档案管理的目的和意义汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇档案管理的目的和意义范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

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1 管理项目档案的价值

在土地开发中，档案管理应被看作必要部分，是不可忽视的。土地开发整理选定的项目都拥有全程性，完整项目涵盖了初期立项、对项目的设计、解析可行性、施工及招投标、竣工及决算时的审计。在验收及竣工时，还需保存必备的图表及文字，用作调取的参照。档案是留存下来的项目记载，拥有着真实性。项目单位应能慎重归档并整理多样的土地材料，依照拟定的流程构建并整理档案。项目档案包含着详实的土地开发记载，反映出全程的项目进展。在各个环节内，项目档案都可看作验收及鉴定质量的必要参照。由此可见，项目档案表征了真实的各流程状态，归纳可得关键性的土地项目信息。从土地开发来看，项目归档是不可缺失的部分[2]。

针对验收及评价，土地整理及开发的档案也表现出必要性。依照验收的规程，开发及整理土地设定了如下内容：拟定的项目规划、设计及后续执行预算、待建的工程质量、调配资金的状况、管控土地权属、针对项目的日常管护。此外，开发整理土地这类的项目还包含了可供归档的资料。在验收评价时，注重查看并且核验现存的业内资料。针对于外业，也要慎重予以核查。经过了验收步骤，应能独立保留相关档案，以备后续的审验。

2 归档要求及现有的弊病

土地开发整理设有配套性的验收规程，验收规范归纳了多环节的开发成果。详细来看，这类项目在构建档案时涵盖了如下资料：立项以及审批、投标招标资料、协议合同的资质、施工管理及监理的资料、权属性的资料、验收得到的资料、财务性的材料。此外，归档资料还含有核验得出的影像资料，后期阶段内的评价资料也被包含在档案内。土地开发及整理应能归纳得出真实的各阶段资料，可信且真实。土地开发及整理都会留下信息，各类信息应被归档留存。土地开发进程中，原始资料拥有真实性，不可随便去改动。同时，也不可擅自予以伪造，要保存原始性的土地资料。完整资料包含着外业的总工程量、拨付的资金、预算及移交的项目部分。与之相应，内业资料也被归入档案。及时搜集信息，妥善保存初期完整的归档信息[3]。

最近几年，各区域都拓展了开发土地的总规模，与之相伴的档案也日益增多。作为初始的凭证，档案应被谨慎归类，要确认前后信息彼此吻合。不可随便更改已经被归档的某些工程信息，各环节内的信息都应被存储。文件在归档时，要确保字面是工整的，配备了完整的签章等。要长期保留档案，书写材料应能耐久且不会褪色。从现状看，多为微机制作出来的档案信息，应能标识一致的项目事由及开发内容。需要统一格式，便于快捷性的查看信息。唯有如此，信息档案才更能便于调取及管理，也会更加稳定。

土地整理及土地开发的多样项目都采纳了特定的归档步骤。依照现存分类，土地开发整理表现出如下难题：没能完善现有的管理规程，相关职员缺失了责任心。在土地开发中，没能及时搜集必备的各类资料，没能明确各类的归档。归档的步骤缺失了规范性，项目单位忽视了编制图件，原件被复印件替换。此外，监理搜集得出的多样资料都没能统一，表现出混乱的状态。某些单位甚至没能配备必要的档案附件，档案内容重复。档案管理很混乱，相关人员缺失了高层次的管理水准。在这种状态下，项目档案各阶段的信息管理并没能提升根本的质量。

3 改进管理的新途径

针对土地开发整理，还需完善相应环节的存档及监管。应当变更现存机制，增设更完备的配套规程。构建新式的机制，档案管理配备的机制可分成档案搜集、立卷以及整理、后期的信息归档。项目在竣工以前，申请验收及检查。这样做更能便于全方位查验项目的现状。确保档案规范化，相关职员都应明确归档在总体项目中的必要价值，真正重视归档。依照设定好的次序从严归档，妥善排列多样的文件资料。在查阅档案时，也要做好登记。详细来看，土地开发整理改进档案管理可采纳如下的途径。

3.1 妥善搜集信息

土地开发整理囊括了各步骤内的信息处理，首要应为搜集必备的信息以便存档。一旦确认了内容，则要选取最合适的途径搜集信息。通常状态下，可亲临现场调研，也可获取间接性的各类资料信息。针对于后者，可凭借于拥有的资料及情报，做好间接存档[4]。搜集项目信息，先要填入清单及目录，这样即可尽快查出某一项目信息。应当明确的是：搜集信息是初期的首要步骤，唯有妥善调取了全面性的土地开发信息，才能构建更完备的土地开发档案。

3.2 借助现代技术

相比于传统的归档，现今归档及整理可选更多样的新颖方式。在微机联网下，搜集及调取多样的档案都不可脱离计算机。借助于新颖的存档技术，可延长档案保留的时限，同时便利查找。档案管理可分成多步骤，先要判别真伪的两类信息，剔除虚假性的档案信息。在微机管控的方式下，分类存储零散的开发信息。同时，还需借助运筹学、数理统计的根本原理，加工获取必备的数值及信息。新颖信息手段拥有独特的管理优势，电子档案存储着的信息更易读取，并且不会遗失或缓慢褪色。

3.3 提升业务水准

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随着我国改革开放以来，我国社会主义经济体制不断改革和完善，档案管理工作的体制在经济体制的促进下也不断变化和完善。火电厂基建项目档案是项目每个阶段的工作内容，包括项目的决策阶段、立项阶段、施工阶段以及验收竣工阶段，项目档案是火电厂基建项目建O的主要组成部分，也是其中的关键性要素。所以，火电厂基建项目的档案管理工作必须严格把关到位，从而确保基建项目的档案管理工作能有效落实，确保火电厂基建项目能顺利完成。

一、项目档案管理的意义

项目档案是项目建设过程中所积累下来的宝贵文件，它具有很高的技术含量、具有实际性较强、系统性较强、规范性较强的特点。项目档案在项目前期工作中是作为申报和编制材料的主要依据；在项目施工阶段是施工方案确定的主要参考文献；在竣工验收阶段，主要根据项目建设过程中记录的档案来确定项目的质量、工序、施工方法等各个方面是否符合标准要求，是最主要的质量验收的必备条件和凭证；更是投产后生产运行，管理、使用、维护、检修，改建和扩建的重要依据，是企业不可估量的宝贵财富。

二、火电厂基建项目档案管理现状

（一）企业领导缺乏对项目档案的重视

企业领导对项目档案的重视程度不够，认为项目档案重要的是后期的整理归档，前期没有档案人员什么事，档案管理人员没有及时参与到项目的的前期工作中，使项目档案工作与项目建设未能同步进行，造成档案管理的脱节；同时未认真落实档案管理的“三纳入”、“四参加”、“五同步”，造成档案部门的管理职能未能充分体现。

（二）档案管理的组织和制度体系不健全

档案管理相关制度不完善，制度的执行力度和操作流程中存在控制措施不到位现象，缺乏明确的档案业务规范。

（三）管理人员素质不高

档案管理人员的管理素质、基本技能、业务水平有待提高，主动开展档案形成、收集、服务等工作的意识有待提升。火电厂项目有的管理人员缺少档案管理的意识，并且对档案管理没有一定的认识，这就导致火电厂各部门的档案管理工作中存在沟通不足，未能尽到各自的责任，对自身的管理工作没有做到位，对外部的监督管理没有落实档案管理制度，久而久之，使得基建项目的档案管理与项目的建设存在严重的漏洞。

（四）缺乏专业档案管理人才

施工单位多数是技术人员兼职资料员，档案管理概念不高，而资料的整理、组卷较多是外聘的当地的临时工，人员较为复杂，人员素质参差不齐，缺少专业知识，并且，这些人员都是在需要组卷时才招聘的，没有经过培训，因此，所归档的资料存在较大的质量问题。

（五）缺乏监督机制

项目建设单位及监理没有对施工单位的资料进行严格的监督管理及审核，导致施工单位上交的竣工资料不能完全满足要求。

三、加强火电厂基建项目档案管理的有效途径

（一）充分认识建设项目档案的重要性

充分认识建设项目档案的重要性，加强档案的培训及宣传力度，提高全员档案意识和重视度，端正档案管理工作的作风，以便提高基建档案管理的水平。需要管理单位、设计单位、施工单位的档案管理人员之间相互配合、沟通协调，在管理工作中不断增加自身的档案管理意识和责任意识，不断促进基建档案管理的真正意义。

（二）加强档案管理工作的组织体系建设

实行项目档案工作领导责任制，确定档案工作分管领导，确定各职能部门、各项目档案工作负责人；建立以企业分管领导为首，档案部门为核心，各职能部门、各项目专兼职档案人员为基础的企业档案工作体系，建立档案管理网络，以及各部门文件材料归档的岗位责任制及考核机制；建立健全项目档案的各项制度和业务规范，制定有效措施保障项目文件材料的准确性、完整性、真实性和系统性。

（三）建立专业的档案管理机构

由拥有充分专业知识和丰富管理经验的人员组成专业的档案管理机构，并明确各自的职责。不断加强档案管理机构中人员的专业学习和定期培训，对档案管理工作的各个影响因素进行分析，对管理工作的提高措施进行改进和完善，增加档案管理者的业务素质。

（四）加强制度执行力度，实行过程管控，规范档案管理工作

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一、引言

作为有着一定价值的信息资料，档案其实既是一种历史记录的形式，也是信息和知识较为最终的载体。因为档案资料之中包含着大量的资源和信息，所以科学合理地利用档案资料可以很好地促进工程项目的顺利开展、进行和结束。而面对着飞速发展的经济社会以及日益发达的计算机和互联网技术，档案管理工作如何正确地利用这些先进的技术方式和管理手段，对促进工程项目的档案管理工作有着不可忽视的作用和意义。在信息化环境之下的档案管理工作若是能够顺利地探索出其工作的新模式，那么对于提高工程项目档案管理工作的效率、延长工程项目档案使用的寿命显然有着举足轻重的作用。

二、探索工程项目档案管理工作新模式的意义

作为一种非常重要的资料和信息数据，档案有着较高的保存和利用价值，这也是其会采取单独的各种方式进行处理记录的原因。所以，在管理理念、手段和方式不断更新和发展的今日，结合这些发展区探索档案管理工作的新模式能够有效地提高资料信息利用的效率，同时也有利于充分地发挥档案信息资料的应有价值。而且档案管理的工作实质其实是对工程项目内部各种人员管理和工程施工等各方面信息进行一个合理科学的分类和保存，所以探索档案管理工作的新模式有助于档案工作者更方便详细地记录工程的情况，并且工程单位在工程竣工以后发生什么问题和情况时也能够更加快捷方便地调查问题的所在并及时解决，同时也能在以后的工程施工中为本工程单位或者其他单位提供借鉴和参考的资料，及时防微杜渐。

三、新时期下档案管理工作的发展趋向

随着档案管理的理念以及技术手段不断的更新和发展，档案管理的工作也有了发展的新趋向，其主要有着以下几个方面的特点：第一，档案资料信息高度的数字化。随着计算机技术的飞速发展，利用计算机来进行档案的信息资料收集和整理，并且用纸质资料和电子媒介等多种方式来进行档案的归档和保存俨然成了现下工程项目档案管理的一种新特色，这便是档案资料信息的数字化，也是档案管理工作要不断更新和完善的一个重要内容。第二，档案利用的高效化。随着我国经济社会的不断发展，使用档案资料信息也是日益频繁，并且需求量还在不断增大，同时档案资料信息也有了更高的利用价值，除了作为一种凭证或者参考资料之外，档案在教育宣传、筹划和分析等方面也有了更多的应用。第三，档案管理服务的方式多元化。随着我国科学技术不断的发展，档案管理的服务方式也在不断增多，除了纸质资料的阅览只玩，档案展览和网上检索查询等服务方式也在不断地完善，这不仅使得档案资料有了更高的利用价值，同时也进一步推动了档案管理工作的现代化发展。

四、探索工程项目档案管理工作的新模式

1.建立新型档案管理机构。结合当前环境之下档案管理工作具有的特点去建立一个专业、完善和高效的档案管理的机构，对于提高工程项目档案管理工作的效率有着非常显著的作用。工程单位内部进行档案管理的部门应当积极进行交流并学习和借鉴先进、科学的技术方式和管理经验，以便完善工程单位档案管理机构内部的组织。除此之外，也要针对性地对档案管理的工作人员进行专业的强化培训和教育，督促工作人员认真学习我国档案管理方面的相关法律法规，从而提高档案管理工作人员的意识，使其深刻认识到进行档案管理工作所具有重要性，同时提升工作人员的专业素质和职业素养。以上这些措施对于促进工程项目档案管理的工作科学化、规范化和标准化有着非常重要的意义，是提高档案管理工作的效率和水平的重要举措。2.建立档案管理工作的信息化模式。目前，随着计算机和互联网技术的高速发展，网络化和信息化已然在各个领域，包括管理领域都得到了较为广泛的应用和普及。所以，新时期工程项目的档案管理工作自然也要与信息化技术进行连接，以便档案的生成和储存管理都具备信息化特征，同时也要构建出一个有着数字化的录入和系统化的加工的新型档案管理系统。另外，也要构建出具有电子档案和文本档案这双重保存和管理的新模式，这对于提高档案生成、归类、保存和输出的效率也有着显著的作用。当然，因为工程项目的档案资料也有着其自身的信息特殊性，所以在档案保密的方面也就具有了更高的要求，所以保证档案信息化的管理系统安全也是非常需要注意的方面，基于此，设置档案资料的公开范围和相应查阅的权限，同时利用各种现代化的安全技术软件都成为避免恶意侵入、病毒威胁，从而确保工程项目档案资料安全的重要措施，对于电子档案信息资料拥有安全可靠的保存环境同样有着显著作用。3.建立档案管理工作的标准化模式。想要有效解决工程项目档案管理工作里出现的一些混乱繁杂的情况，建立档案管理工作标准化的模式就是当务之急。只有结合当前情况下的行业特点，分析总结出档案管理方面的专业意见，并制定出具有可行性的、实际的、并且行之有效的工程项目档案管理的标准，才是保证档案建立科学的、专业的和效率最大化的标准化模式的有效措施。除此之外，还需要对档案管理工作的人员进行严格的要求，要求他们必须根据档案管理的相应标准和相关规范进行档案管理的工作，并且一定要将工作做好，这有利于档案管理实现规范化和有序化的工作，同时也能够提高档案管理的工作效率和质量。4.建立档案管理工作的高效化模式。强化档案管理工作中的立卷归档的工作，能够为档案的管理工作打下坚实基础。作为档案管理工作中首要的环节，立卷归档同样也是档案管理实现高效化、标准化和规范化工作的一个关键，所以必须给予立卷归档工作足够重视。首先就是要根据档案资料具体的时效性和文件管理的所出阶段来决定立卷归档的工作是否要进行。而那些需要进行立卷归档工作的文件就需要依照相应程序还有处理的重点来展开立卷归档的整理，同时也要尽可能避免信息冗余和文件重复的情况发生。另外，在立卷归档的整理工作之中，还要重点对档案资料的简洁性、完整性和实用性进行保存，这样才能为档案资料下一步的分类、保存和查阅提供便利的使用条件。5.建立档案管理工作的数字化模式。档案管理工作的数字化模式指的是有网络信息的共享系统和档案信息的综合管理系统共同进行档案管理，网络信息的共享系统由Web管理的子系统以及信息的子系统组成，而档案信息的综合管理系统则是由档案信息管理的子系统、数字化处理的子系统、信息服务的子系统和数据库管理的子系统共同组成。总的来说，数字化模式以现代信息技术作为基础，并且将档案信息当作核心内容，依靠便捷、高效、先进的开发模式来进行档案管理。其对于提高管理档案的工作效率、有效保存和管理档案数据、减轻档案管理人员的工作负担有着非常重要的作用。随着物联网和云计算技术在国家电网工作领域的应用和发展，将为工程项目信息的采集、存储开辟新途径。不断研发、实现新科技在建筑领域、生产领域拓展应用后的项目工程信息转换和管理，形成分别满足工程项目规划、设计、建设等专业应用及社会不同部门、不同层次需要的科技档案，防止电子文件因生成环境改变而导致文件信息失真和处理、利用上的困难等问题发生，为档案信息化建设的深入开展提出了新课题。

五、结语

综上所述，面对互联网和计算机飞速发展和普及的如今，档案管理工作的理念、手段和技术也都发生了根本性的变化，所以工程项目档案管理的工作也必然要根据新时期的特点来探索新的模式。面临着更高要求的档案管理工作必须要建立信息化、标准化和高效化的工作模式，这就意味着要制定出完善科学的档案管理的规范和标准，同时建立健全档案管理的机构。另外，也要对档案管理的工作人员进行相应的教育和培训以提高其专业能力和职业素养。只有对工程项目档案管理的工作进行积极的新模式的探索，才能在日新月异的现代不断地提高档案管理的工作水平，并不断促进其发展，同时为工程项目的顺利开展和完成提供一份保障。

作者:张苇 单位:国网甘肃省电力公司张掖供电公司

参考文献：

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高校档案管理工作作为衡量高校教育管理水平、科研管理水平的重要依据，同时对于高校的建设与发展具有重要意义。但是长期以来，高校档案管理并没有受到社会以及高校管理者的足够重视，在高校档案管理过程中，无论从社会还是到高校管理者以及教育体系的相关部门没有真正认识到高校档案对于高校建设和可持续发展的意义，因此高校档案管理的发展速度和管理水平远远落后于高校的实际发展水平。高校档案管理在实际应用和发展中存在管理意识薄弱、管理手段相对比较滞后、高校档案的利用效率较低等诸多问题。

一、高校档案管理的重要意义

关于普通高校档案管理的重要性，可从国家明确规定的《普通高等学校档案管理办法》中看出端倪。《普通高等学校档案管理办法》明确规定高校应当将档案管理工作作为高校基础管理工作，并应当将高校档案管理工作纳入高校管理整体体系之中[1]。高校档案管理主要包括高校教学档案资料、学生个人信息档案资料以及科研档案资料、党政工档案资料。这些档案资料从某种程度上是高校教育、科研管理的缩影，对于高校的发展和规划具有重要意义。

（一）高校档案管理对于提升高校教学水平具有重要意义。教书、育人是高校存在的最根本目的，也是高校对于社会的最重要的价值所在。高校的教学档案主要包括高校在教育过程中所积累形成的文字材料、图文、影像视频等用于教学的资料。这些教学资料往往是集高校所有教师的知识、文化和教育方法等之大成，是高校教学过程中教师与学生们劳动成果、学习成果的积累，这些资料基本能够反映教育的发展的历史变迁和当时的思想动态以及最先进的教学理念、教学思想等。高校教学档案资料对于今后的教学不仅仅是可供研究的宝贵资料，更是可供其它教师、学生在教学过程中可以借鉴的宝贵资料。同时高校教研部门通过研究高校教学档案，能够适时评估当前高校的教学质量，为推进教学改革和提高教学质量具有重要意义。

（二）高校档案管理对于提升高校科研水平具有重要意义。在开展教学活动的同时开展科研活动是高校建设的主要目标之一。高校档案管理对于科研档案的管理是提升高校科研水平的重要手段。高校的科研档案记录了高校在进行科学研究过程中的实验数据、实验方法、科研成果、科研目的、科研经费等关键要素。通过科研档案的记录，能够充分反映高校教研工作的水平，能够全方位检查高校科研过程中存在的问题，提升高校科研水平，获得更好的科研成果。

（三）高校档案管理是高校进行学生管理的重要手段。高校档案管理的重要组成部分之一学生档案资料，主要记录了高校学生的个人资料、学习成绩、身体状况、家庭背景等重要档案资料，这些档案资料一般会伴随学生终身。高校学生档案资料对于高校管理学生有重要作用[2]。通常高校学生都多大数千甚至上万人，学生的整体状况，包括学习状况、身体状况、家庭背景状况都是高校在实际管理过程中必须掌握的原始材料，通过对学生档案的管理、分类，对于学生的家庭状况了解，可以按需为学生申请特困奖学金;通过了解学生的学习成绩状况，给学生分发奖学金;通过了解学生的特长与爱好，有针对性地培养学生的特长;通过对于学生档案的掌握，为学生未来的升学、就业提供帮助。这些都是高校档案对于高校学生管理的意义。

（四）高校档案管理对于高校党政工作开展的意义。党政工作也是高校的生存与发展的必不可少的重要工作之一。党政资料作为高校档案管理的重要组成部分，对于高校的人事管理和各个教育、组织、科研、院系的管理具有重要意义。高校党政工作档案主要记录高校教职人员的人事档案资料，高校党员档案资料，高校政务资料等。高校党政工作档案对于高校教职工队伍的管理，对于高校教职工、高校党团组织、党团活动的开展以及高校整体政治生态具有现实意义。高校党政工作是保证高校科学发展观的理论依据，高校党政档案管理则为高校党政工作的开展提供了理论基础，记录了党政工作开展状况。通过党政档案管理，提高了高校行政机构改革，高校院系设置与调整，高校教职工绩效考核，高校人事调动管理等提供参考与评定依据，有利于高校党政工作的顺利开展。

二、高校档案管理中存在的问题

高校档案管理伴随着高校的发展不断进步，然而由于当前高校的国际化进程不断加快，高校师生力量暴增以及档案管理的信息化、专业化程度不断加强，高校档案管理在实际工作中也出现了一些与高校当前发展速度不相符的问题，主要表现在如下几个方面：

（一）高校对档案管理工作的重视程度不够。高校的档案管理工作与现今的高校的高速发展不匹配，高校的教学规模和高校的管理模式日新月异，但高校的档案管理还停留在手工阶段。高校档案管理的重要意义还没有在高校管理者心目中留下较深刻的印象。高校的管理过程中片面重视高校对于教育、科研的作用，但没有认识到档案管理工作对于教育、科研以及校园管理的积极作用，根据发达国家著名大学的管理经验，高校档案管理对于学校积累教学方法、分层管理学生、积累科研经验有重要意义。

（二）我国高校档案管理手段滞后。信息化的发展使档案管理全面进入了信息时代，然而我国多数高校的档案管理发展水平严重滞后，一些高校的档案管理还停留在手工阶段，多数高校没有较为先进的信息化管理体系来对高校档案进行科学化的管理。高校的档案管理工作的信息化程度较低，管理模式和档案建设、分类、检索等手段落后，导致档案利用率低，不能充分发挥档案在高校学生教育培养，科研过程控制以及重要资料的保存，教学过程的优化和记录等中的作用。同时高校对于档案管理人才的培养和培训工作滞后，使档案管理相关人员难以适应现代化的档案管理工作的实际需要。高校档案管理信息化系统没有形成，一些形成了初步的档案管理系统，但档案管理系统与高校校园网络共建信息平台中往往不能与共享信息和通讯。此外高校档案管理信息更新缓慢，利用率不高也是我国高校档案管理中存在的主要问题。

三、高校档案管理模式创新的路径

（一）构建高校高效档案信息管理系统。高校先进化的信息管理系统是提高高校档案科学化管理的必要手段，在当前社会信息化的进程中，面对高校的教职工规模不断扩大的现实，高校的科研、教学、学生信息档案等档案信息越来越复杂，海量档案信息利用传统手工档案管理方式已经不能满足实际需要，因此构建高校档案管理信息化体系是高校档案管理模式创新的必经之路。构建高校档案信息管理系统的首要任务是调研档案管理和档案应用过程中的实际需要，统一高校档案管理信息系统的标准和联网协议标准，确保高校档案信息化管理体系能够在高校校园网、高校数据接口、数据库来源等统一协议，确保高校档案信息化管理体系能够实现校园网、互联网、教育网等信息在有权限范围内共享，实现信息资源共同管理。其次，高校档案信息化管理体系的构建应当全面整合高校档案中的教育、科研、党政、教职工人事档案等方面全面信息整合与档案资料数据统一采集，建议统一数据库，并及时更新数据库，避免重复数据库建设。再次，在高校档案信息化管理体系构建过程中必须重视信息化管理体系的安全性。信息化的最大弱点就是安全性，安全性在网络体系中可能会造成致命的缺陷。高校信息化管理体系构建过程中必须通过加强系统操作应用权限，通过数据加密保护以及信息认证和信息传输加密以及网络签名等方式加强高校档案管理信息化体系的构建。

（二）提高高校档案管理地位。档案管理对于高校教学质量和人才培养水平以及高校基于高校档案管理在提升高校教学水平、提升高校科研水平、提高高校进行学生管理水平、提高高校党政工作开展效率上的重要作用，高校档案管理水平是体现高校学术研究水平和科研技术水平的重要手段，高校管理者和政府相关部门应当高度重视高校档案管理工作，提高高校档案管理在高校整体管理中的地位，通过整合高校信息化档案管理资源，合理规划高校档案管理的未来出路，通过不断加大对高校档案信息化管理的投资，构建科学现代化的高校档案信息化管理系统。国家对于档案管理建设制定和出台了相关标准，在高校档案管理体系的建设中应当按照相关标准提高高校档案管理系统建设水平。同时应当加大高校档案管理相关人员的培训、培养力度，专业人员，通过档案管理理论和实际管理培训，提高档案管理队伍的人员素养，提升高校档案管理的整体水平。

（三）创新高校档案管理的实际应用。高校档案管理的主要目标之一是为高校日常教研活动和开展校园文体活动提供帮助。创新高校档案管理模式的主要目标之一是提高档案对高校各项管理工作的开展提供切实帮助。提高高校档案管理的实际应用首要任务是提高档案管理人员的服务意识，应当与高校各个院系和相关职能部门之间做好信息联动，深层次研究和总结高校档案信息中的对科研、教学和人事管理有价值的信息资料。其次应当强化高校档案信息的检索、开发和利用。高校信息档案管理部门应当结合各个部门、院系、科研小组的实际情况，建立快捷方便的高校档案的检索体系，使使用者能够在权限范围内方便地检索相关资料，从而提高高校档案的利用和实际应用， 使档案管理起到为科研、教学和校园管理服务的作用。

（四）创新高校档案管理人才培养机制。高校档案管理模式的创新和提升离不开专业的档案管理团队和管理人员。创新高校档案管理模式必须培养专业素养强、思想道德素养高的高校档案管理团队。应当根据高校档案管理的岗位职责需要，优化档案管理团队，明确各个岗位的岗位职责和人员素质条件。其次应当通过健全的管理制度和绩效考核制度，规范档案管理人员的作业标准和工作绩效，提高工作效率提高准确率和积极主动性，通过激励制度保证档案管理工作及时、标准、规范。再次，通过可持续发展的教育工作和再学习制度保证档案管理人员持续进步、提高，及时学习最新、最前沿的档案信息化管理知识，开展多样化的技能比武、演练和档案管理技术研讨会等活动保证档案管理知识、人才培养的有效性。

四、结语

总之，高校档案能够为高校学术研究及应用提供最有价值的资料，同时对于高校文化建设和高校校园文化的形成与传承具有重要作用，我们必须正视高校档案管理中存在的问题，通过创新高校档案管理模式，提高高校档案管理水平，促进高校可持续发展。

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关于普通高校档案管理的重要性，可从国家明确规定的《普通高等学校档案管理办法》中看出端倪。《普通高等学校档案管理办法》明确规定高校应当将档案管理工作作为高校基础管理工作，并应当将高校档案管理工作纳入高校管理整体体系之中[1]。高校档案管理主要包括高校教学档案资料、学生个人信息档案资料以及科研档案资料、党政工档案资料。这些档案资料从某种程度上是高校教育、科研管理的缩影，对于高校的发展和规划具有重要意义。

（一）高校档案管理对于提升高校教学水平具有重要意义。教书、育人是高校存在的最根本目的，也是高校对于社会的最重要的价值所在。高校的教学档案主要包括高校在教育过程中所积累形成的文字材料、图文、影像视频等用于教学的资料。这些教学资料往往是集高校所有教师的知识、文化和教育方法等之大成，是高校教学过程中教师与学生们劳动成果、学习成果的积累，这些资料基本能够反映教育的发展的历史变迁和当时的思想动态以及最先进的教学理念、教学思想等。高校教学档案资料对于今后的教学不仅仅是可供研究的宝贵资料，更是可供其它教师、学生在教学过程中可以借鉴的宝贵资料。同时高校教研部门通过研究高校教学档案，能够适时评估当前高校的教学质量，为推进教学改革和提高教学质量具有重要意义。

（二）高校档案管理对于提升高校科研水平具有重要意义。在开展教学活动的同时开展科研活动是高校建设的主要目标之一。高校档案管理对于科研档案的管理是提升高校科研水平的重要手段。高校的科研档案记录了高校在进行科学研究过程中的实验数据、实验方法、科研成果、科研目的、科研经费等关键要素。通过科研档案的记录，能够充分反映高校教研工作的水平，能够全方位检查高校科研过程中存在的问题，提升高校科研水平，获得更好的科研成果。

（三）高校档案管理是高校进行学生管理的重要手段。高校档案管理的重要组成部分之一学生档案资料，主要记录了高校学生的个人资料、学习成绩、身体状况、家庭背景等重要档案资料，这些档案资料一般会伴随学生终身。高校学生档案资料对于高校管理学生有重要作用[2]。通常高校学生都多大数千甚至上万人，学生的整体状况，包括学习状况、身体状况、家庭背景状况都是高校在实际管理过程中必须掌握的原始材料，通过对学生档案的管理、分类，对于学生的家庭状况了解，可以按需为学生申请特困奖学金；通过了解学生的学习成绩状况，给学生分发奖学金；通过了解学生的特长与爱好，有针对性地培养学生的特长；通过对于学生档案的掌握，为学生未来的升学、就业提供帮助。这些都是高校档案对于高校学生管理的意义。

（四）高校档案管理对于高校党政工作开展的意义。党政工作也是高校的生存与发展的必不可少的重要工作之一。党政资料作为高校档案管理的重要组成部分，对于高校的人事管理和各个教育、组织、科研、院系的管理具有重要意义。高校党政工作档案主要记录高校教职人员的人事档案资料，高校党员档案资料，高校政务资料等。高校党政工作档案对于高校教职工队伍的管理，对于高校教职工、高校党团组织、党团活动的开展以及高校整体政治生态具有现实意义。高校党政工作是保证高校科学发展观的理论依据，高校党政档案管理则为高校党政工作的开展提供了理论基础，记录了党政工作开展状况。通过党政档案管理，提高了高校行政机构改革，高校院系设置与调整，高校教职工绩效考核，高校人事调动管理等提供参考与评定依据，有利于高校党政工作的顺利开展。

二、高校档案管理中存在的问题

高校档案管理伴随着高校的发展不断进步，然而由于当前高校的国际化进程不断加快，高校师生力量暴增以及档案管理的信息化、专业化程度不断加强，高校档案管理在实际工作中也出现了一些与高校当前发展速度不相符的问题，主要表现在如下几个方面：

（一）高校对档案管理工作的重视程度不够。高校的档案管理工作与现今的高校的高速发展不匹配，高校的教学规模和高校的管理模式日新月异，但高校的档案管理还停留在手工阶段。高校档案管理的重要意义还没有在高校管理者心目中留下较深刻的印象。高校的管理过程中片面重视高校对于教育、科研的作用，但没有认识到档案管理工作对于教育、科研以及校园管理的积极作用，根据发达国家著名大学的管理经验，高校档案管理对于学校积累教学方法、分层管理学生、积累科研经验有重要意义。

（二）我国高校档案管理手段滞后。信息化的发展使档案管理全面进入了信息时代，然而我国多数高校的档案管理发展水平严重滞后，一些高校的档案管理还停留在手工阶段，多数高校没有较为先进的信息化管理体系来对高校档案进行科学化的管理。高校的档案管理工作的信息化程度较低，管理模式和档案建设、分类、检索等手段落后，导致档案利用率低，不能充分发挥档案在高校学生教育培养，科研过程控制以及重要资料的保存，教学过程的优化和记录等中的作用。同时高校对于档案管理人才的培养和培训工作滞后，使档案管理相关人员难以适应现代化的档案管理工作的实际需要。高校档案管理信息化系统没有形成，一些形成了初步的档案管理系统，但档案管理系统与高校校园网络共建信息平台中往往不能与共享信息和通讯。此外高校档案管理信息更新缓慢，利用率不高也是我国高校档案管理中存在的主要问题。

三、高校档案管理模式创新的路径

（一）构建高校高效档案信息管理系统。高校先进化的信息管理系统是提高高校档案科学化管理的必要手段,在当前社会信息化的进程中,面对高校的教职工规模不断扩大的现实,高校的科研、教学、学生信息档案等档案信息越来越复杂，海量档案信息利用传统手工档案管理方式已经不能满足实际需要，因此构建高校档案管理信息化体系是高校档案管理模式创新的必经之路。构建高校档案信息管理系统的首要任务是调研档案管理和档案应用过程中的实际需要，统一高校档案管理信息系统的标准和联网协议标准，确保高校档案信息化管理体系能够在高校校园网、高校数据接口、数据库来源等统一协议，确保高校档案信息化管理体系能够实现校园网、互联网、教育网等信息在有权限范围内共享，实现信息资源共同管理。其次，高校档案信息化管理体系的构建应当全面整合高校档案中的教育、科研、党政、教职工人事档案等方面全面信息整合与档案资料数据统一采集，建议统一数据库，并及时更新数据库，避免重复数据库建设。再次，在高校档案信息化管理体系构建过程中必须重视信息化管理体系的安全性。信息化的最大弱点就是安全性，安全性在网络体系中可能会造成致命的缺陷。高校信息化管理体系构建过程中必须通过加强系统操作应用权限，通过数据加密保护以及信息认证和信息传输加密以及网络签名等方式加强高校档案管理信息化体系的构建。

（二）提高高校档案管理地位。档案管理对于高校教学质量和人才培养水平以及高校基于高校档案管理在提升高校教学水平、提升高校科研水平、提高高校进行学生管理水平、提高高校党政工作开展效率上的重要作用，高校档案管理水平是体现高校学术研究水平和科研技术水平的重要手段，高校管理者和政府相关部门应当高度重视高校档案管理工作，提高高校档案管理在高校整体管理中的地位，通过整合高校信息化档案管理资源，合理规划高校档案管理的未来出路，通过不断加大对高校档案信息化管理的投资，构建科学现代化的高校档案信息化管理系统。国家对于档案管理建设制定和出台了相关标准，在高校档案管理体系的建设中应当按照相关标准提高高校档案管理系统建设水平。同时应当加大高校档案管理相关人员的培训、培养力度，专业人员，通过档案管理理论和实际管理培训，提高档案管理队伍的人员素养，提升高校档案管理的整体水平。

（三）创新高校档案管理的实际应用。高校档案管理的主要目标之一是为高校日常教研活动和开展校园文体活动提供帮助。创新高校档案管理模式的主要目标之一是提高档案对高校各项管理工作的开展提供切实帮助。提高高校档案管理的实际应用首要任务是提高档案管理人员的服务意识，应当与高校各个院系和相关职能部门之间做好信息联动，深层次研究和总结高校档案信息中的对科研、教学和人事管理有价值的信息资料。其次应当强化高校档案信息的检索、开发和利用。高校信息档案管理部门应当结合各个部门、院系、科研小组的实际情况，建立快捷方便的高校档案的检索体系，使使用者能够在权限范围内方便地检索相关资料，从而提高高校档案的利用和实际应用，使档案管理起到为科研、教学和校园管理服务的作用。

（四）创新高校档案管理人才培养机制。高校档案管理模式的创新和提升离不开专业的档案管理团队和管理人员。创新高校档案管理模式必须培养专业素养强、思想道德素养高的高校档案管理团队。应当根据高校档案管理的岗位职责需要，优化档案管理团队，明确各个岗位的岗位职责和人员素质条件。其次应当通过健全的管理制度和绩效考核制度，规范档案管理人员的作业标准和工作绩效，提高工作效率提高准确率和积极主动性，通过激励制度保证档案管理工作及时、标准、规范。再次，通过可持续发展的教育工作和再学习制度保证档案管理人员持续进步、提高，及时学习最新、最前沿的档案信息化管理知识，开展多样化的技能比武、演练和档案管理技术研讨会等活动保证档案管理知识、人才培养的有效性。

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一、对供电企业档案管理的认识

众所周知，供电企业内部的人事档案管理承担着多项功能，在信息化管理的今天，人事档案管理涉及到员工的职务晋级、薪酬体制安排、干部队伍建设等重要方面。根据新时期的具体需要，结合档案信息来实施人力资源开发则构成了更高层次的档案管理要求。

具体而言，可以从以下两个方面来认识人事档案管理：（1）人事关系管理方面。作为一般层面的人事关系管理，构成了供电企业人事档案管理的主要内容。从供电企业的管理实践来看，在制度化管理和信息化管理的基础上，针对人事关系管理已经形成了十分完善的人员保障和组织保障。（2）人力资源开发方面。人力资源开发可以理解为，干部资源开发和人力资本开发两大板块。对于前者而言，即为企业的发展储备和培养管理队伍；对于后者来说，则需要围绕着供电企业的经营实际，围绕着全面质量管理建立起针对专业技术人员的岗位培训机制。

二、认识引导下的专业培训模式定位

在以上认识引导下，专业培训模式可定位于以下三个方面：（1）专业培训的目的定位。前面对于人事档案管理而言，反复强调了人力资源开发的价值和意义。站在新时期企业的经营管理目标上，首先就需要完成对专业培训的目的定位。目的含有两层意思，即目标和实施该项行为的价值取向。这里更为重要的是价值取向，应在培训中转换档案管理人员的工作意识，使其从“管理主导型”转变为“管理辅助型”。为此，专业培训就需要从岗位技能和岗位意识这两个板块下工夫。（2）专业培训的手段定位。事实表明，供电企业档案管理人员都能明确档案管理对企业发展的意义，包括在促进企业人力资源开发上的功能定位。然而，在“知易行难”的实践过程中，却无法从行动上来实现档案管理的上述意义和价值。（3）专业培训的结果定位。专业培训的结果定位是指，如何评价专业培训后的效果。本文以人事档案管理为考察对象，如何评价人事档案管理人员的受训效果，则成为了这里的结果定位。笔者认为，在知行统一模式下也需要从知和行两个方面来给予评价。

三、定位驱动下的专业培训途径构建

根据上文所述并在定位驱动下，专业培训的途径可从以下四个方面来构建：（1）深化对档案管理价值的认识。尽管本文以人事档案管理为考察对象，但就其档案管理专业培训而言，则首先需要深化对其价值的认识，结合新时期供电企业的经营实际来完成培训目的的定位。因此，企业管理层、培训组织方（或第三方培训组织），都需要完成这一认识活动。（2）结合管理价值设立培训目的。以人事档案管理为例，由于新时期需要完善企业的人力资源开发工作。因此，人事档案管理人员就需要为干部队伍建设、人力资本存量提升等工作提供信息支持。从而其培训目的便可设立为，在提升档案管理人员的常规管理能力的同时，还应转换他们的工作意识，使其主动为企业的人力资源开发活动提供重要的辅助职能。（3）建立知行统一下的培训模式。目前“知”很容易实现，而对于“行”则较难达成。这就要求，在实施专业培训中应在保留传统培训形式的同时，还应该促使档案管理人员在本质岗位中建立起学习效应。这种基于“干中学”的学习效应，便能实现“行”的要求。（4）完善知行统一模式下的评价。完善知行统一模式下的评价便在于，需要根据“知”和“行”分别构建起评价指标，并能分别评价出档案管理人员的工作效果。为此，这里就需要从知识性测试和岗位工作效果等两个方面来完成。对此，需要引起同行的重视。

以上四个方面对档案管理专业培训的途径构建，同样适用于其它类型的档案管理需要。可见，不管怎样都需要使档案管理与新时期的要求相结合，并在此基础上建构起专业培训的途径来。

四、实证分析

2014年3月27日，南方电网某县级供电公司2013年度人力资源档案整理归档工作圆满完成。

为完善人力资源档案管理，公司采取了一系列切实可行的方案。优化人资档案管理制度，增强人资档案的动态性和真实性。建立和完善档案材料的传递、登记制度，实现动态管理和考核，运用信息技术，及时对遗漏丢失的材料进行检索，及时查找补救，确保档案材料的完整性。

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档案管理是档案管理人员对本单位的档案进行有计划地、系统地、规范地收集、整理、保管、鉴定、统计等活动，最终达到快速、有效、准确地提供档案信息为社会实践服务的目的。由于档案管理工作是构建国家文献信息系统的重要组成部分，它不仅对局部单位的工作和生产有意义，对整个社会也有意义，不仅具有当前的、现实的意义，也具有长远的、历史的意义。随着事业单位改革的不断深化，档案管理工作出现许多新情况、新问题，面对纷繁复杂的事业单位机构变革，档案管理工作如果仍旧按照老的管理模式进行，就很难跟上时代的发展，无法实现档案管理工作的作用和价值。因此，作为当代事业单位的档案管理人员，非常有必要对新时期的档案管理工作进行认真的研究与探索，不断创新事业单位档案管理工作方法，使档案管理工作适应新形势的需要，更好地为经济建设服务。

一、现阶段事业单位档案管理工作中存在的问题

1.单位领导对档案管理工作不重视

目前我国事业单位领导对档案管理工作普遍存在着重视意识不强、管理力度不到位等现象，这就会导致事业单位档案管理资料的连续性和完整性受到影响。没有充分发挥档案管理的作用和职能，必将给未来的工作带来无法弥补的遗憾。

2.管理人员水平参差不齐，人员流动性大

由于有些单位对档案管理工作的不重视，往往会随便安排一些非专业人员完成此项任务，这种兼职人员由于缺少专业技能知识，对档案资料的收集、整理和存档不能够按照规范的要求操作，造成了有用资料的缺失、部分资料混装等不正规操作，甚至给档案管理工作的质量带来隐患。

3.档案管理方法滞后，缺乏现代化管理手段

档案管理工作具有较强的专业性和程序性，如果不及时学习和采用高效的现代化管理手段，就会造成档案管理工作可操作性不强、针对性较差等后果。尤其是一些档案管理人员对电子档案的存储管理和信息安全没有较强的操作能力，对现代化管理手段的学习和掌握程度远不及行业要求，阻碍了现代化档案管理工作的开展。

二、加强事业单位档案管理工作的创新举措

1.加强各级领导对档案管理工作的重视程度

提高各级领导对档案管理工作的重视程度，加大对档案管理工作的支持力度是保证此项工作有序开展的重要保障，只有当事业单位中的主管领导充分重视档案管理工作，亲自下达各项指标任务以后，才能切实提升档案管理工作的效率。同时，主管领导要定期开展有关档案管理工作职能和作用的宣传工作，不断提高相关人员的自身素质，扩大档案管理工作的影响范围，积极鼓励各部门主动配合相关档案的收集和整理工作，激发档案管理工作人员的工作热情，进而提高事业单位的档案管理工作水平。

2.建立高水平的档案管理人才队伍

由于档案管理工作具有连续性和专业性，因此要尽可能降低档案管理团队内人才的流动性。同时，要避免使用身兼数职的档案管理人员，建立专职档案管理岗位，确保档案管理人员专注于档案管理工作，培养少而精、高素质的管理团队。另外，要确保本单位内档案管理工作标准化、程序化，建立一套科学、完善、系统的档案管理体系，使档案管理人员在面对各项档案工作任务时有序可查、有章可循，确保各级档案管理部门的建档信息有统一的标准和格式，最终达到档案管理工作真实、准确、可靠、有效的目的。

3.有效利用事业单位的管理机制

事业单位按照工作内容和管理职能可以分为市级和区级等组织机构，在事业单位组织机构运行过程中，作为档案管理工作可借助于此项机构设置进行相关工作的协调、沟通和任务分配等活动，在各级部门完成相关管理活动中进行档案管理活动的有效管理，达到档案管理活动高效、有序、按时完成的目的。

4.加强档案管理工作的电子信息化

随着电子科技的快速发展，利用电子计算机进行系统的档案管理工作势在必行，这种高效、准确、快速的管理模式必将为人们提供高质量的档案服务。为了进一步提高档案管理工作的电子信息化水平，作为档案管理人员要探索建立电子档案管理的新途径，充分利用网络形成开放式的共享资源平台，逐步实现全国联网或区域联网的公共档案管理系统和人事档案信息查询系统，以提高档案管理工作的现代化水平。

我们要从观念上更新对事业单位档案管理工作的认识，逐步建立健全档案管理的规章制度，不断研究和探索快捷、高效的现代化档案管理模式，就能够将事业单位的档案管理工作水平适应新形势下的新要求，实现档案管理工作的跨越式发展，使档案管理在实际工作中发挥其应有的重要作用。

参考文献：

[1]贾俊英.新时期加强事业单位档案管理浅议[J].档案学研究，2012（12）：75-76.

[2]乐利珍.浅谈事业单位档案管理的现状及对策[J].科技风，2008（24）：88.

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高校试卷内容十分丰富，所以试卷的整理归档就会涉及各个学院、各个系和相关的老师。试卷的归档是一个复杂的工程，尤其是后期的管理，如果没有科学合理的管理方法，就会出现管理混乱，也就说明高校的管理水平低。因此，建立一个科学合理的试卷档案管理体系和制度，有助于提高学校的管理水平。

一、试卷档案管理存在的问题

目前，高校在试卷档案管理方面还存在一定的问题。由于信息技术的发展，一部分试卷从纸质转变成了电子版的试卷。但是这两类试卷都存在一定的管理问题，高校对于纸质试卷的管理是有经验的，但是在管理的过程中，还会出现纰漏。高校对于电子试卷的保管，还有一定的技术性问题。试卷档案建立的目的是为了让学校和老师充分利用，以便改善教学质量和明确教学方向，但是目前试卷档案查询利用率却不是很高。

二、规范高校试卷档案管理

1.试卷档案管理制度应该与时俱进

当今社会是信息化社会，因此学校要与时俱进，档案管理也要信息化。这样才能减少档案管理的手续和缩短过程。过去我国的高校对于试卷档案管理都是由人工记录管理，但是试卷管理是一个庞大的工程，涉及各个学院和各个系，过程十分繁琐，浪费人力、物力和时间。所以，试卷档案管理也要与时俱进，进行信息化改革，这样才易于保存、易于查找、易于管理。同时树立科学的、先进的管理理念，有助于规范试卷档案管理。

2.优化试卷档案信息管理系统的应用功能

（1）教务系统信息的整合与利用

试卷管理是教务管理的职责之一。在教务管理中，有关试卷的内容繁多，因此在查询试卷有关信息的时候十分不易。但是在信息化时代，教务系统也要信息化，所以要整合教务系统中有关的试卷信息。根据试卷的年份、学院、班级、科目和老师进行整理。同时可以建立相关的数据库，在录入一份资料之后，就可以共享信息，避免重复记录相同的信息，减少学校工作人员的工作量。因此试卷档案管理信息化是整合试卷档案管理信息的有效途径。

（2）试卷档案系统功能的设计与优化

优化试卷档案管理系统的设计，可以降低重复录入信息量，避免信息出现错误，而且数据库的建立，可以节省查找数据的时间。科学合理地设计数据输出路径，设计查找条件，比如学院、科目、班级等。实现试卷档案信息系统的升级和优化，可以统一管理试卷档案信息，解决由于信息出现错误，导致管理混乱的问题，方便抽查试卷信息。

3.简化试卷归档程序

由于试卷的内容十分多，所以根据不同的内容进行归档也是十分复杂的事情。因此，要想减轻试卷归档的繁重工作，就要简化试卷归档流程。由于试卷的归档和各个学院及老师都有关系，因此在确定简化归档流程之前，首先要弄清楚最重要的归档步骤，然后制作归档流程图，按照流程进行试卷归档。这样试卷归档就一目了然了。

4.保证试卷档案的真实性

试卷是检验学生学习成果和学校授课质量的有效手段，所以试卷档案管理就关系到学校的管理能力。但是，所有的试卷档案的内容必须是真实有效的。试卷需要及时回收，记录试卷相关信息，并且保证在这一阶段没有人能更改有关信息。只有保证试卷档案记录的真实性，才能在调取档案的时候轻易地找到。

5.简化试卷档案查询程序

高校的试卷档案建立，目的是利用试卷了解自身教育的不足，以便提高教育教学质量，提高管理水平。因此，要建立方便快捷的试卷档案调取查询程序，减少不必要的手续。

三、高校试卷档案管理的意义和重要性

高校试卷档案管理是考核学校的管理能力的重要标准，也是学校的教学成果。试卷记录的不仅仅是学生的成绩，还有考核老师和学校之间的配合，这就间接地考核了学校各部门之间的配合能力和执行能力。同时老师还可以根据试卷的测试结果，调整接下来的教学方向和重点，让学生更容易接受老师所教的内容。

高校建立科学合理的试卷档案管理机制，可以提高学校的管理水平。高效节能的管理方法，可以极大地节省人力、物力和时间，同时可以保证试卷保存完整，简化了查找试卷档案的步骤和手续。只有认识到试卷档案管理的重要意义和作用，才能真正发挥试卷档案管理的作用。

参考文献：

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中图分类号：G717.24

高职院校的管理工作是教育工作者关心的内容，同时也是国家相关部门关注的对象，档案管理是管理工作的一部分，档案管理工作的好坏同样衡量高职院校管理职能高低的一个重要标准，随着高职院校规模的不断扩大，档案管理方面的工作难度也在不断增加，同时在信息时代的背景下，传统的档案管理理念和方式也受到了巨大的挑战，可见对档案管理进行创新和优化是很有必要的，同时也是我国高职院校重点研究方向。

1档案管理工作的作用和优化创新的意义

档案管理担任着对学校各种事项的记录工作，包括教学计划安排、教学成果、科研成果，这些都是档案管理工作的主要内容，同时档案管理还有记录历史的作用，从最初建校开始，档案管理工作就开始进行了，它见证了学校的不断发展和壮大，是历史的见证者。档案管理工作中的对于学生工作方面的管理对于学生的个人情况进行了详细记录，是学生在学校的宝贵资料，同时档案也是教学评估的重要参考资料，它通过对教学工作的记录，对于教学评估而言属于第一手资料。

通过对档案管理的优化创新，能够近一步提升高校档案管理能力，规范高校档案管理工作，对于现代化高校建设和发展而言有特殊意义，同时档案管理工作属于基础性工作，对于稳定教学发展具有很大的作用，档案管理的优化和创新不断促进我国高职院校做出显著成绩

2目前高职档案管理中存在的问题

2.1档案管理观念落后

在信息时代，档案管理工作统统信息技术全面结合，已经发展成为了依靠信息技术的档案管理模式，但是对于部分的高校档案管理工作而言，工作人员仍保留着落后的观念，虽然配备了相应的设备，但是工作人员却很难做到熟练使用，仍喜欢采用传统的档案管理工作方式进行档案管理。

2.2高职院校不重视档案管理

对于高职院校而言，部分管理者认为学校的重要任务是传授学生技能，将更多的精力放在了教学以及效益上，对于档案管理工作缺乏足够的重视，导致档案管理工作在学校的地位较低，由于档案管理工作主要体现在服务性上，和教学的联系不大，很难为学校产生突出作用，只有在特殊情况下才会用到档案管理，但是我们应该认识到档案管理工作属于基础性的工作，只有注重基础才能使学校向好的方向发展。

2.3缺乏人才和资金上的投入

档案管理作为服务性工作，尤其是和信息技术相结合后，对于工作人员以及工作设备的要求在不断提升，但是由于其学校的地位较低，相关领导的不重视，在人才和资金的分配上受到了很大的制约，从而严重影响了档案管理工作的发展，工作人员缺乏相应的技术和经验，在工作过程中很难做到创新和发展，仅仅是以应付的态度对待工作，设备上的问题使得档案管理工作和目前的先进模式存在巨大的差距，在这种没有人才和资金的情况下，要想快速发展是不可能的。

3档案管理工作的创新与优化

3.1提高对档案管理工作的重视

档案管理工作作为学校教育管理工作的重要组成部分，具有着重要的意义，高职院校的管理者应该提高对档案管理工作的认识，重视档案管理工作。要知道，档案管理关系到每一个学生的在校情况，档案是学生的个人信息的可靠依据，同时也是毕业找工作的重要依据。管理者要采取切实措施，提升全校师生对档案管理的认识，可以定期召开专题讲座，介绍档案管理的相关知识，通过国家针对档案管理的法律法规的宣传，能够更好的提升学校整体对于档案管理工作的认识，为档案管理工作的开展营造良好氛围。

3.2加大资金和人才的投入

任何工作的创新和发展都离不开人才和资金，对于档案管理工作而言更是如此，资金是保证，而人才则是关键点，人才是非常重要的，要具备相应的知识，同时还要富有创新精神，这样才能在发展优化的过程中取得重大突破。要定期对工作人员进行相关知识的培训，确保其掌握最新的技术和手段，拓宽工作人员的眼界，这是高速发展的社会中迎接档案管理工作挑战的必要条件。资金的投入主要用于先进设备的配备以及对工作人员的培养上，资金上的支持同样也是发展的硬性条件。

3.3不断优化创新目前档案管理体系

一个科学全面的档案管理体系是做好档案管理工作所必需的，包括工作人员的任务分配、管理模式、资料存取等，这一系列工作都需要不断进行优化创新。首先在工作人员任务分配上，我们知道随着档案管理工作的复杂化程度的不嗵嵘，任务的分配变的越来越困难，不同工作人员的能力是不同的，在任务分配时既要考虑到任务量，又要考虑到其合适程度，这些都是分配过程中需要重点关心的问题。其次在管理模式上需要进行创新，在创新的过程中我们可以借鉴其它行业档案管理的模式，取其精华，结合高职院校自身的特点进行改革创新，对于档案管理中的一些规则的制定要和目前时代的发展密切结合。最后在档案存取上加强重视程度，在档案的录入时，要进行多次核对，确保资料正确完成，因为只有这样档案管理工作才有意义，同时对于往年的档案，要定期检查，对于一些纸质档案要将其转化成电子档案并存有备份，保证档案的安全。同时在档案的存取时要进行准确记录，确保档案在节约过程中不出现问题。

4总结

档案管理工作对高校的发展很重要，具有优化和创新的必要性，在优化和创新时要明确档案管理工作的本质目的，把握我国高职院校在档案管理中的存在的问题，深入问题的本质，提升对档案管理的重视程度，从资金、人才、管理体系等方面着手，不断进行优化创新，切实提高档案管理能力和水平。

参考文献

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【中图分类号】R19【文献标识码】B【文章编号】1672-3783(2012)02-0412-01

1医院档案管理存在的问题

所谓医院档案，是医院保存备查的一些原始记录，包括文字、图像和声音等资料，这是在医院的各项工作和活动中逐渐形成的。医院档案的管理不仅对医院自身有着非比寻常的意义，对于求医的群众也是重要的保障。在实际工作中，医院的档案管理制度并不完善，在医疗水平和科技水平不断发展的今天，当前的医院档案管理制度不能很好的适应医疗事业的发展。通过分析和总结，当前医院档案管理存在的问题主要有以下几个方面：

1.1态度上对档案管理不够重视：医院对档案的管理不够重视，是自上而下的。因为档案管理工作并不能给医院带来直接的经济效益，因此，部分医院领导认为档案管理工作无关紧要，象征性的有这项工作就行了。领导有这样的心态，负责档案管理的员工不可避免的出现工作上的懈怠，办事拖拉，粗枝大叶等情况屡见不鲜。至于其他非档案管理的员工更是事不关己，根本不配合档案管理工作。

1.2只管收集整理，不管开发和应用：很多医院对于档案的管理过于片面，只负责收集和整理，许多信息资源被闲置在档案库里，根本没有得到有效的开发和利用。医院的档案归档的再好，如果无人问津，就失去了档案的价值，也失去了管理的意义。

1.3病例档案给予了一定程度重视，而其他档案则基本被忽视了：病例档案对于医院来说，有些非常重要的意义。不仅仅的医疗、教学、科研的重要资料，更是诉讼、医疗保险和伤残鉴定方面的重要依据。因此，大多数医院对于病例档案给予了足够的重视，人员、场地和经费方面都有保障。但是除此之外，包括文书、人事、会计、建设类的档案就基本被忽视了。因为这类档案的价值有一定的隐蔽性，真正意义并不显著。

1.4人员专业素养不够：对目前大多数医院来说，从事档案管理的工作人员普遍存在几个情况：兼职的多，专职的少；年老的多，年轻的少；流动的多，固定的少。总的来说，就是不专业的多，具备专业素养的少。这种情况下，医院的档案管理工作很容易和其他各项工作脱节，工作人员只能被动的接收档案资料，无法积极有效的参与医院的各种职能活动。久而久之，医院的档案会逐渐失去其价值，很多宝贵资料也有可能丢失。

1.5各类档案保管缺少整体规划：目前，医院内部门种类繁多，各部门管理各自的事物，包括档案的管理，各自为政，缺少整体的规划。二各个科室的档案都应该隶属于行政办公室管理，没有良好的整体的规划，会造成人力物力的浪费。

1.6医院对档案管理的投入不够，信息管理相对滞后：我国从2003年开始，加大了对卫生事业的投入。从那以后，医院得到了快速发展，现代化水平明显提高。但是大多数医院对于档案管理工作的投入明显不足，与其他工作相比，档案管理工作明显产生了脱节。表现在办公条件差、库房小、档案防护设施简陋，导致医院档案的管理工作处于停滞不前的状态。而且，对于医院档案管理人员的专业培训也不够重视，人员的专业素养也无法适应医院档案管理的现代化、数字化和规范化的需要。

以上问题，看似不起眼，但实际上与医院的发展息息相关，不引起重视的话，对医院的发展会带来诸多不利的影响。

2对策

以上提到的医院档案管理问题不仅影响着医院的档案和各种信息的齐全，更影响着医院的医疗水平和发展。为了解决这些问题，下面针对这些问题提出一些对策。

2.1健全制度：健全医院的档案管理制度，涉及的内容非常广泛，其中包括档案的利用、保管和保管期限等制度。医院的管理层首先要重视医院档案管理的重要性，加强对档案管理工作的领导，严格依照《档案法》等相关法律法规开展档案管理工作。行政管理部门则要加强监督，确保相关档案管理的法律法规在医院得到落实。

2.2加强利用：不论是医院，还是其他地方，档案的管理工作其根本目的在于档案的利用。医院的档案要有效的利用起来，档案管理的工作人员首先要改变心态，变主动为被动。利用档案的反馈信息，发挥其信息资源的优势，积极的为医院的改革、建设、发展服务。利用医院的库存档案，为医院的领导决策服务，为医院的科研、教学和医疗服务、为广大在医院就诊的人民群众服务。

2.3加大投入：社会在进步，科学在发展，医疗水平也在随之不断提高，医院在逐步向数字化发展。为了与时代相适应，医院必须对档案管理工作加强规划、加大投入，增加相应设备，使医院档案的管理工作迈上数字化、信息化的轨道。

2.4加强教育:档案管理工作人员是医院档案管理的执行者，其素质高低直接决定了医院档案管理水平的高低。医院一方面在吸纳专业的档案管理人才的同时，还要注重在职工作人员的教育和培训，使其不断适应医院档案管理工作的需要。可以通过外出学习和交流来提高工作人员的专业素养。

2.5规范管理，方便考核:医疗机构管理工作的重点在个临床、医科技室。为了更好的为临床一线服务，医院的档案管理工作必须要规范化，从实际出发，及时准确的以数据和表格等形式对各个科室在科研、新技术、论文、工作量等情况进行统计。通过对档案资料的内容和数据考核，对各个科室的工作业绩作出评价，确保了考核的公平性和准确性。对于医院的干部考核和选拔，医院的档案资料也将作为重要的依据。

3总结

要改善医院的档案管理工作，首先要明确档案管理对于医院的意义，从心态上重视医院档案的管理工作，这是做好医院档案管理的先决条件。在当前社会，科学技术水平不断提高，档案管理必须要实现数字化、信息化，相关设备必须要及时更新才能满足医院不断发展的需要。很多医院已经认识的这个问题，并积极采取了相应措施，档案管理工作得到了很大的改善。但是，我们不能盲目乐观，时代是不断发展的，档案管理工作的提高没有终点，我们仍然任重而道远。