档案管理方法汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇档案管理方法范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

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2在公共管理下的档案管理范式

档案管理范式是指进行档案管理的一种模式，属于方法论的范畴。在公共管理的视角下，医院档案管理主要有以下几种范式可供参考：

2.1文档集成式

文档集成式档案管理是将文档管理通过集成化的技术形成系统的管理范式，并运用系统的管理模式对医院档案进行管理。文档集成式档案管理的核心是各文档管理过程之间的协调性。目前，医院文档管理多是由文书部门和档案部门分开负责的，其中文书部门主要负责文件管理部分，而档案部门则主要负责档案管理部分，两个部门独立工作，使文档的完整性得不到充分的保证，影响了档案管理的质量。而文档集成式管理则能够将文件管理和档案管理统一到一个系统当中，从而保证了文件档案的完整性和开放性。

2.2资源管理式

随着社会和信息技术的发展，出现了越来越多的电子档案，档案管理也逐渐倾向于信息档案管理。因此，大力开发信息资源，对于未来档案管理工作的发展具有十分重要的意义。由此可见，医院档案管理工作也应转向信息资源的方向，将信息资源体系作为医院档案管理的基础。

2.3公众参与式

在公共管理的视角下，医院档案管理工作应逐渐向公平、公开的方向发展，作为档案管理服务对象的社会公众也应参与到档案管理当中。公众的参与不仅是社会发展对档案工作的要求，也是档案管理开放性的具体体现。公众参与档案管理工作的目的主要体现在以下两个方面：一是对档案管理工作进行评价；二是帮助解决在档案管理工作中出现的具体问题，以帮助档案管理人员及时发现档案管理工作中存在的问题，并针对这些问题进行改进，以不断提高医院档案管理工作的水平。

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在档案管理工作中，传统的管理方法多运用手工操作的方式进行档案材料的收集、整理、归档以及借阅等操作，这一档案管理方式不仅造成了在档案管理中，因档案材料收集与整理不及时，无法提供全面的档案材料信息，使档案的作用与价值不能充分地发挥。同时，在档案借阅利用过程中，容易出现档案材料丢失的问题，给档案的管理工作带来了困难。传统档案管理方法主要存在着三方面的问题：第一，档案资料的完整性易遭到破坏。由于当前的档案资料多为纸质档案材料，在传统档案管理方法下，由于归档的不及时，档案在传送与借阅的过程中，未进行有效管理，容易造成档案资料的破坏或遗失，损坏了档案资料的完整性，使档案资料的使用价值降低。第二，档案管理程序较为复杂。在传统的档案管理方法中，档案资料的查阅或借阅均需进行事先的登记与身份认证，并在进行集体汇集之后，再对其进行分门别类的整理与存放等，在该档案管理方法下，无论是借阅档案的程序，还是档案归还程序，都比较繁琐、复杂。第三，档案资料利用受时间与空间限制，实效性不高。传统档案管理方法是一种纸质化的档案管理方式，档案主要保存于档案室中，若身处异地须利用档案时，还需亲赴档案室查阅，从而造成档案资料在使用过程中，存在着一定的滞后性，影响相关工作的正常开展。

二、档案管理方法现代化解析

在信息时代的今天，要注重运用现代化的档案管理方法，充分发挥档案信息的作用，发挥档案信息资源的价值，促进各项工作的有序开展。科学技术的快速发展，为实现自动化、网络化、数字化以及智能化的现代档案管理方法提供了技术条件，现代化档案管理方法必将沿着这一趋势发展，使档案管理工作有效开展：

（一）虚拟化档案管理方法，实现档案资源共享

虚拟化档案管理方法主要是指将传统的纸质化档案管理方式转变成无纸化档案管理方式，通过网络技术运用，并建立档案信息数据库，实现档案的管理。并运用计算机技术，通过档案信息数据库访问，进行档案信息的查询与利用。现代网络技术以及计算机技术的普及与发展，为虚拟化的档案管理方法的实现提供了保障。虚拟化档案管理方法，可通过馆际互借与网络互连等方式，增加档案的馆藏，使档案信息资源得以丰富。同时，将档案信息通过互联网进行管理，利于档案信息资源共享的实现，这一管理方法具有投入少、容量大、查阅方便等优势，在档案管理中，可结合实际加以推广运用。

（二）强化计算机技术运用，实现档案管理网络化

现阶段，信息技术快速发展，计算机局域网得到广泛的应用。在档案管理中，为了提升档案信息的保密性，多数档案管理部门在档案管理中拒绝互联网的接入，从而使档案管理出现了档案文件与网络隔离的现象。但在当前时代下，网络技术与计算机技术的飞速发展，指纹与语音识别技术的广泛应用，密码技术的深化发展，使档案文件安全性得到有效的保障。同时，随着电子文件签署技术的发展与应用，可对档案电子文件资料信息的真伪进行认定与识别，为保障档案管理中电子档案文件的真实可靠性提供了保障。同时，运用网络化的档案管理方法，可实现档案信息的网络传输，而且传输的成本低、速度快，网络传输的档案信息不走样。网络化的档案管理方法是实现档案信息化管理的必经途径。

（三）运用数字化档案管理方法，保障档案资料完整性

数字化的档案管理方法主要是指通过现代电子技术（如扫描仪以及计算机等）的运用，实现档案资料从纸质化到电子文档的转变档案管理方式。现代数码影像技术以及缩微摄影技术（在缩微品上将纸质文件制作成电子文件）的全面发展，从而为实现档案管理的数字化提供了技术支撑。运用数字化的档案管理方法，可将馆藏档案资料转化为电子文件进行管理，在使用档案资料时，可通过计算机进行快速地、大范围地检索，打破了传统纸质档案管理的时空限制，可有效提高档案资料利用的实效性，同时还利于缓解档案保存中产生的库容压力。尤其是将现代计算机技术、数码影像技术与缩微技术进行结合运用，有效处理档案中的图片的消褪、渗化等问题，复原照片全貌，利于图像档案信息的长期保存与查阅，这种声像俱全以及图文并茂的档案管理方式不仅使档案资料的完整性得到有效地保证，还利于档案管理工作顺利开展。

（四）实现智能化的管理方法，提升其信息服务功能

随着科学技术的更新，档案信息资源的载体实现了多元化发展，除了胶卷、图片以及纸质等传统档案资源载体之外，光盘以及磁盘等电子档案资源载体也相继出现，从而使多种档案资源载体并存，为顺利开展档案管理提供了保障。尤其是随着将来的语音识别技术的开发，有助于智能化的档案管理方式的形成。这一档案管理方法的运用，能够使计算机自动接收所有档案信息，并根据计算机设定与编制的程序对档案信息进行自动分类与归档，克服传统手工档案信息收集、整理与归档的缺陷，利于档案资料的价值的展现，从而全面提升档案信息的服务功能。

综上所述，传统的档案管理方法已不能满足信息时代下档案信息利用的要求，运用现代化的档案管理方法，实现档案管理的虚拟化、网络化、数字化以及智能化已成为档案管理的必然发展趋势。作为档案管理人员而言，要不断提升自身的科学知识，实现从保管员到知识提供者的角色转变，全面提升档案管理水平，为现代化建设服务。

参考文献

[1] 马晓宏.浅谈如何实现档案管理工作现代化[J].中国电子商务，2012，（20）：101-101.

[2] 孙英.浅析档案管理的现代化发展趋势[J].城市建设理论研究（电子版），2013，（12）.

[3] 郑君艳.实现档案管理现代化建设的对策概述[J].赤子，2012，（7）：149.

[4] 李有生.档案管理现代化建设的措施[J].黑龙江史志，2010，（7）：31，34.

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1.1房地产档案信息的复杂性特征

房地产档案信息是房地产产权产籍管理活动中形成的权证、契约、文件、照片、图纸、表册等不同形式和不同载体的历史记录以及经过再加工后形成的信息产品。房地产信息汇集过程中，设计的房地产平面图测绘、房地产面积测量、土地界限的认定等均需要规范、严谨、技术性的专业要求。

在建立好房地产档案之后，部分档案属性也在不断变更，如房地产的买卖、继承、赠与、交换等权属变更，同时房屋的扩建、翻改、拆迁等也在不断变化，有很强的动态性特点。房地产档案随着产权人的变更而变化，因此需要及时补充和更新材料，以确保房地产档案的可靠性与真实性。

房地产档案信息的可靠性与真实性能够为产权审核和调处纠纷提供明确参考与有力保障。房地产管理部门按照一定的操作要求代表政府行使职能。各程序之间能够相互制约、相互监督，从而使房地产档案信息具有真实性与法律性。

另外房地产作为固定资产，无论在单位集体还是在个人财产构成中，都占有重要的财产比例，因此房地产档案的存储质量将直接决定产权人房地产档案的价值和其佐证作用。

1.2房地产档案的多角度服务特征

随着房地产二、三级市场的逐次放开，房地产的交易也逐步活跃起来。只有通过对房地产权属档案进行查证，才能确保各交易行为的合法有效性。一方面能够有效为法院解决房地产纠纷服务。随着房地产事业的发展，各种房地产纠纷案（事）件也呈逐步上升的趋势。在房地产权属登记管理过程中形成的权属档案能够有效的保护当事人合法权益；另一方面作为一种永久性的重要信息资源，当地产档案不仅可以为国家各种住宅建设宏观决策提供重要的信息数据，同时还可以较为全面的反映出各种权属房产的结构、户数、面积等，能够有效的将各类数据提供给建设部门。

1.3房地产档案价值的渐进性特征

初始文献信息的开发能够通过收集整理房地产档案原件、复印件形成汇编结果。通过对初始信息的归纳梳理，有利于房地产档案管理部门的阅览、证明等，使庞杂的信息数据更为有序集中。

在初始文献信息的基础上，对房地产档案原件需再次进行整理。经整理后的信息档案能够提供房地产档案信息线索，以供查阅房地产档案信息的来源。经过梳理后的档案信息，脉络更为清晰、查找更为便捷、统计更有效率，可以在较短的时间内对较大信息量的房地产档案信息有大概的了解。

在以上信息梳理的基础上，可以经过归纳总结和分析研究，概括形成更为浓缩的房地产档案信息。高度概括的房地产档案信息不仅具有更强的指导意义，也因其提供的动态性、预测性、评述性内容而具有更高的参考价值。

二、房地产档案管理的方法

近年来，随着房地产档案数量的增长和房地产档案使用率的不断增加，房地产档案管理的重要作用逐步凸显，如何加强房地产档案管理成为亟待解决的问题。

2.1提升从业人员与相关人员对房地产档案管理的重视度

房地产档案管理科学与否直接影响房地产市场的管理秩序和发展进程。加强房地产档案管理，能够充分依托房地产产权的原始依据，合法证明权利人与房屋土地的权力关系，为实施产权管理和产权保障提供可靠的法律依据。因此，为维护房地产权力人的合法权益，各级政府和相关部门从业人员需对房地产管理工作高度重视，并争取在财力、人力、物力上给予充分的支持。

2.2以制度为准绳规范房地产档案管理

严格的管理制度，是规范当地产档案管理行为的有效方法。按照房地产档案管理的工作要求，需要建立于完善立卷归档制度、档案借阅制度、档案保管制度、档案统计、鉴定、销毁制度、档案利用制度、档案人员岗位责任制度、档案信息化管理制度等，以此规范房地产档案管理的方法和程序。

2.3夯实房地产档案管理的基础工作

依据《档案法》、《城市房地产权属档案管理办法》、《城市房地产管理法》等相关规定，做好房地产档案初始信息收集、多次信息梳理、系统分类归档等工作；同时按照收集、整理、归档的工作流程，收集整理、归档调档等腰严格检查、认真校对，对原有房地产档案信息进行彻底清查，以保证初始、基础信息的连续有效性；依据房地产管理分类的相关规定，制作统一规范的管理标准，建立统一分类、编码目录，使档案编号和登记册、簿、卡等保持一致。注意档案排放的有序性，以便于查阅、管理和使用；做好基础档案的审核工作，保证房地产档案的真实性，对各个环节的档案认真校对，并与原始凭证进行核对。

2.4充实人才队伍加快房地产档案的信息化管理

房地产档案管理工作需要专门的从业人员，需要熟悉档案管理业务同时，也精通计算机方面的专业知识。因此需要加强房地产档案管理人员的技能培养，充实现代化档案管理的专业知识，使房地产档案管理人员能够全面系统的掌握档案管理专业知识，能够更好的收集档案、管理档案和开发利用档案资源。同时要加强从业人员应用计算机工作的业务能力与水平，以人才为基础加快建立现代化的档案管理信息处理系统，从而使房地产档案的价值得到进一步提升。

2.5建立档案管理网络畅通档案管理渠道

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水运在整体交通体系中占有重要地位，在新的历史时期下水运工程建设面临着新的任务与挑战。需要及时了解工程情况及对其进行分析与判断。而水运档案则是在项目建设过程中形成的，除过其涉及的面广点多特点外，还具有持续积累的特点。鉴于这一特点， 需要在项目建设过程中随时注意收集形成的材料与文件。

1 水运工程档案

水运工程档案指的是在项目建设过程中从项目立项到项目建成投入运营，在这个过程中所产生的能够反映工作建设情况，并且对工作后期管理与维护有利的各种资料。水运工程档案与水运工作建设的关系十分密切，水运工程档案是水运工程项目建设工作安全，质量，资金，科研等项目的基础，是对工程建设情况的反映。水运工程档案管理工作是参与建设工作各单位的一项基础性工作。档案管理工作的有效开展对于其它各方面工作开展都是有利的，水运工程管理工作水平也会由此而得到提升。因此在工作中，需要对该项工作重视并采用科学有效的方法促使相关目标达成。

2 当前档案管理工作存在的问题

首先是管理工作人员意识不强。档案管理是一系统性较强的工作，需要参与建设工作的各单位人员予以重视并给予必要的配合。主要负责人思想认识不到位，相关人员在工作开展过程中就不会重视，工作结果得不到保证。工作开展过程中需要通过某些新的方法应用获得更好的效果，由于工作人员思想上松懈，不会主动去学习，充实自己。档案管理团队的教育学习工作没有开展或者是不会开展。在整个工程建设过程中，所有人工作的重点在于项目本身，而轻视了档案管理工作，将其视为一种事后性的工作。

其次是管理机构自身存在问题。由于参与建设各单位间缺乏有效沟通与交流，责任没有具体落实到位，管理工作存在空白地带。部分企业考虑到企业成本问题，往往没有设置专门的部门负责档案管理工作。而在人员构成方面，非专业性现象非常突出，档案管理人员通常不是水运工程专业，并且人员具有流动性。专业技术人员对于工作不重视，与管理人员缺乏有效沟通。在资料收集环节存在缺失。所有的这些因素都不利于档案管理工作高效规范开展。

档案管理制度有待健全。由于水运工作涉及到大量技术性的资料，但是管理人员的知识与技能又无法有效满足工作需要。在档案管理工作方面，缺乏统一标准，资料收集归整无序，缺乏系统性，资料收集与整理往往不能够与项目建设同步开展。同时对于档案存放没有明确的制度规范，存放场所及管理设施无法满足工作需要。档案管理信息化程度低，不仅不利于当下工作开展，也不利于后期工作开展。

档案质量问题。由于工作在各方面存在不到位情况，导致了档案质量达不到预期标准，无法发挥其应有的作用。

3 加强档案管理的相关措施

3.1 项目档案管理的制度要完善

在工程建设过程中由于参与建设的单位较多，因此有必要制定统一的制度。就档案格式内容等方面进行规范，创建标准化的管理工作流程，规范操作，从而来保证档案能够真实的反映项目建设情况，并且发挥其本身应有的作用。

要明确责任人，对档案管理工作全面负责。同时要明确该责任人及档案管理工作人员相关权限与职责，便于后期工作开展。同时要明确参与建设人员责任，配合档案管理工作人员开展工作。档案管理工开展的流程要明确。并将上述内容以制度形式确立，传送至各参建单位，各单位要对所属部门人员开展学习工作，便于后期档案管理工作开展。

3.2 流程规范与标准化

档案管理工作人员要制定一套规范的流程，工作流程要合理可行。涉及到工作具体内容要制定相应标准。流程与标准要以书面文字形式传送至各参建单位。各单位在相关资料形成过程中依据标准进行。包括了在施工过程中用到的表、单，便于后期资料收集与整理。流程规范与标准化不只是将档案管理部门考虑在内，而是要将项目建设的所有单位与建设环节都考虑到其中，形成完整的体系。

3.3 管理人员

由于项目建设涉及到的专业性内容非常多，在管理人员配备方面，要考虑到专业性与非专业性的合理搭配。同时要考虑到管理人员与工程技术人员合理搭配。在档案管理队伍中要保证至少有一名经验丰富的技术人员。档案管理人员要不定期开展学习工作，了解档案管理相关知识和国家在此方面的标准与规范。加深管理人员对于工作的认识。学习不必局限于某一种形式，可以灵活进行，只要保证达到最终想要的效果。

除此之外，在日常工作中要重视人才培养工作，培养适应水运项目档案管理人才，以此来满足水运项目建设工程不断发生的变化对于管理工作及档案管理人才的要求。

3.4 重视信息技术的应用

对于收集到的资料应该包括两种形式，纸制的与电子的。作为对纸制资料的补充，电子资料在管理与利用方面更加方便快捷。同时可以借助于计算机强大的计算与分析功能，对已经收集的资料进一步深挖，从中获取有用的信息。从另一个方面来看，电子信息不会占用太大的物理储存空间，资料保存较为安全。而计算机办公已经普及，只需要利用已有设施或者是稍作升级就可以满足工作需要。对于已经收集归整的信息资料要定期进行检查。

3.5 档案管理其它方面的辅措施

任何一项管理工作都不可能只依据单一方式实现理想的管理目标。在档案管理工作方面可以适当的将考核与激励结合。在整个项目建设期间，对于档案管理工作出色的部门与人员予以适当奖励，而对于管理工作存在问题没有成效的，则要予以相应考核。激励与考核可以是物质性的也可以是非物质性的。另外也可以从工作的不同环节来约束。如工程验收环节，财务结算环节。从而督促各单位在建设工作中做好档案管理工作。

4 结束语

项目档案是工程建设过程的见证，具有重要的研究与利用价值。目前在水运项目建设过程中，档案管理工作还存在某些方面的问题，影响到了档案管理工作正常开展。作为管理工作人员，要结合项目实际情况，对现有工作存在的问题找出解决方法。在已有的基础上创新，发挥档案的最大价值与作用。

参考文献

[1]唐海平.浅谈水运工程档案管理的体会[J].交通科技，2012（6）.

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随着互联网技术发展与普及，档案管理与服务工作已经步入信息化时代，给档案管理工作提出更多要求。档案中记录中大量信息资源，记录着各方面的信息。管理人员应该意识档案工作的重要性，借助现代化管理方法，降低工作难度、提高工作效率，为其他工作夯实基础。

一、档案管理现代化概述

所谓的档案管理现代化指的是借助现代化设备与技术，通过先进的管理手段与方法，通过科学管理理论改变传统档案管理方法，逐步实现档案管理的现代化与信息化。档案管理现代化内涵主要体现在三点：

1.数字化

随着现代化科学技术水平提高，数码摄影技术、缩微摄影技术逐渐被广大民众接受，为档案管理模式创新提供技术支持。通过摄影技术、信息技术等将纸质文档转化为电子文件，电子文件存储方便、空间小，节省空间，降低难度。档案资料实现电子化后可以通过互联网进行管理，实现智能化检索，避免出现直至档案腐蚀、虫蛀等问题，提高档案保存效率。

2.虚拟化

档案管理现代化使得档案保存方式新颖化、多样化，档案管理现代化的发展趋势主要方向就是电子储存方式，这种变化也让档案管理方式变得更加快捷与方便，促进档案管理的虚拟化与无纸化。

3.市场化

档案资料主要记录单位发展历程、变化等内容，具有重要作用与价值。档案管理现代化发展，最大程度发挥档案作用与价值，通过联合等方式实现档案资料共享，带动档案管理质量的提高。

二、档案管理现代化现状与问题

1.利用效率偏低

档案管理工作并不是堆叠、存放历史资料文件即可，而是一项有着极强专业性与机密性的工作。按照规范标准保存档案，直接影响单位与企业发展。目前大多数管理者没有意识到档案管理工作的重要性，档案资料仅用于收藏而不是利用，严重浪费信息资源，档案管理工作变得毫无意义。

2.专业人才不足

档案管理县现代化的主力军就是档案管理人员，这些人员既需要掌握先进科学技术知识，又要在日常工作中利用这些技术与知识开展工作，不断更新与维护设备，此外还必须具备较高文化素养与管理技能。但目前档案人员素质不理想，缺乏专业性人才。

3.信息程度不足

大部分当官管理人员档案意识不足，加行管理层不重视，资金投入不能满足工作需要。加上资金短缺导致无法购买现代化设备，技术落后且延迟，信息化程度偏低。待遇偏低高素质人才不愿进入，甚至出现人才流失情况，影响工作的正常开展。

4.管理手段落后

我国档案管理水平整体偏低，部分档案部门并没有利用计算机等现代化管理设备集中处理档案资料，严重者连起码的装订、防火及防蛀设备都没有。档案管理人员工作时依然依靠传统手工方式装订与保管档案，费时费力效率偏低，还影响后期档案查阅与使用。这已成为限制我国档案事业进步发展的主要原因。

三、档案管理中现代化管理措施分析

针对档案管理中存在的问题，笔者针对性的给出完善措施，从转变档案管理理念、推动管理系统建设、强化基础设施建设及提高档案资源利用效率四方面入手，推动档案管理现代化建设。

1.转变档案管理理念

在进行档案管理现代化进程中，领导层起着决定性的作用，他们直接掌握着单位或地区档案工作现代化管理的前途和命运，所以要加快实现档案工作的现代化管理，首先要转变领导层观念，强化领导层档案管理现代化意识。其次，对于档案管理人员，进行科学管理，依靠科技发展，将档案管理中封闭式、被动式服务转化为开放式和主动式服务；同时，对固步自封、等用户上门的传统旧观念进行革新，顺应时展，树立科学发展观，有流程、有规划、积极而稳妥地进行档案现代化管理的建设。

2.推动管理系统建设

档案管理系统指的是传递、收集及促进档案信息应用的系统。首先设置档案管理系统的管理权限。安排专人负责系统的数据存储、维护等内容，记录档案管理系统人员的措施，详细记录各方面内容；不断完善档案管理系统的数据存储功能，支持不同存储类型的信息文件及不同格式的信息文件，信息存储量加大；构建快捷、便利的信息浏览网页。建立完善的信息网页浏览，为用户提供高效、快速的档案信息服务。

3.强化基础设施建设

加大硬件设备投入力度。想要实验档案管理现代化离不开硬件设施的投入，划分专项资金改进硬件设施与档案案卷质量，建设专门的档案存储房间、购置档案专用密集架，并配备相关的打印、计算机等设备，同时安装全天安全监控报警系统；其次收集各项资料。认真整理每年生成的文化档案、会计档案、声像档案及??物档案等，录入微机管理；强化数据库建设。建立全部档案案卷级数据库，实现了档案微机检索，对录入档案数据实行了光盘刻录及备份。

4.提高档案资源利用率

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（一）领导要高度重视，制定档案管理相关规定

在找矿档案管理的过程中，单位领导要高度重视档案管理，不但要保证档案管理员的素质能够满足时展的需要，而且还要确保在找矿过程中每一笔档案都能实时记录在案，要建立完整、准确、安全、系统的档案管理系统。另外，还要成立档案管理领导小组，实时加强对档案管理的验收，并制定档案管理的法规以及制度，要让档案管理员有章可循，有法可依，而不是将档案管理成一盘散沙。

（二）加强档案管理员的素质提升工作

随着社会的不断变革，档案管理工作已经由过去简单的在档案工作室的记录变成了实时跟踪记录。因此，加强档案管理员的素质，尤其是档案管理员的计算机操作能力的提升已经放在了重要的位置。单位管理者要组织相关培训，指导档案管理员能够得到一定程度的指导，提升自身档案管理能力。

二、建立档案管理网络体系，加强档案管理硬件设施的管理

（一）建立档案管理网络体系

随着互联网使用的不断深入，建立档案管理网络体系已经势在必行。在档案管理工作中，要明确总工分管、总工办主任负责、档案室专职档案员以及各部门档案员协助管理的四级管理体系。档案管理员不但能在档案室将各项数据记录在案，还要善于通过互联网系统实时修正各种找矿资料。在有条件下可以建立互联网系统，与自治区国土厅档案信息中心联网，将找矿过程中出现的最新数据实时记录在案，并上传到档案室进行数据更正以及传输，确保档案实时、高效地为进一步找矿提供坚实的物质基础。而在档案室的档案管理中，对各部门的找矿数据也要实时修正，并加强各部门之间的联网，使档案室的数据资料第一时间得到更新和上传，方便进一步制定相关的找矿方案。

（二）加强档案管理硬件设施的管理

在档案管理工作中，要积极配备相关电子设备，如电脑、打印机、扫描仪以及户外使用的并能实时联网的微型电脑、碎纸机、电动缝纫机等。同时，要对硬件设施加强管理，确保硬件设施都能得到安全的保护。另外，还要加强硬件设施管理的规章制度。

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在建水利工程档案，就是指水利工程在建设中直到验收前，所形成的以及应当归档进行保存的文件，文件的内容包括了文字，图表，图纸，声音影像，计算材料等其他形式和载体的历史记录，涉及到的过程包括项目提出，工程研究，工程设计，方案决策，招标，施工，质检与建立等日常工作活动。

1 在建水利工程档案的内容

1.1 工程前期的档案

工程前期的一些工作材料，其中包括了可行性的研究报告，水文水利的分析报告，环境评估报告，当地的社会经济与社会效益的调查报告，设计委托书，工程设计图纸以及审批记录等相关文件。

1.2 工程报批的档案

工程报批的一些工作材料，其中包括了基础建设的请示文件，计委与主管部门以及流域机构的批件，建设用地的批件，经批准的移民方案等相关文件。

1.3 工程施工的档案

工程施工的一些工作材料，其中包括了开工报告，施工合同，施工图纸，设计变更的文件与图纸，建筑材料的化验单与试验报告，机电设备的合格证，施工记录，质量检查报告，事故等级评定与处理记录，施工单位与技术人员的资质证明的复印件，以及监管人员对各个施工阶段做出的结论报告等。

1.4 竣工验收的档案

竣工验收期的一些工作材料，其中包括了单项工程的验收报告，整体工程的验收报告，以及验收会议的原始记录等。

2 在建水利工程档案的特点

2.1 法制性

根据国家颁布的相关法律文件，对在建水利工程档案的建立工作作出了严格的规定，以此来保障工程建设的质量。因此，其第一个特点就是法制性。相关法律文件，使在建水利工程的档案管理具有了完整的法律关系，也就是说，按照要求进行工程档案的建立工作，是在履行法律，一旦违背规定进行操作，就是违法行为。而且，工程的档案材料需要按照法律的要求进行整理，对收入的一些批准性文件，许可证书以及工程的施工图纸，都要经过有关政府部门批准或者资质鉴定部门的认可，否则不予收入档案，以此来彰显工程项目的合法性。

2.2 同步性

对于在建的水利工程项目，在立项阶段，就要进行相关材料的收集与整理，制定成档案要求的格式；然后在现场勘测，设计施工，监察管理等这些合同的签订的时候，要对水利工程档案的质量，份数以及移交事项做出明确的要求；而且在对工程进度与工程质量进行检查的时候，要对档案材料的收集与整理工作进行同时检查。这样可以保证在建水利工程档案反映工程进展的全过程。

2.3 实用性

在建水利工程档案，是具有实用性的档案材料，在工程的建设时期，它可以作为施工单位的施工依据，而在工程验收时期，它又可以作为验收依据，并且在工程建设完成后，投入使用的时候如果出现了问题，又可以作为维修与养护的依据。所以，在建水利工程档案是最具实用性的历史材料。

2.4 成套性

由于水利工程是一个很复杂的系统工程，所以对应的档案也自然由若干个单项工程的档案组合而成，形成的档案具有成套性，每个单项工程的档案都是不可或缺的。

3 在建水利工程档案管理方法与措施

3.1 提高认识

要提高档案管理工作者的思想觉悟，让其明白档案管理的重要意义。促使其在日后的工作中认真积极，尽量不出现差错。并且严格落实《档案法》与《水利基本建设项目（工程）档案资料管理规定》中的相关内容。

3.2 档案材料收集

进行档案管理，首先要加强档案材料的收集工作。首先是工程的前期，档案的管理部门应主动参与到和其他部门的沟通交流中去，并且去得到这些部门中人员的支持与帮助，及时的了解他们的工作动态，然后将一些批件与资料及时的收录到档案中去。其次是在工程的施工阶段，档案管理部门要主动和施工单位取得联系，然后将档案材料的整理要求告知这些工作单位的人员，促使其将施工环节中的档案资料整理齐全，方便在日后进行档案交接的时候不出现差错。最后是在验收阶段，档案管理部门需要指派专人参与到验收与交接的工作中去，并且在现场对移交的档案资料进行仔细审查，认真核对，来实现水利工程建设与水利工程档案同时验收，如果任何一方出现了问题，都不予决算。

3.3 档案材料整理

因为水利工程的建设周期较长，涉及的方面较广，参加建设的施工单位多，建设的项目也错综复杂，所以在建设中形成的档案一定很多。虽然上文中所说的档案材料收集工作可以在一定程度上减轻档案材料的整理工作，但是实际操作起来，仍是很繁琐的。比如在档案材料整理工作中第一个会遇到的就是分类组卷的问题，目前大多数档案管理部门都是采用按照单项工程项目来进行分类，例如对在建的水利枢纽工程进行档案整理，可以分成大坝，溢洪道，输水洞，电站和船闸等几大类。而在此之下，又可以按照专业不同设置不同小类。分类的编号使用工程代号与阿拉伯数字相互混合的编码方式。这样可以保证档案材料的完整性，而且管理起来简单，查阅起来还方便。其中，针对工程前期的档案，尤其是一些报批文件，可以使文字材料在前，图纸材料在后，同时正式批件在前，请示报告在后的顺序进行整理排列。而对施工阶段与验收阶段的档案，按照工程的程序与专业进行排列，要保证档案资料之间的联系性，前后的关系不要弄混，然后装订成册，形成规范的工程档案。

3.4 制定档案管理制度

需要档案管理部门，依照相关的法律和政令，建立健全的规章制度，以此来规范档案管理工作。规章制度涉及的范围应当包括：档案的收集与整理制度，档案的管理制度，档案的借阅制度，档案的保管与保密制度，档案员的岗位责任制度等。

3.5 管理人员的培训

需要各级的水利部门经常对水利工程档案进行检查与指导，健全机构与体制，实行专人负责制。而且要定期开办水利工程档案培训班，采用不同的培训形式，来提高档案管理人员的专业知识以及档案管理法规的理解，提升档案管理人员的工作的素质与水平。

3.6 基础设施的建设

在建水利工程档案的重要性与其他档案一样重要，同样需要投入资金进行一些基础设施的建设，比如建设专用的档案室，购买专用的档案柜与档案盒，以此来为档案工作者提供档案管理的工作条件，促使其更好的完成工作。

参考文献

[1]王秀芳.李春英.王维兰.浅谈水利工程档案的管理[J].治黄科技信息.2008(01)

[2]郝章飞.浅谈如何加强水利工程档案文件的归档整理工作[J].内蒙古水利.2008(03)

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电网建设项目档案是在工程建设过程中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料，其具有专业多、范围广、不可再生的特点，是今后运行维护、技改大修、业务检查评优的重要凭证。做好电网建设项目档案工作，不仅能更加直观的发现电网建设和电网发展当中的各项问题，且有利于建设人员总结建设经验，为电网发展提供更为真实准确的信息资源。

1电网建设项目档案工作中的管理问题分析

（1）档案工作管理体系不完善，档案工作管理体系是档案管理工作有效开展的基础。档案管理体系不完善具体表现在管理标准不一致、管理工作效率低下和管理较为混乱等方面。为保障电网建设项目档案工作的标准性和系统性，我国相关部门颁布了《中华人民共和国档案法》，明确了电网建设项目的档案管理标准和基本准则，但在实际的档案管理活动中往往不能严格依据规定执行。例如，设计单位没有将历次的设计变更、施工变更内容在竣工图中体现，使竣工图内容不能真实反映项目竣工实际情况。监理单位对项目产生的文件材料注重技术层面的审核，忽略对归档文件材料的质量监督审核。施工单位现场文件管理凌乱，施工记录不完整，后补材料的现象严重，以上这些不按专业要求管理档案的行为，直接影响了档案管理工作的成效。（2）档案管理人员配备不足，档案管理网络不健全。在电网企业中，档案管理不是主营业务，档案管理人员多由非本专业人员转岗而来，并且身兼数职。综合素质参差不齐，工作变动频繁，难以全身心投入到档案管理工作中，档案队伍的稳定性受到影响。电网建设项目档案管理工作具有工程规模大、参建单位多、形成档案数量庞大、协调工作量大等特点，只有档案管理网络人员通力协同配合才能有效开展。目前很多企业已按要求建立了档案管理人员网络，但大都难以按照档案管理要求开展工作，以兼职的形式配置档案工作人员，显然已不能适应档案管理的新要求。（3）档案管理与项目建设不能同步进行。其中体现在项目经理不按要求及时组织档案部门开展项目档案中间检查，使档案人员无法随工程进度对项目文件进行过程管控，不能及时发现项目文件在整理过程中存在记录不规范、字迹不清晰、结论不准确、记录时间与项目建设时间逻辑不相符等通病问题，导致后补材料较多，延误整改时间。另外就是项目档案验收与项目文件归档审查在电网建设项目验收过程中没有得到同步实施，建设单位简化项目档案验收的步骤流程，使项目竣工文件在移交归档前没有切实得到各归口管理部门的严谨审核，尤其是一些重要数据的缺失，会为今后的生产运行、经营、管理、维护、事故、法律纠纷、责任认定留下隐患，造成不可估量的损失。（4）项目文件归档滞后，案卷整理不规范。归档滞后的原因之一是因为前期签订的合同协议中没有对项目文件的归档时间、归档数量、归档质量等档案方面相关要求进行明确。另一个原因是人员的归档意识淡薄造成，一些项目前期文件如可行性研究报告、初步设计说明书、合同（协议）、立项文件等，业务承办人在业务事项办结后没有即时移交归档。案卷整理不规范的主要原因是立卷人不熟悉电网建设项目档案的分类标准与整理质量要求。没有遵从项目文件的有机联系，分类不正确，保管期限设定不准确，案卷题名不能简明扼要的揭示卷内文件的主要内容和特征，卷内文件命名不规范等等，直接影响了档案的后续利用。（5）档案管理系统落后，不能体现档案信息化管理的优势。随着互联网+时代的来临，对档案信息化管理水平要求也越来越高。目前很多企业使用的档案信息管理系统仍采用单机和条目式录入的单一手段，没有将信息智能技术融入到档案管理系统当中去。档案系统与信息化管理无统一标准，系统平台的业务功能过于简单，信息化手段运用不足。档案系统数据库容量不能满足日益增加的电子文件上传需求。这些现状不能改善，档案信息化管理徒有其名，没有发挥出它的真正优势。

2提升电网建设项目档案管理水平的方法

（1）加强档案组织领导，建立健全项目档案管理体系。项目档案管理体系构成要以我国相关的法律法规作为根基，建立健全档案工作制度体系（包括工作规章、管理制度和业务标准规范等）和管理网络。通过明确档案管理规章制度使项目档案管理工作有章可循、有据可依。加强档案组织领导应将项目档案工作纳入到企业的工作计划，纳入到领导的议事日程，纳入到基建项目管理程序，纳入到企业有关部门的职责范围和有关人员的岗位责任制中。只有明确了工作职责，才能保证档案工作的质量。只有争取得到领导的重视和支持，才能真正解决项目档案管理中的实际问题，使项目档案管理工作开展更加顺畅。电网企业还应加大对项目档案管理工作的资金投入、设备投入，应构建统一集中的档案信息管理平台，以实现建设项目档案集中化、系统化、电子化管理，以此达到实现项目档案工作管理水平提升目的。（2）保障档案队伍稳定，加强档案人员业务培训。按照档案管理工作的需求，建立档案管理机构，配备适应工作需要的档案人员，建立以档案部门为核心，各职能部门或承办部门、各项目兼职档案人员为基础的档案管理网络，实现档案工作的综合管理。由于档案工作人员的业务素质直接影响到档案工作的质量，针对档案工作人员素质参差、基本功不扎实、专业人才缺乏的问题，电网企业应加强档案工作人员的业务培训。可以采用专业技术培训、业务交流学习、模仿优秀做法等方式进行培训和教育，不断提高档案工作人员的综合素质，还可以采用绩效激励机制，将档案工作人员的业绩与工资绩效、职称评定、评先评优等挂钩。充分调动档案工作人员的学习热情和工作积极性。（3）项目档案管理与项目建设做到“三同步”。电网建设项目档案管理应纳入电网建设管理程序、工作计划及合同管理。按照“统一领导，分级管理，谁主办、谁形成、谁归档”的原则。项目立项后档案管理人员应编制项目档案管理策划方案，对档案收集、整理、组卷、完成时限等要求向建设单位与参建单位进行档案工作交底。项目文件的形成、收集、整理、组卷必须与项目建设同步开始、同步进行、同步验收。即项目申请立项时，应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作；项目建设过程中，应进行文件材料跟踪管理；项目竣工验收时，应完成文件材料的归档和验收工作。实现这一目标除了通过合同的法律约束，还必须建立相应的监督机制，应由建设单位与监理单位共同监督各参建单位的执行情况，制定项目档案管理里程碑计划，档案管理部门对建设单位与监理单位的档案管理进行再监督和指导。（4）加强档案过程管理，提高案卷整理质量。电网建设项目档案管理人员要参与指导工程各参建单位进行项目竣工文件的归档审查与项目档案验收。项目档案验收通过后各参建单位按照合同约定期限移交档案。对于滞后移交项目文件的参建单位，可以采用延期项目结算或抵扣风险抵押金等方法来牵制解决。为保证档案管理的规范化，所有涉及项目档案移交的相关单位都应按照统一的要求建档、归档，建设项目案卷整理应分类清楚，组卷合理，排列系统有序。卷内文件应格式规范，字迹清晰，填写完整准确，签章手续完备。同一建设项目的文字材料装订必须遵从统一标准，力求通过细节管控使案卷质量得到有效提升。（5）加强档案信息化建设，实现档案信息资源共享。档案信息化建设是指运用信息技术和网络资源提高档案工作现代化水平，实现档案信息化服务。具体可从几个方面着手：①基础设施建设，需加大资金投入建设档案大数据库存储系统，规划网络环境，购置如计算机、打印机、扫描仪、装订机等档案设备设施。②建立适用统一的信息化标准规范。③培养档案管理信息化人才队伍。④开展档案目录信息与档案全文信息的数字化。⑤加强数字档案馆建设，数字档案馆的特点是存取档案信息网络化，它是一种无形的信息组织与利用环境，它为现行实体档案馆提供了新的管理和服务机制。在数字化档案馆环境下，用户利用档案信息资源非常便利，真正实现档案信息资源共享。

3结语

电网建设项目档案是电网建设项目的重要组成部分，是电网企业的国有资产，是项目达标投产和优质工程考核、评选的指标之一。未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目竣工验收。在电网建设发展的新形势下，为确保电网建设项目从立项开始直到竣工验收及试运行全过程的顺利进行，必须切实加强项目档案管理工作，加强对档案工作人员的培训力度和信息技术投入力度，实现项目档案管理的规范化、标准化、系统化，达到齐全、完整、准确的要求。

参考文献

[1]李小燕，赵宏志.电网建设项目工程档案管理方法的探讨[J].企业技术开发，2015，34（22）：116~118.

[2]罗兰.浅谈供电企业电网建设项目档案工作中存在的问题与对策[J].办公室业务，2013（09）：42~43.

[3]万丽娟.电网建设项目档案管理的探讨[J].贵州电力技术，2013，16（07）：92~94.

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Abstract: along with China's city construction undertakings have developed rapidly, and a large amount of the material form that project files. How to and orderly management good municipal engineering archives is both the need of engineering itself. Also the requirement of the archive department.

Keywords: municipal engineering; File; methods

中图分类号： TU99文献标识码： A 文章编号：

市政工程档案的分类

市政工程的档案包括文件和记录，文件分为外来和自制两种，如行业规章、法律法规、图书资料、基建文件、监理文件、施工文件、设计文件等属于外来文件；公司的各种合同、公司经营管理手册、手册中规定的模板文件、部门规章、通知、报告、决议决定、可行性研究文件、各种合同、工程招投标文件、预算与决算书等属于自制文件。同样，用以记录过程或成果的记录(培训记录、工作总结、工作计划、会议纪要、工作联系单，合同台帐，收发文本、采购计划)也分为外来和自制两类。

二、档案管理的方法

(一)管理体制改革的分析

要定期对相关的档案管理制度和法规进行研究学习，及时制定一批既符合市政工程档案上作自身发展规律，又适应社会主义市场经济要求，既符合我国国情义兼容国外先进管理经验的档案法规规章。2001年，国家档案局为适应建设项目的改革开始制定《基本建设项目竣工文件的编制和档案整理规范》、《国家重点建设项目档案验收规范》两个文件，为进一步做好项目档案工作创造了良好的环境，提供了及时服务，也为我们应对工程建设体制改革如何提高档案提供了参考依据，我们可根据其要求，及时学习和宣传，并结合工程建设实践，通过今后几年的努力，不断完善重点建设工程档案工作的规章制度，依法管好重点建设项目的档案。

(二)重视工程档案管理工作

工程建设中一般对工程档案管理工作不太重视。到工程完工后，即将交工验收，才开始慌忙整理，有的施工单位甚至人也难以找到，给档案整理带来很大难度。主要原因；一是整理资料是苦差事，没有人愿意去干；二是工程到了收尾阶段，大部分人员特别是技术人员又撤离到新的工作岗位；三是一般施工单位没有专职档案管理人员，内业资料分散于l工程技术科、试验室、合同管理等部门。工程后期人员继续撤离后，有些施工单位留下的人员对资料不熟悉，加之有些资料签字手续不完备，需要施_工单位或监理人员签字，人员很难召来，拖延了资料整理时间；四是工程建设中不注重资料收集，为后期资料整理带来巨大的工作量。不良后果：一是拖延了工程交工时间；二是耗费大量人力、物力、财务；三是为项目档案管理带来较大难度；另外，对工程质量检测单位资料审查带来难度。鉴于上述原因，因此，在工程建设管理中，应该在思想上重视工程档案管理工作，做到工程完工短时间内将内业资料整理结束，为交工验收做好准备。

(三)制定出工程档案管理办法

1．档案管理前的控制

为了让管理工作顺利的开展，须对各种文件和记录有效控制，充分发挥档案资料在各个工作环节中的作用，我们拟定了公司的档案管理事前控制办法，即建立完善的文件和记录控制程序。程序中规定了各部门在档案管理工作中做什么，由谁做，如何做的问题，明确各类档案的形成与积累、整理与归档、变更与修改、保管与传递、作废与销毁等事项。

2．档案管理中的控制

在档案管理的过程中，可采取专门化管理和分散化管理的方式，建立本单位的档案编码体系，以加强对档案管理的事中控制。所谓实行专门管理和分散管理方式是指对公司各部门工作有综合影响的档案(如行业规章、法律法规、图书资料、公司的各种合同、公司经营管理手册、手册中的模板文件、部门规章、通知、报告、决议决定、合同、基建文件、项目施工与竣工图)采用专门管理，对于部门性或专业性较强的档案(如培训记录、部门工作计划、各种工作底稿、收发传递记录等、监理文件、施工文件、考核记录)实行分散至各部门(单位)进行管理，档案管理部门定期监督、检查与总结。为此，我们在各部门设立了专兼职资料员，以满足分散化管理的要求，并为专门化管理提供基础保证。

(三)加强对市政工程档案工作信息化和网络化建设的研究

大力推行对缩微档案、磁介质档案、电子文件档案在工程梢案中运用。现阶段，美国、德国、荷兰对缩微、多媒体电子文件档案管理已趋于成熟，近几年在工程档案管理中采用CAD光盘技术。我们可以借鉴先进管理方法，采用先进技术，避免走弯路。南于目前光盘的刻录技术已相当普遍，国家又制定((CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，使得工程建设档案管理中利用光盘塔或光盘库载体进行档案管理成为可能，也就成为项目档案管理一个发展方向。近几年，有些公司也开始对照片档案、录像档案、纸质档案制成多媒体和进行光盘刻录对档案管理网络化、信息化作了有益探索。

(四)建立档案检索系统

各部门应有效利用部门的微机资源建立本部门的档案检索系统。提高各部门(公司)的档案管理水平提高各部门档案管理工作中的协调工作能力；方便各部门(单位)对档案利用，借以提高工作效率。按照档案的性质和类型，收集整理的部门的档案资料；内部文件、记录按照文件和记录的形成部门和类别进行分类与编号；对外来文件记录与公司的模板文件记录按照文件和记录的来源、性质不同分类，编号采用其自然形成(特定)的编号。(如工程资料管理系统规定了基建文件、监理文件、设计文件的分类方法和编号原则，公司不应再另行规定。公司经营管理手册规定的公司模板文件的编号也不得变更)。

(五)及时做好传递和变更记录

在档案管理的过程中，如果经常性的传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时的对档案的增减变动及传递情况做出相关记录(如传递情况记录、变更情况记录、修改情况记录、作废情况记录等)，才可能有效的了解档案的来龙去脉肪止其丢失、损毁、失效。确保档案的完整性和有效性确保各部门获取及时，有效档案资料或信息。

(六)加强市政工程档案管理人员和有关技术人员的素质

随着时代的变迁和建筑业的不断发展，市政档案管理工作的特点也有了新的变化，从而提高档案干部队伍的管理水平也更加重要。在迅速发展的市场经济中，要想做好市政档案管理工作，必须建立一支有专业知识、有文化素质、政治强、业务精、纪律严、作风好的档案干部队伍。首先，要注重人才。社会的发展，科学技术的进步，使市政档案工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生着变化，现代技术也广泛应用到档案[：作中，这些无疑需要人去操作、去管理。因此，提高市政档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动市政档案事业发展的关键，这些应引起各级领导的重视。

(七)定期对资料进行整理

由于资料整理比较繁杂，不产生经济效益，施工过程中现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对资料整理一般都是被动应付。如果不认真进行督导检查，到最后内业很有可能一塌糊涂，更有甚者大量的缺资料，所以内业资料应定期或不定期检查评比，引起各方面重视，避免大量的工作堆积。必要时可采取强制措施与计量支付挂钩，为搞好工作档案管理提供保证。

(八) 严格把关市政档案的验收

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1全面提高人事档案管理工作人员的专业素质

随着时代的不断变化，社会的进步、科学的快速发展，人事档案的管理工作方式也在跟着变化。但是人事档案管理工作的本质内容是没有变化的，熟练掌握人事工作、档案工作是人事档案管理人员最基本的工作。而随着科学技术的发展，如今已经是信息数字化时代，互联网加计算机的工作模式已经渗入到了每一个行业中，人事档案管理工作不再是一档案袋的形式保存，取而代之的是计算机录入保存的形式，计算机管理人事档案的方式非常方便，可以随时调取查看，就不用再像以前一样到档案室的书柜上翻找那么麻烦。积极的采用现代化的技术与设备，开发或购买计算机管理软件，创建科学有效的人事档案存储和检索工具，可以很好的将人事档案的资源进行充分的利用。所以，从事医院人事档案管理工作的人员一定要熟练的掌握计算机的操作。还有就是人事档案工作具有一定的保密性，从事该工作的人员必须要能够坚持原则，不得随意篡改以及泄露。因此，要加强医院人事档案的管理人员的各方面素质，多组织工作人员参加专家的授课辅导或者去外面学习交流，从而最终提高医院档案管理工作人员的整体水体。

2转变医院人事档案管理工作的观念，确保档案的真实性

人事档案的管理工作具有非常重要的社会价值，所以要在思想以及行动上对其引起高度的重视。然后就是要对医院人事档案的内容、分类进行归类整理，对人事档案材料的归类范围、归类时间要有明确的标准。其中最主要的就是要将员工的工作能力、业务能力还有所取得的专业奖项以及社会影响等在其人事档案中表现出来。档案管理工作人员在工作中要非常地仔细，确保人事档案材料的真实性，还有人事档案的材料对纸张、字体规格、公章等都是有使严格要求的。所以，一定要对此进行严格的控制，对一切违规的人事档案采取拒收的形式来确保其规范性。最后就是对于医院人事档案要不断的收入新的内容，因为员工会随着工作时间的变化而出现一些新的变动，比如人事的升迁、职位的临时变动或者行业的变更等都是要能够及时的在人事档案中表现出来的。因此，要不断的与各部门之间嫁接好一座良好的沟通桥梁，及时的进行有效的沟通，如此才能在员工的人事档案中补充新的材料，从而人事档案也才能真实的反映出最新、最全的人事信息。

3增强服务意识，提高医院人事档案社会的使用率

医院人事档案管理工作的终极目的是要让档案得到充分的利用，如此才能体现出其社会价值。所以，医院人事档案管理的工作人员要能够做到以下三点：第一，提高人事档案的利用率，加强服务意识。人事档案的管理工作不仅仅只是收集、整理以及保管那么简单，其中最重要的还是要将其进行开发与利用。还有就是工作人员会随着工作的性质进行调动、职位提升等，所以，要能够及时的掌握有关的信息以及工作动向，从而达到不断提高工作效率与服务水平的目的。第二，利用信息化技术，提高人事档案的查阅速度。人事档案最直接的作用就是供有需要的人员进行查阅，以往的档案室就像图书馆，要像找到某人的人事档案非常耗费时间。而现在有了计算机与互联网之后，软件的检索功能使得查阅非常的方便。但也必须有人将人事档案编写成目录才行，并将人事档案扫描到计算机中进行存储。如此以后就可以直接在电脑上看到，如果要到档案室提取人事档案资料也很快捷方便。