退休人员人事档案管理汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇退休人员人事档案管理范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

篇（1）

进入21世纪之后，我国的社会主义现代化建设迅速发展，人们生活质量提高的同时对社会保障、人身权益保障提出了更高的要求，但是，新时期的企业退休人员人事档案管理工作仍然存在以下几方面的问题，需要我们不断改进。

其一，在管理制度方面存在一些问题，主要是档案管理的发展不平衡、相应制度不完善。虽然全国各地都在开展社会保障档案工作，但是退休人员人事档案管理制度不完善，细节规定不明确，标准不统一。而且大城市、发达地区的状况明显优于不发达地区，而一些小城市、农村和落后地区几乎没有社保机构，没有建立相应的档案管理制度，这种不平衡直接影响着我国档案管理、社保工作的整体发展。

其二，企业退休人员人事档案的移交接收管理比较混乱，大部分企业的人事档案管理人员不够专业，甚至有些企业随便录用一些社会人员来进行管理，这些人员对于退休人员的人事档案材料、国家的相关法律规定、社会保险内容根本不了解，导致档案随意堆放，不能分类整理，人事档案缺少、材料不齐全的现象普遍。企业退休人员人事档案的移交接收管理混乱，结果导致了许多民事诉讼案件的发生。

二、新时期加强企业退休人员人事档案管理的重要性

新时期加强企业退休人员人事档案管理是我国档案管理发展的需要，主要从以下几方面进行阐述：一方面，对于国家来说，新时期国家出台的多项政策都表明了人事档案的重要性，体现了对于人身权益和社会保障的重视，企业退休人员的人事档案自然是其中不可分割的一部分。另一方面，对于企业来说，加强企业退休人员人事档案管理十分有必要。退休人员人事档案是企业全面反映员工的文件材料，主要包括员工的个人经历、工作表现、思想政治以及业务范围等，是真实反映退休人员的材料依据

三、新时期完善退休人员人事档案管理的措施

通过上述研究可知，我国当前的企业退休人员档案管理水平虽然在以往的基础上有了很大的发展和进步，但是，我们在承认其发展与成绩的同时，也应该意识到当前的退休人员档案管理中还存在着多个方面的问题，同时，加强退休人员档案管理对于企业、国家的发展而言又有着不可忽视的重要性。所以，我国相关领域的研究人士一定要加强对退休人员档案管理的重视。笔者在此对新时期完善退休人员档案管理的措施进行了一定的研究，希望可以为退休人员档案管理水平的提高而献计献策。

（一）加大经费投入，加强退休人员档案管理科学体系建设

大部分的企业都比较注重成本投入，成本也主要投入在关键的部门，档案管理方面的经费投入一般很少。在新形势下，企业应该设立退休人员人事档案管理的库房，并配备相应的设备。随着新世纪计算机技术和网络通讯技术的飞速发展，应该加快企业退休人员人事档案管理的信息化水平，一方面，对于退休人员人事档案的查询、编码、传递等采用计算机辅助管理，在节约人手的同时还可以提高工作效率。另一方面，可以将退休人员人事档案的内容信息化，新时期数据库技术已经发展的越来越成熟，并且广泛应用到生产生活的各个方面，将退休人员人事档案的内容编入计算机。

（二）组织好退休人员人事档案移交接收工作

社会迅速发展，市场竞争越来越激烈，必然会有许多企业倒闭、被淘汰，对于大型企业退休人员的数量有增无减，从而，退休人员的人事档案被频繁的移交接收。组织好企业退休人员人事档案移交接收工作，需要企业聘用专业的档案管理人员，具有良好的职业道德和专业技能，才能将人事档案管理工作做好。

（三）加强宣传工作，提高退休人员对档案管理的认识

篇（2）

各区（县）劳动和社会保障局、各职业介绍服务中心：

    为了做好按提前退休工种办理退休工作，经研究，在本市职业介绍服务中心存档的人员和档案在街道的失业人员中，符合提前退休工种条件的，可以办理退休。现将有关问题通知如下：

    一、办理在本市职业介绍服务中心存档的人员和档案在街道的失业人员按提前退休工种退休的有关工作，按照我局《关于严格按照国家规定办理企业职工退休有关问题的通知》（京劳社养发〔1999〕63号）的有关规定执行。

    二、上述人员办理按提前退休工种退休时，个人提出申请由职业介绍服务中心或街道（镇）劳动科按规定填写《职工提前退休审批表》，报所在区、县劳动和社会保障局审批。

    三、各单位在审批时，要严格进行审查，以存档前或失业前的档案明确记载为准，后补的材料无效。

篇（3）

南京市企业退休人员人事档案的管理服务对人力资源和社会保障机构来说还是一个全新的事业，既需要脚踏实地，借鉴档案业界的经验做法，又需要利用没有既往负担的后发优势，统筹谋划，注重先进研究成果的消化与利用，来推动企业退休人员人事档案管理服务事业新发展，为社会和企业退休人员服务。

创建人事档案管理服务目标体系

企业退休人员人事档案管理服务是一个系统工程，需要从顶层设计，以规划为引领，创建全面、可持续发展的管理服务目标体系，以推动企业退休人员人事档案管理服务事业的发展。南京市企业退休人员人事档案管理服务的目标，也是服务和满足企业退休人员和社会的生产生活的需求。规划的主要任务是根据国家档案局要求，落实“三个体系”的建设:一是建立覆盖企业退休人员的档案资源体系，二是建立方便企业退休人员的档案利用体系，三是建立确保档案安全保密的档案安全体系，这三个体系是统一的有机整体，安全保障体系是手段，资源体系是基础，档案利用体系是目的。

建立经济实用的人事档案库房

南京市企业退休人员人事档案库(馆)的建设理念与实体建筑都需要进一步发展。档案库建设是档案安全保障的基础，是档案资源建设和企业退休人员人事档案利用的依托，因此档案库房建筑必须符合档案的长期安全保管和便于提供利用的要求。国家档案局、建设部和发改委在2007年对档案馆的建设标准作了规范要求，明确了建设规模和项目的构成、房屋建筑面积指标、选址与规划布局、建筑设计和省市县档案馆用房指标分类。在档案库房建设的原则上，于海燕认为需要遵循实用性、经济性、人本性和文化性原则［1］。实用性原则是指把实用和节俭放在第一位，尽可能考虑档案保护的要求，为档案提供最大可能的安全保障。经济性是指在节能降耗、环保低碳方面加强档案馆建设的投入，在档案库房建筑设计时充分考虑档案库房设施，合理采用新技术、新材料、新设备，注意可持续发展。人本性原则具体体现为无障碍设计，为残疾人、老年人提供便利行动的设施，同时在档案用房布局中给档案利用者提供方便。文化性原则是指档案库房建设要反映文化特性，具有文化个性，是人事档案走近社会和企业退休人员的重要渠道。南京企业退休人员人事档案库房建筑是由800多平方米的地下室库房和100m2左右的服务大厅、60m2左右的两间办公室组成，而且区位比较分散，这与国家档案库房建设标准和库房建设原则还有很大的差距，因此成立独立档案库应该成为可能条件下的首选，建筑区位选择在市统一规划的基础上要尽量符合交通便利条件，建筑面积根据企业退休人员人事档案资源容量以及未来20—30年需求，应在5000m2以上，建筑设计应揉合南京古城风貌精神，服务设施应反映以人为本的理念。

强化人事档案资源建设

南京市企业退休人员人事档案要继续贯彻“大集中、大服务、大档案”的理念。档案实行集中管理是确保档案库丰富信息的来源，随着新增企业退休人员人事档案的实时入库的已退休人员人事档案的分批次入库，目前已入库管理38万卷，23万企业退休人员人事档案待入库，每年还有近3万新增的企业退休人员人事档案入库，巨大的库藏容量，是南京市人力资源和社会保障机构不断满足全市企业退休人员人事档案的管理与服务多样化需求的坚强后盾。随着入库人事档案数量的日益增加和档案利用需求的明显增长，充分利用计算机与网络先进技术实现企业退休人员档案数字化管理应成为当前的主要工作目标。档案数字化把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。当前南京市推进企业退休人员档案的必要性主要体现在三个方面。一是妥善解决退休人员人事档案存放的有效途径。由于现有办公用房条件限制，将档案信息数字化以及纸质档案移交档案主管部门或异地代保管，不失为解决退休人员档案存放的一条有效途径。二是提升档案服务效率的现实需要。目前南京市人力资源和社会保障机构档案管理部门每月接待退休人员档案查阅量约1100卷、借阅180卷、复印2000余份。退休人员档案数字化后，可以提供更快捷的查询和其他利用服务，大幅提高档案服务效率，满足各类用人单位以及相关群体对档案利用的需求。三是档案管理与服务的发展趋势。现代档案管理正朝着数字化、网络化的方向发展。退休人员档案数字化后，存储于数据库里的数字档案，将可以提供方便、快捷的远程查阅和多点、多向查阅及其他利用，不仅提升我们对退休人员档案的有效利用，还将全面提升我市退休人员档案管理及服务的整体水平。同时，退休人员档案数字化还将为我市社会保险业务档案数字化积累经验。当前南京市推行企业退休人员档案数字化的有利因素也有三个方面。一是信息技术有支持。现在档案数字化技术已比较成熟，且档案数字化工作在全国各地区档案管理部门也有比较成功的做法，可以为南京市退休人员档案实现数字化管理提供有力的技术支持和可借鉴的宝贵经验。同时，南京市人力资源和社会保障信息系统和市、区(县)、街道(乡镇)、社区(村)四级公共服务平台，也为今后实现档案数字化利用奠定了良好的基础。二是经费来源有保障。南京市每年可用于退休人员档案管理的费用约为260万元，且每年随着退休人员的增加相应增长，加上目前的历年结余409万元，基本上可以满足退休人员档案数字化管理的经费要求。三是规范管理有基础。南京市企业退休人员档案管理工作已基本实现规范化，确保退休人员档案均按规定整理、立卷、归档、入库，配置了适宜安全保存档案的专门库房以及相关必要设施，建立了比较完善的各类管理服务制度，同时初步建立起了一支业务素质较高的档案管理队伍，为实现退休人员档案数字化提供了有力保证。企业退休人员人事档案数字化管理建设可遵循统一规划，分步实施，技术可靠，永久保存的基本原则，依托人力资源和保障信息系统开发数字化档案管理子系统，安全、高效的管理和利用退休人员档案，实现资源共享，有效保证档案实体安全。目标是将新增的退休人员档案及时进行数字加工处理，转化为数字信息后保存。在此基础上，将现有库存的人事档案逐步进行数字化处理加工;采用由小到大、由少到多、循序渐进，逐步扩大的形式，用3年左右的时间完成60多万企业退休人员档案数字化任务。完整的档案数字化建设流程包括案卷交接、档案整理、目录著录、档案扫描、OCR文字识别、图像处理、数据校对、数据质检、数据挂接、整理还原、案卷入库等环节。其中扫描的主要工序有:高速扫描、去空白页、质检、高扫补扫、页码录入、页码特殊处理、影像自动排序。数字化后的档案采用BS架构实现自动实时出入库，后台是一个Web服务器，前台基于无线手持设备(如PDA等)，在库房内连接放置在库房中的无线路由器访问Web服务器进行资料出入库。在对企业退休人员人事档案数字化的过程别要做好数据录入质量的控制，加强数据录入人员素质培训，制定并逐步完善的录入细则，强化数据质量验收，确保档案数据的准确可靠，为档案资源的有效利用提供良好的基础。在加强企业退休人事档案数字化管理的同时，加强对现已产生的企业退休人员电子化档案建设的研究与管理，创建合适的电子档案系统管理模式，丰富和规范企业退休人员人事档案资源。在推动企业退休人员人事档案数字化的同时，需要注重对实体档案的维护技术研究，实体档案是历史的真实记录，有着证据学上的凭证及参考作用，具有不可替代的重要价值，加强对折痕、破裂、残缺、水浸、成砖、霉变污染、酸化等类型破损档案进行分类研究、制订合适的修复方案，也是当前企业退休人员人事档案资源管理的一个重要内容。提高企业退休人员人事档案资源的应用和服务能力目前主要有三方面的技术。一是建设档案检索目录。美国学者克莱弗登认为评价信息检索效果的指标有六项:收录范围、查全率、查准率、响应时间、用户负担和输出形式［2］，对照此标准，南京市企业退休人员人事档案信息检索技术还需要进一步推进智能搜索引擎如语义搜索、群体搜索、基本内容特征的多媒体检索、罗盘搜索、整合搜索、垂直搜索、个性化搜索、社会化搜索［3］等来建构信息检索系统，来提高档案资源管理服务水平。二是采用数据挖掘技术。随着企业退休人员人事档案数字与电子化档案量的增加，数据挖掘技术能够提高管理效率，更好满足社会和企业退休人员对档案查找、利用的需求。数据挖掘可以从大量的集中数据中，发现隐含在其中规律性的、人们事先不知道的，但又是潜在有用的最终可被理解的信息和知识的非平凡过程，它可以扩大档案收集范围，优化库存档案结构，提高整理效率、鉴定效率，提供个。［4］三是在适时推进云计算技术。云计算是指一种全新的计算模式和网络应用模式，旨在通过网络(互联网和局域网)以按需、易扩展的方式获得所需的硬件、平台、软件及服务等资源，可以提高档案资源利用率，节省总拥有成本，增强IT灵活性和效率，被视为科技领域的新革命，对于建立统一、高效物档案资源管理服务平台、实现档案信息资源海量存储与共享利用、打造低碳经济信息化建设模式、提升档案服务、优化档案信息化人才结构等有着重要意义。［5］南京市企业退休人员人事档案管理服务可在四级服务平台间开展云计算试点，待技术成熟后可进一步推广。

加强人事档案安全体系建设

档案安全是企业退休人员人事档案管理服务工作的生命线，尤其是实现档案数字化管理服务后，档案实体安全与档案信息安全并重，是档案事业可持续发展的坚实基础。档案安全体系主要包括安全管理体制、安全管理制度、安全设施配备、安全技术系统管理等，就安全管理制度而言，要特点注重信息安全与保密规范，按照《档案法》、《保密法》等法规要求，确定企业退休人员人事档案信息资源审查标准，处理好保密与公开原则，在保障信息安全与保密基础上实现信息公开和资源共享。异地备份是数字时代档案信息安全管理的重要手段，提高档案安全保障能力。异地备份是指将原始档案资料数据化后，一成不变地进行复制，并保存在相距300公里以上，不属于同一江河流域、同一电网、同一地震带的异地。容灾，是指为保证重要档案数据在经历各种灾难后，仍能提供正常服务，并为此所进行的一系列应急计划和建设行为。［6］南京市企业退休人员人事档案的异地备份管理工作目前还没有有效开展，在档案数字化工作完成后，可以在国家人力资源和社会保障系统内或国家档案管理机构系统间建立异地备份管理关系，与相应机构签订协议，确保企业退休人员人事档案服务资源的安全。

开展人事档案编研工作

篇（4）

人事档案是在人事管理活动中形成的，用来反映和记录个人主要经历、政治面貌、品德作风，一人一档，以备考察的文件材料。目前，离退休人员的档案管理模式多沿用传统的方式方法，妨碍了人事档案作用的有效发挥。因此，需要通过创新才能推动档案管理模式的进一步发展。

1 离退休档案管理模式分析

离退休人员档案管理模式大致有两种，即集中式和分散式。

1.1 集中式管理模式

集中式管理是将离退休人员的人事档案统一移交到档案管理中心进行集中管理。这种管理方式有利于人力、物力、财力等的节约，集中管理后，档案管理人员不再需要频繁往返于各档案所在地，有效地畅通了信息渠道。另外，由于配有专门的管理人员以及完备的设备设施，使得原来档案管理过程中存在的安全隐患得以消除。但同时，集中式管理需要雄厚的财物支持，由于集中式管理需要软件、硬件系统双过关，还需专门的管理人员，因此许多地方仍不具有集中式管理离退休人员人事档案的条件。

1.2 分散式管理模式

这种方式较为常见，即将离退休人员的档案存放在其户口所在的乡镇或街道档案管理服务中心。分散式管理后，由于各个档案管理中心的软硬件条件参差不齐，因此管理的标准很难一致，这就造成了一些地方的档案管理规范远远达不到标准。分散式管理的优点在于方便、灵活，由于档案管理中心在接收了离退休人员的人事档案后，随之提供档案的管理，并不需要再将档案转移，因此离退休人员或其他相关部门需要查阅档案时，只需要去固定的、熟悉的档案管理中心查阅，符合人们求近、求便的要求。但与此同时，分散的档案管理中心大部分无法配备专业的管理人员，有些甚至不能实现电子化管理，因此这种方式与我们要建立的完善的档案管理体制有很大的冲突。

2 离退休档案管理模式存在的问题

无论是集中式管理还是分散式管理都存在着一些不容忽视的问题，只有先解决这些基本的问题，才能创新离退休人员档案管理的模式。

2.1 思想认识不到位

档案管理工作是一项长期的、默默无闻的工作，不容易取得引人注目的成绩。就笔者所在的档案管理中心而言，除了要承担档案管理工作之外，还要配合其他部门的工作等，任务繁重。加上缺少资金等的支持，使得很多工作人员认为离退休人员的档案管理工作不重要，只要能够做到“守得住”，不泄密不丢失，能提供查阅就可以了，从而形成了离退休档案管理工作长期处于应付被动的状态。

2.2 档案管理人员专业素质相对较低

在现有的档案管理人员中，大部分缺乏专业方面的培训，对档案的重要性不太了解，对档案的管理要求以及文件材料等的整理、收集、归档等工作不太熟悉。并且许多档案管理人员身兼几职，不能做到全心全意投入到档案管理工作中。

2.3 档案管理方式落后

目前，大部分的离退休档案管理工作仍旧停留在人工作业的阶段。比如在装订的时候采用传统的打孔方法，这种方法既有可能破坏原始记录的完整性，又不利于新文件的插入和旧文件的修改删除，工作效率相对低下。虽然也有配备了计算机、扫描仪等先进设备，但是由于缺乏相关专业操作人员，使得设备利用率低。此外，目前尚没有专门针对离退休人员的系列软件，不能适应新形势的需要。

3 创新离退休档案管理模式的对策

根据我国档案管理部门当前的基础建设状况，以及离退休人员档案管理的特点，笔者认为创新离退休档案管理模式有以下几方面的对策：

3.1 注重离退休人员档案管理软件的开发

档案管理信息化是大势所趋，这符合国家信息化建设的要求，也满足档案管理中心自身发展的需要。由于离退休人员档案构成比较简单，服务范围、项目有限等，结合这些特点，开发具有针对性的档案管理软件系统。专门的离退休档案管理系统不仅能够长期、大量保存人事档案，而且省去了大量的人工劳动，查询档案工作变的简单方便，文件资料的保密性大大增强，实时更新能力提升，并真正实现了离退休人员档案的动态管理。与此同时，还要建立覆盖全市的离退休人员档案管理网络系统。全市联网变成现实，将为各个档案管理中心提供便利的互动空间，并将很大程度地缓解档案管理人员的工作

负担。

3.2 集中为主，建立统一的离退休档案管理中心

建立集中的离退休档案管理中心有着以下几方面的优势：

首先，集中式的档案管理能够有效地发挥整体优势，是合理科学配置资源的内在要求。其次，离退休人员档案的集中管理有利于社会保障体系的有效运行，例如可以为养老金发放部门及时提供完整的档案等。再次，档案的集中管理与信息系统的结合有效增强了数据记录的准确性。在应用了信息系统之后，离退休人员的档案处于动态的管理之中，信息的更新、人员的增减等都能通过专门的离退休档案管理软件显示出来，这实现了数据记录正确、统一、规范的目标。

3.3 分散为辅，建立街道、乡镇等档案管理基层平台

当前离退休人员的数量十分壮观，如果其人事档案的整理、移交、归档等工作全都在市级档案管理中心办理，那么会造成市级档案管理中心工作人员的任务过大，效率过低等情况的发生，因此，档案管理工作应适当分配给各级基层的管理平台。离退休人员的档案在集中管理之前，需要经过街道、乡镇的各级档案管理中心进行收集和整理，形成统一的规范，然后定期移交给市档案管理中心，这就是集中为主、分散为辅的管理模式。

3.4 加强人才队伍建设

离退休人员的人事档案管理不同于在职员工的人事档案管理。离退休人员年纪大，与单位联系比较松散，对于离退休人员的养老金调整、社会化发放，医疗费报销，居家养老护理服务以及丧葬安排等许多事务性工作都需要不定期查阅其档案，这对于档案管理人员的敬业精神、工作态度以及专业技术都有非常高的要求。除此之外，还应当培养专业素质高的信息化人员队伍。对于信息化系统中的应用软件、数据库等，需要配备专门的操作人员和技术人员，才能实现信息化真正正面作用于档案管理工作。

4 结语

离退休人员为我国的社会建设作出了突出贡献，他们是不容忽视的力量，是社会的“宝藏”。为了做好离退休人员的档案管理工作，必须持续不断地创新档案管理模式，必须与时俱进地完善档案管理模式，最终更好地服务于档案管理工作。

参考文献

[1]姜华，档案数字化管理中需要解决的几个问题[J].治黄科技信息.2011

[2]周莹，加强基础工作是档案管理现代化的前提[J].泰州科技.2010

[3]刘雪琴，浅析档案管理信息化建设[A].煤炭企业档案管理优秀论文集.2012

[4]庄莉莉，高校档案社会化服务研究[D].华东理工大学.2011

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二、创新制度人事档案管理制度应遵循的原则

1.人事档案在职能上，要以确立服务机制为主要原则，人事档案的记录内容要以单位管理为出发点，不仅要具备个人的自然信息，也要具备相关的工作信息，这就要求人事档案的管理要符合市场流动人才的使用、管理和流动。

2.人事档案的内容要具备一定的完整性，档案记录的内容一定要做到详实和准确，因此，新型的人事档案记录的内容，一定要完整、全面和丰富，能够真实的反应一个人真实的精神面貌，从而，为社会提供一个准确的档案存档。

3.人事档案管理一定要实现通用的原则，实现通用的人事档案，首先，就是要确保人事档案的标准化，这种标准化要根据国家的相关法律法规以及地方人事档案的编制规则进行。其次，就是要实现人事档案的规范化，就是要保证档案的内容要实行统一规范，最后，就是要求人事档案的制定还要符合网络化的要求，从而便于人事档案的流通。

三、变革人事档案管理的模式

1.美国人事档案管理的制度与模式。在人事档案管理模式和制度中，不同的国家，由于人事管理制度的不同，其档案管理模式也存在着不同，本文以美国人事档案管理的特色进行分析，以此探究符合我国的管理模式。在美国人事档案管理系统大体分为两种，一种是公立系统，一种是私立系统，在公立系统中，人事档案的管理是由人事部门和档案管理机构相互配合进行的，这种紧密的联系，在很大程度上便于人事的调动和流动。在私利系统中，其管理的特点是进行“人档分离”，这种管理将就职人员与退休离职人员的档案进行分开管理，就职人员的档案有就职单位和有关部门进行保管，离职和退休人员的档案则由另例的其他部门进行统一的管理。此外，在美国档案管理机构中，还存在着一个较为权威的机构，就是社会保障署所建立的社会保险号和人事档案记录表。这些保险号和档案记录表成为了美国公民的另一种身份的象征，通过保险号，很容易查看人员是否存在一些违法和违纪的行为，因此，这种档案形式，成为了很多企业用人审核的标准和依据。

2.建立社会化、开放式的人事档案管理的新模式。由于我国人事档案管理方面的不足，本文建议借鉴国外一些先进的档案管理模式，建立一个社会化、开放式的人事档案管理新模式。实现我国人事档案管理的社会化，就是要强化建立具有社会性质的档案管理机构，从而解决一些人员档案无法保管的问题，在原来很多企业和机构都是保管自身单位人员的档案，这就造成其他一些待业者和退休人员的档案无人保管，建立社会档案管理机构，在很大程度上会解决这种矛盾。同时，实现我国人事档案管理的开放性，就必须要采用现代化管理手段与方式管理人事档案，同时，在保障安全的情况下，实现人事档案的网络化共享，积极的促进人事档案网络管理的形成，这样可以从传统单一的人事档案管理手段中，解脱出来，实现一个开放式的管理模式。

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我国各地制定的退休干部人事档案管理规范均是大相径庭，各大企业中的管理规定亦是不同的，退休干部人事档案管理工作与企业发展息息相关，但许多企业并不注重档案利用，退休干部档案利用率更低，各项档案管理工作均未落到实处。因此，探讨退休干部人事档案管理，对企业发展有着极大推动作用。

一、退休干部人事档案管理中存在的不足之处

1.退休干部人事档案管理意识弱

当下诸多企业仅注重经济利益追求，档案管理意识弱。企业领导仅将自己的精力与资金均投入于各项生产经营及产品销售，对档案管理工作并不关注，认为退休干部与企业仅是雇佣关系，无需将精力与资金投在人事档案管理工作上，导致企业退休干部档案管理工作十分被动，大多数情况下都难以应付全局，各项工作完成质量偏低，退休干部上访或是存在争议时则无原始资料查找。档案管理人员对此项工作的认识偏差，导致退休干部认识档案管理工作与企业发展脱节。

2.退休干部人事档案经费少

企业退休干部人事档案管理工作的落实，要为此设置专门的库房，派遣专业管理人员，建立相应的保障措施与制度。但这些工作的落实均需充足的经费，以确保退休干部人事档案管理工作有序展开。

3.退休干部人事档案管理欠缺

利益驱动导致有人想要获得企业退休干部原始档案，企业退休干部人事档案中的原始资料均是长时间保存，具有相应的商业价值与收藏价值，有人会由利益驱使而想方设法的获取相关原始档案资料。

二、退休干部人事档案管理工作相关建议

1.加强企业对退休干部人事档案管理的认识度

要不断加大宣传力度，引导企业深刻认识到退休干部人事档案管理工作的重要性。可根据实际情况开展各种活动，运用报纸、电视等媒体大力宣传档案相关法规与社会保障法规，引导各级领导深刻认识退休干部人事档案管理的重要性，并知道档案丢失或者缺损后的危害，督促其自觉将退休干部人事档案管理列入日程，真正重视退休干部人事档案工作，根据实际情况给予相应的经费支持，全面维护退休干部的合法权益。

2.加大经费投入

要根据企业实际情况加大资金投入，积极改善退休人员人事档案管理条件与环境，健全和完善各项基础设施建设，以确保企业退休干部人事档案管理工作有序开展。社会保险经办部门要积极争取并获得政府支持，加大资金投入，同时建立专门的退休干部人事档案管理库房，为其配备计算机、扫描仪等设备。库房要做好防火、防盗、防潮等方面工作，保证退休干部人事档案存放安全。

3.加强依法治档

要不断加强依法治档，持续加大退休干部人事档案管理力度。档案管理行政机构各项工作的开展务必遵循依法治档的原则，将退休干部人事档案管理工作列入国家档案管理内容中，根据《档案法》中的各项要求严格落实管理工作，强调标准严格、执法严格、监督严格。全面维护退休干部人事档案管理工作的严肃性、规范性，促使档案法制建设进一步发展。

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延安职业技术学院成立于2005年8月，由6所中专学校合并组建而成，在2014年年底又合并3所中专学校，截至2015年年底有在职教职工1018人，离退休人员452人，其中离退休人员有专业技术职务的242人，占全体离退休人员的54%，经过十年左右的发展，由这些离退休人员的发展变动形成的档案资料成为了学院发展的一项宝贵资源。尤其是随着我国人口老龄化进程的加快，学院的离退休人员数量也在不断上升，相应的档案资料的管理和利用也成为了学院档案工作人员要研究的重要课题。如何做好离退休人员档案的管理和利用工作，更好的为离退休人员服务，使其充分发挥余热，是本文要研究的主要问题。

1 高职院校离退休人员档案管理内容

高职院校离退休人员的档案内容涉及的范围比较广，包括其个人基本情况以及在校工作期间各种行为动态的变动记录。按类型来说，离退休人员档案管理的内容主要包括以下三个方面。

第一，人事档案。人事档案是教职工进入学校工作时建立的，记录教职工在职期间所有相关的资料，包括党团情况、职务任免、奖惩、工资、考核记录、科研成果等在内的多项内容。对于离退休职工来说，其人事档案资料除了上述基本内容之外，还要包括退休人员退休履历表、标注好退休时的归属单位；离退休人员社保医保资料登记表，以便学校及相关部门后期更好的为离退休人员服务。学校档案管理部门一定要在详细查访之后对这些资料进行仔细登记，保证档案资料的真实性和完整性，以方便后期档案资料的开发利用。

第二，健康档案。在教职工离退休之后，学院会有计划、有组织地安排其中一些身体好、有能力的老同志开展一些社科活动，发挥其余热为年轻的教职工或学生传授经验和知识，离退休职工的健康档案就是一项重要参考。学校要以服务为宗旨为离退休人员建立健康档案，其中记录着离退休人员定期检查的身体健康状况，对于患有特殊病症的离退休人员要建立特种病定期检查记载档，以确保各人员身体健康状况资料完整详细，为离退休职工活动的组织安排提供参考。

第三，专业技术档案。专业技术档案也是高职院校离退休人员档案管理的一项重要内容，在延安职业技术学院当中，所有的离退休人员当中有专业技术职务的占到了一半以上，足以说明加强专业技术档案管理的必要性。离退休人员当中有许多经验丰富、专业能力强，并且取得了不小的成就，为了充分发挥这些老专家的专业特长为学校的未来发展贡献更多的力量，学校有必要利用专业技术档案做好人才资源的二次开发利用。档案部门要注意加强对离退休人员在职期间参加过的科研活动、技术职称报告、各类证书资料等进行搜集整理，并将其作为学校的宝贵财富进行归档，以便后人查阅利用。

2 加强高职院校离退休人员档案管理与利用的途径

2.1 加强高职院校离退休人员档案信息化管理

进行档案管理信息化建设是加强高职院校离退休人员档案管理和利用的一条重要途径。进行档案信息化管理主要可以从以下几个方面来开展。

2.1.1 建立离退休人员档案数据库

随着学校离退休人员数量不断扩大，档案管理工作也变得越发复杂，信息化管理已经成为必然趋势。进行档案管理信息化建设是为了提高档案管理工作的整体效率，也为实现档案资源的共享提供便利，而实现这些目标的基础都必须依靠数据库的构建。学院要根据自身离退休人员的具体情况，利用现代科学技术引进符合实际的档案数据库，这会为学校、政府部门、社会组织等获得离退休人员的全面信息扫清障碍，方便实现档案信息的共享，进而推进离退休人员档案社会化进程的发展。

2.1.2 明确离退休人员档案管理信息化建设标准

在离退休人员档案管理信息化建设过程中，要明确相关规范标准，依靠相关的政策指导档案信息化建设，确保低成本、高效率地建成符合学校离退休人员档案管理需要的信息管理系统。如果条件允许，学校还可以建立档案管理信息化建设指导委员会，全权负责监督、考察档案管理信息化建设的执行情况，确保各项标准、政策落实到位，切实建立起满足发展需求的离退休人员档案信息化管理系统。

2.1.3 提高档案管理人员信息化工作技能

为了真正实现高职院校离退休人员档案信息化管理，除了要建立必要的数据库之外，还要配备专业工作人员。要求离退休人员档案信息化管理工作人员除了要具备档案管理相关的专业知识和技能之外，还要掌握计算机相关的操作技能，熟悉档案信息系统的各项功能，具备信息化意识，能够理解离退休人员档案资源开发利用的积极意义，进而积极投身到档案管理工作当中，使档案资源的价值得到充分的开发。

2.2 提高高职院校离退休人员档案管理规范化水平

2.2.1 规范离退休人员档案管理与利用流程

加强高职院校离退休人员档案管理与利用的一个必然要求就是要提高管理工作的规范化水平，明确各项管理流程和标准。与其他人员的档案管理不同，高职院校在开展离退休人员档案管理时还要建立专门的离退休初始档案，除了要对其基本情况的人事档案进行搜集整理和落实之外，还要由档案人员对离退休人员进行家访，了解其离退休前后的具体情况，包括退休归属单位、家庭住址、联系方式等，并对相关信息逐一记录归档，录入数据库。以便后期更好地为离退休人员提供服务。

2.2.2 健全相关的管理制度

为了提升高职院校离退休人员档案管理的规范化水平，学校还要建立健全相应的管理制度。首先，学校的管理层要及时转变观念，意识到离退休人员档案的重要性，明确离退休人员档案管理流程和标准，并制定相应的管理制度。改变过去落后的档案管理模式，充分发挥信息化环境下档案管理系统的优势，严格按照离退休人员档案管理相关的制度政策开展工作，确保各项工作有章可循。其次，学校还要意识到离退休人员档案的价值，明确档案资源查询、借阅、使用的具体流程，严格按照制度执行，从而在确保离退休人员档案完整、真实的前提下发挥档案资源的价值。

2.3 强化离退休人员档案的开发利用

由于历史因素的影响，很多高职院校离退休职工往往看不到自身的价值，存在严重的消极情绪，认为自己离开了工作岗位就不会创造什么价值了，因而也就缺乏参与各种科学研究、学术讨论等活动的积极性，再加上这些教职人员退休之后居住相对分散，难以集中起来开展活动，离退休人员的价值就难以被真正发挥出来，这就给高职院校离退休人员档案管理工作提出了新的要求。

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一、企业档案管理的现状分析

企业人事档案工作是企业管理的支柱，是企业档案的重要组成部分，然现阶段国有企业在人事档案管理中受旧思想影响颇深，主要表现在：

（一）重视度低，投入不足

不少企业和决策者对人事档案中出现的问题重视度不够。在投入上更是不足，档案室设备陈旧，甚至在存放中存在安全隐患，档案管理人员安排上更具有极强的随意性。

（二）档案管理方式落后

现今我国企业档案管理工作较多数仍采用手工方式录入，随着时代的发展，其弊端也逐渐显露：档案记录不规范，在一定程度上限制了档案的长期保存;极少数的高校档案 管理虽配备了现代化的信息设备，但从其在利用计算机技术进行档案管理开发数据处理程序上看，其运用水准远不能满足现代档案管理发展需求。

（三）档案管理体制不健全

档案管理体制不健全在企业工作中主要体现在两方面：其一、缺少关于档案管理工作人员的相关管理体系，多数企业都没有职责规范、系统的考核标准和档案管理人员培养计划;制度的缺失未能对高校档案管理进行有效的约束规范。其二、档案管理过于分散，高校中普遍模式都是各级部门保管各级部门内部的相关档案，此模式目前主要应用于较小的高校;此种模式表面上看有利于各部门档案管理的方便，但长远来看却不立于档案的安全保管以及高校 信息资源的有效整合开发不符合国家规定，同时也造成了一定的人力、物力浪费。

二、人事档案推进企业可持续发展途径

从人事档案在实现企业的可持续性发展可行性分析中可以看出，如果能补充和完善人事档案内容，特别是正确运用和分析好企业的退休人员人事档案，领导和决策者完全可以利用人事档案来推动企业人力资源的可持续发展，为此应当做到：

（一）提高人事档案管理在企业管理中的作用

经济全球化时代信息和知识的发展、更新是飞速的，企业人事档案管理工作必须转变观念，转变服务模式，把档案工作延伸到经济建设的最前沿。

第一，及时增加人事档案的内容;其次，维护人事档案的准确、完整与安全;再次， 加强人事档案的时效性。人事档案应根据时代的变化及现实情况的需要，加强人事档案的动态性管理，及时收集最新退休人员的变化资料，使人事档案的信息得到及时更新，方便企业了解和认识一个人的全部实际情况，包括历史的和现在的。

（二）打破常规，拓展思路

人事档案管理工作要引进新技术、新方法，要打破原本的管理模式，学会综合研究，深度分析。要把员工的基础信息与企业的人才发展战略结合起来，要把员工的工作经历与工作经验等因素与员工激励、晋升及绩效考核等人力资源管理模块结合起来，要把员工的个人需求情况与企业职业发展规划结合起来，不断拓展新思路。

（三）加大专职人员引进和素质提升

人事档案管理工作不是一项简单的操作，而是极为重要的系统工程，因此企业应当加大对专职人员的引进力度。企业领导和决策者充分重视人事档案工作，授予档案管理员相当的职权，同时还要不断提高人事档案管理员的素质和水平，使他们在思想上过硬，在业务上熟练，在方法上创新，在能力上领先，真正成为实现企业正确决策的好参谋。

（四）提高信息化水平和研究水平，综合思考全方位掌握

人事档案管理工作是一项信息科技含量较高的工作，要不断提高人事档案管理的信息化水平，要人事档案的相关资料及时的录入电脑系统，同时注重发掘和使用各种系统分析软件，对人事档案中的各个要素进行全面准确的分析。人事档案管理员要综合思考人事档案各个要素与人力资源管理及企业可持续发展决策之间的关系，全方位掌握其中的重要信息，实现物尽其用，才尽其用。

（五）对员工采取有针对性的激励手段

员工的档案内容，可以帮助企业工作者详细了解每个企业员工的工作需求。每个人都有自身的不同需求，不同的人对自身的需求层次也各不相同，对企业来说，只有通过对员工档案资料的详细分析，才能了解每个员工的现实需要，以更有针对性的采取各种激励手段，激发员工的工作热情。

三、总结

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人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料。随着时代的发展与进步，进一步规范档案管理工作，管好用好人事档案，对推动机关事业单位建设和发展，维护人事关系和谐稳定，具有十分重要的社会意义。

一、人事档案管理工作的重要意义

（一）人事档案是个人工作的原始凭证。人事档案起着凭证、依据和参考的作用，是中国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据，个人求职、转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具考研等相关证明时，都需要使用档案。同时，人事档案还可以为单位求才提供大量丰富、动态、真实有效的原始资料和数据。

（二）人事档案是办理个人待遇的证明材料。社会保险和对单位职工个人而言，人事档案管理部门可以根据个人人事档案，为单位员工办理和缴纳养老保险金、失业保险金;办理大病医疗统筹，进行工资调整;办理职称申报工作;计算退休年限;为员工出具相应的证明材料等。

（三）人事档案是选拔任用干部的重要参考资料。在考察任用干部时，人事档案是十分重要的参考资料，直接关系到有关干部选拔的正确性。

（四）加强人事档案管理是深化人事制度改革的需要。随着人事制度改革的不断深化，“单位人”必然要变成“社会人”。人社部门不但要履行人事管理的责任，同时还要承担起对离退休人员的社会化服务与管理职能，如此庞大的社会系统工程，要求必须建立完整安全的个人信息系统，即安全有序的人事档案系统。否则，人社部门的工作就会陷入被动，一定程度上还会影响到人事制度改革的进程。

二、人事档案管理工作存在的问题

（一）重视程度不够。人事档案数量繁多，工作环节复杂，但软硬件投入却相对较少，人员配备少、经费缺乏的情况在各地普遍存在，有些单位甚至没有专门档案室，该归档的档案不能及时归档，人事档案保管存在一定的随意性，部分工作人员存在概念不清、认识不到位的问题，人事档案管理意识淡薄，影响了工作的顺利开展。

（二）专业人才缺乏。随着社会的发展，人事档案管理应该从传统手工管理向信息化手段管理过渡，人事档案管理人员专业水平亟待提高。但是，人事档案管理干部普遍存在着专业知识缺乏、技能单一、知识老化的现象，大部分人事档案管理人员专业理论水平和业务工作能力不强，不能适应工作的需要。还有一些单位没有按照规定配备专职档案管理人员，而多由办公室人员兼任。这些非专业档案管理人员，不仅缺乏档案学、档案管理学以及档案著录、标引、检索、修裱等有关档案管理的专业知识和基本技能，专业的档案管理知识和能力，档案管理工作的专业化、规范化管理难以实施;一些档案管理人员不掌握计算机操作、软件应用等现代化管理技术，影响了人事档案管理工作的质量。

（三）管理模式陈旧。在一些部门，传统的档案管理模式依然存在;档案的内容多是文字性的材料，干部个人经历、政治思想、日常表现、工作能力考核方面的评价较少。很多单位人事档案管理还没有实现电子信息化，档案管理的现代化水平不高。管理方法滞后，无法满足人事制度改革的需要。近几年随着社会形势的发展，有的人事档案管理部门推行了档案的信息化管理，但有的缺乏相应软件，有的缺乏硬件支持，有的缺乏专业人才，软、硬、人三方面没有协调统一，应有的效能没有充分发挥起来。一些失业、托管人员档案以及破产、关停并转企业退休人员档案管理不规范、不齐全，档案时刻面临脱管、遗失现象。

（四）经费投入不足。档案管理方面，一些单位投入严重不足，没有按标准建立档案室，柜子、电脑设备等基本设施缺乏，档案经常与其它材料混放，增加了管理难度。

三、工作对策

人事档案管理是一项政策性强，系统性、科学性、专业性较高的工作，随着人事改革制度的不断深入，单位内部、单位之间、地区之间的人员流动越来越频繁，对人事档案管理工作提出了更高要求，需要齐抓共管，形成合力，才能将这项工作抓实抓好。

（一）提高思想认识。要积极营造强化人事档案管理、重视人事档案管理的良好社会氛围，不断加大对人事档案工作的重视程度，取得各级领导对人事档案工作的重视与支持，切实解决人事档案管理工作中存在的人员不足、资金短缺、库房紧张等工作中存在的困难和问题，全力营造人事档案管理工作的良好氛围、创造更加有利的工作条件。

（二）加强队伍建设。人事档案工作是一项政策性、业务性很强的工作，要建立专业化的人事档案管理队伍，注重搞好档案

管理人员思想政治、工作作风、业务能力、保密意识等方面的培训，打造一支政治硬、业务精、能力强、作风正的高水平档案管理队伍。同时，档案管理人员必须掌握一定的法律法规和业务知识，具备计算机实际操作能力。档案管理人员要强化学习，树立大局意识和服务意识，不断提高自身素质，增强业务档案管理水平。

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一、基本情况

中心有1名兼职干部档案管理人员，管理在职干部人事档案  本（此次招聘人员的档案暂未调入），离退休人员档案  本。

二、整理情况

1、更换档案柜，在有限的条件下做到防火、防光、防高温。

2、认真检查、装订、核对每一份档案，按要求更换了新式档案盒；

3、根据上级人事部门要求，对中层以上的干部人事档案进行了专项审核整理，重点审核干部“三龄两历”及档案材料的完善情况，并对缺少的档案材料详细记录，材料不完整的要求限期补充收集，对信息有误的进行了完善、更正和认定，目前中层干部档案已基本整改到位；

4、职工档案目录已全部分类录入干部档案信息系统，其中包含基本情况、工作情况、职务职称、受教育情况、奖惩考核、社会关系和履历等干部信息，做到了分类准确、编号有序；

三、下一步工作安排