时间:2022-11-16 15:43:18
序论:好文章的创作是一个不断探索和完善的过程,我们为您推荐十篇采购管理系统范例,希望它们能助您一臂之力,提升您的阅读品质,带来更深刻的阅读感受。
中图分类号:TP315 文献标识码:A文章编号:1007-9599 (2011) 14-0000-02
The Design and Realization of the Purchasing Management System
Zhang Lin
(InBev Jinlongquan Brewing(Hubei)Co.,Ltd.Jingmen448000,China)
Abstract:The paper introduces the design thought and the realization process of the purchasing management system and describes the demand analysis,the system design and the system implementation in detail,based on which the business procedure,the business module and the data structure were established and the system development was carried out with the using of the C/S(Client/Server)as the system structure,Sybase as the background database and PowerBuilder9.0 as the development tool.
Keywords:Purchasing management;Term of the account payable;Account receivable age
一、引言
采购是供应链当中的一个重要环节,它对企业管理是否成功有着巨大的影响。对任何生产企业而言,将正确的原材料和半成品以正确的价格,正确的质量在正确的时间送到正确的地点,是至关重要的。随着市场竞争的日趋激烈,采购管理的作用也显得日趋重要,如何通过提升采购管理来加强采购流程控制,降低采购成本和采购风险,提高资金利用率,是每个企业必须面对的问题。随着信息技术的迅猛发展,通过实施先进的计算机采购管理系统来提升企业的采购管理水平,进而提升企业的核心竞争力成为可能。
二、需求分析
(一)系统目标
本系统要求界面友好、操作简便、安全、实用,能对采购物流和资金流的全部过程进行有效的双向控制和跟踪;在采购计划审批、质量检验、采购价格审核、采购付款等关键业务点通过先进的身份认证技术对操作人员的身份进行认证,增强系统的安全性能,降低采购风险;通过采购付款帐期控制避免提前付款,增加企业的流动资金,提高资金利用率;通过提供及时的数据查询功能和详细的统计分析报表,为企业的采购管理提供必要的数据支持,提高企业的采购管理水平。
(二)业务流程
采购管理的流程比较复杂,为了保证采购管理系统能够满足整个采购流程的控制需要,我们通过详细的调研,确定了本系统按以下的流程进行设计:
采购计划申报采购计划审批采购计划分解生成供货通知单采购实物收货质量报检质量检验采购价格审核验收入库采购付款。
三、系统设计
(一)系统功能模块设计
根据本系统的需求分析,按照数据联系的紧密程度和业务功能,将系统划分为基础数据管理、采购过程管理、统计查询与报表三个子系统。各子系统又包括不同的模块,以完成不同的系统功能。整个系统的功能是基于权限管理的,操作人员按照自己的权限进入相应的功能模块进行操作,各子系统下的模块的主要功能如下:
1.基础数据管理
(1)操作权限管理:按各部门操作人员的职责在系统中设置对应的模块权限,只有经过授权的用户才能进入系统操作设定的模块。
(2)采购员管理:对采购部门的员工的信息进行管理,设定每位采购员负责购进物资的类别。
(3)供应商管理:对采购供应商的资料进行管理,包括供应商名称、地址、邮政编码、联系人、联系电话、传真、银行账户等重要信息。
(4)质量检验标准管理:用于设定各种采购物资的质量检验标准,包括检验项目、评判标准等信息。
(5)Ikey身份认证管理:Ikey身份认证是本系统为了加强安全控制而引用的一项加密技术,Ikey内存储的是用户设置的一个密码,用来对用户进行身份认证,该密码与采购管理系统定的操作员相关联,在需要使用Ikey的模块上,系统首先检查Ikey与系统登录用户是否一致,如果不一致Ikey将起不到身份认证的作用,如果一致系统将检查用户输入的密码是否与Ikey上记载的密码相同,只有密码相同才能通过身份认证。在本系统中对影响整个采购品种与数量的“采购计划审批”、对采购物资进行评级的“质量检验”、核定实际结算金额的“采购价格审核”、最终进行财务付款的“采购付款”等关键业务点都用Ikey对操作员的身份进行了认证。通过Ikey身份认证技术的应用,有效的加强了采购系统的安全性能,降低了采购分析。
(6)采购应付款帐期设置:用于按供应商或购进物资设置采购付款最短天数,购进物资收货后,如果没有达到系统设定的最短付款天数,系统不能进行付款操作。通过采购应付款帐期的控制,有效的避免提前付款,增加企业的流动资金,提高资金利用率。
2.采购管理
(1)采购计划申报:采购计划申报部门计划员按仓库的实际库存和当前的需求量申报物资采购计划。
(2)采购计划审批:公司分管领导按实际情况对采购计划进行审批。
(3)采购计划分解:物资采购部计划员将采购计划中的各种物资分解给具体的采购员进行采购,生成采购分解单。
(4)生成供货通知单:物资采购部采购员在供应商将物资送到公司后,按实际到货情况给仓库开电子供货通知单。
(5)采购实物收货:仓库保管员为将货物送到仓库的供应商办理实物收货业务。
(6)质量报检:仓库保管员对收货物资按批次生成质量报检单。
(7)质量检验:质量检验员根据物资检验实际结果,生成电子质量检验单。
中图分类号:G642 文献标识码: A 文章编号:1672-1578(2013)03-0082-01
1 引言
在会计电算化中采购管理系统最主要的工作就是在采购管理系统中处理采购的发票和入库单据,通过采购的发票对存货的成本进行确认。采购管理系统还可以跟“应付款管理系统”进行合理的集成,这样就能够更好地掌握各种采购的付款情况;跟“库存管理系统”进行合理的集成,就能够把各种存货的数量信息进行很好的把握,能够避免盲目的采购,防止不必要的库存积压;跟“存货核算系统”进行合理的集成,就能够为财务部门提供及时的存货采购成本信息。
2 采购管理系统的业务流程
采购管理系统向库存管理系统传递采购入库单,追踪存货的入库情况,抉择存货的畅滞信息,减少盲目采购,避免库存积压;向应付款管理系统传递采购发票,形成企业的应付账款;应付款管理系统为采购管理系统提供采购发票的核销情况。
3 采购管理初始设置
3.1系统业务参数设置
第一次进入采购管理系统时,应进行采购管理系统的参数设置,系统参数的设置将决定企业使用系统的业务模式、业务流程、数据流向,企业应结合实际业务需要进行设置。系统业务参数设置主要包括:业务及权限控制和公共及参照控制。
3.2基础信息设置
购销存各系统的基础信息大致相同,既可以统一设置,也可以在各系统中设置,只要在任何一处设置后,各系统可以共享,不必重复设置。另外,有些基础信息可能在前面财务各系统中已经设置过了,这些基础信息在购销存管理系统中也可以直接使用,无须再重复设置。
采购管理系统的基础信息基本上可以分为三类:分类信息、基础档案和其他信息。其中有编码级长要求的,其编码级次及长度应符合所设置的编码级次方案,如地区分类、供应商分类、部门档案等。
3.3期初数据录入
为保持业务的连续性,在启用采购管理系统时,应该将手工方式下与尚未结算的采购业务相关的入库单和发票录入到系统中,以便日后进行采购结算。
采购管理系统的期初数据包括期初暂估入库和期初在途存货资料。期初暂估入库是将启用采购管理系统前未取得供货单位采购发票、不能进行采购结算的入库单输入系统,以便日后取得发票后进行采购结算。
期初记账是将采购管理系统期初数据记入有关采购账,并将系统从初始化状态切换到日常处理状态。期初记账后,期初数据不能增加、修改。采购管理系统期初数据必须执行记账功能。
4 采购管理日常业务处理
4.1普通采购业务
(1)单货同行采购业务。单货同行采购业务是指企业已收到发票、账单等结算凭证且存货已运到并验收入库的采购业务。此时可以进行采购结算,确认采购成本。
①填制采购订单。当与供货单位签订采购协议时,可将采购协议以订单形式录入系统,即在采购管理系统中填制采购订单,并由采购主管审核签字。
②填制采购到货单。填制采购到货单是采购订货和采购入库的中间环节,一般由采购业务员根据供货方通知或送货单填写,确认对方所送货物、数量、价格等信息,以入库单的形式传递到库存管理系统。
③填制采购发票。从供货单位取得采购增值税专用发票、普通发票和运费发票时,在采购管理系统中填制采购发票。采购发票是必有单据。
(2)在途存货采购业务。在途存货采购业务是指已收到采购发票但货物尚未验收入库的采购业务。对于该类业务在计算机方式下有两种处理方式:一种是压单处理即收到的发票暂不录入系统,待货物验收入库后再录入到系统中与采购入库单进行采购结算;另一种是收到发票后便录入到系统中去,这样可以实现实时统计在途货物情况,当货物验收入库后再进行采购结算。
(3)暂估入库采购业务。暂估入库采购业务是指本月存货已运至企业并验收入库,但尚未收到采购发票,因而不能确定存货的入库成本。为了核算存货的入库成本,在手工方式下,一般是在月末将这些存货暂估入账,到下月初再用红字冲回。在计算机方式下,暂估可以在月末进行,也可以在录入入库单后马上暂估。而暂估的处理有三种方式:月初冲回、单到回冲、单到补差。
4.2采购退货业务
采购退货业务是指因为货物质量等原因,企业会发生采购退货。如果刚收到货物还未办理入库手续,只要把货物退回供应商,在系统内不进行任何处理;如果在采购管理系统中已办理手续但还未完全处理完毕,可通过一系列逆操作和删除操作完成退货处理;如果在采购管理系统中已处理完毕,应通过录入退货单和红字发票来处理。
5 应付账款处理
采购业务形成的应付账款信息在采购管理系统中录入采购发票时会自动传递到应付款管理系统进行审核、登记应付账款明细账、制单并传递到总账系统。
6 账表输出
采购管理系统中账表管理可以为企业提供各种有用的采购相关信息,主要包括:各种原始单据、采购明细表、采购统计表、采购账簿和采购分析表等。用户可以根据需要进行查询统计。
7 结语
会计电算化中的采购管理系统是一个非常好的工具,它的使用可以更好的为公司运作提供准确信息,对各种业务的开展提供便利。在使用过程中会有非常多的数据进行处理,相信在细致、认真的操作下一定可以为公司的发展做出贡献。
参考文献:
中图分类号:TP315文献标识码:A文章编号:1009-3044(2007)15-30598-02
Design and Implementation of an Enterprise Purchase Management Information System
XUE Xiao-feng
(Jiangsu Teachers University of Technology,Changzhou 213001, China)
Abstract:This paper introduces an enterprise procurement of materials management system. Focusing on the system architecture, business process, database design and main modules of the system, introduces the system design and implementation process. This system chooses SQL server 2000 as the development platform and VB 6.0 as the development tool.
Key words:purchase; inventory; VB
1 引言
采购是企业向供应商购买商品的一种商业行为,企业经营活动所需要的物资大部分是通过采购获得的。随着市场竞争越来越激励,采购管理在“供、产、销”这一物流管理中的重要作用也逐步突出出来。如何降低采购成本、提高企业资金利用率、降低采购风险,是每个企业必须面对的问题。只有使用先进的计算机管理系统,才能有效进行企业的采购管理,提高企业的核心竞争力
2 采购系统的总体设计
2.1 系统设计目标
通过使用采购管理系统,可以方便地为企业内部管理采购货物信息。为此,本采购系统主要分为采购管理、到货管理、库存管理和退货管理4部分。
2.2 系统功能
2.2.1 系统设置
系统设置中可以增加操作员、修改操作员的密码和删除操作员。在增加完操作员信息之后,可以给该操作员分配操作权限。可以备份和恢复数据,保证系统的安全。
2.2.2 采购管理
对采购员信息、供应商信息和采购材料信息进行管理;录入采购订单和查询采购订单信息,完成从供应商处购进货物并且签订订单的过程。在查询采购订单的时候可以根据各种基本信息查询或根据日期查询。
(1)到货管理
管理签订采购订单后的到货信息。对同一张订单可以分批次地到货,并且可以随时查询到任何一张订单的任何一笔到货信息记录。
(2)库存管理
货物到货以后,就应该对货物进行盘点入库。入库是对到货而言的,每一张到货单对应一张入库单。
(3)退货管理
维护退货信息和查询退货信息。可以分批退货和一次性退货。
2.3 系统结构图
采购管理系统功能结构如图1所示。
2.4 业务流程
在采购管理系统中,主要按着采购到货入库退货的流程对采购的货物进行管理,其业务流程如图2所示。
2.5 采购系统的数据库设计
图1 系统结构图
图2 系统业务流程图
在采购管理系统当中,共设计了8张数据表。其中采购定单表Table_cgdd和库存信息表Table_kcb是系统中最重要的数据表。这两张表的逻辑结构如下:
采购订单表Table_cgdd
库存信息表Table_kcb
3 系统主要功能模块设计
3.1 采购定单管理模块
企业依据采购合同进行商业采购活动。在采购定单管理中,单击[添加]按钮,单号自动生成,然后在“货物名称”文本框中按下键选择订货信息,选择完毕后按下键。订单管理窗体中除了数量、批号、金额和备注信息之外,其他信息全部自动录入到相应文本框中,最后输入数量,系统自动核算金额。
图3 采购订单管理窗体
3.2 到货信息维护模块
到货管理是对采购订单中所涉及货物的接收管理。到货管理模块主要实现对订单到货信息的管理。对于同一个订单,可以进行多次到货并且每一次到货后,订单数量都能够相应的减少。
图4 到货信息维护窗体
3.3 库存信息维护模块
库存管理是针对到货信息进行的管理。单击[增加]按钮之后,只需在“单号”旁边的文本框中直接按下键,即可弹出需要入库的到货信息窗口,在窗口中选择所要入库的到货信息,然后单击[保存]按钮将所录入的信息保存到数据库当中。
图5 库存信息维护窗体
4 结束语
该采购管理系统数据高度共享,减少了数据冗余度,能缩短企业资金周转周期,人机界面友好,安全可靠,适用于中小物资企业,有利于推动企业信息化建设,具有较好的推广价值。
参考文献:
[1] 东乐工作室. Visual Basic 6.0 应用与提高[Z]. 1999.
系统需求分析
1系统边界
采购管理系统是根据厂家对采购信息的管理需要来设计开发的,目标是提高厂家管理采购信息的工作效率,为厂家提供强大的管理支持和查询服务。因为不同厂家对采购信息的要求未必相同,所以系统重点不仅是要具体显示采购的哪些确定信息,而且要增加相应的功能模块,使用户更加方便,快捷,安全的使用本系统。系统主要包括厂家对功能的需求。
(1)采购计划管理
根据生产计划、库存情况及采购规则形成采购计划。
(2)采购过程管理
根据采购计划、供应商选择规则形成采购订单并执行订单。
(3)供应商管理
完成供应商的增、删、改、查等基本功能。
(4)生成报表
根据上述需求可以将采购管理系统划分为以下几个模块,划分结果如下。
1)采购计划管理模块:从生产部门拿来生产情况表单,根据仓库部门库存情况表,经计算自动生成采购计划。
2)订单管理模块:采购计划经过审核生成订单后可以对其进行查询、若原料还需采购可以继续审核后生成订单,若订单生成以后不合理则采购主管可以对其修改或者删除订单信息。
3)采购合同管理模块:合同的增删改查及其状态,从而体现采购流程。
4)供应商管理模块:当收到采购单以后,需确定能够满足此需求的供应商。在这个模块里,先查询数据库中相关供应商,如果数据库中没有合意的供应商,则根据现实信息添加供应商信息,若供应商的某些信息有改动还需对其进行修改,某供应商无法提供合格原料时删除该供应商。
5)入库验收模块:当供应商收到订单并发货时,就进行入库作业。向系统中输入采购后的原料信息生成入库单给仓库部门。
6)生成报表模块:生成订单表,入库表给财务部和仓库部门。
采购管理系统的工作重心:根据生产部门和仓库部门提供的信息和供应商及时联系,适时通知供应商供货,使库房货源充足。
2.系统执行者和用例
采购管理系统只负责供应商管理,订单管理,原料采购等一系列功能,对于企业商品的生产和原料的库存以及使用功能不包括在内。
经上述系统需求可知,采购管理系统有3个执行者,即计划人员,采购人员,供应商客户,采购主管。
1)计划人员:制定采购计划。
2)采购人员:与客户签订采购合同负责监督合同的正常执行,合同执行完毕,设置履约标志。
3)供应商客户:与采购人员签订采购合同,并发送原料。
4)采购主管:参与制定采购计划,审核采购订单。
根据需求分析中客户对系统功能提出的要求,可以找出系统用例。采购是企业主要业务活动之一。为了保证企业采购到合适原料,必须认识了解采购过程,做好采购业务决策,加强对采购过程的监督,确保采购工作的圆满完成。
3.系统开发的必要性
随着企业的扩大,供应商的增加,传统的手工记录或者已有的旧系统已不能满足企业日常需求,而计算机技术的日趋成熟也为开发新系统提供支持,竞争对手给的压力,供应商的需求也会迫使企业进行系统更新,所以系统的开发相互的更替是无法避免也是必需要进行的。
4.管理可行性
采购管理是企业为了达成生产或者销售计划,从适当的供应商,在确保适当品质下于适当的时期,以适当的价格,购入必须数量的物品或者劳务所采取的一切管理活动。采购管理信息系统在取得物品与劳务的过程中统筹兼顾事前的规划,事中的执行以及事后的控制,以达到维持正常的产销活动,降低产销成本的目的。
5.经济可行性
采购系统带来的经济效益是明显的,其最主要的表现就是减少了企业管理费用和人力开支,不仅节省了大量的时间,还为企业的采购决策提供了宝贵的资料,同时可以提高企业的采购效率,从良莠不齐的供应商中挑选出性价比最高的,降低成本并且提高原材料质量,即提高了企业的经济效益。所以说在经济方面,采购系统是完全可行的。
6.技术可行性
该采购系统拥有有好的人机互操作界面,操作人员只需要进行少量的培训,采购系统的功能基本上就能顺利实现。所以在技术上采购系统也是可行的。
7.系统分析
7.1系统层次结构图
8.性能需求分析
根据用户对本系统的要求,确定系统在响应时间、可靠性、安全性等方面的性能要求。
8.1界面需求
1)页面内容:主题突出,站点定义、术语和行文格式统一、规范、明确,栏目、菜单设置和布局合理,传递信息准确、及时。
2)导航结构:页面具有明确的导航指示,且便于理解,方便用户使用。
8.2响应时间需求
无论是客户端还是管理端,当用户登录进行任何操作时,系统应该及时地进行反应,反应的时间在5秒内。
8.3可靠性需求
系统保证在多人同时使用时不死机,用户能正常使用
8.4开放性需求
企业要实施ERP项目计划,首先要进行业务流程重组(Business Process Reengineering,简称BPR),优化采购业务流程,使企业的采购供应活动在企业的生产计划指导下更好的服务企业活动,尽可能在每一个采购环节活动上实现利益最大化,减少无效的或是不增值的采购活动,从整体采购流程全局上实现企业目标最大化。下文首先分析采购管理系统中业务流程重组的含义,进一步阐述在采购管理系统中重组业务流程的必要性,采取有效措施优化采购管理系统中业务重组流程。
一、采购管理系统中业务流程重组的含义
业务流程重组(Business Process Reengineering,简称BPR),最先在90年代初由美国MIT的哈默教授正式提出,根据哈默和钱辟的定义认为:“BPR就是对企业的业务流程进行根本性地再思考和彻底性地再设计,从而获得在成本、质量、服务和速度等方面业绩的戏剧性地改善”。采购管理系统中的业务流程重组主要是对企业采购业务流程环节进行优化,运用现代化的管理手段、先进的制造技术和信息技术,健全过程型组织机构,从根本上进行彻底的再设计,从而在质量、成本以及速度等方面进行完善,实现企业业绩的最优化,使得企业采购活动更加科学合理。
二、在采购管理系统中重组业务流程的必要性
(一)保证采购管理系统的柔性化
在采购管理系统中,由于采购业务中不确定性因素较多、不同组织结构采购变化大等现象,在采购系统中运用业务流程重组,利用工艺流程技术有效地实现了过程逻辑和应用逻辑的分离,将人、应用工具以及信息合理地进行组织,对采购的全过程进行部分或是全部的集成管理,保证了采购管理系统的柔性化,提高企业的市场应变能力。
(二)有利于降低成本,提高企业利润
采购业务是企业和公司必不可少的环节,采购成本在整个企业成本中占很大比例,因而在采购管理系统中重组业务流程对于降低企业成本、提高企业利润有着重要意义。采购业务流程重组的主要目标是对成本、质量、服务以及速度等方面进行完善,以最低的成本保障供应,同时实现库存量的最低,在保障品质的基础上寻求最低价格的供应商,关注市场变化,以顾客的需求作为供应采购的依据。柔性化的采购管理系统,更有利于实现企业成本核算,提高企业竞争力。
(三)顺应知识时展要求,促进企业的可持续发展
在当前信息技术迅速发展、全球经济一体化进程加快的形势下,企业所面临的竞争环境和时代背景都发生了重要变化,人类已经步入到了知识经济时代。采购管理在企业中的作用更加重要,在采购管理系统中运用业务重组,对采购业务进行重新定位、重新设计以及重新组织等,在知识时代的背景下,追求产品的个性化,扩大竞争空间,不断进行创新,促进企业的可持续发展。
三、采取有效措施优化采购管理系统中业务重组流程
(一)树立采购管理系统中业务流程重组思想
做好采购管理系统中业务流程重组工作,首先要树立正确的业务流程重组思想。业务流程重组是一种思想,作为一种革新理论,正确认识其内在机理和本质规律,完善相应的方法体系,制定相应的采购业务流程重组策略,使采购业务流程重组为企业带来新的活力,促进企业发展。由于业务重组必然会带来人的思维方式以及企业模式的变革,发生权利和利益的转移,因而要求高层领导要积极参与和支持采购业务重组工作,保障采购业务重组工作的开展。
(二)建设健全企业内部采购业务重组体系
加强企业内部采购业务重组体系建设,完善方法体系和相应的分析工具,是采购业务重组真正落实到企业实践活动中。明确相关负责人员的责任和义务,保证事事有人做,出现问题有人承担责任。落实奖惩制度,充分调动员工的积极性,鼓励大胆创新,合理应用相关的信息技术,加大资金投入,做好对执行者的培训工作,完善基础设施建设,支持保障采购业务重组流程的顺利进行。 转贴于
(三)加强企业采购业务重组执行者队伍建设
在整个采购管理系统中,执行者对业务重组工作良好开展起着主导作用,因而加强采购业务重组执行者的队伍建设至关重要。科学合理组织采购业务流程重组工作人员队伍,加强其职业道德和素质水平培养,充分了解业务重组相关方面的知识,具有大胆创新的精神,定期进行培训,促进自身的长期发展,不断学习新的知识。赋予执行者所需的决策权,保障信息的及时传递,调动执行者的积极性。
四、总结
企业要实施ERP项目计划,首先要进行业务流程重组(Business Process Reengineering,简称BPR),优化采购业务流程,使企业的采购供应活动在企业的生产计划指导下更好的服务企业活动,尽可能在每一个采购环节活动上实现利益最大化,减少无效的或是不增值的采购活动,从整体采购流程全局上实现企业目标最大化。下文首先分析采购管理系统中业务流程重组的含义,进一步阐述在采购管理系统中重组业务流程的必要性,采取有效措施优化采购管理系统中业务重组流程。
一、采购管理系统中业务流程重组的含义
业务流程重组(Business Process Reengineering,简称BPR),最先在90年代初由美国MIT的哈默教授正式提出,根据哈默和钱辟的定义认为:“BPR就是对企业的业务流程进行根本性地再思考和彻底性地再设计,从而获得在成本、质量、服务和速度等方面业绩的戏剧性地改善”。采购管理系统中的业务流程重组主要是对企业采购业务流程环节进行优化,运用现代化的管理手段、先进的制造技术和信息技术,健全过程型组织机构,从根本上进行彻底的再设计,从而在质量、成本以及速度等方面进行完善,实现企业业绩的最优化,使得企业采购活动更加科学合理。
二、在采购管理系统中重组业务流程的必要性
(一)保证采购管理系统的柔性化
在采购管理系统中,由于采购业务中不确定性因素较多、不同组织结构采购变化大等现象,在采购系统中运用业务流程重组,利用工艺流程技术有效地实现了过程逻辑和应用逻辑的分离,将人、应用工具以及信息合理地进行组织,对采购的全过程进行部分或是全部的集成管理,保证了采购管理系统的柔性化,提高企业的市场应变能力。
(二)有利于降低成本,提高企业利润
采购业务是企业和公司必不可少的环节,采购成本在整个企业成本中占很大比例,因而在采购管理系统中重组业务流程对于降低企业成本、提高企业利润有着重要意义。采购业务流程重组的主要目标是对成本、质量、服务以及速度等方面进行完善,以最低的成本保障供应,同时实现库存量的最低,在保障品质的基础上寻求最低价格的供应商,关注市场变化,以顾客的需求作为供应采购的依据。柔性化的采购管理系统,更有利于实现企业成本核算,提高企业竞争力。
(三)顺应知识时展要求,促进企业的可持续发展
在当前信息技术迅速发展、全球经济一体化进程加快的形势下,企业所面临的竞争环境和时代背景都发生了重要变化,人类已经步入到了知识经济时代。采购管理在企业中的作用更加重要,在采购管理系统中运用业务重组,对采购业务进行重新定位、重新设计以及重新组织等,在知识时代的背景下,追求产品的个性化,扩大竞争空间,不断进行创新,促进企业的可持续发展。
三、采取有效措施优化采购管理系统中业务重组流程
(一)树立采购管理系统中业务流程重组思想
做好采购管理系统中业务流程重组工作,首先要树立正确的业务流程重组思想。业务流程重组是一种思想,作为一种革新理论,正确认识其内在机理和本质规律,完善相应的方法体系,制定相应的采购业务流程重组策略,使采购业务流程重组为企业带来新的活力,促进企业发展。由于业务重组必然会带来人的思维方式以及企业模式的变革,发生权利和利益的转移,因而要求高层领导要积极参与和支持采购业务重组工作,保障采购业务重组工作的开展。
(二)建设健全企业内部采购业务重组体系
加强企业内部采购业务重组体系建设,完善方法体系和相应的分析工具,是采购业务重组真正落实到企业实践活动中。明确相关负责人员的责任和义务,保证事事有人做,出现问题有人承担责任。落实奖惩制度,充分调动员工的积极性,鼓励大胆创新,合理应用相关的信息技术,加大资金投入,做好对执行者的培训工作,完善基础设施建设,支持保障采购业务重组流程的顺利进行。
(三)加强企业采购业务重组执行者队伍建设
在整个采购管理系统中,执行者对业务重组工作良好开展起着主导作用,因而加强采购业务重组执行者的队伍建设至关重要。科学合理组织采购业务流程重组工作人员队伍,加强其职业道德和素质水平培养,充分了解业务重组相关方面的知识,具有大胆创新的精神,定期进行培训,促进自身的长期发展,不断学习新的知识。赋予执行者所需的决策权,保障信息的及时传递,调动执行者的积极性。
四、总结
综上所述,正确认识采购管理系统中业务流程重组的重要性,保证采购管理系统的柔性化,降低企业成本,提高企业利润,顺应知识时代的发展要求,推进企业的可持续发展。树立采购管理系统中业务流程重组思想,健全企业内部采购业务重组体系,健全企业内部采购业务重组体系,更好的促进采购管理系统中业务重组流程工作的优化。
参考文献:
〔分类号〕G250.7
Library's Digital Resources Purchasing Management System and Its Main Function Requirements
Han Xinyue
Library of Chinese Academy of Sciences, Beijing100080
Graduate University of Chinese Academy of Sciences, Beijing100080
Zheng Jiancheng
Library of Chinese Academy of Sciences, Beijing 100080
〔Abstract〕In view of the current development status that libraries are lack of suitable digital resources purchasing management system, this paper, by taking the digital resources purchasing process as a main consideration aspect, puts forward the objection of purchasing management system and designs its main function modules. On that basis, the paper gives a comprehensive analysis of the system function requirements.
〔Keywords〕digital resourcespurchasing management systemfunction requirementspurchasing decision
在数字资源采购业务中,为保证真正有效、合理地满足用户需要,首要工作是全面评估数字资源,建立数字资源调研分析机制和分析评价指标体系,较全面地反映资源与本馆需求的关联。资源购买是数字资源采购管理的核心业务,主要活动有:购买方案设计,与供应商谈判,实施采购,合同管理等。数字资源的管理和维护也是整个采购流程中不容忽视的一部分基础工作,具体工作内容包括:使用数据统计,备份管理,组织机构管理,其它日常事务处理等等。
因此,基于采购工作的实际,设计采购管理系统的主要功能模块及关系(见图2)。
该系统以数字资源采购流程为主线,由基础管理、采购管理、供应商管理、合同管理和决策支持系统5个子系统组成。各子系统既能独立运行,又能集成到一个大系统协同运行,要求子系统之间实现数据高度共享。
4主要功能需求分析
4.1基础管理
4.1.1系统设置和维护为保证用户正确使用,系统应该提供进行初始化工作所必需的各项信息的设定和维护功能,如各项代码的定义、用户组织机构的定义、各终端用户操作权限的定义等。由系统管理员根据业务重点对系统各模块、各参数进行设置,通过灵活多样的自定义选择,满足不同图书馆的业务应用需求和个性化需求。
在系统的使用过程中,常常会遇到因网络、数据、服务器以及用户终端等各个环节引发的访问问题,所以系统必须能够有效处理数据安全管理、数据备份与恢复、日志管理等日常事务。
4.1.2用户管理对执行采购任务的人员进行角色和权限划分,通过角色和权限的可定制功能实现对内部用户群的分级分组管理,工作人员根据其职责被赋予不同的访问权限,从而保证不同级别和组别的人只能够浏览和操作相应的项目。同时,系统必须适应组织机构运作变化的要求,实现角色、权限与用户的动态管理。
4.1.3组织机构管理系统不但要具备基本的组织机构管理功能,而且要求实现集团化结构管理[3],即打破地域和组织限制,对下属子单位和部门进行相应权限内的管理。在组织机构管理模块中,必须突出人员任务管理和工作绩效管理功能。另外,可以设置系统信息个人订阅、系统提示、公告板、内部电子邮件、日程安排、联系人信息管理、BBS社区等功能,通过系统功能的完善加强信息共享,使组织沟通顺畅。
为确保安全性,系统采用多种安全控制策略,因此,基础管理功能的操作权限只赋予系统管理员以及特定的管理人员。
4.2采购管理
采购管理作为系统的核心模块,涉及的问题最多、最复杂,在设计和实现过程中必须给予足够重视。
4.2.1采购计划该项功能帮助图书馆编制和管理采购计划,根据实际需要制定年度、半年度、季度、月度采购计划,允许随时调整采购计划,同时相关管理人员也能够方便地对采购计划进行审核和监管。除了对经常性订购产品形成订购模板外,对额外采购情况也需要实现规范化管理。
图书馆制定数字资源采购计划的主要内容包括数字资源的续订、增订、停订(调整)计划、问题分析和措施建议。制定采购计划的主要依据有:①用户需求分析与评估;②规划制订的资源建设目标和分步实施进度安排;③年度经费预算安排。这些依据来源于相应的统计分析,不一定在采购计划模块中完成,但是要求系统能够在此模块方便地调用相关统计数据。
4.2.2资源评估资源评估是采购过程中至关重要的一个环节。在系统中,这个模块主要完成评估方法和评估标准体系的规范化,分别建立资源分析数据库、用户需求分析与评价(含用户推荐、使用统计数据)数据库和专家意见数据库[4]。应该允许图书馆自定义评估模型,并且通过强大的统计计算能力为评估的准确性和客观性提供保证,使采购人员能够对资源进行综合评价,对本单位是否需要订购某种资源提出合理建议。
4.2.3采购方案及谈判方案管理一般说来,图书馆制定采购方案都遵循以需求为主导和追求服务效果、成本效益最优化的原则,因而需要参考大量的数据和信息,包括本馆采购原则和策略、在资源评估中得到的分析和评价结论、供应商的销售方案、数字资源行业发展状况和货币汇率(针对外文数字资源)等等[5],系统应该设计恰当的功能体现和关联这些因素。此外,来自于相关主管机构的指示和审核贯穿于采购方案设计的各个阶段,系统必须及时反映这部分内容。
与资源供应商的谈判是最终形成资源采购执行方案的重要过程。在谈判中双方提供的重要数据、信息、答复、建议和决策意见等必须存档备查,并向有关人员及时通报,结合谈判情况对采购方案进行调整、优化和完善。
由于采购方案和谈判方案管理涉及多方面因素,用户希望从各个视图切入系统,综合分析问题,这就对系统的开放接口和数据交换能力提出了很高的要求。
4.2.4工作进度工作进度安排、进展情况以及人员责权机制应该在系统中有明确而清晰的说明,系统可以借鉴管理工程类软件(例如Microsoft Project)的设计方法和实现机制,形成科学高效的工作进度安排,并能够实时跟踪工作进展情况,及时更新,理想的状态是系统能够实现相关信息的全面链接。
4.3供应商管理
供应商管理模块需要以数据库的形式对供应商的基本信息和商业信息进行管理,建立供应商档案,将同采购相关的数据量化,提供供应商资信查询、产品价格查询等功能,为决策支持系统和采购成本管理系统的有效运作提供准确的依据。设计这项管理功能的目的既要提高采购质量和效率,又要改善图书馆与供应商的关系,使图书馆对供应商的管理由原来的交易管理转向关系管理,为图书馆的可持续发展战略提供有力的支持[6]。
4.3.1供应商基本信息供应商的基本信息包括供应商名称、概况描述、联系方式、与本馆的业务往来记录等,其详细描述项目可以包括交易的货币种类、折扣、联络周期等辅助信息。这些信息由图书馆负责建设和维护。
4.3.2供应商登录系统设计这样一个子系统的目的是整合供应商平台,在图书馆设定的权限范围内由供应商动态维护其基本信息和产品信息,包括新增产品种类、更新产品基本信息描述、更新产品价格等。供应商不但能够在此展示其产品,而且可以说明其供应方案,尤其是针对该图书馆的特别销售政策。
供应商管理模块需要具备实用的统计分析功能,例如使图书馆能够对供应商在一段时间内的提供资源的价格和服务等各方面进行综合全面的统计和评估,进而监测数字资源市场和行业前景,据此调整采购策略,同时也可以实现对合作伙伴的动态管理。
4.4合同管理
合同管理模块主要处理合同执行情况跟踪、合同维护与变更等任务,它的目标是建立一个支持在线合同签定、合同管理、合同执行状态跟踪和电子支付的平台,不仅灵活可靠,而且具备一定的与银行互联的能力[7]。具体包括以下功能:①自定义在线合同签订管理流程,分类分状态管理合同,监控合同执行过程;②进行合同基本信息管理,针对资源目录或经常性采购资源制作合同模板,关联不同合同模板;③实现电子支付,建立适合自身业务情况的支付流程,包括支付额度、审批权限、发票管理等;④在系统安全保障机制下,提供强大的异常处理机制、数字证书强认证机制和操作日志机制。
4.5决策支持子系统
决策支持子系统实际上是一个综合分析系统,它的部分功能在系统的各个模块已经有所体现,不必重复建设,只需以适当的方式调用和整合,融入计算机辅助决策的技术环境中即可。例如,根据业务需要自行设计多种统计查询模板,相关权限人员可以使用相应的统计查询模板。
4.5.1资源评估和用户需求分析如前所述,资源评估和用户需求分析是图书馆进行资源采购决策的重要依据,在后台开放的数据接口和较高的数据交换能力的支持下,决策支持子系统可以任意调用资源评估模块和用户需求分析模块的数据,并根据需要设定调用模板,重新分析数据。
4.5.2采购成本管理采购成本管理贯穿业务的全过程,决策支持子系统中的这项功能为规范财务用款提供了强有力的技术支持[8]。系统提供对所有采购经费的年度管理,允许图书馆根据实际情况,将经费分割成细项进行管理,系统自动为每一项经费建立一个预算清单,工作人员可以随时查阅每一项资源的详细付款情况以及财务费用发生明细,包括项目交易成本,采购过程发生成本,如人力投入、报销费用等。
4.5.3采购效果分析评估数字资源的采购效果,包括采购活动质量和最终成本、供应商资信和合同履行质量以及采购人员绩效等等[9]。系统允许自定义评估流程和模型,评估使用的数据可以是业务流程中的基本数据、交易过程中的反馈数据或者采购管理成本数据。
4.5.4异常事件处理记录异常事件日志,不断探索处理应急事件的人力资源配置和解决方法,形成灵活可靠的工作机制,在对整个系统有全面的把握和控制之后,决策者就有了更大的活动空间。
5 结语
本文对图书馆数字资源采购管理系统的目标、系统结构和主要功能需求进行了初步分析描述,重点说明了基于工作流程的采购管理系统需求。然而,正确识别目标和功能需求只是成功设计和实现应用系统的第一步,还需要进行数据结构设计、系统操作模式设计以及大量的编码工作才能够最终真正实现系统的功能。随着数字环境的深入发展,数字资源的采购将会给图书馆业务工作带来全面的影响。因此,应该加强图书馆与系统供应商之间的联系,不断推出科学、完善、实用的图书馆采购管理系统,提高图书馆的工作效率,促进图书馆事业的发展。
参考文献:
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[3]必联采购解决方案.[2006-12-08].省略/index_chanpin.htm.
[4]史卫国,饶艳.论图书馆采访信息系统的建立.高校图书馆工作,2003(1):35-39.
[5]李,李玉忱,任磊.基于供应链的采购管理系统的研究与实现.计算机应用研究,2004(11):270-281.
[6]肖红.客户关系管理――图书馆管理的新模式.情报探索,2006(6):19-21.
中图分类号:TP393
近几年来,电子、电脑行业迅速发展,网络计算功能的发展也越来越快,现阶段,云计算的出现是网络计算功能发展具有代表性的标志,云计算使计算的数据集中存储,使事件能快速的反应从而使计算变得越来越快越来越方便,然而对于企业来讲,企业经营的重要环节就是采购与付款,做好了这两项工作对企业的经济效益有着很大的影响。在云计算的模式下可以对企业内部的采购制度进行完善,确保财务会计信息准确无误的运行。
1 云计算概述
当今这个时代,internet的发展进行着大飞跃,原来人们印象中的云计算技术已经更多的应用到实践中去了,很多企业通过利用云计算技术给企业带来了客观的效益。
从不同的角度看云计算的标准并不一样,若从用户角度看待,使用云计算的用户只要按需分配,把所有的计算资料虚拟化成一片云,并不需要对具体的资源情况做深层次的理解。从高角度看待,目前与云服务最贴切的要属主流云计算,我们可以把它看成是对先前服务器的租用服务进行的拓展。我们先前租用的都是实体服务器,现在转化成为虚拟机的租用,更甚者可能是软件平台和应用程序的租用。
2 企业电子采购信息管理系统研究
电子采购是一种不见面的但又能及时的进行信息交流与在线交易的购买活动,它是以计算机技术、网络技术为核心,以电子商务为根据,以Internet为纽带,以电子商务安全系统和EDI电子商务支付工具为保障的。其内涵为“企业以电子技术为手段,改善经营模式,提升企业运营效率,从而增加企业收入。它将在很大层度上降低了企业的成本并能帮助企业与客户以及合作伙伴之间建立更为密切的合作关系。”
相较于传统采购模式,电子采购可以更多的应用到现代科学技术,是适应时展潮流的,具有极强的优越性和很大的发展前景。首先在操作上减少文书工作,减少人力,从而控制成本;然后是电子采购中的货币流通更直接,减少中间环节无形中造成的货币流失;最后是电子采购本身具有的优越性――快捷、方便。
目前,我国的采购业还是以传统模式为主,成本大、效率低,中间环节多,且报价方案无法及时适应价格变化,这在一方面是电子采购市场大规模发展的机会,另一方面也表明了我国现阶段整体电子采购发展的基础十分薄弱。
要想实现电子采购市场的大规模发展,电子采购系统的全面升级是关键,结合采购流程来看,首先要在物资供应站完成采购计划的制定,还要根据库存确定最终采购量,然后是经过物资供应公司来执行最终确定的采购计划,此时又要分两种情况,根据是否调拨或有价格依据来决定是由供应商直接执行送货还是执行招标方式来确定供应商,最后再是执行送货。在改善电子采购系统的同时还要在减低成本、提高效率、减少不必要的中间环节、在选择供应商的渠道等方面更开拓更广泛。
3 基于云计算的电子采购系统研究
就拿一个中型企业来讲,其需要采购的物品数量大、种类多,这就必然要有更高的标准来要求采购系统,不仅要提高企业对信息资源的更新速度,还要对不断变化的市场要求作出及时有效的应对反应。
本系统采用目前较流行的一种Web应用程序集成框架:SSH(struts+spring+hibernate)。该框架的系统从职责上可分为四个层面:表示层、业务逻辑层、数据持久层和域模块层。此系统的基本流程为:(1)在表示层中,首先通过JPS页面来实现请求传送(Request)和回应接收(Response)的交互界面,然后Struts根据配置文件(struts-config.xml)将ActionServlet接收到的请求进行流程控制。(2)在业务逻辑层中,spring采用IOC(控制反转)和AOP(面向方面)负责向Action提供业务Model(模型)组件和该组件的协作DAO(数据访问对象)处理组件完成业务流转,并提供事务处理、缓冲池等容器组件以提升项目的松耦合以及系统性能和保证数据的完整性。最后,在数据持久层中,则依赖Hibernate(对象持久化框架)进行数据库操作的封装,处理DAO组件请求的数据,并返回处理结果。Hibernate的特点就是使实体类和数据库表建立关系,操作类就会触发相应的sql语句,可以不用写任何sql语句,完成数据库编程
采用以上SSH开发框架,不仅实现了视图、控制器与模型的彻底分离,而且还实现了业务逻辑层与数据持久层的分离,并且SSH已经把底层实现封装好了,这样无论前面的层次如何变化,模型层都不需要做大的改动,数据库的变化也不会对前面的层次有所影响,大大提升了系统的可复用性。这样的话开发人员只要专注于业务的处理就可以了。而且由于不同层之间耦合度小,层次清晰,易于维护及扩展等特点,使得团队成员并行工作,大大提高了开发效率。
此基于云计算的电子采购系统从其自身特点看,在强大的信息资源面和采购效率高成本低方面具有很大的优势。从浏览器和客户端工具到业务层就可以分为四个单元:供应商工作单元、招标中心工作单元、物资公司工作单元、超级管理员工作单元。
供应商工作单元包括:供应商信息系统模块、投标绩效模块、合同查询结果模块、修改登录模块口令模块。招标中心工作单元包括:供应商信息库模块、采购目录选择模块、招投标管理模块、招标结果查询模块、修改注册信息模块。物资公司工作单元包括:供应商验证模块、招标项目信息模块、物资模块维护模块、管理制度文件模块、修改注册信息模块。超级管理员工作单元包括:集团内部用户模块、通讯录维护模块、修改注册信息模块。
这四个单元生成数据根据不同要求各单元作出相应反应然后经过持久化层到达数据存储空间,经过系统分析最后到达Web服务器-VM。Web服务器-VM根据数据类型做出反应再将结果传输到客户端和浏览器页面。整个的云计算电子采购系统虚拟操作模式就如此进行,实际运行中还要考虑到当访问量过大和数据备份问题。
本文从云计算入手,结合采购业务中电子采购系统的特殊性进行具体分析,研究了云计算模式下电子采购业务的可行性以及由此带来的低成本高效率的行业性能。对比于传统采购模式,电子采购系统有其显著的优越性,而现阶段国内电子采购系统建设局势不太明朗,目前要实现电子采购业务大范围的覆盖,首要问题是对云计算模式下电子采购系统的完善。如今很多企业对云计算模式的重视和对云计算技术的研究探索推进了云计算从理论层面转到实践层面的进程。本次探索通过对电子采购实际操作过程中的特点和问题的研究,初步摸索出云计算模式下的电子采购业务系统运营规律。
参考文献:
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[2]董晓霞,吕廷杰.云计算研究综述及未来发展[J].北京邮电大学学报(社会科学版),2010(05).
关键词 ERP系统 ERP系统下的采购管理 传统采购管理
Enterprise Resource Planning(企业资源计划)是ERP的全称,指在信息技术基础上建立的,企业决策层作为系统化管理思想的,为员工提供决策运行手段的管理运营平台。 ERP是在MRP(物料需求计划)的基础上发展形成的新一代集成化信息管理系统,ERP在一定程度上扩展了MRP的使用功能,它的供应链管理作为它的主要内容和核心思想。ERP系统主要包涵财务、物流、人力资源等核心内容模块。
ERP系统具有如下特征:(1)各业务系统间数据的高度共享性,源数据在某一系统中单次输入便可永久使用。(2)信息技术和先进管理思想的结合体,对企业业务流程进行了有力的完善与优化。现今90%的国有企业都在实施ERP系统管理,它的应用方面具体有:采购管理方面,利用ERP对信息强有力的处理能力,实现优化采购流程,降低运营成本的目的。
一、采购以ERP系统为基础的管理方式
用大型国有上市公司的ERP系统进行举例, 对以ERP系统为基础的采购管理模式进行大致论述。管理采购模块的内容有:管理需求计划、管理询/报价、管理合同、管理采购订单、管理采购接收和验收、管理采购付款、管理供应商评价等七个部分。采购管理业务流程的内容有:编制生产部门制定的物料需求计划与物资采购与物料需求计划综合性达到平衡;物资库存领用,无库存物资编制采购的计划申请单、编制询价单,上传至网上的报价平台让供应商网上报价并接收报价,编制报价单,确定供应商之后签订详细的供货合同,对采购订单进行编制,确定物资的到货验收部分,若验收不合格的予以办理退货手续,若验收合格的订单,仓库应该办理接收手续,对付款申请单进行准确的编制,包括发票接收单、物资验收单、合同、付款申请单等送交财务处办理结算手续,最后予以供应商评估管理。
ERP系统结合采购管理模式内容和周密的业务流程,可对该系统平台下采购管理模式的特点进行归纳整理:
(一)以计算机系统为主体的管理系统,既定流程的严格遵循,保证系统的正常运行。按照设定的采购流程进行采购是采购人员执行工作时要掌握的要点,采购完成后要提交审批,审批合格后整个业务才能全部完成。
(二)ERP系统是以计算机为媒介的,物料采购数据的统计、汇总、对比分析、都可以通过它掌握其具体规律,以便对物料采购价格的趋势进行全面的把握与趋势, 更深层次的为中化采购,集约化管理奠定稳固的基础。
(三)每一种物料在系统中都要限定最大的储存量和最长的储存期限。 当库存超越最大值时,提示信号就会在系统中发出并提示,这样就能让采购人员及时的采取纠正措施,明确经济订货量。
(四)采购时间在网上报价系统中有了明确的缩短,采购成本明显降低,网络评估机制完善的内置,便于收集与保存采购信息。
(五)订立采购合同,制作完成采购订单之后,查询途径在系统中方法多样,便于跟踪采购合同执行。
(六)物料的入网供应商在ERP系统内的都需经过准确的认证,建档品质要审查合格,若条件不符,ERP系统将拒绝执行。
(七)付款程序的严格控制。系统将在付款前自动进行相关的对比,对物料规格、合格数量、交货日期与采购单进行详细对照。必须各个方面都符合后付款程序才能执行,对不良资金流出进行严格控制。
二、传统采购管理的模式特点
传统采购管理模式一般以人为主体,采购计划的申请与执行过程都由采购人员负责全部完成。主要特点有:按需要的量采购。采购人员询、报价一般用电话、 传真等通讯方式与供应商进行沟通交流,有时进行上门采购。采购过程中,采购人员可任意选取物料供应商,较自由与随意。采购信息和原始采购记录信息保存较为困难,信息透明度低,人为操作业务因素影响较大。
三、ERP系统的采购管理模式与传统采购管理模式的对比
ERP系统下采购管理模式和传统采购管理模式对比后,ERP系统的采购管理模式更加完备,可以对现代化管理的要求进行满足,主要表现在:管理流程的改进,标准化运作的实现
ERP系统是管理软件中的先驱,也是现代化管理理念的体现。在控制库存方面,传统的采购行为要按量采购,在ERP系统平台管理下,由于安全库存量已经在系统内设定,采购人员按照系统提供的参考数据执行采购工作便能万无一失。应用ERP系统,企业的整个采购过程都在不断规范化和标准化。ERP系统下,基础数据只需单次录入便可全过程的实现共享,对保证数据的一致性、 及时性和真实性起到了很大影响。
结束语:
引进ERP管理系统,对现代企业管理来说是一个重大的变革,它对企业管理的理念进行了整合,再生了业务流程,对资源配置进行全面的优化,实现过程的规范化标准化与合理化。
中图分类号:TP311.5 文献标识码:A 文章编号:1006-8937(2013)29-0001-02
本次根据论文进行研发的采购预算管理系统,主隶属于事业单位范畴。事业单位的预算是指事业单位根据事业发展计划和任务编制的年度财务收支计划。
采购预算是指采购机关根据事业发展计划和行政任务编制的、并经过规定程序批准的政府采购计划。采购预算是事业单位财务预算的有机组成部分,集中反映了预算年度内用于采购支出计划的部分,一定程度上反映了事业单位的收支规模、业务活动范围和方向。
解决财政开支的规范问题最主要还是在于如何市场化的去运作采购行为。采购预算管理系统的更重要的意义是较强采购过程中的预算审批以及实际采购行为发生时的审批,从而达到规范预算支出管理。
通过本次采购预算管理系统的建设,希望能够通过梳理,规范采购流程,解决目前采购中存在的各个部门采购预算没有限制,各部门采购预算金额不受采购预算总金额限制,月度以及季度采购计划无审批,采购过程缺乏有效的审批监督等问题。
1 采购预算管理系统的需求分析
软件开发包括需求、设计、编码和测试等阶段,有时也包括维护阶段。软件开发模型能清晰、直观地表达软件开发全过程,明确规定了要完成的主要活动和任务,用来作为软件项目工作的基础。项目开发过程伊始,需要考虑项目的开发需要遵循哪一种软件开发模型,最终决定选择了瀑布模型。瀑布模型将软件生命周期划分为制定计划、需求分析、软件设计、程序编写、软件测试和运行维护等六个基本活动,并且规定了它们自上而下、相互衔接的固定次序,如同瀑布流水,逐级下落。瀑布模型图见图1所示:
系统角色设置如下:
系统管理员登陆系统,可对组织、角色、用户进行配置维护,拥有最大操作权限,各大模块的菜单均可见,可查询,但是不建议进行业务操作。
预算、计划申请人员:各个部门设立至少1个该角色人员,进行部门年度预算录入,年度预算调整,提交审批,月底采购计划录入,月底采购计划调整,提交审批操作。
部门经理:审批预算,计划,查看预算报表数据、审批采购单、查看采购合同附件,查看采购报表数据。
采购部门主管:除大于设定金额的采购单外,其余采购单审批最终权签人。
财务部门主管:审批预算,计划,查看预算报表数据、审批采购单、查看采购合同附件,查看采购报表数据。
总经理:预算、计划审批最终权签人。大于设定金额的采购单的最终权签人。
单点登陆认证在很多大型的企业中都有使用,其不仅仅降低了用户使用的繁琐程度,同时也有利于提升系统的安全控制。
单点鉴权是指用户在登录运营管理门户时,统一进行用户合法性校验,并对校验通过的请求生成令牌环并返回;
会话保持是指在用户登录成功后一直到用户退出登录前,系统会维持心跳,并保证用户登录的有效性。
系统管理模块仅限系统管理员用户使用,主要对系统中的非业务功能进行操作,包括组织管理、角色管理、用户管理、模块管理、数据字典模块,为系统的正常运行提供基础数据的配置支持。
组织管理主要是维护使用单位的部门组织机构信息。
角色管理主要是维护系统角色,由角色去关联操作菜单达到不同角色用户登陆系统显示不同菜单的功能。
用户管理主要是对使用该系统的用户进行维护管理,由用户关联角色进行权限绑定。
模块管理主要是动态配置系统模块菜单入口,并且对系统功能模块菜单进行维护管理。
数据字典主要是对常用数据项进行维护,例如预算科目,计划科目等数据。
预算管理功能包括预算的录入、审批、调整等功能,具体包括:
预算录入:根据相关部门的预算计划,参照财务制度,编制本部门年度采购预算;
预算的审批:根据预算审批流程完成预算的审批,只有审批完毕的预算才可以生效;
预算调整:审批后的预算,可以进行预算调整,调整后,需要进行再次的审批,审批完毕后的预算才可以生效。
预算查询:查询符合条件的预算信息。
本系统中各个部门录入的年各自的年度预算,并设置对应年度预算各分支项总额为多少,提交进行审批。
采购计划管理包括采购计划的编制、审批、调整,具体包括:
计划编制:编制年度滚动采购计划;
计划的审批:根据计划审批流程完成计划的审批,只有审批完毕的计划才可以用于预算编制;
计划的导入导出:根据指定的模板导入、导出采购计划;
计划的查询:查询采购计划明细、列表等;
采购管理模块是整个采购预算管理系统的核心,是采购预算管理系统的价值所在。
采购管理包括管理采购单、会退单等,具体包括:
采购录入与提交审批:录入采购单。录入完成,采购单生成并处于“待审批”状态;进入审批环节;
采购合同上传:审批结束的采购单,可以上传采购合同,供后续查看。
审批模块是整个采购预算管理系统的核心功能之一,是采购预算管理系统的价值所在。
审批功能具体包括:
预算审批:审批各个部门提交的预算申请;
计划审批:根据审批通过的部门年度预算,审批各个部门提交的月度采购计划申请;
采购单审批:根据审批通过的月度采购计划,申请每月发生的采购单。
统计分析功能包括系统相关数据的查询、统计分析、报表展示等功能,具体包括:查看预算、计划、采购单信息;查看历史周期内的预算数据执行状况;
2 采购预算管理系统的架构以及模块设计
网络管理系统是整个采购预算管理系统稳定运行的保障系统,任何大型软件系统在设计之初都会充分考虑可靠性和稳定性等,但任何系统在运转过程中都有可能发生意想不到的问题。所以从这方面考虑,通过对整个系统中各个网元的实时监控,可以提前或者及时感知到整个系统中的异常运转状态。
单点认证系统是避免用户在频繁切换软件系统过程中输入账号、密码信息,这是非常让人厌烦的过程,虽然当前用户可访问的只有运营管理门户,但考虑到系统众多,后续采购系统还存在业务扩展的可能性,因此在设计之初确定采用单点登录方式进行系统访问管控。
外部系统接口网关主要考虑实现高度系统未来的扩展能力,采购预算的有效管理不是单单依靠系统本身就可以完成的,不可避免的需要与其它系统进行交互,接口网关可以对于外部系统隐藏内部系统实现,也可以增加安全性。
通常系统的可靠性、稳定性与系统的组网结构有着显著的关系,本论文给出的物理组网结构只是一个指导,在实际的部署过程中可能会根据实际的资源情况做相应的调整。
B/S最大的优点就是不用安装任何特定的客户端软件,在有网络的情况下任何地方都可以进行操作,客户端零安装、零维护。
软件架构优缺点:
①维护和升级方式简单。使用过程中,软件系统的随着使用部门的需求的提出,存在不断的改进和升级操作,B/S架构的产品的优势更多的体现在升级的相对便利性。对于现在的软件系统而言,随着系统需求的不断变化,系统的升级、问题修正等也相对于之前越加频繁,B/S模式软件系统在这方面有着C/S产品无法比拟的优势。对于一个中型企业来说,通常服务器、用户端不在百台以下,如果需要系统的管理人员在几百台电脑――甚至更多之间来回往复,不仅仅浪费了资源,其工作量和工作效率也是不可想象的。
②成本降低,选择更多。由于B/S架构的软件客户端不需要额外投入,浏览器基本都是免费试用。服务器端软件的硬件环境根据业务试用的不同配置不同,但也没有特别的要求。服务器的操作系统还可以使用免费并且开源的Linux系统软件,安全性也不错。目前Linux系列服务器在企业级应用市场上使用广泛,当前大型的互联网企业使用的后台服务器操作系统基本上选择的都是Linux。后台的数据库可以选择MySQL等开源免费的软件,都可以较大的降低开发成本。
③应用服务器的压力较大,主要服务或者数据的升级维护都在服务器端,而客户端不需要进行维护升级。
3 结 论
借力提升采购科学化、精细化管理水平指导采购预算管理系统的建成。从项目需求提出、采购预算核定、采购计划审批、采购合同签订到采购资金支付等环节,全部纳入到江苏创业中心采购预算管理系统中。在本次采购预算管理系统的实现过程中,充分体会到,前期需求以及设计的投入越多,后期开发的过程中所走的弯路越少,对于软件项目中,为什么在需求和设计以及最终的测试解决投入了接近75%的精力有了很直观的认识,这也将对后续的工作中相关开发外包项目的管理以及投入有了很高的指导意义。
参考文献:
[1] 赵长宝.政府采购预算管理存在问题及解决对策[J].中国政府采购, 2012,(1).