财务档案归档要求汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇财务档案归档要求范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

篇（1）

1范围

本标准规定了xxxxxx会计档案管理管理的管理职责、管理内容与要求、检查与考核

。

本标准适用于xxxxxx会计档案的管理。2引用标准

下列标准所包含的条文通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。

财政部会第4号《企业财务通则》。

财政部会第5号《企业会计准则》。

财政部财工字(92)574号《工业企业财务制度》。

华中电力集团电力工业企业成本管理办法(试行)

3管理职责

会计档案管理工作由局长工作部负责，会计(文书)档案管理人员负责日常具体管理。

4管理内容与要求

4.1基本任务

4.1.1负责接收、编目、保管、查阅、鉴定、销毁与统计本局形成的会计档案，做到保

管妥善、存放有序、查阅方便。

4.1.2做好会计档案的查阅、复制利用工作，为全局经营管理工作服务。

4.1.3负责对本局形成的财务档案的归档工作进行业务指导。

4.1.4负责对已超过保管期限的或无保存价值的会计档案提出存毁意见，并监销经批

准销毁的会计档案。

4.2归档范围

4.2.1会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反

映本局经济业务的重要史料和证据，具体包括:

1)会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

2)会计帐簿类：总帐，明细帐，日记帐，固定资产卡，辅助帐簿，其他会计帐簿。

3)财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其

他财务报告。

4)其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计

档案移交清册、保管清册、销毁清册。

4.2.2局财务部采用电子计算机进行核算的会计材料，除应当归档打印出的纸质会计档

案外，还应将磁盘、光盘等磁性介质移交局档案馆保管。

4.2.3会计档案具体归档范围详见本局标准：《文件材料归档管理规定》。

4.3归档要求和时间

4.3.1本局每年形成的会计档案，应由局财务部按照归档要求，负责整理立卷，装订成

册(做到卷内无装订金属物，纸张无破损)，并编制会计档案保管清册。

4.3.2当年形成的会计档案，在会计年度终了后，暂由局财务部保管一年，期满之后，

第二年由局财务部编制移交清册，向局档案馆移交。

4.3.3编制会计档案移清册时，应列明移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度等

内容。

4.3.4会计档案人员接收会计档案时，须按照移交清册所列容逐项交接，交接完毕后，

交接双方经办人在会计档案移交清册上签名或盖章。

4.3.5已归档的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，

档案人员应会同局财务部经办人共同拆封整理，以分清责任。

4.4会计档案的管理

4.4.1会计档案管理人员对已归档的会计档案，按照《供电企业档案分类表》(试行)

、《会计档案管理办法》的规定进行编号、划分保管期限。

4.4.2根据计算机档案管理程序的要求，对已归档的会计档案，按会计名称、案卷号的

顺序，逐卷、逐个字段地输入微机。

4.4.3使用标准档案装具装盒，填写好装具脊背和盒面各栏项目的内容后，按“年度—

—会计名称——案卷号”的顺序排架。

4.5会计档案的鉴定与销毁

4.5.1会计档案的保管期限分为永久、定期两类，定期保管期限分为3年、5年、15年、

25年4类。

4.5.2全局职工工资表、年度财务报告(决算)(包括文字分析)、会计档案保管清册

、销毁清册等，定为永久保管。

4.5.3现金和银行存款日记帐、固定资产卡片，其保管期限定为25年。

4.5.4原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、总帐(包括日记总帐)、明细帐、日记帐、辅

助帐、会计档案移交清册等，其保管期限为15年。

4.5.5银行余额调节表、银行对帐单、固定资产报废清理后的卡片、月、度会计报表其

保管期限定为5年。

4.5.6主要财务指标快报(包括文字分析)，其保管期限定为3年。

4.5.7本规定确保的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

4.5.8保管期满的会计档案，由局档案馆会同局财务部提出段意见，编制会计档案销毁

清册，列明销毁会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期

限、销毁时间等内容。

4.5.9局分管领导须在会计档案销毁清册上签署意见。

4.5.10销毁会计档案时，会计档案人员和局财务部派员共同监销，监销人在销毁会计 档案前，按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，须在会计档

案销毁清册上签字盖章，并将监销情况向局分管领导报告。

4.5.11保管期满后但未结清债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得

销毁，须单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止；单独抽出立卷的会计档案，需在会计档

案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

4.6会计档案的利用

4.6.1编制会计档案案卷目录(含会计凭证目录、会计帐簿目录、会计报表目录等)检

索工具，积极主动地提供档案，为全局经济工作服务。

4.6.2归档保存在会计档案只供本局财务人员查阅，不得外借；如有特殊需要，经局分

管领导批准，可以提供查阅或复制，并办理登记手续。

4.6.3查阅或复制会计档案的人员，不准在会计档案上涂画、拆封和抽换。

4.6.4本局的会计档案任何人不得携带出境。

4.7会计档案的保管

4.7.1会计档案库房须按国家标准保持适宜的温湿度，即：温度控制在14℃～24℃之间

，湿度控制在45%～65%之间。

4.7.2库房内每层密集架中须定期投放防虫药片(盒)，以防治害虫对库存档案的侵蚀

。

篇（2）

一、会计档案的特点

会计档案是所有经济实体在经济活动中形成的会计凭证、会计账簿、和财务报表、财务决算等具有保存价值应作为历史资料长期保存的专业材料。由会计档案的定义可以看出，会计档案由会计凭证、会计账簿、会计报表、财务决算等会计材料组成。

（一）会计资料具有以年度划分整体性的特点

会计资料是以一个年度为一个整体的，从1月到12月产生的会计凭证、会计账簿、会计报表等相互关联，到年末形成一个财务决算，作为一个年度的结束，形成一个不可分割的整体，保持会计档案的完整性、整体性、不可分割性是会计档案管理好坏的基础。

（二）会计资料的种类的固定性

会计资料每一笔的形成都是不同的，内容多样，业务量大，但是它的组成形式却基本相同，主要由会计凭证、会计账簿和会计报表三部分组成。

（三）会计资料的收集整理具有规律性

一个会计年度从业务的发生开始，不断的形成会计凭证，记录会计账簿，月末形成会计报表，年末形成会计决算等，能连续不断的记录业务每一个经济活动，并进行必要的数据分析，能保证经济业务间的相互联系，为以后业务的开展提供历史数据，这种规律性是其他档案所没有的。

（四）会计资料归档特殊性

会计档案是以数字记录业务发生的数字档案，是反映经济业务的历史资料。会计凭证、会计账簿和会计报表、财务决算都有特定的格式和记录的内容，与其他文字资料不同，会计档案的装订样式、保管形式也与一般文件资料不同，具有特殊性。

二、会计档案存在的重要作用

（一）会计档案是记录和反映一个单位经济业务的重要历史和重要物证

会计档案是单位经济活动的重要载体。会计凭证，会计账簿，编制会计报表，年末编制年度决算，形成了一年整体的会计档案，多年会计档案连续起来，能够直接反映每个历史时期单位各项经济活动。使会计档案具有连续性和制约性的特点。

（二）会计档案是查处打击经济问题重要依据

会计档案连续客观地记录了各项经济活动轨迹，在审计中会计档案为之提供了重要的凭证，可以为查处经济犯罪的蛛丝马迹提供可靠的书面证据。

（三）会计档案是经济发展研究的重要资料

会计档案记录了经济活动的发展轨迹，记录了经营过程中经历的成功和失败，为经济发展研究提供各种精准的数据和历年对比资料，具有重要利用价值。

（四）会计档案是对经济实体会计监督的重要资料

会计档案在审计和工商、税务、检察院等行政机关的检查过程中有极高的使用效率。各个行政机关首先就会对经济实体的会计凭证、账簿、财务报表等原始资料进行审核，综合评估被审查单位经济业务是否依法合规，会计处理是否实事求是。通过对会计流程和业务处理的审核，发现单位财务处理和内部财务管理方面的问题，从而做出整改建议或处理决定。

三、会计档案管理工作中存在的问题

（一）对会计档案归档整理工作的重要性认识不充分

单位领导不够重视，财务人员管理意识淡薄，导致财务日常工作与会计档案管理相脱节。多数单位只对会计日常核算是否合法重视，对会计档案管理置之不理，没有设置财务档案管理人员，对财务档案管理人员的监管更是少之又少。会计人员培训学习中，很少进行会计档案的装订和保管进行培训，大多数是由会计人员兼管，会计人员大多忙于日常会计核算，疏于档案管理工作，对档案的基本规范，档案的归档范围和标准不明确，使得归档整理的会计档案不规范，不能达到科学归档管理的要求。

（二）会计档案资料归档不完整

大多数经济实体单位只认为会计凭证、账簿、报表等会计专业资料应该整理归档，却对会计文件材料如：财务预算、决算，单位制定的财务制度等会计文件材料的汇集、整理和归档工作，日积月累会计档案的完整性和连续性受到了严重影响。

（三）会计档案管理人员综合素质需要进一步提高

综合素质的提高是多方面的，思想意思和业务水平是提高综合素质的关键。一些单位财会人员兼管财务档案缺乏应有的专业知识，不遵守会计法关于档案管理的相关规定，规章制度不能认真落实，重日常财务核算轻会计账务保存管理，不按法律法规执行，伪造、篡改、更换记录凭证的现象也个别出现：也为自设假账、自建账外账等违规行为创造了便利条件。造成会计核算工作不严谨不规范，导致会计信息严重失实，千里之堤溃于蚁穴，会计人员一点点小过失长期积累严重影响了国家宏观决策、危害极大。

（四）财务档案管理部门设立不完善、归档不规范

篇（3）

高校应建立以分管领导为核心的会计档案领导小组，将会计档案管理纳入学校管理流程、纳入各部门的日常工作；结合高校体制改革和事业岗位重新划分工作，制作岗位说明书，将会计档案管理工作纳入各部门和相关人员的职责范围；依据《档案法》的要求，建立健全适合本校实际的规章制度，如立卷归档制度、保管制度、鉴定销毁制度、查阅利用制度等。单以销毁制度为例，会计档案除人员工资表、年度决算报表、会计档案保管和销毁清册等需要永久性保存外，未结清的债权、债务的原始凭证和未完工的工程档案在债务结清和工程完工之前也要永久保存，其他会计档案则要按照《会计档案管理办法》的规定的保管期限进行销毁。在销毁前必须由会计档案管理机构和会计机构共同提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，需要保留的要抽出单独装订存放，并作相应记录。然后将销毁清册报分管校领导批准，分管领导及档案部门、财务部门相关人员都要在销毁清册上签字。销毁前应按清册所列内容认真核对和清点，防止出现误销。在销毁时除档案部门、财务部门外，还要有审计部门人员参加监督，保证会计档案销毁制度的严肃性。

二、完善归档流程

高校档案机构应根据本校实际，结合财务工作特点，制定会计档案归档流程和规范，在会计档案的形成、整理、保存、归档流程中建立质量保证体系，并将会计档案的完整、准确和系统作为工作的重点。对会计档案归档过程实施经常化检查。有一定规模的高校（可以设置档案馆的）财务部门应设立会计档案人员协同财务总监（财务负责人）监督校、院二级管理的财务活动运转状况，严格规范会计档案归档程序。会计档案在归档前，应改变目前直接归档的模式，先由高校审计部门审计合格后才可移交给档案部门。高校财务部门应配专人进行及时地整理归档。首先，记账凭证的整理。审查核对、排序，确保不遗失、不缺号、不漏号，按月整理齐全后，装订、粘贴封面，并把封面上要求填写的内容填写完整，加盖印章。其次，会计账簿归档时要在首页内填齐《账簿启用表》的内容，按不同类别装订成册；会计报表则按年报、季报、月报分别整理立卷；工资发放花名册要在工资发放完毕后及时整理，按月装订成册；银行对账单收集齐全后按年装订成册。高校财务部门、审计部门、档案部门应认真清点移交的会计档案。

三、建立会计档案信息公开机制

学校档案部门应会同财务、审计部门定期出具财务档案质量报告，就会计档案的准确性、完整性、系统性出具相关意见；对学校重大基建项目、科技专项等出具会计档案专项验收意见并在一定范围公布；对会计档案利用者的异议，档案部门应高度重视，逐件落实，通过相关的利用监督机制，确保会计档案信息不泄露。

四、加大监管力度

档案部门和财务部门应联手，共同加大对会计档案的监管，将会计档案规范化管理要求具体化，档案部门、财务部门要与审计部门加强合作，在审计和专项检查中进行突击检查，同时发挥审计事务所等社会中介机构的作用，依法加强高校财务检查和审计监督，对弄虚作假、伪造、变造、篡改会计档案资料的违法行为要严肃处理，构成犯罪的应及时移交纪检、公检法等机关查处并依法追究刑事责任。

五、加强电算化会计档案管理

篇（4）

各业务科室根据《国土资源档案分类方案》、《国土资源文件资料归档范围和保管期限》、《档案立卷归档制度》等有关规定，对照分类方案和归档范围规定的归档资料内容进行检查，将本科室应归档而未归档的文件资料进行收集、整理、立卷、归档。取消各科室资料室，所有业务档案归综合档案室统一保管、利用。

二、组织保障与管理网络

为使档案整合工作顺利开展，特成立档案整合工作领导小组（附件2）。

档案整合办公室组成人员同时担任各国土所（分局）、局属各部门担任兼职档案员，负责本部门在工作、活动中形成的文件材料的整理、立卷、移交工作。

同时，为适应新形势，拟对档案立卷归档、鉴定、保管、保密等各项制度重新进行修订。

三、工作内容与时间安排

㈠资料归档范围：

1.综合类：文秘；劳动人事；党群、纪检；行政；政策法规；外事活动。

2.计划财务类：综合统计年报、财务统计年报；财务预决算报表；专项检查材料；财务总帐、分户帐、明细帐、日记帐；会计凭证等。

3.地籍管理类：土地调查；土地登记；国土资源统计；土地分等定级、估价、处置；土地动态监测。

4.土地利用规划类：土地利用总体规划；土地利用专项规划；基本农田保护；土地利用计划；土地开发复垦；建设用地预审。

5.建设用地类：国家分批次用地审批；国家建设具体项目和地审批；个人建设用房地审批；土地租赁、抵押、转让审批；土地储备。

6.国土资源监察类：案件处理；来信来访材料。

7.国土资源宣教、科技、信息类：宣教、科技、信息工作计划等；国土资源科技计划规划报告、合同书；国土资源信息化建设的规划、方案、招标方案等

8.电子、声像材料类：电子材料：光盘、软盘、磁带；录音、录像带、照片（底片）等。

9.地质矿产管理类：地质勘查管理；矿产开发管理；矿产资源储量管理；地质环境管理等。

㈡完成时间

1.各业务科室指定专人，将本科室遗留档案进行整理、立卷，于2013年6月底前完成，移交综合档案室。7月份开始进行纸质档案的扫描工作。

2.部分土地登记档案（由于整理不规范，需要返工重新整理），于2013年12月底前完成。

四、工作方式、经费开支

㈠采用外承包和各业务部门自行整理、立卷方式实施档案整合工作。

1.在保证时间与质量的前提条件下，对土地登记（重新返工部分）档案约20万至24万卷宗和地质矿产档案整理实施外包，按卷计价。

2.各业务部门12月前应立卷归档而未整理的文件材料，由各业务部门整理、立卷。

㈡档案整合及装具费用

费用开支根据实际档案数量及所耗档案装具实际数量计算，经费列入专项资金预算。

㈢纸质档案扫描工作，仍按原定价格外包给杭州网新超图公司；整理工作拟外包给县档案局档案服务中心进行。

五、技术指导与监管

㈠档案室负责档案专业业务指导，各科室指定专人负责本科室专业业务的指导，土地登记（重新返工部分）档案由褚晓敏负责技术指导。

㈡鉴于目前档案室工作量大，任务重，人手缺等原因，请局党委抽调专人进行此项工作的监督检查。

六、档案整理具体要求

㈠档案整理的原则

1、充分利用原有业务档案材料。

2、遵循业务档案资料的形成规律和特点，保持档案材料之间的有机联系。

3、便于档案的保管和利用。

㈡档案整理依据

《归档文件整理规则》、《国土资源档案分类方案》、《国土资源档案归档范围及保管期限》、《科学技术档案案卷构成一般要求》。

㈢案卷整理要求

1、卷内材料的整理

⑴剔除卷内重复材料；

⑵破损材料须修裱后才能归档；

⑶超大纸张（大于A4幅面）必须折叠，页数较多时，宜单张折叠，如报表、图纸等；

⑷卷内材料归档，应除去金属物如订书钉、大头钉、回形针等；

⑸卷内文件材料按各类专业业务规范要求排列。（一般按照批复在前请示在后，文字在前表册在后的原则）

2、卷内材料页号的编制

⑴卷内材料有文字内容的均须编制页号，每卷单独编号，页码要求三位数，页号从“001”开始；

⑵页号的位置，单面书写的材料在右上角，双面书写的资料，正面在右上角，反面在左上角，折叠图纸一律在右上角；

⑶案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

3、卷内目录编制

⑴序号：以一份完整文件为单位，用阿拉伯数字从“1”依次注；

⑵日期：完整填写形式日期，用8位数字，例：20070601；

⑶文件题名：填写文件标题全名称；

⑷页次：填写文件材料在卷内所排列的起始页号，最后一份文件填写起止页号；

⑸卷内目录排列在卷内资料之前。

4、文件材料装订及封面填写

⑴每卷资料应使左边、下边对齐，在左侧以“三孔”式用线装订，并确保装订完成后无掉面页。

⑵封面填上相应的内容，起止时间应填写卷内全部文件材料形成的的起止日期，各备考表填上立卷人、检查人、立卷时间等。

5、档案盒上档案号的书写

档案号按照“全宗号--目录号--分类号--案卷号”编写规范，清晰。

篇（5）

会计档案是指机关、企业、事业单位或其他经济组织的财会部门或会计人员在经济活动中直接形成的并按照统一规律保存起来备查考的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算材料，还包括实行会计电算化后的存储软件、会计数据磁盘、磁带、光盘和计算机打印出来的记账凭证、会计账簿、会计报表等。会计档案是重要的经济档案，是国家档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案之一，它在会计工作和经济管理工作中具有多方面的重要的利用价值，《会计法》和《会计基础工作规范》以及《会计档案管理办法》等都对会计档案管理做出了规定。会计档案管理是会计工作的重要组成部分，是会计的基础工作。规范会计档案管理有利于堵塞漏洞，防止舞弊行为的发生。因此，会计档案管理是会计工作的一项重要内容，必须充分重视和加强会计档案的管理，进一步提高会计档案的管理水平，充分发挥会计档案在各项事业中的重要作用。

1会计档案的特点及作用

1.1会计档案的特点

会计档案是国家全部档案的重要组成部分，具有原始记录性、信息性、知识性和价值性，但由于它反映的对象内容及业务性质不同，又决定了它具有自己独有的特点，会计档案的特点主要表现如下：

（1）来源的广泛性。会计档案来源于具有独立会计核算的单位。因此，凡是实行独立经济核算、财务收支的单位都会形成会计档案。

（2）内容的专业性。会计档案是通过会计核算的方法形成的，而这种方法是会计特有的专门手段。通过这种专门手段形成的会计档案是与经济活动和财务收支紧密相关的，其内容是直接反映机关、企业、事业单位所有各项经济业务收支情况，表现出会计档案的专业性。

（3）形成过程的严密性。会计核算是利用设置账户、复式记账、填制和审核凭证、登记账簿、成本核算、财产清查和会计报表等一系列专门方法，对会计对象进行连续、系统、完整地记录、反映和监督。因此，会计核算的严密性也就决定了会计档案形成过程的严密性。

1.2会计档案的作用

会计档案作为一种经济档案，有着不可替代的作用。首先，上市公司需要对外披露真实准确的财务信息，其合法经营的全部经济活动和经营成果都储存在会计档案中。其次，企事业单位对外融、投资，都需要向协作单位提供几年的有关会计数据，而会计数据也都来源于会计档案。第三，司法部门查处违法乱纪、贪污受贿问题更需要财务方面的确凿证据。第四，国家统计部门的统计数据中也有相当一部分来源于财务数据。不仅这些离不开会计档案，而且随着经济、社会的发展，经济活动更加多样化和复杂化，会计档案则保留了全部经济活动的痕迹，为日后分析经济情况、总结经验教训提供依据。只有加强会计档案的科学管理，才能充分发挥会计档案的重要作用，保证为国家、社会、各种机构和企事业单位及时、准确、全面地提供高质量的会计信息。

2会计档案科学管理工作中存在的问题

2.1对会计档案管理工作的重要性认识不够

有的单位领导和财务人员对财务档案工作缺乏充分的认识，只注重内部财务项目的实施，认为只要出具了财务报告，提出了财务意见，作出了财务决定，该财务项目就结束了。相对忽视文件材料的汇集、整理和归档工作，甚至认为财务工作过程中大量原始凭证的整理是一件浪费时间和精力的事情，根本不把财务资料的整理归档工作列入议事日程。形成会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是对会计档案规范化赘理标准知之甚少。也没有参加过会计档案管理知识的培训与学习。不少单位重会计业务，轻会计档案管理，存在会计业务与会计档案管理相脱节的现象。会计档案管理制度也不完善，没有配备专人管理会计档案。有的单位甚至由出纳会计兼管会计档案，这是不符合规定的。

2.2会计档案管理制度不够健全

有些单位的财务部门，领导对资金的管理比较重视，而对会计档案的管理不够重视，没有建立一整套会计档案立卷、归档、保管、借阅和销毁等管理制度，会计档案管理工作无章可循。当今社会，企业经营机制不断转换，经营方式不断更新，新情况、新问题不断出现，而与之配套的包括会计档案管理在内的机制并未有效建立和健全，缺乏相应的监管机制和监管办法。目前，我国在企业会计档案管理方面的相关法律、法规主要有《会计法》、《档案法》中的少数内容以及不具备法律竞争力的《会计档案管理办法》，而且一些规定与建立现代企业制度的实际不相吻合，没有专门的适应现代企业制度需要的会计档案法律规范。在以法制经济为基本特征的市场经济体制改革日益深化的大环境下，这显然不能满足推进体制改革和实现建立现代企业制度的要求。

2.3会计档案装订、立卷、归档不规范

会计档案不规范主要有以下四个方面：第一，有些单位不能及时装订会计凭证，而是将会计凭证随意放置在办公桌上，或长时间放在一个纸盒里；第二，装订会计凭证不是按照规范的要求进行装订而是用订书钉装订，或用一根绳子穿起来；第三，活页账簿装订时无封面，也不按规定编好页码装订成册，会计报表各月份分散存放，未按要求按月装订；第四，会计档案立卷时不按保管期限分别立卷归档，而是统统装在一个档案盒里；第五，会计档案销毁难，会计档案越堆越多。

2.4会计档案管理人员综合素质有待进一步提高

就目前一些部门和单位的实际情况看，存在一些财会档案人员不坚持原则，甚至违法乱纪、伪造、篡改、变换记录凭证；开假发票、建假账、建账外账、虚列成本，想方设法偷税。这不仅给国家税收征管设置人为障碍，而且造成会计信息失真，进而影响了国家宏观决策、危害极大。

3完善会计档案管理工作的对策

3.1统一思想，加强领导，提高认识

各单位要加强对会计档案管理工作的领导，要提高对加强会计档案管理的重要性的认识，设立档案管理部门的一定要把会计档案同其他档案同等重视，规范管理，不能厚此薄彼。不具备设立档案管理部门的，应在会计机构中指定专人负责会计档案的装订立卷归档和保管工作，但出纳人员不得兼管会计档案的保管工作。《会计档案管理办法》第3条规定，国家机关，社会团体，企业、事业单位，按规定应建账的个体工商户和其他组织。应当依照本办法管理会计档案。第4条规定：“各单位必须加强会计档案管理工作的领导……”有关法律法规明确规定，各单位都必须加强会计档案的管理，如果不加强这方面的管理就是一种违法行为。因此，各单位的领导一定要提高依法加强会计档案管理的意识，从法律的高度来依法加强管理，使会计档案管理走上法制化的轨道。

3.2制定规范，健全会计档案管理各项规章制度

要做好财务档案管理工作，必须根据《会计档案管理办法》、《会计电算化工作规范》并结合实际，建立和健全一整套相关的制度。首先，建立财务档案归档制度，明确归档范围、保管期限、归档程序、整理方法、归档要求等；其次，建立和健全档案保管、安全保密制度，采用先进手段和科学方法保管档案，明确职责，确保档案不丢失、不损坏、不泄密。各单位要定期组织对财务档案管理工作的检查，对做得好的要给予表扬奖励，充分发挥其工作的积极性、主动性和创造性。反之，对于工作做得差的要提出批评，责令他们及时纠正，并予以必要的处罚。凡涉及到本部门房屋买卖、土地使用、财产划分、固定资产、债权债务、经济积案、退休退职材料要另编检索工具，以便长久保管，方便查找利用。3.3规范会计档案装订、立卷、归档和销毁工作

规范会计档案管理工作，需要做好以下三个方面：第一，订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，粘封装订线，并在粘封处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕必须按月份的先后顺序放入会计档案(凭证)盒中，必须认真逐项填写档案盒面上的内容。第二，综合档案室的单位，财会部门应按综合档案室的要求办理相关手续，将会计档案移交综合档案室保管。未建立综合档案室的单位，会计档案暂由财会部门妥善保管，要明确专人负责保管工作。要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施。第三，各单位的会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。会计档案保管期满，需要销毁时，由本单位会计档案管理部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，严格审查后，编造会计档案销毁清册。机关和事业单位报本单位领导批准后销毁；企业单位经企业领导审查，报经上级主管部门批准后销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由会计档案保管部门保管到结清债权债务时为止。

3.4加强会计档案人员知识培训，提高管理人员的综合素质

会计档案管理人员的综合素质既包括思想素质、业务素质。又包括职业道德。作为会计档案管理人员，首先必须做到严格自律、廉洁奉公，保持独立公正的立场正确运用自己的职能和权力；其次，会计档案资料内容广泛，具有专业性、广泛性、严密性的特点。作为一种专门档案，不能视同一般档案，应按照专门档案进行专业化管理。会计档案的专业化管理，要求档案管理人员不仅要具备档案管理学知识，还应具备财会方面的基本知识，能够熟练使用现代化的管理手段，运用现代化管理软件。因此，除要搞好关于会计和档案的岗位培训外，还要搞好后续教育。主要是通过每年的轮训学习更新知识，一方面，提高会计档案法制意识和依法归档观念；另一方面，提高业务水平，使企业会计档案的管理和监督职能更加有效、更加科学、更加适应建立现代企业制度的要求。

4结语

在财务档案管理的过程中，如果能够统一思想，坚持科学管理和责任心，则可以有效地防范档案管理工作中诸多问题，从而使得财务档案相关信息在质量上得到较大提高，进而对企事业增强活力、竞争力，适应社会主义市场经济的发展起到至关重要的作用。

参考文献：

[1]财政部、国家档案局.会计档案管理办法[M].北京：工商出版社，1984.

[2]马秀英.谈会计档案管理的规范[J].天津财会，2007，（4）：40-41.

[3]张雪珍.会计管理体制改革中的会计档案管理[J].财会通讯，2007，（7）：73-74.

篇（6）

中图分类号：G273；F233文献标志码：A文章编号：1673-291X(2009)08-0172－03

会计档案是指机关、企业、事业单位或其他经济组织的财会部门或会计人员在经济活动中直接形成的并按照统一规律保存起来备查考的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算材料，还包括实行会计电算化后的存储软件、会计数据磁盘、磁带、光盘和计算机打印出来的记账凭证、会计账簿、会计报表等。会计档案是重要的经济档案，是国家档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案之一，它在会计工作和经济管理工作中具有多方面的重要的利用价值，《会计法》和《会计基础工作规范》以及《会计档案管理办法》等都对会计档案管理做出了规定。会计档案管理是会计工作的重要组成部分，是会计的基础工作。规范会计档案管理有利于堵塞漏洞，防止舞弊行为的发生。因此，会计档案管理是会计工作的一项重要内容，必须充分重视和加强会计档案的管理，进一步提高会计档案的管理水平，充分发挥会计档案在各项事业中的重要作用。

1会计档案的特点及作用

1.1 会计档案的特点

会计档案是国家全部档案的重要组成部分，具有原始记录性、信息性、知识性和价值性，但由于它反映的对象内容及业务性质不同，又决定了它具有自己独有的特点，会计档案的特点主要表现如下：

（1）来源的广泛性。会计档案来源于具有独立会计核算的单位。因此，凡是实行独立经济核算、财务收支的单位都会形成会计档案。

（2）内容的专业性。会计档案是通过会计核算的方法形成的，而这种方法是会计特有的专门手段。通过这种专门手段形成的会计档案是与经济活动和财务收支紧密相关的，其内容是直接反映机关、企业、事业单位所有各项经济业务收支情况，表现出会计档案的专业性。

（3）形成过程的严密性。会计核算是利用设置账户、复式记账、填制和审核凭证、登记账簿、成本核算、财产清查和会计报表等一系列专门方法，对会计对象进行连续、系统、完整地记录、反映和监督。因此，会计核算的严密性也就决定了会计档案形成过程的严密性。

1.2会计档案的作用

会计档案作为一种经济档案，有着不可替代的作用。首先，上市公司需要对外披露真实准确的财务信息，其合法经营的全部经济活动和经营成果都储存在会计档案中。其次，企事业单位对外融、投资，都需要向协作单位提供几年的有关会计数据，而会计数据也都来源于会计档案。第三，司法部门查处违法乱纪、贪污受贿问题更需要财务方面的确凿证据。第四，国家统计部门的统计数据中也有相当一部分来源于财务数据。不仅这些离不开会计档案，而且随着经济、社会的发展，经济活动更加多样化和复杂化，会计档案则保留了全部经济活动的痕迹，为日后分析经济情况、总结经验教训提供依据。只有加强会计档案的科学管理，才能充分发挥会计档案的重要作用，保证为国家、社会、各种机构和企事业单位及时、准确、全面地提供高质量的会计信息。

2会计档案科学管理工作中存在的问题

2.1 对会计档案管理工作的重要性认识不够

有的单位领导和财务人员对财务档案工作缺乏充分的认识，只注重内部财务项目的实施，认为只要出具了财务报告，提出了财务意见，作出了财务决定，该财务项目就结束了。相对忽视文件材料的汇集、整理和归档工作，甚至认为财务工作过程中大量原始凭证的整理是一件浪费时间和精力的事情，根本不把财务资料的整理归档工作列入议事日程。形成会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是对会计档案规范化赘理标准知之甚少。也没有参加过会计档案管理知识的培训与学习。不少单位重会计业务，轻会计档案管理，存在会计业务与会计档案管理相脱节的现象。会计档案管理制度也不完善，没有配备专人管理会计档案。有的单位甚至由出纳会计兼管会计档案，这是不符合规定的。

2.2 会计档案管理制度不够健全

有些单位的财务部门，领导对资金的管理比较重视，而对会计档案的管理不够重视，没有建立一整套会计档案立卷、归档、保管、借阅和销毁等管理制度，会计档案管理工作无章可循。当今社会，企业经营机制不断转换，经营方式不断更新，新情况、新问题不断出现，而与之配套的包括会计档案管理在内的机制并未有效建立和健全，缺乏相应的监管机制和监管办法。目前，我国在企业会计档案管理方面的相关法律、法规主要有《会计法》、《档案法》中的少数内容以及不具备法律竞争力的《会计档案管理办法》，而且一些规定与建立现代企业制度的实际不相吻合，没有专门的适应现代企业制度需要的会计档案法律规范。在以法制经济为基本特征的市场经济体制改革日益深化的大环境下，这显然不能满足推进体制改革和实现建立现代企业制度的要求。

2.3 会计档案装订、立卷、归档不规范

会计档案不规范主要有以下四个方面：第一，有些单位不能及时装订会计凭证，而是将会计凭证随意放置在办公桌上，或长时间放在一个纸盒里；第二，装订会计凭证不是按照规范的要求进行装订而是用订书钉装订，或用一根绳子穿起来；第三，活页账簿装订时无封面，也不按规定编好页码装订成册，会计报表各月份分散存放，未按要求按月装订；第四，会计档案立卷时不按保管期限分别立卷归档，而是统统装在一个档案盒里；第五，会计档案销毁难，会计档案越堆越多。

2.4会计档案管理人员综合素质有待进一步提高

就目前一些部门和单位的实际情况看，存在一些财会档案人员不坚持原则，甚至违法乱纪、伪造、篡改、变换记录凭证；开假发票、建假账、建账外账、虚列成本，想方设法偷税。这不仅给国家税收征管设置人为障碍，而且造成会计信息失真，进而影响了国家宏观决策、危害极大。

3完善会计档案管理工作的对策

3.1 统一思想，加强领导，提高认识

各单位要加强对会计档案管理工作的领导，要提高对加强会计档案管理的重要性的认识，设立档案管理部门的一定要把会计档案同其他档案同等重视，规范管理，不能厚此薄彼。不具备设立档案管理部门的，应在会计机构中指定专人负责会计档案的装订立卷归档和保管工作，但出纳人员不得兼管会计档案的保管工作。《会计档案管理办法》第3条规定，国家机关，社会团体，企业、事业单位，按规定应建账的个体工商户和其他组织。应当依照本办法管理会计档案。第4条规定：“各单位必须加强会计档案管理工作的领导……”有关法律法规明确规定，各单位都必须加强会计档案的管理，如果不加强这方面的管理就是一种违法行为。因此，各单位的领导一定要提高依法加强会计档案管理的意识，从法律的高度来依法加强管理，使会计档案管理走上法制化的轨道。

3.2 制定规范，健全会计档案管理各项规章制度

要做好财务档案管理工作，必须根据《会计档案管理办法》、《会计电算化工作规范》并结合实际，建立和健全一整套相关的制度。首先，建立财务档案归档制度，明确归档范围、保管期限、归档程序、整理方法、归档要求等；其次，建立和健全档案保管、安全保密制度，采用先进手段和科学方法保管档案，明确职责，确保档案不丢失、不损坏、不泄密。各单位要定期组织对财务档案管理工作的检查，对做得好的要给予表扬奖励，充分发挥其工作的积极性、主动性和创造性。反之，对于工作做得差的要提出批评，责令他们及时纠正，并予以必要的处罚。凡涉及到本部门房屋买卖、土地使用、财产划分、固定资产、债权债务、经济积案、退休退职材料要另编检索工具，以便长久保管，方便查找利用。

3.3 规范会计档案装订、立卷、归档和销毁工作

规范会计档案管理工作，需要做好以下三个方面：第一，订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，粘封装订线，并在粘封处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕必须按月份的先后顺序放入会计档案(凭证)盒中，必须认真逐项填写档案盒面上的内容。第二，综合档案室的单位，财会部门应按综合档案室的要求办理相关手续，将会计档案移交综合档案室保管。未建立综合档案室的单位，会计档案暂由财会部门妥善保管，要明确专人负责保管工作。要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施。第三，各单位的会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。会计档案保管期满，需要销毁时，由本单位会计档案管理部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，严格审查后，编造会计档案销毁清册。机关和事业单位报本单位领导批准后销毁；企业单位经企业领导审查，报经上级主管部门批准后销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由会计档案保管部门保管到结清债权债务时为止。

3.4 加强会计档案人员知识培训，提高管理人员的综合素质

会计档案管理人员的综合素质既包括思想素质、业务素质。又包括职业道德。作为会计档案管理人员，首先必须做到严格自律、廉洁奉公，保持独立公正的立场正确运用自己的职能和权力；其次，会计档案资料内容广泛，具有专业性、广泛性、严密性的特点。作为一种专门档案，不能视同一般档案，应按照专门档案进行专业化管理。会计档案的专业化管理，要求档案管理人员不仅要具备档案管理学知识，还应具备财会方面的基本知识，能够熟练使用现代化的管理手段，运用现代化管理软件。因此，除要搞好关于会计和档案的岗位培训外，还要搞好后续教育。主要是通过每年的轮训学习更新知识，一方面，提高会计档案法制意识和依法归档观念；另一方面，提高业务水平，使企业会计档案的管理和监督职能更加有效、更加科学、更加适应建立现代企业制度的要求。

4结语

在财务档案管理的过程中，如果能够统一思想，坚持科学管理和责任心，则可以有效地防范档案管理工作中诸多问题，从而使得财务档案相关信息在质量上得到较大提高，进而对企事业增强活力、竞争力，适应社会主义市场经济的发展起到至关重要的作用。

参考文献：

[1]财政部、国家档案局.会计档案管理办法[M].北京：工商出版社，1984.

[2]马秀英.谈会计档案管理的规范[J].天津财会，2007，（4）：40-41.

[3]张雪珍.会计管理体制改革中的会计档案管理[J].财会通讯，2007，（7）：73-74.

[4]时立真.试析改善职业院校财务档案管理的措施[J].内蒙古水利，2006，（3）：112-113.

[5]赵清和.谈财务部门会计档案的管理[J].沈阳建筑大学学报：社会科学版，2005，（4）：144-146.

[6]姜洪娥.规范会计档案管理工作的几点建议[J].中国农业会计，2004，（8）：15.

Problem in the accountant file science management work and its resolving counterplan

LIN Ceng

篇（7）

⒈指挥部在日常工作中形成的文件材料（如文件、材料、合同、会议纪要、报表、计划、总结等），具有保存价值的，均属文书档案。

⒉各部门应指定专人负责收集本部门归档材料，并与次年2月底前交至指挥部办公室整理归档。不可分散保管在各部门或个人处。

⒊各部门要积极配合档案工作，主动提供资料，收集材料要齐全、完整，注重文件材料平时整理与年终统一归档相结合，便于保管和利用。

（二）工程建设档案

⒈工程建设过程中形成的有关材料（可行性研究等工程前期文件材料和勘察设计、施工、监理技术文件材料以及竣工图等竣工验收文件材料等），具有保存价值的，均属工程建设档案。

⒉工程部要协调、督促好工程建设单位严格执行《市城市建设档案管理办法》等相关法律、法规。

⒊凡城北城市建设开发投资有限公司实施的工程建设项目中形成的建设档案，由工程部负责收集、整理、归档。待工程竣工验收合格后移交市城建档案馆。

⒊其他纳入管理的各建设单位，由工程部定期派人或配合城建档案馆对其进行协调、指导、督促，以保证工程建设过程中资料的收集齐全。待工程竣工验收合格，工程部应及时督促其将档案移交市城建档案。

（三）拆迁档案

⒈在拆迁工作中形成的有关材料（如申办房屋拆迁许可证的有关材料、被拆迁房屋评估报告、拆迁情况总结、拆迁结案表、决、强制拆迁的有关文件等），具有保存价值的，均属拆迁档案。

⒉由城北房屋拆迁有限公司实施的拆迁项目中形成的企业、居民等拆迁档案，应由各拆迁小组收集、整理齐全后交本部门办公室统一保管，待工程全部结束后委托市城建档案馆整理归档并移交。

⒊纳入管理拆迁范围的拆迁项目，由拆迁部指定专人定期指导、协调、督促，以保证拆迁过程中资料的收集齐全。待拆迁项目完成并验收合格后，拆迁部应及时督促其将档案移交市城建档案。

（四）声像档案

⒈指挥部在各种会议及大型活动中形成的声像资料（如照片、录音、录像等），具有保存价值的，均属声像档案。

⒉各部门要积极提供线索并与办公室协调，委托市城建档案馆拍摄、制作。

⒊各部门自行形成的声像资料，参照文书档案年终一并交由办公室整理归档。

（五）财务档案

⒈财务部在日常工作中形成的财务资料（如凭证、帐簿、报表、合同协议等），具有保存价值的，均属财务档案。

⒉财务部按会计档案归档要求收集、整理、立卷，按时报送档案室归档。

二、档案的利用

⒈为防止档案的失泄密现象发生，凡查档案者，必须严格履行借阅手续，档案不得拿出单位，因工作需要必须借出时，应办理手续，并限期归还。

⒉借阅有密级的档案，须经领导批准，并登记备案。

⒊借阅档案须严守机密，爱护档案。不能私自拆卷、抽页、涂改，应按查阅内容利用档案，不得转借他人。凡抄录、复印、拍照档案材料，须经领导同意。

⒋归档以外的文件材料，不得自行处理，应统一交至文印室销毁。

三、档案的保管

⒈加强对永久、长期档案的科学管理，严防潮湿、污染、霉烂、虫蛀，最大限度地延长档案寿命。

篇（8）

中图分类号： E232.5文献标识码： A

档案是企业生产经营不可或缺的工具，真实、完整、准确地记录着企业开展工作活动以来的原始情况。会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料，是检查企业经济活动的重要依据。会计档案是由人类社会实践活动中留存下来的历史真迹，是一笔宝贵的历史文化财富，对国家、企业、社会、个人都具有重要的利用价值。比如，当清查拖欠费用、固定资本、税费、生产成本及诉讼等细节问题时，就可以发挥会计档案作为经营管理的凭证支持和参考作用。

1、会计档案管理中存在的问题

1档案室简陋、条件差、管理方式落后，领导不够重视。会计档案室设施不齐全、落后陈旧，档案装备不统一，办公场所空间狭小，会计档案都没足够的地方保存。档案管理信息化进程缓慢，大多数企业未装配档案管理专业软件和先进的档案技术设备，原因是这些软件使用起来虽然方便，但价格相对高，对使用人员的计算机知识要求也很高，所以现在的多数会计档案不能快捷地搜索，而要通过人工去翻阅目录查找，会计档案的整理也采用手工方式，从而不能满足档案工作的需要。领导对会计档案管理工作的认识存在误区，认为会计档案工作是保管资料、实物的事务性工作，不是企业的主要工作，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付上面的检查和提供借阅、查档就行了，忽视了在平时工作中对会计档案的搜集整理和归类工作，导致忽然想查找有利用意义的会计凭证、账簿及报表等资料都找不着，这表明了对会计档案管理工作缺乏细心了解，忽视会计档案对个人、集体和企业利益的重要性，这种轻视会计档案管理工作的思想已无法适应现在的档案管理制度需求。

1.2移交会计档案不及时、不完整、不严密。实务中存在有些财务人员未能在会计年度终了及时归档，而是按自己的时间整理归档会计档案，从而导致一些会计资料的遗失或损毁。财务部对会计档案移交工作不够重视，领导把关不严。在会计档案移交时，只移交电子形成的资料，而对于当年手中收集的所需归档资料随处乱放，不作为移交的内容之一，容易导致在年度归档时缺少应归档的附件原始凭证，还有些企业在归档时，将合同、报告等单独从凭证后抽出来装订，结果造成这些重要的合同与会计凭证无关联性，查找起来也显得特别困难，使会计档案存在不完整，证据链缺失。会计档案移交手续不严密，一些移交档案的资料员或者档案管理人员工作马虎，随便检查，随便清理，该签字的不签字，档案人员对移交过来的会计档案保管清册没认真核查，导致纸质档案与电子档案无法一致对应，从而忽视档案移交工作的基本要求和程序。还有，财务资料员档案意识淡薄，对会计档案工作重视程度不够，只注重本职工作，而在工作中形成的关键和重要资料却不注意收集、整理和保管，导致档案不完整，缺乏系统性和原始性。

1.3档案管理人员和移交会计档案的资料员对档案管理意识不强以及业务素质不高。例如，财务资料员未正确区分会计档案的保管期限，造成会计档案管理混乱；有些财务人员对会计档案的范畴理解不够完整全面，在实务中没把握好哪些属于会计档案，哪些属于非会计档。由于档案人员时常更换，缺乏相对稳定性，而且档案人员的业务技能不够熟练，对档案管理工作没有精益求精和钻研的精神。还有很多人认为档案工作枯燥无味，是与外人隔绝、浪费青春的工作，从而很多人都不愿意从事此项工作。移交会计档案的资料员觉得归档工作可以敷衍了事，档案管理人员也这样觉得的话，后续就会导致会计档案的不真实和不完整；也有另外一种情形：会计档案借出后，档案管理人员不及时要求借阅人归还，时间久了，造成会计档案丢失或主要的附件丢失；在岗的专责人员一身多职，不会很重视档案管理，没有时间去理会计档案，有时只是应付一下而已。

2、对会计档案管理过程中存在的问题进行思考

2.1统一认识，加强领导，提高档案管理重要性的意识，规范管理。各企业必须加强对会计档案管理工作的领导，保证会计档案妥善保管、有序存放，完整归档，严防毁损、散失和泄密。各单位的领导一定要提高依法加强会计档案管理的意识，从法律的高度来依法加强管理，切实把会计档案管理列入领导工作的日程中，使会计档案管理走上法制化的轨道。领导还应加强对会计档案设备的更新，完善档案库，推进会计档案保管和利用的信息化体系建设。

2.2建立健全会计档案管理的规章制度。必须将档案管理工作纳入日常化工作，促进会计档案的规范化、有序化、合理化，明确要求、责任，制定档案工作管理目标，并建立健全一套档案管理制度，规范会计档案的收集、整理、归档、保存、利用等各项工作程序，使会计档案管理工作有章可循，有据可依。

2.3提高会计工作人员和会计档案管理工作人员的业务素质和职业道德素质。提高会计档案的案卷质量，会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化、完整性、真实性整理的熟知、熟练程度决定了会计档案案卷质量的高低。会计档案管理工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备业务知识和职业道德素养。因此，各企业应加强对会计工作人员和会计档案管理工作人员的培训，树立职业责任心和科学管理意识，强化会计档案管理知识和操作技能作为会计工作人员和会计档案管理工作人员岗前培训的重要内容，从而提升会计档案管理质量水平，对企业的稳健发展起到重要作用。

2.4不定期抽查档案的保管情况。公司财务负责人或审计负责人应不定期对会计档案进行抽查，包括会计档案是否装订好，摆放整齐，按类别放好；档案柜上贴的档案清单是否与实质存放的会计档案一致、完整，看有没丢失凭证或账簿，摆放是否有规律，是否按时间顺序摆放，发现问题要当场指正并避免类似情况发生。

3、结语

总之，会计档案的收集、征集、整理、保管、保护、鉴定与利用、制度建设都是不容忽视的。提高会计档案重要性的认识程度，做好会计档案的保管工作，使得企业规范化、科学化生产经营，记录着企业真实完整的经济活动。

参考文献：［1］陈会改.基层国土所档案管理存在问题与思考［J］.档案与建设，2013（8）

篇（9）

西气东输工程档案管理部门在开展工作之初，就遇到因合同中未包含有关工程资料要求的条款，在要求乙方单位提交相关资料时发生扯皮现象的情况。档案部门及时协调合同管理部门，向他们说明问题，提出在合同签订时加入档案有关要求条款的想法，努力取得他们的支持。开始一个阶段，是合同管理部门在审核合同时，代档案部门审核是否包括档案有关要求条款，但受专业所限，合同管理人员不了解档案有关要求，每次都要与档案部门沟通后才能确定档案有关条款，于是，在合同管理部门修订合同会审程序时，就加入了档案部门会审环节，由档案部门自己审核，确保了合同中都加入明确档案有关要求的条款，相关条款主要是以下两个方面：

1.有关项目档案要求的条款。各部门签订的合同中，必须要结合合同内容，编写具体条款，明确合同执行完毕时合同乙方应向甲方提交的项目档案的范围、内容、版本、套数、时间以及对所提交的项目档案的整理、归档责任。这项条款使合同乙方单位在签署合同时，就对档案要求有了概念，也明确了档案的有关要求，避免了合同结束时，就合同执行中产生的资料的归档问题发生扯皮现象。

2.有关档案保证金的条款。在合同中设立有关档案保证金的条款，预留项目档案质量保证金。这笔预留款的多少，由制定合同的各有关部门来确定。施工合同中，档案保证金可与工程质量保证金捆绑在一起，通常在合同价款的10％左右。这项条款加入了经济制约手段，把项目档案的编制和提交作为工程实施的一项内容，不完成就无法拿到完整的工程款，强制合同乙方单位及时认真完成。

通过合同会审流程中加入档案审核的环节，强化了各部门的档案管理意识，在全公司范围内建立了通过合同签订环节控制档案管理的概念，避免了合同资料归档时的扯皮现象，促进了工程档案归档工作。随着公司员工档案意识的不断加强，经协商，档案部门、合同管理部门在修订合同管理程序时，直接将档案有关要求条款写入公司通用合同范本的专用条款中。也就是说，按照公司合同范本，公司签订的每一份合同，都有关于资料要求的不可省略的专用条款，省去了档案部门的审核过程，在简化合同会审流程的同时，达到了通过合同签订环节强化档案管理的目的。

二、强化合同执行过程中的档案管理

工程开展过程中，对工程资料进行及时收集、整理和编制对于保证工程档案的真实性、准确性至关重要，西气东输档案部门注重合同执行中的过程管理，强化过程培训、指导、检查工作，及时了解工程资料产生、收集、编制情况，督促参建单位竣工资料编制工作。

1.加强项目档案编制管理培训工作。根据实际需要，档案部门在工程整体开工前、分段开工前、工程进展中可组织开展灵活多样的各类档案培训。培训中明确项目档案编制要求及各方责任，下发项目档案编制手册、表格模板等，指导项目档案表格的填写方法等。做到项目开工之初，各参建单位就清楚项目档案的编制要求和方法。

2.不定期开展项目档案编制现场指导、检查工作。参建单位因为工期忙、人员紧张等多方原因，项目档案管理工作容易滞后，必须要有外力推动参建单位实现项目档案编制工作与工程建设同步的目标。档案部门积极主动开展工作，将档案指导、检查、督促工作延伸到工程一线。在西气东输工程开展过程中，档案部门开展了大量的沿线竣工资料编制检查、指导工作，通过现场检查、指导，不仅能随时了解各单位档案收集、编制工作的进展情况，发现存在问题使之得到及时纠正和整改，还可提高项目经理对档案管理的重视程度，配备足够人力、物力进行项目档案编制工作，保证项目档案编制进度。

3.通过竣工资料监理周报制度，强化工程档案过程控制。西气东输工程横跨新疆至上海十一个省、市、自治区，工程档案过程监控难度大，档案部门充分发挥监理职能，建立“竣工资料监理周报制度”，要求监理对所辖区段参建单位竣工资料工作定期检查、巡回指导和监督，每周汇总区段参建单位竣工资料编制情况，形成竣工资料监理周报，上报到工程和档案管理部门。通过监理单位对参建单位竣工资料日常管理、时时监督，加强参建单位对档案、竣工资料的管理力度，从而实现了档案部门对西气东输全线竣工资料的过程控制。

在合同执行过程的跟踪管理中，档案部门会及时发现档案编制工作严重滞后或忽视项目档案管理的情况，通过协商工程管理部门，采取延迟支付合同进度款措施，强制项目档案管理薄弱的参建单位重视项目档案编制工作，确保工程资料收集及时、编制整理规范，建立了全线竣工资料编制管理工作与工程建设同步的良好局面。

三、通过财务付款程序，严把合同付款关

篇（10）

中图分类号：R197.322 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2014）29-0188-02

0 引言

医院设备直接关系到医院医疗工作的开展，医疗设备档案管理是医院管理中的一项重要内容，完善的医疗设备档案为医院了解设备情况提供了可靠的技术依据和查考凭证，为设备的正常运转提供了保障。加强医疗设备档案管理，充分发挥医疗设备的功能优势对医院的业务发展具有重大的意义。

1 领导支持，建立健全设备档案管理制度

医疗设备档案影响到医院的医疗质量、技术水平和社会、经济效益，是促进医疗技术质量和全院发展的关键点。加强宣传设备档案的重要性，强化领导管理意识，用利用取得的成绩向领导多沟通，争取医院领导对档案部门的重视和支持。建立完善设备档案管理体系，医院要将设备档案管理工作列为医院目标管理责任制的一部分，纳入院科室目标考核，制定出医疗设备档案管理制度，明确职责，保证档案收集齐全、整理规范、保管安全、利用有章可循。管理制度要对管理责任者、收集责任者、整理责任者进行明确，对归档对象、归档范围、归档要求、归档份数、归档时间、整理原则、保管要求、利用制度和手续进行明细。保证设备档案的科学管理，使之实现制度化、规范化。

2 专职档案员的专业知识、公共意识

2.1 具备档案专业和设备专业知识 一个专职档案员的政治素养、知识水平和业务能力决定着设备档案管理的水平。档案员要加强学习，多参加专业培训、继续教育和专业知识的学习，提高自身的素养。档案员不仅要具备档案专业知识、计算机知识，还应了解设备购置过程中的每个环节。管理人员的能力是档案规范化、科学化、信息化的保证。

2.2 在档案收集利用中处理好公共关系 档案工作需要领导的支持，需要部门工作者的配合，领导和部门工作者的档案意识不强，一个优秀的档案员也很难做好档案工作。

医院设备档案的收集做到齐全、完整，必须做好公关工作。①档案员积极主动争取领导对档案工作的大力支持，在设备的立项审批、采购阶段时产生的文件材料交由设备科保存，缺少的材料及时协调有关部门予以补充。②档案员必须处理好与医院设备管理部门的关系，设备的开箱验收、调试运行、保养维修以及报废阶段所产生的材料都由设备科参与并收集。设备科兼职档案是档案工作的重要力量，档案员要对设备科兼职档案员做好档案业务指导工作，保证他们掌握档案日常管理的能力。③档案员必须处理好与设备购置科室的关系，设备购置科室是设备的操作者，在负责设备的日常维护保养，日常设备记录，是设备产生经济效益科室。设备的保养、维修和它密切相关，操作者也是设备档案的利用者，对待利用者要做好热情服务工作，快速提供所需设备档案。④档案员要处理好与财务部门的关系，设备验收合格后，结帐时在财务室，需要财务部门及时督促结帐人员将发票复印一份交由设备科放入设备档案。发票如不及时复印，装在财务部门凭证里，很难复印完整。

3 兼职档案员做到设备档案收集齐全、完整、准确

医疗设备档案最重要的环节是收集，由于设备从申购、购买、安装、调试、验收、运行、保养、维修到报废是个漫长的过程，而每个阶段的资料收集具有时间性，收集不全，很难再补。收集工作是设备科兼职档案员来完成，专职档案员要对兼职档案员进行专业知识培训和随时指导，提高其管理意识和素质。设备科要做好设备档案的收集工作，就要明确设备档案的归档范围，才能保证收集齐全。

设备的归档案范围：