银行档案管理汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇银行档案管理范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

篇（1）

随着金融电子化的推进，银行档案管理越来越依赖信息系统，但档案管理系统单一化的保存功能极大地限制了银行知识管理水平的提升。为改变这一现状，大型银行利用其在资金与管理上的优势，不断推广知识管理，特别是直接引进成熟的知识管理系统，极大地提高了知识资源的开发利用率，但中小银行在资金与管理上的劣势使其在知识管理推广及知识管理系统建设方面仍处于落后局面。因此研究中小银行档案管理系统的升级问题对提升知识资源的开发利用水平具有重要意义。通过文献研究发现，对中小银行档案管理系统研究的文献不仅数量少，而且研究方向局限在普通档案管理系统的设计与应用方面，并没有关于档案管理系统升级问题的研究，致使中小银行档案管理系统的升级缺乏理论支撑。基于此，本文提出了“知识化升级”模式，知识化升级是指运用知识管理与系统集成原理对组织现有系统进行升级改造以提高知识资源利用率的过程，一方面为中小银行档案管理系统的升级提供理论支撑，另一方面为中小银行推行知识管理提供有效切入点。

一、中小银行档案管理系统知识化升级的必然性与可行性

（一）中小银行档案管理系统知识化升级的必然性分析

中小银行档案管理系统的知识化升级具有内部推力与外部拉力的双重动力。内部推力因档案管理系统对业务的支撑力不足而产生，分散于各业务部门的档案管理系统由于档案资源的封闭性，在开发利用上没有很好地开展横向协作交流，[1]仅仅发挥了档案保存的功能，没有为银行转向服务型组织提供有效支撑。外部拉力因知识管理系统对档案管理系统的比较优势产生。知识管理系统具有功能全面及互动性强等优点，可充分发掘档案资源的内在价值，而不仅仅是被动保存档案。

（二）中小银行档案管理系统知识化升级的可行性分析

1.档案与知识的内在联系是知识化升级的逻辑前提。一方面，档案具有知识属性，无论是实体档案还是电子档案均蕴含丰富知识；另一方面，知识具有多样性，档案是知识的重要子集，银行知识资源的日益增多，迫切需要功能更加全面的知识管理系统。

2.档案管理与知识管理的内在联系是知识化升级的理论基础。档案管理正处于由“分布式”“实体化”向“集中式”“电子化”模式转变的阶段。“集中式”使各业务部门的档案有了横向交流的机会，“电子化”则为档案的知识挖掘提供了数据支撑，两者促使银行的档案管理模式开始转向“档案知识管理模式”。[2]档案知识管理不仅可以提升银行档案管理的知识化水平，还可以使银行逐渐形成简单的知识管理，从而在循环中不断提升银行的管理水平。

3.档案管理系统与知识管理系统的内在联系是知识化升级的技术依据。维娜?艾莉的知识“波粒二相性”理论认为知识既具有实体性，又具有过程性。传统的银行档案管理系统，侧重从实体视角管理知识，主要管理可编码化知识。但强调知识共享与创造的过程视角更加符合银行日益复杂化的业务需求，知识管理系统则为过程视角的产物。

二、中小银行档案管理系统知识化升级的基本原则

（一）坚持集成化的设计原则

银行的各项业务会产生不同类型的档案，档案管理、知识管理与业务流程管理具有密切联系，为使三者紧密结合，“档案知识管理”系统应与企业各种业务系统有机融合、充分集成，而不是作为一个单独的、专门的系统存在。[3]

（二）坚持以业务为驱动，以流程为依托

流程导向模式（BRK模型）认为档案资源对业务流程存在全过程的支持，[4]而中小银行的档案管理系统又内嵌于各个业务流程中，因此知识化升级必须坚持以业务为驱动，以流程为依托。

（三）坚持以用户为中心，以需求为导向

档案管理系统的知识化升级必须坚持以用户为中心，做好需求分析，在集成档案管理系统的基础上，逐步增加知识共享、知识推送等模块，并坚持在后期运行中不断进行系统优化。

（四）坚持以编码化为主，人性化为辅

银行业务具有高度标准化和稳定性等特点，积累了大量易于编码的显性和隐性知识，因此以知识编码化为切入点，逐步推广人性化的知识管理理念是中小银行有效实施知识管理的蓝图。

（五）坚持自主集成为主，软件外包为辅

随着集成技术的日益成熟，软件的集成成本与难度不断降低。由于资金劣势，中小银行较为可行的方式是以坚持自主集成为主，在集成各类档案管理系统的基础上，逐步添加一些简单的知识管理功能模块，特别复杂的模块则可外包给专业软件公司。

（六）坚持开放性与安全性并重

银行档案具有高度机密性，所以系统必须建立严格的权限制度规范档案开放，但知识管理的有效实施依赖于知识共享，只有充分共享各类知识资源，知识管理才会成为有源之水，因此系统升级必须坚持开放性与安全性并重。

三、中小银行档案管理系统知识化升级的路线与关键技术

中小银行具有组织层级少、人员规模小、业务种类少等特点，所以现有档案管理系统基本能支撑其业务活动，高跨度或直接引进的升级模式并不适合中小银行，因此笔者提出了渐进式的升级路线，即首先运用集成技术对现有的档案管理系统进行无缝化连接，然后根据需求分析添加相应的知识管理模块，同时逐渐推广知识管理理念，并结合系统运行中出现的问题不断改进现有系统，最终建成高效益、多功能、人性化的知识管理系统。在升级过程中，技术选择至关重要，因此笔者根据知识化升级的实际要求，总结了档案管理系统知识化升级的关键技术。具体如下： （一）中间件技术。中间件技术是最成熟的集成技术之一，广泛应用于信息系统的集成领域。中间件介于应用系统和系统软件之间，可衔接网络上应用系统的各个部分，同时屏蔽了底层操作系统的复杂性，降低了程序设计的难度。[5]

（二）Web2.0相关技术。Web2.0相较于Web1.0的优势在于更加以人为本，体现了人人参与的互联网精神，这与知识管理的分享理念十分契合，Web2.0技术可极大提升组织的隐性知识管理水平。中小银行适合采用以下技术：

1.Blog技术。Blog是一种在网络上自由个人日志的网络交流方式，其他用户可以对相关日志进行评价，从而促进知识互动。

2.Wiki技术。Wiki是一种社会互动式编写形式，不同用户可以自由编写与完善相关类目，最终形成一个可不断更新的知识目录。

3.RSS技术。RSS可以聚合多样化的信息来源，并可自动过滤无用甚至有害信息，用户可通过RSS订阅自己感兴趣的知识。

（三）J2EE技术。J2EE是Sun公司为企业级应用推出的标准平台，它把各类不同的组件、服务架构及技术的层次包含其中，使得依循各种J2EE架构的不同平台之间存在良好的移植性、兼容性。

（四）PHP技术。PHP是由Java语言和C语言混合而成的语言，具有极强的兼容性与可扩展性，可以实现系统的跨平台操作，具有开放的源代码，易于系统的不断完善和升级。

四、中小银行档案管理系统知识化升级的具体策略

（一）普及知识管理理念

档案管理系统的知识化升级不仅是技术的升级，更是管理理念与方法的升级。因此在升级过程中，要不断宣传知识管理的理念与方法。

（二）盘点知识，评估现状

知识化升级的目的是帮助中小银行建立科学有效的知识管理体系，在系统升级之前，必须要对包含档案资源在内的知识资源进行盘点并评估组织的知识管理现状，以便有效支撑知识化升级的持续推进。

（三）统筹规划，协同推进

中小银行档案管理系统的知识化升级是需要各部门配合的系统工程，因此应建立相关领导小组负责知识化升级的统筹规划，并制定部门间的协调机制以推进知识化升级工作。

（四）突出重点，全面推进

中小银行应根据自身情况，坚持以档案管理为重点，形成良好的档案管理制度，实现组织知识的高度编码化，并以此为切入点，全面推进知识管理。

（五）增强系统柔性

档案管理系统的知识化升级是一项持续性工作，必须树立长远观念，在知识化升级过程中合理增强系统柔性，提高系统兼容性，为今后档案管理系统的持续升级打好基础。

（六）选择适合的升级技术

技术选择是知识化升级成功的重要因素，因此在选择技术时，不能仅考虑技术的先进性，还要充分结合成本、功能需求以及系统兼容性等因素，坚持以最优成本完成知识化升级。

五、档案管理系统知识化升级的发展趋势

档案管理系统的知识化升级与信息技术和档案理论的发展密切相关。一方面，由于档案管理正经历由实体管理向电子管理、知识管理的转变，所以未来的档案管理系统必将融合更多的知识管理功能；另一方面，随着大数据、云计算以及物联网等信息技术的深入发展，档案管理系统将不断融合最新的信息技术以提升其知识化水平，如可设计一种基于RFID技术的智能档案管理系统，实现对档案的自动化、智能化管理；[6]在大批量电子文件的鉴定方面则可引入大数据技术以实现文件鉴定的智能化操作；通过云存储技术实现档案资源的异地存储等。

注释及参考文献：

[1]张玉芬.银行档案管理的问题与对策[J].浙江金融，2007（7）：63.

[2]徐拥军.企业档案知识管理模式―基于双向视角的研究[J].档案学通讯，2007（5）：50-53.

[3]徐拥军.“档案知识管理”系统构建的原则与策略[J].档案学通讯，2009（2）：58-62.

篇（2）

档案分类情况。辖区13家银行的档案分类均不相同，有的分类比较精细，主要分为文书、会计、人事、信贷、基建、声像、设备、实物等类；有的分类相对简单，主要分为文书、会计、人事三大类。从机构类别上看，国有商业银行的档案分类相对规范，而其他银行档案分类则过于简单。

机构设置、人员配备情况。辖区13家银行中，仅有2家设有独立的档案机构、3家设有独立的档案鉴定机构，其余各家均把档案管理工作挂靠在办公室或人事部门，也未成立独立的档案机构和独立的档案鉴定机构。13家银行共有档案员99名，其中专职档案员11名，兼职88名。

保管方式及评级情况。目前，辖区4家银行档案采取由市分行集中统一保管的方式，其余各家均实行支行分散保管。8家银行的档案工作先后通过市档案局或上级行的档案评级。

电子档案归档及档案数字化情况。目前，仅2家银行的档案全部实现了数字化并对电子文件相关数据和信息进行了归档；6家银行的档案管理使用了档案管理系统软件，档案目录实现了数字化，但仅限于查询使用，并没有对档案实物进行扫描归档。

存在问题

基础设施不达标。绝大部分单位没有对档案库房进行系统规划，现有的库房普遍存在面积偏小,防火、防虫、防潮、防盗设施不全，库房、阅档室和办公室不分等问题,部分单位甚至没有专门的档案库房。

管理机制不健全。目前，只有4家银行真正实现了档案的大集中管理。大部分银行档案管理仍处于各自为政、支行分散管理的状态，没有独立的档案工作机构和独立的档案销毁鉴定机构，缺乏统一标准、统一制度。这样的管理方式既不利于监督管理，也不利于统一规范，更不能充分发挥档案信息资源整体优势，对档案的安全保障也有一定的难度。

制度建设严重滞后。一是档案类别没有统一的分类标准。全市金融机构档案分类各不相同，处于各自为政的状态，部分国有商业银行档案是参照上级行的分类标准进行分类，而其他银行档案的分类大都参照地方档案局文书档案的分类标准进行分类。分类不够准确，也不够精细,难以体现银行档案的特殊性。二是档案保管期限表没有统一标准。针对银行会计、信贷等业务档案的特殊性，缺少统一的保管期限表，给档案保管及销毁工作带来了一定的难度。

档案管理不平衡。特别是地方性银行业金融机构“重文书档案、轻业务档案”的现象比较普遍。为了通过档案局或上级行的档案评级工作，部分银行在文书档案的库房建设、设备配置、电子化管理等方面投入了大量物力、财力，文书档案管理已接近或达到了档案局的相关要求，但对业务档案的管理重视程度不够。在调研中我们发现某农村金融机构的文书档案管理已达到市档案局二级标准，配备了密集架、空调等设备，但其业务档案库房简陋，保管条件较差，会计凭证乱堆乱放，管理非常混乱。

电子化进程缓慢。目前，只有两家国有商业银行的档案全部实现电子化管理，并对新时期产生的电子档案进行了归档，部分银行的文书档案目录已实现了电子化管理。但绝大部分银行档案还处于原始的手工登记归档保管状态，对历史档案的扫描及电子化管理进程缓慢，也没有对新时期产生的电子档案进行归档，一定程度上影响了档案的使用效率。

管理人员素质不高。目前，全辖13家银行兼职的档案人员占比达89%，专职的档案管理人员占比仅为11%。兼职档案管理人员一般缺乏专业的档案知识，往往一身多任，投入档案工作的精力有限，无法对档案进行科学有效的管理，也无法对档案进行系统的编研、收集和开发利用，档案管理只能满足于不丢失，装进袋子，锁进柜子，只停留在你查我调的阶段。兼职档案人员已很难适应新时期银行档案管理要求。

对策建议

进一步建立健全档案工作机制。各商业银行要将档案管理作为商业银行经营管理体系的组成部分，高度重视档案管理，将档案工作同业务工作放在同等重要的位置，同计划、同布置、同检查、同落实。建立与现代商业银行发展相适应的银行档案管理体制,从实际出发,因地制宜,建立独立的档案工作机构和档案鉴定机构。进一步建立健全银行档案工作规章制度，逐步由现在的多头分散管理过渡为大集中统一管理。

加强对业务档案的管理力度。随着银行管理体制改革与银行业务的不断拓展，银行档案的类型、载体形态更加复杂多样，银行档案部门要高度重视新型业务、新型载体的档案形成情况，及时将各种门类和载体档案纳入到档案工作的范畴，实现从注重文书档案管理到文书档案和业务档案管理并重的转变，不仅要重视银行传统的文书、会计、人事档案，而且要重视银行负债业务、资产业务、中间业务、国际业务、内部控制与稽核，风险等各种业务档案的管理,还应加强电子文件相关数据和信息的收集归档工作。

加强基础设施建设，改善档案保管条件。加大对档案基础设施的投入，做好规划，分步、分批建立符合银行档案保管要求的库房，同时配置必要的设施设备，不断改善现有档案保管条件，满足一定时期内档案数量增长的需要，确保档案实体绝对安全。

加快档案信息化建设步伐。一方面要加快做好历史纸质档案的数字化整理工作；另一方面要严格按照国家有关电子文件归档及管理规范、档案数字化技术规范等技术标准，统一本行系统档案数据库的建设，统一档案信息的存储格式，确保信息技术条件下各类档案能够全面收集、安全保管、有效提供利用。

加强档案信息资源的开发利用，提高服务质量。强化科学编研，在开发利用的深度和广度上下工夫，从而挖掘出档案信息资源潜在功能。强化服务意识，提高信息服务工作质量，在服务内容上围绕商业银行经营需要，优化档案结构，丰富资料种类，开发档案信息资源。

篇（3）

当前，有关基层人民银行的会计档案管理部门，主要包含了会计、事后监督和档案管理等部门：对于会计部门而言，主要是按照会计制度的要求装订会计档案、办理有关会计档案的调阅及销毁工作以及将达到某一时限的会计档案移交到档案管理部门；对于档案管理部门，主要是接受会计部门移交的会计档案，并依据有关规定对会计档案进行管理；事后监督部门，主要是按照会计制度的规定，由各分层行领导进行审批。

一、基层人民银行会计档案管理现状分析

自《银行会计档案管理办法》实施以来，我国有关银行档案的管理已经逐步地向规范化与完善性转变。

当前，有关基层人民银行的管理方法，主要采取的是发行会计以及基层国库会计资料分散管理的方式：一是采取中心支行货币金银部门，对有关会计资料进行事后监督，在中心监督完毕后，将有关资料返回至货币金银部门，实现其自行装订、归档、保管等有关档案管理的工作；二是县支行国库业务的会计凭证、账表、清单、系统工作日志等会计资料经事后监督中心监督完毕后，有关的档案资料，需要定期返还至县支行综合档案管理部门，由县支行综合档案管理部门来实施有关档案管理的归档、查询以及事后监督中心对账表、清单、系统工作日志等会计资料负责装订的管理办法。但是这种分散的管理方式，对于基层人民银行的档案管理就造成了诸多不容忽视的问题。一是对于会计档案的定期检查与修复工作，没有依照预定日期如期进行；二是对于档案中的磁介质等相关的资料，管理不规范，容易产生磁介质失去信息；三是档案管理手段落后，有关档案管理的自动化程度不高，难以对会计档案的安全性以及完整性进行有效地维护；四是对于一些保管期满的档案没有进行及时的销毁与清理。五是磁介质管理，比如，个别行核算系统数据未做到双备份，对于个别行备份磁介质、光介质数据也没有实施异地的存放等管理模式。

对于档案管理制度的执行等情况，有关当前档案保管安全性方面，基层人民银行的会计档案管理现状，主要体现在会计档案的查询、借阅以及检查等程序方面。首先，对于会计档案的查询，会计档案的查阅除应会计业务检查的要求恢复会计核算系统备份数据，以查看是否存在磁介质、光介质会计档案失效的情形外，均为纸介质的会计档案。基层人民银行能够实现按照会计档案管理制度中规定的相关法规，严格的建立以及执行有关会计档案的登记、审批等制度，实现有关会计档案的查询工作的严格办理，其次，对于会计档案的复制，在基层人民银行的会计管理中，为保证会计档案能够在有效的时间内得到妥善的保管，主要采取的是对邮政局传递的传真件形式的电报底稿进行复印保存的管理模式。再次，有关会计档案的销毁，基层人民银行的销毁工作的主要对象是一些纸介质的档案。但是由于基层人民银行档案销毁管理工作的疏忽，对于一些诸如会计核算系统月终备份等磁介质的会计档案，没有进行及时的销毁。

二、基层人民银行会计档案管理中存在的问题及原因探究

当前，人民银行在实施会计档案管理中，主要执行的是中国人民银行总行2005年制定、2006年月施行的《中国人民银行会计基本制度》，这一管理制度并为专门对于会计档案的管理制定专门的指导条款。但是随着经济的发展以及人民银行对于银行会计电算化管理要求的迅猛发展，对于人民银行实施档案管理的内容以及形式都发生了较大的变化。

(一)会计档案管理部门分散，统一管理流于形式

当前，基层人民银行在实施会计档案管理时，尽管一些档案资料的管理已经实现了事后监管部门的集中化管理与监督，尽管实施档案管理的部门没有进行统一的管理，对于一些资料的条约也主要是由事后监管部门进行有关资料的管理，这样就导致会计档案与全行档案的管理存在管理流于形式的问题。在这样的管理状态下，就会造成有关档案资料的使用存在的管理上的漏洞及弊端：一是会计档案入档不及时，存在档案遗失的风险；二是由于内部人员对于调阅档案不履行审批程序等问题，造成有关档案资料的归类以及登记存在失真、不完整等问题；三是由于会计档案资料主要实施的是各部门分散化管理，这就给有关会计档案资料的保存与监管带来了管理条件上的限制；四是调阅资料主要是由事后监管部门进行管理，这就给会计档案的登记与管理造成随意性大。上述有关会计档案存在影响会计档案安全性的问题，就很容易带来会计档案管理难以实现人民银行会计档案管理的“四防”“四无”基本管理标准。

与此同时，由于会计档案管理与核算系统的升级没有实现同步化，结果就导致对于磁介质档案的调阅存在较大的难度。在实际的管理中，一些磁介质会计档案是在特定的应用系统中生成的，那么在实施磁介质的调阅中，就需要在特定的运行环境中进行。但是核算管理应用系统版本的升级、更新，对于一些旧有的磁介质档案已经无法实现调阅，这样就失去了档案管理在实施会计档案管理的有效使用

(二)内部保密管理制度与司法执行存在矛盾，会计档案管理存在风险

为防止会计档案在管理中造成的会计数据丢失或者泄密，中国人民银行颁布了《银行会计档案管理办法》，对于会计档案的管理明确作出“各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或复制，并办理登记手续。”这一严格的规定。但是这一有关会计档案数据的内部管理制度，与行政司法管理中的公开化、透明化监管之间存在冲突，这就导致在实施的过程中存在执行难度大、实施效度不充足等问题。比如对于司法部门执行有关公务时，就会要求基层人民银行出具有关的会计档案凭证，基于上述分析，这样就给会计档案管理带来比较大的困难。与此同时，由于基层会计档案管理中存在的人手不足、职责不明以及会计档案管理知识欠缺等问题，导致对于一些会计档案的管理难以实现专人的保管，内部管理制度执行的不严格，就导致在会计档案的管理中存在诸多的管理与监督隐患。

(三)会计档案制度制定不完善，有关会计档案监督不到位

在目前运作的会计档案管理模式中，全辖市、县两级行包括事后监督中心、业务核算部门和综合档案管理部门共9个部门参与会计档案管理工作。对于会计工作检查而言，会计档案属于其中一项最为基本的内容，但是部分人民银行在实际的会计工作检查中，普遍存在只看登记簿的建立或档案的装订整理等，对于一些档案的入档是否及时以及档案的归类是否正确等问题，实施检查的比较少，结果就造成会计档案监督管理上存在漏洞。

会计档案制度制定不完善，主要表现在：一是对于会计档案的保管期限不明确。在《中国人民银行会计档案保管期限表》中，涉及会计财务、国库会计、货币发行会计等业务产生的会计资料的规定较为明确，但未提及事后监督过程中产生的监督资料保管期限。2004年下发的《中国人民银行事后监督中心工作规程》第二十七条规定：“事后监督产生的文档资料，由事后监督中心按照档案管理规定保管。”由于上述制度、规程对事后监督过程中产生的监督资料保管期限没有明确、具体的规定，基层人民银行在实施有关会计档案的管理会出现真空和时紧时松现象，造成会计监管的分散保存、多头管理，这就造成一定程度上，有关会计档案管理质量得不到有效的保证。二是有关会计档案监督形成的资料归类不明确。新的《中国人民银行会计基本制度》明确了事后监督部门的会计监督职能，由于分别隶属会计序列和政工序列的会计档案管理部门，工作职责的侧重点不同，管理力度、操作要求、执行标准也不尽相同，涉及监督形成的资料管理没有明确归属哪一类会计资料。

三、提升基层人民银行会计档案管理质量的建议

(一)严格会计档案统一管理，明确管理部门责任划分

针对当前存在的档案管理部门分散带来的问题，就应在制定与实施相关会计档案管理制度的基础上，对档案管理部门的职责进行明确的划分，依据各部门之间存在的差异有效地规范会计档案管理部门的职责。首先，为彻底解决基层人民银行会计档案管理存在的职责不明确、操作不规范、硬件不配套等问题，建议逐步实施“集中监督，集中管理”的会计档案管理模式。通过实施会计档案资料的异地保管，定期对会计档案进行复制，由事后监督部门对监督完毕的会计资料以及会计核算辅助资料进行统一整理归档，不再将监督完毕的会计资料进行返还。其次，由于档案管理涉及到多个管理部门，因此各部门要高度重视会计档案管理工作，不断强化自身在关于会计档案制度管理方面的学习，在掌握基本规定要求的基础上，严格按照规章制度操作，严厉杜绝会计档案管理工作中存在的主观性和随意性问题。再次，规范会计档案交接、归档操作，严格会计档案查阅手续，库房设施要满足规定要求。不断加强指导基层人民银行还应按照自身发展的实际，不断地对本行的内控制度中存在的问题进行及时的修订，明确自身职责，积极地将有关会计档案管理的工作落实到人，对于档案管理中存在的风险进行有效的规避与防范。

(二)完善基层人民银行的制度管理，切实加大会计档案的检查力度

为切实的强化基层人民银行的日常管理，对于人民银行的基层管理，就应积极的强化自身的制度建设。首先，针对《中国人民银行关于改进和加强事后监督工作意见》强调了事后监督职能定位，这一管理弊端，应积极的将有关事后监督资料划归到会计资料的管理范畴中，并及时的对事后监管部门在实施监管的过程中产生的主要监督资料保管期限进行及时的明确；其次，针对会计档案管理工作中的检查，应积极的从有关档案登记薄记录的完整性、整理的规范性、归类的正确性以及入档的及时性等方面着手，对于销毁手续是否健全、安全措施是否符合规定等进行全面化的监督与管理，以实现会计档案保管的妥善以及存放的有序；再次，积极地对司法部门调阅会计档案审批制度进行有效的完善，不仅要强化会计档案管理人员的安全、保密教育，还应对其在实施会计档案管理中的保密与安全意识进行有效地提升，以积极的确保会计档案的不泄密和信息的绝对安全；最后，为有效防止会计信息的安全管理，就应加强与司法部门之间的沟通与联系，积极的就基层人民银行会计档案信息的管理措施，进行有效的交流，从根本上确保人民银行的信息管理安全。

(三)尽快制定人民银行会计档案管理实施办法，明确会计档案管理职责

为确保会计档案资料管理的安全性，中国人民银行总行应根据《中华人民共和国档案法》、财政部和国家档案局印发的《会计档案管理办法》的规定，结合本系统实际情况制订科学、合理、规范、操作性强的会计档案管理实施办法，并切实贯彻实行。还应应在实施档案管理的过程中，尽可能的减少档案管理流通环节，还有利于立卷、归档、复制、查阅、移交等各环节的统一和规范。

切实加大会计档案检查力度，堵塞管理中存在的薄弱环节。对会计档案的检查要像检要空白凭证一样进行实地盘查，从档案登记簿记录的完整性、整理的规范性、归类的正确性、入档及时全面性、簿实核对是否相符、销毁手续是否健全、安全措施是否符合规定等进行全面检查，确保会计档案保管妥善，存放有序，查阅方便，严防毁损、散失和泄密。针对磁介质会计档案的调阅可能受到特定应用环境的限制，可通过积极的改进磁介质、光介质等措施，以及强化有关会计档案管理资料的调阅、备份等管理方式，实行双备份，异地保管，避免因会计档案的磁化、老化造成会计档案管理实效等问题。

参考文献：

[1]马晓芳.略论银行信贷档案管理工作[J].云南档案,2010,(03).

[2]杜鸿,梁萍.新时期档案管理的特点与思路探析[J].人才资源开发,2010,(03).

[3]惠洪霞.电算化环境下企业会计档案管理的对策[J].兰台内外,2010,(01).

篇（4）

    二、基层人民银行会计档案管理中存在的问题及原因探究

    当前,人民银行在实施会计档案管理中,主要执行的是中国人民银行总行2005年制定、2006年月施行的《中国人民银行会计基本制度》,这一管理制度并为专门对于会计档案的管理制定专门的指导条款。但是随着经济的发展以及人民银行对于银行会计电算化管理要求的迅猛发展,对于人民银行实施档案管理的内容以及形式都发生了较大的变化。

    (一)会计档案管理部门分散,统一管理流于形式

    当前,基层人民银行在实施会计档案管理时,尽管一些档案资料的管理已经实现了事后监管部门的集中化管理与监督,尽管实施档案管理的部门没有进行统一的管理,对于一些资料的条约也主要是由事后监管部门进行有关资料的管理,这样就导致会计档案与全行档案的管理存在管理流于形式的问题。在这样的管理状态下,就会造成有关档案资料的使用存在的管理上的漏洞及弊端:一是会计档案入档不及时,存在档案遗失的风险;二是由于内部人员对于调阅档案不履行审批程序等问题,造成有关档案资料的归类以及登记存在失真、不完整等问题;三是由于会计档案资料主要实施的是各部门分散化管理,这就给有关会计档案资料的保存与监管带来了管理条件上的限制;四是调阅资料主要是由事后监管部门进行管理,这就给会计档案的登记与管理造成随意性大。上述有关会计档案存在影响会计档案安全性的问题,就很容易带来会计档案管理难以实现人民银行会计档案管理的“四防”“四无”基本管理标准。与此同时,由于会计档案管理与核算系统的升级没有实现同步化,结果就导致对于磁介质档案的调阅存在较大的难度。在实际的管理中,一些磁介质会计档案是在特定的应用系统中生成的,那么在实施磁介质的调阅中,就需要在特定的运行环境中进行。但是核算管理应用系统版本的升级、更新,对于一些旧有的磁介质档案已经无法实现调阅,这样就失去了档案管理在实施会计档案管理的有效使用。

    (二)内部保密管理制度与司法执行存在矛盾,会计档案管理存在风险

    为防止会计档案在管理中造成的会计数据丢失或者泄密,中国人民银行颁布了《银行会计档案管理办法》,对于会计档案的管理明确作出“各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要,经本单位负责人批准,可以提供查阅或复制,并办理登记手续。”这一严格的规定。但是这一有关会计档案数据的内部管理制度,与行政司法管理中的公开化、透明化监管之间存在冲突,这就导致在实施的过程中存在执行难度大、实施效度不充足等问题。比如对于司法部门执行有关公务时,就会要求基层人民银行出具有关的会计档案凭证,基于上述分析,这样就给会计档案管理带来比较大的困难。与此同时,由于基层会计档案管理中存在的人手不足、职责不明以及会计档案管理知识欠缺等问题,导致对于一些会计档案的管理难以实现专人的保管,内部管理制度执行的不严格,就导致在会计档案的管理中存在诸多的管理与监督隐患。

    (三)会计档案制度制定不完善,有关会计档案监督不到位

    在目前运作的会计档案管理模式中,全辖市、县两级行包括事后监督中心、业务核算部门和综合档案管理部门共9个部门参与会计档案管理工作。对于会计工作检查而言,会计档案属于其中一项最为基本的内容,但是部分人民银行在实际的会计工作检查中,普遍存在只看登记簿的建立或档案的装订整理等,对于一些档案的入档是否及时以及档案的归类是否正确等问题,实施检查的比较少,结果就造成会计档案监督管理上存在漏洞。会计档案制度制定不完善,主要表现在:一是对于会计档案的保管期限不明确。在《中国人民银行会计档案保管期限表》中,涉及会计财务、国库会计、货币发行会计等业务产生的会计资料的规定较为明确,但未提及事后监督过程中产生的监督资料保管期限。2004年下发的《中国人民银行事后监督中心工作规程》第二十七条规定:“事后监督产生的文档资料,由事后监督中心按照档案管理规定保管。”由于上述制度、规程对事后监督过程中产生的监督资料保管期限没有明确、具体的规定,基层人民银行在实施有关会计档案的管理会出现真空和时紧时松现象,造成会计监管的分散保存、多头管理,这就造成一定程度上,有关会计档案管理质量得不到有效的保证。二是有关会计档案监督形成的资料归类不明确。新的《中国人民银行会计基本制度》明确了事后监督部门的会计监督职能,由于分别隶属会计序列和政工序列的会计档案管理部门,工作职责的侧重点不同,管理力度、操作要求、执行标准也不尽相同,涉及监督形成的资料管理没有明确归属哪一类会计资料。

    三、提升基层人民银行会计档案管理质量的建议

    (一)严格会计档案统一管理,明确管理部门责任划分

    针对当前存在的档案管理部门分散带来的问题,就应在制定与实施相关会计档案管理制度的基础上,对档案管理部门的职责进行明确的划分,依据各部门之间存在的差异有效地规范会计档案管理部门的职责。首先,为彻底解决基层人民银行会计档案管理存在的职责不明确、操作不规范、硬件不配套等问题,建议逐步实施“集中监督,集中管理”的会计档案管理模式。通过实施会计档案资料的异地保管,定期对会计档案进行复制,由事后监督部门对监督完毕的会计资料以及会计核算辅助资料进行统一整理归档,不再将监督完毕的会计资料进行返还。其次,由于档案管理涉及到多个管理部门,因此各部门要高度重视会计档案管理工作,不断强化自身在关于会计档案制度管理方面的学习,在掌握基本规定要求的基础上,严格按照规章制度操作,严厉杜绝会计档案管理工作中存在的主观性和随意性问题。再次,规范会计档案交接、归档操作,严格会计档案查阅手续,库房设施要满足规定要求。不断加强指导基层人民银行还应按照自身发展的实际,不断地对本行的内控制度中存在的问题进行及时的修订,明确自身职责,积极地将有关会计档案管理的工作落实到人,对于档案管理中存在的风险进行有效的规避与防范。

    (二)完善基层人民银行的制度管理,切实加大会计档案的检查力度

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当前，银行卡犯罪持续高发，呈现出复杂性、流动性、隐蔽性、团伙性等四大主要特点。

1.1 银行卡犯罪表现形式多样，呈现出复杂性。目前，银行卡犯罪既有窃取、买卖银行卡信息犯罪，又有伪造银行卡、盗刷银行卡犯罪；既有非法套现、恶意透支犯罪，又有短信诈骗犯罪，渗透到银行卡产业从申领、使用到发卡、管理的各个环节，涉及罪名也涵盖了伪造金融票证罪，信用卡诈骗罪，妨害信用卡管理罪，窃取、收买、非法提供信用卡信息罪和非法经营罪等多项罪名。

1.2 点多、线长、跨区域流窜作案，具有很强的流动性。为逃避打击，犯罪分子往往利用现代化的交通工具、通讯手段和资金支付结算方式等，跨区域流窜作案，使受害人很难及时发现自己被侵害，也给公安机关的打击带来很大困难。不少犯罪分子在甲地盗取银行卡信息，在乙地制作伪卡，在丙地等数地盗提资金，一些犯罪分子甚至在境外遥控指挥境内人员作案，手法多样，手段隐蔽，使人不易察觉。

1.3 犯罪手法狡猾多变，具有隐蔽性。从公安机关已破的银行卡犯罪案件看，既有通过传统的刷卡类交易实施犯罪的，也有通过网络购物、电子机票订购等新兴的无卡类交易进行犯罪的；既有通过偷窥、在ATM机上加装盗码器等手法盗取银行卡信息的，也有在网上设置木马程序等手段窃取银行卡信息的。

1.4 犯罪专业化、团伙化程度高。此类犯罪熟知银行卡设计上的缺陷，并具有一定的电脑专业知识，作案以3至4名成员的小团伙犯罪为主，团伙成员分工明确，有专人负责电脑操作和假卡制作，有专人负责放哨望风，有专人负责ATM机上安装读卡器和针孔摄像头窃取持卡人相关信息，有专人负责在ATM机上取钱或持卡刷卡购物。

2 银行卡犯罪的类型

目前，全国至少有数以万计的人参与银行卡的伪造、盗刷、非法套现等违法犯罪活动，主要围绕着真卡、伪卡和机具展开，这三者环环相套。真卡是指骗取真银行卡、洗钱、恶意透支等，伪卡就是伪造银行卡，机具主要指利用POS机和ATM机窃取卡信息、变现、套现等。目前，利用POS机和ATM机作案约占银行卡犯罪涉案金额的90%。

具体来说，常见的银行卡犯罪有以下几种类型：

一是恶意透支犯罪。利用信用卡可以透支的功能进行恶意透支，然后潜逃、隐瞒身份以逃避催收、还款责任。

二是骗领信用卡犯罪。冒用他人身份证明申领信用卡，或者使用伪造、变造的身份证明申领信用卡，提供虚假的财产状况、收入、职务等资信证明材料，向银行骗领信用卡，实施妨害信用卡管理犯罪活动。

三是伪造信用卡犯罪。窃取、收买、非法提供他人信用卡信息资料伪造信用卡，进行刷卡透支、消费、套现等信用卡诈骗活动。

四是利用ATM机犯罪。在银行ATM机插卡口上安装读卡器和储存器，同时，在输密码键盘上方挡板安装针孔探头和MP3、MP5小盒子，窃取他人银行卡信息资料，之后，“克隆”银行卡进行盗取。

五是非法套现犯罪。使用销售点终端机具（POS机）、网上交易、电话支付等方法，以虚构交易、虚开价格、现金退货等方式，向信用卡持有人直接支付现金，或者职业从事信用卡套现中介业务，实施信用卡套现非法经营犯罪活动。

3 银行卡犯罪的防控

针对日益复杂的银行卡风险管理形势，中国人民银行、银监会、公安部和国家工商总局联合下发了《关于加强银行卡安全管理 预防和打击银行卡犯罪的通知》。金融机构要全面落实四部委文件要求，严格和规范金融档案管理工作，防范、监测、打击多管齐下，对银行卡违法犯罪行为进行防控。

3.1 银行卡犯罪的预防

3.1.1 切实规范银行卡发卡行为。认真落实银行卡账户实名制，充分利用联网核查公民身份信息系统，验证客户身份信息，确保申请人开户资料真实、完整、合规。控制信用卡发卡风险，根据申请人的资信状况，合理确定授信额度。对申请首张信用卡的客户，采取亲访亲签制度，不允许采取全程自助发卡方式。申领信用卡必须由本人持身份证原件亲自办理，不允许其他个人代办；个人他人办理借记卡的，必须同时留存人和被人的身份资料；单位员工集体开立的借记卡账户，须员工本人持身份证原件到网点办理激活并当场修改密码后方能正常使用。

3.1.2 强化对受理市场的风险控管。严把特约商户准入关，落实特约商户实名制，充分利用联网核查身份信息系统、人民银行征信系统、中国银联银行卡风险信息共享系统等核查方式，核实商户法定代表人或负责人的个人身份，了解商户的经营背景、经营范围、资信等。认真做好特约商户信息登记工作，建立健全对特约商户的现场检查和非现场监控制度，对有受理伪卡、盗录信息、套现、欺诈行为的商户，暂停或终止其银行卡交易。

3.1.3 加大宣传教育力度，提高持卡人的防范意识。金融机构要广泛利用公众喜闻乐见的方式大力宣传银行卡犯罪的防范常识。例如，提醒公众妥善保管好自己的银行卡和身份证，避免被人冒用身份证申领信用卡。对可疑的语音电话、手机短信或电子邮件不要回应。在ATM机上取款或刷卡消费时，要注意观察机器上是否有多余的装置或摄像头；输入密码时应注意遮挡，并保持银行卡时刻在自己的视线范围内；发现机具可疑情况和“吞卡”等异常情况要及时报警，切勿相信机具上张贴的“故障电话”，不给不法分子任何可乘之机。树立合法使用信用卡意识，切勿参与非法套现活动，珍爱信用记录；配合公安机关侦查取证。

3.2 加强银行卡交易监测和使用管理。钱学森曾经说过：“管理问题归根结底是技术问题。”发卡机构应积极采用新的技术手段，研究、建立有效的信息安全防护系统，保护持卡人信息安全；建立和完善银行卡交易监测系统，建立持卡人主体交易信息数据库，实现对持卡人信息的风险防控。对同一持卡人大量办卡、频繁开户销户、短期内资金分散汇入集中转出等异常情况，要及时发现并进行反洗钱报送。对有疑似套现、欺诈行为的持卡人，发卡机构可采取临时锁定交易等措施，并及时向公安机关报案。对确认存在套现、欺诈行为的持卡人，发卡机构应采取止付卡片、追索欠款等措施。发卡机构要将相关银行卡风险信息及时报送人民银行征信系统，并积极报送中国银联银行卡风险信息共享系统，充分利用共享机制进行风险防控。

3.3 依法严厉打击，震慑银行卡犯罪行为

3.3.1 加强银行卡相关法律建设。依据发达国家信用卡业务发展的经验，加强有关金融交易的立法，利用法律明确持卡人及银行的权利与义务，明确利用信用卡犯罪、违约的概念及范畴，明确违约的责任与处罚等，是保护银行利益、防范个人信用风险的根本保证。以信用卡业务较为发达的美国为例，关于消费信贷和信用卡的相关法律有：《高利贷法》、《贷款实情法》、《公正信用记账法》、《信贷机会均等法》、《公正资信报告法令》、《公正索回债款行为法》等，这些法规对信用卡业务的规范发展具有举足轻重的作用。我国在信用卡立法方面还存在很大的空白区域，因此，要进一步完善银行卡相关法律法规，为打击银行卡犯罪行为提供法律保障。

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在实行银行档案集约化之前，为了加强内控防范风险，银行需要将主要业务的档案都建立相关制度规范，并且要求从分散化的档案管理模式慢慢向专人管理专库分设档案室的模式发展。各个业务部门不仅要管理好相关档案，还要对对应业务线的档案管理负责指导和检查。通过对管理机制及其流程来看，可以发现存在各条业务线多头指导、各自为政的情况，综合档案室没有充分发挥其统筹管理的作用。从管理的成本角度进行分析，以条线实施小集中进行档案管理会在一定程度上浪费或重复配置资源，这种做法明显不够经济。因此，要实现真正意义上的档案大集中管理，要求管理层高度重视档案管理工作，并且还需要人力资源部门对流程整合和机构、人员配置方面的问题给予一定帮助，还有财务管理部门应该确保集约化所需库房等硬件设施的经费支持，以上所述都是银行档案实现集约化管理的基本要求，下文将对银行如何实现档案集约化管理的目标提出几点建议：

一、对如何实现银行档案集约化管理进行相关分析

（一）因地制宜，从实际出发

为了丰富档案集约化管理的内涵，在不断深化对集约化管理的认识和实践下，逐步地将集约化管理发展成一项系统性的工程。中国银行在十多年前早已尝试开展这项工作，其旗下一家分行在2004年便成立了档案管理中心，将包含主要业务档案在内的各类档案全部实施集中保管的方案，在制定了相应的规避风险制度的同时，对库房安保人员的管理也制定了相关策略。该分行的管理模式和做法得到了一定的认可，但由于各单位的资源配置方面的条件有所不同，档案管理的水平也各有差异，无法采取统一的管理模式，只能够自上而下地进行分类规划并指导，注重因地制宜，从实际出发[1]。积极倡导各行不断探索、大胆实践，努力寻找出合适的集约化管理模式。

（二）调解矛盾，统筹规划

在银行档案种类越来越丰富的情况下，其中几类主要业务档案先后被归入全行规范管理的范围，形成了一个部门牵头管理档案的模式，不再是由单一部门主导，而是多个业务部门共同管理的复杂局面。在实现集约化的目标指引下，科学合理对各部门进行分工是十分必要的，还应该健全沟通协调机制，保证在政令一致和畅通的情况下工作。此外，档案化的管理还要注意避免本位主义，努力突破条线限制，对全局统筹规划、并且将时效性低、简单的档案资料整合纳入电子化管理。

（三）集约高效，简约高能

允许分行采取不同的实施模式，这就要求在集约的管理基础上为各分行提供多种备选方案，让分行根据各行具体情况进行集约化管理。例如，可以建立不同区域共享的档案中心，让毗邻的分行可以共同享用，这在一定程度上降低了库房在使用前期时空置的成本；还可以推行“一城一库”的管理模式，合理规划，同城集中；还可以选择专租赁业化库房或是外包整个档案管理服务；还可以根据档案的种类对库房和装具的类型进行合理安排，比如说预先做好数字化处理、调阅次数相对不多的档案就可以选择仓储式库房，若是跳跃较为频繁的档案采用密集柜则更为妥帖。以上所述管理模式，皆以“集约高效、简约高能”为目标，为持续提高档案集约化管理的水平而努力。

二、集约化管理的具体内容与实施重点

（一）以中国银行为榜样，做到“应归尽归”

档案管理的覆盖面积应该包括银行各项业务一切有保存价值的文件资料，保证重要档案的“应归尽归” [2]。在中国银行《档案分类规则》中，对于档案分类和归档要求都有明确的规范，并对集约化收集和管理工作的范围也有详细的介绍。因此，各行可以以中国银行为榜样，争取对称和同步其各项经营活动和业务发展所产生的信息。

（二）完善档案集约化管理模式和构架

明确集约化管理的职能，健全相关机构，对管理流程有一定的了解，建立并完善档案集约化管理模式与构架。现阶段二级分行以下已经开始不设档案管理单位，这是档案管理构架逐渐扁平化的结果。因此，对于各一级、二级分行在不同阶段分步骤实现全部集中管理档案实体的目标给予鼓励，条件相对较好的分行可以施行“人随档案走”的管理方针，对各业务分档案室的职能和相关人员进行整合，并设置档案管理中心，对于所有档案进行集中、专业、规范的管理。这样一来，不仅可以减少管理层级，还能够对风险进行有效防控，并且很大程度上提高了管理效率。

结束语z6

在推进档案集约化管理的进程中，要充分发挥其专业、集中、仔细的管理优势，在优化资源配置的同时，争取降低成本，从而实现提高管理效能的目的。所以，推进档案管理的集约化也可以说是贯彻落实“科学发展观”，只有这样才能确保银行档案管理工作的可持续发展，真正为提高银行核心竞争力做出一定贡献。

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二、单位银行结算账户档案信息管理存在的问题

（一）管理手段落后

现在单位银行结算账户档案信息管理仍沿袭几十年的“档案袋管理”模式。单位银行结算账户信息资料在开户时，经审核合格后被装入档案袋专袋管理。开户期间如有信息资料变更，柜面审核确认后，再手工整理入袋保管，账户资料信息在单位开户期间实行的不是开放、直观的管理和动态的监督，而是采取了一种被动封闭的管理手段和静态的管理方式，如临时存款账户制度规定有效期最长不超过二年，但由于缺乏有效的监督管理手段，临时账户在未申请延期的情况下，超期使用的现象时有发生，管理手段缺失是问题难以彻底改正的主要根源。落后的管理手段与银行快速发展的业务已越来越不协调，严重影响银行工作效率。

（二）管理效率低

管理手段落后是导致管理效率低下的主要原因，为了做好开户单位档案信息的管理，许多较大的网点支行都设定一名人员主要负责管理开户单位的档案资料，但即使这样也很难对动态的单位账户信息做到比较准确的管理，比如在年检期间，受被动封闭管理模式的影响，很难掌握资料更新情况及完成进度，即使一再筛检，也经常发生漏换年检证照的现象，大量的重复性劳动消耗了许多有效的工作时间，但付出和收获却难成正比；对于单位由于某种原因未提供完整而需要后续补充资料信息的情况，如没有在短期内及时提供，由于缺乏有效的跟踪提示管理手段，则经常导致信息资料的缺失或不完整，造成后续检查时此类问题陷入屡查-屡犯-屡改的尴尬循环境地。管理效率低下与管理手段落后直接相关，其结果不仅仅影响工作质量，更挫伤员工的工作积极性。

（三）信息利用率低

信息化是银行改革发展的一个方向，高效率、最大化的利用一切与经营相关的各种信息，为决策提供参考，为经营指引方向，是实现信息化管理要达到的目标，银行经营活动中一切与信息相关的工作也应该围绕此目标开展，单位账户信息作为客户最主要的信息之一，理应被银行最大化的利用，理应为经营工作提供有益的方向指引，理应为业绩增长贡献能量，但落后的管理手段，低效的管理效率导致与经营相关的账户信息利用率极低，很难发挥开户单位信息服务业务管理和业务发展的效用，提高单位账户信息服务经营的问题，已经成为银行信息化发展道路上一个急待解决的问题。

（四）账户档案信息事后督导检查效果差

动态的账户信息与静态的管理手段之间的巨大差异和不协调，不但影响事中的业务处理质量，而且对事后的督导检查效果也有很不利的影响，督导检查手段与信息管理手段密切相关，基于现有的账户信息管理模式，实际督导检查中基本采取抽查样本检验的方式，对于开户单位较少的小网点也许可以进行大比例的抽检，但对于开户单位较多的网点要进行大比例的抽检则比较困难，同时受人员、时间、信息的变动性等多重因素制约，抽查检验的实际效果对工作的推动促进很有限。变革账户信息管理手段，进而改变账户信息的督导检查模式，以切实提高账户信息的质量，是银行现阶段前后台管理上需要解决而尚没有突破的一个环节。

三、单位银行结算账户档案信息管理变革设想

（一）变革被动封闭的管理模式为主动开放的管理模式，提高管理工作效果和效率

单位银行结算账户档案信息管理实行电子化的管理方式，通过设计友好的交流界面实现人机对话，根据输入的登记信息，自动反馈经营管理有用的信息，如：自动监测证照资料或账户是否有效，数据统计分析，信息更新预警提示和过期提示，产品签约情况分析等，彻底否定了原封闭被动的管理模式，开创了新的管理手段，工作效率和效果都有全新的改观和提高。

（二）再造信息传导流程，实现信息效用最大化

管理手段更新的目的之一就是实现信息效用最大化，而要实现信息效用最大化，必须有与之相适应的信息传导流程。在营业网点内部信息传导上，原账户信息管理岗位是一个被动收集信息和保管信息的岗位，处于信息处理环节的末端，但实行电子化管理后，账户信息管理工作与经营工作有机的建立起了互动的信息环流，如利用电子化管理的自动分析功能分析结算产品的签约情况，指导产品营销工作，并根据营销情况作数据登记并开展再分析，进而有效避免了柜面营销工作的盲目性，真正实现了信息效用的最大化。

（三）改革督导检查模式，提高督导检查工作效率

单位账户信息实行电子化管理，可彻底改变督导检查流程，设计出事中介入，甚至事前监督的全新模式。电子化应用使检查辅导员对单位账户信息采取非现场的检查成为可能，后台可通过随时检查电子登记信息和提示信息，灵活介入事中检查，结合现场资料抽查评价事中工作开展情况；通过查阅客户电话联系登记簿结合管理手册预警提示信息，如对预警提示的预警期内到期证照，查验是否已与客户联系，验证事前工作开展情况，最终汇总检查情况提出切合实际的综合改进工作建议，提高了督导检查结果对实际工作的指导性。建立在账户存档信息电子化管理基础上的督导检查模式是一种全面的、有预见的、互动的、管理检查相结合的单位账户存档信息督查新模式，是符合商业银行业务发展趋势的有益探索。

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隐性知识的概念最早由Polanyi于1958年在其代表作《个体知识》（The Study of Man）中首次提出。[2]之后许多学者从心理学、哲学角度对其产生、获得、传播和所发挥的作用进行了分析和阐述。隐性知识被认为是一种难以直接物化、难以机械复制的知识。同显性知识相比，主体性、个体性是隐性知识的显著特点。[3]

档案馆为了更好地提供档案社会服务，在开发档案馆的隐性知识的时候应该不仅关注档案馆内人员或团体的隐性知识，而且也要关注馆外档案利用者或利用群体的隐性知识的开发与利用。笔者认为，档案馆的隐性知识主要包括档案馆馆员工作中隐含的隐性知识、档案馆组织机构中隐含的隐性知识、档案利用者的隐性知识、档案利用群体的隐性知识等四个方面：

（1）档案馆馆员工作中的隐性知识。主要是指档案馆中每个馆员在长期学习实践工作中积累的技能、知识与经验，这些技能、知识与经验是每个馆员的潜在素质，不易传播给其他人。

（2）档案馆组织的隐性知识。是指在每个档案馆在工作过程和对外形象构建中的经验等。主要包含两个方面：一是在日常工作中馆员间的隐性知识的传递与学习，形成本馆特色的工作经验或工作思想；二是档案馆在对外建设中，本馆自身形成的建设经验。

（3）档案利用者的隐性知识。主要是指档案利用者在利用方面上的习惯偏好，获取资源的策略与途径等利用者自身个人获取档案显性知识的模式习惯。

（4）档案利用社会群体的隐性知识。是指档案利用各个群体的利用重点及偏好的内在经验。比如科技人员对科技档案的需求，历史学者对偏记录历史的档案的利用需求等等。

2 隐性知识在档案馆开发与利用的模式

隐性知识的开发利用其实质是隐性知识显性化和隐性知识的贡献与创新。隐性知识的显性化是实现知识共享和知识创造的开始和源泉。日本著名知识管理专家野中郁次郎认为知识创造过程可以分为四个阶段，即社会化、外化、整合和内化，这四个阶段可以呈螺旋型不断循环上升。[4]根据野中郁次郎的模型，档案馆的隐性知识主要侧重于以下两个模式进行开发与利用：

（1）隐性知识到隐性知识的转化。隐性知识间的转化是个体在社会共同活动中交流共享隐性知识的过程。档案馆馆员之间进行业务交流，使对方的隐性知识化为已用。档案馆与档案馆之间进行业务学习与指导，通过馆间的学习与借鉴，并与自身馆情相结合，形成更符合自身档案馆的建设模式。通过档案利用者及利用群体进行反馈信息调查与研究，挖掘档案利用者及利用群体利用过程中的隐性知识，提供讲座或其他社会活动形式，引导档案利用者间的交流利用经验，通过对这种隐性知识的挖掘，档案馆可以提供更有效率的知识服务。

（2）隐性知识到显性知识的转化。它是将主观知识变成客观知识的过程，并将转化的知识传授给他人。通过档案馆内馆员、档案馆整体的经验的总结与提炼，使之显性化。挖掘档案利用者与利用群体的隐性知识，通过调查表或者其他形式，将其利用需求、利用模式等显性化，便于档案馆为有针对性、高效的提供档案服务提供行动指南。

3 隐性知识在档案馆开发与利用的途径

开发与利用档案馆中的四类隐性知识的主要途径，笔者认为可以从以下几个方面为切入点实施：

（1）完善档案馆隐性知识管理机制。完善信任的心理机制和建立有效的激励机制。知识作为一种重要的生产资源，不同于传统的生产要素，知识交换是建立在人们相互信任的基础上的自愿合作，隐性知识的交换与共享更是如此。将激励机制引入档案馆的建设中，可以鼓励和刺激馆员、档案馆、档案利用者和档案利用群体参与到知识管理中，并将他们所持有的隐性知识显性化，实现共享与创新。在隐性知识管理的开发利用过程中，各个档案馆应结合自身实际情况逐渐建立健全本馆的有效激励机制，要努力将激励制度构筑在公开、公正和公平原则的基础之上。

（2）积极展开业务交流与指导。重视馆员的职业生涯规划，积极组织馆员参加职业培训和进修学习，提高馆员获取新知识和创新知识的能力，积极开展馆内业务交流，提高馆员的综合素质，同时加强档案利用者与利用群体的调查与指导。档案馆开展各项服务，利用者都会留下利用资源的相关信息，包括档案类别、资源查找习惯等。通过对这些零散信息的搜集、处理和分析，分析利用者类型，所需资料类型、利用者满意度等，从宏观上可以掌握档案馆的整体运作情况以改进档案馆的服务，从微观上则可以为利用者开展个性化的服务，实现优质的档案服务。

（3）建立虚拟平台，提供便捷的交流空间。建立馆员、档案利用者等的交流平台，实现知识寻求者、知识提供者与知识源之间的交流。促进档案信息资源得到及时的传送与利用达到知识的共享和创新。档案馆系统可构建一个大的交流平台对档案利用者进行馆藏介绍与利用培训，档案馆主页设置专题讨论区或者论坛之类，实现档案利用者及档案利用群体隐性知识的共享等。

（4）加强信息技术的应用。档案利用者与档案提供者隐性知识的开发与利用，信息技术应用的身影无处不在。如：因特网、内部网、数据库管理系统、传播技术、推送技术、数据挖掘与知识发现技术、知识共享技术等。从内部网的建立到全球知识的共享，从交流平台的构建到利用者信息的采集和分析，从隐性知识的管理到知识库的建立，隐性知识的有效开发和利用，都离不开信息技术的支持。在加强对档案馆隐性知识开发利用的理论的研究外，也要在重视信息技术在档案馆隐性知识开发利用中的应用。

4 隐性知识开发与利用过程中的条件支持

隐性知识的开发与利用，是将分散于档案提供者和档案利用者脑中的知识进行管理，是知识管理活动的关键 。它是建立在信息管理基础上的更高级管理，强调的是如何设计有效的制度安排，使得信息与信息、信息与人、信息与过程之间联系起来，在知识共享基础上进行的大量的知识创新。在开发利用档案馆隐性知识时应该用联系的观点去看待这个问题，综合考虑隐性知识的共享与创新，其开发利用还需要其他诸多方面的支持与配合。因此，笔者认为，对档案馆隐性知识开发利用的支持条件主要是：

（1）档案馆隐性知识共享利用的环境建设。营造档案馆的文化氛围，提供馆员隐性知识的学习与交流。档案部门要营造尊重知识、尊重人才的部门文化，鼓励人们共享知识。各级档案部门要打破或者削弱各层次馆员间等级界限，使管理更为扁平化，创造有利于隐性知识的快速传播转化、共享和创新的网络式结构，增进馆员间隐性知识的交流。同时也要完善相关的政策、法规及规章制度的支持。实行政策规定的最终目的是要培养馆员养成自觉意识和团队精神，使隐性知识开发利用在有序环境中进行。

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电子档案主要有着以下的层面的特点。首先电子档案具有存储空间小的特点，即电子档案一般存在于移动或者固定的存在载体中，主要利用计算机磁盘，或者应用应硬盘进行存储。例如，音像资料，以及图片一般存储在磁盘。比较于传统的档案存储，电子档案存储空间较小，这对于档案管理而言，是一种优势。其次，电子档案还具有存储信息量大的特点，存储信息量大的特点，还是比较于传统的档案资料而得出的，档案管理电子化，也是今后档案管理的趋势所在。对于音像，图片档案资料而言，存在的信息是十分丰富的。此外，比较于传统的档案资料，电子档案管理的过程较为简单，这种管理的过程中，体现在电子档案的归档，加工以及存储的层面[2]，总体的流程是较为简单的，是电子档案的优势所在。值得注意的是，电子档案虽然管理过程较为简单，但是具有较高地技术性，即在管理的过程中，需要大量的信息技术作为支撑，例如，电子档案的维修观力以及后期调用等，这对于档案管理人员的专业素质也提出了较高地要求。总的来说，以音像，图片为代表的电子档案是今后档案管理工作的重要内容，不断地分析其特点，根据其特点进行进行管理策略的提出，提升其管理层面的实效性，积极意义十分深远。

二、提升音像与图片档案管理的实效性的策略分析

上文中对于电子档案的特点进行了分析，电子档案对于信息存储层面有着一定的优势，但是在管理过程中，以及管理技术层面有着新的要求。根据电子档案的特点，分析提升音像与图片档案管理的特点，成为了我们思考的问题。提升音像与图片档案管理的实效性，能够为社会健康教育保存众多的资料，能够有效地提升健康促进服务发展，对于全市健康事业发展有着积极作用。

1、应用信息化平台开展档案管理

当前音像与图片档案的保存，主要是基于计算机进行保存，或者是应用存储硬盘进行档案存储，为了提升音像与图片档案管理的实效性，不断地提升效率，促进档案管理的质量，积极应用信息技术，开展平台化的档案管理模式十分关键。首先，信息化平台开展档案管理，就是根据工作建立相应的系统，系统对于各个档案进行归档，分类，形成相应的目录，对于各个档案的信息进行存储。例如，根据存储档案的不同，在信息化平台中对于档案存储的类别进行划分，然后按照已经划分好的类别，直接进行电子资源上传。其次，这种信息化的平台系统，就是使得音像与图片档案的存储更加地清晰明了，对于相应的信息能够完备地进行记录。例如，在平台中存储图片，能够十分容易找到存储位置，在存储的过程中，会弹出相应的窗口，填写相应的图片信息，如，对于图片的大小，生成时间，文件类型，打开方式等信息均进性记录，然后进行存在，保证了信息层面的完整性。此外，应用信息化平台[3]，进行音像与图片档案管理，能够较为容易地进行资料的调取，不用像直接利用计算机磁盘存储一样，需要寻找电子档案。应用信息化平台，不仅仅有利于音像与图片档案的存在，还有利于档案的调取，还可以不断地引入新技术，高效地管理档案。值得注意的是，为了保证音像与图片档案的安全性，信息化平台开展档案管理也是在没有网络接入的状态下应用，并且通过技术手段，定期地查杀病毒，保证信息化存储平台的安全。应用信息化平台开展档案管理，是的音像与图片档案管理更加系统，更加规范，对于档案管理的实效性提升有着十分积极的意义。

2、建立档案管理制度

音像与图片档案在管理的过程中，与传统档案有着较大的差别，为了适应今后大量电子档案出现的趋势，建立相应的档案管理制度，是提升音像与图片档案管理实效性的有效思路，使得音像与图片档案管理管理均按照制度开展，均规范化的开展，对于实效性的提升十分关键，主要有着以下层面的体现。首先，建立适应于单位自身工作特点的档案归档工作，即对于音像，图片档案的相关信息进行规定，对于文件大小，类型进行制度层面的要求，保证档案的良好地存储性。在音像图片档案管理的过程中，制定相应的归档制度，应当高于《电子文件归档与电子档案管理办法》的标准，使得制度更加适应工作实际，更加具有针对性。其次，电子档案管理的过程与传统档案管理有着较大的区别，因此建立电子档案的保管制度也是十分关键的[4]。其一，应当定期地对于音像与图片档案进行检查，及时地发现存储过程中的问题，尤其是对于存储过程中存在的并且进行及时地查杀。其二，音像与图片档案存储的过程中，对于相应的物理环境也要进行制度层面的建立，对于光，磁等环境要素进行定期检查。此外，音像与图片档案，的安全问题也是十分关键的，因此应当建立必要的安全制度。例如，对于音像与图片档案的存储，拷贝，修改等均进行书面的记录，能够有效地提升档案的安全性。值得注意的是，由于人员的更迭，部门之间的拆分与合并，档案在移交的过程中容易发生损毁，因此建立电子档案移交的制度也是十分必要的，尤其是人员更迭的过程中，责任人之间做好相应的工作移交。总的来说，制度的建立，能够有效地规范音像与图片档案管理的过程中。这对于档案管理的实效性提升十分有利，同样促进了档案管理的规范化发展，应当引起我们的重视。

3、提升档案管理人员的专业素质

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每月按时完成工资的核算和编制，遇到节假日主动加班加点确保员工工资能够准确、及时发放；

按时完成社保年审、年检工作，在年审过程中实现顺利通过， 经过近两年的实践操作，现对社会保险网络申报、年审流程、社保法律条文及西安市高新社保局各类社保业务流程，从门外汉逐步掌握、熟悉待遇报销、养老转移等操作流程及规范。

及时办理公积金的增减变动、转移、员工公积金支取等相关手续。

为全体员工办理团体意外伤害险，及时做好新增人员的参保、离职人员的变更、出险后的报案、理赔资料准备等工作，确保员工的合法权益，同时有效降低公司管理风险。

二、招聘、公司内部竞聘、员工入职手续办理方面：

在人员招聘方面，通过加强内部、外部招聘渠道建设，全方位及多渠道整合内外资源，最大化的拓展人才资源渠道，同时加强个人在人力资源招聘方法方面的学习和培训，积累招聘面试经验，使促公司招聘工作专业化、流程化、标准化。加强对应聘人员工作能力的把控确保公司新聘员工的质量。2014年全年共计招聘入职员工 86人、离职25人，最大化的保障公司正常的生产人力需要。

在干部选拔方面，完成了中层、班长竞聘及考察工作，选拔了一批有能力、有想法、有干劲、有经验的优秀干部、班长上岗。这次竞聘动员充分，组织得力，给广大员工提供展示自我的平台，也为公司发现人才，储备了人才。对新聘中层的考察中，着重考察了各中层的岗位职责履职情况、工作任务完成情况以及工作作风廉政建设等方面，此项工作使人力资源管理上了一个新台阶，也为公司日后干部选聘积累的宝贵的经验。

员工入职管理方面，规范入职流程、完善人员内部档案资料，强制入职体检，使员工入职管理水平得到了有效提升。

三、教育培训工作

2014年培训工作主要坚持公司育人理念，培养公司复合型人才为己任，重点提高公司人员整体职业化素质及职业情操，掌握现代管理知识与能力，为工作开展注入活力。2014年培训方面主要开展以下工作：

（1） 积极组织新员工入职培训，提高入职人员对公司文化规章制度了解，融入公司集体及团队生活。

（2）开展公司操作层技术培训、新“ERP”系统操作培训、交通事故预防、处理培训、销售人员能力提升培训，激发员工掌握新知识、新思想，合理应用知识及针对性培训，收到了良好的效果。

（3）规范试用期员工转正管理工作。2014年施行员工转正面谈制，实现了对员工试用期工作能力的有效评估，也对我个人开展人力资源工作起到了良好作用。

四、劳动合同方面

配合内控部起草了劳动合同，所有条款都仔细推敲，避免漏洞，并经律师的严格审查，与员工签订了全员劳动合同430余份，即维护了员工的利益，也保护了企业的利益，达到双赢。

五、印信管理方面

严格执行公司用印制度，把好公司用印关，杜绝公章滥用、不规范使用等现象，确保印信使用管理。全年未出现用印违规现象。

六、工会方面

在工会方面，组织了3·12扶贫村植树活动；关心职工生活，慰问生病员工，为有红白喜事的员工送去慰问金等；关爱员工身体健康，全年组织了两次员工健康体检；关注员工子女教育，为不满14岁的员工子女发放六一儿童节书卡；积极组织参加集团羽毛球比赛及举办的“第九届拔河比赛”，并在拔河比赛中取得第二名的好成绩，体现了新达公司团结向上的精神风貌。

七、档案管理