城建档案数字化管理汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇城建档案数字化管理范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

篇（1）

在城市化进程不断加快的过程中，城建档案管理的重要性也突显出来。城建档案能为城市化发展提供必要的背景资料研究，促进城市的合理规划。但随着城市规模的扩大，城市化进程的加快，城建档案管理的难度也越来越大，大量的资料需要归类、整理，这给城建档案管理提出了新的难题。因而，有必要实现城建档案管理数字化，使得资料管理能更加便捷有效，以提高城建档案管理水平。

一、城建档案管理数字化的意义

（一）实现便捷高效的管理

传统的城建档案管理主要是纸质资料的管理，在管理中不仅需要大量的管理人员而且效率低下。在对纸质资料的管理中，资料必须依照相应的顺序规定进行归类整理，而且纸质资料在存放过程中需要大范围的存储空间，并且在长期的保存中，容易造成资料的破损。而在信息技术的发展下，互联网的发展为资源的共享提供了一个便捷的途径。因而在城市化进程的推进下，城建档案管理模式也应随着社会的进步加以创新。随着人们生活方式的变化，人们对信息资料的便捷化、高效化要求进一步增加，而传统的纸质资料管理也不再适应人们获取信息的需求。因此，实现城建档案管理数字化是时展的要求。

（二）实现规范化的管理

在传统的城建档案管理中主要是人工管理的模式，因而在管理的过程中不免会出现失误，造成档案的破损或遗失，并且在传统的档案管理中需要有一套完善的制度，而一旦管理制度不当就会影响管理的科学性。因而，人工化的管理模式不利于城建档案管理规范化的实现，并且在缺乏统一有效的管理中，档案资料管理在利用上也会出现许多问题，影响档案资料的及时获取，增加管理成本。

（三）便于城建档案的开发利用

城建档案管理数字化建设不仅能实现高效规范的管理，还有利于城建档案的开发利用。因为城建档案不仅是城市建设的重要依据，还能为城市管理等提供相应的数据理论支持，因而数字化管理模式的应用，对城建档案资料的开发与应用会有新的突破。城建档案管理数字化建设中，用户可以通过网络对城建档案网站进行访问，对各项信息进行查询，从而提高了城建档案的利用率，并且用户在应用的过程中还可以对资料进行扩充，从而丰富城建档案资料内容。

二、城建档案数字化建设中存在的问题

（一）管理信息的缺失

在城建档案管理中会因为信息网络的不稳定造成档案资料的缺失，影响管理的有效性。在传统的纸质档案管理中，信息资料相对比较稳定，基本不会发生改变。但利用数字化的管理模式，在管理的过程中不论是软件的问题、硬件的问题、网络的问题还是人为因素，都会影响档案资料的稳定性，造成档案资料的缺失。尤其是一些重要信息资料的缺失将严重影响城建档案的完整性，给后期的利用造成不便。

（二）管理信息的泄露

城建档案资料具有保密性，除了一些可以对外公布的资料外，大部分资料是要进行严密管理的。但利用数字化的管理模式，城建档案信息很容易被篡改，甚至造成泄露。一些不法分子会对城建档案管理信息系统造成攻击，对信息进行盗取，影响城建档案信息的安全性。因而，相对于纸质档案资料的管理，数字化的城建档案资料的管理更应重视信息的安全。

（三）初期建设难的问题

在城建档案管理数字化建设的初期需要将纸质资料转化为数字信息，因而在初期的建设中需要对所有资料进行整理，并做好信息录入工作。在系统建设的初期，对于信息网站的建立、搜索引擎和各项条目的制作都需要投入大量的人力、财力。在实现数字化管理的过程中，不同的城市建设管理单位所用的数字化管理模式会存在一些差别，因而管理会难以统一，以致于影响后期资料的利用。

三、城建档案管理数字化建设的措施

（一）合理的规划

对于城建档案管理数字化建设来说，初期的工作至关重要，只有在初期合理计划，做好充分的准备，后期的工作才能有条不紊地进行。因而，在初期的工作中要进行合理的规划，在纸质档案资料转化为电子档案的时候，应做好相关的调查工作，对具体的档案数量及档案类型作详细地了解。在整理的过程中，应按照相应的标准，将资料进行分类，整理出具体的条目，从而在制作搜索引擎的时候能依据条目呈现具体的档案资料。

（二）制定科学、统一的标准

由于缺乏统一、科学的标准，在城建档案管理数字化建设中，会给后期的资料查找带来许多问题，影响具体的操作，并且难以实现真正意义上的资源共享，给管理造成巨大的困扰。因而，在城建档案管理数字化建设中应制定科学、统一的标准，使得纸质资料在转化为数字资料的过程中，能按照统一的标准进行操作，从而进行统一的管理，无需将不同的格式进行转化，实现资料的有效共享。

（三）优秀的管理人才

在城建档案管理数字化建设中，优秀的管理人才是尤为必要的。因为实现数字化的管理模式意味着与信息技术的发展相接轨，因而管理人员不仅要有相应的档案管理知识与能力，还应具备一定的计算机操作技能，在管理过程中能熟练操作计算机。过去的纸质资料管理，管理人员只要对资料进行分类管理，做好相应的档案资料摆放等工作，但数字化管理则要求管理人员能在日常工作中应用计算机进行操作，熟悉档案资料查找流程，能将各种数据进行归档，从而使得档案管理更加高效。

（四）数字化管理模式的应用与推广

随着现代科技的发展，在城建档案管理中推行数字化的管理模式是时展的需要。因而，在城建档案数字化建设中，应突出其建设的重要性与意义，以获得各方的支持。在具体的建设过程中，应加大城建档案管理数字化的建设力度，对数字化档案管理模式进行推广；应充分发挥城建档案管理部门的职能，通过城建档案数字管理模式的应用，主动建设数字化的档案管理。城建档案管理部门作为社会资源的集中部门，应重视数字化档案管理的建设，着力建设一个档案管理服务平台，从而建立两方面的资源管理模式，因为档案的一部分资料是可以公开查阅的，而另一部分则是内部资料，不便于对外开放。因而在建设中应建立统一门户，实现资源共享，而另一方面应建立内部的资源利用平台，方便内部资料的查找，并进行必要的加密处理，防止资料的泄露。此外，还应对资料进行备份处理，防止因数字化资料的不稳定造成资料的丢失。

总而言之，应对数字化档案管理模式进行推广，并且履行好档案管理部门的职责，提高城建档案管理数字化水平。城建档案管理的重要性是不言而喻的，随着城市建设的高速发展，传统的纸质资料管理模式已无法适应现代社会的发展需求，因而有必要应用数字化管理模式对城建档案资料进行管理。但城建档案数字化管理建设仍存在一些问题，因而在建设的过程中应采取有效措施加以解决，强化城建档案数字化管理的建设，提高城建档案管理水平。

参考文献：

[1]白建峰.城建档案管理数字化建设问题的思考[J].江西建材,2014(3):292.

篇（2）

中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：

信息化时代的到来，深刻改变了社会的交流和管理方式。城建档案以记载了城市历史的原貌，记录了城市的变迁，是城市发展和规划的得力辅助和依据。如何加快城建档案信息化系统建设，增强信息化城建档案的管理和服务能力，实现档案最终的数字化，是我们档案工作者面临的新课题。

一、 城建档案数字化管理的意义

档案数字化是城建档案管理迈向信息化时代的必由之路。它首先可以解决存储档案日益空间匮乏的问题。随着城市化进程的日益加快，产生了越来越多的城市建设档案，这些越来越多的档案使得档案馆的存储空间越来越吃紧。档案信息化的电子接收方式是解决这一问题的长久之道，可以真正做到释放存储空间吃紧的压力。其次，是可以为重要的档案资料提供保存的手段和为异地备份准备条件。很多珍贵的城市资料在时间和反复使用的情况下，如何保存其信息资源的需要变得越来越迫切。档案的数字化管理是这种情况的不二选择，既可以使珍贵的档案信息长期永久保存，又可以使其利用和服务电子信息化，还为城建档案珍贵资料的异地备份提供了条件。最后就是实现信息的资源共享和利用。档案信息化的目的就是最终实现城建档案检索、查阅和利用由纸质档案向计算机的本质转变。利用互联网实现任何时间任何地点的档案信息查询利用是档案服务行业巨大的飞跃。

二、 实践城建档案数字化管理的问题

各地实践城建档案数字化的过程中，或多或少都遇到过带有共性的问题，试简要罗列:

1、城建档案数字化管理资金投入不足

城建档案管理经费普遍存在拨款不足现象。实现档案数字化，必须具备一定数量的计算机和计算机辅助设备，目前应用于档案数字化管理的计算机拥有量仍有不足，辅助设备配备也不齐全，不能满足城建档案数字化管理的客观需要。

2、标准化规范有待确定

电子档案规范标准的制定，关系到档案数字化方式、方法和范围的确定，没有统一的标准化规范，会给档案数字化工作带来难度。

3、城建档案数字化信息化利用意识滞后

城建档案管理的主要目的是提供利用和服务，档案数字化的作用主要是提高档案利用效率和服务水平。城建档案利用服务对象主要是政府部门、建设单位、施工单位、设计、勘察单位及社会民众，这些单位和个人总体上数字化应用水平还比较滞后，大都习惯利用原有的纸质图文档案，涉及数字化档案利用的主动需求很少。在实际工作中既要实行数字化利用的服务方式，又要保留原有纸质档案提供利用的服务方式，档案数字化利用意识滞后，在一定程度上影响和制约着城建档案数字化建设的发展。

4、城建档案数字化管理人才缺乏

城建档案数字化管理是一个多专业、跨学科、涉及面广的复杂系统工程。数字化管理不仅需要配备必要的计算机设备和辅助器材，而且还要拥有既精通档案业务，又掌握现代计算机信息技术的复合型人才，才能够满足档案数字化建设的发展需求。实际上，现有从事城建档案工作的人员普通存在学历偏低、专业知识单一、城建档案数字化管理人才不能满足需要的现象。

三、城建档案数字化实践方式探讨

1、建立统一的标准化规范

统一的标准化规范是档案数字化建设的准尺。建立长期持久统一的标准化规范对数字化档案形成的信息系统可用性是基础性的保障，避免低水平的重复浪费，和从源头为数字城建档案馆提供稳定、规范、标准化的数据资源。

2、侧重档案的轻重缓急建立档案信息化数据库

城建档案的绝大部分馆藏和接收档案是建设工程档案。以社会需求统计论，是前期准备阶段文件和竣工图纸为社会需求的绝对数量。这部分应该最为档案数字化的重点，而施工技术资料和监理资料，虽然数量庞大，但社会需求极小，所以不必全部数字化，只需要选择其中的重要部分数字化即可。

3、、建设高标准的城市空间地理信息系统

这项工作目前仍处于起步的探索阶段，运用虚拟仿真、三维、“3S”（遥感RS、卫星定位GPS、地理信息系统GIS）等技术建设城市空间地理信息系统，如果一开始就考虑数字化档案的要求，将来就可以顺利实现与基础数据库的无缝对接，为人们提供实时的、三维的动态信息，让利用者可以发挥城建档案的最大价值。

4、加快信息化窗口对接和服务网络世界的建设

城建档案数字化、信息化的目的，不仅仅是为了提高服务的效率，完成以纸质实体档案的查阅向计算机查阅的转变，而且更是将服务通过互联网络实现时间和空间的无限扩延。对档案管理来说，这是一种本质的不同，即从你有什么档案，有多少档案，到你掌握多少城市基础信息，可以随时提供给社会需求方。目前全国很多档案馆都有信息中心和门户网站，它们的主要任务之一正是将信息化档案成果对接和服务外部网络世界。

城建档案馆的数字化管理不仅仅是城建档案技术设备的换代，更多的是要求管理理念、管理模式、服务方式的变革，信息化大潮是时代给予我们的机遇，只要抓住这一时代机遇，积极应对，勇于开拓，我们的城建档案信息化事业必能获得成功！

篇（3）

就以往来说，城建档案主要是利用人工纸质的方法进行保存管理，其成套性的特点决定了城建档案存储占用面积大，且案卷之间密不可分的有机联系会使查阅档案时调卷量大，因而常常出现要查阅某个问题时需要调阅几卷甚至几十卷档案，且所需要的信息还要经过人工的方式再进行甄选，致使调阅耗时长，工作效率低下。其次，城建档案是在城市规划、建设、管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，反过来又为城市规划、管理及新建、改扩建工程提供依据。随着城市建设的不断发展，城建档案调阅次数的递增会使纸质档案造成不同程度的破坏，尤其是比较久远的档案材料，其损坏几率会大大增加。再次，传统纸质档案材料有时因保管条件的限制，会导致字迹模糊；纸张发黄变脆，而一旦遭遇自然灾害(水灾、火灾等)侵袭，便会毁于一旦。最后，传统档案管理在广度及深度上存在一定的缺陷，只能实现馆室间的调阅查看，无法实现远程调阅，资源共享性及交换性较差。这一系列问题的存在使得城建档案的管理工作面临严重阻碍，城建档案存储量的不断增加，各级城建档案馆都面临着库房面积的不足、查找利用效率低下、纸质材料容易磨损等问题。但城建档案数字化既节省了档案存储空间又方便查找、利用，从而保护档案资料，提高档案管理工作的效率。

二、数字化在城建档案管理中存在的问题

就目前来看，数字化在城建档案管理中仍然存在一定的问题，其中最为严峻的问题便是档案的长期存取。传统纸质档案资料的存储载体及保存期限较佳，具有较高的可靠性。相比之下，数字化城建档案信息存储时间受物质载体性能的影响，其性能的优劣会对存储时间产生直接的影响，因而要对存储载体的使用性能以及稳定性能进行合理确定，避免出现数字档案无法正常使用的情况。其次，数字化城建档案信息完整性及安全性偏低，这是因为传统的档案管理借助纸质材料实现，纸张作为城建档案信息的重要载体，其信息完整性、安全性较高，因而具有较强的法律效益。相对而言，数字化信息管理的安全性和完整性较差，原始档案信息的保存风险较大，易受多种因素影响，因而其法律价值需要一段时间才会体现。数字化的档案管理需要实现资源的共享，因而需要制定统一的规范、标准对资源共享问题进行约束和规范，提高档案信息的安全性。但就目前来看，我国的数字化城建档案信息管理的相关约束规范还不健全，这在一定程度上对信息资源的交换和共享造成了一定的阻碍。另外，由于城建档案具有成套性的特点，决定了每套工程档案中有部分资料的利用率极低，可以说是只有工程不出现大的质量问题，在长长的保管期限内基本上处于休眠状态，这部分档案资料从数字化的成本和社会效益来看明显不匹配，因此从事城建档案数字化还应该从成本和社会效益两方面进行考虑。

三、提高数字化在城建档案管理中作用的举措

(一)落实档案前期准备工作

要想强化数字化城建档案管理的作用，首先应重视档案的前期规划准备工作，即将以往使用的纸质材料全部转化为数字材料，因而工作量较大，且存在一定的信息改变风险。因此，在使用数字化管理城建档案时，应先了解档案馆的馆藏，通过调查分析，实现对档案的归档及数字化的规划。在进行城建档案规划工作时，应严格按照相关的规范流程，捋顺工作重心，落实档案前期准备工作，奠定数字化的应用基础，强化其在城建档案管理中的重要作用。其次，还应根据数字文档资源共享的特点制定相关的规范标准，完善规范体系，一般包含：数字化档案规范管理体系、信息化标准规范体系等等。通过系列标准体系的建立实现对档案信息的采集、提取、整理以及安全维护，确保其安全完整性。最后，根据各工程项目的实际出发，对查找、利用率高的档案如：项目前期准备阶段及竣工验收文件、竣工图纸应及时进行数字化加工，对利用率极低、基本处于休眠状态的档案应考虑小部分或完全不进行数字化，以此来控制城建档案数字化成本。

(二)有效建立数字档案馆

城建数字档案馆对于推动数字化档案管理进程具有重要意义。档案信息存在的地方便是档案馆，有效建立档案馆能够推动数字化在档案管理中的应用。在城建档案管理过程中，数字化的应用能够从一定程度上转换档案管理模式，使其由以往的被动管理模式逐渐转化为主动的信息管理模式。为实现档案信息合理利用以及资源的共享，城建档案馆的建立具有极其重要的意义。以我国信息化建设要求来看，城建档案管理部门是较为重要的社会资源外在反映部分，因而应充分利用档案馆的信息共享平台，为信息资源提供展示场地，全面推动数字化城建档案管理工作的正常有序开展。

(三)提升相关档案管理人员素质

受以往档案管理模式的影响，部分档案管理人员对数字化档案管理模式的应用还存在认识上的不足，急需培养新型的档案管理专业人才。实际人才培养过程中，不仅要注重对档案管理人员业务素质的培养，还应注重现代化技术应用人才的培养，优化管理队伍结构，并及时更新领导阶层的管理知识，改变其知识结构，从而领导员工做好数字化档案管理工作。结合信息开发，实现数字化在城建档案管理中的重要作用。

篇（4）

城建档案是城市建设、规划、发展的依据，记录了城市发展的历程和发展状况。城市发展是在城建档案的信息采集、处理、分析的基础上进行规划的。在这一过程中，需要大理的档案信息进行量化定性分析。为了提高工作效率，许多城建档案管理部门进行了档案信息化建设。在信息化系统中对城建档案进行数字化管理是时展付与档案管理人员的使命与任务。为了更好地对城建档案工作进行管理，必须将数字化管理运用到城建档案管理工作中去。

一、数字化管理的概念

数字化管理是指利用计算机、通信、网络等技术，通过统计技术量化管理对象与管理行为，实现研发、计划、组织、生产、协调、销售、服务、创新等职能的管理活动和方法。数字城建档案馆是城建档案管理技术与计算机技术、网络技术和多媒体技术等结合的产物, 代表着城建档案事业的发展方向, 也是城建档案信息化的表现形式[1]。在城建档案工作中应用数字化管理，可以将城建档案管理得公平、客观、优质、高效，提高城市规划的有效性，保证城市发展的目的性，把握城市发展的方向，记录城市发展的动态。数字城建档案馆是城建档案管理技术与计算机技术、网络技术和多媒体技术等结合的产物, 代表着城建档案事业的发展方向, 也是城建档案信息化的表现形式。

二、数字化管理在城建档案工作中的应用

1、数字化管理在城建档案接收上的应用

城建档案接收工作的数字化，是按要求建立电子档案将进行报送，然后根据建设工程进展，将建设工程的文件和图纸信息同步录入系统，以光盘、U盘等形式直接报送数字化打包信息。工作人员将按系统程序要求，逐条逐项地信息的录入，避免了纸质接收模式的那种随意性导致档案缺项漏项或重复冗余，体现了城建档案的客观性和真实性，而且在接收录入时，由于电子信息的可复制性，大大提高了工作效率。

2、数字化管理在城建档案保管上的应用

传统的城建档案保管都是基于纸质档案实体，随着城建档案的不断增多，档案的搬运摆放、调整和保护工作越来越繁重，给档案保管工作带来困难。而数字化管理模式将馆内档案信息进行扫描录入，以后无需再对纸质档案进行搬动和查阅。对于新接收的城建档案进行数字化录入，不再需要厚重的纸张实体，大大减少了纸张的浪费和搬动量，节省了库存空间和劳动量，而且在管理上也是在计算机上进行数据库管理、维护和保护。只有做好备份，一切工作都从劳动中解脱出来，并且优化了城建档案保管的环境。这种数字化档案管理以更少的人、更少的空间、更少的投入，完成了更加高效的工作，是城建档案工作质的飞跃。

3、数字化管理在城建档案查阅上的应用

数字化的优势在于方便快捷，满足了人们工作生活快节秦高效率的需求。无论是城市规划部门还是城市建设部门在查阅城建档案时，都需要得到准确、全面、快速的查阅结果，而传统的档案查阅，工作量之大，准确性之低已经完全无法满足城市发展的需要。而将馆藏和新建的城建档案进行全面的数字化录入后，在查阅条件录入后，计算机自动进行全面检索，所有符合条件的档案都一一在列，而且图纸、声像及各种电子文件都可以得到查阅、复制和纸质输出[2]。并通过数字化查阅的结果可以上传至远程端，下载到U盘或打印出来，为查阅者节省了大量的时间，实现了查阅的人性化。

篇（5）

【 abstract 】 the development of digital technology and used for urban construction archives technology to promote the efficiency of management bring great convenience. The author combined with the personal working experiences under the condition of informatization, urban construction archives with digital construction technology management platform, enter the orbit of a more scientific and more efficient.

【 key words 】 file management; Digital technology;

中图分类号：G271 文献标识码：A文章编号：2095-2104（2013）04-0000-00

城建档案管理部门肩负着保管文字、图纸、地形图、声像等各种载体的城市建设档案资料任务，是城市重要的信息基础部门。随着经济的发展和社会的进步，信息资源的重要性日益突出。城建档案工作要在城市数字化建设的机遇和挑战中，获得自己的生存和发展空间，就必须抓住城市数字化带来的契机，发展、提高自己，加速城建档案管理数字化建设，全面提升城建档案工作在城市建设中的地位和作用。下面结合笔者个人工作经验谈信息化条件下，城建档案技术管理如何借助数字化建设平台，迈入更科学、更高效的轨道。

一、城建档案管理人员要转化观念，加快档案管理数字化建设

城建档案管理人员要树立档案管理数字化意识。以加快馆藏数字化进程为基础，特别是网络化的建立，档案管理部门要加快档案管理数字化建设步伐，以适应社会公众对档案信息技术需求。所以，必须从思想上提高对加快档案管理数字化建设步伐的认识，并以积极的态度抓好这项工作，使档案管理数字化工作跟上时代的步伐。提高档案管理现代化水平。档案管理数字化建设的逐步推进，馆藏纸质或其他类型载体档案的数字化工作，已经成为档案管理数字化建设的重要内容之一。许多档案原件是非常珍贵的，把珍贵的档案原件录入计算机形成数字化的多媒体文件，用机读的方式提供作用，不仅能提高利用率，而且还有利于原件的保管。利用数据库检索方式提供档案利用所具有的全面、快速、准确的特点，扩大了档案利用范围，使档案利用更为便捷。现在由于档案管理数字化建设和计算机网络的发展为档案信息资源共享成为可能。档案学科的新名词“数字档案馆”就是旨在通过网络，使档案利用者能够跨越时空对所需档案、资料进行查询利用，将封闭的档案服务扩展成开放性的、社会化的服务。

二、管理部门要优化组织运行，提高城建档案管理的效益

管理部门要有高瞻远瞩的全局意识。城建档案数字化需要开展四个阶段的工作：其一，策划准备阶段，这个阶段主要是为档案数字化工作的开展进行战略策划，并根据计划的内容，为工作的开展作好准备及前期工作；其二，初步开展和试行调整阶段，在这一阶段各方面工作已经展开，但是也出现了一些问题，工作在不断改进中前进；其三，趋于成熟阶段，这一阶段数字化系统配置已经较为完善，数字化工作体系初步形成，但是信息库并没有建设完整，信息资源利用率低；其四，成熟阶段，这一阶段主要特征是信息库已经建立完善，档案工作流程已经完成数字化改造，依托数字化系统建立起了高效率的工作业务流程，拓展服务内容和质量是这一阶段工作的重点。这四个阶段相互依赖，逐层递进，在开展工作时必须注意各阶段的先后顺序，一步一个脚印，让前面的工作为后面打好基础，后面的工作体现前面工作的价值。防止不切实际的冒进或者漫无计划的遍地开花，避免出现目的被计划拖累的局面。需要制定详尽合理的工作计划。在开展数字化工作的四个阶段中，策划准备阶段是开头部分，也是整个工作的核心部分。只有把头开好了，后面的路才能够走得正、走得直。在制定计划时，决策者应该考虑清楚自己单位的需求，明确开展工作的目的。这是一个看上去非常简单的事情，所以往往会被轻视甚至忽视，不过越来越多的案例表明，设计时需求的混乱、开展工作时目的的不明确，是很多数字化工作陷入瓶颈的原因。

各部门要进行相关的网络建设。通过网络建设，建立规范的城建档案目录，实现城建档案部门与相关的联网，提高城建档案信息资源的利用效率，实现资源共享，使各级城建管理人员及时掌握城建工作及档案管理的基本信息，进而及时为城市建设活动提供优质、高效的信息服务。

三、建立数字化城建档案管理系统措施

城建档案应当在办公自动化管理的基础上，利用信息管理系统，将业务管理和档案管理有序链接，实现电子文件从登记、归档、著录的一体化管理。

城建档案接收是城建档案管理工作的源头，随着电子文件的日益增多，要从传统纸质档案“后控制”管理升级为“前端控制”管理，不仅要参与电子文件生成、运转、归档过程的管理，还要在办公自动化管理的基础上，利用业务管理和档案管理的有序连接，减少传统档案整理、录入环节，实现电子文件从登记、立卷、著录到归档的一体化管理。

电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘和有害气体的侵害，从理论上讲能够长期保存。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，一方面电子文件必须采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥礼会效用；另一方面对于长久保存的电子文件，还需要定期进行复制，防止信息损失。

四、加强城建档案数字化网站建设

网站是现代社会信息公开的重要工具，开设城建档案网，或将城建档案信息化纳入电子政务系统，到政府的网站上，实现信息资源在互联网上的共享，能扩大城建档案的服务范围，使城建档案成为政府政务公开的一部分，更好地为领导决策、经济建设和社会公众服务。要利用城建档案信息多元化优势开展信息的深加工，从城建档案资料的收藏者和提供者转变为信息产品的生产者、开发者和提供者，主动接近档案用户，以用户为中心，结合城市建设的进程，编研出信息成果进行提供利用，从内容、形式上实现完全不同于以往的主动服务，并利用网络环境实现不同服务方式之间的优势互补，实现大量馆际信息资源的的广泛共享，有效、快速、优质地为社会提供档案信息服务。

城建档案信息网络的成熟运用，为数字化城建档案馆提供了极好的网络环境，也为开展城建档案信息个性化服务提供了良好的条件。未来城建档案利用服务的主要方式将不再是提供物理存在的实体，而是指引终端用户通过网络获得存储在档案馆库的数字化信息。只要城建档案编制与城建档案检索采用同一系统软件，将档案内容用一定的格式固定下来，再进行分类、归档、编号等管理，在编制检索时随机调出，组成各种不同类型信息检索工具，通过网上开展电子检索服务，从而方便地互传、互换信息。可使任何一位利用者不受时间、空间的限制，在任何时间、任何地点只需有一网的电脑，即可进入城建档案管理系统查询自己需要的信息。这种网上利用服务的开展，将会使城建档案工作进入一个崭新的工作环境，进入一种良性的循环状态。

五、结束语

科技的发展对城建档案技术管理工作提出了新的要求，本文结合笔者个人工作经验，谈了数字化信息建设在城建档案技术管理中的应用，希望能为城建档案技术的提高做出自己的贡献。

【参考文献】

[1]罗婷婷;;如何提高城建档案的管理质量[J];才智;2011年18期

篇（6）

城建档案是指在城市规划、建设及其管理活动中形成的应归档的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。它是城市规划、建设、管理工作的真实纪录,是城市建设和发展的重要依据和必要条件,是国家的宝贵财富。

1 城建档案信息化管理方案

1.1 加快和加强城建档案管理的数字化建设

数字城建档案管是城建档案管理技术、网络技术、计算机技术以及多媒体技术等多种现代化技术相互结合的产物，同时也是城建档案管理信息化的一种表现形式，在一定程度上象征着城建档案事业未来的发展方向。2001年，数字城建档案管这一概念正式被提出，先后一些列的标准规范也相继出台。因而，各个地方理应该加强和加快积累数字城建档案信息的工作，同时不断促进数字化档案信息利用程度的有效提升。而加快和加强城建档案管理的数字化建设可以从以下两个方面着手：

第一，城建档案馆应该实事求是，坚持从实际的经济能力和需要出发，结合全部管藏档案信息管理信息数字化、珍贵档案现代数字化、重点选择某类档案信息数字化以及高频率使用档案数字化等等途径，将现在拥有的实体档案资源转变为数字信息化的形式，实事求是、积极主动地不断推进城建档案管馆藏档案的数字化工作。具体要做到两点：首先要充分而且要积极开展和利用电子档案接受、利用以及保管的技术方案，制定出规范、合理的电子城建档案信息管理的方案；其次就是要不断加强和加快电子文件的归类、归档整理，也就是要加大对电子城建档案信息的接收、利用管理力度，争取从源头上促进城建档案信息数字化管理问题的解决，借助于电子城建档案信息管理的绝对优势将城建档案转化为信息，完善利用服务。

第二，城建档案信息资源数据库的建立和建设应该借助GIS电脑软件，建立数据库，从而将城市地上建筑、地下管线和设施等等相关的各种信息的空间分布特征真实、完整、全面的反映出来，这是源于对城建档案自身特征的特殊性和差异性的考虑。再就是，根据GIS软件所建立的数据库还方便于信息数据的管理、检索、查询、进一步提取数据以及数据的进一步加工和输出。信息资源数据库的信息主体同时还得包括城建资料的内容信息、城建档案以及二次信息，而且和建设项目空间位置可以连接组成一个不断的空间数据库。背景数据库作为城市基本比例尺地形图，有利于在一定程度上确保其和城市以及其它系统用一样的地理位置定位系统。数据的种类十分广泛和负责，包括城市建筑、城市规划、地下综合管线、市政公用设施、环保、城市园林绿化以及地名等等。

1.2 进一步加强和完善城建档案信息化管理的规划和领导工作

换句话说就是城建档案信息管理工作还需要工作主管部门的不懈努力，进一步加强和完善城建档案信息化管理的规划和领导，对有关城建档案基本工作标准、规范贯彻执行，加以落实的信息化予以一定的监督，从而在一定程度上确保城建档案信息化工作建立于扎实、统一的基础平台的上面。此外，工作主管部分还应该不断建立和健全工作体制的信息化，确定专职的部门来负责和管理信息化建设的协调和组织工作，向组织城建档案信息化建设的总体目标进军，完善城建档案信息的生成、传播以及利用等等服务工作。

1.3 加快和加强城建档案信息的网络化建设

伴随着《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》的颁布，各地城建档案网站也进入了不断建设和完善的状态，为社会各界提供了越来越多的城建档案信息资料，因而帮助他们解决了不少实际难题，而城建档案资源共享的局面也因此而得到了一定的拓展和开阔。现阶段，为了进一步加强和促进城建档案信息的网络化建设，还应该将其逐步纳入政府电子政务建设的整体框架体系中，力求和电子政务建设同步，加快公文、城建档案管理的一体化和标准规范化。再就是要充分发挥电子政务平台的作用，促进城建档案信息网上查询服务的积极开展以及城建档案利用服务质量和利用效率的全面提高，从而做大限度地满足社会各界对其的利用需求。具体做法有以下三点：第一，要积极争取相关方面来加大对其经费上的投入，促进城建档案馆信息化基础设施的建设能够和政府政务网同步，实现一体化，进一步推动其信息管理化建设的跨越式前进、发展；第二，不断建设和完善城建档案信息网，熟悉社会需求、分析新趋势、研究新课题、开放新动态，迅速将经过整合后的信息在网上予以，实现资源的共享，从而促进城建档案信息网络化建设的稳定化前进；第三就是要主动学习和借鉴其它的有关档案馆信息化管理的经验，将城建档案信息化建设事项提到议事日程中来，尤其是重视城建档案信息化管理的建设和政府电子政务建设的统一、同步协调向前发展，从而促进自身的进步。

2 总结

总的来说，为了促进信息管理服务功能的早日实现，响应城市建设发展的现实需求，应该而且必须要进一步加强和加快城建档案信息化管理建设的速度，以确保城建档案现代化、信息化、科学化、规范化目标的进一步实现。

参考文献

[1]邓红.城建档案信息化给力幸福档案——谈规划管理档案信息化在城市规划管理工作中的作用[J].广东档案.2011(03)

篇（7）

关键词 城建档案；数字化管理；对策

随着信息技术的出现，城建档案管理中融入了档案信息管理系统，极大地促进了档案管理信息的共享，初步实现了自动化处理。不过，这些新技术的运用大多是从方法改进上来优化传统档案管理，而管理方式还没有出现彻底的变化。城建档案数字化管理是城建建设中文化精神的重要保存途径，也是数字城市的基础数据源，能够有力地提供数字城市建设所需的依据性档案信息。所以，反思城建档案数字化管理的现实困境，转变管理理念及方式，是当前城建档案数字化发展的基本要求。

一、城建档案数字化管理的问题

城建档案数字化管理滞后的问题有着多方面的因素，例如数字信息技术水平低，城建档案管理体系单一，相关管理规定不完善等等。但实际上，城建档案数字化管理存在的问题主要有三个方面：

（一）资金投入少。国家财政拨款是不少地方城建档案管理资金的主要来源，不同的地方拨款金额不一样，但拨款不足是很多地方存在的普遍现象。城建档案的数字化管理必须要有计算机以及其它辅助设备，而资金的投入不足导致计算机辅助设备缺少，无法为城建档案数字化管理提供更多的帮助。

（二）数字化利用没有形成气候。城建档案数字化管理中，政府相关部门是城建档案利用的主要服务对象，比如勘察单位、建设单位、施工单位、设计单位等等，但这些单位在城建档案数字化应用方面存在利用水平低的问题，很多习惯于利用纸质图文档案，在实际的城建工作中对数字化档案利用不够。应该改变这种现状，以过去的纸质图文利用服务方式为依据，加强数字化利用服务，让城建档案数字化利用环境更加成熟，这才是当务之急。

（三）数字化管理人才急缺。城建档案数字化管理是一个比较复杂的过程，这个过程需要管理人员具有多专业、跨学科的知识与技能，要涉猎广泛。在计算机设备知识数字化管理中，高素质的档案业务人才、熟悉计算机信息技术的复合型人才将是管理中的关键。纵观现实，一些地区的城建档案管理者学历不高、专业知识技能缺失，极大地影响了城建档案数字化管理的发展。

二 城建档案数字化管理方法

城建档案数字化管理一定要有科学的目标和方法，必须从城建档案管理工作实际出发，并符合社会对城建档案数字化的需求。所以，城建档案数字化管理的方法要包括三个方面的内容，即规范的管理体系、完善的基础设施、高素质复合型人才。

篇（8）

关键词 城市建设档案；数字化管理；利用；组织保障

我国城市正在飞速发展着，越来越多的城市建设档案随之发生变动，传统的档案管理方法逐渐凸显出准确度差、投入高、劳动量大、效率低等缺点，跟城市在信息时代的发展要求不符。此时，数字化管理为城市建设档案管理提供了新的选择。为了更好地在城市建设档案工作中利用数字化管理，我们首先要做的就是为数字化管理的实现提供组织保障。

一、城市建设档案数字化管理的利用

（一）馆藏城市建设档案数字化。在城市建设档案工作中利用数字化管理，主要是通过对多媒体技术、计算机技术进行融合和利用，协调处理传统纸质介质的档案资料，将其转化成数字信息，从而使所有馆藏的城市建设档案信息都用数字化的形式来存储。城市建设档案数字化管理的利用具备明显的实效性，工作效率大大提升，这是城市建设档案馆实现档案工作数字化最核心的基本点。

（二）城市建设档案管理现代化。城市建设档案的数字化管理不仅涵盖了一切传统档案馆的效能，还新增了档案编码目录、档案信息检索自动化、档案资料安全存储以及计算机辅助管理档案业务工作、辅助档案信息立卷、档案馆实现办公自动化、档案自动化标引、安全保护技术现代化、档案数据库的建立、辅助档案馆库房管理等各方面的功能，这是城市建设档案工作有效利用数字化管理的另一个基本点。

（三）档案资源的利用共享化。当下，城市建设的步伐越来越快，各种城市建设档案资料依然以纸质文字的形式存在于城市建设档案的信息空间当中。为改变这一传统的方式，以实现资源共享，数字化管理是唯一行之有效的手段。具体地，城市建设档案馆充分利用信息网络，直接将资料信息传递给每一个用户，从而实现城市建设档案资源的利用共享化，完成城市建设档案为社会服务的根本目的。

二、实现城市建设档案数字化管理的组织保障

（一）建立集中的城市建设档案管理模式。我国档案管理主要有两种模式，即分散制、集中制，城市建设档案管理也一样。城市建设档案的分散管理模式具体是指档案馆内各个不同的部门采取不同的方式管理档案资料，而集中管理模式具体是指城市建设档案馆对档案实行集中管理，具体体现在两个方面：一方面，对馆内的所有城市建设档案进行集中管理或相对集中管理。另一方面，统一建立城市建设档案管理制度。较分散管理模式而言，城市建设档案集中管理模式的优势在于：对档案管理进行整体规划，避免在对新型档案或跨类别档案的管理上出现交叉、空白，能促进统一档案发展规划的形成，同时对城市建设档案的利用和安全也更有利。

城市建设档案数字化管理不仅涵盖了馆内所有的档案类别，还需要数字信息技术的支持，更离不开其他专业部门的配合——它不是一个专业、一个部门就能独立完成的。在集中管理模式下，城市建设档案数字化管理能得到更有效、更全面的组织和实施，且能构建统一的档案信息资源利用平台，以顺利开展城市建设档案服务工作。

（二）档案馆领导要给予足够的重视，并提供支持。城市建设档案数字化管理的实现涉及到各方面的工作，不管是部门协调、人员组织，还是业务推广、资金保障等，我们要想做好档案工作及档案的数字化管理，得到领导足够的重视和支持是最重要的前提。从实践结果来看，我国大多数档案馆的数字化管理进程较慢的主要原因是得不到必要的技术支持、资金支持等。因此，档案馆领导应积极将城市建设档案数字化管理提上工作日程，如针对档案工作时间节点紧张、录入目录的工作量巨大等问题，为工作人员配备一定数量的短期外协工，专门协助档案馆工作人员完成数字化加工、录入目录、整理资料等工作，确保城市建设档案数字化管理按期顺利实现。

（三）建立健全实现数字化管理的组织网络。城市建设档案的根本目的在于提供利用，为城市规划、建设及发展服务。在城市建设档案的数字化管理时代里，档案的形态及管理方式均发生了重大改变，致使档案服务方式也发生了相应变化。在这样的情况下，城市建设档案馆有必要成立城市建设档案数字化管理的工作小组、领导小组，以建立健全组织网络，做到层层分工落实，确保档案数字化管理早日实现，为服务奠定基础。如城市建设档案馆积极建设档案数字化管理体系，由各部门主管共同组成专门的领导小组，负责城市建设档案数字化管理的总体协调、安排及监督等工作；由档案馆全体工作人员及每一个部门的档案兼职人员共同组成专门的工作小组，负责将各项档案数字化管理工作落到实处，进一步明确每一个工作人员的任务和职责。

篇（9）

在城市建设档案工作中利用数字化管理，主要是通过对多媒体技术、计算机技术进行融合和利用，协调处理传统纸质介质的档案资料，将其转化成数字信息，从而使所有馆藏的城市建设档案信息都用数字化的形式来存储。城市建设档案数字化管理的利用具备明显的实效性，工作效率大大提升，这是城市建设档案馆实现档案工作数字化最核心的基本点。

（二）城市建设档案管理现代化。

城市建设档案的数字化管理不仅涵盖了一切传统档案馆的效能，还新增了档案编码目录、档案信息检索自动化、档案资料安全存储以及计算机辅助管理档案业务工作、辅助档案信息立卷、档案馆实现办公自动化、档案自动化标引、安全保护技术现代化、档案数据库的建立、辅助档案馆库房管理等各方面的功能，这是城市建设档案工作有效利用数字化管理的另一个基本点。

（三）档案资源的利用共享化。

当下，城市建设的步伐越来越快，各种城市建设档案资料依然以纸质文字的形式存在于城市建设档案的信息空间当中。为改变这一传统的方式，以实现资源共享，数字化管理是唯一行之有效的手段。具体地，城市建设档案馆充分利用信息网络，直接将资料信息传递给每一个用户，从而实现城市建设档案资源的利用共享化，完成城市建设档案为社会服务的根本目的。

二、实现城市建设档案数字化管理的组织保障

（一）建立集中的城市建设档案管理模式。

我国档案管理主要有两种模式，即分散制、集中制，城市建设档案管理也一样。城市建设档案的分散管理模式具体是指档案馆内各个不同的部门采取不同的方式管理档案资料，而集中管理模式具体是指城市建设档案馆对档案实行集中管理，具体体现在两个方面：一方面，对馆内的所有城市建设档案进行集中管理或相对集中管理。另一方面，统一建立城市建设档案管理制度。较分散管理模式而言，城市建设档案集中管理模式的优势在于：对档案管理进行整体规划，避免在对新型档案或跨类别档案的管理上出现交叉、空白，能促进统一档案发展规划的形成，同时对城市建设档案的利用和安全也更有利。城市建设档案数字化管理不仅涵盖了馆内所有的档案类别，还需要数字信息技术的支持，更离不开其他专业部门的配合——它不是一个专业、一个部门就能独立完成的。在集中管理模式下，城市建设档案数字化管理能得到更有效、更全面的组织和实施，且能构建统一的档案信息资源利用平台，以顺利开展城市建设档案服务工作。

（二）档案馆领导要给予足够的重视，并提供支持。

城市建设档案数字化管理的实现涉及到各方面的工作，不管是部门协调、人员组织，还是业务推广、资金保障等，我们要想做好档案工作及档案的数字化管理，得到领导足够的重视和支持是最重要的前提。从实践结果来看，我国大多数档案馆的数字化管理进程较慢的主要原因是得不到必要的技术支持、资金支持等。因此，档案馆领导应积极将城市建设档案数字化管理提上工作日程，如针对档案工作时间节点紧张、录入目录的工作量巨大等问题，为工作人员配备一定数量的短期外协工，专门协助档案馆工作人员完成数字化加工、录入目录、整理资料等工作，确保城市建设档案数字化管理按期顺利实现。

篇（10）

在我国城建档案处在纸质档案与电子文件两者共同管理的状态。纸质档案因为其内容都是以纸质作为载体的，因而比较难于变更与涂改。正是因为纸质档案所具有的这些特性，能够确保其将原来的内容进行很好的保存，所以有着较强的法律效果。而以电子文件方式所保存的城建档案由于可以通过计算操作进行复制与更改，且发现存在着一定的难度，这就导致其本身的法律效果问题的解决需要一个过程才可以实现。

（二）档案数字化技术应用方面存在问题

城建档案数字化应用中所涉及到的技术应用问题较多，如长期存取、数字信息失真、安全性等等。通常情况下，磁盘的保存期是三年到五年，光盘是三十年左右，同时还受到温度、存储格式以及硬件配置等诸多条件的限制，加之计算机语言之间的转换问题，都会档案信息的存取带来一定的困难。再如计算机病毒以及黑客人为或偶然事故都使数字档案的安全性面临着威胁。城建档案数字化应用多面临的诸多技术问题也是城建档案数字化应用应关注的问题。

（三）标准化方面存在问题

城建档案数字化在应用过程中必然会实现所在区域城建档案馆、国家城建档案馆以及全球城建档案馆之间的信息资源共享。信息资源共享目标的实现本身是个动态的系统化过程，需要城建档案数字化在应用过程中存在相应的标准。只有这些标准的存在以及各个城建档案馆的有效应用，才能实现不同城建档案馆之间的衔接，进而促进城建档案数字化应用的发展。而我国现有的城建档案数字化应用过程中标准化方面还存在着难以统一等诸多问题。如部分标准规范超过了城建档案的工作范围和整个城建档案工作标准衔接存在障碍等等。

（四）城建档案数字化应用人员素质亟待加强

从我国现有的城建档案数字化应用的人才情况来看，还存在着缺乏高技术人才，尤其是在城建档案与信息处理两个方面都有一定能力的复合型人才极为短缺。我国有的区域的城建档案馆虽然引入了先进的设备，但是由于缺少必要的工作人员，极大的限制了数字化所具有的优势作用的发挥。

二、城建档案数字化应用的优化策略

（一）城建档案数字化应用法律体系完善从现有的城建档案数字化应用来看，主要涉及的法律包括著作权、知识产权、档案以及隐私权保护等多个方面的法律问题，城建档案数字化应用法律体系的不断完善就是前述这些法律问题不断优化的过程。只有完善的城建档案数字化应用法律体系才能确保城建档案数字化应用工作的进步。这就要求我国不同区域的城建档案管理部门需要从当地的实际情况出发，以现有的城建档案数字工作的现状以及发展趋势出发，结合本区域的实际情况确定城建档案数字化应用的政策与措施，进而通过这些应用法律体系的不断优化来推动城建档案数字化应用的进步。

（二）优化城建档案数字化技术水平

在城建档案数字化应用技术在应用中正如前文所述，涉及到的技术较多，因而需要在应用实践中通过不断建立健全管理系统来优化技术在城建档案数字化应用中的效果。这就要求行业本身通过城建档案信息的分析与技术应用方面的理论研究与实践应用等工作的加强，来提高技术水平。城建档案数字化技术水平的优化其本质是城建档案数字集成化管理，通过建设一个可以提供包括城建数字档案信息生产加工在内的所有流程的实时监控，实现不同技术之间能够有力的协作。通过对计算机网络和通讯、数据远程访问、数据交换、元数据以及网络安全等多类技术的集成，将分散在不同载体与不同区域位置的城建档案信息实现集成化管理，综合发挥科学技术在城建档案数字化应用中所具有的优势作用。

（三）加强标准化方面的工作

城建档案数字化应用还需要城建档案信息标准化的有力支持。对于城建档案数字化应用来说标准化建设是数字化应用的基础，是实现城建档案信息共享的必要条件。也就是说，城建档案应有统一的标准处理方法与统一规范的操作文件，应加强标准化方面的工作。从我国现有城建档案数字化应用中标准化方面的工作来看，主要包括信息化标准与数字化档案管理规范两个方面的内容。从信息化标准规范体系的层面来看，主要应加强的工作包括城建档案信息的采集、整理、安全保障、网站的管理以及数字化城建档案应采用的格式标准等内容。从数字化档案管理规范的层面来看，主要应加强的工作包括档案接收标准以及档案管理实施细则等内容。只有这些工作的不断加强，才能让城建档案在数字化应用过程中实现顺利接收、便捷管理以及资源共享等。

（四）加强城建档案数字化应用队伍建设

由于城市档案数字化应用本身所具有的专业性与涉及面较广的实际情况，决定了应不断的提高现有的城建档案数字化应用中工作人员的专业知识与实践水平，不断的加强城建档案数字化应用方面的队伍建设。城市建设部门应结合实际情况不断的通过教育与培训等方面的工作，提高现有城建档案工作人员在数字化应用方面所具有的专业知识水平以及实践技能，同时还应不断加强外来人才的引入工作，只有内外结合的方式才能快速的促进城建档案数字化应用队伍整体素质的提高。城建档案数字化在应用还应关注到社会需求。以社会需求为基础确定城建档案数字化管理的工作目标，同时还应信息化发生规律为基础来优化城建档案工作，避免城建档案数字化应用脱了社会实践与技术实践，只有两者有效的结合才能真正的促进我国城建档案数字化应用水平的提高。