薄弱的问题。（三）提高合同档案管理的信息技术水平。档案信息化是档案管理部门采用的现代化信息技术，有助于对项目相关材料的收集和整理，把分散的信息集中起来进行系统化、标准化管理，不仅有利于合同需要人及时查阅，也保证合同档案的安全性。公司要加强对档案管理人员的计算机培训工作，加大信息管理意识，营造良好的信息管理氛围。

四、结语

在合同档案管理中，还存在着很多急需解决的问题，这不仅需要企业自身提高档案管理工作者的素质，还需要合同签订的双方为合同档案的管理共同负责，充分认识到合同档案建立的必要性，从而采取有效措施，实现对合同档案的规范化管理。

【参考文献】

篇（2）

近年来，随着医院规模的扩大，医疗业务水平的提高，很多医院的基础诊疗设备和专科设备投入在增加，在采购医疗设备的过程中，也形成了大量具有法律效力的医疗设备采购合同档案资料，这些档案资料形式多样化、种类繁多、数量巨大。因此，为了进一步完善医院固定资产管理，规范医疗设备档案的收集、归档工作，建立并完善医疗设备采购合同档案显得极其重要且必要。文章从当前地方三甲医院的医疗设备采购合同档案管理现状出发，归纳出医疗设备采购合同档案管理存在的主要问题，并分析了问题的成因，最后通过规范化的管理视角，提出医疗设备采购合同档案管理的几个思路，以促进医院档案管理水平的不断提升。

一、医疗设备采购合同档案管理现状

由于医疗设备采购工作流程复杂、涉及的部门多、特别是大型医疗设备的采购周期较长，这就对医疗设备采购合同提出了新的挑战和要求，而对应的采购合同档案也就随之出现了较为常见的问题。

（一）部分医疗设备采购合同档案资料缺乏完整性

医疗设备采购过程经历了使用科室提出申请、设备科组织院内市场询价（金额较大的需外出招标）、报院领导班子审批决策等阶段。从使用科室提出申请开始，就产生了对应的工作记录表格，表格需要按要求填写内容，报领导审批，在多个领导审批、使用科室确认签字、其他部门共同参与询价并签字确认的过程中，难免发生漏签字、忘记收集相关材料的情况，因此，在收集采购合同档案材料时，资料内容不全的现象时有发生。

（二）医疗设备采购合同档案收集难度大

医疗设备采购合同档案包含的内容丰富，从大多数医院的档案看，主要包括：采购合同、廉洁协议、医院内部送相关部门审核的内审合同、院领导班子的决策批示材料、招标（询价）记录表、使用科室的申请报告、可行性报告、职代会议案和决议批文、招标文件、成交通知书、评标报告等材料。这些档案资料内容丰富，经手的人多（涉及到医院设备科、招标办、院领导、经销公司等），每个档案资料产生的时间没有固定节点，而且有时经销公司提供的原始材料不完整，这些因素大大增加了收集档案资料的难度。

（三）医疗设备采购合同档案归档后不能封卷

医疗设备采购合同档案属于医疗设备档案的一个重要部分，也是整个医疗设备“生命线的开端”。医疗设备档案管理是一个动态的管理过程，以医疗设备采购合同档案为开端，后续随时都有可能需要补充档案。例如某台直线加速器采购建档后，某天发生了故障，维修工程师到现场进行维修，更换了某个零部件，还填写了检测、维修报告单，那么该维修报告单、检测报告单就需要及时收入该设备对应的档案盒中。因此，医疗设备档案不能封卷，直到该设备报废。

（四）医疗设备采购合同档案检索查阅方法单一

医疗设备档案是医疗设备管理的信息之源，是医疗设备管理规划化、科学化的基础。一个全面、完善的医疗设备档案库，对设备管理具有深远的意义。目前为止，很多医院都尚未开展档案信息库建设，但医疗设备采购合同档案的利用率极高，因此，大多数相关工作人员只能通过Exel表格来完成医疗设备采购合同档案的内容录入、查找工作，虽然也达到了一定的预期效果，但从长远、系统的信息化建设来说，这样的查阅方法还是远远不够的。

二、医疗设备采购合同档案管理中存在问题的原因分析

（一）档案意识不高

一方面，由于医疗设备档案不像医疗、科研等档案那样能直接产生社会效益和采购效益，所以长期以来得不到领导、职工的重视，极少设有对应的医疗设备档案管理员岗位，专职的医疗设备档案管理员岗位更加谈不上，档案管理意识比较淡薄，忽视医疗设备档案的重要性和必要性。另一方面，一些从事医疗设备档案管理的工作人员由于对医疗设备档案管理工作的认识不够，或者在兼任的医疗设备档案管理中，其他日常工作已占用大量的时间，医疗设备档案管理显得被动、不受重视，甚至出现许多医疗设备档案资料其实只是处于长期堆放的状态，没有及时整理归档，更谈不上利用。

（二）归档范围不规范

在医疗设备采购合同档案中，从申购设备到医疗设备采购工作结束，经历了提出申请、委员/专家论证、设备立项、设备招标/询价、签订医疗设备采购合同五个阶段。在这几个阶段中，形成了大量的医疗设备采购合同档案资料，但是由于医院各职能部门不同、档案收集缺乏依据，医疗设备采购合同档案的购置报告、审批过程材料、招标材料、医疗设备生产厂家证件材料、成交经销商证件材料以及授权书等资料的收集存在较大的困难，各个部门所收集的档案材料也有较大的差异，这些因素都导致了医疗设备采购合同档案归档范围的不规范。

（三）医疗设备档案管理属于动态管理过程

医疗设备采购合同档案不能封卷，因为该档案管理是一个动态的管理过程，以医疗设备采购合同档案为开端，后续随时都有可能需要补充档案。医疗设备招投标工作完成后，将所收集的材料按规定进行整理，根据资料内容制作医疗设备采购合同，经医院和成交经销商沟通无异议后，送到医院的合同审核部门审核合同内容，最终双方签订正式合同。从合同签订生效之日起，医疗设备的价格、保修、付款方式、交货时限等信息已确定，但这并没有最终结束，后续将涉及设备的安装验收、维修保养、付款、报废等工作，所以医疗设备采购合同档案形成后，不能封卷，这也给档案的保管工作增加了难度。

（四）医疗设备采购合同档案归口管理问题

医院档案室，负责管理全院的档案，各科室收集整理好的档案在规定时间内统一移交到医院档案室，这就涉及到归口管理。医疗设备采购合同档案在规定的时间内移交医院档案室，存在一定的利弊关系。利的方面，主要表现为档案统一在档案室管理，避免出现重复管理、多头领导。弊的方面，主要表现为医疗设备统一管理后，一方面查阅不便；另一方面，每个领域的档案都具有一定的专业性，归口管理后，档案室的工作人员在借阅档案时对档案的了解程度存在一定的局限性。

三、医疗设备采购合同档案规范化管理思路

要对医疗设备采购合同档案进行规范化的管理，首先，要强化档案的管理意识；其次，要明确档案的归档范围；最后要不断完善档案的归档及保管形式。

（一）加强医疗设备采购合同档案的管理意识

目前，医院档案管理工作中，即使是专职的档案管理员也很难做到将大部分的精力用在档案的管理工作上，为了进一步完善医疗设备采购合同档案的管理，应在意识上有根本性的转变。首先，要强化医院上下的档案管理意识，通过经典事件、实例展现医疗设备采购合同档案在日常工作中的重要性；其次，定期汇报医疗设备采购合同档案工作情况，统计好借阅的次数、内容等；最后，要加强档案人员的专业培训，从专业角度提升专职和兼职档案员的意识。

（二）明确医疗设备采购合同档案的归档范围

1．医疗设备申请阶段：大多数医院的设备采购申请都是由年度计划采购和临时紧急采购组成。不管是年度采购计划还是临时采购申请都是由设备的使用科室提出，从使用科室层面看，涉及到的档案资料包括：医疗设备请购表格、配置及技术参数要求、可行性报告、提请职代会审议的议案等。从设备科层面看，涉及到的档案资料包括：各科室申报项目的汇总表格、召开论证会议的会议签到表、会议记录、现场照片、参与论证的专家委员投票、会议讨论的原始材料、上报院领导的请示报告等。从医院层面看，涉及到的档案资料包括：院领导会议讨论结果的决策批示。从其他相关部门层面看，涉及到的档案资料包括：大型医用设备购置许可、同意增配大型医用设备的批复等。所有这些涉及到设备购置的档案，都必须存档留存。

2．医疗设备采购阶段：医疗设备采购部门根据采购活动管理权限，整理需要采购的设备的主要参数及配置要求，通过媒体方式公开招标信息，组织召开招标会议，上报招标结果。其中，院内的档案包含：招标议价记录表格或书面记录、上报院领导会议的招标情况报告、院领导的决策批复等。投标公司的提供的档案包含：投标文件（报价表、厂家证件、授权书、经销商证件、产品配置清单、产品介绍等）、外出招标的还需要提供中标通知书、评标报告等。

（三）完善医疗设备采购合同档案的归档及保管形式

只有科学地整理设备档案，将其有序存放、系统排列，才能提高档案的调取、利用效率。一方面，医疗设备采购合同档案的归档现在大多数还只是由专职或兼职的档案员负责收集整理，随着当前信息化建设的快速发展，手工的登记、查询效率低，为此，档案归档时应建立对应的电子数据库，为后续的调用、查阅档案打下良好的基础，也便于档案的管理。另一方面，医疗设备采购合同档案现在基本上可以分为两种保管形式，一是保管在医院综合档案室，二是直接保管在设备科。为了进一步加强档案的管理，医疗设备采购合同档案趋向于统一移交医院综合档案室保管，这样更有利于专职档案人员的培养、形成更加系统专业的档案管理库。

四、结语

随着现代医学科学的快速发展，各种先进的医疗设备陆续进入各级医院，医疗设备的管理成为医院医疗管理工作的重要环节，而医疗设备的档案管理为医疗设备管理的重中之重。通过建立系统齐全的医疗设备采购合同档案管理框架，才能用详细的医疗设备分析报告为医院购置医疗器械提供充分的决策依据；用详实设备的申请审批手续资料、招议标记录、招标承诺资料等为招标采购的法制化、规范化提供重要的保证；用合同规定的保修期限为医疗设备的维修、保养提供技术依据，为保证医疗质量，促进医院可持续发展提供有力的保障。

作者:韦双莉 单位:广西医科大学第四附属医院柳州市工人医院

参考文献：

[1]史维新．医院设备档案的管理．苏州丝绸工学院学报．2000（6）．

篇（3）

中图分类号：C939 文献标识码：A

医疗合同档案是记载合同履行全部情况的文字资料，对医院的生存和发展有着极其重要的影响，合同档案不仅在于收集整理和保存利用，更在于“察往知来”。随着市场经济的发展，合同档案在医院采购管理工作中的重要作用日显突出，加强合同档案管理工作，已经成为医院档案工作中的一项重要内容。

随着许多高新技术医疗设备的引进，医疗服务质量和诊断水平的提高。医院采购管理工作成为不可或缺的重要环节，科学、规范、标准的合同档案管理是采购管理工作的可靠保障。这些档案的形成清楚地反映出采购过程完整的经济活动，真实地记录了医疗设备购置的历史，在整个医院的档案管理中具有重要意义。

一、医疗设备合同档案管理的重要性

（一）现实凭证作用

分析研究《合同法》我们可以发现，合同档案最突出也是重要的特点是要依据凭证性，也就是说依法订立的合同， 对当事人具有法律的约束力。合同的订立、生效、履行、变更以及权利义务的转让、终止、违约、责任等等，都必须完全地、唯一地依据合同档案，否则，就要承担由此产生的法律后果[1]。医疗设备合同档案是处理医疗设备纠纷的依据。医疗设备管理中，难免发生这样、那样的问题，如：技术资料的丢失、购买后质量不好或缺件、不按操作规程使用损坏设备或配件、经济效益发挥不好等。这些问题要明确责任进行处理，就必须依据医疗设备档案中的材料，按制度进行分析和落实责任。这样才能使管理水平逐步提高，防止类似问题再次发生。因此，在医疗设备采购中，合同档案不仅是对合同订立双方的凭据，也是医院内部协调的凭据。不同的职能处室收集不同的合同档案资料，承担相应的职责，在合同订立和后期实施过程中，存在的各种矛盾和责任追究，就需要通过合同档案来细化和评判。

（二）转化参考作用

合同档案可以为医院再次购置同品牌同型号医疗设备及领导决策提供历史依据，将合同档案转化为重要的经济信息，从而降低设备购置和维护的成本，争取在采购谈判中的有利地位。在采购招标过程中，经常能遇到供应商报价高的问题，而这时合同就成为我们的有利参考。医院采购的历史合同、兄弟医院的购买价格和配置，都是我们谈判的有力依据，使医院在采购过程中节约大量的资金，保证以最优的价格购置需要的设备。

（三）潜在预备作用

当医疗设备突然出现故障时，为工程师判断出现故障的原因和维修提供参考，减少判断和维修的时间和费用。在医疗设备招标采购时，我们会依据设备的情况，在合同中订立相关的补充条款，例如重要零配件的价格、相关的服务、后期维保的费用等，这些对于我们今后在设备使用过程中有很大的帮助，能够最大程度地保证机器的正常运行和病人的正常诊疗。

二、合同档案管理中存在的风险

（一）合同的规范化

合同是合同档案管理的主题，一份合同是否能够发挥它的重要作用，最根本的在于合同的订立是否规范，是否能够在现实的经济活动或买卖过程中起到凭证作用。现在的医疗设备购置合同，很多都存在不规范、不严谨，或有不平等的霸王条款等，这样的一份合同在法律意义上，很难体现它重要的凭证作用。医院作为医疗设备采购活动中的强势主体，在合同订立时具有一定的主导作用，这往往会使订立合同的双方无法保持平等的地位，这是目前医院在订立医疗设备采购合同时可能会存在的问题。

（二）档案资料收集的完整性

对于医院医疗设备采购来说，合同档案的收集是档案管理中最难的。合同档案管理是一个过程，不是买卖双方签订合同后就完成了所有档案资料的收集。医疗设备采购的合同档案管理包括：医疗设备的申请、审批，采购的调研论证，设备招标参数及与招标有关的一切资料，采购合同，验收单，技术资料，这些组成了一套完整的合同档案。而在实际工作中，有可能由于疏忽或随意，使得合同档案资料的收集不完整、有缺失。一般医院大型医疗设备采购项目的合同档案在收集方面比较重视，对于常规医疗设备合同和零星采购设备合同的档案收集则不太重视。此外，有些医院根本没有将医疗设备采购合同列入当前的档案归档管理范围，使得材料游离在医院档案室实际的管理范围外，也导致了医疗设备合同档案的缺失和不完整。除此之外，在合同收集中另外一个问题是在审核、审批、签署的过程中，因为类别和性质的不同，各种档案在办理的时候经过了不同的承办部门，存在着各种不同的承办问题，需要在承办的连贯性和一致性上有所提高。送交所有责任方，最后签署，合同的收集才完毕[2]。

（三）缺乏专职档案管理人员

基于医疗设备合同档案的复杂性和重要性，就需要有专职档案管理人员和档案室，这样更便于合同档案的管理。但是由于采购部门繁重的采购工作，无法安排专职人员来进行管理，合同档案的保存也没有固定的档案室，这对于医疗设备合同档案的保管和维护有一定的风险，长此以往可能会导致资料搜集的不完整甚至是资料的缺失。

（四）档案管理信息化程度低

目前的合同档案管理还停留在普通的纸质管理阶段，保存过程中容易有丢失，且纸质文件的保存要求较高，需要有专门的保存场所。有些通过对纸质文件的扫描，将文档进行保存，方便查询。但随着医院信息化的发展，纸质文件的保存已经跟不上现代化医院发展的脚步，医疗设备合同档案管理的低信息化程度不能满足医院后期发展的需要。

三、关于医疗设备合同档案管理的几点建议

（一）纳入正常档案管理范畴，规范医疗设备合同档案管理

将医疗设备的合同档案管理纳入医院的档案管理，才能使它得到足够的重视。医疗设备合同档案的特殊性，使它在整个医院的运行中有着不可取代的地位。因此，重视并严格管理好医疗设备合同档案是医院发展的重要环节。

除此之外，制定完善的医疗设备合同管理制度，明确合同管理办法和实施细则，包括制定合同的签订和履行制度、变更与解除制度、合同纠纷处理制度等，是合同档案规范管理的重要保证。医院只有制定医疗设备合同管理制度和配备专职合同管理人员，才能保证医疗设备合同的合理、合法及实现合同集中管理，才能实现合同档案齐全收集及规范管理，减少资料缺失和遗漏的问题发生。

（二）合同档案资料的收集要全面、准确、及时

通过对合同档案形式与内容的规范性的分析， 我们可以知道， 人们对合同档案的全面性与准确性的要求较之于其他种类的档案要高得多。这就要求档案管理人员熟悉相关的法律法规， 了解合同的办理状况， 保证不遗漏与合同有关的档案材料， 能够准确、有力地反映当事人的合法权益[3]。医疗设备合同档案需要了解医疗设备的相关政策法规，收集相关的资质证明材料，以保证购买医疗设备的合法性、合理性。基本医疗设备资料有医疗器械注册证、供应商及生产商的资质、授权，特殊医疗设备还需提供计量证明、压力证明等相关资质，这是医疗设备合同资料的特别之处。及时性，也是合同档案资料收集的要求。合同本身是具有时效性的，因此合同资料的收集也需要及时，及时收集资料，及时整理归档，才能使合同档案完整，并为以后的工作提供依据和参考。此外，档案管理员应当加强与相关职能处室之间的沟通交流，充分发挥主观能动性，了解不同职能处室合同档案资料的产生情况，避免遗漏；要用发展的眼光来看待医疗设备合同档案的收集工作，着眼于全局，做到未雨绸缪。

（三）运用信息化手段管理医疗设备合同档案

运用信息技术科学地管理医疗设备合同档案，实现医疗设备合同档案数据采集自动化、档案管理规范化、流程化，还可以解决原有档案管理过程中存在的纸质合同档案收集不完整、归档不及时的难点问题，解决管理模式与利用需求的冲突问题，解决档案管理手段落后的问题。目前，我院运行的合同管理系统，是针对合同的信息化管理系统，包括合同内容、签订时间、付款信息、合同附件信息等，相较于传统的纸质资料，更便于查询、统计，而这就是信息化给管理所带来的便捷。在医疗设备合同档案管理中，使用信息化管理，将更大程度的确保档案内容完整、利于档案保存、方便档案查询，使得档案管理人员更便于进行档案管理。

合同档案管理是合同管理制度的重要组成部分，是

医院管理中的一项重要内容，是维护医院合法权益的有力保障，具有十分重要的作用，可以为医院的经营决策提供依据，有利于促进医院的发展。随着经济生产和人们生活对医疗需求的增加，医院合同档案管理工作的内容不断增多，管理工作变得越来越复杂，大大提高了医院合同档案管理的难度[4]。这就更需要全面了解合同档案管理，采取科学的管理措施，实现高效、完整、科学化、信息化的合同档案管理，才能充分发挥合同档案的重要作用，为医院的良好发展奠定基础。当前，新的时代给档案事业的发展提供了新的机遇。总之，机遇与挑战并存，基层的档案事业发展还有很大的进步空间。我们在做好日常归档工作的同时，还应当积极思考，从提升档案服务效率的角度出发，不断地用实际行动去检验、去反思，寻找档案最佳的管理、利用方案。

参考文献：

[1] 田振英.论合同档案管理[J].机电兵船档案，2015（5）：49- 51.

篇（4）

中图分类号：F293.3；G275.9 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）07-0369-01

一、房产档案的范围与特殊性

1.房地产企业档案的范围

房地产档案一般是指房地产权属档案，包括权属登记、调查、测绘、权属转移、变更等房地产权属管理活动中直接形成的，保存备查的各种文字、图表以及声像、电子文件等历史记录。对于房地产企业而言，房地产权属登记档案只是一小部分，房地产企业档案还涉及建设项目档案、文书档案、合同档案、人事档案、会计档案等企业生产经营活动过程中形成的档案，可能是房地产开发建设过程中形成的，也可能是房地产管理、使用过程中形成的。

2.房地产企业档案的特殊性

首先，房地产企业档案具有很强的专业性。房地产企业档案是房地产企业在生产、管理活动中形成的权证、合同、文件、图纸、照片、光盘等不同形式和载体的历史记录。它记载了房地产产权的归属和沿革，反映了房地产企业的经营与发展状况，是在特殊的专业背景下按照专业要求形成的，有相对统一的格式和行文规范，并且专业术语较多，如土地界限认定、房地产面积丈量、房地产平面图测绘等，专业性十分明显。

其次，房地产企业管理类档案的构成以合同为主体。从土地开发到经营、管理、服务，每一项活动的开展基本上都要签订合同。房地产企业的经营运作离开各种合同就不可能得以完成和推进。通过这一系列的合同，将各个相关的部门和单位联系起来，共同推进和完成一个项目。据统计，合同在房地产企业管理类档案中所占的比例高达百分之五十以上。因此，在进行房地产企业档案的规范管理时，必须要认识到这一点。

最后，房地产企业档案具有综合性。以上分析可以看出，房地产企业的档案与专门的房管机构不同，不仅有房地产权属登记档案，更多的是专业的项目档案、合同档案，以及企业内部行政、经营管理活动中形成的档案。涉及内容庞杂，领域宽泛，种类繁多。这就要求在档案规范管理的过程中，要通盘考虑，全面系统地进行分析，以防出现规范没有涉及到的空白区。

二、地产档案规范化管理的必然性

加强档案的规范化管理，是提高企业档案管理工作的重要手段，也是衡量一个企业档案整体管理水平的重要指标。加强房地产企业档案的规范化管理，是企业发展的必然选择。

加强档案的规范化管理是时展的必然要求。随着改革开放和市场经济的发展，信息时代的深入，标准化、规范化已经成为现代企业的标志和企业发展的必然选择。档案工作也不例外，必须要适应现代化和办公自动化的时代需要。推动档案管理工作的规范化、标准化是其必由之路。

加强档案的规范化管理是房地产企业提升管理效率的必然要求。房地产开发企业的档案管理是房地产行业单位诸多管理工作的重要组成部分。房地产企业的开发项目由于其规模大、工期长，在执行过程中形成的材料多。特别是由于其关联和涉及的部门和单位环节众多，因此需要在建设项目档案管理的过程中做到规范化、标准化，仅仅依靠传统的手工方式已经是难以实现对其进行有效的管理了。

三、房地产企业档案的规范化管理

1.完善管理制度，规范房地产企业档案管理行为

加强档案制度建设，做到依法管理档案，这是我们做好档案工作的依据和保障。首先，我们应该以《档案法》、《城市房地产管理法》、《城市房地产权属档案管理办法》等法律规范，结合房地产企业发展对档案工作的要求，制定企业自己的档案管理规范，明确档案工作原则和管理方式，界定文件形成、积累与归档职责，规定档案收集、鉴定、整理、保管、统计、利用要求等档案管理的基本要求。其次，要制定管理制度，构建包括立卷归档制度、保管制度、鉴定销毁制度、提供利用制度、统计制度、保密制度、岗位责任制等的企业档案管理制度体系，并编印成册加以落实执行。同时，要随着时间、环境、事物的发展变化要适时修改、补充和完善，以适应企业和档案事业的发展要求。

2.梳理业务流程，明确需求，规范档案工作的各个环节

流程梳理是指围绕企业的内、外部要素，对整个企业的业务运行情况展开深入、全面的分析、整理、提炼，明确管理或业务活动的关键节点、信息化管理要解决的重点问题、可能的解决方式、完成程度、实现深度等。对业务活动进行调研，明确各业务环节所要形成的档案，这是制定归档范围的首要步骤。规范、合理的流程是应用系统的基础条件，也是提高办公效率的必然选择。尤其是信息化、网络化的办公环境下，流程梳理更为重要。按照形成、整理、鉴定、归档、再整理、保管、利用、销毁等工作环节，建立科学规范的房地产企业档案管理工作程序，保障每个环节之间能够互相检查、校对、制约，发现问题并且能够及时纠正。

3.明确职责和分工，保证工作质量

所谓岗位职责是指一个岗位所要求的需要去完成的工作内容以及应当承担的责任范围。明确岗位职责可以最大限度地实现劳动用工的科学配置，有效地防止因职务重叠而发生的工作扯皮现象，提高内部竞争活力，更好地发现和使用人才，提高工作效率和质量，规范操作行为。房地产企业的岗位职责可以分为三个层次：一是企业层，企业应将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工作职责和有关人员岗位职责，并对分管领导、部门和项目负责人及有关人员职责履行情况进行考核；二是部门层，各职能或承办部门及项目文件形成者应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责；三是档案人员层，专兼职档案人员应负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量负责。

4.加强宣传教育培训，优化档案工作环境，提高队伍素质

加强房地产企业档案管理工作，需要一支既懂档案管理，又精通房地产管理和熟悉计算机知识的档案专业队伍，同时还需要企业全员的支持和参与。因此，房地产企业要加强对专兼职档案员的培训，既要培训现代化档案管理的专业知识，加强对计算机技能的培训，还要使其了解企业各项业务工作及其形成的文件，熟悉房地产管理活动。同时，加强档案宣传，使企业全员树立档案意识。因为无论是哪个部门或个人，在企业的生产经营过程中，都会形成一定的活动记录，而这些记录的一部分会对以后的活动具有查考价值，需要归档保存。为了保证档案收集的及时、规范、完整，必须需要全员的参与和支持。

5.不断评估、优化档案管理，提升规范水平

质量管理体系当中有一个重要循环，那就是“计划”、“执行”、“检查”、“行动”，它代表了全面质量管理的全部过程，是一个螺旋上升的过程。将这一循环应用到档案的规范管理之中，才可以保障管理的可持续发展。而要实现这一循环发展离不开对管理的评估和检查，离不开对检查反馈结果的修正和改善。这就要求档案部门要定期听取业务部门对档案工作的意见反馈，及时进行改正，进而有效推动档案工作的可持续发展。

总之，房地产企业档案工作的规范化管理不是一朝一夕的事情，需要统筹规划和全面落实。不仅需要企业领导的重视，还需要企业全员的参与、支持，更需要档案人员的不懈努力和付出。

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1 引言

规范的档案管理只有与时俱进，才能适应新形势的需要。然而，日常工作中，很多人对档案工作的重要性认识不够，认为档案管理工作可有可无。其实，档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。银行档案工作作为银行经营管理活动中不可分割的重要组成部分，在维护银行和客户权益、打击经济犯罪、防范金融风险、促进经济和社会发展等方面具有不可替代的信息支持和保障作用。

档案工作在银行各项业务发展中，如何能充分发挥服务功效，使档案管理工作能够走上科学化、规范化和法制化的道路是本文重点研究的问题。

2 现在银行档案管理工作中存在的问题

思想认识不到位，重视程度不高，导致银行档案工作的服务功效不能更好的发挥。

部分分行比较重视会计档案、文书档案，忽视其他门类档案的管理，而其他门类档案管理的疏忽又影响了档案管理整体工作。由于重抓业务、滞后档案工作等原因，造成档案库房不达标、具有保存价值的档案不按规定归档等现象。多年以来，重视业务发展，而滞后档案的收集、整理、保管等工作。经常安排档案管理员补缺其他紧急的工作，而应付档案工作。

3 提高银行档案工作服务功效的解决方案

3.1 提高档案工作的重视程度

3.2.1 更新完善银行档案

更新完善银行档案，文件资料归档范围是当前档案工作开展迫切需要解决的源头问题。2012年12月，国家档案局颁发10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，要求各企业制定适合本企业实际的“文件材料归档范围和档案保管期限表”。这项工作，将进一步规范文件材料的归档工作，做到“应归尽归”、“应收尽收”、保管期限“恰如其分”。目前，总行已经发文，新疆区分行已通过总行审核，将于近期发文。

3.2.2 规范档案业务管理制度

在银行发展过程中，会产生各门类专业档案，如：文书档案、会计档案、合同档案、集中采购档案等。为确保各门类档案有章可循、管理规范、便于利用，适应新的发展趋势，在制定档案管理总的办法下，要进一步完善各门类档案的收集、整理、归档、保管、利用等制度，从制度上规范管理档案。

3.2.3 全面推进依法治档

在新形势下，银行档案管理部门要强化依法履行监督指导，对档案管理工作要奖惩分明，通过约谈、通报、处分、追究责任等方式，严肃查处不按时归档、不按期移交档案、档案安全管理措施不到位、伪造涂改档案、损毁丢失档案、泄露党和国家秘密等各类档案违法违纪案件。建立完善检查情况通报和责任追究制度，对违反档案法律法规的行为依法追究责任。

3.2.4 加强对档案工作的指导和检查

档案管理部门要加大对各门类档案管理工作的检查指导力度，从归档范围、整理方法、管理机制等方面加强指导，开展定期、不定期的检查。从档案的收集、分类开始，指导人员要深入了解和研究各门类档案的特点，进行科学的分类整理，扎扎实实做好基础工作，集中统一管理各门类档案。

3.2.5 重视档案安全管理

近年来，重大自然灾害、社会突发事件给档案工作以惨痛教训。为了银行的根本利益，要将档案资源、档案利用和安全建设置于同等重要的位置。首先从承重达标等库房安全及周边环境安全要素考虑，做到档案实体在加工整理和利用等环节中的绝对安全。建立预先防范机制，提前做好防范和应对自然灾害、人为破坏、技术因素毁坏的各种准备，建立应急反应机制，提高临险处置能力。抓紧实施异地异质备份工作，充分利用档案复制、缩微、数字化等方法，形成不同载体形式的多套备份。

3.2.6 严格审验把关移交入库档案资料

档案资料移交入库的审验标准重点突出为：审核文件是否为原件；审核归档文件是否齐全、内容是否完整；审核文件中的数据是否存在涂改现象；审核文件中是否存在不耐久字迹现象；审核声像和电子档案是否规范且有效等。这些标准的严格执行，是每一名档案管理员在档案收集归档中履行的职责。在档案资料移交入库的关键环节，对归档资料进行再次审核，严格执行移交登记是档案管理部门为各门类档案的规范管理起到监督指导作用，为整个银行信息资料安全、完整保存履行职责。

3.2.7 档案信息化建设

随着档案数量越来越多，仅仅靠传统的手工检索和查找已不能满足利用的需求。要做好档案管理工作，就必须创造条件，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，积极利用信息技术手段，利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库，便于检索。

3.2.8 创造良好的库房条件

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最新修订版《国家电网公司合同管理办法》的颁布实施，标志着我国电力企业内部合同管理工作步入规范化建设的历史新阶段。电力企业合同管理的规范化建设，是电力企业依法治企的核心环节。电力企业合同管理工作由来已久，但长期以来，国家统一的电力企业合同管理规范性制度不健全不完善，电力企业合同管理工作规范化问题没有列入日常议程，导致电力企业合同管理工作非规范状态运行。针对电力企业合同管理工作中存在的客观问题，在新版《国家电网公司合同管理办法》颁布实施之际，就电力企业合同管理规范化建设的相关事项谈谈笔者的粗浅看法。

1.电力企业合同管理工作中存在的若干主要问题

电力企业系统内部众所周知，电力企业从各自为战走向区域并网，直至现在的国家电网运营，实行真正意义上的现代企业经营管理模式为时还不长，电力企业内部合同管理的规范化建设刚刚起步。就笔者在电力企业法律顾问岗位上的工作实践情况看，电力企业合同管理工作目前普遍存在的规范化问题主要有以下几个方面：

1.1 电力企业内部合同管理工作机构需进一步健全

按照现行体制，电力企业内部没有专门设置合同管理工作机构，配置的合同管理人员业务水平有待提高，日常合同管理与审核工作人员是由电力企业法律顾问兼任。从严格意义上而言，电力企业系统内部应有一个完善的合同管理工作机构和一支较高业务水平的合同管理队伍。

1.2 电力企业内部合同管理工作中的内部会签制度与工作流程效率低下

在电力企业系统内部现行的合同会签制度与工作流程中，在每一份合同的最终签定之前，都要经过电力企业内部的承办部门，财务部门、审计部门，其他相关部门、法律事务部门专职、办公室、分管副局长、局长的签章，按照这样的会签工作流程，一份合同会签完毕至少一整天，快则三、五天，慢则不可预计。如果遇到某个部门负责人或局领导外出开会、出差、病事假等特殊情况，甚至几个月还无法会签完毕。在此产生一个规范与效率的极大矛盾。

1.3 电力企业合同规范性文本类型不全，适用文本严重欠缺

目前可供基层电力企业选用的电力企业系统合同文本有国家和地方电力行政部门制订并强制适用的示范文本，还有国家电网公司的统一合同文本。现有的电力企业合同文本，仅局限在电力企业主产品为核心的产前、产中、产后相关的产、供、销等环节。而电力企业资产社会化服务经营（如房地产租赁）、电力企业职工福利后勤保障供给（如劳保服务用品采购）等方面的示范性文本严重欠缺。此外，现有可供选用的强制适用示范文本中，存在很多不需要或不适用的条款，显得过于繁琐，不符合经济合同简洁明确的表述要求。

1.4 电力企业合同管理工作中的合同编号缺乏科学设计

就电力企业合同管理工作中的合同编号实际做法而言，普遍存在各自为战、自以为是的严重问题。既没有对各类合同分类设定编码，也没有对合同设定系统编码规则，这给电力企业的日常合同管理工作和档案管理造成了极大的难度和混乱。

2.电力企业合同管理问题形成的基本原因分析

前述电力企业合同管理工作中客观存在的若干主要问题，从总体上而言是电力企业转型升级过程中无可避免的。但就其合同管理工作本身而言，形成这些问题有着主客观方面的很多原因。笔者认为前述电力企业合同管理工作中问题的形成基本原因为：

2.1 电力企业系统对合同管理工作的重要性缺乏足够认识

长期以来，电力企业系统对合同管理工作的重要性认识不足，仅仅作为电力企业内部一般的日常事务来设计安排，没有将合同管理工作作为现代企业经营管理的核心枢纽来科学设置专门的组织机构，使得电力企业合同管理工作长期处于非规范状态，就最新修订颁布实施的《国家电网公司合同管理办法》而言，也尚未将合同管理组织机构与合同管理专业队伍建设提出专门要求，这将使我国电力企业合同管理规范化建设很难快速完成。

2.2 电力企业合同管理工作规范性制度不健全

电力企业合同管理工作制度，长期来都处于探索与不断修正与完善过程中，至今尚未形成专门的成熟的科学的电力企业合同管理规范化建设纲要，这将使我国电力企业合同管理规范化建设还得再继续探索中前行。

2.3 电力企业内部合同管理专业力量严重不足

在电力企业内部绝大部份职能科室都有一定量的合同承办或会签业务，但承办合同起草、审核、会签、登记管理的人员几乎没有合同管理专业人员配置，这是长期以来电力系统忽视合同管理专业队伍建设的结果。没有合同管理专业队伍，合同管理规范化建设将成为纸上谈兵。

2.4 电力企业系统“政企合一”的现行模式制约

在电力企业系统，名义上已经列入国家电网公司的现代企业模式运作，但实际上还处于行政管理电力企业。因而，电力企业内部的合同管理仅仅作为行政管理的一项工具，而并非现代企业经营管理的手段。真正意义上的现代企业经营管理，必须建立一个较为完善的合同管理机构，将合同管理作为核心枢纽来建设。

3.电力企业合同管理规范化建设的对策措施

从我国电力企业合同管理工作的现状出发，电力企业合同管理规范化建设任务非常艰巨，不可能在短期内完成。但是，按照现代企业经营管理对合同管理规范化的要求和依法治企的发展必然，我们必须采取有效的对策措施，尽早尽快地推进电力企业合同管理规范化建设。笔者认为，推进电力企业合同管理规范化建设的对策措施主要有：

3.1 加快制订电力企业合同管理规范化各项制度

针对电力企业内部合同管理工作的实践经验，按照现代企业经营管理对合同管理规范化的内在要求和依法治企的市场经济发展必然，加快制订电力企业合同管理工作从组织机构、专业人员配置、标准合同文本、会签工作流程、合同分类编码规则、合同档案管理、合同信息传递与保密原则，至规范化工作机制与效率的关系协调方法各环节的具体制度，科学的制度是推进电力企业合同管理规范化的基础。

3.2 建立健全电力企业合同管理专门工作体系

从电力企业合同管理工作的实际出发，电力企业内部的合同种类繁多，合同数量巨大，客观要求建立专门的合同管理机构，配足配好合同管理的专业专职人员，建立一支与现代企业经营管理、市场经济发展趋势、依法治企要求相适应的电力企业合同管理工作专业队伍。健全的工作体系是合同管理规范化建设的组织保证。

3.3 科学建立电力企业合同编码规则

合同编码规则是合同签订后有效管理和信息传递利用不可或缺的前提。合同编码规则设计时，应充分体现电力企业的区域、网级及合同的年份、类别、属性、序位等因素，便于对电力企业合同的信息化处理。

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二、多元化经营条件下海外工程档案管理面临的挑战

在多元格局背景下，由于工程特点、业主情况、当地政策法规等不尽相同，其对档案管理工作的要求也不一样，海外工程档案管理遇到了前所未有的新情况、新问题。

1．多元化特点要求对原有档案管理方法必须进行相应调整

多元背景下不同类型的工程对档案管理工作的要求各不相同。比如经济援助工程、使领馆工程的档案管理不仅要符合一般工程档案管理的特点，同时还要符合我国商务部、外交部门对工程档案管理的特殊要求。再如，工业建筑及安装、道路桥梁等不同类型的工程在档案的管理方面都有着各自的特殊要求。另外，在国际工程承包档案管理中，不同的国家和地区执行的工程技术标准及档案留存的种类和标准也不一样。比如，执行FIDIC合同的国家要求FIDIC系列合同文件都要作为合同档案妥善保存，而援外项目和使领馆项目则以国内工程承包合同为基础依据。凡此种种，无不提出对原来档案管理方法进行相应调整的迫切需求。

2．多元化特点要求对原有档案管理制度必须进行改革完善

各公司档案管理制度是档案管理的基本依据，但从我们所接触和了解的情况看，大多施工企业虽制定了比较健全的档案管理制度，但以国内工程为背景出台的管理制度对于多元背景下海外工程档案的管理有许多不适应的地方。有的公司虽然建立了自己的工程档案管理制度，但其中专门针对海外工程档案管理的条款并不多，并且不能适用多元化的要求。因此，海外施工企业调整现有档案管理制度就显得尤为迫切

3．多元化特点要求必须加强海外工程档案管理队伍建设

海外工程档案管理存在的另一个突出问题是档案管理人员的数量需求和专业素质难以适应档案工作需要。境外项目大多实行岗位轮换制度，从而导致档案管理人员的不稳定，同时还普遍存在档案管理人员配备明显不足、专业水平低下的情况。以中国甘肃国际经济技术合作总公司为例，目前在海外16个国家有各种大小在建项目70多个。据统计，在这70多个项目中配有专兼职档案管理员的只有11个，包括中国驻印度和埃塞俄比亚使领馆项目，中国政府援建加纳职校项目以及华陇公司承建的加纳高等法院和国会大厦项目，安哥拉公司承建的TPA一期项目和国家培训学院项目等。而其余项目的档案管理人员要么职责不清晰、要么没有配备专兼职档案管理人员，这种现状势必严重影响档案管理工作的开展。配有专兼职档案管理人员的项目，其共同特点是重大项目，并且承接项目的公司实力强，人员充足、管理规范。

4．多元化特点要求海外工程档案管理人员必须提高外语水平

在多元化背景下，海外工程档案管理工作还受到语言问题的明显影响。一般而言，作为工程企业，有限的翻译人员多被安排在经营岗位，主要参与投标资料翻译以及谈判等工作。档案管理人员一般由其他业务人员兼任，而这些业务人员的外语水平相对较低。档案管理人员的语言障碍也会对档案的分类、整理、归档等造成明显影响。如在非洲开展业务，会涉及英语、法语、葡语、西班牙语等多种语言，而甘肃建投国外公司目前葡语专业人员仅有1名。复杂的语言情况和中方人员不相称的外语水平，也明显制约着档案管理工作的顺利开展和档案管理水平的提高。

5．多元化特点要求必须处理好纸质档案的收集归档与归国保管问题

多元化背景下，各公司在海外开展业务的点多面广，在海外设立的分支机构种类多样，机构的性质、规模不同，其档案管理水平也参差不齐。有的境外机构管理水平低，存在档案收集范围不清晰、收集流程不明确等问题，由此导致档案管理分散和部分档案流失等严重问题。在甘肃建投目前档案室保管的资料当中，只有部分较为重要的技术资料，而涉及工程项目的规划许可证、施工许可证、本工程测量成果表以及施工现场形成的机械安全备案表、材料设备出厂质量合格证书、施工日志等资料，均不齐全或者纯粹没有。另外，由于路途遥远，许多重要的纸质档案资料归国保管也存在种种困难。

三、多元化经营条件下加强海外工程档案管理的对策

1．充分认识海外工程档案管理工作的重要性

海外工程档案真实记录了企业海外经营、生产、管理活动的全过程，对企业当前和今后工作都有着重要的凭证和参考作用，也是企业规避风险的重要依据。海外工程管理关乎国家形象和企业利益，从施工企业领导层面到一线员工，都要充分认识档案的重要性。海外工程档案管理工作应贯穿于项目的投标、报价到竣工验收的全过程。因此，在各项技术业务开展的同时，应及时完成档案资料的收集归档工作。

2．重视海外工程档案管理人员配备和责任落实

海外施工企业应根据海外施工队伍的实力，配备专（兼）职档案管理人员并保持相对稳定，在国外成立公司或者人员相对充足的施工单位更应如此。对于技术组或者项目组等人员较少的施工机构，则应酌情配备兼职档案管理人员，将档案管理列入相关人员的职责范围，并积极开展档案管理人员尤其是兼职档案管理人员的培训。同时，各海外工程机构要严格落实档案管理责任制，健全和完善相应的考核机制，重点项目可考虑与项目经理签订档案管理目标责任书。另外，对于档案管理工作中的失职渎职行为，要实行严格的责任追究制度。

3．根据多元化业务特点对海外工程档案进行科学分类

多元化背景下的海外工程档案管理必须有所侧重，要根据多元化的业务特点科学合理地区分核心档案与一般档案，并根据不同业主的要求、工程来源和种类等特点区分档案资料的重要程度，针对不同情况采取不同的档案收集归档和保管措施，制定明确、简便、实用的文件材料分类制度。同时，要建立健全规范但不失灵活的档案管理制度，即在坚持档案管理基本原则和基本要求的前提下，根据多元化业务特点制定不同的管理办法，建立科学适用的档案管理制度，提高档案管理制度的针对性和可操作性。

4．充分借助现代信息技术做好海外工程档案工作

计算机网络和电子技术的发展，给档案管理带来革命性变化。多元业务背景下海外工程档案管理面临的实际问题，要求我们重视计算机网络及电子技术在档案管理中的应用。首先，要借助计算机做好电子版海外工程档案的保管工作，以提高档案管理和利用的效率。其次，要借助网络传输，将档案的电子版或扫描件通过网络传回总部，避免纸质档案运输的困难。最后，要建立各公司和各项目的电子档案数据库，提高海外工程档案的现代化管理水平。

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2石油企业采办合同管理中存在的问题

采办合同的管理涉及:合同的起草、审查、谈判、会签、批准、签署、履行、编号、备案、统计、归档等全过程及相关的供应商管理、招投标管理等。我们把该过程分为采办合同签订前、签订过程中及签订之后三个阶段来探讨。在这三个阶段中存在着诸多问题:

2.1采办合同签订前的阶段

对合同相对方资质的审查不严格，存在相对方根本没有从事该项业务的资质，或者资质等级不符合要求;合同文本起草未征求相关业务部门的意见，技术条款缺失或者不完善;合同条款的设置不完整等。

2.2采办合同签订阶段

对招评标过程的把控不严格、合同谈判的过程安排不当，没有最大化的实现公司利益;合同文本谈判完成后，没有组织专业人员，如财务、税收、法律、安全环保等人员进行审查和会签，造成各种潜在风险的存在;合同签署时合同相对方的合同签字人并没有获得相应的法人授权;合同专用章管理不严格，没有经过审查会签的合同，加盖了公司合同专用章。

2.3采办合同签订后的阶段

这个阶段的问题主要在于对已签署合同编号、归档工作的缺失。合同编号是为了查阅方便，合同的归档工作也很有必要，既可以作为合同执行的依据又可以作为合同纠纷证据留存，而且还可以满足企业内外部审计需求。

3石油企业采办合同管理中的对策

3.1加强制度建设

解决采办合同管理中各个环节的问题，重点在于不断完善和优化采办合同管理制度。小平同志讲“制度好，可以使坏人无法任意横行;制度不好，可以使好人无法充分地做好事，甚至会走向反面”。要想使采办合同管理规范化、科学化、法律化，根本上要从制度建设入手，制定切实可行的合同管理制度，从制度层面规范和完善采办合同管理各个环节。

3.2在合同管理的全流程中设置关键控制点

(1)根据采办合同的特点，抓好供应商管理，把好资格审查关及事后供应商评价关，保障合同相对方主体资格合格的前提下，获得优质供应商，提高采办效率。加强供应商管理理念和监控力度，完善供应商的评选体系及数据库，与优秀的供应商构建战略伙伴关系。建立采购管理全流程概念，用最佳的评标策略选择最适合项目的优秀供应商。在项目的采办工作中，优秀的供应商是采办工作顺利开展的保障。

(2)在招评标过程中，审查相关法律文件，规范招评标过程，实现招评标过程的公平、公正，获取优质服务。根据采办对象的特点，选择合适的采办方式，当采办的金额较大，技术要求高，或者所要求的是勘探、开发、生产所需的各种专业时，多采用招标方式进行采办。对于金额小，技术规格比较单一的采办对象，可采用询价的采办方式。并以公平公正高效的原则组织和进行招投标工作，组织相关专家进行技术和商务方面的综合评审，最终确定中标供应商及签署采办合同。

(3)合同的起草及谈判中的要求:合同要靠准确明细的文字作为载体，起草合同文本时要准确体现双方的真实意思。合同要包含《合同法》规定的基本条款，如合同主体的名称或者姓名和住所;标的;数量;质量;对价;履行期限、地点和方式;合同主体的其他权利和义务;违约责任;适用法律和争议解决方式等。另外，石油企业的采办合同专业化程度高，交易类型、交易方式和交易条件有共同规律，分散制作文本的风险大、效率低。实行采办合同文本的标准化既有助于提高合同签订的效率，也有利于整合石油企业的资源、减少关联交易矛盾、防范法律风险。在采办合同的谈判过程中，应成立技术谈判小组，负责对技术需求进行有效澄清，避免因技术要求不清楚，不规范，在合同签订后而进行变更。

(4)合同的审查及签署中要注意:应组织专业人员对合同初稿及其修改进行商务、技术、财务、资金、质量健康安全环保、法律等审查，防范风险;合同的签署，要审查合同签字人的授权，未经授权或超越授权范围的人不得签署合同。

(5)合同的档案管理及合同专用章管理中要注意:在合同签署和履行过程中，应妥善保管相关合同档案，遵守公司对合同档案的管理、存档期限的相关规定;加盖合同专用章要符合审批程序，不得将合同专用章用于合同签订外的其他用途。

3.3提高采办合同管理人员的专业素质

(1)加强合同法律知识培训。合同管理工作的水平与合同管理人员和签约谈判人员的业务素质的高低有直接关系。可以通过组织实施合同管理法律知识技能的学习和培训，使合同管理人员和签约谈判人员掌握合同法律知识和签约技巧，提高他们的签约能力，培养他们能够运用相关法律知识实现对合同的管理。

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一、对档案管理的认识

根据档案的内容性质可分为立法档案、行政档案、诉讼档案、军事档案、外交档案、经济档案、科学技术档案、艺术档案、宗教档案等。上述每种档案,还可具体细分。经济档案是指主管和从事经济活动中直接形成的有保存价值的文字、声像等形式的历史记录。包括负责经济运行的行政管理机关、公司、企业等所产生的有关涉及经济的法律、法规、合同、业务活动文字、声像、实物记录材料等。经济档案涉及面很广,内容纷繁复杂,具有载体多样化、证据价值突出(合同档案等)、具有较强机密性、业务档案成套性等特点。

二、经济档案管理中存在的问题

(一)管理者缺乏档案意识

很多经营者认为建立经济档案没有实际用途,也有的认为,账目、技术与客户都在心中装着,没有必要浪费资金专门建立经济档案。部分从管理层到员工层对档案的概念认识模糊,不懂得企业在经营管理和生产技术活动中形成的历史记录都是档案,认识不到经济档案工作是企业管理工作的重要组成部分,是企业掌握内外部经济技术信息资料,维护企业历史真实面貌,保证企业经营决策科学性,促进企业技术进步,推动企业管理现代化,提高企业效益的一项重要工作。

(二)企业经济档案管理缺乏相应约束,管理分散,缺乏安全性

目前,管理中缺少统一的对经济档案管理的机制和制度,有的分散在各个部门里,部门管理形式又多种多样,不能形成部门间统一,有的形成案卷没有目录,有的形成电子文档随意存储,有的公司进行随机管理,没有指定人员管理,这具有很大的随意性和自发性,缺乏相应的约束。导致档案材料残缺不全,造成无法挽回的损失。因缺乏有效的监督管理机制,一旦出现人员“跳槽”,有的核心材料就会随之泄露,会导致企业的独有知识产权流失,造成无法弥补的损失,甚至危及企业的生存。

(三)我国目前档案管理体制和运作模式很难适应经济档案工作

我国目前档案管理体制和运作模式,突出表现在履行档案行政管理职能和国家档案资源建设中。而企业则注重企业档案自身的实用价值及经营、竞争的成本。这两者目的是一致的,但在实际操作上很难达成一致,档案部门的现有行政管理模式,很难适应企业档案工作的进程。有的档案行政管理部门片面地认为,企业档案属于企业所有者的私人财产,不受行政干预,档案部门无权、无精力过问,基层档案管理工作人员已经习惯多年来在计划经济时期形成“靠红头文件”、“靠国有性质的行政隶属关系”开展工作,形成“条块结合,齐抓共管”的档案工作模式,对无主管上级、享受充分自的私营企业,一时还很难适应。忽视了对企业档案工

作的调查研究和监督指导工作。同时,企业主也认为经济档案属于企业内部信息,别人无权过问,造成了行政管理部门开展工作艰难,成效甚微。除少数发达地区之外,绝大部分的企业档案工作基本上没有开展起来。

(四)企业经济档案管理人员专业知识薄弱,企业经费投入有限私营企业经济档案管理人员综合业务知识缺乏。许多企业没有配备专职档案工作人员,兼职人员专业知识不足以承担经济档案管理,有的未经专业培训,有的只接受过传统的岗位培训,缺乏经济和档案管理专业知

识,更缺乏计算机、图像、情报、法律等复合型知识及运用能力。档案所需资金缺乏保障,由于大多数企业管理者的观念都是舍不得在档案管理建设上的投入,档案室陈旧简陋,没有配备必要的设备,很难推进档案管理规范化、科学化、信息化进程。

三、提高档案管理水平的建议

(一)档案行政管理部门应依法加强管理企业由于其所有制形式决定,档案所有者在某种程度上有着不受档案行政管理部门行政干预的自,对企业档案工作要依法进行管理。市场经济是法制经济,为保证这种契约的公正和得到遵守,就需要有完备的法律规范来保障。在市场经济条件下,单靠行政手段来抓企业档案工作是不够的,应以法律法规保障,教育、经济、行政等各种手段相结合的方式进行管理。档案行政管理部门必须加大对企业的档案行政执法力度,用法律手段帮助企业建立健全档案工作,依法监督私营企业的档案工作,从实际出发,切实做到有法必依,执法必严,违法必究。

(二)建立企业档案咨询、托管机构将经济档案管理业务从企业外包到专业的档案承包单位,这些机构由受过专业培训的人员组成,为企业提供社会化、专业化的经济档案服务,并且更具有保密性。经营方式可为有偿服务,按照档案的数量和管理工作的难易程度收费。企业和托管机构之间明确权利、义务及违约责任,通过这种方式,私营企业可以不再设立专门的档案机构和专兼职人员,可以解决人员业务不熟和管理资金浪费的问题。

(三)创新服务观念

经济档案能够最直接的、最客观、最真实地反映经济事业的发展历史。由于受传统体制制约,经济档案工作长期服务于国家机关、企事业单位,具有一定的范围局限性,使档案部门一直处于工作较封闭、信息不完全流通、服务面狭小、方法传统的状态。在工作中形成被动的工作模式,间接地为一线工作服务的意识,没有创新。建设经济档案,应该拓展服务新领域,以为经济档案管理服务为切入点,使档案工作直接融入到市场,为企业发展把握当代经济发展的特点,推动经济档案工作与时俱进,树立超前服务意识。经济正在日益壮大,庞大的市场群体在经济商战磨砺后,企业越来越看重档案工作的重要性,以企业为主的经济档案咨询业务呈上升趋势,足以说明私营企业在市场竞争、知识经济、经济全球化的背景下,对经济档案的重要性认识正在逐步提高。档案部门应将私营企业经济档案建设作为工作重点之一,建立服务型体系,创新服务观念,加强对企业经济档案的管理与服务。通过建立数字型档案,构建档案现代化信息服务通道,最终能使私营企业实现网上查询。建立市场咨询档案,开辟档案信息服务空间,使企业在存档的同时还能获得一定的商业信息,也能达到宣传档案、扩大档案工作影响的目的。

(四)加强有针对性的培训

在企业中,往往是老板怎么说就怎么做,档案管理人员与经济档案工作没有直接利害关系,也缺乏考核指标,对经济档案业务不精,对档案工作缺乏有效管理。根据企业的特点,实行业务指导和培训相结合的方法,切实为私营企业在档案工作中遇到的问题进行排解。加强基础工作的建设,对达到目标管理考评的企业,相关部门应采取档案目标管理认定,提高私营企业经济档案管理水平,加强在规范化管理方面的培训。以提高私营企业管理者的档案建设意识,提高企业档案工作人员的业务素质为重点进行培训。

四、结语

要依据《档案法》的规定，制定行业标准，加强对经济档案工作的协调、服务和指导。对基础工作扎实，达到目标管理考评有关标准的企业，档案行政管理部门应积极主动配合参加相应等级的档案目标管理认定，不断提高企业经济档案管理水平。

参考文献：

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      合同是两个或两个以上当事人为实现一定的经济利益而达成一致的协议。市场经济是法治经济、契约经济，合同是商品经济的产物，是商品交换的法律表现形式。现代企业的经济往来，主要是通过合同形式进行的，在市场经济条件下，企业为实现一定的经济目的，明确相互权利义务关系而签订的合同，企业通过合同所确立的民事关系，是一种受法律保护的民事法律关系，所以通过签订合同建立民事法律关系的行为是一种民事法律行为，是企业经营活动过程不可避免的行为，因此，合同管理对企业的成败非常重要，是防范企业法律风险的基础性工作。合同纠纷是企业在经营过程存在法律风险的重要表现，法律风险是指企业所承担的发生潜在经济损失或其它损害的风险，防止出现合同纠纷，防范企业法律风险，就要建立科学的合同管理制度。

      一、企业的合同管理机构

      合同应由企业的专门机构来执行，即由企业法律顾问部门管理。既然企业通过合同所确立的民事关系，是一种受法律保护的民事法律关系，订立合同的行为就是一种民事法律行为。由此可见，由于合同本身的特征，决定了合同不同于企业内部的生产人事、财务等管理工作，已超越了企业自身的界限，使之成为一种受法律规范和调整的社会关系，涉及大量的法律专业问题，所以合同应由企业法律顾问部门管理，企业法律顾问具备专业的法律知识。一方面，企业法律顾问注意学习法律，同时关注市场法律环境的变化，研究法律适用对本企业产生的影响，在学习中培养并不断增强法律意识。另一方面，熟悉企业的生产经营活动，认真总结企业经营管理实践中正确适用法律手段的经验和不依法办事造成损失的教训，学习其他企业依法经营管理好的做法，具有适用法律思考问题、处理问题的能力。设立专门的法律机构来管理合同是企业合同管理的基本条件。

      二、企业的合同管理模式

      企业的经营规模和企业的组织机构不同，企业选择合同的管理模式也不尽相同，但大中型以上的企业，合同管理的模式应采取企业法律顾问部门统一管理和各业务部门、各单位分口管理的模式，因为其部门分工不同，业务不同。法律顾问部门作为企业合同的统一管理部门，对企业合同的签订和履行负有监督、检查和指导的职责。具体操作上，对合同实行分级、划块管理，各业务部门(主要有供应、销售、研发、投资等)和所属各单位(主要有分公司、驻外机构等)作为合同二级管理单位，由他们负责本部门、本单位的合同签订和履行，向企业法律顾问部门备案，并定期汇报有关合同的执行情况，法律顾问部门随时检查和监督。这样，企业和所属各部门、各单位对合同的管理做到机构、人员、制度三落实，形成完善的合同管理体系。同时，应加强对合同管理人员的培训教育。合同管理人员的业务素质的高低，直接影响着合同管理的质量。通过学习培训，使合同管理人员掌握合同法律知识和签约技巧，建立合同管理人员持证上岗和年检考核制度，这不但增强了合同管理人员的责任感，也提高了合同法律意识。

      三、合同管理制度的内容

      要使合同管理规范化、科学化、法律化，首先要从完善制度入手，建立规章制度，制定切实可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要内容应包括：合同的归口管理制度，合同资信调查、签订、审批、会签、审查、登记、保存，法人授权委托办法，合同档案管理，合同专用章管理，合同履行情况登记，合同纠纷处理机制，合同定期统计与考核检查办法，合同管理人员培训制度，合同管理奖惩与绩效考核等。企业通过建立一整套规范、科学的合同管理制度，同时，落实各项制度，做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。

      四、合同管理的具体方法

      合同关系自始至终是一种法律关系，所以企业的合同管理也应当是自始至终的全过程的、全方位的管理。根据合同的订立、履行、结束的时间顺序来分，合同管理分为：合同事前防范、事中控制、事后应对三个阶段，并且是以合同事前防范、事中控制为主，事后应对处理为辅的合同管理方式。   （一）合同管理的事前防范