电子档案管理规范汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇电子档案管理规范范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

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阐述了电子档案的优势特点，分析了医院电子档案管理工作中存在的问题，并立足医院档案管理工作实践，就如何将手工档案管理向现代化档案管理过渡，以适应现代医院数字化发展的要求进行了分析，提出了规范管理电子档案的措施和做法。

【关键词】医院电子档案管理 思考

现代信息社会计算机系统作为工具已经与人们的工作、生活紧密不分，在医院随着信息化程度的不断提高，各种新型信息介质和记录方式不断涌现，因此，医院形成了大量以磁盘和光盘为载体，可以在计算机、局域网、广域网进行复制、存储、传递、检索、使用的文字、语音、图片、影像、视频动态文件。收集、整理、管理、利用这些有价值的电子文件是电子档案规范管理所要面临的问题。

在电子文件产生初期的1988年，当时在法国巴黎召开了第十一届国际档案大会，大会的主题就是“新型档案材料”，会议意识到采用新技术的机读档案能为传统档案开辟新路。到了1996年的国际档案大会，会议提出了：档案馆原来只保管实体档案的传统做法和理论原则正在受到“虚拟档案”的巨大冲击［1］。由此可见，电子档案的作用和地位在飞速发展，逐渐为人们所重视。进入到21世纪，人们对各种时效性强、具有高价值的档案信息的需求量越来越大，比如医院这样的机构，各类档案也是种类繁多，形式不一，电子档案呈逐年成倍增长之势。现在，我院档案管理模式是：纸质档案与电子档案并存，计算机网络作为一种高效、便捷、处理庞大信息的现代先进工具被较为广泛地应用，并参与到医院档案管理中。这种模式大大简化了文件材料的收集、整理和归档过程，节约了时间、空间，提高了效率。应用计算机、光盘、硬盘、服务器等高科技存储、检索工具，借助网络信息系统平台，同时也可以便捷地得到所需的档案资料，丰富了档案查借阅手段，有效地提高了档案查、借、阅效率。

1电子文档所具有的共同特点和优势

1.1便于检索，办公效率大大提高

电子档案使用光盘、磁盘作为载体，将信息存储在上面，计算机强大的信息处理能力参与到文书档案管理，最明显的优点就是解决了在传统档案管理中人们使用手工操作时出现的信息收集不完整、漏抄、字迹不工整等问题，改变了过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的公文收集、公文处理，节约了人力，也提高了准确性。

1.2电子传输跨越时空，实现了资源的共享

电子档案在进行档案管理的时候，按照资料的分类进行收集、统计和查阅。因此，电子信息化管理相比传统的管理方式，检索效率高，同时还可以将诸如档案收集、查询、统计等功能与具体业务密切关联，快速查找，使档案利用更加便捷、充分、及时。

1.3存储时间长，节省资源，信息易于保管

与纸质载体相比，电子档案使用高科技材料制成，不仅能够防潮、防止虫蛀，而且可以重复使用、节能、环保、使用寿命长，解决了纸质载体在高温、湿度大的环境下发生氧化或者是被腐蚀的现象。电子档案最大的优点是存储在DVD、光碟、硬盘等电子设备上，占用的空间小，操作简单，不需要占用大量的人财物力［2］。

1.4流程化的业务处理将档案管理规范起来，强化了制度的执行

办公自动化软件的应用使大多数的数据是由协作工作流程执行过程中自动生成的，为医院档案管理提供了一个规范的工作过程的管理平台［2］，因而档案制度得以规范执行。

1.5传输安全性提高

传统的档案传输是靠人力，在传输过程中不免会出现资料的丢失，费时费力，安全性也随之降低。电子传输不仅保证文书档案的及时传输，而且能够确保其安全性，不会造成档案的延误或者丢失现象。

2电子档案管理中存在的问题分析

电子档案虽然优势明显，但是我院档案室在近年的工作中意识到电子档案的产生、收集、管理、利用与各部门密切相关；与各种软件、硬件的配备密切相关；与管理密切相关。各环节管理如果不协调，总有各种缺陷等待完善和弥补。

2.1电子文件自身缺限

电子文件具有依赖性和信息的不可识别性、信息载体的可分离性、信息的可共享性以及保存环境的特殊性［3］。因此，电子档案的收集依赖于操作软件。电子文件便于修改、复制，使体现原始记录的内容和形式不复存在。

2.2对电子档案资料收集整理重视不够

档案管理人员仍然将目光停留在传统的档案管理模式上，往往只注意收集医院颁发的行政文件，忽略了医务人员在从事医疗活动中形成的各种学术资料、电子视频教学传承资料、发表的论文、开展的科研课题、典型案例的影像资料等材料的收集归档，从而造成流失。

2.3对电子档案的管理仍然缺乏应有的专业技术能力

随着档案管理的数字化发展,电子文档越来越普遍。电子文档是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本和副本的差异，文件与档案之间很难划定界限，并且在机器上可以随时方便地复制电子文档。医院的档案管理者对这一新问题明显认识不够、经验不足。尽管引进了现代化设备，但是缺少专业培训，仅满足于一般的计算机操作，对于电子文件整理排序技术、信息安全保护技术、计算机病毒防治技术等知识匮乏，与医院档案量快速增长、档案信息电子化发展的需求存在一定的差距。

2.4在电子档案信息安全与保密方面重视不够

电子档案具有存放位置不固定性、载体可转换性、信息接受对象开放性以及文件内容可分解性的特点。电子档案原始数据来源于医院各个部门，各部门是电子档案的建立者或者是第一收集者，档案管理人员无法参与到档案的始建阶段，也无法控制各部门传播和利用的过程，因此，电子档案信息随时有被修改、窃取、销毁的危险。分布在医院各部门的载体一旦被病毒感染或被“黑客”侵入，就可能造成信息数据无法读取或载体内所存信息的丢失，甚至造成整个信息系统瘫痪。

3规范电子文档管理的措施和体会

我院是一所有着半个多世纪悠久历史的三甲中医医院，档案管理的历史相对也较长，传统档案形式保存较多。作为中医医院在信息化建设方面虽然起步较晚，但是，近几年来，由于领导重视,投入增加，建设速度很快。目前，计算机管理已全面应用于医院的医疗、管理活动中。医院信息系统（HIS）可以为医院所属部门提供病人医疗信息、财务核算分析信息、行政管理信息和院长统计决策信息，具备收集、存储、处理，具有提取信息和数据通讯的能力，基本能够满足各部门用户的信息需求。医院信息系统、电子病历病案系统、办公自动化系统、成本控制系统等电子信息技术的普及，医院办公自动化、网络化的日趋完善，极大地完善了医疗服务管理,提升了工作效率。医院各部门之间的信息交流90%均在网络中完成，由此，相应也减少了很多传统文件，而产生了大量的电子文件。如何收集、保存、利用好电子档案，医院对此具有前瞻性,非常重视。2011年以来，根据精细化管理的要求，结合当前档案工作的新趋势新特点，我院在规范电子档案管理方面主要采取了七个方面的措施。

3.1建立电子归档的管理要求，明确电子资料的归档范围

2011年我院明确了电子文件归档范围和电子文件类型。参照有关纸质、磁性载体、照片等文件材料的归档范围，划定保管期限。归档内容包括相应的背景信息和元数据等。凡是在医院活动中形成的具有一定价值，通过计算机操作、传输、存储等处理的公务文件，明确规定均应收集、拷贝，按时归档。具体包括：①电子文书：指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等；②电子图像：用数码相机、扫描仪等设备获得的静态图像文件；③图形文件：采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件；④影像文件：用视频设备获得并经计算机处理的动态图像文件；⑤声音文件：用音频设备获得并经计算机处理的文件；⑥多媒体文件：用计算机多媒体技术制作的文件；⑦数据文件：用计算机软硬件系统在信息处理中生成的各类参数、数据等；⑧程序文件：指计算机使用的或在某特定平台上开发的系统软件、支撑软件、应用软件以及相关软件的版本信息等。

3.2建立了完善的医院档案管理网络

实行院内三级档案管理网络，明确了档案室和各电子档案产生部门的相应职责。我院电子档案管理工作实行统一领导，明确分工，严格执行档案集中管理，由医院档案室具体负责，档案室隶属于医院办公室，由办公室予以指导，一名副院长分管医院档案工作，做到了层层负责，层层把关。三级档案管理机制相互配合、协作，把规范化管理延伸到归档前电子文件的形成、收集阶段，提前介入电子文件的运作与管理。院内行政管理与电子档案管理规范结合后，使文件的形成、检查、鉴定等一系列环节有章可循。所以，电子文件一旦形成，即可按照档案室提出的要求，进行鉴定、编目整理，通过网络传输，移交给档案室保存，档案室及时备份、存储，并定期归档，避免了电子文件被随意删除。

3.3严格执行电子文档归档操作要求

3.3.1医院建立了一整套科学、合理、严密的《电子文件管理制度》。将电子文件管理工作纳入档案管理流程和相关人员的岗位职责中，旨在通过加强对电子文件制作、形成、收集、积累、鉴定、审查、记录，实现对电子档案的全程管理，提高医院电子档案归档质量。

3.3.2档案室现行档案实行纸质媒介和电子文件并存形式，两者之间相互联系，相互补充。在整理文书档案时，实行在案卷目录中注明文件的电子档案编号，以利对应查找，规范文件的名称、主题词、关键词和逻辑结构，以便分配、检索。

3.3.3电子文件归档要求拷贝两套，一套封存，另一套提供借阅。对于医院发生的重大活动、重要事件所产生的电子文件，归档时进行辅助认证工作，并要求与相关纸质文件结合，定期完成物理归档，载体要求选择通用性好、存储质量好、存储容量大的。

3.3.4对医院陈旧档案分步实行“数字化”管理。我院建院历史较长，目前档案室室藏档案仍以传统载体为主，如纸质档案、照片档案、录像带档案等。由于电子档案具备诸多优势，目前我院档案室正在计划分批逐步对现有档案实施经过数字设备等加工服务，转变为数字化图像，形成数字化档案［4］。尤其对医院珍贵档案进行专业、大像素扫描，进行服务器和磁盘柜存储，再备份刻录成DVD光盘或胶片，制作成数字化档案，为抢救和更好地保存原始档案作出努力。

3.4改善存储条件，妥善保管

3.4.1创造良好的保存环境。根据载体的特性，2011年我院增设了一间适合于磁、光电介质保存环境的档案室间，该空间保持了良好的温度和湿度，能够满足避光、防尘、防虫、防有害气体腐蚀污染及防机械磨损和强烈震动等条件，对于保存电子档案、延缓载体的自身老化，减缓载体所存信息的自然衰减起到了较好的保障作用。

3.4.2加大投入,不断完善档案室信息化建设。近年来，医院先后配备了先进的电脑、专业扫描仪、刻录机、大容量硬盘、防磁柜等，购置了专业档案软件，为电子档案管理工作提供了良好的条件。

3.4.3对已归档电子档案载体实行定期有效的检测和维护，同时保证电子档案所依靠的技术及相关支持软件。定期复制、转储（每三年至五年一次），转储后的载体与原载体同样编号保存。对于出现破损的电子档案及时修复和补救。

3.5确保电子档案载体的安全

由于电子文档不同于纸质载体形成的文档，其安全性特别重要。在国外电子档案已经实施多年，许多国家和国际组织都颁布了指导原则，电子管理方面均有一套严密的管理制度，这些是我院值得借鉴和学习的。因此，我院档案室在电子文档安全管理方面结合网络安全要求和保密制度，草拟和制定了更加切合实际的电子文档管理办法。该办法主要针对电子文档的非法访问、拷贝和对电子文档的篡改、非法打印问题，实施了一系列的安全措施。①通过对文件设置入口命令、口令、加密、注册登录来控制非法用户的访问。②通过提供特殊服务器来控制用户对文件的拷贝、下载、打印，利用防写技术将电子文档设置为“只读”状态，只允许读取而不能对其做任何修改。③在电子文档管理全过程中，严格遵守操作规程，并对其原始性进行认定，实行备份制度。④实施跟踪记录机制，实时记录电子文档的收集、整理、管理和使用等情况，在形成、处理、保管的过程中都有真实记录供查询，进行有效的跟踪监控。安装先进的防毒杀毒软件，建立防火墙，在局域网中应用VLAN（虚拟局域网技术）等［5］，强化网络安全，阻止病毒传播，隔离广播风暴，防止对电子文档恶意破坏和篡改。2012年我院全部实行了内外网物理隔离，确保了电子档案安全。

3.6加强医院办公自动化系统建设

由于医院办公自动化系统与档案管理系统、医院局域网系统之间存在不兼容情况，要实现依托医院HIS系统强化医院办公自动化系统、实现医院行政工作效率的提升、实现档案信息资源共享，必须在三者之间建立交换平台。2009年以来，我院在信息化建设方面实行有目的、有计划、有步骤，科学、合理发展。2011年办公自动化系统投入使用，该系统涵盖了医院各项业务办公领域，非常有利于归档各种电子档案。今年，我院继续完善信息化建设，在近期提出的第四期信息化建设需求分析中，档案室提出了通过进一步规范和统一网络办公自动化，规范办公自动化系统的操作管理，借助计算机网络技术和现代通讯技术，组建联合信息网络，实现不同软件下的数据转换，目前正在落实当中，不久将较好地解决我院多个网络系统无法对接，多数职能科室知识使用计算机单机办公，对所形成的电子文件未能进行统一管理的问题，节省时间，避免重复著录工作，方便网上电子档案的提供利用，有利于做好计算机组卷归档。

3.7注重档案管理队伍建设

积极培养档案队伍“多能”型复合型人才。要求档案员既要掌握专业知识、掌握现代化信息技术，又要熟练运用计算机以及现代化办公、通讯设备进行电子信息制作、使用、维护、管理，介入文件的形成和保管，参与电子文件管理、检索系统的规划设计。

电子文件来源广泛，形成者有业务管理部门也有数据录入人员、信息管理人员、计算机技术人员，医院档案室定期组织各部门此类档案兼职人员进行电子文档业务知识培训学习。将医院制定的电子文件管理制度形成文字材料，发到医院各职能部门，组织电子文件全程管理学习，并将电子文件归档工作纳入本部门的目标考核中。强化档案意识、保密意识、信息安全意识，提高运用和处理现代化信息的能力，担负起对电子文档监督管理的责任。

信息高速发展对档案管理提出了更高的要求，传统档案管理方式必然向现代信息化电子档案管理方式转变。医院电子档案规范化管理是一项系统工程，医院应根据自身实际情况，创造条件，配置与档案管理现代化相适应的软、硬件综合条件，采取措施，确保电子档案管理形成一套科学化、规范化、流程化、标准化的安全、高效档案管理模式，以适应现代医院数字化发展的要求，更好地为医院决策层、为医院建设发展提供有价值的档案信息服务。

参考文献

［1］肖成刚.论电子档案利用的利与弊［J］.医学信息,2010(6):44.

［2］殷红娟,王宏伟.文书档案管理的探讨［J］.健康大视野,2012(8):239-240.

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建立健全电子文件档案管理机制，是档案部门和档案工作者一项责无旁贷的任务。管理好电子文件档案关系到国家和社会历史记忆的长期保存，极具重要意义。面对电子文件档案的大量形成，研究和规范电子文件档案的管理、利用和电子文件长久保存，这就需要创新工作思路，适应当今信息时代，把电子文件档案管理工作做得更好。

一、归档方法

1.保证电子档案的质量。明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、作数据、检测数据等。

2.保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。

3.在内容、相关说明及描述上保持一致。此方法用于归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时。

4.适时生成纸质文件等硬拷贝。具有保存价值的电子文件进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。

二、收集、积累方法

1. 及时按照要求制作电子文件备份。

2. 每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。

3. 电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。

4. 电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。

5. 电子文件性质代码：R―草稿性电子文件；U―非正式电子文件；O―正式电子文件；N―无纸电子文件；T―文本文件；I一图象文件；G―图形文件；V一影像文件；A―声音文件；M―多媒体文件；P―计算机程序；D―数据文件。

三、电子文件的整理

1. 电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素相对集中。

2. 电子文件应按《档案著录规则》著录，并制成机读目录。

3. 归档电子文件应填写登记表。

四、电子档案的移交与保管

电子文件归档后按有关规定移交至档案保管部门，作为电子档案进行保管。v1. 检验。档案保管部门应配备相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法样本数不少于总数的20%合格率应达到100%。

2.检验项目。 载体有划痕，是否清洁，有无病毒。核实电子档案的完整性和有效性审核手续。 核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。将检验结果填入电子档案人库登记表。检验有不合格的，应退回形成单位，重新制作。

3.移交手续验收合格后，档案保管部门在电子档案人库登记表上签字盖章，一式2份，一份交电子文件形成单位一份自存。

4.保管要求电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件： 归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形。环境温度选定范围： 14℃― 24℃；相对湿度选定范围：45%―60%。存放时应注意远离强磁场，并与有害气本隔离。电子档案在形成单位的保管，也应参照上述条件。

5.存效性保证。每满1年，对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记。每满2年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。磁性载体上的电子档案，每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。定期检验结果应填入电子档案管理登记表。

6.利用。电子档案的封存载体不得外借。利用时使用拷贝件，利用时要遵守保密规定。利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。具有保密要求的电子档案上网时必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。

7.电子档案的销毁鉴定。电子档案的销毁鉴定，按国家现行有关规定执行。 电子档案的销毁，应在办理审批手续后，方可实施。非保密电子档案可进行逻辑删除，属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。

8. 统计档案保管部门应及时按年度对电子档案的保管，利用等情况进行统计。

五、电子文件档案管理的重要性

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一、前言

几年来，我在县民政局从事低保工作，整理完善低保档案，在档案管理工作的规范化、电子化上进行了有益的尝试，体会颇深，有了一些新的见解和认知，与大家进行共同探讨。

城乡居民最低生活保障，简称低保，包括城镇低保和农村低保。低保政策是一项对低于当地最低生活标准的城乡贫困人口实行差额补贴的社会救助制度，也是一项很重要的惠民政策，它是保证贫困群众的生存之本。

贫困对象向户口所在地即村委会（或社区居委会）提出书面申请和身份证等相关材料，村委会（或社区居委会）通过开会评议，评选出符合条件的对象上交乡镇民政所（或社区办），调查核实该户情况是否属实后上交我们低保股，统一入户调查并在村级政务公开栏公示7天无异议，才可享受低保待遇。

二、档案管理工作的规范化电子化策略

1.保证信息资料健全

低保档案包括城乡居民最低生活申请表和审批表、身份证和户口本复印件，均一式三份，由县、乡（或社区办）、村委会（或社区居委会）三级分别保管，政务公开栏公示照片和收入证明等相关材料一份由我们低保股保管。

城乡最低生活保障申请表、审批表，身份证和户口本复印件公示照片缺一不可，且申请表、审批表需填写低保对象的户主信息，如姓名、性别、身份证号码、家庭住址、家庭成员的详细信息、有无劳动能力、家庭收入、住房情况和土地等，审批表上除填写低保户信息外，还有村级委员会（或社区委员会）主管领导签字盖章，乡镇民政所（或社区办）主管领导签字盖章。

2.加强低保档案的规范化管理

低保户的申请表和审批表均由黑色碳素笔手写，字迹工整，文字周正，大小写要区分。低保金按月发放，且我们低保股已于2008年底实行社会化发放。我县共13个乡镇，232个村，我们低保股已更换成新铁皮柜，实行每乡一档案柜，每户一档案袋，以村委会（社区居委会）为单位附上索引，明显标志编号。且我们低保股已安装防盗门窗，以保障低保档案的安全，并设定出专人专岗来管理档案。为了进一步加强低保档案规范化管理，笔者认为应当建立和完善纳入档案管理体系的领导负责制、综合计划制以及目标管理制和部门及个人考核制。在单位内部，分工职责一定要明确；在目标管理以及考核实施细则、目标管理考核结果以及任务分解表中，应当体现出档案管理工作的重要性；在制定综合计划时，应当充分考虑低保档案以及软硬件客观要求，确保档案管理设施的齐全、资金充足。

3.低保档案的电子化

我县人口众多，纸质档案翻阅起来费时费力，我们低保股也在全面进行全县几千低保户档案的电子化，包含低保户的姓名、性别、身份证号码、家庭成员信息等。这样也为查找单个低保户信息大大节省了时间，提高了效率，且为低保档案又上了一份保险。建立统一的低保档案管理制度，以做实做细低保档案为抓手，在纸质档案的基础上，不断完善电子档案信息内容，并将每月城乡低保对象与现有低保户档案进行比对，对不符合条件的低保对象坚决予以取消，对新增的对象及时进行调整，将低保信息系统里的数据进行清查复审，全力做到电子档案与城乡最低生活保障信息保持一致。

4.低保档案的动态管理

低保户并不是永久性不变，而是动态管理，每个月有条件好转的或去世的低保对象进行删减，对条件不好的贫困对象予以增加进来，随之县乡村三级的低保档案也要相应增减。档案管理工作加强流程管理。档案是由文件材料转化而来的，档案工作通过抓好文件材料形成过程各个环节的质量控制，对档案工作管理质量的提高具有重要意义。档案作为一种特殊的“产品”，其设计、开发以及利用全过程，都应当符合质量要求。档案管理工作的规范化和电子化，要求从文件形成的具体环节入手，对齐进行动态化管理。从某种意义上讲，档案管理中的问题，虽然比较容易解决，但是文件材料的形成办理问题，却是比较棘手的。比如，有些问题当时得到了补救，但是文件材料的原始凭证以及依据作用等都会丧失，档案就会失去了保存价值。加强流程管理，控制好产品的各个过程，才能保证归档文件的有效性，档案工作规范化管理才可持续性改进。

总而言之，档案管理工作的模式的改变与机制的改进，并非一蹴而就的，需要合理的规划，从思想观念、制度以及人员和技术管理等方面着手，形成合力，才能使档案管理工作真正地实现规范化、电子化。

参考文献

[1]陈文天.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J]城建档案，2015（10）

[2]何彦.关于文书档案管理工作的规范化思考[J]办公室业务，2016（1）

[3]张洋.刍议如何加强管理档案管理工作的规范化管理[J]科技创新与应用，2015（12）

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中图分类号：G647 文献标识码：A DOI：10.3969/j.issn.1672-8181.2014.06.016

电子档案是信息时代背景下诞生的一种全新档案类型，与传统纸质档案在保存和管理上存在很大不同，而医学高校中的电子档案类型和数量又较多，因而为了提高电子档案管理水平，管理人员应该采取相应措施对电子档案进行管理，以便提高医学高校的工作效率。

1 当前医学高校中电子档案管理中存在的问题

1.1 对电子档案管理的意识不够

由于电子档案是完全存储在计算机当中，因而在实际管理过程中，管理人员过分依赖于计算机，对于一些重要档案和文件没有及时进行备份打印处理，使得在计算机出现问题时导致一些重要电子档案丢失[1]。同时，在电子档案的管理上，管理人员还保留着传统的档案管理意识，在管理模式上还是维持着重保管而轻服务的模式，并且对于电子档案还缺少一定的归档意识，没有及时将电子文件进行保存归档，这就使得很多电子文件在不断删除、覆盖的操作中被流失，造成很多档案资源的浪费。而另一方面，有部分管理人员则在电子档案的管理上将所有电子文件通通打印归档，使得很多无意义的文件归入到电子档案当中，这无疑增加了电子档案的管理工作量。

1.2 电子档案的管理不规范

随着计算机技术在医学高校中的普及应用，医学高校中的电子档案数量也越来越多，如何对这些电子档案进行规范管理成为档案管理人员的工作重点。有很多高校档案室缺少必要的电子档案管理规范，管理人员在对电子档案进行整理时由于缺少一定的规范，各自整理的结果都不相同，反而增加了电子档案的管理困难。同时在档案安全方面，医学高校中也缺少必要的安全管理规范，很多教师和管理者对电子档案进行处理时只是简单地进行逻辑归档，并没有采取相应的安全措施对电子档案加以保护，同时，部分档案管理者对计算机技术了解过少，对于如何利用计算机技术对电子档案进行安全管理不甚了解，这就使得学校的电子档案处于危险境地中，一旦计算机网络出现问题，就会造成电子档案的丢失。

1.3 缺乏电子档案管理人才

有的医学高校中对于电子档案管理并不重视，也没有设置专门的管理机构进行管理，而即使设立了管理部门对电子档案进行管理，但管理部门的人员很多都缺少必要的电子档案管理知识，对网络技术了解又很少，这就使得电子档案管理不符合相关档案管理要求，而高校电子档案由于缺少有效的管理，导致电子档案丢失、泄露等问题经常发生，归结起来都是缺少相应的管理人才造成的。而现有的管理人员自身素质又较低，导致整个医学高校的电子档案管理处于低效状态中。

2 信息时代电子档案管理的策略

2.1 建立相关电子档案管理规范

医学高校应该针对电子档案的特殊性质，并结合学校自身档案文件情况，建立相关电子档案管理规范和标准，对电子档案的归档工作、信息采集工作、整合工作以及安全管理等方面进行明确，并健全相关电子档案信息化管理机制，推动医学高校电子档案管理的信息化发展[2]。同时，针对电子档案管理中存在的归档问题，学校应该建立相应的归档制度，从档案的形成到开发利用每一个环节都要进行明确，实施对电子档案的全过程管理，对每个环节管理人员的职责进行明确，以保证医学高校中的电子档案管理能够有规范可依。

2.2 加强电子档案形成管理

针对于电子档案在归档前很多信息流失或是不加筛选地全部归档的问题，档案管理人员应该加强对归档前的电子档案形成管理，既要确保电子档案的完整性，又要仔细进行筛选。而为了做到这一点，有必要建立相关的归档政策，在保证管理人员在收集电子档案时妥善对档案文件进行保管，减少信息流失，同时还可指派专人进行电子档案的累积工作，对于公务性电子文件，不论是网上上传的还是网上下发的都应该进行归档保存，并且要及时进行打印处理，以防止档案在计算机出现问题时丢失。在具体的处理措施上，主要有以下几点，一是将归档的档案文件通通用汉字处理软件进行归档处理，并用文本形式进行保存；二是对于归档的电子档案应该统一保存在档案室的电脑硬盘上，并且定期档案管理人员要将其刻录在光盘上以防丢失；三是对于从各个部门中收集来的电子档案文件应该统一用杀毒软件进行杀毒处理，以保证档案的安全。

2.3 加强对电子档案的安全管理

制定相应的安全管理规范，从电子档案的形成到存储、处理和利用都应该制定相应的安全措施，例如在存储电子档案时要选取性能好的存储载体进行保存，同时要加强对光盘保存环境的管理，避免光盘受到有害气体或是强光的危害造成电子档案丢失[3]。再者，对于存储在电脑中的档案文件，管理人员应该在电脑上建立相关的安全保护系统，加强病毒防护措施，包括安装杀毒软件和防护墙等，保护电子档案安全。

2.4 提高电子档案管理人员素质

电子档案管理与传统纸质档案管理相比，其对管理技术的要求更高，因而对管理者的素质要求更高。学校应该加强对档案管理室人员的培训工作，丰富其在电子档案和计算机技术方面的知识，提升管理人员对电子档案的管理能力[4]。同时，要注意培养和引进具有专业电子档案管理技术的人才，提高电子档案管理的人员素质，促进电子档案管理水平的提升。

3 结语

医学高校电子档案是学校教学管理和行政管理的重要资源，高校档案管理人员应该从学校实际管理工作出发，积极采取有效的管理措施，强化医学高校的电子档案管理，提高电子档案管理水平，以促进医学高校教学和行政管理工作效率的提高。

参考文献：

[1]朱焕芝，罗慧芳.信息时代高校电子档案与纸质档案并存管理的思考[J].河北联合大学学报（医学版），2012，（2）.

[2]曹俊兴，程孝良，赵亮，孙爱珍.基于质量管理的高校本科专业电子档案系统建设[J].成都理工大学学报（社会科学版），2011，（4）.

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高校档案管理是高校对在其教学、科研、行政管理和其他活动中形成的记录和保存各种信息的各种文字、图表、音像制品等各种载体的综合进行收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的系统活动。而院级档案管理是一种事后行为，往往容易忽视，或是不够规范。学院作为高校的二级单位同样也承担着较大的档案管理工作，除了有校级文件的归档还有院级教学事业发展的档案管理。因此完善的高校院级档案管理有利于高校教学、科研工作状态监控，有利于发展规划和教学质量监控体系的科学化，有助于推动高校教学工作的发展，教学改革的深化和整体管理水平的提高。本文就现阶段我国高校院级档案管理中存在的问题进行一些探讨，并在此基础上提出些对策与建议。

一、 高校院级档案管理中存在的问题

第一、 档案管理理念落后， 管理意识淡薄。我国许多高校院级办公室的档案管理人员都是兼职的档案管理者，因此在日常的工作中，对档案的管理意识比较薄弱，往往只是流于形式，不重视日常材料的搜集和归档，缺乏责任心，工作态度敷衍塞责，重程序，轻结果，常常产生“ 文牍主义”和“目标置换”。并没有形成较好的管理规范。

第二、档案管理人员专业素质不高， 结构不合理。在高校里只有少数人员是专职的档案管理人员，而在院级单位的工作人员多数都是兼职的档案管理人员，并没有接受过专门的培训，因此对于如何开展文件的归档和规范管理好院级的档案是亟待解决的首要问题。同时目前有相当一部分档案人员还跟不上时代的步伐，还缺乏必要的素质和开发档案信息的能力。

第三、 档案管理信息化建设不足。由于院级办公室档案管理涉及到教学、科研、学生、对外联系等多种文献资料，是为了实现某项计划或一定目标而形成的文献，当某项计划或一定目标实现以后，由此而形成的文献资料往往不被人们所重视，错过及时整理和归档的大好时机，造成文献资料的丢失。

二、完善我国高校院级档案管理的建议

第一、要提高对高校档案管理工作规范化意识的正确认识。 高校院级档案的合理建立、有效管理、科学利用是高校院级档案管理工作规范化的主要目标。 从高校发展的实践看，完善院级办公室档案管理工作规范化，对推动教育改革、提高教学质量和工作效率、实现科学管理、开展科学研究、展示学校综合实力等具有重要作用。 为了加强院级办公室档案管理工作规范化建设，充分发挥档案在教学管理过程中的积极作用，要依据教育教学发展的客观规律，不断提高对院级办公室档案管理工作规范化认识，充分发挥各种档案资料的使用价值，使其为教学科研服务，为课程建设、学科建设和专业建设服务。

第二、要提高院级办公室兼职档案管理人员的综合素质。 目前，绝大多数高校的院级兼职档案管理人员都不是档案管理专业毕业的，大多是“门外汉”，档案管理知识很粗浅，不能很好地胜任此项工作。 这就需要高校创造各种机会对他们进行专业培训。 可以采取送他们到档案管理工作做得好的高校去学习，或请外校专家来作专题讲座。 通过各种途径来提高他们的综合管理水平和专业技能。 同时要健全院级档案管理规章制度，制定兼职档案管理人员的岗位责任制，不断增强档案管理人员责任意识和大局意识。

第三、要建立档案管理信息化服务网络，实现高校档案管理信息资源共享的目的。 加大资金投入建立数字化网络平台，院级档案资料建设在创建传统纸质档案资料的同时，一定要优先发展电子档案资料，这将为院级档案资料建设和管理开辟广阔的前景。建立档案管理信息化服务网络的意义，在于通过网络可以联接分散于各处的信息资源，使所有档案管理信息实现资源共享，使得高校广大师生能够克服地域和时空的局限更好地协调了解学校教育管理信息和各种要求，实现档案管理信息化为一线教学服务。

第四、要根据档案管理规范化的要求，建立院级办公室档案资料索引自动化，设置和强化网上查询功能。 众所周知，电子档案系统的建立，节省了大量人力和物力，广大师生可以在很短的时间内，不用支付任何费用就可以阅览或下载本院系几年来的文件资料，如经典教案、讲义、电子课件等。 这些丰富快捷的电子档案资料对于提高新教师的备课质量，使年轻教师尽快成长起来具有积极的促进作用。也为教师更好地“教”和学生更好地“学”提供便捷的服务。 但许多高校院级电子档案功能远未开发出来，这种状况一旦改变，就会极大地推动广大师生间的学习和交流，从而提高教学实效。

第五、要重视和关心档案管理工作，不断提高院级档案管理水平。 院级领导应把档案管理规范化工作列入行政管理工作议事日程，院级班子成员中要有专人分管此项工作，平时要加强对档案管理规范化工作的指导和监督。 安排管理水平高，责任心强的院级办公室管理人员担当此项工作。 要建立检查监督激励机制，把院级档案管理工作做得出色的人员推荐到学院作经验交流。 并且，真正把院级办公室档案管理规范化工作纳入法制轨道，做到奖惩分明，使院级办公室档案管理工作规范化在高校教学管理中发挥积极作用。

高等教育承担着培养高级专门人才、发展科学技术文化、促进社会主义现代化建设的重大任务。 提高质量是高等教育发展的核心任务，是建设高等教育强国的基本要求。 高校院级档案管理工作需要不断创新，只有不断的创新才能促进质量的提高。 因此，实现高校院级档案管理工作科学化、制度化、规范化势在必行，任重道远。

参考文献：

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一、研究背景及意义

近年来，信息化建设已成为档案发展的新方向，特别是以信息技术为核心的信息化建设已成为社会发展的强大推动力。2002年国家档案局、中央档案馆《全国档案信息化建设实施纲要》，标志着我国档案信息化建设的启动。《全国档案事业发展“十五”计划》中，国家明确指出“把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局。”紧跟国家信息化建设的步伐，实现档案信息化建设与国家信息化建设同步发展，已经成为档案部门的一项重要而紧迫的任务。回顾我国档案信息化的历程，总共经历了萌芽起步（20世纪70年代末～90年代初期）、快速推进（20世纪90年代中期～21世纪初）以及系统发展（21世纪以后）三个阶段。随着信息化时代的到来，海量电子文件数据的涌现以及包括云计算、大数据处理技术、4G通信等新兴技术的发展，无一不使传统的纸质文件生命周期理论、全宗理论和价值鉴定理论受到了挑战。海量电子文件的管理以及利用已成为档案学理论的新发展方向，也是档案信息化建设的重点方向。本文根据广州市城市建设档案馆自行编制的《广州市城市建设声像电子档案管理规范》以及自主研发的规范化声像电子档案管理系统展开调研，以期简述广州市城市建设档案馆档案信息化建设的现状并提出发展对策。

二、档案信息化的概述

20世纪60年代日本的学者首次提出了信息化，而后20世纪70年代后期西方学者提出了“信息社会”、“信息时代”等概念。我国信息化起步较晚，1997年召开了全国第一次信息化工作会议。目前，关于档案信息化并没有统一的定义，与档案信息化相关的诸如档案数字化、档案信息数字化等，其定义有一定的相似性却又不尽相同。有关档案信息化的内涵，杨公之(2011)定义为“档案信息化是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。”[1]张珺（2009）认为档案信息化是档案工作与信息技术手段的结合；档案信息化是档案事业发展中的一项动态系统工程，由诸多相关项目构成，是现代信息技术手段对管理目标的支持。[2]孟世恩与王颖（2004）认为档案信息化可理解为“是以现代信息技术在档案工作领域的实际运用为基础，以档案信息的资源化为主导，以实现资源共享为目的推动档案工作发展的进步过程”。[3]《全国档案信息化建设实施纲要》对档案信息化的表述为“以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程。”系统核心功能方面还需要进一步完善。目前对于系统的配置管理、备份恢复、权限管理等核心的后台管理功能都还比较简单，存在严重的管理和安全风险。而且目前系统的部分核心业务功能严重不足，例如软件对于图片档案的完整性管理的缺乏，导致一些查询需要投入大量人力进行，对于声像档案的查询利用和编研工作都带来诸多不便。4.系统设计中尚未考虑到未来电子档案和长期保存需要目前的系统主要处于应付现阶段的管理模式，即以纸质+数字化的双套制模式，不具备原生电子文件归档功能，也没有针对电子档案真实性、完整性、可用性、安全性的设计考虑。从长远来看，结合信息化改革步伐（例如国土规划信息化工作建设目标）以及本地信息环境的现实(云计算环境的逐步成熟和认证技术的落地)，未来城建声像电子档案管理系统应定位高远，需要面向电子档案管理的需要进行通盘考虑。

三、基于声像电子管理规范的档案信息化建设

广州城市建设档案馆的信息化建设工作开展较早，上个世纪90年代初便开始着手建立档案管理信息系统，在2002年后该馆开始致力于建设数字城建档案馆。目前使用的声像档案管理系统为2005年开发的系统，随着内外部环境的飞速变化与发展，使得现有的系统目前面临着内外部环境的双重压力，其中既有信息系统自身业务需求发展所带来的内部推动力，又有环境调整所带来的外部拉动力，在双向驱动力的作用下，信息系统的升级工作势在必行。因此，该声像系统的搭建正好解决了目前广州市城建档案馆对信息化升级的要求。《广州市城市建设声像电子档案管理规范》由广州市城建档案馆在多年实践中拟定，在业界也是首次明确以声像电子档案为研究对象，其规定了声像电子档案的术语和定义，声像电子档案的收集、整理、移交、保管、利用和元数据要求。针对原系统的不足以及工作中出现的各种问题，并基于《广州市城市建设声像电子档案管理规范》中明确的标准、定义，利用成熟、专业的声像处理技术，从以上有关信息化的表述中，我们可以发现信息技术、开发利用、资源共享这三个关键词，虽然表述略有差异，但是，我们可以认为档案信息化就是运用信息技术开发利用档案，最终达到资源共享的目的。

广州市城建档案馆现有的业务管理模式定型于本世纪初，馆内以“数字化生产、档案编研、自主建设”为立足点，在工作过程中取得了不少成果与荣誉，并曾一度成为城建档案行业的学习典范。随着时代的发展，新的上位法、国家标准和事业单位行政分类改革赋予广州市城市建设档案馆在城建声像档案工作职能上的转变，尤其使得其工作流程、服务方式、服务对象以及数量格式上产生的巨大变化，原有的声像档案管理系统的功能模块已经难以应对日常工作中的管理需求，主要问题体现在以下几方面。1.顶层架构设计不足广州城建档案馆信息化工作总的来说是受业务需求驱动，历经数十年时间的建设由多个系统构成的集合，尚未形成内部密切联系、资源有效共享的覆盖核心业务流程的综合性的信息系统。现有的子系统集合有拼凑之感，无论从命名，乃至到功能覆盖范围来看，系统之间的关系并不是很清晰，软硬件平台不够统一，使用部门和功能比较分散，信息集成度较低。这些已不能适应业务管理要求和新型城市化发展的要求。随着时间的推移和业务管理的不断发展，信息共享和系统集成的难度日益加大。2.系统功能整体性表现不足现有系统在整体层面上存在升级换代缓慢，用户体验友好性不足，子系统零散，缺乏统一入口等问题。现有系统中有相当部分都是独立建设的，各项业务功能基本上是陆续拼接的，使用的编程平台和后台软件存在较大差异，因而难以进行总体性的功能框架展示。目前信息系统对于业务活动的覆盖面还不够充分，例如实体管理与资源存储管理就还很不完善，功能模块之间的联系基本上属于各自为战的局面，用户需要根据自己的职权选择进入不同的系统进行操作，加上命名方面的随意性，导致用户体验较为零乱，没有整体性概念。3.核心功能有待进一步强化建立专门的声像档案管理系统，对声像档案信息资源进行集中有效管理，通过网络方式相互连接和提供利用，实现声像档案信息的有效、规范、科学管理以及资源共享。作为海量声像档案库，能和其他信息系统建立关联，提供声像档案资料从档案收集、档案管理、档案利用完整流程的全流程的管理系统。其中功能模块主要包括配设任务申请、任务分配、成果数据、数据查看、声像档案利用、著录、目录生成、档案移交、专题制作、查询检索、统计报表档案、用户权限管理。本声像电子档案管理系统是基于《广州市城市建设声像电子档案管理规范》的需求而量身订造的。该系统的上线及推广使用，将在一定程度上改变广州市城市建设档案馆目前的工作流程，提高其对声像电子档案管理及调用的效率。这不仅顺应了国家大力发展“互联网＋”的战略方针，而且通过《广州市城市建设声像电子档案管理规范》与系统的相互结合，使得整个系统在使用上有章可循，有法可依。这将有效提高整个系统的搜索效率及降低维护成本。同时，这种标准化的系统也值得国内其他城市参考，我们可以预想在不久的将来全国各地都遵循一个统一标准进行对声像电子文档的管理，存放在一个相同的系统下，这个系统所产生的价值将是不可估量的。

作者:林康子 单位:广东省广州市城市建设档案技术咨询服务公司

参考文献：

[1]杨公之.档案信息化建设导论[M]中国档案出版社，2001(9).

[2]张珺.我国档案信息化建设的分析与对策[D]，2009.

[3]孟世恩，王颖.对我国档案信息化建设实施的理论思考[J].档案学研究，2004（5）.

[4]翟玉芳.档案信息化建设研究[J].档案研究，2016(1).

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档案资料是社会经济发展必不可少的宝贵信息资源，随着技术的发展与进步，档案由最初的纸质存档发展成现在的电子存档，与之相应的是对档案信息化的需求进一步增强。而如今迅猛发展和广泛应用的信息技术，更是为档案的信息化建设创造了前所未有的契机。作为我国五大保障险种之一的医疗保险，其系统涉及到群众根本利益，其档案管理工作就显得尤为重要，在“大数据”和“互联网+”背景下，档案管理的信息化是利国利民的，也是势在必行的。

一、医疗保险档案信息化建设的重要性

杨公之主编的《档案信息化建设导论》中定义档案信息化建设为：“在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。”医疗保险档案信息化建设作为医疗保障系统档案信息化建设的一个重要组成部分，尤其是在当前快速发展的信息社会中，信息技术变革了医疗保险传统的信息管理模式，使得以计算机及档案管理软件应用为主，利用计算机、扫描仪等对档案进行搜索、存储和管理，成为了医疗保险档案管理方式发展的必然趋势，也是医疗保险实现信息共享、实现与医疗保险系统联网，保障人民群众效益的重要手段。

二、全面完成医疗保险档案信息化建设的主要任务

1.完善医疗保险档案管理基础设施

医疗保险档案的管理需配置足够面积的医疗保险档案室，档案室内要配备足够的档案管理设备，例如档案柜，杀虫剂，干燥剂等，与此同时，电子档案储存应用还需服务器智能设施、制冷设备、干燥设备、防火设备、自动温控设备等软硬件设施。由于数据服务器为档案管理人员提供了极大的便捷，档案管理人员可以通过计算机等数据服务器进行医疗保险档案的收文、查询、借阅、返还等档案的归档利用和管理工作。同时由于医疗保险工作面对的社会群体具有广泛性及医疗保险处本身具有的社会公益性等特点，医疗保险电子档案信息更加复杂繁多，对于数据服务器基础配置也有着更高的要求，因此提高医疗保险档案管理部门的数据库服务器硬件配置和网络拓扑率，是进行医疗保险档案信息化建设的必要条件。另外，随着医疗保障制度的进一步完善，医疗保险涉及人员范围的进一步扩大，建立和完善医疗保险档案信息系统局域网，使档案管理的各项工作趋于网络化，在一定范围内实现医疗保险档案信息的共享，是现阶段人民群众对加强医疗保险电子档案信息利用的迫切要求。

2.制定严格的医疗保险电子档案归档及管理规范

档案信息电子化主要是通过计算机、扫描仪等现代数据录入设备将档案资料整理输入数据库服务器，使之转变成数据资料再加以储存和应用。其一，根据相关法律法规，因地制宜地制定医疗保险档案管理规范，并定期组织医疗保险档案管理人员学习最新的档案管理办法，根据新法规及时修正档案文件管理规范。其次，建立健全医疗保险档案目录数据库，建立健全医疗保险档案电子数据的索引机制，对医疗保险档案实现数据化管理，规范医疗保险档案电子数据的归档与管理，保证电子档案信息的科学保管和有效利用。再次，注重特殊病号、特殊报销比例的医疗保险电子档案的管理，方便医疗保险档案管理人员及时查阅。

3.培养与发展高素质医疗保险档案管理人才

（1）医疗保险档案管理人员需要具备较高的政治修养与责任心，这就要求医疗保险档案管理人员要熟悉档案管理政策，具备良好的职业道德和强烈的责任感，有扎根医疗保险档案基础工作的信心和决心。

（2）医疗保险档案管理人员需要具备电子档案专业技能。针对新形势对档案工作的要求，医疗保险档案管理人员面对信息时代“打铁还需自身硬”，需要加强信息技术的学习，加强信息技术的实践，熟练掌握现代数据挖掘技术、大数据分析技术等新兴信息技术，使医疗保险档案管理跟的上信息时展的步伐。

（3）医疗保险档案人员需要是具备综合素质的复合型人。

新形势下，医疗保险档案需要管理方法、纸质档案、数据库服务器三位一体的复合型人才，综合运用管理理念、计算机知识、信息技术知识、档案专业知识等，从而对档案工作进行有效的管理。同时也需要用现代网络技术整合医疗保险传统档案管理模式，为医疗保险档案信息化建设提供有力的网络梳理与网络保障。

4.注重医疗保险档案信息数据安全

由于电子信息应用会受到来自病毒和黑客等问题的影响，因此保管医疗保险档案数据的服务器各种防病毒措施及设备要完善，针对部分需要提供网络共享的医疗保险电子档案信息资源，必须提供有效的网络安全保障；在档案信息化的同时，更不可忽视纸质档案的保存，要“两条腿走路”“两套账并存”，要实现电子档案与纸质档案并存。

医疗保险档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，它需要完善的基础设施、先进的管理规范、优秀的档案管理人员、严谨的安全措施等各方面的综合配合，实现医疗保险档案信息化建设是医疗保险现代化管理的重要组成部分。信息化是当今世界和社会发展的大趋势，只有积极推动医疗保险档案信息化建设进程，才能适应社会和时展的需要，更好地服务社会。尤其是医疗保障险种的社会公益性决定了其服务团体的广泛性，而其自身档案信息化建设历程又是社会档案信息化建设历程的直接体现，因此，加强医疗保险档案信息化建设不只是医疗事业可持续发展的需要，更是整个社会可持续发展的必然要求。

参考文献：

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纸质档案具有内容真实可靠、易于长久保存、载体相对稳定等优点但同时也存在文件形成时间长、整理费时费力、存储密度小、检索速度慢等缺点将逐渐被电子档案所取代而在未来很长一段时间还将处于纸质档案和电子档案交织的时期。

1.2电子档案管理体系尚未健全

目前很多企业无健全的电子档案管理系统或者正处于电子档案系统的初步建立阶段。缺少电子数据库及计算机软件维护的专职人员段有专门的档案管理人员且缺乏档案专业的系统学习次缺专业技术能力对档案的管理只停留于简单的整理建档而不能充分发挥档案信息在领导决策和事业发展中的助推作用。.33电子档案管理集中管理与分散管理并行。电子档案因易于形成在企业各部门的电子档案多存于各自的计算机中,形成了企业档案管理部门集中管理和各部门档案分散管理并行的模式。由于很多企业没有实行电子档案管理软件致使档案管理部门和部之间分散管理无法同步,存在着遗漏存档和重复存档的情况,且部门分散管理易于删改和销毁不利于保证档案的真实性和可靠性。

2目前企业电子档案管理中存在的问题

2.1企业电子档案管理规范缺失

一些企业对档案管理重视不够忽视档案在企业中的作用致使缺少明确的业务流程和管理规范,电子档案管理没有可操作的规范和依据使得大多数企业的电子文件就是简单的存储在计算机硬盘上,用文件夹加以分类对电子文档的特殊性和技术性没有充分认识,一旦计算机遭受人为或自然损坏企业将会承受难以挽回的损失。

2.2电子档案对载体的依赖性较大

传统的档案大多依赖于纸、笔作为介质易于保存出现变动的可能性较小。而电子档案多数依赖于计算机软件和硬件,一旦出现软件和硬件损坏,电子档案极易丢失不可还原。

2.3企业人员对于档案数字化管理认识不足

目前在大多企业中着遍采用电脑进行文书写作或表格制作来代替传统的手绘。但对已生成的文件往往经过打印和传递之后就被人忽视,文件并没有及时得到保存。长此以往企业电脑中的各类原始文档被不断的修改覆盖甚至删除失去了整理和管理的价值。企业工作人员对电子文件的保存几乎没有管理概念就连有些档案管理人员对其都没有一个正确理性的认知从为将电子文件保存在计算机内就算归档甚至还有企业出现保存电子档案的电脑可以随意使用文件经常在没有管理者的情况下被修改或覆盖。

3企业电子档案管理的有效措施

3.1完善企业电子档案管理制度

制定和完善电子档案制度是保证企业电子档案管理的必要手段。通过建立健全电子档案管理制度,明确电子档案管理部门和管理流程,明晰文件归档、分类、保存期限、保存方法等具体操作规范保证档案管理有章可循。

3.2整合电子档案与纸质档案同步管理

电子档案和纸质档案各有特点纸质档案和电子档案并存将成为档案管理工作的长期趋势。为提升企业档案的完整性和利用率应注重整合纸质档案和电子档案的同步管理。将定稿的电子档案输出存档纸质档案扫描至计算机或软件系统备份对同一份档案采用相同的归档号码和著录信息以两种方式共同存档,既提高了检索速度,又有效避免计算机系统不稳定而产生的风险,同时也弥补了纸质档案侵蚀、损坏所产生不完整等劣势肩利于长期保存。

3.3采用先进的电子档案管理系统

采用电子档案软件管理系统是电子档案管理步入正轨的有效手段。利用高科技软件系统使电子档案管理更加高效和规范势在必行通过信息化手段实现企业档案管理部门电子档案与部门电子档案的无缝链接。

3.4注重硬件系统的管理和维护

为确保电子档案的完整和真实性就必须给电子档案一个健康稳定的硬件和网络环境。首先保证硬件设备适宜的温度和湿度升级服务器主机和数据库采用多种方式载体备份如光盘、移动硬盘备份等满足电子档案长期保存的需要淇次利用防火墙等技术手段防治病毒入侵,同时采用数据加密、数字水印等技术确保档案在传输和使用过程中的安全。

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2021年2月28日前，全镇完成精准扶贫档案收集、整理、归档、数字化处理及移交工作，建立精准扶贫档案管理机制，实现精准扶贫档案规范化管理，全面真实记录脱贫攻坚工作历程、成果体现。

二、工作内容及标准

（一）工作内容

脱贫攻坚以来，在开展各项工作过程中，形成的对国家、社会有保存价值的文字、图表、音像、电子数据等各种形式和载体的历史记录。镇、村在对精准扶贫档案进行规范化管理基础上，同步进行数字化处理，实行“双套制”管理（双套装是指移交进馆档案纸质档案和数字化处理的电子档案同时移交）。

（二）基本原则

规范管理、分级负责、删繁去重。

（三）工作标准

1.整理标准

（1）文书档案统一按照《归档文件整理规则》（DA/TA22-2015）进行整理。整理步骤包括组件、修整、分类、排列、编号、编页、编目、装盒和排架。

（2）项目档案按《科学技术档案案卷构成一般要求》（GB/T11822）、《省扶贫开发项目档案管理细则》进行整理，国家重大建设项目档案应符合《建设项目档案规范》（DA/T28-2018）的要求，交通、水利等建设项目按照相关行业规定进行整理。项目规模较小的，可以简化整理，根据具体情况只能一卷或数卷。

（3）资金档案按《会计档案管理办法》进行整理。

（4）照片档案按照《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）、《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014）进行整理。

（5）音像档案按照《录音录像档案管理规范》（DA/T78-2019）进行整理。

（6）电子档案按照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894）和《数字档案室建设指南》进行整理。

2.数字化标准

精准扶贫档案数字化标准严格按照《纸质档案数字化规范》（DAT31-2017)执行，实现目录数据和与其对应的纸质档案数字图像进行关联，并完全匹配，方便查阅利用。

3.档案装具

按需到区档案馆统一领取符合规范的档案装具。

三、工作步骤

（一）制定方案。2021年1月31日前，制定《拦江镇精准扶贫档案建设工作方案》并送区脱贫办备案。

（二）规范整理。2021年2月28日前，镇、村完成2014—2020年精准扶贫档案收集和规范整理工作，并同步完成精准扶贫档案的数字化处理工作。

（三）分级验收。一是乡镇初验，在2021年3月10日前完成27个行政村精准扶贫纸质档案和数字档案验收工作，并向区脱贫办报告完成情况；二是区级抽验，由区脱贫办牵头，组织区档案局、区档案馆、区扶贫开发局在2021年3月31日前完成纸质档案和数字档案验收工作；三是根据抽验情况开展整改提升。

（四）归档装订。精准扶贫档案归档装订待数字化处理后启动，于3月底前完成归档装订。

（五）及时移交。在2021年4月底前，按国家有关规定，将精准扶贫档案移交至区档案馆。

四、工作要求

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档案管理工作的重要性不言而喻。但是在如今的管理中，却缺乏统一的、系统的建设。并造就许多问题的出现，阻碍着档案管理工作的发展，使其欠缺管理的规范性。下文将针对档案管理规范化的问题进行具体的分析。

1、信息化管理系统建设不完善

档案管理系统复杂而庞大仅仅依靠人力无法进行高效有序的管理，并且随着电子计算机技术的迅速发展电子文件与电子文档大量涌现，运用传统的档案管理系统往往无法保证管理的规范化，尽管目前信息化管理方法已经推展开来，但是依然存在许多问题。首先是硬件设施及设备配备不齐全，无法为信息化管理提供基础条件。其次是软件设施，主要问题是档案管理系统功能不健全或者是软件程序复杂，这样一来就会为档案的查询、浏览、统计、归档、借阅等造成不便，有时可能会因为系统的不完善导致档案丢失等，严重破坏了档案管理的规范化。

2、管理系统不完善

在新形势下对档案管理工作的时效性的要求也越来越高，这首先需要让档案管理工作的规范化与标准化落实到位。档案管理工作需要严谨的工作态度，但是当今管理档案管理工作中规范标准的工作流程与工作制度并不完善。首先由于部分单位对档案管理工作的不重视导致前期对档案资料的收集与整理不全面不深入，进而直接影响后期对档案的利用效果。其次，由于对档案管理部门的管理较为疏松，部分工作人员有时没有将归档与立卷工作做得详尽而细致，有时甚至损坏了档案资料的完整性，但是在这种相关人员的工作职责与工作内容没有明确的划分的背景下即使出现了这种错误也不一定能被及时发现。

3、档案管理工作人员业务素质较低

新形势下组织档案管理工作的开展，规范化程度依然较低，其中一个很重要的原因就是相关工作人员自身素质。在许多单位档案管理工作都没有受到管理层的重视，大家经常把档案管理工作看成是一项非常简单的工作，对于管理的规范化认识并不深入，也正是由于对这种认识上的欠缺，导致了档案管理工作规范化进程的缓慢。

二、促使档案管理规范化发展的措施

通过上文的详细阐述，对档案规范化管理存在的问题也有了一定的了解和认识。究其问题存在的实质原因还是因为相关的管理不到位。信息化系统建设不完善，并且沿用传统的档案管理措施，不能够与时展的步伐相接轨。因此首要任务就是创新管理方法。并提升档案管理人员的综合素质。下文将针对具体的应对措施具体阐述。

1、依法管理，建章立制

档案管理工作是一项严肃的工作，建立完善的法制系统去约束它，能够让档案管理工作更加的规范化，能够更加良好的保证档案管理工作的进行。社会在进步，企业在发展，档案管理工作中的设备也得到的升级，各项软硬件的优化，让档案变得更加的多样化，从过去的纸质档案、影片档案，到现在的数字档案，无疑是一个飞跃，所以过去的档案管理工作方式也需要得到转变，以适应现代档案管理的要求，作为档案管理工作者应该提升自己的档案管理知识和技巧，要多多的充电和再培训，让自己能够掌握现代档案管理方法，顺应形势需要，坚持走依法治档的道路，建立一整套行之有效的档案法律法规，建立健全档案管理规章制度，只有这样，才能因地制宜、灵活有效，实现档案管理工作的制度化，最大限度的发挥其应有的社会作用。

2、求实创新，与时俱进

信息时代已近悄悄的来临，我们的生活已经离不开信息这个关键词，工作、生活、学习都与之相联系，特别是计算机网络的普及，让我们的社会前进了一大步，而档案管理工作同样迎来了新的改变，我们档案工作者也这接受着新的挑战。将现代技术与档案管理工作结合起来，达到高效、安全、精准的目的，让档案管理工作步入一个良性循环，这需要我们档案管理工作者从根本出发，寻找档案管理的特点，运用自身的档案管理知识，与现代信息相结合，更好的尾社会、企业服务，体现信息社会的优势。

3、科学规范，提高效能