档案一体化管理汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇档案一体化管理范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

篇（1）

中图分类号：G251 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2013）04（b）-0204-01

随着信息网络时代的到来，人们对于信息资源的需求发生了根本性的改变，不在满足于单一的信息资源，而是需要无空间、时间、地域、借阅限制的多元化信息服务，内容新颖、类型完整多样、来源广泛的信息。信息的网络化和数字化正在成为这个时代的发展趋势，在这种大背景下，图书馆与档案馆如何快捷、准确地为读者提供高效的服务， 进行信息资源整合、实现信息资源共享迫在眉睫。

1 图书档案一体化管理的必要性

1.1 图书档案一体化管理是时展的产物

每个图书馆、档案馆的馆藏建设各有差异，侧重点不同：有的馆藏量大而全，有的馆藏量少而精，有的侧重单一专业的图书资源，有的面对所有读者，图书范围广。由于空间、时间上的差异，图书资源不能共享，读者只能利用附近的图书资源，造成图书馆、档案馆的信息资源没有得到充分利用。解决图书馆、档案馆不同程度的侧重与局限性的最好办法就是实现文献档案资源共享，做到相互之间沟通融合共享来弥补自身的局限和不足。单一的、没有资源流通共享的图书馆、档案馆的馆藏建设已经不能满足读者对于信息多样化与深层次需求，这种现状使得图书馆和档案馆面临一个新的挑战，必须寻找到一个新的方法实现图书馆、档案馆的持续发展，满足读者在新时代背景下对于资源的需求。图书馆、档案馆的网络化资源共享平台无疑是最好的选择。构建图书档案的一体化网络，建立一个与互联网对接的平台，快速进入信息高速公路，打通信息交叉服务的隧道，才能实现信息资源全球共享，加快信息现代化建设的进程，方便读者快捷地查阅所需的信息。

1.2 图书、档案实行一体化管理是信息管理一元化的需要

随着科学技术的不断进步，学科间相互交叉、相互渗透，现代科学技术正不断的走向综合化、一体化。全球互联网广泛普及，信息传播速度的加快，信息网络化迅速发展，形成了一个巨大的信息资源库和信息资源网络系统，为信息资源的交流和共享提供了发展的技术基础。信息管理一体化的整体优势凸出，利用信息管理一体化使得图书、档案的管理更加合理，将会发挥更大优势，提高资源利用率，是学科整合的需要，通过一体化管理实现资源共享也是图书馆事业和档案事业自身的发展需求。图书馆和档案馆馆藏的特点各有不同，都具有一定的局限性，单一使用无法将满足信息时代读者对信息资源的综合化的需求，所以只有在图书档案管理上实现一体化，利用网络实现资源信息共享，才能满足当今相互渗透和交叉极为频繁的学科要求，才能满足社会进步和科学发展对图书档案管理的要求。在现代网络急速发展的大环境下，图书档案一体化管理给学科和信息提供了一个交叉整合的平台。

2 制约图书档案管理一体化的因素

2.1 管理体制相对落后，不统一

我国现行的图书、档案系统虽同出一源，但现在却分属于不同的系统，这样就形成了图书、档案部门各自为政，彼此之间缺乏联系沟通协作，形成了独门独院的现象，阻碍了信息的互通、交流和共享，制约了图书档案一体化的实施和资源共享的实现。这种管理体制也使得档案图书系统难以进行交流和实现数据共享，在这种无交流的情况下各自进行着自我建设，导致了数据和信息大量重复，造成资源配置不合理，人力、物力、财力的巨大浪费的现象出现，严重制约了数据信息资源的有效发展和合理利用，不符合科学发展的理念。

2.2 综合性人才匮乏

图书、档案的一体化管理尤为需要人才队伍的支持，它的实现需要一批具有新型知识结构、掌握多学科知识、熟悉各领域发展的高素质综合性专业人员队伍。但实际上，由于现有人才培养模式，真正精通图书管理学、档案管理学理论和实践技能的人并不多，在实践中具有这方面组织能力的人才则更为短缺，这严重制约了图书管理一体化建设的发展进程，影响了信息资源管理水平。

2.3 信息基础设施不健全

信息基础设施是实施图书、档案管理一体化必须构建的网络环境。当前，我国大部分高校的信息基础设施已初具规模，但图书馆、档案部门的信息设备还远远不够，特别是档案管理机构，多是微型计算机单机操作，有些甚至仍然靠人工手工翻阅查找。同时，校园网络带宽较窄、容量有限制约着图书、档案的一体化。图书馆信息资源服务对象仅限于全校师生，利用率相对较低，造成了信息资源的浪费，不利于图书管理资源的交流和共享。另外，由于档案资料的内容和来源与图书资源相比有很大的不同，多是信息资源内容比较专指、明确，保存形式是纸质版，导致对网络结构的存取要求不同，尚需开发专门的信息管理系统。

3 建立图书档案一体化管理的具体实施步骤

通过制定相关法律法规和行业标准来指导、调节和规范信息资源一体化的管理体制，在宏观上实现国家对档案图书一体化建设的保障和指导作用。建立图书、档案一体化管理的协调中心，确保图书档案信息资源共享的顺利进行。同时，相关管理部门应该对于图书档案一体化管理的重要性和迫切性，部门整合、人力统筹的必然性有一个宏观全面的意识；对于图书档案一体化管理的发展趋势有一个清晰的发展蓝图，转变消极态度，只有在充分认识到一体化管理的必要性时，图书档案一体化管理才能出现成效，才能有发展空间，才能推动体制和政策上的改革，加快图书档案一体化管理的步伐。加强图书、档案管理方面人才的培养，另外，也要对现已在职的图书、档案工作人员进行相关的培训，促使他们掌握图书、档案一体化管理方面的理论和实践知识，更好的落实一体化管理。

参考文献：

[1] 李丽君.高校图书、档案一体化建设与资源共享[J].兰台世界，2006（6）.

[2] 江福兰.高校图书档案一体化管理探析[J].科技情报开发与经济，2007（17）.

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【中图分类号】G271 【文献标识码】A 【文章编号】1672—5158（2012）08—0307-01

文件与档案一体化管理，就是利用管理系统将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，避免档案部门的重复劳动，使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序的整体，从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化的目的。

一、当前机关文件与档案管理存在的问题

1、传统的文件处理工作与档案管理工作是分属两个职能部门，分别负责文件处理工作和档案管理工作，两者是以立卷归档为工作界线。文件归档前属于文书部门管理，归档后属于档案部门管理。在这种体制下，文件在两个相对封闭的系统中运行，文书处理和档案管理各自为政，致使文件信息资源不能充分发挥作用，容易出现收文不全，归档不全的现象，档案质量也得不到可靠的保证。文件与档案分离既不利于文书部门信息服务功能的发挥，也不利于档案部门作用的发挥。

2、由于机关各职能部门的职能不一样，决定了各自形成的文件、档案类别也不尽相同。在文件处理过程中，文件格式错乱，文件载体不耐久而造成文件的残缺不全，字迹难以持久，制约了档案业务工作质量的提高。缺少统一的标准、制度，使文件部门的成果不能被档案部门直接采用，要重新编目、著录、标引等，重复劳动浪费了人力和财力。由于文书与档案部门职能分置，推行文书处理部门立卷制度举步维艰，影响了档案工作的规范化建设。

3、随着社会信息化的到来，大量的电子文件产生于办公自动化系统中，由此产生了大量的电子档案，使得文件与档案信息管理也快速向数字化方向发展。而目前机关文件与档案管理部门使用的软件不统一，造成信息不能相互对接和同享，严重阻碍了机关信息现代化建设步伐。

二、机关实施文档一体化管理的必要性

文件是档案的前身，档案是文件的归宿。只有把文书工作与档案工作两者有效地结合起来，才能实现机关运转的高效率和档案管理的高质量。文件与档案是同一事物的两个发展阶段，它们有共同特征，一是信息上的连续性，二是公文上的相关性。无论是现行文件还是非现行文件，它们的内部特征具有一致性，都可以用统一标准进行管理。开展文件与档案一体化管理，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，避免档案部门的重复劳动，使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档等工作与档案管理和提供利用形成一个有序的整体，为档案工作与办公自动化联网打下良好的基础，避免了档案部门今后重复进行著录，从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化，档案部门也就摆脱了繁琐立卷任务。

目前，各级机关都在加强管理，提高工作效率，而文件与档案在各项管理活动中起着传达信息，决策参考的作用，是指挥控制、组织实施与管理的工具。现在大多数机关都实现了办公自动化，公文处理、档案管理都使用计算机管理，但是，在职能分置的环境下，文书与档案部门只能被动地提供和处理单一、零散、原始的信息。要想改变这一现状，适应形势发展的需要，使文件与档案更好地发挥作用，就必须进行文件与档案一体化建设，让文书处理的有关信息与档案管理信息链接起来，建立相对集中、有序，必要的检索、编目，形成文件档案信息网络“一条龙”的服务系统，才能提高机关管理工作的效率。

三、机关实施文档一体化管理应注意的问题

随着信息技术的应用，办公自动化的普及，文档一体化管理不再只是一种管理思路，更多的是在实践中实施的一种管理方式和管理手段。文件是档案的基础，文件处理工作的好坏直接影响到档案的质量，从收集、整理、鉴定、保管、统计、编目、利用等环节来看，都有着实际的工作内容。

1、转变观念，提高机关管理人员素质。由于管理体制、思维模式上长期存在着文书工作、档案工作分家的局面，目前机关公文处理和档案管理仍按照传统的管理模式，工作环境的严格分工和管理模式的严重滞后，使文件管理和档案管理的软件开发各自为政，或将档案管理软件进行简单的数据并接，并未真正实现现代办公环境下的文件与档案一体化管理。因此，一方面，要求各级领导必须对文件与档案一体化有着客观、充分的认识，才能打破狭隘的文件、档案互不干涉、各自独立发展的职业观念，树立宏观与微观、整体与局部相结合的一体化思想，从根本上改变文件管理和档案管理相分离的局面。另一方面，文件与档案一体化是一项兼文件与档案学、管理学、计算机科学等多知识、多技术为一体的科学，传统的档案工作很难适应。要开展多部门合作，通过多层次，多渠道地培训来提高文件、档案工作人员的思想认识和业务素质。通过岗位培使他们充分认识文档一体化的必要性，增强推行文档一体化的自觉性，掌握文档工作的基本知识和技能。

2、大力推进机关办公自动化建设。办公自动化是文件与档案一体化管理的基础。办公自动化的发展，导致电子档案的产生，为纸质档案向电子档案发展提供了技术支持。信息真实地记录下来，把文件产生的整个过程分类整理，并准确地将要归档的公文、合同、协议、文件、指示、资料一等，归入相应的档案数据库中，实现了信息的在线查询、借阅。而这些电子文件，经过档案专业人员整理核对后形成最终的电子档案。由此可见，办公自动化应用于机关档案管理中，真正实现了电子文件从形成、传递、查阅到存档的—体化管理。档案部门可以配合信息管理部门，建立和完善档案信息管理平台，做好办公自动化系统的推广应用和数据迁移工作，从而实现网上无纸化力公与档案管理的无缝链接。

3、标准化、规范化是实施文档一体化的前提和关键。实现文件与档案一体化管理的前提就是要制订文件、档案的有关规范标准。只有文件管理标准化、规范化，档案管理现代化才能顺利开展。首先要把好文件形成关，文件标题、编号、主题词等特征要标识规范；其次是要制订机关档案管理分类、著录、标引工作规范。在文件形成与处理时，把档案分类、编号等原则运用其中，使每一个单位的文件、档案类目划分和设置标准、规范，形成一个有机的整体，使各类文件管理系统都能和档案管理系统紧密衔接起来，就能实现数据共享，保证文件档案的质量，为社会提供可靠的档案信息。

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一、图书档案一体化管理的优点与可操作性

（一）一体化管理的优点。经过传统医疗机构的改革变迁，使医院的管理工作中将图书管理与档案管理区分开来，形成两个相互独立的体系进行管理，而其中缺乏良性互动，导致严重的资源和信息浪费，而在管理层面，又因为两者之间的密切联系，使之经常出现管理交叉和重复管理的现象。在医院的图书档案信息，应服务于医院的各级医疗人员和管理人员进行实时查阅，并确保信息的准确性和全面性。但相对独立的管理使其在实际工作中无法满足对信息查阅的需求。因此，对图书档案的一体化管理，能真正增强两者之间的良性沟通，将医院的相关信息管理形成网状数据库，使其涵盖医院工作的全局内容，实现医院内部的实时资源共享。比如，在医院中进行的医疗科研项目中，申请课题、坚定立项、开发到结尾中的相关工作，都可依赖医院的图书档案信息进行。不仅如此，课题研究后对相关材料进行的整理归档工作，能为今后的相关课题研究提供方便，形成科研材料于信息的良性循环利用与保管。

（二）一体化管理的可操作性。科技的不断发展为人们的生活和工作带来了更多选择，特别是在信息化技术的帮助下，信息化管理能真正满足社会工作中对信息的及时性、广泛性需求，医院管理中的信息管理亦是如此。作为信息管理中两个重要组成学科，图书馆学与档案学不论是基础知识理论、认识论和方法论上都存在着很大程度的相同，甚至一些研究领域已逐渐实现了认知上的统一。因此，在医院的管理中，将图书档案进行一体化的管理能帮助医院形成涵盖更加全面信息网络，从而为医院各项医疗和科研提供服务。

二、医院图书档案一体化管理工作的展开

（一）提升信息资源有效利用率。图书和档案，其真正价值在于被使用，为医院的相关工作提供参考。由此可见，在医院图书档案一体化管理中，信息数据的优化尤为重要。网络信息技术的接入能改变医院馆藏结构上的单一、弥补数据信息上的缺失、提升整个信息处理和调取速度。一体化管理能确保数据信息资源的最大化利用，提升其有效利用率，服务于医院的相关医疗活动与项目。

（二）在图书档案管理的各自体系中获取改革灵感。在传统管理办法的影响下，一体化管理在开展之初难免受到非议。要想将一体化管理的优点进行传播，让更多人理解，就要对图书和档案管理体系的特点进行不断整合，进而推动管理工作的发展。对医院的档案来说，大多数的馆藏档案内容相对时间较为久远，其珍贵程度也相对较高，而相对来讲，图书与资料的信息数据则相对较为新颖，在实践层面，两者都具有不可替代的参考价值。档案管理主要为医院的各级部门管理人员、维修人员和财务人员服务，而图书管理则针对医疗、研究、医护、技术人员。由此可见，两者都具备相对独立的特点，但在一体化管理下并无实际冲突，反而因其管理范围涵盖面较广，成为一体化管理的改革基础。在一体化改革中，图书和档案是数据信息的主要来源，需要进行整体上的分类、整合与管理，才能对信息数据进行深刻的了解和运用，真正发挥图书和档案的使用价值。

（三）提升配套服务工作质量。对数据信息进行利用的过程，就是根据图书或档案资料的帮助，进行相关研究产生新数据信息的过程，在医院的研究和建设中，这种新数据具备更高的使用价值，这种本质也体现了知识经济时代的数据信息管理特点。在医院简称图书档案馆后，工作人员应注重配套服务工作的完善与优化。比如，创办医院内部的《医学快讯》，介绍医疗上相关方面的最新指示，带领医院各个科室主任参加座谈会或交流会等，针对医院图书档案馆的管理与临床医疗运用之间联系的加强进行了解与沟通，帮助院方实习医生更加便捷的获取馆藏资源中的信息数据进行论文的撰写和创作。

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在进行档案管理的过程中，这是一种最原始的记录，其中蕴含着丰富的资源信息，在人类不断发展以及实践活动开展的过程中，其作用是十分主要的，尤其是信息化的技术手段的发展过程中，档案是一门综合性的学科，在各个工作岗位中都具有重要的影响。传统的档案管理手段对于档案的发展情况会带来一定的制约，因此必须要对档案管理进行变革，应用现代化的档案管理手段就要保证档案朝着一体化的方向发展，积极的采用计算机以及电子文件等相关技术。新的管理方式可以说更加科学化，并且具有组织性的特点，所以值得在今后的工作中得到进一步的推广，更好的完善档案管理的工作效率以及工作质量。

2 档案一体化管理基础

在进行档案一体化管理的过程中，在理论以及实践方面都具有一定的基础，在理论基础方面，因为当前的档案管理正处在电子文件的发展时期，所以生命周期理论以及前端控制思想等都是主要的理论。而在实践基础中，应该为档案的一体化实现提供一定的物质帮助，信息化与网络化的发展趋势是档案实现一体化管理的首要前提，只有将理论基础以及实践基础有机的结合在一起，才能促进档案一体化更好的发展。为今后的档案管理水平的提升带来一定的帮助。

3 文档一体化管理思路

3.1 文档应用系统设计思路

在进行文档一体化管理的过程中，首先应该对应用系统进行设计，其主要的思路是应用网络服务器以及数据管理平台等方式对档案进行一体化的管理。在信息系统中，操作人员具有不同的操作权限，以处理阶段为例，这一阶段主要是进行文档的删减以及审批等工作，所以工作人员只具备对文件进行修改、删除或者增加等操作权限，档案工作者在这一过程中只具备查看以及浏览的权限，而在进入到档案归档以后，这一阶段的工作人员主要负责的任务是对电子档案进行整理以及进一步的筛选，选出有价值的档案资源进行保管。档案管理者的主要工作任务就是加以必要的指导。在生成电子档案文件以后，档案工作者的主要工作就是对这些档案加以进一步的保管，并且档案的使用者可以应用这些档案。整个过程中，档案具有完整性以及真实性的特点，减轻了工作人员的负担，降低错误的发生。

3.2 文档一体化管理的互动要求

在档案工作中，文书工作是最基础的环节，可以说档案工作是文书工作的进一步延伸，所以需要进一步加强二者之间的关联性，使其紧密的结合在一起，以促进档案管理工作水平的提高，保障档案管理的质量提升。在档案一体化的实现过程中，其中有一个最主要的特点就是可以将档案工作和业务系统有机的交叉在一起，这样可以对档案工作者带来重要的帮助，对社会积累财富执行力的强化起到积极的作用，同时也可以提高对档案的认知程度，让档案变得更加具有价值。只有将有价值的文件完整归档并移交给档案部门进行保管才能算相应的工作真正结束，同时还要意识到，在开展现行业务系统的过程中，要责任明确、注意积累，记录电子文件活动全过程中所有重要的和有价值的信息，确保电子文件的真实性和完整性。

3.3 工作流程的集成性

在传统的文件管理过程中，文件的形式、归档和作为档案保管与提供利用等关节，都将文件生命周期清除地划分为三个相对独立的过程，即现行期、半现行期和非现行期，并通过现行业务工作部门、机构档案室和档案馆三个物理位置不同的部门分别完成各自的工作。而文档一体化则将文件、档案的管理流程实现了集成，要求在一个统一的系统内，有统一的控制中心，统一的工作制度，统一的且各有特点的又互相衔接的工作程序，将档案著录、鉴定、保存和管理等工作贯穿于文件的形成、流转、移交、保存或销毁等各个环节，实现各个过程中工作流程的集成和信息的拱向，而且能够根据不同的文件与处理要求定义特定的工作流程，实现流程的优化和个性化处理，提高了工作效率，降低了档案接收和保管的复杂性，避免了信息的多次录入和产生不一致信息的可能性。

3.4 业务处理的自动性

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进行图书档案一体化管理主要是由于信息技术在不断的更新，单纯将图书管理和档案管理分开，不仅给图书管理员的管理工作带来压力，而且也使得读者的查找过程变得更加复杂。文章以山西省宁武县社会救助管理站的图书管理为例，对于推进图书档案管理的一体化进程进行分析，通过对于国内目前的管理情况的总结和归纳，提出更加先进、更加科学的解决措施。

二、图书档案一体化管理的必要性

1.顺应时展

在如今社会中，信息极度膨胀，知识数量急速增加并且知识的更新速度不断加快。图书馆、档案馆不可能将所有的文献资源都进行收集整理，因此需要实现图书档案发展的一体化，也就是利用先进的科学技术管理所有的文献资源，这也是在快速发展的现代技术的发展的总趋势，实现文献资源的数字化。同时，要注意将图书馆、档案馆实现资源共享，构建完整的文献资源布局，形成共同的发展，满足广大读者的阅读需求。

2.实现优势互补

图书馆、档案馆在长期的管理过程中存在许多管理问题，同时也形成了各自的管理特点和管理优势。对图书馆、档案馆进行一体化的整合管理，主要是在社会的不断发展进步过程中，对图书馆与档案馆进行分开的管理不能实现目前对于社会资源的全面需求，同时这种管理模式严重拖慢了管理速度，也无法实现与网络科技之间的对接，进行管理速度的更新。因此，长此以往，如果还将图书馆与档案馆进行分开管理势必会造成资源的更新速度减慢，浪费大量的人力、物力资源。同时也会造成查询的工作不断重复，不仅给资源馆的人力是一种极大的浪费，同时也浪费了查询者的大量时间，给双方都带来极大的不便。

3.实现资源共享

图书馆和档案馆的管理过程存在其自身的特色以及优势之外，还存在一定的问题。由于其二者进行馆藏的图书各有偏重，不利于读者进行综合利用。因此，为了顺应当前信息时代的发展需要，同时实现资源共享，进行图书馆、档案馆的一体化管理，是最好的选择措施。只有利用其在管理上的一体化，加强在网络环境中的信息共享，才能达到如今快速发展的社会对于图书馆、档案馆管理的基本要求，实现不同学科、不同信息之间的整合发展，实现平台的最优化。

4.知识经济发展

进行图书馆、档案馆的一体化管理的重要动力是指在知识经济快速发展同时在资源、知识共享占主要发展趋势的当今社会，知识是创造创富与实现自身增长的重要依靠。进行图书、档案的一体化管理，实际上就是将知识进行更好的管理，在实现资源共享的同时，实现知识自身的整合以及整体化、系统化发展。在此过程中，图书档案一体化管理实际上不仅满足了读者日益发展的需求，同时为了读者用户提高了更加丰富、更加全面、完整的信息资源。

三、实现图书档案一体化管理的实施措施

1.健全管理体制

就目前各大图书馆、档案馆的管理现状而言，各级相关负责人应该加强对于图书档案管理一体化的认识的重要性与迫切程度。随着当今社会的信息呈现爆炸式增长，管理人员需要把握住发展趋势，认识到进行图书档案管理一体化的必要性，以及实现部门整合，更好的进行人力资源的管理与统筹。在战略指导层面上，只有管理层在对于进行图书档案管理一体化有全面、科学的认识的基础上，进行图书档案管理才能在战术、战策上有所偏倚，从而形成完整的管理体系。

2.加强人才培养

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首先，就让我们从基本理论层面，对“文件生命周期理论”的相关理论概念进行初步了解。“文件生命周期理论”中的“文件”概念是一种广义概念，较之常规意义的“文件”概念要宽泛得多。“文件生命周期理论”把文件视为“文件的集合体”，认为“档案”（非现行文件）的形成只是广义文件运动的最终结果，一切的文件运动形态，都只是“广义文件运动过程中某一特定阶段的代称，都是广义文件的组成部分”[1]。

由此，“文件生命周期理论”以“文件集合体”的形式，合理的维护了文件各阶段的整体统一性，进而将文件运动以整体的形式，跨越了从形成直至销毁或永久保存的各阶段，并且能让管理者以一个完整、清晰的视角，观察、界定文件运动的整体过程。实际上，基于这一完整过程，可以明确文件价值的阶段性变化，以及在广义文件运动过程中文件价值形态与管理形式、保管场所、服务对象之间的对应关系。而在文件价值形态转化的同时，从阶段性的广义文件运动视角出发，可将广义文件依次划分为现行文件、半现行文件与非现行文件。此三种广义文件的划分，同样适用于我国的文件档案运动过程。

二、中西方文档保管机构的差异、我国文档工作的融合以及推动实现文档工作一体化

实际上，我国的文件档案保管机构同国外存在较为明显的差异。这种差异体现在：我国的半现行文件是存放在本单位档案室或档案馆，而国外的半现行文件则送交文件中心保管。实际上，这种差异显著。根据联合国教科文组织对文件中心的定义：文件中心是在档案行政管理机关管理之下的，对各不同行政机构的半现行文件进行经济地保管与提供利用，并在这些文件被销毁或移交档案馆之前进行系统处置的保管机构。文件中心是独立于文件形成机关和档案馆的，又处于文件形成机关与档案馆之间的过渡性机构。

显而易见，国外建立的“文件中心”，作为半先行文件的储存、管理机构，及其文件价值鉴定、销毁、移交机构，既节省了文件来源单位的空间、人力、财务资源，又避免了因单位不同，所导致的文件整理标准各异，以及鉴定、销毁程序的不统一、不规范。再者，又提高了文件管理的整体效率，减少了移交过程中不必要的时间浪费，极大的提升了文件管理的科学性、规范性与效益性。

此外，文件中心与形成机关档案室存在显著差异。其一，文件中心有的归属于档案行政管理机构，有的是独立运营的商业机构，而档案室则明确归属于文件形成机关。其二，二者的保管对象存在差异。文件中心保管的对象是半现行文件， 而机关档案室保管的对象包括半现行文件、乃至非现行文件。其三，二者的职能存在明显差异。文件中心承担文件的保管、鉴定以及提供利用的职责， 而机关档案室则主要承担本机关文件的收集、利用和保管工作[2]。

实际上，相较于西方的文件管理中心，我国各机关档案室的文档管理工作，往往存在着文档管理质量良莠不齐、管理效率偏低、执行标准不统一等诸多问题。而要解决这些问题，则必须要明确文件工作、档案工作的统一性和整体性，统一制定与执行文档工作的管理流程与标准规范，并正确处理好两者之间的有效融合和顺畅衔接的问题，以此真正实现我国文件管理与档案管理的一体化，推动我国整体的文档管理工作实现质的跨越。此外，笔者认为，在符合我国文档工作自身需求、特点的基础上，参照西方文件中心的管理模式、功能设置，对我国众多的机关档案室进行有针对性的改造，是解决文档管理工作现存问题的关键一环。具体来讲，就是要科学、合理的调整我国机关内部的档案机构设置与体系，将本机关办公室的文件管理工作与档案室的档案管理工作实现合并，统一文件档案管理工作与职能；联合不同机构部门的档案室，实现共同办公与集中布局，低成本、高效率的实现文件、档案的一体化管理，并制定和执行统一的文件档案管理业务标准与操作规范，做到文档管理的统一、标准与有序。

此外，基于文件生命周期理论的内在要求，参考西方国家的文档工作体制，总体来看，应将我国的机关公务文书处理工作与档案管理工作紧密联系起来，并从业务体制上将两者建立紧密的联系，把文书处理与档案管理融为一体，将档案室工作与档案馆工作紧密结合起来，形成文书处理部门、档案室、档案馆密切相联的一体化业务体制[3]。实际上，基于文件生命周期理论“连续统一”的思想内涵，参考相关西方国家，如法国、意大利、瑞典等国家所建立的集中式档案管理体制及其特点[4]，结合我国档案工作集中、一体化管理的现实情况与发展要求，笔者认为该建议的理由有如下几点：其一 ，“文件生命周期理论”根本上强调的文件运动的整体性，应该体现到文书与档案的一致性上。将文书处理与档案管理融为一体，可以深刻体现文书形成的主观意图，从而更加明确文件档案的长远价值，有利于文件档案价值的鉴定工作的进行以及文件档案潜在价值的挖掘与实现。其二，实现文书处理与档案管理的融合，可以使文书处理工作统一于国家的相关业务标准。并且，在紧密联系文件档案管理部门之间关系的同时，防止了管理衔接上的疏漏与责任推诿，做到协同配合、有的放矢、权责明确。其三，该措施不仅能降低成本、精简机构，而且能提高文书立卷、归档移交的质量与效率，同时保持文件档案管理的连续性与一致性。

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近些年来，随着我国医疗机制的改革与深化，医院的管理模式发生了重大的转变，对于医院图书与档案的改革工作也进行得如火如荼。本文首先对于医院图书档案一体化管理的优越性与可行性做出归纳与表述，其次对于如何进一步做好医院图书、档案一体化管理工作做出相应探讨，希望经过摸索与实践，医院图书馆档案一体化管理工作能够得到进一步发展和完善。

一、医院图书档案一体化管理的优越性、可行性

1.医院图书档案一体化管理的优越性。以前图书、档案管理是两个单独的体系，各立门户，无往来以及通信，因此浪费掉不少资源与信息，且在提供的信息中存在重复与交叉现象。对于医院信息资料，要求医院各级管理人员以及医疗人员能够及时、准确、全面地提供，但是图书和档案的各自独立性使得实际工作难以满足以上要求。但是，如果对医院图书、档案进行一体化管理，便实现了两者的融合与交流，有效转变信息管理的单一模式，更使得工作人员对于全局观念的统一意识有了进一步的提高，有利于实现资源共享。例如：医疗科研项目，从课题的申请、立项、开发到结尾的鉴定，都能够有图书和档案的信息提供利用。此外，在课题研究结束，科研材料归档之后，能够方便再次立项课题重新利用，有利于形成信息保管、开发的良性循环。

2.医院图书档案一体化管理的可行性。随着科学技术的不断进步与发展，基于社会广泛、迫切的需求，对于图书、档案的利用日益要求公开化。另外，由于图书馆学、档案学是知识信息管理的两大学科，两者之间在认识论、基础理论、方法论上几乎相同;甚有某些区域已将两者实现统一。由此可见，图书、档案事业的发展必然走向一体化，通过一体化的管理，能够使得其形成综合信息网络。

二、进一步做好医院图书、档案一体化管理工作

1.图书、档案管理一体化，确保信息的充分利用。不管是图书还是档案，因为被利用，所以才能体现其价值。因此，应当在信息的优化上下一番功夫。首先，经过网络以及计算机的技术，将馆藏结构的单一性、信息不全、提供速度缓慢等问题进行解决。其次，图书、档案管理一体化使得图书、档案信息在其有效期内能够更大化地发挥出利用价值，及时为医院各项目提供服务，确保信息能够被充分地利用。

2.根据图书、档案各自特点促进一体化管理的健康发展。在图书、档案一体化管理的建设初期，势必无法得到多数人的接受。因此，若想要突出两者一体化的优势，就需要针对两者各自的特点整合资源，互帮互助，进一步做好管理工作。由于馆藏档案所记录的大多是历史，越久越珍贵，而图书以及文献资料所提供的大部分是较新的信息资料，两者从时间上可以反映出其价值与取向。医院职能部门的管理人员、后勤基建部门的维修人员以及财务人员是档案管理所服务的对象;医疗、医护、研究、技术人员则是图书管理所服务的对象。因此可以看出，两者都有其自身特点，但对于一体化的管理来说并没有冲突，反而是一体化管理的基础。图书、档案作为信息资源，在管理上需要整合与配置，进行信息深层次的加工，方能突出其共享优势。

3.图书档案馆成立之后，做好综合服务工作。无论是图书还是档案，在通过利用之后产生的新信息更加具备价值，同样这也是现代知识经济时代信息的管理本质。对于此方面，图书档案的管理人员应当主动地做好其工作。例如：院内自办《医学快讯》，对于网上的新知识进行介绍，召开学科领域带头人、科主任进行座谈会等，对于图书馆档案与临床科室两者之间的联系进行主动地探讨与沟通，了解院内对于图书馆档案的利用需求，对学术论文进行讲评，使得实习医师撰写论文时能够充分利用馆藏资源和文献进行创作。

综上所述，图书与档案虽然属于不同的文献资源，但是都有自身的特点以及各自的理论体系，同样也呈现出不同的价值形象，但是作为客观的存在，两者之间不但有着相同、相似的载体，且管理手法以及服务方法也高度吻合。所以，图书与档案的一体化管理是信息社会发展必然的趋势。但是一体化建设是长期、艰巨、复杂的任务，需要相关部门以及政府、医院的共同努力，才能更好地实现一体化的发展。由此可见，医院图书馆档案一体化管理需要经过不断摸索与实践，医院图书馆档案一体化管理工作才能够得到进一步发展和完善。

参考文献

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高职院校中，图书和档案是师生获取信息的主要来源。随着科学技术和网络信息技术的迅猛发展，广大师生对信息资源的需求方式和内容发生了根本性的变化，单一地从图书或档案中获取信息已经不能满足日益增长的信息需求，而是需要无时间、空间、地域限制的多元化的个性信息服务，需要来源广泛的全方位、多层次、多角度的信息内容。因此为满足广大师生的需求，必须打破图书、档案部门各自为政的局面，对图书、档案进行有效整合，实行一体化管理，使信息部门更好地适应高职院校教育改革的需要，这是一种必然趋势。

一、图书、档案一体化的涵义

图书、档案都是以文献信息为基础而形成的产物，作为重要的信息源泉，虽然管理信息的形式、内容有异：档案馆提供的信息以纵向的原始信息为主，图书馆提供的信息以横向的再生信息为主，但它们的最终目的都是为了开发、利用信息，实现信息的价值。所谓图书、档案一体化是指将图书、档案各自独立的系统统一为一个整体的过程，说到底就是一种竞争性的互补关系，即各种要素通过竞争冲突，不断地寻找、选择自身的最优功能点，在此基础上进行互补匹配，打破图书、档案之间的层层壁垒，加强两者之间的协调与合作，通过网络共建、资源共享、分布式收藏、远程存取等手段，实现信息、信息人员、信息技术、信息设备、信息标准等各种要素之间的匹配与磨合，为用户提供集成的一站式服务。

二、高职院校图书、档案一体化管理的必要性

1.改变高职院校图书、档案管理现状的客观需要

目前，大部分高职院校的图书和档案管理隶属于不同的部门分散管理，这种单一的纵向管理模式使得档案、图书管理出现了各自为政、互不相联的局面，造成了信息资源的浪费。同时，旧的图书档案管理模式无法适应计算机和网络技术的发展对图书、档案管理提出的更高层次的要求。因此建立横向管理模式，即实现图书和档案的一体化管理，可以整合高职院校现有的图书、档案资源，配合高效的计算机网络信息系统，合理利用人力和财力，集中力量解决面临的共同问题。对本来教育经费就比较紧张的高职院校来说，实行图书、档案一体化管理不仅可以节约经费投入，还可以加速现代化管理进程，从而实现图书、档案信息资源的高效和集中利用。

2.适应高职院校教学、科研发展的需要

高职院校是培养生产、建设、管理、服务第一线技术性人才和科学研究的基地。随着高职教育的发展，高职院校的教学、科研活动也日益频繁。在教学和科研中，师生不仅需要利用原始的档案资料，还需要利用馆藏图书、电子图书以及文献检索工具等获取动态信息及科研资料。但目前，大部分高职院校仍采用传统的档案、图书分散管理方式，不利于信息资源的综合开发利用。只有将图书和档案信息相互融合，实行一体化管理，实现高职院校内部资源的优势互补，才能更好地满足广大师生对信息的需求，推动教学和科研的进一步发展。

三、高职院校图书、档案一体化管理的措施

1.建立标准、统一、规范的管理制度

传统的各自为政的图书、档案管理制度是图书、档案一体化过程中的绊脚石。因此，首先，高职院校要打破传统的管理格局，根据图书、档案的共性和一体化管理的需要，制定统一的标准规范，建立统一的文献信息管理机构；其次，要依据图书、档案的差异，制定特殊的管理办法，组织人员编制和采用对图书和档案管理都适用的分类、著录、标引和检索的分类法、著录法、主题法及文献标引法等，以，统一规范管理，最终实现真正意义上的图书、档案一体化管理。

2.构建现代化的计算机网络信息系统

图书、档案系统是一个庞大而复杂的系统，一体化管理不是简单的整合，要实现高效、统一的管理，就必须借助计算机，通过计算机网络实现图书和档案的宏观调配和检索。为此，高职院校应做好以下四方面的工作：一是采用现代信息技术及其设备，增强图书、档案部门的信息集散能力、快速反映能力和信息处理能力，从而提高其服务效率和质量；二是要以网络为基础，加强图书、档案数据库的统一管理和建设，实现信息数字化；三是将分布于不同地点的数字化图书、档案信息资源通过网络互相链接，实时公布利用，实现资源共享；四是加强网络信息建设，实现网络化服务，提高服务质量和效率。

3.培养综合型人才

培养综合型人才是实现图书、档案一体化管理的关键。因为图书、档案一体化管理专业性强、实践型强、技术难度大，涉及到信息、技术、语言等众多知识领域，因此需要培养一批既精通图书、档案的业务工作，又精通网络信息技术和现代化管理的高素质人才。这就要求高职院校对现有的图书、档案管理人员进行强化培训，尽快提高他们的业务能力和现代化管理水平。同时，要积极引进高层次的专门人才，并逐步提高他们在管理队伍中的比例，为高职院校的图书、档案一体化管理队伍注入新鲜血液，推动图书、档案一体化的飞速发展。

总之，高职院校图书、档案一体化管理是提高图书、档案服务层次的需要，是信息社会下高职院校发展的必然趋势。但一体化的真正实施还有许多细节问题尚需解决，有待进一步的研究和探讨。

参考文献：

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文书和档案工作存在的原因是因为它能够为人们提供需要的资料。目前，文书和档案管理工作还不能够适应当今社会的需要，而且文书和档案管理工作是两个流程，各自为政，分而治之。因此，文书工作和档案管理工作必须做到一体化。所谓文书工作和档案管理工作的一体化，就是要把文书工作和档案管理工作整合在一起，二者互补互足，相互协调工作，实现统一管理，改变以往传统的工作方式。

一、文书工作、档案管理工作的概述

文书，作为一种历史信息的承载物，是社会发展的产物。在人类的沟通活动中，为了记录、沟通的需求，就用文字或者图像的方式在某些物体上作标记，于是就产生了文书。档案作为文书的产物，具有比文书更强的政治性、保密性。在历史上，文书和档案几乎是同时出现的。在我国古代，对文书工作和档案工作的称呼是没有区分的，在很长的一段时间里，文书和档案工作是密不可分的，由同一人员管理。例如在西周朝，文书是宰相处理，具体负责档案和文书工作的是史官和大士。到了唐宋时期，文书工作和档案工作才出现各自的部门，形成了不同的制度，才把文书工作和档案管理工作区分开，成为了两种不同的工作。档案工作的基础和前提是文书工作，文书工作的发展是档案工作，两者相互制约，相互联系。档案和文书是出自一源，形式和内容也相差无几，这就需要把档案工作和文书工作联系到一起，对工作人员相关要求的差异也较小，只是因为二者工作机构形成的时间不同，再加上工作时间差异，才产生了不同。

二、文书工作和档案管理工作一体化的可行性

当今社会正处于高速发展的阶段，在这个时候信息就显得极为重要，无论是管理还是决策，缺乏信息都不行。文书和档案作为信息的载体，文书记录的是当今的信息，档案记录的是过去的信息，将二者统一起来，变成一个整体，使其能更好地为人们提供服务。从古代到现代社会，文书工作和档案工作经历了分分合合，分分合合并不是一种简单的循环。“分”令二者形成了两个独立的工作系统，完善了各自的制度、工作内容，“合”不是简单的将两个系统加在一起，而是把两个系统合起来发挥出1+1>2的效果。经历过“分”，才能认清两个工作的区别，采取不同的管理方式；“合”使二者相互协调，取长补短，为二者的一体化奠定坚实的基础。

三、文书工作、档案管理在工作中存在的问题

（1）从当前实行文书档案工作一体化的单位来看，较为突出的就是人的问题。业务人员水平低，文书档案管理一体化思路不明确，为实现一体化管理制度增加了难度。（2）长期以来，文书工作和档案管理工作独立运行，各自发展，缺乏联系，束缚了二者的发展，难以适应现代化的管理需求。（3）思想观念障碍。文书工作和档案管理工作一体化没有取得理想的效果，办公室使用计算机现代化管理必然会影响现有的手工处理方式，工作人员已习惯手工处理文件的方式，想要去改变原来的工作习惯和工作方式，需要提前做好宣传工作，打好预防针。（4）纸张类型的文件规格不同，记事本、手册、便签和账簿，随着计算机、复印机等现代化设备的运用，纸张的大小不同，就出现了各种文件参差不齐的情况。文件书写纸张和复印纸的选择不注意，将会出现纸张老化、字迹模糊不清等问题，不利于档案的保存。（5）随着工作人员的流失，文件丢失的情况时有发生。文书工作在单位中，往往都是安排给兼职或者专职人员，工作人员身兼多职，人员流动量大，工作调动频繁，文件的丢失给后续的工作带来种种问题，文书与档案管理工作一体化是改变现有问题的有效途径。

四、对文书工作、档案管理工作的一些建议

（1）要端正工作态度，杜绝“事不关己高高挂起”的思想，互相帮助、相互配合、协调工作，把文书工作和档案工作融合在一起。只有做到这些，才能真正实现文书工作和档案管理工作的一体化，最大限度提升工作质量，减少工作失误。（2）树立认真负责，从我做起的工作态度，要明白档案工作的重要性质，记录无差别的历史，发挥出档案管理工作的价值。引入计算机技术和通讯技术，为文书档案一体化提供技术支撑，帮助文书书写人员和档案管理人员从传统的手工书写中解放出来，实现文书和档案管理工作的自动化。（3）合并文书机构和档案管理机构，使管理工作更加灵活、更具有科学性，减少不必要的时间浪费，方便查阅人查找文件，也为工作人员减少了工作流程，减少了重复的工作环节，保证文件质量，更好地做到文书工作和档案工作的标准化、规范化。（4）建立相应的管理制度，以保证文书与档案管理工作一体化的实施，书写纸张的选用，严格按照制度来书写、管理文件，确保所写文件的真实性，保证工作人员的专业性，避免滥竽充数，拉低单位实力。（5）统一领导，改变以往分散的人员管理制度，要做到两个机关单位相互协作，相互帮助，提供浓厚的工作氛围，统一管理，节省人力、物力、财力，通过文书与档案管理一体化的管理，监督文件产生的过程，统一两个单位之间的工作流程，取消在工作中重叠的工作环节，使二者成为文件工作中既独立又相辅相成的两个单位，协调合作，缺一不可，明确各个部门的职责。同时，要给某个部门全新的权力，确保每个工作环节都在控制中。工作人员要在工作中总结经验，跟上社会发展的脚步，不断提高自身的工作能力，将文书工作做到更好。

五、结语

任何事物都会随着社会的发展而不断改变，这是现代社会的发展规律。文书档案管理工作的一体化，是必然的趋势。做好文书工作和档案管理工作，需要每一个工作人员的不懈努力，为社会各界提供更好更全面的服务，满足当今社会的需求。

作者:蔡任萍 单位:福建省高速公路经营开发有限公司

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2 在“双套制”下如何解决纸质与电子档案的归档