干部档案数字化管理汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇干部档案数字化管理范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

篇（1）

一、现状分析

目前，公司干部职工（不含中层以上干部）档案计3290卷，其中干部人事档案971卷。在职职工档案1886卷，离退休干部档案913卷，辞世干部档案419卷。公司设兼职人事档案管理员1名，负责干部人事档案材料的收集、鉴别、归档、整理、入库、排架、转递、提供利用以及档案的保管保护。长期以来，干部人事档案管理基本上是属于传统的、封闭的、松散的管理模式。一直沿用手工操作，档案工作长期处于繁杂、冗长的拆、装、查、找的状况，尚未充分发挥先进的现代代技术手段，传统的管理模式使干部人事档案管理工作落后于时展的需要，既不利于档案的保管利用，又影响工作效率。在档案内容上，受传统的人事档案内容的影响，还有人认为人事档案主要是记载个人思想政治及隐私方面内容的档案，仅供组织考察了解时所用。部分档案中反映干部基本情况的履历、考核、学历等1O项材料有空缺，尤其是一些表彰和处分材料散失较多。对职工业务能力、专业特长及科研的成果、论文论著、获奖情况、工作业绩等材料记载得较少。在管理手段上，公司使用的档案管理软件尚停留于单一的、浅层的、初级的状态和水平，对档案的编辑、查找、检索还一直采取手工形式进行，没有利用计算机技术来实现文档一体化管理，更谈不上对档案的数字化加工和档案信息利用的网络化管理，致使人事档案在使用过程中不能以最快的速度、最简捷方式查找相关人的资料，极大了影响工作效率。

二、外部形势分析

篇（2）

尊敬的各位领导：

    大家好！欢迎各位到**区委干部档案室参观指导工作，下面由我为大家介绍一下区委干部档案室的情况。

**区委干部档案室成立于     年，曾获得     荣誉，干部档案管理数量由最初的     本增加到现在的    本，随着干部档案管理规范化建设水平的不断提升，同时也为了满足我区干部人事档案管理工作需要，区委、区政府共投入资金***万元，对干部档案室进行了全面的升级改造，从根本上改善了档案保管条件和办公条件。

场地一：查档室（档案室文化长廊） 

现在各位领导所看到的是我们的查档室，同时也是我们档案室的文化长廊。查档室承担着档案材料的查（借）阅功能，我区各部门进行档案查（借）阅都是在这里进行，为了更好的发挥档案的服务功能，我们将制定的档案查（借）阅、档案转递。。（可加）等   项规章制度及流程全部上墙，任何部门和单位查（借）阅档案都要认真履行相应的手续。“求真、务实、管档、治档”（记不清了，改一下）既是我们档案室的座右铭也是我们今后的工作准则。（上墙的还有什么再加上。）

场地二：大库房、小库房

现在大家进入的是我们档案室的库房。大家可以看到我们的库房全部安装了防爆门窗、防爆灯、监控设备等设施，配有灭火器2个、空调2台、除湿机1台，达到了防潮，防火，防盗，防尘，防虫，防霉等“八防”要求，保证了干部人事档案的基本保存需要。

（密集架介绍）我们现在使用的密集架是沈阳沈飞档案设备联合公司生产的产品，目前看到的大库房的密集架共十列，每列四节，每节六层，可容纳档案11200卷，小库房的密集架共四列，每列三节，每节7层，可容纳档案3360卷。合计可容纳档案14560卷。目前全区共管理干部档案10282卷。（其中区委干部档案室管理存放档案3215卷；区人才交流中心代管档案816卷；区教育局代管档案6251卷。）按照当前只进不出的档案管理模式及全区每年大致干部进出

人次，扩容后的档案室预计至少可容纳未来十几年的全区干部档案。

场地三：整理室

现在各位领导进入的是整理室。刚才库房里的全部档案都是通过我们档案管理人员无数个日夜经过收集、鉴别、整理、归档才得以形成的。

为了满足全区干部人事档案整理及数字化扫描工作需要，我们新购置电脑6台，数字化档案管理系统4套，红光扫描仪4台，通过软硬件升级改造，不断完善数字化档案信息库，实行纸质档案与电子档案“双档制”，使干部档案全面实现数字化。实现查询快捷、数据安全的管理目标。

下面请我们工作人员为各位领导演示一下如何实现档案的数字化管理，达到使用安全快捷的目标。

（工作人员边演示边讲解）

    场地四：办公室（如果需要就加一点儿，不需要就去掉）

篇（3）

[中图分类号] TP391 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2013）06- 0076- 02

该系统是针对我院人事档案管理而开发的一套系统。我院目前的人事档案管理是以电子表格（XLS 文档）形式保存教师基本资料信息，以传统的纸质为载体保存教师的档案资料（如年度考核表），人事档案的管理主要由人工进行管理，既浪费人力也浪费物力，制约了我院信息化建设的发展。数字化人事档案管理系统项目在启动之初，通过广泛调研，制订了详细的功能目标和框架，力求使得学院的数字化人事档案管理平台更上一个台阶。本系统将人事档案数字化后将有助于学院信息化建设的发展，打造高职高专骨干院校品牌，提升我院的整体形象，实现学院的跨越式发展。

1 数字化人事档案管理系统功能描述

数字化人事档案管理系统主要用于对学院人事档案进行管理，提供管理员、用户登录，平台信息管理，平台用户管理，人事档案增加、查询和修改等模块，提高学院的人事档案管理水平，提高学院的办公效率。系统用户类型分为：普通用户、管理员。权限定义如表1所示。

整个系统分为 Web 模块和后台数据库服务器模块（见图1）。

本文档描述后台数据库设计和前台Web 部分的功能规范。

通过 B/S（浏览器/服务器）结构实现的Web 部分系统除数据库模块外所有模块都以 Web 模式供普通用户和管理员使用。

通过 SQL Server 2005 企业版实现的后台数据库服务器模块。

数据库中存储了数字化人事档案管理系统中所有的信息和数据，为保证稳定性和良好的并发访问能力，采用SQL Server 2005 企业版来实现。

2 数字化人事档案管理系统功能设计流程

2.1 数据库设计

数字化人事档案管理系统按照不同的功能和层次划分为一个个功能简单、明确且独立的组成部分。共划分为用户信息表、部门分类信息表、部门信息表、学科门类信息表、专业信息表、干部职务信息表、任职情况表、用户权限表、教职工基本信息表、学历学位信息表、职称信息表、考核结果表、表彰情况表、干部任免情况表等15个模块。

2.2 登录

客户端输入系统域名：http：//localhost：8080/hrms/index.jsp，进入系统登录界面，如图2所示。登录时，需要输入用户名及密码，选择用户类型，并单击“登录”按钮，完成登录过程。

3 数字化人事档案管理系统功能定义

3.1 后台管理

3.1.1 添加数据

单击后台管理主界面左侧“添加”标签，进入后台管理添加数据模块，该模块可完成添加部门信息、干部职务信息、学科专业信息、用户权限、教职工基本信息、教职工学历信息、教职工职称信息、教职工考核结果、教职工表彰情况、教职工惩处情况、干部任免信息等功能。

以下是以如何添加学科专业信息为例进行功能定义，其他数据的添加以此类推，功能说明与此相类似。添加学科专业信息功能说明：

输入学科门类代码，输入学科门类名称；单击“提交”按钮，完成学科门类信息添加；单击“清除”按钮，取消学科门类信息添加；选择学科门类名称必选；输入专业代码，代码长度须为6 位，输入专业名称，单击“提交”按钮，完成专业信息添加；单击“清除”按钮，取消专业信息添加。添加成功后，系统将跳转至浏览专业信息界面。

3.1.2 修改数据

单击后台管理主界面左侧“修改”标签，进入后台管理修改数据模块，该模块可完成修改管理员密码、教职工基本信息、教职工学历信息、教职工职称信息、教职工考核结果、教职工表彰情况、教职工惩处情况、干部任免信息等功能。

以下是以如何修改教职工学历学位信息为例进行功能定义，其他数据修改以此类推，功能大致相同。修改教职工学历信息功能说明：

选择教工号，修改学历编号，修改学历名称，修改学历获得日期，修改所学专业，修改学习形式，修改毕业时间，修改毕业学校，修改学位名称，修改学位获得日期，修改学位授予单位，单击“修改”按钮，完成教职工学历学位信息修改；单击“清除”按钮，取消教职工学历学位修改。修改成功后，系统将跳转至浏览教职工学历学位信息界面。

3.1.3 浏览数据

单击后台管理主界面左侧“浏览”标签，进入后台管理浏览数据模块，该模块可完成浏览部门信息、干部职务信息、学科专业信息、用户权限、教职工基本信息、教职工学历信息、教职工职称信息、教职工考核结果、教职工表彰情况、教职工惩处情况、干部任免信息等功能。

分页浏览教职工基本信息，分页浏览指定教工号的教职工基本信息，分页浏览指定姓名的教职工基本信息，分页浏览指定部门的教职工基本信息，分页浏览指定任职情况的教职工基本信息。

3.2 前台管理

3.2.1 修改普通用户密码

单击前台主界面左侧“修改”标签，进入普通用户修改密码模块，该模块可完成修改普通用户密码功能。功能说明如下：

输入原密码，输入新密码，确认新密码； 单击“提交”按钮，完成用户密码修改；单击“取消”按钮，取消用户密码修改。

3.2.2 浏览数据

单击前台主界面左侧“浏览”标签，进入前台浏览数据模块，该模块可完成浏览教职工基本信息、教职工学历信息、教职工职称信息、教职工考核结果、教职工表彰情况、教职工惩处情况、干部任免信息等功能。

以下是以如何浏览教职式职称信息为例进行功能定义，其他数据浏览以此类推，功能大致相同。浏览教职式职称信息功能说明：

分页浏览教职工职称信息，分页浏览指定教工号的教职工职称信息，若后台管理员没有赋予该用户浏览教职工职称信息的权限，本页面中部将显示“管理员未为您设置浏览教职工职称信息的权限！”在单行文本框中输入页数，单击“GO”按钮跳转至指定页。

本系统于2011年12月投入实际操作，从设计、开发上来看可实现人事档案管理数据的微机化管理，完成人事档案信息的录入、计算、汇总等功能，便于查询、打印输出，数据不易丢失，且功能比EXL文档操作齐全，大大提高了工作的管理水平和效率。实现了人事档案管理工作的规范化、信息化，使人事档案管理驶入科学化、制度化的轨道，对学校人事档案管理工作具有重大意义。

今后我们将继续探索数字化在人事档案管理工作中的应用，把纸质人事档案材料的扫描件融入该系统，实现人事档案计算机管理，把人事档案管理的信息化推广上一台阶。

篇（4）

随着计算机技术、网络技术和通讯技术的迅猛发展，计算机普遍应用于各单位、各部门。局域网、互联网已成为信息交流最便捷、快速的途径，人们迫切要求能够在网络中寻找到自己需要的数字化信息，电子商务、电子政务在短时间内产生并迅速普及，在政治、经济等多个领域产生大量的数字化文件，进而形成大量的数字化档案。特别是区级国家综合档案馆的档案信息化建设、馆藏资源建设，实现档案事业的基础工作。

一、档案资料数字化建设的必要性

1、档案资料数字化，可改善档案管理工作。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理、为社会提供高效、优质的服务。

2、档案资料数字化是形势发展的需求。当今，政府把数字化建设摆在了十分突出的位置，无疑是十分及时和正确的。其一，我档案馆就是区委、区政府保管和提供利用档案信息的职能部门。馆藏是东安区最有实用价值的信息资源库，这样一大批珍贵的档案信息资源应很好地为各级领导和广大公众利用，充分实现信息共享，所以要建设数字化工作，首先要建设数字档案馆。其二，档案载体的更新换代迫切要求档案馆数字化。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，解决这个问题的途径只有一个，那就是档案馆的数字化。

3、档案资料数字化是社会的强烈需求。当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速及时；社会广大公众对档案信息需要量不断增加，如婚姻档案，有一些农村，尤其是较偏远的农村的利用者要查阅婚姻档案，非常不便，他们迫切要求信息共享。还有一些投资者，他们想了解我区的整体情况，才敢于投资，那么要了解我区的详细内容恰恰只有区档案馆才是最全、最新、最直接、最方便的一个场所，这就迫使区档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。

二、档案资料数字化建设的内容

1、推进档案资料数字化，必须提高档案标准化、规范化水平。目前，档案信息数字化的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案数字化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

2、有重点地抓好数据库建设。目前，我们档案数字化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库的建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方面的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进的过程。在此过程中，必须领导重视，统一认识，突出重点，面向应用，由单一库向系统库发展。

三、对档案资料数字化建设的思考

档案数字化建设要运用辩证思维，既不能盲目从新，脱离实际，也不能墨守成规、固步不前；既要看数量，更要讲质量；既要着眼于本身，也要关注相关事物。档案数字化建设是一项复杂的系统工程，需要慎重选择，在具体实施的定位中应该多做调查、分析、研究。

1、加强领导，提高认识。加快档案数字化建设，要更新各级领导的知识领域，档案管理的现代化，首先是档案管理者的现代化，否则档案管理现代化、信息化就是一句空话。同时，应聘请专门的档案管理人才组织相关的业务培训，改变现有档案干部的知识结构，以适应现代化管理的需要。努力把档案信息化建设作为政务建设的一个重要内容，提高工作水平和工作效率。

2、加大投入，配备管理软件。将纸质档案信息转化为数字化信息，就是为了让档案信息变成流动的、有生命力的资源，要实现这一点，必须依靠网络，构建档案馆内部局域网，并接入外部网或者互联网，是信息化建设得以进行的必要基础。如果有足够的资金购买充足的设备，就能按照自身要求构建网络实体。有了网络没有相应的档案管理软件，硬件就会像一盘散沙，无法运作。现在市场上专业化的档案管理软件种类很多，但是从经济实用角度出发，适合档案部门的不多。如将纸质档案进行数字化扫描必须购置相应的扫描设备、计算机等硬件设备。平板扫描仪扫描价格便宜，但速度慢，不适合档案部门短期内完成数字化转化的要求。快速扫描仪适应档案数字化建设，但价格高。同时，相应等级的档案管理软件也价格不菲。因此，档案部门应根据自己的实际情况，按照经济实用、功能齐全、安全保密、操作方便等原则来确定。

3、改变工作方式，健全工作规范。档案信息化建设的第一个成果就是馆藏档案的数字化，馆藏档案大部分以数字形态存在，以往适用于传统纸质载体档案的管理方式已经不适用管理数字化档案了，必须改变工作方式，建设工作规范。大力开发档案信息资源，实现档案信息资源的社会共享是档案信息化建设的根本目标，区级档案馆应不断加大档案信息资源的开发利用的力度，促进档案信息资源的社会共享。档案馆信息化建设必须充分发挥主观能动性，在深入了解本地区的重要实践活动，为社会发展的基本情况的基础上走创新之路。

篇（5）

1.进一步将十八届三中全会及重要讲话精神的学习引向深入，进一步解放思想，转变观念，开拓创新，切实用全会精神和讲话精神统一思想、指导实践、推动工作。

二、锲而不舍，扎实推进市和区县档案馆馆舍建设

2.针对市档案馆开工建设阶段的特点，健全施工现场指挥管理机制，推进新馆建设。

3.继续推进区县档案馆建设，整体推动工作进度，指导科学化建设，落实资金补助。

三、以数字档案馆建设为重点，全面推进信息化建设

4.抓好数字档案馆建设。注重顶层设计，制订工作方案，扎实推进实施。

5.抓好“存量数字化”。继续推进“十二五”期间数字化工作任务的完成，完善市档案馆数字化工作流程，指导市属单位和区县档案馆按标准做好数字化工作。

6.抓好“增量电子化”。制发《北京市电子文件归档与电子档案管理工作规定》、《北京市电子文件归档范围和电子档案保管期限表编制指南》、《北京市档案馆电子档案移交与接收办法》，开展电子档案接收试点和市档案馆电子档案异质备份试点工作。

四、完善档案鉴定开放工作，更好地服务人民群众

7.建立健全档案开放鉴定和解密工作制度，指导区县、市属单位档案部门做好档案解密、划控、鉴定等工作。

五、积极探索档案资源布局管理，提高档案工作科学化水平

8.开展档案资源合理布局研究，优化档案资源建设体系，研究提出科学的档案资源布局管理方案。

六、开展档案社会化服务组织规范管理研究，促进档案服务多样化

9.研究档案社会化服务的范围和条件，规范社会化服务组织的管理，提出档案社会化服务的实现方式。

七、加大档案宣传力度，增强全社会档案意识

10.以“国际档案日”暨北京市第六届“档案馆日”活动为契机，加大档案宣传力度。

篇（6）

【中图分类号】G2 【文献标识码】A

【文章编号】1007-4309（2013）03-0125-1

一、加强电子政务建设

档案是人类社会发展的历史记录，是一种原始的、独有的、不可替代的信息资源，也是电子政务建设中不可缺少的重要信息资源。因此。要把档案信息化建设和电子政务建设的大环境结合起来、从阳关执法、政务公开的大局中去思考、去规划，使档案信息化建设、档案信息资源的开发应用真正成为电子政务的重要组成部分。加强档案信息化建设是当前和今后一个时期档案部门的一项重点工作。我们要稳步推进电子政务建设与档案信息化建设的协调发展，配合电子政务建设和政务公开的深入，发挥和整合档案信息资源的作用。

二、加快档案管理现代化基础设施建设，保证电子文件

有效安全运行和归档。档案信息化基础设施是档案信息资源建设以及各项档案应用系统建设的基础和前提，关系着档案信息化建设的成败和整体水平。档案信息化基础设施建设整体规划包含了档案信息化建设的整个硬件平台和网络。要在建立档案局域网的基础上，与办公自动化、政府网与互联网等系统相连，建立电子文件归档及电子档案接收应用系统，推进电子文件归档、接收、保管与利用，加快档案目录中心及档案信息资源数据库的建设。

三、调整馆藏结构，加快数字档案馆建设

在数字时代，由于信息量的急剧增加，信息传递速度的大幅度提高，无论是一个人、还是一个地区、乃至一个国家，获取信息的能力的高低将会直接影响其竞争力。因此，一定要加快数字档案馆建设。近年来，各地档案馆积极开展档案资源建设年活动，丰富档案馆藏，增加档案门类，调整馆藏结构，加快传统载体档案信息资源的数字化进程，扩大数字档案信息资源总量，充分发挥综合档案馆综合管理的优势，整合各类档案信息资源，并逐步实现各部门档案信息的数字化。

四、加快档案信息资源管理的统一规范

档案信息化管理的核心问题是档案信息资源建设，如果没有可提供利用的档案信息资源为基础，档案信息化的速度与效率均无从谈起。档案信息化建设的主要内容是档案信息数字化建设。档案信息数字化建设要坚持规范性原则，统一标准、统一规范，使电子文件的归档，传统载体档案的数字化，数字化档案的保管、传递与利用等工作都实现有序化、标准化和规范化。要积极推广应用了统一规范的易初档案系统管理软件，并做好本单位的电子计算机积累、鉴定、著录和归档管理等工作，确保档案信息交换与实现档案信息资源共享。

篇（7）

随着社会的发展，煤炭企业的现代化建设步伐不断加快，办公系统的网络化正在逐步完善，这就要求煤炭企业的档案管理工作也必须与时俱进，紧跟时代的发展步伐，加快数字化建设，更好地为企业的发展服务。

1 要进一步提高档案意识

档案管理部门应该定期组织召开会议，向各部门人员宣传和贯彻档案法，提高企业干部职工的档案意识，使大家明白档案工作的重要性，让大家知道档案信息资源的开发利用是企业取得长足发展的必要条件之一，建立档案报送、收集、管理的长效机制，所有部门密切配合共同搞好档案工作，充分发挥档案的作用。

2 要加大经费投入，为做好档案工作创造良好的条件

煤炭企业安全生产、经营管理是重中之重，提高经济效益是企业的中心工作，档案工作往往容易被领导忽视。这就要求档案工作人员要充分发挥档案工作的优势，特别是数字化档案的优势，努力进行档案信息的研编，为领导的决策提供真实、可靠、便捷的资料，努力向企管理人员、工程技术人员提供有价值的信息，吸引利用者，提高档案工作的地位，引起领导的重视，争取领导在资金上，政策上的支持。

3 建立保障档案数字化的制度

在煤炭企业档案进行数字化的进程中，必须要建立完善的保障体制。对于归档工作中出现的不归档现象，要制定完善的归档制度，其基本内容应该包括：由单位统一制定的归档日期，各部门领导的年终考核测评中加入由档案部门针对各部门档案工作开展情况的测评等，这样将会对档案收集工作的顺利进行起到积极地推动作用；也可以要求各部门指定专门的档案保存、上交人员，建立档案收缴督办制度，把档案上交、归档情况纳入到部门工作质量考核之中，提高其他部门人员做好档案收集工作的积极性。另外，还需要制定文档一体化工作制度、文件保密制度、数字档案鉴定制度、网络安全管理制度、档案原件借阅制度等，这些制度必须要科学化、标准化、统一化和系统化，确保档案收集、保管的科学性。制度的建设必须要涉及档案收集、著录、标引、数据加工、检索、交换和传播流通等各个方面，只有这样才能最大限度地消除档案工作中的无序、无组织和不系统现象，才能快速高效地推进数字化建设。

4 要积极推动网络化归档工作

当前，煤炭企业的网络化办公为网络化归档提供了良好的平台，只要充分利用好自动化办公这一平台，档案管理的网络化归档就不难实现。各立卷部门的档案管理者在档案管理部门的统筹规划和在专职档案人员的指导下，根据自己的权限范围将所在部门产生的需要归档的文件备注上处理意见，通过自动化办公平台传输到档案馆数据库，年终时只要向档案馆移交一份组立卷清单即可，从而减少了档案管理部门的计算机输入工作。档案馆只需要对数据进行一些深层次的处理开发，数据输入影响数字化管理的瓶颈问题就可以得到很好地解决。

5 档案的数字化先要保证重点档案的数字化工作

煤炭企业的档案部门主要为企业的管理者和工程技术人员服务，但是将馆藏档案在短时期内迅速全面地数字化是不现实的，因此对保存档案的数字化要保证重点、突出特色。煤炭企业档案部门所保存的档案反映了企业的发展历程、包含了矿井在发展中克服的一些技术难题、重点科研项目的记录资料、一些重点的经营策略等，应该对那些对当前矿井的各类决策、安全生产、经营管理有重要参考价值、使用频率较高的档案优先完整进行数字化。对企业长远发展有重要指导意义的档案要特别注其数字化的方式，提高这些档案的利用率。

6 建立重要档案数据库，保证重要数据的安全

建立煤炭企业档案数据库系统是档案数字化管理的核心。要将档案全部转化为信息资源要投入巨大的资金和人力，还有部分档案属于企业机密，档案的数字化应抓住几方面的重点。一是建立收藏档案目录数据库。主要是根据单位各类档案基本情况，通过著录标引，把单位收藏的文本类、图形图像类和影音类档案的分类号、全宗号、档号、题名、责任人、形成的时间、数量、主题词、提要以及文件级的原文等基本情况录入计算机，建立基本数据库，这样可以通过计算机检索提供档案原件的利用。二是建立基层报表数据库。在煤炭企业档案数字化管理系统中，建立起状态数据库和基层报表，将各部门要报送的数据、反馈的信息通过网络系统直接填入所建立的数据库中，再按要求进行调整。并根据上级的要求和使用情况，及时、迅速、准确地做好基层报表的填报工作。

篇（8）

档案馆（室）在接收档案时应首先验证电子签名、电子印章的合法性，并将归档的信息与电子文件终稿转存库中的信息进行比较，在核实真实完整后，才能正式接收电子档案并将其迁移到档案馆的信息管理系统中，此时还需要在实行物理隔离的档案信息的灾难备份数据库中新增当前的档案信息，然后再开展管理维护和提供利用等工作。

由此可见，档案馆（室）制定各个阶段电子文件真实性保障的规章制度将贯穿电子文件生命周期的整个活动过程，建立物理隔离的电子文件终稿转存库和档案信息的灾难被分开是保障档案真实性的有效措施，虽然会增加信息化系统的运行成本，但在确保档案信息真实性方面是非常有效的，也是可行的。

一、文档一体深化应用的要求

实现文档一体化管理是信息时代档案工作的全新管理模式，是适应电子文件、电子档案管理发展的必然要求。文件、档案一体化管理最佳实践是，在组织机构内部建立功能涵盖电子文件生命周期业务活动的管理信息系统。

文档一体化的实现，使办公业务实现自动化、规范化，档案管理日趋现代化，具有电子文件从起草时就备份、从办文时就修正、办完后就归档、鉴定即整理等工作都能依靠计算机实现互动管理等优点。当然，开展文档一体化管理工作，对档案工作者也提出了更新、更高的要求，要求工作人员不仅要具有丰富的档案专业知识，还必须掌握现代信息技术，熟练地使用计算机及通信设备。

1、提高认识、统一思想是文档一体化管理的基本要求。

文档一体化的实质是将机构各部门相对分散独立的文件与档案统一为一个有机的整体进行管理。这不仅能够加强档案部门对文件管理的超前控制，保证档案的质量，而且能够实现文档数据的一次输入，多次利用，减少重复劳动，节约人力、财力、物理和时间。然而，要想真正实现文档一体化管理，对档案工作者而言，特别是档案部门的领导，必须对文档一体化管理理念有一个全面、客观、科学的认识，并达成共识：使其充分认识到一体化管理的真正受益者是档案工作者自身，认识到新时期文档一体化的必要性和紧迫性，认识到这是时代赋予当今档案工作者的使命，只有这样才能够顺利推行文档一体化管理，加强自觉性，使他们面对困难，不逃避、不退缩，用于接收新鲜事物，逐步实施和应用文档一体化管理模式来开展各项业务。

当然，信息化工作是一个长期而复杂的系统工程，需要各单位投入必需的经费支持，折旧要求各单位应逐渐增加对档案管理部门的投入（包括人才、资金、设备等），落实档案事业经费，高度重视档案信息化建设，把档案信息化作为机构信息化建设的一个重要内容来抓，统筹规划，同步发展，提高档案管理的工作质量和效率。

2、加强电子文件管理的标准化与规范化。

文档一体化管理，使电子文件与电子档案之间的关系更加密切，把二者放在一个综合的管理系统中，作为前后衔接、相互影响的子系统，统一地组织和控制整个文件生命周期的全过程。由于文件管理与档案管理的这种前后相承的关系，文件管理直接关系到档案管理的存在和发展，只有文件滚利做到标准化、规范化，档案管理才能够顺利地展开。如果文件管理无章可循、紊乱不堪，可以想象档案管理各环节也会陷入忙乱无序的状态，这也会影响综合管理信息系统整体功能的效用。因此，必须强化电子文件管理的标准化、规范化，严格规范表达文件内部特征和外部特征信息的各项数据，为更好地推行文档一体化管理服务。

作为档案工作者，应严格按照《档案法》和《电子公文归档管理暂行办法》，参考《电子文件归档与管理规范》，对现行文件管理过程提出各种标准、规范和具体实施要求，从而促进稳定一体化管理的规范化和标准化。

3、加强培训和继续教育，提升档案工作者的综合素质。

文档一体化管理要求档案工作者不仅具有档案学基础理论知识及专业知识，还必须掌握现代信息技术，熟练运用计算机及现代通信设备来操作网络化管理信息系统，要求档案工作者不断调整自己的知识结构，提高技能，加强综合素质的培养。如果不熟悉计算机，不动网络知识，根本无法接受文档一体化管理思路，更无法开展电子档案的管理工作，也不可能参与到电子文件管理的全过程中。因此，加强档案信息化咨询与培训，开展现代档案管理专业知识和档案信息化技术知识的继续教育，是档案部门迫在眉睫的任务，也是实现文档一体化管理的前提。否则，进行前端控制，开展电子文档的完整、有效和安全管理就成了一句空话。

二、馆藏档案数字化应用

为适应公众网络化查档和档案信息化管理的多元化需求，馆藏档案数字化和开展档案数字化应用系统的建设已成为现代档案管理的一项重要内容，对档案工作者而言，这也是一项全新的任务，需要在充分认识到馆藏数字化重要性和必要性的基础上，采取有效的策略和方法，开展馆藏档案数字化系统的建设和有效使用。档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先进性：

1、提高经济效益。

过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

2、提高办公效率。

数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以组织部门为例，干部的任用、干部的提拔都需要详细准确的档案信息。然而档案数字化管理变可提供详细、即时的数据信息，为领导决策提供服务。与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。

3、增强档案原件保护。

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二、方志馆档案数字化管理的基本特征

方志馆档案数字化工作是在传统管理基础上，引进新科技、加入创新，使之成为顺应时展、满足社会需要的新型档案管理模式。数字化档案管理与传统档案管理最大的一个不同点是储存媒介的变化，传统档案管理主要以纸质为媒介，对档案信息进行收集、整理、归档等，工作量大而繁杂，容易出现差错。利用计算机对档案信息进行数字化储存和管理，能够节省空间和人力。通过局域网、互联网等计算机检索、阅读电子档案，为档案信息利用提供了新的方式。传统的档案管理，在远程传递档案信息方面存在诸多不足，如易泄露和丢失等。而方志馆档案实现信息化管理后，便可利用网络随时随地检索、查阅档案信息和传输信息，实现了方志馆馆藏档案信息资源的共享。

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1.有利于提高档案利用水平。高校档案管理工作的基本任务是：通过收集、加工、整理、保管档案资源，为教学、科研、党政管理等各方面工作以及广大师生、校友提供档案利用和信息查询服务。以纸质为主要载体的档案在利用中存在着明显缺陷：查询速度慢，利用效率低，而且容易造成档案实体磨损。档案专题数据库是档案信息资源的重要组成部分，它主要专注于用户的实际需求，按照不同的专题遴选有较强利用价值或潜在利用价值的档案信息，最大程度满足用户专题信息的需要，同时也可以实现各类专题数据的输入、修改、统计、分析、汇总等多种功能。因此，加快高校档案专题数据库的开发与应用，是档案资源利用创新的重要手段，是推动高校档案工作由“被动”向“主动” 服务转变的有效途径。

2.有利于实现档案信息的优化和增值。档案专题数据库是档案编研的特殊形式，是对档案信息资源的二次开发。未经加工整理过的档案信息往往是零散的、无规律的、浅层次的，通过对已有馆藏信息实行鉴定、筛选，并加以比较、概括、整理，深入挖掘尽可能反映主题内容的信息，将不同全宗和案卷中具有某一特定专题内容的档案信息提炼出来单独建库，从而实现档案信息的浓缩和增值。同时档案专题数据库突破了传统纸质档案编研成果的功能局限，具有使用方便、传递快捷、检索排列方式灵活多样等优势，提升了档案信息的内涵和利用价值。

3.有利于推动高校档案信息化建设。档案信息化建设是提升档案管理现代化水平的重要措施，是信息社会对档案管理工作提出的现实要求。随着信息技术以及高等教育迅猛发展，加快档案信息化建设步伐，建设功能强大的数字档案馆是高校档案事业适应时代和社会发展的必然选择。高校档案信息化建设主要包含以下内容：一是实现档案信息的数字化和网络化建设；二是实现档案信息在接收、传递、存储、查询等方面的一体化管理；三是实现档案信息数据库资源共享。经过深入加工、整理、优化而形成的档案专题数据库，是档案信息化建设的主要信息来源，也是数字档案馆的重要后台保障。因此，通过档案专题数据库建设不仅为高校档案信息化建设提供了信息储备，也积累了技术基础。

二、基于个的高校档案专题数据库的主要类型

1.教学档案数据库。教学档案是高校档案的重要组成部分，在高校档案查询利用服务中，教学档案是利用率最高的。因此，将学生录取名册、学籍、成绩、学位、毕业登记表等构成的教学档案进行数字化处理，构建教学档案数据库，可以为毕业生求职、出国留学、继续深造提供快捷方便的相关材料，同时也提高了档案部门检索过程中的查全率、查准率。另外，还可根据高校教学管理、教学实践、学科与实验室建设以及其他有关教学档案材料，分别建立各种教学专题档案数据库，如：教学管理数据库、教学信息数据库、教学研究数据库、教学成果数据库、学科建设数据库等，从而为高校开展教育教学管理、教学研究，掌握教学动态，评估教学质量等提供准确的信息来源。

2.科研档案数据库。教学、科研是高校的中心工作，高校教师除了做好教学工作以外，还在日常的科学研究中形成了一系列丰富的、有价值的档案资源，主要包括：科研课题档案、科研管理档案、教师个人科研档案等。科研档案数据库作为科研信息的载体，它的建成使用不仅可以为高校各类科研人员及相关部门快速提供系统的信息支撑和有价值的数据材料，还可以通过数据库实现数据统计、分析、修改、输出等多种功能，这对于改进科研档案管理方式，提高工作效率，促进学校科研水平提高将发挥重要作用。因此，高校档案部门要在深入调查科研人员及学校领导相关科研信息需求的基础上，科学确定主题内容，把已归档的科研档案材料通过数字化加工，建立科研管理、科研项目、科研论文、教师著作、教师专利、科技成果等科研专题档案数据库，为学校科研工作提供丰富的科研信息支撑。

3.文书档案数据库。高校党政机关在各项日常管理活动中形成的文件、会议记录及纪要、工作总结、计划，以及上级机关与学校有关党群管理、人事管理、行政管理的材料等构成了高校的文书档案。文书档案是学校过去各项管理活动的原始记录，也是学校各部门开展工作的重要参考依据，对于学校各项工作发挥着极为重要的作用，具有广泛的应用范围。高校档案部门要对学校党委、行政部门每年产生的应归档的纸质文件及时实施数字化，并对接收的电子文件进行实时录入管理，根据文书档案形成部门及内容等，分门别类地建立各种专题数据库，如：行政发文数据库、党群发文数据库、会议纪要数据库等，通过提供文件信息的检索和利用，从而为学校党政部门各项管理活动及领导决策提供可靠的信息保障。

4.干部人事档案数据库。高校干部人事档案是记述和反映高校教职工个人经历、德能勤绩、工作表现及其他各种形式的历史记录，发挥着重要的凭证作用和准确的信息作用。在涉及干部的提拔聘任、工作调动、职称晋升、学历提高、进修学习、工资变动等方面，都需要借助干部人事档案，利用频率较高。建立干部人事档案数据库，要借助专门的干部人事档案管理专用软件，通过人工著录个人基本信息、将纸质档案扫描加工转换成可供计算机存储和处理的数字信息等步骤，运用相应的管理软件或网络进行查询、利用和管理。高校档案部门可以结合干部人事档案特点，在目录数据库的基础上，建立干部任免、职称晋升、教授专家、工资变动等专题数据库，通过干部人事档案管理系统，实现信息检索、动态统计和结构分析功能，从而为学校人事部门以及教职工个人及时、准确、迅速地提供信息和数据，更好地为领导决策和相关部门的工作提供方便快捷的信息查询利用服务。

三、基于个的高校档案专题数据库建设实施路径

1.确定选题。选题是专题档案数据库建设的第一步，高校档案管理人员应当认真分析档案利用规律，坚持遵循实用，兼顾特色的方针，注重分析档案应用规律，对档案用户的个性化需求进行准确的细分和定位，了解学校领导及相关党政部门所关心的热点问题，围绕学校中心工作，结合馆（室）藏档案内容，按照不同的专题，遴选出有现实利用价值和潜在利用价值的档案主题开展编制工作。切忌眉毛胡子一把抓，把利用率不高的档案信息资源都以数字形式存储在数据库中。

2.数据采集。高校档案数据库信息来源主要有以下几个方面： 一是馆藏档案的数字化。通过计算机录入、电子扫描、数码拍摄等方式将纸质和其他介质的档案转变成计算机可识别处理的数字信息；二是通过高校档案网站或档案管理系统接收的各归档单位的应归档电子文件，按照确定的专题，选取专题数据库所需要的信息内容；三是网络相关信息资源。通过关键词检索、全文内容检索等手段，在海量的信息资源中查找所需要的专题数据材料。数据采集是数据库建设最基础工作，要在保障人、财、物的基础上，制定相关技术规范，并根据专题内容，合理确定数据采集范围。

3.加工整合。通过数字化采集的档案信息往往是零（下转第40页）（上接第42页）散、杂乱、无规律的，因此必须对这些信息资源要进行数据分析和重组，按照某种联系归类排序，转化为系统的、有序的、深层次的档案信息。要针对不同的专题数据形式制定统一的数据库字段和数据格式，对于采集到的不同类型数据进行技术加工和整合，不符合规范格式的要进行统一转换处理，确保整个专题数据库的规范性、标准性和可共享性。专题数据库建设不仅要包含目录数据库，包括全宗级、案卷级、文件级目录，还要开发档案全文数据库，涵盖文本、图形图像和多媒体等。

4.构建平台。档案专题数据库建成后，应将各类专题数据库刻录于光盘或存贮于磁盘、硬盘等仓储平台中，并通过传输平台、窗口平台以及其他工作平台向用户提供查询或自助查询服务。因此，专题数据库建成后，在切实保障全文数据库安全的前提下，要通过学校档案门户网站、档案信息管理系统等平台实现资源共享，拓展专题数据库的使用价值。特别是档案信息管理系统是有效搜集、整理、存贮档案数字信息资源并及时、高效地提供档案信息查询利用的平台，是档案信息用户利用数字档案馆时提交申请、检索、咨询的基础交流工具，在高校档案管理工作中具有广泛的应用。因此，要充分利用这一平台，真正发挥专题数据库应有的功能和利用价值。