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三、提出政府采购申请。各采购人根据本单位政府采购预算,应提前至少一个月向财政局政府采购管理办公室提出采购项目的申请,申请的内容包括:所要购买的品种、规格、数量、购买时间及金额,同时将所需资金缴入财政国库采购专户。
四、确定采购方式。财政局采购办公室根据采购人所要采购的项目和《政府采购法》的规定,确定组织形式、采购方式、办理完成时间。
五、集中采购。政府集中采购机构(平昌县政府采购中心)按照采购办公室所确定采购方式、办理完成时限,与采购人代表共同制定标书,根据《政府采购法》和财政部18、19号令所规定的程序进行采购,确定预中标供应商。
六、签订供销合同。政府集中采购机构依法确定预中标供应商后七个工作日内,其他落标供应商未向政府集中采购机构提出质疑,政府集中采购机构应出据成交通知书,由采购人或采购人委托政府集中采购机构与供应商签定供销合同,同时将合同副本送政府集中采购机构和财政局采购管理办公室备案。
七、货物验收。供应商根据供销合同将货物提供给采购人后,由采购人组织专业人员进行验收,验收合格后,由采购人向集中采购机构和采购管理办公室出据验收合格报告,并向财政局采购管理办公室出据平昌县政府采购货款支付通知
八、货款支付。财政局采购管理办公室根据签定的供销合同、验收报告、货款支付通知书审核无误后,签署支付货款意见,送交财政局国库支付中心,由国库支付中心支付货款。采购结束后,其下余款项由采购人与国库支付中心结算。
成本的控制职能在加强企业的生产经营管理和提高企业的经济效益中发挥着越来越重要的作用。过去我们所采用的成本控制方法,往往侧重于事中控制和事后控制,也就是在成本形成过程中采取措施降低其发生额,在事后进行分析,制定进一步控制的措施。
为了避免在成本控制中产生损失或将损失缩小到最低限度,在成本控制中除了要采用事中控制和事后控制外,还应同时采取防护性控制,以弥补事中控制和事后控制的不足。
成本控制中的防护性控制是指在成本控制系统的程序中建立若干项规章制度和约束条件,控制和预防弊端、偏差的发生。防护性控制同其他成本控制方法的不同之处主要表现在,它是在预先所设计的程序中就考虑到了防护的需要,从而制定了防护的措施,这在一定程度上可以减少偏差的发生。
不可忽视约束性条件
在防护性成本控制中,利用规章制度和利用约束条件所进行的控制特点不同,运用的手段也不一样。规章制度具有强制性的特点,各单位和个人必须按照规定来执行。所谓约束条件是指企业在生产经营过
程中,对一些经济活动所进行
的限制,如哪些活动不可以做,哪些活动可以做,应该如何去做等。约束条件的强制性较弱,它是对于一些不便于制定规章制度进行强制性管理的项目进行的,各单位和人员可在一定的范围和程度上执行,具有一定的灵活性。两者的有机结合,相互补充,可提高成本控制的效果。
根据本企业生产和成本管理的实际情况,结合成本控制的目标,制定出有关的规章制度和约束条件是成本控制中的一种重要方法,它能起到类似于消防队的作用,对于生产经营活动实施有效的制约。在防护性控制中,制定规章制度和约束条件是一项重要的内容,它关系到防护性控制能否取得较好的效果。如果这些规章制度和约束条件制定得较好,符合企业的实际情况,便于有关单位和部门具体地实施和操作,就能起到防护的作用。
在制定规章制度和约束条件时,一般情况下,企业在进行成本管理工作中,都制定相应的规章制度。在做得比较好的企业里,这些规章制度还比较健全,对于做好成本控制起着非常重要的作用。但是约束条件在企业里制定得却不是很多。
在成本控制中制定的规章制度和约束条件应如何与企业的其他规章制度相协调,做到相互之间不冲突,并能相互补充,共同为企业的成本管理工作服务,是一个重要的课题。要做到这一点,在制定成本控制的规章制度和约束条件时,应充分考虑企业的各种情况,熟悉其他相关的规章制度,并经有关部门反复论证后才能实施。
在这里,应特别强调的是约束条件的问题。由于约束条件是对企业生产经营活动中某些行为的限制,所以,其强制性比规章制度要弱一些。有时约束条件并不一定制定成相应的条文,而是在生产实践中大家共同遵守的一些约定俗成的行为规范。为了加强对成本管理行为的约束,可将这些规范整理、加工后,编制成大家共同遵守的行为规范,就更加规范化和制度化了。
由于防护性控制是在生产经营过程中进行的,有些规章制度和约束条件制定得并不完善,对于有些行为可能并没有制定相应的规章制度或约束条件,应当在实践中不断地总结经验,加以充实和完善。有时,人们对规章制度认可的程度可能大一些,而对于约束条件的认可程度大打折扣,这是人们对约束条件认识不高的一种表现。应当认为,并不是企业所有的工作都是通过制定相应的规章制度来进行的,因为规章制度的制定需要较长的时问,且不具有灵活性的特点,而约束条件则具有灵活性。有时行为规范比规章制度更易于被人们所接受,这也是问题的另一个方面的体现。
在进行防护性成本控制时,除了要有健全的规章制度和约束条件外,这些规章制度和约束条件还应比较科学、完整和实用。如果制定的规章制度和约束条件缺陷较多,不便于各单位执行,则各单位在具体操作时难免会出现问题。所以,规章制度和约束条件制定得好坏,直接关系到防护性控制的效果。在管理水平较高的企业里,由于各项规章制度较严,在防护性成本控制过程中也能建立比较好的规章制度和约束条件。这样就形成了良性循环,从而使成本管理工作不断取得较好的效果。
防护性控制应“以人为本”
采用防护性成本控制不但要求其制定的规章制度或约束条件比较规范、科学,而且要求进行成本控制的人员有较高的素质,包括精神文明方面的素质。防护性成本控制在一定程度上是对人们素质的一种检验。成本控制是一种综合性的工作,各方面工作的好坏最终都会在成本指标上体现出来,而防护性成本控制能将人们的这种素质更好地体现出来。
在建立防护性成本控制时,应建立完善的控制制度(或称检查制度),检查各单位对规章制度的执行情况,及时纠正发现的问题。检查工作可由成本管理部门会同企业的其他职能科室共同负责完成。防护性控制由于是根据规章制度和约束条件进行的,政策性很强,因此,应对该项政策的执行情况进行经常的检查。这种检查的依据就是企业制定的各项规章制度和各项约束条件。如果出现问题,应检查其出现问题的原因,监督其改进。
防护性成本控制中的检查阶段与其他成本控制方法的不同之处在于,它不是通过成本控制标准与实际成本控制的结果进行对比找出偏差,评价成本控制的效果,而是通过检查各单位或个人对成本控制制度和约束条件执行的情况,间接地控制成本费用的发生。应当认为,只要各单位或个人认真遵守企业制定的各项规章制度和约束条件,一般就能取得较好的成本控制效果。
在进行防护性成本控制检查时,不像其他成本控制方法那样有比较直观的数据资料可供对比,只能是按规章制度和约束条件规定的要求,进行深入细致地检查。这项工作需要被查单位给予较好的配合,否则,不能取得较好的控制效果。
防护性控制检查中对约束条件的检查,应与规章制度的检查相区别。由于规章制度具有强制性,各单位应当没有折扣地贯彻执行;而对于约束条件,由于强制性较差,应针对不同的约束条件,采取不同的方法。
对于成本控制过程中出现的问题,如规章制度不严、约束条件不合理等情况,要进行修改。对各单位执行规章制度和约束条件情况的检查,应给出检查的结果,对于执行较好的单位,应总结其先进的经验;而对于执行较差
的单位,应查明造成这种结果的原因并归属不同的责任单位。若是规章制度和约束条件定得不合理,则应对其进行修改;若是责任单位工作上的主观原因造成的,则应根据规定的处罚规则进行处罚。
由于防护性控制中的各项规章制度和约束条件需要管理人员来完成,成本控制的管理人员应不断增强控制意识,自觉参与控制活动,使自己所做的各项工作都能同防护性控制联系起来。在众多成本控制方法中,防护性成本控制属于利用规章制度和约束条件来进行控制的,政策性比较强,因此,要求参与此项工作的人员应掌握这些控制的原则和方法,在进行成本控制的工作中,应能自觉利用这些规章制度和约束条件来进行控制,以免使这些规章制度和约束条件变成空架子。
防护性控制是个系统工程
企业管理水平的高低对防护性控制的效果影响很大,在一般情况下,企业管理水平较高的,各项规章制度比较健全,对经济活动的约束力也比较强,这样就为防护性控制的开展创造了条件。此时,采用防护性控制的效果就比较好一些。而在企业管理水平较低的企业中,就应花大力气搞好防护性控制的基础工作,建立健全各项规章制度和约束条件,以便为开展控制活动打下基础。
防护性控制的反馈系统十分关键,它与其他控制方法的反馈系统不同,它不是将实际执行的结果同控制目标相对比,而是根据在执行过程中所出现的问题,经过研究之后,对规章制度和约束条件进行修改使之逐渐完善。因此,我们所设计的防护性控制系统应具有较强的灵敏性,也就是说它能非常及时地发现规章制度和约束条件的不足,并能采取措施予以纠正。
防护性控制系统运行得如何,应通过反馈系统进行检查。若该反馈系统能将成本控制过程中的一些问题及时、准确地收集上来,则说明该反馈系统还是比较灵敏的。若成本控制的相关信息不能及时、准确地取得,说明该反馈系统的灵敏度较差,需要进行维护或修正。
防护性成本控制的反馈系统包括企业成本管理人员对成本控制效果的检查及各车间、部门成本管理人员所进行的检查。通过检查,能查明该系统中存在的问题,提出维护的意见或建议。如果不能做到这一点,防护性成本控制就不能取得预期的效果。
防护性控制可以广泛应用于企业的成本控制中,如以材料费用的控制为例。
材料费用是企业成本费用支出中的一个最主要的支出项目。材料费用的高低,对成本水平的高低影响很大。首先要控制材料的采购成本,如果采购材料的成本就很高,日后无论采用怎样的成本控制方法,都很难做到使成本水平大幅降低。因此,材料采购工作中的规章制度和约束条件主要内容应包括采购材料制度的制定、采购材料价格的确定、运输方式的确定、材料入库验收制度的制定、材料采购地点的约束条件等。规章制度和约束条件可根据采购材料的具体情况制定,若采购材料的种类繁多、价值较高,则可制定的详细一些,以便于进行控制。
由于采购材料时各种不确定的因素较多,如采购地点、价格、运输方式、付款方式等都可能经常变化,因此,比较适于制定一些约束条件来进行管理。以材料采购地点为例,其约束条件可以有供货单位与企业的距离、交通是否方便、运输工具是否便宜等。由于有了约束条件,采购人员在采购时,就可能根据这些条件来选择供货单位,避免可能出现的问题。
材料的发出要由专人负责,并要建立相应的凭证和账簿进行登记。在一般情况下,应至少由两个或两个以上的人员负责,以便起到相互牵制的内部控制作用。材料的使用要有明确的责任制,应按定额领用,实行节约有奖的制度。建立废料和余料退库的制度,对于贵重稀有材料应随领随用,未用完的应及时入库,以避免损失和浪费。对于一些不适宜制定消耗定额的材料,可制定其使用的一些约束条件,如在什么情况下使用,如何使用,怎样进行消耗数量的控制等。
[中图分类号] F230 [文献标识码] B
一、引言
采购是企业从外部获取起源的最重要方式,也是企业所有运营业务的起点,只有做好采购业务管理才能保证企业的平稳运行。据相关统计资料显示,目前我国大部分企业采购业务所占用资金占到整体资金占用量的60%以上,特别是制造企业物资采购的成本占到企业总体运行成本的80%以上。企业采购成本的高低直接决定了企业总体运行成本的高低以及企业最终利润额的高低,企业采购物资的效率及质量直接决定着企业生产产品的效率和质量,企业的采购活动日益成为企业管理者所关注的焦点。与企业其他业务相比,企业的采购业务不仅仅需要涉及到内部的财务、采购、制造等各部门,还涉及到外部的银行、供应商等,只有建立起严格的采购内部控制体系才能保证企业采购活动的高效性和廉洁性,有效的降低企业的采购成本,提高企业的利润率和整体市场竞争能力。本文作者将分析在当前竞争形势下我国企业完善采购内部控制的重要作用,并结合作者多年企业内部控制管理工作和研究的经验为我国企业完善采购内部控制提出具有参考价值的建议和对策。
二、完善企业采购内部控制的重要作用
(一)完善企业采购内部控制可以有效地规避采购风险
随着我国市场经济的不断发展,企业所面临的外部环境也日益复杂,企业的采购活动将会面临着更多的外部风险。完善企业的采购内部控制可以有效地加强对企业采购活动每一环节的监督和控制,有效地规避企业带来的市场环境变化给企业带来的采购风险。
(二)完善企业采购内部控制可以有效防止采购腐败
企业的采购活动是企业资金占用量最大的业务,也是企业管理最敏感最容易出现腐败的环节,是企业管理活动的重中之重。完善企业的采购内部控制可以有效地加强对采购各环节的审批,加强采购信息的透明程度,最大限度的预防采购腐败现象的产生。
(三)完善企业采购内部控制可以有效提高企业采购效率
从近几年权威统计数据来看,我国大部分企业的采购成本占到企业总体运行成本的60%以上,企业采购成本的控制和采购效率的提升对企业整体管理水平的提高至关重要。完善企业的采购内部控制可以有效地规范企业的采购行为,降低企业的采购成本,提高企业的采购效率,保证企业物资供应的及时性,降低企业整体运行成本。
三、当前部分企业采购内部控制存在的问题
(一)采购部门对内部控制认识不足
强烈的内部控制意识是企业完成内部控制业务的前提和基础,要完善企业采购内部控制企业的采购从业人员必须时刻牢记企业内部控制的理念。但从目前我国大部分企业采购人才队伍多是由物流管理、供应链管理或者是市场营销等专业背景的人员组成,采购部门很少配备专业的财务人员或者专业的内部控制人员,员工所接受的教育和培训大多和市场变化及商务谈判等有关,企业很少对员工进行内部控制等方面内容的培训和教育,这就会直接导致企业采购人员对企业的内部控制认识不足,不能主动地遵守企业规章制度,配合企业的内部控制建设,也就破坏了企业采购内部控制的完整性。
(二)规章制度建立不完整,职权分配不合理
完整的规章制度和科学合理的职权分配是内部控制的重要保障。但目前我国部分企业的采购管理还处在起步探索阶段,很多企业尚未制定完善的规章制度体系,仅仅是依据不同采购业务管理的需要制定了不同的采购制度,不能有效地形成管理体系,也就不能对企业的内部控制体系形成很好的支撑。另外,科学的职权分配也是企业内部控制体系的重要保障,但目前我国很多企业采购业务的流程以及职权分配不合理,没有依据内部控制的原则将不相容的岗位进行有效地分离,导致部分采购人员拥有过高的职权,破坏了企业内部控制的完整性。
(三)内部监督不严格,采购绩效考评不合理
严格的内部监督以及科学合理的绩效考评是企业强化内部控制的重要手段。我国大部分企业都能够意识到采购监督以及采购绩效考评对采购内部控制的重要作用,也采取了一些措施强化内部监督和完善采购绩效考评工作。但也有部分企业对于采购的内部监督不严格,没有对采购工作执行严格的审批流程,部分企业为了工作的便利,甚至简化签字审批流程,让企业的采购监督流于形式。另外,部分企业采购绩效考评工作过于简单,仅仅考虑采购价格、采购成本、货物质量以及供应及时性等指标,没有将内部控制的各项指标加入到绩效考评之中。
(四)采购预算控制不严格,供应商管理不合理
采购价格和供应商管理直接决定了企业采购成本的高低以及内部控制的有效性。目前我国大多数企业都执行相对较为严格的采购预算控制制度,也形成了比较成熟的供应商管理机制。但仍有部分企业采购预算控制不严格,对采购价格和数量的控制不力。另外,部分企业的供应商管理机制不健全,没有建立起完善的供应商管理机制,也没有严格的供应商准入制度,这就会给企业的采购带来一系列的风险,不能有效地形成与供应商的战略合作,也不利于企业的采购内部控制体系建设。
四、完善我国企业采购内部控制的建议与对策
(一)强化对采购内部控制的认识
采购管理在我国目前还是一个很新的管理理念,很少有高校开设专门的课程培养采购管理的相关人才,大部分的采购从业人员都是物流、贸易以及销售等专业背景,企业的采购部门也缺乏专业的内部控制人员,这就会直接导致我国企业的采购人员较为缺乏内部控制意识。针对这一情况,我国采购部门的管理者首先需要意识到内部控制对采购管理的重要作用,积极带头执行企业的内部控制措施。另外,企业还需要加强内部控制相关知识的教育和培训,让现有的采购人才队伍能够及时的补充内部控制相关知识,能够理解内部控制的理念。我国的部分高校也需要在开设的采购管理相关课程之中加入内部控制等方面内容,为企业培养具有综合技能的高素质采购管理人才,提高我国企业整体采购队伍的水平,完善企业采购内部控制体系。
(二)建立完善的规章制度,合理的分配采购职权
完善的规章制度是采购内部控制的基本保障。目前我国大部分企业都意识到了规章制度对企业采购内部控制的重要作用,也能够依据实际的采购工作经验总结制定一些科学的规章制度。但同时需要指出的是,这些规章制度大多是对实际工作经验的总结,很少有企业能够制定出一整套完整的采购规章制度。因此,我国企业在强化采购内部控制体系建设的同时,需要从更高的角度系统的制定一整套采购规章制度,用来引导和规范采购行为,保证内部控制体系的完整性和有效性。另外,合理的职权分配可以有效的实现采购管理权的制约平衡,企业必须将不同采购岗位按照不相容岗位分离的原则合理的确立采购职权分配,保证各岗位的职权制约和权责对等。
(三)强化采购内部监督,完善采购绩效考评体制
严格的内部监督和完善的绩效考评体系是企业强化内部控制的重要手段,特别是对于采购内部控制而言,只有强化内部监督才能有效的制约采购权力,规范企业的采购行为,防止采购腐败的产生,保证企业的所有采购活动都是依据国家法律和企业的规章制度进行。同时,企业还应该完善采购绩效考评体系,在对企业采购活动进行绩效考评的过程中,不仅仅需要设立质量、成本、交货期等与采购活动紧密相关的考评指标,还需要设立采购活动操作规范性、是否严格遵守企业规章制度等并与企业内部控制紧密相关的考评指标,利用绩效考评过程及时发现企业采购内部控制所存在的问题,并及时采取措施强化企业采购内部控制,引导员工遵守企业规章制度,防止违规操作行为的出现。
(四)严格执行采购预算,科学管理企业供应商
严格的预算控制可以有效的降低企业采购成本,预防企业采购腐败事件的发生。目前我国部分企业的采购预算编制过于粗糙,预算的执行也不太严格,整个采购预算编制和执行都流于形式。要改变这一现状,企业必须在每年采购活动开始之前组织生产、财务以及采购等各部门人员编制科学合理的采购预算方案,并在实际的采购工作中严格执行采购预算。另外,企业还需要强化供应商管理,每年都需要对所有供应商进行严格的考评,淘汰一批不合格的供应商,并通过严格的供应商准入体系为企业的采购工作选取最合适的供应商,防止因供应商管理不当所发生的采购腐败,保证企业内部控制体系的完整性和有效性。
一、我国政府采购现状
政府采购改革是我国财政体制改革的一个重要方面,自从实行集中财政采购制度以后,从一定程度上有效地遏制了腐败现象的产生,也提高了财政资金的使用效益。事实证明,从2003年1月至今,我国各级政府认真贯彻的《政府采购法》取得了很大的成就,主要表现在以下几个方面:
首先,政府采购的规范化管理使得政府财政资金的使用效益得到了极大的提高,预算数据得到有效地控制。政府采购金额从商品单价开始便有了较强的规范化控制,预算编制的准确性也有了很大的加强。对支出的源头控制客观上减少了资金的周转、挤占、滥用等现象的出现。尤其是公开招标的采购方式使得采购的商品和劳务的透明性和公开性都较高,政府既得到了物美价廉的商品和劳务又可以从根本上减少节约财政资金。
其次,我国政府采购的规模得到了极大的提高。数据显示我国政府采购规模在1998年仅为31亿元,而经过5年以后到2004年时我国政府采购的规模已经达到了2136亿元,而到2005年已经突破了2500亿元的目标,单年增长幅度达到了15百分点以上。6年以来总的政府采购增长率平均达到了88.8%,由此可见,以后几年政府采购的资金规模还是会有较高的增长幅度的。
此外,政府采购的商品结构和劳务结构逐渐得到合理化发展。有数据显示,2003年政府采购工程类规模占总的采购规模的38%,一年以后其数据增加到44%。货物类的采购量也得到了比较大的提高,而且一直以来居于购买货物的首位,根据国际上别的国家政府采购的比例数据,我们发现我国的政府采购正在和这些国家慢慢地靠近。
总之,政府采购制度的实行为我国市场经济的进一步发展,进一步规范政府采购行为,发挥政府的宏观调控作用,提高财政资金的使用效益,从源头上控制政府腐败的发生起到了重要的作用。
二、目前政府采购中存在的主要问题
1、政府采购的法律规章制度不够完善
虽然我国2003年出台并实行了《政府采购法》,对于政府采购过程中的行为做出了一系列的法规和制度规定,客观上强化了政府采购资金的使用过程,同时也有效地提高了采购资金的使用效益。但是仅仅依靠《政府采购法》和《招标投标法》等一些部门规章还是没有办法解决实际当中的问题。特别是当遇到一些管理体制和实务操作上的情况时,往往影响企业的公平竞争,和政府采购人员的腐败行为。例如在政府采购中缺少供应商质疑管理办法,对于一些质疑的情况应该依据哪些法律法规都没有依据。因而,要使得政府采购的法律规章体系更加完备的话,更加详细和切合实际的政策规章制度是不能缺少的。
2、政府采购预算和部门制定预算的脱节
目前很多事业单位制定的本部门预算和政府采购预算的编制不同步,两者存在脱节现象,经常形成政府采购预算执行过程中没有资金保证的局面。另外,一些政府采购部门制定的采购预算编制比较简单,不够细致,没有一个客观的编制体制约束。对采购的预算资金的额度也是经常不以市场价格为参照标准,人为地估算,进而使得公共支出的项目不能够细化到政府采购的具体目录中。
3、政府采购的信息对于一般商家来说不够通畅
近几年随着我国政府采购规模和数量的不断增长,政府采购对于经济增长的推动作用越来越大了。然而,对于一般的商家而言,对于政府采购信息的却并不是很顺畅地了解和参与竞争。另一方面政府采购信息的媒体选择不科学。一些地方或行业的政府采购不是在指定媒体上公开相关信息,而是热衷于在本地区或本行业媒体上信息。这样的政府采购信息沟通渠道现状,往往使得很多优秀的一般商家难以参与到公平有效的市场经济竞争中来。
4、采购人员的素质不够高,跟不上业务发展的速度
政府采购不同于一般的采购业务,它涉及到经济、贸易、自然科学等多学科知识,要求管理、执行和评标人员不仅要熟悉财政业务,还应掌握招投标、合同管理等多方面的知识和技能。但目前我国政府采购工作人员大都来源于原来的财政部门,离专业要求仍有较大差距。随着我国政府采购工作的不断推进,我国政府采购需要一支庞大的专业知识过硬的队伍,人才的缺乏将会制约我国政府采购制度的建立和发展。
三、有效解决政府采购存在问题的政策探析
1、强调政府采购规章制度的重要性,完善各项规章制度的有效实行
时至今日我国已经出台了很多关于如何规范政府采购程序和采购方法的规章制度,例如:《政府采购评审专家管理办法》、《政府采购货物和服务招标投标管理办法》、《政府采购供应商投诉处理办法》等。这些法律规章很多已经考虑到了具体实际工作的情况,因而实际实行中应该强调这些规章制度的重要性,只有贯彻这些现有的制度体系,才有可能将现有的政府采购工作做到最好。其次,也应该在实际工作中不断完善以《政府采购法》为基本法的政府采购法律规章制度的建设。争取适当出台《政府采购法实施条例》等具体法规以促进《政府采购法》的有效实施。制定有关供应商的质疑处理办法,以更有效地促进企业的有效公平竞争。总之,要在实际工作中对于已经颁布施行的规章制度遵照执行,对于还没有定文的情况不断完善,并积极修改已有的规章制度。
2、在预算编制时应该强调控制的理念,强化会计核算要求
在政府部门采购预算编制中我们要强调事后控制的理念,在后续具体执行过程中严格按政府审查批准的预算组织实施,除特殊情况外,一律不得变更采购项目。通过国库集中收付制度,将采购项目纳入政府采购范围,按政府采购制度规定的程序规范化运作,对采购资金的拨付、使用、清算等的过程进行监控。采购资金都要通过国库直接支付给商品和劳务供应商。此外,还要强化会计核算的要求,明确的操作管理程序,在预算、采购、付款、核算、决策的各个操作环节,实行相互控制制度,有效防范违纪违规现象的发生。对政府采购支出进行单独核算,以监督采购质量,提高资金使用效益。
3、建立公开透明的信息运作机制
现今迅速发展的市场经济中,信息的掌握对于商家来说就是企业生存的基本保障。对于政府采购而言本身上应该立足于促进优秀企业的生存和发展,不应该搞信息不对称的不公平竞争。因而,政府采购应该建立一个公开透明的信息运作机制,提高政府采购的执行效率。最好是能够将与政府采购有关的数据信息登记入库,供使用者随时进行调用。在努力提高政府采购的科技信息化水平的基础上,待条件成熟后,可将有关政府采购的信息到国际互联网,完善网络体系,形成网络采购的大市场,大力推行网上采购,使采购过程更加快捷,采购程序更加规范,以此来扩大采购规模和影响力。
引言
每个企业都会面临采购工作,而企业要提高产品质量并尽可能降低成本,提高企业效益,就要加强采购环节的管控与相关制度建设,同时加强制度实施的监督工作。加强采购环节及各个方面工作作风建设与管理,采购环节中的竞标、评标或招投标可能会遇到各种社会影响或干扰,故要加强这个方面的管控,不要弱化或忽视,这样对企业提质增效大有裨益。企业在采购环节的时间管控具有重要意义,因为这关系到企业生产、运营等的正常运转,关系到企业资金链、物流链的连续性、稳定性问题,故企业需要加强采购环节的管控和相关制度建设,从而提高企业效益,达到做强企业的目的。
1采购环节存在的问题
1.1采购部门、人员工作作风不良
采购部门或采购人员工作作风存在的问题:采购部门或员工可能在采购过程中“吃回扣”,或者存在慵、散、懒、怠、贪等行为。
1.2采购环节中竞标、评标或招投标内部控制散乱
在大批、大量、大金额采购行为(可以分批交货及分批、分期付款)中,如果不引入竞争性采购或招标可能会导致采购成本难以下降,采购质量难以提高,滋生腐败,使采购行为处于被动,局面不好控制,还可能造成签订的合同技术指标及原料交付时间(及时性)较难达成等情况。公司存在对竞标、评标或招投标应用不足、流程不清、意识不强等问题。
1.3采购时间内部控制不科学
由于供货商、运输管理、采购方等各种各样的原因,导致采购到货时间延迟,对企业的经营、发展、运营等造成负面影响。
2采购环节存在问题的原因或危害
2.1采购部门或人员责任心不强
对于“吃回扣”及不为企业降低采购成本作贡献,而用慵、散、懒、怠、贪等对待工作的行为,主要原因包括以下几点:①对企业及国家的规章制度、法律法规不了解、忽视或者漠视;②企业管理者对这些行为制定的规章制度有漏洞、不合理、不严密及执行不力或者操作性不好;③对企业相关制度或国家相关规定、法律法规的宣贯不到位,没有达到入脑入心的程度;④没有对违规人员进行恰当惩罚或没有对内部控制制度执行优秀人员适当奖励,奖惩没有起到“罚一儆百”或树立标杆典型的作用。在采购工作中,工作人员责任心不强,对降低采购成本、提高采购质量的要求、号召置之不理,当做“耳旁风”,没有入心入脑,更没有“内化于心,外化于行”,对采购相关规定置若罔闻。企业应采取正确的措施,对不顾公利、公义而为个人逐利如蝇嗜血的行为与采购人员要加以惩戒,否则会造成企业对其他员工的不公平,还可能导致其他人员愤怒,造成大量人员跟风、跟进及塌方式腐败行为发生,严重影响企业正常发展,甚至动摇企业生存和发展的根基。
2.2采购环节处于被动局面
对于大批、大量、大金额采购行为不进行竞争性采购或招投标等措施会造成被动局面,采购价格较高,质量较差的原因:与单个供应商谈判,竞争性较差,讨价还价较艰难,历时较长,效果较差,可能导致货品交付时间不及时,或者付款方式不利于采购方。以上这些情况的危害在于采购成本较高,合同中关于货品质量、交付时间和付款方式对采购企业不利,合同较难谈判,费时费力,效果不好,造成采购企业处于不利、被动局面,企业成本难以控制,企业成品竞争力不强,效益不好,利润较薄,不利于企业生存与发展。
2.3采购的时间管控不足
采购到货时间延迟的原因:采购的时间较晚,采购申请批准时间过长,供应商发货时间过晚,供货商生产出现问题,货物在路途中耽搁时间过长,运输货物时间过长,交通运输工具或货物运输管理存在问题,或者与运输部门的协商与沟通存在问题等。采购到货时间延迟的危害:影响企业生产和销售,到货时间严重延迟还会影响年度企业生产效率、生产进度及年度生产计划、销售业绩,甚至影响企业订单交货期、声誉与利润等。
3加强采购环节管控的措施
3.1加强采购环节工作作风建设与管理
(1)加强对国家相关法律法规、企业各项规章制度进行宣讲与培训,运用相关人员容易入脑入心的语言认真宣贯,并将此作为一项经常性工作常抓不懈。(2)针对违规、违章、违反制度等行为,制定易于操作、执行且合理合法的规章制度。(3)对违规人员进行适当惩处,对优秀人员加以褒奖,既要有精神上的奖惩方案、措施,也要有物质上的奖惩方案、措施。对优秀人员加以宣传,让优秀成为一种文化。适当惩罚有过失的当事人,但处罚、宣传不能过度,否则易导致恶性事故发生。
3.2改善竞标、评标或招投标措施与制度
第三条政府采购监督员应具备条件和聘请范围:
(一)遵纪守法,廉洁自律;
(二)坚持原则,客观公正;
(三)熟悉政府采购法律、行政法规和规章制度;
(四)具有较强的责任感和分析解决问题的能力;
(五)身体健康,适应政府采购监督工作需要;
(六)原则上从省直各部门、各单位纪检监察机构人员、人大代表和政协委员中聘请。
第四条政府采购监督员的主要职责:
(一)监督本部门(单位)日常政府采购工作;
(二)受省财政厅、监察厅委托对政府采购项目的前期调研、专家抽取、招标(谈判、询价)、验收、考察、供应商履约等进行现场监督,独立、负责地提出监督意见;
(三)对政府采购工作提出意见和建议;
(四)向省财政厅、监察厅反映政府采购活动中的违法违规行为。
第五条政府采购监督员监督的主要内容:
(一)各部门、各单位对政府采购法律、行政法规和规章制度的执行情况;
(二)采购范围、采购方式和采购程序的执行情况;
(三)现场监督开标、评标过程;
(四)中标执行及合同履行情况;
(五)政府采购专家的职业素质和专业技能;
(六)其他应当监督的内容。
第六条政府采购监督员享有下列权利:
(一)对政府采购法律、行政法规和规章制度的知情权;
(二)对政府采购供应商选取、评审专家抽取等政府采购活动的知情权;
(三)对评标委员会组成人员及评标活动依法监督;
(四)对政府采购当事人招投标行为的合法性实施监督;
(五)对中标执行及政府采购合同的履行情况实施监督;
(六)了解所反映问题的办理情况;
(七)按规定获得相应的劳动报酬。
第七条政府采购监督员应当履行下列义务:
(一)按时参加采购过程的现场监督,并对政府采购招标、谈判、询价过程进行监督,并独立、负责地提出监督意见;
(二)及时、准确地向政府采购管理部门反映采购人、供应商、采购机构、评审专家等参加政府采购活动的情况;
(三)向政府采购管理部门反映政府采购法律、行政法规和规章制度执行中存在的问题;
(四)协助有关部门调查有关政府采购投诉及违法违规案件。
第八条政府采购监督员应遵守以下工作纪律:
(一)在对政府采购活动进行监督过程中,自觉遵守《政府采购法》及其他有关法律、法规,做到廉洁奉公、依法办事。
(二)不得参加与自己有利害关系的政府采购项目的监督活动。对与自己有利害关系的监督项目,如受到邀请,应主动提出回避。
(三)严格遵守政府采购工作程序和规定,做到行为规范、办事公正;
(四)接受监督邀请不得无故缺席或委托他人参加;
(五)不得从事有损于政府采购形象的活动;
(六)不得向外界泄露政府采购评审情况;
(七)其它应遵守的工作纪律。
第九条政府采购监督员聘请及使用程序:
(一)由部门(单位)按照规定的条件推荐政府采购监督员;
(二)经财政部门、监察机关审核登记后,对符合条件的政府采购监督员进行政府采购法律、行政法规和规章制度的培训,培训合格进入省级政府采购监督员库,颁发政府采购监督员证书;
(三)需要现场监督时通过随机抽取确定监督人员。
第十条政府采购监督员聘请期限:
(一)政府采购监督员每一个聘期为两年,聘期满后,根据聘期内本人表现和考核情况及本人意愿可以续聘,但连续聘任不得超过两个聘期;
(二)政府采购监督员在聘期内因自身原因不能或不适宜履行监督职责的,由本人提出申请,经监察机关、财政部门同意后,解除聘请关系并通知其所在单位。
《政府采购法》第三十八条和第四十条,分别对竞争性谈判和询价采购方式的操作程序作出规定:1、成立谈判或询价小组(以下统称为“小组”);2、小组制定谈判或询价文件并确定评定标准;3、小组确定入围供应商名单;4、小组与入围供应商分别进行谈判或询价;5、小组推荐成交供应商。如此规定,问题有二:其一,小组权力过于集中,采购的公正性难以保证。法律赋予小组的权力已超出了评审范围,是一种既可以选择参与者,又可以为某一参与者量身订制游戏规则,同时又兼任裁判的绝对权力。虽然法律规定小组“由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成”,其行为是集体决策的结果,但在实践中,我们发现,个别强势的采购人代表或专家在整个小组中产生的作用绝不仅占三分之一的份额,往往是某个评审人员的意志可以影响整个小组的决策。因此,在这种权力绝对集中的模式下,将很难保证采购的公平、公正。其二,小组的工作量过大,时间难以保证。法律规定小组须有三分之二以上专家参与,而我国现有评审专家多为兼职身份,如果严格按照上述两条执行,多数专家将很难全程参与某一项目的采购活动,法律的适用性大打折扣。
建议:对法律中难以执行或执行过程可能造成损害风险的条款进行统一调整和修改,确保在各种采购方式中,决定性权力的相互分离与制衡,加强法律的实用性和可操作性。
二、《政府采购法》配套法规有待进一步健全
《政府采购法》第九条规定“政府采购应当有助于实现国家的经济和社会发展目标,包括保护环境,扶持不发达地区和少数民族地区,促进中小企业发展等”,第十条“本国货物、工程和服务的界定,依照国务院有关规定执行”等,都需要相应的配套法规制度予以解释和细化。面临主要问题:其一,配套规章制度效力较低,难以形成统一规范。我国《立法法》第八十二条的规定“部门规章之间、部门规章与地方政府规章之间具有同等效力,在各自的权限范围内施行”,也就是说,财政部面向全国政府采购制定的《政府采购货物和服务招标投标管理办法》(18号令)等部门规章与各省市的《政府采购管理办法》等地方政府规章发生抵触时,地方政府可以不适用部门规章,因此,财政部的政府采购配套规章难以在全国形成统一的规范效力。其二,配套规章制度相对滞后,部分规章与法律相抵触。根据我国《立法法》的相关规定,“法律的效力高于行政法规、地方性法规、规章”,但我国现行的一些政府采购配套规章制度,仍存在与法律精神相悖的现象,产生这一问题的主要原因是部分省市的地方政府规章早于《政府采购法》出台,《政府采购法》通过后,一些规定与法律不符之处并未废止,使法律的贯彻执行出现了问题,也影响了法律体系的统一和完整。
建议:1、进一步健全政府采购法律体系。尽快出台《政府采购法》的实施细则,以弥补现行政府采购法律制度体系中的行政法规缺位问题。行政法规具有高于部门规章和地方政府规章的法律效力,通过制定行政法规能够进一步细化法律,提高法律的执行力,对于统一规范全国政府采购行为将起到重要的作用2、进一步规范各类配套法律文件。财政部及各省市人民政府应对本部门、本地区制定的政府采购部门规章、地方政府规章进行全面清理,凡与政府采购法规定不一致的地方,该修改的修改,该部分失效的部分失效,该废止的废止。
三、与其他法律的关系有待进一步协调
总务科管理工作涉及面广、杂,一年来在不断完善各项规章制度,加强监督管理的同时,大力提升服务水平,从多方面着手,努力做好后勤保障工作。2021年以来,中心对所有的规章制度进行了整理和完善,总务科按中心要求对科内的各项规章制度进行了修订和完善,对重点采购及相关人员进行了轮岗并就物资、基建、设备维修、维保管理制度等各项制度方面进行了各项学习,加强了对各类采购的监督和管理,并结合中心几个专项活动,认真仔细的对采购及相关人员进行廉政教育工作。
在人员岗位发生变动之后总务科为了让相关人员迅速进入角色,对各岗位工作人员进行了明确的分工并进行了授权,工作人员知道自己的岗位职责并按要求积极主动的完成各项工作,减少了工作中存在的推诿、拖沓、责任心不强的现象,提升了总务科为各科室服务的水平。
二、工作完成情况汇总
库房组:2020年总务科对中心的试剂耗材采购进行了新的规定,试剂耗材按照规定95%以上产品进入海虹网,并按要求进行采购避免采购程序上的违规现象发生。
完成试剂耗材全年2500万的采购任务。
完成了新一轮保险招标,根据相关科室的要求在原有保险条款的基础上又新增了部分条款。
完成了纪念品招标,并增加了一个供应商。
完成了关键物料信息化的前期准备工作。
对证照齐全和证照不齐全的试剂耗材都做了相应的规定。
完成对第三方招标机构的对比与评估,选择对中心有利的招标公司进行招标。
设备组:完成了2019年追加资金及2020年预算资金共计2800万的设备采购。
科室设置装修改造工程及中心基础设施建设:积极配合规划对科室设置有计划、分步、合理地进行改造装修,做好工程预算、结算和质量验收工作。
2021年工程改造项目:大楼中央空调改造工程、英雄广场改造工程、按照15189实验室评审要求分别对检验科及研究室进行了改造、完成成分科改造工程、劳模工作室改造工程的前期设计工作并着手准备招标
固定资产管理工作:2021年历时10个月完成固定资产清查及报废工作,本次清查工作确定报废资产529台,报废总金额539万元。
车队:2021年4月车队获得了“江苏省工人先锋号”荣誉称号
平时在队长的带领下加大学习力度,通过多种形式让每个驾驶员加深对各项法律法规以及中心、科室规章制度的理解和应用。
在街头采血点分部多、分部广,集体献血任务重,车队自身人员紧张的情况下,立足根本,克服困难,保质保量的完成了全年中心交办的各项任务。
对一线科室不断创新的工作模式采取积极的应对措施。
三、消防卫生安全工作情况
总务科紧紧围绕消防安全、安全生产,责任重大,消防安全、安全生产人人有责的原则,根据中心制定的安全生产制度及方案对中心的安全生产情况进行长期的落实和检查,联合办公室定期对中心各科室安全生产工作进行巡查,定期对中心配电间、街头献血点的线路进行检查,发现问题及时通知科室进行整改并上报中心领导,积极开展消防安全知识的宣传及消防演练工作,着力让每个职工了解消防方面的常识,把全面排查治理消防安全隐患作为工作重点,坚持边查边改,以查促改,坚决消除事故隐患,确保安全无事故。
五、2022年工作计划
2022年重点工作:
1、继续完善各项规章制度
2、根据第八周期评审要求,完善各项不足。
3、关键物料信息化工作
(2)从医院所扮演的角色来说,医院所提供的医疗服务属于社会公共卫生服务,为患者解决各种疾病,而药品物资设备采购管理则是医院进行医疗活动的重要物质基础,医院只有不断加强药品物资设备采购管理,提高药品物资设备的可靠性和高质量,才能有效为患者解除各种疾病;反之则有可能对患者的生命健康造成严重危害,因此,加强医院药品物资设备采购管理,也直接关系到患者的生命健康的根本权益,必须给予高度重视。
二、加强医院药品物资设备采购管理的对策措施
在当前复杂的市场环境下,医院要进一步从多个层面入手,来加强其药品物资设备采购管理的水平,笔者认为,医院应该从以下几个方面去提高医院药品物资设备采购管理水平:
(一)加强宣传教育,提高采购人员基本素质
医院药品物资设备采购人员直接从事医院药品物资设备采购工作,其责任感、职业道德、安全采购的意识高与否直接关系到医院药品物资设备采购的质量高低。因此医院首先要提高医院物资科等专门从事医院药品物资采购的科室领导的观念,首先提高其领导安全采购的意识,然后再对采购工作人员进行安全采购的教育、宣传,组织他们学习有关医院安全采购的文件、规定等,不断提高采购工作人员的责任感、敬业精神。
(二)完善相关规章制度,加强管理体系建设
完备系统的采购规章制度是有效保证采购工作流程的重要前提条件之一,因此,医院有关部门应该真正完善当前医院药品物资设备采购的规章制度,例如关于审批制度,要严格做到所有的药品物资设备的采购工作必须得到医院有关部门的审批,未经审批不得私自进行采购工作;关于药品物资设备采购计划制度,为加强医院采购药品物资设备等的针对性,提高有关采购资金使用率,防止浪费的情况,应进一步严格药品物资设备等的采购计划制度,各个科室应该按月或者按季度及时向医院有关部门汇报有关物资或者设备、药品等的使用情况,以增强医院采购部门进行后续物资采购的针对性,提高采购资金的使用率;同时,设立专门的医院药品物资设备采购管理专门机构,层层把关,实际工作中要将责任切实落实到每个科室每个人,做到各尽其职、人尽其用。同时要提高该部门工作人员专业素质,提高工作效率,促进该部门工作有条不紊进行。
(三)完善药品物资设备采购过程中的监管体系
完善的监督体系对于有效加强医院药品物资设备的采购质量来说不可或缺。医院应该成立由有关领导亲自牵头的采购监察小组,对任何一项采购工作要进行从计划制定、论证到合同签订、合同履行等全过程的监督,要严格把关采购药品入库时的质量,坚决杜绝将假冒伪劣产品入库,对入库的药品以及物资设备要严格记下有关信息,以方便事后核查;采购人员在采购过程中要严格按照有关规章制度进行采购工作,遇到紧急情况及时向医院有关部门进行汇报,自觉接受采购监察小组的监督,要严格保证每一项工作都能有据可查,实现财务管理的透明化、高效化。
(四)采用信息化技术来对医院药品物资设备采购的过程进行信息化控制
众所周知,人为控制医院药品物资设备采购入库很容易发生由于人为因素造成不良事件的发展,进而影响到医院药品物资设备等的入库,也就是说人为控制下很难彻底做到对采购回来的药品、物资等进行严格的质量把关,而随着计算机技术等的快速发展,目前我们已经可以利用信息技术来设计医院药品物资设备管理信息系统以及医院药品物资设备准入质量审核系统,建立医院内部药品物资设备管理数据库,对药品物资设备进行统一规划管理,利用这些信息化技术可以进一步提高医院有关物资采购管理的水平。
一、图书超期的弊端
读者借阅图书超期,首先对图书的利用率和流通率产生较大的影响。因为复本较少和需求量大的图书被读者长期独占,将会对其他读者的学习和工作造成不便。如果超期现象严重,备课的教师或做科研的人员,需要的图书无法迅速借到手,将会严重影响教师们备课的质量和科研的进度,从而影响授课的质量和学校科研成果的提升。
其次,图书超期严重影响图书馆整体服务形象和工作效率。因为图书超期,流通的速度势必会减慢,读者长期借阅不到自己需要的文献资料,肯定会对图书馆的服务质量产生质疑,使工作人员和读者之间容易发生矛盾冲突,从而使图书馆整体服务形象和工作效率在读者心中会大打折扣。
二、图书超期的主要原因
(1)读者对图书馆规章制度不了解
多数读者,只知道利用图书馆资源,却没有认真仔细的阅读图书馆有关规章制度。特别是刚入校的新生,在这一方面更是知之甚少。入馆教育期间,对读者入馆教育的广度与深度不够,使其不重视图书馆有关的规章制度。
(2)图书超期罚款制度不完善,额度较低
图书超期罚款制度不够完善,不够合理。罚款金额较低,不足以警示他们及时归还,还有的读者心存侥幸心理,以为说说好话便可过关,从而导致文献资料超期的现象时有发生。
(3)读者对借阅图书的遗忘
图书馆对于文献资料的借阅期限一般都比较长,在读者用完文献资料之后,还未到期,不急于归还,这样就导致时间久了容易遗忘。
(4)馆藏资源结构设置不合理
图书采购时,文献资料的经费与扩招的学生人数达不到合理的匹配,不能满足所有学生的需求。采购图书时,没有做到科学合理的规划,造成学生受欢迎和急需的图书得不到满足。
(5)工作人员和系统软件自身的问题
在开学、放假和流通工作的高峰期,工作人员态度不够认真仔细,为求速度而忽视了工作质量,没有和读者确认归还信息,造成图书归还失误导致超期。其次,由于系统软件自身原因,造成已经归还的图书还出现在读者的卡上,导致图书超期。
三、图书超期的解决方法
针对以上种种原因并结合我们的实际工作,为了督促读者能按时归还文献资料,可以从以下几个方面入手:
(1)明确和完善图书馆规章制度
首先,图书馆规章制度必须明文规定并说明原因和目的。图书馆制定的规章制度应印发成小册子发给每位在校的教师和学生,让每位读者了解有关借阅制度,更好的利用图书馆文献资源。其次,要健全和完善规章制度。制度的完善,最根本的目的是为了维护每位读者的权利,让每位读者都能公平的利用图书馆资源。
(2)加强新生入馆教育
新生入馆教育尤为重要,必须认真详细给学生讲解有关图书馆规章制度、入馆须知和借阅规则,要讲明这些制度的制订,是为了保护每一位读者的权利,使读者在享受权利的同时必须履行应尽的义务,只有这样才能起到保护读者权利的作用。让每一位读者都遵守图书馆的规章制度,才能更好地利用图书馆资源,充分发挥图书馆的价值。
(3)完善超期罚款制度,适当提高罚款额度
首先,完善超期罚款制度,应适当放宽借期。对于专业性图书和热门图书,读者的借期应适当延长。再次,就是提高罚款金额。罚款的目的不是为了搞创收,而是为了文献资料的流通。多数读者不是有意超期,罚款额度太低的话,不足以引起读者的重视,适当提高会对读者起到一定的警戒作用。
(4)定期做好图书的催还工作
针对读者对借阅借书的遗忘,可以采取以下几种催还措施:
①采取温馨提示和张贴通知的形式进行催还。在学生密集的地方、学校的宣传栏、餐厅门口、教师和学生必经之路等等,做一些温馨提示的广告牌,比如“借书快到期的同学请及时将我们送回家,我们不希望你超期哦!”。同时还要定期在公告栏上张贴每周一期即将到期的读者名单,让读者提前做好还书的准备,以防超期。
②采用电话和短信的方式进行催还。对于长期不还书的读者,可以采用电话和发短信的方式通知本人或班主任,由班主任督促他们及时归还图书。
③充分利用网络资源的优势催还图书
在当今的网络时代,几乎人人都要利用电脑进行工作和学习。在校园网和图书馆主页上,图书催还通知,提醒借阅读者即将到期的图书及时去办理归还和续借手续。也可以通过QQ的方式,在QQ群里面借阅图书到期的名单,使其大家看到相互转告,及时归还到期图书。
(5)合理配置馆藏资源结构
在图书采购时,采购人员应和流通部、领导、系部教师和学生等读者进行沟通,多征求他们的意见,让所有读者都参与选书的调查活动,然后做调研报告和分析报告,做到最大限度按照读者的需求进行购书。另外还要根据学校在校生人数的多少、新增专业的设置、课程设置和扩招学生人数的比例来订购图书的种类和数量。
(6)加强工作人员的业务培训,定期检查系统软件。
强化工作人员的工作态度和服务意识,要树立“读者第一,服务至上”的工作理念。加强图书馆系统软件的培训,提高馆员的自身素质。定期检查系统软件的正常使用情况,一旦出现借阅不畅,速度反应慢,归还不上等系统情况,应及时处理。
图书馆是大家获取知识的宝库,每位读者都要自觉遵守有关规章制度,避免超期现象的发生,使其人人都能公平的利用图书馆文献资源,提高文献资源的流通率。以上所谈的几种解决方法,还希望各位同仁给予指点,创造出更好的解决方案和服务方式,来提升图书馆的整体服务形象,达到消除超期现象的目的。
参考文献: