档案馆工作计划汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇档案馆工作计划范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

篇（1）

第二、抓好馆内的基本建设工作为主要目标。保证各信息系统的软、硬件设施工作运行正常，做好馆内各项业务的信息化管理。在馆内已建成使用的局域网和城建档案计算机管理系统的基础上，辅助完成好城建档案收集、审核、接收、整理、保管、鉴定、统计和利用等日常业务工作。

第三、加强验收与指导，提高基础业务工作效率。在实行建设工程档案竣工验收备案管理制度中，一如既往的严格推行《城市建设工程档案资料验收合格证制度》、《建设工程竣工档案整理报送制度》。在验收审核、接收、整理工作环节中，坚持履行国家建设部颁布的《城市建设档案管理规定》、《建设工程文件归档整理规范》、《城市建设档案著录规范》、《城市建设档案案卷质量规定》,坚持实行多次指导、跟踪服务、上门服务等主动服务形式来提高工程档案资料的入馆质量。

篇（2）

2、举办专兼职档案员培训班，结合卷改件的改革，进行档案业务学习、指导，使档案管理有条不紊地推进。

3、深入各立档单位进行业务指导，提高基层单位归档意识，做到归档及时、归档文件材料齐全、完整、规范，提高归档率、完整率。

二、积极推进档案现代化管理，开发使用好档案管理软件，提高工作效率

1、购置合适的软件，为档案现代化管理提供基本硬件条件。

2、在软件到位后，积极组织档案目录的录入工作，编制各门类档案管理检索工具，建立数据库。

3、与教务、人事、科研等有关单位联合，开展电子档案信息网上查询工作。

4、做好对档案馆网页的维护、开发、优化工作，提高点击率。使档案馆网页成为档案宣传工作的一个窗口、日常档案管理、交流工作经验的一个平台。

5、在不断探索总结经验基础上，规范学校档案的现代化管理工作，适时向学校提出“中国农业大学档案信息化建设实施意见”。

三、按照国家二级档案达标要求，做好档案实体基础工作、利用服务工作

1、接收201x年档案，按要求及时做好整理、归档、鉴定、分类、编目、排架、入库，做到管理规范、利用方便。

2、清理积压档案，按要求完成鉴定、立卷、归档工作。

3、对超过保管期限的档案进行鉴定，按严格的组织程序予以处理。

4、在做好档案实体基础工作的同时，开展内部检查、评估、评比工作，为优秀教学评估做好档案工作方面的准备。

5、开展评选档案工作先进单位和个人的评比工作，通过评优总结促进档案工作。

6、配合学校的各项改革管理工作，以积极主动热情的服务态度，做好档案提供利用工作，树立良好的窗口服务形象。

7、改进研究生毕业离校手续、认真做好研究生档案接收、转递工作，做到及时、快捷、准确、无误。

四、围绕百年校庆，开展档案展览等项工作

1、为举办百年校史展览、教学科研展览、名人档案展览，照片专题展览，对展厅进行规划、设计，进行必要的装修，为百年校庆做基础准备。

2、做好《中国农业大学名人志》的编纂工作、名人全宗档案的整理工作和百年校庆画册的编辑具体工作，如：有关资料、照片的接收、催收、征集和整理工作。

3、按照学校布署，积极做好百年校庆展览有关准备工作。努力丰富充实馆藏，加强资料的收集、整理、档案利用等工作。

4、完成档案馆简介的编印工作。

五、其它工作

1、开展档案编研，力争写出2—3篇论文，与兄弟院校交流或发表。

2、做好陈列馆接待参观工作，发挥档案对学生的教育作用。

3、向兄弟院校学习先进经验，积极参加业务培训，不断提高档案业务管理水平。

篇（3）

1、利用档案馆网页，宣传档案管理法规及档案知识，增强档案意识，提高工作自觉性。

2、举办专兼职档案员培训班，结合卷改件的改革，进行档案业务学习、指导，使档案管理有条不紊地推进。

3、深入各立档单位进行业务指导，提高基层单位归档意识，做到归档及时、归档文件材料齐全、完整、规范，提高归档率、完整率。

二、积极推进档案现代化管理，开发使用好档案管理软件，提高工作效率

1、购置合适的软件，为档案现代化管理提供基本硬件条件。

2、在软件到位后，积极组织档案目录的录入工作，编制各门类档案管理检索工具，建立数据库。

3、与教务、人事、科研等有关单位联合，开展电子档案信息网上查询工作。

4、做好对档案馆网页的维护、开发、优化工作，提高点击率。使档案馆网页成为档案宣传工作的一个窗口、日常档案管理、交流工作经验的一个平台。

5、在不断探索总结经验基础上，规范学校档案的现代化管理工作，适时向学校提出“中国农业大学档案信息化建设实施意见”。

三、按照国家二级档案达标要求，做好档案实体基础工作、利用服务工作

1、接收XXXX年档案，按要求及时做好整理、归档、鉴定、分类、编目、排架、入库，做到管理规范、利用方便。

2、清理积压档案，按要求完成鉴定、立卷、归档工作。

3、对超过保管期限的档案进行鉴定，按严格的组织程序予以处理。

4、在做好档案实体基础工作的同时，开展内部检查、评估、评比工作，为优秀教学评估做好档案工作方面的准备。

5、开展评选档案工作先进单位和个人的评比工作，通过评优总结促进档案工作。

6、配合学校的各项改革管理工作，以积极主动热情的服务态度，做好档案提供利用工作，树立良好的窗口服务形象。

7、改进研究生毕业离校手续、认真做好研究生档案接收、转递工作，做到及时、快捷、准确、无误。

四、围绕百年校庆，开展档案展览等项工作

1、为举办百年校史展览、教学科研展览、名人档案展览，照片专题展览，对展厅进行规划、设计，进行必要的装修，为百年校庆做基础准备。

2、做好《中国农业大学名人志》的编纂工作、名人全宗档案的整理工作和百年校庆画册的编辑具体工作，如：有关资料、照片的接收、催收、征集和整理工作。

3、按照学校布署，积极做好百年校庆展览有关准备工作。努力丰富充实馆藏，加强资料的收集、整理、档案利用等工作。

4、完成档案馆简介的编印工作。

五、其它工作

1、开展档案编研，力争写出2—3篇论文，与兄弟院校交流或发表。

2、做好陈列馆接待参观工作，发挥档案对学生的教育作用。

3、向兄弟院校学习先进经验，积极参加业务培训，不断提高档案业务管理水平。

4、做好保密、安全工作

档案的保密、安全工作是档案工作的重中之重，平时基础工作做得再好，如果发生了失、泄密和丢失、火灾等情况，那是要犯历史性错误的。我们作为档案工作者，必须有很强的档案保密、安全意识，做到档案工作到哪保密安全工作到哪。保密工作中要根据档案内容及情况变化，确定和调整密级。

篇（4）

现将档案管理做如下工作计划，请领导指正。

一、对公司档案室现存档案进行了解

作为一名新入职的员工，我先从对公司的了解及对现存档案的了解而渐渐展开今后的档案管理工作。所以，入职以来我先学习了公司的档案管理办法，及档案归档目录指引，并对公司的组织架构、部门设置等进行了了解，之后对档案室现存档案进行了逐一查阅。目前此项工作已基本完成。

二、对公司档案室现存档案进行分类、整理。

通过对公司档案室档案的查阅，了解了现存档案的大致内容，同时结合公司的档案管理办法、档案归档目录指引、滨海新区城建档案2012年工程档案归档细则及自己以往工作经验对档案室现存档案进行分类、整理，做好卷内目录的编制工作，使得公司档案的分类在符合国家档案管理规定前提下，根据公司实际情况进行分类。保证档案工作能够为企业的经营管理和各项工作服务。由于现存档案基本没有卷内目录，需要逐一分类、编码，并建立电子版的资料索引目录，使档案室所有档案能够更加方便、快捷的被查阅和有效利用。所以将此项工作的完成时间暂定在8月底。

三、跟领导及同事探讨、修订公司档案管理办法。

具体工作计划为以公司现有档案管理办法为基础，征求各部门兼职档案管理员意见进行修订，对于档案管理办法的修订暂时计划从以下几方面进行补充修订，大致提纲为：1总则；2工作职责；3档案类目设置及分类；4档案管理实施细则；5档案借阅规定；6档案保密规定；7纪律与处分；修订完成后报部门领导进行审批，之后将根据部门领导的审批意见修改后的修订版报分管领导审批。(此项工作预计在9月下旬完成)。

    四、根据新版档案管理办法进行档案室的二次整理及档案收集

       在档案管理制度修订完毕后，对初步整理的档案进行系统整理。同时希望能使各个部门都真正参与到档案管理工作中，将各自手头档案进行分类、整理、制定电子版卷内目录，并将部分重要档案移交档案室，使得每一份档案都具有可查性。保证公司各类档案的完成性。此项工作计划在十月完成。

五、  档案管理办法试行、修改

篇（5）

随着科技、经济和社会建设的高速发展，档案信息作为社会信息的一个重要方面，其内容和形式也在不断丰富和发展。社会对档案信息的利用需求发生了很大变化，由过去的量少、零散、形式单一、内容专门化，变为量大、系统、形式多样、内容丰宦。传统的档案管理方式已越来越不适应形势发展的需要，档案管理现代化建设势在必行。

1 档案管理基础工作存在的主要问题

众所周知计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具的首要特征就是要求输入计算机的各项原始数据信息必须是准确和科学的否则输入的数据与信息是“垃圾”输出的只会是更高级的“垃圾”。所以实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前处理性质的基础工作使其充分满足计算机工作的技术要求。

那么我国档案管理基础工作究竟在哪些方面不足呢？总体来讲目前我国的综合性档案馆大多是馆藏，内容庞杂案卷数量繁多时间跨度长，且由于多年来一直处于封闭式管理之中，档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则，再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同，整理的规格不统一等情况，形成了档案基础普遍较差的局面。

2 实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平

从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。

（一）全面普查案卷，去糟取精

这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

（二）重新组合案卷实现案卷规范化

将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

（三）结合本馆实际规范著录工作

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。我们根据这一原则制定了《北京市档案馆著录细则》从目前实施的情况来看已经起到了提高基础工作水平的作用并对我馆实行档案计算机管理工作有很大的促进。

（四）统一分类号保证检索查全率

计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“J”类然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。

（五）规范题名保证检索查准率

档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是：在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委，北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委；还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种；必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。

另外我们还利用计算机一次输入多次输出的功能将关键词项中的人名、地点、时间与机构分别著录为日后制作《人名目录》等检索工具打下了基础。

3 加快数据储备，积极推进档案现代化管理进程

在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

（一）分清轻重缓急，循序渐进

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

（二）分级次著录，省时省力

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录？对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录；而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

（三）分门别类，充分利用档案原基础

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引；而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。

（四）用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率

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从当前我国档案馆的实际情况来看，所馆藏的档案信息具有数量多、时间跨度长等特点，并且在对这些档案进行管理的过程中大多采用封闭式管理方式，即加强档案的收藏，要求不丢失案卷。但是我们需要注意的是，管理者在对档案进行管理的过程中，对于每个时期的档案管理都采用不同的整理质量与整理规格，这就导致其出现各种各样的问题，其主要体现在以下几个方面：1）档案信息在管理的过程中编号并不具有规范化特征，缺乏目录号，出现了“一卷多册”的现象；2）管理者在编制案卷标题的过程中不够规范化，编制的标题与其中的内容不符，这就不利于管理者后期的管理；3）档案馆内大多数案卷都没有目录，当管理者将先进的信息技术应用在其中时，用户根本不能够对档案信息的检索。由此看来，这些问题在很大程度上制约了档案事业的健康发展，这就需要管理者针对问题采取最有效的措施，这样才能够提高档案管理水平。

二、加强基础工作有利于提高档案管理水平

通过实践经验证明，要想在实际工作中提高档案管理水平，就需要管理者规范自己的行为，采取最科学合理的管理方法对档案信息进行管理。

1、档案馆藏去粗取精，对档案信息全面普查

对于馆藏信息进行全面复查是实现档案管理规范化的首要工作。目前，大多数档案馆在对当心信息进行管理的过程中都不会进行清查，知识很多档案信息繁杂、凌乱，这既不利于管理者的管理，因此我们很有必要对档案信息进行全面普查，针对于其中已经过期或者无用的文件剔除，这样才能够提高档案信息的管理效率。

2、案卷重新组合，实现档案信息管理的规范化

在档案馆内，有大部分案卷过厚，内容相对较为混杂，这就需要管理者对其进行重新组合，将其中联系紧密的文件组合在一起，而其中若还存在缺少页码或者没有案卷标题的档案，还要求管理人员在重新加工一遍从而保证案卷的规范化。通过对案卷的重新组合，不仅能够提高档案管理水平，还能够提高档案的利用率，有助于档案信息管理实现现代化与自动化。

3、对案卷统一分类，方便用户对档案信息的检索

在档案管理工作中，通过计算机技术、网络技术的应用有利于用户对档案信息的检索，因此再来满足用户的需求，管理者在对案卷进行管理的过程中必须要严格按照国家现行的相关规定编制一套完善的分类规则，然后严格按照这一规则进行分类，并统一档案信息的分类号，这样也就有利于档案管理实现规范化与标准化，达到理想的管理效果。

4、规范题名保证检索查准率

档案的分类号保证了检索查全率，而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。凡是要求批复的文件写“请示”，凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。

三、加快数据准备推进档案现代化管理进程

在档案管理基础工作的各个环节中，计算机数据的准备工作是一个大工程，尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲，由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用，甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。

1、分清轻重缓急，循序渐进

档案管理的一个重要目的，就是要使档案为社会所用。而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中，应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

2、分级次著录，省时省力

在著录过程中，可以将案卷分为三个层次进行著录，即：将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

3、分门别类，充分利用档案原基础

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两河指挥部根据国家档案局、国家发改委联合的《重大建设项目档案验收办法》规定，充分认识工程档案在建设项目竣工验收中的重要性以及对项目建成后的管理、使用、维护、改建、扩建、技改、审计等方面的重要作用，从项目立项开始，就成立档案小组，配备专门工作人员，负责文件、图纸、合同等资料的收集、管理工作。对项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导，确保项目档案工作与项目建设同步进行。定期召集有关参建单位及档案管理人员参加项目档案工作会议，汇报项目档案工作进度，安排部署下步工作。

二、加强对档案管理人员的培训

档案管理信息化是新事物，有别于传统的档案管理模式。因此要通过各种形式，组织档案管理人员的培训，使他们学会新知识，掌握新技能，提高对档案信息化管理的重视程度，加大对法律法规的宣传力度，提高档案管理人员的业务素质。一是积极参加各级档案管理部门组织的培训学习。二是在工作中实行一对一的帮扶方法，由业务工作水平较高的档案管理人员对业务能力较差的管理人员进行帮带培训工作，在档案资源、文书等方面的工作能力进行科学有效的培训。

三、建立健全档案管理规章制度

一是档案收集工作。陡河青龙河防洪排涝综合整治工程在与设计、勘察、施工、监理等参建单位签署各类合同、协议时，明确规定工程档案应具备的质量和数量要求、移交时间等，把项目文件资料的收集、整理和归档纳入合同管理，明确图纸资料移交的具体要求和处罚条款。指挥部制定了《唐山市环城水系工程建设项目档案资料归档范围及保管期限表》、《唐山市环城水系工程建设项目档案资料归档目录》，按照前期资料、施工资料、监理资料等八项内容将档案整理的收集归档范围进行了分类，明确了建设单位资料接收范围及向城建档案馆移交资料范围。《施工监理阶段资料立卷整理标准》对施工监理单位提出了详细的立卷整理方法及数量等要求。

二是建立合同台帐。合同管理是项目建设中的一项重要内容。项目建设初期应该成立专门的部门对项目建设签订的合同内容进行审核、把关。制定合同审批单，对合同签订日期、内容摘要、审核领导、经办人、份数、保管出处等内容进行详细登记，并分类汇总，建立台帐。围绕合同，由经办人负责收集相关资料，整理装盒后定期移交档案室。并为日常管理工作和审计工作提前做好充分准备。

三是档案移交、鉴定工作。依据《重大建设项目档案验收办法》，为保证项目档案的完整性、准确性、系统性，指挥部结合实际，分别制定了适用于指挥部内部资料及施工监理单位移交程序及表格：指挥部相关各处室、所属各单位均按照《归档目录》要求及移交流程移交资料，遵循“谁形成谁负责”的原则。在掌握审核标准上，坚持高标准、严要求、不马虎迁就，以确保项目档案的质量。

四是档案分类编号。为了系统、科学的管理档案，充分发挥工程档案的作用，安全有序的对档案进行保管，档案室首先对工程总体情况进行了摸底、调研工作。按照六个单独立项子项目将档案分类大项依次分类。结合工程实际特点，编制了档案号、档案类目设置、档案分类形式、排序等具体方案。

五是档案数字化建设方案。随着信息社会的到来，信息与信息技术应用在档案基础业务建设中日渐增多，档案现代化管理和信息化建设，成为了档案工作发展的必然趋势。两河指挥部将工程档案及文书档案列入档案数字化范围，按照档案部门规定，制定档案数字化扫描加工方案。

篇（8）

    一、会计电算化会计档案的特点

    众所周知,传统的会计档案主要是指会计凭证、会计账簿和会计报告等会计核算专业材料,是记录和反映经济业务的重要史料和证据。现在财务人员采用无纸化办公形式,所有日常工作均在计算机上完成,会计信息的管理有以下一些显着特点:

    第一,电算化会计档案比传统会计档案具有更广泛的内涵。表现突出的是存储的范围和领域扩大了。它不仅保留了传统意义上的纸介质会计档案,而且还新增了存储在磁性介质或光存储介质上的会计数据。

    第二,电算化会计档案的存贮和调用具有很高的技术要求。传统的会计档案具有直观可视性,而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可以使用。

    第三,会计电算化档案具有多形式的载体。不仅包含通过打印等输出的传统意义上的会计资料信息载体纸张,更主要的是磁盘、光盘、存储芯片。

    第四,会计电算化档案具有易遭破坏,难留痕迹的特点,同时他们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响,因此对会计电算化档案的安全性、完整性要求更高。

    第五,电算化会计档案的使用和会计软件的版本密切相关。随着单位使用的会计软件的升级,新软件对原会计档案的兼容应于考虑,即会计电算化档案更需要科学地管理。

    二、如何做好电算化会计档案管理工作

    为了更有效地做好电算化会计档案工作,我们必须根据电算化会计档案的特点,分别做好会计档案的输出、管理与保存、利用等方面的工作。

    第一,做好电算化会计档案的输出。所谓电算化会计档案的输出是指在一定的时间间隔内(如一个会计年度),把计算机系统中的所有会计数据打印拷贝存储到存储介质上,从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。平时采用计算机打印输出会计凭证、银行日记账和现金日记账,并把打印的活页账装订成册。总账及一般账簿可按年打印。年末应把完整的账套数据备份出来,存入光盘或磁盘。另外还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等;计算机操作系统;财务软件的编程语言、数据库系统类型;财务软件的系统名称、版本号;财务软件的销售与维护公司的名称、地址、电话与联系人以及与会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册。

    第二,做好电算化会计档案的管理与保存。由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的,根据这些信息载体的物理特性,在形成这些档案时应采用双备份法进行数据的备份,并且在每份备份上注明形成档案的时间与数据文件容量、版本型号,并贴上写保护字样,存放在两个不同的建筑物。并选择远离磁场、防火、防潮、防尘的场所等。对采用磁性介质保存的档案,要定期进行检查,定期进行复制,如每半年复制一次,且最好复制双份存放在不同的地点,防止由于磁性介质的损坏,而使会计档案丢失,造成无法挽救的损失。

    此外,还应注意电算化会计档案与对应的财务软件版本的一致性。因为在不同版本软件下形成的会计档案其会计数据的结构有可能不同,这就有可能产生用现在的高版本软件不能查阅调阅原会计档案或者产生某些预料外的错误。因此,建议在系统管理员配合下,会计电算化档案除保存各版本的原备份账套外还应保存其升级后的会计账套,二者的一致性是非常必要的。

    第三,做好电算化会计档案的利用。在长期开展会计电算化的过程中,随着软件系统的不断升级,我们所调阅的会计档案会有下述两种情况:一是所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致,此时只需将所需调阅的档案通过电算化软件系统中的账套恢复功能进行调阅即可;二是所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号不一致,此时可以在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统,然后再进行调阅。也可对原版本会计账套进行升级,但这会受软件功能设计的限制,不能保证完全成功。

    三、电算化会计档案的整理与再利用

篇（9）

2 在“双套制”下如何解决纸质与电子档案的归档

篇（10）

众所周知，传统模式下的会计档案管理工作主要包括了人工的造册归档、制定使用以及借阅手续、确定保管期限、严格履行销毁手续等方面。对于相关工作人员而言，其工作量可谓是极大的，且因为各种因素的存在，从而导致其工作效率低下等现象的存在也是比比皆是的。而会计电算化的出现在很大程度上为会计档案管理工作带来了一定的便利性，但就相关工作人员的具体工作情况而言，其中依然存在着一系列尚待解决的问题。那么?会计电算化背景下会计档案管理工作中究竟存在着怎样的问题，又应当如何加以解决呢?具体如下。

一、会计电算化背景下会计档案管理工作中存在的问题

在会计电算化的时代背景之下，相较于以往而言，各企业内部会计档案管理工作的开展已经有了明显的提升与进步，总体上朝着规范化、系统化的方向发展，但在实际工作过程中依然存在着许多尚待解决的问题。具体如下。

(一)会计档案管理工作人员的专业水平与业务能力不足问题

众所周知，传统模式下，相关企业的会计档案管理工作通常采用手工核算模式，这对从事会计档案管理工作的人员而言，其工作量可谓是极大的。但该模式下，会计档案管理工作对于相关工作人员是否熟练掌握微机这一方面并未做出具体的要求。但在会计电算化背景下，许多企业与单位已经逐步的利用计算机代替人工核算。这便要求从事会计档案管理的相关工作人员掌握熟练运用微机的能力。但就目前各企业内部会计档案管理工作的现状而言，其中会计档案管理工作人员专业水平与业务能力不足等现象已经比比皆是。就经过短期培训的相关工作人员而言，通常情况下，除了准确掌握开机运用财务软件的能力之外，其对于微机的各种软件与硬件知识的掌握可谓是微乎其微。且一旦出现相关问题，其并不能够依靠自身的实际能力及时的加以解决。相反的，往往会出现相关工作人员因为某一步骤的错误操作从而导致数据丢失等现象。除此之外，就熟练掌握微机的工作人员来说，随着会计电算化进程的不断深入，该工作对于会计档案管理人员的要求也越发的明确化和复杂化，部分工作人员因为无法及时的对相关知识进行更新与了解或者是没有给予足够的重视，从而无法胜任该工作的情况也时常发生，这些问题对于在会计电算化背景下做好会计档案管理工作而言，可谓是极其不利的存在。

(二)难以保障会计档案管理工作的安全性

除了上文中提到的，会计电算化背景下，会计档案管理工作人员的专业水平与业务能力不足等问题之外，难以确保其工作的安全性也成为了当前众多工作人员需要解决的当务之急。众所周知，在会计电算化的大背景之下，会计档案管理工作总体上是依靠计算机加以完成的。但就计算机的网络安全而言，其中依然存在着许多不稳定的因素。简单来说，所谓计算机网络安全，就其本质而言，是指利用网络的管理控制和技术措施等，就数据的保密性、完整性以及可使用性等特性在一定的网络环境中受到保护。但在人们日常生活的使用过程中，计算机网络安全还是会受到一系列不安全因素的影响，比如:黑客攻击、病毒、网络瘫痪、信息库数据被非法入侵等问题。具体来说，构成网络安全威胁的众多因素中，系统漏洞可谓是我们最为熟悉的一种主要威胁因素。通常情况下，这类系统漏洞会被许多不法者利用，通过各种方式，比如通过网络植入木马、病毒等方式来控制电脑甚至是攻击电脑，从而达到窃取电脑中重要的资料和信息以及破坏系统等不良目的。这对于信息和数据的拥有者而言，可谓是一种极大的威胁。显而易见的，该类问题的出现，往往会造成会计档案管理信息的丢失以及被盗等现象发生。除此之外，网络攻击同样给网络安全带来了极大的隐患。部分非法分子往往对网络信息系统进行的人为攻击，通过寻找系统的一系列弱点，从而以非授权的方式达到破坏、欺骗和窃取数据信息的目的。由此可见，会计电算化背景之下，会计档案管理工作依然面临着极为艰难的挑战。

二、会计电算化背景下完善会计档案管理工作的具体措施

(一)提升会计档案管理人员专业水平与业务能力

针对前文中提到的相关企业会计档案管理工作人员的专业水平与业务能力不足等问题，我们应当给予足够的重视。对于从事会计档案管理工作的相关人员而言，对其进行强力的人才培训可谓是必不可少的重要举措之一。正如前文中所示，提高相关工作人员的计算机业务素质是迫在眉睫的任务之一。各企业应当立足于国际水平，以培养高级技术人才为其目标，帮助相关工作人员熟练的掌握国际先进技术、精通信息技术以及熟练应用会计电算化等等。除此之外，利用会计电算化该契机，促进会计档案管理工作人员的职能转型，从而引发相关工作人员知识结构的变化以及其素质的提升，从而帮助其实现向复合型人才的转变。

(二)会计档案管理工作标准化、规范化

除了上文中提到的加强对从事会计档案管理工作的相关工作人员的专业水平以及业务能力的提升之外，实现会计档案管理工作的标准化以及规范化也是不容忽视的。就当前会计档案管理工作的形式而言，其标准化与规范化方面依然存在着极大的不足。因各种工作软件具有不一致性，会计档案管理人员在使用的过程中会因为软件不规范有序的问题遇到诸多不便。因此，各企业在会计档案管理工作开展的过程中，需要考虑多个方面的细节，做到档案规范化、标准化，从而确保档案管理工作能够顺利进行。

(三)加强计算机网络安全

针对上文中提到的，会计档案管理工作中因为计算机网络存在着一系列安全隐患，从而导致档案管理信息丢失以及被盗的现象，我们应当采取的措施为:加强计算机网络安全管理。计算机作为会计电算化背景下会计档案管理工作的主要途径，为确保其安全性，以下措施皆可采取:1、加强PC端防火墙技术的应用。防火墙作为计算机网络安全领域的安全防御工具，在内部网和外部往中都得到了相应的使用。2、强化计算机安全评估技术的应用。除了上文中提到的加强PC端防火墙技术以此来强化计算机信息管理技术的应用外，还可以针对计算机安全评估技术进行系列的强化运用。该技术的应用对于确保计算机网络的安全性而言，发挥着其不可取代的重要作用。因此，在确保了计算机安全的基础之上，会计档案管理工作才能够顺利的开展。3、构建安全信息管理模型。通过构建安全信息管理模型来确保计算机网络安全也是极为常见的方式之一，因此，从事会计档案管理工作的相关人员应当对其加以重视。

(四)强化档案意识

除了上文中提到的提升会计档案管理人员专业水平与业务能力、会计档案管理工作标准化、规范化以及加强计算机网络安全之外，强化相关工作人员的档案意识也是有其必要性的。众所周知，传统会计档案管理过程中，一些错误的观念普遍存在于众多工作人员之间。比如:重视凭证以及账簿的管理，从而轻视了辅证材料的管理;重视纸质实物档案的管理，从而轻视了磁性介质档案管理;重视档案移交的后续管理工作，从而忽视了前台会计工作的档案管理，除此之外，重视一般档案的统一管理，轻视专门档案的专门管理等错误理念。这些观念的存在对于会计档案管理工作而言都是极为有害的。因此，在会计电算化的背景之下，摈弃该类错误理念显得尤为重要。相关企业应当根据自身企业的实际经营情况，制定符合自身的会计档案管理工作的相关制度，并且及时的加以更新和完善，在此基础之上，才能够帮助相关工作人员最大限度的摒弃上文中提到的许多错误观念，从而促使其在会计电算化的背景之下强化档案意识。

三、结语

目前我国在会计电算化背景之下会计档案管理工作依然存在着许多尚待解决的重要问题。因此，针对此类问题的存在相关工作人员应当及时的加以解决，从而确保在会计电子化背景下，会计档案管理工作的顺利展开。并且促进其规范化、效率化以及安全化的发展。

【参考文献】

［1］安艳君．浅析会计电算化背景下的档案管理［J］．办公室业务，2013(13)