国家档案管理汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇国家档案管理范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

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一、高职档案管理工作的制约因素

1.认识不足，重视程度不够

档案工作从主观理念上不被重视，决策上没有给予足够支持。高职档案工作是一项基础性的管理与服务工作，大多停留在维持档案日常的简单管理上。学院对档案信息化管理意识不强，宣传力度不大，广大教职工参与意愿淡漠，档案资料收集与利用往往得不到认可和理解，同时也缺少对档案工作的检查和指导。

2.基础薄弱，制度不够完善

学院重视校园基础设施、专业设计、教学科研和教师队伍建设的投入，档案信息网络系统和档案数字化设备的资金投入很少，馆藏结构单一化，行业特色不突出。缺少标准的档案管理软件，文件资料进行调整和编目摆脱不了初级的手工作业的方式，导致教育教学工作中产生的大量的电子文件难以系统化归档处理。在检索时，档案管理人员也是通过人工翻阅查找所需资料，费时费力，工作效率底下。国家已经出台了档案管理的政策和法律法规，高职档案管理没有全面进入法制管理和科学管理的轨道，档案管理制度有待进一步完善。

3.人才缺乏业务相对落后

高职档案工作人员配备不合理，专职档案员视为文件整理员的角色，档案管理知识尚且不够，严重缺乏档案管理及档案信息化建设的基本知识和技能，总体素质不高。急需懂专业知识又能掌握现代化信息技术的专门人才，学院对档案工作人员的继续教育培训跟不上。

二、高职档案管理工作创新策略

信息技术的迅猛发展对高职档案工作提出了高标准和新要求。不断创新档案管理工作模式，才能适应和服务高职学院高素质技能型人才培养目标，满足经济社会发展需要。

1.强化创新意识转变工作观念

以档案资源的开发利用程度和服务效果为中心工作环节，坚持“以人为本，服务至上”，拓展档案工作思路，根据档案利用者的需求心理，采取有针对性的、积极的、超前的、有预见性的服务。提高档案管理工作的地位和作用，深入挖掘高职档案的文化价值，开辟高职档案管理发展的新途径。

2.加强制度建设提高标准化水平

档案工作的基本原则是“集中统一管理”。依据国家档案管理法规制定适合学校贯彻执行的档案管理制度，创新档案管理机制，制定《档案工作制度》《档案管理办法》《电子文件归档与管理规范》等档案立卷归档制度、档案安全保密制度、档案利用管理制度。引进竞争激励机制，明确工作职责，实现档案规范化管理。

3.创新技术手段精细档案管理

电子档案将将逐步取代传统意义上的档案，档案也由单一的纸质载体变为磁带、磁盘、胶片、光盘等多种形式。档案馆应加大投入，配齐硬件设备和档案管理软件。从研究解决档案现代化管理与办公自动化的衔接问题入手，加强档案管理软件开发，运用网络、数码等先进技术和手段，使档案管理手段由旧变新、由慢变快，提高档案工作效率和服务质量。

4.提升业务素质打造专业团队

高职院校档案工作者应该爱岗敬业，忠于职守，用现代管理的新技术、新理论武装自己，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。鼓励各种继续教育课程的学习，定期请专家或专业档案管理人员对兼职档案员进行业务培训，提升档案人员专业素质，适时地编纂、出版各类档案史料、文件汇编和画册，增强档案人员运用专业理论解决实际问题的能力，认真地收集整理、检查核对、鉴别归档、转递移交，确保档案的真实和完整。促进高职院校档案文化建设的发展，同时也实现高职院校档案服务于学院中心工作的追求。

随着数字化校园建设的逐渐深入，档案价值越来越被重视和借鉴，围绕教育改革需要，树立档案服务创新意识，作为国家示范性骨干高职院校，更新观念，全面推进高校档案信息化建设，实现高校档案工作的跨越式发展任重而道远。

参考文献：

篇（2）

1993年9月，美国政府正式宣布实施 “国家信息基础设施”（简称NII），也称为“信息高速公路”。之后，世界各国纷纷掀起了“国家信息基础设施”的建设热潮，我国的相应计划称作“中国国家信息基础设施”（简称CNII）。从信息的流动和共享过程看，CNII的基本体系结构包括：信息源、高速信息通道、信息用户终端设备和计算机控制管理系统四部分。从信息生态环境角度考虑，作者认为它由如下5个方面组成：（1）各类信息的采集、传输、存储、处理、服务等所需的各类硬件设备及其它们互联而成的网状信息通信体系；（2）各类基础性信息资源及资源库；（3）各类基础性应用系统，包括安全保障体系；（4）相关标准体系；（5）人力资源和组织架构，包括培训、教育和研发体系。如果仅仅把基础性通信网络体系作为国家信息基础设施，则难免会导致国家信息基础设施建设缺乏完善的动力机制而僵化不前。国家信息基础设施也是国家信息化战略总体框架的基础，所有专业领域的信息化工作在此基础上展开。从专业业务角度考虑，记录与档案管理信息化和图书管理、情报管理、交通、农业、城市管理等各类专业业务信息化具有同等重要的地位，都属于应用层次的内容。从整个社会运动的总体框架考虑，记录与档案管理对所有专业应用具有基础性支撑作用，是建立在国家信息通信网络基础设施之上的基础应用支撑，应该作为国家应用信息基础设施来建设。

我们知道，在人类所有的社会活动中，都要产生规模不等的记录。从来源和规模来说，档案是记录的一个子集。但记录中的大部分在时过境迁后将自然地或人为地丢弃，只有其中重要的部分被保存转化为档案。档案与记录之间有割舍不断的联系。虽然二者运动轨迹和价值体现方式有所差异，但运动形态大致相同。从客观性、系统性和继承性角度考虑，应该将二者置于统一的框架中来规划和实施。

早期的信息化解决方案总是将二者分而治之。比如办公自动化系统主要处理公文流转部分的记录管理，而档案管理系统则专门处理档案的信息化管理问题，很少有统一的公文档案综合管理系统。这一方面是由于记录与档案覆盖范围广、问题较为复杂，另一方面是由于根本就没有将二者置于统一的框架中来规划和设计。其结果是造成公文信息和档案信息相互割裂的信息孤岛现象。文档一体化的问题现在颇受重视，但比公文外延更广泛的记录，其与档案的一体化管理目前仍然没有得到足够的重视。将记录与档案信息管理提升为国家应用信息基础设施来认识，可以从全局出发，构建一个统一的、标准的记录―公文―档案管理体系，为信息时代的社会运动提供记录管理基础支撑。其优势在于有效地消除信息孤岛，形成完整一致的记录―公文―档案信息整合共享体系。其意义在于可极大地促进社会信息化进程，凸显记录、公文、档案管理在国家信息化战略中的基础支撑地位，为各专业领域的信息化进程保驾护航。

记录分布于各行各业、各种活动中，可谓无处不在，无时不生。一个统一的、标准化的国家记录与档案信息管理总体架构，对于整合各类应用系统大有裨益。构建统一的记录与档案信息管理框架，可以对各类信息资源按照作用和功能进行有效的分类。例如消遣类的花边新闻积极意义很小，很快就会被淘汰而丢入信息垃圾堆中；而知识性、常识性的信息资源其积极意义较大，需要妥善保管并广泛传播；专利和具有知识产权性质的发明和创造性信息资源则要具备合理的使用规范约定；公文记录属于政务过程不可或缺的信息资源必须有效地保证其被高效准确地流转和处理；档案则是所有信息资源中极具价值的东西，要进行系统的分类归档，以备查考。总而言之，全部社会活动中的所有记录，都按照其社会价值和功能进行分类，形成一个完整的记录分类体系。在此分类体系的基础上部署相应的信息管理策略。这个策略构成记录与档案管理信息基础设施的基本信息层次体系。因此，记录与档案管理信息基础设施具有系统分类社会记录信息资源的作用。

此外，我国政治体制以条块分割、纵横交错为特点，各部委纵向上管理相关领域的业务工作，各省区地方政府又分别管理各自区域内的相关事务。这种特征必然会在一定历史时期形成信息烟囱、信息孤岛现象。随着信息化的不断推进，信息孤岛和信息烟囱问题日益严重，成为阻碍信息化进程的重要因素。信息整合和共享是当前信息化建设面临的最大困难。从各类信息资源和应用系统中抽取出共性要素，并以此为线索进行信息整合和系统集成，是行之有效的策略。地理信息是所有信息资源的空间位置载体，安全保密是各类信息体系不可或缺的要素，而记录与档案管理又是各类业务正常运行和可持续发展的基础。这些信息资源和应用系统具有极高的共享性和规范性，同时又为其他业务系统提供一致性的、基础性的、特定功能支持。因此可以与其他信息资源和应用系统分离开，作为国家应用信息基础设施来重点建设。这样既可以保证统一性、标准性和规范性；又可以节约投资，减少浪费；更重要的是可以为信息整合和共享提供基础性支撑。从宏观规划层面和系统设计角度看无疑也是科学合理的。因此，将记录与档案管理信息化和地理空间、安全保密信息化建设并列为国家应用信息基础设施来规划，是信息化进程的必然要求。值得注意的是，记录与档案管理信息基础设施，本身也需要安全保密基础设施的保障，安全保密是它的生命线，因此在进行记录与档案管理信息基础设施建设时一定要切实保证信息安全。

国家记录与档案管理信息基础设施的内容和组成

除了记录和档案内容外，与之相关的一系列软硬件设施，也是国家记录与档案管理信息基础设施的建设内容。我们知道，随着信息化进程的不断推进，一些曾经风靡一时的设备如留声机、录音机、电影放映机等相继或正在地退出历史舞台，取而代之的是更先进的以计算机技术为支撑的新的电子设备。而这些设备及与其相配套的原始记录，面临损毁、丢失或者难以读取等危险。这表明，记录与档案管理在硬件设备层面就存在极大的危险。从软件层面看，老的数据格式不能被新版软件系统所支持、各种厂家所提供的数据格式和软件系统互不兼容等问题，使得肩负数据维护和管理重任的软件系统也面临不断推陈出新所带来的版本兼容问题。记录管理的硬件、软件淘汰更新问题，是一个普遍的社会现象，不是一个单位、一个组织所独有的困难。解决这样的问题需要从全社会角度、从国家信息化的总体体系架构去寻找方案。而这正是国家记录与档案管理信息基础设施的意义所在。

值得庆幸的是，目前出现许多诸如网络存储、移动存储等的硬件解决方案。有些单位正在积极地建立信息设备博物馆，有的在积极建设历史软件库。但由于记录与档案管理信息体系涉及全社会各领域、各行业、各机构，不仅包括硬件设备问题，也包括信息格式、信号制式和软件版本问题，内容庞杂，协调难度极大，仅依赖个别单位、个别系统显然难以奏效。只有从整个国家信息化总体框架着眼才能妥善解决。

从记录与档案信息基础设施的组成要素看，它可由下列部分组成：记录与档案信息管理的硬件体系、记录与档案信息管理的应用软件体系、记录与档案信息资源的内容与编目体系、相关的标准体系和政策法规、相应的人力资源与组织架构等。其中组织架构除传统的档案馆、博物馆、图书馆和各种文件中心、数据中心、设备博物馆等之外，还包括与记录与档案管理有关的组织，如社团组织、公益性记录管理团体等等。既要从一个完整的框架体系中去设计和构建国家记录与档案管理信息基础设施，还要针对各个组成部分分别构建相应的法规体系和操作规程。这样，我们就可以确保一个可靠的“国家记忆”机制。

国家信息基础设施主要解决信息通讯问题，为信息社会构建信息高速公路。国家地理空间信息体系、国家信息安全保密体系、国家记录与档案信息管理体系是国家信息基础设施之上基础性信息应用和管理体系。这三个信息管理体系是所有领域各类业务信息化的基础，因此要作为国家应用信息基础设施来建设。记录与档案信息管理基础设施是国家的记忆功能所在，是中华民族进入信息时代必须具备的记忆网络支撑，应该受到应有的重视。?荟

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1.国家管理模式

国家管理模式是指由政府设立专门的国家级别的企业档案保管机构来管理全国范围内的企业档案，它将收集、存储与科学利用企业档案视作一种文化行为。随着时间的推移，企业档案的行政和商业作用逐渐减退，而其对社会的文化价值则成为构成国家管理模式的重要基础。

丹麦是企业档案国家管理模式的典型代表。1948年，丹麦建立国家企业档案馆（theDanishNationalBusinessArchives)。1962年，丹麦国会法案规定国家企业档案馆收集的档案应“在学术研究或社会文化方面从整体上具有可观的重要性，尤其是要触摸到社会的特征和问题”，并制定了详细的收集标准，为其收集活动确定了文化视角。1992年，丹麦议会通过了《丹麦档案馆法案》（TheDanishArchivesActof1992)，要求成立国家公共档案馆集群，此后丹麦国家企业档案馆成为该集群的一员。该法案还规定移交到公共档案馆的档案满30年可以为公众利用，涉及到个人敏感信息的材料可以延迟到50年或80年。这些规定促进了丹麦社会对经济历史的研究。丹麦国家企业档案馆的运行资金由公共财政提供，主要是丹麦政府及奥胡斯市（档案馆所在地）的财政拨款；另外，还有一些研究基金会和公司提供部分赞助资金，但这些捐款一般用于特殊目的，如特殊的研究项目或出版活动，这就避免了因私有赞助取消而出现无法运转的现象。丹麦国家企业档案馆虽然不是私有档案的唯一保存场所，但却是唯一致力于私有档案管理的公共机构，因此它被赋予对丹麦私有档案整体上的监管任务。

世界范围内，像丹麦这种国家管理模式的企业档案管理并不多见，但在一些地域较广的国家，类似的区域模式因地域上更易操作而在许多国家都有成功的案例。在德国，最早负责保存地区内企业档案的经济档案馆已有约百年历史，它们大多由工商会出资建立，主要保存那些破产、倒闭公司的档案以供科学研究之用。目前德国共有十几家经济档案馆，负责收集德国所有地区破产企业的档案。法国文化部以鲁贝为基地建立的劳工档案中心，是一个国家性质的保管企业档案的公共机构，收集不同企业、贸易团体的档案。

2.企业管理模式

企业模式是鉴于档案对企业的关键性作用，由企业自身开展档案管理项目，根据实际情况集中或分散管理本企业的档案信息资源。其驱动因素并非公共利益或研究兴趣，而是帮助企业实现商业目标、构建企业文化、提升公司声誉，为企业的经营发展服务。一般在国外采用该种模式有三种原因：档案被某些员工或部门收集，但却无法满足及时而高效的档案利用需求；管理层希望企业历史得以保存；周年纪念活动促使企业建立档案馆以回顾过去的成就、展望未来的目标。

在美国，很多企业是民营或私营企业，这就决定了大部分企业档案属于私有财产，很少有国家性质的公共保管机构安排资金和人员接收企业档案，国家行政组织不以任何形式干预企业档案工作，不制定统一的管理体系、标准和要求，更没有企业档案的联邦立法，只要法律许可，各企业完全根据实际需要自行设立档案部门。一些财力较好、规模较大的企业均在内部设立档案馆，如美国电信公司档案馆设在公共关系部、摩托罗拉公司档案馆隶属于人力资源部、IBM公司档案馆则附属于秘书室。在英国，一些小型企业的档案一般由公司普通职员或退休人员利用网站指南和最佳实践建议来管理；大型企业往往雇佣专职档案工作者建立现代企业档案管理项目，这些专业的档案工作者具有研究生水平并进行过专业注册，企业可以在专业出版物或档案协会网站上刊登招聘启示。

目前，全世界许多国家普遍采用企业模式管理自身的档案，使其能被内部员工方便快捷地利用以创造价值。实际上，企业内部对档案的需求最大，一般占70%—90%的比例。但美国档案学者DavidKirsch对该模式提出了担忧，他认为由于大部分企业并不能认识到档案的历史价值，因此这些企业的证据性记录可能会使未来的学者、政策制定者及感兴趣的公众失望[3]。另外，资金也是开展企业档案项目的一大挑战。企业档案项目与企业经济实力密切相关，尤其在企业经营状况不景气时，企业内部档案保管机构就会面临生存危机。因此，档案工作者需要通过创新服务证明企业档案的价值以赢得发展资金；而且，国外一些大型公司正积极将企业档案馆变成盈利部门，如Coca-Cola公司。

3.社会管理模式

社会管理模式主要指既没有全国性专门组织收集域外瞭望企业档案，企业内部也未开展档案项目，而是将档案寄存到商业性外包公司或移交给大学、公共图书馆、档案馆、历史协会或遗产基金会等社会性公共机构。

在国外，有些企业无力或不愿自行保管档案，但又想让这些档案得以保存，通常会采取此模式。商业性文件中心是社会管理模式比较常见的一种，它是私人创办的以赢利为目的的寄存机构，配备现代化存贮设施，专门为企业提供档案寄存服务，档案所有权仍属于企业且不对外公布。美国企业档案商业外包服务发展得已较为成熟和完善。据估计，美国有约2000家文件管理公司，市场渗透率达40%，以IronMountain和RecallCorporation两家跨国型商业性文件中心最具知名度。前者在全球37个国家和地区建立了600多个分支机构，拥有12万客户；后者在21个国家和地区建立了300多个分支机构，拥有8万客户。

除提供保管业务外，商业性文件中心还提供其他服务，如美国“历史工厂”（HistoryFactory)面向所有企业，通过签订合同，提供场地保管、加工制作录像片、编辑出版物、举办展览等服务。

在国外，很多社会性公共机构将企业档案作为馆藏的组成部分。英国基于工业革命以来企业通过纳税、创造就业机会为社会做出的贡献，认为公共机构有道义上的责任保管企业档案。英国企业基于法律和财政考虑，在两种情况下将档案移交给公共部门：一是捐赠，企业因此放弃对档案的法定权利，如知识产权（但享有优先利用权），接收方将完全对馆藏负责；二是寄存，企业保留所有权，但需一次性或持续性地支付保管费用。如Penguinbooks自1960年首次将档案捐赠给Bristol大学档案馆后，就定期将广告素材等进行移交；Bogle-LOuverture出版公司在2005年将政治和文学档案寄存在伦敦市档案馆；而英国国家档案馆企业档案建议经理会帮助企业寻找合适的公共部门合作方。再如澳大利亚，其国家和州图书馆的档案和手稿收藏部、国立大学的诺埃尔巴特林档案中心及墨尔本大学档案馆等，都是企业档案公共管理模式的成功典范。档案馆是澳大利亚联邦政府文化捐赠项目的合法捐赠地点之一，符合价值评估标准的企业通过捐赠档案可获得税收优惠，这种激励政策使得企业乐于将档案捐赠给公共机构。

无论是商业性还是公共性的企业档案社会化管理模式，都使得企业档案能够被专业地分类并完整地管理，一定程度上避免了企业自身保管的弊端。而向公共机构捐赠档案，既利于企业档案遗产的公共利用，又能使企业从中获益。

二、对国外几种企业档案管理模式的看法

1.管理模式因国、因企而异

企业档案管理模式与一国的社会制度、政治经济体制、文化传统、社会心理等因素密切相关。总的来说，上述三种管理模式各具特色：国家管理模式适用于单一制、规模较小、中央政府权力较大的国家，主要是基于社会记忆完整性目的为全社会保留珍贵的文化遗产；企业管理模式适应性较强，自发性较大，档案管理业务活动灵活；社会管理模式作为前两者的补充，可以保障企业档案能够被专业系统地保存。具体到每一个国家，其企业档案管理模式并非相互独立，而是兼容共存，国家管理模式虽然比较少见，但像美、英、德、法、日等国，企业档案管理的社会模式和企业模式同时存在，而且即使一个企业也不完全实行单一模式，如美国福特公司档案馆提倡自行管理所产生的档案，同时又将部分档案捐赠给亨利福特博物馆。可见，管理模式只是手段，目的在于企业档案价值的实现，所以，对管理模式的选择既要考虑企业利益，又不能忽略档案对社会的价值。

2.企业档案服务以商业利益为主，兼顾公共利益

在国外，企业档案管理主要服务于两个方面一一首先也是最主要的是商业利益，其次是公共利益[6]。企业档案管理模式要兼顾企业档案商业的、行政的、法律的价值及其社会的、文化的和历史的重要性。国家层面上，英国、澳大利亚、加拿大等国萌确将企业档案视为国家财产；企业层面上，国外很多公司一定程度上提供档案的外部利用服务，对来自学者、媒体及社会公众的利用请求予以回应，作为企业履行社会责任的体现。如英国电信（BT)公司的“联系地球”计划，将档案馆内上千张具有历史意义的图片公布于世；AT&T档案馆与历史中心被认为是美国最大的企业档案馆，在档案产生30年后许可用于学术研究；德国西门子公司档案馆供媒体和科研机构的外部利用占到20%。

3.设立企业档案协会加强企业档案管理工作

在国外，无论哪种管理模式下的企业档案管理都没有国家行政部门的监督指导，而企业档案协会在增进企业间的沟通交流、企业档案保管机构间管理经验的研讨等方面起了重要作用。如：日本企业史料协会《企业档案馆指南》详细记录全国范围内的企业档案保管信息；美国档案工作者协会自发设立企业档案工作处，每年不定期地召开企业档案工作研讨会；英国企业档案协会参与制定国家企业档案战略，保证企业档案的收藏活动能够代表英国多样性的经济面貌。此外，德国经济档案联盟、意大利基金会、法国企业档案安全保护委员会等，在其企业档案趋于理性、科学的管理上发挥着重要作用。

4.商业性文件中心使企业档案工作趋于集约化

与我国各级档案馆挂牌设立的档案寄存中心和在工商局注册成立的档案寄存或服务中心相比，国外完全商业化的档案托管公司是独立核算、自负盈亏的社会服务机构，其作为市场竞争的主体，通过提供专业服务、收取费用维护自身的生存和发展。这种商业性文件中心使企业档案管理趋于集约化，往往能够促进健康的企业档案托管消费以及良性社会评价机制的形成，从而节省企业档案的管理成本。

篇（4）

1．“统治行政”阶段：资产阶级政权以集权方式独占公共权力，政府作为单一治理主体总揽所有的公共事务，社会公众没有机会参与其中，国家统治职能强大，公共服务职能微弱，公众——特别是平民和工人——的基本权益甚至受到严重的侵蚀，社会治理的公共性极大缺失。

2．“管理行政”阶段：政府依然掌控社会治理权，但开始响应社会公众的权益诉求，民众有机会参与公共事务。但总体上看，公众的力量薄弱，社会公众的政治、经济权益虽然得到一定程度的落实，但是依然处于受压制和受管制的状态，社会治理的公共性只得到部分体现，民治、民享的局面远没有形成。

3．“公共行政”阶段：政府改变独揽社会公共事务的做法，遵循“小政府大社会”的宗旨，弱化政府职能，将许多公共事务——特别是社会公共事务交给社会与市场来解决，政府与非政府主体形成多元共治的局面，公众能有效主张和维护自身权益。可以说在这个时期，公共管理的公共性在社会公共事务领域得到了较好的构建。公共管理公共性的构建是与社会公众自主意识和能力的加强，以及政府权责的让渡密切相关。当然，这个过程充斥着国家政府与社会公众之间的权益博弈，即使到了今天，西方国家也并没有在所有的公共事务领域实现充分的公共性，在国家公共事务和政府公共事务领域，公共性的缺失比较严重。今年6月的“棱镜门”事件，美国政府通过网络公司的中央服务器秘密提取包括个人数据在内的大宗数据来对社会实施监控，实际上就是国家利益对公民权益的侵夺，可见公共性在所有公共事务领域的充分实现是十分困难的事情。

二、作为公共管理系统构成的国家档案馆

（一）作为公共管理机构的国家档案馆

国家档案馆是政府为了履行公共档案管理职能而设置的专业性机构，其“集中管理政府档案”、“依照法律授权、代表政府从事公共档案管理活动”，是社会治理系统的组成部分。它既是辅助国家统治和政府治理活动的重要工具，又是能够对公众的档案利用需求提供服务的公共服务机构，其职能涵盖了公共管理所有的三大领域：国家公共事务领域、政府公共事务领域和社会公共事务领域。社会治理的任何变革都会传导到国家档案馆，引起相应的变化。我们看到，公共性的演化总是会引发国家档案馆机构及其功能设置的变动。例如：改革开放以后，我国国家档案馆开始突出社会利用服务的功能建设，这实际上是政府加强管理、开始响应公众权益在档案管理领域出现的反应。进入21世纪以来，服务型政府的建设成为新世纪的主题，国家档案馆也随之进行了改变，其功能在2003年拓展为“两个基地，两个中心”，2009年再拓展到“两个基地，三个中心”，这种拓展“是把国家档案馆放在‘公共服务’这个更为广阔的平台上来思考”。欧美国家档案馆的变革历程同样能让我们看到来自公共性演化的作用。需要注意的是，公共管理三大领域的公共性构建并不一致，一般而言，社会公共事务领域由于与公众利益密切相关，公共性的构建较为容易，而国家和政府的公共事务领域由于远离公众日常生活，公共性构建较难。因此可以看到，当社会公共事务领域已经表现出高度的开放性，积极推动公众参与治理，而国家和政府公共领域却依然对公众紧闭。由于国家档案馆的职能涵盖所有公共事务领域，因此就会出现两种迥异的运行理念同时作用于档案馆，从而产生内部运行的矛盾冲突。很多时候，这种矛盾的根源是国家政府与社会公众之间的权利冲突。公共档案保密与公开的矛盾就是一个典型表现。对欧洲档案利用的研究表明，“19世纪末20世纪初，政府通过引进档案利用限制的禁令或法规，以法律手段来阻碍甚至限制不断增长的档案利用”，“即便是民主国家的档案馆，一直到第二次世界大战结束，常常还是为政府利益而非公民利益而服务”。因此，公共性构建产生的矛盾冲突也会在国家档案馆中表现出来。

（二）作为权益保障制度安排的国家档案馆

国家档案馆不仅仅是机构，而且还是一种制度安排。制度安排既包括“规章制度的确立”，还包括“组织内部结构和组织要素关系的确立”，因此，“组织是制度安排的集合”，其规定的是关系、规则和规范。但正如美国社会学家塔尔科特•帕森斯指出的那样：“一个组织的价值系统是通过组织与不同功能背景中的各种主要制度模式相联系而得以合法化”。也就是说，制度安排的作用在于从根本上将一种“价值系统”给予“合法化”，对于国家档案馆来说，这种价值系统是围绕公共利益的一种设定，因此，国家档案馆作为一种制度安排，是维护公共利益的一种合法化的方式。但是，在不同行政管理阶段的不同时期，对公共利益的内涵有不同的解读，从“统治行政”到“管理行政”、再到“服务行政”的过程，是公众权益从被排斥于公共利益性之外，到被包含，再到被强化的过程。国家档案馆制度安排的发展走向正好反映了公众权利从被排斥到逐渐得到尊重的公共性演化进程。以美国为例，来自20世纪70年代美国经济发展理事会的一项研究认为，都市政府在档案管理领域将会采取更加集权的方式。很显然，在当时看来，对政府权利的保障是档案馆高于一切的价值取向，集权管理实质就是对公众权利的排斥和弱化。但是到了21世纪，美国公众的档案权利较之于30年前得到了很大的加强和丰富，比如档案文化权利的提出并落实，为此美国国家档案馆改变了以前的集权封闭的管理理念，为了满足公众文化生活需要，开放管理系统，引导公众参与档案文化项目的合作共建。而且，目前欧美许多国家明确了国家档案馆对公众权益的重要使命，为此，构建了体现公众利益的绩效考核指标体系，其考核结果与国家对档案馆的投入直接挂钩。在这种价值理念的作用之下，国家档案馆不但从经营管理的很多方面深化了与公众的利益交流，而且还通过与诸如媒体、企业等的合作来提升自身的管理能力。可见，对公共利益的不同解读会影响国家档案馆作为一种制度安排对关系、规则和规范的构建。

三、国家档案馆的公共性

（一）国家档案馆公共性的涵义

从上述分析可知，社会治理的变革会给国家档案馆带来深刻的影响，而且公共性演化的深入将会推动国家档案馆治理公共性的系统构建。因此，不能仅仅着眼于公有、公用的特性来理解国家档案馆的公共性，国家档案馆的公共性更应该是档案馆治理对公共管理的管理价值的公共性、管理主体的公共性、管理手段的公共性、管理对象及目标公共性的落实。其具体表现有：

1．遵循表达公众意志、维护公众权利的价值理念

公众的权利包括公众对公共档案的共享权和对档案馆的共治权两个方面。前者指的是馆藏档案最大限度地对公众开放，后者指的是公众参与国家档案馆的治理。其中，共治权的提出是公共管理的民主民治思想在国家档案馆治理中的落实，它体现了公众共创利益、实现社会价值的一种需要。而政府出于追求社会效益的需要，也希望通过公众参与共治来提升档案馆的运行能力，因此，公众对国家档案馆的共治权是档案馆治理的发展趋势。

2．以社会公共事务为其主要服务领域

社会公共事务与公众的利益更密切，公众的许多直接利益集中于此，因此，社会公众事务领域自然成为公众权利表达的主要领域。由于公众的群体规模庞大，权利类型和需求表现多样，因此与面向政府的服务相比，国家档案馆面向公众的服务具有更高的难度和复杂度，这也决定了国家档案馆需要在服务公众的过程中投入更多。

3．形成多元共同治理的格局

在“统治行政”和“管理行政”时期，国家档案馆采取政府单一主体的管理模式是合理的，但是到了“公共行政”时期，政府的力量已经不能满足公众对国家档案馆越来越高的要求，而社会力量已经有能力而且有愿望投入到国家档案馆的建设中，这时，采取政府与社会力量对国家档案馆的合作共建是必然趋势。目前，欧美许多国家档案馆的实践已经形成多样化的合作共建方式，其中以项目合作开发最为常见，而最为深刻的表现为国家档案馆治理中政府与有关社会力量在决策和管理等领域的权力分享。

4．构建民主透明的监督机制

公众的有效监督是维护公众权益免受来自政府权力侵害的重要方式。作为国家举办的事业，国家档案馆的运行以政府权力为后盾，即使在多元共同治理的背景下，政府权力也始终处于主导地位；而公众监督的短缺会出现不合理的集权专权和自行裁定等政府权力“异化”现象，从而损害公众利益。因此，公众监督对国家档案馆的运行十分必要。有效的监督依赖一套健全的社会监督机制，以制度化为基础，以法的形式规定，其中不仅要规定公众监督的方式方法，而且还需要规定监督的目标任务和标准规则等内容。

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一、提高认识，是搞好档案利用工作的前提

1、建立集中统一的档案管理网络

加强对国土档案工作的集中统一管理是国土档案齐全、完整、规范的重要保证1。档案服务行为必须坚持为民，作为社会主义制度下的档案部门必须坚持为人民服务，树立“用户至上”的观念，要对利用者负责到底，急利用者所急，想利用者所想。为社会提供尽可能多的有价值的信息资料。要有主人翁精神，要有明确的服务方向和强烈的服务意识。服务行为必须文明，要有准确、亲切、友好的服务用语，要有热情、谦逊、耐心的服务态度。

2、转变利用者对档案利用工作的看法

过去档案采取半封闭式的管理方式，使社会上很大一部分人对档案的社会性和内容不甚了解，不知道档案中包含着他们需要的珍贵的资料，敬而远之，这些看法在一定程度上影响了档案的利用。随着近年来人们对档案工作的逐步认识，查询档案的人员越来越多，档案的作用是难以替代的，已成为人们的共识。

二、加强档案基础工作，是搞好档案利用工作的关键

1、按照我省土地档案管理目标认定的各项业务建设要求，扎扎实实地抓好基础业务建设2。在国土资源管理工作中，档案的形成要规范化、档案的整理要系统化、档案的保护要科学化、档案的管理要现代化。另一方面要积极探索对电子档案管理的新办法，加强档案收集整理工作，力争档案的门类、载体齐全完整，以摆脱我们目前还在靠手工操作查找文档的局面，拥有丰富、齐全、完整的原始资料，才能形成高质量的档案，才能更好的提供利用。

2、完善档案检索工具。能否快速准确的提供国土资源档案档案，为利用者服务，在很大程度上取决有无完善的检索工具3。编研各种检索工具并熟练掌握，使检索速度和查准率不断提高，为查询者提供快捷的服务。

三、提高档案管理水平，是做好档案利用的途径

1、逐步实现档案管理现代化

随着科学技术的飞速发展，人类进入了信息化时代，档案管理现代化也是必然趋势。这对档案服务具有重要意义。国土资源档案管理现代化将极大的提高检索速度和检索“两率”，还可以减少档案原件的使用，最大限度的延长档案的寿命。我们要有计划、有步骤的逐步实现公开文件计算机查询和网上查询，同时，加强区域公开文件信息共享建设，构建共享信息网络。

2、 加强国土资源档案人员的学习

档案管理人员要适应新时代的要求，跟上发展的步伐，客观上对国土档案工作人员的素质提出了更高的要求，我们从事国土档案工作的人员，专业知识与其它单位的档案人员更单一。为达到国土档案整理规范化的要求，我局档案管理人员进行了正规的培训，讲解了国土档案工作中会形成哪些类型的文件材料，哪些是属于有保存价值的档案今后需归档、并讲解了具体的归档范围。同时，按照国土档案管理要求，我们的培训也对文件的起草、书写要求和制成材料的规范化作了详细的讲解。使大家在工作上有的放矢，为以后的工作注意积累资料4。此次培训为今后建档工作奠定了基础，使档案的标准化、规范化有―个切实的保障。

3、 加强管理，健全制度，确保国土资源档案的安全

要加强国土资源档案管理工作，关键是要有切实可行的规章制度，用制度管人、管事。各级国土资源档案管理部门都应该建立健全档案归档、保管、保密、利用等各项制度，使各项工作有章可循。但光有制度不实施也不行，制定出来的制度如果不加以实施，那就是一纸空文。因此必须采取措施，使制定出来的制度能够得到实施，使各项管理措施落到实处。

首先要完善并落实档案的归档制度，使属于归档范围的各种国土资源文件材料都能按规定及时向档案部门移交，确保国土资源档案的系统、完整；其次要落实档案管理人员的岗位责任制。各类测绘成果材料、地理信息数据和地质矿产档案材料的接收、整理、归档、保管、分发以及图纸材料的提供利用和跟踪管理应由专人负责；然后要严格档案的借阅审批制度。国土资源档案相当部分列为机密、秘密级档案，不能对外公开使用。凡是带密级的文件材料，都要严格按照国家、省和主管部门的有关规定进行管理。档案对外提供服务必须严格履行审批手续，对违反保密制度造成泄密的，要根据情节轻重按有关法规和制度规定，追究当事人的责任；最后，加强档案的安全保管，对重要图件和数据材料作好备份，并与原始图件材料分开保管，有条件的应实行异地备份制度，保证万无一失5。

参考文献：

[1]王庆宝等,1999，档案提供利用之我见,山东档案,济南。

[2]郭志敏等，2001，浅议规范档案服务行为，山东档案，济南。

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中图分类号：G271 文献标识码：A

收录日期：2014年2月27日

实施国家科技计划项目是我国政府支持重大科技研发活动的主要形式，是推动我国科技进步、提升我国自主创新能力的重大举措，科技计划项目也正在以前所未有的方式与经济、社会、环境等诸多因素更加紧密地结合在一起。科技计划项目档案作为记录科技计划项目实施过程的资料，是重要的科技信息储备资源，加强科技计划项目档案资源的管理，是发挥科技计划项目档案信息资源的前提条件，也是进一步提升科技管理工作水平，完善科技档案管理体系的重要途径。

一、科技计划项目档案资源管理工作的重要性

科技计划项目档案是科技档案的重要组成部分，开展科技计划项目档案管理工作的研究，是为了获得理论和技术方法成果，促进科技计划项目档案管理工作不断进步。同时，科技计划项目档案管理工作也是国家科学技术管理工作和国家档案事业的一个重要环节，也是建设和发展科技档案事业的重要部分。

（一）有利于增强各部门的科技计划项目档案管理意识。科技计划项目档案记载和反映了科技计划项目科学研究活动的全部过程和具体成果，是项目科研人员的劳动成果和智慧的结晶。科技计划项目档案归档材料一般包括研究课题的可行性论证材料、申请立项材料、立项后各阶段的试验原始记录材料、最后的总结报告、成果报告、成果鉴定、成果推广示范和反馈信息材料等。加强科技计划项目档案资源的管理，有利于建立健全科技计划项目档案管理体系，及时查缺补漏，完善科技计划项目档案各环节的工作内容，增强各部门和科技计划项目承担者的科技计划项目档案管理意识，从源头上保证项目档案的完备性。

（二）科技计划项目档案是科技计划管理的重要内容。从科技计划管理的角度看，加强科技计划项目档案资源管理，强化并拓展了科技计划项目管理链条上项目的验收工作内容，有利于积累和丰富科技档案资源，也强调了科技计划管理工作中的科技计划项目档案管理工作的重要性。

（三）科技计划项目档案是国家科技计划管理的依据。科技计划项目档案是在科技计划项目立项、实施、结题验收和成果转化整个过程中产生的，是科技计划项目执行过程中的真实记录和可靠的信息来源。因而，它为科技计划项目的全生命周期管理提供了及时、准确、全面的信息，成为对国家科技计划执行、管理、监测、评价的重要依据。完整、真实的科技计划项目档案信息将有助于加强对科技计划项目全过程管理科学性、准确性。

（四）科技计划项目档案易于规范，对科技档案管理具有较强的示范性。科技计划项目是围绕一个具体研究目标，展开的相对独立的科研活动，从申请立项、项目研发到项目验收是一个完整的科技过程。而且，项目研究目的明确、研究范围清楚、研究过程容易区别等特点，使科技计划项目档案管理相对单纯，具有良好的过程控制与实施的条件。而且，科技计划项目管理与其他科研管理的共性多、密切相关，便于其他科技档案工作借鉴，具有较强的示范性。

（五）发挥科技计划项目档案信息价值的重要保障。随着经济和社会各项事业的发展，在科技研发过程中，档案信息资源的管理、开发、利用已经引起社会各界的高度关注，档案信息资源已经成为重要的战略资源。科技计划项目档案记录了科技计划项目实施的完整过程，包含有大量有价值的科技信息。做好科技计划项目档案的管理工作，才能充分发挥科技计划项目档案潜在的科技信息价值和社会经济效益，为进一步支撑国家科技发展提供重要支撑。

二、科技计划项目档案资源管理中存在的突出问题

由于我国政府层面没有专门的科技计划项目档案管理部门和相关的法规，导致科技计划项目档案管理问题突出。

（一）科技计划项目档案管理体系不健全。目前，我国对科技计划项目档案的管理主要是依托科技计划项目管理的组织架构来实现的。各类科技计划项目档案分类、分部门管理，不同的科技计划项目有不同的档案管理办法，国家层面没有出台统一的国家科技计划项目管理办法，未建立完善的科技计划项目档案管理体系。实际上对各类科技计划项目的档案采取的是“独立收集、各自管理”的方式。地方政府中，北京市和天津市的科学技术委员会已经出台了科技计划项目档案管理的指导性文件，北京市科学技术委员会还建立了专门的科技计划项目档案馆，专门管理北京市各类科技计划项目档案资源。

（二）科技计划项目档案的归档意识淡薄。科技计划项目档案的收集归档是当前各部门科研档案管理工作中存在的突出问题。首先，各科技计划项目承担单位对项目档案的管理工作重视不足。一些项目承担单位没有专门负责科技计划项目档案的部门和工作人员，导致在整个项目实施过程中对档案的收集管理工作给予足够的重视。其次，在科技计划项目研究过程中，多数科研工作者重视从事科学研究，重视科研成果的发表与奖励申报，对项目档案资料的整理和积累重视程度明显不足。许多科研工作者认为科技计划项目档案归档是科技档案管理部门的工作，与自己从事的科研工作无关紧要。有些科研工作者为了研究团队的荣誉和利益，再加上管理部门的缺位，很多项目档案资料被科研人员当作个人资源保管，甚至寻找各种借口拒绝归档。这给国家科技计划项目档案的收集和归档工作带来很大困难。

由于上述问题的普遍存在，严重影响了科技计划项目档案的完整性、系统性。

（三）科技计划项目档案管理模式落后。由于管理体系不健全，各方面的投入和支持力度不够，导致当前科技计划项目档案管理主要局限于科技计划项目档案实体的收集、加工整理、保管，而对科技计划项目档案的信息化管理相对薄弱，导致大量的科技计划项目档案资源没有实现信息化，这也严重约束了档案资源的开发利用。

（四）定密范围不准确，影响了知识产权效益的发挥。在科技计划项目档案的管理过程中，把科技计划项目档案保护与利用对立起来的问题十分普遍。过分强调科技计划项目档案的技术性，担心项目档案的开发利用会泄漏技术秘密，导致定密范围扩大。把本可以公开利用的科技计划项目档案加以保密，应该解密的科技计划项目档案没有及时解密，把科技计划项目档案长期搁置在库房而不充分开发利用，这样不仅造成了科技计划项目档案在管理和利用过程的知识产权流失现象，也导致项目档案保障知识产权的凭证作用得不到实现，影响了科技计划项目档案作为一种有价值的科技资源的开发利用。

三、加强科技计划项目档案资源管理的建议

健全科技计划项目档案管理体系，是科学地管理科技计划项目档案，保证及时、有效地提供科技计划项目档案信息的关键。

（一）健全科技计划项目档案管理制度。制度建设是科技计划项目档案工作走向规范化、科学化的重要保障。首先，宏观层面上，国家科技管理部门应建立专门的国家科技计划档案管理部门，专门负责科技计划项目档案的管理工作，指导各相关部门的科技计划项目档案管理工作，出台专门的法律、法规；其次，科技计划项目档案管理部门应在上级科技主管部门及科技档案工作主管部门领导下，依据《档案法》和有关科技计划项目管理办法，结合科技计划项目实施和科技计划项目档案管理工作实际需要，针对性的出台《国家科技计划项目档案管理办法》及《国家科技计划项目档案管理办法实施细则》，明确科技计划项目档案的归档范围、归档时间、归档要求，确定责任单位、责任人范围。

为确保科技计划项目材料完整归档，项目课题组和科技计划项目档案管理部门应各尽其责，完善科技计划项目档案的收集制度。实行课题组归档责任制，科技计划项目课题组负责人要在课题组成员中指定人员负责科研档案的收集和管理工作，按照科研工作程序，确保科研各阶段成果材料的完整性。明确在科技计划项目结题验收环节，科技计划项目档案归档的完整性将作为一个重要的考察因素，待与科技计划项目相关的所有档案资料按规定归档完毕，经科技计划档案管理部门验收合格并出具相关证明材料后，整个项目的结题验收工作才算完成。否则不能核准一个科技计划项目的结题验收工作，并追究相关单位和负责人的责任。

科技管理部门负责科技计划项目档案归档工作的人员，应严格按照国家各相关部门制定的科技计划项目档案管理制度认真履行岗位职责，加强对科技计划项目的跟踪管理，确保各课题组分散形成的科技计划项目档案资料及时、完整地移交科技计划项目档案管理部门。

（二）开展专题培训，加强科技计划项目档案管理工作的系统性

第一，针对项目承担单位和科研人员进行培训。各级科技管理部门要配合科技计划项目档案管理部门组织项目承担单位和科研人员进行专题培训，让项目承担单位和科研人员明确自己在整个项目档案管理过程中所应承担的责任和义务，加强科技计划项目承担单位和科研人员的归档意识。

第二，针对项目档案管理人员进行培训。专业的科技计划项目档案管理人才是实现项目档案科学化、规范化管理的核心要素。国家科技管理部门应举办国家科技计划项目档案管理人员专题培训，强调科技计划项目档案在收集、整理、开发利用等环节的特殊要求，提升科技计划项目档案工作人员的专业水平。通过培训逐步建立一支业务水平高、档案管理意识强、能够掌握开发科技计划项目档案先进技术的专业管理人才队伍，提升项目档案管理水平，优化科技计划项目档案管理模式。

（三）加强科技计划项目档案的科学化管理。科技计划项目档案工作的科学化是实现项目档案管理标准化、规范化和现代化的基础。随着信息技术、多媒体技术的快速发展，特别是计算机的广泛应用，使项目档案工作由传统手工操作朝着自动化方向迈进了一大步。科学化是科技计划项目档案工作科学管理的重要手段，将有利于在科技计划项目档案资源管理中形成一系列的科学化的管理制度。

科技计划项目档案管理的科学化，主要是国家通过制定和实施各项科技计划项目档案管理标准，使科技计划项目档案工作有统一的规范，以便采用现代化科学技术手段，逐步提高科技计划项目档案管理的标准化、规范化和项目档案开发利用的现代化水平，为科研工作者迅速、准确地提供科技信息。

科技计划项目档案部门提供的不只是纸质档案，还有大量的电子文档。科技计划项目档案工作者要具备能够对档案信息进行数字化处理，能够快速收集信息，安全保护信息和及时准确提供信息的能力。广、快、精、准是信息化社会的科研工作对科技计划项目档案信息需求的基本特点，为满足这一需求，在很大程度上还必须借助于先进的技术手段。运用先进技术手段管理科技计划项目档案是实现科技计划项目档案科学管理的必然趋势。

（四）科学、合理地确定科技计划项目档案的秘密等级。科技计划项目档案管理部门对科技计划项目档案进行保管并提供利用时，档案管理人员要对整理好的科技计划项目档案进行严格的分类。在实际管理工作中，科技计划项目档案管理人员严格划清项目档案中非密档案与档案界限，再根据其不同特征和开放程度，对不同级别、不同需求的利用者确定与之相适应的利用范围，制定相应的管理办法。结合实际，划分“绝密”、“机密”、“秘密”等不同的密级，明确规定使用范围。的科技计划项目档案都应加盖密级标记，以便与一般档案区别开来，列入控制使用的范围。同时，对超过规定保密期限的，按照相关规定，及时做好科技计划项目档案的降密和解密工作，最大限度地提供可利用的科技计划项目档案资源，从而使科技计划项目档案在后期的开发利用过程中，既能充分体现它的科技信息价值，又能防止密级档案泄密事件的发生。

四、结语

国家科技计划项目对于推动国民经济发展和国家科技进步发挥着重大作用，科技计划项目档案具有能够及时保存科技信息的优势。为此，必须高度重视国家科技计划项目档案资源的管理工作，加强国家科技信息资源的积累，为我国科学技术发展提供完整、可靠的信息资源。同时，必须清楚整个科技计划项目档案资源的管理工作涉及到国家科技管理部门、科技计划实施单位和相关科研人员，要做好国家科技计划项目档案的管理工作，不仅需要国家科技主管部门给予高度重视，更需要科技计划项目的各管理和实施主体的共同参与和支持。

主要参考文献：

[1]刘春泽，宋宇.关于科技计划项目档案若干问题的思考[J].改革与开放，2011.8.

[2]毛羽丰.关于进一步做好科技计划项目档案管理工作的探讨[J].中国集体经济，2012.3.63.

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0 绪言

由于科研档案是科研工作者在进行科学研究过程中记录整理的，因此需要对其进行有效的归档与管理的规范。我国科学技术委员会与档案局在1987年就颁布了《科研技术研究档案管理工作暂行规定》，这一规定的出台，对我国高校科研档案管理工作进行了科学有效的规范。随着我国高等事业的不断发展，高等院校成为我国科学研究工作的主阵地。然而我们可以看到我国高校科研档案管理工作中依然存在着一些不容忽视的问题，需要我们不断完善。

1 高校科研档案的重要性

首先，高校科研档案是院校开展科学研究的基础。由于我国高校科研档案记录了院校科研人员对科学技术的研究成果与研究过程的原始资料，是最客观可靠的情报资源。所有科学技术进步都是继承前人基础上的创新与借鉴，而高等院校进行科研活动也是这样，我们能够通过高效科研档案去了解过去国内外对某项科学研究的情况，进而实现创新与发展，所以高校的科研档案是保障科研工作的基础。

其次，高校科研档案是院校提升教学质量的保证。我国高校新时期的重要任务就是培养出德才兼备的高素质人才，然而作为专业课教师，不但要自身及时去掌握专业领域的最新动向，还需要不断更新专业课教材，可以通过院校的科研工作档案，将一些新技术补充到教学内容中，传授给高校学生，进而提升教学质量。

最后，高校科研档案是院校检验科研工作、考核科研工作的重要依据。由于高校科研档案客观地记录了专业教师、科研部门在院校科研过程，用文字、图像等形式保存了资料。而一所院校进行的科研工作效果如何，可以从科研经费、科研技术人员投入、成果等方面进行体现，而所有的因素可以从高校科研档案中寻找到，进而可以做出科学客观的评价。并且，高校科研档案也是院校科学研究人员付出辛苦劳动的成果，对教师等教职工职称评定、绩效考核等方面起到了重要参考作用。

2 现阶段高校科研管理工作存在的问题

第一，部分高校的科研档案收集不够完整。许多院校的科研管理人员缺乏对于高校科研档案的重视，对日常的档案资料积累工作只是走个形式，认为是档案部门的工作，与自己无关，这导致高校许多科研档案管理工作出现困境，落实工作不到位，资源缺失损坏等状况频繁发生，这在一定程度上让部分科研工作人员的心理上受到伤害。

第二，高校科研人员缺乏档案意识，由于个人原因影响到高校科研档案管理的及时性与完整性。一些人员认为将科研档案与其放到档案部门不如自己拿着方便，于是一些人员就借着核心技术资料保密的原因作为借口，在科研工作结束之后不愿将档案上交。而高校科研工作本身就具有潜在的内部竞争性质，一些科研工作人员由于为了自身利益、知识产权等原因考虑，将科研工作中一些资料私自保存起来，没有上交到高校的档案管理部门，这导致应当共享的科研资料难以及时归档，导致部分高校的科研工作中的数据资料难以完整地被保存，进而影响到高校科研档案归档工作的及时性与完整性。

第三，高校科研档案工作宣传力度较小。我国部分高校的档案部门并不能对高校各职能管理部门与科研机构进行培训，并且没有开展针对档案工作的学术报告与其他相应的宣传工作，这导致高校科研人员对于档案管理工作的意识不强，缺乏相应的管理能力。管理人员对于应当及时归档的科研工作档案并不清楚，而归档的材料也不够完整。

3 加强我国高校科研档案管理途径思考

第一，在高校建立起科学的档案管理制度，提高高校科研人员的档案管理责任意识。由于科研档案是高校进行科研工作的整体过程的客观反映，是介于课题、研究成果与专业之间的综合反映形式，因此形成了高校科研档案的特点：专业性、整体性与时期性。而为了规范高校科研档案管理工作，就需要遵循国务院颁布的《科研档案工作条例》所规定的要求，尽量避免科研档案丢失在外的现象出现。高校要提高相关人员的责任意识，增强科研档案的法制意识，将管理科研档案作为自己的本职工作。

第二，保证科研档案的完整性与系统性。随着高校新的科研机制运行下，高校部分科研项目都增加了研究周期，并且有许多人员加入，这对于原有材料的完整性与系统性造成了阻碍作用，经常会出现核心技术文件缺失、电子文件缺失等现象，会给科研档案利用带来阻碍的作用，对高校的教研工作的可持续发展难以起到作用。

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第二条本省行政区域内国家档案馆的规划、建设、管理，适用本办法。

第三条本办法所称国家档案馆，包括综合档案馆和专门档案馆。

综合档案馆负责收集和管理本行政区域国家机构、社会组织和个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的多种门类的档案，并向社会提供档案利用服务。

专门档案馆负责收集和管理某一专业领域或者某种特殊载体形态的档案，并向社会提供档案利用服务。

第四条国家档案馆是公共服务机构，依法履行保存历史记录、提供档案利用、开展社会教育、推进政务信息公开的职能。

第五条国家档案馆应当全面收集档案，反映历史真实，确保档案的完整、准确和安全，方便社会利用，依法履行保密义务。

第六条县级以上人民政府应当加强对国家档案馆工作的领导，将档案事业纳入国民经济和社会发展计划，保障档案事业发展所需经费，并列入年度预算。

第二章档案资源建设

第八条县级以上人民政府应当按照统筹规划、合理布局、分级管理的原则和国家、省有关档案馆网布局的要求设置国家档案馆。

省、设区的市、县（市、区）设置综合档案馆。省、设区的市根据需要可以设置专门档案馆，也可以与综合档案馆合设。城市建设档案馆的设置按有关法规、规章的规定执行。

设置国家档案馆必须符合国家和省规定的条件，经同级档案行政管理部门审核同意后，报本级人民政府批准。设置国家档案馆的具体条件和申请审核程序，由省档案行政管理部门商省级有关部门制定，报省人民政府批准后实施。

第九条 国家档案馆应当按照职责，拟定档案资料收集的具体范围，报同级档案行政管理部门核准后实施。

第十条 综合档案馆应当根据国家有关规定确定向本馆移交档案的单位范围。有关单位应当按规定向综合档案馆移交具有长久保存价值的各种门类和形态的档案。法律、法规另有规定的，从其规定。

第十一条国家档案馆应当按照规定的期限接收档案。因特殊情况，需要提前或者延期接收档案的，按照国家和本省有关规定执行。

第十二条各综合档案馆应当按照政府信息公开的有关规定,向社会提供现行文件查询等服务。各级行政机关和有关单位应当按照规定，及时向本级人民政府设立的综合档案馆移交有关文件和资料。

第十三条县级以上人民政府应当将档案的信息化、网络化建设纳入电子政务和信息化规划。

国家档案馆应当加强电子文件的接收工作，加快传统载体档案的数字化，实现档案的信息化、网络化。

第十四条综合档案馆应当建立本行政区域的电子档案目录中心。向综合档案馆移交档案的单位以及专门档案馆应当定期向综合档案馆报送电子档案目录。

电子档案目录格式标准由省档案行政管理部门按电子政务要求和规范制定。

第十五条非国家所有的档案资料，对国家和社会具有重要保存价值的，鼓励档案资料所有人向国家档案馆捐赠或者寄存；国家档案馆接受捐赠的，应当向捐赠者颁发捐赠证书，并可以给予一定奖励。

第三章档案开放与利用

第十七条国家档案馆的下列馆藏档案,应当向社会开放，涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私以及按国家规定不宜开放的除外：

（一）建国以前形成的档案；

（二）建国以后形成的档案，时间已满30年的；

（三）属于政府信息公开范围的档案；

（四）经济、科学、技术、文化等活动形成的档案；

（五）重大活动档案，进馆满6个月的。

国家档案馆开放个人捐赠的档案，应当征得捐赠人同意。

第十八条国家档案馆开放档案，应当组织鉴定小组对拟开放的档案进行鉴定；经鉴定符合开放条件，并经同级档案行政管理部门审核同意的，一律予以开放。

第二十一条公民和社会组织确需利用国家档案馆未开放档案的，应当向国家档案馆提出书面申请，国家档案馆应当在2个工作日内作出是否提供利用的书面答复；在规定期限内不能作出答复的，经馆长批准，可以适当延长期限，但最长不得超过7个工作日，延长期限的理由应当书面告知申请人。

第二十二条国家档案馆提供档案利用服务不得收费；但为公民和社会组织提供复制档案、邮寄档案复制件及其他发生工本费用服务的，可以按规定收取费用。

第二十三条任何单位、个人利用或者公布国家档案馆馆藏档案，应当遵守有关知识产权保护的法律、法规、规章，不得损害国家利益和他人的合法权益。

公民和社会组织利用国家档案馆未开放档案，未经国家档案馆同意，不得以任何形式公开传播。

第四章保障和管理

第二十五条县级以上人民政府应当将国家档案馆建设列入城市建设和文化基础设施建设总体规划，优先安排国家档案馆建设用地。

国家档案馆的建筑设计和规模按照国家和省有关规定确定。

国家档案馆的建筑设计方案应当在报规划审批前征求省档案行政管理部门的意见。

第二十六条国家档案馆应当根据其功能要求，配备与其规模和业务管理工作相适应的专业技术和管理人员。国家档案馆主管业务的负责人应当具有中级以上专业技术资格或大学本科以上文化程度。

国家档案馆应当建立科学的管理制度，按规定配置相应的设备设施，加强档案的保护和管理。

第二十九条国家档案馆信息化建设应当遵守国家有关规定，确保档案信息安全。

第五章法律责任

第三十三条违反本办法，有下列行为之一的，由档案行政管理部门责令限期改正；情节严重的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予行政处分或者纪律处分：

（一）设置专门档案馆不符合本办法规定的；

（二）不按本办法规定向综合档案馆报送电子档案目录的；

（三）不按本办法规定向综合档案馆报送政府已公开文件及其他相关信息资料的；

（四）国家档案馆违反本办法规定收取服务费用的；

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1.电子档案失真现象严重

电子档案数字化主要是将文件由纸质文字形式转化为电子文字的形式。众所周知，电子文件的一个较大的特点就是其可分离性和易变性，这在档案数字化的过程中是一个相对劣势的影响因素。因为在文档的输入、储存过程中容易发生信息干扰、病毒侵扰和人为破坏等行为，这些情况必然会导致档案失真，档案本身也就失去了数字化的真实意义。

2.作者权益往往受到侵犯

档案数字化主要是通过现代信息技术手段，将纸质和声像等文件转换为电子档案，并通过网络传输，从而达到档案信息资源共享。档案数字化本身应该获得作者的同意，这样才能保障作者的著作权不被侵犯。而在这一过程中作者本身的权益往往容易被忽视。

3.个人信息保密程度较低

网上侵权问题的主要原因是网络中的档案数字化信息分享的自由度越来越高，最基本的就是通过复制、上传和下载等方式进行信息共享。然而，随着数字化技术的不断发展，对档案数字化信息的保护更加困难。随着档案数字化信息在网络当中的透明化和个人的数字化资料的公开化愈加增强，个人档案数字化信息的保密性则随之减弱。

4.信息技术保障程度较低

由于计算机技术尚处于不断发展和完善的过程中，网络安全技术尚未成熟，加之网络软件本身就存在漏洞，这些漏洞极为容易被黑客攻击，从而非法侵入网络，进行不法行为。同时，由于数字化信息资源的共享性，使得很多信息没受到应有的保护，被随意盗用和篡改。

5.篡改数据行为时有发生

导致档案信息失真的途径主要是信息被增删或者更改。而造成档案数字化信息失真的人为因素主要有蓄意破坏和个人疏忽这两个方面。蓄意破坏主要是人为地抱有某种目的进行修改档案数字化信息，导致信息失真。由于现代计算机病毒的种类繁多、潜在性和破坏性非常强大。所以，很多档案数字化建设的工作环节或层次上都可能会被人为攻击。

二、提高档案数字化管理的对策

1.制定档案法律保障体系

针对档案数字化建设过程中的管理风险以及法律风险，制定相关的法律法规，以强制性手段来保障用户的权益，是最直接的解决办法，这样才能确保档案数字化建设的法律效率，做好档案所有权和档案著作权的确认工作。在档案数字化建设过程中，既要考虑档案的所有权，还要认清档案的著作权。所有权与著作权是两个容易被混淆的的概念，其实，拥有著作权的个人不一定具有所有权，所以说，档案数字化建设还需要做好档案所有权和档案著作权的确认工作。另外，档案所有权的转让也可以通过捐赠、寄存的形式来把所有权转让给档案馆，否则，也造成侵权行为。

2.提供科学技术保障措施

在技术上进行不断改进和创新，技术创新要多样化，譬如信息加密技术，数字签名技术，防火墙技术，操作系统安全内核技术，入侵检测技术和长期可存取技术等。只有技术的不断进步与不断更新才能促进档案数字化建设的安全性，提供科学有效的技术保障，促进档案数字化管理的顺利进行。

3.实现数字档案统一管理

针对档案数字化建设中的问题，要保障电子档案的真实性与完整性，需要从管理的角度出发。主要包括对管理体系的加强、提升体系标准化、增强研究体系的支撑体系等。在管理制度上，也要从不同方面来完善。譬如，要改善人员安全管理制度，加强文档管理，健全系统运行环境安全管理制度等。在建立档案数字化建设标准体系时，必须依据国家确定的国家信息化相关规定来制定，同时还要与行业和地方的相关政策、办法相结合，使之形成严密的体系，从而使整个数字化建设标准统一，步调一致，有利于部门之间、单位之间、系统之间，乃至整个城市、国家和国际之间的互通互联。

4.完善纸质档案规范处理

随着社会的进步，大部分档案馆也逐步展开档案数字化建设。由于之前的档案馆存储的文件等信息主要是纸质文件、图纸、照片和录像带等。所以，现在大部分档案工作者首要的任务就是将这些档案资源从各种不同的载体全部都转化为数字档案资源，从而实现网上数字信息的传递。首先，对提供利用率高的档案信息，优先进行数字化，将档案信息的案卷级目录、文件级目录、摘要、提纲、重要数据等数字化。然后，利用相应的设备，分阶段依据不同的载体，采取不同的方式，着手实施必要的数字化处理。只有通过数字化的转换，才可使大量的馆藏的固定化的信息被激活，使信息管理技术得到发展，从而适应新世纪中高速高效的网络环境。

5.加强数据系统设施建设

数据库建设已成为信息资源开发的重要手段之一，其建设在数字化信息资源管理中有着举足轻重的地位。基础设施的优化，需要配备适应数字档案信息发展所需的软硬件。档案部门应根据实际情况、配备适应档案数字化工作需要的办公设备，保证能够满足档案资料从输入、存储、管理到利用的数字化管理全过程的需要，努力实现网络、应用、技术和产业的良性互动，促进网络融合，实现资源优化配置和信息资源共享，充分利用数据库技术对档案信息资源进行合理的组织与加工。同时，还要配置先进、适用和可靠的数据库管理系统软件，从而提高档案信息的有序性、完整性、可读性以及安全性，此外，数据库技术与网络技术的完美融合极大地方便了档案信息资源的开发利用，提高了开发效率。

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移交档案的关键是确保档案的实体整理质量与数字化加工质量。各有关中央和国家机关高度重视、精心组织、周密部署、扎实工作，在确保两个质量的基础上，使档案移交工作稳步有序进行。

档案实体整理方面的主要做法

一是建立工作机制，制定工作计划。各有关单位普遍建立了移交档案工作领导小组，由机关分管领导、办公室和档案部门主要负责人组成。同时还成立了移交档案鉴定小组，为组织开展移交工作提供了重要组织保证。各单位按照《中央、国家机关向中央档案馆移交档案时间安排》，从实际出发，制定了详细的整理工作计划，对各项移交工作数量和质量进行了全面的定量和定性分析，认真研讨力量摆布、人员投入和时间安排，准确测算工作进程和预见可能发生的情况，制定并逐步修改完善了本单位的移交档案工作计划，确保档案整理按期开展和档案整理质量。

二是紧扣质量标准，严控档案质量。各单位认真学习《关于移交进馆档案质量检查办法》及《移交档案质量检查内容和评分标准》，真正做到吃透标准，领会精神实质。对各项标准条目要求真正明了哪些实多、哪些虚少，哪些难做、哪些易行，哪些需量化、哪些要细化，哪些有普遍性、哪些有特殊性，哪些是过去规定、哪些是当前要求，哪些可以变通灵活、哪些要严格一律，以保证移交工作高标准、严要求、优质量。在具体整理过程中，做到多重质保，层层把关。从各项工作要求到细化具体做法，从一般检查到重点把关，都把“以质量第一、对历史负责”的要求贯穿始终。发现一般问题随时改，发现普遍问题统一改，切实把层层检查、全程监控贯穿到移交工作的各个方面、各个环节。

三是争取有力指导，提高工作效率。各单位普遍建立和加强了与中央档案馆国家档案局档案业务部门的联系，主动与有关业务指导人员共商档案整理事宜，对一些单位因特殊历史原因出现的特殊情况，双方认真研究，共同提出合理的解决方案，使档案的整理质量既符合进馆要求，又遵循了各单位的实际情况，避免了大规模整理后的返工现象，提高了工作效率，确保了档案整理质量。比如，在各机关整理会议记录、会议纪要的文件材料时，以前的文件标题就是第几次会议记录、第几期会议纪要，这类题名的档案进馆后，查询起来非常困难。各单位根据档案馆业务人员的指导，对所有的会议记录、纪要都按文件内容拟写题名，虽然难度大、耗时长，但能确保档案检索的准确性，为档案利用提供方便。

移交电子加工数据存在的问题

在中央和国家机关已移交档案的70个单位中，有54个单位将数字加工数据与纸质档案一并移交，其中20个单位的电子加工数据可读、可用，属于可整理数据范畴；其他34个单位的电子加工数据或多或少存在一些问题，属于无法整理数据的范畴，具体问题表现在：电子加工数据存在于独立检索盘，数据无法导出上载中央档案馆系统使用；电子加工数据只有图像，没有目录；簿册式打印目录文本文件为非数据库格式，无法使用；数据库格式不统一，需转换成统一格式；目录数据库字段项不规范；图像数据库格式不统一；图像数据文件夹及文件名不规范；图像与目录对应关系不准确。这些具体问题的存在，反映出，一是档案数字化缺乏标准化的规范体系；二是片面追求原文数字化而忽视了档案目录库共享；三是有些档案数据扫描不够完整而影响到对档案信息的全面管理与开发；四是对档案数字化加工的关键技术问题、数字加工中的档案信息安全和保密技术问题、数字化档案信息如何应用于本单位的办公自动化系统等问题研究不够，管理错位。

为做好档案数字化工作，2008年11月3日，国家档案局在中国科学院召开了中央和国家机关档案整理与数字化现场会，通过现场学习、现场参观、现场咨询、现场答疑，全面了解中科院将档案整理与数字化项目引入项目管理的理念。中科院将档案整理与数字化项目引入项目管理，遵守数字化工作流程，严格把关各道工作程序，使移交进馆的档案不仅实体整理符合标准，而且档案数字化电子数据也符合可读、可用的要求。