合同存档管理汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇合同存档管理范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

篇（1）

随着社会经济的发展，农村生产结构也在逐渐发生变化，土地作为生产资料在遵循家庭承包经营为基础、统分结合的双层经营体制的情况下也随之发生自由承包或流转以解放生产力优化资源配置。因此，农村土地流转合同档案管理务必以《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）及《档案法实施办法》为基础和指导，根据当地的实际情况寻找一种合法、合情的档案管理办法。

一、农村土地流转合同档案管理亟须规范化

土地是我国农村重要的生产资料，随着经济结构的变化，农村土地流转现象越来越多，城乡建设频繁征占用农户承包地，农户土地承包状况时常发生变动，这就使得相关合同和档案管理工作规范化显得尤为重要，一方面关系到切实维护农民的正当权益，另一方面有助于促进党的农村土地承包政策的落实与贯彻，事关农民土地承包权益的维护保障。

调查显示，由于种种原因，当前许多地方农村土地流转档案的管理不够规范化，保护措施疲软，诸如：有的地方不能对相关合同和档案材料及时立宗归档，可能导致信息遗失；还有工作人员变动时对档案资料交接不到位，也容易造成信息遗漏和档案损失；再者就是传统的书面办公中存在的材料填写不规范、笔迹潦草等等。诸如此类显现出当前许多地方的土地流转合同管理没有跟上社会经济的发展步伐，不符合《档案法》的规定，更与农村土地承包管理规范化和制度化的精神相悖，甚至带来实际的消极影响，给维护农民土地承包权益工作带来重大影响。

二、如何完善农村土地流转档案管理工作

各级单位要充分认识到农村土地流转合同规范管理的紧迫性，在国家相关法律法规的基础上探索契合当地实情的管理方式，加强责任意识和忧患防范意识，以期确保档案的完整与安全，为妥善解决农村土地流转和经营中的纠纷、依法维护农民土地流转权益奠定基础。

1.普及档案管理法制知识，提升管理能力

档案管理必须全面依循国家的档案管理法制，要注意宣传法制知识。首先，要进行分级培训。对档案管理法制知识的了解要从基本知识到重点知识和案例进行全面化的分级培训，加深大家对《档案法》《档案法实施办法》《档案管理条例》以及土地流转相关法律法规的理解和认识，促进各单位依法开展档案工作。其次，要保证档案员能够持证上岗。也就是说要在学习法制内容后进行全面的考核，考核合格后领取《法制培训合格证》，然后才能参加档案管理工作，这样一来就可以将法律学习培训纳入全员岗位培训内容，在综合培训中加强法律知识的培训，以增强全员的法律意识。

2.明确管理责任，严格依法归档

各级单位对土地流转合同档案管理有不同的针对对象和责任，明确管理权限和责任是规范管理的基础，只有这样才能落实依法归档，才能保证档案材料不至混乱、遗失及其责任的相互推诿。比如，签订五年或五年以上土地流转合同的，必须一式五份，县、乡、村、当事人各存一份，还有一份由乡镇管理机构集中向当地综合档案馆移交备份实行一体化管理。另外，土地流转过程中生成的其他档案资料可以由形成单位依法保管，不得遗失。

一般来说，目前土地流转相关归档中的土地承包经营权登记申请书、农村承包土地调整方案批件、土地承包经营权登记簿、土地承包情况汇总清册、土地承包经营权权属证明文件、现场勘界确认材料、公告材料、登记核准文件、登记台账、权属变更登记材料、登记发证原始材料、登记管理信息系统备份等交由县级人民政府农村土地承包管理部门归档保存；土地承包工作小组名单、承包土地调整方案、土地承包方案、土地流转委托书等档案材料，由村民委员会归档保存……唯有如此才能对号入座，责任由归，防止管理上越俎代庖造成混乱，杜绝责任追究中李代桃僵等不规范的事情发生。

3.严审档案质量，规范收集整理

传统的档案大多是手写体，其中不乏字迹潦草给工作带来困难者。所以在档案规范管理中，土地流转相关合同务必经过严审确保材料真实有效，要求数据准确、字迹工整、图谱易读，落款、日期及公章签字等清晰明确，具有可标识性和合法性；纸质合同档案要使用不易褪色或消失的中性笔用工整的楷体填写，纸张及装订要严格按照档案保护的要求，不易损坏和失散。

及时收集整理归档才能确保合同档案的准确不失。这就要求我们一定要建立健全档案管理制度，责任到人，及时将合同信息及相关材料进行收集整理，完成归档。任何单位及个人不得私自处理抑或拒纳归档。为了便于检索和查询，合同整理归档后，应编制目录以备查询。

4.注意安全保管，完善信息管理

合同和档案的原始材料一般都是纸质媒介，如果遇到潮湿、水浸、燃烧等就会完全损坏，所以档案管理要切实做好安全工作，具体做法如下：（1）土地流转档案管理设置专橱，分专人负责，防止人为损坏、遗失；（2）做好各种防范措施，切实做好防虫、防火、防水、防化学药品、防污染等工作，防止非人为的破坏和损失；（3）不具有保管权限的档案盒材料应及时交由相关法定部门进行保管，不具备保管条件的单位，应及时完善条件或暂交由上级部门协助保管。比如，县、乡（镇）两级档案须依法在保管一定期限后及时、完整地向县级国家综合档案馆移交。

以上是笔者对农村土地流转合同档案规范化管理必要性的认识及策略要点。笔者认为档案管理除了科学、合法的管理制度以外，我们还要建立健全监督检查机制，尤其要加大对乡（镇）和村级档案工作的指导督查力度，防止土地承包档案损毁和丢失。对档案管理不善和违规反纪行为要依法追究民事或刑事责任。

参考文献：

[1]南京市档案局.加强土地承包经营权流转合同档案管理[J].兰台世界，2010（09）.

篇（2）

Abstract: with the country the long-term rail network planning "the establishment and implementation of, the high speed development of railway in historic opportunity. With the gradual opening of construction market, mor in 2007 has formulated the railway construction project tendering demonstrative text ", railway construction market is fine, and standardized by extensive to change direction. Railway construction contract in the position of the construction project is growing. But in railway construction contract in the implementation of the problems in the process of gradually exposed, part of the railway project contract execution rate reduced significantly. Therefore, the author combined with their own management project practice, summarize and analyze the current railway project contract the problems existing in the management, and strengthening the construction of the contract management countermeasures and measures to fundamentally change the status quo construction contract management, reduce the contradictions and wrong contract, improve China's railway engineering construction contract management level.

Keywords: railway engineering; Construction contract; Problem; countermeasures

中图分类号：F715.4文献标识码：A 文章编号：

近年来，随着国家《中长期铁路网规划》的制定和实施，铁路建设迎来了高速发展的历史机遇。既有线一期至六期提速的完成、客运专线、城际铁路的建设、大能力货运通道的建设、电气化铁路的建设等等，铁路建设任务繁重。铁路建设投资由2004年500亿到2008年的3000亿元，2009年-2011年三年铁路投资均为7000亿元。铁路建设工程任务的迅猛增加，给铁路建设合同管理工作带来了巨大的挑战。铁别是铁路施工合同在建设项目中的地位与日俱增。2007年铁道部制定了《铁路建设项目招标示范文本》，铁路建筑市场正在由粗放型向精细化、标准化方向转变，在此背景下，做好铁路建设工程的合同管理工作是确保高质量完成铁路建设工程任务、极大地缓解铁路运能紧张矛盾的客观要求。作为一名在建项目的合同管理者，深感加强铁路建设工程合同管理工作的重要性、紧迫性。笔者结合自身管理实践就铁路施工合同管理工作的任务、特点，以及存在的问题和改进对策谈谈个人的看法。

一、铁路施工合同管理特点

1．标的金额大

铁道部于2011年下发了《关于铁路建设项目施工招标标段划分工作的指导意见》（铁建设[2011]182号文），高速铁路和长大干线站前工程，包括路基、桥涵、隧道、轨道等工程，标段招标额一般不少于25亿元，项目招标额少于25亿元的应划为1个标段。站后工程原则采用“四电”系统集成方式进行大标段承包。其他新建铁路和改建铁路标段划分也在10亿元以上。如此大的合同金额，合同中一旦存在大的漏洞或合同履行出现问题，其带来的纠纷和后果也是不可估量的。

2．履约时间长

按照目前的大标段施工，施工合同工期一般在三年以上，比如北京动车段工程总投资74亿，合同分为段内和走形线两个标段，除了征地拆迁，段内合同额24.4亿，走行线合同额9.8亿元，合同工期均在3年以上。如此长的工期给合同履行带来了更多的不确定性 ，造成变更设计增多、补充合同增多，合同变数大，风险大。拿北京动车段工程来说， I类变更就达20项目，涉及金额10.3亿，II类变更就有上百项，政策性调整就达亿元，补充合同签订6份。

3专业性强

由于铁路工程专业性强以及概预算体系相对独立，尽管2007年国家发展改革委员会牵头颁布了《工程招标投标标准文本》，合同条款也进行了细致的约定，由于铁路工程的特殊性，2007年底，铁道部在《工程招标投标标准文本》的基础上，几经修改形成了《铁路工程招标示范文本》，针对铁路工程的投资体系，对合同条款了比较符合铁路管理思路的修改，特别是在价款调整及风险包干费的约定方面，要将合同管理做到位，必须认真研究铁路投资体系和专业特点，加强合同管理，比如铁路施工特别是既有线铁路施工，涉及铁路站段比较多，包括工务段、电务段，供电段以及铁路多经企业，局职能部门涉及计划处、财务处、道口办、工务处、电务处、供电处、运输处、总工程师室等各部门，一项施工合同的履行，涉及专业多，在签订诸如安全协议、施工配合协议时，一要注意条款的约定，二要加强与建设项目管理机构和基层站段的沟通，做到协议金额有理有据，降低一切合同风险。

4．紧急任务多

铁路是国民经济的重要基础设施。目前，铁道部仍然政企合一，铁路系统是国有的、高度集中、半军事化管理的运营单位，因此，铁路既具有企业营利性，又具有社会公益性。由于国家的、政治的、社会的各种迫切需要，往往有一些紧急工程任务需要完成（比如：六期提速改造工程、京津城际轨道交通工程、哈大客运专线工程等），在时间紧、任务重的情况下，如何加强合同管理，防范合同风险，就更加重要。

二、合同管理中存在问题

1.I类变更、II类变更界定不清楚

目前，铁道部对变更设计执行的是《铁路建设项目变更设计》（铁建设[2006]146号文），变更设计指施工图经审核修改批准后至工程正式验收前变更施工图的活动。I类变更设计并未定义，而是给出五个条件，分别为变更规模、主要技术标准、重大方案的；变更主要批复意见的；变更涉及运输能力、运输质量、运输安全的；变更重点工点的设计原则；变更一次增减投资300万元（含）以上的；从表面上看，I类变更已经很细致很全面，但是在实施过程中容易出现以下偏差：规模、主要技术标准、重大方案的含义是什么却没有详细的定义，造成很多项目虚报I类变更，变相套取国家资金。另外仅仅靠300万元来界定是否I类变更未免牵强。新建北京动车段工程于2009年上报的绿化工程、过渡工程、外电源工程、交通导改工程以及京沪有砟改无砟等五项I类变更，每一项变更均在1000万元以上，但铁道最终批复意见为按II类变更处理，在基本预备费中调剂解决。若按照300万元这一条，本来一个整体的变更设计却要拆成很多小于300万元的II类变更显得非常牵强。建议将I类变更重新定义为在初步设计文件批准后至工程正式验收前对批准初步设计文件以及由此引起的施工图设计文件的变更，如采取初步设计招标，要深化初步设计，不能轻易改变初步设计批复原则而发生变更设计。“146号”文中II类变更定义为对施工图的其他变更。II类变更在执行过程中容易偏差归纳如下:将施工图量差当作II类变更、风险包干费项下的II类变更与基本预备费中解决的II类变更设计难以界定、大于300万元但并不属于I类变更的项目是否属于II类变更，这些问题在施工合同执行过程中难以界定，给合同管理造成了很大的难度。

2.甲供材料设备范围太大，供应不及时，影响工期，同时施工单位积极性不高。

铁道部于2006年至2009先后制定并调整了《甲供材料设备供应目录清单》，甲供的范围从钢筋、水泥、轨枕、钢轨、扣配件到通信、信号、电力、材料设备，内容非常全面。在实施过程中通信、信号、电力材料设备由于专业性强，并且涉及铁路核心技术，甲供所带来优势非常明显。但就钢筋来说，由于需求量大、规格型号多、供应时间长以及价格变化不稳定等因素，铁道部为了降低成本统一向钢厂进行招标，价格采取固定单价，但实际情况是：由于钢厂轧钢批次限制，一个钢厂往往难以满足一个项目全部钢材，造成供应不及时，个别项目出现工期拖延现象。另外由于是铁道部统一采购钢筋，施工浪费钢筋现象非常严重，并且个别项目供货难以满足实际进度造成工程停滞，增加了施工成本，同时也增加了投资。从另一个层面上，由于施工单位基本上没有大宗物资采购权，施工单位积极性不高。

3.甲供设备税金问题以及重复缴税问题

目前，甲供设备，建设单位在付款给材料设备厂家时，必须缴纳0.3‰印花税，根据铁道部《关于铁路建设项目甲供甲控物资设备招标有关工作的指导意见》（铁建设函[2007]495号），甲供物资设备纳入施工承包合同中，施工单位在竣工时，得按照合同总额缴纳0.3‰印花税，这样甲供材料设备的印花税重复缴纳一次。

根据财政部规定，需安装或不需安装的甲供设备可以纳入施工总承包合同营业额中，纳入营业额的甲供设备需缴纳3.35%的营业税。比如北京动车段检修基地工程，机务设备总额达12.5亿元，按照3.35%的营业税，光税金就高达4000多万元。施工单位拒绝对甲供设备开票，而这些施工单位在签订合同时就应该考虑清楚，因为按照财政部规定，作为安装的甲供设备可不纳入营业额，如果当初施工单位考虑到此问题，就不会与建设单位造成不必要的争议。

4.建设单位管理费超支问题

目前，铁路项目超概算现象非常普遍，究其主要原因如下：（1）管理体制因素；由于各铁路局作为建设单位，各铁路局所处地域不同，工资差异比较大，再加上铁道部对不同投资规模人员如何定编未作出规定。现实中，建设单位定远弹性很大，一个建设单位少则几十人，多则上百人，因人设人情岗的现象时有发生，人员组成不精干，引起管理费用增加。（2）办公现代化；随着社会经济飞速发展，建设单位办公设施也在不断更新换代，引起管理费增加，但同时也是管理的需要，现在建设单位普遍实行电脑办公，各铁路局还要求建立内部局域网及网站，实行了网络化工程；建设单位还要租赁像样的办公场所及加以装修，以上费用对投资规模不大的项目来说所占比重不小。（3）车辆购置及使用费；铁路施工一般点多、线长，建设单位管理人员要经常到施工现场进行各种检查，必须购置车辆，才能满足施工需要。（4）建设规模扩大；由于建设规模的扩大，I类变更设计增多，工期相应延长，建管费相应增加，同时也会增加相应审计（审价）等相应费用；（5）建设单位的管理水平；目前铁道部项目管理模式是一个大型基建项目组建一个指挥部，这样一来在铁道项目集中上马的这几年，成立了很多临时指挥部，由于指挥部人员均从运营单位临时抽调，责任心不强，有经验的管理技术人员也较为缺乏，工作效率不高，引起日常管理费用增加。（6）建管理费计算问题。由于目前大型基建工程，各客专公司以及高铁公司采取委托各铁路局代建制，代建工程建管费按照整工程总投资对应费率乘以代建范围工程总投资计算，这样就造成与按代建范围单独计算的建管费偏差太大，使建管费难以控制。另外一部分工程为贴膏药工程”比如北京动车段工程，走行线标段由京沪高速铁路工程、走行线工程、京石动车走行线工程三部分构成，其中京沪高速铁路工程资产划归京沪公司，京石动车走行线工程资产划归京石客专公司，但是在计算建管费时，京沪工程和京石走行线尽管属于单独键名，但是必须按照动车段整个投资进行计算建管费，造成建管费费用不足。（7）甲供物资设备多，北京动车段工程甲供物资设备达21亿元，已交印花税242.58万元，光印花税一项就占了初步设计批复建设单位管理费总额1422.08万元的17%。

5.工程保险费缴纳问题

目前，铁路施工总承包合同中均规定建筑工程一切险、安装工程一切险，并且专用条款中也要求由承包人负责交纳，在风险包干费中处理。但在实施过程中，由于建筑工程一切险和安装工程一切险费用较大，占去风险包干费很大比例的费用。部分高风险隧道、地质复杂桥梁地段，施工单位为了降低施工风险，在建设单位的强行要求下，能够顺利缴纳这项费用，但是如在北京上海等城市枢纽铁路工程，由于地处平原、地质情况良好，施工单位认为风险度不高，一般就不愿意缴纳此项费用，建议施工合同要灵活掌握，分标段、分情况、分工程缴纳工程保险费。

6.投资检算问题；

投资检算的作用是建设单位对设计质量考核的依据，为政策性费用调整计算的基础，也是设计单位内部质量控制、优化设计方案的基础。但是在实施过程中，投资检算得作用被歪曲本身的意义，投资检算的作用变为：方案、标准变化较大时，作为合同谈判的基础；投资检算较批复减小时，作为一个变更设计的“水库”；投资检算较批复增加时，作为挖掘变更设计的题材库。

7.补充合同签认不及时

按照施工合同约定，征地拆迁增加费用、甲供料差均按照I类变更处理，每半年上报一次，但是按照目前投资审批体制，征地拆迁增加费用往往在清理概算时才解决 ，甲供料差由于牵扯到验工计价比例系数以及第三方审价等问题，往往在清概前处理，签订补充合同往往在清理概算后进行。比如拿甲供设备来说，在实施工程中，就已安装调试，财务按照合同约定也付款完毕，由于验工计价也是对每一台甲供设备单独计价，但从另一方面，由于甲供设备差尚未批复，补充合同难以及时签订，造成未批先验工计价的问题。

三、解决对策

1.I类变更和II类变更设计的范围的界定

比如在合同谈判时，施工单位和建设单位可针对本工程的特殊情况就可能发生的I类变更和II类变更范围和内容进行详细的约定，特别是关于重大规模、重大工期、重大标准的定义以及那些II类变更在风险包干费中解决，那些II类变更在基本预备费中调剂解决。这样可避免在变更设计时出现界面不清的情形。

2.甲供材料设备模式的创新

对于像钢筋、水泥等影响工程结构质量的大宗物资，铁道部负责对合格供应商进行审查，并定期颁布合格供应商名录，建设单位负责招标采购的具体实施。按照目前铁道部相关招投标的规定，可以在合格供应商名录范围内选择质优价廉的材料设备，这样既可以控制工程材料质量，又可体现建设单位根据工程进度即时采购的灵活性，不至于发生材料囤积或发生采购不及时而影响工期的情况。

3.甲供设备税金问题

针对工艺设备比较多的工程，在招标前，建设单位一定要仔细研究，根据财政部规定，对于不需计入产值的安装甲供设备，可以从营业额中去掉，这样可避免在招标后出现甲供设备重复缴纳营业税的问题。

4.建管费超支问题

针对建管理费超支问题，一要建立激励考核约束机制，将费用控制的好坏与建设项目年度考核以及建设项目负责人的业绩考核及任免提拔挂钩，促使管理者提高管理水平，充分调动建设单位的积极性。二要做好建管费用分年度预算控制，工资总额年度总控制度。三要严格控制招待费，减少不必要的支出。四要降低办公设备超标化。

5.工程保险问题

建设一切险和安装工程一切险本来是建设单位和施工单位转移风险的一种手段，但是不能一概而论，在在合同中要根据整个工程风险情况，分工点、分标段进行分析，比如对于围岩和地质不太好的长大隧道，一定要缴纳工程保险，而对于地基比较问题，可以由建设单位和施工单位灵活掌握。

6.投资检算问题

投资检算作为建设单位控制投资的一个有效的手段，建设单位一定要重视投资检算的作用，不能作为形式，避免”差、错、漏、碰”现象，既可以加强对设计单位进行考核又可以有效的控制投资，防止不合理的I类变更以及II类变更的发生。建设单位可委托第三方进行审核制度，强化投资检算作用。

四、结束语

过去，由于铁路比较封闭，计划经济体系加上半军事化管理，“先施工、后算账”现象非常普遍，存在一种“合同是形式，喝酒才是关键”的思想，但是现在随着铁路市场化程度的加快，中建、中水、中交、中铁各施工企业全面进军铁路市场，铁路建设单位也要逐步规范合同管理，在招标时，在合同专用条款中根据工程特点细化合同，提出与本工程相适应的管理要求，严格防止合同漏洞。而作为进军铁路市场的各施工单位也应调整思路，加强合同管理，做好并加强合同前审查、合同中动态管理以及合同后评估。真正由过去的“先施工、后算账”，逐步转变为“边施工、边算账”的动态合同管理方向。

参考文献：

[1]何伯森. 国际工程合同与合同管理[M]. 北京：中国建筑工业出版社，1996.

[2]郝杰忠.建筑工程施工项目招投标与合同管理：招标投标分册[M].北京：机械工业出版社，2007.

[3]刘伊生.建设工程招投标与合同管理：修订本[M].北京：北京交通大学出版社，2002.

[4]胡季英，关柯.我国建设工程管理存在的问题及对策[J]，苏州科技学院学报：社会科学版，2004（2）：25-27.

[5]任宏，工程管理概论[M].北京：中国建筑工业出版社，2007.

[6]孙书阁.建筑工程施工合同管理与实务[M].郑州:黄河水利出版社，2006.

[7]余立中.建设工程合同管理[M].广州华南理工大学出版社，2005.

[8]王福元.目前建设工程合同管理中存在的问题与对策[J],沈阳师范大学学报：自然科学版，2010：28卷2期

[9]方远明.当前施工合同管理中存在的问题分析与对策思考[J].铁道工程学报,2003(2):135-137

[10]胡文发.工程项目管理[M].北京：化学工业出版社，2008.

[11]徐炜.建设工程合同管理存在的问题及解决措施[J].山西建筑，2005（10）：151-152.

Problems in Management of Construtional

Engineering Contracts andCountermeasures

Abstract: along with the country" in long-term railroad network plans" in the formulation and implementation of railway in high speed, the historical opportunity of development. With the railway construction market is progressively and open, the railway ministry in 2007 formulated the" railway construction project bidding demonstration text", railway construction market is by extensive model to intensive, standardization direction change. Railway construction contract in construction project position grow with each passing day. But in the railway engineering construction contract in the implementation process problems gradually exposed, part of the railway project contract compliance rate was significantly reduced. For this, the author combines oneself management project practice, this paper summarizes and analyzes the present railway engineering construction contract management problems, and put forward to strengthen construction contract management countermeasure and measure, in order to fundamentally change the status quo of construction contract management, reduce the contract contradictions and errors, improve our country railway engineering construction contract management.

Keywords: Railway Engineering; construction contract; problem; countermeasure

篇（3）

当前，在企业特别是一些工程建设企业中，合同管理是一大重点。工程建设这一项目不同于其他项目，其持续时间较长，所需要的物资较很大，对于工程建设的要求很高，这么一个严格的项目如果没有一个强有力的约束文件和信用证明的话是很难开展起来的。合同管理是通过了合同双方协商之后签订的有明确协议的文件，它包括项目开展的各个方面，具有一定的预先性，可以很大程度上保证项目的实行。合同的施行固然带来了了许多的好处，但是这之中的管理依然存在着一些问题，下面笔者将会结合实践来讲述阐述这些问题以及解决对策。

一、工程建设企业管理意识欠缺

（一）企业管理缺乏法律意识

当前，许多企业法律意识严重缺失，一些企业签订合同没有不按照国家所规定的示范文本来操作，而是私自更改合同内容，创建有利于自己的合同，回避了业主应当执行的业务。有些企业甚至于根本不用书面合同，而是直接用口头的形式来签订合约。这一行为忽视了我国政府对于对于建设合同的规定，违反了我国对于合同管理的相关规定，造成了工程建设秩序的混乱。要知道，国家早就有相关的政策规定了合同文本的规范，对合同文本的形式做出了确切的规定，企业私自更改是违法的行为，应当予以制止。

对于这一现象，工程建设单位就需要从提高管理人员素质入手。，这种现象主要是由于合同管理人员缺乏法律意识而造成的，要解决这一问题，就需要提高合同管理人员的职业素养，可以对合同管理人员进行相关培训，传授他们相关的法律知识，让他们意识到合同管理是一个很严肃和重要的事情。此外另外，还要定期对管理人员绩效进行考核，明确考核制度，真正让管理人员负起责任来。

（二）工程建设管理混乱

工程建设行业中，各个工程建设的项目各不相同，建设的企业的资历也皆不相同，有些资质较高的大型企业接受了一些大的承接了大型项目，然后却又转让给一些小的企业将工程进行转包，通过差价来获取利润，这种行为严重的威胁着施工项目的安全，不但是违反了国家法律，而且给国家利益带来很大的危害工程质量埋下隐患。

对于这一问题工程建设中的违法行为，国家机关务必要严格严格起来执法，根据国家的相关政策来实行强有力的监督，国家的相关部门要切实落实好相关规定，加强对企业资质的管理，以防止大型工程建设企业利用自身资质承包项目，转手又而将工程转换转包，而使得工程的行进与质量不能保障，人民群众安全受到威胁。企业的管理人员也要积极行动起来，一定要按照国家法律、法规规定执行，绝不可以因为一己之私而非法行政进行违法操作。

二、合同管理方式混乱

（一）只重视建设不重视合同管理

现今，一些工程建设企业建设的信息化管理依然存在一些问题，这尤其表现在一些中小企业上。这些企业只重视施工的进行开展而没有注意到合同管理的规范化，造成合同文件丢失，给企业的后续工作的开展带来很多的困难。合同管理绝对不是小事，一旦丢失将会使得整个工程建设的行进受到威胁，甚至导致工程建设于瘫痪。

合同管理方式的落后是造成这一现象的主要原因是合同管理方式落后，这也是我国企业普遍存在的问题，很多企业都容易重视施工而忽视企业内部的建设，从而导致了合同管理系统的混乱。对此，企业务必要建立起一个强有力的内部运行系统设施，充分运用现代化信息技术加强对企业的信息管理尤其是合同的管理。

（二）只重视合同管理不重视建设

一些企业倒是重视了合同的管理，把合同制定得好好的，也管理得好好的，却忽视了施工的合理安排施工过程进行，。建设单位没有按照合同要求安排工程建设的进行，而是采取自己的方式，用有利于自己行进的方式来开展。这种行为会导致建筑的质量不合格以及工期拖延不止，从而导致企业信誉大失，增加工程建设的成本。这是一种不负责任的行为，这种行为只会让导致企业形象大跌。

对于此行为这种现象，就需要施工企业注意合同的规定，扎扎实实的遵守合同的内容，根据合同合理安排日常行进作业，真正将合同的条文规定保证应用到实际之中中去，最终保证工程建设按期完成。这不但是工程质量的保证，而且还是一个企业信誉的证明，只有信誉和质量保证了，工程建设企业的核心竞争力才会提升。

三、缺乏专业的工程建设管理人才

工程建设中的尤其是合同管理建设涉及到多方面的知识，比如资金管理、成本管理、专业技术知识管理等，合同管理都需要有专业知识素养的人才，这就需要一些具备综合能力的管理型人才。然而工程建筑这一技术密集型行业往往缺乏这些人才。如果说在工程建设中缺少了这些具有综合专业素养的人才，那么在发生一些合同纠纷时就很难维护企业的利益。对于此类现象，就需要加强合同管理人员的素养，重视人才队伍的专业化。

一方面，企业要加强对员工的培养，重视员工的教育，提高其法律意识，让员工掌握更多的专业技能。合同意识是一个很重要的意识问题，对于合同的制定、遵守都需要很高的法律修养。当然，员工只是一方面，更主要的是高阶管理人才，管理人才的法律知识必须具备，这是企业制定合同的基础。

另一方面，在人才招纳时要重视人才的综合素质，这也需要各大高校的配合，高校是提供人才的源泉，各高校应当重视人才的综合培养，在合同教育着一块要用点心，学生应当懂得工程建设中合同存在的必要性以及签订的方式，只有高校的配合，才可以为我国工程建设企业提供强有力的力量。

结束语

当前，工程建设是我国经济发展的一大重点，合同管理问题更是工程建设的核心问题，本文主要探讨了工程建设合同管理中存在的三个问题，并围绕这三大问题分别提出了一些有效的措施。当然，问题并不单单只有这三个，肯定还有更多，只不过这三例是最为典型的而已。通过这三个问题的探讨，我们可以发现合同管理依然存在很多不足，企业的高层管理应当进一步强化管理意识，遵守国家法律以促进工程建设的健康发展。那么如何完成这些问题以使我国工程建设更加完善呢，这还需要进一步的努力。

参考文献

篇（4）

二、 甲方管理责任

1．负责办理人事档案接收手续，保留存档人员原工作身份，人事档案调出甲方时按原工作身份介绍到新的档案接收单位（存档人员为非北京户籍人员的，与乙方解除聘用关系后，档案不得在北京市内调转，其档案须转回原籍人才服务机构或变更新的委托单位，重新签订存档合同）。

2．保管人事档案，负责向有关组织、单位出具档案中已记载的材料。

3．负责按档案记载以及国家和北京市有关规定为乙方提供相关人事服务和管理。

4．甲方在未得到乙方的书面通知时，不得应存档个人要求改变存档合同、调转人事档案或出具有关人事证明。

5．甲方不负责其它管理及保险责任。

三、 乙方管理责任

1．应按国家有关规定为存档人员办理各项社会保险。

2．负责收集存档人员在乙方工作期间形成的档案材料，及时交甲方归档。

3．乙方对聘用的应届大中专毕业生在见习期（一年）满后应及时到甲方领取转正定级表，做出考核鉴定意见后，送交甲方办理转正定级手续。

4．存档个人到甲方办理各种手续时，乙方应为其向甲方出具介绍信。

5．乙方应按甲乙双方协议规定支付人事费。如发生欠费，须在甲方提供相关服务或档案要求转出时补齐费用。

6．乙方与存档个人解除聘用关系后，乙方应在一个月内，按甲方规定的书面格式通知甲方，同时出具存档人员聘用期间的工作鉴定，交回此合同并注明存档人员存档费缴纳截至时间。

四、 本合同自双方签字之日起生效。

五、 本合同一式两份，双方各执一份，具有同等效力。

甲方：_________________

（签字盖章）

乙方：_________________

（签字盖章）

篇（5）

乙方：___________________________

根据国家有关法律规定，本着双方互惠互利，共同发展的原则，经甲方、乙方双方协商，特订立本协议，以便双方共同遵守。

一、乙方自愿将档案、资料寄存在甲方。

二、乙方寄存的档案、资料所属年度为_________到_________;档案数量为_________卷，具体见交接清单。

三、乙方的档案寄存保管期为_______年，从_______年______月______日起至_______年______月______日止。

四、乙方按标准向甲方缴付寄存费_________元后，双方办理寄存档案的交接手续。

五、寄存期内乙方因特殊情况须提前退回寄存档案的，甲方不退还寄存费。

六、寄存期满乙方如需延长寄存期，应重新签订协议。

七、因不可抗力造成寄存档案受损，甲方不承担赔偿责任。

八、甲方的义务和权利

1.负责提供寄存档案存放的场地、技术设备、管理人员。

2.负责寄存档案的保管、保护，确保档案安全。

3.负责寄存档案的管理、统计、查寻、检索。

4.拥有寄存档案的管理权，有权查验利用者的身份证明。

5.对寄存期满不取走的档案有权进行处置。

九、乙方权利义务

1.寄存档案应具有保存价值，经过整理，编目，也可委托甲方提供有偿整理编目服务。

2.应按收费标准向甲方缴纳费用。

3.查阅利用寄存的档案应出示寄存者有效证明(单位介绍信、身份证、工作证)。寄存者利用其所寄存档案不再收取档案利用费

4.对寄存的档案拥有所有权。寄存期满，如不继续寄存须在期满后60天内取走所寄存的档案。

5.享有优先利用权，并可以对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见。

6.对因甲方管理不善造成虫蛀、霉变、遗失等问题，有权要求赔偿。

十、本协议执行过程如有未尽事宜，双方协商解决。

十一、本协议一式二份;甲、乙双方各执一份，具有同等法律效力。

甲方(盖章)：_________ 乙方(盖章)：_________

法定代表(签字)：_____ 法定代表(签字)：_____

_________年____月____日 _________年____月____日

劳动合同范本(二)

甲方：_________________

乙方：_________________

甲乙双方经协商达成如下：

一、甲方同意保管乙方委托的人事档案。

二、合同有效期为_______年，自_______年______月______日起，至_______年______月______日止。

三、乙方每年应向甲方缴交管理费_________元人民币，合同期内档案转至其他单位，其管理费不予退还。

四、甲方仅为乙方托管人事档案，双方不存在劳动关系及任何行政上的隶属关系，乙方的就业、工资、福利、医疗、人身意外、缴交社会保险费、退休申请及退休养老金的领取等均为自理。乙方在托管期间，其本人发生因病及伤亡事故导致的一切责任均由乙方本人自负，与甲方无关。

五、乙方在托管期间，应自觉遵守国家的有关法律、法规，不得以甲方之名义从事任何违法违纪活动，不得违反计划生育。否则，一经发现，甲方立即单方终止合同，脱离托管关系，托管费不予退回。

六、在托管期间，如乙方由于调动原因需要调阅档案或转至其他单位，需由接收单位出具证明，甲方才给予办理阅档或转档的有关手续。

七、本合同期内，甲方按国家有关规定管理乙方的人事档案，为乙方出具与档案有关的证明、材料。

八、本合同期满后，乙方如不及时交纳托管费除按规定交纳托管费外，每人每日加收滞纳金_________元。

九、乙方如变更地址及联系电话应及时通知甲方，以便联系。如不及时，由此造成的责任概由乙方承担。

十、本合同单方或自动终止时，托管关系自然解除。

十一、本合同未尽事宜，甲、乙双方应友好协商解决。

十二、本合同一式两份，甲、乙双方各执一份，具有同等效力。自签字盖章之日起生效。

甲方(盖章)：_________ 乙方(签字)：_________

代表人(签字)：_______

_________年____月____日 _________年____月____日

劳动合同范本(三)

甲方：_____________________

乙方：_____________________

经甲、乙双方协商，就乙方委托甲方保管档案达成以下协议：

1.甲方根据《档案法》和_________部、人事部有关规定，为乙方保管档案。乙方应在签订本协议及缴交档案保管费后，按有关规定及时将档案及相关资料转入甲方，否则甲方不予提供相关服务。

2.经乙方申请，甲方按国家有关规定，只为乙方提供出具档案保管证明以及借阅档案的服务，不提供其他服务。此外，乙方的就业及与其他机构的关系、工资福利、社保医疗、人身权益及人身意外等均应自理。

3.乙方应遵守国家及省、市的法律法规，遵守甲方有关档案及人事管理规定和计划生育管理的有关规定。

4.本协议期自______年_____月_____日至______年_____月_____日。本协议期满，乙方应及时与甲方续签或将档案转出;否则，视为乙方继续委托甲方保管档案，甲方可依规定的收费标准每年向乙方计收档案保管费，并保留追收乙方欠费的权力。

5.乙方应于签订本协议时向甲方缴交档案保管费_________元，协议期内如档案调出，费用不予退还。

6.本协议由甲方代表人签字，加盖公章及乙方签章后生效。甲、乙双方各执一份，具同等效力。

7.本协议未尽事宜，由甲、乙双方协商解决。

篇（6）

第三条  街道（镇）劳动部门负责为申请出国的城镇待业人员出具身份证明信；并依据国家有关规定出具公证证明材料。

经批准出国的城镇待业人员，其人事档案仍由街道（镇）劳动部门管理；回国后，申请就业的，由街道（镇）劳动部门为其办理求职登记及就业手续。

第四条  城镇待业人员申请涉外、涉港、澳、台民事公证时，街道（镇）劳动部门应根据其档案所记载的内容和近期域外亲属来信，为其出具出生、结婚、离婚、未婚、学历、经历、国内亲属关系和域外亲属关系的公证证明材料。

第五条  凡申请办理出国证明手续的城镇待业人员，须在办理求职登记满一个月后，方予办理待业人员身份证明信和有关公证证明材料。

第六条  申请出国的城镇待业人员在办理公证证明材料时，应与街道（镇）劳动部门签订《北京市城镇待业人员出国委托保存人事档案合同书》（合同文本由市劳动局统一印制）。

第七条  街道（镇）劳动部门按照市物价局的规定，对申请出国或已批准出国的待业人员，收取办理公证证明的手续费和档案保管费。

第八条  出国的城镇待业人员的人事档案保管期限为两年。期满后，出国人员仍未回国的，须由具有本市城镇户口的直系亲属在期满后一个月内，持“户口薄”、“居民身份证”到街道（镇）劳动部门为其办理《委托亲属续订保存人事档案合同书》。

本规定前已经出国的城镇待业人员，其人事档案的保存和管理亦按上述规定办理。

第九条  对于出国的城镇待业人员的人事档案，街道（镇）劳动部门应另册管理，其在出国期间不作为街道（镇）社会劳动力管理对象。

第十条  街道（镇）劳动部门办理出国证明手续的原待业人员在国外期间，需委托国内亲属办理有关公证时，街道（镇）劳动部门应按照规定的出具公证证明材料的范围，以档案内容为准，如实开具公证证明材料。

第十一条  对于已经出国而未委托亲属签订或续订存档合同书的城镇待业人员中的出国人员，回国时，须补交档案保管费后，街道（镇）劳动部门才能予以办理求职登记及就业手续。

第十二条  本规定执行中的问题由市劳动局负责解释。

第十三条  本规定自1991年9月1日起施行。

北京市城镇待业人员委托保存人事档案合同书根据《北京市城镇待业人员申请办理出国手续和档案管理暂行规定》的有关规定  街道（镇）劳动科（以下简称甲方），和  同志（以下简称乙方）经协商同意，就乙方出国以后的人事档案保存问题订立合同如下：

一、乙方自愿委托甲方保存人事档案。

二、合同期自年  月  日起至  年  月  日止。

三、存档合同期满，本合同自行解除。乙方在合同期限内回国，可以办理提前解除本合同的手续。

四、自合同签订之日起满一年，乙方未能出国，亦可提前解除。

五、甲方责任：

1.负责保存管理乙方档案；

2.为乙方办理出国手续提供有关公证证明材料；

3.本合同期期未满，乙方提前回国，甲方应在审验乙方“户口簿”和“护照”后，扣除实际存档月份，退还其余存档保管费。

4.甲方对申请出国而未能正式出国的乙方，合同执行一年以后，审验乙方“户口簿”，退还全部保管费。

六、乙方责任：

1.合同期间乙方应按有关规定交付甲方管理费每月10元，自合同签订之日起一次交清合同期间的全部费用。

2.合同期满，如乙方仍未回国，应委托在京的直系亲属在期满一个月内与存档部门续订合同，并缴纳档案保管费。

七、本合同自签订之日起生效。

八、本合同一式三份，甲、乙双方各执一份，装入乙方人事档案中一份。

甲方（单位公章）                乙方（签字、盖章）

年    月    日

备注：本合同期满，乙方自愿委托在京直系亲属    同志

与甲方续订存档合同书。

乙方（签字）

在京直系亲属（签字）                年    月    日

在京直系亲属联系电话：

地址：

委托亲属续订保存人事档案合同书

篇（7）

二、档案应有专人统一管理，维护其完整、准确、系统、安全，并便于集团内共享和方便使用。

三、经营公司行政办为档案的业务主管单位，对档案形成部门进行业务指导和监督检查。

四、处理部门在文件材料办理完毕后，应及时将具有保存价值的文件材料整理、组卷，并向单位档案部门移交。

五、文件材料的归档实行随办随归的办法。

六、 档案的保管期限规定为永久、定期两种。凡是反映单位主要职能活动，有长远利用价值的档案，列为永久保存。

七、电子版文件形成后，应制成相应的纸质文件与电子文件一同归档，并保证两者内容、形式的一致。

八、经营公司行政办对营业执照、组织代码证、税务登记证、贷款卡等正副本原件及电子版必须统一存档管理，建立借阅登记和张贴存放登记制度。

九、经营公司行政办对员工个人档案必须统一存档管理，如身份证复印件，户口本复印件，最高学历复印件，驾照复印件，获得的各类证书复印件，在公司工作期间获得的各类奖励等。新员工入职时进行现场复印，每月15日-20日将新员工档案提交集团综合管理部;员工花名册电子版(基础信息，培训信息，养老医保信息)每月的15日-20日将电子版发集团综合管理部(利于保险等增减变动);员工调动时原单位将员工档案交集团综合管理部，由集团综合管理部登记后转移给新单位行政办。

十、为了便捷工作，公司章程、股东会决议、验资报告、审计报告、房租合同等要求同时备份电子版存档。

十一 、公司签收的政府职能部门的批复文件，建设过程中的规划、图纸资料，公司下发的文件等必须由行政办保存原件，并完善借阅手续。

十二、集团存档管理内容：

1、营业执照办理或变更;

2、每年的审计报告存档;

3、公司建设过程中政府职能部门或工厂红头文件、批复、图纸等等(原件);

4、各公司的营业执照、组织代码证、税务登记证、贷款卡等电子版;

5、员工个人档案：身份证复印件，户口本复印件，最高学历复印件，驾照复印件，获得的各类证书复印件，在公司工作期间获得的工厂公司各类奖励证书等。

6、员工花名册电子版(基础信息，培训信息，养老医保信息)

十三、经营公司行政办档案管理内容：

1、营业执照、组织代码证、税务登记证、贷款卡等正副本原件统一存档管理，必须建立借阅登记和张贴存放登记;

2、员工档案存档(复印件)

3、营业执照、组织代码证、税务登记证、贷款卡等正副本原件，电子版存档;

篇（8）

二、镇城建办工程项目立项小组将项目可行性报告、规划、预算等提交书记办公会或党委会集体讨论通过。并责成镇城建办、财政办、审计办等相关人员成立工程招标小组，对项目进行招标。招标分三种情况：

1、直接确定施工单位。由书记办公会或党委会议定，责成镇城建办根据实际情况确定施工单位，镇城建办将确定的施工单位具体情况，施工时间、施工工期、施工技术要求、施工质量、施工监理等情况向书记办公会或党委会汇报，书记办公会或党委会集体讨论通过。秘书对会议决议情况进行记录，入会人员在会议记录上签字并存档。

2、镇域内招标。为促进镇域经济发展，增加税收和就业岗位。对某些工程项目由书记办公会或党委会议定实行镇域内招标，秘书对会议决议情况进行记录，入会人员在会议记录上签字并存档。

3、对外公开招标，对某些技术含量高的特殊工程项目而镇域内企业无法承接。由书记办公会或党委会议定实行对外公开招标。并责成镇城建办、财政办、审计办等相关人员联系机构对外公开招标。

三、确定施工单位后，由城建办负责与施工单位签订施工合同（合同一式四份，施工方、党政办、财政办与城建办存档）。

四、确定项目监理。在项目施工过程中，一般工程由镇城建办派专人进行工程监理，技术要求高的特殊工程，须由书记办公会或党委会确定监理单位对工程进行监理，并对工程监理进行记录存档。

篇（9）

1、A地块施工资料的编制、收集整理任务。

2、承包单价：/m2（每平方米 元)总建筑面积

19814.83㎡

3、付款方式：一次性付款1～23栋主体结构（含二次结构)资料完善合格支付20%，二次付款1～23栋内外抹灰结束，屋面工程结束，外墙涂料结束，外架拆除资料完善合格支付20%，剩余尾款待A地块工程完工验收合格后，施工资料收集整理必须能通过竣工验收合格备案，必须达到档案馆、质检站存档接收要求一次性支付尾款。

4、如果资料不合格影响甲方竣工验收造成的一切损失由乙方全部负责，并且承担法律责任。

二、工作内容

乙方同意按甲方的工作需要在云南昌盛建筑工程有限公司，具体工作内容和要求是：

（1）乙方同意按甲方生产工作需要在工程项目部负责施工资料收集整理工作。

（2）乙方具体工作的内容和要求是：全面负责该项工程项目的施工资料收集整理任务，整理的资料必须能通过竣工验收合格备案，达到档案馆存档要求。

（3）乙方的具体职责是：

1）熟悉资料员各项工作程序。

2）负责收集整理本工程施工文件、影视资料（含隐蔽工程）编制工程施工程序中必须报验的资料以及竣工资料的整理汇总成册。

3）乙方应根据甲方提供的管理资料和马龙县当地竣工验收备案的特点，在规定的报验时间进行工程报验，与工程同步，并在各分部分项验收和单位工程验收前完整的提供阶段性的相关资料。

4）收集整理的施工资料进行妥善保管至竣工验收备案并完成档案馆存档为止。

5）做好各种资料保管，不得遗失，整理存档及时到位。

6）本工程目标为合格工程，所做资料必须达到合格工程验收标准。

7）工程在验收前，乙方必须做完此分项工程的竣工验收时的全部相关工程资料（包括影视资料及材料取样，见证取样等）

三、劳动报酬

在完成资料，档案馆同意存档后，开具收件收条后一并支付。

四、劳动保护和劳动条件

1、在劳动过程中应严格遵守安全操作规程。对甲方违章指挥、强令冒险作业，有权拒绝执行；

五、合同的变更、解除、终止

1、甲乙双方在用合同的有效期内，可以遵循平等自愿、协商一致的原则，依法变更合同部分条款。

2、经甲乙双方协商一致，合同可以解除。

3、乙方有下列情形之一的，甲方可以解除聘用合同。

⑴、严重失职，循私舞弊，对甲方利益造成重大损害的；

⑵、泄露甲方商业秘密，造成重大影响或经济损害的；

六、本合同在工程完成竣工验收备案，档案馆存档后自行终止。

七、甲、乙双方违约规定：甲、乙双方如有单方违约，愿接受处罚违约金人民币贰万元整。

八、甲乙双方协商约定的其他内容

篇（10）

【分类号】：G275.2

随着工程建设项目管理的分工和专业化程度加深，针对项目管理中的文档管理也提出了专业化的要求，项目文档管理理念和方式随着社会信息管理科学的延伸不断地被拓宽和深化，并贯穿到项目管理中的方方面面。项目文档管理既是项目建设过程中的重要管理工具，也是工程建设项目过程的一个纸质载体的成果，项目过程中大量的数据和信息都需要以文档的方式进行传递、分发、沟通，并以项目结果的方式进行存储。实际上，在前期编制的海洋石油各工程建设项目执行计划中，都要求专门的篇章来描述有关文档管理的内容，并在实际项目过程中指导文档管理的实施。

项目采购管理作为工程建设项目管理的重要环节，其中采购文档的管理的重要性不言而喻。尤其是法定招投标的采购项目，在《招标投标法》笫28条规定：“投标人应当在招标文件要求提交投标文件的截止时间前，将投标文件送达投标地点。招标人收到投标文件后，应当签收保存，不得开启。”更是把采办文档的保存提高到法律法规的高度。有关招投标的文件不仅是项目管理的要求，更是后期项目文件检查和审计的依据。

海洋石油工程建设项目采购文档的管理既要符合国家法律法规以及相关规定的要求，又具有一定的行业特殊性，如更深入细致的电子化存档要求，以及使用国有资金工程建设项目更严格的审计管理要求。

一、工程建设项目采购文档的管理方法

工程建设项目采购文档的管理主要包括采购文档的编号管理、发文管理、收文管理、文档跟踪管理、存档管理、查阅管理、电子文档管理以及保密管理等几个方面。

1、采购文档的编号管理

文档的编号管理一般应遵循方便识别和方便查询的原则，如工程建设项目一般包括项目名称（项目代码）、文档的形式（如传真、备忘录、会议纪要等）、年份以及流水号等。除了上述的通用要求外，采购文档的编号还需要根据采购过程中的不同环节进行编号区别，以方便文档的查询，如包含一套整体采购程序的采购文档应包括采购立项文件、资格预审文件、招投标文件、澄清文件、合同文件以及变更文件等。

以某海洋石油工程建设项目为例，其采购文件编号如下：

LW- SER- 20120003/ CT

（1） 项目名称简写，如荔湾3-1项目为“LW”；

（2） 采办类型简写，如工程服务类型采购为SER、设备材料采购为ME；

（3） 时间及流水号，如年份为2012，流水号为003；

（4）：采办阶段分类，如合同为CT，分为资格预审、招标文件、框架协议和合同四类，资格预审为PQ&I，招标文件为ITB，框架协议为FA。

2、采办文档的过程管理

一般情况下，项目单位均设置有专门的文档管理人员，采购文档也涵盖在此范围之内，但是，该类管理人员缺乏专业的采购管理知识，在采购文档的管理上有着天然的不足。另外，考虑到采购管理属于高风险管理环节，各单位和项目普遍要求独立存放采购文档以备核查和审计，这也要求项目单位有一套独特的采购文件管理模式。

参照目前一些海洋油气田开发项目的经验，以某海上油气田开发工程建设项目为例，其采购文件管理是采购合同负责制，即合同责任分配到人，各采购管理人员分别负责不同合同的管理任务，管理任务从一而终，自采购需求提出到合同结束的整个合同期均由同一采购管理人员负责，这类管理模式可以使得合同管理人员充分了解合同，有效避免信息交流缺失，规避合同管理风险，具体到采办文档的过程管理，也是按照合同分配的原则，即谁的合同谁负责其文档的过程管理。各采购工程师各自承担各自负责采购文档的过程管理的职责，责任划分明确，落实到人，可以有效地控制管理交叉重叠，避免出现管理空白区域。

3、采购文档的电子化管理

随着电子信息化的深入发展，传统的以纸质为主载体的文档管理也发生了重大变化，电子信息使得文档管理更加方便、广泛和灵活，也更加环保，而且大大的延长了文档管理的周期。国家在法律法规层面上对于电子文档认可也消除了其在审计方面的尴尬。在电子文档的管理上，在目前纸质文档仍然是主载体的情况下，其作为纸质采购文档的对应，无论是存档的层次，还是存档的内容，应与纸质载体的文档报纸严格一致。

4、采购文档的保密管理

按照相关法律法规的要求，不少项目采购过程文件，尤其是招投标过程文件涉及保密要求，有关保密的要求不仅仅局限于在招投标的过程中，即使在招投标工作完成后，相关投标人的投标文件内容涉及公司机密，如财务报告、设计资料和产品详细参数等，项目单位在采购文档的管理上应充分考虑保密要求。

二、项目采购文档管理存在的不足

尽管工程建设项目的采购文档管理已经基本成熟，但是，鉴于项目的临时性特征，以及海洋石油工程建设项目人员流动性较大，且公司层面上的整体管理缺乏统一针对采办文档管理的具体要求，这种成熟带有一定的随机性和偶然性。

目前，项目采购文档管理的不足主要集中在以下三个方面：

1、在公司管理的层面对于采办文档管理不是足够的重视。因为海洋石油工程建设项目的特点，一般项目管理人员不足，人员编制远低于实际需求，主要的人员编制用来解决技术、控制和商务等专业人员需求，项目组没有专业的采购文档管理人员从事文档管理和归档工作，采购文件的存档工作主要由各采购人员自行负责，对于采购文件的存档方式仍然存在个人理解的差异，导致存档质量参差不齐。且采购人员工作任务繁重，主要工作重心集中在采购管理和合同执行管理上，没有足够的精力来管理文档。

2.采购文档管理缺乏专业和统一的标准。从公司管理的层面出发，专业和统一的采购文档管理必然会带来更快捷、更标准化和更方便使用的效果。但是，目前各项目采购文档管理模式的差异化使得项目层面以上的沟通效率失衡或效果不足。在采购文件作为公司组织过程资产适用于公司管理经验和教训总结上不能充分发挥其作用，也给项目审计带来风险。

3、采购文档电子化程度尚待提高。电子信息化作为社会发展的一个重要方向，其对采办文档的电子化也提出了更高的要求，但是，在目前的项目管理上，仍缺乏行之有效的电子工具或者系统软件进行支持，还是停留在硬盘管理的层面上。

三、项目采购文档管理未来发展方向

尽管项目是一种为创造独特产品、服务或者成果而进行的临时性努力，但是，项目管理的方式方法可以是一种普遍被认可的“良好做法”，其价值和有效性应获得“一致性”的认可。项目采购文档管理作为项目管理众多环节当中一个微小但重要部分，其获得“一致性的认可”仍然任重而道远，归根结底，因其微小而受重视的程度有待提高。