人事档案信息化管理汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇人事档案信息化管理范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

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[摘要]在信息技术快速发展的带动下，科研院所人力资源管理加快了科学化和现代化的发展步伐。但相对于其他行业来讲，科研院报信息不仅种类较多，而且数量十分庞大，而在管理方式上却较为落后，从而导致工作效率低下。所以在现代科研院所人事资源管理现代化的实现过程中，需要加快科研院所人事档案管理信息化的实现。文中从科研院所人事档案信息化管理的重要意义入手，分析了科研院所人事档案管理系统的主要功能，并进一步对加强科研院所人事档案信息化管理的措施进行了具体的阐述。

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关键词 ]科研院所；人事档案管理；信息化；意义；功能；措施

人事档案是人事部门对个人业务管理和评价的重要依据，是单位进行选拔人才、录用人才的重要凭证。在科研院所人力资源管理工作中，对人事档案进行管理属于最基础的一项工作，通过人事档案可以考察和了解个人人力资本的提升情况。人事档案信息化管理是以计算机技术为核心，从而对人事档案信息资源实行数据化管理，不仅有利用人事工作效率和质量的提升，而且对加强人才队伍建设，合理配置人力资源也具有十分重要的意义。通过人事档案信息化管理，可以更好的将人力资源管理的优势和潜力发挥出来，能够为科研院所人才队伍建设提供良好的服务。

一、科研院所人事档案信息化管理的重要意义

（一）是当前社会网络信息化发展的必然要求

目前在我国日常的工作和生活中，信息技术和网络技术已成为不可或缺的重要工具，对工作效率和工作质量的提升起到了极其重要的意义。在这种情况下，科研院所为了能够更好的与时展要求相适应，在人事档案管理工作中加快了网络技术和信息技术的应用，利用先进的技术手段来对人事档案信息进行归档和储存，并建立了档案信息数据库，加快推动了科研院所人事档案信息化管理的进度，为科研院所人事档案管理效率的提升起到了积极的推动作用。

（二）解决科研院所人事档案管理不足的需要

长期以来我国人事档案都是采用人工方式进行管理，不仅服务效率较低，而且程序较为繁琐，不能全面实现对信息的获取，工作强度较大。科研院所实施人事档案信息化管理，利用计算机技术、网络技术和通讯技术等来更好的满足用户对档案信息的需求，可以随时查询档案数据，有效的确保了人事档案服务质量和工作效率的提升。

（三）科研院所加快发展的现实需求

在人事档案信息化管理过程中，由于创建了不同类型的人事信息数据库，科研院所可以通过各类不同的数据库更好的了解和掌握本单位人员的各种信息，从而合理对人力资源进行配置，确保更好的将人力资源的重要作用得以发挥出来。

二、加强科研院所人事档案信息化管理的措施

（一）确保人事档案材料的真实性和有效性

目前科研院所加快了档案管理的信息化建设工作，人事档案已从传统的纸质开始发展为电子档案。从电子档案的本质上来讲，其属于一种计算机数据，其建立是以纸质文档数据为基础，通过对其进行扫描、加工和处理，从而完成人事电子档案的构建。这就需要在建立电子档案时，需要确保信息来源的真实性和有效性，这是电子档案存在的重要的基础，对于电子人事档案的真实性存在异议时，可以通过将其与纸质人事档案来进行核对和验证，从而对电子人事档案的权威性和真实性进行明确。电子档案建成后，人们可以通过人事档案信息化管理系统来设置不同的查阅、查询的访问权限，有效的保证人事档案的安全性和保密性。

（二）加强人事档案信息化数据的安全性和保密性

电子档案的建立、使用、管理，享受着现代计算机和网络技术带来的方便、快捷、高效的好处，同时也存在着程序漏洞、黑客入侵等计算机安全风险。一是做好安全、保密防范措施，在技术手段和制度管理上下功夫，做好系统维护与升级，降低崩溃风险；二是做好相应级别备份机制，定期备份，预防数据丢失，同时采取多种存储介质保存档案数据；三是明确数据公开范围，严格设定修改、访问权限，做到既适度公开又有一定保密性，预防重要信息数据外传和非正常更改。在一些特殊人事档案如涉密、人员调查、举报材料上不适宜扩范围，应该严格设置权访问，以保护当事人的正当个人隐私不受侵犯。

（三）增强人事档案管理人员的责任感和使命感

人事档案信息化管理的关键在于档案管理的工作人员业务素质，培养一支信息技术专业化的人才队伍。要完善人事档案管理工作细则，使人事档案案卷的整理、归集更科学、全面、完整，为干部考察任用提供真实、准确、实用的个人信息。他们必须是在思想上作风优良，能不唯上、不唯书，实事求是的组织工作干部。他们同时还必须是在业务上理论知识扎实，能鉴别人事档案的真伪性、全面性、时效性、重复性，进行正确的分门别类。人事档案管理在人事管理在人才专业队伍建设中起着重要的作用，人事档案管理人员责任重大，使命光荣，胜任这一工作应该是具备较强的文字处理能力、综合分析能力，既有人事档案管理业务知识又有信息技术知识和优良品德的复合型人才。

三、结束语

科研院所实施人事档案信息化管理，有效的将现代化先进的人力资源管理理念和信息技术结合起来，实现了科研院所人力资源信息的高度集中化管理，构建了适度开放和科学透明的人事档案信息交互平台，加快了科研院所人力资源管理工作的顺利开展。科研院所人事档案信息化管理的实现，其有效的将档案管理人员从繁重的日常事务中解放出来，使其有了更多的时间和精力来强化自身的专业知识和技能，这对推动科研院所人事档案管理工作的信息化、数字化、规范化的实现具有极为重要的意义，为科学技术研究事业的发展奠定了良好的基础。

参考文献

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引言

档案信息资源是国家的一项基础性信息资源，档案信息化是国家信息化的重要组成部分。党和国家实施“大力推进信息化，加速建设现代化”的发展战略，对档案部门提出了新的任务，也为档案部门信息管理的创新提供了难得的发展机遇。人事档案管理也应抓住这一机遇，实施由传统管理到信息化管理的转变，充分发挥人事档案信息的作用。

1档案信息化的概念

所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代化信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。换句话说，档案信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。这是一个长期的发展过程，在这一过程中，要不断地采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。目前的信息技术已经能够很好地运用计算机网络、数据库的开发来处理现实的信息资源。档案信息化工作就是利用信息技术手段来实现馆藏各类档案的数字化、网络化、电子文档管理一体化及档案信息提供利用网络化。

2人事档案信息化管理的意义

2．1信息化建设是信息社会的要求，也是人事档案信息社会化的需要。档案作为一种原生的信息资源，其重要性正日益显现出来。满足群众需求，为社会服务，既是档案工作的出发点，又是档案工作的目的，加快档案信息化建设，是我国迅速发展的政务信息化对档案工作提出的迫切要求和档案工作自身发展的需要，也是顺应潮流、适应时展的新举措、新要求。

2．2信息共享，为社会提供全方位的人事信息，提高劳动效率与工作质量。人事档案管理多媒体信息网络系统提供了人事管理过程中所需要的全方位的人事信息。我们不但可以快速准确地获取人事的自然情况、简历、素质、特长以及德能勤绩等方面的综合信息，还可以随时查询人事诸如工作、学习、生活等方面的声音和影像资料，了解人事全方位的综合信息。可以从根本上改变过去那种从纸面上静态了解人事的传统方式。通过网络可以使信息共享，避免各部门重复录入相同的信息，减少重复劳动。

3人事档案信息管理的目的

人事档案信息化管理以提供利用为目的，还体现在要通过信息维护，及时更新档案中变化的信息数据，使人事档案信息与原档案材料保持一致，从而达到人事档案信息管理始终处在一个动态管理之中，让人事档案由传统的手工管理向信息化方向转换，这是对人事档案信息管理的基本要求。也只有这样，才能使人事档案信息在激励人才和人力资源组织管理与开发中发挥更大作用，真正服务于人事管理工作。

4人事档案信息化应遵循的三大原则

规范性原则：制定和实施人事档案工作标准和规范，是人事档案工作信息化的需要，是提高工作质量和效率的需要。通过馆藏档案数字化接收电子文件，应该坚持规范性原则，制定相应的规范和法规，只有这样才能使电子文件的归档，传统介质档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象发生。

安全性原则：随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证人事档案信息的安全性。

效益性原则：人事档案信息化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此必须遵守效益性原则，讲究信息化工作的效益。要根据自身的能力、馆藏基础。分析用户需求，考虑馆藏档案的利用率。选择数字化的内容要“经典”，主题要与社会利用“热点”相结合，把重要的，利用率较高的档案进行数字化，可以带来巨大的经济、社会效益；利用率不高的档案则无需数字化，否则浪费大量的人力、物力和财力。从某种意义上说，特色就是优势，特色馆藏信息和特色服务往往是赢得用户和创造效益与价值的关键。

5加强人事档案信息化管理的措施

《全国档案事业发展“十五”计划》又把信息化建设列为战略重点之一，明确了“十五”期间档案信息化管理的主要任务。归纳其主要内容有：制定档案信息化管理的有关标准，研制、推广档案管理应用软件，加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用。保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效，建立、规范、联通各区域网络，建立全国档案信息网络，并入国家信息网。实现馆藏档案数字化、传输网络化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。

5．1加强基础设施建设

电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辨认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在人事档案管理上，运用计算机进行人事档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。因此首先要从硬件上配备电子计算机。提高各类档案馆、档案室计算机和网络技术的应用程度。逐步提高档案信息化水平。其次要建设和完善局域网，使各项工作都网络化，加强人事档案的利用。

5．2人事档案信息资源建设

5．2．1人事档案的电子化

所谓档案信息电子化，就是以馆藏档案资料纸质或机读形式为主要物质对象，用微机对人事档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。人事档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于人事档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。加强电子文档资料的归档工作，利用计算机、扫描仪把纸质人事档案数字化，建立全文数据库，以便于查找利用。

5．2．2加强人事档案目录数据库建设

我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，人事档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应人事档案信息资源共享的要求，需要加强人事档案日录数据库建设，开发标准化的人事档案管理系统，加强人事档案目录的输入，保存。

5．3人事档案信息化人才的培养

从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中人事档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分人事档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上人事档案信息化了，因此，信息化建设人才需要深厚的档案学基础理论，熟悉档案工作的规律，从而创新更科学、更先进的管理方法，因此必须通过各种途径加强人事档案业务人员培训工作，提高人事档案业务人员的管理水平。

结束语

为了实现人事档案的信息化管理，各级人事部门应当重视人事档案信息化管理人才的培养，加大智力投资力度，优化智力投资方式，以最新信息理论与信息技术为人事档案管理人员充电，使他们胜任人事档案信息化管理工作。要为人事档案信息化管理提供条件，以便在人事档案信息利用的权限范围内，建立能够全方位、多层次、立体化地提供信息服务的更科学、更快捷、更方便的人事档案信息管理模式，满足社会对人事档案和人事工作的需求。要关心人事档案管理人员的自身发展，尽快培养一支适应人事档案信息化管理的人才队伍。人事档案管理人员要加强终身学习，不断更新知识，完善知识结构，以适应人事档案信息化管理的需要。

参考文献：

【1】赵屹．档案信息网络化建设【M】．北京：北京图书馆出版社，2003．

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[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2013）012- 0087- 01

1 高校人事档案信息化管理的重要性及基本内容

1.1 人事档案信息化管理重要性

人事档案是记录个人从事各种社会活动的文件，高校人事档案是人事部门对个人管理的重要凭证和开展各项工作的基础，一般来说，高校对人员的考核调动等活动或者人才选拔和干部选拔都需要人事档案作为基础，人事档案管理对高校师资队伍的建设和教学、科研项目、党政管理的开展都具有十分重大的作用。人事档案管理实现网络信息化具有重要意义，信息化可以使档案管理从原始的手工方式转变发展成为只能自动化检索和管理。网络信息化可以使高效人事档案管理工作效率提高，使档案更易于保存、查询、修改、分类等，通过网络信息化可以提高档案利用率，降低档案管理的成本。

1.2 人事档案信息化管理基本内容

一般来说，档案实现信息化需要遵从一定的程序和内容规范，高校人事档案管理的信息化同样需要遵从一定的内容规范。首先，需要根据人事信息建立一个花名册，以花名册为基础建立建立一个人事档案的框架。以院系为单位，每个院系编制独立的编号，以下姓名依姓氏首字母为序。其次，在设置好的花名册框架之下，逐个录入人员信息，信息的内容包括编号、姓名、性别、出生日期、政治面貌、职称及评定时间、参加工作时间及进入本单位时间、学历情况等。再次，设置好纸质档案之后，开始实现信息化，将纸质档案的分类并依此按顺序录入系统。最后，高校人事档案实现信息化之后，对于后期的管理，包括职务和工资等项目的变动，打开系统查询后进行修改登记即可。

2 当下高校人事档案信息化管理存在的问题与制约因素

信息化管理意识落后，且开发成果不多，社会影响力低。传统意识得不到改变，人事档案管理的信息化进程就会放慢。在人们的传统意识里，人事档案管理工作就是档案的保存，很少意识到人事档案潜在的巨大价值。另外高校领导层绝大多数处于中年期甚至年龄更大，他们较少接触到网络，多对网络的认识不足，也导致高校人事档案信息化程度不高。受限于高校规模、实力、观念意识等客观因素，大部分高校人事档案信息资源的开发工作还处于一个较低的水平，开发成果少。

人事档案内容信息量少，缺乏个性。目前高校人事档案多千人一面，信息面单薄，缺少对个人的“德”、“能”、“勤”、“绩”的记载。个人信息记录不全面，多官方语言，不能客观地反映个人的真实情况。

信息化程度不高，资源共享程度低。多数高校人事档案管理部门主要采用手工检索查阅，尤其是当前档案管理人员的计算机知识和互联网知识较为薄弱，信息化程度不高，即使有的档案人员或多或少地了解一些计算机知识，但大多只会一些简单的操作，对于信息化的复杂技术显得力不从心，更谈不上研究与开发，而先进的管理设备只是档案管理达标和升级考核的摆设而已，没有发挥其科学管理功能。

3 如何做好高校人事档案信息化建设

（1） 提高人事档案信息化管理的现代化意识。网络信息化是个较新的概念，管理人员需要改变传统意识，改变陈旧的局面，不断吸取新观念和知识，勇于进取。用全新的、开放的思维接受社会的发展和改变，将高效人事档案工作与社会活动结合起来，使档案工作由封闭型向开放型转变。

（2） 注重高校人事档案的信息安全。通常来说，网络信息技术为人事档案管理提供了诸多便利，但是鉴于网络技术的特点，同样具有一定的危险性，比如信息安全等问题。信息安全隐患主要存在的问题有：新老版本的不兼容和不可识读性、存储材料的易损性、操作失误、信息泄露丢失等。针对这些问题，一般需要从3个方面进行改善。① 在人事档案的管理和调阅时，明确保密级别和用户权限。② 保证数据安全，建立安全机制，进行专门的安全保密设计。③ 电子档案的保存客观环境需谨慎，在档案变动前后及时做好备份。

（3） 有步骤、分重点地推荐高校人事档案信息化建设。高校人事档案信息化管理不是短期就可以完善的，所以实现档案信息化需要有步骤、分重点地进行。首先，根据高校自身的特点和信息化实现程度，制订与之相适应的具体分层分期实施方案。其次，确保网络安全设施齐全后，搭建系统运行平台，设置保密等级和用户权限。再次，随着人事的变动，逐渐积累档案数据资源。最后，在确保信息正确安全的前提下，开放档案共享信息。

（4） 加强高素质档案管理人才的培养的途径可以是高水平人才的引进，也可以是内部培训，挖掘人才。① 对现有档案管理人员进行培训，选拔中青年、有潜力的管理人员进行培训，切实提高其现代管理、信息技术和信息服务方面的素质和能力。② 引进急需的信息技术和信息化应用的专业人才，包括有工作经验的社会人才和相关专业高层次人才。③ 整合IT行业的信息化人力资源，聘请专家、顾问帮助提供技术支持和人才培养。

主要参考文献

[1] 王宜奋. 信息化背景下的高校人事档案管理缺陷与对策[J]. 吉林教育，2010（7）.

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中图分类号：G26.6 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）10-0327-01

人事档案收存包括个人履历、自传、鉴定（考评）、政治历史、入团入党、奖励、处分、任免、工资等方面的有关文件材料，是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。因此革新档案管理手段，加强人事档案管理十分重要。随着技术进步，对人事档案进行信息化管理势在必行。

1.人事档案管理现状

1.1 人事档案特点

人事档案直接为现实工作服务，是人事（劳动）部门正确使用人才、合理解决工资等问题的一个重要依据。必须方便整理查阅。人事档案具有高流动性特点，立卷后，其内容不是一成不变的，随着当事人人生道路的延伸将不断形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事档案必须注意做好新材料的收集补充。避免“人档分离”的状况出现。

1.2 目前人事档案管理存在的问题

传统纸质档案的检索不方便，保管和利用受限制。管理人员还一直采取手工编辑、检索，致使人事档案管理材料不能及时归档整理，存在人事档案管理资料不完整、收集、归档工作被动、不及时的问题；由于档案的唯一性导致一旦发生丢失将耗费巨大精力进行补档，甚至可能影响评定职称、政审、劳动保险、离退休手续及死后遗产的办理。

2.人事档案信息化管理

2.1 信息化建设目标

档案信息化是指运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的档案管理提升过程和工作方式。其信息化建设应以促进、完善企业信息化和提高档案管理现代化水平为总目标，坚持技术与管理并重，与企业信息化协调和同步的原则。

2.2 档案信息化管理系统

档案信息化管理系统首先需要完成纸质档案数字化。通过扫描纸质档案、上传相关资料电子版等手段将纸质文件资料转化为电子信息，再进一步利用各种图像处理软件对图像进行相应技术处理，完成档案信息化管理基础数据收集任务。

然后将数据导入专业的档案管理系统软件。其配置应满足本企业的实际工作需要并适应本企业信息化建设发展需要，为适应自身需求，企业也可采用自行开发档案管理软件的方式。无论采用现有软件还是自行开发都要注意软件需要与企业各信息系统之间的衔接，并要能接收和兼容各信息系统生成的电子文件。

电子文件存储时应注意格式，采用通用格式可避免系统间数据的不兼容，必要时需将软硬件环境及相关数据一并注明，保证电子文件的真实性、完整性、有效性。同时针对人事档案高流动性的特点，需要定期对新产生的信息归档，且在网络中予以逻辑归档的电子文件，也需定期完成物理归档。

当需要调取、修改档案时，首先要对操作人员进行权限审核，只有在相关规定允许范围内具有相关权限的人员才能进行相关操作，以保证档案的保密性、真实性。同时企业所使用的档案管理软件也需与企业所使用的输出设备兼容。

2.3 档案信息化管理措施

人员方面，需要领导层自上而下的重视，聘用了解、熟悉国家相应政策规定，具有一定计算机技术的员工。并注重培养不断创新、努力钻研的工作氛围，鼓励员工不断加强自身修养，学习先进档案信息化管理知识。培养新一代掌握人事、档案、计算机交叉知识的复合型人才。

管理方面，严格采用一人一档制度，将每位员工的所有资料封装在一个文件中，避免出现档案混乱、丢失问题。并要对存储设备定期检查优化，如果检查发现存储设备故障及时采取补救措施，减小损失，并且批拨预算随着技术发展更新优化存储设备。并不断优化相关算法、交互方式，使系统逐步自适应于日趋完善的企业信息系统，提高档案管理工作效率。

整理完善方面，基于电子文档存储占用空间小、保存时间长、不易失真的特点，信息化档案应逐步加入员工培训、论文、学术交流、采访录像、照片等电子资料，以便于人事档案对于个人信息更加全面详实的反应，为进一步的工作需求提供坚实基础。

3.档案管理信息化的挑战

3.1 数字档案真实性风险及应对

电子文档本身具有易修改性、易伪造性。人事档案中的各类资料在收集中极有可能收集到由个人蓄意涂改、伪造过的文件，例如伪造的学历证书、获奖信息等，并且单纯由文件本身鉴别其真伪技术难度较大。因此应加强各网络档案系统间的联动，对信息资源在权限范围内实现共享，以方便核对由个人提供的资料信息的真伪，通过核查后再进行归档整理。并且对审核完成的资料及时物理归档，定期将使用资料与备份资料对比，一旦文件被篡改可以及时发现补救，并寻找危规操作者追究其责任。

3.2 数字化档案的病毒风险及应对

信息化档案为方便使用，会在不同终端登录系统。若其中某网络终端因网络入侵或插入不安全的外部存储介质而感染病毒，那么将很有可能被非权限允许的用户远程操作数据，窃取、篡改、删除有关档案资料，将会造成严重后果。为避免病毒感染的发生，企业可以采用隔离管理手段，部门内通过局域网实现数据传播共享，当局域网与外部网络接驳时，建立防火墙，严格审查网络数据流。同时为局域网使用者配发安全的外部存储介质。同时企业网络技术人员应定期对终端、网络、存储介质进行检查，以降低病毒感染风险。调取备份资料时，要预先检查确认终端安全，避免备份资料感染。

3.3 数字化档案的保密性风险及应对

电子文档本身易复制，在方便使用的同时，也给窃取者打开了便利之门。民用网络本身做不到完全的物理隔离，使窃取者始终有途径通过网络侵入档案管理系统。同时大多现行系统尚未对系统用户进行分权限设置，使得本应保密的档案信息可以被超权限访问。基于以上，企业网络部门要不断加强防火墙建设，针对新型攻击给予快速有效的打击；降低病毒风险；将系统功能、数据权限细化，根据岗位为用户设定特定权限；保证防护体系的不间断运行。

3.4 数字化档案的完整性风险及应对

人事档案管理是长期、持久的工作，管理中会不断对信息进行提取、更改、转移，这些行为对数据的完整性均存在潜在风险。尤其当存储介质出现问题，可能造成大量数据损坏。同时由于存储介质的电磁特性，在强电磁环境下极易受到干扰，造成数据失真甚至损毁。对此，首先要加强操作人员规范化意识，按照标准方法使用相关设备；对物理存储设备进行屏磁化管理。

4.结语

在现代信息技术急速发展背景下，建立具有收集整编、数据管理、检索浏览、借阅管理、统计汇总、权限设置、安全保密、系统维护等基本功能，并能辅助实体档案管理及根据需要增扩其他相应功能的人事档案信息化管理系统刻不容缓，需要各方向专业人才的共同努力，以使人事档案管理能为企业发掘员工才干，推动员工发展提供更好的支持。

参考文献

[1] 企业档案工作文件选编.沈阳市档案局.2011，5.

[2] 辽宁省档案局组编.档案保护与档案信息编辑.辽宁人民出版社.2003，3.

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2构建信息化人事档案所需要的系统功能

2.1满足人事档案工作全部相关业务

2.1.1建档管理。

构建各级人员的档案的基础数据库，并且对原有的人事档案基本信息进行维护，确保可以统一和集中的对人事档案基本信息进行维护和管理。

2.1.2归档管理。

在获得归档材料后对原有的人事档案中诸如职务、职称等信息进行增、删、查、改等操作，确保与人事档案对应人员的各项信息之间进行同步更新。

2.1.3综合查询检索档案信息。

基于各种查询条件确保系统信息查询功能灵活多样，可以允许用户进行自定义查询，同时系统还需要能够提供跨数据库以及多条件检索等功能。

2.1.4借阅档案。

对于来馆借阅档案人员，系统可以对其进行使用档案信息内容和借阅人信息记录，同时支持查询档案借阅信息，并且对档案借阅信息进行统计。

2.1.5借出档案。

对档案的借出和归还的相关信息进行记录，统计档案借出信息并且提供查询功能。

2.1.6管理档案相关服务。

档案管理工作人员会经常按需提供生日、亲属关系、婚姻状况以及工作学习等各项证明，系统支持对该类信息的记录。

2.1.7盘点档案。

定期核对计算机储存的人事档案信息和档案库的库存实物，参照实际信息对系统中的数据进行处理和修改，并且对档案库中的实物进行清点、核对、修改和统计。

2.1.8处理档案。

若人事档案所属人员出现工作调动、离职、退休、死亡等情况，则需要将其档案转移到其他保管机构或者转存到本档案馆的其他保管地方，并且对其档案储存状态进行改变。系统应当提供代管、遗留、存档、死亡、退休、离休等选项，同时还支持用户进行自定义。

2.1.9转出档案。

系统需要支持对档案的转出，并且要提供对于转出数据的录入处理、实现与其他部门间的信息共享、自生成表格并且允许打印、自动形成回执信息、支持查询和统计转档信息、支持查询和统计转档处理人员信息等。

2.2支持对于档案管理过程中工作过程信息的管理

记录每个工作流程和前后相关的工作过程信息，并且对信息进行管理，确保全程监控执行任务和数据处理的过程，确保随时可以定位所属责任，并且系统可以提供数据的增加、删除、修改、查询、打印、统计和导出等功能，同时还可以对不同的信息使用者指定不同的操作选择。

2.3确保人事档案的信息化管理系统易于维护

人事档案的信息化管理系统涵盖用户管理、单位信息管理、数据库管理、系统日志管理、数据备份和数据同步以及系统帮助等多个功能模块，所以在安装系统应用程序以及放置档案数据库的时候应当有选择的进行，确保所构成的人事档案信息化管理系统易于维护。

3人事档案的查阅

因为人事档案信息实际上就是党、国家和个人的隐私，所以在进行人事档案的查阅和借阅的时候，需要在确保严格执行相关保密法规和制度的前提下尽可能满足组织以及其他方面的利用需求，达到发挥人事档案信息的目的。保障人事档案的完整和安全，避免出现人事档案信息泄露和失密的情况。

3.1人事档案查阅的原则和范围

对于人事档案信息的查阅应当遵守宽严适度、内外有别、灵活掌握、便于利用的标准，从档案使用者角度进行分类，因为人事档案主要是应用于人事工作，是人事工作必不可少的工具和重要依据，所以人事档案管理人员应当对于组织、人事和劳动部门对于档案使用的要求稍稍放松，而对于其他部门在应用人事档案的时候所采取的要求要更加严格；此外，如果人事档案的使用者为中高级干部、有贡献的专家以及学者和知名人士、机要人员等，则需要提高档案使用的要求，而人事档案的使用人员如果是学生、工人或者一般干部，则可以将要求适当放松。

3.2对用户进行权限设定

确保每一个使用系统的用户都可以具备特定的功能权限以及数据访问的权限，对于功能权限的设置需要细化到功能组件级别。对于数据权限的设置应当为目录和全文级别，此外，还应当做好系统备份和数据备份，确保物理归档档案数据。

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在现代社会中，随着高科技现代化的发展，各种管理工作的信息化逐步受到人们的青睐。医院人事档案作为医院人事资料库，是医院检核医护人员信息，考察医护人员工作状态和工作能力的重要依据，也是医院加强人事管理、改善人事管理制度的重要资料依据。实现医院人事档案信息化管理是跟随现代化经济和科技发展国情的必然趋势，是我国人事改革制度和医院医疗改革制度的必然要求，更是广大现代社会民众对医院服务的必然期许。

1 当前医院人事档案信息化管理开展过程中出现的问题

在实施信息化档案管理工作前制约人事档案管理发展建设的因素主要来自以下三个方面。

1.1 信息量冗杂

医护人员就业前背景调查档案，工作履历档案，人事调配档案，重大医疗事故档案等等，庞大的信息量让工作人员整理困难的同时，还极易在工作交接中造成信息丢失，导致信息不完整、信息不准确。此外信息量冗杂给需要查阅档案信息的工作人员也造成很大的麻烦。首先是时间浪费，查阅档案要去档案室，去了档案室后要找到不同科室的专属档案柜，然后再在档案柜中翻找；其次是纸张浪费，工作人员和医护人员的多次翻阅极易造成档案资料磨损，甚至在不小心时会有撕破现象，档案的重新记录不仅造成人员劳动力浪费，还会造成纸张浪费。最后是劳动力浪费，工作人员记录档案，工作人员归置档案，工作人员重置、完善档案等，特别死重置完善档案，需要原先档案的基础上重置一份，是一项很大的工作量，造成工作人员劳动力的浪费。

1.2 管理人员工作不到位

人事档案管理是一个枯燥、乏味的工作，工作人员必须整天跟资料打交道，并且大量时间都花费在查找和翻阅中。长期以来，很容易让工作人员产生懈怠情绪和懒散态度。此外，很多管理人员和工作人员对档案管理认识度不够，很多工作人员没有意识到档案管理保密程度的重要性和档案间接效益性能，只以为医护人员和领导需要查阅资料时能够翻阅出来，并保证资料的完整性就过关了，这种认识直接导致医院人事档案管理工作发展缓慢，跟现代化社会要求严重脱节。

1.3 档案管理机制不健全

档案管理机制不健全主要反映在档案管理人员收集资料、归档资料被动，工作人员工作流程不细致，工作人员工作不规范，针对档案管理工作人员奖惩制度不健全等四方面内容。管理人员工作量大，工作内容不容易具体划分区域，工作流程单一以及领导对档案管理重视度不高等多方面因素造成档案管理机制不健全和工作人员实施过程敷衍等现象。

2 医院人事档案信息化管理工作开展的意义

2.1 有利于提高档案管理工作人员工作效率

人事档案信息化促使信息管理有传统手工操作、翻阅和查找向自动化、智能化和网络化转变，能够帮助工作人员快速搜索信息、查阅信息、更新信息和整理信息。完全替代和改善了传统手工速度慢、正确率低、归置繁琐等特征。效能最为显著的性能之一—资源共享极大方便了不同部门之间的资源传递，节省了大量的时间、物力和财力。为工作人员提升本身技术素质和服务素质提供了可能性。

2.2 有利于保护人事纸质档案

人事纸质原发档案的作用是不言而喻的。它的客观性和难更改性特征赋予了它必须存在特性。人事档案信息化管理可在计算机批下专栏专门放置医护人员原发资料。在需要查阅原发资料时首先查阅计算机记录原发资料，在出现疑问和不确定的情况下再翻阅纸质原发档案资料，降低纸质档案翻阅次数，可在一定程度上保护原发纸质档案。

2.3 有利于完善档案管理建设

档案管理建设主要包括人力建设、制度建设、设施建设三方面内容。人事档案信息化大量引进计算机设施，在一定程度上跟进了社会设施发展程度；对于人力建设，又分为人力资源分配建设和人力综合素质建设两方面内容，信息化档案管理可有效降低人力资源浪费，提升人力资源效率，为工作人员提升综合素质提供了时间保证，而随着工作人员综合素质的提高，对于人力资源的划分则又提供了技术保障；制度建设分为奖惩制度、工作流程制度、行为规范制度三种。随着工作人员工作内容的具体划分，奖惩制度的界限相对于传统工作模式要好划分很多，奖惩守则也要详细很多，根据不同的工作任务和工作难易程度划分奖惩等级，简单明了、争议度降低，还能增加工作人员的积极性。行为规范制度是对工作人员的日常工作行为提供行为标准，防治工作人员工作效率低、工作任务不明现象发生。

2.4 有利于增加管理人员工作积极性

档案管理信息化在提升工作人员综合素质，降低人员浪费的同时，还可有效增加管理人员工作积极性。原因在于信息化管理扩大了信息搜索实现内涵，实现了信息分析强化，确保了人尽其才，人尽其用。可以说是提升了工作人员工作效率，降低了工作人员劳动强度，增加了工作人员的技术竞争力，加强了工作本身的挑战度和诱惑力，从而增加了管理人员和工作人员的工作积极性。

2.5 有利于医院人才的管理和利用

当前医院人才的流动量大，通过医院人事档案信息化管理，大大的提高人力资源部对人才情况的及时掌握，有利于对人才的及时评价、利用，从而调动人才工作积极性，推动医院业务技术的快速发展。

3 医院人事档案信息化管理工作具体实施策略

3.1 吸取新时期计算机应用人才

在新时期招收档案管理工作人员时，将计算机应用技术作为衡量录用人才标准之一。此方式不仅可逐步收纳新世纪计算机应用人才，进而提升档案管理人员计算机应用整体素质，还间接为医院收纳了计算机应用导师，寻找到了针对档案管理部门管理人员的计算机培训人才，帮助医院对现任管理人员做计算机应用培训。我院可将档案管理人员做前辈和后辈划分，实行互相课堂培训，前辈教导后背档案管理要点，后辈教导前辈常见计算机应用方式。

3.2 计算机整理档案信息

医院派出一批专业人员通过使用计算机技术对档案信息进行加工、整理、归纳、传递和存贮。存贮好档案信息后，在对其进行保密设施建立，加强信息保密管理（诸如增加人事信息保障系统，人员查阅保障系统等），可有效提升档案信息保密度。

3.3 提高领导和管理人员对档案管理认识

在增加工作人员技术素质的同时，还应提高领导和管理人员对档案的管理认识。档案管理认识包括制度认识、保密认识、效能认识、和其他管理制度的联系认识等。对档案管理的认识度决定其发展方向和发展目标，正确的档案管理认识是加强档案管理建设的基础，也是提升管理人员综合素质需要。

4 结束语

总的来说，信息化管理的实施能够确保人事档案资源得到充分应用，同时也能够有效提升医护人员的工作效率，对于医院的发展具有关键的推动意义，是未来医院人事档案管理的重要开展方向。

参考文献

篇（7）

现阶段，随着地勘单位改革的深入与发展，人事档案管理工作愈发重要。在地勘单位中，人事档案管理作为推动单位进步的关键基础和重要参考，需要逐渐提升人事档案的管理水平。同时，地勘单位需要根据发展需求和标准，不断完善人事档案管理制度，并将人事档案管理工作进行细化，通过信息化技术等方法，在最大程度上提升人事档案管理的全面性和科学性，并在地勘单位发挥出关键作用。因此，地勘单位需要加强对人事档案管理的认识和了解，全面意识到人事档案信息化管理与建设的重要意义，及时处理好在档案管理过程中的问题和不足，为地勘单位相关决策的制订提供关键支持。

一、地勘单位人事档案管理的重要意义

地勘单位人事档案信息化管理对整个单位发展与建设有着非常重要的意义。首先，档案作为地勘单位中的关键资料内容，记录了地勘单位的发展历程及具体状况，而人事档案是对地勘单位中人员信息的记录。这些档案资料是帮助地勘单位及时掌握和了解人员信息的重要参考，也是制订地勘单位未来发展战略以及相关决策的关键依据。其次，地勘单位人事档案中的信息资料及文件等能够帮助领导层掌握单位员工的工作经验、业务能力以及综合素质等多方面内容，对人力资源的优化配置提供了重要基础，并提高了人事晋升相关决策的准确性和公平性，推动地勘单位人事管理工作的顺利开展。最后，基于地勘单位的人事档案，对单位制订人才培养方案及计划等提供了重要依据。人事档案作为单位员工发展状况的具体展现，也是人事管理工作中的关键资料，对员工职业生涯与规划等都起到了非常重要的影响。为了能够充分发挥人事档案管理的关键作用，需要加强对人事档案管理的关注和重视，根据单位的实际情况，制订出合理有效的档案管理方案，完善并优化人事档案管理制度，推动人事档案管理相关工作的顺利开展。

二、地勘单位人事档案信息化管理的关键作用

1.提升人事档案管理水平在地勘单位日常管理过程中，人事档案是非常关键的内容。地勘单位不断提升人事档案管理的信息化水平，能够在一定程度上推动人事档案管理工作的有序开展，强化档案管理力度，进一步提高人事档案管理的质量和水平。在具体的人事档案管理过程中，可以通过利用信息化技术等，对传统的人事档案管理模式进行创新和改善，合理降低人事档案管理过程中人为失误等情况，提高人事档案管理工作效率，帮助地勘单位有效缩减人工成本，促进地勘单位实现可持续发展。2.促进人事管理制度深化改革目前，随着社会环境的发展与变化，很多单位都会面临人员流动等情况，给人事档案管理工作带来了一定难度。地勘单位通过提高人事档案管理的信息化水平，能够促进人事管理制度的深化改革，及时处理好在人员流动过程中的档案问题。同时，在人事档案信息化管理过程中，通过对人事档案管理制度的不断完善和改进，可以解决人员招聘中档案管理混乱的情况，并结合人事档案资料等信息，更有针对性选择人才，提高地勘单位的整体管理水平。此外，地勘单位人事档案信息化管理，能够为地勘单位其他工作的开展提供重要参考，确保地勘单位各项工作质量。3.提高人事档案信息安全水平在地勘单位不断发展的过程中，人事档案资料及文件数量逐渐增多，其管理与保存的难度也在增加。在具体的人事档案管理过程中，一旦出现意外情况，可能会对地勘单位的人事档案资料及文件造成很大影响，甚至是损毁、丢失等情况。同时，随着互联网技术的发展，对人事档案资料等也带来了一些安全隐患。稍有不慎，可能就会出现档案信息资料及文件泄露情况，对单位人事档案管理工作的开展必然会造成非常负面的影响，阻碍了单位的正常发展。而地勘单位通过加强人事档案管理的信息化建设水平，可以对现有的人事档案信息及资料等进行保管，并通过电子档案的形式，避免出现人事档案信息文件丢失或者是损毁等情况。另外，地勘单位不断提高人事档案信息化管理水平，可以提升人事档案信息查阅效率，保证地勘单位人事档案信息的利用效率，推动地勘单位档案管理相关工作的顺利开展。

三、地勘单位人事档案信息化管理过程中的问题

1.人事档案管理方式相对落后在很多单位人事档案管理过程中，其人事档案管理的方式及管理模式相对滞后，直接影响到了人事档案管理相关工作的开展，并降低了工作效率和工作质量。在一些人事档案管理中，由于工作人员对档案管理信息化的认识程度不高，阻碍了相关工作的开展。同时，由于一些人事档案信息资料记录和整理工作相对复杂，人工操作容易出现失误问题，并且会对接下来的档案管理工作产生一定的影响，甚至影响到了地勘单位正常的人事安排和人事调动等，对地勘单位人事管理工作的开展带来了很多问题。另外，在对人事档案资料进行整理的过程中，消耗的时间相对较长，且工作量较大，在一定程度上提升了工作失误率，影响了管理质量。2.人事档案管理人员信息化水平不足在人事档案管理工作中人员的综合能力是至关重要的。在信息化技术发展与创新的基础上，为地勘单位人事档案管理工作的开展提供了诸多便利条件，促使人事档案管理工作愈发信息化、现代化和标准化。但是，受到多方面因素的影响和制约，部分人事档案管理人员自身能力相对欠缺，对档案管理信息化建设工作的认识不够全面。同时，由于地勘单位没有及时对人事档案管理人员进行相关的信息化岗前培训，导致在实际管理过程中容易出现失误，甚至对地勘单位人事晋升及调动等工作的开展产生了影响。而出现这些问题，都是由于人事档案管理人员自身的能力相对薄弱，且对工作的重视程度不高。3.信息化技术的应用不全面地勘单位人事档案管理工作的信息化水平不断提高，在人事档案管理工作中也取得了一些成果。但是，就目前地勘单位人事档案信息化管理的实际情况来，在具体的工作过程中，其对于信息化技术的应用不够全面，对人事档案管理相关工作产生了影响。虽然有的单位应用了人事档案信息化管理平台，但是在实际应用过程中还存在一些问题，导致人事档案管理工作过于形式化和片面化。另外，有的单位人事档案管理平台的功能不够完善，没有严格按照人事档案管理的实际情况和工作需求进行优化和升级，对其信息化建设产生了负面影响，并降低了人事档案管理水平。

四、地勘单位人事档案信息化管理策略

1.建立并健全人事档案信息化管理制度在开展地勘单位人事档案管理过程中，需要树立正确的信息化管理理念，并根据当前人事档案管理的实际情况，总结以往档案管理经验，就信息化管理的具体要求等，建立健全人事档案信息化管理制度，并对人事档案管理工作进行规范和约束，在最大程度上减少管理失误等情况，提高管理工作的全面性和科学性。同时，地勘单位在建立和完善人事档案信息化管理制度的过程中，需要制订合理有效的管理措施及管理方案，不断提升管理工作的执行力，把握好人事档案信息化管理过程中的重点环节和薄弱环节，实现对地勘单位现有资源的整合，提升其资源的综合利用率。地勘单位的人事档案资料直接影响到工作人员的晋升及工作等，需要确保所有人事档案信息及资料的真实性和完整性，实现对人事档案管理工作的规范，进一步提升地勘单位人事档案管理工作的有效性。此外，地勘单位还要优化和改进人事档案的交接管理机制，从源头上确保人事档案资料的完整、有效，避免出现人事档案文件信息丢失等情况。在对地勘单位工作人员进行考核与评定的过程中，需要加强对人事档案资料及文件的利用率，并对查阅档案的人员信息进行登记保存。一旦出现人事档案资料改动或者是丢失的情况，需要根据具体情况和记录信息等进行追责，从源头上提升所有人事档案相关资料及信息的全面性和完整性，并为人事档案信息化管理工作的开展提供关键依据和支持。2.充分利用信息化技术近年来，信息化技术广泛应用于各个行业中，并发挥出了信息化技术的重要作用。在大数据与信息化技术的影响下，地勘单位需要全面意识到人事档案信息化管理的重要性和必要性，充分利用好信息化技术及手段等，实现对人事档案相关信息及数据的整合与分析，并为地勘单位制订相关决策提供关键依据。地勘单位需要切实做好人事档案信息化管理工作，并把握好管理过程中各个细节，处理好在管理过程中出现的问题和不足。同时，在充分利用信息化技术的过程中，要不断加强各个部门之间的交流与协作，保证部门之间沟通的通畅度，从而确保所有人事档案信息及文件的有效性和真实性，进一步加强人才信息传输的准确性。另外，人事档案作为地勘单位重要的人才资料，在对人才培养及考核中起到了关键作用。在信息化技术的有效应用下，能够实现人事档案电子版与纸质档案并存的情况，并提高了人事档案信息文件的安全性，促进了地勘单位人力资源的整合与利用。地勘单位还需要强化和升级人事档案管理系统，并及时更新和完善人才资源信息库，以便地勘单位后续工作的开展。3.加强管理队伍建设，完善基础设施地勘单位需要不断完善档案管理人才队伍建设，保证人事档案信息管理工作的顺利进行。首先，在开展人事档案管理过程中，要求管理人员具备一定的专业素质和业务能力，并且要求所有档案管理人员都能及时认清人事档案信息化管理的必要性和重要性，积极转变工作以及管理理念，加强对先进的管理模式进行学习和掌握。同时，管理人员还要对自身的知识储备进行更新，并树立正确的工作责任意识，在最大程度上强化档案信息化管理力度，提高各项管理工作质量和工作效率。其次，由于地勘单位人事档案管理资料内容较多，也会随着时间的增加而增加，为人事档案管理工作的开展带来了一定难度，所以在开展人事档案管理工作时，还要借助信息化技术提高档案资料的管理水平以及人事档案的完整性。地勘单位需要根据人事档案管理的具体内容及要求，加强对管理人员的教育培训力度，要求管理人员能够及时把握人事档案信息化管理过程中的重点及难点，将人事档案管理工作全面落实，充分发挥人事档案信息化管理的作用和优势，从而带动地勘单位相关工作的顺利开展。最后，地勘单位需要不断完善人事档案信息化管理的基础设施，为提升档案管理水平和工作质量提供重要前提。信息化技术的发展与创新，为地勘单位人事档案管理工作的开展提供了诸多便利。地勘单位需要及时更换人事档案管理过程中所使用的设备及设施，并增加防火、防潮等设备，从源头上避免各类不确定因素对人事档案管理工作产生的负面影响。另外，地勘单位需要安排专业的人员对档案进行巡查，全面落实安全检查和监督工作。另外，为了推动人事档案信息化管理工作的开展，地勘单位需要保证档案管理相关资金的充足，并购置专业的计算机以及扫描仪等设备，进一步提高人事档案信息的安全性和完整性。4.积极创新人事档案信息化管理模式就目前的人事档案管理工作进行分析，地勘单位人事档案管理的信息化建设工作是推动整个档案管理工作进步与发展的关键途径，也是提升人事档案管理水平的重要基础。因此，地勘单位需要不断提高对信息化档案管理与建设的重视程度，并加大探索与创新力度，全面提高档案信息的安全性和可靠性，需要积极转变人事档案管理理念，学习和引进先进的档案管理模式和管理方式。同时，要通过信息化技术等，完善地勘单位中人才交流系统，积极采取合理有效措施，及时处理好人事档案信息化管理过程中的问题和不足，避免问题进一步扩大，降低对各项管理工作造成的负面影响。另外，地勘单位需要根据人事档案信息化管理的具体情况，对现有的管理制度和内容进行丰富并优化，加强对当前人事档案信息资料的综合利用，为地勘单位相关决策制订提供关键的参考依据，从而推动地勘单位的健康与稳定发展。

五、结束语

在信息化技术的影响下，地勘单位需要不断提升人事档案管理的信息化水平，积极改善传统的档案管理模式，充分发挥人事档案信息化管理的关键作用。同时，地勘单位需要结合人事档案管理的具体情况，建立并完善人事档案信息化管理制度，及时明确档案管理的目标及要求，处理好在档案管理过程中的问题和不足，提高人事档案的价值，为实现地勘单位高质量发展贡献力量。

参考文献：

[1]刘跃华.如何做好地勘单位人事档案管理工作[J].科学家，2017

[2]刘艳辉.机关事业单位人事档案信息化管理问题及策略研究[J].佳木斯职业学院学报，2019

[3]赵明.机关事业单位人事档案信息化管理存在的问题及对策研究[J].黑龙江科技信息，2017

[4]袁亮.浅议事业单位档案管理中存在的问题及对策[J].现代农业研究，2018

[5]关杰.浅谈关于加强地勘单位人事档案管理的重要性[J].中小企业管理与科技，2014

篇（8）

当前，我国的人事档案管理信息化水平已经得到了非常显著的提升，但是这种信息化的程度还需要不断的加强，所以其在发展空间方面也是十分广阔，人事档案管理工作在实际的操作中存在着非常强的完整性、流动性以及机密性。传统的人事档案管理方式还是需要有非常大的人力和物力的投入，同时档案保存的载体通常是纸张，无法在较长的时间内完整保存。所以，人事档案的信息化管理也就成为了一个重要的发展趋势，人事档案信息化管理之后，就可以使得人事档案的利用效率得到显著的提升，从而也使得热人事档案的潜在价值得到全面的提升。

1人事档案管理工作的特点

1.1完整性。

人事档案通常就是人事部门的人员根据当前国家的相关政策，在人员的培养，任命上进行适当的分配和调整，其在人事管理当中发挥着不容忽视的作用，借助翻阅人事档案的记载，我们可以充分的了解到员工的个人经历、业务能力以及工作中具体表现等一些比较核心的也比较重要的内容。它能够更加具体的真实的反映出员工的个人信息。

1.2客观性。

这一特性人事档案利用的一个重要的基础和前提，人事档案的内容一定要具有完整性，只有这样，才能更好的展现出材料自身的客观性和真实性，从而为人事部门提供更加全面而优质的服务。

1.3流动性。

人事档案的管理和员工日常的人事管理应该保持高度统一的状态，只有这样，才能更加显著的发挥出人事档案的实际作用。当前，单位人员流动性明显增强，除了一些国家机关的公务员和事业单位的带编人员之外，企业尤其是私营企业人员的流动性更大，这样就使得人事档案的保管存在着非常大的难度，有时候会出现人档分离的问题，这样一来一方面会对单位工作人员的人事管理造成一定的问题，同时对员工日后工作的正常开展也会产生非常不利的影响，所以，在人事档案管理工作中，我们必须要紧随员工本人工作变动去对人事档案管理工作进行适当的调整。

1.4机密性。

人事档案当中的内容涉及到的范围相对比较广，其中也可能会客观的反映出一些比较重要的历史事件，一些是政审调查本人或者是其家庭成员的资料，所以从某个角度上来说，人事档案是一种机密性的文件，材料内容一般情况下是不能外泄的。个人也没有权利保存本人的人事档案。如果我们需要对其进行查阅，一定要出具正规的手续。人事档案的这些特征也就使其特殊性和重要性得到了非常明显的体现。在人事档案管理工作中，我们必须要做好以下几方面的工作。首先是要保证人事档案保管的科学性和有效性。其次是将员工的各类材料要进行全面的分类整理，同时还要在这一过程中做好存档工作。第三，要制定出一个完善的人事档案借阅和转递制度。第四，我们在实际的工作中一定要采取有效的措施做好纸质档案信息化处理工作。最后一点就是要在实际的工作中做好员工档案的安全保密以及保存等多项工作。

2人事档案信息化管理的必要性

第一，人事档案管理工作需要进行大量的数据统计，传统的数据统计几乎由人工来完成，效率非常低，而且即使能够及时的统计出数量，也无法对数据进行快捷全面的分析，因此必须应用先进的信息技术。信息技术中有很多统计软件，将相关数据信息输入其中，可以直接统计出相应的信息数据，非常方便，还有一些统计分析软件，将相关的信息数据输入其中，系统会自动给出分析结果，档案管理人员可以依据统计分析结果制定档案管理措施。信息化技术的应用，使得传统的封闭式的档案管理，转变为主动式管理，这对我国人事档案管理事业的发展奠定了良好的基础。第二，信息化技术应用在人事档案管理，不仅能够减少管理资金，也能够挖掘出人事档案更多的潜在价值。人事档案是一种特殊的文件资料，其主要记录了个人的实践活动。利用信息化技术能够及时地有效地更新人事档案，领导通过人事档案能够了解到员工的最新情况，这对人才的选拔起到了积极的作用。

3提高人事档案信息化管理水平的方法

3.1增强人事档案信息化基础设施建设的力度。

人事档案要想更好的保证其信息化建设的质量和水平就一定要拥有较为完善的信息化基础设施，其中最为关键的一个基础设施就是信息网络的建设，档案管理工作者在实际的工作中一方面要熟练的掌握一些档案管理方面的知识，同时还要掌握一些计算机网络的技能，对信息网络开展日常化的检查，如果在这一过程中发现了一些问题，我们需要对原来的系统进行更新处理，这样才能更好的保证无纸化办公的质量和水平，此外，其也是人事档案信息化管理得以实现的一个重要的条件。

3.2加大信息资源投入。

首先，档案管理工作人员，必须对人事档案进行有效的鉴定，将不符合归档要求的档案进行筛选，同时重点的人事档案要重点管理保护，这样才能提高信息化技术应用的价值；其次，提高信息数字化的投入力度，因为人事档案的信息数字化，直接反映出人事档案信息化水平，是人事档案信息化建设体系中重要一个环节，为此，人事档案管理部门要积极的应用信息数据库技术，最大程度的提高人事档案的服务质量；最后，重点对归档进行管理，同时对电子档案的各方面工作都要进行监督，将有价值的电子档案收藏起来，并且采取相应的保护手段，保证重点的电子人事档案信息真实，准确、完整，不会被泄露出去或者恶意窃取。

3.3加快实体管理向信息管理转变的速度。

尽管我国有很多档案管理部门，对于人事档案已经实现了信息化管理，但是并不彻底，绝大多数情况下，依然以实体管理为主，因此档案管理部门必须转变人事档案管理方式，由实体管理逐渐的实现信息化管理。比如信息化检索查询，同时将人事档案存储到统一的数据库软件中，制定规范的制度进行管理，并且按照使用权限来实现安全保密，这样人事档案中数据就能够在内部局域网中有效的发行，用户登录相关的网站就能够获得相关的数据信息。现代社会人事档案的重要性已经凸显出来，尤其是数据信息对各个行业发展都异常重要，因此人事档案的利用显得非常重要。人事档案信息化管理是档案事业法转过程中非常重要的一个内容，它也是当前档案工作发展的一个方向，如果档案管理部门在实际的工作中还在使用传统的档案管理方式，就无法满足社会发展的需要，所以我们必须要积极的发展人事档案信息化管理，为人们提供更加高效和优质的服务，加大人才培养力度，只有这样，才能更好的实现人事档案管理的信息化建设。

参考文献

篇（9）

随着国家《档案法》实施和医院管理科学化、规范化的进程和需要,各级医院对人事档案管理工作越发重视。如何提高人事档案信息的管理与利用水平,更好地发挥档案信息资源作用,把人事档案信息的管理与利用从传统的手工方式转移到现代化的层面上来,尽快提高工作质量,其最有效的途径就是实现人事档案信息数字化和网络化。

只有坚持人事档案信息化管理,服从和服务于组织人事工作大局,才能为宏观管理决策和组织业务处理提供及时、有效、准确的信息服务;才能为各级组织人事管理部门提高管理水平与办公效率、推进办公自动化、实现信息共享和知识管理,提供先进的技术、手段和方法。

1 医院人事档案信息化建设的优点

(1)传统的医院人事档案管理模式,往往会在档案利用中出现“死档案”的现象,也就是我们在利用档案的时候,明明知道档案室(柜)保存着自己所需的档案资料,但是查找时却因为检索工具不全,或者其他方面的原因,而要浪费大量的时间与人力去找文件甚至无从查找。使用计算机管理医院的人事档案就不同了,由于计算机的运算速度快,存储信息量大、计算精度高,可以及时给决策人员提供准确、全面、快速人的人事资料和有关数据。既可避免手工抄写出现的失误,又可使档案人员从繁重的劳动中解放出来,节省时间,提高工作效益,对数据查询又快又准。

(2)利用计算机管理医院人事档案,有利于材料的完整保存,除了在信息输入时需要用档案原件外,很少再接触原件,延长了档案的寿命。

(3)利用计算机管理医院人事档案,可以把大量的档案材料存放在软盘、优盘、光存储介质及硬盘上,大大节省了资源。按传统的和理模式,要全面完整地保存好档案资料,仍需要改建的库房,增添大量的设备,这样不仅要投入大量的资金并增加人力,而且仍难避免霉变、氧化、虫蛀和鼠类的破坏。

2 医院人事档案信息数据化

人事档案信息化建设包括系统设置、数据维护、信息查询、统计报表等组成。而其中系统设置和数据维护是关键。因此,首先要选用一套设置合理、管理科学的信息化系统,利用计算机管理医院人事档案。可以实现医院人事档案管理的微机化、网络化。通过计算机网络实现各项统计和计算机处理方式,由磁介质交换转变为网上传输,逐步实现人事信息和公务公文的电子邮件交换和远程数据交换,实现资源共享。在此我们要以档案的原始材料为依据,运用信息维护系统,将人事档案的信息录入微机,建立完整、准确的全国医院人事档案信息通用数据库。我们知道档案数据库是个动态变化的过程,要求档案管理人员要不断及时更新档案中的变化数据,确保信息的准确、真实。为了查询的便捷,可以将信息数据库进行分类,尽力争取人事档案的数据化。我们不定式可以按信息数据库的不同分类,制成不同的表格,提供所需的数据。通过数据库建设进行人员信息的查询、统计、整理、分析等,改变了过去传统的手工和理,向信息现代化管理方式转变,大大的提高了医院人事档案利用工作的效率和质量,为利用者提供信息服务。档案信息化建设是医疗事业管理及办公标准化、规范化、系统化、自动化得以实现的基础。实现档案信息化管理,可以大大减轻档案工作人员的重复劳动,节省大量人力和时间,以进行企业档案信息资源的开发工作,提高档案的现代化管理水平。加强医院人事档案信息化建设,推进人事档案现代化管理水平管理,是我国社会主义现代化的需要,是信息化时代的需要,因此,档案信息化建设是基疗事业发展的必由之路。

3 健全与完善医院人事档案信息管理系统

信息化是当今经济和社会发展的大趋势,医院人事档案部门也要积极创造条件,利用档案信息资源,为医院各项工作理好地服务。建立健全人事档案管理系统主要从以下几个方面去思考:

(1)建立一个高标准的人事档案信息管理系统,必需选用一套科学的、合理的软件系统。

现在研究系统开发的单位众多,水平良莠不齐,如何选用一套正确的信息软件对今后档案信息化管理起很大的作用。中有选用一套科学合理的人事档案信息系统,才能提高整体工作效率,加快人事档案信息化管理,提高人事档案信息资源的利用率。

(2)强化领导的现代化意识,加大对档案管理工作的投入实现人事档案信息化管理,是一项非常繁重的工作。

各级领导一定要提高认识,加强对此项工作的领导和大力支持,充分认识建立人事档案信息系统建设的目的就在于不断促进管理的科学化和现代化,并且对此项工作高度重视,千方百计为人事档案信息化管理工作的加强提供和创造有利条件,保证人事档案信息现代化建设工作健康顺利的发展。

(3)加强学习,建立一支高素质人事档案管理队伍

要全面实行人事档案信息化管理。就必须要有一批高素质档案管理人员作保证。因此,加强对档案管理人员政治素质和业务素质的培训,提高管理水平有工作能力,认真学习《档案法》和人事档案管理知识,掌握现代信息管理技术,努力使自己成为既熟悉档案业务知识,又懂得计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才,熟悉医院基本情况、干部人员概况,以利于人事档案工作的顺利开展;档案人员要加强自身素质的培养,要努力学理论、学业务、学技术,以适应医院建设和发展的需要。

(4)重视人事档案信息系统的维护。

人事档案信息系统是一个动态的系统,需要档案人员不断进行更新和维护,要使人事档案信息系统发挥最大作用,那么对其核心部分的数据库建设必须做到:

篇（10）

关键词：

人事档案；信息化管理；作用

当前，我国的人事档案管理信息化水平已经得到了非常显著的提升，但是这种信息化的程度还需要不断的加强，所以其在发展空间方面也是十分广阔，人事档案管理工作在实际的操作中存在着非常强的完整性、流动性以及机密性。传统的人事档案管理方式还是需要有非常大的人力和物力的投入，同时档案保存的载体通常是纸张，无法在较长的时间内完整保存。所以，人事档案的信息化管理也就成为了一个重要的发展趋势，人事档案信息化管理之后，就可以使得人事档案的利用效率得到显著的提升，从而也使得热人事档案的潜在价值得到全面的提升。

1人事档案管理工作的特点

1.1完整性。

人事档案通常就是人事部门的人员根据当前国家的相关政策，在人员的培养，任命上进行适当的分配和调整，其在人事管理当中发挥着不容忽视的作用，借助翻阅人事档案的记载，我们可以充分的了解到员工的个人经历、业务能力以及工作中具体表现等一些比较核心的也比较重要的内容。它能够更加具体的真实的反映出员工的个人信息。

1.2客观性。

这一特性人事档案利用的一个重要的基础和前提，人事档案的内容一定要具有完整性，只有这样，才能更好的展现出材料自身的客观性和真实性，从而为人事部门提供更加全面而优质的服务。

1.3流动性。

人事档案的管理和员工日常的人事管理应该保持高度统一的状态，只有这样，才能更加显著的发挥出人事档案的实际作用。当前，单位人员流动性明显增强，除了一些国家机关的公务员和事业单位的带编人员之外，企业尤其是私营企业人员的流动性更大，这样就使得人事档案的保管存在着非常大的难度，有时候会出现人档分离的问题，这样一来一方面会对单位工作人员的人事管理造成一定的问题，同时对员工日后工作的正常开展也会产生非常不利的影响，所以，在人事档案管理工作中，我们必须要紧随员工本人工作变动去对人事档案管理工作进行适当的调整。

1.4机密性。

人事档案当中的内容涉及到的范围相对比较广，其中也可能会客观的反映出一些比较重要的历史事件，一些是政审调查本人或者是其家庭成员的资料，所以从某个角度上来说，人事档案是一种机密性的文件，材料内容一般情况下是不能外泄的。个人也没有权利保存本人的人事档案。如果我们需要对其进行查阅，一定要出具正规的手续。人事档案的这些特征也就使其特殊性和重要性得到了非常明显的体现。在人事档案管理工作中，我们必须要做好以下几方面的工作。首先是要保证人事档案保管的科学性和有效性。其次是将员工的各类材料要进行全面的分类整理，同时还要在这一过程中做好存档工作。第三，要制定出一个完善的人事档案借阅和转递制度。第四，我们在实际的工作中一定要采取有效的措施做好纸质档案信息化处理工作。最后一点就是要在实际的工作中做好员工档案的安全保密以及保存等多项工作。

2人事档案信息化管理的必要性

第一，人事档案管理工作需要进行大量的数据统计，传统的数据统计几乎由人工来完成，效率非常低，而且即使能够及时的统计出数量，也无法对数据进行快捷全面的分析，因此必须应用先进的信息技术。信息技术中有很多统计软件，将相关数据信息输入其中，可以直接统计出相应的信息数据，非常方便，还有一些统计分析软件，将相关的信息数据输入其中，系统会自动给出分析结果，档案管理人员可以依据统计分析结果制定档案管理措施。信息化技术的应用，使得传统的封闭式的档案管理，转变为主动式管理，这对我国人事档案管理事业的发展奠定了良好的基础。第二，信息化技术应用在人事档案管理，不仅能够减少管理资金，也能够挖掘出人事档案更多的潜在价值。人事档案是一种特殊的文件资料，其主要记录了个人的实践活动。利用信息化技术能够及时地有效地更新人事档案，领导通过人事档案能够了解到员工的最新情况，这对人才的选拔起到了积极的作用。

3提高人事档案信息化管理水平的方法

3.1增强人事档案信息化基础设施建设的力度。

人事档案要想更好的保证其信息化建设的质量和水平就一定要拥有较为完善的信息化基础设施，其中最为关键的一个基础设施就是信息网络的建设，档案管理工作者在实际的工作中一方面要熟练的掌握一些档案管理方面的知识，同时还要掌握一些计算机网络的技能，对信息网络开展日常化的检查，如果在这一过程中发现了一些问题，我们需要对原来的系统进行更新处理，这样才能更好的保证无纸化办公的质量和水平，此外，其也是人事档案信息化管理得以实现的一个重要的条件。

3.2加大信息资源投入。

首先，档案管理工作人员，必须对人事档案进行有效的鉴定，将不符合归档要求的档案进行筛选，同时重点的人事档案要重点管理保护，这样才能提高信息化技术应用的价值；其次，提高信息数字化的投入力度，因为人事档案的信息数字化，直接反映出人事档案信息化水平，是人事档案信息化建设体系中重要一个环节，为此，人事档案管理部门要积极的应用信息数据库技术，最大程度的提高人事档案的服务质量；最后，重点对归档进行管理，同时对电子档案的各方面工作都要进行监督，将有价值的电子档案收藏起来，并且采取相应的保护手段，保证重点的电子人事档案信息真实，准确、完整，不会被泄露出去或者恶意窃取。

3.3加快实体管理向信息管理转变的速度。

尽管我国有很多档案管理部门，对于人事档案已经实现了信息化管理，但是并不彻底，绝大多数情况下，依然以实体管理为主，因此档案管理部门必须转变人事档案管理方式，由实体管理逐渐的实现信息化管理。比如信息化检索查询，同时将人事档案存储到统一的数据库软件中，制定规范的制度进行管理，并且按照使用权限来实现安全保密，这样人事档案中数据就能够在内部局域网中有效的发行，用户登录相关的网站就能够获得相关的数据信息。现代社会人事档案的重要性已经凸显出来，尤其是数据信息对各个行业发展都异常重要，因此人事档案的利用显得非常重要。人事档案信息化管理是档案事业法转过程中非常重要的一个内容，它也是当前档案工作发展的一个方向，如果档案管理部门在实际的工作中还在使用传统的档案管理方式，就无法满足社会发展的需要，所以我们必须要积极的发展人事档案信息化管理，为人们提供更加高效和优质的服务，加大人才培养力度，只有这样，才能更好的实现人事档案管理的信息化建设。

作者：安正信 单位：图们市旅游局信息中心