档案的相关知识汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇档案的相关知识范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

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教育实习是培养合格师资的必由之路,对学生的教师职业意识、教学态度、教学风格、教学方法、教学能力等都会产生深远的影响。教育实习质量既反映学生质量,又反映学校的办学水平,是高等学校本科教学工作水平评估的必查项目[1],因此,搞好教育实习的质量控制与相关档案的规范管理是极其重要的。

一、教育实习的质量控制

教育实习包括课堂教学实习、班主任工作实习、课外活动指导实习等内容,本文主要探讨课堂教学实习的质量控制措施。

(一)教育实习指导老师的遴选。

教育实习指导工作应选派具有讲师以上职称(含讲师)或具有硕士学位、教育教学经验丰富、思想作风好、工作责任心强的教师担任。指导老师应为人师表、教书育人、严格要求学生,重视对学生独立工作能力的培养。

(二)备课会。

备课是教学工作的一个基本而重要的环节。备好课是上好课的前提。对于实习生来说,尽管他们已经学了相关的专业知识和心理学、教育学、教学法等课程,但凭借个人的力量要备好课还是比较困难的,必须借助集体力量、发挥集体智慧。备课会就是集思广益、共同提高的一条有效途径。

在编写教案之前,备课小组在组长的组织下,开一个有指导老师参加的备课会,对教学涉及的一系列问题进行广泛而深入的讨论。备课会上讨论的问题包括:这节课教学内容在整个学科知识体系中的地位和作用;教学目的及达成措施;教学重点、难点各是什么,以及如何突出和突破;应采用哪些教学方法;如何引入新课;如何设计教学过程;应使用哪些教具;如何设计板书;如何理论联系实际;应提出哪些问题让学生思考和讨论;应渗透哪些思想教育以及如何渗透;应培养哪些能力以及如何培养;如何分配课堂时间;如何巩固新课;应布置哪些作业,等等。在备课会上,教师对发言积极的实习生要予以表扬,对有益的看法充分肯定,尤其要鼓励实习生提出创造性意见,对实习生的不当之处也要组织讨论、总结、完善。

(三)教案的撰写、修改与熟悉。

教案是教师实施教学活动的具体方案,优秀的教案是上好课的重要保证,实习教案必须是详案,即教师在课堂上的所有言行均要得以体现。教案一般包括课题、教学目标、教学重点、教学难点、教学用具、教学方法、教学过程、板书设计等内容。

在教案初稿完成后,实习生要根据这节课的教学目的和要求反复修改,直到自己和指导老师满意为止,然后交原任课老师审批。在教案定稿后,实习生要反复熟悉,做到心中有数、运用自如,即使在课堂上遇到突发事件,也能处变不惊。

(四)试教过关。

备好课是不是就等于可以上好课了呢?对于实习生来说,回答是否定的。在备好课和上好课之间还存在一定距离,只有反复演练才能填充。反复演练不仅能使自己熟悉教案,而且能发现原来教案中的一些不足,从而起到检验教案、完善教案的作用,此外,反复演练使自己胸有成竹,能增强自己上好课的自信心。那么,怎样检验实习生的演练效果呢?得力措施莫过于试教过关。

所谓试教过关,就是在上课前两三天,指导老师听实习生试讲,以检验实习生的试讲是否达标。要搞好试教过关,首先必须使实习生清楚试教过关的标准,其次要对实习生严格要求,严格把关。虽然实习生清楚了试教过关的标准,努力有了方向,演练有了目的,但效果到底如何,还受他们自身素质和主观努力程度的影响,所以要真正使实习生达到试教过关的标准,指导老师还须对他们的备课和自我演练提出要求,并进行督促、检查和指导,对试教时出现的问题予以纠正,对达不到要求的试教重试。

试教过关,对实习生既是压力,又是动力。因为要试教过关,实习生就要更加认真地钻研课程标准和教材,更加深入地了解学生和研究教学方法,更加精心地编写教案和修改教案,更加主动地反复演练,这有利于提高教学水平。

(五)上课。

上课是教育实习最基本最重要的环节。实习生一定要精心准备,认真上好每一堂课。在上课时,要精神饱满,全神贯注。在讲课过程中,把注意力集中到学生身上,实现师生之间感情和信息的交流,不低头看教案,不照本宣科,更不东张西望,而要稳重、亲切、耐心、热情、循循善诱,语言简洁、流畅、生动,没有口头禅,声音宏亮、清晰,让所有学生都能轻松入耳。另外,既要尊重教案,又要根据课堂实际灵活调整教学方案。

(六)课后评议与自我小结。

每一次上课后,听课教师与上课教师都要一起召开评议会,评议的项目包括教学内容是否正确,重点是否突出,难点是否突破,教学组织是否恰当,教学方法是否合适,教学语言是否简洁、生动,教学效果如何等。总之,在评议会上,教师既要充分总结实习生的优点,又要指出存在的不足,并探讨改进的措施。实习生要充分听取大家的评议意见,总结自己在教学上的长处,明确自己的不足及今后改进的措施,真正做到一步一个脚印,一课一个台阶。

(七)实习成绩考核。

实习生必须按照实纲的要求,完成实习的全部任务,提高实习报告等实习材料方可参加考核。实习成绩应根据学生的实习态度、出勤与任务完成情况等项目进行综合评分,实习成绩评定应采用“优、高、中、及格、不及格”的五级记分制。实习不及格者需要重修,并经考核合格后方能获得教育实习学分。

二、教育实习的档案管理

每个学生的实习材料装订成册,然后按学号从小到大顺序存档。每个学生的实习材料包括实习手册、一份规范的教案、一份班主任工作计划、一份实结、一份实习论文等内容。实习手册内容包括实习生基本情况、实习学校基本情况、实习班级基本情况、实习班级学生名单、实习日志、听课记录、实习情况汇总表等。每个实习生都要认真填写实习手册,其中的每一项内容都要填全。此外,每个实习队的实习计划、实结与优秀实习生名单也要归档。

建立自我完善、自我约束的教学(包括教育实习)质量监控体系是质量控制的重要保证[2],是高校本科教学工作水平评估的主要目的之一[1],高质量的教育实习和相关档案的规范管理是一个学校办学水平高的重要凭证[3]。因此,教育实习的质量控制与相关档案的规范管理工作,值得每个高校认真对待、积极探索、不断完善。

参考文献:

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一、高校教师综合档案的管理与利用现状分析

1.高校教师综合档案的管理与利用现状尽管在知识化、信息化、网络化的环境下，高校的人事管理、教学管理、科研管理等领域的数字化、信息系统化都已经成为现实，学生的选课、各类人员对教师的评价、学生课程考试成绩的录入与查询等过程都是在网上直接完成，教师的授课计划、科研成果的统计等都要求上交的是电子版。但是，高校的人事、教学、科研等各个管理部门的信息系统基本都是相对独立，彼此互不兼容。结果就是，教师的各类档案数据是分别存于不同的系统中，对利用与保管都存在不方便之处。即使对教师的同类档案来说，也基本处于多级分散的保管模式。高校的教学、科研工作是多部门多级的分散管理体制，从而在相关档案的收集与保管方式上也形成了多级多部门的分散管理模式。一般情况下，高校的教学与科研档案，一部分由院（系或科室）级的教学与科研秘书处分别收集、整理、鉴定、保管，如教师的授课课程档案、教师每年的科研成果等数据；一部分则由相关职能部门（即教学部门、科研部门等）在其职能活动过程中直接收集形成。若干年后或每年，院（系或科室）级单位会将相关档案上交主管部门或学校档案馆，各主管部门（即教学部门、科研部门等）若干年后也会再转交学校档案馆。在利用方面，基本上只是在考核或评定职称等过程时才有利用活动产生，而且各部门的档案，只是对部分管理级的用户开放；档案馆尽管对学校用户全面开放，但是有所限制，比如有的要收费，有的有时间限制，而且其收录的档案本身不太齐全，尤其是科研档案，多数根本就没有建。所以，每到考核或评定职称时，上到相关职能部门，下到教师个人，都分别忙于重新组织、查找相关资料，而相关的信息系统，比如教学档案、科研档案、档案馆等系统都无法提供全面、准确、完整的相关材料。本人曾对熟悉的几所高校做过一些调研，对教师的档案管理模式基本类似上述的分散与多级保管方式，在其利用方面基本没有主动的作为。2.高校教师综合档案管理与利用中存在的问题（1）没有形成对教师的所有档案数据统一归档与专门管理的制度，没有一个统一的信息管理平台。由于没有形成对教师所有业务活动过程的文档进行统一归档专门保管的制度，也就没有一个统一的高校教师档案信息管理平台，使得高校教师档案的统一管理与开发利用极为不便。现实中，高校档案馆很少真正有综合的教师档案这一类。对高校教师的教学档案、科研档案、人事档案采取的是分部门且多级的管理模式。即使在信息化程度比较高的教学档案管理这一块，也是多级的分散保管，而且也基本没有做到电子文档的一体化管理。（2）分散多级保管模式造成资源浪费严重。因为各部门之间数据管理模式不同，数据结构不一致，移交档案馆的过程中有个格式转换问题，格式转换本身就是资源浪费，同时还有可能造成数据丢失。（3）分散多级的保管模式导致高校教师档案的利用率较低。高校有关人事、教学、科研等部门及其二级管理部门的信息保管主要为本部门的管理活动服务，一般不对外，而档案馆的档案收集又有时滞而且不全。所以，用户使用教师档案信息很不方便，教师档案的利用率一直比较低。（4）分散多级的保管模式不利于高校教师档案知识资源价值的整体发挥。现行的分散多级保管模式导致对高校教师档案资源的整体构建与管理进行的研究也很少，尽管找出几篇有关资源整合与一体化管理方面论文，但都只是研究教学档案或人事档案的文档一体化管理，而教师的业务档案是包括多方面的。分散保管的教师档案是不便于对档案中隐性知识的挖掘，即对档案的深入整序的，同时也不利于对人才的整体评估与认识。因为只有集中统一保管的教师档案才能体现出个人或某部门甚至学校的教学、科研的整体水平与进展过程。总之，高校教师档案的分散多级管理模式不利于高校组织内知识的融合、共享、创新与传播，不利于其知识资源价值的充分发挥。

二、高校教师综合一体化管理

1．高校教师综合档案一体化管理的基本内涵如前所述，高校教师综合档案分散多级的保管现状，存在诸多问题。改进的基本思路应该是充分利用现代信息管理技术，尤其是数字化与计算机网络技术，实现高校教师综合档案数据的一体化管理与利用。一体化的基本内涵包括三个方面：其一，教师个人各类文档数据的一体化管理，即通过制定标准、统一的建档与归档制度，将教师个人的人事、教学、科研等方面文档数据集中统一保管，以方便利用；其二，教师各类业务文件的制作、形成到归档过程的一体化管理。主要是指依托校园网及相关信息管理技术，对教师的各类业务档案文件的形成过程实施全程控制，然后直接经网络鉴定、上传、归档、入库，实现教师业务档案的全程电子化管理，做到从各类文件的初级制作（包括教师个人或各级管理部门）到审批、传达、实施、归档等过程的文档一体化管理，以减少中间过程的重复劳动及数据的丢失；其三，教师个人综合档案数据在一定范围内公开、共享与利用的一体化管理。主要指依托校园网及相关技术与制度，实现在高校内部的某些范围内对高校教师个人档案数据的共享与开发利用。实现途径应该是开发出能一体化管理教师个人基本信息及各类业务档案数据的综合档案管理信息系统，系统的用户应涵盖形成档案并可能利用档案的一般教师、学生、各级职能管理部门与各级研究部门等，但共享与利用的权限或范围可依用户身份不同而专门制定。2．高校教师综合档案一体化管理的实现方略实现并达到上述三个一体化管理的目标，既要有行政管理制度方面的保障，也要有具体技术方案的支持，还要有高校各个职能部门及其管理人员与教师个人的积极配合。但最主要的还是要构建一个统一、相对规范的信息管理平台与管理制度。其实施要点包括：首先，要制定对高校教师所有业务活动过程统一建档、系统保管的专门档案管理制度，这是实现高校教师综合档案一体化管理的第一步。其次，综合运用数据库系统技术、系统集成技术、网络技术等现代信息技术，组织专门机构、专职人员，开发高校教师综合文档管理信息系统。从现实层面上来说，高校教师的各类档案应该分别保存在不同的已有信息系统中，其自动化、信息化程度应该还比较高，比如教学信息有教务管理信息系统，人事档案有人事档案管理信息系统等等。所以，实施高校教师综合档案一体化管理的关键措施是要在各子系统（如教务管理信息系统、人事信息管理系统、科研信息管理系统等）的基础上，应用系统集成技术，构建一个统一的信息管理平台，即能一体化管理高校教师个人及其各类业务文档的综合文档管理信息系统。这一过程可由高校指定相关管理部门（如高校档案馆或图书馆）与有软件开发能力的信息公司合作完成，开发的关键技术是系统集成技术与数据库系统技术。系统的开发过程必须在文档一体化管理理论、电子文件生命周期理论的指导下，运用数据库系统技术、信息系统集成技术等现代信息技术，针对高校教师业务档案的数据构成（包括教师个人的人事、教学、科研等方面数据）及各类文档的形成过程，分析并规划系统的整体构成及功能结构，包括各子系统的构成与功能结构，进而建构系统统一的数据库数据模型并实现系统的统一规划，最终完成系统的集成及其相关软件的开发、调试、实现等。该系统应该具备：利用分布式数据库管理系统原理统一保管教师个人基本信息及其所有业务活动过程的各类档案数据的功能；有完备的档案检索功能，既包括对个人各类档案数据的分别检索功能，也包括对某教师所有档案数据的综合检索功能，还包括对某个时段某类档案或某部门某类档案等的统计检索功能（可以针对考核或人才评估等的具体要求设定）等；有严格的用户类型及其权限管理措施。最后，在考虑档案数据的特定保护需求的情况下，在数据库的设计阶段，充分运用数据库保护技术与原理，设计并规划系统各类文档数据的全程控制以及数据的安全保密与数据共享的平衡控制机制。数据库系统的安全保护措施包括许多方面，此处主要是指：一是通过数据模型设计阶段的数据结构、数据操作、数据完整性约束等三个基本要素的统一设计，实现对整个数据库的数据进行统一控制的机制，最终实施对各类教师业务文档的全称控制；二是通过对系统各类用户及其权限的统一规划、管理，形成对系统档案数据的安全与完整性的统一控制，最终实现系统档案数据保管的保密要求与共享利用的平衡。其中第一方面的控制，主要由软件开发者与数据库管理员共同设计完成，相关内容的论述将在后续文章中完成，此处重点谈谈第二方面的控制。第一，针对各类教师业务档案的形成过程，明确各类参与建档、保管甚至利用档案的系统用户类型（包括教师本人，各院的教学与科研秘书，各职能部门的相关档案管理人员等）；第二，明确各类用户在系统运行过程中的职责与任务，包括要完成的相关数据的上传、鉴定、归档等过程任务等；第三，运用数据库的安全保护措施，对各类用户进行统一的权限控制与管理。包括对系统用户的名称与密码的统一管理，对系统运行过程中各类系统用户的身份识别（以保证系统用户的合法性），对进入系统的所有合法用户的审计与跟踪（以保证合法用户对系统数据的合理使用）等；第四，在上述措施下，还要制定针对档案保管、查询、借阅等过程的具体限定措施，以实现系统内各类用户对权限范围内相关数据的共享与利用。

单位：熊志云单位：湖北大学

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学者覃兆刿从“双元价值”的角度分析，认为档案价值分工具价值和信息价值两部分。前者作为一种行为方式，人类的初衷在于它的结构形式所赋予的功能被称为工具价值;后者作为记录或者文献归属的实体，其内容的价值被称为信息价值。工具价值是一种普遍意义的价值，而信息价值是一种个性价值;工具价值是档案的社会属性，信息价值是档案的自然属性。1969年，美国经济学家加尔布雷斯（Galbraith，1969）提出知识资本（intellectual capital）的概念，到了20世纪90年代，管理学界出现了知识管理的提法，在知识管理时代里，档案的工具价值由于技术和理论的发展更加彰显，档案的信息价值也得以更加重视。对档案界一个最意味深长的意义在于：档案知识竞争性加剧，知识共享成为时代追求。

1.1 知识管理下技术和理论的发展更加突出了档案的工具价值。第一，技术发展拓展了档案的处理空间。档案电子化之前，对档案的处理主要是对实物档案的存储，由于实物档案本身重量大，搬运、移挪都很不方便，因此，一些重要的档案都是重保存轻利用。而且即使被利用，开发程度也很低，仅限于复印和翻印。技术的发展带来了知识存储翻天覆地的变化，信息处理设备的普及极大地释放了档案管理的空间，档案的生命周期得到大幅度延伸。电子化的存储方式重新赋予了档案管理新的职能，正如在第十五届国际档案大会上达成的共识一样：档案机构应该在管理和知识中定位，在观念更新和技术革新中起到有意义的带头作用。第二，知识管理理念有助于实现档案知识的共享。知识管理强调学习、共享和组织文化，是通过吸纳组织有效信息和对信息的再开发来实现组织的知识塑造，以达成组织运转更有效的目的。档案是知识的重要组成部分，档案自有的公共性决定了档案知识的共享性，特别是档案电子化的普及为知识积累和知识共享提供了强大的技术支撑，加速了档案知识共享的进程。

1.2 知识管理背景下档案信息价值被更加充分认可。第一，档案知识属性发生改变：由文献走向答案。知识经济时代以前，档案学界普遍认为档案是“知识存贮的一种载体”，并且也已认识到“贮存和传播知识的档案财富，无愧为人类社会进行精神再生产和物质再生产的一种智力资源”。步入知识经济时代，知识已成为重要的战略资源，甚至被认为是“唯一有意义的资源”。档案知识管理不但要为用户提供相关的文献资料，更重要的是要为用户千方百计地提供解决问题的答案（知识）。正如丽贝卡?巴克利所说：“我们不需要更多的文献，我们需要的是更多的答案。 毫无疑问，关注知识服务，是档案管理理论与实践应该探讨的问题，它将是档案专业职能定位的新起点。”第二，电子文档的普及扩大了档案的内涵。电子文档的出现使文件与档案之间的区别极大缩小，客观上使得档案的内涵得到极大扩大，由此也促发了档案界和社会对档案知识属性和知识价值的新思考。英国知识管理大师安妮?布鲁金在《企业记忆――知识管理战略》一书中指出，档案资源在知识管理中的核心地位以及知识管理为档案管理实现跨越式发展提供了前所未有的空间，能否从档案中获取有用的信息和资源已经成为是否具备较高学习能力和信息处理能力的标志，档案不再是堆积在一起的泛黄的故纸，而是闪耀着智慧的资源库。

可以说，在知识管理背景下，档案的使用日益便利和充分，技术发展拓宽了档案的使用空间，而知识管理理论的不断推进使档案知识共享深入人心。正是由于充分认识到档案价值，更多人想从档案中找到想要的问题答案，档案管理者才需要不断供给更加优质的档案知识资源。一旦这种供给跟不上社会的需求，将会陷入一种竞争性索取的状态，这种状态又将放大档案知识的价值，引发更加严重的索取。

2 竞争的本质

从档案“双元价值”的角度分析知识管理时代下的档案价值，档案的工具价值也即档案的社会属性属于档案利用的向度，反映了人们对档案开发利用的程度;而档案的自然属性却反映了知识的本初价值。档案在起源上来说是人类对凭证信息的合目的的控制，这里的“控制”，强调了档案从根本上是一种功能，人们可以借以维护凭证信息的证据力，其表现为有利于显示其凭证价值的资源组织、价值鉴定、保管和利用;“合目的”强调了人类借助档案功能的心理需求以及管理技术上的主观能动性，其表现为鲜明的时代特征;“凭证信息”则是对通常定义中“原始记录”或“原生性”的拓展。

所以，档案的工具价值是档案属性的根本，而在知识管理时代下，我们需要更加放大档案的工具价值，更加充分地开发档案使用价值，这样才会符合档案的时代定位，才能在基于知识竞争的语境下获得更多的知识。而依据对目前存在的档案竞争性问题的分析，显然，我们对档案知识的开发还未到位，档案知识供给并不能满足人们对知识的渴望。故此，我们可以说，对档案知识的竞争性索取，其实质是：档案部门对档案的开发并没有跟得上社会需求，档案知识供给短缺，导致无法实现档案知识共享。

3 缓解竞争，实现档案知识共享的建议

供给和需求是资源的必然逻辑，尤其是当知识成为资本后，对知识的追逐更加强劲。在知识管理背景下，档案使用者或大众需要更多的档案知识，同时日新月异的信息处理技术也便利了档案管理者对档案的开发，可以说，扩大档案知识供给顺应时势，而我们要做到的就是顺势而为。

对于档案知识开发而言，在知识管理时代下，档案管理者们更需要提高自身管理水平，紧跟时代要求，掌握更多的信息技术开发本领，拓宽视野，最大限度开发档案价值，更充足供给档案信息价值，以进一步实现档案知识的共享。

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二、新时期企业档案管理体制模式——信息一体化管理模式 

1.信息一体化管理 

信息一体化管理，其实就是指企业的档案工作、情报工作、图书工作的一体化。在企业，这种综合性信息管理机构一般称为信息中心。信息中心在为企业服务的过程中，既要注意提供历史的信息和现时的信息，又要注重超前性、预测性信息的采集、筛选、提供。一方面可以利用档案史料中的信息编写反映企业发展历程、企业文化、科技成果等编研成果，为展现企业的辉煌历史、提高企业的市场信誉和增强企业的社会效益提供详实、可靠、生动的凭证;另一方面，还可以依托现代信息技术和网络技术，在网上采集与企业业务有关的信息，并进行筛选、汇编，为企业的科学决策和管理提供含量较高的有价值的信息。这种图、情、档一体化管理模式主要适用于一些信息技术基础较好的大型企业，在原有图书机构、档案机构或情报机构的基础上构建统一的信息管理实体机构。这种管理模式便于建立计算机管理系统，实行现代化管理，同时也有利于实现对信息资源的联合开发利用。 

2.档案一体化管理 

档案一体化是我国文件和档案工作发展的内在要求。文件、档案一体化管理是以文件生命周期理论为基础，借助计算机和网络技术，从系统论的角度出发，对文件工作和档案工作进行统筹规划和科学管理，使之实现系统化和规范化，从而发挥各自以及总体的最大效能，确保从企业现行文件到档案管理的高效和优化。具体来说主要包含以下几个方面：

(1)档案一体化的目标 

实现从现行文件到档案整个运动过程的全面控制和科学管理。科学的档案一体化管理是以文件生命周期理论为基础，在文件从产生到最终转化为档案的过程中，既加强企业内部文件、档案工作的一体化，也注重各个不同文件职能机构的业务衔接，从而使文件到档案全过程都得到有效控制。 

(2)档案一体化的原则

在实行信息一体化管理的过程中，必须要遵循以下原则：全程管理原则，电子文件环境中，文件、档案界限不再显而易见，文件和档案工作人员界限也日趋模糊，文件与档案工作实行全程管理，将可以大大提高信息共享，提高效率；前端控制原则，前端控制原则是以文件生命周期为基础，将文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作是一个完整的过程。　在这个过程中，文件形成是前端，处理、鉴定等是中端，永久保存或销毁是末端。前端控制是对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析和科学整合；集成管理原则，集成管理是对管理要素的科学重组，是全程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理体系的功能度，因精密组合而减少疏漏，提高可靠性，增加相关作业密度，减少重复而降低功耗，提高管理效率。

(3)文件、档案一体化管理的具体内容

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中图分类号： G472.4文献标识码： A 文章编号：

一、知识管理服务与传统管理服务的区别1. 知识服务首先是一种观念，一种认识和组织服务的理念。即以信息知识的搜寻、组织、重组的知识和能力为基础，根据企业决策者、经营者、管理者的问题和企业环境融入他们解决问题的过程中，提供能够有效支持知识应用和知识创新的服务。从观念上看，它与传统的信息服务不同。2. 知识服务是对企业的决策者、经营者、管理者的目标驱动的服务。它关注的焦点和最后的评价不在于是否提供了信息，而在于是否通过服务解决了企业的决策者、经营者、管理者的问题。而传统的信息服务的基点、重点、终点都是信息资源的获取和传递。3. 知识服务是面向知识内容的服务。它非常重视的是对企业的决策者、经营者、管理者的需求的分析，根据问题确定他们的需求，通过对信息的分析和重组来形成恰好符合需要的知识产品，并能够对知识产品的质量和它对企业生存、发展的实用性、可行性进行评价。而传统的信息服务则只是基于简单的、文献物理式获取的服务。 4.知识服务是面向解决方案的服务。它关心并致力于帮助企业的决策者、经营者、管理者找到解决方案的办法。信息和知识的作用最主要的体现是对解决方案的贡献，解决方案的形成过程，又是一个对信息和知识不断查询、分析、组织的过程。知识服务将围绕着解决企业生存、发展、竞争的方案的形成和完善而发展，而传统的信息服务则只是满足于对具体信息、数据或文献的提供。 5.知识服务是贯穿于对企业决策者、经营者、管理者解决问题的整个过程的服务。这种知识服务应贯穿于企业的决策者、经营者、管理者进行知识捕获、分析、重组、应用的整个过程的全程式服务，应根据他们的需求动态地、连续地组织服务，而不像传统信息服务那样以固有的模式、固有的过程或固有的内容的服务。6. 知识服务是面向企业增值的服务。它关注和强调利用自己独特的知识和能力，对现有资料进行加工形成新的具有独特价值的信息产品，为企业的决策者、经营者、管理者解决其知识和能力所不能解决的问题。通过知识和专业能力来为企业的决策者、经营者、管理者创造价值，通过显著提高他们的知识应用和知识创新效率来实现价值，通过直接介入利用知识的创新过程的最困难部分和关键部分来提高价值，而不仅仅是像传统的信息服务那样基于资源占有，机构的物理式的积累、规模生产等来体现价值。

二、现代企业档案管理中知识服务的方式1. 知识服务是融入对企业的决策者、经营者、管理者之中和对他们决策过程的服务，而不是基于信息机构的服务，也不是游离于对企业利用者之外的服务。它将需求服务人员和企业的决策者、经营者、管理者之间的联系更明确、更紧密，要求建立起一种针对企业的具体的利用者或利用过程的服务责任制。2. 知识服务将是基于专业和个人化的服务。专业化要求按照具体专业或课题领域、经营目标来组织和实施服务，保证对企业服务的对象，企业环境的把握；保证知识服务的质量；个人化，要求针对个别的企业决策者、经营者、管理者的具体需要和过程提供知识服务，保障对服务对象的了解和联系，保障对服务对象的决策过程的跟踪和全面信息服务。3. 知识服务将是基于集成的服务而不是依靠大而全的系统服务。它应当通过系统集成、服务集成等多种方式联合、协调，利用多种知识、资源、人员、系统、服务来组织和提供对企业的经营和发展的知识服务。4. 知识服务将是基于自主和创新的服务，不再是标准化和事务性工作。它要求知识服务的人员根据实际情况动态地搜寻、选择、分析、利用各种知识，动态地设计、组织、安排、协调有关服务工作和服务目标，要求具有自主的管理意识和权利，具有创新精神、研究能力和管理能力。

三、知识管理是企业档案工作走出困境的方向

传统企业档案工作要适应外部环境的变化、走出当前面临的困境，唯有进行根本性的变革和创新。而根本性的变革和创新需要有先进的管理理念与管理模式指导。而能够指导企业档案工作创新的管理理念与管理模式就是知识管理。因为知识管理是知识经济时代的管理范式，它能从各个层面为企业档案工作创新提供新的思维。

1、知识管理是知识经济时代的管理范式

当前，全球最根本的社会经济背景、时展潮流是知识经济的兴起。知识经济是直接依赖知识和信息的生产、分配和使用的经济。在知识经济时代，知识成为了关键的经济资源和比较优势的主导的、甚至可能是唯一的源泉。知识经济作为一种完全不同于农业经济、工业经济的全新的经济形态，必然需要一种全新的管理理念、管理模式和管理方法与之相对应。“因为知识社会是一个组织的社会，其中心器官是管理。仅仅管理就能使今日的所有知识成为有效。”知识管理强调通过知识应用、知识创新，充分发挥知识在经济生活中的作用，最大限度地实现知识的价值，顺应了知识经济这种“空前关注知识的价值”的要求，因而成为知识经济时代的管理范式。

2、知识管理是企业档案工作创新的方向

知识管理是指应用现代信息技术对知识进行积累、组织、评价、传递和应用、创新，以实现知识的价值，提升企业的核心竞争力。知识管理的出发点是知识是企业的战略资源，知识管理的根本目的是实现知识的价值、提升企业的核心竞争力，知识管理的基本活动是知识的积累、组织、评价、传递和应用、创新，知识管理的技术支撑是现代信息技术。作为知识经济时代的管理范式，知识管理必然为包括档案工作在内的企业各项管理活动提供创新的思路和视角。

3、知识管理的根本目的

档案管理不能只重视档案的收集、整理和保管，而应该从关注对档案实体的管理转移到关注对档案所存储的信息、所蕴含的知识的管理。在档案收集过程中，应该不仅确保正式文件的归档，而且加强隐性知识的记录与收集，加强非正式文件、外部信息的收集，从而将档案收集活动拓展为知识积累活动。在档案整理过程中，应该在档案实体分类的基础上，按照用户的检索偏好与利用习惯，进行多维度、深层次的档案内容分类（知识分类），从而使档案整理活动演进为知识组织活动。在档案鉴定过程中，应该不仅重视档案的凭证性价值、长远价值和保存价值，而且关注档案的情报性价值、现实价值和利用价值，从而使档案鉴定活动创新为知识评价活动。在档案服务过程中，应该贯彻以用户为中心的理念，通过信息化、网络化、智能化手段，开展主动服务、个性化服务、全过程服务与超前服务，努力为用户提供具体的知识与问题解决方案（而不仅仅是档案实体本身），从而将档案服务活动提升为知识服务活动。

四、总结：

说到知识资源管理，就不得不说一说知识管理。从知识管理审视企业档案工作，可以促使企业档案工作很好地适应外部环境变化的要求，通过挖掘企业档案的知识价值，为企业价值创造活动服务，为提升企业核心竞争力服务，以适应现代企业制度建立和市场竞争日益激烈的要求；通过应用现代信息技术，以应对电子文件涌现的冲击；从而最终走出当前面临的困境，进而取得利润。

参考文献：

[1]冯惠玲，张辑哲《.档案学概论》(第二版)[M].中国人民大学出版社，2006:282

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二、人事制度改革对人事档案管理的影响

在以前很长的一段时间以来，人事制度还没有进行改革，还是沿用以前的传统管理方式的情况下，一般都是个人走到哪里，自身的人事档案就要跟着带到哪里。然而随着近年来我国人事制度的不断改革和创新，人事档案管理也开始逐渐放宽了对人事制度的依赖，显得越来越灵活。

（一）人事制度改革，导致人事档案的作用日益弱化

随着我国政府各部门以及企事业单位内部人事制度的不断变革，导致人事档案的地位日益受到动摇，人事档案的作用日益弱化。主要表现在以下几个方面：一是国有企业实施改革以后，打破了传统意义上“铁饭碗”的概念，下岗职工可以没有档案，也可以不再依附单位对职工的人事档案的管理。在没有人事档案的情况下，下岗职工依然可以自由选择自己喜欢和适合自己的工作，对自身的生存依然不会有任何实质性的影响。现在社会上的很多正规公司的正式工作，对员工个人的人事档案都没有进行强制性的要求。不管员工是否可以提供自己在之前企业的工作过程中形成的人事档案，公司都可以予以办理员工的正式入职，因此极大地削弱了原有人事档案对各人的束缚和影响。

（二）人事制度改革，导致人事档案的管理形式更加灵活

随着非国有企业在市场经济体制下如雨后春笋般的快速蓬勃发展，无形当中给社会提供了很多不同的就业机会。由于企业经济的快速发展，人事的招聘也要能够适应企业的发展，因此给企业创造了全新的用人机制，致使企业在实际的招聘过程中，不再像以往一样去关注以前其人事档案上记录的信息，包括员工身份、地位、学历、家庭背景、任职企业的名称等外在的形式化的东西，转而重视更加实在的员工本身的个人能力。而且对于员工的人事档案的建立可以从员工入职的时候重新管理，双方签订用人协议和合同等，员工只要能履行合同或者协议上的相应条款，认真努力地开展工作，那么自身的人事档案甚至可以有没有都没有关系，员工的合法权益同样是会受到相应的保护。因此，人事制度的改革，在一定程度上促进了人事档案管理形式上的创新和灵活。

（三）人事制度改革，促进人事档案管理的科学性和合理性

以往的公职部门和用人单位，都过分关注人事档案里面记录的信息，而忽略了对员工自身能力的重视，导致人才选拔过程中的有失公平的现象的发生。例如很多人事档案都可以通过一定人为的手段来弄虚作假，更可能导致假的学历证明、错的年龄、一些作假的优秀材料、一些对当事人进行褒奖的空洞溢美之词等，由于具有一定的虚假性，因此在实际的人才选拔过程中常常无法提供真实有效的信息。而人事制度的改革，不再看重人事档案信息，而是给每个人平等、公平的竞争机会，即便是以前没有人事档案的无业游民或者农民，只要能满足人才选拔的要求，顺利通过国家统一的考试都可以顺利上岗。这一巨大的改变也从侧面反映了我国公共管理制度的完善，促进了人事档案管理的科学性和合理性。

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[中图分类号] R197.322 [文献标识码] C [文章编号] 1674-4721（2012）02（c）-0161-02

The analysis and ideas of the personnel file management current situation of the employed staff

ZENG Xuelan XIE Guangming LIU Shujun ZOU Xin

People's Hospital of Huizhou City in Guangdong Province, Huizhou 516001, China

[Abstract] In order to explore the new situation of employed personnel files management, the personnel file management current situation of the employed staff in our hospital since 2000 were analyzed. The extensive implementation of employment system, and the social management of personnel files bring new problems while they effectively improve the hospital staffing situation and the limitation of talent, such as management of personnel files. Combined with the nowadays status improvement is offered: Establish the social public management of personnel files for employment; build a talent information network，implement the sharing of human resource information.

[Key words] Employed staff; Personnel files; Management situation; Analysis

2000年以来，根据国家人事制度改革要求开始实施“单位自主用人，个人自主择业”的用人机制后，聘用制人员的人事档案就推行“人事”的模式进行管理，自此，人事档案就成为了人力资源管理工作中的重要内容。目前，本院聘用制员工已有876人，其人事档案采用委托第三方服务机构即人才交流服务中心管理，原有的在编人员1 008人仍采用传统的管理模式管理。在多年的人事档案管理的实际工作中，人事档案在发挥其优势的同时，也存在一些不可避免的问题。

1 聘用制人员人事档案管理中存在的问题

1.1 人员流向与人事档案脱节

人事带来的医院用人上的人档分离，最大的优点就是医院使用人才不再受到现有人员编制限制，给医院人才引进提供了极大方便。但是，这也造成了聘用制人员档案管理的一些新问题，最突出的就是“弃档”、“死档”、“断档”、“假档”、“自揣档”[1]现象普遍，造成人员流向与人事档案脱节。究其原因，主要有三方面：（1）用人单位和当事人存在一种认识误区，认为聘用关系就是“聘用期间我发工资你干活，合约结束停发工资你走人”的关系，均忽视了人事档案管理的重要性。从用人单位角度看，在招聘人员时，拟聘人员即使不带档案，只要专业对口，人才适用照样接收，这样造成干部自动离职、停薪留职甚至被开除时，原单位出现了“有档无人”，新单位出现“有人无档”的人档分离现象，使得有些干部的来历不明，假学历、假文凭、假政绩的情况时有发生。从个人角度来说，很少有人知道人事档案的作用，更没有积累和保护档案的认识。有些毕业生出于好奇心，私自拆开档案看里面究竟有什么，结果形成了“开口档案”，也有人更是“遗忘”了自己的档案，抱着一种“走到哪里干到哪里”的无所谓态度……按照人事档案的规定，这些情况都将给个人今后权益纠纷、学历证明、社会保险等方面带来很多不必要的麻烦，甚至影响到未来发展。（2）学校的就业指导缺位。个别学校尤其是大中专学校是指导不到位甚至不负责任的。从到本院应聘的人员来看，有部分人员从学校毕业后就一直自己拿着档案，学校在学生毕业后就直接将其个人档案交与个人，让其将档案交应聘单位，根本不知道还有人事档案这样的管理，更不知道档案的重要性。（3）各地政策的差异性导致。各地区的人事档案规定不同，致当事人被动弃档或断档。如个别地方制定了大中专生不予办理人事的规定；有地方毕业1年内没办理人事档案的只能“托管”的规定；如毕业多年没在正规人才交流中心办理人事的，本市也无法接收其个人档案等等。

1.2 人事档案多头管理，信息更新及利用难

目前本院人事档案管理部门较多，有的由组织部门管理，有的在卫生主管部门管理，工人档案在医院管理，其他聘用制人员则在人才交流中心人事，或在各自生源地或托管，也有极少的“自揣档”，造成了管理难的局面。一些人事档案信息的提取、传输和交流环节较难，更是导致人事档案信息老化，难以保证人员档案信息的及时更新和即时利用。目前，本院对于在政府部门管理的档案尚能交接归档，但还有不少聘用制人员的档案分流在各地，需归档的信息资料如年度考核、各类资格考试、注册考试等反映个人才能的资料，只能让其每年到本院人事管理部门签收取回，自行到本人档案所在地归档以保证档案完整。从人事档案管理的角度看，人事档案多点流向存在极大不便甚至存在隐患：（1）单位还留存大量人事档案散页，以备有人取回归档，既增加了单位的管理难度，同时由个人取走归档资料也不利于保证信息的真实性、及时性和安全性；（2）人事档案利用困难。目前本院对调入单位的人员，仍采取到各处“借档摘抄信息”的办法了解情况和进行工资计算，大大增加工作量和工作难度；（3）档案利用价值低，功能弱化。由于难以及时收集信息归档，档案不能满足用人单位了解和掌握一个人全部信息的要求，不能满足新形势下社会经济发展相关领域对个人资信材料的需求，不能有针对性地提供有权威的证明材料，尤其在任用提拔、计算工龄、出国政审等方面甚至容易出现失真情况。

1.3 存档费用高，“废弃档”清理难

经了解，各地的档案管理收费按每月20～50元不等。若以每年250元计算，如果某人才市场托管2万份档案，一年收取的管理费为500万元。高额的存档管理费使得不少人放弃档案，而清理“死档”已经成为存放档案单位和中介机构非常头痛的事。如本院近年来解除人员或自动辞职的人事档案，由于本人一走了之，既不取回转至相关机构，也不调入其他单位，本院又不能丢弃或销毁，导致积累的“弃档”和“死档”，至今不知如何处理，只能在档案柜里继续存放。

2 聘用制人事改革背景下的人事档案管理的几点设想

2.1 建立聘用制人员人事档案管理社会化公共管理服务新模式

面对实施聘用制的大环境，人事档案的管理也要适应新形势，要尊重人才流动，增强信息意识，树立主动服务意识，积极探索新的人事档案管理手段，为组织人事工作参考利用提供服务。

2.1.1 增强人事档案的规范化管理意识 随着聘用合同制的普及，越来越多的人从“单位人”变为“社会人”。因此，各人事组织和劳动部门、学校、用人单位都要顺应形势要求，更新观念，联合管理，针对聘用制人员流动特点，变管理为服务，变监督为指导，加强人事档案的规范化管理。一方面人事组织部门要规范档案管理的制度建设，完善档案机要转递程序的管理，注重各个环节的管理制度建设。另一方面，用人单位也要充分认识到个人档案是劳动关系运行中不可缺少的组成部分，对离职者或解聘者的任用和重新就业的劳动权益有直接影响。因此，在进行聘用前必须查档，对没有人事档案或不按政策进行人事档案的人员不予接收，既避免后续的劳资纠纷，也使得应聘者重新重视个人档案。当然，学校更要切实担负起学生的教育和指导的职责，帮助学生树立珍惜档案观念，了解档案管理知识，避免“弃档”、“自揣档”现象发生。

2.1.2 建立统一机构，集中管理 要改变目前多头管理的现状，设置专业化的人事档案社会化管理机构，将国有单位、独资、合资和私营企业等非国有单位员工的人事档案[2]，还有暂时没有找到工作的毕业生的人事档案统一管理起来，尤其各地人才交流中心应该互动互通起来，这对于保障人事档案的完整性和安全性显得尤为必要，甚至可以大大减轻用人单位和个人的负担。

2.1.3 强化聘用制人员档案材料的收集整理机制建设 要建立提供档案有关材料的管理机制，规定单位集体存档和个人存档提供材料的责任和义务。与此同时，要进一步更新和完善材料收集的内容，扩大归档内容和范围，将业绩能力和诚信记录纳入信息归档范围，为资源共享建设提供信息基础。

2.2 建立人才信息网络，实行人事档案信息资源共享

只有人事档案信息资源成为人才流动和使用的坚实平台，才成真正实现人才资源共享，推动各行业的竞争和发展。这就需要探索建立流动人员人事档案信息网络系统，在严格执行人事档案保密制度的前提下，提供人事档案信息网上查询服务，同时对档案信息进行网上收集、整理、完善，形成人事档案的精品，实实在在服务于用人单位，真正发挥人事档案制度的优势。

2.2.1 实行信息化管理手段与技术 按管理权限逐层逐级建立流动人员档案局域网，通过局域网之间的相互联结[3]，实行人才流动档案网络化管理，建立流动人员人事档案信息库，作为开放式的人才信息网络平台和主要信息源，将不属于保密范畴和不具有知识产权的流动人员人事档案信息实行网络服务。

2.2.2 明确职责和权限，规范管理程序 在人事档案信息管理中，要进一步明确人才中心和用人单位之间对人事档案的收集、整理和移交工作职责和管理程序。要给予用人单位一定的管理权限，由用人单位专人对人员信息进行更新维护，人员信息实行动态化管理，确保聘用制人员信息的时效性、真实性和准确性。这样既可保证流动人员与流动档案同步，使个人档案信息更具连贯性，让用人单位利用档案更具时效性和全面性，也可避免档案的人为涂改，减少“弃档”、“死档”现象。

2.2.3 建立健全网络人事档案查询管理制度 人事档案社会化管理机构将有资质的用人单位纳入网络查询服务管理，用人单位在新人进入时可凭单位的资质申请，被认证后给予人员信息网络查询服务。人事档案社会化管理机构同时要建立和其他社会部门广泛联系，把保存在不同机构的关于同一个人的所有档案都建立关联，利用身份证的唯一性作为代码重新编号，使人事档案的社会化管理的编号方式可以形成新的体系，人和档案相互对应，实现个人档案社会一体化，从而使人事档案发挥资源整合功能[4]，在为社会各机构和部门提供信息的过程中，能全面展示一个人的工作经历和工作状态。

[参考文献]

[1] 朱玉媛，鲁文艳，李军. 我国流动人员人事档案管理的现状与对策[J]. 图书・情报・知识，2007，（5）：44-45.

[2] 刘淑霞. 分析人事档案管理中的“弃档”现象[J]. 浙江档案，2005，（3）：38.

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一、新时期企业档案管理体制、模式的建构背景

随着数字化、网络化的不断深入档案本身也发生了转变。首先档案本身在数字化的冲击下其形式由原先可视记录识别型转变依赖机器识别的代码型(电子档案)。档案管理模式也从传统手工模式不断发展，历经单机数据管理模式、网络信息管理模式到知识管理模式，并且随着管理模式的不断变化其管理流程、手段等也发生了相应的变化。以前基于手工的档案管理流程需要针对电子档案管理特点相应调整。20世纪对档案管理理论影响最大的就是档案生命周期理论的产生和发展。档案生命周期理论将档案形成到销毁或转化为档案看做是一个整体过程、档案整体运动过程由于档案价值形态的变化可划分为若干个阶段、不同阶段的档案与服务对象、保存场所和管理方式之间具有内在的对应关系。档案生命周期理论为档案的阶段管理奠定了理论基础，档案生命周期理论准确揭示了档案运动阶段的前后衔接和相互影响，为实现档案一体化管理、为前端控制提供了理论依据。

二、新时期企业档案管理体制模式——信息一体化管理模式

1.信息一体化管理

信息一体化管理，其实就是指企业的档案工作、情报工作、图书工作的一体化。在企业，这种综合性信息管理机构一般称为信息中心。信息中心在为企业服务的过程中，既要注意提供历史的信息和现时的信息，又要注重超前性、预测性信息的采集、筛选、提供。一方面可以利用档案史料中的信息编写反映企业发展历程、企业文化、科技成果等编研成果，为展现企业的辉煌历史、提高企业的市场信誉和增强企业的社会效益提供详实、可靠、生动的凭证;另一方面，还可以依托现代信息技术和网络技术，在网上采集与企业业务有关的信息，并进行筛选、汇编，为企业的科学决策和管理提供含量较高的有价值的信息。这种图、情、档一体化管理模式主要适用于一些信息技术基础较好的大型企业，在原有图书机构、档案机构或情报机构的基础上构建统一的信息管理实体机构。这种管理模式便于建立计算机管理系统，实行现代化管理，同时也有利于实现对信息资源的联合开发利用。

2.档案一体化管理

档案一体化是我国文件和档案工作发展的内在要求。文件、档案一体化管理是以文件生命周期理论为基础，借助计算机和网络技术，从系统论的角度出发，对文件工作和档案工作进行统筹规划和科学管理，使之实现系统化和规范化，从而发挥各自以及总体的最大效能，确保从企业现行文件到档案管理的高效和优化。具体来说主要包含以下几个方面：

(1)档案一体化的目标

实现从现行文件到档案整个运动过程的全面控制和科学管理。科学的档案一体化管理是以文件生命周期理论为基础，在文件从产生到最终转化为档案的过程中，既加强企业内部文件、档案工作的一体化，也注重各个不同文件职能机构的业务衔接，从而使文件到档案全过程都得到有效控制。

(2)档案一体化的原则

在实行信息一体化管理的过程中，必须要遵循以下原则：全程管理原则，电子文件环境中，文件、档案界限不再显而易见，文件和档案工作人员界限也日趋模糊，文件与档案工作实行全程管理，将可以大大提高信息共享，提高效率；前端控制原则，前端控制原则是以文件生命周期为基础，将文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作是一个完整的过程。在这个过程中，文件形成是前端，处理、鉴定等是中端，永久保存或销毁是末端。前端控制是对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析和科学整合；集成管理原则，集成管理是对管理要素的科学重组，是全程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理体系的功能度，因精密组合而减少疏漏，提高可靠性，增加相关作业密度，减少重复而降低功耗，提高管理效率。

(3)文件、档案一体化管理的具体内容

文件、档案一体化管理的具体内容包括文件、档案生成控制的一体化、流程管理的一体化和信息利用的一体化。文件、档案生成控制的一体化指在文件最初生成阶段、对电子文件就是在系统设计阶段，就应当树立档案管理意识，确保生成文件符合档案管理功能要求;流程管理的一体化指对档案运动流程实施统筹规划、全面控制和综合管理。信息利用的一体化指对文件、档案信息进行合理协调，使文件、档案都能发挥最大的效用。

(4)文件、档案一体化管理的技术保障

文件、档案一体化管理的技术保障是计算机和网络技术为代表的信息技术。档案一体化管理不只是理论上设想的一种管理思路和模式，更多是实践中需要实施的一种管理方法和手段，它需要强大的技术支持。首先，数字化技术的应用和推广简化了文件、档案管理的工作程序、提高了文件、档案管理的工作效率，并且也改变了文件的生成方式和载体性质。其次，网络技术的出现改变了文件运转的的方式和特点。这些都使得文件、档案一体化管理有了实现的技术基础。

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档案数字化的定义为通过图像扫描技术、数据压缩技术和数据存储技术等信息技术手段，对纸质资料进行扫描等一系列的处理，将纸质档案变成计算机能够分辨出来的数字和图像，形成原文数据库、多媒体数据库等档案资源，达到档案馆内纸质档案的数字化目的。在气象纸质档案数字化的建设中，则是根据气象档案的特点和其需要，使用扫描和光学字符识别技术，通过计算机进行管理和检索的信息转换来实现。对纸质气象档案的数字化，不单单是指将其变成简单的文档加以存储，还指通过相关技术实现资料数据的信息提取，以此来达到档案信息的管理和利用，并提高其效率，让档案信息资源在更大的程度上发挥自身的信息作用。

2 在数字化处理中所存在的问题

将纸质气象档案转化为计算机能够识别出来的内容，形成相对应的数据库内容，是一项工作量较大的任务。因为在其数字化处理的过程中，包含了多个环节，也会面临各种各样的问题，这些都需要工作人员认真仔细地去进行解决。问题的类型表现为以下几种：1.由于个别档案年代较为久远，所使用的纸张会在不同程度上出现变脆、发黄、虫蛀和鼠咬等状况，这些不可避免的情况在很大程度上增加了数字化处理过程中的难度。2.现存的纸质气象档案种类繁多、各自的保管期限不尽相同、使用的规格没有得到统一，以上情况为档案的数字化处理增添了一定的工作量。3.一些纸质气象档案数字化处理人员缺乏气象档案管理的基本常识和经验，这样一来在数字化处理过程中会导致纸质气象档案的安全性有所下降，同时也拖慢了数字化处理的效率。

3 需要采取的安全管理措施

3.1 明确数字化管理的范围和内容

在进行纸质气象档案数字化处理的工作时，需要综合考虑气象档案的多方面的因素，如气象档案的保管期限、档案所处的时代和档案的利用情况等，结合以上内容和特点明白哪些气象档案需要实施数字化处理，而哪些则没有这种必要。一些年代久远、保管时间较长、存在较大价值和有着较高利用率的纸质气象档案资料，会存在着字迹无法辨认、纸张容易出现损坏的情况，针对此类情况，需要优先将它们进行处理。而对于出现时间较晚、有着较长保存时间、无较高使用价值的档案，可以延迟其数字化处理的时间。工作人员在处理的过程中需要认真仔细地确定好纸质气象档案数字化的先后顺序，这样可以降低对纸质气象档案的使用次数，有利于其磨损程度的降低，间接地提高了它们的安全性。

3.2 在数字化过程中确定文件的存储格式

各类纸质气象档案在经过数字化处理后，会形成不同的格式，而在进行存储的时候，选取的存储格式则决定着存储的空间和检索的精准和快慢。国家档案局推荐的格式有TIFF、JPG、PDF等。其中，TIFF这种图像文件格式支持多页存储，也支持多种类的压缩算法，但是它本身不是一种压缩算法。它的主要特点便是支持多页存储和多种类的压缩，同时具有较强的拓展性。因此，在应用气象档案扫描文档的存储模式中，通过OCR来识别的档案类型多为多页的TIFF文件类型。

随着气象档案信息化的要求不断地提高，相关部门开始注重数字化档案的存储格式的选择情况，对其的存档格式的选取，需要根据档案保存的长久性、安全性和容量方面考虑，又要合乎国家气象档案管理系统所给出的标准格式，选择JPG、TIFF和PDF等存储格式，可以实现长时间存储，也能在对数字化档案检索的时候在更大程度上感受到档案的纸质版的阅览效果。

3.3 加强档案的安全保障工作

随着各个馆区的馆藏数量不断上升，加上社会信息化程度的日益加快而使数字化业务的需求增加，纸质气象档案数字化处理过程中需要一定数量的档案管理人员和数字化处理人员，但是由于档案馆原有的人手数量上的限制，使得这些档案的数字化处理工作需要依靠外界的技术和人员的帮助，需要通过外包解决一些问题。

将气象档案数字化的工作外包，可以让工作人员将工作重点放在核心业务的完成和更高的任务目标的设定上。

在进行纸质气象档案数字化处理的过程中，需要仔细选择适合的合作对象―具有数字化经验和资格的外包公司，而该类公司需要对进行数字化处理的人员进行安全保密工作的训练，不得在进行纸质资料数据化的过程中使原始资料有丢失和破损的情况，不能因为自身的原因导致资料受到污染和破碎等，不能擅自将该类资料带离工作场所等，让他们懂得保护客户资料的必要性和重要性。在进行数字化的开端和全部过程中，去建立并且完善合理的业务规范和科学的流程，例如制定出档案数字化业务流程、档案数字化服务保密要求等，让档案数字化服务更加有条理、有依据。同时，为了进一步做好档案的安全保障工作，可以让外包公司在档案馆的相关区域进行档案的数字化加工及其它工作，在这些地方安装好一定数量的摄像头，完整地录制数字化加工现场的实际情况，使外包公司的工作情况得到必要的监督，做好监管工作，以保证气象资料不向外泄露。

3.4 做好纸质气象档案的实体保护工作

在进行档案数字化的过程中，应该将保护档案的安全性放在第一位，做好纸质气象档案的实体保护工作比提高档案数字化后的数据质量更加重要。档案信息化建设的其中一项目的就是为了保护档案原件，对一些濒临消失、损坏的档案进行必要的抢救工作。所以，在对档案进行数字化的过程中，倘若发现有的纸质气象档案已经被损坏，则需要及时地对其进行抢救，做好这类工作后再进行扫描和加工。值得注意的是，在?M行扫描的时候需要严格控制好扫描的次数，最好不超过两次，这样可以降低纸质气象档案在扫描过程中的损毁情况。针对有些多次进行扫描的文件资料，需要做好及时的检查和修复工作。完成档案数字化的任务后，需对档案原件进行杀菌消毒，在此之后再让它们入库，该流程可以避免档案在扫描过程中形成的二次污染，更好地保护档案的安全性。

3.5 选取专用场所

对纸质气象档案进行数字化处理时，由于纸质气象数据资料容易受到火灾、水泡的侵害，同时为了避免人为的泄露资料所形成的安全隐患，需要从根本上去杜绝以上现象的发生。在气象档案馆安排的场所中进行数字化工作，可提供较大的安全保障。安排的场所内需要设置对应的消防设备、防盗设备和全方位的视频监控设备。除此之外，气象档案馆还需再这类场所做出明确的规定和要求，不允许工作人员在该类地方使用和工作无关的电器通讯设备，严禁吸烟，不许在纸质数据资料附近饮水和饮食；杜绝和数字化处理无关的人员进入该类场所，制定出进出工作场所的制度；制定在工作场所中出现各类突况的准备方案，做到全方位地保护好气象档案的安全工作。

3.6 制定完善工作责任制

在进行档案管理和纸质档案数字化的过程中，需要制定出一系列针对数字化处理的安全保密工作制度，需要完善工作过程中各个工作岗位的责任制度，将安全保密工作的责任落实到每一个工作员工的身上，令每一位档案管理人员明确自己的工作任务和指责，严格按照规章流程来进行数字化处理中的各个工作的交接过程，从纸质气象档案离开档案库、前期准备、数字化处理，到其的数量核对、整理、重新入库和数字化档案文件的分类归档等，各个工序之间都需要由专人做好把关工作，在最大程度上保证纸质气象档案和数字化档案文件的安全性。

3.7 加强数字化后数据的安全保障

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实物地质档案资料保存状况

由于项目结题时间较长，缺乏明确的管理规定和专门的管理费用，加上部分地质单位的合并、迁址以及工作人员调动等原因，这些实物资料的遗失、损毁严重，其保存状况不容乐观。

主要原因有下列方面：

物档案资料保管责任不明。很多单位的青藏高原1/25万区调工作实行的是项目管理制，项目结题的时刻项目组也随之解散，该项目组的负责人及工作人员因参加其他项目工作而加入到新的项目组。对于1/25万区调工作的实物资料，部分地勘单位则移交给该单位资料室（或类似的职能部门）负责保管，但这些部门对区调实物资料的情况并不完全掌握，甚至未能进行全面整理统计；一些地勘单位缺少固定、专属保管库房和专门的管理人员，其实物资料没有纳入地质资料管理体系，仍由项目工作人员分散保管，由于他们主要工作精力放在其他项目等原因，没有能力保管；更有甚者，少数单位的实物资料处于无人管理状态，导致丢失、损毁。

实物档案资料保管条件简陋。大部分单位的1/25万区调标本散乱堆放在简易库房的自制标本箱内，标本箱损坏、腐烂现象严重，不少标本原始编号字迹脱落，模糊不清：也有部分单位的标本甚至没有单独的保存场所，而是同其他杂物混乱堆放在办公室、楼道一角或其他临时场所。

大部分光、薄片与文本资料被一起保存在档案室或办公室内，保管条件相对较好；但由于光、薄片的易损性、特殊性，对保存环境要求较高，因此，这些地方仍然不是理想的保存场所。

实物地质档案资料的收集意义

青藏高原1/25万区调是地质大调查的重要工作内容之一，产生标本、光薄片、实验测试样品等是极其珍贵的实物档案资料，具有很高的收藏价值和重要的研究意义：

展示区调成果，为后人留下实物档案。青藏高原1/25万区调工作在全面调查青藏高原地质特征、资源背景及地质环境状况的同时，获得了一大批原创性成果，如：新发现数条反映板块碰撞的蛇绿岩带以及超高压变质带；重新厘定了青藏高原的地层系统，发现了一批重要的古生物化石；发现十余条规模巨大、具有重要找矿前景的多金属成矿带和300余处矿（化）点；第四纪地质与高原隆升及其对生态环境的影响调查取得重要进展等。青藏高原1/25万区调工作中产生的实物地质资料是区调成果的重要组成部分，是上述重大发现和科研进展的实物见证。及时系统地收藏这些实物地质资料，避免损毁散失，不仅能够全面、直观地展示青藏高原1/25万区调的工作内容和重要成果，而且为国家抢救积累了一批重要的地质资料，为后人留下一批珍贵的实物档案。

避免重复地质工作，为地质调查和科学研究提供重要实物载体。青藏高原地处偏远，自然环境恶劣，部分地区难以进入甚至将来不可能进入，收藏这些实物档案资料，可以避免今后在青藏高原地区的重复的、耗资巨大的地质工作。这些实物档案资料是提供资料服务、科普宣传和专业教学等的重要实物载体，为公众认知该地区提供了又一个途径。例如，需要在青藏高原地区开展地质工作的单位和个人，在前期准备阶段可以通过它们了解该地区地质矿产背景和工作进展等。同时，通过对这些实物资料的进一步开发利用，还有可能在地质找矿和科学研究等方面取得新的突破和发展。

实物档案资料收集要求

实物档案资料收集要求。实物的筛选采集应以反映青藏高原各地质构造单元中重要地质体特征以及各地质单元总体面貌的系列地层岩石、古生物标本及光、薄片等实物为主。主要包括：命名和建组剖面系列标志性标本或薄片；典型沉积建造的系列标志性岩石、沉积构造标本或薄片；古生物化石标本或薄片；结合带系列标志性岩石、构造标本或薄片；变质岩、超高压带变质岩、韧性剪切带标志性系列岩石标本或薄片。

青藏高原1/25万区调实物地质资料筛选工作还应遵循以下要求：

根据区调工作所产生的实物资料种类筛选。区调工作所产生的实物资料以标本为主，其筛选也应从标本着手，兼顾其它实物资料；对于标本损毁或遗失严重的图幅，筛选则以光薄片为主，辅以具有保存价值的其它实物，如化石样等。

根据实物所代表的地质体的重要性筛选。一个图幅内重要的地质体（地层、岩浆岩、侵入岩等）和构造带一般皆由主干剖面和主干路线来控制。研究程度越高的地质体和构造带其重要性也越大，其实物地质资料的保管收藏意义也越大。

相关资料的收集。为了使实物资料更好地反映区内的地质特征，并为后期的实物整理及服务利用提供基础资料，还应收集与实物密切相关的成果资料、原始资料及影像资料。

必须收集的资料包括：工作区1/25万地质图、实际材料图、实测剖面图、岩矿鉴定报告、图幅地质成果表、实测剖面样品登记表、剖面记录本、图幅实物地质资料移交清单等；尽量收集的相关资料包括：图幅成果报告、地质档案原本登记薄、综合研究成果及相关论文等。

各种相关资料可以是原件，也可以是复制件：有电子文档的应收集电子文档；收集的相关资料应该清晰，内容完整；对收集的相关资料，应参考有关要求进行整理登记。