档案分类与管理汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇档案分类与管理范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

篇（1）

当家庭之舟开始在生活的海洋中远航之时，真实记录和反映家庭生活历史与家庭文化的家庭档案也就相伴而生。本文就家庭档案管理具有重要的意义和整理保管谈谈粗浅看法。

一、家庭档案管理的作用和意义

1、家庭档案是社会档案财富的组成部份

作为社会“细胞”的家庭，它所形成的档案，不仅较全地记载了一个家庭的社会实践和家庭事务活动情况，而且也较真实地反映了整个社会局部地区的历史面貌。这种微观档案，是研究本地区的历史状况，制定本地区的社会经济发展规划、编写地方史志等难得的素材。乡镇企业家、私营企业主以及广大社会个体的家庭档案，可以作为研究、对比城乡经济发展状况、社会风貌的典型资料。

2、家庭档案是处理纠纷的重要依据

俗话说“清官难断家务事”。原因之一就是因为在家庭纠纷中，当事者多为“口说空话”，拿不出白纸黑字的真凭实据来。譬如，在现实生活中，兄弟分家多年后又为家庭财产分配问题发生纠纷，有的口角不止，有的引讼。假如我们重视了家庭档案的建设，兄弟分别把分家时的财产分配清单保存下来，那就不致于会发生上述纠纷了，即使发生了纠纷，也不会使“清官”再为难了。

3、家庭档案是家庭日常生活的助手

随着社会生产和科学技术的飞速发展，人们的生活水平不断提高，各种电器已经普及各个家庭，成为大家生活的伴侣。为了日后正确使用和维护这些家电，就需要把有关的图纸、使用说明书、保修单等归档保存起来，否则，一旦出现什么故障会给家庭生活带来许多不便，以致造成一定的损失。

4、休闲文化的一个重要组成部份

利用家史、自传、回忆录和家庭过去与现在的变化情况，可以对家庭成员，尤其是对子女进行教育。节假日或其他空余时间，浏览一下家庭中的日记、作品、影集，也能陶冶情操，得到一种精神上的放松与休闲。家庭档案真实地记录了长辈们在家庭事务和社会实践活动中的一些经历，即使他们与世长辞了，晚辈们还可以看到他们的照片和手迹，听到他们的声音，真可谓“音容宛在”。

二、家庭档案的分类整理与保管

（一）家庭档案的收集

1、财产档案――理财、投资的好助手。包括家庭收入、支出账目，存单、股票等各类投资交易证卡，有价证券、工资条、水电费支出记录、保险凭据、借条、合同契约、贵重物品清单和发票等。

2、证件档案――一旦遗失麻烦多。包括房产证、土地证、出生证、学生证、毕业证、学位证、工作证、结婚证、身份证、户口簿、借书证、职称资格证书、聘书、独生子女证和技术资格等级证书等。

3、说明书档案――使用、维修不用愁。包括各种家用电器、车辆、防盗门、家具的说明书、保修卡、维修单、电路图和维修地点、联系电话等。

4、音像档案――逝去的点滴成为永久的记忆。包括家庭成员各个时期的照片，结婚、寿庆、旅游观光、聚会娱乐等活动形成的录音（录像）带、光盘、软盘等。

5、保健档案――创造幸福生活的基础。包括婴儿出生、保健材料：家庭成员病历、诊断书、医疗保健卡、B超、x光、cT等检查结果及片子，心脑电图、化验单、体检表、血型报告、住院记录、疫苗接种和药物过敏记录、家庭成员意外伤害记录及医院处方、饮食禁忌等。

6、交友联谊档案――亲情友谊连结的纽带。包括亲朋好友的住址、电话号码，老师、同事、同学名录、来往书信、贺卡、明信片等。

7、个人履历档案――记录下人生道路的坚实步伐。包括家庭成员的生日、结婚纪念日及入学、入团、入党、应聘、升职、乔迁的日期，自传、简历、日记，奖状、奖牌、奖章，各种考试的成绩单。

8、荣誉档案――熠熠如生、催人奋进。包括各种荣誉证书、获奖证明、奖状、奖牌、奖章、奖杯等。

9、珍藏品档案――陶冶情操、修身养性的载体。包括家庭成员个人爱好、收藏，如：书法、书画作品、学术论文、专著、在各类报刊发表的文章及作品，名人好友题字题词；古玩、家谱、票证等物品；邮票及封片等邮品，各类艺术品收藏，书报刊物收藏等等。

10、旅游档案――开阔视野、愉悦身心。旅游景点门票、导游图、旅行线路图、宾馆介绍、登程返程车票机票、游览日记等。

三、家庭档案的整理与保管

1、家庭档案的整理

篇（2）

从个人信息保护的角度而言，与以传统隐私权保护为基点的隐私权保护机制不同，现代隐私权在权利配置上，要求按照个人信息处理的不同阶段进行权利增设与重置，在保护机制上，要求建立个人信息保护所要求的公共监管机制[4]。在目前，我国隐私权保护法制无法完成现代隐私权，特别是个人信息保护所需要的保护架构。

笔者认为，在分析人事档案制度中，OECD所提出的八项著名指导原则（汇集限制原则、资料内容正确性原则、目的明确化原则、利用限制原则、安全保护原则、公开原则、个人参与原则、责任原则[5]），既可以作为制度分析的工具，也可以作为制度改革的借鉴。本文以我国司法实践中关于人事档案管理侵权的判决文书为基础，结合上述指导原则，以类型化的方式，分析我国司法实践的现状，为人事档案制度改革奠定必要的实证基础。

二、经验材料

在我国有关人事档案管理侵权纠纷的司法实践中，可以将有关的纠纷归纳为以下几个类型：

（一）人事档案因记载不完全导致的侵权责任

该类侵权责任，主要发生于用人单位在档案信息收集与档案材料制作中因所记载的事项不完全的情形中，体现为应当记载的而没有记载，还包括记载错误等其他情形。

在“某制药厂与李某财产损害赔偿纠纷上诉案”[6]中，法院认为：“本案中,李某的《企业职工档案》中只记载了李某自1986年到新疆维吾尔自治区商运司参加工作、工资审批及退休的一些情况,对1985年以前李某参加工作及调动工作的情况均未记载,致使李某1985年之前参加工作的工龄无法认定,故制药厂应对其记载档案不全承担一定的民事责任”。在该案中，法院是把该类侵权纠纷作为财产损害赔偿纠纷，而非作为人格权侵权纠纷予以处理的，而且在判决处理上，也没有给予受害人以任何物质性或者精神性的损害赔偿，而是判决加害人承担补建相应的人事档案的责任。

在“韩某与某公司财产损害赔偿纠纷上诉案”[7]中，法院也认为：“某公司作为代为保管韩某人事档案的单位理应对韩某的相关人事档案信息妥善保管，某公司提供的《企业职工档案》只记载了韩某1985年开始工资套改及退休情况，对1985年之前韩某参加工作的情况均未记载，且某公司对韩某1978年参加工作认可，故对韩某要求某公司赔偿其工资损失的诉讼请求，本院予以支持”。

在“吴耀荣诉广州鹰金钱企业集团公司劳动合同纠纷案”[8]中，法院确认：“由于原告档案没有反映原告辞职的有关情况记载，在这阶段的职工花名册也丢失，以致社会保障局无法取得能够证明原告工作经历的原始资料，造成原告无法享受视同缴费26年1个月年限的养老待遇，并因此无法享受视同养老保险缴费年限满25年由政府专项资金全额资助缴纳过渡性基本医疗保险费，责任在于广州市穗光食品厂”。

本部分所研究的后两个案件判决的重要意义在于，对因人事档案记载不全而给当事人造成的物质损害（工资损失、过渡性基本医疗保险费损失等）给予了赔偿，并没有给予档案关系人以精神损害赔偿。

（二）人事档案因保管不善遗失导致的侵权责任

该类侵权案件，可能发生在公共性档案保管机构（国家机关、事业单位等所属的档案部门）与档案关系人之间，也可能发生在商业性档案保管机构（企业、职业介绍服务中心、职业介绍所等）与档案关系人之间，是一种比较多发的人事档案侵权纠纷类型，而且在是否具有可诉性的问题上，司法机关对行政部门所保管的人事档案遗失与企业、事业单位所保管的人事档案遗失，具有二元化的倾向。司法实践往往对前者持不具有可诉性的立场[9]，而对后者持具有可诉性的立场[10]。

值得注意的是，该类民事案件在纠纷定性上比较复杂，主要是被作为侵权案件予以处理的，且主要赔偿的是当事人的经济损失，但在少数案件中对当事人的精神损害给予了赔偿[11]。只有在双方当事人之间有明确的档案保管约定的情况下，才可能是被作为违约案件予以处理的。

在“刘岩与北京市朝阳区职业介绍服务中心保管合同纠纷上诉案”[12]中，终审法院认为：“职业介绍中心作为保管人没有履行合同的义务将刘岩档案丢失，职业介绍中心具有过错，其违约行为必然影响刘岩今后就业及享受相关待遇，因此，应对其违约行为承担相应的责任，赔偿刘岩相应的损失，对于损失数额，本院依据刘岩提供的证据结合日常生活经验，酌定为30000元”。在该案中，在当事人之间存在着明确的人事档案保管合同（委托存档协议），所以法院将该案作为违约案件予以处理。

在“李蔚萍诉长葛市归侨侨眷联合会劳动争议纠纷案”[13]中，法院认为：“在原告达到退休年龄时因档案丢失而无法办理，对此被告长葛市侨联应负保管不善的责任，具有过错。由于无原告档案材料，造成原告不能及时办理养老退休手续，给原告的利益已造成一定程度的损失。对原告主张的损失，被告应予赔偿”。

在“安阳市北关区彰北街道办事处与陈建设劳动争议纠纷上诉案”[14]中，法院支持了初审法院的观点：“上诉人将被上诉人档案遗失，影响了被上诉人享受相关待遇，给其取得相关利益造成了可预见的损失，故原审判决根据安阳市的人均生活水平，酌定一次性赔偿被上诉人遗失档案损失并无不当，本院予以维持”。更为重要的是，在该案中，终审法院提出了人事档案遗失侵权之诉与劳动关系纠纷之诉的相互独立性问题，即“关于陈建设的身份及双方是否形成劳动关系的问题。因该纠纷同档案遗失引起的侵权之诉不属同一法律关系，本院不予审查，应另行处理”。

在“李传雅与广州钢管厂有限公司劳动争议纠纷上诉案”[15]中，终审法院认为：“钢管厂遗失李传雅档案造成李传雅办理退休手续的延误，以致于李传雅未能享受到从2006年7月起每月增加基本养老金100元的调整，该损失应由遗失李传雅档案的钢管厂承担责任。钢管厂应按每月100元从2006年7月起计算至本判决生效之日一次性支付给李传雅，以后每月于当月30日前支付100元给李传雅至其死亡时止”。该判决将不能办理退休手续的损失用一次性支付和终身定期金的方式予以赔偿，其大胆与创新，令人耳目一新。

在上述案件的损害救济上，对人事档案关系人主要是给予了损害赔偿的救济，但是并未言明是对物质利益的损害赔偿，还是精神损害的赔偿。从合同法和侵权责任法的理论而言，似乎该损害赔偿主要是针对物质损害而做出的，均未对档案关系人的精神损害予以救济。

（三）人事档案在劳动关系终止时未及时移转导致的侵权责任

该类侵权责任，体现为用人单位在劳动合同终止后未能及时移转劳动者的人事档案而产生，主要产生于劳动争议纠纷领域中，而且往往是被作为劳动争议纠纷予以审理的。

在“青岛晶华玻璃有限公司与王政智劳动争议纠纷上诉案”[16]中，法院进一步阐明：“本案中，晶华玻璃公司在与王政智终止劳动关系后至今未给其办理档案转移手续的事实清楚，故原审法院依据劳动合同法的有关规定，判令晶华玻璃公司为王政智转移档案正确，本院予以确认”。在该案中，尽管被告用人单位在相当长的时间内没有给劳动者转移人事档案，但是法院并没有因此给予劳动者损害赔偿的救济，而仅仅是判决用人单位继续履行相应的移转义务。

在“袁媛诉重庆银行股份有限公司劳动争议纠纷案”[17]中，法院认定了用人单位未为及时移转劳动者人事档案的违法性，即“双方的劳动关系在1994年已解除，重庆银行未即时为袁媛转移档案资料，不符合相关规定”，而且还进一步明确了劳动者诉请用人单位及时移转人事档案的权利属于用人单位的在劳动合同解除后的附随义务（后合同义务）且不适用诉讼时效的规定，即“由于原告该诉请系劳动关系解除后用人单位的附随义务，该请求不适用诉讼时效期间的规定”。以此保护劳动者对自己人事档案的合法利益。

（四）人事档案去向信息告知义务不履行而造成的侵权责任

该类侵权案件，体现为用人单位在劳动者的劳动合同中终止后，长期不告知劳动者的人事档案的去向，给人事档案关系人（劳动者）造成损害的情形。在司法实践中，该类案件相对较为少见，而且也是被作为劳动争议纠纷予以处理的。

在“华某某与上海汽车电器总厂劳工合同纠纷上诉案”[18]中，法院确认：“职工档案记录职工的生活、工龄、工作经历等，用人单位应当妥善保管并在职工离职后及时办理移交手续且告知档案的去处以便职工享受其应得的各项政策待遇。上海汽车电器总厂虽然在1993年12月履行了档案转移手续，但直至2008年6月才告知华某某，亦有不当之处。原审法院据此酌情判令上海汽车电器总厂赔偿华某某养老退休金损失15,000元亦无不当”。

在该案中，法院不仅确认了用人单位对劳动者的人事档案的基本义务，即在劳动关系存续期间的妥善保管义务和在劳动关系终止后的及时移转义务，而且还确认了用人单位在劳动关系终止时及时履行档案移转义务后及时告知档案去向的义务，以此保护劳动者的权益。诚为司法能动主义的一大进步。

三、对司法实践的反思

与对人事档案制度改革的思考

从对上述人事档案管理侵权纠纷司法判决材料的整理归纳与初步分析，可以得出如下结论：

首先，在纠纷的性质定位上，有关人事档案管理中的侵权纠纷的归类，较为复杂，且多种多样。既有作为财产损害纠纷，也有作为违约责任纠纷，还有作为劳动争议纠纷予以审理的。在司法实践中，还有法院敏锐地提出了人事档案侵权之诉的独立性问题。这一点主要是跟目前我国立法上关于人事档案关系人对其人事档案的合法利益是否权利化以及如何权利化的规范之阙失有极大的关联。

其次，在损害赔偿的性质和范围上，在我国有关人事档案管理中的侵权纠纷的案件中，司法机关普遍倾向于而且也实践了对给予当事人造成的物质损害应当给予救济的主张，而对前述各类型侵权行为造成的精神损害，则根本就没有或者较少给予赔偿。此外，在司法救济中，还普遍使用了非损害赔偿的救济方式，如继续履行（及时移转）、恢复原状（补充建档）等措施。这是因为在我国司法实践中，被司法机关所看重的是人事档案在记载不完全、遗失、不及时转递以及去向不明等情形中给人事档案关系人在就业待遇、缴纳社会保险、办理养老退休等方面造成的经济损失，忽略了人事档案管理中的侵权行为对人事档案关系人所造成的精神损害。可以说，存在着严重的将人事档案关系人对其人事档案的合法利益财产权化的倾向。这一点与法学理论界将人事档案关系人对其人事档案的合法利益人格权化（隐私权化）的基本观点大相径庭。

最后，在损害赔偿的数额与方式上，法官的自由裁量权起到了主要作用，法官通常会根据当事人提供的证据和日常生活经验相结合予以认定，既有一次性支付的损害赔偿金，也有终生定期支付的损害赔偿金。

综上可以说，从OECD的指导原则而言，人事档案管理中的侵权行为主要体现为对资料内容正确性原则、安全保护原则和个人参与原则等三大原则的违反。

从法律规范的创制而言，对人事档案关系人对其人事档案的合法利益的保护，应当将该合法利益规定为法律上的人格权位阶，特别是隐私权的范畴，为了彰显个人信息主体对其个人信息的权利与传统隐私权的差异，可以称之为个人信息自决权。从司法实践的改善而言，应当注意人事档案关系人对其人事档案的合法利益中的人格权因素，在司法救济上，不仅要给予受害人因人事档案管理中的侵权行为导致的经济损失的救济，而且也要给予受害人因该侵权行为而导致的精神损害的救济。

注释：

[1]齐爱民.拯救信息社会中的人格:个人信息保护法总论,北京:北京大学出版社,2009年版,第81页.

[2]王秀哲.隐私权的宪法保护,北京:社会科学文献出版社,2007年版,第243页.

[3]张建文.论人事档案遗失的权利救济,北京档案.2009年第10期,第19页.

[4]张建文.基因隐私权的民法保护,河北法学.2010年第6期,第11页.

[5]刘怡君.资讯化社会隐私权之研究――以日本个人资讯保护为中心，淡江大学日本研究所硕士班硕士论文,2005年6月,第84-86页.

[6]新疆维吾尔自治区乌鲁木齐市中级人民法院(2011)乌中民一终字第1059号民事判决书.

[7]新疆维吾尔自治区乌鲁木齐市中级人民法院(2011)乌中民一终字第912号民事判决书.

[8]广东省广州市天河区人民法院(2009)天法民一初字第3137号民事判决书.

[9]许昌县人民法院(2010)许县法行初字第36号行政裁定书.在该案中,法院认为:原告所诉被告因保管不善将档案丢失不属于人民法院受案范围，原告可以向被告或其上级机关及有关部门反映解决.

[10]张建文.行政部门所保管的人事档案遗失的权利救济,北京档案.2011年第7期,第17页.

[11]河南省安阳市中级人民法院(2009)安民二终字第55号民事判决书.

[12]北京市第二中级人民法院(2011)二中民终字第9927号民事判决书.

[13]长葛市人民法院(2009)长民初字第00699号民事判决书.

[14]河南省安阳市中级人民法院(2009)安民二终字第304号民事判决书.

[15]广东省广州市中级人民法院(2007)穗中法民一终字第2563号民事判决书.

[16]山东省青岛市中级人民法院(2011)青民一终字第385号民事判决书.

[17]重庆市渝中区人民法院（2009）中区民初字第6132号民事判决书.

篇（3）

档案分类问题一直是我国档案学研究的一个非常重要的实践和理论问题。在该问题的研究实践中，人们不仅关注档案实体分类问题的研究，而且关注档案内容（信息）分类问题的探讨。另外，我国档案学基础理论研究中针对档案种类划分、全宗划分等问题的研究，也属于广义的档案分类问题研究范畴。可见，它既是档案学应用理论研究的重要课题，又是档案学基础理论研究的重要问题。在现代档案学理论知识体系中占有非常重要的位置。

本文结合国内外相关理论研究成果和我国档案分类实践面临的问题，谈谈对档案分类的实质与作用、规则、标准等问题的新认识，希望对我国的档案分类理论研究和实践发展有所贡献。

一、档案分类的实质

档案分类的实质是通过再现文档之间的“历史逻辑关联”和文档内容之间的“主题逻辑关联”，建立“档案有机体”、构建“档案信息体系”，提高档案资源的品质和可用性。

一种信息资源的品质和可用性程度不同，会对这种信息资源的价值实现和存在产生决定性的影响。因为，没有一个国家或组织会愿意不计成本地长期保存某种低质的、可用性差的信息资源。档案作为一种重要的社会资源，不论是对政府机关还是企业事业单位及各种其他社团组织来说，都具有非常重要的证据意义和信息价值，同时也是人类社会历史记忆、集体记忆的重要组成部分。档案管理的重要社会使命之一就是要通过有效、科学的管理，为人类社会的存续和健康发展提供高品质的、可用性强的档案资源。诚然，分类作为一项档案业务管理活动，并不是唯一可以提升档案资源品质的业务管理活动，除此之外，其他档案管理工作也对提升和保障档案资源的品质和效用具有重要影响作用。然而，从档案资源的组织化、条理化、有序化的管理要求来说，如果没有合理、科学的档案分类，那么其他档案业务管理工作的成效也无法得到很好体现。

档案分类的主要工作内容包括：档案实体分类和档案内容（信息）分类两个层面的业务工作内容。其中，档案实体分类，又称“全宗内档案分类”，是“按档案在来源、时间、内容和形式上的异同，分门别类，构成有机体系。是档案整理中介于区分全宗与立卷之间的一个环节”。这种解释的最主要思想成就，就是说明了档案实体分类的根本性目的——构建档案有机体。从目前的档案管理基本对象来说，档案实体主要包括两种基本存在形态，一种是通过模拟方式记录的物理形态的档案实体，另一种是通过电子方式记录的数字形态的档案实体。

尽管这两种“实体”有所区别，即与“载体”或“存储介质”之间的关联度不同（前者是“终生定居式”的，后者是“临时寄居式”的），但这两种形态“档案”的分类目标是基本一致的，即都是通过主要采用历史的方法，再现文档之间的历史联系，在分门别类的基础上，使档案资源成为一种“有机体系”。由于数字形态的档案同特定的存储介质之间存在可分离性，所以电子文档之间的历史关联可以通过相互链接的方式，以多种历史的逻辑关联形式呈现出来，更能反映文档之间的多种历史的有机联系性。所以，从根本意义上说，传统形态的档案有机体系的建设，因受“载体与其记录内容不可分离性”的影响，只能采用“线性方式”将文档之间的历史联系中比较主要的“关联性”再现出来；而数字形态的电子档案，由于其“记录内容”可以不依赖特定的载体（或介质）而存在，并且相同的文档可以同时存储于不同的介质中而不影响其“真实性和完整性”，所以有条件根据不同的业务需要和管理需要，呈现文档之间的多种历史有机联系。

西方国家通常把“文件与档案分类（classification）”界定为“在文件和档案环境下，按照分类系统中逻辑结构的惯例、方法和程序规则，对文件进行鉴别和排列的过程”。其实，他们所说的“分类系统中逻辑结构”的确立前提，也是指对文档之间的历史的逻辑关联性的呈现，并且通过“惯例”总结、方法确立和业务“程序规则”的建立等方式，将文档之间的历史的逻辑联系再现出来。值得注意的是：西方档案学理论中对档案本质的认识比较重视“文件有机体”：而我们国家的档案学理论对档案本质的认识强调抽象意义上的“原始记录”。由此也使中、西档案分类理论的研究呈现出互有侧重思想成果。我国的档案分类理论整体框架比较完整，对档案分类理论的宏观性研究较多；西方的档案分类理论比较注重方法、规则和程序、惯例层面的研究，注重可以指导文件和档案分类实践的“分类系统”、“分类体系”和“分类方法”的实用性研究。可以说各有优势，只有相互借鉴，取长补短，才是完善和发展我国档案分类理论之道。

档案内容（信息）分类，应属于信息内容组织与管理范畴，其实质是依据用户的需要，快捷、准确满足用户对档案信息的业务需求和信息需求的目标价值取向，将档案内容依照一定的逻辑规则和方法加以分门别类，形成具有严密逻辑结构的档案内容主题关联体。由于用户需求的多样性、动态性影响，所以基于此种需求导向的档案内容分类所构建的档案信息分类体系也同样具有类似的特征。

尽管两种意义上的档案分类存在着较大的区别，但是有一点必须加以强调：档案实体分类所再现和确立的、反映文档之间有机的、历史逻辑联系的文件体系，在任何情况下，都是档案内容（信息）分类所要达成目的或实现目标的前提与基础。换言之，通过档案实体分类所“固化”和“确定”的文档之间的有机的历史逻辑关联，是我们正确理解、判断和全面认识有关文档“整体价值”的必要前提；失去了这种“历史关联”，我们将无法真正认识和把握档案文件的利用价值。基于此种认识，我们才得出了上述结论，同时我们也反对将两种“分类”对立起来的看法和观点。诚然，我们也反对将两者完全混同的思想认识。

能够有效再现文档之间历史的有机关联性，并能够通过一定的逻辑形式予以呈现的档案实体分类，是我们确立档案实体有机体，建立科学的档案分类系统的重要保证。基于用户需求导向的档案内容（信息）分类，必须严格遵守逻辑分类要求，发现档案内容之间的“主题关联”，构建反映档案内容（信息）之间主题联系的逻辑分类体系。档案实体的历史逻辑关联是理解和判断档案利用价值、整体使用价值的重要前提。档案实体分类的目的就是通过有效维护和再现这种历史逻辑关联，提升档案资源的品质和可用性；而档案内容（信息）的分类，则可以通过体现用户多样性、动态性需求的文档内容之间“主题逻辑关联”的信息分类体系，来满足用户的需求。

档案分类有两个层次，即认识性分类和管理性分类。档案的认识性分类即档案种类的划分；档案的管理性分类即档案机构及其工作人员在档案管理实践中，对档案实体和档案的内容信息所进行的分类。档案的实体分类和档案内容信息的分类，不仅含义与所指不同，其作用特点和要求也明显不同。档案实体分类是指针对档案本身即实存或理化意义上的档案所进行的分类，其作用与目的是建立档案存放保管时的秩序与体系。档案内容信息的分类是对档案所记述的内容信息所进行的分类，其作用和目的主要是对档案内容信息进行条理化的加工、处理，为人们对档案内容信息的利用提供尽可能多的途径、角度，为充分开发档案信息资源，实现档案内容信息的价值与作用创造条件。

二、档案实体分类规则

档案实体分类规则的确立，不能片面强调形式逻辑规范的要求，也应充分考虑到档案有机体的历史生长特点，辩证地开展档案实体分类实践，维护每个全宗档案有机体的历史真实面貌。

根据我国的档案实体分类理论的要求，“分类作为一种基本的认识方法和管理方法，必须具有逻辑性，符合基本的逻辑规则”。这些形式逻辑规则包括：严整性规则（子类的外延之和等于母类的外延）、同一性规则（每一次具体的划分只能使用一个分类标准）、排他性规则（同位类之间不能相互交叉、重叠）。这些形式逻辑规则的遵守，对保证档案实体分类体系的整体逻辑联系，确实非常重要。但是，我们应当清楚地认识到，档案实体作为一个社会组织社会实践活动的产物，是一种历史的、有机的文件体系。每个全宗的档案都不是一种按照严格的“纯逻辑规则”形成的文件体系，其中不免有这样或那样的非逻辑的“产物”，这也是“历史的东西”所具有的一种特征。如果人为强制地加以“拆分”，则会“损伤”全宗内文件有机体的“整体完整性”。所以，不能像对待档案内容（信息）分类那样，要求档案实体分类一定要严格遵守“逻辑性”或“形式逻辑规则”的要求，而应予以客观地对待，并采取相对灵活的分类方法来区分档案文件所属的类别。

例如，某企业的档案实体分类方案中，依据企业的职能活动特征，在“产品管理”类目下设立了“项目开发”和“项目建设”两个二级类目，可以说是符合“形式逻辑规则”严整性要求的，但在“项目建设”的类目下仅设置了“设计管理、材料设备管理、施工管理、统计管理和项目工程验收”等5个三级类目，如果从逻辑上分析，明显确立一个三级类目，即“供应商评估”。但是，这并没有影响该企业档案实体分类的质量，原因其实很简单，就是该企业并没有在职能活动中形成记录和反映“供应商评估”方面的文件。再如，有的组织在编制档案分类方案的过程中，设置了“特种载体档案”类，这与其他一级类目的划分标准（职能分类标准）是不一致的，似乎也违背了“形式逻辑规则”中的“同一性规则”。但是，档案实体分类的目的之一就是“方便档案实体的安全保管”，而不同载体档案的保管条件要求是不同的，所以按载体的特殊保管要求，在分类方案中增加“特种载体类”是没有问题的。此外，在类目名称的选择方面，有时我们所使用的类目名称，如果从“概念的外延”角度来考察会存在“交叉”问题，但又没有办法找到更合适的类目名称表达“词汇”。每当这种情况出现时，比较好的处置方法就是通过“类目注释”的方式来分别予以说明。所以，形式逻辑规则所要求的“排他性”，在具体实践中，决不可机械地运用，而应充分考虑实际情形，做好相应的变通处理。历史与逻辑即有统一性，同时也不能在两者之间划等号，因为逻辑的东西往往已经抽调了历史的东西中那些“枝节和末梢”了！

三、档案实体分类标准

档案实体分类标准的选择应注意强调其选择和确立的客观性及其对档案实体形成规律与特点的有效表达性，不能因图一时方便而错误地将不具有客观性和稳定性的属性、特征作为档案实体的分类标准选择和确定档案实体的分类标准，必须遵从档案有机体的历史形成规律和主要特点，不可主观地、人为地简单从事，更不能将错误的分类标准选择思想制度化、规范化。

从我国档案实体分类实践的具体历史情况来说，主要存在两种错误的倾向必须坚决予以纠正。其一是不考虑各个立档单位档案有机体的特殊历史形成性，片面地强调构建统一的“档案实体分类体系”；其二是将“价值判断结果一一保管期限”作为组织全宗中“文书档案”实体分类的主要标准来使用和推广。这两种做法均违背了档案实体分类的规律性要求和国际上通行的档案实体分类惯例。分析其症结，主要体现在：

第一，错误地将各个立档单位的档案认定为完全符合逻辑的产物，忽视了各个立档单位档案有机体形成的多样性和特殊性。档案人，尤其是档案管理规范的制订者，务必要清醒地认识到：各个立档单位的档案全宗都是历史的、“自然生长”的文件有机体系，具有各种样态，整理和划分全宗及全宗内的档案实体必须坚持尊重历史的态度和原则，不可想当然地进行。

第二，错误地将仅适用于档案内容（信息）分类的规则和思想，运用到档案实体分类实践中。如前所述，档案内容分类是为了体现档案信息之间的“主题关联”性，所以可以打破全宗界限，按照形式逻辑规则来组织档案资源的信息分类，构建便于用户使用的档案信息逻辑体系；而档案实体分类的目的是为了重现档案文件的历史有机联系性，建立档案有机体。如果在实践中忽略这两者的区别，则会“张冠李戴”，人为地制造档案实体管理的混乱。

第三，错误地把保管期限当成档案实体的“客观属性和特征”，并把它应用于指导各立档单位文书档案实体分类。其实，凡具有基本档案学常识的人都知道，作为档案实体分类标准使用的“档案属性和特征”必须符合两个基本条件要求：一是客观性要求，二是稳定性要求。“档案保管期限”就是人们对档案保存价值分析、判断结果的标记，它带有明显的“主观色彩”，具有“不稳定性”的特点。每个时代的鉴定档案保存价值的标准都具有很大的人为性特征，所以档案的“保管期限特征”并不是一种“客观的、稳定的”特征，它会随着人们的认识能力、鉴定业务水平和社会环境的不同而发生变化。

基于上述认识，如果有关部门能够及时调整不当的做法，则会及时纠正失误，使档案分类重新回到正确的轨道上来，相反，如果继续把失当的做法和规范要求当成所谓的“制度创新成果”，讳疾忌医，则会给中国档案分类实践造成更大的损失。一种错误的思想理论如果尚停留在认识层面，其对现实档案实体管理活动还不会产生太大的负面影响：但如果将其“制度化、标准化”甚至以一定的“强制力”予以在档案实体分类实践中推广，则无疑会给档案资源的科学管理和档案资源体系的建设造成严重负面影响。改革的结果不一定都是好的、合理的，档案行政管理部门应对各种“改革的产物”进行科学论证，并按照“七分研究三分制定”的要求，审慎地注意改革成果的实践应用。

参考文献：

[1]马林青.基于职能的文件分类研究述评[J].档案学通讯，2011（1）.

篇（4）

关键词档案 大流水分类 实践

一、档案分类概述

（一）档案分类的基本要求、标准

全宗内档案的分类要根据每一个立档单位档案的形成规律，选择适合的分类方法，合理设置类目，准确归类。所设置类别的总和要覆盖全部档案，既不能出现无实际档案的“虚类”，也不允许存在未纳入任何类别的“多余”档案。分类标准的选用是档案分类的关键步骤，要根据档案的数量、内容、分类层次、实际工作需要、档案管理的原基础等进行具体分析、比较，选择恰当的分类标准。

（二）传统分类

传统的档案分类一般将档案逐级划分为几级类目，存在一级、二级、三级、四级或更多层级，档案流水号小，在纸质版目录中查找信息快。有时，为体现档案的保管期限，还在分类号中增加永久和长期的代码，此种分类可以在档案分类号（档号）中直观地反映出本年度的收档数量，以及永久保管期限档案的数量等信息。

（三）大流水分类

在信息化条件下，可以充分借助计算机信息技术，对档案分类予以简化，只分一级类目即文书档案、建设项目档案等，或分到二级类目后不再往下细分。这种分类以计算机软硬件技术为基本平台，流水号明显偏大，档案管理者与使用者不能从直观的档号中得到太多信息。可以通过归档年份检索出当年归档的档案数量并形成目录，从而快速查看年度收档情况，也可通过多条件检索，找出具体某一年永久保管档案的全部档案目录信息，完成传统分类中三级、四级下档案分类中可以获得的相关信息。

二、大流水分类的实践及优点

尽管档案大流水分类不违背档案分类的基本要求和标准，但它却与传统的档案分类差别较大，在实践中并不多见。始建于2005年5月的某公司即采用了大流水分类方式和某档案管理软件，应用已达10年，馆藏突破了10万卷（件），并于2013年11月顺利通过了国家档案局的专项验收，档案大流水分类由此得到了国家权威部门的首肯。对比传统的分类方案，大流水分类方案有下列优点。

（一）可用较少的人员完成大量繁琐的工作

档案管理人员从库房整理中解放出来，仅用传统分类模式下1/5左右的人员就可完成同规模的档案管理工作；同时，可快速检索，为一人多岗、精兵简政的新型管理机制提供支撑。比如设备试压记录的原件（包括实体及程序）就是在网络管理平台中产生，并未走纸质版审批流程，这既能保证档案的全面、及时、高质量地应归尽归，又能帮助技术人员直观、方便、快捷、全面地获取信息，并且在其管理范围扩大时，也可以在一级类目内查找到所需信息，不会在档案检索时产生跨类检索的麻烦。

（二）可用较小的库房面积，保管更多的档案

档案是逐渐积累而不断增加的，与其相适应的档案存储空间就要求越来越大。在传统档案分类方式下，要求档案室在建设之初就要预留足够的空间，投资较大。随着档案的积累，档案库房会出现空间不足的问题，档案人员即使不停地通过倒架来调整预留空间，也无法满足归档的需求。采用分类大流水后可杜绝倒架工作，最大限度地利用档案空间，同时也满足多部门同时归档，或同部门归档多个装置的技术档案的要求，保证随时可完成归档工作。

（三）可应用先进的档案管理软件支撑档案管理工作

大流水分类为中油档案管理系统的应用提供了条件，而中油档案管理软件的应用，又弥补了大流水不利于查找等方面的不足。中油档案管理系统的推行使用，使中油档案管理水平整体大幅提高，经过几年的运行，在档案检索及各部门间工作分工明确等优势体现得非常明显，特别是通过系统可以制定各种报表及分类检查目录，并打印出相关企业档案目录则是以往档案管理软件无法做到的，为档案查找提供了方便。

三、大流水分类的不足及应对措施

（一）影响档案的连续性，破坏档案的内在联系

档案按事件收集或按项目归档，有一定的内在连续性，而大流水分类尽管做到了随时归档，但却分类不细，导致档案的连续性较差，破坏了部分档案的内存联系。

（二）档案检索对计算机的依赖较大

使用计算机管理系统与大流水分类后，档案室的馆藏档案只有通过计算机系统检索出档案号后方可查找利用，如果有朝一日网络故障，则将无法正常工作。

篇（5）

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2013）07（a）-0223-01

高校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成拥有一定保存价值的文字、声音、影像资料。档案工作是高校重要的基础工作，从1987年国家教委下发的《关于加强高等学校档案工作的几点意见》，到2008年国家教育部下发的《高等学校档案管理办法》，都体现出国家对高等教育档案管理工作的重视程度。从学校自身看，在知识经济和信息化时代，加强高校档案规范化管理，对于夯实高校基础工作，体现核心竞争力都具有重要的意义。

1 新时期高校档案管理工作规范化的意义

档案的规范化管理是指注重档案管理不同阶段的相互关联、配合，形成档案管理合力，通过“合规”操作，体现出档案在收集、分类、保管、利用等方面的层层衔接与递进关系，以便于更好的提高高校档案管理效率。一方面，实现高校档案规范化管理，可明确档案管理的工作流程。档案管理是一个系统工程，在“收集、分类、保管、利用”等每个环节都有特定的任务，只要某一个环节出现了纰漏，就会影响到整个档案系统的准确性。而规范化管理，通过明确每个环节的工作重点和工作任务，能够从细节抓起，通过强制性的合规操作，实现“依法治档”，促进整个档案系统的科学性和完整性，推进高校档案管理的信息化、现代化和档案利用知识化进程。另一方面，实施规范化管理，可以提高档案管理人员工作的工作主动性。档案的规范化管理，能够明确每个部门、每个档案管理人员的工作责任，通过明确某一环节的目标，使得每个部门、每位工作人员能够各尽其职，工作职能上没有没有重叠和交叉，防止在档案管理过程中的各部门间“推诿”、“扯皮”、“不作为”和“齐抓不共管”的现象发生。

2 高校档案管理工作规范化的新途径

高校档案的规范化管理渗透到档案的收集、分类、保存、应用等四大环节，只有做到每个环节既相互独立又互相联系，才能够体现出规范化的集约与高效。

2.1 高校档案的收集阶段

收集阶段是高校规范化档案管理的第一步，在收集过程中，需要对高校在教学、学术研究、学生工作、招生就业等方面的工作内容进行系统的分析与严格的把关鉴定，并能够及时的收集有保存价值的资料。在实际工作中，首先要明确相关部门的职责，依法治档、依法管档、“应收尽收”，使高校档案工作有章可循，为档案的收集提供质量保障。当前，高校普通在学生档案收集方面较为薄弱，而在档案收集过程中将重点放到教学与学术研究、教师档案等方面。高校档案必须以师生为本作为自己的发展方向，以“使用者至上，服务第一”的原则，收集、开发档案，以为使用者提供提档便利条件作为最终目标，在档案的收集中体现人文关怀，树立“全纳”和“大档案”的服务理念，使档案收集工作服务于学生。

2.2 高校档案的分类整理阶段

档案的分类是高校档案管理系统的第二阶段工作，在这一环节中，要求高校档案管理部门将收集的各类档案按其形成的内容、特点进行科学分类、系统编目，明确档案层级及信息间的逻辑关系。在分类阶段，做好过程控制与监督检查，实现程序化分类控制是关键因素。要明确高校档案分析的“分类前—分类中—分类后”的标准，做到事前有依据、计划与布置，事中有检查、监督，事后有验收、总结。要摒弃传统的根据“归档时间”进行分类的方法，大力实施“复合型”分类法。

2.3 高校档案的保管阶段

档案的保存与管理是档案工作最重要的环节，高校要尽最大的努力实现档案的“无破损”、“零丢失”管理，延长档案保存的周期。对于数字化档案，要引入稳定度高、集成性高的软硬件档案管理系统，推进档案数据库资源的数字化、信息化进程，做好日常的数据库更新与维护，高校要指定专人进行系统软件硬件升级，建立相关的数据备份与保密制度，购置有效的防火墙，加强网络安全，为数字档案的管理与利用提供可靠的运行平台。要进一步落实好档案管理的相关“标准化”建设，根据学校自身实际，出台《档案标准化保管办法》以及《档案标准化管理实施细则》、《档案标准化保管考核规定》等规章制度，推进档案的“标准化”进程。

2.4 高校档案的利用阶段

“以人为本”是科学发展观的要求，以档案的使用者为本位更是现代档案管理的核心理念。高校档案的收集、分类、保管等前三个环节能够确保档案的“应保尽保”和合理编排、安全保存，那么高校档案的利用则是档案管理工作的最终目标。高校档案管理部门要在合理设置密级，保证安全性的前提下，广泛创新档案利用手段，通过阅览、借出、交流、咨询等方式，使高校档案得到有效的利用，扩大档案利用的覆盖面，增强档案利用的服务效能。档案管理部门可根据用户的要求，为每个用户建立“档案数据包”，为其提供阅读和提档咨询服务，主动建立与档案使用者的联络纽带，为其查询和导航档案资料，使档案管理工作服务于学校的各个部门，为学术研究提供资源库，为学生的成长与发展提供参照物，为学校领导的重大决策做好参谋。

总之，在知识经济和信息化时代，加强高校档案规范化管理，对于夯实高校基础工作，体现核心竞争力都具有重要的意义。实现高校档案规范化管理，可集约化档案管理的工作流程、提高档案管理人员工作的工作主动性。在未来的发展中，档案的收集阶段，要明确部门的职责，做到“应收尽收”，进一步完善档案管理结构；在档案的分类阶段，要实现程序化分类控制；在档案的保管阶段，要整章建制，做好数据库维护；在档案的利用阶段，要体现人本理念与个性人服务；最终才能够更好的实现高校档案管理工作的规范化。

参考文献

篇（6）

中图分类号：TP314 文献标识码：A 文章编号：1007-9416(2012)07-0215-01

1、引言

随着科学技术的不断提高，计算机科学日渐成熟，其强大的功能已为人们深刻认识，它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。作为计算机应用的一部分，使用计算机对员工档案信息进行管理，具有手工管理所无法比拟的优点。

2、系统功能分析

本系统主要任务是对档案进行分类和分柜管理，还可进行档案借用和档案归还管理。另外还提供友好的用户操作界面，并且具有密码和权限管理功能。其功能主要有如下几项：

(1)密码和权限管理功能，不同权限的用户具有不同的操作权利。

(2)应用程序与数据卡服务器连接配置功能，用于在应用程序中配置SQL Server 2000数据库服务器名和档案管理系统数据库名。

(3)档案分类资料录入，包括分类序号、档案分类名、档案分类所属部门、备注、建档人员、建档日期、修改人员、修改日期。

(4)档案柜资料录入，档案柜号、档案柜名称、备注。

(5)档案记录录入，包括档案编号、档案名称、档案柜号、档案人姓名、档案人工号、修改人、修改日期、建档人、建档日期、正文页数、附件件数、附图张数。

(6)档案借用记录录入，包括档案编号、档案名称、借用人员、借用日期、备注。

(7)档案归还记录录入，包括档案编号、档案名称、归还人员、归还日期、备注。

(8)档案分类资料和档案柜资料记录的修改和删除功能。

(9)档案记录的修改、删除和组合查询功能。

(10)档案借用和归还记录的修改、删除和查询功能。

3、系统主要窗体详细设计

3.1 档案管理窗体设计

档案管理窗体是档案管理系统的核心，在这里可以增加、修改、删除和查询记录。在“档案管理”窗体中，档案分类信息表的档案分类名称字段记录会显示在树状检视元件TreeView对象的档案分类节点下。双击档案分类名，程序自动从档案记录信息表中提取双击档案分类名的所有档案记录，显示在右边的DBGrid对象里。单击“增加”按钮可以在选择的档案分类名下增加一条档案记录，其中建档人员、建档日期、修改人员和修改日期字段自动填写为档案分类记录中的对应字段值。与创建档案分类管理窗体一样，将窗体命名为“F_Manage”，对应“Archives_Manage.pas”单元文件保存。档案管理窗体如图1所示。

3.2 数据记录组合查询窗体设计

本系统具有通用性组合查询窗体。在档案管理窗体中单击“查找”按钮打开“数据记录查询”窗体。选择了查找字段和查找条件，再输入或选择查找值，单击“增加”按钮可以增加一条参数查找条件记录。参数查找条件记录显示在列表检视元件ListView中，在列表检视元件ListView第一列上选中一条参数查找条件记录，单击“删除”按钮可以从ListView对象中删除该记录。添加好参数查找条件后单击“查找”按钮，执行查询操作。也可以单击“全部数据”按钮来提取得到所有档案记录。查找字段下拉列表框使用了ComboBoxEx控件对象，与ImageList搭配使用，在每一个列表项前可以显示图标。查找条件列表使用了ListView控件对象，它可以实现资源管理器右半边的四种显示方式。

3.3 档案借用和归还窗体设计

当“档案借用和归还管理”窗体开始时，档案编号文本框处于不可编辑状态，单击“增加”按钮，档案编号文本框处于可编辑状态。在档案编号文本框中输入想借用的档案编号，并且自动启动过滤功能，如果档案在档案记录信息表存在，则会自动填写档案名称字段值。此时才可以单击“保存”按钮来增加一条档案借用记录，如果输入的档案编号在档案信息表中不存在，当然也就没有借用档案之说了。单击“档案归还管理”属性页，可以方便地切换到档案归还管理操作界面，其操作过程于档案借用管理差不多。档案借用和归还管理窗体如图2所示。

4、结语

该档案管理系统给预拌混凝土企业的管理工作带来了极大的方便，为企业档案管理提供了有效的管理工具，提高整个部门的工作效率、技术水平和管理服务水平。

参考文献

篇（7）

教育培训档案的分类多种多样，从保管的角度来说，根据教育培训档案管理的具体利用，只有将各式各样的教育培训档案进行分类管理，我们才能更好地对教育培训档案进行统一管理。

一、教育培训档案分类保管的含义

教育培训档案的分类保管工作是指根据教育培训档案的种类，采取不同的存放方式。教育培训档案的载体具有多样性，如有些教育培训档案是纸质的，有些教育培训档案是声像的，有些教育培训档案是电子的，这些载体在损毁方面各有不同的特点。如纸质教育培训档案容易损毁，电子教育培训档案容易遗失等。

教育培训档案载体的多样性决定了教育培训档案的成分和种类是不一样的，所以对不同的教育培训档案要采取不同的分类，可以看出教育培训档案的分类保管工作很重要。

二、教育培训档案分类保管的意义

（一）保存应用有利于培训机构的发展。应该加强教育培训档案管理的规范化、标准化，保证教育培训档案资料完整性、系统性和正确性。

（二）教育培训档案分类保管工作在整个教育培训档案工作中具有重要意义。教育培训档案分类保管工作在整个教育培训档案工作中属于后期工作。教育培训档案的收集、整理、分类等前期工作都是以教育培训档案的分类保管和利用为目标，所以教育培训档案分类保管工作对教育培训档案工作有重要的意义。

（三）教育培训档案分类保管工作质量的高低，在一定条件下具有决定性的影响。有什么样的分类保管措施，就会有什么样的管理水平，有些教育培训档案室采用现代科学技术对教育培训档案进行保管。

三、培训机构教育培训档案分类方法

（一）教育培训档案分类理论中的分类方法。教育培训档案进行科学分类，理论中常见的教育培训档案分类方法有两种，分别为单式教育培训档案分类方法和复式教育培训档案分类方法。单式分类法是指在教育培训档案的分类中只采用一种分类方法对教育培训档案加以分类。复式分类法是在教育培训档案的分类工作中，将两种或者两种以上的分类方法结合使用。

1.单式教育培训档案分类方法。单式分类法是指在教育培训档案的分类中只采用一种分类方法对教育培训档案加以分类。归纳起来有以下几种：按文件的产生时间分类。 即按教育培训档案文件产生形成的时间划分类别。教育培训档案大多是按时间顺序产生形成的，因此，在教育培训档案的分类整理工作中，常用时间分类法进行分类。按文件来源分类。 按来源分类就是按教育培训档案文件形成。什么类型的培训分别排放。按文件内容分类。即按教育培训档案文件的内容进行分类。如中小学教育培训，公务员考试培训等。按文件的形式分类。 这是一种按教育培训档案文件的形式特征进行分类的方法。具体表现形式主要有文件种类分类法、载体材料分类法、形状规格分类法等。形式分类法一般适用于一些形式因素具有重要意义的教育培训档案。如会计教育培训档案、声像教育培训档案和电子教育培训档案等。载体材料分类法。载体材料分类法是按教育培训档案物质载体的不同而进行类型划分的一种分类方法。声像教育培训档案中照片教育培训档案、录音教育培训档案、录像教育培训档案、影片教育培训档案和电子教育培训档案中的磁盘、磁带、U盘和光盘等多种类型。形状规格分类法等。按文件的价值分类。文件的价值分类是将教育培训档案文件按其价值的大小划分为不同的类型，以便于教育培训档案的分别管理与提供利用。

2. 复式教育培训档案分类方法。便于建立合理的教育培训档案实体管理体系与库藏系统，更好地对教育培训档案实行科学管理与信息资源的开发利用。复式分类法就是在教育培训档案的分类工作中，将两种或者两种以上的分类方法结合使用，以达到对教育培训档案进行科学分类的重要目的。不同的教育培训档案类型所采用的复式分类方法也各不相同，复式分类法的优点是可采用不同的分类标准对教育培训档案文件进行分类。

（二）培训机构教育培训档案分类方法。教育培训档案分类方法是以本单位职能活动中形成的各种门类和载体的全部教育培训档案对象，依据工作职能、机构职责结合教育培训档案内容和载体形式特点，进行科学的分类。具体为：教育培训方面：有干部培训、职工教育培训和教师技能培训的文件、教材等。

【参考文献】

[1]李玉萍.论教育培训档案管理的原则[J].教育培训档案学通讯，2006.

[2]赵文哲.教育培训档案与教育培训档案管理[M].北京：中国教育培训档案出版社，1998.

[3]张薇，王鹏.如何做好教育培训档案保管工作[J].黑龙江史志，2010（5）.

篇（8）

根据拉西瓦水电站工程建设情况，原《水电厂企业档案分类表（6～9大类）》（简称6～9类）中的类目设置不能满足工程档案分类的需要。因此，为能准确的反映工程科技活动，管理工程档案，以“类别划分明确，分类层次清楚、类别设置灵活、适应计算机管理，能够准确地反映本工程的性质和特点。”为编制要求，对类目做了相应的设置和调整。

2、编制过程及分类依据

2.1编制过程

为了使档案分类大纲编制的具有科学性和完整性，达到既贴近施工过程中的收集、方便组卷，同时能满足水电厂在生产运行中的档案管理需要，编制工作从两个方面入手，一是针对拉西瓦工程施工过程中管理的特性；二是根据科技档案管理的原则，进行了科技档案分类大纲的编制工作。

2.2主要依据

根据黄河水电公司科技信息标准化管理目标，使科技档案更好地为工程建设、生产运行以及未来发展服务，考虑到公伯峡、苏只水电站已经形成了统一的科技档案分类大纲基本模式，故将《拉西瓦水电站科技档案分类大纲》中的档号结构形式确定为“目录号（代号）+分类号（一）+分类号（二）+案卷号”。

3、档号组成说明

依照拉西瓦水电站工程档案分类的需要，科技档案号由目录号和分类号（一）、分类号（二）搭配与案卷号一并组成，各号之间用“―”分隔。

档号结构形式：4段16位，用0～9标识。

目录号（代号）+分类号（一）+分类号（二）+案卷号

既1021―0000-0000-0000

案卷号

分类号（二）

分类号（一）

目录号（代号）

4、各大类档案号形式

4.1 6大类：产品（生产）类

档号为：1021+6大类+年度+案卷号

4.2 7大类：科学技术研究类

档号为：1021+7大类+课题号+案卷号

4.3 8、9大类：8大类“基本建设类”，9大类“设备仪器类”

例如：8022施工图（按合同标段组卷）

篇（9）

关键词：

档案数据库；全宗原则；指导作用

1档案分类理论对档案数据库建设的导向作用

从某种意义上而言，任何一项管理工作都要按照相应地顺序以及管理活动进行有目的性的管理与创新。档案管理也不例外，实施有效的管理规范是为了更好地将档案信息进行整合，分类并加以充分利用，使其档案有序化。这种有序化的管理方式不仅仅体现在档案实体的管理上，更加注重其档案实体的信息化建设与管理。将档案信息从繁杂的诸多类别中加以区分，具体到每一种档案信息的大小及种类上，依据不同的大小、层次实施分类管理。档案分类理论作为档案数据库建设的影响因素之一，对整个档案的发展也有着不可估量的重要作用。在实际档案理论分类中逻辑主义分类方式和历史主义分类方式是比较常见的两种理论形式。具体来讲，逻辑主义就是将档案通过一般的分类标准进行严格地分类，如按照历史管理年限或是档案密集管理程度等。而历史主义的分类形式多以现实存在发生的某种事物状态进行界定来对档案进行有效的分类。这种分类形式相对比较客观，完全接近于档案发展的现状，能够真实地反映出档案的发展状态。具体以全宗原则的方式对档案实体进行管理，可以将档案进行全方位的全宗分类。两种分类方式各有其特点：逻辑主义分类思想主要是借助于某一事物形态的具体特征进行分类，相比较而言，灵活性比较大。而历史主义分类方式完全强调的是档案最原始的属性特征，将其进行数据库的整合分类，这种方式的分类方法有助于对档案的理解与认识。事实上，从档案自身发展需要而言，这两种分类方式在档案数据库建设中都被相互使用，彼此互补，其目的就是为了更好地推动档案建设事业的发展。

2档案数据库在档案管理中的应用现状

随着经济建设的不断创新与发展，档案事业在建设发展中的地位越来越突出，传统的档案发展模式已经很难适应时代社会发展的需要，所以必须加以创新，利用现代信息技术对档案进行管理与维护。现阶段而言，数据库的建设是比较常用的一种管理方式，它能将传统的纸质档案信息转化为存数字化信息的管理模式，即将档案实现虚拟化，从而使档案信息与实体相分离，从这个层义上来讲就是将档案信息更好地实现网络共享，便于使用者进行复制、收集、整理以及使用，一定程度上促进了档案管理事业的发展。但与此同时，还要注重档案管理人员业务素质的提升以及管理水平能力的有效发挥。现阶段档案管理工作人员结构相对老化，缺少对信息技术的了解与掌握，不能将档案信息进行很好地录用以及管理，一些操作人员在档案登记过程中往往因为对计算机的不熟悉而导致输入错误、或是缺失，数据库的建立不能很好地发挥效用，当档案信息频繁增加时，传统的分类管理方式难以适应其发展，所以，档案管理者必须加强对数据库建设的使用与掌握，能够将多种档案信息进行合理的分类，规划。

3全宗原则及其理论发展对档案数据库建设的指导作用

第一，全宗原则作为档案分类的主要方法之一，对整个档案数据库建设有着极其重要的影响和作用，是人们通常长时间的经验总结得出来的一种切实有效的分类原则。它能为档案数据库的建立提供一个良好的信息记录，确保其档案数据的真实。第二，全宗原则在档案数据库建立中有着不可替代的重要作用，它能最大限度地保障档案数据的真实性。从全宗的定义我们可以了解到，它不仅仅可以作为一个单独的个体存在于档案管理中，还能作为档案信息的整体对其档案进行管理规划，突出的主要特点就是最大限度地保护了档案信息的真实性。这也是它不同于其他图书、资料、情报等文献的根本原因。档案数据库的建立是档案管理发展的必然趋势，也是档案信息进行管理的有效手段，所以必须引起足够的重视。档案数据库的建立可以充分体现全宗原则的宗旨，实现管理层次上的分级管理与维护。第三，通常情况下，档案数据库的建立不仅仅涉及到建设者、管理者、拥有着与维护者之间的利益，更要与整体档案管理目标保持一致。全宗原则的理论原则更是这种目标的集中体现，它有助于协调档案数据库各方面之间的关系，更能为其提供强有力的理论支持，使其资金、作用得到良好的发挥。

4电子文件管理理论为档案数据库的未来发展提供技术支持

电子文件档案管理是档案数据库建设发展的主要趋势，从某种意义上而言，电子文件管理具有真实、完整、实用的意义。其生命周期从形成到保管，再到销毁都将是一个完整的运动过程，对其档案进行全方位监控与管理，通过这种形式对其档案信息进行管理可以实现动态查询。在档案数据库中如何将电子文件管理进行有效的发挥及使用，是当前数据库档案管理亟待解决的重要问题。电子文件管理与传统档案管理不同，电子文件档案管理侧重于事前对其文件进行管理与规划，依据整个电子文件管理的特点进行目标管理与维护，然后将档案信息进行有效整合，充分发挥每个档案信息在管理中的重要作用。这不仅仅要充分考虑到文件数据的结构优化，更要考虑到对整个档案管理活动的影响。从电子文件档案管理的特征来看，为了保证数据的真实有效，必须做好事前数据信息的控制与管理。换句话而言，就是档案数据库不能像传统的纸质档案管理那样，自档案信息接收开始，就要对电子文件进行管理，然后定期进行审查检阅，将各个环节的档案数据进行归档，为该文件提供一个可靠的存档环境。美国当代著名的电子文件管理专家戴维•比尔曼指出“必须根据文件保管系统的功能需求、文件种类以及业务活动的证据性需求，提前界定著录信息。在电子文件环境中，对元数据予以明确规定，有助于设计和实施在文件生成之际自动截获元数据的系统，确保文件在转载、传输过程中相伴产生的元数据的完整。”元数据通过描述信息资源的属性，用于识别、评价、追踪资源，从而实现对信息资源一体化的组织和有效管理。根据对电子资源管理的需要，元数据可以分为描述型、管理型、技术型和使用型、保存型。事实上，电子文件是多种不同类型信息的一个集合概念，对于不同类型的信息形式，其描述、管理、保存方式都具有不同的属性集。元数据最基本的功能通过数据元素集定义资源对象的各类属性，这些属性的大量实例可以表达为关系型数据库中的表，或者以XML等形式进行置标，从而能够利用数据库系统或各类应用软件进行管理。可见，以元数据为中间对象，可以利用数据库实现电子文件的有效管理。

参考文献

[1]张辑哲.维系之道———档案与档案管理[M].北京：中国档案出版社，1995.

篇（10）

Abstract: with China's reform and opening up the breadth and depth of the continuous development of our country, the power system department according to the national request to carry on the corresponding reform, change mechanism, innovation of electric power enterprise management mode, to effectively adjust the labor resources and productivity essential factor, so as to achieve the good management results. Power system management of electric power enterprise archives management work is an important part of archives, to realize the modernization of management, enhancing archivist work level and service capabilities, is directly related to the electric power enterprise production and management lifeblood. This article from the power system file program management perspective, from the collection, classification, preservation, utilization of four links to archives program conducted a comprehensive study.

Key words: power system, files, program

中图分类号：F407.61文献标识码：A 文章编号：

1 前言

管理电力系统的档案是企业生产经营历程的存储与总结,同时又涵盖了大量的生产技术与经营管理的资源。三水供电局综合档案室成立于1991年,现有专职档案员2人,档案管理三级网络人员16人,档案用房300平方米,其中档案库房200平方米,拥有库藏档案26000余卷（件）,各类编研材料数十种。随着我国电力系统改革的不断深化,对企业的生产运营也提出了更高的要求,在新形势下,强化企业的档案管理,使其为企业的发展提供支撑与动力,具有重要的意义。电力系统传统的档案管理方法导致职责不清、管理效能低下,档案管理的系统性、规范性、实时性很多问题曾出不穷,已不适应新时期档案管理的需要,而程序化管理,则以其高效性、系统性为档案管理提供了有效的手段。

2 电力系统档案程序化管理的意义

档案的程序化管理是注重档案管理不同阶段的相互关联,而实施的一种现代化管理方式,体现了档案管理内容、方法、制度等方面的层层衔接和递进的关系,实施程序化管理有助于明确档案管理人员的职责,提高管理效率。①一方面,实施程序化管理后,要制定不同阶段的工作程序和规范,明确每位档案管理人员的工作职能,明确该阶段工作的具体任务和方法,使得每位工作人员能够各尽其职,工作职能上没有没有重叠和交叉,防止“齐抓、不共管”的事件发生。②另一方面,实施程序化管理,可以提高工作人员工作的主动性,整合人力和物力资源,对档案进行精细化管理,明确岗位责职和阶段工作内容,使得减少不必要的重复性劳动。

3 电力系统档案程序化管理的举措

电力系统档案程序化管理分为档案的收集、分类、保管、应用四个环节,各环节间相互独立,各尽其职,又密切配合,互相关联,体现了程序化档案管理的集约和效能。

3.1 档案的收集环节

收集阶段是程序化档案管理的第一步,需要对电力企业各部门的研究成果、发展历程进行系统、严格的鉴定,并把有保存价值的资源收集起来。在实际工作中,一方面要在档案管理部门要建立健全档案收集工作管理制度,使工作人员能够对材料进行准确的鉴别,把有价值的材料收集到档案库中。另一方面,要为相关电力档案成果的产生部门制定规范的档案保存制度,使各部门能够把每项重要的生产活动和发明创新都能够准确的记录下来,以便于档案管理人员对其进行采集。③第三,要建立协调与沟通机制,档案管理部门要常规性的对各部门进行档案成果的收集。

3.2 档案的分类环节。要将收集的档案按其形成的内容、特点进行科学分类、系统排列和基本编目、划定层次,从而形成有一定从属与平行逻辑关系的、不同等级的档案分类数据库。电力企业档案管理部门要完善档案登记、分类等相关机制,对档案分类的范围、时间、渠道做出具体的要求。④要摒弃单一式分类法, 而应采用复合型的分类方法,即:按不同部门（如:电能生产、电力设施建设、电力营销等部门）的横向分类与企业不同时间段运营情况的纵向分类。

3.3 档案的保管环节。电力系统在档案保管中要落实好岗位责任制,首先要为管理员设定工作目标与规范,建立健全档案保管标准与制度,把资料的规格、格式、数量等方面做统一的标准化要求,把档案的立卷、标题、目录、时间等工作规范化。⑤其次, 要对管理员的工作进行监管,建内部控制机制,把各项工作落实到每位管理员,要摒弃传统档案管理“事中”监督的单一化管理模式,而应实施“事前－事中－事后”立体化监督。在档案入库前要掌握库存情况,在档案的保管过程中,要发动员工的力量进行互相监督,促使管理员能够严格按照规范和标准操作。在管理人员调动或离任前,必须对其所承担的保管任务进行全面检查,方能办理相关的调动和离任手续,最大限度的保护档案资料。第三,要把档案管理与绩效挂钩,对档案保管中由于人为失误而造成的损失, 要与员工的工资、福利、职级等切身利益相联系。

3.4 档案的利用环节。收集、分类、保管等前三个环节为档案的最终利用打下了夯实的基础,对电力系统而言,有效的利用档案,为企业的生产运营服务才是档案管理的最终目标。⑥要广泛创新档案的利用手段,通过阅览、借出、交流、咨询等方式,把企业的电力技术研究成果及经营历程最大限度发挥余热, 推进企业的技术改进与自主创新。在档案的阅览中,要为创设良好的阅览环境,利用好检索工具;在档案借出中,要履行密级手续,制定相应的登记、借还日期、档案损坏处理办法等相关制度。使借阅档案的人员能够对档案的安全性、完整性和保密性负责,杜绝企业档案的损坏和遗失。在档案的咨询中,要制定相应的指导咨询、检索咨询等相关机制,树立服务意识,最大限制的满足企业发展的需要。同时,要积极与其它电力企业保持联络与交流合作,建立与其它电力企业档案管理部门的沟通机制,取长补短,不断对自身的档案管理进行完善。

4 结束语

总之,在新形势下,强化电力企业的档案管理,对于企业的运营与发展具有重要的意义。程序化管理,以其高效性、系统性为电力系统档案管理提供了有效的手段。实施电力系统档案程序化管理,要切实抓好档案的收集、分类、保管、应用等四个环节,使之既相互独立,各尽其职,又密切配合,互相关联,最终使程序化管理的集约性与效能性在电力系统档案管理中发挥巨大的作用。

参考文献

[1]李红梅.浅析电力企业档案管理现代化[J]．青海电力，2007(1)

[2]肖莉.拓宽新视野创新电力档案管理工作[J].新闻天地(下半月刊),2010,(10):24-25.

[3]黄磊.档案质量管理体系的构建研究[J].山东大学学报,2010,(04):20-22.