档案管理数字化汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇档案管理数字化范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

篇（1）

档案内容的变革直接影响了档案管理的方法，在传统的档案管理中，档案管理工作人员只需要按照纸质档案的归档和保存方式进行档案管理即可，可以说管理方法是不变的，但是在档案数字化管理的过程中，与档案存储、档案安全维护相关的管理行为需要工作人员能够熟练操作并解决与计算机使用相关的问题，而这些技术又是完全不同的，例如归档和调取在计算机上的路径截然不同，音频、视频与文档形式的档案资料整合所需要用到的软件工具也完全不同。数字化的档案管理办法完全是基于计算机和网络使用的，这是档案管理方法与现代社会主流文化接轨的象征。

（二）档案管理目的更加多元化

数字化档案管理的第三个特征就是档案管理目的更加多元化。以往的档案管理主要目的在于通过提供以往工作记录，协助单位预测发展目标，为单位多种决策提供帮助和建议，但不能为普通职员提供相应的档案服务，也不能通过档案管理工作体现单位在同等社会组织中的地位，这主要是由于档案资料共享和调取步骤繁琐造成的档案管理目的单一。而数字化档案管理能够实现档案异地调取，从网络平台上实现档案共享亦非难事，这使得“方便个人调用档案”、“实现服务性档案管理”也成为档案管理的目的，国家相关部门亦可通过对各单位档案的综合分析得出社会发展的基本面貌。

二、档案数字化管理中容易产生的问题

档案数字化管理的多种工作特点使得档案管理工作面临着种种问题，致使数字化档案管理的进程发展受到阻碍，数字化档案管理的实际效用的发挥不佳。要使数字化档案管理工作在组织中发挥作用，就必须从发现管理问题入手进行分析，笔者根据多年工作经验，总结目前数字化档案管理工作主要的问题包括以下三个方面。

（一）档案工作人员的职业能力与数字化管理需求不匹配

现代档案管理工作要求档案管理人员拥有较高的信息技术知识，能够妥善处理一些常见的信息文件问题，如及时处理电脑突然死机、硬盘突然崩溃的情况、对与公司机密相关的文件进行多重加密、定期、高效的对档案文件进行检查和整理等。而目前大多数单位的档案管理工作人员都存在职业能力不足的问题，很多档案管理工作人员年龄偏大，常年工作在传统档案管理的模式下，习惯于纸质档案的管理规则和办法，在传统的档案管理工作中能够出色的完成工作，但对数字化档案管理工作的职业能力水平相当低，这导致大多数档案管理工作人员对数字化档案管理的接受度较低，有些甚至不熟悉计算机操作，十分容易造成档案的丢失；并且工作人员在管理思想方面还停留在传统的档案管理模式中，认为数字化档案管理是“没必要”的，这直接导阻碍了数字化档案管理的发展。

（二）档案资料的保管过程中的科技风险难以避免

在现代化管理手段下，使用信息技术是档案管理工作中必须的一个环节，而档案管理中的信息技术漏洞十分容易导致档案安全问题。首先，在档案管理现代化过程中选用的档案管理软件本身有可能是开发不完善的，毕竟应用于档案管理的软件是近几年才开发出来的，软件的稳定性、对病毒甄别的能力都还在研究当中，软件自身的程序问题造成档案丢失的状况有可能发生；其次，员工在调用档案的过程中，由于对档案软件操作的不熟悉以及对信息类档案保密的忽视，经常有对档案资料保管不利的情况，例如于对档案的随意存放很可能导致档案信息泄露，在档案网络传输的过程中可能被盗取等；最后，由于互联网网络本身的漏洞和计算机编码技术的高速发展，在不具备高级防护系统和专业的信息科技人才的情况下，档案存储和管理系统很容易被黑客入侵或者遭受网络病毒的危害，恶意的网络攻击轻则导致档案信息丢失，重则导致整个档案管理系统的瘫痪，这对档案保管来说是重大的威胁。

（三）档案管理工作的复杂性容易导致程序问题

档案管理工作包括收集资料、整理资料、归档和存储多个步骤，而数字化档案管理是基于电子信息科技的，收集资料、整理并且归档往往是在一个程序平台上完成的，如果档案资料的格式多样，就必要进行二次加工，而再次录入很容易引起人为的误差，档案的真实性也因此不能保障，这就要求档案资料在文件格式和存储形式上的统一；另外，由于档案管理内容繁复，工作人员比较多，不同工作人员对档案归档和整理的次序如果不能协调统一，则很容易造成同一个档案被重复录入的情况，而档案文件格式问题和系统中档案重复录入的问题很容易导致作为档案管理工作必要支撑的管理软件的崩溃。

三、完善档案数字化管理的方法

（一）提高档案管理工作人员的职业能力

要提高档案管理工作人员的职业能力，首先要改变档案管理工作人员的管理理念，这就要求档案管理工作人员对工作形成科学的、先进的工作意识，即认识到在信息科技的条件下档案管理工作的创新之处，认识到档案管理工作的服务性特点，认识到职业能力对档案管理工作的促进作用。首先应针对年龄偏大的档案管理工作人员进行计算机类的职业技能培训，使他们能够熟练使用计算机进行网上档案管理和文件传输，以提高工作效率；其次，应重视优秀的人才的引进，以保证先进的档案管理模式能够有效推行；最后，应根据档案管理使用的新技术、新软件的特点，对在岗档案管理人员的技术培训，让工作人员掌握基本的操作技能。档案管理工作人员还必须提高保密意识，维护档案的安全稳定。优化档案管理工作人员的年龄结构和专业素质是提高档案管理工作人员职业能力的必要措施，重视到对档案管理工作人员的职业技能培训和职业道德教育，如举行“档案服务大赛”等，使档案管理工作人员对自己的工作充满信心，从工作意识上形成正确的、积极的态度是提高他们职业能力的根本方法。

（二）完善档案安全维护体系

应建立健全安全技术防范系统，积极应用各种先进的计算机加密、防入侵、防病毒等技术，照片修复技术，电子信息恢复技术，计算机处理录音录像技术等，为档案安全提供技术支撑。另外，切实落实异地备份制度，对所有多套档案或档案复制件，一定要异地存放至少一套，以防重大灾害对档案造成毁灭性损失。对重要的电子档案，不但要同质备份，而且要异质备份，及时转换成缩微品或纸质档案，以确保它们长久可读。另外，档案安全维护体系的建立还必须有财力和人力的支持，因此各单位需要在档案安全维护上拨放一定的资金，用以专门更新档案保密系统，或聘请计算机技术人员对单位档案安全系统进行检查和漏洞修补；有条件的单位可以自主培养或外聘计算机技术人才，专门负责数字化档案管理中的档案信息安全维护，以增强自身的档案安全管理能力，除此之外，单位还应该重视对员工的档案安全维护教育，使调用档案的员工在享受档案服务的同时为档案安全负起责任，从档案使用和保管的细节方面入手，尽量降低档案安全管理的风险。

（三）制定标准化档案管理工作规则

目前现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作，各单位档案部门应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同，造成数字化档案信息共享困难，通用性、开发性差，导致档案资源利用率不高，制约了档案数字化建设的发展。有的单位在投资使用一种档案软件不长时间，就发现一些问题，或重新编制，或干脆弃之不用，导致档案建设资源的浪费，影响单位对档案数字化建设的信心，也影响了档案工作人员对数字化档案管理工作的效率。为了保证数字档案的兼容性和规范性，必须根据单位的实际情况，制订统一的格式标准和档案管理业务规范，使档案数字化管理在实际应用过程中少走弯路，如制定档案管理工作的标准化程序，要求档案管理工作人员将每日的工作内容进行公示和集体检查等，以保证档案管理软件的有效运行。结合行业、地域环境等实际制定并认真落实好《档案管理标准》、《档案馆工作标准》和《档案库房管理制度》、《档案保管保密制度》、《档案查阅利用制度》、《档案管理人员岗位职责》等各种档案管理制度，也是保证档案管理工作标准化的基本方法。

篇（2）

中图分类号：G25 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2017）02（b）-0142-02

从人类悠久的历史来看，档案已经存在了上千年。无论是民主自由的西方国家还是中庸重礼的东方国家。档案从未被丢弃。人类几千年来一直流传着档案记录，是因为时间可以改变，但是记录不会改变，它会清清楚楚记录着发生过的一切。由此可见，档案的存在是一种符合人类社会需要和历史发展的行为。甲骨文是中国发现的古代文字中时代最早，体系较完整的文字，主要是刻在龟甲兽骨上的文字。后续又出现了金石档案、简版档案、缠帛档案、纸质档案，等等。通过研究档案的发展，不难发现，随着时代的变化，记录档案的方式也从最初的雕刻发展为纸质记录。而对于如今这个科技发展纵横的新时代。人们对于档案的记录更是有了新的需求，希望档案管理可以更加规范化、制度化、科学化。而“数字档案”毫无疑问成为了当今档案领域里的“新宠”。它伴随着互联网技术和计算机技术等产生的新型档案信息形态，具有一定的多元性和分散性；它可以将不同的信息记录在不同的载体上；不受地理位置的影响；它不再是用人们常规的纸质来记录；而是用一种新型的更完整，更容易保存，方便及时查找的磁盘、光盘等载体来记录。

1 数字档案的主要特点

传统的纸质档案管理已不再适合社会的发展需要，因此，被数字化档案管理取代是时展的必然结果，究其原因在于其本身的几大优势。

1.1 数字档案载体容量大

一张3.5寸的磁盘可以贮存1.44M字节的内容；一张光盘可贮存650～700M字节；移动硬盘的贮存量达到几G、几十G、甚至上百G。通常一个单位在几年内保留的文件可全部贮存在一张光盘内，为人们大大节省了管理成本和保存空间，这是传统档案管理无法比拟的。再说大家现在的实践活动的范围相当广，劳动对象相当复杂，实践的节奏相当快，所产生的历史记录相当多，急需要一种新的档案载体来取代纸质载体。

1.2 数字档案安全性高

传统的纸质档案由于受自然条件和时间的影响，需要长期花费大量人力、物力和财力细心保管，而且纸质的档案若是遭到破坏会很难复原；数字档案与其相比会方便很多。首先，数字档案容量大可存储较多信息，实体档案数量少，方便管理；其次，数字档案可以多备份，而且很快就可以完成，避免了破坏后无法查找的弊端。

1.3 数字档案的使用效率高

纸质档案管理在实际应用时会出现查找不便的问题。例如在查找某所学校学生学籍档案，需要管理员翻阅数十卷甚至上百卷的档案寻找，花费的时间长、工作量也大，若是采用数字化档案管理，只需要在电脑上检索所需要的信息，计算机就会自动筛检给出，如需纸质版可直接打印出来，大大提高了人们的工作效率；同时，随着大量高科技电子产品的出现，如：计算机、数码相机、扫描仪等，这些产品具有操作简单、存储多且方便的优点，已被人们普遍使用。据了解，已有相当多的机关、企事业单位正在实现办公系统自动化，网络办公已不再是处于实验阶段，相反，它正处于一种飞速发展的普及态势，这样就不可避免地会形成大量的数字档案。

2 数字档案的不足之处

在档案管理方面，数字档案作为一个新生事物，还存在着一些不足之处。

2.1 首先是人们的认知度

从历史的发展来看。纸质作为最早记录档案的方式。最初出现在西汉时期。由于当时技术有限，造纸成本太高，使用范围也不是很广泛。直到东汉时期，蔡伦改造了造纸术。使得造纸成本降低。也让大部分人接受了纸质记录。纸质的出现经历了上数百年的时间，随着造纸技术的进步，更是一直保留至今，同样也深受广大人群的认可。而数字档案现在存在的问题就是要如何去推广，如何让人们正确地认识数字档案。而纸质档案具有真实性的本质感，能够清晰看到，所以内心会觉得纸质记录是最安全的；对于数字记录有着不安全感，所以很难接受和去尝试。

2.2 其次是数字档案的格式的问题

数字档案作为一种通过计算机磁盘等设备记录储存的档案。虽然节约了人们翻阅纸质档案的过程，缩短了档案搜索时间。但是由于设备的不同，软件也有不同，需要去下载、安装，而这样也会使得占用空间太大而导致有些软件无法正常安装，有时还会出现病毒入侵，使得我们的电脑瘫痪。对于不同人群来说，中年人的接受和学习能力还是较好的，而对于一些年纪大的人，他们接受能力有限，自然也不会去尝试一些新鲜东西。

2.3 最后是数字档案的原始记录受到质疑

纸质档案是用纸来记录，一旦形成再去修改便会有很明显的修改痕迹，因此可信度比较高，不易被篡改。而数字档案是在计算机的环境下完成的，就有了一种无形的信息资源，人们可以去随意发送、复制、粘贴，一份文件成为了共享文件，也无法保证当事人的一些特征，容易被伪造和篡改，使得数字档案的可信度降低。

3 数字档案管理问题的解决方式

数字档案因其自身显著的优越性，从而被人们越来越重视、认可，进而广泛应用在人们日常的生活和工作中，对于其存在的不足之处，笔者认为应从以下几个方面入手予以解决。

首先，应当加强宣传，使人们对数字档案有更深层次的了解。如今网络世界日益发达，越来越多的人通过网络和计算机获取更多的有效信息，而对数字档案进行宣传，也可以借助网络和计算机的力量。通过使用数字档案，使相关部门档案管理工作走出以往的繁琐，管理工作变得更方便和快捷，同时，加大数字档案的运用途径，让数字档案以其便捷的优势被更多人所接受。

其次，可以将网络计算机行业、软件开发行业以及档案管理这几个行业相结合，将文档、图片以及声像等文件格式进行统一。这样可以有效突破行业限制，建立更加统一、规范且兼容性更强的文件储存格式。

再次，各档案管理部门在利用数字档案的过程中，要注重档案存储以及网络安全问题，在长期运用后形成一种更加精确快捷的数字查阅方式。同时，相关管理部门要根据档案密级为社会提供服务。

最后，应当提高档案管理工作人员的综合素质，使档案管理工作变得更加规范。新的数字档案具有可擦除式的更改性，这就为保留档案的原始性提出了新的挑战。一方面，档案管理人员应当注重维护档案的原始性；另一方面，档案行政管理部门也为保证数字档案的原始性新设立了相关制度。

由上述可知，时代的飞跃发展，要求人要用更先进的生产力与之相匹配，传统的纸质档案管理虽然有着“辉煌”的过去，然而它在人们实际生活和工作中却频频出现许多这样那样的问题，从而也证明了纸质档案管理已经无法适应当今社会发展的节奏，它被数字档案管理所代替是时展的必然趋势，也许数字档案在实际应用中会出现或多或少的不足，毕竟它是时展的一个新生产物，但是笔者相信在未来的发展中，这些不足之处会被大家一一克服，而它，也将会在数字化时代中为社会提供更加快捷、方便与优质服务。

参考文献

[1] 吴宝康.档案学概论[M].中国人民大学出版社，1988.

篇（3）

根据2008年9月1日颁布的《高等学校档案管理办法》，高等学校档案是指“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”。高校档案主要记载着学校重要的教育历史，具有很重要的价值，因此必须加大对档案管理的重视。根据目前的情况来看，主要对其总结了以下这几个方面特点:第一，学校每年都会“迎来送往”，送走很多毕业生。同时会招来很多新生，这对高校档案的管理需要很大的工作量，既要对新入学学生的档案数据进行录入，也要对毕业生的数据进行迁出或改动，此时档案的变化呈现数量巨大、变动较为频繁等一系列特点，再加上要对学生其他档案的维护和保存，都需要耗费大量的人力物力。第二，档案管理操作的标准化程度不高，各个高校结合自身具体情况所设定的制度、规范存在各种差异性，导致各高校之间对于档案管理操作的步调不够一致，甚至存在极少数相互抵触的情况，这给提高档案管理工作的效率带来了障碍。第三，档案数字化管理处理手段有待提高，由于目前的高校档案主要还是以纸质档案作为保存媒介，电子信息管理只是起到了检索、交换、备份等辅助功能。以上是各高校档案管理工作中比较突出的特点，也是制约档案管理工作效率提高的瓶颈所在，后文将继续就以上特点结合电子化档案管理进行应用分析。

二、档案数字化管理的特点

过去传统的档案管理模式是在每个部门分出一个档案管理科室，此种管理模式是十分封闭的，虽然在过去的高校档案管理工作中发挥了重要的作用，但是就目前社会的管理模式来看，传统的档案管理方式显然是无法满足现状的，因此必须在过去传统的管理模式中，创建一种新的管理模式，那就是应运而生的电子信息化管理模式，这是一种更具开放性的管理体系，是对传统档案管理的一种补充及升华，使得档案管理的质量和效率得到进一步的提高。随着电子信息技术的快速发展，档案数字化已成为高校档案管理的一种发展趋势，各种新型产品正不断被研发出来并得到广泛性地应用，也使得档案管理在模式上发生了巨大的变化，作为档案管理的一种有效手段，档案数字化在高校中的管理功能也变得越来越强大。如今，不管是档案的生成、归档还是检索都是与计算机紧密相连的，电子档案的存在方式主要是以机读的形式，就这一点来说是和传统的档案管理存在很大的区别的。在信息的使用中，需要将有价值的信息在档案信息这一系统中检索出来，对此就必然要求档案管理系统的精确性，如此才能保障高校档案信息的真实性以及价值性。

三、电子档案使用的途径

电子档案所具备的很多特点都是传统档案所不具备的，像查准率以及查全率等等，这些都是传统档案对于现代化的电子档案管理所不能比拟的，对此为了提高工作效率，应充分利用电子档案的优势，使其优越性得到展现。当前电子档案的使用途径主要包括以下几点：

（一）提供拷贝

在对电子档案进行使用的过程中，主要的一个途径就是拷贝，这是最初的提供档案的一种方式，为了使得整个档案部门可以充分利用拷贝向档案人员提供材料，可以将文件直接转换为一种通用的格式，然后再让使用者对档案进行处理，然而使用人员不一定具有软硬件设施条件，对此可以直接要求档案管理部门将档案打印出来。

（二）通信传输

通信传输主要是指不同的档案管理部门通过计算机将所使用的档案进行相互传输，这是当前比较常用的一种电子档案管理方式，这显示了档案在提取的过程中没有地域限制的特点，不需要档案人员再为提取档案专门跑一趟，有效节省了大量的人力以及财力。

（三）直接利用

所谓直接性地利用，是指利用档案部门的计算机对电子档案进行查询，这样一来可以使得众多的档案使用人员能够在统一时间得到相同的电子档案，并为使用电子档案的人员提供相关的技术支持。

四、档案数字化管理的重要作用

档案数字化管理是一种现代化的信息管理模式，该模式是将原来纸质记载的信息转变为数字化的信息进行保存，这样方便存储和查阅，而且电子智能化的记载储存有利于管理。数字智能化的管理模式能把相关的档案按照不同的类别进行数字化储存，还可以储存音频资料，对于及时的信息反馈还能做出详细的记载。因此电子智能化的管理模式有很多的好处：首先，档案数字化的管理模式可以方便管理，在工作的过程当中可以进行电子传递阅览，可以节约时间，提高工作效率。利用数字化的管理模式搜集的数据，其信息具有完整性、可靠性，有利于工作的更快开展。其次，在电子化的智能管理中，把相关的资料储存在文档的资料库当中，高校的工作人员只需要输入所要查询的资料的信息点就可以快速地找到需要的资料，更加地方便、快捷，而且所找到的资料具有一定的准确性，不容易产生误差，从而方便了办公，为工作人员节约了时间，提高了工作效率，这便是现代数字智能化管理模式的优点。再次，数字智能化的管理模式可以随时进行数据更新，保证资料的时效性，能方便员工的查阅和使用。传统的纸质记载信息需要大量的人工进行统计和整理，现在的数字智能化的管理可以利用高科技的电子产品快速地完成工作，只要轻轻地点击鼠标就能够完成整个的统计整理到储存的过程，从而减轻管理人员工作的压力。最后，数字化的管理模式可以使整个的办公流程顺畅无阻，节省了很多的人力和时间，使材料的管理更加的科学化、系统化。所以，在社会快速发展的今天，高校档案管理采用数字化的管理模式是符合时代需求的。然而目前，我国在运用数字化的管理过程当中，还存在很多的困难没有克服，还没有熟练地掌握数字化的管理模式，需要进一步的学习与实践。数字化的管理模式分为以下几个工作步骤：1、信息搜集。信息的搜集具有一定的难度，在现在的数字化管理模式当中，利用科技化的电子产品可以帮助你更好更方便地搜集资料，而且保证资料更加的完整。2、信息整理。在进行数字化的管理过程当中，对相关的信息进行数字化的编码，使相关的档案资料归档整齐有序，而且使整个资料信息一目了然。3、检查信息。在众多的信息当中进行相关的检查，去掉一些没有用的或者多余的资料，这一步要取其精华，去其糟粕，对于资料文件的管理至关重要，所以需要工作人员能够集中精力，认真对待。4、管理资料。对于传统纸质文档的保管有很多严格的要求，要保证纸质资料环境的干燥、清洁等，要防止火灾的发生，防止被水淹没，而数字化管理则不用担心这些问题。现如今，数字化的档案管理相对过去简单多了，在对资料进行统计这个环节当中，主要依靠高科技产品进行自动化的统计，可以节约时间，减少人力，提高工作效率；在使用资料中，利用数字化的管理模式可以使数字化的信息更加方便阅读，便于管理，为工作人员查找资料节省很多的时间、精力；在编排资料中，利用计算机的操作系统把相似的档案编排在一起，可以更加方便地查阅与寻找所需的资料，同时还可以进行资料共享，促进高校之间的合作。然而在数字化的管理中，为保证资料不流失，就要对每一道操作程序进行加密处理，防止相关的资料泄露，造成不必要的损失。由于计算机系统比较复杂，在相关的操作过程当中有可能被别人盗取信息，所以要保管好自己的资料。在信息传输的过程当中，要进行多次加密，而且不外泄自己的密码，还要进行正当的操作，这样才能保证信息的安全。

五、如何规范档案数字化管理

在档案数字化管理模式当中存在着很多的问题，涉及到电子科技产品的使用，电子科技产品是一个很复杂的产物，如果操作不当就会对学校或者学生造成很大的损失，所以在进行数字化的信息管理的时候，要严格规范管理模式，制定一定的管理制度。

（一）加强档案数字化管理，保障资料的安全

要想安全地管理学校内部资料，就必须完善相关的管理体系，加强高校档案的内部管理，对学校内部工作人员进行定期的培训，提高内部人员的操作能力。在进行数字化的储存模式当中存在着很多的问题，在复杂的网络世界，安全随时受到威胁，如果操作不当或者没有做好保密防范工作，随时都有可能为学校带来相当大的损失。所以要定期对电脑系统进行升级管理，请专业的维修人员进行专业的维修工作，对于电脑要进行加密处理，而且密码不可外泄，这样才能保障数字化的管理顺利地进行。

（二）规范操作，减少损失

以往在信息的管理过程当中，由于疏忽泄露了资料或者丢失一些信息，都会带来相应的损失，为了能够避免这些事情重蹈覆辙，应该对于信息进行严格的加密处理，不要把密码告诉无关的人，应该避免密码被更多的人知道，所以应该建立一个完整的管理体系，每个人都要认真地对待工作，对于信息要加强管理，对于资料的管理更加的严谨，在使用资料的过程当中，要时刻注意网络的安全，加强防范意识。

篇（4）

信息技术的高速发展和推广应用使信息产业成为国民经济中最具有增长活力的部门和重要的支柱产业之一，与此同时信息技术的发展与广泛应用使档案数字化建设提上了日程，给档案工作带来了新的契机。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理从封闭走向开放，顺应潮流、适应时展的新举措、新要求。档案管理部门应提高网络信息社会条件下档案信息管理的服务和创新意识，增强责任感和使命感，提高档案管理者驾驭数字化档案信息系统的技能，推进各级档案管理工作数字化标准体系建设，实现档案管理与科技、时代的同步发展。

一、数字化档案管理的内涵

数字化档案管理是指将传统的以纸张、录音带、录像带为存贮介质的各种原始档案资料，通过扫描、压缩、转化等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件，对图片文件可以通过文字识别等技术达到相配于每张图片的科学手段，再运用级存储管理技术将图片和索引字段存贮于光盘库、磁带库等各种大容量的存贮介质上，并可通过各种方便的查询手段迅速地检索出所需要的档案资料，可以到局域网、广域网、企业内部网、国际互联网，最终实现“数字化档案”管理网络的新兴档案管理技术。它是一个建立在现代信息技术的普遍应用基础上，利用数字化手段，以高度有序的综合档案信息资源为处理中心，以高速宽带通信网络为技术设施的超大规模、分布式数字信息系统管理。

二、档案管理数字化的必要性

1.档案管理数字化是经济社会信息交流的必然需求

随着经济社会发展，社会各阶层对档案信息的需求日益增长，对档案信息的要求也更加复杂，社会各阶层、各部门之间对档案信息的交流也更加频繁，人们渴望足不出户就能随时随地享受到便捷的档案信息服务，迫切要求档案管理部门之间建立一种档案信息交流的平台，实现档案馆际之间的档案信息资源共享。当前，数字化、电子网络技术日新月异，在社会各界得到广泛应用，实行数字化档案管理的需求不仅现实而且迫切。因此，实现档案管理数字化，是满足经济社会各阶层对档案信息资源需求的必由之路。

2.档案管理数字化是实现政府信息公开的迫切要求

《中华人民共和国信息公开条例》对档案信息开放提出了新的挑战，如何保障政府信息公开的顺利实施是各级档案馆面临的现实挑战，同时也是一种发展机遇。基于档案馆在保存政府公开信息方面具有的责任和优势，档案信息管理无疑应该对政府信息建立完整的数据库，为社会各界对政府公开信息资源的需求提供便捷有效地检索、查询和服务。实行档案管理数字化可以促成档案数字信息库与政府网站的对接，大大方便社会各界对政府公开信息的查询需求。

3.档案管理数字化是实现档案管理现代化的重要手段

当今信息时代，如果档案工作不能紧跟社会步伐，瞄准社会对档案信息资源的需求加快创新，提高服务水平和管理效率，一味停留在传统档案管理止步不前，守着“金山”找饭吃，无疑是不现实的。因此，档案工作只能坚持与时俱进。积极改善档案管理工作，加快服务创新，最大限度地发挥档案信息的增值作用，服务社会需求是各级档案管理部门的必然选择。数字化档案管理作为档案管理现代化的重要手段，使计算机通讯技术、网络数字技术以及多媒体技术等现代科技在档案管理中得到广泛应用，必将促进档案信息管理的巨大变革，也必然会促进实现档案管理现代化，满足社会各种对档案信息资源的需求，提升和发挥档案工作在信息化社会中的地位和作用。

三、数字化档案管理的优点

1.节省存储空间，信息管理数字化

利用计算机的存储空间，可以将纸质档案以数字形式存储在计算机内部，这就可以避免大量的纸质档案资料的堆积，转化成数字形式存储于计算机内的档案信息，不会因为长时间存放及翻阅而损坏或丢失。同时采用先进数字化存储技术方案，具有通用性强、安全性高、标准化程度高、可视性强、支持计算机联网查询和实时浏览等特点。

2.提高档案信息利用率，实现资源共享

档案信息数字化后，可使档案信息顺利地与最新技术接轨，充分利用和发挥现有计算机及网络的功能，将档案信息成果通过网络发送给各级领导及各个部门，可以提高档案信息的利用率。同时通过网络互联和馆际互借来建设虚拟资源，实现档案馆馆际互借和文档服务，从而达到档案信息资源共享。

3.缩短档案查找时间，实现信息管理智能化

档案信息数字化后，能迅速的通过相关字段查找所需的档案信息材料，大大缩短档案的查找时间。可以使利用者运用超文本及多媒体技术进行智能化检索，检索速度快，效率高，范围广，同时还可采用电子加密技术对档案进行机密处理。

4.节约成本，提高工作效率

实施档案信息数字化后，档案管理人员可以从繁重的手工劳动中解脱出来，不再是目录的打字员和档案的保管员，可以更好的从事档案的收集工作和档案的编研工作，极大提高职能部门的工作效率，从而节省大量的人力、物力和财力资源。

5.缩短信息加工时间，提高档案信息的时效性。

手工档案信息加工通过选题、选材、编辑、出版这一流程来实现，从文件资料形成到二次档案信息的出版时间长，造成信息过时，导致档案信息的应用价值受到严重影响。档案信息数字化。可直接利用机读形式的档案，利用计算机的功能完成信息加工工作程序，快速出版二次档案信息，大大提高了档案信息的时效性。

结束语：

随着社会发展水平和科学技术的进步，档案越来越引起人们的重视，近年来我国已在各个省市陆续启动了中国数字化档案馆工程，一个覆盖全国、功能强大、方便快捷的数字化档案管理网络正悄然形成。我们完全有理由相信，在科学发展观的理论指引下，我国的数字化档案管理一定可以不断地取得成功。

参考文献：

[1]张予军.刍议数字化档案管理[J].兰台世界，2011(8)

篇（5）

中图分类号：F299.23；G270.7

随著互联网信息技术的发展，数字化技术运用到人们工作和生活的许多个方面，在档案管理中，数字化也得到了极大的运用。档案管理的数字化就是在档案管理过程中利用计算机技术和信息技术，使档案变成数字化和网络化的利于管理和处置的电子档案。采用数字化的存储方式，能够节约大量的存储空间，方便检索，便于保存，对于更好的高效利用档案资源有着积极的意义。在档案数字化的运用中，要坚持真实性、安全性、便捷性等原则，提升档案数字化管理的效率。

一、档案管理数字化的意义

实现档案管理的数字化管理是十分必要的，档案管理数字化技术的运用主要是指利用计算机、数字摄影和扫描等先进技术，将档案资料以数字化信息的形式进行保存并加以利用，形成系统的档案管理信息库，进一步提高档案管理的质量和效率。方便快捷的档案数字化管理将改变以往传统的管理模式，有效地提高管理效率。

档案管理数字化主要具有两个方面的意义。一是数字化能够节约档案管理的空间。纸质档案比较厚重，占据较大的空间，保存纸质档案需要较大的场地，在保管的过程中，对于库存的条件要求比较高，在搬运的过程中需要的人力财力也比较高。而采用数字化的存储，更够有效的节约存储的空间，存储较为便捷。二是数字化资源方便档案的处置和共享。采用数字化档案管理的模式，档案检索利用都较为方便，且电子化的档案馆也方便读者进行查阅下载，这有利于对档案资源行进行有效的管理和处置，以达到档案资源的高度共享。

二、档案管理数字化的现状和问题

虽然我国进行档案的数字化管理的时间还不是很长，但也取得了可喜的进步，自上个世纪九十年代行业实行档案数字化管理以来，档案管理逐渐从手工管理向信息化转变，既保护了档案信息，又加快了档案的开发和利用，全面提高了档案管理的合理性。但档案管理数字化技术的运用还是一个不稳定的、易出现问题的新事物，这也体现了事物发展的普遍规律，发展都需要过程，不会一蹴而就。所以，对于不成熟的档案管理数字化管理工作而言，并不是十全十美。当今档案管理数字化技术的运用所出现的问题可以归纳为以下几点。

（一）档案管理的数字化系统不健全

档案数字化管理的目的就是为了方便档案的存储查阅和利用，这就需要建立起完整的档案管理的数字化系统。从档案的存储管理和利用都有着一套较为便捷的平台。但是就目前来说，档案管理的数字化系统并不健全。长时间以来，档案管理资料的作用只是为提供咨询或者证明等简单的服务，在实际利用效果和服务上都缺乏深入和创新，使得档案管理工作只是停留在表面，开发程度还不够，所以很多服务还无法开展。

（二）缺乏标准的档案数字化管理标准

在如今经济和科技都快速发展的时代背景下，信息技术与计算机技术越来越发达，为人们的生活、工作提供了很多便利，但事物的属性都是相对的，大量信息的每日更新使得档案管理资料在搜集与整理的过程中都存在着一定难度，这可能会造成资料的缺失和错误。对于档案管理的数字化建设，需要统一的标准和流程。但是目前，我国在档案管理标准化建设还没有统一的标准，对于档案管理的数字化的相关规范和要求还不够健全。

（三）缺乏专业的档案管理人才

对于档案创新形式的运用，最重要的是要培养熟悉档案数字化管理的人才。但是目前来说，我国对于档案管理学方面的培养力度还不够。很少有专门的大学开设档案管理学，所培养的专门性人才还不多，难以满足档案数字化管理的现实需要。

三、档案管理数字化的改进措施

（一）培养专业性人才

人才是第一生产力，这一点在各行各业中都有很明显的体现，当然，行业中的档案数字化管理工作同样注重人才的培养和利用。只有拥有大量既懂得先进计算机技术，又懂得档案管理的人才，这一领域才能在时代洪流中获得更好的发展。而我国档案管理数字化管理人才的培养主要可以从两方面入手。首先，对已有的数字化档案管理人才进行专业知识的培训，使他们逐渐改变陈旧观念，更新知识结构，提高创新能力和管理能力，进一步改善该行业的人才结构。其次，要积极吸纳高水平、高技能的数字档案管理人才，要从招聘、管理、激励等方面，留住人才。

（二）加强标准体系的建设

缺乏标准化的档案数字化管理会造成档案管理资料保存的不完整且不规范，那么档案管理的数字化管理就失去了满足社会需要、加快档案管理建设的意义，更不用谈档案管理数字化应有的价值。然而，目前档案管理数字化管理中，这种现象还普遍存在，一些档案馆的数字化管理手段和管理制度还不标准、不规范，这极大的阻碍了档案管理数字化管理的正常发展和创新。于是，加强档案管理数字化建设就具有重要意义，只有健全了相关体系，保证档案管理信息的规范和完整，那么数字化技术在档案管理中才能得到更好的利用。此外，规范档案管理的标准和体系，会对档案管理数字化建设、发展产生极大的促进作用。

（三）健全电子档案数据系统

原始的档案管理资料大多是纸质的，通过人工录入或者用扫描仪进行扫描等两种方式，将纸质版的档案资料转化为数字版的档案资料。这是数字档案制作的两种最主要的形式，但前者是一种效率较低、容易出错且占用大量人力资源的方式，而通过扫描仪将纸质版档案转变为电子版档案就是一种比较实用的方法了。但要保证档案管理资料不遗漏、不缺失，就要健全电子档案数据系统的建设。这主要体现在两方面，首先，数字档案的管理人员通过扫描仪在将纸质档案转变为数字档案时，也要将纸质版资料重新录入，并及时修改、补充、更新数据资料；此外还要讲原始的纸质资料保存完好，因为数字档案在存储或传输的过程中可能会出现很多不可控的因素导致资料的丢失或损坏。

四、结论

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doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.094

[中图分类号]R197.3；G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）04-0-02

医学档案是医院最关键的信息源，其具备记录、收集、分类、贮存以及管理等功能。而医学档案信息的价值以及其在医学研究等方面的应用，得到了越来越多人的关注。对于新时期的医学档案管理工作，医院必须要积极应用数字化技术，构建医学档案管理网络，实现档案的开发、利用与服务的信息化，这对促进医院发展和医疗事业的发展来说具有重要意义。

1 现代医学档案的特点分析

第一，数量和类型逐渐增多。现代人的生活条件和医疗条件得到了改善，致使医学档案不管是数量亦或是类型上都有很大程度的增加。这给医学档案管理人员带来了大量的工作量，并对其工作效率产生了很大影响，工作内容变得更加复杂，工作范围也逐渐扩大。

第二，医学档案的来源和内容越来越广。随着时代的发展，人们的健康理念也在逐渐加强，医学服务体系的日益完善，使医学档案的来源方式也呈现出了更加多元化的局面，其内容也更为丰富。医学档案自身的跨越性长、时间跨度大、综合性较强，其与其他诸多专业学科之间有着较为紧密的联系。

第三，载体形式日益多元化。医学档案管理从过去的纸质管理发展到如今，即便是电子化信息化技术已经得以较多的应用，但因为医学档案自身存在的特殊性，纸质档案依旧在医学档案中占据了较多的比重。另外，以缩微医学档案、声像医学档案等其他不同类型的医学档案也越来越多，医学档案载体多元化的形式为档案的查找、保存和传递提供了更多的便利。

第四，社会需求逐渐增多。在现代社会中，互联网信息技术飞速发展，现代人的信息需求量也越来越大。对医学档案信息来说，其与现代人的实际生活联系紧密，社会需求量也持续增多。另外，生活水平的提升与生活节奏的加快让社会对医学档案的需求也越来越高。医院医疗服务中的各项工作几乎都在很大程度上涉及医学档案，其种类多、强度大、需求广，需要进一步促进医学档案管理工作的变革。

2 数字化技术在医学档案管理中应用的必要性

2.1 顺应时代的需要

过去的医学档案管理往往是手工作业的方式，以纸质档案为主要载体。近年来，随着数字化信息技术的飞速发展，其在人们的生活与工作中得到了更加广泛的应用，医学档案管理工作也开始朝着信息化的方向发展。即便是计算机在医学档案管理中已经有了非常普遍的应用，但其具体功能依旧集中于存储目录信息、档案检索等方面，没有真正实现用户自行使用计算机对档案信息进行检索或者提供其他相关服务的能力。所以为了顺应时展的要求，医学档案管理工作也要坚持与时俱进，大力推进数字化建设。

2.2 提高工作的质量

把医学档案从过去纸质的管理模式逐渐转化为现代的数字化管理模式，可以在很大程度上促进医学档案管理工作质量的提升。过去的医学档案管理一般是在档案管理人员根据相应的管理规范所进行的，这样的管理模式可能会由于工作人员自身业务水平和素质能力的差异，而造成医学档案管理工作的效率和质量存在差异。而借助于数字化技术，应用现代的信息管理模式，其最主要的工作内容可以说是计算机代劳，计算机根据已经编制好的程序完成相关工作，能有效避免人工作业时可能出现的失误。

2.3 提高档案利用率

应用数字化技术开展医学档案管理工作，和过去的管理模式相比，最大的优势在于促进医学档案管理工作效率的提升，进一步完善医学档案信息管理系统，提升医学档案的利用率。选择现代化的管理模式，让用户在查找所需档案材料的过程中更为便捷，对一部分保密文件也能够借助设置密码的办法来设置权限，进一步简化了授权与查找的流程，最终实现医学档案信息Y源的共享。

3 数字化技术在医学档案管理中的应用

3.1 融传统档案管理与数字化于一体

数字化技术应用于医学档案管理工作中，可以说是传统档案管理工作的一次创新与改革，过去的医学档案管理系统是数字化技术应用于医学档案管理的前提和基础。数字化医学档案管理能够极大地促进档案管理工作效率的提升，降低人力、物力的消耗。数字化管理模式和过去人工管理模式既有区别，也有联系，随着档案管理工作的改革，医院要意识到数字化技术与传统档案管理手段的融合是医学档案管理工作未来的主要发展趋势，把互联网环境和各种高效的数字化技术有机结合起来，让医学档案管理能够焕发出新的活力，在医院管理系统甚至于其他相关领域中发挥作用，最终实现医学档案管理工作的重组建设。

3.2 加强硬件设施的投入

数字化技术应用于医学档案管理工作，必须要拥有较为全面的硬件设施作为工作开展的前提与基础，医院方面要加强对硬件设施的资金投入，确保硬件设施的建设和完善具备一定的科学性与预见性，在医院发展的过程中要“一步一个脚印”的构建网络信息系统，为数字化技术在医学档案管理工作中的应用提供更大的发展空间。同时，还应对医学档案信息材料予以有效保存，对网络系统的设置与选择方面，必须要充分考虑其可维护性和先进性。在现代医院中已经建立了局域网，可在某一范围内实现信息共享，在这种形势下，数字化技术必然能够在医学档案管理中得以更加全面的应用。

3.3 整合医学档案数字化的原始资源

数字化技术在医学档案管理中的有效应用的基本前提是数字化资源，缺乏资源的医学档案信息化建设管理工作就如同无根之水，不能真正发挥出有效的作用。医学档案数字化管理工作必须要从两个方面出发：一是对医院医学档案资源的数字化管理，二是对社会化资源的开发管理。医院内部医学档案资源的信息化建设，是按照医疗机构的实际情况和发展方向所构建的全面数据资料库，并提供医学档案的检索查询功能，另外，对相应的病例和学术论文进行信息化处理。在这样的前提下，才能对所掌控的档案信息实施全面立体化的索引，进而提供更具有针对性的查阅与下载功能。社会化资源的开发管理，是对部分拥有较高学术价值的医学档案进行收集整理，尽可能地对医疗信息予以过滤、整合，确保医学档案资源更加高效的应用。

3.4 创新数字化档案管理的组织模式

现代社会的飞速发展和社会主义建设的逐渐推进，医疗机构、医学档案作为与现代人实际生活密切相关的一个重要因素也得到了发展，不管是从行政管理、学术研究亦或是确保普通百姓的合法权益等方面来说，医学档案管理工作都是至关重要的。要构建完善的数字化档案管理的组织模式，建立一个和现代社会发展相符合的医学档案管理新模式，必须要努力开展好下面几方面的工作：一是从数字资源、网络化存取和分布的角度进行创新；二是从档案需求者与使用者的查询、处理、检索系统等基础系统实施创新；三是站在社会组织机构的角度实施创新。唯有循序渐进的开拓发展，才能确保数字化技术更为有效地应用于医学档案管理工作中。

3.5 加强档案数字化的安全保障措施

近年来，数字化技术在医学档案管理工作中得到了更加广泛的应用，但与此同时，医院也必须要注重其安全防范。医院信息技术工作人员和档案管理人员必须要主动树立安全防范意识，通过有针对性的信息安全技术确保数字化医学档案在开发利用过程中的安全性，对医院内部网络系统给予充分的保护，如设置防火墙、数据加密或者设置登陆动态口令等方法有效避免医学档案信息资源的泄露。医学档案如果被泄露必然会引起非常严重的后果，因此，档案工作人员必须要主动学习数字化技术，掌握一定的安全防范技术措施，确保医学档案的高效利用。

4 结 语

随着现代科学技术的飞速发展，数字化技术在医学档案管理工作中的应用已成为医院档案管理工作的发展趋势。但数字化技术的应用，并非是短期内能够得以全面推广的，它还需要一个发展与延伸的过程，医院档案管理人员必须要主动树立信息化、数字化的管理理念，把数字化资源更加科学地应用到各项工作中去。唯有逐渐推进医学档案管理工作的数字化建设，才能真正提升医学档案管理工作的实效性，并开辟出一条具有自身特色的数字化医学档案管理之路。

主要参考文献

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（1）农业水利科技飞速发展，其档案越来越繁多。传统的发展模式已经随着科技的发展逐步被淘汰，新型的开发项目不再单一地采用纸质材料指导，农业水利的发展，各种软件系统引入到农业水利开发当中，比如水利控制模拟系统，最优渠道控制算法系统等等。在水利治理项目中，其实施过程会产生大量的工程图纸，技术文档，包括工程开发设计图、项目过程档案图片、领导的视察指示文件以及重要会议音像记录等，这些对农业水利开发活动的真实、适时记录具有极强的保存价值，显然，我们不能有纸张去保存，而建立数字化的农业水利开发档案管理已成为刻不容缓的事情。

（2）随着社会的快速发展，人们的时间观念越来越强。所以，现代水利的发展需要融入现代的文化理念与办事习惯。发展农业水利建设，保障其顺利实施，项目的指导与决策是建立在详细的资料分析以及实地考察之上。领导负责人，需要快速得到所需要的相关资料，并进行分析与决策；各个与该开发项目有关的职能部门也需要及时获得各种项目信息，并及时准确地给予工作指导；这些都想档案管理的快速与便捷性方面提出了较高的要求。同时不断增加的农业水利开发档案也要求档案的管理者加快转变传统的档案管理模式，运用现代化的方式进行档案的归档、保存、检索和提供利用服务等。提高农业水利开发档案管理能力和效率、提供便捷及时的利用方式都要求农业水利开发档案的管理必须尽快地实现数字化。

（3）发展新型农业的必然要求。农业科技的发展使得新型农业迅速崛起，农业可开发项目迅速增多，而传统的档案管理模式费时费力，给新型农业的发展带来很多的不便。利用数字化的方式进行农业开发档案的录入与管理，可以节省项目开发者的工作时间、减少工作量，由此，工程进度便能顺利完成，提高了农业水利开发项目的社会与经济效益。

二、农业水利开发档案数字化管理的优势

以数字化为依托的农业水利开发档案管理有着众多的优势，更便于农业水利开发信息的管理与使用，能够为农业水利的发展提供大量的有用信息，节约农业水利项目开发的人工成本、减少不必要的开支，提供农业水利开发项目的效益。

（1）信息容量最大化。对农业水利开发档案进行数字化的管理，是把各种信息以数字化的形式保存在水利信息的数据库当中，而这个数据库的容量巨大，容纳的信息量比以往的纸质档案要大出很多；而它所占空间小，往往几台计算机便可以实现冗杂的信息管理，完全不用像以往那样考虑各种档案的存放空间问题。在农业水利开发项目实施的过程中，可以适时地录入开发项目的详细资料，以备查阅。并且在开发工程实施之前以及之后，各种与工程相关的资料都可以搜集起来，以信息为特征量，分类存放到数据库中，方便用户信息检索，为所开发的项目提供更好地借鉴。在对档案进行管理时，需注意把档案资料清晰归档，避免文件的混乱不宜查找。在搜集与补充资料的过程中，也要确保资料的真实性。在进行档案数字化整理的时候由于信息容量很大，各种数据资料可以尽可能地详实，保证档案资料的完整性以及长期可读性，以便于对历史资料的查询。

（2）信息利用便捷化。以数字化形式对农业水利开发档案的管理，是以网络中心为依托，实现对开发项目相关资源的共享的现代化档案管理模式。在档案中心，建设档案数据资源系统，以网络为基础，用户通过网络连线，访问信息资源。节省了翻阅开发档案的时间，而且不受时间的限制，真正做到了随时随地可以获取自己所需要的信息，节省时间、劳力又方便快捷。同时，由于数字化的农业水利开发档案管理，能够实现信息容量的最大化，因此也使得信息使用者很少会受到信息检索困难，或者是难以找到自己所需要的信息而带来的麻烦。当然，要做到这一点就需要信息录入过程中就详细地进行分类，并尽可能地录入一切相关并有用的数据资料，更好地服务于农业开发项目的设计、实施与应用。

（3）信息保存安全化。数字化的农业水利开发档案，是用数据库、光盘、U盘等形式进行保存，一般不会出现损坏或者其他保存载体出现意外等情况，减少了农业水利开发档案丢失或者损毁的风险。并且数字化的档案在归档、转移、管理以及利用等方面都是通过局域网站、专用网站、互联网等进行的，确保档案在传送的过程中不会出现错误或者丢失等。档案数据的安全性一直是档案管理的重要内容，为了确保农业水利开发档案的安全性，首先应该保证机房的安全，同时也应该做好日常维护工作，例如电子文件怕潮、怕火需要保存在防潮防火的地方，并做好防磁与防尘的工作；也要进行数据库的维护，防止网络病毒的入侵；做好重要文件的备份工作。

三、数字化的农业开发档案管理具体措施

农业水利开发档案进行数字化管理，要以需求为指导，并以方便信息的使用为管理宗旨，充分利用现代的计算机成果、发挥软件与硬件的功能，最大限度的保存，管理好开发档案的同时，也更好地发挥水利开发资源信息的利用价值。而做好以数字化为依托的农业水利开发档案管理工作也要做好一些基础性的工作。

（1）提高思想认识，关注档案的安全性与数字化管理的长效机制。农业水利开发档案的管理是实施开发项目、引进开发项目、尽心开发项目调整等工作的重要依据，对开发档案的管理，应该提上农业水利发展工作的议事日程。首先要加大农业水利开发档案重要性的宣传力度，使所有相关人员认识到档案有效管理工作的重要性。其次对数字化档案的管理工作要明确具体的负责人，严格把关农业开发档案管理工作的各个环节。再次是要对农业开发档案的数字化管理工作有着长远的统筹规划，不能流于形式或者搞面子工程，将所有的开发档案进行数字化的管理是一个繁琐庞大的工程，需要投入巨大的人力物力，并且要对原有的档案进行一一整理归类并录入。并且在数字化的过程中，要确保数据资料的真实性与完整性，在完整收入数据库之后也要保存原有档案的完整性。

（2）建设健全的农业水利档案管理体系。开发档案进行数字化管理对档案管理人员自身的知识素养也提出了更高的要求。首先应该创建起一支高素质的数字化档案管理队伍，这就需要培养起一批既熟悉水利开发项目，又具备档案管理知识以及计算机技能和网络技术的综合型人才，可以采用内部培训与外部培训等方式培养这样的人才，也可以请专家指导提高档案管理水平；此外也可以积极向外部招聘农业开发档案数字化管理的人才参与到数字化的农业水利开发档案管理工作当中来。其次要建立起完整的信息网络。关于农业水利开发项目的档案资料在搜集的过程中就要尽可能地全面并确保其真实性，档案资料的形式要丰富多样，涵盖图片、音频、视频等多种形式，全方位记录农业开发项目的内容。信息网络的覆盖面要大，设置专门的用户门户系统，网络的阅读、使用与下载等都能方便快捷。

（3）以严谨的态度开展农业水利开发档案的数字化管理工作。开发档案管理的工作像所有的档案管理工作一样冗杂，甚至更为繁琐，在对众多的档案进行数字化的扫描时要优化扫描仪的参数设置，把握数字档案的资料。其次在数字化的过程中也要各种材料进行有目的的选择，按照一定的原则确定需要进行数字化并收入数据库的资料。此外还要对所有档案数字化管理的各个环节进行控制，注重全面的质量检测。同时在数字化档案管理工作当中，也不可避免会遇到各种技术难题，这样的情况下一定不可以马虎过关，导致以后使用上的各种不便，一定要以严谨的科学态度进行解决。针对档案数字化管理工作也会出现各种前所未有的问题，需要参与档案管理工作的人员有着严谨的态度对待农业水利开发档案的管理。

篇（8）

文章编号：1674-3520（2015）-09-00-01

进入数字时代，现代数字技术快捷、高效、准确、便利的优势正在深刻地影响着新时期的档案管理工作，在数字化背景下，时代对档案管理工作提出了越来越高的要求。这些改变不管是对我们的档案管理工作还是对我们档案管理人员都是重要的挑战，在新形势下，档案管理人员只有认清档案管理工作的现状，不断适应新形势下档案管理工作的新要求，不断提升自身素质，才能推进档案管理事业向前发展。

一、数字时代对档案管理工作的影响

（一）数字化电子档案应运而生。档案管理，一般包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等一系列活动的总和，档案管理的终极目的是为档案利用者提供权威的、可信的档案信息服务。随着数字化、网络化的不断发展进步，档案的物质载体表现形式也发生了翻天覆地的变化，由原来的纸质档案逐渐转变为电子档案。档案管理模式也相应的获得更新和发展，以往基于手工的档案管理模式逐渐被电子数字化档案管理模式所取代，数字化、一体化的档案管理格局逐步形成。档案管理数字化的目的是利用现代信息技术，更加科学、合理、高效地辅助档案管理工作，减少重复性劳动，提高档案管理质量和效率。

（二）档案馆形态发生变化。档案馆形态由传统型档案馆向数字型档案馆转变， 这种转变将传统型档案馆有限的、信息资源不能共享的档案文件实体通过数字化手段和互联网技术的应用，实现了数字化、空间虚拟化、传播网络化以及信息资源共享化。这种转化带来的还有档案实体保管模式的转变；之前的纸质档案管理是相对集中的，进入数字时代后，纸质档案逐步向电子档案过渡。

二、数字化档案的优缺点

（一）数字化档案的优点：一是数字化档案可以减少档案管理的工作量，提高工作效率。使用较少的工作人员就可以完成多人的工作量，使档案管理工作的效率更高；数字化档案的网络化将档案管理工作从繁重的文字工作中解脱出来；数字化档案归档的网络化也方便了对档案的管理，提高了对档案信息的查询速度和利用范围。二是资源管理虚拟化。通过网络互联和馆际互借来建设虚拟资源，达到档案信息资源共享。三是信息资源管理智能化。可以进行智 能化检索，检索速度快，效率高，范围广。四是用户使用方便化。用户可以在任何时间、任何地点方便地使用档案信息，从而节省大量的人力、物力和财力资源。

（二）数字化档案的缺点：一是数字化档案容易失真。数字化档案可被原样复制，亦可在复印中变质，而且被修改后不会留下痕迹，所以在数字化档案的建立、检查过程中必须保证其真实性。数字化档案极易失真，这不是数字化文件本身的缺陷，而是在形成数字化档案的过程中，采取的方式、方法、软件、格式不同，因此，信息内容“出错”的概率会高于传统档案。二是数字化档案安全性有待提高。数字化档案的数据、文字、影像极易被非法操作更改，容易被“黑客”击伤，可被随意篡改信息。这些都会直接损害数字化档案的安全性，而且磁盘、磁带的支持体，也易产生静电， 直接影响信息再现，出现不安全问题 。三是数字化档案的永久保存问题。办公自动化带来的无纸办公给工作带来了很多便利， 极大提高了工作的效率。在数字化档案给人们带来极大的方便之余，其数据保存长久性问题有时候相当脆弱。当网络突然瘫痪或者电脑出现故障等问题时， 很容易导致文件数据丢失。

三、完善数字化档案管理的措施

（一）建立健全适应数字时代要求的电子档案真实和安全的法规。由于电子档案的特殊性，其信息在形成、处理、归档、保管、利用等各个环节都有更改或者丢失的风险性，只有通过法律形式将有关电子档案保管和使用的行为规范下来，使有关部门及个人自觉遵守，才能从制度上保障电子档案的安全。与此同时，法律还要确立电子档案及电子文件的法律凭证作用，确保国家档案行政管理部门能够依法管理电子文件和电子档案。

（二）增强防写技术措施。目前，在许多软件中可将数字化文件设置为“只读”状态。在这种状态下，用户只能从数字化计算机上读取信息，而不能对其做任何修改。只读式光盘只能供使用者读取信息而不能追加或擦除信息；一次写入式光盘可供使用者一次写入，可以追加信息但不能擦除原来的信息。这些存储载体可以有效地防止用户更改数字化档案。接入网络的电脑应当注意使用防火墙，以防止网上用户对该机构信息资源的非法访问；阻止机要信息等重要信息从网络上非法输出，保护网上数字化档案的原始性、真实性和安全性，从而使被保护网络的信息、结构不受侵犯，实现网络的安全。

篇（9）

数字化档案管理不仅通过采用先进的数字化储存技术对档案进行了有效保管，而且通过档案馆与馆之间的互借以及网络相互联通的方式构建了一个高速、及时，准确系统的数字化档案管理系统。并提高了档案信息资源管理的有效性和共享性。

一、数字化档案管理的内涵

信息资源的有效利用和共享是信息化建设的关键，档案资源因其标准化规范化的操作越来越受到人们的青睐。数字化档案管理系统基于大规模的数据库系统以及计算机技术，实现了对以下几种档案的数字化管理。如：科技、实物、文书、声像、照片、财务和人事档案等。数字化档案管理对价值较高的档案数据资料等多媒体信息进行电子存取。数字化档案管理系统可看成是存储数字信息的仓库。是计算机有序组织的、可处理的信息集合，它使用数字技术对档案进行信息资源的管理与组织，并能够存储大量信息，使用者可以借助于网络资源来方便高效地检索查询和获取自己想要了解的信息。并且使用者可以不受地域和时间限制的对档案管理进行储存和访问。档案作为一种重要的信息资源，在科技高速发展的今天将迎接信息技术时代的重大挑战。为适应社会信息化发展的步伐，充分利用高科技技术对档案信息进行管理，将信息数字化功能最大限度的发挥出来。档案管理数字化是档案管理发展的必然走向。

二、数字化档案管理的特点

（1）经济效益高。社会和经济的快速发展使庞大的信息量和落后的办公方式形成矛盾，之前一直使用的粗放型模式，造成了企业成本大量增加。即以增加办公费用和办公人员这样一种方式来解决这一难题。而数字化档案管理是机读档案，不再是传统纸质为载体的档案信息。这样不仅节省了占地面积，节省了保管费用。而且方便查阅，因此也避免了重复印刷而造成的纸张浪费和不必要的增加人员的费用。（2）办公效率高。数字化的档案管理使信息资料能快速归档，并尽快使用。以人事档案管理为例，由于管理对象的范围，并具有很强的流动性，如工人进厂，退休，流动性等，要想准确了解统计这些情况，传统的档案管理方法必须“归档”后才能进行查询。数字文件通过网络计算机管理，能够准确地反映当前情况。数据查询通过数字化档案管理变得十分简单，可以真正做到让办公室的工作人员足不出户便可知晓天下大事，数字文件实际上已经成为一个没有围墙的边界文件，档案保管也形成了文件实体保管基地到信息控制中心的转变。（3）档案利用率高。由于传统的档案大都以纸质为载体，通常保管在档案馆、档案室，给使用者造成了极大的不便。数字化档案管理使查找档案更加方便快捷，使用者可以准确地查询到到自己所需要的档案。信息网络的实现大大提高了档案的利用效率。使用着可以不受空间和时间的限制，更加便利快捷。

三、提高档案数字化管理的建议

（1）提高档案信息管理的创新服务意识。单位领导的档案管理意识对档案管理工作的影响力颇高，所以对档案的管理工作各级档案管理部门还应该进一步落实加强。单位在人力、物力、财力上给予档案数字化管理工作强有力支持。同时还要在思想层次上支持档案数字化管理工作。在网络信息社会条件下，档案管理者应该充分认识到档案数字化管理工作所面临的严峻挑战和新形势，档案管理工作者应该要加强自身的职业素养，加强档案管理的主动意识，提高自身对档案管理工作的创新意识及服务意识。（2）加强档案管理人员数字化档案管理水平。单位档案管理者和部门应该提高职业技能，进一步加强对数字化档案信息系统的操作的技巧，应当鼓励档案管理者积极参加以计算机信息网络数字化技术为核心的技能学习和培训，并给予必要的支持。档案管理者还应熟练掌握档案专业知识。与此同时，单位还要积极向社会各界引进网络信息数字技术精通的专业人才，并对在职员工定期培训，使之成为档案数字化管理的坚强后盾。基于此，不仅可以提高档案管理团队的网络信息技术现代化技能，而且为档案管理数字化的实施创造了良好的条件。（3）推进档案管理工作的标准化体系建设。档案管理数字化的真正实现要依靠档案馆之间、档案管理主管部门之间、档案室之间的共同努力。而不是单靠某个档案馆所能独立完成的，档案信息数字化管理的真正实现，不仅要确保信息资源的共享，而且各级档案管理主管部门要及时制定和更新档案管理的标准规范，积极促进档案数字化管理工作的有效实施，进一步加强档案工作标准化体系的建立，实现档案管理与时代和信息科技的同步发展。

档案数字化管理与传统以纸质为载体的档案相比，其最大特点就是能够通过网络迅速查询，其流动性也更快。档案数字化管理的实现有利于档案管理信息资源的开发。随着数字化档案管理的不断深入研究、创新发展，数字化档案管理将彻底代替传统的档案给管理方式。

参考文献

[1]姜亮，张宇阳.浅谈数字化档案管理[J].云南档案.2008（1）

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2、关于落实档案管理数字化的方法问题