高校科研档案管理汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇高校科研档案管理范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

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科研档案是人们在从事科学活动中形成的，并经过一定整理的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的历史记录。科研档案管理工作是高校科研活动的基础和真实记载，直接反映着一个高校的学术水平，是一所高校实力的凭证，对学校的教学和科研工作的可持续性发展起着重大作用。尤其是在高校体制改革和现代技术高速发展的今天，科技档案在整个高校档案中所占的比例也显著增加，在学校科学管理中所处的地位也越来越重要。但是对于高校的科研档案,能够完整认识到它的作用的论述并不多。多年来,受到传统观点的影响,一般档案工作者认为只有学校管理性的文件才能作为档案管理,而对教师,尤其是个人自由独立形成的学术著作、手稿等不够重视,往往把它们排斥在档案管理之外,致使高校的科研档案比较苍白、贫乏,这是目前高校档案管理工作的一个薄弱环节。这显然是与信息化时代对信息资料的大量需求相违背的。因此,国家科学技术委员会、国家档案局1987年颁发了《科学技术研究档案管理暂行规定》,对科研档案的归档与管理进行了有效的规范。如何加强科研档案的管理是摆在科研档案管理工作者面前的重要课题，本文就高校科研综合交稿日期：档案的管理进行思考和探讨。

一、高校科研档案归档范围需要重新界定

界定科研档案的归档范围之前,首先需要确定高校学术档案归档范围的原则。笔者认为应坚持成果性和记录性并举。科研档案工作主要利用科学技术研究档案的成果,“有利用价值”是保存它的重要原因和主要依据。因此,必须坚持科研档案的成果性。而科研档案的记录性强调其完整性、凭证性,有些科研档案或许没有成果性和利用价值,但是它反映了学校科学技术研究发展的现状和历史,这些档案也应当妥善保存。因此,在确定学术档案的归档范围时,一定要两者兼顾,坚持双重性质并举。科研档案的具体归档范围应包括以下内容:

（一）科研项目档案

科研项目材料档案是探索科研规律的实践活动的直接记录。主要包括：科研准备阶段中科研课题申请书、审批文件、任务书、项目计划书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议等材料；研究实验阶段中的各种载体的重要原始记录、实验报告、项目进展报告、计算材料、专利申请的有关文件材料；总结鉴定验收阶段中的工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、成果和奖励申报中的成果和奖励申报材料及审批材料，这部分档案是科研档案存档的主体。

（二）科研文书档案

科研文书档案是科研管理活动的直接记录，包括科研发展、总结、学校制定和上级管理部门下发的科研管理文件和课题管理、成果管理等专项管理活动中形成的管理性科研文件材料。这部分档案是进行科学决策、计划、组织、控制等基本管理职能和有计划、有目的、有条不紊进行项目申报、成果评奖及科研管理经验总结的依据，也是科研档案的重要部分，对科研管理工作起到很好的指导作用。

（三）科研成果档案

主要包括科研年度统计表、教师公开发表的学术论文和编写的学术著作、获奖成果和证书、专利和技术转让资料等。科研成果的多少是高校科研实力大小的依据之一，因此，科研成果档案的管理在科研管理中也占有重要位置。

二、高校科研档案管理工作存在的问题及原因

（一）高校科研档案收集不齐全。原因是：多数科研人员在科研过程中，重视科学研究实践活动，重视科研成果的与获奖，轻视科研档案资料的平时累积工作，认为这是档案部门的事，与己无关。

（二）高校科研人员档案意识缺乏。他们认为自己的科研成果为什么一定要归档，放到档案室不如放在自己身边使用起来方便，于是以关键技术资料保密为借口，在科研过程中或科技成果奖励后应归档的资料不愿上交或找理由不主动上交。

（三）高校科研档案制度不健全。科研档案的归档工作缺乏系统、完整的制度保证，不能做到上、下集中统一管理。高校档案管理没有真正实行“三纳入”、“四同步”制度，在科研档案管理工作方面缺乏行之有效的制约手段，致使高校科研归档管理工作处于失控状态。

（四）高校科研档案重心偏离。在高校科研档案中，纸质材料多、电子档案少，传统简易设备多，现代化管理工具少，不能有效地开发和利用高校科研档案材料。

鉴于此，高校科研档案中出现了“四多四少”现象，即一般性技术材料多，关键性技术材料少；鉴定、审批性材料多，工艺技术性材料少；文字材料多，光盘、磁盘、图表、照片、录像材料少；复印件多，原件少。这些问题严重影响了高校科研档案的收集和管理工作以及高校科研档案自身价值的发展和信息资源的开发利用。

三、对加强高校科研档案管理工作的几点见解

（一）建立科学管理制度，理顺科研档案归档程序。科研档案是科研课题科技成果研究的全过程的反映，但又不仅仅局限于某一项科研课题、某一项成果，它是课题及成果之间、学科之间的综合反映，因而就形成了科研档案的四个特点：专业性、系统性、集体性、和阶段性。为了规范科研档案管理工作，就必须遵循国务院的《科学技术档案工作条例》规定的“完整、明确、系统、安全和有效利用要求”归档。避免可能造成大量科研档案材料零散在外现象的出现。为此，必须把科研档案工作与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合起来，走实现科研工作与科研建档工作两者协调发展的道路，建立合理的归档程序，掌握科研档案管理工作的规律，保证高校科研档案的准确、完整、系统，最终使高校科研档案工作走上科学化、规范化的轨道，达到提高科研档案归档的质量和效率。（二）加强重点、重大科研项目的档案管理。重大、重点项目及高级别获奖成果最能反映一所高校的科研能力。重点、重大科研项目的研究时间较长，往往有一些阶段性成果，每一阶段中肯定有技术进步和新的成果，这些档案材料既是学校的历史见证，又是新技术、新创新的基础。因此对重点、重大科研项目应从立项起就实行课题组预立卷归档，然后每个阶段产生的技术进步、最新成果、新立项的子课题份年度补仓到科研档案中去，以免遗漏，这对项目研究人员、学校和国家都有重大意义。

（三）提高高校科研人员的科研档案归档意识。科研人员是科研档案形成的主体，科研人员档案意识的提高，将会使高校科研档案的管理走上规范化、科学化的良性循环轨道，将会使高校科研档案管理工作迈上一个新的台阶。

（四）推广科研档案的开发利用。美国档案学家谢伦伯格认为:“档案部门进行各种努力的目的,就是把有价值的文件保存下来,并使它可供利用。”因此,科研档案管理的工作要考虑其开发利用问题。“档案的开发利用是企事业单位管理水平的一面镜子。”目前的档案查阅仍停留在传统的手工层面上,游离于先进的信息技术之外,主要是靠手工翻阅档案目录,查阅起来既耽误时间,又浪费人力。尽管目前多数高校科研档案已开始使用计算机等信息设备,但使用范围仍局限于文档目录著入,档案利用的无纸化、电子化、网络化程度不高。这种档案管理工作的滞后,严重影响了科研档案的利用效率。因此,要充分利用和发挥档案网站的作用,使相关网站成为有效开发利用科研档案的窗口。

同时,高校的科研档案保管的是一批学者和科研人员的学术成果,它是体力和脑力劳动的结晶,包含着一定的知识产权。这就决定了高校科研档案开发利用的特殊性,在对高校科研档案的利用中,一定要注意尊重别人的劳动与知识产权,学会正确地利用科研档案,以避免有意或无意地造成侵权的后果。

为在实际利用中避免侵犯作者的知识产权,可进行这样几项工作:

(1)对科研档案中享有著作权的作品,在卷内目录上打上明显的著作权目录标记,以提醒利用者注意。

(2)对科研档案中有著作权的作品应限制在合理的范围之内利用。

(3)在利用有著作权保护的学术档案时,使用者如不是在合理的范围之内利用,应与著作权所有者签订著作权许可使用证,或征得本人的同意。

总之，要通过多渠道，采取各种方法加大科研档案工作的宣传力度，增强高校科技人员的档案意识，做好高校科研档案的平时收集、整理、开发利用等档案管理工作，提高高校科研档案的现代化管理水平，让高校科研档案为高校科研工作再出成果发挥应用的积极作用。

参考文献：

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高校科研项目档案是高校科研管理工作的重要环节，是高校档案工作的一个重要组成部分，是一种重要的信息资源，是知识创新、科技创新以及成果转化的基础和依据，它在科研工作中发挥着知识储备的作用。科研项目档案的管理是科研档案管理的主体和重点，其科学管理手段对科研工作的进程、效率和质量起着重要的作用，同时也影响着科研项目档案的收集及档案价值的实现，所以，研究分析高校科研项目档案管理中存在的问题，探讨解决问题的途径，对于提高高校科研档案整体管理水平、发挥科研项目档案的利用效益、更好地为教学和科研服务有着积极的意义。

1　高校科研项目档案信息的重要地位

高等学校既是高等教育的“阵地”，也是科技创新的“战场”。在经济和科技全球化的今天，国家的创新能力已经成为决定该国在国际竞争格局中地位的重要因素。高校因其覆盖了理学、工学、农业，医学、历史、文学、哲学、法学、教育学、经济学、管理学等各学科，拥有很强的基础研究、应用研究和开发研究能力，在国家创新体系中拥有不可或缺的、独特的地位和作用。据统计，“十五”期间，我国高校承担各类科研课题达61.9万项，其中高校主持的国家“973”项目占立项总数的57.05％主持“863”项目占立项总数的40％。在获奖方面，高校所获国家自然科学奖的占全国授奖总数的55.07％；高校获国家技术发明奖占全国授奖总数的64.4％；高校获国家科技进步奖数占全国授奖总数的53.57％。2006年以来，高校科研立项数以及在获得的国家科技奖励方面又有了新的进展。高等学校已经成为国家创新体系中的一支重要力量，成为解决国民经济重大科技问题、实现技术转移和成果转化的生力军。

高校科研项目档案是高校在课题研究过程中形成的，归档保存备查的文字、图表、声像、实物等各种载体的历史的、原始的记录。项目档案的形成积累过程凝聚着科研人员的智慧。一项科研课题的档案，就是一部生动的科研教科书，能从总体上反映出学校及国家的科研水平。项目档案所蕴含的具体信息，对于今后的科研工作具有积极的史鉴意义。因此，项目档案信息在高校和国家科研中占有举足轻重的地位。

2　高校科研项目档案管理的现状及障碍分析

2.1　科研管理体制对高校科研项目档案管理工作的影响

近20年来，随着高等教育事业和国家科技事业的不断深化和发展，高校科研项目的来源渠道丰富宽广，下达及指导高校科研项目的主管部门已由原来比较单一的科技口发展为多渠道管理。在这样的背景下，高校的科研项目在校内也由多个部门管理，比较普遍的管理模式是教务处(高教研究所)分管教育教学改革研究项目，宣传部或学校党委办分管高校思想政治教育理论与实践项目，团委分管大学生科研项目，研究生处及相关教学单位分管研究生创新科研项目，其他研究项目由科研处分管。各部门你管你的，我管我的，管理手段和操作方法各异，由于岗位职责的限制性，缺少部门之间的协调，在一定程度上造成了项目研究过程材料的缺失。有些管理部门归档的材料只有项目立项、批准、下达研究经费和结题的文书通知，而项目申请书、合同书、结题材料都没有，归档材料根本不能反映出研究的过程，有的甚至不能反映出研究成果。

2.2　高校科研项目的特点对科研项目档案管理工作的影响

受管理体制的支配，高校科研项目档案无论在内容，还是在其形成规律方面，都有着其鲜明的特点，这些特点对科研项目档案管理工作也产生影响，主要表现在几个方面

首先，高校科研队伍的多层次性和科研方向的多样性，决定了科研项目档案来源的广泛性和课题研究内容丰富、形式多样，也决定了科研管理涉及的部门多、制约因素多。从宏观层面上看，上级有关主管部门对高校科研项目档案管理缺乏外部关系的统筹协调，对课题研究只具有引导、服务作用，而对课题研究过程中的档案资料管理不具有约束九从管理层面上看，有关职能部门对科研项目档案的认识、定位等等方面，仍有较大的差异性，从微观的层面来看，由于科研项目是几个部门各自分管，管理人员处于“各自为战”的状态，对档案的管理在操作上有较大的随意性，管理水平参差不齐。这些情况都严重地影响着高校科研项目档案的案卷数量和质量。从复杂的实际环境条件来看，要真正做好科研项目档案管理工作难度还是很大的。

其次，高校科研课题专业性强，研究周期长。高校从事的研究项目类型不同，研究对象和采用的研究手段各异，涉及的专业学科广泛，因而使得记录其研究活动的项目档案也不同，由于开发类科研项目从开题到研究成果的取得，每个环节都必须经过反复地研究和试验，要取得最终成果，往往要耗费很长的时间，特别理工科的开发研究。这就需要研究人员及管理部门在研究期内坚持长期做好日常档案资料的收集整理工作，但在实践中却很难坚持做到。

2.3　档案观念和责任心对科研项目档案管理工作的影响

随着社会信息化进程的不断加快，人们在理论上对于信息的重要性有了一定的认识，但是人们在社会经济生活的实践中，由于受到各种因素的影响，陈旧传统的观念和思维定势仍具有很大束缚性，这在某种程度上制约着档案管理工作向更深层次发展。某些研究人员及相关管理人员档案观念薄弱，没有坚持把科研项目档案工作纳入研究工作的计划之中和岗位职责中，不注意对科研项目从始至终各个环节所产生的材料进行收集积累，只注重结论性、成果性材料的积累，使最终的档案材料成套性很差。有的是研究人员之间、协作单位之间由于科研成果的权属之争，而引起争原始材料，争报奖励而不愿主动把材料集中管理。由于项目档案专业性很强、技术含量高，有的研究人员害怕泄密，归档时避重就轻，把一些不太重要的材料交来，而抽去反映成果水平的关键技术材料。加之，学校档案部门人员对科研课题不熟，业务水平有限，未审查出来。另外，档案工作人员业务指导不到位，研究人员不了解收集档案的重要性，这些，都影响到项目材料归档的质量和数量。

3　对加强科研项目档案管理的几点思考

科研项目档案管理与科研工作管理是一个有机的整体。科研项目档案特点决定了科研项目档案管理是一项很复杂、要求很高的工作。因此，应加强对现行科研项目管理体制的研究。应该说，现在各高校科研项目档案的多头管理体制及运作方式，都是在特定条件下对不同范围的具体选择。高校应有怎样的科研项目管理体制，如何建立完善高校科研档案

管理体制，理顺档案管理关系、程序，科研管理部门以及档案部门应当积极探索。而在当前的管理环境下，应加强做好以下工作

3.1　建立健全科研项目档案管理规章制度

建立健全管理制度和工作标准，既是档案工作顺利进行的可靠保证，也是实行档案工作科学管理、规范管理的依据及准绳。要做好科研项目的档案管理工作，离不开制度的支持，制度内容应包括科研项目从开始到结题的过程材料的管理，明确所有科研项目档案归档的操作方式，如项目档案的收集内容、整理方法、立卷方式、归档时间、保管程序和提供利用等，才能使各个业务环节都有章可循。

一个科研项目档案作为记录科研活动全过程的一套完整文件材料，虽然是在项目研究活动最后结束完成的，但作为科研档案之中的每一部分材料又恰恰是各个不同阶段的产物。即所谓科技档案完成于项目研究之末，又形成于研究活动之中。必须把必要的行政手段和经济手段纳入法规和轨道，把科研项目档案的形成、积累、归档工作具体纳入到科技管理的各个环节。各个阶段中去。因此，在现行管理体制下，科研处、教务处(高教研究所)、宣传部、团委、研究生处等管理部门应坚持用规章制度来履行各自的职能。要负责督促科研工作人员对研究项目归档工作超前控制，一开始就要着手抓，并一抓到底。档案部门工作人员要抓科研项目档案建设，多渠道、多形式进行项目档案收集、整理、归档的指导工作，才能使科研项目档案的建档工作进入到规范管理的轨道。做好高校项目档案管理工作，是一项功在当代，利在千秋的事业，要努力建立高校档案工作可持续发展和现代化管理的运行机制，首先要提高归档率、完整率和案卷合格率，这一基础环节不抓好，随后的开发利用工作难以发挥效益。

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（一）科研项目材料档案

科研项目档案是探索科研规律的实践活动的直接记录，它记载和反映了科学研究活动的全过程和具体成果.这部分档案是科研档案的主体部分，主要包括：科研准备阶段中科研课题申请书、审批文件、任务书、项目计划书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议等文件；研究实验阶段中的各种载体的重要原始记录、实验报告、项目进展报告、计算材料、专利申请的有关文件材料；总结鉴定验收阶段中的工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、成果和奖励申报中的成果和奖励申报资料及审批材料；推广应用阶段中的推广应用方案、总结、转让合同、协议书、生产鉴定材料，扩大试生产的设计方案，推广应用的经济效益和社会效益证明材料等.

（二）科研文书档案

科研文书档案是科研管理活动的直接记录，它记载和反映科研管理活动的历史过程和经验.包括科研发展、总结、学校制定和上级管理部门下发的科研管理文件和课题管理、成果管理等专项管理活动中形成的管理性科研文件材料。其中，上级管理部门下发的科研文件在科研文书档案中又占主要地位，包括各级各类的项目申报文件、各种项目立项文件和成果获奖文件。另外，高校自己制定的有关科研工作的一些规章制度文件和每年一度的项目汇总等文件，这些都是平时使用和查阅频率较高的文件，这部分档案是进行科学决策、计划、组织、控制等基本管理职能和有计划、有目的、有条不紊进行项目申报、成果评奖及科研管理经验总结的依据，也是科研档案的重要部分，对科研管理工作起到很好的指导作用。

（三）科研成果档案

一所高校科研实力的高低直接取决于科研成果的数量，而且近年来高校科研实力的增强，使其科研成果得到不断增加，所以需要对这部分科研成果进行规范化的管理，避免由于管理不善而导致科研成果的缺失，为以后工作中查找和利用带来诸多的不便。

二、高校科研档案管理创新的具体措施

（一）强化科研档案的开放性

科研档案开放性的实现，即需要加强对科研档案的开发利用工作，这就需要高校科研档案管理人员首先需要加强对科研档案的认识，其次要做好科研工作者的工作，使其能够及时转变观念，努力提升科研档案的完整性。科研档案的开发利用工作，需要档案管理人员和每个科研工作者的共同参与与配合。

（二）强化科研档案的可延续性

高校在校学生是我国科研工作潜在的力量，向高校学生开放科研档案，不仅能及早地教育学生养成科研意识、科研档案意识，而且能为他们在校期间及今后从事科研工作打下良好的基础。科研档案来自教师在教学科研中的科研实践，其内容、方法与教师的教学内容、研究方法、方向关系密切。学生在课堂上听了教师对他的研究课题和主攻方向的介绍后，再从科研档案中寻找教师的相关科研成果、科研实践路径，可以更好地理论联系实践，使他们较早地进入该领域该专业的学术前沿。

（三）强化科研档案的辐射面

为了更好的提高科研档案的价值和实际意义，需要进一步对科研档案的辐射面进行拓展，这就需要高校科研档案管理工作人员需要加强与国内外其他高校的联系，吸收和借鉴对方科研档案管理中的成功经验。同时还要提供服务，增强国内外其他高校对本校科研档案动态的了解。这样使各高校之间建立了友好互术的关系，不仅可以有效的推动高校档案管理水平的提升，而且也能够更好的促进高校科研工作者的积极性，从而增强本校的科研实力。

（四）完善配套手段，提高科研档案的科技含量

首先，科学完善地建立多种检索工具，最大限度地揭示档案信息资源。科研档案的检索工具编制越完整、越科学，用户查询档案所用时间就越短，查全率、查准率就越高，就能把信息及时、准确、系统地传递出去，方便用户利用，适用于科研工作。

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1.1 制度不健全：国家对于民办高校开展科研活动不重视，主要体现在申报省部级以上课题方面有种种限制，与公办学校相比，民办高校教师申请省部级、国家级等课题处于劣势。因为职称的限制，青年教师根本就没有申报资格，只能依附于从高校退居二线的老教师，不能充分发挥自己的科研潜能。民办高校的教师中级职称以上的很少，科研队伍不健全。

1.2 科研兴趣淡薄，缺少积极性。为了做好教学工作，完成教学任务，教师基本无暇顾及科研，更谈不上开展科研。虽然一些教师意识到科研的重要性，但不知从何入手，或是由于科研经费等问题中途放弃，或是认为最后发表几篇论文，就取得了科研成果。再者，有些教师在科研上缺乏团队合作意识，对参与的科研项目积极性不高。有的青年教师存在偷懒心理，考博以后或者等到晋升职称需要的时候再做科研，眼前还没有把科研提到日程上来。高校中论资排辈的现象和观点普遍存在，与公办学校相比，独立学院青年教师申请省部级、国家级等课题处于劣势。

1.3 科研档案意识不强。从政府和学校层面上说，由于历史和成长过程的原因，民办高校大多只重视招生人数、校园建设、规模扩大等硬件建设，普遍没有开展足够的科研活动。另外，和公办高校相比，政府对于民办高校科研工作不重视，没有提出硬性要求。很多申报的科研信息均将民办高校排除在外。在高层次的课题申报和方面，对于民办高校教师均有限制，导致了民办高校科研档案管理工作经验缺乏、较为落后的局面。近几年，许多民办高校开始重视科研工作，鼓励教职员工大力开展科学研究，但也没有充分认识到搞好科研档案建设与搞好科学研究工作的必然关系。再者，大部分教师认为参加科研目的是就是为了晋升职称，不注意资料的积累，甚至担心科研课题文件资料特别是技术成果泄密对自己造成损失，不愿上交或不主动上交给档案部门。

1.4 科研人才缺乏，科研档案无连续性。相对于公办高校来说，民办高校一般只能吸引刚毕业的年轻教师和年龄普遍在55岁之上的离退休老教师，以及从公办高校聘请的兼职教师。这就使得民办高校从一开始就在科研建设方面存在着严重的滞后：一方面离退休教师大多数都以授课为主，且在本专业的理论研究方面已经和当前前沿问题脱节，无法对年轻教师在科研方面进行“传、帮、带”；另一方面，兼职教师还要兼顾本单位的任务，在教学方面未能全身心投入到民办高校的教学工作中，科研方面更是贡献甚微。近几年，绝大多数民办高校已经大批引进具有硕士研究生以上学历的毕业生，以及少数博士生。但由于民办高校待遇相对较低，以及社会保障、住房等方面的担忧，导致高学历者心理失衡，一旦有机会找到更理想的工作，就会辞职。这就导致本应成为民办高校科研队伍的中坚阶层的人才流失，缺乏有层次的科研梯队，仅有一些校级厅级等级别较低的项目，省部级以上的项目少之又少，更有甚者，很多课题刚立项，主要参与人员就已离职，导致科研成果没有连续性。科研档案的不完整、不系统，影响其开发利用价值，反过来也影响了原本薄弱的民办高校科学研究工作的继续发展。

1.5 科研工作缺乏组织和制度保证，科研档案管理人员缺乏相应的专业知识。一方面，机构设置不完善。专门科研机构及科研管理机构是科研工作的组织保障。目前设有独立科研管理机构的民办高校很少，大都依附于教务处或者信息中心等一些校级的行政部门。学校的科研制度也不规范，比如，关于科研课题和经费的申请、科研考核制度、科研奖惩制度和科研档案管理等方面，基本缺乏明确的规定和管理。这些都制约了科研工作的进一步开展。另一方面，科研管理人员配备极少，大多数民办高校的科研干事都是兼职，主要工作还是教学，没有太多精力收集、整理归档材料。与档案工作相关内容的培训更是没有参与过，对档案工作管理意识不强，许多科研档案管理人员认为，科研档案管理就是把科研活动的资料收集起来，递交给学校综合档案室就行。无视法律规定，常常以复印件应付归档。我国《科学技术研究档案管理暂行规定》中明确规定：归档的科研材料必须是原件，根据需要可复印若干份。但是有些科研人员却将原件据为己有，以复印件交档案管理部门应付了事，容易给一些人造成舞弊的可乘之机。

1.6 科研经费投入不足。民办高校科研经费普遍不足。其主要原因：一是民办高校的科研工作没有纳入主管部门的统一管理，不像普通高校那样每年都有数量可观的科研经费下拨，实行专款专用，为科研工作的顺利进行提供较多的经费支持。二是民办高校经费来源主要靠收取学生学费，科研投入相对不足。三是自身对科研工作重要性认识不足。

1.7 科研材料收集不齐全，科研档案难以集中管理。由于民办高校师资较为紧张、教学任务繁重，有能力的教师即使挤出时间来从事科学研究，但缺少时间对科研过程形成的原始资料进行收集、整理和有序上交。有人认为科研档案的收集、归档是档案部门的事，与自己无关。因此，档案部门收集到的常是项目申请、立项表格、鉴定材料等一般性资料，而真正的科研原始记录材料很匮乏。由于学校知名度和科研水平不高，承接不到重要的科研项目，不少教师常会以个人身份参与强校、外单位的科研工作，这就构成本校科研项目的“流失”，导致本校科研档案的收集困难。

1.8 缺乏行之有效的管理手段和规章制度。由于民办高校科研档案管理工作一般起步较晚，再加上档案管理意识不强，管理手段和规章制度不健全，因此，档案部门经常难以收集到建档所必需的完整的原始资料，这就造成科研档案中一般性技术资料多、关键性技术资料少。由于科研档案的不完整、不系统，影响了它的开发利用价值，反过来也影响了原本薄弱的民办高校科学研究工作的继续发展。

2 民办高校科研档案建设的对策

增强师生员工的科研档案意识，提高对科研档案价值的认识。

2.1 学校方面。首先，重视科研档案管理工作，提高对科研档案管理的意识。民办高校要改变只重视课题项目立项数量和论文的数量，而忽视科研档案整理的局面。要对校领导到全校师生加强对科研档案的重要性的宣传。科研档案不仅是申请立项、研究课题、调研、总结研究成果、、结项等具体工作，也包括了科研成果的推广应用、总结、积累的过程。科研档案的整理也并不是单纯的某个部门或某个人的行为，而是所有做科研的师生在研究的同时，要有意识地积累科学研究的过程稿，包括调研材料、研究报告、应用证明等资料。这样才能使得科研档案起到应有的知识传承的作用。其次，要健全科研机构，制定完善的科研制度，加大对科研工作的奖惩力度。以黄河科技学院为例，从2008年本科评估开始，就专门设置科研处，并在二级学院设立科研干事，以方便科研工作的展开和科研档案的收集整理。2010年成立经济研究所、纳米研究所等九个研究所，由主管教学校长主抓。在制度方面，先后制定《黄河科技学院科研项目经费资助管理办法（试行）》和《黄河科技学院科研奖励办法（试行）》。最后，给予必要的设施支撑。科研档案的整理，并不是单纯地收集资料就行了。需要配备计算机、扫描仪、网站网络环境、储存载体等，才能够保证科研档案工作的顺利开展。

2.2 师生层面。首先，要转变思想，重视科研工作，正确认识科研和教学的关系。一方面，教学可以促进科研发展，在教学过程中能发现教学内容、教学手段、教学方法、教学管理等一系列问题，科研活动可以围绕这些问题有的放矢地开展研究活动；另一方面，科研活动能促进教学水平的提高，教师在科研活动中能接触到更多的新思想、新知识和新信息，并在教学活动中传播给学生，这有助于改进和丰富教学活动，提高教学水平。其次，在做科研的同时，要注意资料的收集。完善的科研档案为其他研究者提供有价值的参考，成为本领域前期的研究成果。其他科研工作者可以在不违反知识产权的前提下利用和借鉴这些成果，能够避免重复劳动，减少各方面的浪费。

2.3 业务层面。民办高校要配备与业务工作相适应的专兼职科研档案管理人员，同时要加强对全校师生宣传科研档案业务的培训和指导。要明确各类人员对科研档案收集的范围，以及其归档范围。

2.3.1 学校科研档案管理要综合管理的是科研的准备阶段、研究阶段、结项阶段、成果推广利用阶段的各类材料资料，但是，并不是所有的资料都要归档。主要包括上级科研部门关于科学研究课题的题目征集、课题的批准立项的文件、任务书、委托书、项目结项证书、获奖证书等，学校内部的科研规划、各类科研成果的统计报表、总结材料，学校组织承办或师生个人参加科研交流、学术会议的会议材料等。

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开展科学研究是高校的三大职能之一，作为真实记录科研活动过程的科研档案，对高校开展科研管理具有重要作用和意义。

首先，科研档案是开展科学研究的基础与前提。高校科研档案是记录科研人员研究成果与历史史实的原始资料，是最可靠的情报源和信息源。任何科技进步均是在前人研究成果基础之上进行的继承和借鉴，高校搞科研亦是如此，通过科研档案了解过去和同期国内外对某课题的研究情况，从而进行创新和发展，因此，科研档案是高校科研工作的重要基础。

其次，科研档案是提高教学质量的重要保证。培养德才兼备并适应社会发展需要的专门性人才是高校的重要任务，作为教师，不仅自身要及时掌握了解所教专业的最新前沿动向，还要不断更新教材，通过利用科研档案，将科研中取得的新技术、新经验充实到教科书中，传授给学生，从而提高教学质量。

最后，科研档案是检验科研工作质量、评价科研成果、考核科研人员、衡量科研管理水平的重要条件和依据。高校科研档案记录了高校教师、科研部门在科研实践和管理过程中，形成的各类具有保存价值的原始文字、图表及声像材料。一所高校科研工作开展得如何，从科研经费、人员投入、科研成果的产出等各方面予以体现，而这些均可从科研档案中找到依据，从而做出公正客观的评价。同时，科研档案也是科研人员辛勤劳动的结晶，为教师及科研人员的职称评定、考核、奖励起到了真凭实据的作用。

2 高校科研档案管理中存在的问题

2.1 制度不健全，权责划分不清，造成档案收集不齐全。《科学技术档案管理暂行规定》中明确指出，科研档案是科研管理的重要组成部分，必须在单位科研管理工作中予以体现。然而，现实中，似乎只要沾上“档案”二字，工作就应划归档案部门。虽然，档案部门按照相关规定制定了科研档案管理办法，但缺少科研管理部门的配合约束，使得科研档案从开始便出现断链。科研管理部门作为归档单位，往往收到什么材料就归什么材料，只相当于扮演了一个“二传手”，不仅对档案材料中出现的问题，不能做出解释，无形中，还增加了归档工作的返工率，并且，长期的传统粗放做法使得他们认为，档案材料的鉴定、整理均是档案人员的事情，只要将材料送达即可，给档案部门增加了很大工作量。档案部门与科研管理部门是平级职能部门，缺少必要的沟通，“隔行”造成了档案人员对科研项目管理及内容的认识不足，许多重要材料未能及时归档，造成科研档案材料收集不齐全。

2.2 科研档案分类不适应新情况，档案整理不规范。随着高校科研工作的快速发展，老的科研档案管理模式已不适应现实需要。首先，体现在科研档案的分类上。过去，在计划经济体制下，科研项目种类少，来源相对单一，分类简单，归档范围不明确，除了科研管理综合类（KY11）外，即按科研项目（KY12）进行组卷。随着时间的推移，相继出现诸多科研类材料，如横向科研项目、科技奖励成果、学生科研项目、学术会议、行业标准、国家标准、学术论文著作，等等，没有明确可归入的类别，便鱼龙混杂归入一类。其次，体现在科研材料的整理不规范。因为前期的分类不明确，给科研档案材料的整理带来一定麻烦，如奖励证书、专利证书、各类标准、学术著作等是按卷整理还是按件整理？大小不一、材质不同如何装盒？

2.3 科研档案查询服务不灵活，资源利用匮乏。长期以来，科研档案的利用一直较为谨慎，主要是因为牵扯到保密和个人知识产权问题。作为科研项目，它的价值不仅是一个发明、创新，还可以创造经济效益。档案部门在管理科研档案时不愿承担责任，而将审批权全部推向科研管理部门。有时，科研管理部门一时没人，而利用者又急用，使个人查询极为不便。

正是因为科研档案的敏感问题，档案部门没有建立开放科研档案目录，从而造成科研档案信息资源长期被压制在档案馆内，而不能很好地发挥作用。

2.4 上级指导部门没有针对性地对科研档案进行专项检查。虽然，每年，上级档案部门组织了各项检查，但很少有针对高校档案内容的专项检查，尤其是高校科研类档案检查从未触及。通过对科研档案的检查，可以促进科研档案管理工作，及时发现问题、解决问题，并引起学校领导对科研档案工作的进一步重视。

3 解决对策

3.1 建立新的科研档案管理体制，完善科研管理网络，做到分工明确，责任到人。第一，为了利于科研档案的科学化管理，应从管理体制上进行改革，科研管理部门应为科研档案的主要负责部门，档案部门为辅助管理部门，即具体操作上，由科研管理部门利用行政管理职能完成科研材料的归档，档案部门则主要行使档案业务的指导、监督、检查和保管、利用工作。

第二，科研管理部门要与档案管理部门进行深入沟通，建立一套规范、可操作性强的科研档案管理制度，明确分工和职责，共同做好科研档案的各项管理工作。第三，通过全校各部门设立的科研秘书，形成科研档案管理网络。对科研秘书的职责中，要强调做好本部门科研档案的归档检查工作，同时，档案部门要定期对科研秘书进行档案业务培训和指导。第四，建立科研档案的收集行政制约制度。通过科研管理部门、人事部门与档案管理部门的联合，在涉及教职工切身利益的相关环节进行行政制度约束，进一步确保科研档案的收集齐全。如教职工的职称评定材料由档案部门审核盖章，年底科研工作量的报送材料由档案部门进行审核验收，凡未在档案目录登记之列的，均可将材料收集归档。同时，为了保证课题项目的每个环节材料齐全，可由科研部门按比例抽取课题科研经费作为档案材料归档保证金。

3.2 建立科学的分类标准，细划归档范围，规范操作流程，严把档案整理标准。科学研究类档案在我国没有统一的分类标准，作为高等院校的科研档案分类，主要是参照《高校档案实体分类办法》、《高等学校档案管理规范》两个规定，但其也只是对高校科研档案的分类作了一个泛泛的基本要求。

为了适应现实科研发展的需要，如想较全面地收集齐全各类科研档案材料，必须对原来的科研档案分类进行细划，如“KY12”为纵向科研项目，“KY13”为横向科研项目，“KY14”为奖励证书，“KY15”为论文、论著，“KY16”为专利证书，“KY17”为学生科研项目等，根据需要，可再分三级目录。归档范围上，可针对学校产生的科研项目种类，按类别划分归档范围，使立卷人能更好地把握归档内容，确保档案材料的齐全。整理上，在参照《科学技术档案案卷构成的一般要求》和《高等学校档案管理规范》的基础之上，可采取卷件结合的整理方式，科研课题项目以卷整理，科研管理类文件材料以件整理，奖励证书参照实物档案管理，按件保管；专利证书、行业标准、学术论著等按件整理保管。一个科研项目以结题、鉴定时间为档案归入年度，后期的成果、获奖材料按相应年度划入相关类目下。

做好归档流程的设计和规范化工作很必要，科研管理部门为科研档案的主要归档单位，而各课题项目组为具体立卷人，只有设计一套具体可行的归档流程，既保证归档管理工作的规范化，又通过实现科研管理行政职能的约束力，确保档案材料的收集完整。

3.3 建立科学系统的科研档案信息数据库。为适应现代信息化管理的需要，无论是科研管理部门还是档案管理部门，科研档案电子信息资源对其而言都十分重要。二者可以通过信息对接处理，完善科研档案数据库，实现双赢作用。

科研管理部门利用科研管理软件在行使工作职能的过程中，建立了大量的科研管理档案数据库，通过与档案管理部门的管理系统对接，一方面，实现了科研管理中的电子文件信息的归档，并完成了科研项目的网络归档工作。档案管理部门则通过对纸质科研档案的扫描录入处理，建立馆藏科研档案资源信息数据库，与前期科研管理部门的信息数据通过二合一对接，形成一个大科研档案数据库，从而保证了科研档案数字化信息的完整性。大信息库的建立，方便了科研管理部门的工作，从而实现互惠互利的良好效果。

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高校科研档案形成具有保存价值和开发利用价值，主要记载的是高校广大教职员工在科研教学活动中的研究方法和研究经验成果等，反映的是高校的科研领域与研究方向。它便于人们了解各领域所研究的深度，为高校从事科研的人员提供了一定的借鉴，使其避免一些重复的研究，对提高教学质量和科研水平有着举足轻重的作用，它

已成为影响学校综合实力的重要因素。

2013年底，教育部提出了关于深化高等学校科技评价改革的意见。意见中指出高等学校是国家创新体系的重要组成部分，科技评价是高校科技管理的重要手段，也是宏观管理和资源配置的重要依据，具有突出的导向作用。意见中指出的高校实施的科学分类评价办法，主要是建立科学合理、各有侧重的评价标准。若要建立一套这样的评价标准，高校科研档案的管理就显得非常重要，完善的科研档案管理将为之提供准确的数据基础。

随着高校科研能力的不断提升，科研工作中形成的具有保存价值的材料数量也大幅度上升，其管理中也随之出现了许多不尽人意的地方。因此，就需要我们协调好各方面的工作，建立健全制度，提高科研档案的管理质量。

1 科研档案的种类

一般高校的科研档案是在学校及学生的科学活动中形成的，经过一定的整理形成具有价值的文字、图表、声像等各种形式的数据和载体的历史记录。高校科研档案具有专业性、成套性和载体类型多样化等特点。

1.1 科研管理档案 科研管理档案指在科研管理工作中所形成的文字、图表、数据和声像等各种形式的材料。主要包括：学校颁布的有关科研工作的规章制度、科研项目和成果统计报表、经费来源情况以及学术活动材料来

源等。

1.2 科研项目档案 科研工作是高校发展的生命线，高校教师从申请到完成一项科研课题，需要经过从课题立项、论证到课题研究、鉴定，最后课题结题的过程，是一个系列的整体过程。

2 科研档案管理面临的主要问题

高校科研档案与其他门类档案的特点有所不同，这就导致在高校科研档案的管理中会出现一些问题，例如：归档材料不齐全、归档不及时等。同时，档案管理人员的素质和信息化建设的程度也对档案管理质量有着严重的影响。

2.1 科研档案归档不完整、不及时 目前，科研档案管理制度普遍不够完善，因此高校相关部门对档案工作的重视程度也不够。高校的教学科研人员和师生员工归档意识不强，很多科研人员认为归档不安全，觉得档案放在自己手里使用更加便捷，从而造成许多应归档的材料没有归档，导致归档的难度越来越大，严重影响高校科技归档的收集和整理，使科技档案资源没有充分记录和反映科研项目的活动全貌，也无法反映一所高校的整体学术水平，更无法有效地开发利用高校科研档案资源。

2.2 科研档案管理的数字化、网络化建设不足 现阶段，收集整理的科研档案中文字材料多，光盘、磁盘、图表、照片、录像少。科研档案存档后利用率低，有些存档没有意义，大部分档案只存不用。总体来说，大部分高校科研档案管理的数字化、网络化建设不足，这是导致科研档案的利用率不高的重要原因。

2.3 科研档案管理人员综合素质不高 由于科研档案的归档工作缺乏制度保证，高校在科研管理机构设定岗位的时候，没有将归档工作列入个人的岗位职责，这就导致部门科研管理人员责任心不强，不能主动完成归档工作。而且，大部分科研管理人员都是兼职完成归档工作的，缺乏系统的档案专业知识，对档案价值及其对高校发展所起的作用没有足够的认识，这会对档案的管理质量造成一定的影响。

3 改善科研档案管理现状的几点构想

普遍来说，现阶段各个高校科研档案的管理存在很多问题，导致档案归档不及时，利用率低。因此，探寻改进高校科研档案管理的方法，提高科研档案的管理质量和利用率是非常重要的。

3.1 分级管理模式 在科研档案管理中，学校由于管理部门人手少，任务重，从而影响档案归档的质量，造成科研文件材料残缺不全。

因此，学校应考虑制定提高档案管理质量的相关规章制度，从校级、院级、个人三级入手[1]，加强校级和院级管理，提高个人归档积极性。首先，学校应重视科研档案的管理工作，给予一定的人员支持、政策支持和经费支持。其次，二级学院应配合学校做好科研档案管理工作，在学院设置专人负责档案的催交、收集和整理。第三，让教师认识归档的重要性，并积极参与其中。为了督促教师认真对待科研档案归档工作，可以考虑把科研档案收集工作与教师的绩效评价结合起来[2]。

3.2 信息化建设 大部分高校的科研档案都存在重档轻管、只存不用或者利用率低的问题，主要原因在于绝大多数的科研档案都是纸质档案，不利于完成统计分析等工作。因此，加强科研档案的信息化建设[3]，可以把死档案变为活档案，从而实现档案的高效利用，促进高校科研水平的提升。当然，在进行信息化建设的同时，也要注意保证科研档案的保密和有效利用的兼顾。

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中图分类号：G64 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）025-0000-02

高校二级学院科研档案管理是对科研方面具有保存价值的成果进行收集，整理与保存。随着科学技术的快速发展，网络信息时代的到来，许多科研档案专业管理者不能很好地利用科技发展条件下诞生的产物，管理方法上没有很大的革新，管理效率低下，在管理技术优化上不能很好地反思性学习，管理者的不上进，严重阻碍了现代教学和教育事业的发展。

一、教学档案管理者在科研档案管理方面存在的问题

（一）档案收集不完整

教学档案管理者在管理档案时，不能方方面考虑周到，丢三落四，档案收集方面存在很大的问题，对重要的档案不能完整收集，对学院学生的档案不能完整保存，常常由于管理人员的疏忽，丢失了学生的重要档案，这种问题出现频率高，值得学院去深究。

（二）档案管理方法落后，效率低下

在现今阶段科学技术这么发达的时代，二级学院科研管理者在管理方法方面仍旧笨拙、落后，有待进一步改进。档案管理仍旧手工处理化，管理上浪费了人力，同时手工管理上，人们常常会在长时间疲劳工作状态下工作效率降低，工作好坏上也会大打折扣。

（三）档案管理者工作态度不认真

档案管理本来就是件枯燥无味的事情，档案管理者很容易会对工作乏味并失去激情，管理者工作态度上不认真，为了完成任务而在工作质量上大打折扣，一味地追求速度而忽视了工作的质量。

（四）档案管理不科学规范

档案管理规范程度上有待改善，管理者不能将档案按类别划分，规律有序地将档案整理在一起，不科学的管理手段既降低了工作质量又增加了工作时间上的不必要浪费。

（五）档案管理者学习上不上进，缺乏先进的管理技术

学习是人类进步的阶梯。这句话是古人的经验教训告诉给我们的，直白的来讲，就是鼓励我们坚持学习，学习使人进步。然而，许多档案管理者早已将学习抛在脑后，总是停留在原地，利用自己过去陈旧的知识进行管理，管理手段落后，工作效率极低。一级学院档案管理上早已经进行技术上的革新，利用统计学等原理和现今的管理设备对档案合理有效地管理，然而二级学院档案管理者的专业技术水平有限，管理技术上一直停滞不前。

二、科研档案管理者应具有的素质及改进方法

（一）在其位谋其责，工作认真负责

提高高校科研档案管理水平是重要的，首先，科研档案管理者应该在思想上有所重视，对工作认真负责，有很强的工作责任心。强烈的责任意识是提高管理水平的保证，只有档案管理者在工作上认真了，对工作持有负责任的态度，才能摒弃性格上的急躁，耐心地坚守工作岗位，提高科研档案管理的质量。科研管理人员应该积极配合学校的工作，对科研档案管理工作上的问题及时向校领导反映，并根据高校的科研档案管理现状提出切合实际，对工作管理水平有很大提升的行而有效的工作管理策略。

（二）学习先进的管理知识，提高管理效率

坚持专业管理技术上的学习，对自己过去所学的知识进行更新补充，毕竟，知识就是在实践证明中发现错误的，所学知识不一定完全正确。时代在不断进步，科学技术在不断地发展，科研档案管理者应该在技术上革新，掌握先进设备的应用，这在很大程度上解放了人力，很好地验证了“科学技术是第一生产力”这一句话。科研档案管理者应该学习统计学等方面的知识，很好地利用知识提高管理水平，提高工作效率。

（三）对系统进行定期检查

安全检查是科研档案管理者在保证档案安全管理上必须执行的，档案管理者应该严格执行。随着各种病毒、黑客的违法侵入，档案管理也变得愈加困难。在安全检查时，一旦发现问题，就要对档案的管理系统进行全方面的检查，及时采取有效的措施对漏洞进行安全处理，保证科研档案的不丢失，重要数据上的安全。

（四）加强安全防范手段

高校科研档案管理者在进行计算机选购时，一定要支持国货，选购国产设备。对进口计算机进行选购时，应该对进口设备进行购买前的考察，考察该设备的信誉度以及国家的许可证明。禁止购买前提前预定，以防被他人设下陷阱，造成档案重要数据的丢失。最后一点，计算机在购买之后，不要急于使用，一定要对计算机进行安全检查，看其是否存在泄漏重要数据的漏洞。

（五）科研档案管理者应该实事求是

科研档案工作者任何情况下都要遵守做人的底线，不违背做人的原则.不被金钱，名利所诱惑，时刻保持理智的头脑，任何情况下，都要始终坚持实事求是，坚守工作道德，不随意更改科研劳动成果和作者的著作权，坚守道德诚信，敢于举报，监督不诚信的科研工作者，在互相监督中，为科研档案的有效管理提供一个安全、诚信的环境。

（六）科研档案管理者应该具备创新精神

创新是一个国家经济快速发展的活力源泉，是一个人立足于社会并处于永不败之地的前提。当然，创新对高校科研管理人员来说也不例外，创新在科研管理方面也有着举足轻重的地位。尤其是在经济发展迅速，科技水平不断进步的今天，科研管理者应该改变时刻坚守档案室，作为档案保卫人员的旧观念，应该多于动脑，很好地利用先进的技术设备，对档案进行严格管理。例如，我们可以在档案室角落里安装摄像头，对档案室的一举一动都能掌控，及时发现档案室内的异常情况。我们也可以利用软件方面的技术型人才，在计算机上安装防盗系统，漏洞检测器等等做好档案安全防控。

三、规范使用科研档案

科研管理重要的一个环节就是建立科研数据库来管理科研档案，建立网络信息平台能够提高管理效率。二级学院应该多建立几个数据库，例如科研项目数据库的建立，科研成果数据库的建立，教师人才数据库的建立。这样对科研档案进行系统化分配能加强档案的管理力度。

（一）科研项目数据库

科研项目数据库包含了科研项目的类别、立项标准、过程中的检查总结，结项报告等情况。科研项目数据库内容可以详细分成依据性材料、过程性材料、结论性材料。二级学院可以对项目申报时的依据性材料进行下载查阅授权，这样既能引导科研人员的工作研究，又能便于管理者管理，及时对出现的问题反馈，做到高效管理。过程性材料是对科研工作进行阶段性检查或总结，学校监督着，管理人员可以根据这一项目数据库的建立进行不定期地检查。结论性材料是对平时相关的技术鉴定报告，技术文件，过程性材料的收集，这需要项目负责人的尽职尽责，常常出现漏交现象，数据库的建立可以减少类似现象的发生。

（二）科研成果数据库

科研成果数据库是对高校科研论文，著作，专利等具有创新的成果进行统计、分析、归纳。二级学院在科研档案管理上，最关键的就是对科研成果进行登记，便于以后的查询。在对论文统计时，一定要标注项目来源，利用数据库管理方法将论文与项目进行对应，减少了管理上的麻烦，减少了时间和人力。科研成果数据库应该对高水平的科研成果进行高度重视，收集各类成果的专利证书照片等。

（三）教师人才资源库

建立教师人才资源库，对高校老师的科研成果、专业特长进行统计总结，通过人才数据库，可以很好地了解每个老师的情况，这为教师职称的评定也带来了便利，人才资源库展现了学员的实力，便于学生对老师很好的掌握。

四、小结

高校二级学院科研档案的管理是对学校管理水平好坏评估的一个重要环节，这对学校的评价有很大的影响，因此提高高校科研管理者的素质水平事不宜迟，急需改进。科研档案的有效管理能够对高校师生的科研成果起到有效的保障，对高校师生科研劳动成果起到有效的维护。为了改善二级学院科研管理的水平，学院必须对高校科研管理人才进行技术性的培训，引起管理人员思想上的高度重视，培育管理人员高度的工作责任感。

参考文献：

[1]程爱晶.论高校科研管理人员的素质建设[J].中国农业大学学报，2004（003）.

[2]陈晓光.提升高校科研管理水平的思考[J].四川职业技术学院学报，2006（004）.

[3]刘梅.论高校科研管理人员应具备的十大素质[J].扬州大学学报，2006（005）.

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在国家刚刚的《国家中长期教育改革和发展规划纲要》（公开征求意见稿）中，提出要通过提升科学研究水平，充分发挥高校在国家创新体系中的重要作用，全面提高高等教育质量。教学与科研向来作为高校的两大中心任务，而在新时期利用科研推动教学的趋势越发明显。高校科研管理人员做好对科研档案的建档与管理，对保障和提升整个学校科研工作的质量与水平无疑也起着非常关键的作用。基于此，本人结合实际工作体会，谈一下对科研档案管理工作的一点浅见，仅供同行借鉴参考。

1．明晰高校科研档案归档范围

高校科研档案是高校教师及专职研究人员在从事科研活动中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等形式的书面材料。要做好科研档案的归档管理工作，前提是需要明晰当前高校科研档案归档的主要范围。

总体来说，科研档案包括以下几项：

1)科研成果档案：主要包括科研人员出版的著作、发表的论文、撰写的研究报告以及科研成果获奖的证书等。同时包括反映上述情况的年度或季度科研统计表。

2)科研项目档案：主要包括项目申报书、项目合同书、项目审批书（立项书）、调研报告、方案论证、结项报告和结项证书，以及在项目进行过程中所形成的实验数据、实验报告等。

3)科研人员档案：主要包括从事科研工作的人员基本信息，包括研究领域的学科分类、研究方向、研究团队情况和系所分布等，同时包括科研管理人员的信息。

4)科研管理文件档案：主要指国家、省级及高校关于科研发展的管理文件和高校年度科研发展总结和规划等。

2．当前高校科研档案管理中亟待完善的方面

第一，不少科研管理人员对科研档案管理工作缺乏应有的重视。导致许多档案管理工作的滞后，甚至落实不到位，出现混乱、缺失、损坏等人为事故，在一定程度上影响了科研人员的持续研究，也使他们的内心受到了一定伤害。 第二，一些科研人员出于个人利益考虑而影响到科研档案归档的及时性与完整性。高校科研本身存在着一种潜在的内部竞争，一些科研人员为了个人荣誉、个人利益、知识产权的保密等等，将其在科研工作中的一部分科研资料私自保留，不愿上交学校科研部门，导致应该共享的科研资源不能及时归档，从而使得高校科研工作的很多材料不能及时、完整地归档，从客观上影响了科研档案归档的完整性。

第三，高校科研工作的广泛性影响科研档案形成的系统性。高校科研工作的广泛性，一是指科研项目的广泛性，随着高校科研水平的不断提高，科研项目的来源渠道不断拓宽，尤其是各种横向课题的增多；二是指高校科研工作范围的广泛性。高校科研项目研究周期长，不仅包括科研项目研究的准备阶段、研究阶段、鉴定阶段，还包括成果转化的后续实验、开发、推广等过程。

第四，科研档案管理制度不健全。在科研档案归档工作中，档案部门不能经常与科研管理部门联系，对于接收来的材料是否完整心中无数，因而大大降低了科研档案的利用价值。另外，档案部门虽然建立了一些档案工作管理制度，但在某些工作环节中，管理制度仍然不够健全，还缺乏必要的配套措施和有效的制约手段，致使档案管理部门不能依据有效的规定运作。

3．改进高校科研档案管理工作的几点建议

第一，提高高校科研人员的科研档案管理责任心和意识。科研人员是科研档案形成的主体，科研人员档案意识的提高，将会使高校科研档案的管理走上规范化、科学化的良性循环轨道，将会使高校科研档案管理工作迈上一个新的台阶。档案部门要利用各种场合和机会深入宣传《档案法》、《科学技术研究档案管理暂行规定》等文件，提高科研人员对档案工作重要性的认识，增强他们的档案法制意识，把科研材料归档看作是自己的应尽责任。

第二，加强重点、重大科研项目的档案管理。重大、重点项目及高级别获奖成果最能反映一所高校的科研能力。这些档案材料既是学校的历史见证，又是新技术、新创新的基础。因此，对重点、重大科研项目应从立项起就实行课题组预立卷归档，然后对每个阶段产生的技术进步、最新成果、新立项的子课题分年度补仓到科研档案中去，以免遗漏。 第三，建立科学管理制度，理顺科研档案归档程序。科研档案是科研课题科技成果研究的全过程的反映，但又不仅仅局限于某一项科研课题、某一项成果，它是课题及成果之间、学科之间的综合反映，因而就形成了科研档案的四个特点：专业性、系统性、集体性、和阶段性。为此，必须把科研档案工作与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合起来，走实现科研工作与科研建档工作两者协调发展的道路，建立合理的归档程序，掌握科研档案管理工作的规律，保证高校科研档案的准确、完整、系统。

第四，推广科研档案的开发利用。科研档案管理的工作要考虑其开发利用的问题。目前的档案查阅仍停留在传统的手工层面上，游离于先进的信息技术之外，主要是靠手工翻阅档案目录，查阅起来既耽误时间，又浪费人力。高校校园网络化的建设和使用，为科研档案的管理提供了便利条件，也是档案能够充分发挥其提供信息资源职能的前提保证。档案工作人员应主动以现代管理学方面的知识武装自己，学习应用现代办公技术，彻底摆脱长期沿袭的手工管理的方法，利用网络传输，将有关科研文献、数据、图纸等科研档案信息联机上网，既便于查阅也便于管理。网络化的管理弥补了手工操作的许多不足，省时省力，既提高了科研档案信息资源的利用率，也提高了科研档案的管理效率。

参考文献：

[1]国家中长期教育改革和发展规划纲要（公开征求意见稿） [E B/O L].moe.edu.cn， 201 0-3 -31.

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随着高等院校科学研究水平的不断提高和科学技术的飞速发展，高校科研档案作为重要的信息资源得到了社会的普遍认同和重视。并在高校教学、科研、管理和文化建设等方面发挥着越来越重要的作用，成为高校事业发展不可缺少的重要部分。高校科研档案是高校科研活动的历史记录，它记载反映了科研活动的过程和成果，是储备科技信息和科技知识的主要载体．为实际科学研究提供理论依据，具有重要的参考价值。

借助于档案，我们就能够更好地去了解过去，把握现在，预见未来。在加速科技进步的进程中，档案管理应不断丰富高科技实用信息，不断拓宽档案的利用范围，不断集中各方面信息，加以利用，形成良性循环。因此积极探讨高校档案工作的新思路，以科学的态度加强对该项工作的管理非常重要。下面就针对如何加强对高等院校科研档案的科学管理，谈几点个人浅见。

1 对科研档案的管理，要抓住几个关键环节

首先，科研档案管理人员，必须在服务意识、文化素质、科研管理方式和方法等方面要有所创新，才能适应科技创新型社会发展的新要求。要加强科研档案管理人员的自身建设，提高档案管理人员的业务素质，树立开放服务意识和为科研服务的观念，开阔思路，着眼于由内转向外，扩大科研档案资源共享范围。尽可能参与科研活动，适时了解和掌握科研第一手资料，从源头做起，确保科研档案质量。增强工作的责任感，以认真负责的敬业精神和良好的职业道德，面向本单位、面向社会，为经济建设、为学校发展提供优质服务。从而提高科研档案工作在社会上的声誉和地位，只有这样科研档案工作才能够开创新局面，做出新成绩。

其次，要增强科研人员的档案意识，使人们充分认识科研档案的价值。高校科研人员是科研档案形成的主体，其档案意识的提高，将会使高校科研档案的管理工作迈上一个新台阶。所以要求科研人员都要把科研材料归档看作是自己的义务，是自己工作中不可缺少的一部分，也是为科研档案的发展创造良好的必要条件。

再有，实行现代化管理。科研档案管理现代化是科研档案管理规范化的重要手段。在现代科学技术飞速发展的今天，仅靠原始的手工操作，难以满足高校科研发展的需要。科研档案规范化管理必须依据现代管理理念，依托计算机和网络技术实现科研档案管理的电子化、网络化，将现代办公技术与科研档案管理相结合，运用计算机、光盘、复印机，多媒体等先进技术和设备参与到科研档案的收集、整理及加工各种科研档案资料的工作中去，从而实现科研档案管理的规范化、标准化、系统化。

2　规范高校科研档案的管理模式．保护知识产权

作为高校科研档案信息的管理者，既要注重对档案信息资源自由阅览、下载、复制、转载的合法权利的保护，同时也要对非法利用行为进行控制。严格遵守有关科技保密的规定，正确划分密级，合理确定使用范围，从而保证科技机密和档案的安全，维护本单位和科研人员的知识产权。注重保护好知识产权人的合法权益，正确处理管理利用与保密的关系，避免不必要的知识产权纠纷和损失。

首先，建立高校知识产权科研档案的统一管理制度，保证真实、完整全面地记录所有知识产权的获取、维持、转让等社会活动过程，以合理利用及科学地管理知识成果。对知识产权活动记载过程的文件进行归档保存，集中统一管理，建立一种正常的知识产权的应用秩序，保护知识产权，以利于科学技术的推广利用。其次，确定课题负责人归档责任制，由课题负责人主持立卷归档。做到下达计划任务与提出科研文件、材料的归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成的情况同步；验收、鉴定科研成果与验收鉴定课题档案材料同步；上报登记和评审奖励科研成果与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。课题负责人负责科研文件材料的形成、积累、立卷，建议保管期限、密级的确定，填写科研档案简介等，科研档案部门要根据归档范围，规范收集归档工作流程，并且要提前介入，超前控制，确保科研档案完整、准确、系统和安垒。档案工作者负责监督指导和管理，保护原有档案的完整性，保密性，确保科研资源和知识产权不流失，不受侵犯。

3　实现科研档案规范化

科研档案管理现代化是科研档案管理规范化的重要手段。科研档案规范化管理必须依据现代管理理念，依托计算机和网络技术实现科研档案管理的电子化、网络化，将现代办公技术与科研档案管理相结合，从而实现科研档案管理的规范化。这是达到科研档案管理现代化的重要环节，首先，必须做到科研文件的形成、归档的规范化。具体是科研项目的申报书、合同书、委托书、项目的审批文件、方案论证等文件；研究实验阶段中的各种载体的重要原始记录、实验报告、实验数据、调研报告、查新报告、专利申请的有关文件材料；鉴定、验收阶段中的工作报告、研究报告、、著作、鉴定证书等，成果申报奖励阶段中的成果登记证书、奖励申报书、成果应用证明，推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。归档的案卷，要求做到内容真实、字迹工整、图样清晰，有利于长期保存。其次，要明确立卷归档的重点．在实际工作中注意区分文件和资料，特别注意区分内容、形式、作用等相似的资料，减少档案资料的重复和冗余，不该归档的文件不能混入，同时注意防止应该归档文件的散失。此外，还要注意案卷装订的质量，利于分类检索，便于档案规范化管理。

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从总体上看，民办高校的档案管理工作处于一个较低水平徘徊的状态，难以适应新形势下档案管理工作现代化的要求。同时，科技档案本身的特点对档案管理又提出了一些特别的要求:第一、专业性是科技档案最突出的特点之一。科技档案的专业性特点集中表现在档案形成领域和档案的内容性质两个方面。科技档案的专业性特点，不仅使之区别于一般档案，而且不同专业形成的科技档案彼此之间互相区别，比如产品研发档案和城市规划档案虽然同属于科技档案，但是两者之间有着根本的区别。因此，科技档案管理具有强烈的专业性要求，体现在管理机构上，就是出现了许多不同种类的专门档案馆(例如:城建档案馆、通讯科技档案馆、电影档案馆等)。第二、种类的多元性和类型的多样性，是科技档案的又一明显特点。在各个档案门类中，以科技档案的种类最为繁多、类型最为复杂，呈现出多样化的鲜明性特点。以种类而言，由于科技、生产活动的多专业性，导致了它的伴生性的科技档案在种类上的多元化①。以类型而言，科技档案是所有一切档案种类中，类型最为丰富多样的一种。可以说，科技档案包含了各种载体、各种形式的档案内容。这就要求我们管理科技档案必须要具备相应的技术和设备，以便全面管理好科技档案中的各种内容材质。第三、科技档案具有成套性的特点。科技档案都是人们在围绕一个独立的科研项目或生产活动的进行，规律性地形成的一系列相关的科技文件整体。成套性是科技档案相对于其他档案最鲜明的特点②。对科技档案的成套性认识不足，常会造成档案收集不全、档案分散保管等不利于科技档案管理和利用的错误。第四、科技档案具有时效性的特点。科技档案的时效性特点是指它具有较强的现实使用性，相比于其他档案，如政务、人事档案，科技档案的时效性在归档时就已经显现出来了。

有些民办高校的档案管理员本身不是档案管理专业出身，档案利用意识不强，对档案管理的看法仅仅就是保管好档案，对于档案利用及其价值漠不关心，长此以往，空守档案“金山”而自不知③，使档案的价值及档案工作的社会认可度都会下降。针对民办高校档案管理的特点及科技档案自身的这些特点，作为民办高校的档案管理者，如何在充分利用自身条件的基础上提高对科技档案的管理水平并实现科技档案的充分、有效利用呢?首先，档案管理者自己要转变观念。坚决抛弃陈旧的档案观念，树立现代化档案管理理念。把档案管理从单纯的“保管”转变到主动调查、主动参与、主动服务的现代管理方式。作为民办高校档案管理者，要主动与学校科研单位及个人联系，了解科研工作的情况，提供力所能及的档案资料，并主动帮助他们收集保存科研过程中形成的第一手资料。在实践中，应该努力使整个科研开发进程与立卷建档进程结合起来④，包括:下达项目计划应与明确科研材料归档任务同步提出，对项目进程的检查与科研相关材料归档规范性检查同步进行，项目成果的鉴定、验收与科研材料归档鉴定、验收同步实施，确保科研材料规范有序以及在归档后的完整性。通过积极参与社会科研与生产活动，主动提供档案支持，同时也可以进行档案利用宣传，提升档案馆(室)的知名度，提高公众利用科技档案的兴趣和热情。其次，档案管理部门要合理利用有限的经费。在调查研究的基础上，有计划、分步骤地购进必备的档案管理设备。作为民办高校档案管理机构，经费可能不如公办院校那样充足，尤其要求档案管理人员学会“精打细算”，把有限的经费用到必须的地方，保证科技档案管理工作顺利进行。加快科技档案的数字化建设，实现最广泛、更便利的服务是民办高校科技档案提升水平的必然趋势。科技档案的数字化建设不仅可以使有限的资源能在最大的范围内得到利用，更能够有效避免重复建设重复投资，既有效地解决好当前民办高校科技档案管理资金欠缺的问题，也最大限度地提供了科技档案的服务，促进了科研的发展以及科技档案的开发利用，切忌一味地追求“大而全”的传统管理模式。再次，民办高校的档案管理者要充分认识到科技档案价值的时效性，极力促进科技成果的转化利用。人类进行科学活动，获取科技成果，其最终目的是为社会服务。如果科技档案长期搁置，就会“藏”而不“用”，造成科技档案价值的自然流失。科技档案一个重要特征就是价值的时效性:即其对社会的有用性，是有很强的时限性的。在科技迅速发展的今天，科技活动前所未有的频繁，科技档案的积累速度快速增长，这个时限是越来越短暂了，因此，科技档案管理的一个重要任务就是要加大对科技档案的开发利用力度，催化科技成果向现实生产力快速转化，实现最大限度地利用其价值为经济建设服务。在国家教育十二五规划的大背景下，全国高校必然会掀起一股科研热潮。

如何在这股浪潮中激流勇进而不是被浪潮吞没?这就需要科技档案管理者具备高超的技能、专业的知识以及超前的意识，不断学习科技档案管理专业知识，更多地涉猎相关学科的一般常识，这样才能管理好科技档案打下良好的基础。此外，民办高校的档案管理者在科技档案利用过程中，还要注意知识产权保护。健全科技档案分类管理制度是有效保护的依据⑤。只有依据相关法律法规，结合本单位的工作特点与知识产权的分类，制定出具体可行的保护制度，知识产权保护才能最终落到实处。这些制度必须规定本单位具体的每项知识产权权属如何确定，知识产权的保护范围、保护时限，采取何种保护方法，确定转让利用的条件等;同时，为了加强保护工作的系统性，这些制度还必须与科研、人事、及利用部门的管理制度相联结，使知识产权保护得到全方位的支持。保护知识产权还必须做好对科技档案的密级确定工作。档案管理者要多多听取档案形成者的意见，并结合档案管理专业知识科学定级，严防科技秘密在档案管理和利用的过程中泄密。事实证明，在过去很长的时间内，我国的档案管理部门或档案管理者不注重对档案价值的鉴定，对档案密级确定不准确，造成了很多核心技术或生产工艺泄密的事件，给单位和国家造成了无法挽回的损失。所以，作为主要科研基地的高校，档案管理者一定要高度重视对秘密档案的保护。如果民办高校档案机构本身不具备鉴定能力或保密条件的，可以与档案形成者合作进行鉴定和档案保密工作。总之，随着国家教育改革与发展十二五规划的逐步推进，高校科研工作必将再上一个新台阶。高校科研工作的发展对于档案管理部门提出了新的要求，作为民办高校档案管理人员，应深感责任重大，提前做好各项准备工作，以最专业的管理、最周到的服务为社会公众利用科技档案，使科技档案发挥出自身最大价值。

本文作者：熊建文户丽萍工作单位：宿迁学院