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信贷档案管理是一项相当基础的工作,它贯穿了借贷的整个过程,如果信贷档案管理进行得好,那么就能够有效地起到风险防控的作用,因此信贷档案管理工作是一项不容忽视的重要工作。有了健全的信贷档案之后,金融机构就能够通过信贷档案中所收集到的关于贷款客户经营情况、盈利能力等的相关资料来进行分析,掌握信贷风险的情况,能够起到一定的预警作用。如果根据贷款人的资料显示其信誉和资产方面存在问题,那么就能够更快速地做出反应,做好风险防控。健全的信贷档案也有助于依法收贷,有助于帮助金融机构及时发现不良贷款,并且在依法进行诉讼的时候能提供具体而详尽的资料数据。
一、信贷档案管理的现状
信贷档案对于金融机构来说可以说是不可缺少的,但是信贷档案管理工作的现状却令人担忧,虽然说各金融机构对于信贷档案重要性的认识逐年提高,对于信贷档案管理办法的贯彻也越来越好,但是不容否认的是在其中还是存在一些认识不够或者管理不到位的问题。
(一)相关人员认识不够。一些金融机构的信贷档案管理人员对于信贷档案重要性的认识不够,认为只要贷款能够发得出去,收得回来,那就已经足够了,信贷档案管理工作并不是那么重要的。更有些金融机构对于信贷业务的发展十分看重,但是对于信贷档案管理就相对比较轻视了。在实际工作中,一些相关人员没有做到妥善管理,不讲究工作效率,造成工作拖沓甚至是错漏的现象,在面对检查工作的时候抱着一种得过且过的态度。由于他们对信贷档案重要性的认识不够,缺乏风险防控意识,因此导致信贷档案的资料收集不够完整,不够严谨,同时在移交、归档等方面的手续不够齐全,大大地影响了信贷档案管理工作、
(二)资料搜集不够完整。信贷档案对于分析贷款人资料,进行风险防控预警相当重要,但是要让它起到更有效的作用,还必须建立在信贷档案资料收集完整、齐全,文本资料严谨的基础上。但是有的金融机构对信贷档案资料的搜集往往不够重视,并出现了很多的问题。一部分问题体现在材料的多收、漏收和重收上,有些工作人员由于自己业务不够精通,所以不知道哪些资料是必须要收集的,所以就导致了遗漏一些重要的资料,但是却将一些不必要的资料收集了起来。比如说在土地类贷款项目中,环保评测是一份很重要的资料,有必要搜集,但是有的工作人员缺乏相关的认识,所以就导致这方面资料的缺收。又例如在房贷等贷款中,由于贷款时间很长,所以导致这方面的日常工作没有能够很好地完成,缺少了诸如贷款催收通知书等内容,殊不知这些资料是相当重要的,当贷款发生问题需要进行诉讼的时候,就会因为没有贷款催收通知书而在诉讼时效等方面产生不必要的麻烦。也有一部分问题体现在资料搜集不够严谨上,有的工作人员由于工作态度不够认真或者是缺乏相关经验,所以虽然搜集了某些资料,但是却没有进行认真地检查,有的时候没有给资料进行编码,有的时候甚至连还没有签字盖章的资料都搜集了起来。由于缺乏信贷档案资料的严谨搜集,很容易导致信贷档案缺乏连续性,也会给日后的信贷档案调用产生不利的影响,当发生贷款风险的时候,在诉讼的时候就会导致处于相对不利的境况,产生不必要的损失。
(三)管理移交不够规范。除了信贷档案资料的搜集,信贷档案的管理和维护也是相当重要的,若是信贷档案的移交不够及时,就会导致档案的目录和它实际的内容之间对不上号,以后需要查找信贷档案的时候就会因此而受到影响。如果情况严重的话,还很有可能会因为信贷档案移交不够及时而造成重要的资料被非法篡改等现象,还可能会产生资产不良的情况,后果相当严重。除了移交方面外,信贷档案还有其他管理方面的工作也是需要不断规范化的,例如档案的保存,这就十分重要。信贷档案档案有一定的保存期限,在这个期限中要确保档案得到很好的保存。有些档案室的环境相对比较差,出现潮湿,多虫患等情况,这就会导致一些重要的信贷档案遭到破坏,当需要调用这些资料的时候就会发现因为信贷档案的保管不当而造成了不必要的风险损失。
二、加强信贷档案管理的途径
要完善信贷档案管理,树立风险防控意识,必须采取一些必要的手段,要强化队伍建设,通过培训和必要的考评机制来帮助所有相关的工作人员提高综合素质,明确责任,同时还要规范信贷档案管理工作的每一个步骤,让信贷档案资料的搜集更加完整有效。
(一)明确责任,统一认识。由于信贷档案的主要责任人是信贷员,所以要规范每一个相关工作人员的行为,明确责任,统一认识,对所有的信贷员加强组织领导。信贷档案相关工作领导要注意敦促每一个工作人员及时移交重要的信贷档案,要加强他们对信贷档案重要性的认识,杜绝遗漏、拖延、泄密等违规行为的出现,只有在思想上统一了认识,树立了风险防范的意识,才能够更好地做好信贷档案管理工作。
(二)加强培训,提高素质。对于工作人员来说,有了工作的责任感还不够,还必须提高业务水平,所以金融机构要做好对工作人员的培训工作,培养出一个高素质的信贷档案队伍。相关工作人员要认真学习《档案法》等相关法令法规,并必须熟悉信贷档案管理中的各项规章制度。为了促进工作人员树立更高的风险防范意识,并不断提高业务水平,可以对相关工作人员进行日常业务考核,并设立适当的奖惩措施,对于一些工作态度差,业务能力不强的员工要提出警示和教育,并采取“传帮带”等方式,让他们更快地提高业务水平。
(三)严格管理,规范步骤。各金融机构要规范每一个工作步骤,及时收集和登记相关数据,尤其是在核实客户真实身份等方面,更要严格按照规定的步骤执行,只有这样才能够更有效地进行风险防控。由于传统的信贷档案管理模式存在各种问题,所以金融机构可以逐步改变传统的信贷档案管理模式,采用信息联网等高科技的手段,建立更加完善的信贷档案管理系统,进行电子化管理可以有效地提高工作效率,同时也能通过设置各种权限,建立多重保密措施等方法,让档案资料更具有安全性。
三、结论
加强信贷档案管理,树立员工的风险防控意识,这对于金融机构来说是十分重要的,相关工作人员应该端正自己的工作态度,明确责任,并通过不断地学习和技能评测来不断提高自己的业务水平。同时信贷档案管理工作也应该与时俱进,可以采用电子化管理等手段提高工作效率,并更好地进行风险防控,维护金融稳定,促进可持续的发展。
参考文献:
[1]张晓莉.谈信贷档案管理[J].陕西档案,2002(1):21~22.
[2]翁陆平.谈市场经济时期的信贷档案管理[J].浙江档案,2000(4):24~25.
关键词:
新时期;医院财务风险;防控;措施
近些年,医疗体制改革进程不断的向前推进,逐步的加剧医疗市场的竞争,医院财务管理工作在激烈市场竞争背景下作用日益凸显出来。因此,医院要想在市场竞争中站稳脚跟,就应提高对医院财务风险认识,加强对医院的财务管理,提高财务人员的素质,从而保障医院健康、快速的发展。
一、新时期医院财务风险的主要内容
(一)政策风险
医院属于服务行业,公益性是其主要特点,以救死扶伤为宗旨开通绿色通道等国家政策,在提高医院的社会效益同时,给医院带来较大经济风险。比如,医院在开设绿色通道时,存在医疗欠费、垫付医药费等问题,以上各种因素的影响下产生大量医疗结算扣款,甚至难以挽回部分的坏账,造成医院严重的经济损失。
(二)经营风险
卫生行业自身所具有的公益性特点,使得该行业存在较大风险。不同的医护人员具有不同的技术水平,由其所提供的服务质量也有所不同。近些年,健康理念深入人心,对于医护工作人员水平提出越来越高要求,不可避免在医疗中出现医疗事故与纠纷等,导致形成医疗赔偿与医疗欠费等,不仅给医院带来许多医疗风险,更会造成严重的经济损失。
(三)资金管理风险
医院在开展资金管理中,主要的任务是控制、考核及分析医院与各个科室的资金收支的执行情况,这个过程中将资金收支计划作为重要的指导。然而,需要注意的是,在资金使用过程中,如果缺乏对资金科学的统筹安排,则必然会给医院带来较多潜在性风险,导致出现以下各种问题:一是资金管理缺乏监督;二是库存占据过多的资金;三是资金结算回款周期过长等,以上各种问题最终使得资金流动缺乏通畅性,使得资金结构缺乏合理性,一定程度上给医院带来更多财务风险。
(四)偿债风险
随着市场经济的快速发展,医院面临着愈加激烈的市场竞争,多数医院为了谋取自身发展以及购置医疗设备等,在资金短缺的情况下进行资金筹集,会选择采取融资租赁与银行付款等方式,虽然采取该方式可以缓解医院资金紧张问题,但是会带来一定程度的偿债风险,尤其是一部分的医院在不考虑实际情况的基础上,在未经过任何的科学论证的状况下,冒险的应用过度负载经营策略,无形中使得财务风险提升。一旦医院面临负载融资失控的问题,一时间资金周转不灵,不仅会导致医院陷入资不抵债的泥潭,甚至会直接导致医院破产,使得医院面临更多的发展困境,严重阻碍医院的健康、长远发展。
(五)行为风险
所谓行为风险主要指的是会计人员的行为,由于受到会计人员经验与能力的制约,加之一方面存在不对称的信息,另一方面受到局部利益推动,由以上因素影响所引发出的财务风险,按照性质的不同,可以将其划分为两种类型,一种是技术风险,另一种是道德风险,其中,所谓技术风险指的是会计人员在经验与技术方面存在一定的局限性,由其所的会计信息对于各种经济活动所做出的反应不正确。技术风险的特点在于会计人员在主观意识层面上认识不足,然而在客观层面所产生的错误直接引发出财务风险,比如,受到会计从业人员的业务能力与水平的制约,不能够及时地发现风险点,导致无法第一时间采取有效措施规避风险,最终产生严重的经济损失。所谓道德风险是指会计从业人员缺乏高尚的职业道德,在利益的面青迷失自己,违背职业道德做出各类有损医院利益的行为,具体表现为以下几点内容:一是挪用公款;二是设立小金库;三是造假账等,不仅对经济秩序造成严重的干扰,更会引发财务风险。
二、医院财务风险的出现的主要原因分析
(一)缺乏对财务风险足够的认识
现阶段,医院大部分的管理人员由医务人员担任,该部分人员的问题在于缺乏对财务管理知识的足够认识,且平时忙于处理医院的经营管理工作,工作重点放在提高医院的医疗水平方面,而对于财务风险的明显缺乏认识,风险意识非常淡薄,加上缺乏完善的财务管理制度,导致难以强化管理力度。
(二)财务管理人员素质低下
当前医院会计工作人员存在的问题是业务水平差异性较大,在职业道德与法制观念方面都有待加强。同时,会计人员风险管理意识淡薄,缺乏足够的责任感,不能够熟练掌握财务分析与财务控制方式,且财务分析能力有待提升,无法第一时间发现财务风险出现的征兆。除此之外,就预算编制而言,会计人员所采取的编制方式缺乏科学性,难以深入的把握财务监控问题,不能适应于当前医院的财务管理工作需要。
(三)缺乏完善的内部控制制度
在我国医院财务管理过程中,财务内部控制属于重要内容,一旦医院无法落实到位内部制度,则会使得财务风险增加。比如,在资产管理制度建立过程中,针对于资产损失方面的责任追究制度缺乏。此外,针对于易于出现财务风险的环节缺乏有效的监督与控制。例如,信息化的系统管理之中,未能够分离操作职能与系统维护,信息化中缺乏设计工作人员的参与。以上各种因素极容易导致出现潜在性财务风险。
(四)缺乏财务风险与预警
财务风险贯穿于财务管理的始终,在内部与外部环境变化影响下,医院在开展经营活动过程中,不可避免会出现预期与实际结果存在偏差问题,一旦缺乏对财务风险有效的评估与预警,医院在面临风险时则会陷入至被动状态,严重者会陷入难以挽回的恶劣处境。
三、新时期医院财务风险分析与防控措施
(一)增强人员的风险意识
医院宣传部门应当加强对风险管理的宣传,由上至下的提高管理人员与全体员工的财务风险意识,促使其全面的认识财务风险,并对此做出科学评估,以规避风险的发生,除此之外,医院领导层应时刻保持最清醒的状态,提高对潜在危机的认识,在平时工作应加强对风险管理知识的学习,不断增强自身风险防范的能力。
(二)强化财务人员的培训
随着医疗体制改革的深化,财会知识处于不断地更新与变化中,为此,医院采取定期与不定期的培训方式,强化对财务人员的培训,不仅增强财务人员的法制意识,更提高财务人员的职业道德水平,全面提升会计工作人员的综合素质,防止出现等问题。除此之外,财务工作人员在平时的工作中,应不断的学习专业知识的同时,广泛的涉猎与之相关的学科知识,从而丰富与完善自身的知识结构体系,顺应知识经济时代的要求。与此同时,作为医院财务管理工作人员,应提升风险意识,增强应对财务风险的灵活性,牢牢地把握财务运行趋势与规律,积极的应用科学合理的分析方式,增长财务管理人员风险控制,风险防范与风险化解的能力。
(三)完善内部控制制度
医院要想切实的做好各项经济管理工作,有必要建立健全财务管理制度。因此,医院应以实际情况为出发点,构建完善的内部财务监控制度,为财务内控制度有效性、合理性与完整性等提供重要保障,减少财务决策失误,实现将财务风险降至最低的目标。降低财务决策失误的概率,最大程度的减少财务风险发生的可能性,此外。针对于彼此不相容的岗位,应互相加强监督,及时的催收与清理往来的款项,针对于资产损失积极的构建责任追究制度,为医院资产保持完整性提供重要保证。
(四)强化对医院资金的管理
医院整体战略目标的实现,需要以良性循环的资金作为重要保障。因此,医院应采取现代化管理方式,强化对财务的管理,促进资金的运转与良性循环,避免出现呆账、坏账以及资金沉淀等问题。与此同时,应加强流动资金的分析,做好信息反馈的工作,不断提升支付能力,维持资金的良好结构,提升资金的使用效率,对于财务风险加以防范。
(五)强化医德医风的建设
医院应强化对医疗秩序的管理,规范医务工作人员的行为,提升医务人员的水平,端正其工作与服务态度,以优质的服务回馈人民群众,在人们心中塑造良好的医院形象,将医疗纠纷与事故的发生降至最低,强化对医疗欠费的控制,采取有效的措施以防止出现由于医疗赔偿与欠费所带来的财务风险。
四、结语
综上所述,随着市场竞争越来越烈,医院应以正确的态度对待财务风险,促使深入的研究与掌握风险发生规律,发挥财务杠杆所具有的调节作用,进一步的完善财务风险制度,推动资本结构的优化,促进资金的周转,强化对财务的监控,落实风险评估与预警,提高医院财务风险抵御能力,推动与促进医院健康、快速、长远的发展。
作者:李启芳 单位:山东中医药大学附属医院纪监审办公室
参考文献:
[1]王成玲.医院财务风险的常见问题及防控措施[J].现代经济信息,2015(07).
[2]冯丽.新时期医院财务管理的风险分析及防范[J].山西师大学报(社会科学版),2015(S2).
[3]田起顺.新时期医院财务管理的风险分析及防范[J].财经界(学术版),2013(12).
关键词:医疗法律风险;防控;原则;措施
一、前言
最近几年,随着国家依法治国的观念逐渐深入人心,广大人民群众的维权意识不断增强。然而,“看病难”和医患矛盾的不断出现,使得医疗纠纷案件不断涌现。为了更好地规范侵权纠纷责任,我国于二零一零年七月一日颁布了《中华人民共和国侵权责任法》,以立法的形式规范了医疗法律风险的防控。医院的主要职能应该是治病救人,发展卫生事业,但是现阶段的实际情况是,如果医院对医疗法律风险的防控不够重视,很容易就陷入到大量的纠纷乃至诉讼之中,更有可能面临巨额的医疗赔偿。本文将重点讨论医疗法律风险的防控原则,希望能够给医学管理研究界一定的建设性意见。
二、医疗法律风险及其特性
医疗法律风险是指医院在治疗患者的过程中,由于自身的错误或者患者方因疏忽造成的患者的人身、财产和精神损害,从而出现纠纷乃至赔偿的风险。这里的过错和疏忽可能是治疗方专业性错误甚至是非专业性的疏忽,也有可能是患者方自身对治疗的不了解造成的。总的来说,医疗法律风险具有以下几方面特性:
一是广泛性。这里的广泛性不仅仅是地区和疾病种类的广泛性,更加体现在医疗法律风险发生领域的广泛性。医疗过程本身就直接与患者的人身安全息息相关,因此不得不说医疗行业是个真正的高风险行业,而随着科技的进步,越来越多、越来越复杂的高科技设备、技术、手段、治疗方法、药物被应用于医疗实践,也进一步增大了医疗法律风险产生的几率。另外,由于患者往往对疾病一知半解,许多突发、并发的症状以及药物或者治疗带来的副作用也常会被患者认为是医疗方的过错造成的。
二是强制性。国家对医疗侵权责任是由严格规定的,一旦发生必须强制性赔偿。这种医疗法律风险发生结果的强制性造成的结果就是,医院的治疗变得越来越小心,在这样的强制性考验下,许多医生以不犯错为出发点,至于治疗方案是不是对患者最有利则不予考虑。这也是患者对治疗方的诟病之处。
三是可预见性。绝大多数医疗事故的发生其实是可以预见的,某种错误的处置导致的结果,医生是能够根据理论和经验判断出来的。既然医疗法律风险发生结果是可预见的,既然国家通过立法的形式规定的责任方应该如何负责和赔偿的法律义务,那么我们就应该在事故或疏忽发生之前采取措施进行防范和控制。这种措施可以是制度上的严格要求和执行,可以是医疗人员自身水平和素质的提高以及小心慎重地进行医疗活动的思想。这正是医疗法律风险防控体系组成的要素之一。
三、医疗法律风险的防控原则
一是全面的原则。我们知道,在医疗过程的各个方面乃至于医疗事业的各个方面都可能存在着医疗法律风险,只有风险高低、或多或少的差别,这就需要我们必须采取全面的原则,要全面地加强对整个医疗活动的管理,全方位地进行防控。具体地说,应该注意三点:第一要保证过程的全面性。必须将这种全面的管理和防控贯穿于整个医疗活动的全过程,既要对整体有所把握,也要对全程的各个细节进行梳理和监控。第二,要保证人员的全面性。必须提高全体医疗人员的风险防范水平,加强法律教育,引导全体医疗人员在保证科学、合理地为患者提供治疗服务的同时,具备防范意识和法律意识。第三,要保证手段的全面性。要从医疗人员的自身实际出发,从不同科室的业务性质出发、从学科治疗的特点出发,灵活财务多种医疗法律风险防控手段,绝不能流于形式和手段单一、不切实际。
二是前瞻性的原则。医疗法律风险的最佳情况即是实现事先防范,也就是我们进行的各种防控手段要具有前瞻性。事后的补救要么违反国家相关规定,要么耗时耗力耗资源,要么反而造成患者的疑虑。可见,事前措施优于事中措施,事中措施又优于事后补救,因此,我们所采取的措施要保持前瞻性:尽早、尽快。
四、医疗法律风险的防控措施
(一)制度上的医疗法律风险防控措施是解决问题的根本。要根据国家的相关规定,结合医院具体情况,制定出一整套科学有效的医疗法律风险防控制度并严格执行。要建立专门医疗法律风险管理部门,并制定专门的负责人。医院和各科室的主要负责人即为医疗法律风险管理的第一责任人。主要责任人要起带头作用,与专门的风险部门相配合,严格执行风险防控制度,形成并不断健全整个医院的医疗法律风险防控体系。
(二)思想上的医疗法律风险防控措施是解决问题的关键。要在不断提高医疗人员业务水平的基础上,经常组织全体医疗人员学习相关知识,加强教育,不断提高全体医疗人员的医疗法律风险防控。只有提高思想上认识,才能在医疗活动过程中更好地履行医疗法律风险职责。
(三)要广泛收集医疗风险方面的案例、国家和政府主管部门的相关规定,通过对这些医疗风险信息的了解和学习,找出问题发生的原因,避免自身发生类似的状况,提高医疗法律风险防控的效率。(作者单位:沈阳师范大学国际商学院法学)
参考文献:
[1]“医疗法律风险的防控”专题讨论会综述——加强制度建设化解医疗风险[J].医院院长论坛,2008(4).
[2]孟晶秋,姚峥嵘.对医患纠纷与医疗损害赔偿纠纷的思考[J].南京中医药大学学报(社会科学版),2011(2).
医院会计随着计算机的普及,首先是简单地为了提高工作效率,提高准确率,提高核算精细化而进行的。网络的出现与普及,进一步提高了这些方面的进化程度。但由于对网络认识的局限,目前既没有很好地对系统处理工作进行监控,也没有发挥网络在内部控制方面的作用,没有有效地对工作流程进行梳理和再造。1996年颁布的《会计基础工作规范》至今没有修订,在计算机应用和网络环境下的会计操作没有规范依据。如网络环境下的内部审核报销流程、数据档案的管理、系统管理员的不相容岗位等。
如今大数据的开发挖掘,办公自动化等科技革命促进医院各方面都在发生巨大的变革,会计工作也将随之发生巨变。医院收费人员极度减少,都由自助设备、系统进行处理完成,仅剩处理一些意外事件的维护窗口;财务核算人员减少并集中工作,大量工作通过软件系统处理,标准化水平提高;财务审核人员工作要求进一步提高,对会计控制的相关知识的掌握要求进一步提高,如国家和单位的政策、法律法规的熟悉程度;财务高级分析人员将大量增加,要求熟悉医院工作业务和经济运行知识,并对影响医院经济的相关事项进行跟踪分析,发现当前的一些问题并提出改进建议,辅助医院领导层制定相关政策及规章制度;部门财务管理人员大量增加,对部门经济进行核算、分析与管理,提高部门运行效益,将医生科主任的时间尽可能给病人和科研工作;而所有这些工作都将基于财务制度进行规范、统筹。
二、网络及大数据带来的风险防控变革
(一)优化了工作流程
许多工作由计算机代替了人工,导致诸多岗位工作内容发生了变化,内部管理风险降低,有些风险环节甚至都不存在了,如手工记账差错等。未来应该连凭证的编制也可能由机器处理(现在许多医院的收入凭证已经实现了系统自动编制),这将进一步减少人为出错的风险。再如收费,通过现在的APP网上支付、自助机等收费,实现了无人操作、系统自动监控,从就诊到收费入账这一流程中内部风险控制也发生了革命性变革,无须多人经手,既提高了效率,也降低了风险。此外,由于整个数据流都在系统中完成,实现了全面监控,比先前更到位。
(二)实现了联网勾稽与对账
人与人、部门与部门、单位与单位之间的对账变得更加便捷,减少了信息传递过程中的变化风险和差错风险,如医院与银行之间的资金对账、医院内部成本数据的核对、医院与供货商的往来账务核对等。会计勾稽与对账的目的是防弊纠错,随着网络和信息系统的自动处理,只要程序编制不出现错误,将进一步解放财务人员的机械劳动,提高劳动效率。
(三)提高了会计内部控制风险的管理水平
随着网络及大数据存储调用的实现及普及,新增了许多管理要求,如对预算的编制、控制,合同的监管,政府采购的监管等,提高了会计内部控制风险管理的效率,更使原来无法实现的风险管理成为可能。如未来区块链技术的应用,将进一步提高数据的安全性,提升数据的共享水平。
(四)从“人控”到“机控”
通过在软件系统中固化相关制度要求,使制度执行力得到极大增强,例如会计报销审批流程,就可以通过软件开发,把管理制度固化进去,形成软件操作流程控制报销审批流程。每一个节点的审批控制,不再由人为控制,只能是系统完成后才可以进入下一节点的工作。并在每个节点记录操作人员、操作时间等信息,为今后的审计工作提供更好的便利,从而保证流程完整到位,而不会造成制度与实际执行脱节。
三、网络及大数据带来的挑战
(一)形成了新的风险点
需求分析及设计不完善、系统开发漏洞、运行、维护、数据安全、网络以及黑客等风险。具体如软件的编写过程、系统的维护过程等,都存在需求分析不完善等造成的差错风险。在程序开发中,由于开发人员的失误,或者对于设计的理解偏差,都有可能造成开发的系统存在风险,导致对账不平等问题。再如需求分析及设计不完善,系统开发存在漏洞,甚至于程序员留有后门等管理问题也可能存在。这些风险点,在传统的会计管理中都不曾出现,也不易发现。在后期的系统维护中,经常会涉及到软件的更新,系统数据的备份,也是原来手工模式下不会出现的,如数据备份丢失,在线数据被覆盖等新问题,甚至被黑客攻击的情况也是有可能发生的。
(二)风险点更隐蔽,不易被察觉和监控
手工时代存在许多差错风险和作弊风险,随着计算机安全技术的成熟完善,如医院收费人员的收费过程的差错作弊风险等已经大幅降低,而编程人员、维护人员的差错作弊风险逐渐增大。在网络时代,系统后台的操作、维护等工作的差错作弊风险都明显加大,原来可以凭借手工肉眼完成的审核,在计算机上难以实现。综上,后台程序的不可见性大大加大了会计内部控制的难度。
(三)制度及工作流程规范化滞后于风险的变化
随着会计各岗位工作内容的变化,岗位责任及重要程度的变化,内部控制风险的重要性程度的等级也在发生变化,如记账、对账的差错风险降为极小,而系统编程、维护工作的差错作弊风险提升为重大,但目前许多单位相应的工作制度及流程的规范化等工作都未跟上。如上文所述两个方面都需要新的会计管理内部控制的规范落实,把软件开发的审计工作或者说监督机制建立起来,把后期系统的维护管理规范制定出来。
四、网络信息时代有效防控内控风险的建议
(一)及时加强制度建设
医院财务部门应重点关注单位重要经济活动的特点及可能存在的风险,利用风险管理理论知识进行分析、评价、处理、监控,对单位内部控制制度进行相应的修订与完善。如网银收付的开通,不同人员密钥的管理,现代网络环境下利用支付宝、微信等第三方平台收费的对账管理等,都应建立相应的内部控制管理制度。此外,对资金审批、设备采购、固定资产管理等工作的内控制度,也应进一步修订完善。
(二)及时调整岗位职责
随着信息技术在会计工作中的应用,会计岗位设置也已经发生变化,岗位的工作内容、重要程度也在发生变化。如系统维护员责任越来越重大,同时又与多个岗位不相兼容;出纳岗位也已经不再是原来的现金支付,还要承担起一定的审核工作;报表编制、凭证编制、?Y产对账等岗位在强大的网络功能面前,工作的内容也已经发生了巨大变化,等等。这些都要求财务部门认真讨论,加强岗位的梳理,并具体情况具体分析,制定出与单位内部经济管理制度相配套的详细的岗位责任制度,以明确职责,防控风险。
(三)加强会计内控制度的落实
央视2016年曾报道贵州黔南都匀市经济开发区建设局财务主管兼出纳杨某因误信犯罪分子的虚假信息,造成该局账上资金1.17亿元被转走,是目前单笔涉案金额最大的电信诈骗案,全国震惊!同时也敲响了财务管理人员的警钟!这其实就是现代网络环境下会计内部控制制度及岗位责任制的落实与监管没有到位所致。不论国家的法规,还是单位内部的财务管理制度、岗位责任制,在这方面都有明确的规定,但有些人就是不去重视、执行、抽检,最终就必然给一些利益熏心之人以可乘之机,造成无法挽回的损失。因此,在数字化时代,要更加注重内控制度的落实,建立相应的监督检查制度,进行相应的考核,才能降低相应的风险。
(四)充分利用现代信息工具,加强系统设计开发阶段控制
《事业单位内部控制指引》第十八条明确指出,“单位应当充分运用现代科学技术手段加强内部控制。对信息系统建设实施归口管理,将经济活动及其内部控制流程嵌入单位信息系统中,减少或消除人为操纵因素,保护信息安全”。任何事物都是机会与风险、优势与不足并存,现代科技也一样。它一方面带来了不同的工作风险,另一方面也带来了控制和降低各种风险的多样化的手段。如程序编写的时候,应按照软件项目管理的思路,分块分步完成,每步形成核对机制,加强过程管理;数据分块形成管理制度,汇总形成整体报表,多表平衡,有助于系统内部相互监督、彼此呼应;投入运行前要进行严格的系统测试和数据测试;在系统维护的过程中,利用数据库多做备份的机制,可有效防止误操作和修改;完善日志管理,可实现对于数据操作的事后审计。
(五)加强软硬件安全防护控制
(一)现金与银行刷卡风险 收费处现金方面风险主要体现在:收费人员挪用风险、现金遗失风险、银行刷卡风险。首先在实际工作中,由于收费员翻班容易导致备用金不足,为方便换零工作,次日上班的收费员被允许保留中午至下班的门急诊收入,从而导致下午收入的现金有被挪用的风险。其次在将现金押运到财务部途中,虽然只有几分钟路程,但几十万元的现金存在遗失与被劫风险。银行刷卡风险随业务增多而显现,如由于密码错误或线路故障而导致刷卡失败、违规刷卡套现、银行POS单第一联未收回、POS明细联汇总与结算联不一致、与银行对帐及收入确认等问题。
(二)业务操作风险 在收费操作中,经常发生电子处方与纸质处方冲突、发票上收费项目重复(有时不必要)、电子处方中的药品下柜、项目写错或停用导致的无法收费、费用项目被输到其他科室、自主挂号问题重重等。究其原因有:一是计算机没有对输入设置限定;二是没有对系统中的挂号收费项目维护更新;三是医院科室之间缺乏约定与沟通;四是实施电子处方后,纸质单据和处方仍在沿用,二者间没有区分规定;五是医保政策宣传不足。另外随着门急诊收费业务量增长,退费量相应增加。其原因既有医院方面,如预检台失误、医生要求、收费员差错或打印机卡纸等;也有患者方面如取消就诊、随意退号和更换科室等原因。由于退费缺少牵制审核,容易产生诈退和舞弊。近年来急诊欠费明显增多,大部分患者事后会将欠费结清,但也有一些患者因昏迷甚至死亡、或涉及工伤及交通事故纠纷、不能确定责任人而无法付费。显而易见,在医院的救死扶伤的同时,缺乏相关制度保障医院的损失风险。
(三)人员与岗位风险 频繁人员变动已然对收费工作产生一定影响,其中既有个人原因,也有时间长、强度大等工作性质原因,同时还有考核奖惩不公、同工不同酬、缺乏培训与晋升机会、排班拖沓无规律(正常排班与加班排班冲突)、请假困难等管理原因。而收费处工作内容增加后,没有及时分离职务与设置具体岗位,进而导致挂号收费、退费审核、审核包账等不兼容职务均由收费员一人负责,增加工作差错与职务舞弊风险。
(四)制度建设与执行风险 许多医院收费处仍处于传统的经验管理期,习惯于行政指挥。正是这种无章可循和有章不循,导致工作缺乏标准和流程不顺、任人唯亲和奖惩不公、以及管理混乱和权力膨胀等问题。收费处在制度建设和监督考评方面的问题,一方面是缺少相关内控知识和内控意识,造成管理者不重视收费处内控建设,编制制度时不联系实际操作,业务扩展后没有相应更新;另一方面是有些领导权利过于集中, 缺少制约监督和检查促进,使得内控制度形同虚设、流于形式,效果不理想。
(五)其他风险 收费处的其他风险包括资产风险、咨询服务风险、计算机网络风险等。收费处资产主要有票据、收费章和办公设备等。其中票据作为收费凭证最重要,需要妥善保管。但收费员箱柜狭小而票据厚重,因此堆放在收费处角落,容易产生票据遗失风险,也曾发生过收费员票据错拿误用情况。收费咨询主要集中于医保金额、医保政策、收费项目和就诊科室等问题。由于收费大厅吵杂和老年患者增多,又没有扩音话筒,收费员在不断大声重复中容易产生疲倦和烦躁;一些患者情绪激动,把矛盾发泄到收费窗口。医院信息化后,收费和医保结算都依赖网络,所以虽然网络故障几率很小,但仍不能忽视门急诊计算机与网络故障风险。
二、医院门急诊收费处风险防控措施
(一)合理设置岗位,建立岗位责任制 新时期医院门急诊收费处的业务范围有了很大变化,为避免职务舞弊和管理越权,应对不相容职务进行分离、合理设置岗位。首先将退款审核、票据保管记录、复核汇总收入和二级银库管理等从收费业务中分开,单独建岗,并且建立岗位责任考评和奖惩机制;其次根据职务分离原则进行一人多岗或一岗多人的任用,通过加强收费员考核培训等手段,提高其业务能力和素质水平;最后通过定期检查和岗位轮换,保证职务牵制的有效性,加强制约监督。
(二)规范操作流程,完善收费制度 更新完善门急诊收费处的规章制度,对不同业务制定不同的操作流程,使服务标准化、规范化。如制定现金管理规定、挂号收费制度与流程、退费制度与流程、欠费制度与流程、窗口服务规定与流程等。组织收费员培训学习, 严格按照操作权限和操作流程办事,最大限度地减少工作差错。对收费制度和通知事项,通过签字确认等方式实现有效传达并明确责任。
根据《内控规定》第十五条规定,建立退费管理制度,各项退费必须提供交费凭据及相关证明,核对原始凭证和原始记录,严格审批权限,完备审批手续,做好相关凭证的保存和归档工作。因此门急诊收费处的退费管理重点是严格遵守制度和流程。
利用医院的网络信息技术,加强对门急诊收费处业务的内部控制:如对收费项目和科室设置权限,减少收费重复和差错;通过系统设置各部门相互收费监督的退费审批机制,严格区分不同部门和人员的退费操作。
(三)加强现金监管,建立管理制度 门急诊收费处的现金管理制度包括现金监管制度、备用金管理制度、现金上缴制度、银行刷卡管理制度等。
(1)由于现金具有流动性最强、诱惑力最大,最容易被挪用和侵吞,所以应重点加强对现金监管。例如在现金押运中增加医院保安护送、不定期的现金盘点和配备监控摄像头等。现金盘点的范围包括收费员银箱和二级银库,由专人负责,并作好盘点记录和后续工作。
(2)由于备用金配备过高会增加现金成本,所以审核备用金定额应根据门急诊人次和具体岗位性质而定。通常在周末门诊和节假日加班时会出现备用金不足,可以临时增设短期周转备用金。另外在备用金换零的时间安排上,可以调整到上午或者中午,这样收费员能利用部分收入的现金,减少对备用金需求。
(3)为保证现金安全,应压缩收费员的库存现金量,加速确认入账。针对次日上班的收费员允许保留下午收入现金的风险问题,可以下班时预交定额标准以上现金,既免去结账报账的繁琐,又能减少现金挪用等风险。而对预交的现金定额,可以根据管理需要随时调整。
(4)现在已经有一些医院的门急诊收费处实现POS机与医院HIS系统的联网,使医院收费系统具有收银一体机的功能,省去POS单核对和银行对账等工作。但大部分收费处还没有实现二者联网,为加强对银行刷卡管理与监督,可以通过收费员在每张POS单上记录对应收据编号,以备查询。工欲善其事,必先利其器,为提高银行刷卡效率以及便于核对,应适当增设终端机和电话线路。
(四)规范票据使用,加强授权控制 随着医院门诊人次增多,票据使用量不断增大,票据管理同样是财务管理和内控的重点。编制票据管理制度,加强对票据的领用、保管、核销与登记等管理。此外,在收费员使用收据前,应由管理人员在系统中对收费员的收据起讫编号进行授权,防止收据他用和跳号使用等情况发生。
一、医药企业经营特点及财务风险分析
目前,我国医药企业的IPO持续走高,行业保持着良好的发展前景。可以说,由于我国当前医药行业在发展过程中由于市场保持着较高的需求,且需求弹性较小,因此当前及未来一段时间内医药行业的发展都可以保持着较高的增长速度。在这样的行业前景下,医药行业为了实现自身企业经济效益、附加值利润和市场占有量的增长,医药行业在实际的经营过程中企业生产规模和新产品开发中投入资金。但是,由于医药行业本身受到科技水平和国家相关政策影响较大、企业扩大再生产中资金投入量多、企业新产品研发周期过长,导致了医药行业在实际的生产经营过程中面临着巨大的风险。这些风险除了受到外部宏观经济大环境的影响外,最主要来源于医药企业在实际经营过程中缠身高的各种问题,尤其是企业资金上的风险,对医药企业生存和经营发展有着十分严重的影响。例如,我国医药企业前期投入费用过高,在成本回收过程中就会面临着巨大的市场风险。且企业出产的医药产品大部分将进入公共医院,可拓展的市场范围相对较小,随着行业的发展,市场竞争压力在逐步增长。因此,为了尽量规避医药企业在生产经营和规模扩张过程中面临的投资、融资、资金回收等财务方面的风险,加强医药企业内部控制建设,实现企业财务风险防范及控制能力的提升成为了医药企业谋求进一步发展的重要保障。
二、内控视角下医药企业财务风险管理中存在的问题
(一)医药企业内部控制制度尚不完善
内部控制建设是现代企业管理的重要手段。制度是企业实现内部控制管理的基础,然而目前医药企业中面临的问题在于企业在现代企业管理框架中建立了相应的内部控制体系,但企业的内部控制管理制度尚未得到完善。因此,在企业的实际经营管理活动中,由于缺少切实可行的制度体系,存在着管理混乱且极易发生风险。尤其是企业在药品生产、原料采购、市场影响等方面,由于缺乏有力的内部控制制度体系,企业的成本、资金、负债、应收账款等方面存在着控制失效,资金占用率高、周转期长等问题,企业风险发生概率及风险影响均在不断上升。
(二)财务信息真实性难以得到保障
为了加强对医药企业资金系统的监管,实现企业全面预算管理、成本控制等工作的有效进行,财务信息的真实性是企业管理决策和相关财务工作进行的重要基础,也是企业及时发现经营风险并采取相应措施的主要依据。然而,在医药企业实际的经营过程中,由于企业财务部门缺乏有效的内部控制管理和内控监督,在实际经营中资金的使用、预算的执行、会计核算等工作方面中人为性干预影响过大,不乏存在一些虚假的财务报表内容,为了一己私利对企业的资金及盈利情况进行缩减或扩大,财务信息的真实性难以得到保障,导致了企业无法根据实际情况及时调整生产经营策略和企业相关管理决策,使得企业失去了相应的市场敏感性,导致风险发生概率的增加。
(三)企业财务内控及风险防控专业人才不足
目前,医药企业在经营和发展中更加注重对医药科研型人才的培养,却忽视了财务管理专业人才的引入和管理工作。因此,企业在经营过程中内控和财务管理方面由于缺乏专门的管理型人才,财务人员专业素质良莠不齐,导致了医药企业内部控制系统和财务信息化系统建设步伐缓慢。企业的内部控制体系、信息化财务管理系统、风险预警及防控系统等相关设施难以得到完善和应用。同时,医药企业的财务部门人才结构多以会计基础工作及核算性人才为主,缺乏必要的风险管理型人才,导致了医药企业风险管理能力同企业风险管理需求之间存在着一定的差距,加大了企业发展经营的风险。
三、基于内控的医药企业财务风险防范措施
(一)加大医药企业内部控制及财务制度体系的建设力度
为了应对当前医药行业风险发生概率持续上涨的问题,企业经营管理过程中在积极提高市场竞争和资金管理意识的基础上,为了确保企业内部控制和财务管理各项工作的顺利开展,应加快对自身内部控制制度体系和财务管理体系的建设。在内部控制及财务管理制度体系中,要落实企业风险管理的各项相关制度、考核评价指标,并以制度的形式将企业风险管理目标同企业职工绩效考评联系起来,切实起到提高企业各部门和岗位员工的风险责任意识,明确非风险管理职责,从而提升企业对风险防控管理的有效性。
(二)建立财务信息化建设
为了实现医药企业风险因素的实时监控,为企业财务风险预警提供科学、有效的依据,企业应尽快加强对自身的内部控制环境下企业的财务信息化建设。通过现代化的信息系统和云计算、大数据等财务信息处理技术,企业管理层可以实现对市场环境、行业竞争、企业生产、资金使用情况等有价值的信息内容进行全面的分析,为企业做出正确的生产经营决策提供必要的保障。同时,通过信息化财务系统实现对企业财务信息的有效披露,通过信息化的财务处理系统将企业财务信息的记录、分析、结果、公示等工作逐步引导到规范化的道路上,保证企业财务信息的真实性和有效性,防止人为干预财务信息导致的企业经营性风险的出现。
(三)引入专业内控人才,提高财务人员综合素质水平
一、“防―管―控”一体化法律风险管理模式的内涵
“防―管―控”一体化法律风险管理模式就是以企业合法合规经营为核心,以全局计划部署、整体有序推进、业务无缝链接为原则,以防范先行、管理跟进、控制把关为工作链条,形成组织保障有力、制度完备可循、工作联动有序、防范严密有效,能够高效运行全面防范企业经营管理各类法律风险,可应对大型企业集团多基地、跨区域管理的法律风险管理模式。
“防―管―控”一体化法律风险管理的核心是防范法律风险,以此为引领实现对企业法律风险的有效控制。法律风险有很强的伴生性,在企业经营中无处不在、无时不在,企业的所有经营风险最终往往转化为法律风险。法律风险的这种特性决定了对法律风险实施预防、管理和控制无法由任何一个独立的业务单元单独完成,也无法以常规的法律事务管理为手段和依托得到有效解决。一体化法律风险管理强调法律管理部门借助“专业力量”,形成“法律+专业”工作团队,全面识别、分析、评估企业生产经营管理及重要涉法事项中蕴含的各类法律风险,制定法律风险防范预案,对法律风险源点逐一拆分细化到岗位。一体化法律风险管理强调各专业管理部门借助“法律工具”,引入法律风险的识别、分析、评估机制,制定专业领域法律风险防范措施,形成“专业+法律”的专业管理体系,作为防范企业法律风险的第一道防线。涉及重大法律风险和复杂疑难问题,由法律事务管理部门及相关部门共同研究制定防范措施,切实做到事前防范得法、事中控制有力、事后补救及时。一体化法律风险管理强调集团与子公司之间建立从上到下,从下到上,上下结合统一联动的法律风险识别、分析、评估、排除机制,形成集团公司与子公司的“集中统管+执行反馈”的全方位共同防范各类法律风险的整体管理模式。
二、“防―管―控”一体化法律风险管理模式的构成
“防”是指法律风险防范工作前置,做好防范意识培养、规章制度约束、工作流程规范、风险预先辨识、措施制定实施等工作。“管”是指做好法律风险计划安排、工作运行指导、效果检查考核、总结研究提高等管理工作。“控”是对日常生产经营管理全过程,特别是对重要决策、经济合同、规章制度及法律纠纷案件的法律风险实施重点控制,辅之以事后补救。“防”、“管”、“控”三者既相对独立,又是一个相互融合的整体。这种一体化法律风险管理模式具有横向协调和纵向贯通的整体特性,需要建立和完善三个支撑体系。
第一,建立和完善以企业总法律顾问制度为核心的组织体系。设立从集团到各子公司的企业总法律顾问和独立于其他业务管理部门的法律事务部门,明确总法律顾问和法律事务机构各项职责,通过总法律顾问、法律事务机构、总法律顾问职责“三到位”实现法律风险集中管理的组织保证。
第二,建立以系统控制为支撑的法律风险管理体系。应当包括三个控制系统:一是制度流程管控系统。全面构建规章制度管理体系,充分体现“专业+法律”管理体系的第一道防线作用。二是动态跟踪防控系统。通过识别、分析、评估现实和潜在的法律风险,制定防范措施、发出风险预警等工作,实行动态跟踪管理。组建“法律+专业”团队,对法律风险的多发区域和部位,组织采集法律风险信息,进行分析研究,确定法律风险。结合企业内部的生产经营情况和外部环境的变化,对重点区域、部位可能发生的重大法律风险进行预测,提前制定应对措施。三是信息化监控系统。为实现法律风险全过程控制,最大限度地保证法律风险无遗漏、无缝隙,建立以防范合同法律风险为中心的企业法律事务管理信息化平台,发挥事前防范、事中控制、事后补救的不可替代的保障作用。
第三,建立网络式联合防范工作体系。形成各职能部门横向专业防范和从集团公司到各子公司纵向逐级防范的网络式法律风险联合防范工作体系。横向专业防范以集团法律事务部门为主,其他职能部门配合。各部门从其专业职能出发,负责对本专业领域中的法律风险进行信息采集、识别评估、确认及制定措施进行防范,集团法律事务部门组织从整体上研究、把握法律风险的变化情况、特点和趋势,总结规律,掌握风险的多发区、高发期,从全局角度提出法律风险防范的指导意见和具体防范措施。纵向逐级防范以集团总部专业主管部门为主,子公司专业部门配合,接受集团法律事务部门的指导,层层负责,逐级延伸。
三、鞍钢的实践及研讨的问题
一、“整体联动移位管理”的设计思路
针对人民银行机构改革后,普遍面临人员紧张、年龄老化、知识退化的实际情况,国库业务中出现常规业务屡查屡犯、凭经验干工作和“一手清”、岗位轮换及强制休假制度不能有效实施等问题,特别是针对近年来基层行发生的挪用、盗窃国库资金,给国家造成巨大损失的案例,晋中市中心支行从加强对县支库管理、规范业务角度出发,以风险防控为重点、增强国库人员责任意识、调动大家积极性为动力,结合辖内县支行的实际情况,总结过去几十年的工作经验,本着可行性、安全性、全面性、规范性、责任性原则,2007年适时提出了“整体联动移位管理”的工作思路。经过充分调研、反复推演,制定出台了实施方案、实施细则、工作流程等一整套可操作性强的文件,为安全顺利实施此项工作奠定了坚实的基础。
二、“整体联动移位管理”业务运行方式
整体联动移位管理工作是在领导组的领导下分设三个工作小组:联合工作小组、监交及业务辅导小组、离任审计小组,工作周期为1—2周时间。进驻被派驻单位前,领导组根据国库业务岗位和风险防控需求,分期分批、轮换抽调全辖国库人员组成联合工作小组。联合工作小组依据上级国库部门下发的《联动移位派驻通知书》,在不知情、不告知的情况下突击进驻到被派驻单位;进驻被派驻单位后,联合工作小组与被派驻单位核算人员在监交及业务辅导小组的监督下办理全部核算岗位的一对一业务交接。在办理完严密的交接、移交手续后,迅速、全面受理和检查被派驻单位国库核算业务,对存在的问题现场进行整改和规范,对好的经验和做法及时总结、借鉴。同时对被派驻单位原工作人员采取强制休假、集中培训或纵向交流上查一级。
移位管理工作期间,监交及业务辅导小组适时跟进对联合工作小组的工作情况进行巡察与辅导,同时加强与被派驻单位的沟通与联系,了解掌握移位管理工作的进展情况,解决工作中存在的困难和问题。移位管理工作结束后,离任审计小组迅速进驻,一方面,对联合工作小组在移位期间承办的所有业务进行离任审计,对被派驻单位国库风险防控管理情况进行评估;另一方面,对小组每个成员的履职情况和工作表现做出客观公正的评价,记入本人工作业绩档案,反馈回本人所在单位。
三、“整体联动移位管理”工作开展情况
晋中市中心支行以“安全”为着力点,以“创新”为切入点,以“健全制度、规范操作、强化监督、和谐稳定”为支撑点,积极推动整体联动移位管理工作。
2007年在县支行试点的基础上,2008年全辖十个县支行及中心支行全面推广,至2010年全辖92名要害岗位人员全部实施了第一轮移位管理。通过移位,健全岗位职责,强化分工协作,实现了基层行国库、会计岗位的交叉兼岗,解决了长期以来一直难以执行的轮岗休假制度;制定统一的业务操作“傻瓜”流程,积极开展教育培训,达到了国库会计人员业务知识和操作技能的有效提升;实施国库专职监管员制度,开展业务穿行检查,推进了深层次、全方位、规范化的动态监督检查,探索出了一套具有晋色的县支行国库规范化管理的范本。
2011年,为进一步落实业务风险防范“三级责任制”,引深整体联动移位管理工作,晋中市中心支行打破区域限制,在与吕梁市中心支行沟通、协调的基础上,联合推出了县支行与县支行之间的国库风险防控“跨区联动移位管理”工作模式。联动移位过程中,晋中、吕梁两市国库人员相互交流、互相借鉴、相互探讨、共同提高,达到了取长补短、共同促进的效果,实现了业务操作标准化和业务处理规范化的要求。
2012年,晋中市中心支行根据全国、全省国库工作会议精神,与阳泉市中心支行、忻州市中心支行达成共识,联合开展层次更高、责任重大、方式新颖、监督全面的“三市”国库风险防控整体移位管理工作。移位主体由县支行转变为中心支行,工作内容由业务操作转变为业务管理,风险防控由两地协同防控转变为多方联合防控,监督检查由双方“面对面”转变为三方“背对背”。这是移位管理工作的又一次深化与延伸,是国库风险防控工作的再度创新,成为中心支行间国库风险防控移位管理的一个模板,为山西省移位管理工作奠定了坚实的基础。
四、实施“整体联动移位管理”模式后产生的效果
整体联动移位管理工作经过探索与实践,确实起到了应有的作用,收到了良好的工作实效。
1.进一步规范了业务操作流程。通过联动移位管理,分岗位从外来凭证的接收、审核、录入、传递,以及岗位间的交接、记载、账务凭证的打印、排列、附件摆放、印章加盖等等,进行了一系列的统一和规范,形成了一套完整、详尽的国库业务和各个岗位的“傻瓜”操作规程,为建立我辖区标准化的国库会计业务管理模式奠定了坚实的基础。
2.进一步完善了国库与会计人员的岗位设置。在移位工作组成立之初,根据县支行国库、会计合署办公,且人员紧张的实际状况,领导组充分考虑了国库与会计人员兼岗的可行性,并进行了极其细致的岗位职责分工,使其更加适合于县支行工作实际,也更符合国库、会计有关岗位设置中相互制约的要求,将原国库、会计22个岗位整合为19个岗位,实现了基层行国库、会计岗位的交叉兼岗,人员的优化组合,成为各县支行国库会计业务部门进行岗位设置的一个范本,为以后县支行机构改革和人员整合提供了科学的参考依据。
3.进一步防范了国库资金风险。移位管理是一项以不定期的形式组织执行的工作制度,预先不告知,突击进驻,整体移位。这种警示效应不言而喻,其作用远远大于有形的检查。通过原经办人员回避制度的施行,有效解决了长期以来由于国库人员少、岗位多、专业性强而无法推行定期轮岗、强制休假制度的困扰,有利于保障各要害岗位人员职责的正常发挥。通过移位人员的亲身体验,更易于发现以往检查中不易察觉的深层次问题,深入分析风险源、全面排查风险点、科学制定风险防范措施。不仅兼顾了对结果的检查,更注重了对过程的管理,是一种切实有效的、新型的风险防控制约机制。
4.进一步构建了财税库银联合防控机制。联动移位管理工作通过与被移位单位领导、业务经办人、当地金融机构、征收机关、政府部门甚至相关企业等进行深入接触,全面了解被派驻单位国库业务的具体运作情况,系统分析研究各项业务中存在的问题。此外,还主动上门、主动沟通,让他们理解,让他们认同,塑造了国库的新形象,从根本上解决了以往国库在防范资金风险中“一头热”的现象,充分发挥各部门在国库资金风险防范中的作用,构筑了国库与财政、税务、银行密切协调,协同防控的国库资金风险预警防线。
5.进一步实现了国库与监管部门的有机配合。联动移位管理工作从进驻时的业务交接、业务处理过程中的再监督到最后的离岗审计整个过程是在监督部门的配合下进行的,能够看到或发现一些核心问题,能够最大限度的控制和防范风险。这种新颖、独特的国库资金风险防控实现了事前、事中、事后的实时监督与目标跟踪;实现了由“内部”监督向“内外”共同监督的延伸;实现了业务部门与监督部门的有机配合;实现了内控制度与业务质量的共同发展、共同提高。
6.进一步提升了国库人员的综合素养。通过联动移位管理工作,搭建了联动单位间相互学习、相互促进的平台。在联动移位过程中,彼此相互沟通、相互探讨,近距离交流,探讨工作中存在的不足,找原因、寻差距,及时总结好的经验和做法,达到增长见识、丰富阅历、启迪思维、拓展思路的效果,推动了国库人员综合素质的全面提升。
五、联动移位管理模式与其他监管模式的优势比较
实践证明,整体联动移位管理作为一种管理模式,与其他监管手段和管理模式相比,有着不可比拟的比较优势。突出体现在实现了五个“转变”。
1.实现了管理手段由静态向动态监管的转变。整体联动移位管理模式是对业务全过程的、不间断的实时监督,不同于以往只停留在“点”或“面”上的静态检查,是一种全新的、动态的管理模式。
2.实现了业务由表层检查向深层管理的转变。移位管理监管模式不仅兼顾了对业务结果的监督检查,更注重了对业务操作过程的规范管理,这种管理是更深层次的,有益于最大限度的控制、防范资金风险。
文章编号:1003-4625(2010)12-0103-02 中图分类号:F832.3 文献标识码:A
操作风险一般是指因操作流程不完善、不规范或制度不健全、系统故障、人为过失以及外来因素造成的银行经济损失。会计操作风险是直接表现在银行会计结算业务上的操作风险。接连不断发生的金融案件,绝大多数出现在操作风险上,更多的直接发生在基层行上。分析其原因主要是制度执行不到位、财会人员违规操作,内控、管理、防范措施不到位,有章不循、执行不力、监控手段不完善,监控和执行不到位,系统监控建设上还很滞后等等。防范会计操作风险、建立防控会计操作风险的长效机制,在当前显得尤为重要和迫切。
农发行河南省分行针对综合业务系统上线运行后给财会工作带来的操作、管理和核算方式方法的转变,逐步建立了系统运行管理前台监督、突击现场检查和远程视频监控的会计安全监督体系,简称“三位一体”。这对于防控会计操作风险起到了重要作用。那么,如何更好地在基层行运用该体系,充分发挥其作用,从而进一步达到提升防控会计操作风险的能力,笔者结合实际,提出以“三位一体”为核心,采取“三级联防”、“三化建设”、“构建防控会计操作风险文化”等防控措施,建立和加强防控会计操作风险的长效机制。
一、以“三位一体”为核心,实施三级联防,筑起防范会计操作风险的“防火墙”
主要是以“三位一体”为核心,建立县级支行主管行长、会计主管、防风险监督员三级联动监管机制,实施立体式、双联式、联动式防控措施。
一是三级联动。在现有的管理机制基础上,充分发挥县级支行主管行长、会计主管的作用,在会计出纳部确定一名会计出纳人员(可以是会计坐班主任)为防控风险监督员,主管行长向行长负责,定期检查会计工作;会计主管对主管行长负责,具体组织和管理各项会计工作,监督各项规章制度的落实,处理重要会计事项,定期抽要会计业务,发现问题及时解决,定期向主管行长汇报工作,但不参与具体事项;防控风险监督员对会计主管负责,执行各项会计制度和操作规程,履行所承担职责。形成由低到高层面的防控机制,这样能更加有效防控操作风险。
二是双联式防控。在“三位一体”的体系下,实施三级联动,形成纵横交错的立体式防控网络,实施双重监控。上级行随时可以监控到基层行的行为,基层行可以随时监控自身行为,使管理行的监督责任和操作行的监管责任捆在了一起,实现了上下互动。这样不仅可以有效防范和控制操作风险,而且可以促进内部管理质量和经营效益的提升。
二、应以“三位一体”为核心,大力推进“三化”管理,夯实防范会计操作风险的“根基”
对会计操作风险及业务流程的各个层面、各个环节进行全面风险分析,查找风险点,并针对各个层面、各个环节的风险点整章建制、行为立法,完善涉及资金汇划、重要凭证使用管理、业务核算、票据业务、企业贷款、档案管理等各个环节操作风险防范会计制度、规范和标准,完善会计操作、会计结算管理、风险防范的行内立制。这些“立制”包括健全各岗位、各级人员的岗位责任制、权限范围、操作程序和管理程序,形成一个完备的、到位的、全面的会计操作风险管理的制度体系。通过制定和实施一系列规范会计机构、会计人员和会计核算与管理的程序和方法,对全部会计操作风险进行事前防范、事中控制和事后监督与纠正的连续动态监管。
一是要进一步加强制度建设。要严格按照会计基本制度,在全面综合考虑各项会计业务的特点的基础上建立具有较强的规范性、实用性、针对性和可操作性强的风险控制制度。对新业务、新产品的开发,服务新方式的出台应及时组织建立与其业务相配套的切实可行的制度和操作规程,并要在业务发展的过程中发现薄弱环节,对其进行不断的补充和完善,确保每项业务都有章可循。同时还要提高每个会计人员遵章守纪的自律意识和风险防范意识,以确保各项制度落实到位。对业务流程的不同环节,应由不同人员完成,通过流程使不相容岗位职务分离,达到各岗位之间相互牵制的目的。坚决杜绝任何个人独揽业务全过程现象的发生。
二是合理配置会计岗位人员。建立一套风险评价与监控体系,随时预警,努力把风险控制到最小限度。由于会计业务流程是所有业务的最基础的平台,会计操作风险必定对其他业务产生影响,所以应建立财务会计、风险管理、审计以及其他相关部门共同参与的对会计操作风险管理的机制,共同把关,综合防控。
三、以“三位一体”为核心,积极构建防控风险文化,营造防范会计操作风险的良好氛围 建设防控会计操作风险文化,就是要通过各种形式形成各类人员直至全行对制度、管理、风险防范的认同感和共同价值观念。
企业发展到一定阶段之后,出于多元化经营或者快速扩张的需要,对没有股权关系的企业进行收购合并,可以采取定向增资扩股的方式来实现。增资扩股的目的是为了扩大公司经营规模,优化股权结构和比例,主体是标的公司和增资扩股接收方,标的公司通过增资扩股增加了注册资本引进了新股东,增资扩股接收方通过股权支付成为标的公司的子公司,两者之间形成的是一种投资与被投资的关系。增资扩股不会引起原有股东所持股份数量的变化,但由于标的公司总股本增加,相应持有公司股份的比例下降,增资扩股的比例越高,股份比例下降越大。
仅发生股权置换的增资扩股,是指仅发生股权的置换,不涉及现金、实物的增资。操作方式一般是:标的增发新股,目标公司的股东以其对公司的股权对标的公司投资,取得标的公司增发的新股;而标的公司取得目标公司相应的股权,实现控股合并。
一、存在的风险
1.增资扩股前的风险
第一,出资财产的价值或权属存在瑕疵风险。公司法许可股东用一定的非货币财产出资,但未明确规定非货币财产出资的相关标准及程序,所以,在对非货币财产进行评估值价的过程中存在一定风险。如未评估作价的非货币财产其实际价值可能与章程所定价额并不相符、财产虽然交付但权属未变更。同时,非货币出资中的知识产权、职务技术成果、软件职务作品等的权属争议等等,将会影响出资的成立。
第二,股权受让中的风险股权受让中的风险,主要包括以下几个方面:其一,标的公司存在未知的或有债务,如标的公司对外偿债,将影响受让股权的价值。其二,“零对价”股权存在风险。股权受让中的风险点和问题比较多,如转让的股权是否具有完全、合法的处分权、是否已履行法定程序、获得相关授权或者批准等。其中,容易被忽略的是标的公司的或有负债。“或有债务”不仅包括已经约定的条件或允诺的责任,待条件成就时,就可能发生的或有债务,如担保债务,而且包括具有偶发性的,不可能在会计报表上有所记载的或有债务,如产品质量债务等。
2. 增资扩股中的风险
其一是流程风险。在增资扩股的程序流程中,《公司法》明确规定了增资扩股的程序,防范在增资扩股的过程中,存在有悖于《公司法》关于增资扩股的程序性规定。其二,董事、高管未尽勤勉义务的风险。公司法解释三规定,增资过程中股东未尽出资义务的,违反勤勉义务的董事、高管人员应当承担相应的责任。其三,恶意摊薄小股东利益的风险。增资扩股时应当尊重小股东的意见和利益,按照法定程序进行。在小股东反对的情况下,尽量通过借款等其他方式融资。
3.增资扩股后的风险
增资后公司法人治理结构变更的法律风险提示。增资后,公司股权结构发生变化,原股东的股权被稀释,对公司的控制权力有所减弱;公司股东的增加在日后公司内部管理和日常经营中,增加了协调、管理的难度和公司内部控制的风险。
二、风险防范与管控
1.增资扩股前的风险管控
第一,对于出资财产的价值或权属存在瑕疵风险管控,(1)选择一家信誉良好的资产评估公司,在一个尺度下对标的公司和目标公司进行资产评估。(2)在资产评估前,对评估公司的资产,进行必要的清理核实。(3)在签订协议前最好能做到:“各投资方保证,与之相关的各项财产权利是完全的、充分的并且没有任何瑕疵”,并约定投资方违反承诺的赔偿责任。
第二,对于股权受让中的风险管控,股权受让方可采取如下风险防范对策:一是,有目的、有针对性地对目标公司的或有债务进行询问或调查。二是,受让协议中列明出售方的保证清单。受让方通过保证清单确保自己获得预期的收购对象,确保所承担的责任等不利因素限于合同明确约定之部分,即锁定风险。三是,协议预留部分股权受让款。在一定期间内,如承担了或有债务,则用预留的款项承担。四是,通过司法救济请求损害赔偿。受让方可以出让方违反缔约过失责任或瑕疵担保义务为由提讼,请求法院判令出让方赔偿其经济损失。
第三,用于投资的实物为投资人所有,且未做担保或抵押;以工业产权、非专利技术出资的,股东或者发起人应当对其拥有所有权;以土地使用权出资的,股东或者发起人应当拥有土地使用权;注册资本中以无形资产作价出资的,其所占注册资本的比例应当符合国家有关规定。有限责任公司全体股东的实物出资金额不得高于注册资本的百分之70%;以实物或无形资产出资的须经评估,并提供评估报告;公司章程应当就上述出资的转移事宜作出规定,并于投资后及时有关规定办理转移过户手续,报公司登记机关备案。
2.增资扩股中的风险管控
增资扩股融资一般需按照以下程序办理:
第一,取得同意进行增资扩股的批准文件根据《公司法》规定,有限责任公司股东会对增加公司资本作出决议,必须经代表的2/3以上有表决权的股东通过。
第二,开展清产核资、审计和资产评估工作在清产核资和审计的基础上,应当委托具有相关资质的资产评估机构依照国家有关规定对原有企业和作为增资的资产进行财产评估。根据国家有关文件精神和要求,资产评估报告需要逐级报送审查,并办理备案。评估报告经备案后,作为确定增资扩股时资产作价的参考依据。
第三,合作各方签订增资扩股协议。
第四,缴纳资本并验资有限责任公司增加注册资本时,股东认缴新增资本的出资,按照公司法设立有限责任公司缴纳出资的有关规定执行。股东缴纳出资后,必须经依法设立的验资机构验资并出具证明。
第五,变更公司章程,履行相应的工商登记变更手续。
概言之,务必注意有关增资扩股的法律规定,严格按照法律规定进行增资扩股的操作。
3.增资扩股后的风险管控
第一,应通过积极行使知情权、异议股东请求公司回购权、股东代表诉讼等法定权利,维护自身合法权益。第二,对于控股的企业,其风险在于内部人控制。应行使好选人用人权、监督权等股东权利,完善公司内部治理结构和激励奖惩机制。第三,对于公司僵局的风险管控。应通过《公司章程》的约定,采用“金股”制度(赋予某一方在僵局时的决定权但不影响利润分配)、风险分类制度(参照分级基金中的一部分股权承担固定收益;一部分承担风险收益)。
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