建筑档案管理汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇建筑档案管理范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

篇（1）

1.综合性文件资料。主要包括上级批准文件；计划任务书；工程地质、水文、气象、地震等文件资料；征地、拆迁安置等文件资料；项目的方案及初步设计文件资料；规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件资料；工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书；工程竣工验收及质量鉴定文件资料；工程竣工结算及其审计报告等文件资料；工程有关的照片、录像、录音、光盘等。

2.土建工程及水、电、设备安装工程施工文件资料。主要包括开/竣工报告；图纸会审、设计变更、技术交底记录及材料代用单等文件材料；项目的施工组织设计；监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等；原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或试验资料；混凝土、砂浆等配合比及试验报告；隐蔽工程验收记录；沉降拉移、变形等观测记录；工程质量检验及评定文件材料；工程质量事故记录及处理的文件材料；施工技术总结等。

3.竣工图等。主要包括总平面布置竣工图；室外各种管线竣工图；建筑工程竣工图；装饰工程竣工图；结构工程竣工图；给水、排水工程竣工图；强电弱电工程竣工图；通风、空调工程竣工图以及其他特殊专业工程竣工图。

二、建筑工程档案的特点

1.单一独立性。即一个单项工程竣工档案的整体性。这是工程档案最突出、最重要的特点。

2.真实性。工程档案是该项工程实体的一面镜子似的真实写照。因为工程档案材料是与该工程建设同步形成的，是该工程报批、施工、竣工过程的原始记录，与工程实体完全一致，单从档案材料就可以求和工程质量标准，是建筑工程质量监督部门进行竣工验收的重要依据。

3.实用性。工程档案是该工程最原始的记录，所以有很大的使用价值，即实际性。通过档案，可以全面考核工程建设工作，检查工程是否符合设计要求。

3.1综合性文件资料。主要包括上级批准文件；计划任务书；工程地质、水文、气象、地震等文件资料；征地、拆迁安置等文件资料；项目的方案及初步设计文件资料；规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件资料；工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书；工程竣工验收及质量鉴定文件资料；工程竣工结算及其审计报告等文件资料；工程有关的照片、录像、录音、光盘等。

3.2土建工程及水、电、设备安装工程施工文件资料。主要包括开/竣工报告；图纸会审、设计变更、技术交底记录及材料代用单等文件材料；项目的施工组织设计；监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等；原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或试验资料；混凝土、砂浆等配合比及试验报告；隐蔽工程验收记录；沉降拉移、变形等观测记录；工程质量检验及评定文件材料；工程质量事故记录及处理的文件材料；施工技术总结等。

3.3竣工图等。主要包括总平面布置竣工图；室外各种管线竣工图；建筑工程竣工图；装饰工程竣工图；结构工程竣工图；给水、排水工程竣工图；强电弱电工程竣工图；通风、空调工程竣工图以及其他特殊专业工程竣工图。

三、建筑工程档案管理需要解决的问题

1.档案材料不完整。档案材料不完整是建筑工程档案存在的主要问题。工程项目归档率较好的单位能达到80%左右，较差的单位情况就不同了。很多工程项目竣工后没有档案材料，或只有工程主体档案，没有配套工程档案，锅炉房、地下管线、园林绿化等档案材料寥寥无几。

2.缺乏统一的管理模式。从档案管理机构上看，有的单位成立了专门的档案室，工程档案管理较好。有的单位则不然，工程档案由其他业务部门代管或由文书档案员兼管，形成的档案材料五花八门。

3.缺乏复合型档案管理人员。基层单位的档案管理人员专业素质较差，既缺乏档案管理业务知识，又缺乏相关的业务知识，难以适应工作需要。

四、建筑工程档案有效管理的措施

1.思想上要重视工程档案管理工作。工程建设中普遍存在着对工程档案管理工作不太重视的情况，到工程完工即将交工验收时，才开始应付整理，这给档案整理带来很大难度。其主要原因在于工程建设管理过程中，企业对建筑工程档案在思想上重视程度不够。由于资料整理琐碎，不产生经济效益，施工过程中现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对资料整理一般都是被动应付。如果不认真进行督导检查，到最后内业很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺资料，所以内业资料应定期或不定期检查评比，引起各方面重视，避免大量的工作堆积。必要时可采取强制措施与计量支付挂钩，为搞好档案管理工作提供保证。有鉴于此，建筑企业管理部门、档案管理部门应该进一步加强对建筑行业的档案管理的法制教育工作。

2.建立健全档案打理制度是做好建筑工程档案管理的基础。为了加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，建设单位在项目建设初期（从工程立项开始）就应按照国家档案管理的有关规定，结合建筑实际情况，制定相应的档案管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责，规范档案资料的收集、整理，以保证工程自立项开始与档案跟踪管理同步。完整的先期文件很重要，在维护建设单位的合法权益方面有重要的依据、凭证作用。

3.严格把好竣工验收档案资料质量关，使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用。工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照建筑工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题及时解决，补缺补漏，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时，归档范围符合要求，认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文，把好竣工验收关，把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容，做到工程竣工验收与档案验收同步。移交合格工程档案的，由建设单位发给《建设工程档案合格证》。不按规定移交档案或移交的档案不符合要求的，不发给《建设工程档案合格证》，建设单位不结清尾款，以确保下程建设档案的完整、准确、系统。

4.加强对工程档案管理人员和有关技术人员进行培训的力度。随着改革开放的不断深入和建筑业的不断发展，建筑档案管理工作的特点也有了新的变化，从而提高档案干部队伍的管理水平也更加重要。档案管理人员的业务索质包括服务意识、服务质量、服务水平。档案管理人员要增强服务意识，认清档案工作的意义和重要性。努力提高服务质量和服务水平，要运用现代化的科学技术和设备，采用科学的管理方法，更好地服务于建筑工程档案管理工作。档案管理人员要更新观念，提高认识，变被动为主动，认真领会和掌握有关法律、法规的内容及主管部门的有关规定，在工作中灵活运用；要有较强的责任心，严把工程档案质量关。

5.加强施工管理，强化档案材料编制工作。按照标准编制工程档案材料，是施工单位最基本的业务条件。一个施工队不会编制工程内业材料，就不具备承包工程的资格。工程档案材料的质量，关键在于编制形成过程。施工单位应明确自己的责任，加强对施工技术人员编制档案材料的训练，不断提高编制工程档案材料的业务水平。开发公司要加强对施工的监督和管理，检查工程档案材料编制情况，按照标准形成档案材料，给后人留下宝贵的财富。

6.充分利用现代化手段，多角度、多层次开发建筑工程档案信息资源，做好档案信息统计工作。大力推行对缩微档案、磁介质档案、电子文件档案在工程档案中运用。当前，美国、德国、荷兰对缩微、多媒体电子文件档案管理已趋于成熟，近几年在工程档案管理中采用CAD光盘技术。我们可以借鉴先进管理方法，采用先进技术，避免走弯路。由于目前光盘的刻录技术已相当普遍，国家又制定《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，使得工程建设档案管理中利用光盘塔或光盘库载体进行档案管理成为可能，也就成为项目档案管理的一个发展方向。近几年，上海水利投资建设公司也开始对照片档案、录像档案、纸质档案制成多媒体和进行光盘刻录，对档案管理网络化、信息化作了有益探索。

各部门还应有效利用计算机资源，建立本部门的档案检索系统。提高各部门（公司）的档案管理水平，提高各部门档案管理工作的协调工作能力，方便各部门（单位）对档案利用，藉以提高工作效率。按照档案的性质和类型，收集整理的部门的档案资料，内部文件、记录按照文件和记录的形成部门和类别进行分类与编号；对外来文件记录与公司的模板文件记录按照文件和记录的来源、性质不同分类，编号采用其自然形成（特定）的编号。（如工程资料管理系统规定了基建文件、监理文件、设计文件的分类方法和编号原则，公司不应再另行规定。公司经营管理手册规定的公司模板文件的编号也不得变更）。

篇（2）

中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）41-0198-01

建筑工程档案是建筑建设活动中形成的原始的、图物相符的、有保存价值的基建文件、监理文件、施工文件和竣工图的统称。它记载着建筑物、构筑物地下管线敷设等建设活动，是建设项目管理在立项、设计、施工、使用、维修及改建扩建等活动中形成的档案文件。在对建设工程质量、造价和工期进行管理的同时，直接关系到工程的质量，影响企业的经济效益。

一、工程档案的重要性和特点

随着社会的发展，国家对基础设施的投入大大加强，对建筑工程的质量，进度等各方面要求的更加严格，也更加规范。由于工程项目一般都具有隐蔽性的，所以对于工程质量的检查以及规范，就要通过档案来体现，一个工程项目档案的完整与质量的好坏，直接影响到这个工程项目的好坏，所以工程档案的管理是一个非常重要的组成环节。建筑工程档案是记载建筑工程施工活动全过程的一项重要内容，它是城建档案的重要组成部分，也是工程竣工交付使用的必备文件。

其主要特点有：

1）分散性和复杂性。建设项目周期长，生产工艺复杂，建筑材料种类多，建筑技术发展迅速，影响建设项目因素多种多样，工程建设阶段性强并且相互穿插，由此导致了建设项目文档资料的分散性和复杂性。2）继承性和时效性。随着建筑技术、施工工艺、新材料以及建筑业技术和管理水平的不断提高和发展，文档资料可以被继承和积累。新的项目在施工过程中可以吸取以前的经验，避免重犯以前的错误。同时建设项目文档资料有很强的时效性，文档资料的价值会随着时间的推移而衰减，有时文档资料一经生成，就必须传达到有关部门，否则会造成严重后果。3）全面性和真实性。建设项目的文档资料只有全面反映项目的各类信息才更有实用价值，必须形成一个完整的系统。另外文档资料必须真实反映工程情况，包括发生的事故和存在的隐患。4）随机性。建设项目的文档资料可能产生于工程建设的整个过程中，工程开工、施工、竣工等各个阶段都会产生各种文档资料，部分资料有规律性（如各种报批文件），但还有相当一部分文档资料产生是由具体工程事件引发的，因此建设项目文档资料具有随机性。

二、目前档案管理中存在的问题

1.档案管理制度不完善。目前我国对于工程档案管理方面已经有了制度方面的规定文件，但是在执行的过程中并没有严格按照文件的规定进行执行。在工程立项时对档案的记录工作没有一个规划和规定，经常是在施工时想到哪里了就记录一下，所以导致档案的内容不够全面，有时不能真实反映工程的实际情况。并且为工程在使用过程中带来诸多麻烦。另外一个方面，在施工中需要多个部门相互配合来实现，所以档案的记录也不是一个部门的事情。目前的施工中各个部门缺乏沟通交流，档案也是各自进行管理。这样可能出现一些漏记或者误记的情况，应该引起足够的重视。

2.没有认识到档案工作的重要性。在工程建设中，只追求工程的经济利益，把工作的重心都放在了工程建设方面。从而忽视了档案的建立和管理工作。没有认识到档案对于整个工程所具有的重要意义。往往等到工程马上竣工时才想起来档案这回事，然后就凭记忆马马虎虎的整理档案，应付检查。根本没有把档案当成一项重要的工作来完成。此外，对于档案的管理也很随意，对于档案内容不重视，经常胡乱摆放，甚至造成档案的遗失。一些重要数据的丢失等问题。造成这方面问题的主要原因是我们的审核部门对于工程结束时的档案验收工作不够严格，才出现这么多不负责任的档案问题。

3.缺乏专业的管理人才。我们的社会在不断发展，并且出现了更多的科学的档案管理方法。但是对于工程档案的管理人员大多都没经过这方面的学习，而且很多人也不是专门负责档案管理，只是兼职管理。这给档案的良好管理带来很大的弊端。管理人员缺乏必要的技能，不能对档案进行科学的管理，随着电子技术的发展，档案工作也应该和时代接轨，充分利用计算机的优势，建立网上档案管理平台，进行更方便快捷的管理。要加大对档案方面专项人才的培养，和新的科学管理方法的引入。来完善档案管理工作。

从上面的分析中可以看出我国在档案建设和管理方面还需要有很大的改进，这些改进也不能一蹴而就，必须从小的地方逐渐改进，对此讨论一下对于档案管理目前所面临问题的解决方法。

首先要建立和完善工程建设档案的法律法规，把档案管理的工作细化，规定一定的程序步骤，按流程来走，责令有关部门加强对档案的管理工作。同时要对档案的规范化和准确化提出更高的标准，对于工程项目部要成立专门的档案管理部门，有专门的工作人员负责档案的记录问题。在工程建设的全过程全程参与，记录详细，通过照片和数据把工程建设的全过程反映在档案中。

其次要及时做好传递和变更记录。在管理过程中频繁传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时的对档案的增减变动及传递情况做出相关记录，才可能有效地了解档案的来龙去脉，防止其丢失、损毁、失效。确保档案的完整性和有效性，确保各部门获取及时，有效档案资料或信息。

再次要强化档案的重要性。工程验收审核部门要加强对档案的重视程度，把档案工作作为工程验收的一个必要的且严格的流程。以此来杜绝那些为了检查而应付制作的档案文件。严格把控档案的建设工作，对于档案的记录要进行实际勘察。把档案建设的重要性深入到每一个工程部的管理者心中。让档案真正实现作为档案的存在意义，从而从工程内部提高对档案工作的重视程度。

最后注重对档案管理人员的素质教育和技能的培养。全面提高档案管理人员的素质，对于提高档案的准确性，严密性有很大的作用。加强管理人员的责任感，让他们认识到这不是一个简单的工作，对于整个工程的建设和后期维护具有重要的参考作用。杜绝目前的马虎大意的档案记录和管理。另一方面要加强档案管理人与的现代化技能培训。充分利用计算机的优势来更加便捷的对档案工作进行科学管理。

结语

我们应以积极学习和借鉴国外先进建筑工程档案管理经验的态度，充分发扬我们已有的优势，重视加强建筑工程档案人才的培养和激励机制的完善，不断总结建筑工程档案管理的经验，使建筑工程档案更好地为我们的经济建设和构建和谐社会服务。

篇（3）

二、档案统计是提升档案管理工作效率的重要方式

随着科学技术的迅猛发展，各种信息接踵而至。相对于其他工作而言，档案管理工作则可以较早的接受到这些信息，也正是因为如此，带给了档案管理工作一定的压力和挑战。面对浩瀚如海、复杂繁多的信息，采取何种方法可以有效的帮助档案管理厘清这些信息就成为不得不思考的重要问题。在此境遇下，档案统计工作以其强大的功能可以充分的帮助档案管理解决好以上问题。一是档案统计运用科学的统计方法将相关信息引入到档案管理中去；档案统计是依托计算机等高科技器材成型的统计方法，具有无比强大的技术优势。当档案管理需要对各类信息进行分类时，就可以充分运用档案统计的优势，把这些信息输入计算机系统，在计算机系统的帮助下，可以代替人工完成信息的检阅、收集、分类等各项工作。由此可见，在档案统计的作用下，档案管理工作人员只需轻点鼠标，就可以在档案统计的帮助下轻松的完成各种信息的统计工作，从而提高了档案管理的工作效率。二是档案统计节约了档案管理工作人员的工作时间；一般而言，档案管理工作人员的工作时间大多集中于对信息的收集和处理等方面。如果不具备科学的管理方法，不具备相应的科技条件，自然会耽误档案管理工作人员的宝贵时间。面对这一问题，档案统计也可以发挥出其自身的优势。那就是一方面充分依托档案统计的科技优势，利用较短的时间完成信息的收集和整理工作。另一方面充为档案管理工作人员提供其他方面的工作服务。比如，资料的发送、回收等。由此可见，科学合理的运用档案统计，就可以有效的节约档案管理工作人员的工作时间，从另外一种意义上来看，节约了工作时间也就意味着提高了档案管理的工作效率。

三、档案统计是科学规划档案管理工作的有效方法

篇（4）

建筑工程档案不仅能够给其他工程的施工、设计、策划起到借鉴、指引作用，还是工程改造、维修、拓展建设的权威性的重要证据，能够给建筑工程科学技术的探索与发展起到正面的影响。但是，建筑工程的建设周期较长、施工人员多、施工规模大、牵涉面广，其工程档案的管理也相对而言较复杂。所以，本文通过对建筑工程档案管理的难题的具体分析，给出可行性高、效果好的档案管理措施，从而对竣工档案归档的完整性、系统性、准确性以及建筑工程档案管理的规范化发展起到一定的引导作用。

1 建筑工程档案管理的难题

1.1 难收集档案

作为工程档案管理工作的中心内容及其基础，档案收集工作占据着极其重要的位置。然而，由于建筑工程的建设周期长、规模大、档案资料多、分散性强，使档案收集难度加大。但是某部分重点工程结束施工具有深远的影响，由于有较高的时间限制，施工工期紧，因此大部分项目管理人员光顾着追赶施工进度却忘了工程档案的同步规整，导致大部分关键的检测报告与试验报告分散在原始资料的形成单位。以上所说的材料的无秩序的管理特别容易导致档案原件毁损、丢失。

1.2 对于分包单位档案工作的监督与指引难度大

实际上，工程档案管理具有较高的科学性与系统性，因此建设单位要有序地监督并指引参建单位工程资料的产生、积累与立卷工作，以达成竣工档案归档系统、准确、完整的目标。建筑工程分包单位量大，建筑工程作用多种多样，但是各个专业分包队伍档案的管理意识都很弱，管理水准低，如此无疑会加大建设单位监管指引各个分包单位档案工作的难度。

2 处理以上所说的难题的对策剖析

为解决上述难题，建设单位应运用经济手段对参建单位的档案管理行为进行管束，加大重视各个单位对于档案工作的力度。另外，总包、建设、城建档案管理机构以及监理单位应当在建设工程过程中紧密合作，力求在管理手段上找到突破点，深入规范工程档案的管理工作，重视全方位提升各个参建单位的档案管理水准与管理意识。

2.1 完善档案管理体系，经岗位责任制贯彻落实到实处

为确保建筑工程档案管理工作开展的顺利性，完善档案组织工作体系是很有必要的。身为项目管理者，建设单位在开展项目建设工作时要积极组织各大参建单位构建起涵盖诸多单位的档案管理体系，一级一级地将岗位责任制贯彻落实下去，自源头起把工程档案归至管控范畴当中。

2.2 制定可行性高、可操作性强的档案管理办法

档案管理办法既要对档案的收集与编制组卷的手段、档案收集范畴、归档程序及内容等进行明确，还要针对档案的产生、收集、汇总、规整等给出详细的要求，让各个参建单位在编制及收集档案的过程中有一定的标准、规律可以遵循。

2.3 对档案交底工作展开科学地组织

要想确保档案汇总、规整工作能有序、规范地开展下去，就必须在项目开工之前做好全面、系统的档案交底工作。尤其是建筑工程，建设单位务必要紧抓该环节，积极组织监理、施工、设计等有关单位的档案工作主管领导、各个专业的技术负责人、档案员以及技术员等加入到交底大会中，以交底会的内容为会议纪要。

2.4 加大力度对过程的指引与监督检查

2.4.1 加大监督检查的力度，处理好档案收集难度大的问题

身为建设单位，应积极与监理单位联合，充分按照档案管理办法的有关要求，加大力度监督并检查各个参建单位档案的规整、收集工作，并就已出现的问题给出整改的建议，从而才能有效地处理好建筑工程同工程建设进度不是同步的的问题。

2.4.2 加大力度细化对分包单位的检查和指引

由于分包单位的管理水平及其意识都比较薄弱，因此，建设单位应当积极地同总包单位展开紧密地合作，加大力度细化对分包单位的检查和指引，高度重视档案员的业务水平的提升，大力监督并催促各个分包单位同步进行档案的整理与收集工作。首先，要对项目各个分包单位的信息有一个清晰的认识。身为建设单位，其应当对各个分包单位的施工内容、档案工作负责人的联系方式、进退场时间有具体的了解，产生项目分包单位档案管理工作统计表，从而给档案指引、检查、在规定时间内完成竣工阶段档案的汇总工作做好铺垫。其次，要积极开展业务培训并观摩学习。作为建设单位，其可以大力聘任有着丰富的经验的专业人员当分包单位的档案员开展专业技术培训工作，并每隔一段时间让其亲身前往总包单位现场以学习档案的规整、组卷手段；再者，要加大力度检查、指引分包单位退场。这是因为施工人员具有很大的流动性，如若分包单位离场了，那么建设单位要向再监管其档案工作的难度就会变得相当大。所以，总包单位与建设单位在各个分包单位退场之前务必要详细地检查好各个单位工程档案编制的贯彻落实状况，并对其展开仔细地监督，确保档案转交到系统。

3 努力进行城建档案业务指导

要想促使档案管理朝着规范化的方向发展、大力提高各个参建单位档案管理水平，就必须要进行高效的业务指导工作。就建筑工程档案管理的难题，城建档案馆指引者应充分切合工程建设的详细状况努力进行业务上的指导。

3.1 不断提升业务指导人员的素质

业务指导工作既要求指导人员具备城建档案管理方面的实践与理论基础，又需具备工程专业的技能与知识。但是在实际操作过程中，存在大量问题需前往施工现场加以了解、剖析与探索，并及时加以处理。所以，业务指导人员既要在实践过程中不断积累、总结新的业务知识以提升自身的业务素质，又要积极主动地学习与档案、工程专业相关的知识。

3.2 积极主动地搞好工程档案管理的技术培训工作

城建档案馆业务指导人员应当树立其主动的服务意识，自项目立项开始就必须同建设单位展开主动联系，争取在第一时间对工程的建设信息进行了解，同时与建设单位相配合以共同开展工程档案预验收之前及项目开工之前的集中培训工作，宣读档案的法规、法律及有关技术规范，从而提升档案管理人员及技术人员的档案专业知识水平及其实践能力。但是就部分特殊工程项目，也要与它的建设施工特性相结合，一起开展竣工档案编制专题培训工作，重点处理竣工图编制及竣工档案科学组卷的问题。

综上所述，城建档案工作对于我国的城市发展来说其作用是不可忽视的，随着当前我国不同级别城市的快速发展，城建档案工作也日益得到社会各界的高度重视。目前，城建档案的数量和种类都在不断地递增，城建档案的优越性也日渐突出。因此，我们必须要抓住时展的新机遇，深入分析城建档案工作的创新思路，实现城建档案的与时俱进，群策群力，积极行动起来，不断完善我们的城建档案管理工作，从而进一步推动我国城市的快速发展。

参考文献：

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通常来说，建筑工程档案主要记录的是建筑工程的设计、施工中期和竣工验收。而每一阶段和过程的工作内容都应当记录在案。具体来说，在建筑工程设计阶段建筑工程档案主要记录的是建筑工程的地质条件、工程预算、招投标情况以及审批情况等。而在施工中期建筑工程档案主要记录的则是消防设施安装、材料使用情况、人工使用情况。同时，针对性记录暖通、通风等具体设施和数据。这样便能将施工中期各项情况反映出来，展现建设质量和标准。第三，竣工验收阶段的建筑工程档案主要记录了工程移交、工程检查以及竣工文件等。

（二）建筑工程档案的特点

档案管理工作是一项系统化和科学化的工程，而建筑工程档案管理更是收集、整理和管理建筑工程项目各项生产环节文件资料的重要方式方法。建筑工程档案不仅能够涵盖整个建筑工程的完整建设流程，还能真实客观反映建筑工程的基本内容。一份完整科学的建筑工程档案不仅对往后扩建改建有着重要参考作用，也是城市建设的凭据。而且，建筑工程档案还能在火灾等突发事故防范、重大灾害险情预防上发挥作用。

二、建筑工程档案管理的存在问题

（一）管理意识落后

现阶段大部分建筑企业对于建筑工程档案的概念和作用等依然不了解，档案管理意识相当落后，甚至还出现对档案管理现代化的不了解。此外，当下部分建筑企业在建筑工程档案管理过程中依然运用传统收工方式方法，无论是档案的收集、储存等都停留在传统模式，完全没有实现建筑工程档案的现代化管理。

（二）管理资金缺乏

建筑工程档案管理资金的缺乏也是当下建筑工程档案管理的重要问题。管理资金的缺乏将直接导致建筑工程档案管理技术和设备落后。而且，加之建筑工程档案管理意识的落后，也会使得建筑工程档案形同虚设。

（三）管理人才缺乏

社会不断发展，现代化、科学化和信息化的建筑档案管理方法层出不穷。但是，现阶段部分建筑档案管理人员依然没有掌握新的技术手段，甚至有的建筑企业档案管理人员并不是专业档案管理人员，仅仅是一个兼职而已，这就给档案管理带来了很大的弊端。究其本质而言，管理人才的缺乏使得档案管理过程缺乏应有的技能，科学化的建筑档案管理更是无从说起。

三、建筑工程档案管理存在问题的解决办法

（一）革新管理意识

革新建筑档案管理意识首先需要加强建筑企业领导的认识，提升企业对于档案管理的重视程度。这是因为只有建筑企业领导认识到建筑档案管理的重要性，才能逐步进行改善。所以，各建筑企业应当建立以企业领导为核心的档案管理小组，加强建筑档案管理重视，重新构建档案管理意识。其次，各部门应当就建筑工程档案管理人员进行管理意识强化和管理思想的培训。另一方面，科学合理构建建筑工程档案管理的制度，确保建筑档案管理能够在既定标准和制度之下进行。

（二）加强人力物力和财力投入

加强重视变革建筑工程档案理念之后，企业应当加强人力物力和财力的投入，逐步将建筑工程档案管理放在项目管理中的重要位置。所以，需要将建筑工程档案划入一个单独部门，与项目建设同步发展和建设。同时，保障建筑工程档案管理的现代化建设，逐步实现办公自动化。针对档案管理也应发放专项资金，避免方案管理经费不足。有条件的企业还可以购买诸如计算机、扫描仪、传真机、摄像机等现代化档案管理设备。

（三）优化管理人员素质

优化建筑工程档案管理人员素质应当从三个方面进行，第一，建筑工程档案管理人员应当不断加强档案管理的基础知识和专业知识学习，主要涵盖档案管理知识、相关法律知识、信息技术等。其次，增强管理人员的档案管理责任意识，凭借档案管理机构职能强化强化档案管理人员队伍健身，进而实现管理人员素质的优化。第三，将档案管理作为一种专职部门进行之后，管理人员还应当树立爱岗敬业和乐于奉献的精神，通过教育强化和档案管理相关重要性知识的传递确保档案管理人员能够安心档案事业，为档案管理服好务。

四、各部门档案管理人员

（一）各部门档案管理人员，应按照企业档案管理者所发的制度或细则或交底的要求进行收集、整理、归档。

（二）各部门档案管理人员，应自主去学习档案相关的知识，工作中碰到不太清楚的及时请教企业档案管理者或其他人员。

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中图分类号：TM752 文献标识码：A 文章编号：1672-3791(2012)06(c)-0159-02

建筑工程档案管理是建筑施工企业生产经营过程中不可或缺的重要组成部分,是工程建设的整体真实反映。建筑工程档案对整个工程质量监控、日后防灾抗灾、基础维修及改扩建等工作都有着不可替代的作用。因此,做好建筑工程档案管理工作十分重要,但是,目前建筑工程档案管理实践存在着诸多问题。

1 建筑工程档案内容及特点

目前,业界普遍认可的建筑工程档案定义是：“建筑建设活动中形成的原始的、图物相符的、有保存价值的基建文件、监理文件、施工文件和竣工图的统称。它记载着建筑物、构筑物地下管线敷设等建设活动,是建设项目管理在立项、设计、施工、使用、维修及改建扩建等活动中形成的档案文件。”

1.1 建筑工程档案内容

笔者结合上述定义,从整个工程建设的全流程出发,认为建筑工程档案内容应包括前期准备文件、工程施工文件、完工验收文件及监理文件四个部分。前期准备文件包括：上级审批批准文件；决策立项文件；勘察、测绘、地质等资料；工程招投标及承包合同文件；计划任务书、项目方案等。工程施工文件包括：土建工程及水、电、设备安装工程施工管理资料；施工技术资料；施工物资资料；施工测量记录：给排水、消防、采暖、通风等设备安装工程记录；工程有关的照片、录像、录音、光盘等。完工验收文件包括：竣工图；工程质量控制资料核查记录；施工现场管理检查记录；竣工验收移交证明书；竣工验收监督通知意见书；竣工报告；审计报告等。监理文件包括：监理中标文件及有关合同、协议书；监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要,隐蔽工程验收记录；观测记录；工程质量检验及评定文件材料等。

1.2 建筑工程档案特点

建筑工程档案存在于工程建设的全过程,有不同于其他档案的特性,分析研究其特点对于管理中发现问题、解决问题有一定启示作用。其主要特点,首先,量多类杂。建设工程项目周期长,部门多,人员杂导致产生的档案文件繁多,类型复杂。其次,系统连续性。工程建设涉及建设、施工及监理等多个部门,各部门产生的档案相互关联组成一个有机整体。建筑工程档案的保存和积累,是一个继承和连续的过程。再者,全面真实性。建筑工程档案产生于工程建设的实践,全面反映记录工程建设的各类信息,是项目工程实体的真实写照。最后,实用性。建筑工程档案是工程项目最原始的记录,有很高的实用性,通过档案,可以全面考察工程质量,协助日后防灾减灾、维修、改扩建等工作。

2 建筑工程档案管理中存在的主要问题

建筑工程档案管理存在诸多问题,如制度建设问题、管理模式问题、管理人才问题、档案质量问题、规范化标准化问题等等,笔者通过研究把这些问题分类归纳为宏观问题和微观问题两个大的方面。

2.1 宏观问题

2.1.1 档案管理制度缺失,管理模式缺乏统一

针对基建工程项目档案管理工作,国家档案局于2001出台了《基本建设项目竣工文件的编制和档案整理规范》、《国家重点建设项目档案验收规定》两个档案管理规范性文件。但是,目前很多建筑工程单位忽略档案管理制度和法规研究学习,没有按照国家相关档案管理规定从工程立项开始制定一整套符合项目建设实际的档案管理制度和措施,往往想到哪做到哪,档案管理工作随意性很大,工程建设各阶段的档案管理混乱无序。

另外,工程项目建设涉及建设、施工、监理等多个单位部门,往往各单位部门产生的档案各自管理、各自为政。一些单位部门成立了专门的档案室,工程档案专人专管,多数单位工程档案由其他业务部门代管或由非专业人员兼管,各个单位部门档案管理相互缺乏沟通,档案管理整体性较差。

2.1.2 档案管理意识淡薄,基础管理工作薄弱

目前,“档案”概念还未被社会大众广泛认知,档案管理意识普遍淡薄。工程建设中由于档案管理工作繁琐复杂,且不能产生经济效益,工程建设部门多数精力集中于工程建设进度上,往往忽视或不重视档案管理工作,消极被动应付档案管理工作。从部门领导到基层档案管理人员认识不到档案管理对于工程建设的重要作用,很多规章制度不落实,经常出现工程项目完工即将交工验收时,才开始应付整理档案,敷衍相关部门检查,这种做法给整个全流程档案管理带来诸多不良后果。

工程建设过程中档案管理工作基础薄弱,一些建设单位往往只注重工程项目的经济效益,而对工程档案的各阶段管理很不重视,没有成立专门的档案管理机构。档案基础工作的系统化、有序化、可持续化不足,大量珍贵档案资源随处放置或丢弃,档案收集、整理、立卷、标引、著录及检索利用等未按相应标准规范操作。竣工验收档案质量关把握不严,各项档案监督监管机制不落实。

2.1.3 档案管理人才匮乏,专业素质参差不齐

建筑工程项目组中的档案管理人员多数没有经过档案专业培训,缺乏工程档案基本知识和工作经验,并且常有一人多职或兼职等现象,部分项目组根本不设专职档案管理人员。能对档案进行日常整理、使用和维护,具有先进档案管理技能的档案管理人才十分匮乏。特别是在数字时代,了解和掌握电子文件形成规律、特点和管理方法,熟悉电子档案管理技术的人才十分稀少,多数档案管理人员仍处于手工操作阶段,工作效率低,劳动强度大。

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1.1综合性文件资料

主要包括上级批准文件；计划任务书；工程地质、水文、气象、地震等文件资料；征地、拆迁安置等文件资料；项目的方案及初步设计文件资料；规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件资料；工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书；工程竣工验收及质量鉴定文件资料；工程竣工结算及其审计报告等文件资料；工程有关的照片、录像、录音、光盘等。

1.2土建工程及水、电、设备安装工程施工文件资料

主要包括开/竣工报告；图纸会审、设计变更、技术交底记录及材料代用单等文件材料；项目的施工组织设计；监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等；原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或试验资料；混凝土、砂浆等配合比及试验报告；隐蔽工程验收记录；沉降拉移、变形等观测记录；工程质量检验及评定文件材料；工程质量事故记录及处理的文件材料；施工技术总结等。

1.3竣工图等

主要包括总平面布置竣工图；室外各种管线竣工图；建筑工程竣工图；装饰工程竣工图；结构工程竣工图；给水、排水工程竣工图；强电弱电工程竣工图；通风、空调工程竣工图以及其他特殊专业工程竣工图。

2.建筑工程档案的特点

2.1单一独立性

即一个单项工程竣工档案的整体性。这是工程档案最突出、最重要的特点。

2.2真实性

工程档案是该项工程实体的一面镜子似的真实写照。因为工程档案材料是与该工程建设同步形成的，是该工程报批、施工、竣工过程的原始记录，与工程实体完全一致，单从档案材料就可以求和工程质量标准，是建筑工程质量监督部门进行竣工验收的重要依据。

2.3实用性

工程档案是该工程最原始的记录，所以有很大的使用价值，即实际性。通过档案，可以全面考核工程建设工作，检查工程是否符合设计要求。

3.建筑工程档案管理需要解决的问题

3.1档案材料不完整

档案材料不完整是建筑工程档案存在的主要问题。工程项目归档率较好的单位能达到80%左右，较差的单位情况就不同了。很多工程项目竣工后没有档案材料，或只有工程主体档案，没有配套工程档案，锅炉房、地下管线、园林绿化等档案材料寥寥无几。

3.2缺乏统一的管理模式

从档案管理机构上看，有的单位成立了专门的档案室，工程档案管理较好。有的单位则不然，工程档案由其他业务部门代管或由文书档案员兼管，形成的档案材料五花八门。

3.3缺乏复合型档案管理人员

基层单位的档案管理人员专业素质较差，既缺乏档案管理业务知识，又缺乏相关的业务知识，难以适应工作需要。

4.建筑工程档案有效管理的措施

4.1思想上要重视工程档案管理工作

工程建设中普遍存在着对工程档案管理工作不太重视的情况，到工程完工即将交工验收时，才开始应付整理，这给档案整理带来很大难度。其主要原因在于工程建设管理过程中，企业对建筑工程档案在思想上重视程度不够。由于资料整理琐碎，不产生经济效益，施工过程中现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对资料整理一般都是被动应付。如果不认真进行督导检查，到最后内业很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺资料，所以内业资料应定期或不定期检查评比，引起各方面重视，避免大量的工作堆积。必要时可采取强制措施与计量支付挂钩，为搞好档案管理工作提供保证。有鉴于此，建筑企业管理部门、档案管理部门应该进一步加强对建筑行业的档案管理的法制教育工作。

4.2建立健全档案打理制度是做好建筑工程档案管理的基础

为了加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，建设单位在项目建设初期（从工程立项开始）就应按照国家档案管理的有关规定，结合建筑实际情况，制定相应的档案管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责，规范档案资料的收集、整理，以保证工程自立项开始与档案跟踪管理同步。完整的先期文件很重要，在维护建设单位的合法权益方面有重要的依据、凭证作用。

4.3严格把好竣工验收档案资料质量关，使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用

工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照建筑工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题及时解决，补缺补漏，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时，归档范围符合要求，认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文，把好竣工验收关，把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容，做到工程竣工验收与档案验收同步。移交合格工程档案的，由建设单位发给《建设工程档案合格证》。不按规定移交档案或移交的档案不符合要求的，不发给《建设工程档案合格证》，建设单位不结清尾款，以确保下程建设档案的完整、准确、系统。

4.4加强对工程档案管理人员和有关技术人员进行培训的力度

随着改革开放的不断深入和建筑业的不断发展，建筑档案管理工作的特点也有了新的变化，从而提高档案干部队伍的管理水平也更加重要。档案管理人员的业务索质包括服务意识、服务质量、服务水平。档案管理人员要增强服务意识，认清档案工作的意义和重要性。努力提高服务质量和服务水平，要运用现代化的科学技术和设备，采用科学的管理方法，更好地服务于建筑工程档案管理工作。档案管理人员要更新观念，提高认识，变被动为主动，认真领会和掌握有关法律、法规的内容及主管部门的有关规定，在工作中灵活运用；要有较强的责任心，严把工程档案质量关。

4.5加强施工管理，强化档案材料编制工作

按照标准编制工程档案材料，是施工单位最基本的业务条件。一个施工队不会编制工程内业材料，就不具备承包工程的资格。工程档案材料的质量，关键在于编制形成过程。施工单位应明确自己的责任，加强对施工技术人员编制档案材料的训练，不断提高编制工程档案材料的业务水平。开发公司要加强对施工的监督和管理，检查工程档案材料编制情况，按照标准形成档案材料，给后人留下宝贵的财富。

4.6充分利用现代化手段，多角度、多层次开发建筑工程档案信息资源，做好档案信息统计工作

大力推行对缩微档案、磁介质档案、电子文件档案在工程档案中运用。当前，美国、德国、荷兰对缩微、多媒体电子文件档案管理已趋于成熟，近几年在工程档案管理中采用C A D光盘技术。我们可以借鉴先进管理方法，采用先进技术，避免走弯路。由于目前光盘的刻录技术已相当普遍，国家又制定《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，使得工程建设档案管理中利用光盘塔或光盘库载体进行档案管理成为可能，也就成为项目档案管理的一个发展方向。

4.7及时做好传递和变更记录

在管理过程中，频繁传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时的对档案的增减变动及传递情况做出相关记录（如传递情况记录、变更情况记录、修改情况记录、作废情况记录等），才可能有效地了解档案的来龙去脉，防止其丢失、损毁、失效。确保档案的完整性和有效性，确保各部门获取及时，有效档案资料或信息。■

【参考文献】

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1 加强建筑工程档案管理的重要性

随着经济建设和城市的快速发展，建筑工程日益增多，使得人民生活、城市建设、经济发展的各个方面都有了很大的提高和改善。在每个工程中都会形成丰富多彩、各种各样的文字档案，其中有建设前的批文、施工的过程记录、竣工验收资料、管理维护资料等等。这些文档具有很重要的意义，它可以很全面的反映出建筑工程过程中的详细情况，并且对工程质量的评定、工程竣工后的管理和维护，以及对新建建筑工程的准备等等都有重要的实用价值。这些文字档案称作工程档案，它是在城市规划、建设及管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存和实用价值的东西，其形式有：文字、图标、声像等等各种载体的文件材料。这是一种看不见的城市生产力，是一座丰富的知识宝库，是每个工程的原始的、真实的记录，具有很重要的价值。

（1）建筑档案必须保证其完整性、齐全性、规范性，这就要求对档案的管理工作一定要进行统一管理，不可分工工作，这样的话很容易导致文件的混淆和丢失，也会使得同一类文件不能有效的进行总结归纳；（2）工程档案是城市建设衍生出来的产物，是一个城市建设的技术手段的积累和经验；（3）工程档案作为一种总结类文件的存在，在很大程度上是一个城市进行城市规划和城市建设管理的依据和基础；（4）工程材料出自于这个城市的城市建设工程，这就使得它在所有建筑物，建筑为维修、改扩建的过程中占有很重要的地位，而且通过这种方式还可以提高一个城市的经济效益；（5）工程档案是一个城市建设的原始资料，这样在一个城市的抗灾、防灾、灾后重建中具有不可替代的作用。根据工程资料可以减少很多工作量，并且可以很大程度上回复城市的原始面貌，减少人民群众的心理阴影；（6）建筑档案是城市建设的真实资料，记录城市建设过程中的每个技术和施工细节，这对完工后的检测维护、改建扩建、拆除再开发具有重要的作用。

2 加强建筑工程档案的管理工作

2.1深入现场，做好对建筑工程档案的服务工作

一个城市的现代化水平在很大程度上表现在这个城市的建筑工程上，因为建筑工程是经济发展和社会进步最基础设施，是发挥城市多功能的前提条件。而工程档案又是一个城市进步的记录，是这个城市规划、管理等一系列工作的有效依据，因此对建筑工程档案的服务就显得异常重要。包括对建筑工程业务指导、现场跟踪服务、档案接收工作等等。对那些已经登记的工程项目，特别是一些具有重大影响、深远意义的伟大工程，都应认真负责地进行清查、摸底、分析研究等工作。在深入现场进行指导的同时，还用与各个单位达成各方面的一致性。进而编制档案真实反映建筑各个环节的每个细节。

2.2重视工程档案管理工作，提高档案管理水平

建筑工程档案涉及工程方方面面的工作，贯穿于工程全过程，因此工程档案管理人员必须全程跟踪服务于工程，特别是在项目建设初期，遵循项目建设和档案形成的规律，工程档案管理人员应尽早加入工程，对项目档案工作进行统筹规划，尽早收集。有些建筑公司，对工程建设中的档案管理不太重视，到工程完工后，即将交工验收，才开始慌忙整理，有的施工单位甚至人也难以找到，给档案整理带来很大难度。而且，一般施工单位没有专职档案管理人员，内业资料分散于工程技术科、试验室、合同管理等部门，工程后期人员继续撤离后，有些施工单位留下的人员对资料不熟悉，加之有些资料签字手续不完备，需要施工单位或监理人员签字，人员很难召来，拖延了资料整理时间。鉴于上述原因，应在工程建设中加强档案管理工作，提高档案管理人员的整体素质，对各专职或兼职档案管理人员进行大量培训，理解建筑工程建设工作中会形成哪些类型的文件材料，哪些是属于有保存价值的档案今后需归档、并讲解了具体的归档范围。现代化的城市建设离不开现代化的人才，高水平的工程档案管理也离不开具有综合素质的管理人员，这就要求对内，工程档案管理人员要定期参加专业理论学习，懂技术、会管理、业务精，并取得相应的管理资质、持证上岗；对外定期举办工程档案工作的集中业务培训，及时做好各种文件、标准的讲解、培训工作。

2.3有效利用计算机资源，建立本部门的档案检索系统。提高各部门（单位）的档案管理水平，提高各部门档案管理工作的协调工作能力，方便各部门（单位）对档案利用，藉以提高工作效率。按照档案的性质和类型，收集整理的部门的档案资料，内部文件、记录按照文件和记录的形成部门和类别进行分类与编号；对外来文件记录与公司的模板文件记录按照文件和记录的来源、性质不同分类，编号采用其自然形成的编号。

2.4备案材料是在工程竣工验收这最后一道工序中完成的，但是它是工程档案重要的组成部分，也是各级建设行政主管部门今后在管理上一个重要的参考。它和工程档案在管理、性质和目的上差不多是一致的，所以工程竣工验收备案和工程方案管理是结合起来进行的，委托各级城建档案管理机构进行管理。这样，在工程管理体制上，方案收集、整理、归档。保管的规范上具有很大的一致性，是有很大的必要性。

3 结语

综合上述，工程档案是一个城市发展的真实记录和写照，并且在城市建设中起着举足轻重的作用。因此，在工程档案记录、管理方面应该本着认真负责、一丝不苟的态度。有关工程档案的工作是一个工作量相当大的工作，这就要求各个部门之间相互协作，共同尽心尽力。在法律方面，应该适时适当制定出一些有关工程档案记录和管理方面的条例，以确保工程档案在一个良好的环境中成长，为城市建设作出更多的贡献。

参考文献：

[1]吕艳.浅析如何做好建筑工程档案管理.《商品与质量・建筑与发展》.2011年5期

[2]苏海玉.浅谈建筑工程档案管理.《华章》.2012年18期

篇（9）

关键词：

荣誉档案；建筑设计；管理措施

建筑设计单位的荣誉档案是指单位和职工在工程设计、科技研发以及各项管理工作中因取得突出成绩而获得的具有保存价值的获奖文件、荣誉证书、奖状、奖牌、奖杯、锦旗等的总称。它真实记录了单位事业发展的历史轨迹，具有较高保存价值，是档案的一种特殊载体。

一、建筑设计单位荣誉档案的特点

（一）荣誉档案带有鲜明的行业特色，由各级住房城乡建设部门、勘察设计协会、土木建筑学会等评选出的优秀工程、优秀方案、绿色建筑、装配式建筑、BIM应用等，是建筑设计单位荣誉档案的主要构成部分，约占到全部荣誉档案的八成以上。

（二）荣誉档案是使用频率最高、价值利用最多的档案类型，与文书档案、人事档案、图纸档案等经常“沉睡”在档案柜中不同，荣誉档案基本是“活动”的档案，无论是对外宣传、对内教育、职称评定，还是生产经营投标、编写单位历程，均发挥着重要的作用。尤其是在参与工程项目投标时，优秀工程、优秀方案类的获奖证书、奖牌等荣誉档案作为单位实力和业绩的凭证，经常会跟随设计人员“奔赴”各个开标现场，成为竞标的重要得分内容。

（三）荣誉档案利用价值有一定的时效性，这里的“时效性”主要是指工程技术类获奖证书在单位投标时的利用价值。建设单位在招标时，一般会要求设计单位提供近三年或近五年获得的荣誉。因此，这类荣誉档案越新，其利用价值便越高，超过五年的获奖证书，在生产经营上的价值便不再突出，就可以与其他荣誉档案或普通文书档案一样“束之高阁”了。

二、荣誉档案管理工作中存在的问题

（一）对荣誉档案重视不够导致管理混乱。对建筑设计单位而言，图纸档案、人事档案、合同档案、文书档案等几大块的管理相对比较规范，分别由相应部门收集整理，并有专人负责。而荣誉档案很少被作为一种特殊的档案类型予以专门管理，更不会安排专人负责。获奖文件、获奖证书大多作为文书档案保管，由办公室收集整理；而奖牌、奖章、奖杯、锦旗等实物类档案则比较分散，往往由获奖部门或个人随意存放。

（二）荣誉档案归档意识不强，导致收全率欠缺。生产一线各部门对于层次或级别比较高的奖，有时不愿将取得的荣誉成果拿给集体分享，不主动按时上交应归档的文件材料，而是留在自己部门使用，在档案移交上意识比较淡薄。对于职工个人获得的各种荣誉，许多人认为与单位无关，从来没想过要移交单位，或将获奖证书复印件交给单位登记保管。职工归档意识不强，档案管理部门又无法掌握全院范围内的获奖情况，导致在荣誉档案的收集上不可避免地存在遗漏。

（三）荣誉档案种类繁多、材质不一，导致整理保管困难。荣誉档案从载体上来看，既有文书类，也有实物类；从材质上看，有纸张、金属、木料、玻璃、布料等；从形状和样式上看，更是尺寸不一、大小不等。由于载体材料和形式的多样性，决定了荣誉档案在种类上的多元化，从而也相应加大了荣誉档案收集、整理和存放的难度。目前专门设置荣誉档案室或档案专柜的单位并不多，文书类荣誉档案一般存放在文书柜内，或与其他档案混存；实物类荣誉档案则是见缝插针，随意摆放，时间比较久远的奖牌、奖杯等往往会字迹模糊、锈蚀严重；借用频繁的获奖证书，折叠、磨损严重，不利于档案的长久保存和利用。

三、加强荣誉档案管理的主要措施

（一）加强宣传，引起重视。要强化荣誉档案的归档意识，通过多种途径向职工普及档案法实施办法等有关知识，使各个部门和广大职工能够主动将获得的荣誉及时提交到档案管理部门。要强化荣誉档案收集意识，档案管理人员要转变被动等待归档的观念，全面了解各类荣誉的评选情况，掌握评选时间，跟踪评选进度，在荣誉档案发放的第一时间，主动走出去收集应归档的文件材料、证书、奖牌等，既要保证材料的齐全，又要维护档案的有机联系和历史的真迹，解决荣誉档案归档不全的问题。

（二）完善制度，落实责任。要明确管理部门，安排专人负责，做好荣誉档案收集、保管、借用等各方面的管理制度建设，确保各类荣誉档案及时完整归档和安全、有效利用。要强化档案管理人员的服务意识，积极主动开展工作，切实担起责任，树立档案资源共享的服务理念，使荣誉档案真正发挥其特有的价值。

（三）明确流程，加强管理。实施标准化管理，从资料收集、整理到最后归档，从文件、实物内容的分类、编号、案卷目录编制直至入库，严格按照国家标准执行，做到条理清晰、目的明确，避免遗漏，保证齐全完整，提高荣誉档案管理的过程质量。具体应做好以下几个方面的工作：

1.明确收集范围。可从颁奖单位和获奖对象两个不同角度确定荣誉档案的收集范围，主要有以下几个方面：一是政府或行业主管部门颁给单位的综合类荣誉；二是单位获得的工程技术、科研类荣誉；三是上级党委、工会、团委、妇委会等党群组织颁发的荣誉；四是单位参加上级或行业组织的各类文体活动、竞赛活动获得的奖杯、奖牌等；五是客户、兄弟单位、社会团体赠送的锦旗、牌匾等；六是职工个人在设计、科研、管理等工作中获得的奖项，职工个人获得的荣誉，其原件仍由个人保管，档案管理部门可采取征集复印件或拍摄照片的方式进行保存。

2.做好分类登记。为便于管理和使用，可根据材质分三类进行登记：一是文件类，主要登记标题、文号、发文单位、发文日期等；二是证书类，可根据证书上的内容登记受奖单位（人员）、项目名称、奖项类别、等级、颁奖单位、落款时间等；三是实物类，包括牌匾、奖杯、奖章、锦旗等，登记内容与证书类相似，单独登记是为了便于日后的整理归档。

3.单独整理归档。因建筑设计单位的荣誉档案有其独特的行业特点和利用价值，使用比较频繁，将此类档案单独整理归档十分必要。如获奖文件，若按普通文书对待，将之与其他文件资料按年度整理归档，就会使这类荣誉档案分散存放在不同的卷宗和档案柜里，造成使用不便。因此，将荣誉档案作为特殊门类进行管理，更便于保管和利用。尤其是实物类荣誉档案，其由一件件物品组成，载体和形态各异，其存放的柜架需区别于文书档案，应陈列于直观易见、便于放取处，既利于对外展览，又利于查找利用。有条件的建筑设计单位最好能开辟一个荣誉档案陈列室，以确保这类档案的长久保存和使用。

4.做好检索利用。为了充分发挥荣誉档案的价值和作用，要适应档案信息化发展的需要，目录编制与计算机管理同步进行，在系统化整理基础上，编制好以全宗为单位的荣誉档案分类目录，按年度和分类项目进行编目造册。同时要做好借用登记工作，既充分发挥其价值，又确保荣誉档案的按时完整返还。综上所述，荣誉档案管理一定要规范化，加强档案的收集、整理和统一管理，确保档案资源得到有效的保护和利用。同时，建筑设计单位要积极创造条件，建立一定规模的荣誉档案陈列室，以更好地发挥其价值和作用。

参考文献：

[1]崔爱民.加强企业荣誉档案管理[J].兰台世界，2005（9）.

篇（10）

1建筑设计单位档案管理的作用

1．1原始记录功能

设计单位档案资料涉及到设计图纸、设计文件变更、技术说明等。这些资料一般以项目为单位，每个项目涉及的资料比较繁杂，它记录了项目建设全过程的各项信息，是档案管理工作的对象和基础。

1．2使用功能

建筑设计单位工作所涉及的工程量大、项目建设复杂，需要以往的其他建设项目的原始数据，从实际工程资料中加以验证，以保证设计的可靠性和说服性。所以，设计单位的档案资料在使用功能方面具有较高的可重复利用性和参考价值。

2设计单位传统档案管理

2．1归档内容繁杂

因为工程项目的建设周期一般都超过一年，项目所涉及的企业单位和政府主管部门也比较多，所以其累积的文档资料极为丰富(如图1所示)。同时，由于项目涉及的单位较多，档案资料的沟通协调和归档过程也比较复杂［1］。

2．2档案材料变更快

工程项目建造涉及到庞大的信息管理过程，存在各类设计、施工、质量上的风险。在项目建设过程中经常出现工程量的变化调整，需要设计方及时对原来的设计方案进行修改，这也一定程度上增加了档案管理工作的成本。甚至于出现工程项目投资不足或者在建设期遇到政府政策性调整等情况造成项目停工维护。此时，设计单位就需要对相关资料及时收集补充。

2．3档案应用程度高

设计档案记录了设计工作的过程，具有长期的使用功能以及使用价值。无论在设计、施工以及竣工各个阶段，设计成果必须及时提供给工程建设各方参考应用。因此，设计单位的档案在平时的维护过程中，会被频繁调取查阅，而后重新归档，这对于档案管理工作也是一个挑战。

3设计单位传统档案管理存在问题

3．1归档意识薄弱

由于设计人员的日常工作量大且繁琐，且其核心工作是设计图纸和编写相关文件，因此许多设计人员对文件的整理和归档不重视。这导致了档案管理部门与其他相关部门之间的脱节，极大地影响了档案管理工作的质量。档案管理人员自身的技术缺乏以及态度的懒散造成了档案管理的拖延与漏洞，严重影响了档案处理的效率和使用价值。

3．2管理制度不完善

设计单位涉及到的档案资料主要是图纸及技术设计说明等，这些资料共同构成整个建设项目设计阶段、施工阶段以及竣工阶段的文件体系的基础。在实际档案管理过程中，文件的粗略分类管理一定程度上破坏了信息的完整性和系统性，影响了档案查找的效率，使得档案文件的循环利用遭到破坏。许多设计单位的档案管理还停留在纸质管理的方式，这种方式的存储介质单一，很容易因保管不善，造成纸质数据的丢失，从而破坏了文件的完整性和有效性。同时，各项工程信息、工作任务单等资料依然采用手工纸质档案记录，并没有进行计算机的录入，使得资料的集中管理［2］十分困难且花费的时间成本将加大。

3．3管理技术缺乏

目前，我国建筑设计单位的档案管理方式，正在由传统的手工纸质化管理转为现代化的信息管理，但是因为档案管理部门相对地独立于其他部门，且没有受到企业足够的重视，其管理人员自身没有掌握新的技术，不具备先进的管理水平，制约了信息管理的发展。随着工程项目体量的逐年增加，图纸等相关文件也越来越多，将这些文件的集中存贮、科学分类进而有序地管理，就显得十分重要。

4建筑设计单位档案管理创新方法

随着设计单位工作量的加大以及市场需求量的加大，传统的档案管理已经落后于实际的文件资料，只有在原有的基础上进一步对档案管理进行创新。档案管理工作越来越趋向于信息化、人性化、服务化的方向发展，必然对已有的档案管理工作提出更高的要求［5］。档案管理部门需要摒弃旧的管理理念，避免档案管理工作中出现的漏洞，努力完成档案管理的信息化和现代化。整个设计单位所有的工程项目和相关文件的管理，要统一而有序。首先，拥有档案数据信息化的共享平台，使用者能够对档案数据进行检索和分析;其次，建立能够跟踪发图进展和执行状况的渠道，争取项目进度控制的主动;最后，规范工程项目的命名，建立具有系统性的档案资料库。(1)建立完善的档案管理制度首先，要对档案管理任务进行科学的分解，清晰地划分每一个环节的责任人及其职责，并且制定相应的考评指标，避免出现推卸责任的情况，同时提高管理人员的积极性。其次，完善档案管理的硬件和软件设施，指定严格的档案室管理制度，工作人员对档案要妥善保管，做到档案的定期晾晒、检查、修正。(2)用现代化信息技术为了实现档案管理的信息化、自动化、共享化，充分提高设计单位对档案管理的重视，设计单管理者应加大信息管理软件和硬件的优化，招聘相关的管理专业人才协同工作，最大限度地发挥档案资料管理的水平，建立起现代化的档案管理平台。通过建立设计单位内部使用的档案信息网络管理平台，一方面，将传统的企业内部资料实行无纸化转换，用电子签名代替手工签名［3］;另一方面，将外部的纸质资料通过扫描等方式转换成电子文档，将这些资料进行合理的归类。当接收到重要的档案时，可以利用该平台［4］共享给各专业相关的人员。现代化信息技术管理系统的管理平台与详细分类如下图2、图3所示。在档案的信息化和共享化的过程中，普遍存在档案信息的安全性和准确性等问题，档案管理人员需采取可靠的技术措施，做到及时防范、及时处理。任何访问数据库的人员必须经过公司相关领导认定的授权文件及访问权限才可进入［5］。当使用者需要下载具有保密性质的文档时，应持有具有相关权限批准权的领导签字的临时下载权限书才可以下载使用。对于需要变更修改的文件，应该同修改前的版本一起保存，以形成可以备查的文档历史记录［6］。(3)建立知识管理服务在新的档案管理模式下。设计单位档案管理在进行档案管理研究时候要充分考虑实际使用者的需求以及在行业内推广的需要。在信息的收集与检索的过程中，运用知识树的形式从面、线、点的层次出发，将各类设计单位的档案和相关经验以及运用的新技术等文件进行体系化归类，使单位人员及后续新进设计人员能够便捷地获取数据库［7］资料，并且广泛推动了行业信息和知识的交流，可以全面提高企业内部设计人员的专业素质，为行业的进一步发展起到了一定的促进作用。(4)加强档案管理人员的培训人员作为管理系统的核心，起到至关重要的作用，必须重视档案管理人员的培训，在学习和实践中提高档案管理的技术和能力。在不断发展的同时结合科学的信息化档案管理手段，切实有效地做好档案管理工作。具体的方法主要涉及计算机信息领域，全面了解计算机技术，充分利用现有的信息共享平台进行数据资料的处理与更新［8］，这些工作关系到档案数据的及时性和准确性，因此不可以懈怠。