采购管理系统的特点汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇采购管理系统的特点范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

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随着高等教育事业的不断发展、国家投入经费大幅增加，办学条件不断完善，高等学校在教学、科研及学科建设等领域对各种仪器设备的需求越来越大，加之高等学校对仪器设备的需求面宽、差异大、采购特点鲜明以及有越来越多的国内外设备厂商参与到高校仪器设备采购的竞争中[1]，使得高校的招标采购工作任务不断加重、工作环境日趋复杂，高校对招标采购的管理工作也急需完善。传统的人工纸质化数据处理方式难以适应采购过程，给采购管理工作带来困难，严重影响了招标采购的工作效率[2]。

在信息化建设日益发达的现代社会中，信息化管理已成为管理工作的重要组成部分，它能够在极短的时间内以最低廉的费用和最准确的结果处理和传递大量复杂的信息[3]，信息技术的发展为管理工作带来了极大方便。以往基于C/S架构的管理系统通常用于局域网，适用面窄，程序需要安装才可使用，并且维护成本高，每次升级，所有客户端的程序都需要改变。笔者基于B/S模式，将招标采购管理工作与信息化建设相结合，开发出一套满足用户需求的招标采购管理系统。系统解决了C/S架构带来的弊端，并且让用户可以随时随地通过管理系统查询采购工作情况，统计各类数据，实现信息共享。这样不但能够充分提高工作效率、调动工作积极性，也可方便领导通过管理系统随时查看各类采购信息数据、掌握采购工作进度。

1 高校招标采购管理工作难点及问题

近年来随着我国教育事业的高速发展，高校招标采购管理工作任务也不断加重，工作中存在的问题随之显现出来。但是高校作为非盈利单位，其招标采购工作存在的问题具有一定的特殊性。譬如：

1.1 资金来源渠道多

高校的资金来源除政府财政拨款和事业性收费外，还包括其他资金渠道，如纵向、横向科研经费，211经费，修购款，捐赠款等[4]。多渠道的经费来源，加重了经费使用情况的统计工作，若使用纸质形式进行统计，缺乏实时统计的动态工作效果，不能及时准确地掌握经费的使用情况，不利于对设备采购经费的充分利用。

1.2 招标采购工作周期长，工作计划性需要加强[5]

招标采购的过程需要先提交采购申请再执行，工作周期较长，个别用户为减少采购流程，采取先采购后提交计划的做法，这种不经批准自行采购的行为，不仅不利于对采购工作的监督，且容易导致设备的重复购置或超预算等现象，影响了学校采购工作的计划性。

1.3 招标采购档案管理繁杂

招标档案包括：招标提请文件、招标申请、招标文件、投标文件、评标纪实、中标公告、合同文本及其他相关文件。管理并妥善保存这些数目种类繁杂的文件，具有特殊性和复杂性，是一项细致的工作，需要花费大量的人力。

2 针对招标采购管理工作需求完成系统设计

传统管理模式的招标采购工作流程、数据处理方式均为纸质化处理，工作进度慢且没有条理性，不易于领导进行监督和指导。

针对招标采购工作的特点和难点，招标采购管理系统的建设目标为：

2.1 方便不同资金来源统计，掌握资金使用情况

系统根据采购资金的来源，对各环节资金使用情况，如：中标价格，节约金额等，进行分类统计。既方便了资金统计工作，用户又可准确掌握不同种类的经费使用情况，并根据实际情况制定采购计划，实现设备采购资金的充分利用。

2.2 提高计划申请速度，节约采购时间，加强采购工作的计划性

招标采购系统可设置计划管理区，按照招标采购工作要求规范审核并完成招标采购工作，可提高申请审批速度，缩短采购周期。用户可在计划管理区快速查询已提交的采购计划，查看已经申购的设备，避免出现设备的重复采购，加强采购工作的计划性。

2.3 严格按照流程设计招标采购执行功能区，实现无纸化办公，降低招标采购档案的管理难度

招标采购工作需严格按照规定流程在管理系统中逐步完成，其中包括招投标、签订合同、付款验收等。工作人员在签订合同后，可以上传招投标文件、合同、发票等需要存档的相关文件，将纸质文档转换成电子文档。招标采购管理系统可准确记录下招标采购的操作过程，每一笔业务的相关数据，文档可以有序保存，供用户业务需要使用，实现无纸化办公，方便了招标采购的档案管理工作。

3 系统体系结构及功能结构

3.1 系统体系结构及开发工具

招标采购管理系统采用B/S（浏览器/服务器）结构。服务器主要任务是承担网络监听和实现客户端链接、数据库管理、数据存取和数据传输功能。浏览器作为客户端面向用户，承担着招标采购管理系统的管理和服务。开发工具是Microsoft Visual Studio 2008。

3.2 系统工作环境及支撑软件

3.2.1 服务器端的工作环境要求及支撑软件

操作系统：Windows Server 2008高级服务器版

数据库管理系统：SQL Server 2005企业版

3.2.2 客户端的工作环境要求及支撑软件

操作系统：Windows 98或更高

开发环境与语言：基于.NET开发框架和C#程序设计语言

浏览器要求：用户可以通过IE或者兼容IE的浏览器直接访问

3.3 系统功能及结构

招标采购工作的具体流程可概括为：一般用户根据实际工作需要向学校相关管理部门提交设备购置计划表，管理部门对计划单进行审核，并依据学校制定的设备招标采购工作制度，完成设备招标采购工作。其中，可把招标采购流程细化，首先将设备分为自制设备、一般设备、免税设备3类，根据设备类型，学校制定相应的采购管理办法；参照采购管理办法，实施具体采购方案。工作流程如图1所示：

图1 采购工作流程图

根据招标采购工作流程，设计招标采购管理系统的功能结构（如图2所示）。

图2 系统功能结构图

3.3.1 浏览器客户端

系统采用B/S结构，浏览器通过Web Server同数据库进行数据交互，用户查询、录入、修改等对数据进行的操作，均通过浏览器传输到服务器端。

3.3.2 一般用户

用户可通过浏览器访问招标采购管理系统，查阅招投标公示及网站公布的相关规章制度；可在浏览器申请页面上直接填写设备购置申请表，方便快捷；首页设置了用户登录模块，根据用户名和密码决定用户权限，根据实际招标采购工作流程，系统将后台管理功能区设计划分成如图2所示的不同的管理功能区。

3.3.3 管理用户

管理用户可分为超级管理员、一级管理员、二级管理员。超级管理员为系统维护人员，具有最大管理权限；一级管理员为招标采购工作执行人员，负责完成具体招标采购工作；二级管理员为提交计划的一般用户，提出具体的采购计划。超级管理员根据一级管理员所负责的招标采购工作内容，将后台系统维护区、前台管理区、计划管理区、执行管理区、报表统计区等功能模块分配给相应管理人员，实现动态分配管理权限；而对二级管理员仅提供查阅已提交购置计划单的情况，以便提高购置设备的计划性。一级管理用户在执行管理区完成采购流程，但是招标采购管理系统要根据自制设备、一般设备、免税设备等不同类型的设备采购方式制定不同的系统功能区。如图3所示。

图3

4 系统功能实现及优缺点

4.1 根据系统的功能结构，编写程序，实现其功能

系统程序结构框架如图4所示：

图4 系统程序结构

4.2 管理系统优势

招标采购管理系统主要分为前台呈现部分、后台管理部分。一般用户可通过浏览器直接访问前台，根据需求填写并提交购置申请。后台管理实行动态权限分布模式，将不同的管理权限分配给相应的采购管理负责人，每个管理人员只能浏览、操作自己职责范围内的管理模块，可独立完成其本职工作；采购工作流程中的每个环节是不可逆的，各采购环节负责人将采购信息提交保存到下一环节，只能由下一个管理负责人进行采购项目的跟进，体现了采购工作的进度及连续不可逆性。另外，为方便掌握招标采购工作的进度及完成情况，了解多渠道资金的使用情况，系统实现了信息数据实时统计功能，并在每个工作环节设置了查询功能，方便用户及时查询、了解情况。

招标采购管理系统在记录不同工作过程信息的同时还可提供数据查询及统计功能，及时查询招标采购计划、招标工作进度、采购设备状态以及查看招标采购合同信息，这样可以提高招标采购工作的计划性，增加招标采购工作的透明度，为监督工作提供方便快捷的信息资源[6]。

4.3 应重视的问题

信息化管理在招标采购工作中的应用也存在一定的问题。招标采购工作人员要接受信息化管理工作的培训，对信息化管理有一定的认识并且接受其管理模

式，愿意主动分析新的管理方法与手段，提高自身的业务素质[7]。

信息化管理对基本硬件设备有一定的要求，要保证数据的安全性[8，9]，应采用备份机，及时备份数据，形成安全可靠的系统数据管理模式。

5 结束语

根据招标采购管理工作的特点，设计招标采购管理系统是一项开拓创新的工作，我们在摸索中前进。在信息化高速发展的今天，将招标采购管理工作与信息化建设相结合，得到越来越多用户的认可，促使招标采购管理工作更加成熟，同时体现了招标采购管理工作的发展与进步。

参考文献

[1] 朱鑫.探讨高校设备的采购与管理[J].实验室研究与探索，2007（4）：152-155.

[2] 季立光.高等院校仪器设备采购工作的规范化管理[J].实验技术与管理，2007，24（3）：151-154.

[3] 李琳玉.企业信息化管理存在的问题与解决方案[J].合作经济与科技，2010（9）：31-33.

[4] 张天伟，曲红.关于加强高校设备招标采购管理的思考[J].财会通讯，2010（9）：71.

[5] 刘乃英，郁鹏.仪器设备招标采购的再认识与实践[J].实验室探索与研究，2006（8）：1029-1030.

[6] 杨春明.高校仪器设备采购过程管理系统开发[J].实验室研究与探索，2010，29（6）：188-191.

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我们在学习会计电算化的九大模块中，会感觉到采购管理模块的操作比较复杂，经常会碰到数据传输不了的情况，而且容易丢掉一些步骤，着实头疼，其实，我觉得关键是我们对采购处理的业务流程不熟悉，没有一个清晰的思路，下面我就会计电算化畅捷通T3中采购管理模块的操作思路谈谈：首先，必须明白采购管理模块中的经济业务情况。采购中会出现三种情况：第一种是采购发票与采购的货物同时到达单位；第二种是货物已经收到，发票还未收到，还不能确定货物的入库成本；第三种是发票已经收到，货物还未收到。其次，需要针对采购管理模块中经济业务的三种情况，分别理清电算化采购管理模块操作中所涉及的各个方面，形成正确的思路。

一、采购发票与采购货物同时到达的操作思路

采购发票与货物同时到达单位时，发票与货物须同时录入采购管理模块，货物的成本必须结算，货款必须支付，还需记账、填制凭证。由采购员进入采购管理的界面，会看见有采购订单、采购入库单、采购发票、付款结算、采购结算、供应商往来、月末结账七种图标，每个图标都有相应的操作内容。下面就相关操作思路进行说明：1.采购发票与采购（货物）入库单的录入如果所采购的货物已经录入了采购订单，采购订单经过审核以后，可由采购订单生成采购入库单和采购发票；也可由采购订单生成采购入库单，再由采购入库单生成采购发票；如果没有采购订单，采购入库单和采购发票可直接由键盘录入。录入完成以后还需审核。2.采购发票与采购（货物）入库单的审核（1）采购发票保存后需审核，使票上的货款确认为应付款，传送到核算管理系统中，可生成凭证。审核后的发票会出现“已审核”标志。（2）采购入库单需审核，由仓库管理人员对入库单与实际入库的货物进行核对，无误后进行审核，确认入库；由仓库管理员进入库存管理系统，单击“采购入库单审核”图标，进入采购入库单的审核，完成审核后“审核”按钮变成了“弃审”。发票与入库单审核完成后，还需进行运费的处理。3.运费发票的处理（1）运费发票的录入：由采购员进入采购管理的界面，双击“采购发票”图标，单击“增加”按钮旁的按钮，选择“运费发票”，录入相应内容。（2）运费发票的现付：可全部现付，也可部分现付。运费发票保存后，单击“现付”按钮，录入相应内容，保存后出现“已现付”标志。（3）运费发票的审核：单击“采购发票”窗口上的“复核”按钮，运费发票上没有出现“已审核”标志，这是因为已现付的发票不能再作为应付款传给核算模块了，但复核可把发票传递到核算管理系统中，以便查找。采购发票和费用发票、采购入库单已录入系统后，可通过结算，把采购费用摊入采购成本。4.采购结算采购员进入采购管理界面，单击“采购结算”图标，在“条件录入”对话框中录入各项结算条件，进入“入库单和发票选择”窗口进行选择，然后对费用“按金额”或“按数量”进行分摊，入库成本最后以结算金额为准，在“采购结算—结算单明细列表”功能中可查看到。结算完成以后还需付款。5.付款核销结算入库成本后，还需向供应商付清货款和税款。当单位开出转帐支票交给供应商时，可录入付款单并核销。由采购员在采购界面单击“付款结算”图标进行录入和核销。付款后，还需记账。6.核算记账把已录入的各种单据登记到存货、差异、差价等明细账中，在“核算管理系统”中做。由核算管理权限的操作员在“核算管理”主界面，单击“正常单据记账”图标，如发现有错，可取消记账，单击“核算—取消单据记账”。记账后，还需生成凭证。7.生成凭证也称“制单”，核算管理系统中的制单分购销单据制单、客户往来制单、供应商往来制单。购销单据制单用于对采购入库单、销售出库单及产成品、材料、其他出入库单的制单，客户往来制单用于收款单、销售发票（应收款）制单，供应商往来制单用于付款单、采购发票（应付款）的制单。如果是“结算单制单”，由制单员进入核算管理系统主界面，单击“购销单据制单”图标，在查询条件中选择采购入库单（报销记帐）；如果是“付款单制单”，由制单员进入核算管理系统主界面，单击“供应商往来制单”图标，在供应商制单查询中选择“核销制单”。在单货同到的采购业务中，始终围绕发票、入库单、付款、记账、填制凭证来做的，我们一定要有明确的思路，紧紧围绕这几个方面进行操作。

二、采购货物已到，采购发票未到的操作思路

票未到，必须先用一个暂估的成本入库，收到发票后，再录入发票做报帐结算处理。处理暂估采购业务有“月初回冲”、“单到回冲”、“单到补差”三种方法。1.暂估货物的入库成本（前一个月）先用暂估价录入采购入库单，由仓库管理员进行审核入库，然后核算记账，填制凭证传到总账系统。2.票到后，按实际价格录入采购发票（后一个月）票到后，按实际价格录入并审核采购发票，采购结算，暂估入库成本处理（票到以前的暂估入库成本换成实际的入库成本），生成凭证（生成红字回冲凭证、生成蓝字回冲凭证、生成应付款凭证），付款结算（预付冲应付）。采购货物已到，采购发票未到的操作思路是始终要围绕暂估入库成本和票到后的实际成本来进行操作。

三、发票已经收到，货物还未收到的操作思路

发票收到时，先做一张借记“在途物资”和“应交税费—应交增值税—进项税额”科目，贷记“应付账款”科目的凭证入账；收到货物时，经验收入库以后，再做一张借记“原材料”科目，贷记“在途物资”科目。1.收到发票时，在采购管理系统里用“采购发票”功能把发票数据录入系统，并且到核算管理系统完成发票制单。2.货物运抵企业后，在采购管理系统里录入采购入库单，找出原来录入的发票和采购入库单进行采购结算，在库存管理系统中对采购入库单进行审核，到核算管理系统中执行“正常单据记账”，最后完成入库单制单。发票已经收到，货物还未收到的业务是在途采购业务，它的操作思路是票到先进行发票的处理，货到后再进行采购入库单的相关处理等。当我们掌握了采购管理模块中经济业务的不同特点，紧紧抓住它们在操作中所涉及到的相关内容，明确思路，那操作就会变得非常容易，会计工作也将大大提高工作效率，更好地为社会经济发展服务。

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1.1　引入新的采购管理模式

1.1.1传统采购管理模式的不足

电力物资采购管理的程序包括很多不同的内容，例如，采购计划的提出—采购计划的下达—询价采购—入库验收—结算等。但是，传统的电力物资采购管理模式属于人为性的随意采购，采购人员占主要的因素。例如，采购人员在实际的采购过程中，可以自己决定或者按照企业的指定选择购买产品的商家和产品的价格，具有较大的随意性。而且，大部分企业的物资采购都应用一事一议性招标。换一种说法就是，电力企业在物资采购管理中，如果需要的物资用量较大，就会临时组织招标。这种招标方式存在较大的弊端，不仅不能实现全过程的竞价采购，还不能保证采购产品的质量，会造成企业中发生腐败现象。

1.1.2　新物资采购管理模式的应用

针对上述中所指的物资采购管理模式中存在的弊端，需要企业对物资采购管理模式进行创新。例如，某企业在实施电力物资采购管理的过程中，应用了计算机系统进行管理，通过网络间的竞标，获取物资的供应权。这种管理模式具有独特的特点和作用，可在一定的程度上消除传统物资采购中出现的问题。新的物资采购管理模式主要包括物资管理、物资招标和物资供应中心。不同的中心机构发挥了不同的作用。例如，物资招标中心主要负责在计算机网络中录入电力物资采购计划，并且通过网络实现对物资采购信息的及时，统计采购物资，并且对供应商进行评价。物资的管理和供应中心主要是负责对电力物资采购计划进行审核，核对电力物资的库存，按照企业招标中心的采购结果实现对合同的签订，在电力物资入库前进行验收和结算，最后进行仓储保管和物资的发放。这种物资采购管理模式的应用不仅可以在企业的管理中建立完善的采购管理机构，还建立了科学的物资采购管理信息系统，可以实现对企业整个电力物资采购管理环节的全部覆盖，降低了企业物资采购的成本，有效的保证了采购产品的质量。

1.2　应用先进的技术实施招标

采购企业在进行电力物资采购管理的时候，应用新的物资采购管理系统，一项关键的因素是实现对电力物资采购订单的电子化处理。除此之外，企业在实施电力物资采购管理的电子化的同时，可集成财务管理系统，对企业中不同电力物资采购业务的财务情况进行全面的掌握。应用电力物资采购管理系统可以统计和对比采购过程中各种不同的采购订单、发票和结算单，发挥成本较低、选择比较多样和过程透明简短的特点，实现对电力物资采购管理的事前预测、事中控制和事后分析，为企业内部供货的准时性提供了有效的保障。库存管理是企业实施物资采购管理的一项重要组成部分，该环节的工作业务量比较大。在企业中建立信息化的物资出入库管理制度，可以对物资库存数量进行准确的掌握，及时了解电力物资的入库和出库实时动态变化，保持企业库存信息的真实性和准确性。而且，企业物资采购管理应用计算机技术进行网络招标，主要是利用虚拟世界的传输功能作为平台进行采购，通过网络实现采购人员和采购商家的交流沟通，避免了监管力度不足所产生的随性操作。整个采买过程是面向社会的，竞标的过程具有公开性和透明性特点，实现了对电力物资采购操作的规范化管理，从根本上实现了对物资采购资金的投入。

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一、供应链管理与高科技企业

美国物流协会给供应链管理的定义是：以提高企业个体和供应链整体的长期绩效为目标，对特定企业内部跨职能部门边界的运作和在供应链成员中跨企业边界的运作进行战术控制的问题。简而言之，供应链管理是为了满足服务水平要求的同时降低系统总成本，而将供应商、生产商、销售商、物流商到最终用户结成供应链来组织生产与销售商品，并通过商流、物流、信息流、资金流系统设计、计划、运行和控制等活动达到预期目的。

高科技企业是指那些研制开发、生产销售高科技产品或大规模运用高科技的企业，例如计算机硬件、软件、通信设备及制造、通信服务业。高科技企业采购并非只是传统企业采购中的物品采购，还包含为研发新项目、开发新产品、小批量试制新产品所采购的物资，这类物资的采购比较没有规律，采购次数频繁，采购方式复杂；高科技企业，虽然其产品的更新换代速度很快，但都是基于整个行业供应链上技术的变革而变革的，具有很强的连续性，企业与供应商之间的合作不会由于产品生命周期的结束而结束，他们之间的合作关系会一直延续。

高科技企业在采购方面的独特特点也决定了其只有将采购纳入供应链管理，才能提升其整体供应链竞争力和整体的市场竞争能力。

二、高科技企业采购供应链管理的有效实施

随着经济全球一体化、知识经济和信息化的强烈冲击使企业的市场空间从国内扩展到了国外，高科技企业之间除了在产品的成本、质量竞争之外，还扩展到了企业核心竞争能力和可持续发展潜力的竞争上，企业更加注重动态、高效管理手段。

传统采购管理系统的理念是服务内部顾客，没有明确的供需关系，而不直接参与市场的制定和执行。采购关注的是节约短期采购成本，而不重视对公司长远竞争力塑造的贡献，与供应商的竞争多于合作。传统的企业采购管理没有把采购活动当作一个完整的系统进行研究和管理，没有注意到采购活动内部要素之间的协调和配合，没有充分利用企业外部信息给企业采购带来的技术支持。采购部门与供应商之间信息是单向的，采购部门只管向供应市场传递需求信息，价格最优的供应商提供企业所需的能力，企业和供应商之间没有其它的信息与知识交流。因此，传统采购的功能仅仅是引进供应商现存能力，缺乏基于双向信息流和双向知识流的能力创造。企业传统的采购管理系统存在着的不足致使企业寻求一种有效的采购供应链管理，使企业效益最大化。

高科技企业要想在纷繁复杂的竞争环境中节约成本、提高自身的生产率，必须树立一种整体的管理观念。供应链管理的独特的管理模式必然成为高科技企业发展的选择。企业十分注重R&D方面的培养和提升，也注重对客户服务管理环节上的优化。而却忽略了供应链上游的采购管理。高科技企业实施采购供应链管理运作模式，必须在变革和重构其业务流程的基础上，建立一套符合企业自身特点的采购供应链管理系统，使高科技企业整体的供应链管理系统信息顺畅，资源得到优化配置，为企业带来最大的效益。

图 高科技企业采购供应链管理

如上图所示，企业要实现上述节约成本、提高效率的目标，除本身需要做出多方面的努力之外，同时需要得到供应链上各供应商的支持和配合。此外，为了有效实施供应链采购，企业还必须做一些信息基础建设、物流基础建设及库存基础建设工作。供应链环境下的采购模式对供应和采购双方是典型的“双赢”：对于采购方来说，通过供应商信息库，得到所需采购产品的最合适的供应商，从而降低采购成本，在获得稳定且具有竞争力的价格的同时，提高产品质量和降低库存水平，通过采购产品信息管理，与供应商保持及时沟通，还能取得产品适应外部环境变化更快的反应速度；对于供应方来说，在保证有稳定的市场需求的同时，由于同采购方的长期合作伙伴关系，能更好地了解采购方的需求，改善产品生产流程，提高运作质量，降低生产成本，获得比传统采购模式下更高的利润。

高科技企业实施采购供应链管理的重要意义：（1）企业与供应商建立长期的、互惠互利的战略合作关系，就保证了供需双方能够有合作的诚意和参与双方共同解决问题的积极性。（2）高科技企业可以实现从内部采购管理向外部资源管理转变，从而更好地适应多变复杂的外部环境。（3）供应链环境下，企业与上游供应商的联合是一种跨越组织边界、资产边界、职能边界、业务边界、经营边界的目的性很强的、以某一订单或合同为合作事件依据的动态性的自适应性组织，因而能产生来自企业却高于企业的供应链价值。

三、简要结语

高科技企业对采购供应链管理系统的合理运用可以为其降低成本、提高经济效益，实现企业的可持续发展。供应链采购管理系统不仅高科技企业可以运用，我国一些具有采购复杂性特点传统企业也可以很好地借鉴。供应链管理应用于高科技企业的具体实施形式还有待进一步研究。

参考文献：

[1]董千里编著:供应链管理[M].北京：人民交通出版社，2002年版

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石油企业对于国家经济发展起着至关重要的作用，面对日益激烈的国际竞争，新的石油政策与法规不断颁布，如何进行物资采购管理的改革与创新显得尤为重要。物资采购涉及到编制采购计划、询价、采购、保管、发放领用等各个环节，整个过程涉及到的信息不仅分散而且波动性大，原始的处理方式和简单信息工具缺乏整体信息的执行、反馈、监控、共享的手段。畅通信息传递渠道，全面整合供求信息，建立物资管理的信息处理平台是解决这一问题的有效途径；同时，也能为提高物资管理水平和质量提供决策支持。

一、信息技术的优势特点

在信息技术发展迅速的社会中，各个行业的发展都离不开信息技术，信息技术凭借着其强大的信息综合处理功能，实现了信息管理的新方式，利用各种软件实现了信息综合，可以按照操作者的意愿进行信息处理。同时互联网技术的应用，实现了信息之间的互通，将世界变得很“小”，可以实现远距离的信息传递，这对于物资采购管理而言很关键，通过互联网信息收集实现物资对比，最终选择合适的产品，这对现代物资管理有很大便利性。

二、物资采购管理面临的问题

（一）供求信息缺乏针对性。一是存在着多批次小批量的问题。二是物资供应生产厂家的批量生产存在着高批量的问题，实际需要与供应量不匹配。三是未对供应商资料进行实时档案化管理，对供应商的推荐、考核、使用不规范。（二）供求信息有效性不足。供求信息是物资采购管理的基础，可靠的供求信息便于石油企业和物资供应商之间进行沟通和买卖，同时有效的信息是采购管理的基础，现阶段物资供求信息可靠性不足，经常会出现完整性、实时性等方面的问题。例如对于同一种物资，有多个供应商，物资信息提供不全，在采购过程中会造成物资质量与要求不符等情况；对供应商的实际情况不了解，导致在选择供应商时仅根据档案记载情况对供应商进行选择，缺乏对供应商现阶段的调查了解。（三）缺乏科学的物资采购管理体系。一个科学有效的管理体系对物资采购很重要，在激烈的市场竞争和飞速发展的科技面前，专业的管理人员、规范的采购形式和统一的采购渠道都需要一个科学的管理体系支撑。现阶段物资采购管理中缺乏专业的管理人员，由于企业对物资采购工作不重视，忽视对相关人才的引进和培养，使得工作人员技术、思想等方面都受到影响。同时采购形式和采购渠道管理不到位，造成了物资采购工作问题不断，影响工作的稳定性。

三、信息化在物资采购管理中的应用措施

石油企业要充分认识到信息技术的重要性，将其运用到企业管理的各个方面，尤其是物资采购这种工作量大且复杂的工作，更需要信息技术的辅助。（一）建立物资采购管理平台。采购管理平台的建立是实现信息化的关键一步，石油企业要针对物资采购管理的特点进行分析，设立科学有效的物资采购平台，充分利用互联网的优势进行信息收集整理，将管理平台打造成集物资信息、供应商信息等为一体的自动化平台，实现平台订单管理系统，实现物资采购管理自动化。要注重信息平台的宣传，让更多供应商参与到平台的建立中去，实现信息平台的建立完善。（二）实现内部管理信息化。物资采购不仅需要和供应商之间进行沟通，还要与企业其它部门保持密切沟通，对各部门物资需求情况进行了解，以便更好地进行物资采购。针对这种情况建立信息化档案，利用物资精细化管理系统对各部门物资详细情况进行记录分析，通过系统平台实现信息对比，进行信息调用，确保信息可靠性。也便于对各个部门物资需求情况进行详尽分析，制定分析表、分析图，便于资金管理等工作的进行。同时能够有效避免因为物资剩余或者采购过多造成的物资浪费。

四、结语

物资采购对石油企业的发展有至关重要的作用，我们要充分认识到物资管理的重要性，明确物资管理中的问题，采取更好的解决措施；认识到信息技术与物资管理相融合的必要性，充分发挥信息化优势，有效避免物资采购过程中的供求信息、信息交流等方面的问题，有效提升物资采购管理水平，促进石油企业的发展。

作者:张少华 单位:中石化石油工程地球物理有限公司华北分公司

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二、销售系统

销售管理系统提供了对企业销售业务全流程的管理，主要通过对销售订单、发货单、销售发票的处理，动态反映各种销售业务数据，便于企业及时了解销售相关信息。该系统支持以销售订单为核心的业务模式，主要任务是处理销售发货单和销售发票，并根据销售发货单等发货成本信息确认销售成本以及根据销售发票进行销售收款的全过程管理。销售日常业务是指对企业销售业务的全流程进行业务处理、核算和管理，主要包括填制销售订单、填制销售发货单及填制销售发票等。对于销售业务，同样首先得明确销售业务的流程。销售业务流程为：根据实际业务录入销售订单，随后保存和审核，然后再根据销售订单生成销售发货单，并流转生成销售发票。进行销售结算，与客户进行收款结算，包括直接收款或暂欠货款等。

三、库存系统

库存业务系统主要用于管理企业的存货、通过对存货的收、发、存业务的处理，能够及时动态地掌握库存存货的各种信息。该系统提供对企业库存业务全流程的管理，对存货进行入库及出库管理，并有效地进行库存控制，实时地进行库存帐表查询及统计分析，能够满足采购入库、销售出库、产成品入库、材料出库以及其他出入库等业务的需要，并且提供了仓库货位管理、批次管理、保质期管理、不合格产品管理、现存量管理和条形码管理等业务的功能应用。在购销存集成应用时，库存系统可以对采购系统生成的采购入库单、销售系统生成的销售出库单进行审核确认，为核算系统提供各种出入库单，在核算系统生成凭证后自动传递到总账系统。库存系统日常业务是对企业存在仓库中的存货进行业务处理和管理。主要包括审核采购系统和销售系统所填制的采购入库单和销售出库单；填制产成品入库单、材料出库单、其他出库、入库单及盘点单等。对于库存业务，同样首先得明确库存业务的流程。库存业务流程为：审核采购入库单；审核产成品入库单；审核销售出库单等。

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中图分类号：F251 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）12-0-01

一、信息技术的概述

1.电子信息技术的内涵

所谓“信息”，即关于事物的运动状态及其陈述，是表示事物状态的一种普遍形式，是通过文字、数据或信号等形式来表现的可以传递和处理的对象。计算机技术、多媒体技术、网络技术正是实现信息传递和处理的信息技术。电子信息技术是指采用电子技术获取、传递、处理和利用信息的技术，主要包括传感技术、通信技术、计算机技术和信号处理技术。电子信息产业涉及通信设备制造业、计算机及相关设备制造业、微电子和元器件制造业、视频音频产品、专用信息应用设备制造业、软件业以及信息服务业和网络建设。

2.电子信息技术应用特点

（1）智能化，集约化。计算机智能是在科学的基础上建立进而研究的，在计算机的发展道路上，智能化是一个重要的方向。现代的网络信息技术能够对人的思维活动以及感觉行为进行模拟，然后对其展开集约化逻辑分析以及综合处理信息。

（2）网络化，数字化。网络在计算机应用不断深入的现代社会中，已经成为计算机技术和信息技术结合的产物。计算机的高清晰数字处理技术和运行的网络化，使得信息资源的互动交流及共享得到了实现。

（3）高效化，快捷化。现代的计算机网络技术，就其开发应用来说，是以整合和存储各种信息资源为基础，用计算机的电子信息处理技术，使得信息上的各类管理实现高效化及快捷化。相对以前的技术来说，这样的发展倾向有着高效且快捷的优点。

二、物资管理系统的概述

计划经济的取缔，以及社会主义市场经济的发展，要求市场必须进行合理的资源配置，这就使得企业的权利和业务随之增加。企业的物资管理现在已经成为企业日常生产经营管理的一个重要的组成部分，信息技术在物资管理系统中的广泛应用，可以极大的提高物资的配置，运输和储存，同时还可以提高物资管理的效率，减少企业的物资管理成本，从而促进企业经济效益的拉升。物资管理系统作为企业管理的重要组成部分，为企业的正常生产经营活动提供了必要的物质保障，确保了企业的正常运行。

随着市场经济的推进，管理系统得到了长远的发展。以现代较为先进的管理理念，对管理的目标以及管理的流程进行规范。企业物资管理系统主要包括物资计划管理、采购管理、库存以及存货核算管理。通过制定计划来加强对物资流程各个方面进行全程的监控和管理，提高物资管理的效率，保证企业生产的正常进行。在物资申请技术管理前提下，对物资进行科学的采购管理，加强对生产所需要的物资采购和控制。库存管理是对生产所需的物资进行全面监控和统一的调配管理。最后是对存货的核算管理，通过对存货的核算，可以掌握企业生产物资的使用情况，存活构成情况，以及企业资金使用和占用比例等有一个总体的认识，以此作为企业生产经营的依据，从而达到提高企业资金使用率的目的。

对于企业物资管理系统的设计，包括贯穿整个系统的数据结构方面。对物资管理系统的设计要尽量符合企业正常的生产经营管理的需要，对企业的物资供需要进行较细致的分配和管理。企业的物资管理系统数据结构设计需把物资基础分为两个主要部分，一是仓库存货，一是存货分类及物资的供货商分类。设计出一种较为清晰的信息结构，便于物资管理系统的整体管理。对物资管理系统中的每一分支结构设计都应该充分考虑到其结构特点、管理方式及管理深度。这样便于设计出有针对性的对物资管理系统进行科学准确的结构设计。

三、物资管理系统的计划管理

企业物资计划管理是物资管理中的重要一环。物资计划主要分为物资需求计划和物资的采购计划。同时这两方面也是开展物资计划的两个重要阶段，对需求计划的分析，应该包括针对企业的生产计划制定出科学稳妥的物资需求计划，对于物资需求计划中与企业生产不相关的需求，可以视为企业物资的独立需求。与企业生产经营有密切关系的是企业自身需求，也是企业的相关需求，这也是企业最重要的需求之一，它主要是根据企业已经批准的生产所需，或者是通过检修计划之后，依据自动生成的生产计划进行生产物资的采购和分配。对于一些较为重要且使用寿命较长，但又比较贵重的物资，必须在制定需求计划之前对其进行广泛的调研和分析，需要长时间的现场分析之后再确定其采购计划。在确定采购计划之后，物资管理系统就可以依据相关人员制定的采购计划，对企业生产所需的物资进行采购，从而形成一种较为科学的采购体系。极大地提高企业的物资管理以及采购效率，为企业的正常生产经营做好必要的基础工作。

四、物资管理系统的采购管理

在企业物资管理系统中的采购管理，是企业的物资管理的重要环节。在采购期间对各种所需物资的采购移动要保存完整的采购票据，因为各种物资的购买票据是企业的物资管理机构与企业的财务部门之间沟通联系的纽带，只有根据购买的票据，财务部门才可以对其进行支付报销。传统的物资采购方式要求采购人员对采购票据要保存，但这样简单的保存也极易出现各种问题。随着信息技术在采购环节的应用，企业采购系统逐渐实现了电子化的采购方式，极大地减轻了采购人员的工作量以及工作压力。采购人员可以很便捷的了解订单的执行情况，可以轻松地对采购成本进行控制，包括成本的支出情况进行相应的跟踪了解。通过信息网络处理票据可以实现物资管理系统与企业的财务管理部门之间的实时对接，安全便利的同时，还实现了企业物资采购管理的实时控制。在物资管理中的采购过程中，相对应现代物资管理而言，传统的物资采购一直都是出现问题比较多的环节，这也是企业管理中的漏洞环节，然而自从开始实行信息化物资采购管理方式以来，在很大程度上实现了对贪污、吃回扣以及购买低质量物资等情况的监督，是促进企业物资采购规范化和科学化的重要举措。通过网上记录的核实，可以很清楚地了解到采购部门的采购情况，包括对物资采购权的实现掌控。严格规定物资货源的质量的标准化，从源头杜绝和减少问题的发生。

五、物资管理系统的库存管理

企业物资的库存管理是一项繁琐和重要的工作，对于物资的收支，包括物资的种类和存储、物资的分类摆放等等都是库存工作人员要熟记于心的任务。同时，物资的库存管理也是企业内部监督及外部监督的连接点，对企业外部的监督主要是通过验收以及确认实现的，对内部的监督主要是通过相关的物资计划申请及物资的领取来实现的。在企业的日常的生产经营管理中，对企业物资每一笔的支出以及收入都应该仔细地做好记录，以供检查与核对。通过库存管理可以实现调拨以及盘点的需要。加强对各种账表的管理及利用，库存不仅是企业物资管理的重点，也是一个企业财务的重要组成部分。通过对存货的核算可以加强对企业经济效益的了解，包括企业的经营状况、是否正常运行都有所帮助。存货的成本记录也是存货核算的重要基础，这可以确保企业物资存货的管理及记账单据的科学严谨性。对物资管理实行全面的分析和监督控制，可以促使企业物资管理决策的科学性和合理性。通过现代信息技术在物资管理系统中的应用，在一定程度上有效地提高了企业物资管理的水平，保障了企业的正常运行，打造了企业自身的竞争力。

总之，科技的发展，特别是信息技术在企业的物资管理系统中的应用，极大地提高了企业的物资管理水平和效率，实现了物资管理的科学合理性，为企业的发展和日常正常的生产经营活动提供了必要的物质保障，同时，信息技术对企业物资管理系统的意义不仅体现在促进了企业物资管理的高效率和科学性，同时信息技术也极大地降低了企业物资采购以及管理中的成本的支出，有效地降低了企业物资的采购成本，提高物资采购的效率。所以，加大信息技术在企业物资管理系统中的应用势在必行。

参考文献：

[1]刘志先.国有资产流程化管理系统建设[D].中国海洋大学，2012.

[2]左振安.铁路建设工程中物资管理信息系统的应用[J].铁路采购与物流，2011（10）.

篇（8）

中图分类号：F25 文献标识码：A 文章编号：16723198（2013）11006102

精益采购是一种可简化采购业务流程，满足预测需求，提高采购效率的理想型物资采购方式。该种采购模式要分析外部供应市场和供应基础，制定出满足企业正常运转的采购策略，以便寻找到最优的供应资源，并建立良好供需合作伙伴关系。

精益采购管理思想已得到广泛应用与研究，程升和汤兵勇将采购提前期视为随机变量，研究供需双方的提前期和批量合作，提出了基于提前期折扣的系统协调策略。刘红胜和卢慧清就精益供应链企业间的交付风险因素进行相关探讨，提出了理论指导性较强的供应链交付风险预防策略。Yao J S 和Chang S C研究了在不允许缺货补入的情况下，模糊订购量和需求量的经济订货批量模型；本文以一生产水泥装备的大型单件生产企业为背景，系统研究了精益采购管理思想在企业的应用，并在此基础上建立了精益采购管理系统，较好地实现企业、供应商、经销商和客户间的信息集成和资源共享。

1 案例企业精益采购特点

与传统供应链模式下的采购方式相比，精益采购选择的是能够长期建立合作伙伴关系的单一供应商，不再是制造商采购部门与供应商销售部门的单方面接洽与协调，而是生产商与供应商多部门交流。精益采购管理不断完善相关应急预案和措施，降低传统应急采购模式中的采购成本。案例企业的精益采购主要包括以下几个特点：

（1）精益采购一般推行单点供货，保证外购件的品质。案例企业的水泥回转窑备件中有一重要密封件即窑头密封，它是一种密封性能要求较高，需求量大的柔性密封件，制造商为降低生产成本将其委外生产。如果采用多点供货，会造成密封精度等级参差不齐，影响回转窑运转性能。

（2）精益采购采用小批量订货。采用小批量不仅使供应柔性化，降低库存浪费，实现连续的单一流生产，满足了精益采购交期快、质量高和成本低的采购要求。案例企业是一家典型的大型单件小批量订货型生产企业，客户需求的多样性要求生产线不断更新配件型号，批量规模小和供应频率高是该类企业最优选择。

（3）采购过程始终贯彻落实全员质量管理。单一流生产可实现小库存低浪费的目标，但它的连续性要由高标准的质量管理来保证，在外购件和原材料的交付订单中就要强调相关质量管控标准，采购件质量由供应商保证。案例企业在生产Ф4.2*13的水泥磨的传动接管时，需要退火、钻孔、防腐处理和铆接组校圆与焊接，其中的防腐处理由于对处理设备等级和操作人员的素质要求较高，该企业将该业务外委给外协厂商。外接管的表面防腐质量由外协商保证，制造商分派技术人员进行生产指导，在完成订单后进行交付时由制造商的采购部人员和技术部相关技术人员进行质量把关，检查防腐层厚度和可靠性，验收合格后也要经仓库管理员的检查标识后才能入库。

（4）精益供应链下的采购采用相似代用来提升采购柔性。相似代用即选择与计划物料相似规格的物料，以应对物料短缺和外购件价格波动对生产的影响。在制定采购计划时，不仅要进行库存盘点，还要记录相似占用物料。在选择代购件时要遵从公司《代购件选择规范和流程》，如果代用配件要更改材料类型要与技术部人员沟通，首先由材料工程师提出申请，经工艺工程师审核同意和质量工程师批准，才能办理相关代用手续。完成代用手续后要及时更新技术部门、质量检验部门、仓库管理部门和生产部门的代用零件信息。

2 精益采购管理流程

2.1 采购基本流程

精益采购是传统采购管理思想和精益策略相结合后产生的一种运作模式。其基本流程与传统采购流程类似，首先各部门提交的材料计划通过审核后，下推到采购部，采购部有针对性地进行公司资源调研（主要统计仓库余量和代用配件数量），然后拟定采购计划并进行任务分工。针对不同类型原材料和零配件选派不同的采购人员，各采购人员经询价和议价后选择几个外包商，填写比价单送予审批部门进行审批，审批通过后对供货商下订单。

2.2 材料计划变动处理方式

材料计划一般由市场部门提供，市场部根据前期销售业绩做出市场销售预测，根据该预测拟定具有信息支撑作用的市场营销计划，将市场营销计划进行细化成材料计划。

在水泥装备产品在装配过程中，由于客户需求的变更或者现场环境的变化，材料计划会发生变更，对于材料计划提交程度，案例企业会有以下不同的处理方式：

（1）若材料计划还未提交到采购部，则各部门直接将修改后的材料计划提交到采购部，而采购部后续业务和仓库物料管理按原计划进行。

（2）若材料计划已经提交到采购部，若采购物料需求减少或采购业务取消，则按采购变更管理的相关流程进行，申请提交物料采购变更单。若要增加物料，则直接以新的订单提交到采购部。

（3）若物料减少和取消的采购订单已经下达到供货商，且该订单不能取消，则必须对这部分物料进行转备库处理。

为了更好的解决落实材料计划，快速应对材料变更，案例公司建立一套关联性强的采购接收台账，此接收台账是建立在信息化管理系统上的电子管理方式。该采购管理台账可实现以下功能：

（1）显示仓库过期物料和配件的数量与金额，通过系统的过期预警提示管理者采取相应的应急措施。

（2）显示仓库多余物料的数量与金额，判定属于供应商多送或重复送的物料与配件。

（3）降低重复下单的风险。

企业按照申请、审核、采购、检验和付款程序办理采购业务时，记录采购与付款等环节相关的信息，建立完善的采购登记制度，加强申请手续、采购订单或合同、验收合格证明等文件和凭证的校对工作，切实保障采购计划的下推和采购流程的优化。

2.3 供货商选择数学模型

外包商的选择标准是一个集价格、质量、时间和技术为一体的加权平均综合评价体系。采购人员要将配送方式、物料性价比、外包商生产能力和供货及时率等方面作为外包商选择依据，其中承包商的生产能力和供货可信度是考察的两个重要方面。案例企业外包商选择流程如下图1所示。

图1 案例企业外包商选择流程S=V·R1/2

（1）

V代表当前生产力；R代表可信度；S代表外包商选择标准。

其中 V=0，若CK

CKMλK{Ck}，其他

（2）

CK代表第K家外包商的平均生产力；D代表预期内所需生产力。

外包商的可信度R是以供货厂商最新准时发货性能为预估计评定标准，但发货性能是一个动态值，用t代表当前时间点，外包商的可信度应由最新准时发货性能和历史可信度状态共同决定。

R（t）=α·P（t-1）+（1-α）·R（t-1）

（3）

P（t-1）是最新准时发货性能；0

R（t）=α·P（t-1）+（1-α）·[α·P（t-2）+（1-α）R（t-2）]

=α·P（t-1）+（1-α）α·P（t-2）+（1-α）2

R（t-2）]

（4）

当发货准时性越高，则此评估重要度越低，故权重值应该随时间不断调整和监控，该参数可通过增大实际状态和R（t）符合度来更新。但参数确定也要依产品而定，特别对一个新兴产品而言，外包商的最新发货状态更为总要，因此，最新发货表现赋予较大的权重比例。

准时发货性能P（t）是由一个订单延迟效用函数来定义的，如果没有延迟则准时发货性能值设为1，当拖延值超过最大可接受值，P（t）设为0，所以准时发货性能一般在0和1之间且小于最大可接受值。

3 系统实现和系统实施成效

案例企业采购管理系统包含需求计划管理、物料占用管理和采购计划管理等在内的14项功能模块，有效实现过程数据的录入和更新与预警机制的自动化响应，有效地避免采购流程中的重复性，降低采购风险，提高采购信息的一致性。本系统采用的B/S模式，采用了平台和SQL Server 2005数据库，其中B/S模式是涵盖业务逻辑层、数据服务层和外观表现层在内的三层构架模式。图2是采购管理系统界面，图3是物料需求管理模块。

4 结语

本文研究了精益采购在水泥装备制造业的应用，根据该行业的生产特点简单介绍了精益采购的特点，重点研究了采购流程中的物料变更处理方式和供应商选择的数学模型。最后整个采购信息系统在平台上设计完成，此系统降低采购风险，保证供应链各节点的信息同步性，完善企业采购机制，提高采购效率和质量。

参考文献

[1]曾丽卿.精益供应下准时采购和库存管理研究[J].管理创新，2012，（1）.

[2]程升，汤兵勇.供应链采购提前期与批量合作模型应用[J].黑龙江大学自然科学学报，2007，24（1）：100104.

[3]刘红胜，卢慧清.精益供应链企业间交付风险的识别及防范探析[J].科技创业，2010，（3）.

篇（9）

1餐厅物料概述

物料是我国生产领域中的一个专业术语。生产企业习惯将最终产品之外的、在生产领域流转的一切材料、燃料、零部件、半成品、外协件以及生产过程中必然产生的边角余料、废料以及各种废物统称为“物料”。餐厅物料有蔬菜、水果、豆制品、肉类、禽类、蛋类、水产品、粮油、调料、酒水、洗涤用品等类别；其具有采办频次高、种类众多、使用量大、保质期短、时令性强的特点。

2传统的餐厅物料采购管理方式

根据餐厅物料的特点，限于以往的技术手段，为了保证采办质量和提高采办效率，多采用框架协议订单采办模式。因为“一单一招，“互联网+”在餐厅物料采购管理中的新实践文/李华娟餐厅物料采办频次高、种类繁多、使用量大、保质期短、时令性强，线下为了最大程度的保证采办质量和效率多采用框架协议订单采办方式。本文详细分析了互联网技术对于餐厅物料采办方式的深远影响，在保证采办质量和效率的前提下，餐厅物料当下采用邀请招标的可行性、优势以及注意事项，最后介绍了互联网+餐厅物料采办管理系统的应用框架和技术框架，这些新实践旨在不断探索优化“高质量低成本”的工作方法。摘要一单一签”的采办方式远不能满足餐厅对物料使用时间上的要求。框架协议订单采办是通过资格预审或供应商现场考察确定优质供应商资源，向供货商发出采购要约，拟向供货商提出订货数量和技术要求的一种书面文件。订单采办使采办人员从大量重复性工作中脱离出来，在“保质量、效率高”具有明显优势。在一定时期，这个采办方式在实践中总结的可行的、较为合理的一种方式。

3互联网+餐厅物料采购管理新实践

随着信息化和互联网技术的发展，越来的越多的工作方式发生了改变。信息由原来的纸张传递变成了电子传递，由原来的信息孤岛变成了互联互通，由原来的手工操作变成了计算机自动执行。这种改变也将给餐厅物料传统的采办方式带来深远的影响。

3.1餐厅物料新采购方式

随着互联网技术的发展，“一单一招，一单一签”这种理想的采办方式借助于该技术在信息的传递上和处理上的效率大大提高，已经能够满足餐厅物料对采办时间上的要求。同时，线上邀请招标方式为各类供应商提供透明、公平和公正的竞争环境,保证了充分的竞争性，从而最大程度节省了公司预算,加强了采办业务的规范和管理,可实时了解和掌握采办信息。新采办管理过程如图1所示，其中橘色部分是需要相关人介入的，绿色部分完全可以由计算机自动执行，可以看出，大部分重复的工作和全部的信息流转已经由计算机和互联网完成。

3.2新采购方式的注意事项

新采办方式改变了原来在一段时期由固定的供应商提供物料的做法，改为每次采办由高评价低价格供应商中标提供物料的方式。固定的供应商经过长期磨合对物料质量是有保证的，不固定的供应商需要增加相应的措施来避免产品质量波动的风险，所以引入的新方式还有几个注意事项：（1）严格审查供应商入库资质：一批有实力的供应商是保障物料质量的基础，通过资格预审或现场考察，引入多家优质供应商入库，在充分竞争的同时保障物料质量。（2）物料标准化消除二义性：编制物料标准化说明，通过单位、规格、图文结合的说明方式详尽的描述所需物料的特征，避免在报价和送货时由于理解的不一致而出现扯皮的事情。（3）让供应商考核分影响中标得分：中标策略有两个权重，一是价格，二是供应商考核分。供应商考核分是由每次供货的质量决定的，所以珍惜信誉的供应商有更多的中标机会，进而保证物料质量。

4物料采购管理系统架构

通过需求分析，物料采购管理系统应用架构设计如下图，主要有三部分构成：（1）系统管理相关模块，包括用户管理、权限管理、组织机构管理、主数据管理、日志管理、接口管理等（2）用户通用功能模块，包括个人工作台、应用导航、信息、消息提醒、搜索查询、资料共享等（3）业务逻辑功能模块，包括采办基础支撑模块、采办业务模块、采办统计与分析模块，各模块详细功能详见图2。实现应用模块的技术架构如下，分成基础设施层、开发平台层、应用层和展现层，每层提供的服务如图3。

5结语

互联网技术的发展给业务管理带来了深远的影响。企业信息化与业务流程再造相结合，是提升企业运行和管理效率非常有用的一个重要手段。信息化已经不仅是业务的辅助工具，而是业务管理不可或缺的属性。

篇（10）

[关键词] 招标采购； 医疗设备； 管理系统

中图分类号：R01 文献标识码：A 文章编号：2095-5200（2017）04-004-03

DOI：10.11876/mimt201704002

Difficulty analysis and management system construction of bidding and procurement in large-scale comprehensive hospital Li Tao1， Yan Yong2， Gao Jihe2， HE Kunlun3. （1. Equipment Division， Medical Instruments Department， General Hospital of the PLA；2. Bidding and Purchasing Center， General Hospital of the PLA， Beijing 100853， China；3.General Hospital of the PLA）

[Abstract] Objective： This study sought to solve the problem of the purchase links disconnect， long arrival time of the equipments and irregularity of the procurement document management in the bidding and procurement of hospital medical equipment in nowadays. Methods： According to the bidding process of General Hospital of the PLA， the hospital bidding and procurement management system was designed and developed， which was explored and researched from the standardization of procurement process， the digitization of procurement documents and the standardization of procurement performance. Results： The constrution of the project management， supplier management and other else information systems had been completed， and has been running. Conclusions： The system can enhance the safety and efficiency of bidding and procurement， and provide decision support for hospital medical equipment management.

[Key words] Bidding and Purchasing； Medical Device； Management system

引言

十以恚国家和军队就医疗物资采购密集出台多项制度、法规，坚持用制度管权管事管人已成为趋势。军队医院的医疗物资采购部门，如何顺应潮流，建立并完善既符合国家、军队的法规又满足医院运营规律的招标采购制度，采用信息化手段来落实该制度，已刻不容缓。本文以医院招标采购面临的困难为焦点，以招标采购为医院管理提供优质服务为目标，剖析采购的各个环节的难点和重点，在此基础上建立了招标采购管理系统，从招标项目进展、设备到货信息、供应商管理等多维度为医院医疗设备管理提供决策依据。

1 需求分析和流程设计

招标采购部门作为医院职能单位，对下面对临床科室，对上面对机关部门，具有接触人员广泛、采购种类繁多、采购数量巨大的特点[1]。

需求分析是招标工作的重要基础，也是开发招标采购系统的重要基石[2]。在招标采购过程中，招标采购部门需与立项部门、需求科室等部门和其他部门进行跨专业沟通，而各部门对于招标采购的需求不尽相同甚至有冲突：立项部门需掌握项目进度，需求部门关心设备何时到货，医工部门关注设备保修期和维修培训……而这些需求正是招标采购流程中必不可少的环节，如不能相互配合，则招标采购就无法完成。这就需要一个公共信息平台来保证采购过程透明化，采购信息公开化，让参与招标采购的工作人员开展团队合作，以确保招标采购安全高效。

本管理系统按照医院招标采购流程和管理制度构建和设计，包含了医疗设备招标采购中任务下达、公告、设备付款等各个环节（如图1），全过程的实现的招标采购过程中各种文档的收集和汇总。同时，以招标采购流程为主线、从绩效管理、供应商管理、医疗器械管理等多个维度对招标采购过程中产生的信息和文档进行汇总和整理。

该系统的应用可极大提升医疗设备招标采购管理水平，依托于该系统可从医疗设备年度立项、医疗设备效益分析等多方面为医院决策管理提供信息，有效服务于医疗器械管理。

2 系统构建及功能模块

该系统基于B/S结构管理系统，通过浏览器访问招标采购管理系统，根据系统权限可上传、修改、查看招标采购相关信息和文档。主要硬件成为电脑、服务器、PAD、高拍仪器拍摄等设备。

系统主要包括项目管理、供应商管理、数据汇总查询及技术参数管理四个子系统，其中项目管理子系统中包括专家评审系统。

2.1 项目管理系统

根据图1所示的招标采购流程，实现了从采购任务下达到设备付款全过程采购中的文档及信息收集。项目管理分为待处理项目、已处理项目及重新立项任务三部分构成。系统可查询采购计划预算、采购项目负责人、项目执行进度及设备到货付款等信息，并且具有项目执行进展提醒功能。

采购部门管理者通过该系统统计图（图2）对下可以根据统计出的工作量（项目负责人执行项目数统计，执行进度展示等）进行绩效考评，对上可以根据统计出的任务完成情况（到货率、付款率等）为医院来年的预算制定即设备管理提供决策支持。

采购部门工作人员通过该系统设定的工作流程，可以进行一步规范工作标准，提高采购任务完成效率，提高采购文档的规范化存档水平。

2.2 供应商管理系统

供应商管理系统实现了供应商资质、投标产品价格及合同等相关文档和信息收集。因为针对一项招标，投标供应商的能力和资质将直接影响到招标的质量[3]。该系统可收集供应商公司资质、产品资质以及资质等相关信息，为供应商管理及评价提供基础数据。通过该子系统，可逐步建立并不断完善供应商库，为招标采购服务。同时，结合后期的到货时间，维修及培训等信息对供应商进行评价，提升采购部门对供应商的管理职能。

系统使用便捷，采购管理端报名登记供应商信息后，供应商通过自己的账号进入供应商端登录，填报并导入资质，系统支持直接导入资质压缩包，导入成功后文件一一对应，供应商只需录入投标产品等信息。

2.3 数据查询系统

数据查询系统的设计目的是可以从多维度查询招标项目情况，具体包括专家评分管理模块、设备查询模块及文件查询模块。

2.3.1 专家评分管理模块 可以纵向查询评审专家的评审次数及评审项目。也可以横向查询专家评审项目的打分情况，包括技术平均分及每项技术得分。通过该数据的汇总，可以分析临床专家们所关注的招标技术焦点，为提升招标采购质量提供参考依据。

2.3.2 设备管理模块 不同科室的设备类别和数量各不相同，实时掌握医疗设备运行状况是科室开展临床工作的重要基础[4]。从招标设备的维度对归档项目进行查询，根据设备名称、设备型号等查询条件查询归档项目信息，查询结果展示在列表中，默认可以查看设备名称、使用科室、中标金额等信息；机关业务处室可以通过权限登录系统，查询设备招标进度，临床科室可通过权限登录系统，查询设备到货信息；财务部门可通过权限登录查询付款情况。

2.3.3 归档文件管理模块 归档文件是按照医疗设备项目类型设定的，包括年度计划任务、专项采购任务及科研项目采购任务等。有助于统筹分析项目类别，为机关业务处室和专家提供数据服务。

2.3.4 评标管理系统 技术评审系统是通过信息化手段对投标文件进行打分，相比传统的手工评分能显著提升评标效率和公信度[5]。通过计算机自动统计总分功能可以提高评审效率；通过大屏幕显示评审专家汇总得分可以提升招标的透明度；通过文件的电子存储可以提升招标的档案管理。具体结构如下图3，该系统可在线显示投标厂商的评审得分、技术排名等信息。专家在评审结果无疑义后，通过打印机打印结果后集体签字。工作人员将原始评分表上传至系统，形成电子档案。

2.4 技术参数管理系统

医疗设备招标技术参数作为医疗设备招标文件的核心内容，往往是制约采购效率的主要因素[6]。由于制定技术参数的医学工程部门缺少与临床科室及设备厂商的有效接触，在技术参数的制定上缺少全局性和深入性，对于临床的需求也缺乏深度理解，容易造成供应商无法应标和科室对投标产品不满意的情况，导致招标工作反复进行或流标。通过该系统可以不断累积医疗设备的技术参数库，提升技术参数质量。

3 系统优势和特点

上述系统的建立将重点解决两个管理、一个服务方面的问题。一是管理采购部门工作人员：管理者需掌握每项采购任务的执行进度以及年度采购任务量化指标（包括中标金额、节约费用等信息）；二是管理供应商：掌握主要产品的供应商信息（包括产品、以往采购价格等信息）；三是服务好临床和机关：系统提供中标价格、保修时间及使用情况等信息，为医院医疗器械管理服务。

通过该系统应用，对下可提高招标采购效率，对上可为医院管理服务，对内有助于标准业务执行，对外有助于公平公正。

3.1 程序化的流程控制，有助于规范招标采购标准化

标准化的采购流程设计，不仅能提高采购效率，也是医院管理的抓手之一[7]。按照设定招标程序，如果资格审核合格厂商不足三家的，系统将不能执行下一步技术评审环节，界面重新返回二次招标公告。还有技术评审结果、商务谈判等环节均按照招标采购规范砩杓疲确保了招标采购环节的每一步都必须执行，否则无法进入下一环节。使用该系统有助于采购规范的标准化执行。

3.2 标准化的文档记录，有助于档案管理

档案管理是医院管理工作中的一个重要组成部分[8]。招标采购过程中产生的企业报名登记表、资格审核表、技术评审汇总表等各种文档，将通过系统的高拍仪拍摄并上传至系统。待项目执行完毕后，由档案管理人员专职对纸质版文档进行收集整理、装订成册。

3.3 采购全流程数据挖掘，有助于医院的医疗器械管理

系统产生的使用科室、预算金额、中标结果、付款情况等数据，可以按照excel文档进行整合。这些数据可统计分析出采购金额节约率、设备到货率、预算经费使用情况，为医疗设备的全过程管理提供支撑[9]，也可很大程度上为医院的医疗设备管理提供决策支持。

4 小结

招标采购管理系统上线后需根据工作流程和工作内容不断完善，下一步将扩充竞争性谈判、单一来源采购等采购流程，并对现有公开采购程序的效率和质量进行评估，做进一步修正和完善。另外医疗设备招标流程衔接是薄弱环节[10]，节点处的工作环节如何提高对接效率，需要进一步探索。同时，该系统可以对采购部门的工作人员进行规范化培训和管理[11]，让未来的招标采购不断标准化和简单化，让采购人员能够从烦琐的事务性工作中解脱出来，开展医疗设备管理方面的研究和探索，更好服务于医院，为临床提供更好的保障。

参 考 文 献

[1] DEWI S， BAIHAQI I， WIDODO E， et al. Modeling Pooled Purchasing Strategy in Purchasing Consortium to Optimize Total Purchasing Cost [J]. Procedia Manufacturing， 2015， 4：478-486.

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