档案数字化建设汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇档案数字化建设范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

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信息技术的不断革新带动了各行各业的发展，也为各行业发展带来诸多便利，尤其对于信息量较大的档案工作，档案的数字化建设极大的促进了档案工作的效率，提高了档案工作管理水平，然而档案数字化工作的开展也同时给目前管理工作带来诸多的麻烦，工作方式的转变，导致很多管理人员不能够很快的适应，所以本文就将对档案数字化建设进行论述，以供参考。

一、档案数字化建设的必然性

1、档案数字化建设是形势发展的需要。21世纪是信息化的时代，数字档案馆是数字化建设的重要组成部分，一方面档案馆就是保管和提供利用档案信息的职能部门；一方面档案载体的更新换代迫切要求档案馆数字化，目前，档案馆的档案保管、利用与形势的发展要求不相应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失，这是一个极其重大的损失和无可挽回的错误。

2、档案数字化可以改善档案管理工作。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，进而使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。

3、档案数字化建设是社会强烈需求。当今，人们的时间观念越来越强，必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。

二、档案数字化建设措施

1、提高档案人员素质和全员档案意识。档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员，作为档案工作人员，要不断提高自身的政治素质和业务素质，提高自身的政治素质，加强责任感，把档案工作看作一项政治工作，在平常的管理中体现它的严肃性，能坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密，在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中保持高度的责任心，减少工作中的失误和差错；要切实抓好档案管理人员的业务技能培训，一是各种有关档案的法律法规、规章制度、行业标准等规范性文件的培训；二是档案管理各环节的实际操作技能培训。同时，档案管理人员还应努力学习现代化的档案管理知识，以适应新的、更高的档案管理要求；三是引进档案管理专业人才。企业应结合工作需要，不惜成本，吸引具有现代档案管理专业知识、计算机知识的高层次人才，规范档案管理工作；四是对档案管理人员进行现代信息技术和数字档案管理知识的培训，提高档案业务人员掌握和运用现代化技术的技能，提高档案人员的数字化档案管理意识和管理水平；五是培养一批档案资源加工与管理、系统开发与维护、知识产权使用与保护、数字化档案管理等方面的专业人才。

2、加强对档案使用者的培训。在电子环境下，档案信息共享化、社会化服务成为必然与必需，为了使用户能够更方便地获取和利用数字化信息资源，档案工作者要以用户为中心，树立“以人为本”的思想，除了要提供更加丰富的档案信息资源外，更重要的是要增强档案用户检索利用档案信息资源的能力，使他们快捷地找到所需档案信息，同时，企业档案管理部门要通过多种途径，如举办讲座、开设信息检索培训班、咨询人员现场指导等提高和增强使用者的查找能力。

3、完善数字化文件归档制度。一是要加强对各种文档的收集管理。计算机在企业的使用已经十分普遍，各种电子文档也日趋增多，很多企业没有归档意识，电子文档转化为纸质文档后，反而忽视对电子文档的归档和管理，随意储存在计算机中甚至遗失，增加了档案数字化建设的成本，企业应要求档案管理人员加强对纸质文档、电子文档的收集、分类和归档；二是建立和完善文件归档制度。随着计算机的普及以及信息化的加快，企业每天处理的数字化文件不断增多，如果企业档案管理部门不对文件格式、文件质量等方面提出要求，将影响到数字化档案信息资源的质量，甚至造成不必要或难以弥补的损失，为档案数字化建设带来负面的影响；三是加大网络档案信息资源的开发和整合。档案网站建设是数字化建设的基础，是数字化档案信息开发利用的加速器，档案数字化是实现档案信息化、网络化的必然要求，档案信息化、网络化是实现档案数字化的发展方向，计算机网络技术的发展，使得信息的传播超越了时空的限制，因此，为了使开发出来的档案信息能及时满足社会的广泛需求，应积极进行档案网站建设，把开发出来的档案信息及时上网传输，随着计算机技术、网络技术的普及，电子文件大量产生，面对如此庞大的数字化信息资源，就需要对其进行分析、筛选、研究和综合整理，使之变得更加有序更加合理，然后上网，仅靠单个档案管理部门无法很好地完成这些工作，因此不同企业的档案部门应搞好合作，在数字化信息资源的组织上做好分工合作、组织协调，注重数字化信息资源建设的质量，避免重复建设，并且能为用户提供全方位、多元化、一体化的信息服务，真正实现信息资源共享。

4、有重点地抓好数据库建设，目前，我们企业档案数字化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设，开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体，数据库的含义就是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用，建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程，经过实践我们认为建设数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等，当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目标库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。

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一、档案数字化建设必然性

1.1档案数字化建设是形势发展的需要。21世纪是信息化的时代，数字档案馆是数字化建设的重要组成部分，其一，档案馆就是各级党委政府保管和提供利用档案信息的职能部门。其一，档案载体的更新换代迫切要求档案馆数字化。目前，档案馆的档案保管、利用与形势的发展要求不相应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝人部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失。这是一个极其重人的损失和无可挽回的错误。

1.2档案数字化建设是社会强烈需求。当今，人们的时间观念越来越强，必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方而的需求者。

1.3档案数字化可以改善档案管理工作。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。

二、档案馆数字化—数字化的起点

2.1档案管理的数字化。档案管理自动化是对档案馆自身管理行为现代化的确定，而这种现代化是建立在计算机数字化管理基础上的。而这些小仅是档案管理基本的业务环节，也是档案管理自动化的具体体现，史是档案管理数字化全而实现的基础。

2.2“文档体化”管理。“文档体化”操作管理软件与传统手工操作相比，避免应归档的文件材料人为遗漏，提高了文件归档的完整性和准确性，提高了文件立卷的效率，提高了档案的质量。但它也只是利用计算机技术来模拟传统手工操作流程，小是真止意义上的文档管理数字化。

2.3档案馆数字化管理系统的建设。档案工作数字化管理系统实际上是个叫以涵盖档案馆行政管理和业务管理，档案信息开发利用工作等诸方而的大刑的系统工程。档案馆数字化管理应该以此为切入点，朝着这个方向积极发展。

2.4档案馆储藏信息的数字化。综合性档案馆通常都有数量庞大的馆藏，内容及形式也是丰富多样的。而且更有前景的是数字化后的档案信息能随心所欲地从种媒介转换到另种媒介，给长期以来沉闷，形式单的档案信息贴上吸引人的“标签”。

2.5档案信息传输平台数字化。档案信息只有在传递过程中才能体现出它应有的价值，以们信息存在于次文献即档案原件或经过处理的二次文献范畴内，不受时间与空间的限制，利用者就可以在任何时间，任何地点通过计算机方便地利用档案信息。

三、档案数字化建设的环节

档案的信息化应以现实需要为前提，分阶段、分步骤稳妥实施。在信息化档案馆从理念走向现实的过程中，必须解决好几个关键问题。

3.1 电子档案的法律凭证问题。必须有法律依据彻底解决电子档案的接受与管理问题，否则难以保证电子文件的真实性、完整性、可靠性。

3.2 数字化档案信息资源的长期存取问题。数字信息载体的脆弱性以及数字信息所依赖的计算机硬软件的不断史新，造成数字化档案信息资源的长期存取存在种种问题。

3.3 统一数字化标准格式问题。档案信息共享的前提是标准化与规范化，全国各地档案馆，包括众多相关信息提供单位，只有大家按照统一标准、格式来进行数字化，才能史有利于信息资源的共享，才能加快档案数字化的进程。

四、档案数字化建设的具体步骤

4.1建立档案数据库。第一步，要着手输入文件级目录。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。

4.2建立了档案局（馆）网站。并与市政务网、公众网联网实施资源共享。在互联网上向政府和社会提供档案信息查阅，逐步实现政务公开，营造有利于当地经济建设和社会发展的良好环境。

4.3加强电子文件的收集和积累工作。电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源。这样既推进了机关档案室的电子化进程，又节省了档案馆建立数据库的上作量。

4.4加大档案管理软件推广力度。电子文件是包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合。印发电子目录数据库结构与交换格式，对案卷级和文件级目录数据库结构的字段名称、类型、民度作出了规定，规范软件和数据格式，确保数据库的准确性和有效性。

五、数字档案的安全阅读如何保障数字档案馆信息安全，决定着能否全而实施档案的网络服务

5.1 采用高安全性能的操作系统和数据库系统。

5.2 综合使用多种网络安全技术与产品，实现对网络的安全保护。

5.3 采用信息加密技术与身份认证技术。

5.4 采用最新的防病毒产品，建立病毒检测制度。

5.5 加强各应用系统的安全管理，统一管理、分工负责、及时维护，确保系统稳定、安全运行及高效服务。

5.6 加强计算机网络设备、设施的安全保护，做到防震、防水、防火、防有害气体和其他环境事故。

六、结束语

档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务，不可能一步到位。工作中我们力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展。

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首先我们充分认识到档案数字化建设的紧迫性

1、档案数字化，可改善档案管理工作。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。

2、形势发展的需求

21世纪是信息化的时代，临海市政府把数字临海建设摆在了十分突出的位置，无疑是十分及时和正确的。数字档案馆是数字临海的重要组成部分，其一，档案馆就是市委、市政府保管和提供利用档案信息的职能部门。它馆藏有数十万卷档案资料，数百万件档案文件，是本地区最丰富、最有实用价值的信息资源库，这样一大批浩如烟海，珍贵的档案信息资源不能很好地为各级领导和广大公众利用，充分实现信息共享，数字临海就不是真正意义上的数字临海。所以，要建设数字临海，首先要建设数字档案馆。其二，档案载体的更新换代迫切要求档案馆数字化。档案由原始的甲骨、竹笺、贝叶、丝帛到纸质，发展了几千年，记录下了中华文明和世界文明史。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案馆的数字化。目前，档案馆的档案保管、利用与形势的发展要求不相应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失。这是一个极其重大的损失和无可挽回的错误。

3、社会强烈需求

当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速及时；社会广大公众对档案信息需要量不断增加，如婚姻档案，有一些农村，尤其是僻远山区的利用者要查阅婚姻档案十分清便，来回要好几天，他们迫切要求信息共享。还有一些外商投资者，他们想了解临海的整体情况，才敢于投资，那么要了解临海的详细内容恰恰只有市档案馆才是最全、最新、最直接、最方便的一个场所，特别是我们建立临海市现行文件查阅中心之后，对各界人士及外商投资查阅信息更为方便，这都迫使档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。

二、档案数字化建设的内容

1、推进档案数字化，必须提高档案标准化、规范化水平

目前，档案信息数字化的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。笔者认为对这一问题取得共识是档案数字化建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案数字化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

2、数字化建设要着眼于提高系统的整体水平

档案数字化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点就是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。

3、有重点地抓好数据库建设

目前，我们临海档案数字化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过实践我们认为建设数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目标库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。

三、档案数字化建设的步骤

1、建立档案数据库。第一步，输入文件级目录。从1997年开始，我们把馆藏档案的文件级目录输入数据库。截止2005年5月，已输入文件级目录30万多条、案卷级目录1万多条，我们准备再用1-2年将全部完成。在建立数据库的过程中，可边输入边打印，一方面补齐卷内文件目录，另一方面检验输入的正确性，从而确保档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。临海市档案馆婚姻档案、知青档案、山林土地档案利用十分频繁，尤其知青档案已十分破烂，只有实行数字化，才能确保原件的永久保存。从实践看，档案数据库的建立大大提高了工作效率。如出具无婚姻记录证明，我馆由于实行了数字化管理，虽然保存着1962—2001年10多万条婚姻档案，利用者可以随到随办。而靠手工管理的市办事大厅保存着2001年—2004年不多的婚姻档案，则需5个工作日。利用者对我馆的数字化建设十分满意。

2、建立了档案局（馆）网站。并与市政务网、公众网联网实施资源共享。在互联网上向政府和社会提供档案信息查阅，政策法规查询、举办网上展览，展示本地两个文明建设的成果；建立网上现行文件查阅中心提供全文查询，逐步实现政务公开，营造有利于当地市经济建设和社会发展的良好环境。3、加强电子文件的收集和积累工作。电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源。以前，进馆单位只移交纸质档案和纸质文件目录，现在我们要求进馆单位实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，一般将电子文件拷贝两套，异地保存，并随纸质文件一并移交档案馆。这样既推进了机关档案室的电子化进程，又节省了档案馆建立数据库的工作量。

4、加大档案管理软件推广力度。电子文件是包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合。由于种种原因，各进馆单位电子文件所依赖的软硬件平台不同，这给集成到档案数据库造成困难。对此，我们要高度重视，采取积极的措施予以解决。印发电子目录数据库结构与交换格式，对案卷级和文件级目录数据库结构的字段名称、类型、长度作出了规定，规范软件和数据格式，确保数据库的准确性和有效性。

截止2005年5月，临海市市镇两级机关和企事业单位已有20多家使用了PDE档案综合信息管理系统或其它综合信息管理系统。今后，我们准备加大档案信息管理系统的推广力度，对新达标升级的单位要求全部安装，对已达到各类标准的单位要求在1-2年内全部安装。另外依托市政府OA网上办公系统，做到文档一体化，及时迁移电子文件。随着系统设备更新、扩充，在不同系统之间交接电子文件，及时对归档电子文件进行迁移操作，确保电子文件的有效性。

档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务，不可能一步到位。工作中我们力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展。

参考资料

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中图分类号：G7 文献标识码：A 文章编号：1006-026X（2013）09-0000-01

随着高等教育的快速发展和网络信息化的快速推进，传统档案管理工作方式已不能满足信息化时代的要求，越来越多的高校相关档案将以电子文件出现，但现阶段却没有对应的系统管理制度，高校档案工作的数字化、网络化、标准化和规范化建设迫在眉睫。

1.数字档案馆的概念

“数字档案馆”有广义和狭义之分。广义的定义是用指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。数字档案馆的实现与迅速发展和技术密切相关，它是基于现代信息技术的数字手段，进行网络电子档案信息资源的分布式连接，利用档案信息不受时间和空间的限制，大规模，分布式的数字信息系统，实现资源共享。

2.档案信息化的重要性和数字档案馆的建设的重要性

随着信息时代的到来，现代科学技术的广泛使用已经涉及高校管理工作的所有领域，电子信息传输，电子文件，各种管理系统，应用程序和档案数字化建设的需要，使传统的档案管理方式已不能适应新形势。档案现代化管理和信息技术的建立已经成为档案工作发展的必然趋势。随着近年来招生规模的扩大，高校档案的数量不断增加，高校档案信息和数字档案馆的档案管理要求的更加规范和标准。网络技术在数字档案馆的应用已经或正在逐步引入到文件管理，文件鉴定，整理。而科学，规范的电子文件管理流程，档案信息资源开发的专业化和集成化也逐步体现出对电子档案管理的重要性。

3.高校数字档案馆建设的必要性

高校档案的数量不断增加，存储空间则没有变化，数字档案馆的建设是减轻管理压力的必然趋势。近年来，随着高校的扩招，高校档案数量激增，然而，文件存储空间并没有得到相应的扩展。文件数量的激增带来的不仅仅是存储的问题，档案的快速增长不能得到有效的管理和整理。档案人员往往陷于档案库的货架，仓库管理，这阻碍了进一步提高高校档案管理水平。数字档案馆的建设，从长远的角度来看，可以对档案工作人员的正常业务过程中解放出来，而且还可以大大减少档案的占地面积。同时，多媒体教学文件，CAD文件可以有效保护和利用。档案现代化管理的最终目的是数字档案信息的收集，整理和利用的发展，满足人民群众日益增长的信息需求。因此，数字档案馆的建立是知识经济时代对档案管理的迫切需求。

4.高校档案数字化建设中存在的问题

4.1高校档案管理意识薄弱

高校档案数字化建设的认识不够。许多学院和大学都有专门的机构档案，开发出了多种档案法规，但执行不力。特别是对一些领导对本部门档案工作的重要性认识不足，同时，一些档案部门的管理人员档案意识淡薄，备案业务监督不力，指导不足。

4.2 专业人员的缺乏

数字档案馆的理论体系还未形成，目前的高校数字档案国内学者的研究理论还没有具体实施，数字档案馆工作人员必须掌握计算机的基本知识和技能。目前，具备这个能力的档案人才还比较匮乏，这是高校数字档案馆建设面临的一个重大问题。另一方面高校档案管理人员承担的档案管理职责，其工作水平和业务能力直接影响着学校的档案和档案管理水平。档案管理工作是具有高度专业化的工作，但在现实中，高校档案管理人员基本上都是身兼数职，更不具备专业的知识和技能，能提高业务水平的培训不多，档案专业技术人员数量、业务水平参差不齐，且岗位经常发生变化，导致档案管理队伍不稳定。

4.3安全问题

高校数字档案馆建设的目的是实现档案信息资源共享，在局域网或广域网的数字档案信息的传输，安全问题变得尤为重要，传递数字化档案信息的基础是通信网络，远程登录使数字档案馆的利用不受地域限制。目前我国互联网的传输速度较慢，用户的接收设备没有普及，网络安全问题尚术解决，这些都阻碍了数字档案馆的发展。

4.4 工作标准、工作制度的缺乏

规范化，制度化和档案材料的标准化是 档案信息化建设的前提和必要条件。信息化背景下的计算机数据处理对高校档案的建设标准和规范提出了更高的要求。但高校更偏好教学管理软件的购买，但许多高校都有自己管理的实际情况，所以在实用性等方面存在一些不足，再加上计算机软件及相关设备的硬件差异，这些问题和差异是影响电子数据标准和共享，并制约着信息交换的范围，直接影响着档案信息化建设步伐。

5.如何有效建设高校数字化档案馆

5.1转变观念，整合信息资源

档案工作是一项非常重要的工作，涉及部门多、范围广，领导干部和工作人员要高度重视，统一思想，增强档案意识。在提高认识的基础上，转变观念，以科学发展观为指导，把档案工作纳入学校的发展规划。完善学校的管理制度，定期组织学校中层干部学习档案法规，并通过学校办公自动化系统，校园网络等载体，大力宣传档案法和档案工作的重要性。建立统一的档案管理领导小组，加强对档案工作的领导，制定本校档案工作发展目标和每年的年度计划。学校本身就是一个非常丰富的信息资源，所有部门都有自己的信息系统和网站，每年生产大量的数字文件。这些教学，研究，管理的相关文件，需要进行整合，统一管理。

5.2完善基础设施建设

完备的基础设施是数字档案馆建设的先决条件。根据数字档案馆的功能要求，硬件主要包括：计算机网络设备，文件系统管理软件，服务器，文件处理设备，存储设备，数码设备，照相机，和捕获设备，光盘记录设备等。此外，还将建立一个满足适应档案信息系统集成平台和管理和时展需要网络结构。

5.3解决信息安全问题

针对高校数字档案馆建设中存在的安全问题，我们必须解决以下几个方面的内容：一是使网络安全尽快立法，保证网络信息安全体系；二是档案的真实性，安全系统的建立，建立一个可靠的备份系统；三是要找到可靠的载体，研发寿命长的电子档案；四是采用传统与现代相结合的电子文件档案管理，确保档案的真实性。

5.4加强数字化档案的工作质量检查

《高等学校档案管理办法》的第十四条规定：“高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度。”网络平台和工作规范建立起来以后，高校应根据积极实施管理纠偏。并且基于网络进行的检查更为便捷，各个部门根据管理权限只要检查自己管理的模块数据库中的档案就可，这样可有效减少收储遗漏，更便捷的考核二级学院的工作质量。

6.结语

数字化档案馆建设是高校建设工作中的重要工程。数字档案馆将影响到高校在各个领域的发展，为现代社会教育提供可靠的信息服务。高校档案数字化建设才刚刚起步，仍需依靠政府部门大力支持，同时借鉴国内外先进经验，不断推进档案数字化、信息化建设。

参考文献：

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在城市化进程不断加快的过程中，城建档案管理的重要性也突显出来。城建档案能为城市化发展提供必要的背景资料研究，促进城市的合理规划。但随着城市规模的扩大，城市化进程的加快，城建档案管理的难度也越来越大，大量的资料需要归类、整理，这给城建档案管理提出了新的难题。因而，有必要实现城建档案管理数字化，使得资料管理能更加便捷有效，以提高城建档案管理水平。

一、城建档案管理数字化的意义

（一）实现便捷高效的管理

传统的城建档案管理主要是纸质资料的管理，在管理中不仅需要大量的管理人员而且效率低下。在对纸质资料的管理中，资料必须依照相应的顺序规定进行归类整理，而且纸质资料在存放过程中需要大范围的存储空间，并且在长期的保存中，容易造成资料的破损。而在信息技术的发展下，互联网的发展为资源的共享提供了一个便捷的途径。因而在城市化进程的推进下，城建档案管理模式也应随着社会的进步加以创新。随着人们生活方式的变化，人们对信息资料的便捷化、高效化要求进一步增加，而传统的纸质资料管理也不再适应人们获取信息的需求。因此，实现城建档案管理数字化是时展的要求。

（二）实现规范化的管理

在传统的城建档案管理中主要是人工管理的模式，因而在管理的过程中不免会出现失误，造成档案的破损或遗失，并且在传统的档案管理中需要有一套完善的制度，而一旦管理制度不当就会影响管理的科学性。因而，人工化的管理模式不利于城建档案管理规范化的实现，并且在缺乏统一有效的管理中，档案资料管理在利用上也会出现许多问题，影响档案资料的及时获取，增加管理成本。

（三）便于城建档案的开发利用

城建档案管理数字化建设不仅能实现高效规范的管理，还有利于城建档案的开发利用。因为城建档案不仅是城市建设的重要依据，还能为城市管理等提供相应的数据理论支持，因而数字化管理模式的应用，对城建档案资料的开发与应用会有新的突破。城建档案管理数字化建设中，用户可以通过网络对城建档案网站进行访问，对各项信息进行查询，从而提高了城建档案的利用率，并且用户在应用的过程中还可以对资料进行扩充，从而丰富城建档案资料内容。

二、城建档案数字化建设中存在的问题

（一）管理信息的缺失

在城建档案管理中会因为信息网络的不稳定造成档案资料的缺失，影响管理的有效性。在传统的纸质档案管理中，信息资料相对比较稳定，基本不会发生改变。但利用数字化的管理模式，在管理的过程中不论是软件的问题、硬件的问题、网络的问题还是人为因素，都会影响档案资料的稳定性，造成档案资料的缺失。尤其是一些重要信息资料的缺失将严重影响城建档案的完整性，给后期的利用造成不便。

（二）管理信息的泄露

城建档案资料具有保密性，除了一些可以对外公布的资料外，大部分资料是要进行严密管理的。但利用数字化的管理模式，城建档案信息很容易被篡改，甚至造成泄露。一些不法分子会对城建档案管理信息系统造成攻击，对信息进行盗取，影响城建档案信息的安全性。因而，相对于纸质档案资料的管理，数字化的城建档案资料的管理更应重视信息的安全。

（三）初期建设难的问题

在城建档案管理数字化建设的初期需要将纸质资料转化为数字信息，因而在初期的建设中需要对所有资料进行整理，并做好信息录入工作。在系统建设的初期，对于信息网站的建立、搜索引擎和各项条目的制作都需要投入大量的人力、财力。在实现数字化管理的过程中，不同的城市建设管理单位所用的数字化管理模式会存在一些差别，因而管理会难以统一，以致于影响后期资料的利用。

三、城建档案管理数字化建设的措施

（一）合理的规划

对于城建档案管理数字化建设来说，初期的工作至关重要，只有在初期合理计划，做好充分的准备，后期的工作才能有条不紊地进行。因而，在初期的工作中要进行合理的规划，在纸质档案资料转化为电子档案的时候，应做好相关的调查工作，对具体的档案数量及档案类型作详细地了解。在整理的过程中，应按照相应的标准，将资料进行分类，整理出具体的条目，从而在制作搜索引擎的时候能依据条目呈现具体的档案资料。

（二）制定科学、统一的标准

由于缺乏统一、科学的标准，在城建档案管理数字化建设中，会给后期的资料查找带来许多问题，影响具体的操作，并且难以实现真正意义上的资源共享，给管理造成巨大的困扰。因而，在城建档案管理数字化建设中应制定科学、统一的标准，使得纸质资料在转化为数字资料的过程中，能按照统一的标准进行操作，从而进行统一的管理，无需将不同的格式进行转化，实现资料的有效共享。

（三）优秀的管理人才

在城建档案管理数字化建设中，优秀的管理人才是尤为必要的。因为实现数字化的管理模式意味着与信息技术的发展相接轨，因而管理人员不仅要有相应的档案管理知识与能力，还应具备一定的计算机操作技能，在管理过程中能熟练操作计算机。过去的纸质资料管理，管理人员只要对资料进行分类管理，做好相应的档案资料摆放等工作，但数字化管理则要求管理人员能在日常工作中应用计算机进行操作，熟悉档案资料查找流程，能将各种数据进行归档，从而使得档案管理更加高效。

（四）数字化管理模式的应用与推广

随着现代科技的发展，在城建档案管理中推行数字化的管理模式是时展的需要。因而，在城建档案数字化建设中，应突出其建设的重要性与意义，以获得各方的支持。在具体的建设过程中，应加大城建档案管理数字化的建设力度，对数字化档案管理模式进行推广；应充分发挥城建档案管理部门的职能，通过城建档案数字管理模式的应用，主动建设数字化的档案管理。城建档案管理部门作为社会资源的集中部门，应重视数字化档案管理的建设，着力建设一个档案管理服务平台，从而建立两方面的资源管理模式，因为档案的一部分资料是可以公开查阅的，而另一部分则是内部资料，不便于对外开放。因而在建设中应建立统一门户，实现资源共享，而另一方面应建立内部的资源利用平台，方便内部资料的查找，并进行必要的加密处理，防止资料的泄露。此外，还应对资料进行备份处理，防止因数字化资料的不稳定造成资料的丢失。

总而言之，应对数字化档案管理模式进行推广，并且履行好档案管理部门的职责，提高城建档案管理数字化水平。城建档案管理的重要性是不言而喻的，随着城市建设的高速发展，传统的纸质资料管理模式已无法适应现代社会的发展需求，因而有必要应用数字化管理模式对城建档案资料进行管理。但城建档案数字化管理建设仍存在一些问题，因而在建设的过程中应采取有效措施加以解决，强化城建档案数字化管理的建设，提高城建档案管理水平。

参考文献：

[1]白建峰.城建档案管理数字化建设问题的思考[J].江西建材,2014(3):292.

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Keywords: urban construction archives; digitization; construction; Information; explore

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：

随着信息化水平的不断提高，如何改变传统的城建档案利用方式，把城建档案实体的信息以数字化形式通过计算机网络提供使用，成为应对信息化挑战的必然举措。由此，传统城建档案馆数字化建设的问题引起了人们的关注，并且我省一些城建档案馆已经开始对此投资建设。

城建档案是城市规划和建设管理的重要信息资源，数字化建设已经成为城建档案事业科学发展的必然趋势。近年来，我们在政府的号召和陕西省城建档案工作办公室的引领下，对数字化建设方面进行了积极的探索，取得了初步成效，在工作中数字化建设也给城建档案工作带来了极大的方便。首先，我们充分认识到城建档案数字化建设的紧迫性1、城建档案数字化，可改善城建档案管理工作。只有实现城建档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使城建档案管理部门从封闭走向开放，从城建档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现城建档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。 2、形势发展的需求 。21世纪是信息化的时代，数字城建档案馆是数字陕西的重要组成部分。所以，要建设数字城市，首先要建设数字城建档案馆。城建档案载体的更新换代迫切要求城建档案馆数字化。城建档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给城建档案馆提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是城建档案馆的数字化。

随着城市建设的飞速发展和国家住房制度改革的不断深入，城建档案数量也随之大量增加，传统的以 手工处理为主的管理方式愈来愈暴露出工作效率低下、信息共享困难、差错率较 高、缺乏透明度等问题，已不能适应新形势的要求。目前，城建档案馆的档案保管、利用与形势的发展要求不相应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失。这是一个极其重大的损失和无可挽回的错误。

二、城建档案数字化建设的内容 1、推进城建档案数字化，必须提高城建档案标准化、规范化水平 。目前，城建档案信息数字化的现状是城建档案标准化、规范化滞后和应用软件多、乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。笔者认为对这一问题取得共识是城建档案数字化建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个城建档案信息管理。城建档案信息自动化的内涵包括城建档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是城建档案业务要规范，城建档案标准要建立健全和真正实施。城建档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进城建档案数字化建设，必须抓好城建档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。 2、数字化建设要着眼于提高系统的整体水平 档案数字化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点就是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。 3、有重点地抓好数据库建设 目前，我们咸阳市城建档案数字化系统从总体上看仍处于由文字处理向数字管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对城建档案进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过实践我们认为城建建设数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各建设单位档案目标库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。 三、档案数字化建设的步骤 1、建立档案数据库。第一步，输入文件级目录。从2008年开始，我们把馆藏档案的文件级目录输入数据库。截止2012年12月，已输入文件级目录30万多条、案卷级目录1万多条，我们准备再用1-2年将全部完成。在建立数据库的过程中，可边输入边打印，一方面补齐卷内文件目录，另一方面检验输入的正确性，从而确保城建档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。从实践看，城建档案数据库的建立大大提高了工作效率。利用者对我馆的数字化建设十分满意。 2、加强电子文件的收集和积累工作。电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源。以前，进馆单位只移交纸质档案和纸质文件目录，现在我们要求进馆单位逐步实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，一般将电子文件拷贝两套，异地保存，并随纸质文件一并移交城建档案馆。这样既推进了机关档案室的电子化进程，又节省了档案馆建立数据库的工作量。 4、加强信息化基础设施建设。2010年11月份，我市城建档案馆通过政府招标集中采购方式，购买了长翼建设项目电子档案管理软件1套，2U高密度机架式服务器1台，IT-SCAN扫描仪1台。进一步加强城建档案扫描设备、计算机软硬件、网络网站等信息化基础设施的建设。利用计算机管理软件辅助完成各类城建档案的收集、整理、立卷、保管和检索利用。积极创建各类专题信息数据库和馆藏档案目录数据库。逐步推进城建档案信息化，以电子档案接收为突破口。加强对电子档案制作、接收、保存的指导和监督，保证电子档案的真实性、有效性、完整性以及长期可读。在此基础上，加强电子档案和重要城建档案异地备份工作的研究，积极、稳妥、有序地开展异地备份工作。

5、积极整合各类资源。全省各地市城建档案主管部门将充分利用城建档案管理机构在档案信息资源、技术设备等方面的优势，依托各地市城建档案馆和建设信息中心，实行“一个机构、两块牌子”的运行模式，把城建档案信息化建设和电子政务信息建设有机结合，实现资源共享。今后，我们准备加大档案信息管理系统的推广力度，对新达标升级的单位要求全部安装，对已达到各类标准的单位要求在1-2年内全部安装。另外，随着系统设备更新、扩充，在不同系统之间交接电子文件，及时对归档电子文件进行迁移操作，确保电子文件的有效性。 城建档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务，也是21世纪城建档案发展的方向。不可能一步到位。工作中我们力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展。

参考文献：

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前言

我国新时代的数字化信息技术飞速发展，许多文化艺术作品可以通过数字技术与网络进行推广和传播，传统的纸质档案的使用者随之变得愈来愈少；而使用图文并茂、音像兼备、鲜活生动、直观全面的数字形式档案的越来越多。文化艺术单位的档案管理工作因此也面临着历史性的挑战。

1文化艺术单位档案数字化建设优势

文化艺术单位档案数字化建设就是伴随着计算机技术、扫描技术、数字化摄影技术、信息库技术、多媒体技术以及存储技术的发展所产生的一种全新形式的档案信息形态，能够将多种载体的艺术档案资源转化成为数字化的档案信息，数字化存储，网络化互相连接。能够实时为用户提供使用，从而实现了社会共享文化艺术档案资源［1］。目前，文化艺术单位档案数字化建设是发展的必然趋势。实施文化艺术单位档案数字化建设，有以下几点优势：

1.1能够提升文化艺术档案的有效使用率

文化艺术单位档案数字化建设的最大的优点在于能够更好地保存与记载文化艺术档案中的所有信息，并且可以使用这些信息在不动文化艺术要案的母本的情景之下开展虚拟环境的传播与演示，同时还能够运用计算机网络技术进一步实现文化艺术档案的整合，从而使文化艺术档案实现最大程度的共享。与此同时，能够发挥其所具备的独特文化与经济价值，对于信息时代的数字化创意产业的发展具有重要的经济方面的价值与意义。当代计算机网络所具备的特点是传输面积广泛、使用快捷等，文化艺术档案数字化建设能够通过计算机网络满足人们日渐增长的文化艺术方面的需求。

1.2更好地保存年代久远的文化艺术档案

当前，我国极为重视抢救与保护遗存下来的各种形式的民间传统文化艺术。使用现代化科技诸如文字、摄像与数字化多媒体等手段全面、真实且系统化地保存我国珍贵、濒危且极具历史价值的传统文化艺术遗存，从而建立起文化艺术影像数据库，是极为有效的保护措施。很多珍贵的传统文化艺术档案由于物理性老化和保存不当变得脆弱易损，如果不加以有效且及时的抢救保护，将会造成极大的损失。而采用计算机科技制作这些文化艺术的数字化副本取代其“母本”供人们使用，可以避免其遭受不必要的损坏［2］。

1.3更有效地规避安全风险

采用异地保存多套文化艺术档案的数字化副本，可以有效地保证文化艺术档案的安全，有效避免各种自然灾害与人为行动给文化艺术档案带来巨大的灾难性的损坏。

1.4使档案库房紧张的保存空间得到极大缓解

对于逐渐增加的非永久性保存的文化艺术档案，能够采用数字化信息文本对其进行存储，可以更好地缓解档案库房的存储空间的压力，从而实现空间的有效使用。

1.5使文化艺术档案的移交工作更加简便

数字化文化艺术档案替代了传统文化艺术的主本，用数字化文化艺术档案的信息化流通取代了传统的文化艺术实物的流通，从而能够更好地解决达到移交期限的文化艺术档案的移交与使用两个方面的问题。

2文化艺术单位档案数字化建设工作的步骤

文化艺术单位档案的数字化建设是一项任务量极其繁重的阶段性基础工作，其中包括传统文化艺术档案的整合、扫描、图像的处理与保存、目录建库、数据挂接、验收与备份以及文化艺术成果的管理等诸多环节。实施文化艺术单位档案数字化，必须建立起系统化的工作流程与技术规范，如此才可以保证文化艺术档案数字化的高质量与规范性。［3］文化艺术单位档案数字化建设可以分为以下几个工作步骤：

2.1文化艺术单位档案数字化建设实施前的准备工作

前期准备工作是文化艺术档案数字化建设的重要部分。首先，按照计算机数字化技术的基本原则，对需要数字化的文化艺术档案实施可行性的分类研究。确定前期实施数字化的范围和周期，以及确定投入的人力物力的计数字档案划。其次，筛选需要数字化的文化艺术档案的实物，做好诸如档案的规格、大小、清晰度、数量与易破损等方面的处理工作，并进行有效的清点、检查以及登记等。最后，必须做好文化艺术档案数字化的批量资料的存储与复位工作。以此来保障文化艺术档案的母本资料的安全。

2.2文化艺术单位档案的采集与处理工作

采集工作就是把文化艺术档案数字化的主要部分，也就是格式转换所必需的前提条件。采集过程中必须要根据资料的状况，采取相关的技术保护手段，对于不同材料的规格、纸张质量、字迹与字体的大小、清晰度以及在扫描时的灰度与色彩的调节等都必须要掌握好，同时也应该对未来的使用效果进行思考。以上可以防止在处理的过程是出现过度纠偏、压缩、防污与降噪等现象。2.3文化艺术档案数字化建设后期的处理工作文化艺术档案数字化建设后期的处理工作就是将录入数据库中的内容实施验收、排序等方面的工作，以此提高后续的管理与对外使用时检索的效率。把已经录入的数据进行检验，检查其是否已经收录完整，档案资料的标题与录入的主题名是否符合、分类正确与否；与此同时数据是否标注清楚时间、内容以及物理途径，资料是否存在遗漏等［4］。在必要的时候还必须对照着档案的“母本”实施验收、校验，以此保障所采集的数据的可靠性、真实性与完整性。如余姚市姚剧团针对曲谱等创作类的特殊艺术档案，则要求原作者或是专业从业人员对现有的纸质曲谱做重新打谱后一并保存，提升了数字档案质量和查询、利用效率。

2.4文化艺术档案扫描数据的保存

文化艺术档案的文件通过扫描与摄像处理以后，应该以一定的方法进行保存，经过扫描与校验之后的文化艺术数据需要按照设置的路径与条目保存到相应的文件夹中。在存储的过程中必须注意保存之后的内容位置，并且及时调阅审查，以此规避在录入过程中出现存储位置的错误。

2.5建立文化艺术档案数据库

数据库就是存储介质、管理系统与处理对象的整体，一般由数据库管理员与软件组成。当前的数据库可以分为非关系式数据库、关系式数据库与多媒体数据库，其中多媒体数据库主要是把计算机多媒体技术和数据库技术有机结合在一起，是目前最具吸引力的数据库技术。多媒体数据库具备诸如数据存量大，类目设置方式多，可以综合表现与处理等优点，在文化艺术档案数字化建设方面具有极大的使用与开发价值。

2.6文化艺术档案的数据挂接、验收与备份

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doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.136

[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）18-0-01

传统的纸质档案管理方式存在很多不足之处，如档案资源的调阅费力、耗时以及占用空间大等。应加强城市档案管理的信息化建设，增强城建档案管理的数字化能力。为此，要借助先进的计算机硬件和软件设施，以电子化的形式保存城建档案，注重城建档案的信息化管理，以提升城建档案的管理效率，更加有效地体现城建档案的重要功能。

1 规范城建档案信息化建设指标和要求

城建档案信息化的指标是推动档案信息化建设的前提条件和基础保障，也是档案信息化建设的主要方式。在城建档案信息化建设的进程中，它逐步成为一个关键性组成部分，为使共享信息资源更加有效，要确保档案信息的准确性与真实性。为此，应严格要求档案信息的搜集、整理、储存、加工等一系列工作，确保档案信息资源的有效性。这要求相关人员根据行业规范和国家要求，制定有关指标规范，其主要涵盖：①城建档案信息资源的数据格式要求。信息管理系统中录入的信息需要确保格式一致，以增强信息资源共享和传递的有效性；②处理业务的要求，换言之，即涉及档案业务的要求；③管理性的指标和要求，规范管理档案管理工作者的行为和设备等，包括提取与录入档案信息，以及规范档案管理工作者的行为等。

2 建设城建档案信息管理系统

目前，一般由专业开发软件的企业来建设城建档案管理系统，但档案管理部门的工作者也应参与前期的方案探究与调研事项，并认真调试测试软件。除此之外，为更加有效地共享信息资源，应当统一电子政务资源以及城建档案信息管理系统，提高城建档案管理的起点，使其可从更高的视角上进行信息化建设，大大提高城建档案管理效率。对于档案信息管理系统的网络建设，应在实现各种开放需求的过程中，创建一定的硬件平台与软件平台，提升网络的稳定性与可靠性，规避档案信息化风险。

3 设计城建档案管理系统的数据库储存

目前，城建档案管理信息化的基础性条件业已具备，且逐步健全了硬件与网络设备，城建档案信息化建设的另一重点是管理和设计数据库。因此，要科学设计数据库。首先，城建档案管理数据库需涵盖三项内容，即文档库、影像库、空间库。其中，数据库不同，文件的储存格式也不同，所有的数据库间存在相互联系，在用户调取某一种信息的过程中，其他文件库都能对其实施管理和编码。其次，创建高效检索系统。有效检索信息资源是档案信息化建设的关键，否则，信息系统就仅成为记录数据的工具。在设计数据库的过程中，要借助先进的多媒体技术以及计算机技术有效整合不同载体的档案信息资源，多层次开发档案信息资源。从某种意义上来讲，整个系统的工作效率受系统检索效率的制约，因此，在设计档案管理数据库时，应遵循科学与安全原则，并注重提高信息检索的效率。

4 应用及管理城建档案信息资源

在应用及管理城建档案信息资源的过程中，要注意以下几点。首先，创建与完善信息化安全管理机制。立足于我国相关的法律和法规，创建与完善档案管理制度和体系，清楚划分登录系统不同工作者的责任与权限，提升系统信息的安全性。其次，注重培养信息化的专业性人才，持续提高档案管理工作者的素质，有效实现城建档案信息化建设。

5 注重建设城建档案管理的信息化人才队伍

城建档案信息化的一个重要保障是具备一支综合素质较高的信息化人才专业队伍。建设人才队伍除要提高内部管理工作者的业务素质外，还应培训、引进现代化的管理人才和信息技术开发的技术性人才，以优化队伍结构。尤为关键的是，要不断更新各个级别领导的知识领域和结构，确保城建档案信息化具备一个优秀的引路人，且形成一支强大的人才队伍链，在城建档案管理工作者和信息技术开发工作者紧密配合的基础上，实现城建档案的信息化建设。

6 结 语

城建档案管理的数字化建设处于一个理想的发展阶段，人们的认知能力与思想意识的改变决定了其发展趋势与发展方向。档案管理人员不能停留在以往陈旧的管理理念和管理模式中，应创新思想，立足于城建档案管理的现代化和信息化，纵观历史发展趋势和新形势，确保城建档案管理的数字化建设能有效推动城市经济的发展与社会文明的进步。

主要参考文献

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关键词：城建档案；数字化；建设

中图分类号：G271文献标识码： A

一、档案管理数字化的概念

档案是包括文字、图像、声音及其它形式的原始记录，其内容是国家机构、社会组织及个人在社会实践活动中所形成的、保存的各种记录，以备后续查看。档案数字化建设就是把传统存储介质的原始档案资料利用数字化手段转换成数字化形式进行存储，即利用扫描、压缩、转化等手段转换成图像、声像等形式，利用U盘、光盘等存储管理技术将其存储于其它大量的存储介质上。数字化档案管理可以大大提高档案资料检索查询的效率，并且可以连接局域网、互联网，实现数字档案的管理网络。

二、城建档案数字化建设的必要性与迫切性

首先，全球信息化发展趋势促使城建档案管理工作必须与新形势相适应，才能顺应时展要求。现代社会中，越来越多的人们通过信息数字化技术获取信息，互联网几乎成为各行各业的主要依托，城建档案信息包含了城市建设、规划及管理过程中所有原始的信息资源，而在信息社会中数字化建设是必经之路。其次，城建档案的信息形态及结构不断发生变化。建设工程在各个阶段均离不开计算机辅助技术，施工、出图等环节会形成大量的电子文件，CAD、CAC等技术的普遍应用均决定了城建档案管理工作必须进入数字时代。再次，未来信息化社会对城建档案服务功能的要求促使其必须向着数字化方向发展。传统的实体利用形式无法满足社会对城建档案信息检索及应用的需求，城市建设规划过程中，各部门均推行信息化建设模式，在设计、施工、监理等单位会形成大量的建设电子文件，因此城建档案管理只有采用信息化、数字化管理模式，才能与其它各相关部门工作相适应。最后，城建档案管理向着信息产业化的方向发展。实际工程中各个环节会形成大量的电子文件，如果未得到及时有效的收集，则会导致资源流失或重复加工。而加强城建档案的数字化管理会促使这些电子文件、电子档案得到更加广泛的应用，基于信息时代背景下，真实、长期的保存城市建设活动中的各种原始记录，真实实现城建档案成为城市建设资源库的作用。

三、城建档案数字化建设重点内容

以南阳市城乡规划建设档案馆为例，其城建档案数字化建设的重点内容包括以下几个方面：

（一）系统基本功能

首先要具备数据采集功能。基于电子文件归档交换平台，利用电子文件网上报送系统多层面、多门系、多维度采集各类城市建设规划信息，城建信息必须符合必须长期存储、与归档要求相符；应归档单位及时向城建档案管理部门移交各类电子档案，再通过数据库技术将资源档案集中在一起，便于后续检索、应用，从而更好的服务于城市建设。其次，数据保存与利用功能，利用磁盘、光盘等各类技术手段，对所采集的信息进行备份、存储；而利用数据扫描、智能检索等功能，则可将相关信息方便、快捷的检索出来，并实现及时输出。再次，数据管理功能，即对大量原始电子档案进行系统化管理，对其进行分类、排序、价值鉴定、数据检验、生成检索目录、数据统计及自动打印输出等，并加强数据库系统的安全技术管理，利用身份认证保密技术、询问控制技术等，以保证电子档案信息的安全性。最后，城建档案的宣传功能。充分发挥数字城建档案的重要作用，便于公众对城市面貌及发展历程有所了解，将其制作成视频、画册等形式，向社会宣传城建档案管的服务功能，使其对城建档案工作有更多了解与支持。

（二）信息化标准建设

一方面，城建档案信息化建设必须坚持标准先行的原则，参照国家信息化建设相关规范与档案行业内标准，与南阳城建档案馆的实际情况相结合，制定统一的城建档案信息化工作技术规范。另一方面，要认真执行相关技术标准，包括国家档案局颁布的《电子文件归档与管理规范》、《CAD电子文件光盘存储归档与档案管理要求》等，以保证数据规范、资源格式的统一。

（三）加大基础性投入

城建档案信息化建设的有效性必须依赖成熟的技术与完善的设备，因此城建档案管理部门要向上级职能部门说明城建档案数字化建设的重要性与必要性，获取更多的资金支持与技术支持。具体而言，城建档案数字化管理基础性投入包括以下两个部分：一方面服务器的配置要能够满足海量数据存储与快速检索利用的需求；在音频、视频、多媒体设备方面加大投入，提高相机的质量，存储卡、录音笔等硬件设备也要保证质量；配置计算机、移动硬盘、DVD刻录机、光盘打印机及高速扫描仪等日常办公必需的硬件设备。另一方面，要建立健全异地容灾系统，对重要数据进行容灾备份，保证计算机系统在受到自然灾害或网络攻击时可迅速恢复正常工作；设置计算机网络化消防监控系统，对温湿度等环境配套系统进行完善，最大程度上保证城建档案的安全性。

（四）信息资源建设

首先进行目录数据库建设。要根据《档案著录规则》要求建立目录数据检查审核制度，对目录数据进行定期检查，以保证数据录入过程及录入结果的规范性；其次，建设全文数据库，普通数据库存储仅存储某个文件的关键字，而全文数据库则采用模糊查询即可检索到更多涉及到文章的内容，从而获取更为丰富、具体的资源信息。加快开发全文档案系统和多媒体信息检索系统，全文数据库结构设计应符合检索优先原则，推荐使用通用格式。最后，加强多媒体数据库建设。对馆藏珍贵、重要的影像、照片、纸质档案进行数字化处理。对新建归档资料全部进行数字化归档，一律使用数字化录入归档保存。

参考文献：

[1] 李新民,邱书巧. 城建档案管理数字化探析[J].城建档案,2013(11)

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数字档案具有存储、检索便捷，传输快速，信息共享等优点，是传统纸质档案望尘莫及的。但是由于数字档案本身的特性，所以不可避免地存在一些缺陷和不足，只有清醒地认识到这些问题，才能在档案数字建设中深入研究并加以解决。

（一）数字档案的安全性问题。涉及两方面，一是设备安全，二是互联网安全。数字化档案离开了计算机及相应的软件，就无法生成、传递、识别。数字化档案依赖于数字化设备而存在，因此，数字化档案具有不稳定性。主要表现在数字化文件所依赖的技术和设备更新换代异常迅猛，加上数字化档案的易更改、易复制等特点，给数字化档案的有效利用造成一定影响。要实现不受时空限制随心所欲利用档案信息，必然要借助互联网。而一旦发生互联网安全事故，例如黑客攻击甚至篡改等等，对档案信息将是致命的打击。

（二）档案数字化建设中常见的业务问题。纸质档案在进行数字化操作的过程中，会遇到一系列的业务问题。比如确定数字化的范围、操作顺序等。正本、定稿、草稿等不同版本的档案是只扫描正本，还是定稿草稿一同扫描？还有档案数字化过程中的拆卷（件）与装订问题，国家档案局曾于2001年1月1日开始实施立卷改革，推行文件级整理，免去立卷、装订案卷等复杂环节，但2001年以前立档的文件大都是案卷，这些档案在数字化扫描时必然涉及到拆卷、装卷问题，这已是当前纸质档案数字化加工流程中不可或缺的主要工作之一。在数字化扫描进行前还要不要拆件，扫描完成后，拆件还要不要装订。这已成为大家争议的热点等等。

（三）数字档案的凭证价值问题。档案的基本价值有两方面，凭证价值和参考价值，而尤以凭证价值最为重要。虽然数字化档案具有参考价值这一点是没有疑义，然而由于认识上、技术上、管理制度上等诸多问题还未解决，数字化档案目前还不具备法律凭证效力，这无疑使数字档案的作用大打折扣。

（四）档案数字化建设的诸多技术问题。档案数字化建设技术密集，诸多技术问题成为制约的难点。例如：扫描误差问题，档案扫描是大量的重复劳动，难免有时失误，扫描时或打印时顺序出错，或存储出错，或建索引时链接错误等，如不及时发现，将直接导致数字化档案失真;在进行数字档案的迁移或提供利用时，往往需要将扫描后形成的图像文件转换成另一种格式的文件，如果格式选择不当，同样会导致数据发生变化;技术过时问题，虽然绝大多数新产品承诺向下兼容，但其兼容的“代”数在跨越若干年后，旧的数字信息就很难被新的硬件设备和软件系统读出，“技术过时”的阴影一直会笼罩着数字信息;刻录档案数据载体问题，为保证数据的安全，光盘等载体是作为备份的载体之一，载体质量的好坏直接影响到档案数据能否长期保存和使用;运行条件问题，足够的带宽条件和用户对网络信息传输的需求一直是较难协调的矛盾体。

（五）档案数字化建设中法规方面的问题。档案数字化建设中会涉及到许多法律问题，而这些问题又是亟待解决而又难以一时解决的问题。如：著作权、知识产权、隐私权的保护问题。在档案数字化后，原来意义上的著作权、知识产权、隐私权的保护方式已无法提供，著作权、知识产权和隐私权很容易被侵犯，这也成为数字档案馆建设面临的一大挑战。还有身份认证问题，身份认证问题，在网上对利用者的身份进行认证和进行借阅限定，大大增加了技术难度。因此，完善档案法规，实现数字档案的法律效用问题，是档案数字化建设中一个不能回避的难题。

二、档案数字化建设工作重点

针对档案数字化建设现状，我们认为当前应重点做好四方面工作。

（一）建立一套关于档案数字化建设非常规范的、行之有效的程序化管理方案，包括具有科学性的标准体系和业务管理制度。以此规范数字化档案建设流程和收集、扫描、装订、上传、借阅、备份等各环节的技术标准，最终确保实现数字档案的应有价值。

（二）建立档案馆网页和“电子文件（档案）数据管理中心”，开展网上利用服务。档案工作者要以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用。建立“电子文件（档案）数据管理中心”，集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。

（三）多措并举，确保数字档案安全。档案安全是档案信息公开的先决条件。必须具备良好的信息安全环境，才有可能确立档案信息公开的可行性。

1、人员安全。档案信息安全系统，不论设计如何周密，不论利用如何复杂的加密技术，如果没有严格的人员管控，都是徒具形式。因此，必须树立起档案信息安全人人有责的观念，才能维护电子档案在网络应用上的安全性。在档案信息公开前，必须防范任何可能蓄意或者非蓄意的人为过失，通过培训教育积极宣传信息安全的重要性，降低发生的几率。任何人员以电脑接触档案信息时，首先要取得区域内电脑的使用权，落实使用者权限的管控。

2、操作安全。应着重于档案信息操作过程的安全概念，包括个人电脑的防毒措施，以及资料备份的观念;避免档案信息公开的过程中，无意间夹带电脑病毒送出，形成感染，而造成使用者档案信息资料毁损或被篡改。档案部门除了在档案服务器中安装杀毒工具之外，也应在邮件服务器上安装邮件杀毒软件，建立基本的防毒安全环境。还应养成重要资料备份的习惯，以减少还原失败的可能性。另外，更重要的是建立异地备份的观念，使备份工作法制化。

3、档案信息内容安全。目前的电子档案全文是以影像为主，影像扫描的过程，可能会遇到人为安全问题或者资料输入大致相同的问题。因此，对提取原卷的过程应加以重视，扫描前与扫描后务必保持原件的数量一致，并确保原件并未受到破坏、恶意删改及盗用。为了防止档案信息被非法窃取，确保档案部门所公开的档案信息具有唯一性及公信力，所有文件储存时必须先将文件加密，同时配合完善的存取控制，避免权限不足的人员取得资料。为确保档案内容的绝对安全，可实行档案保管的“双套制”，即同一内容的纸质载体档案和电子载体档案双套保存。