电子档案管理基础汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇电子档案管理基础范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

篇（1）

我们知道电子档案的管理有着诸多的优越性，但是它也不是完美无缺的，也是存在一定问题的。由于档案信息化一般包括基础设施建设、档案信息资源建设、标准规范建设、应用系统建设和人才队伍建设等方面，这些问题主要有以下表现：

（一）缺乏统一标准和规范

目前，许多部门在建设档案信息化过程中往往只重视发展先进通信设备和购置高档计算机系统，忽视档案信息资源标准规范化建设，结果是有路无车，投入巨额资金建成的档案信息系统无法转化为经济和科学发展的催化剂。

（二）档案管理人员知识结构“老化”，思想认识不到位，重视程度不够

老的档案管理人员对纸质档案的管理理论、原则、方法和技术已熟门熟路，但不懂电子文件形成、信息的存储、传输、检索、利用等技术；而年轻的档案管理人员仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术，对档案管理的基础知识、管理原则和管理环节却懂得不多，这已是一个普遍存在的共同问题。

（三）软件系统及其应用相对薄弱，工作基础较差

许多档案馆虽然购置了硬件设备，但其软件应用水平和利用效率不高，大多以单机和简单的网上操作为主，局限于实现简单的查询和利用，没有真正发挥作用；另外，也没有考虑买到的新的信息化软件与原有软件之间能否兼容以及是否影响到以后的升级，

（四）数据保护存在风险

目前，我国数据安全的保障主要依靠技术上的不断升级，设置复杂的密码和防火墙，但是单纯从技术角度只能被动地解决一个方面的问题，而不能长远、全面地规范、保障数据安全。另外，从数据库系统本身的防范能力来讲，在快速变化的信息环境下，改进数据库保护方案不可能与时俱进，技术的改进不能完全防止计算机犯罪的发生，这也是风险所在。

二、我国电子档案管理的对策

（一）提高档案管理人员的业务素质

业务素质问题关系到档案工作数字化建设成败关键。档案信息化建设涉及数字化档案信息资源建设、计算机网络建设、办公自动化和文档一体化管理，简言之，就是把计算机技术、通信技术、网络技术等现代技术运用于文书工作和档案管理，可谓一项档案技术工程。这就要求档案管理人员既要掌握档案学基础理论和档案管理知识，还要掌握一些自然科学基础理论知识、计算机技术、网络技术和操作技能。鉴选、分析，从中筛选出对特定利用者有用的部分，为利用者提供优质的服务。

（二）提高档案管理人员的思想政治素质

这些思想政治素质包括：①坚定的政治信念。档案工作是一项政治性、机密性很强的工作.因此，档案管理人员应严格遵守党和国家的各项法律、方针、政策，严守机密，树立政治意识和政治信念。②热情的工作态度。档案工作具有服务性强的特点，要求档案管理人员要树立爱业、敬业、奉献的精神和不为名、不为利的价值观.在服务态度上，力争做到主动热情、耐心周到.力争把档案的潜在价值转化成有用性、可用性的社会效益和经济效益。③严谨细致的工作作风。档案工作不仅是一项政治性、服务性很强的工作，也是一项复杂、细致、烦琐的工作，这就需要档案管理人员具有严谨细致的工作作风。这种工作作风，要求我们整理档案的区分全宗、分类立卷、编目、鉴定、确定保管期限、汇编、注释档集内容、利用档案的咨询等各个环节都要准确无误。④较强的事业心。档案的收集工作是一项难度较大的工作，这就要求我们要在工作实践中培养强烈的事业心，高度的责任感和使命感，耐得住寂寞，愿为档案事业奉献精力与时间，不为一时的困难所吓倒，为档案工作现代化建设勤奋学习，钻研业务。

篇（2）

电视台声像资料的管理，过去以“账本”和借还卡片方式为主。一般是把所有节目磁带，以入库时间为序分别登记在不同的笔记本上。然后再为每盒磁带制作借还卡，就像图书馆借书卡一样，管理程序繁琐，也不利于检索和统计。1999年，杭州文广集团招标研发设计了一套管理软件，培训管理人员，统一操作规范，建立起声像资料磁带的入库和借还制度。

2002年，为了满足日益增长的媒体信息资源的存储、利用与共享需求，他们又开发了一套数字化管理软件，系统功能比较完备，具有界面清楚、操作简便、存储容量大等优势。在信号传递过程中稳定性、可靠性较好，电视节目翻录N次，都不会影响视频音频质量。图像处理过程也相对简单，画面更清晰，工作强度大大减轻，节目制作时间缩短。而且信息保存空间大为缩小，保存的时间更为久远。同时，把声像档案进行数字化编目，提高了服务效率和质量，便于声像档案的开发利用，编导们只要通过自己的办公电脑就能迅速便捷地在视频数据库里，精确检索、快速下载任何一个镜头，为节目编辑、制作和数字化播出创造条件，真正实现声像资源共享。

2008年，杭州文广集团委托浙江传媒学院对5200小时的历史资料进行了抢救性整理。同时依据广电总局的编目规范，结合实际制定了《历史资料的细分及鉴定标准》《各类型节目层次化编目实施细则》，做好电视模拟磁带的数字化。

做好模拟与数字转换中的衔接

电视声像档案是电视媒体的重要资产，也是全社会的共同资源。在运用数字化技术将模拟信号转换成数字信号时，应当充分做好衔接工作。

在模拟向数字转换的过程中要建立一个统一的管理平台。整个过程从采集、收入、转码、编目、存储到播出都是针对节目，而节目所在的物理介质又都是由存储管理系统进行维护的。既然数字信息与模拟信息都是围绕节目而展开的，那么，只要建立一个以节目为共性特征的统一管理平台，在节目采编过程中，既可在存储管理系统内进行数字化直观采编节目，也可利用原有计算机软件管理系统查找所要的节目资料，再从库存中调出所需的磁带，通过数字化采集、回放系统，把模拟信息转换成数字信息。

实现这样的统一管理平台，需要两个方面的技术支持。一是存储管理系统上接口的建立，解决数字化存储与模拟磁带的调用;二是对原有计算机软件管理系统作结构性调整，将模拟磁带的管理由基于磁带管理转变为基于节目管理。

模拟磁带的计算机管理为实现数字化管理打好了基础。只要将模拟信息通过计算机从原有的承载体中聚集到整个存储系统管理的平台上，形成统一的信息资源，才能使模拟信息与数字信息站在同一个管理层面，为全面实现数字化提供最佳过渡。

实现数字化管理应注意的问题

加强电视声像档案数字化技术管理，对提高电视台工作效率，防止声像档案流失，具有十分重要的意义，在推行或配置数字化声像资料管理设备时，应有全方位考虑和长远规划，尽力避免问题的出现。

做好正确的存储方法。目前，通常情况下，常见的是大容量存储介质，它主要包括硬盘阵列、光盘库，以及刚推出的数据流磁带。这些存储介质本身就具有各自不同的特点与性能，也适用于不同的应用方式。鉴于现阶段电视台的存储对象更多的集中在声像素材和节目上，而又往往大量存储在磁盘库、光盘库以及新的数据流磁带库里，因而在线的存储系统则可采用高码率视音频和低码率视音频的分离存储方式进行。

篇（3）

[23]胡哈力， 方俊岚， 关世延等.社区卫生服务计算机三级网络化建设的体会[J].中国初级卫生保健，2003，17（6）：42

篇（4）

档案电子化指的是利用电子计算机、网络等现代信息手段对档案、文献等进行收集、整理、存储和加工，建立档案数据库，提供高效信息检索功能。现代科技的不断进步，信息数据的不断更新且呈爆炸式增长，为企业发展长远计，档案电子化管理是必然趋势，其不仅能够提高档案管理的效率和质量，节约档案管理成本，还能为档案二次开发打下良好基础[1]。然而档案电子化也会带来一些不可忽视的问题，比如信息安全、管理标准等。笔者将结合本单位档案电子化管理的实际情况进行探讨。

一、 档案电子化管理的优势

1、 管理便利

档案电子化管理过程中，所有的档案信息的存储，都是通过数据库系统来实现的，档案的内容可以囊括文字、图像、音像、影像，以多媒体的形式进行保存。在信息录入的过程中，可以进行复制、黏贴、剪切等操作，大大节省时间，有些内容还可以直接导入，避免人工输入时的疏忽大意而产生错误。利用网络技术，可以进行远程操作，在档案馆外面也可以进行档案管理。

2、 查阅简易

档案电子化管理以数据库的方式来对档案进行处理，大大方便了档案的查询和检索，提高档案信息查询效率，特别是可以利用网络登陆数据库，这样管理员就可以在任何时间、任何地点对档案信息进行查阅。

3、 传递和保密

电子化的档案都在系统里面可以进行独立查询，避免了传统档案传递中单个档案传递困难且容易丢失的问题，在传递的过程中可以通过检索后直接提取所需要的档案，不会对档案本身造成任何影响，也不会担心档案会丢失。另外档案管理系统可以设定档案管理权限，大大提高档案保密性。

4、 存储和共享

电子档案的存储要相较于传统档案的存储更为便利和长久，电子档案一般采用光盘、磁盘来进行存储，其保存时间可以达到几百年，而纸质文档则不可能存储这么久。存储空间和存储量也是传统档案不可比拟的。电子档案的存储相较纸质文档更为便利也就促进了档案的共享，为档案共享提供了坚实基础。笔者所在企业由于技术性比较强，档案信息中存在着大量的技术档案，比如有关设备的技术改造方面的、有关设备维修方面的信息，就要求档案管理系统能够提供强大的共享功能，利于档案的二次利用。

二、 档案电子化管理面临的问题

1、安全性问题

不管是传统的档案管理，还是电子化档案管理，档案信息的安全性一直都是档案管理的核心。我们在建立档案电子化管理系统时，由于客观或主观的原因而没有及时的为档案电子化系统提供强有力的安全保障，缺乏专门的人才来对档案安全性进行管理。另外档案电子化管理依靠的是电子计算机技术和网络技术，在这方面的欠缺也会导致档案管理系统的安全性缺乏保障，档案管理系统漏洞频频，为不法分子提供了可以攻击和危害档案安全的入口。这些都是档案管理过程中可能存在的档案安全隐患，从不同程度上威胁了档案信息的完整性、准确性和保密性[2]。

2、管理标准问题

建立于数据库基础之上的档案管理系统，在建设的过程中就会要求考虑档案信息管理标准，以方便档案信息的录入、存储、检索和使用。但是我国由于档案电子化管理起步晚，相关标准相对落后，尽管国家相关部门也出台了档案管理标准，但是各个企业都会针对自身特点而去重新建立一套管理标准，造成管理标准相对混乱，给档案管理带来了一定的阻碍。

3、二次利用问题

档案管理的目的不仅仅只是存储档案，更为重要的是对档案信息的二次利用，发挥档案的信息价值，特别是像我们这样的技术性强的企业，档案的二次利用重要性不言而喻，然而由于管理标准的混乱，也对档案的二次利用产生了极大的影响。

4、法制问题

我国现有档案方面的法律法规还不能满足快速发展的档案电子化管理的需求，法律依据不足，经常出现档案管理方面的违纪违法事件而无法进行处理，如档案没有及时更新或者档案泄密等，这在一定程度上降低了档案管理的规范性和安全性。

三、 档案电子化管理优化对策

1、加强档案电子化管理的重视力度

档案电子化管理系统的建设需要企业的高度重视，只有企业所有人都认识到档案电子化管理的重要性，才能把档案管理做好做实。企业应该加大投入，不仅在物质资源上，更要在人力资源上，加强档案管理队伍的建设，提高档案管理队伍素质，才能实现档案电子化管理的放好发展。

2、加强档案电子化管理的安全建设

安全性问题是档案管理的核心，所以在档案电子化管理系统建设的过程中，要做好安全性保障，不管是硬件，还是软件，两手都要抓，两手都要硬。要建立一套安全性能强的档案管理系统，加强网络监管，降低被攻击的可能性；更要加强档案管理队伍安全方面的培训，不断提高档案管理人员的安全防护能力和意识。另外，对于档案管理，要设立有效的管理权限，对于不同的用户采用分级管理方式，设定其可以进行的操作，通过权限来确保档案的保密性和安全性，降低档案管理的安全风险。

3、加强档案电子化管理的标准建设

档案电子化管理系统建设是一项复杂的工程，档案管理系统的高效使用，有赖于所有用户在同一个管理标准下进行操作，这就要求档案管理部门建立一套适合企业发展的档案管理标准，将企业的各个部门都衔接到一起，防止脱节。并且尽量与国家标准相吻合，以提高本系统的普适性。

4、加强档案电子化管理的法制建设

为了促进档案电子化管理的规范性、安全性和高效率，国家相关部门必须针对档案电子化管理建立相关法律法规，企业必须要求所有的档案管理人员依照法律法规来进行档案管理，并结合企业自身档案管理中出现的问题和漏洞，在国家制定的法律法规上进行补充和修正，以确保档案管理科学地、高效地开展。

四、 结语

综上所述，档案电子化管理是今后档案管理的趋势，但是其健康成长还要依靠企业所有的档案管理人员的积极贡献，不断提升自身的档案管理能力和意识，在科学的管理标准和体系下进行档案管理，才能杜绝在档案电子化管理中出现各类疑难问题，加快企业档案电子化管理进程，为企业发展打下更好的基础。

篇（5）

2新时期运动员电子档案管理存在的问题

2.1基础设施薄弱，档案信息化程度低

虽说我国经济体育管理水平不断提高，但是，许多体校和运动队都缺乏体育信息化建设意识，技术化管理思想淡薄，在档案管理方面的投入也较少，致使档案管理部门技术基础薄弱，设备短缺，运动员档案管理只好沿用传统方法，以纸质档案和手工管理为主。一些运动员人才库虽然也在运动员档案信息化建设上做出了诸多努力，但是由于我国运动员电子档案管理工作起步晚、发展慢，运动员档案管理模式不成熟，电子档案管理存在诸多漏洞。

2.2电子档案管理体系不健全

就目前来说，我国运动员电子档案管理处于两难局面。一方面，运动员层次多、训练类型也较多，这对运动员电子档案管理来说是个严峻的挑战。另一方面，我国运动员管理信息化体系还不够健全，如我国还没有完善的有关运动员电子档案管理的法律法规，并且电子档案管理标准和规范不科学、不统一，许多运动员的电子档案在生成过程中常常会遇到删改、丢失等问题，电子档案材料的真实性也没法保证。再则，档案部门在电子档案管理方面缺乏有效的风险防范措施，没有制定长期管理规划，档案的安全和长久性都有待加强。

2.3缺乏专业的电子档案管理人才

缺乏专业的电子档案管理人才，是许多档案部门、运动员档案库在运动员电子档案管理中遇到的主要问题。如许多体校都没有按运动员电子档案管理工作要求配备专门的电子档案管理人才，运动员电子档案管理都由专业运动员兼任，精通档案管理人员大多不具备专业的体育知识，而专业运动员出身的档案管理人员但是在信息系统开发和运用上都有所欠缺，致使电子技术在档案管理中的作用难以体现出来。

3运动员电子档案管理优化策略

3.1提高认识，革新档案管理模式

在电子技术快速发展的大背景下，体育主管部门应对运动员人才库提高认识，明确自身职责，做好运动员电子档案分管工作，并以电子技术为核心，结合运动员档案管理特点，分析、预测运动员电子档案管理工作的作用和价值，建立运动员档案归档范围和管理制度，探索运动员档案管理新路径。这就要求体育主管部门、运动员人才库尽快将运动员电子档案管理工作提升日程，运用电子数据压缩技术、电子扫描技术等，对运动员档案中的各种信息、数据进行统计、对比和数字化转换，尽快建立系统性、智能化的电子档案数据库。其次，加大档案信息化管理投入，借助电子技术实现电子档案管理手法革新，实现运动员档案管理工作的自动化、信息化。

3.2完善电子档案管理规范

在社会主义新时期，运动员电子档案数量会大量增加，这就要求体育主管部门加强电子档案法律建设，完善电子档案管理法规、规范运动电子档案管理标准，就运动员电子档案生成、归档、保管、利用中应注意的问题做出明确规范，以确保运动员电子档案信息的可靠性。运动员人才库则要尽快研制、开发，采用数据格式标准统一、可以兼容的档案管理软件，同时严格依据运动员电子档案管理法规，制定科学的运动员电子档案工作计划，规范运动员电子档案积累、整理、鉴定、归档、保存等基础工作，逐步提高运动员电子档案管理水平。

3.3组建高素质的电子档案管理队伍

运动员电子档案管理具有一定的特殊性，要想解决电子档案管理人才不足问题，体校和运动员人才库要加强专业运动员人才库档案管理队伍建设，以满足新时期运动员电子档案管理需求。具体来说，体校和运动员人才库首先要加大专业电子档案管理人才引进力度，用薪酬和人性化管理留住人。其次，开展档案管理人员专业理论知识教育和技能培训，对原有档案管理培训体系进行升级，要求档案管理人员通过自主学习、组织培训等途径，全面了解档案信息系统的功能和特性，不断提高电子档案管理水平。

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（一）方便、高效、快捷

档案管理工作作为事业单位最基础的一项工作，在电子档案管理工作中，充分的利用计算机技术，这不仅减轻了工作人员的劳动强度，而且档案管理效率有了较大的提升。在电子档案管理工作中，网络技术的应用，不仅档案传递成本降低，而且网络传输速率有了大幅度的提高。而且电子档案管理工作中，信息的集中性及综合性集于一体，这样信息在查询过程中遗漏的可能性较小，电子存储时多采用表格的形式，为信息查询提供了更便利的条件。另外，电子档案信息在电脑及存储介质上进行保存，信息不易丢失和毁损，有效的提高了档案信息的安全性。

（二）提高了档案信息的利用率

档案管理工作的最终目的是为了实现对档案信息的开发利用。这就需要不仅在具备充足的信息量，而且要具备完善的文档卷宗。在传统的纸质档案管理工作中，档案立卷时采用的都是纸张，立卷时工作人员根据自己怪信息的理解来进行操作，这就导致各份文档卷宗标准很难统一，给档案信息的质量和使用价值带来较大的影响。电子档案的出现，利用计算机来对档案进行管理，这不仅使立卷工作有了统一的标准，而且立卷工作量得以减轻，工作人员有了更多的时间来对提高自身的档案管理水平，而且档案信息的利用率也有了大幅度的提升。

二、强化事业单位电子档案管理的策略

（一）建立健全电子档案管理的各项规章制度

为了使电子档案管理走出无序管理的状态，必须建立健全电子档案管理的各项规章制度，进行规范化、科学化、高效化管理。国内大部分工商局虽然已经建立了企业电子档案体系，但是缺乏完善的管理制度，电子档案管理分散，各分局的电子档案信息缺乏联系，难以实现全市范围内的企业电子档案的集中调阅，电子档案的流通存在障碍，无法进行集中管理。可见，完善的电子档案管理制度，是提高电子档案利用效率，充分发挥电子档案高效快捷优势，提高工作效率的基础。电子档案管理规章制度要对电子档案文件的制作、审核、归档、档案收集、档案整理和档案保管等环节都做出明确详细的规定，事业单位可以根据单位职能和单位档案的特点进行完善补充。

（二）加大资金投入，改善档案管理环境

事业单位电子档案管理工作中，对现代化技术和设备具有较高的要求，特别是在当前技术快速发展过程中，设备升级换代较快，电子档案工作条件和设备的改善需要大量的资金支持，这就要求事业单位对于电子档案管理工作要加大资金的投入，进一步对电子档案管理环境进行改善，使事业单位电子档案能够更好的与现代化管理要求相适应。同时事业单位还需要协调工作，统一规划、设计，开发出通用性的档案管理软件，以此来有效的提高档案管理的水平，确保电子档案管理工作中人力、物力及财力的节约。

（三）培养专业的档案管理人员

档案管理人员的专业程度决定了电子档案管理水平。培养专业的档案管理人员首先要把人员流动性控制在合理范围，由于电子档案管理是一项专业性极强，内容繁杂，需要通过实践积累丰富管理经验的工作，所以要避免过于频繁的人员流动，保持电子档案管理工作的长期性、延续性。其次，管理人员要加强学习，更新知识结构，培养职业道德，熟悉信息技术，把自己培养成综合素质高的复合型人才，适应电子档案管理发展的要求。

（四）加强对基础设施的管理

电子档案管理质量的提高，离不开软件及硬件这些基础性设施，因此在电子档案管理工作中，所配备的软件及硬件要保证其性能的稳定性及技术的成熟度，所采用的软件及系统要具有较强的安全性和可靠性，避免使用一些盗版及未知来源的系统。在具体使用过程中，要具备高度的安全意识，定期进行杀毒及安全体检，设置障防火墙和杀毒软件，并做好定期升级工作。

（五）确保电子档案管理工作的安全性

篇（7）

1.档案管理信息电子化建设的必要性

随着计算机和网络技术的发展和普及，信息电子化是当今世界经济和社会发展的大趋势。档案管理信息电子化可冲破档案利用的局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。其次，档案管理信息电子化可用详实的档案信息是否完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证，这样才能决策的及时、正确，以保障管理措施的适当。对此，档案信息化有着独特的优势，可以发挥重要的作用。第三，实现档案管理信息电子化，可为科学研究和知识普及等提供智能化服务。档案信息化，可一次投入，多次产出，远程服务，资源共享，同时，亦可缩短二次文献信息的编著时间，提高档案信息利用的时效性。

2.如何实现档案管理信息电子化

首先，要实现档案部门基础设施建设。主要包括计算机、交换机、路由器、服务器、存储器，以及操作系统、数据库管理系统、信息安全系统等。只有建设先进的计算机网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工。并要建立和完善局域网，使各项工作网络化，加强档案的利用，以达到资源共享的目的。

其次，要实现档案管理信息电子化项目的试点与推广工作。制定档案信息化管理的有关标准，推广档案管理应用软件，加强电子文件和电子档案的管理，建立、规范、联通各局域网络，并选取一定数量的具有行业代表性的单位进行信息化建设的试点，并提供相应的资金和技术资源支持。档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个环节都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。

第三，要实现档案管理信息电子化标准规范建设。需要加强顶层设计，通过业务流程、生命周期、信息技术和资源描述等多重视角把握档案信息化建设标准，做到框架合理、体系完整，能够覆盖电子文件和档案管理的全过程。管理规范包括数字档案相关要领定义、移交、整理、价值鉴定、存储、著录、安全性保证、原始性保证、检索途径、利用方式等，业务规范包括数字档案的术语标准、资源描述、数字档案文件格式、元数据、对象数据格式标准等，技术规范包括软硬件基础设施建设技术标准、软件系统工作平台技术标准、存储压缩格式、数字水印、加密算法等。这是档案信息化快速、有序、健康发展的保障。第四，要实现档案管理信息电子化人才素质培养。信息化建设人才需要深厚的档案学基础理论，熟悉档案工作的规律，因此针对档案管理信息电子化人才应积极进行思想教育，有计划有组织地进行培训，使其掌握信息技术的新知识。档案人员还要边学习边实践，不断提高档案信息化管理的水平，这样才能使档案信息化建设符合正确的方向，才能满足社会发展对档案工作的需求。

3.目前档案管理信息电子化工作中存在的问题

3.1 战略定位不准确，理论研究不深入。在2006年编制的《档案事业发展“十一五”规划》中提出“以档案信息化建设为重点”的工作任务，但档案管理信息电子化工作仍然存在中长期的总体指导思想、战略目标、基本原则、主要任务与发展架构尚不清晰，档案信息化在档案工作发展与改革的地位与作用还不十分明确，档案信息资源在国民经济与社会发展中的基础性战略信息资源地位尚未确认等等问题。虽然目前关于档案管理信息电子化的理论著作较多，但都只停留在了实践方法和技术应用的层面上，理论研究不够深入，并未形成系统的档案管理信息电子化理论研究。

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1引言

相比传统的工作模式，基于电子办公环境下的文书档案管理具有更强的技术性与适应性有点，可以就档案建设、管理、开发、利用等整个流程的各个环节来进行优化，以通讯技术、网络技术等作为支持，确保文书档案内容的完整性与安全性，以现代化手段来实现文书档案信息的数字化收集、存储与传送，为实际生产运营提供可靠支持。

2电子办公环境下文书档案管理现存不足

2.1工作意识未改变

医院档案的特点是量大且专业性强，对其进行管理，最为重要的一点就是在保证工作效率的同时，保证文书档案内容的完整性与真实性，以及档案资料的安全性。现在医院文书档案逐渐落实了电子办公，相比传统的手工管理，电子管理效率更高。但是从整体上来讲，因为相关领域起步较晚，与发达国家相比，我国电子办公环境下文书档案管理意识并不深入，依然存在部分文件采用的为封闭或半封闭的管理方式[1]。在传统思想意识的限制下，相关管理技术更新缓慢，缺乏专业经验作为支持，进而从根本上对文书档案管理效果产生了影响。

2.2专业技术水平低

文书档案电子化管理的前提是电子信息技术的灵活应用，面对日益增多的医院文书档案资料，想要保证高效的工作质量，务必要保证所用技术的较高适应性与有效性，能够对文书档案资料进行全面收集、存储、分析、管理与应用，促进医院运营管理工作的进一步发展。但是对于电子办公来讲，涉及到的技术以及理论复杂度较高，管理人员想要在短时间内熟练掌握相关技术将要面临较大的困难。并且，基于医院工作的特殊性，文书档案资料必须要保证其真实性与完整性，信息技术的应用效果起到了至关重要的影响。目前我国相关技术的开发与应用上还存在较大的不足，在很大程度上限制了电子办公的质量。

2.3管理标准不完善

针对文书档案管理工作特点和要求，以满足实际工作需求为根本，制定具有针对性的标准规范，来为整个管理工作的开展提供依据与支持。虽然我国文书档案管理相关流程已经比较完善，但是对于应用年限较短的电子办公来讲依然缺乏统一的标准，而导致管理质量良莠不齐。文书档案电子管理标准，需要就书写、录入、保存等环节进行指导，并对文书档案资料收集、管理、使用等多个环节来制定明确标准，保证管理工作执行的科学性与有效性。

3电子办公环境下文书档案管理优化策略

3.1调整工作理念

为充分利用电子办公环境的优势，进一步提高医院文书档案管理综合效率，首先要做的就是要对传统工作理念和思想意识进行转变，遵循时展趋势，树立信息化、数字化管理理念[2]。相比传统的纸质档案管理，信息化时代下的文书档案管理模式得到了更新，以信息技术作为支持，以计算机网络作为载体，实现文书档案资料的收集、存储、管理以及应用，在保证档案资料安全管理的同时，便于后期的调查应用。数字化管理模式的建立，可以将电子办公、区域电子政务、医院信息化建设等进行融合，在单位内部建立一个完整的系统，便于对日常工作产生的文书档案资料进行收集和整理，为后期的各项工作开展提供保障。

3.2完善规范标准

计算机技术与信息网络技术现在被广泛的应用到各个领域中，尤其是在医院文书档案管理中的应用，能够推动整个管理工作向科学化方向发展。现在文书档案载体呈现多样化，与传统单一的纸质档案相比灵活性更高，相应的传统规范标准已经无法满足实际需求，还需要根据电子办公特点和要求，在原有基础上来对规范标准进行补充完善。应对电子档案建立过程进行严格规范，确定相关标准条件，保证文书档案资料内容以及形式的规范化，便于后期的管理与应用。并且，修订完善相关制度，用于配合文书档案管理工作的持续化、制度化、规范化发展，从根本上来提高工作执行的有效性。

3.3档案信息共享

相比传统的管理方式，对文书档案采用电子办公的目的之一就是实现信息共享，以电子文书档案资料为基础，推动医院运营管理工作的高效进行。应在原有工作基础上进行总结，建立完善的文书档案电子化网络体系，根据统一、规范的标准来对文书档案信息格式进行管理，并且实现软件程序的一体化[3]。要求各个部门之间应保持良好的共享关系，根据统一的文书档案管理标准，在内部实现所有资料信息的共享，将信息网络的优势充分发挥出来。

3.4完善基础建设

很多医院文书档案电子化管理效率低下的主要限制原因就是基础建设程度低，还需要在现有基础上来不断进行完善。以局域网文书档案管理作为基础，深入完成相关技术软件的基础建设，建立完善文书档案管理信息基础系统，结合现有的信息技术手段来实现管理工作的自动化与数字化发展。同时，加强对电子档案管理与办公流程、政府部门信息网络的联系，进一步推动信息共享的实现。并且，在日常管理工作中，还需要做好软件的更新与管理，真正实现高效、快速的档案管理。

4结语

电子办公环境下，文书档案信息化管理势在必行，相比传统的管理模式，电子化与信息化管理具有更高的效率。面对现存的不足和缺陷，应给予实际需求来进行分析，且有的放矢的采取措施进行调整与优化，保证进一步推动文书档案电子管理工作的发展。

【参考文献】

篇（9）

1.高校档案电子商务化管理的特点。

档案电子商务化管理与传统管理方法相比，具有明显不同的特点。一是虚拟性。电子商务行为发生在虚拟的网络空间，与直观的纸质档案相比，电子档案需要借助计算机才能识别。二是便捷性。高校档案电子商务化管理可以节省大量存储空间，大量人力物力，通过网络可以实现信息的快速采集和传输，实现档案信息的共享和通用。三是复杂性。随着信息技术的快速发展，电子商务档案的信息格式、传输协议、存储形式、链接方式不尽相同，造成了电子商务档案的复杂性[2]。四是集成性。与纸质档案相比，电子商务档案包括文字、图像、影像等不同形式的信息。五是综合性。高校档案既包括学生理论学习、社会实践的信息，也包括教学过程中的教学档案、教职工的人事档案、财务活动中的会计档案，还包括科研项目申报、科研立项、项目验收等信息，具有综合性特点。

2.高校档案电子商务化管理的意义。

高校档案电子商务化管理能实现档案管理模式的现代化、可控化、高效化，为客户提供便捷、快速的服务。一是实现档案管理模式现代化。档案的信息化管理，把档案管理人员从繁重的整理、搜集、维护工作中解脱出来，更好地从事档案搜集和编研工作。二是实现档案检索便捷化。档案电子商务化管理后，档案检索和查询只需通过网络就能马上实现，节省了大量的时间和劳动力。三是实现档案阅用可控化。传统的档案借阅、查询都以手工为主，费时费力。档案电子商务化管理后，通过计算机可以准确、快速地查阅需要的档案信息，操作方便，过程可控。四是实现科研服务高效化。档案电子商务化管理后，科研人员能共享科研资源，避免重复劳动，提高研究质量和效益。

二、高校档案电子商务化管理存在的问题

1.基础设施薄弱。

多数高校档案信息网还处于孤立状态，没有接入校园网，档案馆各自为政、急功近利，不能实现网络数据的传递和共享。由于经费有限，用于档案电子商务化建设的经费有限，没有配备专门管理档案的计算机、打印机、扫描仪等基础设施，计算机老旧，多为淘汰或者廉价产品，反应速度慢，性能质量差，操作使用不便。同时，高校档案管理软件功能单一，界面复杂，使用不便，不能实现跨库检索、数据传输，运行还停留在维持日常简单业务的功能上，与高校档案电子商务化管理还有一定差距。

2.组织管理不力。

在信息化背景下，高校档案信息化管理取得了一定进步，但服务意识树得不牢，创新动力不足，管理理念滞后等问题依然存在。高校领导只重视教学科研工作，对档案管理信息化建设缺乏清醒认识，没有建立档案信息化建设的决策机构，档案管理工作处于边缘位置，在建设规划、制度设置、系统设计等方面没有得到足够重视。档案管理人员业务知识匮乏，很多科研、教学、管理等方面的电子文档游离于档案管理范畴外，甚至有的已经丢失或损坏。高校对信息化背景下档案管理的组织管理不力，只满足于设备购买了，人员纳编了，机构设置了，场地开设了，而对如何做好档案管理工作，如何发挥档案效益，如何提升服务水平思考不透，管理不精，要求不高。

3.标准规范不一。

高校档案信息化建设还处于起步阶段，高校根据自身的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，接口规格不一；档案管理软件没有遵循国际规范，使得不同高校之间标准不统一，甚至同一高校不同院系之间的标准也不统一，不能实现资源的共享和通用。档案信息化管理缺乏统一、规范的管理软件和完备的管理制度，大量的纸质文档、书面材料都没有系统、规范地处理，而是简单地输入到电脑里，类属不清，存储混乱，造成资源的浪费。受高校管理和运行机制的影响，不同高校隶属不同的行政主管部门，造成各高校档案管理自成系统，缺乏馆际之间的交流合作，进一步造成档案管理标准规范的不统一。

4.专业力量不足。

高校档案电子商务化管理，对档案管理人员提出了更高的要求，不仅要求专业技术过硬，而且还要求熟悉电子技术、计算机网络、计算机操作等知识。但目前高校档案工作人员普遍存在“一少、二弱、三不稳”的现象。即：高校档案管理人员较少，高校主管者对档案管理工作关注不够，投入不足，高校档案管理人员数量与担负的大量烦琐的工作不匹配。档案管理人员专业素质偏弱，大多数高校档案管理人员专业知识匮乏，业务不精；由于构成复杂、知识老化，大多数档案管理人员计算机使用和操作能力偏弱。由于档案管理工作任务重，福利待遇差，出彩机会少，导致档案管理队伍人才引入困难重重，缺乏既懂档案管理知识，又熟练掌握计算机使用和管理的复合型人才。

三、高校档案电子商务化管理创新途径探索

1.夯实电子商务化管理之基础。

用发展的眼光看问题、做决策、谋发展，紧跟科技进步潮流，结合高校自身特点，进一步配套完善高校档案信息网。将各高校档案信息网链接到Internet网，实现不同省市、不同区域、不同领域高校之间信息的共享和通用，为高校之间的交流沟通架设桥梁，构建纽带。合理统筹经费使用，进一步加大档案信息网投入，建立有效的档案电子商务化管理系统，按照“先急后缓、急事急办”的原则，配套功能完善、专机专用的计算机、扫描仪、打印机、复印机等硬件设施。加大对硬件系统的管理维护力度，制定专门的使用管理规程，严格按章操作，确保设施设备性能良好。结合档案电子商务化管理的实际需求，邀请既懂档案电子商务管理，又深谙软件设计的复合型软件工程师，量身定制功能完善、界面友好、操作方便的档案管理软件，实现档案的录取、分类、存储、管理、检索一体化服务，为高校档案电子商务化管理提供可靠的硬实力和软实力保障。

2.健全电子商务化管理的组织。

加强档案管理工作的组织领导，根据教学、科研的实际，及时调整策略，成立决策机构，负责档案管理工作的组织领导和检查监督，对档案资源、数量及内外部环境进行革新。加大档案电子商务化管理的宣传贯彻力度，营造“档案电子商务化管理为我谋利，我为档案电子商务化管理出力”的良好氛围，形成全校“上下互动，内外联动”的良性发展局面。筑牢档案管理人员服务中心思想，唤醒他们的岗位荣誉感和事业责任心，确保为客户提供优质、高效、便捷的服务。构建顺畅的反馈机制，根据客户对档案管理的意见建议，改进档案管理模式、管理方法，使高校档案电子商务化管理向全方位、多层次、系统性的方向发展。积极借鉴电子商务的成功经验，注重自主创新，适时组织评估，改进技术手段，构建智能化的档案信息检索查询系统，为客户提供最便捷化、人性化、个性化的档案服务。

3.完善电子商务化管理之标准。

“没有规矩、不成方圆”，制定和实施档案工作的标准和规范，是实现高校档案电子商务化管理的基础，是提高工作质量和效益的前提，是实现资源交流和信息共享的保证。高校档案电子商务化管理过程中，要购置标准统一，接口通用，性能配套的硬件设备，确保新旧设备、接口管理的延续性和通用性。积极完善档案电子商务化管理制度，确保档案的整理鉴别、信息输入、分类归档、迁移保管、使用查询都有完善的规章制度，明确不同类型电子文件的存储格式，为档案的电子商务化管理奠定良好基础。设计档案管理软件时，要统筹协调、注重长远、细化功能，确保电子档案在不同软件、系统之间的通用性。各高校、院系之间要加强合作、分享经验、互通信息、共享资源，避免不必要的重复劳动，充分发挥档案对科研、教育、管理的促进作用。

篇（10）

随着我国信息化时代的到来，信息技术被应用到社会的各行各业，档案管理在信息化的冲击下同样发生着深刻的变革。其中较为明显的变化便是电子档案的产生与应用，相对于传统的纸质档案，电子档案的出现在给档案管理工作带来了便利的同时，也给其带来了巨大的挑战。通过对电子档案和传统档案管理的区别和共性问题的研究，有利于档案管理人员更好的了解二者之间的相互关系，进一步提升信息时代下电子档案管理的能力和水平。

一、电子档案与传统档案管理的区别

（一）电子档案与传统档案的归档方式不同。相对于传统档案归档时的手工作业，电子档案在进行归档时主要依托信息技术，采用电子编码的形式分门别类的将档案信息进行归档。电子档案在编辑的过程中，可实现无痕编辑，保障了电子档案的条理性和完整性。同时，由于是无痕编辑，其中的很多重要信息即便是被修改或删除也难以被发现，进而使得电子档案的真实性难以保障。有鉴于此，档案管理人员在进行档案信息的编辑过程中，应特别注意数字签名和信息认证，切实做好相应的加密保护工作，防止电子档案信息被篡改或删除。

（二）电子档案和传统档案的保管方式不同。传统的纸质档案保管存在着很多的风险，如受潮、虫蛀、残缺等。而且，纸质档案的物理性存在使得其在保管的过程中要占用很大的空间，耗费大量的人力、财力，给档案管理工作造成了很大的不便。而电子档案的出现从根本上解决了这一问题，它以一种虚拟的存在形式进行保管，通过对信息的数字编制和存储，使得档案管理工作变得轻松、便捷，而且几乎受不到物理性损害，极大的降低了电子档案保管的风险。当然，任何事物都具有两面性，电子档案保管的这一优势在另一角度上看很可能演变成一项劣势。由于当前信息技术的快速发展，流媒体和存储介质日新月异，档案存储的载体会随着技术革新而出现老化，给电子档案的可读性产生了严重的影响。鉴于此，档案管理人员应在电子档案信息编制的同时，打印一份纸质档案一起保持，最大限度的降低电子档案文件信息资源损失的风险。同时，计算机信息技术部门应与文件信息生成部门加强沟通，统一文件信息格式，增强文件信息的可读性。

（三）电子档案与传统档案的查询方式不同。传统的档案信息查询时需要人工查找，该项工作费时费力查询难度较大。而且，由于是对原件信息内容的查询很可能影响相关的其他工作的开展。电子档案有效的解决了这一问题，由于事先对档案信息进行了编辑、注册、登记等工作，在对具体信息的查询过程中只需要录入时，生成一个固定的编码或解码便可使用，极大的节约了档案查询工作的人力和财力。而且，电子档案的查询在实现录用后与原载体不产生任何关系，不会造成原信息载体的物理损耗。电子档案的共享性强，不会因为一方对档案的查询、使用而影响其他方工作的开展。

二、电子档案与传统档案管理的共性

（一）档案管理信息的完备性一致。无论是电子档案管理还是传统档案管理，对档案管理信息的完备性要求都是一致的。传统档案信息在收集、整理、保管的过程中都需要信息的完备、真实。电子档案管理更是如此，电子档案信息并非自动生成的，它是以传统的纸质档案信息为基础的，只不过是将信息载体由纸质媒介转化为虚拟网络，其内容在转换的过程中并未发生变化。而且，电子档案信息的完备性和真实性即便是在生成之后，仍然需要原始的纸质档案进行相互印证。因此，档案管理人员在做好电子档案信息的管理的同时，还应注重传统档案管理工作开展。做好馆藏纸质档案的保存、管理工作，在电子档案信息缺乏法律凭证效力的情况下，应充分发挥传统纸质档案的基础和保障功能。

（二）档案管理的基本原理相通。电子档案管理是建立在传统档案管理基础之上的，二者在档案管理的基本原理方面是相通的。电子档案管理不过是利用计算机和互联网技术，将传统的纸质档案管理数字化、虚拟化，而其中所蕴含的管理理论仍未发生变化。如《中华人民共和国档案法》中所确立的“同一领导、分级管理原则”、“维护档案完整与安全原则”和“便于社会各方利用原则”不仅在传统的纸质档案管理中被严格遵循，即便是在电子档案管理工作中也是如此。电子档案管理与传统档案管理的精神内核并未发生变质，所改变的只不过是管理的具体形式和手段，其中的基本工作原理是相融相通的。