数字档案管理汇总十篇
时间：2023-06-27 16:06:34
序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇数字档案管理范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。
篇（1）
一、引言
数字档案馆是一种可以提供网络资料搜索的网络信息系统，其主要以信息技术为基础，使用数据库的方式进行储存和应用档案资料，实现资源的共享，提高档案资料的利用率。[1]在信息技术不断发展的情况下，建设超大型档案存储已经开始启动，使得档案馆可以有效突破时间和空间的限制，为档案利用者提供针对性的档案信息检索服务。所以通过建设数字档案馆，不仅可以有效提高档案馆档案的数量，也可以有效保护档案资料的安全，使人们可以合理利用档案资料，最终促进档案馆的发展。
二、数字档案馆建设对档案管理体制的影响
第一，促进档案服务功能的丰富。数字档案馆可以有效解决以往档案馆位置过偏、档案资料分布不够合理、信息查阅速度过慢、对空间储存的要求过高、需要花费大量人力物力等问题，不但可以为档案使用者提供各种服务，也可以节省档案管理的时间，使案管理人员可以有更多的精力开发新的业务和服务，提高档案管理人员的工作效率。[1]第二，促进档案管理体制的改变。以往档案管理体制主要以档案的保管为主，使档案得到有效保护。这种方式，虽然可以有效保护档案，但是无法发挥档案的价值[2]。而通过建设数字档案馆，可以充分发挥网络的作用，使更多有需要的人员可以进行利用档案信息资源，并且也可以有效简化档案查询利用方式，使档案可以被快速找到。在数字档案馆当中，不仅可以有效保护档案数据的安全，也可以使档案价值得到有效的发挥。[2]第三，完善现有的档案管理体系。在以往的档案管理当中，行政管理的关注点多为档案实体的监控和规范。但是这种管理方式容易影响到档案管理工作和档案利用方面的创新和进步。通过建设数字档案馆的建设，可以有效打破以往管理模式对档案利用的限制，使档案管理者可以真正扮演服务者的角色，为档案利用者数字提供针对性的服务。[3]第四，促进档案馆相关职能的进步。以往在工作当中，档案管理人员是统一由上级档案管理部门直接领导的，当数字档案馆之后，可以使档案管理的各个部门进行互相沟通，共同参与档案管理[3]。数字档案馆的建设不仅仅是某个部门的事情，其需要涉及各种知识，因此各个部门均需要给予数字档案馆建设足够的支持，使数字档案馆建设得以顺利完成。通过这种方式，不仅可以有效提高各个部门的团结程度，也可以使档案管理的质量得到提升。
三、利用建设数字档案馆完善档案管理体制的解决措施
第一，对数字档案馆建设的认识，促进数字档案馆的发展。建设数字档案馆属于档案管理体制的创新路径，因此在实际工作中，档案管理人员需要转变自己的观念，合理利用数字档案馆提高自身的工作效率。同时档案管理人员需要意识到数字档案馆的重视度，不断学习各种有关数字档案馆的信息技术，合理利用数字档案馆进行档案管理工作。另外需要进行掌握数字档案馆应用的方法，这样不仅可以使自己的办事效率得到提高，也可以使档案的管理和利用更加便捷。第二，实现档案资源共享，促进档案利用率的提升。要想建设数字档案馆，就需要打破档案馆档案管理固化、资料利用率不高的现状，使部门之间可以进行有效沟通，不仅需要完成档案的保密工作，也可以使档案资料得到有效共享，使档案的价值发挥。因此需要进行档案管理，尤其是要做好系统中档案数据库的保护，使档案资料可以得到有效的利用的同时，可以保障档案资料的安全。第三，加大人才培养的投入，培养更多的专业人才。建设数字档案馆需要大量的人力物力，因此政府需要投入足够的财政资金，企业也需要给予足够的资金支持，才能使数字档案馆得到充足的经费进行建设，促进档案管理方法的先进化。同时因为数字档案馆系统和技术的使用需要专业的知识，因此需要加强专业人员的培养。比如可以招聘专业技术人员进行管理数字档案馆，并且可以利用自己的专业知识为其他员工进行培训，为数字档案馆的后续应用提供有效的人才保障。第四，加强数字档案馆的安全防范，保障档案信息安全。在进行数字化建设工作的时候，档案信息资源会处于比较开放透明的状态，如果没有得到合理利用或者被不法侵害，将会造成巨大的损失。所以在建设数字档案馆时，需要注意防范档案资料被不法侵害。比如可以进行制定完善的工作管理操作制度，使每个员工均可以按照制度的要求进行工作。同时在进行资料查询的时候，需要分级设置查询权限，使档案资金的获取到有效保护。另外需要需要做好档案的备份以及防止黑客入侵的措施，使档案资料可以免受恶意技术的侵袭。
四、结束语
综上所述，数字档案馆建设对保护档案资料，提高档案资金的利用率具有重要的作用，因此需要加强数字档案馆建设，解决以往档案管理存在的问题，改善以往的档案管理体制，为人们提供专业的服务，促进档案管理工作效率的提升。在实际工作中，可以通过提高对数字档案馆建设的认识、实现档案资源共享、培养数字档案管理专业人才、加强数字档案馆的安全防范等措施使数字档案馆建设得以顺利进行。这样不仅可以有效保护档案资料的安全，也可以促进档案使用效率的提升，促进档案管理目标的实现。
参考文献：
[1]冯克民.规范化数字档案馆（室）建设研究[J].办公室业务，2017（02）:152-153.
篇（2）
当前世界各国包括我国，都在积极地进行数字档案的建设。由于计算机技术及信息传输网络化，为办公自动化管理提供了科学技术保证。随着数字化的社会生活，产生了越来越多的数字档案，对这些数字档案进行有效管理和利用，是时代对档案管理提出的要求。
一、数字档案及其特征
1.档案是“过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”。档案数字化，从技术层面理解指的是资源数字化、存储海量化和传递网络化。数字档案是一个数字化的信息系统，它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存储，以网络化的方式互相连接，从而提供及时利用，实现资源共享，数字档案具有如下特点：（1）资源数字化及空间虚拟化。（2）档案管理的数字化。（3）信息资源的共享化。（4）服务对象及需求扩大化。
2.数字档案同传统档案的区别。传统档案的馆藏主要是原始档案的实体，在历史真迹、凭证价值方面具有法律效力上的优势，是以文字、图像、图形等为符号，以纸质为介质的纸质档案。在长期保存方面也具有数字档案不可比拟的优势。而数字档案是一种新型载体的档案，是无形的，它的传输、运算、存贮是以数字编码的形式存在。因此数字档案是数字化信息技术的产物，是能够被计算机识别处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网上传递的数字代码序列，是数字信息的集合体。原始档案被数字化后，也并不意味着原始档案不再需要。数字档案容易发生改变，因此，原始档案在可能的情况下有必要继续保管。数字档案主要承担档案信息利用的职责。
二、数字档案的管理模式
1.时代与科技的发展使档案管理对象由传统的纸质档案为主，转变为以数字档案为主，纸质档案为辅。档案载体的历史演变也经历了甲骨、金石、简牍和纸张，直至现今数字档案采用的磁带、磁盘、光盘的变化，可以预见随着社会的发展，这种新型档案载体数字档案的出现很快能获得政府的法律承认。因此数字档案管理必将成为档案管理的主要对象。
2.数字档案的管理内容包括：数字档案的归档、历史档案的数字化、数字档案的存储、数字档案的业务管理、数字档案的交换和利用。面对新型的数字档案，应根据档案管理的要求，加强对本单位电子文件的积累、著录、归档等工作的监督、指导，保证各部门所产生的有保存价值的电子文件的齐全、完整、有效。
3.长期以来，档案管理一直处于手工操作状态，档案的收集、整理、分类、编目、鉴定、保管、检索、利用、编研、统计等都是人工完成的，而库房的管理也都是有形的，如：案卷、档案柜等。随着数字档案的建立将最大程度地降低手工操作，而向自动化管理转型。由于数字档案的存储介质具有大容量的特点，摆脱了档案对存储空间的依赖性。总之，计算机具有自动分类与组合功能，电子文件的产生与运用，使整个档案工作转化为以计算机为核心的自动化办公，简化了传统工作程序，解放了劳动力，改善了办公环境，提高了办公的质量和效率。另外，网络世界的形成，数字档案能够通过网络迅速传播，档案信息将成为全民共享的资源。
三、数字档案管理目前存在的问题
21世纪的数字档案要朝着各种载体形式并存的方向发展，包括各种电子文件、多媒体、缩微载体和声像载体等。尤其是要增加数字化馆藏的建设。数字档案管理是一种逻辑管理，档案从有型向无形转化，档案管理部门也变成信息化管理机构。电子革命给档案工作带来了一个质的变化，数字档案的内容与载体之间脱离了原有的一一对应关系，档案的内容可以选择不同的电子载体，可脱离原载体进行传输，我们从各部门收取数字档案的内容，而不需要它们的原电子载体。利用这一特性，我们可将档案复制若干套。但这些介质还有很多不尽人意之处，如记录信息有效寿命期的问题。电子文件具有管理和利用比较方便的特点，如记录密度很大，用极小的空间存储大量信息，节省存储空间，同时也不需要很多库房；在形成过程中，增删改非常方便；可利用计算机网络系统进行远距离传递，方便快捷地提供利用，达到资源共享；各种媒体信息能集中统一管理；可利用非实体归档，能较快地完成归档任务等特性。所采用的存储介质主要是磁盘、磁带和光盘等，它们的记录寿命一般不超过20年，这给我们保护数字信息带来了困难。另外除了保护载体材料外，对电子档案的备份措施、加密技术、电子签署技术、登录认证技术、访问控制技术等，还有电子档案被污染以及人为的破坏等问题。针对这些问题，产生了杀计算机病毒技术、数据库修复技术、信息刷新保真技术、电子文件法律凭证保障技术等。近年来，数字化档案的相关技术很多已在其它领域中成功的应用，如模式识别、海量数据存储、数字加密、影像压缩和信息隐藏技术等等。将这些技术引用到数字化档案管理中并加以发展，将会为档案保存和流通的安全提供强有力的技术手段。
四、数字档案的出现对管理人员的新要求
1.在现有的档案人员结构中，以文科的档案学专业人员为主，而理工科的专业人员较少，面对高速发展的电子时代显得力不从心，这就直接影响到档案事业的发展和信息资源的开发和利用。所以要适应新形势下的档案工作的需求，不仅对现有的档案人员进行必要的培训，优化知识结构，掌握计算机和其它方面的新知识、新技能，同时各院校应增设新技能课程，培养造就一批掌握现代科学技术的复合型档案管理人才。只有这样才能适应档案事业发展的需要，实现档案事业的现代化管理。
2.强化服务意识。档案是最原始、最可靠并具有凭证效力的信息资源，随着社会对档案信息需求的日益增长，档案人员要增强为广大需求者服务的意识，坚持面向社会、面向未来。
篇（3）
关键词：计算机技术;数字档案管理;运用
当前，档案管理已经实现了数字化，并通过计算机技术的运用，有效提升了档案管理工作效率。传统档案管理模式已经非常落后，并逐步被数字档案管理模式所取代，这样既能够让档案管理工作水平得到提升，还能提升档案管理工作的信息化、数字化和智能化水平。对此，档案管理人员要充分提起重视，将计算机技术充分运用到数字档案管理工作中，避免档案资料出现泄漏、丢失的问题。
一、计算机技术在数字档案管理中运用的策略
（一）档案信息管理的数字化
通过对计算机技术的应用，让传统纸质档案管理逐步转变为数字化管理，通过将纸质档案中的信息录入到计算机中，可以让档案信息保存、查询、修改、检索等工作变得更加高效与便捷。［1］在计算机技术支持下，还能够让档案信息得到共享，工作人员只需要利用网络就可以实时查询相关信息，实现了对档案信息的综合管理，并让档案信息管理工作变得更加顺畅与有效。在档案管理数字化过程中，会极大减少纸质档案的使用量，减少了档案管理成本投入，并能够让重要、珍贵的档案信息得到永久保存，不会出现磨损、遗失等问题。
（二）档案信息管理的自动化
在互联网时代下，计算机技术、网络技术和数字化技术在档案管理工作中应用非常广泛。对计算机技术来说，信息存储非常高效，处理能力较强，能够同时处理多种信息，且处理速度也很快，能够提升档案管理的自动化水平。通过设置相关的工作程序，计算机可以快速完成信息整合、分析处理、信息查询和信息管理等工作，不用进行人工操作，且可以获得更高的效率，让档案管理工作可以自动开展。对此，要将计算机技术充分应用到数字档案管理工作中，让档案信息有更高的使用效率，管理工作也能更加高效、科学地进行。
（三）档案信息检索的网络化
随着计算机技术的发展与普及，在提升档案管理工作效率上发挥着重要作用。通过运用计算机技术，能够将各地档案形成一个统一的整体，工作人员在检索过程中，只需要简单操作就可以实现。在计算机技术支持下，能够检索所有的信息，包括本地档案信息查询与各处档案综合查询等，工作人员只需要利用计算机与网络就可以完成检索工作。同时，检索速度也可以得到有效提升，只需要输入关键字，可以快速获得检索结果，从而节省了档案查询的时间，也提升了档案资料的利用率。档案信息的网络化检索，帮助工作人员提升了工作效率，提升了档案管理工作的智能化、数字化和网络化水平，让各地档案信息得到有效共享。
（四）档案信息管理的安全化
档案管理有着一定的特殊性，且很多档案对保密的要求比较严格，这需要做好档案的安全保护工作，避免信息发生丢失、泄露的情况。［2］将计算机技术应用到数字档案管理中，可以提升档案资料的保密性，这表现在以下两点：一是档案资料本身的安全保密。即一些档案资料附加有密码，只有获得相应权限才可查阅，这样就避免档案资料出现外泄的情况。二是对系统软件的安全加密。对启动盘进行加密，避免人为复制相关信息，将信息泄露途径切断。要通过各种有效的技术措施，提升数字档案的安全性。
（五）培养数字化档案管理人才
档案人员素质与能力的高低，对数字档案管理工作水平影响很大。对此档案管理部门需要加强对人员的培训工作，让他们掌握更多的专业技能，学习计算机技术等相关知识，能够充分运用好计算机技术，保证数字档案管理工作效率得到提升。档案管理人员在接受培训以后，可以熟练操作各种先进设备，如计算机、打印机、复印件、扫描仪等，让数字档案管理能够正常开展。此外，档案管理人员也要充分认识到学习的重要性，主动投入到学习中，并在日常工作中注意总结经验，这样才能跟上时展步伐，更好地胜任数字档案管理工作，让档案资料应有的价值得到发挥。
二、结语
总之，在信息时代背景下，档案管理数字化水平不断提升，档案管理模式也发生了变化。档案管理部门要重视计算机技术的引入，提升档案管理工作的自动化、网络化和数字化水平，这样能够让工作效率得到有效提升，减少工作强度。此外，还要重视对档案管理人员的培训工作，这样才能保证数字档案管理工作正常开展，将计算机的作用发挥出来，让档案资源得到有效利用。
参考文献：
篇（4）
2数字档案馆的建设会产生的影响
2.1促进现行档案管理体质重点的改变
传统的档案管理制度的重点放在保护档案的安全不受损害，档案的安全性处于标准要求之中。并且传统档案馆在对于档案整体的保护工作上还是比较有优势的。但是这样的档案管理方式对于档案本身的价值是一种削减。在这样的档案管理方式之中虽然其安全性可以得到有效的保证但是其利用价值却没有得到体现。而在数字档案馆的帮助之下档案数据的安全性不仅能够得到保证而且档案的价值会得到更好的体现。而且数字档案馆本身的技术先进性对于档案的使用方式也可以产生积极的效果，使得档案的使用更加的凸显灵活性和多样性。
2.2冲击现有的管理体系
数字档案馆的建设对于现行的管理体系会产生比较大的冲击。传统的管理体系对于档案管理工作的进步会产生消极的作用。数字档案馆的建设冲击的原有的管理体系，让档案馆真正变成为人民服务的存在。此外数字档案馆中各部门之间的交流以及和外部部门之间的交流会变得更加的方便。
2.3促进相关职能的改革进步
传统档案馆的职能分配在数字档案馆的冲击之下也会出现改革情况。数字档案馆的建设工作需要各个部门之间相互努力配合，同时不仅要档案馆内部同心协力还需要外部人员的帮助。数字档案馆的建设涉及到的知识范围比较广，各个部门之间都需要给予相应的帮助，这个一个以技术为基础进而推动整个档案管理行业观念革新和体制重塑的一个重大改革。
3对数字档案馆建设的建议
数字档案馆的建设需要注意到四个方面。首先是应该对数字档案馆的建设给予足够的重视，这一点一方面是改变人们对于传统档案馆的观念，另外一种是对其建设提供足够的人才支持。其次，数字档案馆的建设需要加强其共享性，让档案的价值真正的发挥出来。再其次是需要对数字档案馆后续的建设和发展进行人才储备。最后是提高档案管理工作的安全性，确保档案的安全。
篇（5）
一、项目背景
近年来随着精细化管理的全面推行，公司各项业务得到了细化与完善，档案门类也日益增多。公司档案室自2006年成立以来，已接收保存了大量的图纸、合同、文书、会计档案，截止目前室藏档案已达到3万余卷，5万余件。运用传统手工管理模式，档案信息利用率低，查准率、查全率不高，极大的浪费了公司的宝贵资源，难以适应现代化企业的发展要求。因此通过信息化手段开发好、利用好这些档案资源，使其更有效地服务于公司的发展具有重要的现实意义。
二、项目建设总体目标
档案信息化建设工作主要是充分利用现代计算机技术、网络技术、信息技术，对档案资源进行处理、管理、开发并提供利用，从而达到为公司各项工作提供服务的目的。
总体目标：一是实现档案信息的数据化处理和保存；二是实现档案管理现代化，提高办公自动化程度；三是实现档案信息专业化、标准化管理；四是实现档案信息人才专业化。
三、软件选型
软件的选型要考虑诸多因素，包括行业匹配度、产品成熟度、产品特点、系统功能、系统性能（包括开放性、可扩展性、配置能力等）、方案水平、典型用户、实施团队、公司实力、本地化服务能力等方面。
为了保证项目软件的使用率和可操作性，公司专门成立档案信息化项目组，由公司IT人员与档案人员共同组成，负责项目前期的考察、调研。首先邀请国内知名的档案软件公司做技术交流，使项目组成员全面掌握每家公司档案软件的功能以及优缺点。其次为了更加直观的了解软件的应用效果，我们选择了几家在信息化建设方面做的比较超前的档案馆以及与公司生产性质相仿的企业进行了参观，了解档案信息化建设实施的主要内容，建设规划、软件的使用情况等，结合公司实际需求，最终确定选用北京量子伟业的PDE综合数字档案管理系统。
四、项目建设思路及内容
（一）档案信息化建设的理论依据
系统的搭建以公司的档案建档要求为指导原则，以信息化平台建设为手段，实现档案的集中化管理。以前端控制取代末端收集、全程管理取代分段管理，以协同运营取代独立开展，优化了业务流程，保证档案信息的齐全、完整、准确，解决了公司档案资料孤立、储存分散、移交责任不明等问题。
（二）系统搭建的框架、结构
图1 聚银公司档案系统架构
系统采用B/S架构和C/S架构结合的方式，分三层架构，底层为Oracle数据库，中间层为应用层，上层为展示层。建立多全宗的二级管理平台，统一规范业务和流程管理，保证数据采集的完整性和管理的规范性，涵盖了档案收集、整理、保管、统计、鉴定、销毁和利用等业务环节，自定义分类存储，集中控制，多途径查询。如图1所示。
（三）信息资源库建设
1.目录数据库
对馆藏的历史档案目录（案卷级、卷内级）进行集中统一收集、录入，一般的档案管理系统都能兼容excel格式的电子表格，可将电子目录一次性导入档案系统。并要求资料形成单位在以后资料移交时必须移交电子目录。
2.全文数据库建设
全文数据库建设一方面是对馆藏纸质档案的数字化处理，即利用平板扫描仪、高速扫描仪等设备对存量档案数字化。文件格式一般为TIFF、PFD、JPEG等，若要实现全文检索功能，还要进行OCR识别进行文字抽取。扫描时可采用黑白图像和彩色图像两种方式，页面为单色文字、字迹清晰、不带图片的纸质档案，宜采用前者进行扫描；页面为多色文字、清晰度高、带有图片的纸质档案，可采用后者扫描。因化工企业馆藏图纸多，在扫描的过程中切记不能只追求清晰度，将分辨率设置太高，导致图像太大而影响传输效率。在没有特殊要求的情况下，单色页面的扫描分辨率一般为100-200dpi，彩色页面的一般为100dpi；另一方面是利用办公软件直接形成的电子文件的接收即增量档案数字化，例如OA系统形成的公文、合同，可直接与档案系统做接口实时导入。对列入归档范围的，档案部门应督促各单位及时做好电子文件积累、鉴定、编目，实现电子文件实时归档。同时要坚持纸质档案和电子档案同时保管的“双套制”，以此作为档案接收的硬性条件。
2011年项目实施时，聚银公司档案室组织人员对室藏档案进行了有序分类，对重要的、查阅率高的档案进行了数字化扫描、加工，共建成36000余条档案条目数据库、12万页原文数据库，并实现条目与原文100%挂接。
（四）档案信息安全保障体系建设
1.制度建设
公司信息部门建立信息安全制度，加强对档案管理系统的维护管理，实施可靠安全的数据备份，做好电子档案信息的保管，全文、目录、多媒体（照片、影片、录像）数据库采用光盘等方式同步备份。档案局域网与互联外网实行物理隔离，严格管理权限，加强身份认证和密钥管理，非公开的档案信息一律不得上外网。采取数据备份和异地存放管理措施，确保档案信息数据安全。档案部门加强对电子文件归档工作的监督和指导，保证归档电子文件的真实完整。建立严格的档案交接制度和安全保障措施，严防档案数字化加工过程中失、泄密事件的发生。
2.智锁文档加密软件的应用
针对档案信息的特殊性，公司同时配套使用智锁文档加密系统。该系统可以根据文档特性分级加密，合法客户端可以根据系统授权自由查阅档案加密文档。该软件还提供对移动硬盘，U盘的多种控制选项，如只读、自动加密等。智锁文档的合法流通范围是聚银公司内部局域网，一旦资料脱离内部网络环境，将无法打开，有效保证了档案信息的安全性。
（五）档案管理系统硬件设施建设
1.ORACLE数据库服务器1台（内存不低于8G，硬盘不低于240G）、应用服务器、文件服务器、WEB服务器合用1台硬盘不低于1T（硬盘大小根据历史数据情况具体定），内存不低于4G。
2.建立档案原文数据库需要的A0、A3、A4平板扫描仪，快速扫描仪等设备。
五、“数字档案管理系统”的特点及主要功能
该系统具备符合国家档案管理相关规定的档案综合管理功能，不仅能完成档案管理各环节，还具备管理多门类档案及文件资料、科技资料、规程等其它资料的管理功能。从文件注录到形成档案编研材料、专题汇编对各门类档案进行全方位管理，不仅能管理文本文件，还能提供管理声像、图片等形式多媒体文件的管理功能。利用计算机记录档案的物理存放位置，并能提供快速的查询、统计功能，从而减少人为错误，提高档案管理的效率。
（一）OA系统、合同系统、公文系统的对接功能
与办公OA集成，达成业务系统间的贯通。经档案管理系统提交的借阅申请、移交申请等按照设定好的审批流程，通过OA办公系统进行流转，并且申请者可以随时对流程跟踪。由合同系统、公文系统形成的电子公文、合同实时推送至档案管理系统归档，真正实现文档一体化，使得信息数据在系统间完成正向循环。
（二）档案管理功能
该系统具有强大的档案整理功能，适合于各种归档方式，大大减轻企业档案管理员的工作负担。
1.针对化工企业技改、技措项目多的特点，该系统对档案进行三级管理，分别是项目级、案卷级、文件级，这样便于日常文件、资料的积累与查找。对于每年实施的项目，兼职档案员先在项目库新建项目，然后在新建的项目库内添加日常积累的文件，称为“未整理文件”，最后根据工作需要对“未整理文件”进行组卷、归档。
2.所有进入系统的数据将默认按照先后次序排列位置，档案员可以根据档案实体情况，通过“上/下移”、“对调”、“插入”、“按著录项刷新流水”自由调整电子条目的顺序，或在普通状态下直接使用表格列头排序。通过各种“档案分组方式”，可以将数据按照升序或降序模式分门别类进行展示，配合“模糊检索”或“高级检索”快速过滤和定位目标档案数据。
3.在“传统立卷”、“工程项目”等多级归档方式的档案库中，档案员可以使用丰富的“组卷”向导，如：“组新卷”、“组已有卷”、“合卷”、“拆卷”、“移卷”、“拆件”快速、准确地生成合适的案卷和项目条目。同时对二级条目进行“位置调整”、“生成序号”、“页数页次转换”等微调操作。
4.使用“批量自动关联”与“批量自动组卷”，将分离的案卷与卷内条目通过配置著录项快速绑定；或者配合“公式计算”快速生成案卷条目，对于需要解绑的数据可以使用“解除关联”。
5.使用“按选择”或“按归档分组”的方式，快速生成档号，系统将反馈准确的操作报告，方便快速定位问题所在。辅助“查找重复档号”、“查找中断档号”，可以即时、妥善地处理问题数据。
（三）数据利用功能
对公司局域网内的各用户（包括领导、专业技术人员）提供分层次、智能化、方便快捷的档案、文件综合信息访问查询、档案库存（借阅）状态显示。在进行档案文件全文检索时，系统要对检索用户的权限审核，拥有查看权限的用户可以查看文件文本的部分预览，没有权限的只能查看文件名称。
（1）对查看权限的控制
将档案按照重要程度分别设为A、B、C三个级别，并在每条著录项中，将受控别设置为必录项。档案级别不同，借阅、在线查看的审批流程各不相同。当借阅者在档案库查找到所需档案条目后，点击在线查看，系统自动进入身份认证程序，确定是否有查看权限，若有，可以直接查看，反之则进行提示走借阅流程。
（2）全文检索功能
通过全文索引模块将档案管理系统中索引电子文件进行文本抽取，同时对文本进行索引，建立用于全文检索的索引文件库，确保全文检索的精确性。在建立索引文件的基础上，进行全文检索，对于系统内的电子文件进行亚秒级高速检索，提高档案文件利用率。在显示的结果上进行高亮显示，突出检索内容的一目了然。
（3）数据管理功能
为了有效实现利用目的，对各类电子档案实行系统化管理，实现分类、排序、目录生成、数据统计、自动标引、信息组织、打印输出等，并运用权限分配、访问控制等技术，确保电子档案信息的安全及合理利用，有效地维护整个电子信息系统的安全。
六、推广应用
通过本次“数字档案管理系统”的建设，实现了公司档案业务流程的全面自动化，提升了不同门类的档案的科学化、规范化管理水平，提高了档案工作的效率和质量。系统运行期间，多次组织工程技术人员、兼职档案员对该系统档案在线查看、实体与电子档案的网上借阅、网上审批、移交等业务进行培训、指导，并编制《聚银公司数字档案管理系统使用手册》分发到给各单位；为了方便下载使用，还将使用手册电子版上传到公司网站首页。
数字档案管理系统上线运行两年来，利用档案系统办理查档审批、查阅业务的已有600余人次，涉及档案文件约1000余件，得到了广大员工的一致好评。聚银公司数字档案系统的成功应用，是档案管理模式的一项重要改革，标志着公司在基础管理方面迈上了一个新台阶。
篇（6）
（1）按照数字档案馆基础网络架构、主要技术路线与软硬件配置基本要求，集成建设适应馆藏档案基础数据和今后一定时期内数字档案增长规模的数据管理、满足数字档案馆各项管理与服务需求的基础设施。
（2）开发或应用具备“收集、管理、存储、利用”等功能要求的数字档案管理系统，实现档案管理各业务环节的自动化、网络化。
（3）全面推进馆藏档案基础数据库建设，优先建立馆藏档案的文件级目录数据库，逐步进行传统载体档案的数字化转换，积极推进电子文件的接收和管理，建立各类数字档案资源库群。
（4）应用先进技术和相关管理手段，保证数字档案信息资源的可靠可信和长期可用，减少数字档案对软硬件的依赖性，从而使数字档案具备传统档案所具有的原始性、凭证性和长期可读性。
（5）运用多种技术手段，针对不同利用对象，通过不同渠道，实现档案信息资源分层共享，方便、快捷满足各类用户利用需求。
（6）配套建设数字档案馆保障体系，确保数字档案馆系统安全和数字档案信息安全。
数字档案馆的建设需要实现档案信息的数字化，档案管理的现代化，档案利用的网络化。数字档案馆的新内容、新方式、新体系，必然对现有的档案管理体制产生影响。
1、控制为核心的体制设计理念
档案与其它文献信息追求的差异在于，档案内容的性使档案信息的交流受到了限制，阻碍了普通档案利用者的合理要求，我国过去的档案管理体制是以控制为核心的设计理念，管理体制的设计重心是如何防止档案信息的泄密。而数字档案馆建设的最大意义就是要实现管理理念以保管档案实体为主向以提供档案服务为核心的转变，可以借鉴网络技术实现档案利用效率的提升和利用方式的灵活，而不仅仅是在原有管理理念的指导下实现档案实体的保管和整理的升级。因此发挥数字档案馆在提供利用方面的优势，为广大档案利用者提供服务是建设数字档案馆的应有之意，2000年的全国档案工作会议明确提出：要转变观念，改变认识。把档案馆建成“两个基地，一个中心。”即档案保存基地，爱国主义教育基地和档案信息服务中心。时代要求档案馆从封闭走向开放，档案馆的功能也要由档案保存、档案借阅、技术管理转变为保存、借阅、技术管理、对外开放模式。档案工作理念的改变，导致了原有的控制为核心体制设计理念的变化。如果档案工作坚持以保管为主的理念，则失去了建设数字档案馆的意义，另一方面，数字档案也使得档案工作者从传统的手工管理模式转向计算机管理模式。
2、基于传统档案业务的职能分配方式
原有的档案馆在组织建构上基本立足点都在于现有传统档案工作中涉及到的主要问题，档案工作者已经习惯了被动的工作方式，但随着数字档案馆建设的来临和发展，数字档案馆必将使档案馆的各个部门都涉及参与，数字档案馆的建设已不再是单纯的技术工作对档案工作的要求，首先是归档流程就有新的变化，传统档案的归档工作一般是在档案馆内部完成的，而数字档案从现行的业务系统转移到档案馆的资源中心不能再被修改，档案馆必须建立专门的网络系统、储存系统、管理信息系统等硬件环境，以便检验、储存、管理和阅读数字档案，为了做好电子档案的归档工作，档案工作者还需提前参与到整个系统的方案设计以及需求分析和系统实现阶段中去，从档案管理的角度上提出合理的建议和意见，要从全局的角度上考虑电子档案的管理和利用，档案工作人员要以技术发展为契机从而实现档案行业在管理理念和运行体制上的重要变革，数字档案馆的建设要求档案工作者以服务的姿态用数字档案建设的成果为利用者服务，应该借助数字档案的环境主动与相关行业系统的外部交流，不能再以“坐等靠”的传统作风，数字档案提供利用时，应注意安全保密性，未经批准，任何单位和个人不得复制数字档案，体制上发生转变才能保证档案数字的健康发展，数字档案馆的建设必将使传统的档案业务的职能结构发生变化。
3、管理理念的更新
数字档案管理系统应当具备“收集、管理、保存、利用”四项基本业务功能，以及用户权限管理、系统日志管理、数据备份与恢复、系统及其数据安全维护等功能。数字档案管理系统还应当采取必要措施保证馆藏数字档案信息，特别是由电子文件归档形成的电子档案信息的可靠和可用。数字档案管理系统功能可以根据信息化发展和档案管理的要求而有所侧重并不断拓展。
篇（7）
1.1 鲁棒性。是指不因图像文件的某种改动而导致隐藏信息丢失的能力。也就是说，当被保护的数据在经过攻击后，嵌入的水印信息仍能保持好的完整性并能以一定的正确概率被检测到。这些可能的攻击包括噪声、滤波、剪切、旋转和编码等。在理论上任何水印都可以去掉，只要对水印的嵌入过程有足够的了解，但是如果对水印的嵌入只是部分了解，任何破坏或消除水印的企图势必导致载体严重降质而不可用。
1.2 隐藏性。也称不可感知性，即对于不可见水印处理系统，数字水印的嵌入不应使原始作品发生可以感知的变化，也不能使被保护数据在质量上发生可以感觉到的失真。也就是水印在通常的视觉条件下应该是不可见的，水印的存在不会影响作品的视觉效果。
1.3 安全性。指隐藏算法有较强的抗攻击能力，即它必须能够承受一定程度的人为攻击，而使隐藏信息不被破坏，确保嵌入信息的保密性和较低的误检测率。换句话说，水印安全性就是未经授权的使用者删除、检测估计、写入或修改原始水印的不可能性。所有水印都包含一个水印嵌入系统和水印恢复系统。
数字水印有可见数字水印和不可见数字水印两种类型。可见水印就是人眼能看见的水印，其表现形式就像在原数字图像或音频段上盖上一个可见的邮戳，比如照片上标记的拍照日期或电视频道上的标识等。不可见水印就是人类视觉系统难以感知的，也是当前数字水印领域关注比较多的。不可见数字水印作为一段信息保存在原始数据或图像上，从某种意义上来说，更有利于标识作品的版权、所有者等方面的信息。
2 数字水印在数字档案管理中的应用
随着数字水印技术的发展，数字水印的应用领域也得到了扩展，数字水印的基本应用领域是防伪溯源、版权保护、隐藏标识、认证和安全隐蔽通信等。在数字档案管理中，为了确保档案的真实性、可靠性，我们可以运用数字水印技术对一些重要的档案进行加密，这样人们就不能进行伪造和非法获取，确保档案信息的安全。数字水印在数字档案管理中的应用主要有以下几个方面：
2.1 版权保护。即数字作品的所有者可用密钥产生一个水印，并将其嵌入原始数据，然后公开其水印版本作品。当该作品被盗版或出现版权纠纷时，所有者即可从盗版作品或水印版作品中获取水印信号作为依据，从而保护所有者的权益。版权保护是当前数字水印技术最主要的应用领域，这种应用要求其水印具有非常高的鲁棒性。
2.2 加指纹。为了避免伪造信息的发行，出品人可以将不同用户的ID或序列号作为不同的水印（指纹）嵌入作品的合法拷贝中。一旦发现未经授权的拷贝，就可以根据此拷贝所恢复出的指纹来确定它的来源。
2.3 标题与注释。即将数字档案的标题、注释等内容（如，一幅照片的拍摄时间和地点等）以水印形式嵌入其中，这种隐式注释不需要额外的带宽，且不易丢失。使用时更为方便，甚至注释信息可以用于资源检索。
2.4 篡改提示。当档案信息被用于法庭、医学、新闻及商业时，常需确定它们的内容是否被修改、伪造或特殊处理过。为此，可将原始图像分成多个独立块，再将每个块加入不同的水印。通过检测每个数据块中的水印信号，来确定作品的完整性。与其他水印不同的是，这类水印必须是脆弱的，并且检测水印信号时，不需要原始数据。
2.5 使用控制。这种应用的一个典型例子是DVD防拷贝系统，即将水印信息加入DVD数据中，这样DVD播放机即可通过检测DVD数据中的水印信息而判断其合法性和可拷贝性，从而保护制造商的商业利益。利用这一特点，可以控制档案信息只能在特定的机器上阅读。
篇（8）
传统的项目图纸等实物档案，按照卷册号有序地存放于库房的档案排架上，依照档案库的防火、防霉、防盗等规定进行保管。数字档案的安全保管建立在数据中心的系统安全管理、设备操作管理、访问权限管理、数据备份管理等一系列的安全管理措施之上，侧重于防病毒、防攻击、防灾害等数据安全管理，其安全性明显高于传统档案。
2．档案利用方式不同
传统档案利用需要设计人员亲自到档案馆借阅，且受限于实体档案的数量、档案的借阅情况、档案馆的开馆时间等，利用率较低。数字档案充分利用网络数据传输的便捷性和实时性，随时为用户提供浏览或下载档案服务。数字档案的使用率远远高于纸质档案，使档案充分发挥出其自身的价值。但是，数字档案的频繁访问也对数字档案管理在电力工程设计中的应用分析文/周惠平档案系统的健壮性、数据结构的合理性、档案编研的科学性，提出了更高的要求。
二、在电力工程设计中加强数字档案管理的对策
1．加强档案管理业务平台建设
档案管理服务于电力工程设计工作，所以，数字档案管理平台不是孤立的，而是与协同设计平台集成于同一工作平台。电力设计院的设计人员与档案管理人员，都使用该平台进行设计和档案管理等工作，并通过该平台实时在线沟通。在协同设计平台上设计完成的电力工程，其电子档案基于网络审核合格后，由档案管理人员负责接收、整理和网上归档。应用档案管理业务平台实现在线档案收集，保证了电子文档的真实性、及时性和有效性，并能定期对电子文档进行版本更新，极大地提高了工作效率。
2．构建各类档案信息库
档案数字化是一项细致而繁琐的工作，底图和文书档案需进行扫描，声像档案可采用录像转视频文件、照片生成电子图片等方式，集中进行数字化处理。工程档案采用大流水工作方式数字化后，需进一步进行网上编目，自动生成流水号、文档挂接等工作，构建各类档案信息库。档案管理平台具有电子档案密级和权限划分功能，可以根据密级和权限划分规则，对全部电子档案进行密级和权限划分，从而实现了档案信息库的自动安全管理。
篇（9）
1. 项目建设背景
随着档案门类的日益增多，档案信息化进程的加快，企业档案数字化越来越成为提升现代化管理水平必要手段。大唐南京发电厂档案室自2008年新厂搬迁重建以来，不仅接收保存了大量工程项目的科技档案、实物档案、声像档案、照片档案，还包括自1934年以来的文书档案和1960年起始的会计档案，截止目前室藏档案已达到17万余万件。如果运用传统的手工管理模式，不仅档案信息利用率低，且查准率、查全率也不高，极大浪费了企业的宝贵资源，难以适应现代化企业的发展要求。因此通过信息化手段开发好、利用好这些档案资源，使其更有效地服务于企业的发展具有极其重要的现实意义。
2. 项目建设的总体目标
大唐南京电厂档案信息化建设按照统一规划、分步实施的原则，建设总体需求是实现大唐南京电厂的档案管理的电子化，实现各种门类档案的收集、整理、归档、利用等全业务流程的管理，将老数据转换到新档案管理型中，实现与OA系统的集成，搭建符合软件系统运行的软硬件环境，以及制定相应的档案管理规范体系，具体概括起来包括如下几点：
（一）档案系统建设
建设大唐南京发电厂的档案管理系统，实现档案的收集、整理、归档、利用等全档案业务的管理。
（二）接口开发
实现档案系统与OA中待归档文件的自动归档，实现档案系统与认证系统的单点登录。
（三）软硬件环境建设
主要是搭建档案系统运行的软硬件环境，针对不同阶段的部署方案来搭建相应的硬件环境，软件环境有数据库、中间件等，硬件环境有数据库服务器、应用服务器、文件服务器，并备有磁盘阵列和备份磁带库等。
（四）档案规范体系建设
在大唐南京发电厂内制定并建立与档案系统相适应的数据采集、档案信息管理和应用等一系列配套的规章制度及操作规范。
布署示意图如下：
3. 产品选型
企业以自身的需求为选型的基础，对软件公司与软件产品的功能及信息技术，软件售后服务的物质及涵盖地区等进行了解与比对，另外再考虑企业e化的预算及可承受的费用，以选出最符合本身需求的企业信息化整体解决方案。
为了保证项目软件的使用率和可操作性，我厂进行软件选型时，依照下列的方式和顺序来考虑：
选公司：选择商誉卓著，经营绩效良好，经验丰富的公司。软件业进入门槛很低，但是软件公司要能长期经营的障碍却很高。软件及服务都是无形商品，应该选一家经营绩效良好，经验丰富的公司。
选产品：选择的产品能满足企业长期发展成长的需求，又满足未来多样化的需求，质量要稳定，维护要容易。
看服务：选择的公司拥有完善的售后服务机制，可提供满足其各种及各地需求的服务。
看案例：选择的公司，拥有广大的满意客户群，最好有其同行案例客户。
比速度：企业希望在最短的时间内使用系统。速度是现代企业适应竞争环境必须掌握的重要因素，速度越快，成本越低，风险也越小。
比价钱：在各方面的条件都一致时，应该选择成本较低廉的解决方案。
结合本企业实际情况，我们最终确定选用紫光软件系统有限公司的紫光电子档案管理系统软件[简称：UNIS-AMS]V8.0。
四、项目建设思路及内容
（一）档案信息化建设的理论依据
依据大唐南京发电厂档案管理系统的具体要求，档案管理信息系统的应用群体分为档案管理工作人员和档案利用人员，两部分用户的需求差别较大。前者以日常管理类操作为主，专业性要求较强；后者主要是检索和利用类操作。由于各部门和所属单位办公地点分散，各自通过网络互联互通，故整个系统以网络为基础，总体的技术路线是以C/S模式和B/S模式相结合，实现不同的功能。
客户端/服务器（C/S）方式，主要满足档案管理人员、兼职档案人员的需求，实现档案的收集、整理、编目、归档、辅助实体管理、档案统计、鉴定销毁等；浏览器/服务器（B/S）方式，主要是满足广大利用人员，实现档案的检索、利用、档案借阅、审批等。
本方案以关系型数据库为档案信息存储平台、数据加工流程控制和管理平台；以专业的全文多媒体数据库内容管理为数据平台；以XML作为档案交换的标准；采用成熟的主流技术和产品来建设档案管理信息系统，这些技术包括：档案管理平台技术，浏览器技术，视图技术，数据库加密技术，XML技术，数据加密技术等。
本项目的开发采用基于UML的需求分析方法，采用Rational Rose需求分析工具；开发工具C/S端采用Delphi开发、B/S端采用Eclipse开发；系统的负载测试采用采取企业标准级负载测试工具LoadRunner；系统功能的测试采用黑盒法和白盒法相结合的方法进行测试。
（二）设计原则及特点
按照统一规划、资源共享、确保安全的原则，立足资源服务和业务管理的宗旨，即按各类档案的管理规则，运用计算机技术方便、高效、可靠地采集和管理档案信息资源；简便、高效、稳定查阅利用档案资源；提供快速、准确、强大的档案行政监督、业务指导工作管理工具。
1、先进性原则
采用目前主流的技术和架构（（C+B）/S架构），所提供的技术具有一定的先进性，采用先进的、符合工业标准的系统平台、体系结构和开发技术，系统可以快速的进行应用扩展。
2、灵活性原则
业务和功能模块能够自由增加、删减和移动，能够根据用户的要求，用户自己可以添加、减少项目、字段。查询信息方便、灵活。
3、开放兼容性原则
系统设备、软件必须具有良好的开放性，所有硬、软件都应遵循业界相关标准，支持开放的标准接口，支持跨平台。使整个系统成为一个统一的整体，而不致产生运行上的“孤岛”。
4、安全性原则
系统须具有良好的安全管理功能，数据存储、检索、提取、和管理等各个层面和角度都须具有相应的安全机制。
在系统设计中，采用良好的安全机制；在数据传输中，选用当前成熟的数据加密技术确保数据安全；在网络上，选用多层结构技术。同时，利用大型数据库的安全性能确保存储数据的安全。
系统建有完善的用户管理和授权机制，对用户在系统中的各种操作进行全面的管理和控制。可有效防止非法用户入侵和最大限度地限制信息泄密；系统具有监控功能和日志功能，对在线用户进行有效的监控，记录下用户的任何操作，确保不可抵赖性。
5、易用性原则
提供友好的用户操作界面，具备直观易用的人机界面、系统维护界面， 系统在使用界面上遵循档案及资源管理人员的工作习惯， 界面友好易于操作，方便用户的使用。系统采用客户端/服务器（C/S）方式，满足档案管理人员、兼职档案人员的需求。对档案信息的检索和利用、各部门档案人员信息采集，系统采用浏览器/服务器（B/S）架构解决方案，后台数据库系统结构清晰，数据字典公开，系统布署方便快捷。
操作简单，查询方便，可以通过树形结构分层查询，也可以按任意给定的条件（简单查询、综合查询和模糊查询）进行查询。
6、智能性原则
具有良好的统计分析功能，提高工作效率。同时系统应该有强大的图表功能，可以制作各种类型的报表、客户信息登记表等，制表方便、快捷，还能根据需要生成统计图表（如饼图、矩形图），报表可输出到Excel电子表格、Word文档以及其他特定要求的文本文件。
7、标准性原则
系统采用的规范和标准应符合相关国家、行业的规范和档案标准要求；电子文件元数据符合最近将颁布的《电子文档元数据规范》要求。
8、可靠性原则
系统运行具有极高的可靠性和良好的容错性能。可靠的信息传输手段、存储方式、运行环境和安全保证是系统成功的关键。在整体设计中，根据实际情况采用完善的备份方式和灾难恢复计划，确保系统的可靠性。提供7天*24小时不间断服务。
9、扩展性原则
随着数据量的增加和运行节点的扩展，系统对硬件软件的要求会不断提高，系统所有硬件、软件的选型和应用系统的设计必须考虑可扩展性的要求。
在软件系统的设计中，所有产品（包括软硬件）的选型及配置都应充分考虑到整个系统的可扩展性。系统将满足随着业务的不断发展而随时增加用户及软硬件产品的需求。
为满足数字化档案建设不断深入的要求，在设计时，充分考虑了系统扩充问题，系统具有良好的可扩充性。在程序结构设计和数据接口设计时，预留了各种接口（比如程序开发接口，数据移植接口），能在需要时与各种应用系统进行一体化联接，采用XML技术描述数据接口技术并提供数据接口程序。遵循XML 数据规范，具有自描述、结构化、交换性、扩展性特点。进行数据交互和关联操作。当需要进行系统性升级时，能保证数据的平稳迁移，能方便地调整。易于扩充升级，既满足当前的业务需求，又为今后的扩充留有空间，用户可自行进行功能扩展。
10、成熟性原则
文档的获取、采集、存储、管理、检索、统计和等各个环节集成在一个统一的体系结构之中，形成一个闭环的管理。
11、可维护性原则
在系统的设计中，充分考虑了因机构设置及业务流程的不断变动而带来的灵活性要求。所有产品（包括软硬件）的选型及配置都充分考虑到整体系统的灵活性，满足随着业务的发展而不断增加数据量、用户、软硬件产品的需求。能通过自扩展的方式适应新类型的文件、档案和资料；系统中所有的数据结构、操作界面、打印格式及统计要求等都是可灵活定义的，以满足业务变化的需要；业务处理功能在一定程度内的增加或变更等需求不会影响系统的体系结构，并能在最短的时间内实现新的需求。
考虑到工程实施完成后系统的操作与维护，因此，该系统具备较强的可管理性和易操作性，便于系统管理人员能够尽快熟练地掌握该系统的操作和管理技术，以保证系统能安全可靠地运行。应用软件的开发选用了流行的可视化开发工具。在保证用户基本操作的前提下，给管理员有更多的自主管理功能。
（三）信息资源库建设
1、目录库建设
大唐南京电厂档案管理系统建立在基于WEB服务基础上，实现现有管理的电子化、网络化的需要，并具有开放性，能够与企业各管理系统集成，接收、管理各系统形成的归档电子文件，提供安全授权下检索利用。
系统主要分为四大功能模块：信息采集、日常管理、信息服务、系统设置与维护。
档案业务管理系统具体功能设计如下：
（1）档案收集
档案的收集整理是档案工作的重点，也是工作量最大的工作，因此通过管理办法明确归档范围、归档要求、归档时间、归档责任和流程，通过应用系统提供收集手段、自动整理功能、归档流程的控制和管理是系统建设的关键部份。
上图为归档数据的收集、整理、归档的总体流程图。如图所示，整个流程包括数据收集、数据整理、移交接收和数据归档四个步骤，首先由全宗单位内各部门的兼职档案员通过几种方式进行待归档数据的收集，之后由兼职档案员对收集到的数据进行整理使其符合归档规范，然后由兼职档案员对整理好的数据进行移交，由全宗单位内的档案管理员对移交的数据进行接收，最后由档案管理员对所有接收到的数据进行检查、编目并归档。归档后的档案元数据进入元数据库，电子原文件进入系统电子原文数据库，系统将对照元数据库与电子原文数据库中的数据自动创建索引库用于全文检索功能。下面将详细介绍这四个步骤的内容：
①信息收集
数据收集分为以下几种：OA接口收集；在线收集；离线收集；数据转换等手段。
OA接口收集方案
系统实现与办公自动化系统（OA）等系统无缝连接，接口部份主要
设计方案如下：
图 OA 接口收集原理图
OA系统接口是保证文件自动归档的关键。通过接口，系统可以以自动或手动两种方式转入到档案系统当中去，文件及其属性信息归档到档案管理系统的收集整编库中，同时将收文单、发文单、正文内容、附件内容的电子文件转入文件服务器的电子文件存放位置，并建立目录和电子文件的对应关系。
在线收集
在线收集是提供各业务部门人员对重要文件进行收集的模块，不仅可以提供简单、快捷的档案录入功能，方便档案形成单位的归档人员进行归档录入，而且可以对归档范围外的重要文件进行收集录入，可以将个人的隐性知识显性化。
档案管理人员可以根据实体文件直接在档案系统中进行著录。档案系统提供友好的著录界面辅助用户进行信息的填写。
著录部分提供的功能包括：
1.必填项标识功能。在界面中会对必填字段与可空字段进行明显的标识区分，方便用户进行识别。
2.著录字段可设定默认值。所有字段均可设置默认初始值，或可通过事件定义，自动跟据规则从其他著录字段提取。也可根据一定业务规则，从相关信息中自动提取初始值，如可自动提取题名、文号、发文时间和保管期限等等。
3.著录内容提交时自动验证功能。验证的范围包括：是否可空、极值范围、输入值类型（自然数、整型、日期等）、特殊类型（身份证、邮箱、手机号码等）。对不符合规范的输入，给出友好提示。
4.多种形式的输入控件。档案系统提供的多种输入控件有：文本框、日期输入框、多行文本输入框、下拉选择输入控件、树形信息输入控件、多选或单选控件以及可编辑的下拉控件等多种，方便用户的使用。
5.界面事件自定义功能。可预先定义在著录时要进行响应的事件，即某些著录项的内容可在其他著录项著录完成时，根据规则进行自动填写。如自动对A、B两字段值进行求和填写进C字段，或对A、B两字段进行截取或拼接后填入C字段。
6.著录信息自动继承。在连续录入数据时，可自动继承前一条所录数据的各个字段信息，并可根据需要进行选择性继承。在著录时还可根据一条已有数据，进行著录，系统会自动将所选数据的信息作为新记录的默认值。
7.支持TAB键及光标键的焦点跳转。在著录时，可方便的通过TAB键或光标键实现输入焦点在不同控件上的切换，无需点击鼠标，极大的方便了录入工作。
8.著录同时即可进行电子原文的挂接。著录时即可挂接电子原文，避免了在条目形成后再挂接的不便。
离线收集
9.离线收集是提供建设项目和流动性企业提供配套的离线客户端，作为离线状态下的档案收集工具。
10与档案管理系统的数据交换为：
11.离线录入端配置文件：由档案管理系统生成离线录入端配置文件，为XML格式文件，各建设项目和流动性企业使用离线客户端导入配置文件后才能初始化系统，进行使用。
12.离线录入端数据：离线录入端产生的归档文件数据由各单位汇总到档案馆档案管理员离线录入端机器上，档案馆档案管理员离线录入端机器与档案管理系统网络联通，因此可由档案管理员上传离线录入端数据。
数据转换
数据转换可实现历史数据的批量导入功能，批量导入分为两部份：元数据和电子文件，其中由于历史数据所使用的业务系统不统一，数据格式和数据结构都不相同，因此我们这里主要支持：DBF、XML和EXCEL三种格式的数据导入，需要各原档案系统开发商将需导入的数据转换成上述标准格式，最终实现批量转换。
系统可为历史档案单独设置一些类别和数字化流程。针对历史数据和目前档案系统中数据结构存在不同的问题，系统会提供字段对应关系定义界面，是的用户可先定义好字段对应关系，然后再进行转换。
至于电子文件，则可通过内容管理平台中提供的电子文件转换功能形成规范化电子文件格式存入系统，电子文件与元数据可自动通过元数据中的关联关系实现自动对应。
②数据整理
数据整理部分面向全宗单位的部门兼职档案员或档案管理员提供对于进入系统的待归档数据的整理功能，通过整理使之成为符合档案规范的数据。此部分系统主要提供以下功能：
自动分组（分类）
由系统程序根据预先定义的业务规则对不同类型的数据自动进行分组（分类）。
自动排序
由系统程序根据预先定义的业务规则对不同类型的数据自动进行排序。
立卷（装盒）
由系统程序根据预先定义的业务规则对不同类型的数据进行组卷（装盒）操作，并自动生成相关案卷级/盒级字段信息。此功能分为以下两种方式：
自动组卷（装盒）
由系统程序根据预先定义的业务规则对某档案类型的全部数据进行自动组卷（装盒）操作。
手工组卷
由系统程序根据预先定义的业务规则对某档案类型用户所选择的数据进行手工组卷操作。
手工调整
对于已组好卷的数据提供由用户手工调整的功能，包含以下功能点：
增加
提供对归档案卷/文件条目信息的增加功能，并提供电子文件的挂接。此功能主要提供全宗单位的兼职档案管理员和档案管理人员使用，用于录入需要归档的案卷/文件条目信息，同时挂接电子原文。
删除
提供对归档案卷/文件条目信息的删除功能。此功能主要提供全宗单位的兼职档案管理员和档案管理人员使用，删除文件条目信息的同时也删除该条目下挂接的电子原文。
修改
提供对归档案卷/文件条目信息的修改功能。此功能主要提供全宗单位的兼职档案管理员和档案管理人员使用，用于修改并保存案卷/文件条目信息的修改结果。
检索
提供对于案卷/文件条目中各字段的组合检索、模糊检索功能，最大程度确保数据的查全率和查准率。此功能主要提供全宗单位的兼职档案管理员和档案管理人员使用。
数据排序
主要是对于进入收集整编子系统的案卷/文件条目信息按相应排序规则默认排序，排序后便于档案整理人员对于数据的浏览和整理工作，此处的排序规则已在系统“档案业务管理设置”子系统中预先定义完毕，除预先定义的规则外还可以进行任意两条数据的位置对调和连续多条数据的顺序调整。此功能主要提供全宗单位的兼职档案管理员和档案管理人员使用。
数据移出
将当前档案类型的文件级数据移入到其它的档案类型的整编库，如某个工程的申请文件在文书档案中，需要移入到科技档案中。不同档案类型的数据可以相互转化，且转化完成后可以保留不同档案类型间共有字段中的信息。此功能主要提供全宗单位的兼职档案管理员和档案管理人员使用。
案卷打散
将已组好的案卷或盒内的文件打散，重新进行组卷/盒。此功能主要提供全宗单位的兼职档案管理员和档案管理人员使用。
卷内文件抽出
将已经组好的案卷内的文件抽出，使其成为不属于任何案卷的零散文件。
加入案卷
将用户选定的零散文件加入某个已组好的案卷中，使其成为此案卷的卷内文件。
③数据归档
此部分主要是由档案管理员对已接收的数据进行检查归档的操作，包含以下功能：
数据检验：由档案管理员详细检查所接收的移交数据。
数据编目：由档案管理员操作系统自动生成数据的相关目录信息，以备归档。
数据归档：由档案管理员操作将数据归档进入档案库。
2、全文数据库建设
全文数据库建设一方面是对室藏纸质档案的数字化，即利用高速扫描仪等设备对存量档案数字化。电子文件的格式：TIFF、JPG、BMP、PDF等图像格式，扫描时采用黑白图像和彩色图像两种方式，页面为多色文字、清晰度高、带有图片的纸质档案，宜采用彩色图像扫描。因电力企业室藏档案图纸多，扫描仪还须具备消蓝功能，在扫描过程中不能只追求清晰度，将分辩设置过高，导致图像太大影响传输和存贮。在档案清晰度满足要求情况下，单色页面的扫描分辨率一般为100-200dpi，彩色页面的一般为100dpi。另一方面利用OA系统接口将归档文件及其属性目录信息转换到档案管理系统中，同时将收文单、发文单、正文内容、附件内容的电子文件转入档案服务器的电子文件存放位置，并建立目录和电子文件的对应关系，实现文档一体化数据共享。
2010年项目实施时，大唐南京发电厂档案室人员对室藏档案全部进行了数字化扫描、加工，共建成17万余条档案条目数据库、约154万页原文数据库，并实现条目与原文100%挂接。
（四）档案信息安全保障体系建设
1、制度建设
为了规范文件材料的归档工作，完善、系统保存本企业档案，进一步提高档案信息管理水平，保障电子档案的安全、完整和有效利用工作得到落实，我们陆续制订和印发了《电子文件归档管理制度》等规章制度，涵盖了电子文件归档、电子档案的移交、利用、鉴定、档案数据的管理维护、保管、备份、安全保密等制度。
自工程建设以来，加强档案管理“三纳入”、“四参加”工作。例如：（1）重要档案工作事项，纳入厂办公会领导议事日程，列入厂年度、月度计划一同安排；（2）档案信息化工作明确纳入单位规章制度及工作流程；（3）档案信息化工作纳入办公室与各部门年度工作考核制度及岗位职责；（4）基建期间所有设备开箱、项目验收、资料交接等，都要求档案人员参加，并作文字、图片记录等。
2、系统操作安全保障
本部分安全设计方案主要是从应用系统安全设计、安全认证、数据加密方面，应用软件安全主要是从软件的角度考虑，主要从数据传输安全、系统操作安全、数据访问安全三个方面来考虑。
数据传输安全
①采用VIEW服务方式，每个客户端无需安装浏览软件，为系统维护带来极大方便，无需客户端。
②电子文件以流数据的方式进行传输，在客户机内存中显示，而不会形成本地的临时文件，排除了安全问题。
③流数据的传输方式解决了传输过程中存在的安全隐患。
系统操作安全
登录（和其它应用系统集成的安全访问控制）
①登录的安全控制任务
平台对外部系统提供相关的接口和服务，需要保证没有权限的人不能获取对应的服务，或者不信任的系统不能访问对应的接口。
平台登录的安全控制建立在用户信息平台上的统一用户认证系统之上。在用户登录后将持有相关的统一令牌，用户只需持有统一用户认证系统颁发的用户令牌，就可访问相关的接口和服务。用户进行统一认证时，进行如下的令牌获取操作：
从外部系统访问平台提供的接口和服务之前，先要获取相关的系统
访问令牌；持有令牌的客户端，访问相关的平台提供的接口和服务；平台验证令牌是否有效，如果有效，将在档案信息管理系统中构造相关的用户信息，并且访问相关的接口和服务。
②操作权限
操作权限主要分为子系统、模块、模块按钮功能三级。主要根据角色来控制，系统默认的角色有系统管理员、高级档案管理员、档案管理员、兼职档案员、普通用户（利用者）五个角色。
定义角色的时候可以定义到子系统、模块、模块按钮功能三级权限，其中对应的收集整编、档案管理、借阅管理等的添加、编辑、删除、组卷、批量修改、批量删除等模块按钮功能需要涉及到档案类型，必须根据档案类型来分别设置权限。
判断的时候首先要根据用户的ID取得对应的角色ID，根据角色ID信息来判断是否在该角色中存在权限信息，如果已经存在则为有权，如涉及到档案类型需要判断对应的档案类型权限。
③操作日志
系统通过记录用户操作日志来加强系统的安全性，以便管理员可以对恶意破坏数据过程进行审计。在本系统中，提供有登录日志、操作日志和数据访问日志三类日志。
用来记录用户成功登录（退出）档案系统的事件。用户登录指用户由档案系统外成功登录进档案系统。其形式可以有多种，例如：由门户系统登录到档案系统；在其它系统中，访问集成的档案查询模块；直接登录档案系统等。
主要日志信息包括：用户帐号（ID）、所属全宗、登录日期（时间）、登录时客户机IP地址、退出时间，登录方式（门户、集成模块、直接登录）等。
用来记录用户在档案系统中所进行的一些重要操作事件。例如：全宗管理、部门管理、服务器配置管理、档案类型管理等。主要日志信息包括：操作者（用户ID）、操作日期（时间）、所属全宗、用户操作等。
用来记录用户对档案数据本身的访问。例如，对档案数据条目的删除。对电子文件的浏览、下载等。主要日志信息包括：用户ID、操作日期（时间）、档案类型、档案数据的ID、档案数据的标题（电子文件的标题）、操作方式（删除、浏览、下载、销毁）等。
数据访问安全
数据访问需要控制用户访问的条目和电子文件信息，并可以灵活设置权限。目前大唐南京发电厂档案管理系统的数据访问权限根据权限类型分为条目权限和电子文件权限，根据设置方式分为临时权限、规则权限、默认权限。
规则权限针对网上利用者和普通用户设置，针对条目权限和原文权限进行判断，可以设定对应的查询规则来批量设置权限。可以针对档案库进行设置。可以内置一些固定规则，如全部数据、归档前数据、归档后数据、职务对应密级等。可以选择组或组下面的人进行设置权限，如果设置了组的权限，下面的人自动继承组的权限，判断顺序为人优先于组。规则权限判断流程为：
默认权限主要针对网上利用者和兼职档案员，可以根据档案类型来设置，主要权限类型为条目浏览、电子文件浏览、电子文件下载等。
条目权限根据默认权限和规则权限组合得到对应的用户的权限。
电子文件的一般使用流程
电子文件一般的使用流程如下图所示：
上述流程主要包括了电子文件的提交、存储和利用三个环节，利用时可以对电子文件进行浏览、下载、打印、导出光盘等。以上应用模式中存在以下几个问题：
①电子文件格式不统一，给各种电子文件的安全控制及利用造成很多困难；
②电子文件容易被篡改，篡改不易被发现；
③电子文件一旦提供用户浏览，则电子文件已无法控制，用户可进行拷贝、另存等，存在重要文档被转给其它人员的隐患。
电子文件访问安全控制的主要任务：
①能有效控制电子文件的阅读、下载、另存、打印、打印份数、修改、拷贝/粘贴、使用有效期限等。
②保证重要文档不转给其它人员。只有经过授权的用户才能阅读采用本系统加密的文档，未经授权的用户，即使拿到其他人的授权文件，仍无法阅读加密的文档。
（五）档案管理系统硬件设施的建设
1、机架式服务器一台
存储设备一台
2、建立档案原文数据库所需要的A0、A3平板扫描仪，高速扫描仪、数码相机等设备。
五、“数字档案管理系统”的特点及主要功能
大唐南京发电厂的档案部门担负着各类档案的最高管理职能，在档案管理系统中，管理职能具体定位如下：
完成大唐南京发电厂各档案所属各部门日常档案管理工作，指导和管理各部门的档案归档工作，完成档案资料的收集、整编、录入和管理工作；同时，将与之对应的档案数据和文件系统中归档的档案数据归档到档案管理系统中。另外，大唐南京发电厂各类档案需要对各部门的年报进行接收和汇总工作，生成符合国家档案局要求的年报。
1.全文检索系统信息服务功能
系统提供了统一的智能搜索产品，实现对附件的全文检索，并能对常用检索途径进行优化，满足用户对查全率、查准率的要求；提供自然语言搜索和相似性搜索等智能搜索功能；支持对自动搜索到的全部信息进行智能分类，并可对设定的主题，将全部相关信息进行聚类；系统的自动分类和聚类功能可以以图形化展示，方便用户定位到关心的信息以及了解信息分类之间的关系。
针对上述各类搜索方式，都会受到系统权限的控制，保障档案数据的检索安全。
目前支持电子文件的格式：Tiff，JPG，BMP等图像格式；OFFICE、TXT、HTML、PDF等字处理格式。
技术特点：索引权限和系统权限完全融合；索引库、目录库、电子文件库三位一体；系统数据和索引库数据同步。
全文检索示意图
2.主动式检索服务应用
档案推送是档案信息资源提供利用的一种主动服务方式，突破了传统的档案被动利用模式，通过管理员对档案信息资源打包并直接推送给利用人的方式，在保障了档案资源的利用安全前提下，更及时有效的发挥了档案信息资源的价值；
档案打包推送一般分为主动推送和请求推送两种应用方式：主动推送是指档案管理员将组织好的档案数据包设定有效期后直接推送给用户进行利用，档案数据包可以是编研成果、事件专题等内容；请求推送是指利用者通过网络向档案管理员发出档案利用请求信息，档案管理员根据请求内容组织所需要的档案信息，设定有效期限后直接推送给利用者。
档案推送具有时效性，过期后将失效不能再访问既方便了利用又保证了安全。
（三）OCR技术的应用
与图像处理技术一样，紫光的OCR（汉字识别）技术也已嵌入到系统当中，在系统的所需要的操作中，可以随时调动OCR功能，实现图像汉字的识别。OCR技术主要应用与以下几方面：
紫光的OCR汉字识别技术在文书档案的数字化和再利用方面可以发挥重要的作用。
首先，在扫描电子文档的识别中，通过其独有的版面分析功能，不仅可以快速实现文档的扫描识别，同时还可以自动提取当中的档案关键信息，自动识别后填入档案的目录信息当中，大大减轻了录入工作量，而且为文书档案的批量录入提供了可能。
其次，快速OCR技术将扫描文件自动识别，与原图象形成PDF文件，为全文检索提供了针对图像文件自动建立索引的功能。
再次，在用户检索查询当中可以选定所需文件内容，自动对其进行识别，形成可以编辑的文档，以便于再利用。
对于中英文混排、表格等特殊格式可以比较好的识别还原。
档案人员在利用档案的时候常常需要浏览档案原文，对于比较感兴趣的内容可以利用在线OCR功能将图片格式的原文，识别成可编辑的文本信息，以便于下一步的利用。
利用的时候用户在档案原文上选择需要的区域，系统自动将区域内的信息传到档案服务器进行识别，然后传到用户的窗口显示出来。
原文浏览的时候选择要识别的区域
识别后的文本文件
在线OCR支持网络上所有有权限的用户应用，同时允许多个用户并行使用。
（四）可扩展支持多种安全技术
系统设计方案中充分考虑了大唐南京发电厂对信息安全性方面的考虑，除了系统本身的用户权限控制系统和日志管理外，还可以支持与用户身份认证系统的集成、实现电子印章、数字水印、数字签名、数据加密、流技术浏览等信息安全技术。
（五）档案数字化加工模块中图像处理技术
档案数字化加工子系统由利用流媒体采集工作站、高速扫描仪、数码专用设备作为信息入口，将纸张、影像、音像的信息转换成数字影像文档，并将数字化信息的图文数据库存储到海量存储载体中，采用OCR技术，实现扫描结果的文本转化。对文档、图片及其他档案类型数据进行加工处理及标引。
图像处理技术的应用
系统中内嵌了紫光图像处理技术，可以用于电子档案原文的扫描和图像处理。
在收集整编、档案管理子系统中，都可以在数据录入和维护时自动打开图像处理模块，完成纸介质文件的扫描录入或对扫描文件的图像处理功能，利用系统中的图像挂接功能来实现图像文件与档案目录的自动对应。
图像处理模块最大的特点就是除了可以满足招标文件需求中所要求的图像处理功能外，还可以实现批量的图像扫描和自动处理的功能，是一个功能强大的图像扫描和处理模块。
图像处理功能介绍
该模块具有以下功能：图像的扫描、图像的旋转、图像缩放、图像幅面调整、图像分辨率调整、图像压缩格式转换、消蓝、去污、纠斜、合并等。
图像处理窗口
扫描的参数设定，在扫描的同时用户可以设定自动执行纠斜、去黑边、清除噪声等功能，扫描后也可以手动进行上述操作。下图是图像处理的几个功能操作界面。
扫描后的文件
去黑边处理后的文件
纠偏、去污点处理后的文件
扫描后的文件
图像拼接前
图像拼接后的效果（合并的时候可以选择上下合并或左右合并）
篇（10）
1 数字档案的构成
档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。因此在文字的载体变化的同时，档案的载体也在随之变得多元化。在计算机已经完全普及到人们生活和工作的背景下，数字化档案已经成为一个不可避免的趋势。不论是将纸质档案数字化，还是电子档案的存档，都是档案工作现在需要面对的考验。
1.1 纸质档案电子化
纸质档案在很长的一段时间内占据档案载体的主要组成部分，多数基层档案管理部门的库存档案都是以纸质档案为主。将这些纸质档案转化成数字档案需要硬件设施，而管理数字档案需要软件。但电子化档案所需的软件及硬件设施需要的资金也不容小觑，并不是所有的档案管理部门都能够及时购置相关数字化的设备。
在没有足够的软件及硬件设施的支撑的情况下，可以利用现有工具对纸质档案进行初步梳理，为将来纸质档案数字化做好前期准备。我们可以在excel中先录入档案的抬头、撰稿人、发文单位、收文单位、文件编号、生成日期、存放位置等关键信息，形成详细的数字化目录信息。数字化目录可以更精准的捕捉到关键信息，使档案工作人员能够更快更便捷地查找到相应的纸质档案。而将这样的目录信息共享，既不用担心文件内容被泄漏、篡改，也能有效提高档案利用的效率。档案利用者能够通过目录查找所需档案是否归档及存放位置，再到档案部门进行查阅，避免无谓地奔波。
在有相应的软件及硬件设施的情况下，为了更好地提供档案利用，我们可以将纸质档案通过扫描、微缩等方式电子化，通过软件对数字档案进行系统的管理。在通过扫描仪、微缩设备等硬件设备将纸质档案转化成数字档案的过程中，档案工作人员需要确认档案在转换的过程中没有出现信息的缺失、乱码等问题，保证档案信息的完整性。纸质档案完成转换后，档案工作人员在软件中将数字档案与档案目录进行一一对应链接。在档案管理系统中，档案利用者可以直接通过目录链接到相关的数字档案进行查阅。软件通过对查阅人员的身份进行辨识，提供不同层级的档案信息。档案利用者可以在档案管理系统中获取所需信息，并可实现多人同时查阅或异地查阅。仅在借用档案原件的情况下，档案利用者需要到档案部门进行借阅。
1.2 数字档案的归档
随着科技的进步，计算机、摄像机、照相机等电子设备已经融入日常生活的方方面面，也成为我们工作中必不可少的一部分。在生活、工作中，我们通过摄像机、照相机记录下重要的时刻；在工作中，我们通过邮件沟通工作；在工作中，我们通过OA系统提交申请流程……
（1）声像档案
声像档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中形成的有价值的照片（包括底片、反转片）、影片（正负片）唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的历史记录。在有重大活动、事件的时候，人们喜欢通过摄像机、照相机等对生活、工作进行直观的记录，由此产生了不少的声像档案。在声像档案归档的时候，档案工作人员需要确定档案载体的可读取性。声像档案载体的不稳定性较高，容易受到磁性等影响，而不当使用会对声像档案造成不可逆的损坏，甚至导致载体上的档案信息无法读取。因此在保管和利用声像档案的时候，档案工作人员需要根据载体特性进行妥善保管和使用，尽量延长声像材料的使用寿命，并在声像档案载体发生问题前做好相应的备份，以防档案信息的遗失。
（2）邮件
邮件在日常工作中有着举足轻重的作用，很多时候我们需要以邮件为工作及处理问题的凭证。然而邮件多保存在个人电脑的本地磁盘中，有的甚至因为内存不足并未保存而直接删除，这使得邮件处于失控状态。大部分人都没有意识到其实邮件也是数字档案的一种，是归档内容的一部分，导致这一部分数字档案的缺失。档案工作人员应当对此加以重视，督促相关人员将重要邮件保存归档。
（3）OA流程
过去人事任免等通知公告都是以纸质文件进行张贴或者传阅，归档的也是这些加盖公章的纸质文件。现在的企事业单位很多都是通过OA系统（或其他内部系统）进行人事任免、节假日休假等通知的。这些通知会打印成纸质文件归档，而不会归档原始的电子文件。OA系统（或其他内部系统）做数字时代的产物，为现代工作带来巨大的便利，人们可以用它提交流程，而不用像过去拿着申请单到处找人签字。通常提交流程时需要上传所需审批的文件，系统会记录各节点审批人员及审批意见或在签署文件上加注电子签名。OA系统（或其他内部系统）能够更完整更全面地记录整个审批过程，然而这些通知、流程等数字档案一般都存储在IT后台，传统的档案归档范围并不包括后台数据，这也是档案工作人员需要加强关注的。
档案的数字化不仅需要配备计算机、服务器、扫描仪、缩微设备等硬件设施，还需要数据库、管理制度的跟进。没有硬件设施，纸质档案无法完整地转化成数字档案；没有相应的管理制度，数字档案就会处在失控的状态。数字档案的转化和储存需要依靠硬件设施，而数字档案的管理和利用则需要依托软件系统。
2 档案管理系统的建设
档案的最终目的是利用，如何管理数字档案的利用是重中之重。只管理不利用，会使档案失去它的价值。只注重利用，却无法妥善地管理将会导致档案的失控。要管理好档案的利用，需要档案管理系统与档案管理制度双管齐下。
按档案管理制度的需求，档案管理系统需要可以按不同身份设置不同权限，具备浏览目录、浏览内容、下载及打印等几种不同权限，并记录浏览、下载及打印数字档案的人员名单和时间等信息。目录浏览功能可以让档案利用者按目录的查询结果判断所需档案是否归档，是否需要进行权限申请或查找原件等后续工作，不需要档案工作人员对档案是否归档等信息再行确认。记录浏览、下载、打印数字档案的人员、时间的这一功能可以更好地掌控数字档案的走向。由于一个部门的员工的权限一般都是一致的，系统需要能够批量进行权限设置，这样可以避免档案工作人员无谓的重复劳动。对跨权限的查阅，系统需要能够对文件进行特定人员及时间开放的设定。
管理保密性高的数字档案，特别是机密档案，需要和一般数字档案区别对待。数字档案在档案管理系统中即使不开放下载及打印功能，浏览人员依然可以通过截屏等方式对档案内容进行存储。为了保证档案内容不遭到泄漏，可通过配备公用机的方式来提供机密文件的查阅。
定期对档案管理系统的数据进行备份。注重数字化档案的备份，对系统内的档案资料定期进行备份，可以尽量避免由于系统崩盘、防火墙漏洞等导致数据的遗失、缺失，保证档案的完整性。对待重要数字档案，可以进行异地备份。“5?12”汶川特大地震不仅造成巨大的人员伤亡和财产损失，也对档案造成了无可挽回的破坏，它给我们敲响警钟，自然灾害、人为灾害都有可能会让档案遭受毁灭性的损毁。因此，档案的异地备份必须受到重视。
3 数字档案的优缺点
由于数字档案的虚拟性、可复制性强、载体多样等特点，使其具有优于纸质档案的便利性和一些无法回避的缺陷性。我们要认识到数字档案的优缺点才能做好数字档案的管理工作，在提供数字档案利用的同时，保证数字档案的完整与安全。
3.1 数字档案的优点
数字档案具有虚拟性，查阅利用不受地域限制。档案利用者即使出差，只要在网络畅通的地区，依然可以通过档案管理系统查阅到临时所需的档案资料，查阅档案的便捷度大大提升，这是过去纸质档案所无法做到。
数字档案复制性强，可以填补纸质档案在备份方面的缺失。就时间、人力等方面而言，数字档案备份比纸质档案备份更为快捷方便。而数字档案也可以作为纸质档案的备份，起到间接保护纸质档案的作用。在不是必需原件的情况下，可以查阅电子档案，减少对纸质档案的磨损，尽可能地保护档案原件。
数字档案载体体积小，储存信息量大，可以极大地节省空间，也更便于异地备份。U盘、光盘、移动硬盘等存储设备体积较小，存储容量最大能达到几TB 。数字档案与传统纸质档案存储等量档案所需的存储空间可谓天壤之别，这一点为异地备份提供了巨大的便利。
数字档案便于检索，档案查找速度快，可以高效地提供利用，提高档案的利用率。过去纸质档案通常只能通过检索卡片等人工检索方式进行检索，检索效率较低。而现在，纸质档案及数字档案都可以通过计算机技术的机器检索，极高地提升了检索效率。
3.2 数字档案的缺点
数字档案的虚拟性使其即使被篡改，也不容易被察觉。这就需要档案工作人员对归档的数字?n案进行鉴别，判断归档文件的真实性。对已归档的数字档案进行权限设置、备份等防篡改措施。同时，纸质档案也要妥善保管，在数字档案受损、遗失的时候，能够做到及时修复、补充的作用。
数字档案的可复制性强、传播性好、信息流转速度快，这也导致数字档案比较容易被泄漏、窃取。因此需要数据库具有强大的防火墙，防止外部网络攻击和入侵；同时也需要完善数字档案的管理制度，防止内部的篡改和泄漏。
