会计档案管理汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇会计档案管理范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

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会计档案是指会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：

（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证；

（二）会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账薄；

（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告；

（四）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册；

二、会计档案管理中存在的问题

（一）会计档案保管不规范

有些单位的会计档案未按要求归入单位综合档案室保管，而是由会计人员自行保管；有些单位没有成立综合档案室，各类档案分别由具体工作人员保管；有些单位虽设有专职档案管理人员，但未接收会计档案；有些单位由于领导不了解《会计档案管理办法》，要求会计人员自行保管会计档案；还有个别单位由于档案箱不足，将会计档案装入纸箱中，放在会计室的柜顶上或任意堆放。

（二）会计档案立卷不规范

有些单位会计凭证装订后没有封粘，或者已封粘但在封粘处没有会计人员签章，会计凭证装订封皮项目填写不全；有些单位的会计凭证、会计账簿、会计报表以及会计文件资料混乱放置，活页账簿没按统一标准填写封面，会计报表各月份分散存放。会计档案移交时双方没有按册清点，没有移交清单，没有按照永久、定期两类分别保管，不仅查找非常困难，而且销毁档案也不及时，造成会计档案积累过多，无处存放。

三、会计档案管理存在问题的解决措施

（一）加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制

由单位档案机构统一管理的会计档案，应严格按照会计档案整理的有关规定，明确会计档案的所有权是单位，单位会计机构将会计档案整理规范，在会计机构暂保管1年，期满后编制会计档案案卷目录，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳入员不得兼管会计档案。

（二）规范会计档案立卷

装订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，封粘装订线，并在封粘处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕必须按月份的先后顺序放入会计档案（凭证）盒中，必须认真逐项填写档案盒面上的内容。年度终了必须封账，活页账簿必须将空白账页取出，已设置会计科目但无业务发生的账页则应保留。必须按账页编号顺序填写“目录”及“账簿使用登记表”，与账簿一并装订。装订后要将装订线封粘，由会计人员在封粘处加盖印章。移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。年度终了必须将会计报表逐页编制序号，分别填写“会计档案卷内目录”和“会计备考表”。

（三）规范会计档案保管

已建立综合档案室的单位，财会部门应按综合档案室的要求办理相关手续，将会计档案移交综合档案室保管。未建立综合档案室的单位，会计档案暂由财会部门妥善保管，但要由专人负责。要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施。对已离任的会计人员，其会计档案应交本单位综合档案室或财会部门保管，不得自行存放。对已终止会计核算业务的单位或部门，其会计档案应交上级档案室保管。凡未移交的单位或个人，应立即办理移交手续。

（四）规范会计档案保管的期限管理和销毁管理

各单位会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案保管期满需销毁时，由本单位会计档案管理部门提出销毁意见，会同财会部门共同鉴定，严格审查后，编造会计档案销毁清册。机关和事业单位报本单位领导批准后销毁；企业单位经企业领导审查，报经上级主管部门批准后销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出另行立卷，由会计档案保管部门保管到结清债权债务为止。各单位按规定销毁会计档案时，应由会计档案保管部门和财会部门共同派员监销。监销人在销毁会计档案前，应认真清点核对，销毁后，应在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告单位领导。

（五）加强会计人员岗位培训，提高会计档案的案卷质量

会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员上岗前的培训中，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。

（六）完善会计档案管理的各项规章制度，严格办理会计档案移交手续

实行会计委派制的地区和部门，除了建立会计档案立卷、归档、安全、保密等管理制度外，还应根据《会计档案管理办法》、《会计电算化工作规范》，结合实际，制定会计档案的归档范围、归档时间、分类大纲、保管期限表、移交时间等，确保会计档案收集的齐全完整。在向委托单位移交档案时，交接双方的监交人、会计人员、报账员、档案员应同时办理交接手续，并加盖公章，清点会计档案是否齐全完整、账目是否相符，案卷整理质量是否规范。交接凭据应一式三份，双方单位各自保留一份，存档一份。

（七）加大会计档案的监管力度

结合实际，进一步细化会计档案的分类、组卷、排列、编页、案卷目录、装订、移交等操作规程。在各项会计业务检查中，将会计档案的规范化管理纳入其中，以加大对会计工作的整体性和连续性的检查与监督。

参考文献：

[1]《中华人民共和国档案法》.

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2.会计档案保护国家利益不受侵犯。改革开放给经济建设带来了生机和活力。但由于原有法律法规还不完善,一些单位和个人利用政策上的漏洞,巧立名目,随意提高开支,铺张浪费,使国家财政收入大大流失。而会计档案将这些违反国家财经法纪的情况真实地记录下来,及时发现问题,阻止腐败的产生、蔓延,打击经济领域的不法行为,解决经济纠纷,从而确保国家的经济利益。

二、电算化下会计档案管理的内容

电算化会计档案管理是非常重要的会计基础工作,单位必须加强对会计档案管理工作的领导,建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁管理制度,并由专人负责管理;对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作,重要会计档案应准备双份,存放在两个不同的地点;采用磁性介质保存会计档案,要定期进行检查,定期进行复制,防止由于磁性介质损坏,而使会计档案丢失;通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料,以及会计软件程序,视同会计档案保管,保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年。

三、电算化下会计档案管理存在的一些问题

1.会计档案载体。电算化会计虽已实施,但因为实施时间不长,财会人员和单位领导对会计电算档案的组成内容不甚了解,缺乏管理会计档案的经验,很多单位只是将打印出的纸质档案存档,而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存,从而影响会计档案的完整性。

2.会计载体本身性质带来的问题。电算化会计档案需在一定的系统内才可视,因此目前许多企业因为没有将会计软件的版式及软件系统很好地保存,导致在电算化软件升级后,不同版本下的会计数据不能被调用;《会计档案管理办法》第十二条规定:采用计算机进行会计核算的单位应当保存打印出纸质会计档案,并对保存期限作了规定,但目前由于一些单位受条件限制,没有配备激光打印机或喷墨打印机,还在使用老的针式打印机,致使打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限;没有按照国家档案局规定的库房管理制度标准,建立专门的电算化会计档案保护制度;未选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份,未实行备用盘与存储盘分离存放,导致电子数据因此损坏或丢失。

3.会计档案管理制度不完善。由于电算化会计档案更易在不知不觉的情况下被修改,因此在没有及时修订单位的会计档案管理制度,没有制定相应的会计电算档案保管人员职责情况下,会计档案的人为破坏和自然损坏现象在所难免。

4.缺乏必要的计算机维护、网络安全人才。众所周知,电算化下的档案管理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业的问题,但目前一般单位都仅仅对以前的会计人员进行一定的软件设施建设。

提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库;配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机,以它们作为输出纸质会计档案的工具:选用功能符合本单位实际业务的电算化培训,然后就去操作系统,在一定层面上而言,会计人员仅学会了操作,而管理与维护对他们而言就非常陌生,由此导致的结果与损失也非同小可。

四、如何改善电算化下的会计档案管理

1.完善会计软件

最好是具有档案管理辅助功能的电算化软件;强化系统的安全防护功能,如有联网,注意进行定期的补丁维护,避免因电脑安全或网络安全,导致会计档案泄密或被人为恶意修改。

2.完善电算化下会计档案管理各项制度

(1)建立电算化会计档案的归档制度。会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序,都应视同会计档案保管;会计数据在未打印成书面形式输出之前,应妥善保管并保留副本,记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账应打印输出,并按照有关税务、审计等管理部门的要求,及时打印输出有关账簿、报表。

(2)建立电算化会计档案的保管制度。根据国家档案局的标准,建立电算化会计档案保管制度:选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备份,备用盘与储存盘分离存放;做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作;按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘的着录等电子会计档案进行编号,标明时间和文件内容,制作档案管理文件卡片。

(3)建立严格的借用手续制度。查阅会计档案,需经财务部门负责人批准,按照档案管理的有关规定,办理借阅手续;外单位查阅本部门会计档案,要有单位介绍信,并经主管领导、财务部门负责人批准。

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企业中建立良好的企业档案是非常重要的，会计档案反应着一个企业的经济业务，并为今后的发展提供者很好的依据。但是在企业中我们发现，往往忽视企业会计档案的整理，这就是公司财务的失职，档案管理的好坏反映着一个人的财务的素质，所以我们要做好档案的管理。另外，档案是一门很重要的学问，我们需要仔细的去研究、探索，并不是像整理衣服那么简单，除了归类还有很多是需要我们去做的，另外，提高公司的财务的水平，我们就必须要做好会计档案的管理，以便公司的发展，更好的适应现代化企业发展的需要。

1会计档案管理中存在的问题

11会计档案保管不规范保存好会计档案是今后整理的关键，所有的信息都在这里面了，但是我们发现有的企业的会计档案的管理还是很粗放的，责任不明确，有的是交由档案室管理，有的直接交由会计自己管理，这就容易发生偏差，领导对档案管理的流程也不是很熟悉。首先领导要明白档案管理的条例，明确档案管理的具体的人员，我们要有具体的科室人员来对企业的会计的档案进行归纳和保存，切不可随意的堆放。

12会计档案立卷不规范企业虽然有相应的管理人员，但是还是缺乏对会计档案整理的流程的具体的认识，有的公司虽然是有相应的会计的凭证，但是没有进行仔细的粘贴，或者出现了会计信息不完整的情况，这个都会对之后的工作产生影响。另外，会计的凭证、会计的相关的账簿和报表都应该是分开的，不能随意的乱放，每个会计报表都是要按照一定的时间进行保存的，我们还要分时短期的、永久的，这都是我们需要注意的问题，另外还要对会计档案进行有效及时的归纳，以免耽误了时间。

13纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案管理不同步。企业出现了两者不同步的现象，会对之后的审核或者校对造成很大的困难，工作能在同一时间进行的我们要在统一时间进行，如果出现了两者不同的现象，此时我们需要马上的校对。磁盘或者电子要保存好，另外有的企业的电子已经不能适应现代社会的需要，此时我们就要将企业的这些软件进行及时的更新，并且进行仔细的保存，两者而统一。

14会计档案资料收集不全在进行会计档案的整理的时候，我们除了对凭证、账簿进行归档，还需要对有关这个会计的所有的资料进行有效的归档，为今后的查询提供良好的基础。

2解决会计档案管理存在问题的措施

21加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制实行委派制管理单位的会计档案，应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，明确会计档案的所有权是委托单位，将委托单位的会计档案整理规范，在核算中心暂保管1年，期满后编制会计档案案卷目录，连同打印的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向委托单位的档案机构移交。

22规范会计档案立卷，装订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，封粘装订线，并在封粘处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕必须按月份的先后顺序放入会计档案（凭证）盒中，必须认真逐项填写档案盒面上的内容。年度终了必须封账，活页账簿必须将空白账页取出，已设置会计科目但无业务发生的账页则应保留。必须按账页编号顺序填写“目录”及“账簿使用登记表””与账簿一并装订。装订后要将装订线封粘，由会计人员在封粘处加盖印章。年度终了必须将会计报表逐页编制序号，分别填写“会计档案卷内目录”和“会计移交清册”。

23规范会计档案保管如果在企业的内部，我们已经做好了相应的档案的管理的科室，我们就要做好相关的手续，确保每一次移交会计档案的过程都是符合公司的流程，确保移交的档案是正确的，如果企业没有设立专门的科室，而是由个人负责，那么我们就需要为个人提供最基本的档案的存放的柜子，并且确保存放的地方是安全的，并且要办理相关的移交手续。

24规范会计档案保管的期限管理和销毁管理，各单位会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。会计档案保管期满需销毁时，由本单位会计档案管理部门提出销毁意见，会同财会部门共同鉴定，严格审查后，编造会计档案销毁清册。机关和事业单位报本单位领导批准后销毁；企业单位经企业领导审查，报经上级主管部门批准后销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出另行立卷，由会计档案保管部门保管到结清债权债务为止。各单位按规定销毁会计档案时，在进行立卷移交的时候，我们要有专门的人员对其进行负责，并且要进行核对，在销毁之前，要有专门的人员对其进行监督并且在册子上进行盖章，并且将具体的情况报告给上级。

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会计档案收集是会计档案工作的基础性工作，它要求收集会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计核算资料，这些都是记录经济发展和业务情况的重要指标，是会计档案工作的基础。因此，在此阶段，档案管理人员要熟悉会计档案的收集范围，根据会计档案工作要求，规整重要档案，以备后用。

1.2会计档案形成与保管阶段

会计档案形成与保管是会计档案管理的重点。在收集与整理会计资料后，要对会计档案进行整理立卷，并按要求装订成册。把会计档案放在财务资产保管部保存1年，期满后，由财务资产部编制移交清册，然后由档案机构统一保管。会计档案要放在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，此外，还要注意防虫蛀，保持清洁卫生。

1.3会计档案移交阶段

《会计档案管理办法》规定：“财务部门和经办人必须按期将应当归档的会计档案全部移交档案管理部门，不得自行封闭保存。”因此，档案部门要严格遵照国家法律规定，按期点收，不得找借口托辞。财务资产部门要将保存满1年的会计档案即时移交给档案管理部门，并做好交接手续，及时编制好会计档案移交清册。

1.4会计档案借阅阶段

《会计档案管理办法》规定：“当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由单位的财务部门保管1年。”企业要加强会计档案管理，避免出现会计档案丢失的现象。因此，财务部门要建立严格的会计档案借阅制度。内部人员借阅会计档案的管理标准：内部人员查阅会计档案，需经财务部门负责人批准，按照档案管理有关规定，办理借阅手续。填写会计档案借阅审批表，注明借阅人姓名、时间和会计档案名称，经由会计机构负责人、档案管理部门负责人签字，可提供复印件，并在专设的登记簿上登记。外部单位借阅、查询会计档案时，除执行内部借阅条款外，还要借阅单位出据介绍信，并由负责人签字方可借阅。借阅人归还会计档案时，会计档案管理人员要认真检查档案的完好性，仔细核实有无涂改、损坏情况，防止会计档案在流动过程中散失、缺损、抽换或任意销毁，确保会计档案的安全性和完整性，避免秘密文件丢失、泄密。

1.5会计档案销毁阶段

会计档案销毁是会计档案管理的最后一个阶段。在该阶段，企业要按照一定原则和标准，对会计档案的鉴定和销毁做出明确要求，对过期的会计档案进行价值估算，并销毁没有价值的会计档案。档案管理部门要提出鉴定意见，和财务部门共同组成鉴定工作小组，对档案逐册、逐页进行鉴定，对确无保管价值的会计档案编制销毁清册。销毁情况形成书面文件和销毁清册一同存入档案。

2会计档案的管理策略

第一，结合财务管理实际需求，建立完善的会计管理机制，以全面规制会计工作内容，从而保证会计工作流程的规范性、有效性。第二，把所有经济活动都归入会计监督管控的范围，按照制度要求，保持会计档案工作特色，实施精细化、电子化管理模式，严控会计档案归口，确保会计档案的真实性、有效性、准确性和时效性。第三，企业要做好教育和专业培训工作，努力提高会计档案管理人员的素质和专业水平，以保证会计管理工作有效进行。

3会计档案管理创新实践

3.1会计档案电子化、信息化革新

纸质档案仍然是当今会计档案的主要载体，但是，随着电算化的跨跃，财务系统软件从远光到FMIS，再到ERP、财务管控系统等多系统并行，将会计电子档案的推行提上日程。依据会计档案管理的最新要求，2014年，财务资产部协同财务管控组，将成立以来的全部账目编制成电子档案，以电子档案盒为载体，设立内部局域网管理，对电子档案进行专项管理，满足会计电子档案异地、防灾存储的要求。在地市没有服务器网络的情况下，实现对以前年度会计信息进行电子查询，为查询纸质档案起到“卫星定位”的作用。

3.2优化人员配置，确保会计档案专业专职管理

财务资产部设置会计档案管理岗位，配备专业财务人员负责会计档案管理，在保证会计档案质量的同时，提升会计档案管理水平。注重会计档案人员的职业素质和业务水平，要求会计档案管理人员必须具备会计从业资格证书，大学专科及以上学历，且有5年以上会计工作经验，政治表现好，具有良好的道德品行。建立会计岗位轮换制，采用A、B岗机制确保会计档案管理有序进行，工作衔接流畅，财务管理职能进一步强化。

3.3重视业务水平，加强培训管理

会计档案管理人员除应兼顾财务会计专业和文书档案专业知识外，还要具备计算机方面的专业知识。因此，对会计档案管理人员的专业素质要求也相对高于其他岗位。定期或不定期地对会计档案管理人员进行专业培训，提高其业务能力和道德素质，使其能胜任档案管理工作。

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第二条 国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他组织(以下统称单位)管理会计档案适用本办法。

第三条 本办法所称会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

第四条 财政部和国家档案局主管全国会计档案工作，共同制定全国统一的会计档案工作制度，对全国会计档案工作实行监督和指导。

县级以上地方人民政府财政部门和档案行政管理部门管理本行政区域内的会计档案工作，并对本行政区域内会计档案工作实行监督和指导。

第五条 单位应当加强会计档案管理工作，建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全。

单位的档案机构或者档案工作人员所属机构(以下统称单位档案管理机构)负责管理本单位的会计档案。单位也可以委托具备档案管理条件的机构代为管理会计档案。

第六条 下列会计资料应当进行归档：

(一)会计凭证，包括原始凭证、记账凭证;

(二)会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅账簿;

(三)财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告;

(四)其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

第七条 单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。

第八条 同时满足下列条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：

(一)形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输;

(二)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;

(三)使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;

(四)采取有效措施，防止电子会计档案被篡改;

(五)建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;

(六)形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

第九条 满足本办法第八条规定条件，单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。

第十条 单位的会计机构或会计人员所属机构(以下统称单位会计管理机构)按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。

第十一条 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管一年，再移交单位档案管理机构保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经单位档案管理机构同意。

单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间，会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定，且出纳人员不得兼管会计档案。

第十二条 单位会计管理机构在办理会计档案移交时，应当编制会计档案移交清册，并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。

纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

单位档案管理机构接收电子会计档案时，应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收。

第十三条 单位应当严格按照相关制度利用会计档案，在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续，严禁篡改和损坏。

单位保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续。

会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案，确保借入会计档案的安全完整，并在规定时间内归还。

第十四条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为20xx年和30年。

会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

第十五条 各类会计档案的保管期限原则上应当按照本办法附表执行，本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。

单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，应当比照类似档案的保管期限办理。

第十六条 单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限;对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。

第十七条 会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头，组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。

第十八条 经鉴定可以销毁的会计档案，应当按照以下程序销毁：

(一)单位档案管理机构编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

(二)单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。

(三)单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作，并与会计管理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对;在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。

电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。

第十九条 保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。

单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第二十条 单位因撤销、解散、破产或其他原因而终止的，在终止或办理注销登记手续之前形成的会计档案，按照国家档案管理的有关规定处置。

第二十一条 单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。

单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或按照国家档案管理的有关规定处置，各方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。

单位分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按照规定办理交接手续。

单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。对其中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由承接业务单位保存，并按照规定办理交接手续。

第二十二条 单位合并后原各单位解散或者一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管。单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应当由原各单位保管。

第二十三条 建设单位在项目建设期间形成的会计档案，需要移交给建设项目接受单位的，应当在办理竣工财务决算后及时移交，并按照规定办理交接手续。

第二十四条 单位之间交接会计档案时，交接双方应当办理会计档案交接手续。

移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。

交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位有关负责人负责监督。交接完毕后，交接双方经办人和监督人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。

电子会计档案应当与其元数据一并移交，特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。档案接受单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全。

第二十五条 单位的会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传输至境外的，应当按照国家有关规定执行。

第二十六条 单位委托中介机构记账的，应当在签订的书面委托合同中，明确会计档案的管理要求及相应责任。

第二十七条 违反本办法规定的单位和个人，由县级以上人民政府财政部门、档案行政管理部门依据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等法律法规处理处罚。

第二十八条 预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。

第二十九条 不具备设立档案机构或配备档案工作人员条件的单位和依法建账的个体工商户，其会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等参照本办法执行。

第三十条 各省、自治区、直辖市、计划单列市人民政府财政部门、档案行政管理部门，新疆生产建设兵团财务局、档案局，国务院各业务主管部门，中国总后勤部，可以根据本办法制定具体实施办法。

第三十一条 本办法由财政部、国家档案局负责解释，自20xx年1月1日起施行。1998年8月21日财政部、国家档案局的《会计档案管理办法》(财会字[1998]32号)同时废止。

会计档案主要特点会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料。它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。会计档案是国家档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案，它是对一个单位经济活动的记录和反映，通过会计档案，可以了解每项经济业务的来龙去脉;可以检查一个单位是否遵守财经纪律，在会计资料中有无弄虚作假、违法乱纪等行为;会计档案还可以为国家、单位提供详尽的经济资料，为国家制定宏观经济政策及单位制定经营决策提供参考。

与文书档案、科技档案相比，会计档案有它自身的特点，主要表现在三个方面：

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一、背景简述

计算机在会计领域的普及和应用，使得企事业单位的会计核算系统越来越多地被计算机所取代，会计电算化成为会计工作的发展方向，成为促进会计基础工作规范化和现代化的一种重要手段。为适应会计工作规范化、现代化的客观要求，伴随着电算化会计产生的与传统形式的会计档案既相互配合，又密切联系的全新的电算化会计档案管理成为会计工作发展的一个新的研究课题。

二、会计电算化下会计档案管理新特点

要了解电算化下会计档案管理的新特点，首先要明白会计电算化是什么。国内外对会计电算化定义可一般表述为：以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称，是用电子计算机代替人工记账、算账、报账，以及部分替代人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程。通过对电算化会计的明确定义，笔者结合电算化应用的硬件基础以及电算化规范，总结出以下几点电算化会计档案管理的新特点：

（1）会计档案的载体本身发生了变化。根据1999年1月1日起施行的《会计档案管理办法》规定，采用电子计算机进行会计核算的单位，不仅要电子会计数据，而且应当保存打印出的纸质会计档案，这就使得电算化会计档案拥有了双重的会计档案载体，即传统意义上的会计档案与包括存储在计算机硬盘中的会计数据、以其他磁性介质或光盘存储的会计数据等形式在内的电子会计档案。

（2）载体本身性质带来的新的特点。由于不具备传统会计档案的直观可视性，电算化下的电子会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可视；电子档案易被修改；电子档案的保存，受到载体本身的质量、存放环境、存储信息有效期等因素的影响。

（3）电算化操作流程及电算化信息系统维护要求带来的会计档案涉及范围的新特点。在传统的手工操作条件下，从原始凭证的制作到会计报表的编制，都是靠人工完成的，因而具有保存价值的档案资料仅指那些反映经济业务的会计凭证、会计账簿、会计报表及有关的附属资料。实行会计电算化以后，所有的会计核算业务都是通过计算机来完成的。由于计算机是一种特殊的操作工具，财务人员首先需要设计能被计算机识读的程序文件、数据结构文件以及各种代码，然后才能借助计算机进行会计核算。处理。由于这些程序文件、数据结构文件以及各种代码既是使电算化会计信息系统能够运行的前提条件，又是保证电算化会计信息系统正常运转的故障维护查询资料，因而这些资料虽然不是会计核算活动的产物，没有具体的数据和表格，但是由于没有它们的支持，整个会计核算过程就无法进行，所以必须作为电算化会计档案的特殊部分予以保存。

（4）电算化会计系统对人员的素质与系统安全操作提出了新需要。电算化会计档案管理要求所从事人员不仅要熟悉会计核算工作的各项专门方法，还必须同时掌握必要的计算机操作和维护知识；而对系统安全性，则更因为网络与计算机本身的原因而提高，同时也对个人安全操作使用提出了新的需要。

三、会计电算化下档案管理存在的问题及成因分析

结合电算化下档案管理的新特点，作者归纳实际电算化会计档案管理存在的一些问题：

（1）会计档案载体：电算化会计虽已实施，但因为实施时间不长，财会人员和单位领导对会计电算档案的组成内容不甚了解，缺乏管理会计档案的经验，很多单位只是将打印出的纸质档案存档，而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存，从而影响会计档案的完整性。

（2）会计载体本身性质带来的问题：电算化会计档案需在一定的系统内才可视，因此目前许多企业因为没有将会计软件的版式及软件系统很好地保存，导致在电算化软件升级后，不同版本下的会计数据不能被调用；《会计档案管理办法》第十二条规定：采用计算机进行会计核算的单位应当保存打印出纸质会计档案，并对保存期限作了规定，但目前由于一些单位受条件限制，没有配备激光打印机或喷墨打印机，还在使用老的针式打印机，致使打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限；没有按照国家档案局规定的库房管理制度标准，建立专门的电算化会计档案保护制度；未选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份，未实行备用盘与存储盘分离存放，导致电子数据因此损坏或丢失。

（3）会计档案管理制度不完善：由于电算化会计档案更易在不知觉的情况下被修改，因此在没有及时修订单位的会计档案管理制度，没有制定相应的会计电算档案保管人员职责情况下，会计档案的人为破坏和自然损坏现象在所难免。

（4）缺乏必要的计算机维护、网络安全人才：众所周知，电算化下的档案管理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业的问题，但目前一般单位都仅仅对以前的会计人员进行一定的培训，然后就去操作系统，在一定层面上而言，会计人员仅学会了操作，而管理与维护对他们而言就非常陌生，由此导致的结果与损失也非同小可。

有果必有因，笔者根据自己企业的实际电算化会计操作与规范要求，对以上问题发生的原因作出以下可能的判断；

（1）对会计电算化本身理解的偏差：许多企业的会计人员，仅仅将电算化看成自动运算做帐的工具，而忘记了它本身所应包含的管理会计分析、预测、决策等功能，从而心理上缺乏对会计电算化档案管理的重视。

（2）尚未引起有关部门的重视：不论是档案管理部门还是档案形成部门，对归档工作重视不够，档案部门缺乏必要的措施及相应的业务指导，造成档案形成部门交什么、交多少都任其自然的状况，严重妨碍了电子文件、数据的归档。

（3）缺乏明确的规章制度：由于没有完善的、针对电子文件的制度规范，电算化会计档案的归档工作处于无序状态。归档时仍旧沿袭手工管理时的老做法，只归档纸质文件，而且是将原来用手工记录的账簿、报表，改成了用计算机打印出来的账簿、报表。

四、如何改善电算化下的会计档案管理

（1）完善硬件设施建设

提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库；配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机，以它们作为输出纸质会计档案的工具：选用功能符合本单位实际业务的电算化会计软件，最好是具有档案管理辅助功能的电算化软件；强化系统的安全防护功能，如有联网，注意进行定期的补丁维护，避免因电脑安全或网络安全，导致会计档案泄密或被人为恶意修改。

（2）完善电算化下会计档案管理各项制度

a、建立电算化会计档案的归档制度：会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应视同会计档案保管；会计数据在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并保留副本，记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账应打印输出，并按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表。

b、建立电算化会计档案的保管制度：根据国家档案局的标准，建立电算化会计档案保管制度：选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备份，备用盘与储存盘分离存放；做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作；按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘的著录等电子会计档案进行编号，标明时间和文件内容，制作档案管理文件卡片。

c、建立严格的借用手续制度：查阅会计档案，需经财务部门负责人批准，按照档案管理的有关规定，办理借阅手续；外单位查阅本部门会计档案，要有单位介绍信，并经主管领导、财务部门负责人批准。

d、建立电算化档案定期备份制度：电算会计档案应定期将会计数据备份到磁性介质，并设立备查登记簿，提供备份时间、数量、保管方式等备份细节信息；同时由于磁性介质的特殊性，管理人员必须对这些会计电算档案进行定期检查、复制，以防止会计信息损坏。

e、建立电算化软件内的会计档案管理多用户、分权限调用制度。对电算化会计档案的各项内容要规定不同的使用权限。普通数据，可较大范围共享；涉及单位机密的数据，仅供一定需要的人员使用；而设计原程序文件、数据结构文件等，则只有主管人员或程序开发人员才能使用。通过这样设置，保证电子档案的安全性，减少人为修改的可能。

（3）提高会计部门人员素质，完善人员配置结构

由于电算化会计，不仅仅是要实现传统会计的功能，更有其他利用计算机高速度计算、分析能力的功能，所以必须相应增加专业人才，加强对电子档案的管理，为提供更有效的会计信息打好基础；同时电算化软件维护及系统安全的要求较高，这也需要会计部门相应增加一定数量的电脑高级人才，维护日常运作，开发更合理、高效的软件。

（4）提高思想重视程度。实现会计电算化的企业单位，有关领导应当高度认识对电算化会计档案资料进行科学化管理的重要性，并督促有关制度的建立。现今不少实现会计电算化的企业单位，对会计档案资料的管理仍局限于手工管理阶段的经验，因此，应当进一步提高电算化会计档案管理者的素质，把磁性介质档案资料的管理落到实处。

五、电算化下会计档案管理展望

电算化会计档案作为会计档案的一部分，它与传统形式的会计档案相互配合、密切联系。如果说传统形式的会计档案是电算化会计档案的基础，那么电算化会计档案就是电算化独特的个性，它代表着未来会计规范化、现代化的发展方向，因此要充分发挥电算化会计的强大功能，必须做好电算化会计档案管理这一基础会计工作。

参考文献：

1.张前，《电算化环境对会计档案的影响及管理要求》，《交通财会》，2001年第10期

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3.郭利萍，《电算化会计档案制度的建立》，《档案管理》，2002年5月

4.部莉君、赵伟，（会计电算化对会计的相关影响），《现代审计与会计》，2001年第12期

5.支华，《会计电算化下的会计档案管理工作》，《财务与会计》，2002年9月

篇（7）

会计档案作为专门档案的一种，除了具有原始性、记录性、文化性、信息性、知识性、有机联系性、凭证性、真实性等一般属性以外，还具有自身的一些特征，主要包括专业性、时序性、平衡性、规范性、责任性、公开性等。其中，专业性主要源于会计专业活动，时序性主要源于会计档案的形成次序，平衡性主要源于多种形式会计档案的相互符合，这三个属性归属所有会计档案，而规范性、责任性、公开性则为上市公司会计档案的特征。

1．规范性。对于我国上市公司，《证券法》、《会计法》、《审计法》、《公司法》、《会计档案管理办法》等相关法规已经对其会计档案生成和管理的规范性作出了具体的规定。实行会计电算化以后，监管部门一般采用强化生成和修改权限、限定统一软件或文件格式、指定权威媒体等方式来规范电算化会计档案的管理。

2．责任性。上市公司会计档案无论在形成程序还是信息内容方面都必须严格符合相关法规和客观事实，它直接关系到成千上万投资机构和个人的利益，间接关系到证券市场的稳定乃至整个国家的经济秩序。为此，各上市公司都从健全相关管理制度、明确目标责任、完善内控系统等方面强化会计档案的管理责任。一般来说，财务部门对会计档案内容的准确、完整承担直接的责任，而档案部门对会计档案的安全保管、利用负责。在公司外部，国家往往通过严格的会计立法、审计立法、市场监管立法等建立和健全管理制度，任何个人和法人的相关违法行为均将受到严惩。

3．公开性。普通公司的会计档案是有一定的私密性的，而作为一家上市公司，首先必须对公众投资者负责，这也就决定了你必须放弃原来的私密性，转而公开你的会计档案，接受公众(不论是否股东)的监督。一般来说，对于公众应公开会计报表，而对于审计和监管部门则公开全部会计档案。

二、我国上市公司会计档案管理的主要问题

自20世纪80年代后期，我国证券市场起步，上市公司就已存在会计档案管理不善的问题。因为当时上市公司数量不多且证券市场管理极不规范，该类问题还未受到足够的重视。随着证券市场的发展，问题的严重性越来越凸现出来。近年来，我国上市公司中发生的与会计档案有关的案件层出不穷，比较著名的有银广夏、蓝田股份的虚假陈述案，通海高科、麦科特的股票发行欺诈案等，而且都是采用会计档案造假的方式虚构利润以骗取贷款、融资以及证券市场交易差价。下面我们就来分析一下我国上市公司会计档案管理的主要问题。

1．上市公司对会计档案管理态度的二重性。一些上市公司以为，只要季报、半年报、年报等按时编制完成，会计档案的作用就不大了，有的甚至无专门的档案馆(室)而由控股公司的档案馆(室)代管，会计档案被看成是累赘。与这一现象形成鲜明对比的是，上市公司在财务造假或利润操控时却非常“重视”会计档案。上市公司麦科特通过伪造出口设备融资租赁合同、材料和产品购销合同、进出口发票和海关印章等手段，于1997年虚构利润0．4亿港元，1998年虚构利润0．38亿港元，1999年虚构利润0．13亿港元,2000年虚构利润0．93亿港元。麦科特如此“重视”会计档案就是为了上市融资。

2．会计档案的保管期限不当。关于会计档案保管期限的问题应该区别对待：有的上市公司存在无意或有意(掩盖违法犯罪事实)提前销毁或隐匿会计档案的问题。如上市公司圣方科技在2006年年初的一则董事会公告中称，公司价值1．1亿元的二号发电机组被公安机关确认为涉案赃物，而公司8年前用来收购发电机组的1．16亿元配股募集资金去向不明。公司关于收购该发电机组的会计档案全部遗失。也有的上市公司存在超期保管会计档案的问题，给公司带来不必要的负担。需要特别强调的是，现有的会计档案最低保管期限(会计凭证15年)小于《刑法》和《民法通则》的最长诉讼时效(20年)，而过早地销毁会导致相关司法取证的困难。

3．会计档案的相对独立性难以保障。这包含会计档案本身的相对独立性以及会计档案管理机构的相对独立性两部分。它们理应是超然于各种利益因素之外的。然而，当前上市公司普遍存在内部人及利益关联者通过对会计档案的干预和控制来牟取私利的现象。这种现象发生在会计档案收集――保管――利用的各个环节上，甚至影响到上市公司的监事会、独立董事以及公司外的审计机构和监管机构。在银广夏造假事件中，银广夏通过虚构交易对象、伪造销售合同及出口报关单、虚开增值税发票、伪造免税文件和金融票据等手段，虚构巨额利润达7．45亿元。深圳中天勤会计师事务所却出具了无保留意见的审计报告，关联利益机构肆意拉抬股价，整个事件完全是一场彻头彻尾的骗局。

4．会计档案信息开发利用不足。美国档案学者谢伦伯格系统地阐述了档案的“双重价值论”，认为档案具有两种不同的价值，一是对原形成机关的第一价值，具体体现为行政管理价值、法律价值、财务价值和科技价值；二是对其他机关和个人利用者的第二价值，具体包括证据价值和情报价值。从上市公司角度，充分开发利用会计档案的第一价值可以更多更好地创造财富。而对于第二价值来说，证券法规禁止上市公司用来牟取私利，要求上市公司及时面向公众会计档案信息。这两方面目前上市公司的表现均不佳，主要原因既有管理素质的问题也有道德和法律责任的问题。

三、完善上市公司会计档案管理的措施和建议

1．更新认识，推进制度建设。加强学习和调研，认识会计档案对公司、公众和监管部门的重要作用，严格按照法律法规的规定进行会计档案整理和保管。在公司内部，应设立独立的档案管理部门，其负责人的任免也应报请档案行政管理部门核准，甚至可由档案行政管理部门直接委派。独立董事除了具有适当的法律和经济资质外，还应具有适当的档案监管素质，再强化监事会的监督职能，以此制衡财务和档案部门的工作。另外，上市公司的董事长、总经理、董事会秘书也应纳入会计档案责任人的行列。

在公司外部，首先建议改由证监会或证交所委托会计师事务所对上市公司进行审计，从中挖掘信息、寻找问题。这样可以打破会计师事务所和上市公司之间的畸形委托关系，保证会计师事务所地位的独立性，便于其公正、客观地开展工作，审计费用可由监管部门统收统支，也可由证交所各会员单位的会费或由投资者保护基金中支付。其次，还应适当增加证监会法律、财会和档案专业人员数量，强化人员专业素质，并充分发挥各级财政部门和档案行政部门的监督指导作用。最后，还应该强化对档案管理人员法律责任的追究制度。上市公司会计档案的完整性、安全性一旦出现问题，无论档案人员是工作失误还是违法犯罪，均应以立法形式严厉追究责任。

2．保证会计档案适当的保管期限。《会计档案管理办法》规定的会计档案保管期限为最低保管期限。保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉外及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出，保管到事项完结时为止。单独抽出的会计档案，应当在销毁清册的备注栏内和保管清册的相关栏内列明。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案也不得销毁。另外，考虑到《刑法》和《民法通则》的诉讼时效以及调查取证的延时，应将会计档案的最低保管期限适当调整为22～25年，使之更好地为社会主义法制建设服务。

3．加强会计档案的信息资源开发利用。会计信息的潜在利用价值必须通过利用实践来实现，除传统的查阅、展览、制发副本及证明、目录信息、咨询等服务方式以外，建议档案人员积极主动地开展主题编研，采用静态分析、趋势分析和同业对比等财务分析技术，深入进行数据挖掘工作，这样既方便公司管理层及公众的利用又可能发现一些隐藏较深的问题。根据电子会计档案逐渐普及以及信息时代的效率要求，各上市公司还应改革并加强会计档案的编目、检索等工作，推行实用、高效的会计档案检索、分析以及决策支持系统，不断提高会计档案利用的服务效率和质量，并强化相关网络信息资源的开发利用。另外，建议将档案管理作为上市公司信息资源管理的核心，推行文档一体化，完善前端控制和后端监管。

参考文献：

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第三条各级人民政府财政部门和档案行政管理部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。

第四条各单位必须加强对会计档案管理工作的领导,建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。

第五条会计档案是指会计凭证,会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：

(一)会计凭证类：原始凭证,记账凭证、汇总凭证,其他会计凭证。

(二)会计账簿类：总账,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账簿,其他会计账薄。

(三)财务报告类：月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。

(四)其他类：银行存款余额调节表,银行对账单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。

第六条各单位每年形成的会计档案,应当由会计机构按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。

当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由会计机构保管一年,期满之后,应当由会计机构编制移交清册,移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的,应当在会计机构内部指定专人保管。出纳入员不得兼管会计档案。

移交本单位档案机构保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的,档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理,以分清责任。车船使用税按年征收、分期缴纳。纳税期限由省、自治区、直辖市人民政府确定。

第七条各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要,经本单位负责人批准,可以提供查阅或者复制,并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。

第八条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。

会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。

第九条本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限,各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。

各单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的,可以比照类似档案的保管期限办理。

第十条保管期满的会计档案,除本办法第十一条规定的情形外,可以按照以下程序销毁：

(一)由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称。卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

(二)单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

(三)销毁会计档案时,应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时,应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时,应当由同级审计部门派员参加监销。

(四)监销人在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案了销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告本单位负责人。

第十一条保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到末了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

正在项目建设期间的建设单位,其保管期满的会计档案不得销毁。

第十二条采用电子计算机进行会计核算的单位,应当保存打印出的纸质会计档案。

具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的,由国务院业务主管部门统一规定,并报财政部、国家档案局备案。

第十三条单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的,在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案,应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管,法律、行政法规另有规定的,从其规定。

第十四条单位分立后原单位存续的,其会计档案应当由分立后的存续方统一保管,其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；单位分立后原单位解散的,共会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管,各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证,应当单独抽出由业务相关方保存,并按规定办理交接手续。

单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案,应当由原单位保管,承接业务单位可查阅,复制与其业务相关的会计档案,对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证,应当单独抽出由业务承接单位保存,并按规定办理交接手续。

第十五条单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的,原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的,其会计档案仍应由原各单位保管。

第十六条建设单位在项目建设期间形成的会计档案,应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位,并按规定办理交接手续。

第十七条单位之间交接会计档案的,交接双方应当办理会计档案交按手续。

移交会计档案的单位,应当编制会计档案移交清册,列明应当移交的会计档案名称、卷号,册数,起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。

交接会计档案时,交接双人应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后、交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者益章。

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会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料，是记录和反映经济业务的重要史料和证据。会计档案有形成范围广泛、档案类别稳定、外在形式多样等特点，在企业管理中发挥着无可替代的作用，是解决纠纷、打击犯罪的重要依据，是企业前景预测的重要史料，是总结经验、改进工作方法的指南针。近年来国家各级企事业单位、社会团体日益重视会计档案管理工作，随着会计电算化的逐步推行，会计档案管理外延逐步延伸，会计档案管理模式，已由单一的纸质管理模式转变为纸质档案和磁性介质档案共存模式。

尽管越来越多的企业重视档案管理，但是仍然存在许多问题，与企业的发展不协调，无法充分发挥应有的作用，成为企业发展过程中亟待解决的课题。

一、目前企业会计档案管理存在的问题

随着社会的发展，企业会计档案管理问题日益显现，成为制约企业基础管理工作发展的瓶颈。一是认识不足、重视不够。许多企业认为作为企业财务会计部门的工作就是要按规定设置账簿，进行核算，出具财务报告，整理档案是可有可无的，以致不设置专兼职档案管理人员，忽视会计材料的收集、整理和归档，财务业务与档案管理严重脱节。二是定义不清、管理缺失。有些企业认识到了会计档案管理的重要性，也设置了专兼职档案管理人员，但是对会计档案的定义不是十分清楚，造成归档不全面。由于对档案管理知识和信息化管理知识的缺乏和重视，以及专业人才的严重不足，造成在事件回溯和证据采集过程中丢失有力的依据和资料，严重影响了档案的完整性。三是人员素质不高、管理不到位。一方面，会计从业人员的档案管理素质不高。会计档案的收集和整理直接与会计从业人员打交道，会计从业人员的资料收集和整理直接关系到会计档案整理的质量。另一方面，会计档案管理人员的素质不高。会计档案管理岗位属于专业技术岗位，作为专业会计档案管理人员熟悉档案管理流程和管理要求，熟练掌握管理技能是最基本的技术要求。多数企业对所属人员的专业、相关培训和教育均未给予应有的重视，以致企业会计档案收集不完整，档案管理混乱，查询不方便，甚至遗失等。四是制度不完善、管理不规范。据相关部门调查显示目前多数企业在会计档案管理方面没有建立一整套立卷、归档、保管、借阅和销毁等管理制度，会计档案管理、档案信息化管理工作无章可循。企业会计档案管理的信息化管理制度缺乏，造成纸质档案和电子档案严重脱节，数据不一致，管理不同步，给档案管理工作带来了很大麻烦。

二、加强企业会计档案管理的对策

针对企业会计档案管理中存在的问题，笔者认为应该在以下方面加强管理。首先要加强领导，明确责任、提高认识。会计档案管理不仅是档案管理的组成部分，更是财务工作的重要环节，各企业应依法加强会计档案管理工作，明确责任，确定职责。其次要明确定义、细化管理。为全面系统的做好企业档案管理工作，企业培训部门需适时组织培训或者引进专业人才积极配合档案管理部门对本企业档案管理工作准确定位。档案管理部门要明确会计档案管理的内容，通过“6s”管理、“精细化管理”、“贯标体系建设”等方式加强对企业会计档案的基础管理，可以通过课题的形式进行攻关，实现档案管理的深层次探索，从而形成适应现代企业制度发展要求的管理模式。再次要加强培训，提高素质。财务会计部门各岗位是企业财务会计档案整理的第一岗位，财务人员是会计档案资料整理的第一人，直接关系到档案整理的质量。各企业单位应重视和加强对本企业会计档案管理人员的专业知识的培训，不断提高会计档案管理知识和操作技能，招聘、吸收具有计算机知识和信息资源管理专业方面知识的员工从事企业档案管理工作，熟悉会计工作的基本流程、基本规律和要求，熟练掌握

计档案信息资源管理技能，监督指导本企业财务部门做好会计档案的收集、整理、移交和利用等工作。最后要完善制度，规范管理。会计档案管理作为企业管理的重要组成部分，制度体系建设是档案管理最基础的工作，必须按照《会计法》和《档案管理办法》等法律法规的要求并结合自身实际建立健全本单位的档案管理制度，明确档案立卷、归档、移交、借阅、保管、安全、销毁等一系列手续，保证有章可循。如对档案的立卷、归档和移交要严格按照规定的时间、规定的格式和规定的要求进行。保管期满销毁的时候，必须由档案管理机构和财务部门共同提出销毁意见，报请单位负责人审批，编制销毁清册并详细列明档案项目等等。实行会计电算化和实现档案信息化管理的企业要同步建立健全档案信息化管理制度，进一步推进企业会计电算化、办公自动化和档案信息化的融合，明确流程，规范管理。

三、总论

会计档案是国家档案的重要组成部分，是企业的重要档案，是对一个企业经济活动的记录和反映。通过会计档案可以了解企业业务信息，可以检查企业的遵纪守法行为，还可以为上级乃至国家制定决策提供参考等。会计档案管理是一项系统性工作，需要企业在发展中不断更新、不断完善，只有充分认识会计档案管理工作在企业发展中的重要地位和作用，加强监管，规范管理，提高从业人员的素质，才能保证为信息使用者提供高质量的资料。

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会计档案是重要的经济档案，是国家档案工作的重要组成部分，也是各单位的重要档案之一， 会计档案是记录和反映一个单位经济业务的重要史料和证据，会计档案管理是会计工作的重要组成部分。然而，会计档案管理作为财务管理的最后一个环节，往往容易被忽视，形成财务管理工作的一个薄弱环节，直接影响了单位财务管理的质量和水平。因此，加强会计档案管理进一步提高会计档案的管理水平，充分发挥会计档案在各项事业中的重要作用。

1 会计档案的特点及其作用

1.1 会计档案的特点

1、来源的广泛性。会计档案来源于具有独立会计核算的单位。因此，凡是实行独立经济核算、财务收支的单位都会形成会计档案。

2、整体性。一个会计年度产生的会计凭证、会计账簿、会计报表等，他们之间相互联系，有了凭证，才有账簿；有了账簿，才有报表，这是一个不可分割的整体，保持会计档案的整体性，是管理好会计档案的基础。

3、形成过程的严密性。会计核算是利用设置账户、复式记账、填制和审核凭证、登记账簿、成本核算、财产清查和会计报表等一系列专门方法，对会计对象进行连续、系统、完整地记录、反映和监督。因此，会计核算的严密性也就决定了会计档案形成过程的严密性。

4、规律性。一个会计年度所形成的会计凭证、会计账簿、会计报表等，要反映某项经济活动时，从业务发生到结束上报，能连续不断地记录，便于进行正确的计算和综合分析，经济业务活动之间相互制约、紧密联系、环环相扣，这种内在的规律性，远远超过了其它档案。

1.2 会计档案的作用

1、会计档案直接影响经济工作。会计档案是预测、决策经济情况，开展会计分析的重要依据，真实、完整的会计档案是反映、监督、参与经营管理的重要信息资源，国家利用各企事业、机关的会计档案反映的数据逐级汇总，可以考核国民经济各部门有关计划和预算的执行情况，从而制订更适应国家经济建设的计划和决策；还可以利用会计档案提供的原始数据，科学地预测未来，制订最优化的管理方案，以最低的成本获取最大的经济效益。

2、会计档案保护国家利益不受侵犯。改革开放给经济建设带来了生机和活力，但由于原有法律法规还不够完善，一些单位和个人利用政策上的漏洞，巧立名目，铺张浪费，使国家财政收入大大流失。而会计档案将这些违反国家财经法纪的情况真实地记录下来，及时发现问题，阻止腐败的产生、蔓延、打击经济领域的不法行为，解决经济纠纷，从而确保国家的经济利益。

2 我校会计档案管理工作现状

装订会计凭证使用会计凭证装订封皮，封粘装订线，并在封粘处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容逐项填写齐全，装订完毕按月份的先后顺序放入会计档案（凭证）盒中，认真逐项填写档案盒面上的内容。年度终了会计账簿按账页编号顺序填写“目录”及“账簿使用登记表”，与账簿一并装订。会计报表逐页编制序号，填写“会计档案卷内目录”。按照高等学校档案要求在左上角盖上全宗号、目录号、案卷号印章，并填写内容，一年会计年度一个案卷号。 当年会计档案，在会计年度终了后，由财务部门保管一年，第二年年初移交学校档案保管部门归档，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，综合档案室会同会计部门和经办人员共同拆封整理，以分清责任。同时会计档案保管期满，需要销毁时，会计档案管理部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，严格审查后，编造会计档案销毁清册，严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由会计档案保管部门保管到结清债权债务时为止。

3 会计档案管理工作中存在的问题

1、对会计档案管理工作的重要性认识不够 。单位领导和财务人员对财务档案工作缺乏充分的认识，只注重内部财务项目的实施，轻会计档案管理，存在会计业务与会计档案管理相脱节的现象。

2、会计档案管理制度不够健全。首先是对会计档案的管理不够重视，认为会计档案只是综合档案管理的一部分，因而在制度建设中没有建立一整套会计档案管理制度。

3、会计档案装订、立卷、归档不规范。有些单位不能及时装订会计凭证，或长时间放在一个纸盒里；会计凭证装订封皮项目填写不全，或将会计凭证、会计报表等资料混乱放置；会计档案移交时双方没有按册清点，没有移交清单，没有按照永久、定期两类分别保管。造成日后工作中不仅查找非常困难，也影响了单位经济预测目标的困难。

4 完善会计档案管理工作的对策

1、统一思想，加强领导，提高档案管理的重要性认识，规范管理。需严格按照《会计档案管理办法》第四条规定：“各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密”。单位的领导及档案人员要加强会计档案管理的意识，从法律的高度来依法加强管理，使会计档案管理走上法制化的轨道。

2、健全会计档案管理各项规章制度。要做好财务档案管理工作，必须根据《会计档案管理办法》、并结合工作实际，建立和健全一整套档案管理制度。如我单位综合档案管理办法实施以来，先后制定了《财务档案工作人员职责》《财务档案保管制度》、《财务档案移交、销毁制度》等，进一步规范学校会计档案资料的收集、整理、归档、保存、利用等各项工作程序、使会计档案管理工作有章可循。