档案管理的现状及对策汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇档案管理的现状及对策范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

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Abstract: The archives as the human social activities real record, is the replacement of the progress of human civilization, but also an important part of the world cultural heritage. The author of this article discusses the current situation of archives management and corresponding countermeasures, for reference.

Key words: file management; problems; Countermeasures

中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：2095-2104（2013）

档案管理的职责，就是要维护档案的完整与安全。在做到不坏、不丢、不散、不乱的同时，注重门类的划分，确保信息的准确。档案管理人员具有知密的身份，档案保密工作的好与坏，档案管理人员的素质是至关重要的。档案管理人员必须要有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，必须做到经手的事情件件有头有尾，手续清楚，防人为的泄密。

一、档案管理的现状及存在的问题

1.对档案的重视程度不够。长期以来，相当一部分人包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。这表明一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作，这种轻视档案工作的思想已无法适应现在的管理需求。

2.人事档案交接手续不严密，重视不够。档案管理人员大多不是专职的，所以在离岗或调动工作时，移交档案、手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签字，导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。甚至有人认为，档案交接只是一串钥匙的问题，使得人事档案交接工作前后脱节，出现人事档案管理硬件设施不完善、档案管理人员培训不到位等现象。

3.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分工作人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求，档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足。一些归档的材料还不够真实准确，归档材料未能及时、准确地得到补充，使存档的材料不能真实地反映本人现实情况，导致人事档案的不完整。

4.档案管理人员对档案的重要性宣传不到位。一是档案管理人员对人事档案的重要性未进行广泛宣传，使得本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新；二是人事档案管理基本上是兼管，属于非专业人员管理。由于受专业和时间限制，档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术。

5.档案管理人员对人事档案重要性认识不足。认为只要有一份好工作就行了，档案可有可无。对个人档案采取忽视的态度，有些人连自己的人事档案在哪里都不清楚，甚至有人认为自己的档案不应在本人所属的单位，而由本人保管；有些应该归档的材料不能及时交档案管理人员存档。这些思想和观念必然导致人事档案材料不全或缺失。

6.人事档案管理手段落后。在档案管理手段上，没有单独的计算机和档案管理软件，查阅人事档案信息仍采用手工查找。档案的存储依旧使用古老的铁皮柜，占地面积大，使用空间也不能完全合理应用。

二、档案管理工作提出以下几点思考及对策

1.观念创新,使档案在服务中发挥经济效益(1)要管好档案、用好档案, 首先要熟悉档案。随着星星的产业结构逐步调整、 优化,整体的技术含量也在不断提高,生产品种也从原来单一的冷柜到冰箱、空调、便洁宝、电脑、数码、光电等高端科技产品,为接收和管理好这一类科技档案,档案人员应转变观念,不要在办公室坐等,要主动请教有关技术人员,深入生产车间,熟悉了解生产经营工艺流程,弄懂技术档案的内涵关系和保存意义,使档案人员对各种科技档案、资料做到“胸中有数”(2)要确立档案是资产的观念,在企业无论是科技、还是文书、声像、 会计档案,都是全体员工从事生产经营实践活动的劳动结晶和智慧积累,是企业发展历程的真实记录和客观评价。以产品为例,从设计试制到品牌的创立,无不包含着一代甚至几代领导者和员工的聪明才智和辛劳汗水,无不凝聚在以文字、数据、图纸、音像等各种形式的档案载体上,比如,星星从十八年前只有几十人的手工作坊式小厂,发展到现在年产值几十亿元的规模,其创业的经验、历程,是难以用金钱买得到的无价之宝。档案财富是一种非常重要的资产,它除了具有企业无形资产的属性外,还具有专有性、地域性等公共属性。认识到档案是资产以后,就会千方百计去管理、保护、利用好这些资产,就会下决心做好档案工作。

2.要讲究档案利用服务工作的艺术性。利用者在利用档案的过程中所产生的一系列心理活动，有积极的一面，也有消极的一面，档案服务工作者在适应利用者的积极心理和引导利用者的消极心理转化的过程中，有一个服务的技巧问题，也就是说，要针对利用者的心理活动，注意服务工作的艺术性。①应讲究档案利用服务场所布置的艺术性。档案利用服务场所是档案馆为利用者提供的工作环境，环境氛围的好坏直接关系到利用者的心理情绪。

所以服务场所布置的整齐、美观、庄重大方；阅览桌椅的安排应整齐、宽敞、高度适宜； 检索工具与参考资料柜等设备放置的合理、有序，便于查找室内要经常保持清洁、充足的光照和良好的通风条件必要的制度等在写法和张贴上应给利用者以亲切感，如“吸烟请到休息室”等。总之，要调动一切手段，为利用者创造一个和谐、优美、安静和适宜调卷、专心查阅和研究的宽松环境，使利用者得到一种整洁、明朗，仿佛置身于文化殿堂的感觉。

3.建章立制，有章可循，规范操作。积极主动做好档案收集工作，做到制度上墙，操作人员有章可循。建立职工借阅档案登记簿，职工档案转入、转出登记簿，职工档案材料转入、 转出登记簿，档案材料移交表等。对由于历史原因，确实收集不到的档案材料，要查明原因， 登记说明，为以后的查找工作提供方便。因此，我们在收集档案资料时要做到口勤、手勤、 脚勤，及时追补和补充新的资料，真正起到人事档案的依据作用。

4.积极做好宣传工作，加强档案管理人员的事业心、责任感。积极做好宣传工作，对收集的材料要认真核实，把真实可靠的材料收入人事档案，把好质量关。在档案鉴别过程中， 档案管理人员要认真负责、确保档案真实完整， 充分认识到职工人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方式、工作方法，创新工作模式，提高工作效率，提高业务素质。在鉴别过程中，能明辨是非，坚决把那些虚假的资料拒之门外，维护人事档案的真实性、可靠性、完整性。

5.提高人民群众对档案材料重要性的认识。一是加大宣传力度，提高对人事档案重要性的认识，做好咨询服务工作， 利用多种渠道向群众宣传有关人事档案的管理知识，使其认识到，人事档案并不是可有可无的，它对本人今后工作有着重要的影响。二是加强对人事档案的规范化管理，做到档案的收集、整理、鉴定和保管等各个环节科学规范。三是加强收集工作，完善档案内容，及时补充档案缺失材料，提高档案的利用价值。

6.加快档案信息化进程，提高工作效率。如何利用计算机技术对人事档案进行信息存储、 检索，进而实现网络化管理，已经成为人事档案管理工作的重要课题。这就要求尽快建立人事档案数据库，使人事档案的管理实现信息化、网络化。同时，在规定相应使用权限的情况下，部分信息对部门和个人开放，建立公开、透明的人事档案管理机制。如此一来，不仅能使大家增强档案意识，增加人事档案管理工作的透明度，还为单位发现人才、培养人才和使用人才奠定了信息基础。

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【Abstract】Objective： To investigate the current situation of our hospital archives management and the existing problems， countermeasures and find solutions to their problems and automation of files information. Method： starting from the present situation of our hospital archives management， strengthen the hospital archives management， first of all focus on learning "Archives Law"， improve the consciousness to archive， strengthen the centralized and unified management， the establishment of scientific management system， perfect the file management system， strengthen the training， combined with the practice， improve quality， archives management personnel to increase investment， improve equipment， to realize the modernization of file management of hospital archives three level network management model. To strengthen the hospital archives information automation； secondly strengthen countermeasures， automated hospital archives information advance automation， must improve the Archives standardization， standardization， automation construction should be focused on improving the overall level of the system， focused on the construction of database. Results： the hospital archives are system management， realize the automation of files information and modernization of archives management， address the weak links in the management of hospital archives； accelerate the institutionalization and standardization work of hospital archives management， the archives administration of the hospital made significant improvement. Conclusion： to speed up the construction of archives information automation system， achieve every link of archival work computer， is to realize the modernization of archival work， better file management of hospital in new era.

【key words 】file management； information automation； current situation and Countermeasures

【中图分类号】R563.12 【文献标识码】B【文章编号】1004-4949（2014）04-0006-01

医院档案是医院的宝贵财富，加强对这一信息资源的管理，对医院现代化建设尤其重要。医院档案是医院管理工作中的凭据，是医学科学研究的基础，是医院进行宣传教育的生动资料。医院如何适应社会主义市场经济体制，转变档案管理模式，加强档案规范化管理，就必须在调查医院档案管理的基础上，了解医院档案管理工作的现状和存在的问题，简析其原因，并相应地采取一些对策，特别是加快档案信息自动化系统建设，实现档案工作各个环节的计算机化，是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段，只有这样才能更好地做好新时期医院档案管理工作。现就医院档案管理的现状与对策谈综述如下。

1医院档案管理工作的现状

1.1档案管理制度不健全，档案收集效率不高 在医院管理中，各级医院制定了适用于本院的、较为健全的医院医疗、人事、行政、后勤管理制度，而涉及档案管理的制度却较少。在医院目标管理考核方案中，一般也没有将档案管理纳入目标考核，造成档案收集效率不高，档案不齐全。

1.2对医院档案内容界定不清，管理范围不明 到目前为止，医院档案的管理还没有一整套科学统一的管理制度标准。随着科学技术的进步，社会的发展，档案的内涵和外延都在发生变化。各级医院在管理档案时，由于还没有统一的管理标准和模式，各级医院根据自己的理解和实践进行管理，使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理。

1.3档案意识不强，档案利用率较低 对档案管理方面的认识还较淡薄，认为档案工作可有可无，认识不到档案工作在医院管理中的重要性和必要性。由于对档案重视程度不够，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。

1.4档案管理分散，不利于档案的完整和安全 各科室分散管理，不便于综合利用，不利于档案的完整和安全。每个科室都要有人兼管保存，重复保存，造成人力、物力和空间的浪费。

1.5 档案管理人员业务水平不高 档案知识欠缺在医院人才培养中，一般重视医疗技术人员素质的提高和继续教育，对档案管理人员的素质提高没有纳入计划和要求，档案管理人员平时进修学习的机会不够，缺乏系统的档案知识培训，许多档案管理人员的管理水平停留在经验上，思想观念和管理水平跟不上时代的发展要求，缺乏创新和活力。

1.6档案工作硬件投入不足，档案现代化管理水平不高 有些医院由于医疗用房紧张，致使档案用房狭小，不符合档案保管的标准。另外，档案管理设备陈旧，管理技术落后，也制约了档案事业的发展。近年来，随着科学技术的进步，计算机及网络技术在医院管理中的广泛运用，医院管理手段不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的却较少，一些档案工作还停留在手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。

2加强医院档案管理工作的方法

2.1加强学习《档案法》，提高依法归档的自觉性 大力宣传档案工作，使医院领导、职工都充分认识档案的重要性，认识档案与自己日常工作和生活的密切关系，更好地支持档案管理工作，从而促进全员档案意识格局的形成。《档案

法》规定：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。此外，医院管理干部及医、教、研人员的档案法制观念淡薄，甚至有相当一部分人不知道《档案法》的基本精神，缺乏依法归档的自觉性，因而学习、宣传《档案法》非常重要。

2.2档案只能集中统一管理，不能分散管理 运用行政手段和法律手段对档案进行统一管理，这是建立统一的、科学的档案工作制度，推行档案工作标准化管理的基础。实行档案统一管理，才能对综合性医院档案进行规范化管理，真正地、充分地发挥其凭证和利用作用。

2.3建立科学的档案管理体系，健全档案管理制度 促进档案工作规范管理，建立科学的档案管理体系，健全档案管理制度，是促进档案工作规范管理的关键。各医院要结合本单位档案工作实际，根据《档案法》、《医药卫生档案管理办法》等有关法律、法规，制订一套比较科学、完整、系统、切实可行的档案管理制度。对各科室的各类档案材料进行集中统一管理，统一考核，使档案管理与医疗业务同步考核评价，同步发展。

2.4加强培训、结合实践，提高档案管理人员素质 档案管理人员素质直接影响档案管理水平，医院要将档案人员培养纳入医院人才培养计划，全面提高档案管理人员素质。一是通过专业培训、继续教育、知识更新、进修学习等提高业务和知识水平。二是深入临床一线调查研究医疗、教学和科研对档案信息的需求，不断总结探索档案管理工作，适应档案业务发展，推动档案管理水平的提高[1]。

2.5加大投入，提高配备，实现档案的现代化管理 加强资金投入，引进现代化的技术和设备是实现档案现代化管理必须的条件。一方面要提高档案保护设备和技术现代化的配备，如档案库房的去湿、空调设备，高效灭虫、灭火设备，这些设备和技术的应用是档案现代化管理的重要内容；另一方面要引进计算机管理，用计算机储存整个医院的各种业务、行政上的档案，方便使用者及时查找、阅读，既节省时间也节省人力、物力和财力，提高了工作效率，同时利用计算机管理可以减少档案的有效空间，保存信息方便简单，也增加了其保密程度。因此，医院应充分利用计算机管理应用设计完善的软件和网络等现代化办公设备，实现档案管理的自动化、现代化。

2.6建立医院档案三级网络管理模式，为档案的开发利用提供可靠依据 由医院院长或副院长直接分管，形成一个以分管院长全面领导，办公室主任或副主任负责，各科室负责人和专、兼职档案员为成员的医院档案三级网络管理模式。医院的档案管理应统一领导、统一机构、统一制度，统一操作、统一保管，从而有利于贯彻上级精神；有利于组织监督各职能部门的档案工作；有利于档案的收集和利用；有利于解决档案综合管理中的人员、经费、设备等问题；有利于医院档案的安全、完整，为医院档案的开发利用提供可靠依据。

3加强医院档案信息自动化的对策

3.1推进自动化，必须提高档案标准化、规范化水平 目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。笔者认为对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是：档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

3.2自动化建设要着眼于提高系统的整体水平 根据系统论思想和集成化要求，档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。

3.3有重点地抓好数据库建设 目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过试点，数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目录库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。

4小结

加快档案信息自动化系统建设，实现档案工作各个环节的计算机化，是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段[2]。档案信息自动化系统是一项需要运用多种学科知识，多专业配合，多部门协作，多环节配套的复杂系统工程，系统建设发展到目前阶段，研究探讨对系统的协调组织、加强管理和科学决策，是十分必要的。加强对档案信息自动化系统管理的目的在于开发应用，离开推进应用水平的提高，就脱离了实际。加强管理的指导思想，要积极进取，开拓创新，争取条件采用先进技术；要充分掌握系统的综合性、系统性、统一性，统筹兼顾，全面安排，调动各方面的积极性；要从现实出发，循序渐进。如何提高应用水平，需要深入考察与自动化系统相关的诸多方面的情况及变化趋势，分析存在的问题，寻求解决的途径[3]。

当前我国档案工作改革和发展已进入整体推进与重点突破相结合的阶段，如何把繁重的任务和推进现代化进程结合起来，正确领导和协调起着重要作用。因此，要求提高行政决策的科学性和决策过程的民主化，行政领导要与档案业务、计算机专业技术、人事教育、后勤保障等部门共同研究，组织专家论证，从档案改革的需求、传输技术的可行、人财物力的可能、社会经济效益等多方面进行分析，集思广议才能避免失误[4]。要加强档案信息自动化建设的协调工作，讨论并提出系统建设中长期发展目标和指导方针，协调自动化系统建设中各有关方面工作，审定系统建设的阶段目标、技术路线、标准规范、实施方案、投资规模、经费预算及重大立项和执行。为使重大问题在决策前得到充分论证，应设立专家咨询小组，这为提高行政决策水平建立了制度保证[5]。

参考文献

[1]杨勇，刘晶.关于文书档案一体化的若干认识[J].大学图书情报学刊，2003，3（6）：45-47.

[2]彼得？莱曼.把万维网档案化.信息化参考，2004，12（13）：123-125.

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国家的档案的离不开公证档案，因为它真实的记录了公证机关的实际活动内容及具体情况。在公证行业中起到参考价值和积极意义的作用。以下就是公证档案管理工作带来的作用与影响。

1.1有效地衡量公证工作

公证档案通常都是记录着客观事实，以及文件的内容包含着重要的民生档案。因此严格要求公证员在公证管理中要按照相关的规定法律、法规以及程序准则执行工作。要想加强公证档案的管理工作，就必须有一定的准则去进行规范，而公证档案恰恰就充当了这个重要的角色，所以说公证档案的文件是一种衡量公证机关工作的标准方法，不容被忽视。

1.2公证档案的合理采用

现今信息技术的快速发展，可以将计算机等网络系统与公证档案管理进行密切结合，使公证档案管理具有信息化、数字化及智能化等特性，采用这种方法可以大大提高公证档案的资源整合与重组效率，也可以减少因记录档案复杂而带来的弊端，充分的完善公证档案的保存、查考等作用。通过这种合理的改进措施来满足社会对公证档案管理的技术高要求。

1.3公证档案管是公证行业的基础

万丈高楼的伫立，离不开它坚实的地基。同样的道理，想要保障公证行业的发展，就必须依靠公证档案这一层基础。为什么说公证档案是公证机关中的基础呢？首先公证档案的负责人不只是简简单单的专业公证档案管理人员，同时还包括公证员以及其他方面的档案材料保管员和信息记录的相关人员。所以从这一方面可知公证档案系统是各个部门的交汇点，不论是公证机关的高层工作，还是下层的人员工作，它都起到决定性作用。其次公证档案管理工作要求公证机关的全体人员都应了解和掌握公证档案的知识，这样才能保证整个团队的工作顺利进行。所以说，公证档案管理不仅与公证当事人的人身财产利益有联系，也与公证机关的权益存在着密切的关系，保护好公证档案管理也就在为推动公证行业的健康稳定发展做贡献。

2、分析公证档案管理工作存在的问题

由于经济的快速发展，公证档案管理工作也只是刚刚走进人们的生活。所以公证档案管理体系还不够完善，仍存在许多不足现状，在这些弊端的影响下降低了档案管理工作的效率，使整体发展水平得不到提高，更严重的是给公证机构带来了声誉上的威胁。

2.1公证档案管理的体制缺陷

现今我国政府没有对公证档案管理工作采取积极地条文规定和整体规划措施，导致各地方的对公证档案管理不规范化。出现管理制度混乱，没有建立合理的保障体系，导致公证档案材料不足，记录材料不能及时得到整理和保管，例如：有时保管不当还会出现公证档案被他人随意领取、被人抄录和复印外传等现象，同时在进行调档和查询资料时难以翻阅，在公证档案管理中出现了十分恶劣的状态。

2.2公证档案管理的设备相对落后

在信息科技发展迅猛的当下，电子科技已经被广泛应用，但是在公证档案管理这种要求高的工作中，常常会看见管理者还是用传统的手工方式进行档案的收集、整理、编目、检索以及查阅，而缺少电子科技的使用。在与高速运转的电子相比中，不难发现传统的管理模式已经被高效率的网络化淘汰掉。所以正确对待电子科技的应用是十分重要的。

2.3公证档案管理人才短缺

在对公证人员进行专业知识的培养时，常常会出现许多人对知识不能深入理解和透彻的分析，在工作时就会影响到对公证文书立卷、归档和保管等工作的执行不到位，同时也不能对公证档案管理中出现的新情况和新问题立刻做出判断。公证档案管理人才短缺影响着整个管理工作的正常运行，这也是公证档案管理问题的关键之一。

3、对公证档案管理工作提出的改进对策

3.1完善公证档案管理的制度体系

要想提高公证档案管理的工作效率，就要从根本上改进。相关部门应当制定和完善对公证档案管理的规定，其中包括对档案的整理、装订、移交、借阅、保管等工作机制的要求，将所有的记录资料采取集中统一管理的措施，充分做到从立档归档到信息统计，保管资料都能进行科学利用、安全处理、以及严守机密的成效。同时加大对公证档案管理中因工作人员疏忽大意而造成遗失、损毁等错误的惩罚力度。对待公证档案管理的管理人员的考核应采取不定期的抽查测试。通过不断地完善管理工作的体制，可以为今后的公证档案管理的发展打下强行针。

3.2提高公证档案管理人员的专业技能

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经笔者调查了解，我国公立医院大部分都是建国前后建立起来的，2009年我国举行庆祝了建国六十周年，那么这些建国期间和之后成立的医院都会相当看重建院六十周年庆祝活动，其中我院也在其列。作为一名建院六十周年活动的参与者，我对医院档案管理的重要性有了更深一步的体味。

医院档案是医院的宝贵财富，加强对这一信息资源的管理，对医院现代化建设尤其重要。医院档案是医院管理工作中的凭据，是医学科学研究的基础，是医院历史的真实记录，是医院进行宣传教育的生动资料。医院如何适应社会主义市场经济体制，转变档案管理模式，加强档案规范化管理，就必须在调查医院档案管理的基础上，了解医院档案管理工作的现状和存在的问题，分析其原因，并相应地采取一些对策，才能更好地做好医院档案管理工作。现就基层医院档案管理的现状与对策谈一下笔者的看法和观点。

1 医院档案管理工作的现状

1.1 档案管理工作没有得到足够重视，管理人员素质有待提高。

档案是医院历史原貌最原始、最真实的记录，而任何一个医院的发展都离不开历史，要想了解医院一步步的发展状况，就必须通过查阅档案资料。在我了解的一些医院建院六十周年查阅历史档案过程中，就不是很尽人意，存在的空白太多，很多历史只有靠我们的长者回忆，但现在刚建院时的人健在的就已经不多。究其原因就是档案管理工作没有得到各级领导，档案管理人员的责任意识缺乏。不过，近些年这一现象在逐步得到缓解。

1.2 档案管理制度不健全，档案收集效率不高。

在医院管理中，医院制定了适用于本院的、较为健全的医院医疗、人事、行政、后勤管理制度，而涉及档案管理的制度却较少。在医院目标管理考核方案中，一般也没有将档案管理纳入目标考核，造成档案收集效率不高，档案不齐全。

1.3 对医院档案内容界定不清，管理范围不明。

到目前为止，医院档案的管理还没有一整套科学统一的管理制度标准。随着科学技术的进步，社会的发展，档案的内涵和外延都在发生变化。医院在管理档案时，由于还没有统一的管理标准和模式，医院根据自己的理解和实践进行管理，使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理。

1.4 档案意识不强，档案利用率较低。

对档案管理方面的认识还较淡薄，认为档案工作可有可无，认识不到档案工作在医院管理中的重要性和必要性。由于对档案重视程度不够，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。

1.5 档案管理分散，不利于档案的完整和安全。

各科室分散管理，不便于综合利用，不利于档案的完整和安全。每个科室都要有人兼管保存，重复保存，造成人力、物力和空间的浪费。

1.6 档案管理人员业务水平不高。

档案知识欠缺在医院人才培养中，一般重视医疗技术人员素质的提高和继续教育，对档案管理人员的素质提高没有纳入计划和要求，档案管理人员平时进修学习的机会不够，缺乏系统的档案知识培训，许多档案管理人员的管理水平停留在经验上，思想观念和管理水平跟不上时代的发展要求，缺乏创新和活力。

1.7 档案工作硬件投入不足，档案现代化管理水平不高。

有些医院由于医疗用房紧张，致使档案用房狭小，不符合档案保管的标准。另外，档案管理设备陈旧，管理技术落后，也制约了档案事业的发展。近年来，随着科学技术的进步，计算机及网络技术在医院管理中的广泛运用，医院管理手段不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的却较少，一些档案工作还停留在手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。

2 加强医院档案管理工作的看法和对策

2.1 站到历史的高度，重视档案管理工作。

俗话说：铁打的营房，流水的兵。我们各级、各届领导、工作人员要站在对历史高度负责的态度上，不仅是要重视本级、本届的档案工作，还要收集整理历史资料，要做到“上对得起祖宗，下对得起子孙后代”。

2.2 加强学习《档案法》，提高依法归档的自觉性。

大力宣传档案工作，使医院领导、职工都充分认识档案的重要性，认识档案与自己日常工作和生活的密切关系，更好地支持档案管理工作，从而促进全员档案意识格局的形成。《档案法》规定：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。此外，医院管理干部及医、教、研人员的档案法制观念淡薄，甚至有相当一部分人不知道《档案法》的基本精神，缺乏依法归档的自觉性，因而学习、宣传《档案法》非常重要。

2.3 档案只能集中统一管理，不能分散管理。

运用行政手段和法律手段对档案进行统一管理,这是建立统一的、科学的档案工作制度，推行档案工作标准化管理的基础。实行档案统一管理，才能对综合性医院档案进行规范化管理，真正地、充分地发挥其凭证和利用作用。

2.4 建立科学的档案管理体系，健全档案管理制度。

促进档案工作规范管理，建立科学的档案管理体系，健全档案管理制度，是促进档案工作规范管理的关键。各医院要结合本单位档案工作实际，根据《档案法》、《医药卫生档案管理办法》等有关法律、法规，制订一套比较科学、完整、系统、切实可行的档案管理制度。对各科室的各类档案材料进行集中统一管理，统一考核，使档案管理与医疗业务同步考核评价，同步发展。

2.5 加强培训、结合实践，提高档案管理人员素质。

档案管理人员素质直接影响档案管理水平，医院要将档案人员培养纳入医院人才培养计划，全面提高档案管理人员素质。一是通过专业培训、继续教育、知识更新、进修学习等提高业务和知识水平。二是深入临床一线调查研究医疗、教学和科研对档案信息的需求，不断总结探索档案管理工作，适应档案业务发展，推动档案管理水平的提高。

2.6 加大投入，提高配备，实现档案的现代化管理。

加强资金投入，引进现代化的技术和设备是实现档案现代化管理必须的条件。一方面要提高档案保护设备和技术现代化的配备，如档案库房的去湿、空调设备，高效灭虫、灭火设备，这些设备和技术的应用是档案现代化管理的重要内容;另一方面要引进计算机管理，用计算机储存整个医院的各种业务、行政上的档案，方便使用者及时查找、阅读，既节省时间也节省人力、物力和财力，提高了工作效率，同时利用计算机管理可以减少档案的有效空间，保存信息方便简单，也增加了其保密程度。因此，医院应充分利用计算机管理应用设计完善的软件和网络等现代化办公设备，实现档案管理的自动化、现代化。

2.7 建立医院档案三级网络管理模式，为档案的开发利用提供可靠依据。

由医院院长或副院长直接分管，形成一个以分管院长全面领导，办公室主任或副主任负责，各科室负责人和专、兼职档案员为成员的医院档案三级网络管理模式。医院的档案管理应统一领导、统一机构、统一制度，统一操作、统一保管，从而有利于贯彻上级精神；有利于组织监督各职能部门的档案工作；有利于档案的收集和利用；有利于解决档案综合管理中的人员、经费、设备等问题；有利于医院档案的安全、完整，为医院档案的开发利用提供可靠依据。

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目前我国艾滋病的防治工作主要由各地的疾病控制中心（CDC）和各定点医院（传染病医院和综合性医院的传染病科）完成，艾滋病的抗病毒治疗工作基本上已由初期的CDC转移至定点医院，各定点医院常规设艾滋病抗病毒治疗门诊，有条件的同时开设艾滋病病区（专门收治合并机会性感染、出现并发症或合并症的艾滋病病人）。HIV感染者和AIDS病人及其家属是一个特殊的社会弱势群体，在当今社会条件下，他们在医疗、心理、家庭、经济与社会生活等方面都受到不同程度的歧视，对于医疗、心理和社会支持等方面的需求更是十分迫切，建立完整的艾滋病档案，可以准确掌握HIV感染者和AIDS病人获得心理支持、社会医疗救助、生活救助等方面的情况，及时为他们提供综合关怀服务，对提高HIV感染者和AIDS病人的生活质量、降低艾滋病相关性死亡、遏制艾滋病的传播和流行、保护广大人民群众的健康都具有十分重要的意义。艾滋病定点医院在艾滋病诊断、治疗和健康教育过程中产生的各类具有保存价值的病历资料、图片影像学资料、数字化资源以及实物材料等等都是艾滋病档案的来源，应用档案学管理的基本原理和方法，有利于充分收集有关艾滋病档案材料，用完整的艾滋病档案为医护人员及卫生行政部门在艾滋病防治领域作出正确决策而提供坚实的基础和科学依据。

一、艾滋病档案管理存在的问题

目前各定点医院的艾滋病档案管理工作主要由兼职医护人员负责，由于受到各种客观和主观条件的限制，艾滋病档案管理确实存在不少问题，具体表现在以下几个方面：

（一）兼职档案管理员没有接受过系统的档案管理知识的培训，缺乏档案管理专业知识。目前艾滋病定点医院的兼职艾滋病档案员的档案管理意识不强，很多有价值的材料没有及时收集整理，而且档案材料整理不规范，内容不完善，导致日后查询利用困难。如艾滋病的同伴教育活动中的课件、签到、现场提问和答疑、活动照片或录像、活动总结和费用支出清单等都是非常重要的档案材料，完善的同伴教育档案不仅对改善和提高HIV感染者和AIDS病人的依从性非常重要，而且可以为政府部门的相关政策的制定提供依据。如广西根据近年来艾滋病同伴教育档案材料提出了由政府购买服务，由合法的第三方民间组织对HIV感染者和AIDS病人提供艾滋病防治知识的同伴教育，不仅减轻了医护人员的工作压力，而且增加了HIV感染者和AIDS病人的认同感，取得了很好的社会效益。

（二）艾滋病档案管理的内容局限，档案材料分散，没有形成集中管理模式。目前艾滋病档案材料主要限于与艾滋病治疗相关的信息，没有包括病人的心理需求、生活救助需求、工作需求、甚至法律援助等方面的热荩造成了卫生、民政、社保等部门无法了解每个病人的实际困难，不能对每个HIV感染者和AIDS病人实行“精准扶持”。目前各定点医院艾滋病病人的门诊病历和住院病历分别由抗病毒治疗门诊和病案室保管，艾滋病的疫情档案在预防保健科保管，有关艾滋病免费抗病毒药物的材料由药学部保管，有关与艾滋病相关的专项经费使用材料保存在财务科；这种条块分割的管理模式不仅造成了HIV感染者及艾滋病病人整体健康状况动态信息资料的收集困难，而且经常出现有关的档案材料不全，在上级部门检查时常无法提供完整的艾滋病档案。

（三）保护艾滋病病人隐私的措施在定点医院仍有欠缺。上世纪九十年代国家《关于对艾滋病病毒感染者和艾滋病病人的管理意见》中明确指出“从事艾滋病病毒感染者和艾滋病病人诊断、治疗及管理工作的人员，不得向无关人员泄漏有关信息。任何单位和个人不得将艾滋病病毒感染者和艾滋病病人的姓名、住址等个人情况公布或传播，防止社会歧视”，艾滋病档案记录了HIV感染者和AIDS病人的身份信息（包括其社会信息）、诊断和治疗经过，这些都是HIV感染者和AIDS病人的个人隐私，敏感的艾滋病档案不仅对于病人的工作，而且对于其婚姻、家庭以及其他成员都会造成影响。定点医院如果因为艾滋病档案保管不当，造成病人的信息在没有患者授权的情况下泄露，将会严重侵犯艾滋病病人的权益，造成严重的医疗纠纷。如住院艾滋病病人的一览表和床头卡的诊断写在艾滋病合并机会性感染或肿瘤，造成病人的隐私暴露，招来病人亲戚朋友和单位同事的歧视。

（四）定点医院的艾滋病档案管理信息化建设严重滞后。目前在各定点医院的艾滋病门诊的艾滋病抗病毒治疗系统和医院的门诊系统、病历系统、检验系统和影像系统均不能对接，无法便捷地进行信息共享，档案管理员必须人工从医院的门诊系统、病历系统、检验系统和影像系统整理出相应的数据再录入艾滋病抗病毒治疗系统，不仅浪费了大量的人力和物力，而且经常出现错误的信息。

（五）艾滋病档案的价值没有被充分利用。目前艾滋病疫情和抗病毒治疗管理系统中的数据主要用于上级管理部门汇总，基层单位只是负责数据的录入和上报。由于缺乏管理系统中相应的利用功能板块，基层单位的医护人员基本上不能利用艾滋病数据库中的信息，造成了数据库的大量数据和少量有用信息之间的矛盾，应该说，目前艾滋病档案的价值远没有被充分利用。

二、提高艾滋病档案管理水平的应对策略

针对以上五个方面的问题，建议各定点医院在以下几个方面采取措施，提高艾滋病档案管理水平。

（一）建立艾滋病档案管理员定期培训制度，加强艾滋病档案管理人才的培养。从事艾滋病档案的管理工作，不但要具备丰富的医学知识，还应具备档案管理专业知识，加大对兼职艾滋病档案管理员的培训力度（档案管理法、保密法、艾滋病条例等），邀请资深档案管理专业人员，结合艾滋病的特点，采取教、学双向交流及个别辅导的方式，让在艾滋病临床一线的兼职档案管理员学会收集档案资料方法，熟悉建档步骤、掌握建档方法。在当今的信息化时代，有关艾滋病防治的信息化建设也得到了长足的进步，但是，目前各定点医院从事艾滋病档案管理的医护人员无论在数量上和质量上都无法满足艾滋病临床工作的需求。各定点医院既懂计算机、又懂医学以及卫生信息管理的复合型人才十分缺乏，艾滋病档案管理人员素质参差不齐，因此要不断加强艾滋病档案管理人才的培养，提高其专业水平，跟上时展的步伐。

（二）拓展艾滋病档案管理的内容，建立由医院档案室参与管理的艾滋病档案集中管理模式。艾滋病档案管理内容不仅要包括与艾滋病预防和治疗相关的信息，更应该包括病人的心理需求、生活救助需求、工作需求、甚至法律援助等方面的内容；各定点医院艾滋病病人的门诊病历和住院病历、艾滋病的疫情档案、艾滋病免费抗病毒药物管理档案以及与艾滋病相关的专项经费使用的档案材料应纳入医院档案室的管理范畴，各业务部门可以有一份备件文件供日常工作使用。拓展艾滋病档案管理的内容并集中管理，可以为临床医生对HIV感染者和AIDS病人的需求评估和治疗策略的制定提供科学指导，为相关卫生行政部门的艾滋病防治政策的开发和调整提供科学依据。比如根据不同需求，HIV感染者和AIDS病人可以分别纳入生活救助组、生产自救组、心理关怀组和儿童关怀组，定点医院、政府部门和社会组织可根据不同小组的特点，制定个性化的关怀策略和干预方法，以达到降低HIV的感染率和艾滋病病人的病死率，提高其生存质量的目标。

（三）加强信息安全，保护艾滋病病人的隐私。HIV感染者和AIDS病人易受社会歧视，甚至其家属也受到影响，故必须严格执行艾滋病相关法律法规，对HIV感染者和AIDS病人的信息要采取保密措施，保护他们的隐私，维护他们的尊严和合法权益，鼓励其树立生存的信心。定点医院要制定艾滋病档案材料安全管理制度；对所有接触艾滋病档案的人员要签属保密协议书；定期对兼职档案员和医护人员进行保密法、艾滋病防治条例和档案法等知识的培训；对所有接触艾滋病档案的人员根据其角色不同授予相应的权限，保证各级人员能安全地收集、存储、传输和利用艾滋病档案信息。

（四）加强艾滋病档案管理的信息化建设，建立艾滋病档案综合管理信息平台。随着信息时代的发展，利用现代信息技术手段，将定点医院的艾滋病抗病毒治疗系统、门诊系统、病历系统、检验系统、影像系统和疫情管理系统整合纳入艾滋病档案综合管理信息平台，使艾滋病档案管理信息准确而迅速地传输至局域网，实现政策信息、疫情信息与临床信息的―体化联动，建立标准统一的艾滋病档案，这些数据信息记录了HIV感染者和AIDS病人从HIV确诊到死亡的详细过程，不仅可以帮助医护人员总结临床经验，提高艾滋病的救治水平，而且还可以为卫生行政部门及时掌握本地区艾滋病的疫情，为艾滋病防治策略的调整提供可靠的数据。

（五）充分利用艾滋病档案，更好地为艾滋病的防治服务。国家免费艾滋病抗病毒治疗数据库是我国艾滋病档案中最重要的内容之一，其内容包括已接受抗病毒治疗的HIV感染者和AIDS病人的基线情况、抗病毒治疗方案、随访情况（重点是CD4和病毒载量）及毒副反应，部分病人还有终止治疗的相关内容，对这些重要数据的分析和利用，临床医生可以详细了解患者抗病毒治疗后的疗效，卫生行政部门和上级主管部门也可以了解本地区抗病毒治疗工作的进展和水平。

由于艾滋病防治工作是一项极其复杂的社会系统工程，需要卫生行政部门、疾病控制中心、定点医院、医保部门、公安部门、民政部门和宣传部门等机构的联动和社会民间组织的广泛参与，特别在对HIV感染者和AIDS病人的关怀救助方面。根据本地区HIV感染者和AIDS病人的生活救助和医疗服务等档案信息的分析，地方政府可制订困难HIV感染者和AIDS病人“低保绿色通道”和“大病救助”的关怀政策，避免这部分病人因病致贫，提高他们的生活质量；对各个HIV感染者和AIDS病人个人档案资料的综合分析，可建立感染者互助小组或感染者协会，吸引“红丝带”等非政府组织的参与，广泛开展有关艾滋病的同伴教育活动，提高HIV感染者和AIDS病人的抗病毒治疗的依从性，减轻其社会心理压力、促进HIV感染者和AIDS病人与社会的和谐，进一步提升他们的生活质量。

在预防艾滋病二代传播方面，艾滋病档案也可以发挥其重要的作用。控制传染源、切断传播途径和保护易感染人群是阻断传染病流行的三大重要策略，尽管国内外专家在艾滋病疫苗研究投入了大量的精力，但是实现艾滋病疫苗预防艾滋病还是遥遥无期，因此，现阶段国内外预防艾滋病流行的成功经验除推广避孕药、美沙酮替代、清洁针具交换和母婴阻断等措施外，对HIV感染者和AIDS病人的有效管理是最重要的措施。通过对艾滋病档案资料的分类分析，根每一个病人的不同的需求，把常规的对HIV感染者和AIDS病人的简单随访转变为对他们集中培训，加强艾滋病知识的宣传，把常规的对HIV感染者和AIDS病人被动追踪转变为他们主动来访，把常规的对HIV感染者和AIDS病人提供粗浅的信息转变为他们的综合关怀，使每一个病人都认识到艾滋病对个人、家庭和社会的危害，引导他们恢复健康的生活方式，使每一个病人都能自觉做到“艾滋病到我为止”。

目前，艾滋病仍然威胁着我们每一个人和每一个家庭，影响着我国社会的发展和稳定。由于历史的原因，到目前为止，艾滋病病人仍然或多或少受到社会大众的歧视和排斥，消除对艾滋病病人的歧视是全社会共同的责任。HIV感染者和AIDS病人及其家人都是艾滋病的受害者，只有全社会携起手来，为他们营造一个友善、理解、健康的生活和工作环境，才有可能预防和消除艾滋病。管理好艾滋病档案，加强艾滋病病人隐私的保护，充分利用艾滋病档案对维护我国正常经济和社会秩序，遏制艾滋病的流行和蔓延，将起到积极作用。

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中图分类号 F326 文献标识码 A 文章编号 1673-9671-（2013）011-0210-01

林业档案是有关国家机构、社会组织以及个人从事林业各项活动后直接形成的对国家及社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、音讯等不同形式的历史记录，是进一步提高和发展林业规划建设的重要基础和主要依据。林业档案管理工作是收集、整理、保管及开发利用林业档案和相关资料的工作，对林业建设和社会经济以及和谐幸福社会建设有着密切的关系，发挥着重要作用。

1 林业档案概述

1.1 林业档案的内容

林业档案包括四个方面的内容，分别是文书档案、林业科学技术档案、林业公检法及森林武警专业档案、林业卫生教育档案。

1.2 林业档案管理的特点

1.2.1 专业性

林业档案作为林业科技生产开发及利用等活动的记录，在各项林业生产活动和工作中形成的档案有着较强的独特性，同时与其他各类档案相比也具有较强的专业性。

1.2.2 多样性

林业档案作为档案中的一种，有一般档案的共性、但又有其独特的地方、其载体不仅有纸质、磁性材料、感光资料等成的档案。还有锦旗、奖杯、奖章等，此外还有志书、实物遗存、图片等实物档案经收集整理或加工成文献后，也可作为档案保存。

1.2.3 时效性

林业工作是一个长效性的工作，它成效的最佳状态不是在建设之时，而是在很久之后，有的甚至是几十年、上百年。

1.2.4 实用性

归档后进入档案部门的林业档案大多是科技档案材料，它们不仅没有历史舞台，反而正是他们发挥作用的活跃时期，而且将在很长的一段时期内发挥现行效用。

2 当前林业档案管理的现状

2.1 思想观念上对档案管理工作的重视程度不够

同志在会见全国档案工作暨表彰先进会议代表时指出：“档案工作是人类活动的真实记录，档案事业是一项崇高的事业，是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面。”但是档案工作作为幕后工作，既不能为单位产生直接的经济效益，也不能在年度和任期考核中有所体现，因此大多数领导不重视档案管理工作，缺乏强有力的监督。此外档案管理工作人员自身有问题，因为没有认识到档案工作的重要性，导致其责任心不强。

2.2 硬件设施上较为落后

大多数基层林业单位历史悠久，但单位的整体硬件设施较差，跟不上时代的步伐。档案库房多年未修简陋不堪，档案橱柜陈旧发霉，甚至部分单位还在用几十年前的旧木厨，很难达到防火、防潮、防蛀虫的效果。档案工作办公室缺少计算机现代化所用的电脑，打印机和扫描仪的单位有很多。因此，基层林业单位的档案软件建设有待加强。

2.3 人才队伍建设方面严重脱节

我国档案部门对档案管理人员的调配多注重政治素质，而忽略了综合素质，特别是专业素质，一定程度上影响了档案信息资源开发利用工作的深入进行。近年来，各级林业部门档案管理工作人员队伍水平有了提高，然而一些基层的工作人员大部分都是兼职做档案工作，常常忙于其他与档案工作无关的工作，对于档案经常放置一边。

2.4 档案管理现代化水平低

信息化作为当今世界经济和社会发展的大趋势，是推动世界各国经济发展和和社会变革的不可或缺的推动力量。然而在过去的许多年中，各个单位由于林业档案数量不多、形式单一而没有分门别类的整理，而与单位其他档案混在一起。导致部分使用率高、流动性大的林业档案，如各类工程中的施工图纸等很容易丢失，从而无法为后续工作或者其他的工程提供必要的技术支撑和指导。

2.5 档案管理缺乏有效的管理机制

新的林业经营管理体系的建立，使得林业生产经营活动有了大幅度的提升，但也给林业档案材料的归档带来了许多困难。随着各个层级的结构逐步增多。原有的旧文件没有了合适的收管部门，新的文件又源源不断的下发，致使文件堆积而无法下手。档案材料不仅没有按照年份、类别归档，而且由于没有规范的管理制度，对于档案材料的保密性、鉴定和销毁工作也很难做到统一的管理。

3 做好林业档案管理的对策

3.1 领导重视是提高林业档案管理水平的重要保证

林业档案是林业工作者心血和智慧的结晶，是党和国家的宝贵财富。确保档案材料的安全、完整、转却、系统。单位领导和办公室主要负责人要高度重视档案工作，在财力、物力、人力方面等方面要机遇大力支持，不断改善办公条件，加快先进技术在档案管理工作中的运用。

3.2 加快档案室的硬件设施建设

针对大多数单位硬件设施不健全的情况，首先各单位要集中精力建立专门的档案室；其次要配备新型的档案橱柜，使其既方便档案归档后的摆放，又方便日后的查阅；最后就是要配备现代化的电子设备，配备新型的计算机、扫描仪、激光打印机、复印机和购进新型的储存和查询软件，从而能够满足广大用户对于档案使用的需求。

3.3 逐步提高档案工作人员的综合素质

对于档案管理工作来说，一直强有力的队伍是做好这项工作的根本。社会的进步、数字化进程的加快，要求档案管理人员必须尽快适应社会发展的形式，不能停留在原始资料收集的手段上，要加大对信息资料的采集、树立、辨析，使形成的资料具有准确性和时效性，形成一个系统的管理模式，以适应时代的发展要求。同时单位也要加强对林业档案管理人员的培训，对他们进行思想政治教育、专业水平和综合常识等多方面的培训，使他们在工作中对于档案资料的价值、档案资料的开发再利用也能够有所创新。

3.4 提升档案管理的现代化水平

随着社会的不断向前发展，档案也逐步在发生着变化。电子档案作为新兴的档案，在接收、存储、查阅、导出等方面有着其他载体无可比拟的优越性，正在成为人类社会记录、传达和保存信息的重要工具。因此要对电子档案的使用进行严密的管理，特别是针对电子档案的秘密等级和秘密年限等进行严密的监管，对公众的查阅范围也要进行严密的限制，确保电子档案在使用过程中的安全性。

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二、房地产档案管理的现状

1.房地产档案管理没有制度化

房地产行业在?l展，相关的档案管理方式方法也应该发展，但是在现阶段的房地产行业规划中，档案管理制度并没有被重视。有的企业虽然有一些相关的管理制度，但是有一些或多或少的问题，导致最后并没有落实。所以对这些问题进行分析我们可以知道，相关的工作人员对于自己的工作并不是很重视，这样一来，市场的需求大，工作没有落实，这样的管理制度也就是个摆设而已，满足不了社会的需求。

2.相关的管理人员专业素养不高

工作人员的专业素养决定着工作的质量，现阶段虽然有很多的房地产公司会对相关的工作人员做一些相应的培训，但是在现实工作中并没有起到很好的效果，这些被培训的人员对于管理工作的认识不深，或者是读死书，没有将学到的知识应用到相关的工作中，做不到随机应变，很大程度上降低了工作效率。例如，档案管理的处理需要依赖计算机来处理，一些在房地产做档案管理的工作人员年龄较大，对于计算机的应用不是很熟悉，所以，这样就造成了工作效率的不高。另外，在工作过程中，档案管理部门没有做到其他部门提供的信息的及时处理，整理出相关的档案，也会造成效率的降低。

3.档案检索体系不高效

信息时代的到来方便了人们的日常工作和生活，信息管理解决了大量的手抄档案，然而，我国的一些企业并没有设计出相应的检索体系，对资料没有进行信息化的录入，也没有对这些文件进行归类和备份，这样就没有充分利用信息时代带来便捷，降低了工作效率。

4.档案体系单一

房地产的档案大部分都是纸张化的，另外是一些音频资料，视频和图片资料。然而，大部分的房地产企业并没有对资料进行收集，没有做出相关的信息处理，所以在遇到了人力范围之外的因素，如火灾，地震的时候，这样的档案资料就会流失，造成难以弥补的损失。

5.利用率太低

档案的建立是为了方便更多的用户，提高档案的利用效率。然而，在现阶段我国的企业中，档案没有做出公开化。想获取相关的资料是很困难的，如果人们在相关的问题上遇到了困难，需要了解部分的相关资料，也是很困难的。很多档案的管理人员对于这样的认识不够，另外网络化的办公没有普及，这样一来，档案的整理程度不够，信息的共享也没有普及，导致了这样问题的产生，加上房地产的资料是有变化的，没有做好相应的更新，也是导致档案的利用率低下的原因。

三、房地产档案管理的意义

随着经济的发展，人们对于房产的需求也慢慢增多，而与房产的相关档案的管理是直接影响着人们的房屋产权的证明，所以房产档案的管理是有重大的意义的，房地产档案是房屋产权登记管理的真实记录数据，是城市建设管理的重要部分。房地产档案的广泛性和变化性是今后相关工作人员做出规划的重要依据，是解决房屋纠纷的一手资料，也是法律意义上的财产证据。然而，在现实的工作中，资料轻利用重管理是普遍存在的，而且管理体制有许多的不合理性，没有正规的检索体系，管理人员的专业素养不高等这些问题都有待解决。

四、加强房产档案管理的对策

1.管理的方式方法适应时代的发展

随着房地产的档案资料增多，为适应时代的发展，需要实行人性化的档案管理制度。首先，社会的发展会使房地产的资料有很大的堆积，而对于这样的资料进行信息化的录入是很有必要的，另外对于档案的归类需要更人性化的处理，做好相关的管理工作是很有必要的，这样的管理才能使档案的利用率达到最大化。另外，对于相关的工作人员的工作考核制度也需要做出相应的变化，促使相关人员积极地解决相应的问题，优化整个档案管理工作。

2.提高相关管理人员的专业素养

人员才是整个管理工作的重点，所以对于人员的管理方式需要改变，这样才能提高工作的效率，一个房地产企业的档案管理人员如果没有责任意识，没有创新意识是非常恐怖的。所以对于相关人员的培训是很有必要的，要让他们意识到自己的不足，提高自己的专业知识和专业素养来满足工作的需要。定期性常规性地进行培训是不能缺少的，与时俱进，满足时代的要求才能使档案管理发挥更大的作用。

3.检索体系的合理化

档案的正确性直接影响着工作的质量，所以在对档案进行检索的应该要做到对档案的资料进行纠错，也应该对电脑进行定期的检查，防止不法分子入侵盗窃机密资料。

4.增强档案的利用率

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教学档案是学校教学活动的真实记录，是学校及教师在从事教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像、电子载体等材料。它能够完整、准确、真实、系统地反映教学管理的全过程，直接为教学活动服务，是教学工作的重要组成部分，是学校档案工作的核心和重点。

一、中职学校教学档案管理的主要内容

1.综合类。主要包括上级教育主管部门下达的指令性、指导性文件，学校教学改革、培养目标、培养计划、专业设置方面的规定和办法，学校发展规划、实施计划及各种会议记录等。

2.规章制度类。包括教学管理制度、教师管理制度、学生管理制度、教学设备管理制度等。

3.课堂教学与实践教学类。包括教学计划、教学大纲、授课计划、课程建设、教案、试题库、教学实习、实习实训基地、毕业实习、教学质量检查、教师考核和教学质量测评等材料。

4.学科、专业与实验室建设类。包括专业设置、学科设置及实验室建设的材料，重点学科、重点专业和精品课程的申报论证、评估及建设方面的材料以及申报国家重点学校的实验室论证、申报和审批材料、总结等建设性材料。

5.学生学籍类材料。包括在校学生的基本情况、学籍变更、学习成绩、教育实习、实验实训实习材料及成绩、学生奖惩材料，学生入团、入党情况，学生参加各种大赛的情况，毕业生材料等。

6.教材类。包括各专业征订教材的情况，自编、参编、主编教材的情况，优秀教材的比例、自编教材的比例、各科习题集、实验报告及实习实训指导书等。

7.招生就业类。包括招生宣传材料和招生申报计划、上级主管部门的材料、新生录取材料、报到生的比例、年度招生的总结材料，毕业生就业率、就业情况反馈等材料。

二、中职学校教学档案管理中存在的问题

1.对教学档案材料的重视不够，没有普及教学档案管理意识。大部分基层管理人员、教师到学校领导对教学档案管理工作认识不足。学校重视教学工作和其他管理工作，但对教学档案的管理投入欠缺，如机构和专兼职人员的配置、档案管理条件的完善、管理人员的培训等投入不够。教师对自己教学活动中的授课计划、教案等相关文字材料、图片资料、证书文件等不能主动上交存档，造成档案材料采集困难。

2.缺乏正规的指导、系统的规划和系统的管理，导致档案管理混乱。中职学校都存在档案管理人员不足的问题，对各部门教学档案的管理缺乏正规的指导和系统的规划。管理人员和教师大多忙于日常的工作，相当一部分教学档案材料散存于他们个人手中，导致教学材料不齐全、不完整。在上级教育行政部门来学校进行教学评估时，为了补充档案材料的缺口，往往花费大量的人力、物力、财力来补全档案，这不仅造成很大的浪费，而且给正常的教学工作带来了一定的冲击，同时使得档案材料的真实性大打折扣，失去了档案的真正意义。因为没有系统的管理，各部门各自为政，为了自身利用的方便将一些重要的文件和材料自行保管，不移交档案管理部门，导致材料损坏或丢失而无法查找。

三、加强中职学校教学档案管理工作的主要对策

1.系统管理，完善档案管理机制。学校领导要重视教学档案的建设，要把教学档案工作提到学校党政领导的工作议事日程中去，把档案工作纳入教学工作计划，增加投入，改善档案保管条件，及时研究和解决档案工作中存在的问题，特别是要突出其在学校日常工作中的地位和作用，及时调整档案工作的机构设置，实行统一领导、分级管理的原则，设置综合档案室，由一名校长负责统一管理全校档案工作，各管理部门就建立档案分室。教学档案分为校、教务科、教研室三级管理，校办为一级管理，教务科为二级管理，教研室与实验室为三级管理。各部门要有一名领导分管档案工作，教务科档案管理由教务于事兼管，教研室与实验室档案管理由主任兼管。档案管理人员统一管理本部门、本系统的教学文件，并按期向学校综合档案室移交档案。

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根据十余年医院人事档案管理的实践，笔者就医院流动人员人事档案管理出现的一些新问题谈几点拙见。

1.1 档案移交不及时

已辞职、辞退、解除劳动合同等流动人员的人事档案，有些没有及时移交当地人才服务中心，有些没有人事权的单位擅自保管流动人员人事档案，造成部分流动人员人事档案丢失、材料不齐全、手续不完备等情况出现。

1.2“弃档”现象较严重

一是人事档案作用逐步淡化，医院在聘用专业技术人员时往往只是面试即可。

二是人才流动日益频繁，有的人受利益的驱动，不顾组织是否同意，一走了之，新用人单位还可以在当地人事部门的帮助下为其重新建档。

三是人事费普遍过高，也是导致“弃档”的原因。

1.3 档案管理不规范

有的单位对档案的作用缺乏足够的认识，用人不规范，考核、档案工资晋升、评定机制不健全，不注意平时材料的形成，导致档案材料缺失，给出国政审、职称评定、出具人事档案相关证明和办理流动手续工作带来一定的困难。

1.4 人事缺少特色服务

目前大部分地方人事还处在单一服务阶段，在很多业务领域里还是空白，缺少个性化、专业化的服务，无法满足社会和个人的发展需要。

1.5 档案管理队伍建设有待加强

档案管理人员业务培训机制尚未健全，部分单位档案管理人员变化较大，对人事档案管理业务不熟悉，有待加大对档案管理人员的培训力度。[ hi138/Com]

2 加强医院流动人员人事档案管理的对策

为了保证医院流动人员人事档案的真实性、严肃性，促进卫生事业单位人才合理流动时流动人员人事档案的完整性、真实性，应该加强对其的管理，认真做到以下几点。

2.1 加大宣传教育的力度，营造人事档案规范化管理氛围要加强领导，广泛宣传流动人员人事档案管理的政策规定，提高档案管理人员整体素质，建立档案管理人员业务培训机制，定期对档案管理人员进行业务培训，努力提高档案管理人员的业务知识和管理水平。

2.2 完善流动人员人事档案管理政策法规

一是对过去不合时宜，制约人事档案管理方面的政策加以完善，建立全国统一的法律法规，杜绝各地区各部门各自为政的现象，以适应我国经济社会的发展需要。

二是加强对企事业单位人事档案管理的力度，规范对人才中介机构的管理，不准民营和合资人才中介机构从事人事和人事档案管理以及人事调动业务，促进我国人才中介机构的健康发展。

2.3 创新人事服务形式

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关键词 医院；档案管理；现状；对策

近年来，随着国内医疗改革的深入，医院内部管理水平得到了极大的提升，也取得了一系列的建设成果。在医疗改革的背景下，怎样加强医院档案管理工作成为摆在我们面前的一个重要课题。做好档案管理对促进医院发展具有非常重要的意义，它不但是医疗体制改革的必然要求，同时也是医疗改革政策方案得以贯彻落实的有力保障。医院档案管理工作一般是收集医院运行过程中所产生的各类有价值的信息资料，结合这些信息资料，医院管理者和相关部门能够作出更加科学的决策。对临床医疗而言，档案材料的有效利用可以帮助医院临床研究工作更快速地发展。另外，对医院自身和患者来说，档案材料是重要的凭证，如果存在医疗纠纷，能够作为证据使用，由此可见，做好档案管理工作意义重大。

一、当前医院档案管理工作的现状分析

（一）不重视档案管理，相关制度不完善。一直以来，档案管理工作都是医院内部管理中的薄弱环节，究其原因，主要是档案管理并不属于医疗工作的组成部分，不像医疗诊断等工作一样给医院带来经济效益。因此，大部分医院的领导常常会忽略档案管理，他们关心的重点主要是在提升医院经济效益方面，而对可以产生科研价值的档案管理工作并不关心。医院的领导层常常会在医疗诊断等工作项目上制定出完善的系统的规章制度，但往往不重视与档案管理工作内容相关的制度建设。另外，医院内部的工作人员（普通医务人员与档案管理工作人员）也并不重视档案管理工作的有效性，没有树立正确的档案管理意识。比如对医院档案管理人员来说，他们往往是各类档案材料的直接接触者，但一部分档案管理人员觉得自己的工作内容仅仅是对这些信息材料进行简单的归档整理，在工作过程中也常常会出现人为失误。

（二）档案管理不规范，归档内容不明确。当前国内的大部分医院都存在档案管理工作不规范的问题，随着现代科学技术的飞速发展，越来越多的现代化管理技术被广泛应用于各行各业，但因为医院内部档案管理意识薄弱的问题，一些医院管理者迟迟未将提升档案管理工作效率提上日程，导致档案管理工作方式落后，管理水平不高，存在不规范的问题。比如说一些医院档案管理人员连究竟应该对何种信息材料进行归档都不明确，即便是对归档的信息材料进行了规范，也不以统一的标准作为参照，常常是以档案管理人员的主观意愿为主。另外，现代医学技术飞速发展，医院档案信息材料必然会更加丰富，如果我们不对档案管理工作进一步进行规范，明确档案材料的归档内容，将会在很大程度上制约医院的发展。

（三）档案人员的工作能力、综合素质不高。医院档案管理工作是一项复杂系统的工作，对于相关管理人员的专业要求非常高，不仅要求档案管理人员拥有较强的办公能力，同时还必须要对档案管理工作相关的法律法规有深入的了解，拥有较强的协作能力与计算机应用能力。但目前大部分医院的档案管理工作人员对专业知识并不精通，在上岗之前并未参加相关的培训，这样就非常容易导致档案管理工作落实不到位，在信息材料的收集归档以及后期利用的过程中无法有效开展工作。同时，因为档案管理人员的管理意识不足，风险意识不强，不具有档案保管与收集意识，从而导致档案材料无法得到妥善管理，造成档案材料的遗失、泄密等严重后果。而管理人员职业道德素质存在的问题也会对医院档案的管理造成很大的影响，甚至会阻碍医院的健康发展。

二、新时期下做好医院档案管理工作的对策

（一）树立档案管理意识，完善档案管理制度。要增强医院档案管理工作的有效性，首先必须要积极更新观念，树立现代档案管理意识。医院管理人员和档案工作人员必须要意识到做好档案管理工作的重要性，要利用学习、培训、宣传等多样化的途径，让医院管理层到普通职工都积极参与到档案管理工作中来，为促进医院档案管理工作科学化、规范化开展打下良好的基础。此外，医院档案管理工作内容丰富，必须要有完善的管理制度作为保障，构建档案管理工作制度必须要涉及到档案管理工作的每个流程，我们可以把奖惩制度和激励制度引入档案管理工作制度之内，对及时规范完成档案管理工作的相关人员进行奖励，而对于工作不积极，存在诸多问题的档案工作人员给予一定的惩罚。这些制度应该纳入医院内部考核评价机制之中，从而确保档案管理人员的工作积极性得到有效提升。站在动态管理的视角而言，笔者认为医院档案管理制度的建设必须要结合医院运行实际，组建档案管理工作小组，挑选出一批工作经验丰富的档案管理人员作为组员，共同讨论制定档案管理制度，确保管理制度的科学性和针对性。

（二）提高医院档案管理人员的综合素质。医院档案管理工作内容繁杂，现代档案管理技术的应用对档案管理人员提出了更高的要求，因此，我们必须要加强档案管理队伍建设，努力提升医院档案管理人员的专业素养。其一，作为档案管理工作人员，必须要树立责任意识，进一步提升自己的业务水平，积极更新管理理念，通过各种途径的学习来增强自身的专业素养，努力掌握管理新技能，用现代化的管理手段来增强医院档案管理工作效率，推动医院的健康发展。其二，医院方面要建立一直高素质、高水平的档案管理队伍，把现代化的管理理念引入医院内部管理工作中，做好针对管理人员的技能培训，为他们营造更多的提升机会，同时要完善相应的绩效奖惩制度，最大限度地激发档案管理人员的工作积极性。

（三）加强信息化建设，提高档案利用率。现代科技的发展和应用要求我们必须要转变过去那种档案管理方式，在日常的管理工作中积极应用现代化管理技术。医院方面应该提高对档案管理工作的财力投入，提供现代档案管理工作所需的计算机、扫描仪等设备，推进档案管理信息化建设。运用计算机网络技术能够帮助我们更好地对医院档案材料进行保管，不仅可以保证档案材料的完整，同时也可以帮助档案使用者更快速便捷地查找需要的材料。另外，我们还必须要充分挖掘档案材料的价值，提升档案材料的利用率，要结合实际需求，把握好档案保密和公开的规律，及时调整其关系；或者利用有偿服务的方式，构建档案收入和资源提供的良性循环系统，努力丰富档案数据库的内容，收集更多有价值的档案资料，让档案材料的价值得以更加充分地发挥。

三、结语

总而言之，医院档案管理工作属于医院内部管理工作的重要组成部分，对医院来说非常重要。档案管理所提供的信息材料能够为医院各项工作的开展提供有价值的依据和线索。在当前的形势下，医院档案管理工作同时面临着机遇与挑战，我们在努力完善档案管理工作的同时，必须要准确把握时代脉搏，树立现代化的档案管理理念，结合医院的实际情况，采取有针对性的管理方式，从而推动现代化医院的建设和发展。

参考文献：